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Anlisis de puesto

Adaptado por:
Mtra. Alma Azucena Lpez Muoz
Catedrtica del IPN

En una organizacin para conformar los organigramas, jerarquas administrativas, es a
travs de la tcnica de anlisis de puestos. Esta tcnica estudia en detalle las
organizaciones para las cuales se realiza el trabajo de reclutamiento y seleccin de
personal. Tiene la finalidad de conocer lo que cada trabajador hace y las aptitudes que
requiere para desempear de manera eficiente el puesto. Para ello se requiere saber que
se va a realizar en el puesto.

Definicin, objetivos y enfoques del anlisis de puestos

Conceptos de anlisis de puestos

Procedimiento para determinar las obligaciones y habilidades requeridas para un puesto
de trabajo y el tipo de persona idnea que se debe contratar. El puesto de trabajo
determina el rol que las personas juegan en las organizaciones.

El anlisis del puesto es el proceso de reunir, analizar y registrar informacin relativa a
los puestos dentro de una organizacin. Dicha informacin se registra en lo que
comnmente se denomina descripciones y especificaciones del puesto.

Un puesto se puede definir como un conjunto de operaciones, cualidades,
responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo especfica e
impersonal, que no se ve afectada por transferencias internas, promociones o
remociones.

Objetivos del anlisis de puestos

El objetivo principal de este trabajo es el de conseguir definir y acotar las
responsabilidades del trabajador para su conocimiento y el de la direccin de la empresa,
establecer las relaciones entre departamentos o puestos, ubicar correctamente el puesto
dentro del organigrama de la empresa, analizar las cargas de trabajo de las personas y
redistribuir o reasignar contenidos entre diferentes puestos.

Se trata de una herramienta de fcil desarrollo e implantacin, aplicable a cualquier
tipo de organizacin, con independencia del sector de actividad, volumen de trabajadores
y cualquier otro parmetro que quisiramos analizar.

Enfoque orientado al puesto

El anlisis de puestos orientado a tareas, otorga informacin acerca de la naturaleza de
las tareas que se realizan en el puesto. Algunos mtodos describen las labores en s y
otros detallan sus caractersticas. La caracterstica no es una tarea especfica, sino que
describe los factores comunes que trascienden las tareas. Las descripciones de tareas

ofrecen una imagen de lo que se hace en el trabajo; las caractersticas de las acciones se
usan para comparar la naturaleza de diferentes tipos de puestos.

Levine (1983) desarroll un sistema para desarrollar una jerarqua. l divide las
principales funciones de un trabajo en cuatro niveles de especificidad:

1. Responsabilidad: es el componente principal de un puesto. Cada responsabilidad
se logra al desempear una o varias tareas asociadas. Una tarea es una pieza
completa de trabajo que cumple algn objetivo en particular.
2. Tarea: Cada tarea comprende varias actividades.
3. Actividad: Son las partes individuales que la conforman.
4. Elementos o acciones: Son aquellas que deben cumplir esta actividad, hay un
nmero de acciones o elementos muy especficos involucrados.

Para la mayora de los puestos hay varias responsabilidades, cada una se relaciona con
varias tareas; cada tarea se vincula con varias actividades y cada actividad se puede
subdividir en varios elementos. Esto significa que un anlisis de puesto puede contener
gran cantidad de informacin muy especfica, acerca de lo que pasa en un puesto en
particular.

Enfoque orientado a la persona

El enfoque orientado a una persona, proporciona una descripcin de los atributos
caractersticas que necesita una persona para desarrollar con xito un puesto en
particular. Determina el conocimiento, habilidades, capacidades y otras caractersticas
necesarias para una funcin; las primeras tres se enfocan en el desempeo del puesto en
s, las otras tienen que ver con la adaptacin y satisfaccin laboral, as como con el
rendimiento.

El conocimiento es lo que una persona requiere saber para realizar un trabajo en
particular.

La habilidad se refiere a lo que una persona es capaz de hacer en el trabajo.

La capacidad es la aptitud de una persona para realizar las tareas de un puesto. Es el
potencial de una persona para desarrollar habilidades. La mayora de las habilidades
requieren una o ms capacidades.

Las otras caractersticas personales incluyen cualquier cosa importante que no est
incluida en las otras tres.

Terminologa bsica

Anlisis: Mtodo lgico que consiste en separar diversas partes, integrantes de un todo,
con el fin de estudiar en forma independiente cada una de ellas; as como las diversas
relaciones que existen entre las mismas.

Anlisis de puesto: Es un mtodo cuya finalidad estriba en determinar las actividades
que se realizan en el mismo, los requisitos (conocimientos, experiencias, habilidades, etc.)
que debe satisfacer la persona que va a desempearlo con xito, y las condiciones
ambientales que privan en el sistema donde se encuentra enclavado.


Partes del anlisis de puesto

Generales: Incluye la informacin que permita localizar el puesto tanto en la estructura de
la organizacin como fsicamente en las instalaciones.

Descripcin genrica: Breve explicacin de la actividad ms caracterstica del puesto
que sirva para definirlo, sin entrar en detalles innecesarios y considerando su funcin
como un todo.

Descripcin analtica: Descripcin detallada de las funciones que se deben realizar en el
puesto; su agrupacin o clasificacin puede hacerse de acuerdo a criterios de
importancia, frecuencia, cronologa, etctera.

Requerimientos: Relacin de los requisitos que deber satisfacer la persona que ocupe
el puesto; normalmente, estos se encuentran ordenados de acuerdo a una serie de
factores.

Perfil: Busca definir el perfil de quien deba ocupar el puesto, incluye edad, sexo, estado
civil, rasgos fsicos deseables, antigedad, etctera.

Puesto: Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que
integran una unidad de trabajo, especfica e impersonal.

Descripcin de puestos: Forma escrita en que se consignan las funciones que debern
realizarse en un puesto; sta se puede presentar en forma genrica y analtica.

Categora: J erarqua que corresponde al puesto dentro de los niveles establecidos en la
estructura de la organizacin.

Denominacin del puesto: Trmino con el que se conoce el cargo. Es recomendable
que sea de corta extensin, si es posible una sola palabra que exprese la caracterstica
esencial del mismo.

Clasificacin de los puestos: Es la agrupacin ordenada que se hace de las posiciones
de acuerdo a diferentes criterios; por ejemplo, de acuerdo con la naturaleza de sus
funciones (oficinistas, operarios); con su jerarqua (directores, ayudantes); con
caractersticas jurdicas (de planta, temporales, de confianza, sindicalizados), etctera.

Ocupacin: Familia de puestos semejantes; por ejemplo, mecangrafa, archivista,
auxiliar de contabilidad, etc. Se clasifican dentro de las ocupaciones de oficina. El
troquelador, el prensista, el fresador, etc. Se clasifican dentro de obreros y as
sucesivamente.

Utilidad del anlisis de puestos

El anlisis de puestos es la base sobre la que se edifican variedad de sistemas y
aplicaciones de recursos humanos.

Desarrollo de carrera
Aspectos legales

Evaluacin de desempeo
Reclutamiento y seleccin de personal
Capacitacin
Establecimientos de salarios
Eficiencia/seguridad
Clasificacin de puestos
Descripcin de puestos
Diseo de puestos
Planeacin

La informacin que se obtiene a travs del anlisis de puestos es de vital importancia,
para el departamento de recursos humanos ya que influye en la mayor parte de sus
actividades. Entre las que podemos citar:

Permite compensar de manera equitativa a los empleados.
Identifica candidatos adecuados para las vacantes actuales.
Conoce y evalua las necesidades reales de recursos humanos de la empresa.
El anlisis de cargos sirve para comparar los puestos; establecer las
denominaciones y asignar las remuneraciones.

Hartley (1999) sugiere las siguientes aplicaciones del anlisis de puestos:

Desarrollo de currculum (DACUM): conocidas las funciones del puesto se pueden
establecer los conocimientos y las destrezas requeridas para la ejecucin de las mismas.
Esta informacin es la base para establecer el contenido de un currculum para formacin
del personal, para la adquisicin de conocimientos y destrezas. As, de las funciones del
puesto se obtienen los conocimientos y destrezas requeridas por las funciones, los
objetivos de enseanza y el contenido del currculum.

Seleccin de personal: El listado de funciones sirve para (a) derivar las competencias
requeridas para ejecutar las funciones en el mximo nivel de rendimiento, (b) las
funciones facilitan el diseo de entrevistas conductuales y (c) las funciones sealan
claramente el contenido que los tests muestra de trabajo o simulaciones deben replicar.

Herramienta de autoevaluacin: El listado de funciones sirve como instrumento de
autoevaluacin para desarrollo. Se presentan las funciones al ocupante del cargo y se le
pide que autoevale la efectividad con que ejecuta las funciones. Esta informacin es
luego comparada con la evaluacin que realiza el supervisor de la posicin. De esta forma
se identifican reas de desarrollo.

Planificacin y gestin del rendimiento: Igualmente la lista de funciones puede ser
usada por los supervisores para calificar el grado de efectividad de sus subordinados en
la ejecucin de cada una de las funciones del puesto. Las funciones que el ocupante no
desempea en el nivel esperado se convierten automticamente en objetivos de
aprendizaje.

Planificacin organizacional: Es posible elaborar una matriz de empleados por
funciones e identificar qu ocupantes tienen problemas de rendimiento. La visualizacin
de estos datos en una matriz facilita decidir qu individuos, por ejemplo, requieren
capacitacin, quines pueden ser promovidos, transferidos o terminados.


Adicionalmente otros usos que puede tener la informacin del anlisis de puestos son:

Valoracin de cargos: Las funciones del puesto ayudan a los evaluadores a
calificar el cargo con relacin a los factores de evaluacin propuestos. Esto
proporciona criterios objetivos para la asignacin de salarios.
Diseo y rediseo de puestos: Conocidas las funciones de un grupo de puestos,
se pueden realizar matrices comparativas para apreciar en qu medida un cargo
est sobrecargado o no de funciones, en qu medida ciertas funciones se repiten
en varios puestos y en qu medida se pueden simplificar los procedimientos de
trabajo.
Clasificacin de puestos: Desarrollo de familias ocupacionales y clases de
puestos para mejorar la estructura funcional de la organizacin.
Formacin de equipos: Si la organizacin desea moverse a una estructura
basada en equipos, es menester, contar con una descripcin de funciones para
asignar las tareas a las nuevas estructuras basadas en equipos y asegurar la
permanencia de los objetivos de trabajo.
Estrategia de comunicacin: La descripcin de funciones sirve para clarificar al
personal sobre las funciones bajo su responsabilidad. En muchas organizaciones
se estila entregar a los empleados nuevos la descripcin de funciones de su
puesto a fin de aclarar las expectativas de rendimiento y eliminar las
ambigedades en el trabajo.

Desarrollo de carrera

Muchas organizaciones ejecutan sistemas que permiten a los empleados moverse entre
los diferentes rangos hacia puestos de mayor nivel. Esto tiene que ver con el plan de
carrera, que es una progresin de puesto que se establece para las personas que
adquieren las habilidades necesarias y mantienen buenos niveles de desempeo laboral.

El anlisis de puesto contribuye al desarrollo de carrera otorgando una imagen de las
caractersticas requeridas para los puestos de cada nivel en el plan de carrera. Conocer
los requerimientos de las caractersticas permite incorporar dentro del entrenamiento y
desarrollo del trabajador, programas centralizados en las habilidades necesarias para el
avance de su carrera. Esto beneficia a los empleados porque se les informa con exactitud
lo que necesitan para aspirar a una promocin, favoreciendo a las organizaciones porque
desarrollan una rpida fuente disponible de candidatos para los niveles superiores.

Aspectos legales

El artculo 25, fraccin 3, establece que deber tenerse por escrito el servicio o servicios
que deban prestarse, los que se determinaran con la mayor precisin posible; el artculo
47, fracin 11, dice que el patrn podr rescindir el contrato de trabajo, sin incurrir en
responsabilidad, al desobedecer el trabajador al patrn o a sus representantes sin causa
justificada, siempre que se trate del trabajo contratado. El artculo 134, fraccin 4, marca
como obligacin de los trabajadores ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y
esmero apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos*.



Necesidad social

El hombre moderno pasa una parte considerable de su tiempo integrado al trabajo. Si a
esto agregamos que las 8 horas diarias que destina a ello constituyen un 50% de la vida
que pasa en estado de vigilia; se har necesario reflexionar que durante ese tiempo no
puede renunciar a su personalidad, inters, sentimientos, etc. y que por tanto, requerir
que su trabajo constituya una forma de realizacin de sus potencialidades. Por el contrario
las labores que desempea le causan ansiedad, monotona o simplemente les disgustan,
se tendr un nombre que ha sido rebajado a la categora de componente de la maquinaria
productiva.*

Necesidades de eficiencia y productividad

La eficiencia y productividad en el trabajo son motivo de preocupacin constante entre los
administradores; es por ello que la especializacin, la divisin del mismo, la capacitacin y
el desarrollo de los recursos humanos, se buscan afanosamente. Sin embargo, para llegar
a una autntica divisin de funciones y a una mayor productividad se requiere empezar
con un estudio analtico del trabajo en el mbito de los puestos que compone una
organizacin.

Evaluacin: Permite evaluar y ponderar adecuadamente el puesto dentro de
la organizacin, en base a ello valuar la importancia de cada puesto y sobre
esa base determinar la compensacin remunerativa ms equitativa y justa.
Seleccin: Permite primero reclutar y luego seleccionar a los empleados con
las aptitudes adecuadas para los diversos puestos, as como elegir las pruebas
psicolgicas ms idneas para medir las aptitudes y habilidades requeridas.
Facilita ubicar a los empleados de acuerdo a sus competencias, habilidades,
conocimientos y experiencia. Determina adecuados niveles y estndares de
desempeo y productividad de los trabajadores y su evaluacin posterior.
Capacitacin: Las caractersticas de un puesto sugieren las reas a las que
se deben dirigir los esfuerzos de capacitacin, as quienes soliciten el trabajo y
carezcan de ellas podrn recibir adiestramiento en las reas necesarias. Un
programa efectivo de capacitacin en una organizacin, deber basarse en un
anlisis profundo de las caractersticas requeridas para un puesto; las que se
requieran se pueden comparar con las que presentan los solicitantes o
empleados.
Actividades necesarias para el anlisis de puestos

Aprobacin por parte de la gerencia

Obtener la aprobacin por parte de la gerencia es el punto de partida para llevar a cabo
cualquier procedimiento administrativo. Para lograr esto, es necesario presentar una
implantacin del sistema como una inversin y hacer el presupuesto de su costo de
manera clara, precisa y justificable. Se debe mencionar tambin los beneficios que se
obtendrn.





Determinacin de objetivos

Es importante fijar los objetivos del anlisis de puesto para conocer el tipo de factores que
van a ser investigados, la manera de estructurar los datos que se obtendrn, etc., esto es,
responder a la pregunta qu es lo que nos va a servir? y para qu nos va servir?

Establecimiento de un programa de accin

Se determina en qu secuencia se realizar el anlisis, para calcular el tiempo
aproximado que tomar llevarlo a cabo, comprobar si se estn cumpliendo los objetivos
planeados, etctera.

Seleccin del personal que realizar el anlisis

El analista debe poseer ciertas aptitudes, como capacidad de observacin, mente
analtica y facilidad para expresarse de una manera clara y objetiva. Las bases para la
seleccin del personal adecuado deben fundamentarse en estas cualidades, adems,
debe especificarse si estas personas sern parte de la empresa o si el anlisis lo realizar
gente que no pertenezca a ella. Ahora se ha elegido en la mayora de las empresas tener
alguien externo.

Entrenamiento de los analistas

Es importante entrenarlos en manejo de tcnicas, situaciones, etc. Para ello, es
conveniente que estas personas realicen un recorrido por la empresa para obtener
informacin con la que puedan apreciar ms detalladamente los elementos de cada
puesto.

Definicin de mtodos e instrumentos

Los ms comunes son la entrevista, los cuestionarios y la observacin directa. El diseo
se refiere a la elaboracin de instrumentos adecuados en cuanto al orden, secuencia y
nivel de aplicacin. Por ejemplo, se debe tomar en cuenta el tipo de lenguaje que se
utilizar, de acuerdo con el empleado del que se obtendr la informacin. El instrumento
se disea, se prueba y se corrige.

Informacin y motivacin

Es importante contar con la cooperacin de los trabajadores. Con esta finalidad, se debe
informar al personal involucrado acerca de lo que se va hacer. Esta informacin puede
trasmitirse a travs de folletos, carteles, conferencias, etc. que indiquen la finalidad y
beneficios que persiguen el anlisis. La informacin debe llegar de manera directa a las
personas involucradas.

La campaa puede hacerse por grupos, donde la informacin debe ser igual para cada
miembro o para la poblacin en general.

La campaa de motivacin debe hacerse simultneamente a la de informacin. Su
finalidad es obtener la ayuda del personal y convencerlo de que cada una de las personas

involucradas es un elemento importante en el anlisis y, por tanto, su cooperacin ser de
gran utilidad.

Seleccin de los titulares de puesto que proporcionarn la informacin

Un requisito importante es seleccionar a los trabajadores adecuados, de acuerdo con las
siguientes caractersticas:

Experiencia en el puesto.
Rendimiento adecuado.
Facilidad para comunicarse.
Responsabilidad.
Tipo de relaciones con otros trabajadores.

La anuencia del sindicato es importante, ya que cuando hay sindicato los puestos se
tienen amparados, todos los puestos de los agremiados en el contrato colectivo y su
actualizacin se facilita en las revisiones contractuales cada dos aos y durante su
vigencia se hacen un estricto cumplimiento del uso de estas descripciones tanto en el
desempeo del trabajo como en el pago a los ocupantes.


Anlisis de puestos por competencias

Qu es un perfil del puesto por competencias? Es necesario que la organizacin haya
implementado un modelo integral de gestin por competencias; en caso contrario no se
tendr un perfil por competencias. Un modelo de gestin por competencias es conciso,
fiable y efectivo para predecir el xito de una persona en su puesto; por ello ser una
herramienta vlida contar con un perfil por competencias.

En el momento de recolectar la informacin sobre el perfil del puesto, si la empresa ha
implementado un esquema de gestin por competencias, se partir del descriptivo de
puestos donde, junto a otro tipo de informacin, estarn consignadas las diferentes
competencias y los niveles o grados requeridos para cada una. Con esta informacin
deber preguntarse al cliente interno cules son los ms importantes especficamente,
del proceso de seleccin del nuevo colaborador. Esta informacin ser de mucha utilidad,
luego, para la preparacin de las preguntas en la entrevista de seleccin por
competencias.

Tcnicas para la recopilacin de informacin para el anlisis de puestos

La informacin es generalmente reunida por un especialista en recursos humanos, el
ocupante del puesto y su supervisor.


Cuestionario: Es pedir a los empleados que respondan cuestionarios que nos
digan los deberes y responsabilidades del puesto. Este mtodo es rpido y eficaz
ya que se puede recibir informacin de varios empleados al mismo tiempo.
Observacin: En este mtodo se acude directamente al escenario en que se
desempea el trabajador y registran las tareas que realiza. En muchos casos se
usa cuando hay que registrar un trabajo que implica una actividad fsica, una forma

de hacerlo es observar a un empleado en su trabajo durante un ciclo completo de
labores. Despus de registrar es importante o se sugiere realizar una breve
entrevista al trabajador para verificar dicha informacin.
Introspeccin: Representa que el trabajador realice un anlisis sobre su trabajo, y
cada una de las actividades que realiza y las describa en documentos que
entregar despus al encargado de realizar el anlisis de puesto.
Entrevista: puede ser realizada de manera individual con el empleado que
conozca ms sobre el puesto o con un grupo de ellos y/o supervisor. El problema
de este tipo de mtodo es la deformacin en la informacin por una falsificacin
directa debido a que generalmente el anlisis de puesto se utiliza con frecuencia
para un cambio en la remuneracin, por ello los trabajadores tienden a exagerar
en los datos que proporcionan.

o Qu es lo que hace?
o Cmo lo hace?
o Con qu fin lo hace?
o Cundo lo hace?
o Dnde lo hace?

En cuanto a algunas normas que debe contar la entrevista, es necesario considerar
hacerla al empleado que ms conozca sobre el puesto e iniciarla con un ambiente cordial
y auxiliarse con preguntas gua.

Es importante establecer un rapport con el entrevistado, ya que de esto depende que se
obtenga mejor informacin sobre las actividades del puesto. Una buena estrategia para
ello es comenzar informando el entrevistado la importancia que tiene el uso del anlisis de
puestos y los beneficios que esto implica.

Formulario: Existen varias encuestas estandarizadas para elaborar el anlisis de
puesto. Position Analysis Questionaire (PAQ) desarrollado por McCormik en 1992,
el Occupational Analysis Inventory de Cunningman, Boese, Neeb y Pass, el
Common Metric Questionaire (CMQ) desarrollado por The Psychological
Corporation y el Work Profiling System (WPS) desarrollado por Saville y Holdswoth
Limited.
Realizacin de la tarea: Es una lista diaria hecha por los trabajadores, respecto a
cada actividad que desempean junto con tiempo de cada una.

Mtodos mltiples

Consulta de planes de estudio

Forma de mantener actualizado los puestos es revisar planes de estudio de carreras
tcnicas o universitarias relacionadas con los puestos que existen en la empresa y luego
verificar si los puestos existentes tiene esa informacin. Revisar algunos contratos
colectivos de trabajo ya existentes puede tambin ser de mucha utilidad.

Hoy en da se cuestionan los mtodos tradicionales para la elaboracin del anlisis de
puesto, el inters se ha centrado ms en la descripcin de contenidos ocupacionales en
lugar de descripciones exhaustivas de puestos, sobre todo por los requerimientos
actuales en que se pide al trabajador ser multifuncional y en donde el trabajo en equipos

multidisciplinarios cambia la forma en que se asume la direccin en un proyecto
especfico.

Otro foco de inters reciente es la elaboracin de Normas Tcnicas de Competencia
Laboral en las que se establecen los conocimientos, habilidades y actitudes que requiere
una funcin especfica (Catalano, 2006).

Elementos de un anlisis de puestos definitivo

Para que un trabajador cumpla con sus funciones dentro de la organizacin lo primero
que necesita es saberlas, por tal motivo se hace necesario elaborar un documento en el
que se escriban las tareas, responsabilidades y requerimientos con los que debe cumplir
cada trabajador. A ese documento se le llama cdula de descripcin de puesto; dicha
rbrica tiene 2 partes:

1. Descripcin de lo que debe hacer el trabajador y
2. La especificacin del perfil que debe cubrir.

Para que este documento sirva es importante que usted se lo proporcione por escrito
desde el momento en que se contrata al trabajador.

La cdula de descripcin del puesto es un documento vivo, es decir, debe ser modificado
de manera peridica, cada ao o al revisar el contrato del trabajador elimine las funciones
que no sean vigentes e incluya las funciones que no haban sido inscritas.

Sea cuidadoso en los datos que incluye en su cdula de descripcin del puesto, pues este
documento establecer los deberes que debe cumplir el trabajador y usted no le podr
exigir mas all de lo que establece el documento.

Si en el transcurso de las actividades tiene que encomendarle al trabajador algo que no
est en su descripcin, usted deber negociar con l la realizacin de esta actividad extra,
en lugar de convencerlo con argumentos emocionales intercambie esa actividad por otros
beneficios e inclyala en su prxima revisin anual de funciones.

Todas las cdulas de descripcin de puestos se agrupan en un documento conocido
como manual de organizacin.

Descripcin del puesto

Definimos la descripcin del puesto como un producto del anlisis, que consiste en un
informe escrito sobre el contenido del puesto con base, esencialmente, en las funciones
que este comprende. La descripcin del puesto est conformada por las siguientes partes:

Encabezado:

Ttulo del puesto: El que se da oficialmente y el de uso cotidiano, debe ser lo
ms breve posible y sintetizar los elementos que componen el puesto.
La clave del puesto: Nmero que corresponde al puesto en el archivo
correspondiente.


La categora: Rango que se le otorga de acuerdo con lo que establezca la
empresa de que se trate.
El horario: Incluye la hora de entrada y salida.
El nivel salarial: Se determina la cantidad y la modalidad; cunto y cmo, por
hora, por da, etctera.
La ubicacin del puesto: Es la localizacin del mismo dentro de la estructura de
la empresa. Se puede determinar de dos maneras; por medio de un pequeo
organigrama o por una descripcin por escrito. Debe establecerse el
departamento, seccin, taller, en el que se desarrolla el trabajo, para una mejor
observacin del mismo.
El personal a quien supervisa: Se anotan los nombres de la gente que tiene a su
cargo, as como sus relaciones internas (contactos permanentes con personas de
la empresa) y externas (con gente que no pertenece a la empresa).
Unidad administrativa en la que trabaja: Se refiere a la localizacin del mismo
dentro de la estructura de la empresa. Se debe establecer el departamento,
seccin, taller, etc. en el que se desarrolla el trabajo, para una mejor observacin
de este.
Cargo del jefe inmediato: En este punto se seala el puesto del supervisor
inmediato.
Descripcin genrica: Es una explicacin del conjunto de actividades del puesto
como un todo y de modo muy breve. La principal funcin es mencionar su objetivo
bsico, elemento al que con mayor frecuencia se recurre.
Descripcin Especfica: Consiste en una descripcin detallada de las
operaciones que se realizan en un puesto determinado. Cuando el trabajo est
constituido por un proceso largo, es til dividirlo en partes o etapas principales;
tambin es recomendable enumerar estas actividades en orden progresiva,
incluyendo los siguientes puntos:

Tareas permanentes
Tareas peridicas
Tareas ocasionales
Accesorios del puesto: Comprende aquellos elementos fsicos que de alguna
manera van a permitir el desarrollo de las funciones del puesto analizado.
Incluyendo el equipo cotidiano, los recursos tcnicos, herramientas, maquinaria,
papelera, etctera.

Especificacin del puesto (habilidad, responsabilidad, esfuerzo, condiciones
fsicas, otros requisitos del puesto)

Determina las capacidades o competencias que un individuo ha de reunir para la correcta
ejecucin del puesto de trabajo. Se describe como un producto del anlisis, que consiste
en un reporte escrito sobre el grado de responsabilidad que exige el puesto. Debe
procurarse la separacin de las actividades continuas, de las peridicas o eventuales.

Parece ms aconsejable la enumeracin en orden cronolgico; pero si bien es
relativamente fcil tratndose de trabajos manuales, no siempre lo es en los de oficina, ni
mucho menos en los de supervisin o direccin. En estos ltimos es preferible seguir un
orden lgico, partiendo de las funciones ms generales a las ms concretas
comprendidas en ellas.


I. Habilidades

Requisitos intelectuales. Las exigencias del cargo, requisitos intelectuales que debe
poseer el ocupante del cargo, tales como:

a) Instruccin bsica
b) Experiencia bsica anterior: La que se requiere para desempear el puesto, es
dada e trminos de tiempo mnimo y mximo necesarios.
c) Adaptabilidad al cargo
d) Criterio
e) Iniciativa necesaria
f) Conocimientos
g) Aptitudes necesarias
h) Capacidad d expresin
i) Ingenio.

Requisitos fsicos. La cantidad y continuidad de energa y de esfuerzos fsico y mental
requeridos y la fatiga provocada:

a) Esfuerzo fsico necesario
b) Capacidad visual
c) Destreza o habilidad
d) Complexin fsica necesaria

II. Responsabilidad

Se deriva de la actividad propia del puesto y de la relacin que esta guarda con el proceso
productivo, con el grupo que se maneja, con datos confidenciales, etc. En suma, la
responsabilidad se puede medir en trminos de probabilidad-riesgo-consecuencias de los
errores que puede cometer un trabajador.

La responsabilidad puede ser:

Por el trabajo de otros: Riesgos a los que estn expuestos los subordinados y
terceras personas con motivo de las funciones que realiza el ocupante del puesto.
Por valores: Es necesario especificar el grado de responsabilidad. Puede ser de
tres tipos: Equipo, dinero e informacin confidencial.
Por trmites, procesos o procedimientos: Cuando el trabajador deba realizar
ciertos trmites en forma y tiempo adecuados, o cuando el trabajo se lleve a cabo
en secuencias y algunas de estas correspondan al ocupante del puesto analizado.
Tambin se puede incluir en este punto la responsabilidad por tiempo y calidad.
En general, la determinacin del grado de responsabilidad nos ayudar a
determinar, junto con otros factores como el esfuerzo, si el salario que recibe el
trabajador es justo y equitativo, si es necesario asegurarlo, etctera

III. Esfuerzo

Puede ser fsico o mental y est determinado en gran parte por el tipo de habilidad que
requiere el trabajador y la intensidad o grado en que dicha destreza es aplicada para
desempear el puesto.


a) Esfuerzo fsico:
Fuerza fsica.
Tensin muscular.
Cansancio fsico.
Postura.

b) Esfuerzo mental:
Atencin visual y auditiva.
Fatiga mental.
Concentracin.
Tensin Nerviosa.
Volumen y ritmo de trabajo.

Dentro del anlisis, debe tomarse en cuenta el grado de concentracin que requiere el
trabajo, la velocidad con que debe llevarse a cabo, las distancias que recorre el trabajador
durante el desempeo de sus labores, las posturas que debe adoptar para realizarlas, etc.

Condiciones fsicas

Se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo y sus
alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos, exigiendo al
ocupante del cargo una fuerte adaptacin para mantener su productividad y rendimiento
Estas son:

Iluminacin
Postura
Riesgos: que pueden ser de dos tipos, contraer enfermedades o sufrir accidentes.


Otros requisitos del puesto

Son datos adicionales para el anlisis.

Edad (se sealan lmites mnimos y mximos)
Estatura
Sexo
Peso
Estado civil
Disponibilidad para viajar
Presentacin
Nacionalidad

Durante el proceso se debe identificar las consideraciones del trabajador con respecto al
trabajo que realiza, lo siente montono o no, si lo siente aislado o no, si considera que
recibe una remuneracin justa. Todo ello se debe de referir al puesto y no a la persona.






Beneficios del anlisis de puestos

Para la empresa:

Seala las lagunas que existen en la organizacin del trabajo y el encadenamiento de
puestos y funciones.

Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.

Sirve de base para la promocin y ascenso.

Se pueden fijar responsabilidades en la ejecucin de las labores.

En general ayuda a la coordinacin y organizacin de las actividades de la empresa de
una forma ms reciente.

Para los supervisores:

Les ayuda a conocer amplia y objetivamente las operaciones encomendadas a su
vigilancia lo que les permite planear y distribuir mejor el trabajo.

Pueden exigir a cada trabajador con mayor conocimiento de causa lo que debe hacer y
cmo debe hacerlo.

Les facilita buscar al trabajador ms apto para alguna labor accidental y opinar sobre
ascensos, cambios de mtodos, etctera.

Evita problemas de interferencia en las lneas de mando y en la realizacin del trabajo.

Para el trabajador:

Le ayuda a conocer con precisin lo que debe hacer.

Le seala sus responsabilidades con claridad.

Le ayuda a saber si trabaja adecuadamente.

Le seala sus errores y aciertos, y hace que resalten sus meritos y su colaboracin.

Para el departamento de recursos humanos:

Es base fundamental para la mayor parte de las tcnicas que este departamento debe
aplicar.

Lo orienta en la seleccin de personal.

Permite colocar al trabajador en el puesto ms adecuado, conforme a sus aptitudes.

Lo ayuda a establecer adecuados programa de adiestramiento.


Le informa para la valuacin de puestos.
Lo orienta para efectuar estudios de calificacin de meritos.

El anlisis de puestos constituye la base para cualquier programa de
recursos humanos, entre ellos podemos citar:

I. Ayudar a la elaboracin de los anuncios, a la demarcacin del mercado de mano
de obra, elegir donde debe reclutarse; como base para el reclutamiento de
personal.
II. Determinar el perfil ideal del ocupante del cargo, de acuerdo con el cual se
aplicaran las pruebas adecuadas; como base para la seleccin de personal.
III. Suministrar el material necesario segn el contenido de los programas de
capacitacin; como base para la capacitacin de personal.
IV. Es la base para despus, mediante la evaluacin de puestos determinar las franjas
salriales, segn la posicin de los cargos en la empresa y el nivel de los salarios
en el mercado; como base para la administracin de salarios.
V. Estimular la motivacin del personal, para facilitar la evaluacin del desempeo y
verificar el merito funcional.
VI. Servir de gua al supervisor en el trabajo con sus subordinados, y gua para el
trabajador para el desempeo de sus funciones.
VII. Suministrar datos relacionados con la higiene y seguridad industrial, en el sentido
de minimizar la inseguridad y peligrosidad comunes a ciertos cargos.





Bibliografa


1. Grados Espinoza, J aime (1992). Induccin, Reclutamiento y Seleccin. Mxico:
Editorial El Manual Moderno.
2. Desssler, G. Administracin de Personal. Editorial Prentice Hall,
3. Clifford (1994). Job Analisis: Why do it, and how should it be done? Public
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Captulo VII Anlisis de puesto.

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