CURSO DE FORMACIN DE BODEGUEROS

1. LA EMPRESA 1.1 La empresa y sus componentes EMPRESA es toda actividad organizada encaminada a producir bienes y/o servicios que apunten a la satisfaccin de las necesidades del hombre. Adems, persigue una permanencia en el tiempo. Para ello es necesario que cuente con recursos (humanos y materiales) ordenados combinados de forma tal que se cumpla con ese objetivo y adicionalmente constituya una actividad rentable.

Si damos un paso ms respecto de lo que significa una EMPRESA, debemos aclarar algunos conceptos que estn en su definicin: De manera muy general los recursos o factores productivos que se combinan para cumplir con los objetivos de una empresa son: Que estos Factores Productivos se combinen depender de dos elementos: -De la naturaleza del producto o servicio y -De la tecnologa utilizada en el proceso productivo.

Al interior de una empresa se realizan actividades las que, para cumplir en buena forma con su objetivo, deben ser organizadas Estas actividades las podemos sintetizar en cuatro REAS FUNCIONALES: 1

1.2 Jerarqua y su responsabilidad JERARQUIA: para nuestro caso se define como la posicin, obligaciones y responsabilidades que cada persona tiene dentro de la empresa. Es importante tener presente las responsabilidades y obligaciones que cada empleo est determinado a cumplir durante el ejercicio de su jornada laboral, de manera que el empleado tenga un desempeo acorde a sus capacidades y experiencia. A continuacin se muestra un organigrama tpico de empresa:

Gerente General Control de Calidad Jefe de Operaciones

Jurdico

Jefe de Planta

Jefe de Ingeniera

Administrativo

Recursos Humanos

Jefe de Bodega

Trabajar con excelencia: cumplir de manera rpida, efectiva y eficiente las labores encomendadas

2. BODEGA 2.1 CONCEPTO Y ADMINISTRACIN DE UNA BODEGA Si bien la palabra BODEGA tiene varios significados dependiendo del contexto en que se la use, para nuestro caso puede ser definida como el lugar destinado por una empresa o persona para el almacenamiento de materiales, productos, equipos, herramientas, etc. La correcta utilizacin del espacio disponible para una bodega implica una constante improvisacin y traslado de los artculos a lugares ms convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicacin a nuevas recepciones. La ADMINISTRACION de una bodega, se refiere al conjunto de procedimientos normados o no normados adoptados por una empresa o persona encargada para el rea de bodega, de manera de lograr un adecuado control, manejo y manipulacin de materia prima, producto terminado, herramientas, materiales perecibles, materiales fungibles, etc. Para realizar una gestin eficiente en la Administracin de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carcter generalista, pudiendo existir otros especficos, segn el tipo de material y caractersticas propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.

1. Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra y factura o gua de despacho del proveedor, y rechazar productos que estn deteriorados o no correspondan a la compra. 2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo segn corresponda, cualquier irregularidad en la recepcin. 3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso. 4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de seguridad, como por ejemplo, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan el ingreso de personas o animales al interior

de las bodegas, instalaciones elctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, prdidas, deterioros, peligros de contaminacin e incendio, etc. 5. Despachar los bienes y materiales, segn las cantidades y especificaciones establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento" otro documento interno. 6. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.

2.2 RECEPCIN, CONCEPTO Y PROCEDIMIENTO La Recepcin est relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de almacenamiento. El encargado de la recepcin o de la bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderas, adquiridas por la empresa. Para la recepcin de estas mercaderas debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicit el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados. Cuando sea necesario una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitante de la compra. Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor.

El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean estas materias primas, materiales, repuestos y mercaderas en general, que se relacionan con alguna de las siguientes caractersticas y normas: a. Que sean adquiridas por la empresa. b. Que sean semi-elaboradas en la empresa (o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser requeridas posteriormente. c. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa (o a otra sucursal), para recibir algn tratamiento especial. Por lo tanto, queda prohibido guardar o almacenar productos de proveedores o clientes que no correspondan segn las normas nombradas, a menos que estn autorizadas por algn funcionario superior que se har responsable de este hecho.

1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la funcin de adquisicin deber remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artculos que van a recibir: cantidad, cdigo,calidad(especificaciones tcnicas), proveedor y fecha de recepcin. 2. Previo a la recepcin de las mercaderas, el bodeguero debe exigir la Gua de despacho del proveedor, que acompaa los artculos requeridos. Cada gua debe corresponder a una Orden de Compra. 3. El encargado de bodega chequear las cantidades, calidades y especificaciones entre la Orden de Compra y las Guas de Despacho. Verificar que los artculos recibidos corresponden exactamente a los solicitados. 4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recepcionados, el encargado de bodega procede a firmar las guas de despacho en original y copia entregando al transportista el duplicado de la gua y archiva el original. En caso de ausencia de gua, el encargado de bodega indicar su visto bueno en el reverso de la factura original. Algunas empresas emiten Guas de Recepcin internas, que se adjuntan a las guas de despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa. 5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo sealado con la orden de compra, procede a las siguientes instrucciones Recepcin parcial por cantidad inferior (por esto se usa Gua de Recepcin). 6. El encargado de la recepcin deber realizar inspeccin en aquellos envases con roturas o marcas de dao, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.

2.3 ALMACENAMIENTO, CONCEPTO Y PROCEDIMIENTO El almacenamiento como tal, es el proceso mediante el cual se le asigna un lugar en especifico a un objeto o grupo de obejtos en particular de tal manera que el objetivo fundamental es lograr: -Aprovechamiento adecuado del espacio fsico. -Mayor rapidez de operacin, -Control ms expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados. Para un adecuado proceso de almacenamiento se pueden tomar como gua bsica los siguientes lineamientos:

2.4 DESPACHO, CONCEPTO Y PROCEDIMIENTOS En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas: a. El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisicin, le sean comunicadas en lo posible, con anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas. b. El encargado de Bodega no debe entregar ningn artculo sin algn documento escrito o los formularios dispuestos por la Empresa. c. Todas las unidades de la empresa debern solicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario, por ejemplo, Pedido de Materiales. Este formulario se confeccionara en triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y firmado por el funcionario autorizado. d. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si estn correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado. e. La solicitud se utilizar, adems, para registrar el despacho de los artculos, debiendo indicarse en sta los materiales y las cantidades entregadas.

Los ejemplares de la solicitud debern distribuirse de la siguiente forma: Copia 1: solicitante Copia 2: bodega despachadora Copia 3: envo al departamento de compras u otro solicitante Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega mantendr el pedido en archivo pendiente y activara la reposicin de su stock (pedir al departamento de Adquisicin o Produccin las cantidades para reponer su stock). En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no daar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplcelas. Las Bodegas debern establecer horarios de atencin para la recepcin de pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparacin de documentos, archivar documentos y poner al da los stocks y formularios en general.

2.5 PLANO DE BODEGA Y SU DISTRIBUCUN La distribucin del rea de almacenamiento se basa generalmente en la clasificacin de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio. De acuerdo al estudio de las mercaderas y sus movimientos, indicarn cuales irn a las reas de menudeo, a la de bultos o a una combinacin de ellas.

Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artculos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilizacin que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deber llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un mximo aprovechamiento del espacio. Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposicin un Plano de bodega y distribucin, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposicin general de los pasillos, las reas de almacenamiento y sus lmites, la posicin de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc. La Carta de Distribucin constituye un elemento eficaz para el Control del almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o bien distribuirse como gua e informacin, entre los encargados de las actividades de Bodega. Para el almacenamiento de materiales se recomienda utilizar edificios de un piso, ya que la construccin de una sola planta ofrece un mayor espacio til por inversin, en parte porque se ahorra espacio destinado a escaleras y elevadores y porque hay ahorro respecto a las construcciones de mayor resistencia destinadas a soportar cargas en los pisos superiores. En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metlicas, modulares, de tipos estndares, que reducen considerablemente los costos de construccin. La limitante principal a esta recomendacin, lo constituye el espacio disponible en las industrias ya instaladas. La distribucin de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente, una serie de informacin, relativa a los materiales que se almacenarn, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para funcin, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con:

1. Naturaleza Las condiciones del almacenamiento varan segn esta caracterstica del material, exigiendo en cada caso un tratamiento diferente. Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares ms seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los ms expuestos a robos. Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse separados entre s y de los otros materiales. Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la accin de algunos agentes atmosfricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartn. 2. Volumen, peso y forma Los materiales se diferencian entre s en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas caractersticas, al planearse un almacenamiento racional. As, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos, aquellos que ocupan un mayor volumen y adems son pesados. Con aquellos bultos que sean frgiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten daados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento, los que se detallan ms adelante. 3. Actividad o movimiento de los artculos Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodegas, debiendo almacenarse en reas de fcil acceso, en donde se les pueda manejar rpida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse en lugares ms apartados o donde por estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad. Respecto de esta caracterstica hay que distinguir dos aspectos.

Lotes pequeos deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos. 10

Cuando se almacenan mercaderas en cantidades inferiores a bultos estndares de almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajoneras especiales. Si es corriente este caso, habra que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribucin general de las Bodegas. 4. Capacidad de las bodegas En relacin a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar: -Dimensiones de las superficies de almacenamiento. -Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura. -Ubicacin de las puertas y ventanas. -Servicios de carga y descarga. -Distancias entre estantes, tanto para la conservacin de las mercaderas, como para su proteccin contra incendios. En resumen, el clculo de distribucin de una bodega puede resumirse en los siguientes aspectos: -Caractersticas relativas a tamao, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas, dificultad de manejo, etc. -Normas para espaciamiento, pasillos, reas de carga y descarga. -Limitaciones fsicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.) -Formas y dimensiones de las superficies en relacin con los tipos de materiales a almacenar. -Situacin con respecto a los equipos de manejo. -Planes de aumento de la produccin o cambio en los planes de venta. -Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales). -Cargas admisibles de los pisos y su ubicacin. -Altura de las Bodegas. -Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial.

2.6 EQUIPOS EMPLEADOS EN BODEGA La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de: a) Estanteras, b) Casilleros, c) Pallets o tableros, d) Cajoneras, etc.

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La seleccin misma del equipo depende de la capacidad del rea de almacenamiento, de la altura hasta la que es posible llegar y los usos a que se les destine. Una clasificacin general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar, se detalla a continuacin: a) Estantes La utilizacin de estantes permite un acceso fcil a las mercaderas y un mximo aprovechamiento del espacio cbico; en especial en el almacenamiento de artculos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros.

Los estantes pueden ser rgidos y desmontables, construidos en acero en madera. Los tipos de estantes de uso ms frecuente son: de tubo, de tablero, mixtos de cajonera para el almacenamiento de artculos de despacho irregular. Uno de estos tipos son las estanteras de tablero que se utilizan especialmente en el agrupamiento y el apilado de lotes pequeos. Por lo general son desmontables. Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con fondos y estantes ajustables para permitir su adaptacin al alto de la carga. Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad. Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar partidas de diferentes tipos. b) Tableros Consisten en una plataforma porttil sobre la cual se colocan los artculos por unidad de carga, con el objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. Tambin son conocidos como pallets. Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de una combinacin de ambos. La utilizacin de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran nmero de bultos y artculos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del material posible de ser manejado por un operario. Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribucin de la bodega implica un aprovechamiento racional y practico del espacio. Las dificultades que se le presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de l, debiendo considerarse como objetivo primordial de la Distribucin de Bodegas, el mximo y mejor aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una proteccin adecuada y una atencin expedita de los materiales.

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2.7 ROTACIN DE PRODUCTOS La rotacin de productos es una norma de gran importancia y tiene relacin con la entrega o salida de los materiales desde la bodega. La rotacin est en funcin de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento ms prximo. No deben mantenerse productos vencidos. El primero en entrar ser el primero en salir Esta regla tambin se aplica a los materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso del tiempo. Todos los productos qumicos presentan fecha de vencimiento y lote de fabricacin, pero su vida til o su calidad se ve disminuida o deteriorada si estn expuestos al calor, a la humedad o a la luz del sol. La rotacin debe ser: -Planificada anticipadamente. -Realizada de manera de evitar la formacin de saldos. -A tiempo, para evitar alcanzar el lmite de conservacin de algn producto. 2.8 SEGURIDAD EN UNA BODEGA. Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la salud de los operarios, se han de considerar algunas de las siguientes medidas de seguridad: 1) Los productos riesgosos de contaminacin, deben transportarse en envases seguros y por ningn motivo junto a productos alimenticios. 2) En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse nicamente equipos y herramientas que no daen los envases. No debe haber empleo de ganchos que pudieran pinchar o rasgar los envases. 3) En caso de derrame de productos lquidos qumicos, evitar su escurrimiento haciendo un cerco de aserrn, arena seca, caoln con un alcalinizante alrededor de la zona, para luego recogerlo. Los qumicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrn, arena hmedos, caoln con un alcalinizante. En ambos casos enterrar el aserrn, la arena, caoln con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de profundidad, lejos de cursos de aguas. 4) El lugar de trabajo debe contar con agua, jabn y paos limpios o de papel para ayudar a combatir las sobrexposiciones o intoxicaciones.5) Utilizar guantes de goma durante la manipulacin de productos qumicos. 6) No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.

3. DOCUMENTACIN Y REGISTROS EN LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS Los documentos o formatos para el registro de las actividades de una empresa en el rea de bodega son imprescindibles puesto que los mismos no ayudan a: -Control y proyeccin de stocks. 13

-Control de uso de la materia prima y herramientas menores. -Descargo de responsabilidades. -Control de inventarios. -Control de salida de productos. Dentro de los documentos ms comunes para el registro de actividades en bodega tenemos: 2.1 Guas de Remisin. Es un documento que solo tiene sentido o razn de su existencia, cuando se est efectuando el traslado de bienes, por lo que, si se cometieran errores formales pasibles de sancin tributaria y estos no fueran detectados por los controles tributarios, tales situaciones contingentes desapareceran con el arribo de la unidad de transporte a su punto de destino, ya que as se ha eliminado la posibilidad de deteccin de la infraccin en el momento del traslado y por consiguiente de la imposicin de sancin alguna. Sin embargo, si el error fuera detectado mientras el traslado se estaba realizando la consecuencia hubiera sido una de dos posibles alternativas: el comiso de los bienes o la imposicin de una multa.

2.2 Control diario de entrada y salida de herramienta menor. Este tipo de documento, detalla las condiciones de salida y retorno de las herramientas menores tales como taladros, martillos, moladoras, etc., que son entregadas a un operario en especfico al inicio de su jornada laboral o durante la misma, de tal manera que de existir dao (por mal uso) o extravo del mismo, la reposicin de dicha herramienta sea adjudicada al operario en mencin.

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2.3 Control diario de entrada y salida de equipo. Este tipo de documento detalla las condiciones de salida y retorno de equipos tales como soldadoras, cortadoras plasma, sistemas de oxi-corte, etc., que son entregadas a un operario en especfico al inicio de su jornada laboral o durante la misma, de tal manera que de existir dao (por mal uso) o extravo del mismo, la reposicin de dicha herramienta sea adjudicada al operario en mencin.

2.4 Facturas. La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la informacin de una operacin de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar en relacin a existencias, bienes posedos por una empresa para su venta en eso ordinario de la explotacin, o bien para su transformacin o incorporacin al proceso productivo. Las facturas tienen 3 copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente segn el SII son de color amarillo, celeste y rosado. Adems, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos. La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisin de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador).

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2.5 Control de Inventario. Este tipo de documento detalla la cantidad, estado, ubicacin y fecha de vencimiento (si aplica) a las herramientas, equipos, productos, elementos, y materia prima existentes en la planta de produccin y/o mantenimiento segn sea el caso.

4. INVENTARIO 4.1 QU SE ENTIENDE POR INVENTARIO? Los inventarios tienen un papel fundamental en la economa de las empresas e instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administracin de inventarios (incluyendo las bodegas) un rea fructfera para reducir los costos. Desde el punto de vista de la Empresa, los inventarios representan una inversin, ya que se requiere de capital para tener reservas de materiales en cualquier estado. 16

El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se mantienen en un sitio de dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten comnmente en: - Materias primas - Productos en proceso - Productos terminados - Suministros

El control de inventarios es la tcnica que permite mantener la existencia de productos a niveles deseados.

4.2 POR QU SE DEBEN TENER INVENTARIOS? La razn fundamental es que resulta fsicamente imposible y econmicamente poco prctico el que cada artculo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Por ejemplo, aunque para un proveedor le sea fsicamente posible suministrar materias primas o productos terminados con intervalos de unas cuantas horas, esto resultara prohibitivo debido al costo involucrado. Otras razones son: a) Reducir los costos de manejo de materiales b) Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento c) Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos d) Lograr una recuperacin favorable de la inversin

4.3 TIPOS DE INVENTARIO 4.3.2 Sistema de inventario perpetuo Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o producto que se tiene en la Bodega, reponindose las Existencias cuando stas llegan a cierto nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez que se retiran existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema computacional) para sealar en forma exacta la cantidad que an se tiene disponible en Bodega. En la mayora de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los artculos. La computadora seala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir existencias, para mantener los stocks determinados por la empresa. Importancia del Inventario Perpetuo La utilizacin del inventario perpetuo permite: -Mantener la informacin de los stocks al da y actualizada.

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-Verificar la rotacin que tiene el producto, ya que la informacin de Entradas y Salidas es diaria. -Al departamento de Ventas conocer con que materiales cuenta para ofrecer a sus clientes.

4.3.2 Sistema de inventario peridico En un inventario peridico el nmero de artculos que se tienen en el almacn se revisa con un intervalo constante semanalmente, por mes, etc. Los intervalos siguen esencialmente el concepto ABC, los artculos que tienen una utilizacin monetaria alta se comprueban con ms frecuencia que los artculos de menor valor monetario o C. Despus de cada revisin, se hace un pedido. La magnitud de ste depende de la tasa de utilizacin durante el tiempo que media entre las comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden est diseada para que aproxime al nivel de las existencias a un nmero mximo deseado. En esta forma la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las revisiones es alta. El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones del intervalo en que existen muchos retiros pequeos y son bajos los costos de la orden. Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las comprobaciones peridicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido mal colocada o almacenada en ms de un lugar.

5. LA GESTIN ADECUADA DE BODEGA Si tenemos en cuenta que el objetivo bsico de una organizacin eficiente del almacn, se basa -Maximizar el espacio disponible en trminos de metros cbicos -Minimizar las operaciones de manipulacin y transporte interno. Ya que ambas cosas significan un costo adicional al producto sin ningn valor aadido, tenemos necesariamente que hacer referencia a dos conceptos: - Principio de la Popularidad - Sistemas de Posicionamiento y Localizacin de los productos

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5.1. PRINCIPIO DE LA POPULARIDAD Este principio de basa en la idea de que normalmente una pequea gama de productos, representan la mayor parte del volumen de manipulacin en un almacn, irrespective de su valor o importancia para la venta, mientras que el resto de los productos, (posiblemente entre un 60 u 80 % de los mismo), apenas representa un 20 % del total de manipulaciones. Obviamente este grupo de productos, sugiere un sistema de localizacin eficiente que a su vez minimice los espacios recorridos al efectuar la seleccin de los mismos en los procesos de seleccin de pedidos (Picking de Producto). Para identificar Estos productos populares o de mayor actividad, normalmente se utiliza el conocido anlisis A, B, C en el cual se calcula el volumen de actividad en forma ponderada, multiplicando la demanda anual en unidades por la frecuencia de picking (cantidad de veces que al ao se solicita el producto). Ambos se obtienen de la informacin estadstica que dispone la empresa. Conviene destacar que muchos almacenes utilizan para este anlisis el ndice de rotacin de los productos, lo cual puede ser un error, ya que un producto con mucho movimiento, puede tener un bajo ndice de rotacin y viceversa. Tngase en cuenta que la rotacin es un indicador del promedio de veces que un producto se renueva en el almacn, de tal manera que un artculo puede tener mucho movimiento con un ndice de rotacin bajo debido a un exceso de stock. Siguiendo este anlisis, los productos o referencia, los podramos clasificar en tres grupos: -Artculos con un ndice de actividad alta. (A) -Artculos de actividad Media. (M) -Artculos de Lenta o baja actividad (B) A su vez, el almacn lo podramos dividir idealmente de dos reas: -Almacn General, que alberga todos los productos -reas de Picking, que contiene una cantidad fija de productos para atender a la necesidades de servicio de un perodo corto (por ejemplo una semana) En este orden de ideas, la organizacin fsica del almacn (Lay-out), se ajustara al siguiente ideograma:

La idea que nos trasmite es grfico, es que los productos de mayor actividad deben estar situados los ms prximo posibles a las zonas de expedicin para conseguir una economa y rapidez en el transporte en el transporte interno del almacn; tambin y siempre que sea 19

factible, los artculos ms populares los colocaremos en la forma ms asequible para su localizacin (Nivel bajo de ubicacin), ya que de esta forma, el picking se puede realizar de una forma directa sin necesidad de utilizar mquinas elevadoras para su localizacin en estanteras, lo cual representara lentitud y costo adicional del proceso. El grfico anterior tambin se supone que se ha creado una zona especial de picking, en el cual hay una pequea representacin de los productos ms vendidos en un periodo corto (por ejemplo una semana), de tal manera que los movimientos diarios se realizan dentro de un rea de trabajo relativamente pequeo. Obviamente este procedimiento implica una reposicin peridica del almacn general al rea de picking. En el grfico siguiente (visin en planta), se ilustra las ventajas de tener organizado un almacn con esta filosofa de trabajo, ya que la actividad de picking, se centra en un rea relativamente pequeo.

5.2 SISTEMAS DE POSICIONAMIENTO Y LOCALIZACIN DE LOS PRODUCTOS Los productos se pueden posicionar o ubicar en el almacn de dos formas diferentes: -Sistema de Posicin Fija -Sistema de Posicin Aleatoria En los sistemas de posicin fija cada producto ocupa una posicin permanente dentro del rea asignado en el almacn, por lo cual, existe una relacin biunvoca entre hueco disponible y producto almacenado, de tal manera que cuando no hay stock, el hueco queda vaco pero reservado para el producto asignado; mientras que en los sistemas de posicin aleatoria, como su nombre indica, los productos se ubican en cualquier hueco que este vaco dentro del rea asignado en el almacn, pudiendo cambiar la posicin del mismo, en funcin del espacio disponible y criterios de productividad. En la jerga de almacenes a estos sistemas de posicin aleatoria se les llama tambin Sistema caticos. Ventajas e inconvenientes Cabe mencionar fundamentalmente las siguientes: a. Posicin Fija: - En sistemas manuales, facilita la localizacin e identificacin del producto - Permite asignar al artculo un nmero de ubicacin en el almacn, que le facilita al operario la identificacin, localizacin y control del producto recogido. 20

- Requiere ms espacio disponible en el almacn, pudiendo ser muy ineficiente cuando hay un alto nivel de stock out. - Dificultad de mantenimiento del sistema y falta de flexibilidad. b. Posicin Aleatoria: - Reduccin del espacio necesario (entre un 20 25%) - Con sistemas automatizados se consigue un alto rendimiento del almacn (Optimizacin de rutas de recogida) - Mayor flexibilidad y facilidad de mantenimiento - Muy recomendable en sistemas automatizados y poco eficientes en sistemas manuales salvo en almacenes pequeos. 5.3 DISTRIBUCIN EN PLANTA DEL FLUJO DE MATERIALES La distribucin en planta del flujo de productos, bsicamente la podemos realizar de dos formas diferentes, cada una de las cuales tiene unas caractersticas especficas que conviene resaltar. (Ver grficos correspondientes). A. Flujos en U Este caso se aplica, cuando la nave est dotada de una sola zona de muelles, que se utilizan tanto para trfico de entradas como de salidas de mercancas. El flujo de productos sigue un recorrido semicircular, como se observa en la figura siguiente:

Entre sus principales ventajas podemos destacar: - La unificacin de muelles, permite una mayor flexibilidad en la carga y descarga de vehculos, no solo en cuanto a la utilizacin de las facilidades que tengan los referidos muelles, sino que a su vez permite utilizar el equipo y el personal de una forma ms polivalente. - Facilita el acondicionamiento ambiental de la nave, por constituir un elemento ms estanco sin corrientes de aire. - Da una mayor facilidad en la ampliacin y/o adaptacin de las instalaciones inferiores.

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B. Flujos en Lnea Recta Este sistema se utiliza, cuando la nave est dotada de dos muelles, uno de los cuales se utilice para la recepcin de mercaderas y el otro para la expedicin del producto.

Las caractersticas ms importantes se derivan precisamente de esa especializacin de muelles; ya que uno se puede utilizar, por ejemplo, para la recepcin de productos en camiones de gran tonelaje, tipo traillers, lo que obliga a unas caractersticas especiales en la instalacin de los referidos muelles, mientras que el otro puede ser simplemente una plataforma de distribucin para vehculos ligeros (furgonetas), cuando se efecta por ejemplo un reparto en plaza. Indudablemente este sistema permite una menor flexibilidad, obligando a largo plazo a una divisin funcional tanto del personal como del equipo destinado a la carga y descarga de los vehculos. El acondicionamiento ambiental, suele ser ms riguroso para evitar la formulacin de corrientes internas. C. Flujos en Forma de T Este lay-out, es una variante del sistema en forma de U, apropiado cuando la nave se encuentra situada entre dos viales que permiten utilizar muelles independientes, como se puede observar en el siguiente esquema:

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BIBLIOGAFA

Manejo de Bodega y Control de Inventario, Carlos A. Senz, 2010. INVENTARIOS. Manejo y Control, Guerrero Salas Humberto, 2010. http://www.slideshare.net/ROBINHOOD/administracin-y-control-de-bodega-24 http://www.slideshare.net/EdisonCabezas/administracin-de-bodegas-y-control-deinventarios

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