Unidad 3 Tema 1.

Generalidades del proceso de auditora

1. Reunin de Inicial

Debe darse una reunin de apertura con el propsito de:

a) b) c)

Confirmar que todas las partes estn de acuerdo con el plan de auditora (auditado y equipo auditor). Presentar al equipo auditor. Asegurar que se pueden llevar a cabo todas las actividades de auditora planeadas.

2. Revisin documental durante la realizacin de la auditora

La informacin apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentada para ser utilizada como evidencia de la auditora en un proceso de verificacin y evaluacin, para determinar si los criterios de la auditora se estn cumpliendo. La evidencia de la auditora debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de calidad competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditora similares a la evaluacin de la misma evidencia, contra los similares criterios de auditora. La evidencia de la auditora debe ser recolectada por medio de entrevistas, revisin de documentos y la observacin de actividades y condiciones. La informacin recopilada a travs de entrevistas debe verificarse por medio de la adquisicin de informacin de respaldo de fuentes independientes como:

observaciones, registros y resultados de medidas existentes. Declaraciones que no puedan ser confirmadas deben ser identificadas como tales. Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los procedimientos, para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo y medicin efectivos.
3. Comunicacin durante la auditora

Durante la auditora puede resultar necesario hacer arreglos formales de comunicacin entre el equipo auditor, as como con el auditado, el cliente de auditora y potenciales entes externos (ej. entes reguladores), especialmente cuando los requisitos legales incluyen el reporte obligatorio de no conformidades.

El

equipo

de

auditora

debera

reunirse

peridicamente

para

intercambiar informacin, evaluar el progreso de la auditora y reasignar trabajo entre los miembros del equipo auditor, segn resulte necesario.

Durante la auditora, el lder del equipo auditor debera comunicar peridicamente el progreso de la auditora y cualquier duda al auditado y cliente de auditora, segn sea apropiado. La evidencia recolectada durante la auditora que sugiera un riesgo significativo inminente para el auditado debera ser reportado sin demora al auditado, y cuando sea apropiado, al cliente de auditora. Cualquier inquietud acerca de temas que estn por fuera del alcance de la auditora debera ser notada y reportada al lder del equipo auditor, para su posible comunicacin al cliente de auditora y al auditado. 4. Asignacin de roles y responsabilidades de guas y

observadores

Los guas y observadores (ej. entes reguladores u otras partes interesadas) pueden acompaar al equipo de auditores. Estos no

deberan influenciar o interferir con la realizacin de la auditora. Si esto no se puede asegurar, el lder del equipo auditor debera tener el derecho de negar a los observadores la participacin en ciertas actividades de auditora.

Para los observadores, cualquier obligacin relacionada con salud y seguridad, y confidencialidad y seguridad de la informacin debera ser manejada entre el cliente de auditora y el auditado.

Los guas nombrados por el auditado, deberan ayudar al equipo auditor y actuar a peticin del lder del equipo auditor.

Sus responsabilidades deberan incluir las siguientes:

a) ayudar a los auditores a identificar a los individuos que van a participar en las entrevistas y confirmar los tiempos; b) organizar la logstica de acceso a locaciones especficas del auditado; c) asegurar que el equipo auditor y los observadores conocen y respetan las reglas relacionadas con la seguridad de la ubicacin y los procedimientos de emergencia.

El rol del gua tambin puede incluir lo siguiente: Ser testigo de la auditora en nombre del auditado; Proveer aclaraciones o ayudar a recolectar informacin. 5. Recoleccin y verificacin de la informacin

Durante la auditora, la informacin relevante a los objetivos, alcance y criterios de la auditora, incluyendo informacin relacionada con interfaces entre funciones, actividades y procesos debera ser recolectada por medio de muestreo apropiado y debera ser verificada. Solo informacin verificable debera ser aceptada como evidencia de

auditora. La evidencia de auditora que conduce a hallazgos de auditora debera ser registrada. Si durante la recoleccin de evidencia el equipo auditor conoce de circunstancias o riesgos nuevos o cambiantes, estos deberan ser tratados por el equipo de manera concordante. 6. Generacin de hallazgos de auditora

La evidencia de auditora debera ser evaluada contra los criterios de la auditora a fin de determinar los hallazgos de la auditora. Los hallazgos de auditora pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora. Cuando el plan de auditora as lo especifique, los hallazgos individuales de auditora deberan incluir conformidad y buenas prcticas junto con su evidencia de soporte, oportunidades de mejora y recomendaciones para el auditado. 7. Preparacin de conclusiones de auditora

El equipo auditor debera reunirse antes de la reunin de cierre con el fin de:

a) Revisar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin apropiada recopilada durante la auditora frente a los objetivos de la misma; b) Llegar a un acuerdo respecto a las conclusiones, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente en el proceso de auditora; c) Preparar recomendaciones, si esto est especificado en el plan de auditora; d) Discutir el seguimiento a la auditora, segn sea aplicable. (ISO, 2011)

El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditora para determinar donde no se cumple con los criterios de auditora del SGC. El equipo auditor debe entonces asegurarse que los resultados de la auditora de no conformidad sean documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia de la auditora. La evidencia contrastada durante la auditora de calidad inevitablemente ser solamente una muestra de la informacin disponible, parcialmente debido al hecho de que una auditora de calidad se realizada durante un periodo de tiempo limitado y con recursos limitados. Por lo tanto, existe un elemento de incertidumbre inherente a todas las auditoras de calidad y a todos los usuarios de los resultados, todas las auditoras de calidad deben estar seguras de la recopilacin de las evidencias y no conformidades, siendo constatada su evidencia fsica y documental. El auditor de calidad debe considerar las limitaciones asociadas con evidencia de la auditora constatada en el transcurso de sta y reconocimiento de la fiabilidad en los resultados y cualquier conclusin de auditora, se deben tomar estos factores en cuenta, al planear y ejecutar auditora. la el la la

El auditor de calidad debe obtener suficientes evidencias para que los resultados individuales de la auditora, agregados a los resultados de menor significado, puedan afectar cualquier conclusin alcanzada. Los resultados de la auditora deben ser revisados con la gerencia del auditado, con el fin de obtener el reconocimiento de la base de todos los resultados de no conformidad.

8. Realizacin de la reunin de cierre Despus de completar la fase de recopilacin de evidencia y antes de preparar un informe de la auditora, los auditores tienen una reunin con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propsito principal de esta reunin es el de presentar los resultados de la auditora al auditado, de tal manera que se tenga una comprensin y reconocimiento claro de la base de dichos resultados. Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor lder presente el informe, las discusiones finales en el significado y descripcin de los resultados de la ltima auditora recaen en el auditor lder, sin embargo el cliente puede an estar en desacuerdo con los resultados.

Referencias Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 22 de mayo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/ Organizacin Internacional de Normalizacin. (2011). Norma Internacional ISO 19011 Directrices para la auditora de Sistemas de Gestin . Suiza: ISO.

Control del documento Nombre Revisin Lina Lorien Rivera Cruces Paola Andrea Bobadilla Gutirrez Cargo Instructor virtual Guionista Lnea de produccin Dependencia Centro de Gestin Agroempresarial del Oriente Regional Santander Centro Agroindustrial Regional Quindo Fecha Diciembre de 2012 Mayo de 2013

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