CAPTULO 1 KOONTZ ADMINISTRACIN: CIENCIA, TEORA Y PRCTICA DEFINICIN DE ADMINISTRACIN: SU NATURALEZA Y PROPSITO La administracin es el proceso de disear y mantener un entorno

en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos especficos. Est definicin bsica debe ampliarse: 1. Cuando se desempean como administradores, los individuos deben ejercer las funciones administrativas de la planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. 2. La administracin se aplica a todo tipo de organizaciones. 3. Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales. 4. La intencin de todos los administradores es la misma: generar un supervit. 5. La administracin persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia. Organizaciones, grupo de personas que trabajan en comn para generar un supervit, en las organizaciones comerciales el supervit son la utilidades. Funciones de la Administracin, planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control, en torno de las cuales pueden organizarse los conocimientos que se hallan en la base de esas funciones. La Administracin como elemento esencial de todas las Organizaciones, Los administradores asumen la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de objetivos grupales. Funciones Administrativas de los diferentes Niveles Organizacionales, Los administradores de alto nivel se dedican ms tiempo a la planeacin y la organizacin que los administradores de nivel inferior. Habilidades Administrativas y Jerarqua Organizacional 1. Habilidad Tcnica, es la posesin de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicacin de mtodos, procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de instrumentos y tcnicas especficas. 2. Habilidad Humana, es la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la creacin de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones. 3. Habilidad de Conceptualizacin, es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos ms significativos de una situacin y comprender las relaciones entre ellos. 4. Habilidad de Diseo, es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa. Para ser eficaces, y particularmente en los niveles organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de hacer mucho ms que advertir un problema. Tambin deben poseer la valiosa habilidad de ser capaces de disear soluciones funcionales a los problemas en respuesta a las realidades que enfrentan. Metas de todos los Administradores y Organizaciones, el objetivo lgico y pblicamente aceptable de la totalidad de los administradores de todo tipo de organizaciones, lo mismo comerciales que no comerciales, debera ser el de obtener un supervit. Cules son las compaas de excelencia? La rentabilidad es una medida importante de la excelencia de las compaas. Caractersticas de las compaas de excelencia?: 1. Se orientan a la accin. 2. Se informan acerca de las necesidades de sus clientes. 3. Promueven la autonoma administrativa y el espritu empresarial. 4. Obtienen una alta productividad mediante la estrecha atencin a las necesidades de su personal. 5. Se rigen por una filosofa basada a menudo en los valores de sus lideres. 6. Se concentran en el rea de actividad que conocen mejor. 7. Poseen una estructura organizacional sencilla y escaso personal administrativo. 8. Son tanto centralizadas como descentralizadas, depende de las circunstancias. Productividad, Eficacia y Eficiencia Productividad: razn aritmtica de producto a insumo dentro de un periodo con calidad (productividad: productos / insumos). La mayor oportunidad para el incremento de la productividad reside sin duda en el trabajo intelectual, especialmente en el caso de la administracin. Eficacia, logro de objetivos. Eficiencia, logro de metas con menor cantidad de recursos. ADMINISTRACIN: CIENCIA O ARTE?

es un arte, es saber como hacer algo. Hacer cosas en vista de realidades de una situacin. En la practica la administracin es un arte; los conocimientos organizados en los que se basa la practica son una ciencia. ELEMENTOS DE LA CIENCIA La ciencia es conocimiento organizado. La caracterstica esencial de toda ciencia es la aplicacin del mtodo cientfico al desarrollo de conocimiento. As, una ciencia comprende conceptos claros, teoras y otros conocimientos acumulados desarrollados a partir de hiptesis (supuestos de que algo es cierto), experimentacin y anlisis. Enfoque Cientfico, requiere conceptos claros, imgenes mentales de algo formadas mediante la generalizacin a partir de particularidades. Estas palabras y trminos deben ser exactos, pertinentes para las cosas sometidas a anlisis e informativas para cientfico y practicante por igual. Sobre esta base, el mtodo cientfico, supone la determinacin de objetivos por medio de la observacin. Tras clasificar y analizar estos hechos, los cientficos buscan relaciones casuales. Una vez probada la precisin de estas generalizaciones o hiptesis y confirmada su apariencia de verdad (es decir, su capacidad para reflejar o explicar la realidad), se le denomina principios. El valor de estos radica en que permiten prever lo que ocurrir en circunstancias similares. Los principios no siempre son incuestionables o invariablemente ciertos, pero se les considera suficientemente vlidos para efectos de prediccin. Teora, es una agrupacin sistemtica de conceptos y principios interdependientes que sirven como marco de referencia o enlace de una importante rea de conocimientos. Funcin de la Teora Administrativa en administracin , los principios son verdades fundamentales que explican las relaciones entre dos o mas conjuntos de variables, generalmente una variable independiente y una variable dependiente. Pueden ser descriptivos o predictivos, pero no prescriptivos. Esto es, describen la relacin de una variable con otra. No prescriben lo que deben de hacer los individuos. Ley de Parkinson, el trabajo tiende a incrementarse para ocupar el tiempo disponible. El principio de unidad de mando, establece que cuanto mayor sea la frecuencia con la que un individuo deba informar de sus acciones a un solo superior, tanto mas probable ser que ese individuo experimente una sensacin de lealtad y obligacin, y tanto menos probable que se imponga la confusin de las instrucciones. Tcnicas Administrativas Tcnicas, son en esencia maneras de hacer las cosas, mtodos para la obtencin de un resultado dado. Son importantes en todos los campos prcticos. Entre las tcnicas administrativas importantes, pueden citarse la presupuestacin, la contabilidad de costos, tcnicas de planeacin y control en red como la tcnica de evaluacin y revisin de programas, o el mtodo de la ruta crtica, el control de la tasa de rendimiento de la inversin y diversos procedimientos de desarrollo organizacional. Las tcnicas se desprenden normalmente de la teora y son un medio para la ms eficaz realizacin de las actividades de los administradores. EVOLUCIN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO Y DE LOS PATRONES DE ANALISIS ADMINISTRATIVO Frederick Taylor y la Administracin Cientfica, principios fundamentales como la base del enfoque cientfico de la administracin: 1. Sustitucin de reglas prcticas por preceptos cientficos (conocimientos organizados). 2. Obtencin de armona en la accin grupal, en lugar de discordia. 3. Consecucin de la cooperacin de los seres humanos, en lugar del individualismo catico. 4. Obtencin mediante el trabajo de la produccin mxima, no de una produccin restringida. 5. Desarrollo de la plena capacidad de todos los trabajadores, en favor de su mxima prosperidad personal y de la compaa. Fayol, Padre de la Teora Moderna de la Administracin Operacional, principios y enseanzas administrativas: 1. Autoridad y responsabilidad, deben estar relacionadas entre s, y que la segunda debe desprenderse de la primera. Conceba la autoridad como una combinacin de factores oficiales, los cuales se derivan del puesto que ocupe el administrador y de factores personales, compuestos por la inteligencia, la experiencia, la integridad moral, la hoja de servicios, etc. 2. Unidad de mando, significa que los empleados deben recibir ordenes de un solo superior. 3. Cadena escalar (Jerarqua), cadena de superiores, desde el rango ms alto al ms bajo, la cual, siempre y cuando no fuera ignorada innecesariamente, deba eliminarse en caso de que su escrupuloso seguimiento fuera perjudicial. 4. Espritu de Cuerpo, es el principio de que la unin hace la fuerza, as como una prolongacin del principio de unidad de mando, con particular insistencia en la necesidad del trabajo en equipo y en la importancia en este de la comunicacin. Fayol interpreto los elementos de la administracin como funciones: previsin, organizacin, direccin, coordinacin y control. Elton Mayo y F. Roethlisberger y los Estudios de Hawthorne, la modificacin de la iluminacin del grupo de prueba, la realizacin de cambios en los perodos de descanso, la reduccin de las jornadas de trabajo y la aplicacin de variantes en los sistemas de pago de incentivos no parecieron explicar los cambios en la productividad. La elevacin de la productividad se deba a factores sociales como la moral de los empleados, la

existencia de satisfactorias interrelaciones entre los miembros de un grupo de trabajo (sentido de pertinencia) y la eficacia de la administracin, un tipo de administracin capaz de comprender el comportamiento humano, especialmente el comportamiento grupal, y de favorecerlo mediante habilidades interpersonales como la motivacin, la asesora, la direccin y la comunicacin. Este fenmeno, producto sobre todo del hecho de que se pusiera atencin en los individuos, se conoce como efecto de Hawthorne. PATRONES DE ANALISIS ADMINISTRATIVO: UNA SELVA DE TEORIAS ADMINISTRATIVAS? Los diversos enfoques del anlisis administrativo se agrupan en las siguientes categoras. 1. Enfoque emprico o de casos 2. Enfoque de los papeles administrativos, consiste en observar lo que realmente hacen los administradores para, a partir de ah, obtener conclusiones acerca de cuales son sus actividades. 3. Enfoque de contingencias o situacional 4. Enfoque matemtico o de la ciencia administrativa 5. Enfoque de la teora de las decisiones 6. Enfoque de la reingeniera, la reingeniera es uno de los enfoques administrativos ms recientes, tambin llamado rediseo de procesos. Su propsito es lograr mas con menos recursos. La reingeniera ha sido definida como el replanteamiento fundamental y rediseo radical de los procesos de las empresas para conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeo contemporneas tan decisivas como costos, calidad, servicio y rapidez. Las palabras claves son fundamental, radical y procesos. 7. Enfoque de sistemas 8. Enfoque de sistemas sociotecnicos 9. Enfoque de sistemas sociales cooperativos 10. Enfoque del comportamiento grupal 11. Enfoque del comportamiento interpersonal 12. Marco 7-S de McKinsey, las siete S son : estrategia (strategy), estructura (structure), sistemas (systems), estilo (style), personal (staff), valores compartidos (shared values), y habilidades (skills). 13. Enfoque de la administracin de calidad total, se ha convertido en un elemento decisivo y del competitivo mercado global. Para Deming, calidad significa ofrecer a los clientes productos o servicios confiables y satisfactorios a bajo costo. Para Juran lo importante es que el producto o servicio sea adecuado para su uso. Para Crosby la calidad es el cumplimiento de los requerimientos de calidad de cada compaa. Para resolver el problema de la calidad, Deming querra que sociedad y compaas se comprometieran con la calidad. En forma semejante, Juran alude a la importancia del sistema organizacional orientado al cliente y a la calidad. Crosby enfatiza la necesidad de una cultura organizacional comprometida con la calidad y recalca la relevancia de cero defectos. 14. Enfoque del proceso administrativo u operacional, recoge los conocimientos administrativos pertinentes para relacionarlos con las labores administrativas, lo que los administradores hacen. Este pretende integrar los conceptos, principios y tcnicas que se encuentran en la base de las tareas de la administracin. Este enfoque reconoce la existencia de un ncleo central cientfico y terico peculiar de la administracin, aunque tambin recoge importantes contribuciones de otras escuelas y enfoques. Los 10 papeles administrativos identificados por Mintzberg Papeles Interpersonales 1. Papel de representacin (cumplimiento de deberes ceremoniales y sociales en representacin de la organizacin). 2. Papel de lder. 3. Papel de enlace (particularmente con personas e instituciones ajenas a la organizacin). Papeles de Informacin 1. Papel de receptor ( recepcin de informacin sobre la operacin de una empresa). 2. Papel de difusor (transmisin de informacin a subordinados). 3. Papel de vocero (transmisin de informacin a personas ajenas a la organizacin). Papeles de Decisin 1. Papel empresarial 2. Papel de encargado del manejo de perturbaciones. 3. papel de asignador de recursos. 4. Papel de negociador (en el trato con varias personas y grupos de personas). ENFOQUE SISTEMTICO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Las empresas reciben insumos, los transforman y exportan los productos al entorno. Insumos y Demandantes, los insumos del ambiente externo pueden incluir a personas, capital y habilidades administrativas, as como conocimientos y habilidades tcnicas.

Proceso Administrativo de Transformacin, es tarea de los administradores transformar, eficaz y eficientemente, los insumos en productos. Por supuesto, que el proceso de transformacin puede verse desde diversas perspectivas. As, la atencin puede dirigirse a funciones empresariales como finanzas, produccin, personal y comercializacin. El enfoque ms basto y til para la exposicin de las labores de los administradores es el basado en las funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control como marco de referencia para la organizacin de los conocimientos administrativos. Sistema de Comunicacin, la comunicacin es esencial para todas las fases del proceso administrativo, por dos razones: 1. Integra las funciones administrativas. La comunicacin es esencial en la seleccin, evaluacin y capacitacin de los administradores que habrn de desempear los papeles previstos en esa estructura. De igual modo, el liderazgo eficaz y la creacin de un entorno conducente a la motivacin dependen de la comunicacin. Adems es por medio de la comunicacin que se determina si los hechos y el desempeo responden a lo planeado. As pues, la administracin es posible por la comunicacin. 2. Enlazar a la empresa con su ambiente externo, en el que se encuentran muchos de los reclamantes. Es por medio del sistema de comunicacin que se identifican las necesidades de los clientes, conocimientos que permiten a una empresa brindar productos y servicios y obtener ganancias de ello. De la misma manera, es mediante un eficaz sistema de comunicacin que las organizaciones se ponen al tanto de la competencia y otras posibles amenazas y factores restrictivos. Variables Externas, los administradores eficaces analizan regularmente las condiciones externas. Productos, es tarea de los administradores garantizar y utilizar los insumos de la empresa y transformarlos por efecto de las funciones administrativas en productos. Revitalizacin del Sistema, la satisfaccin y los nuevos conocimientos o habilidades de los empleados se convierten en importantes insumos humanos. De igual manera, las utilidades, el supervit de los ingresos sobre los costos, se reinvierten en bienes en efectivo y de capita, tales como maquinaria, equipo, edificios e inventario. FUNCIONES DE LOS ADMINISTRADORES Planeacin, implica seleccionar misiones y objetivos, as como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es, de la eleccin de cursos futuros de accin a partir de diversas alternativas. Organizacin, es la parte de la administracin que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos debern desempear en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que se debe garantizar la asignacin de todas las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignacin que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esas tareas. Integracin de Personal, implica llenar y mantener ocupados los puestos contenidos por la estructura organizacional. Esto se lleva a cabo mediante la identificacin de los requerimientos de fuerza de trabajo, la realizacin de un inventario del personal disponible y el reclutamiento, seleccin, ubicacin, ascenso, evaluacin, planeacin profesional, compensacin y capacitacin tanto de los candidatos a ocupar los puestos como de los ocupantes de estos en un momento dado, a fin de lograr la eficaz y eficiente realizacin de las tareas. Direccin, es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan en favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin. Los administradores eficaces deben ser al mismo tiempo lideres eficaces. Control, consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medicin del desempeo con base en metas y planes, la deteccin de desviaciones respecto de las normas y la contribucin a la correccin de estas. El control facilita el cumplimiento de los planes. Coordinacin, esencia de la administracin, es tarea bsica de los administradores conciliar las diferencias de enfoques, ritmos, esfuerzos o intereses y armonizar las metas individuales a fin de que contribuyan a las organizacionales.

CAPITULO 4 NATURALEZA DE LA PLANEACION Y DE LOS OBJETIVOS

TIPOS DE PLANES 1.PROPSITOS O MISIONES, (trminos que suelen usarse indistintamente), se identifica la funcin o tarea bsica de una empresa o institucin o de una parte de sta. Sinergia, situacin en la que dos ms dos es igual a cinco, o en la que todo es mayor a la suma de sus partes, la cual se consigue mediante la combinacin de varias compaas. 2.OBJETIVOS O METAS, son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra ndole. Representan no slo el punto terminal de la planeacin, sino tambin el fin que se persigue mediante la organizacin, la integracin de personal, la direccin y el control. 3.ESTRATEGIAS, como la determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos necesarios para su cumplimiento. 4.POLTICAS, tambin forman parte de los planes en el sentido de que consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Las polticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, vuelven innecesario el anlisis de la misma situacin cada vez que se presenta y unifican otros planes, permitiendo as a los administradores delegar autoridad sin perder el control de las acciones de sus subordinados. 5.PROCEDIMIENTOS, son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el manejo de actividades futuras. 6.REGLAS, se exponen acciones u omisiones especficas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. El propsito de las polticas es orientar la toma de decisiones mediante el sealamiento de las reas en las que los administradores pueden actuar a discrecin. Las reglas, en cambio, no permiten discrecionalidad alguna en su aplicacin. 7.PROGRAMAS, son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplea y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin dado; habitualmente se apoyan en presupuestos. 8.PRESUPUESTOS, es una formulacin de resultados esperados expresada en trminos numricos. Podra llamrsele un programa en cifras. De hecho, al presupuesto financiero operacional se le denomina a menudo plan de utilidades. Un presupuesto puede expresarse en trminos financieros; en trminos de horas -hombre, unidades de productos u horas mquina, o en cualesquiera otros trminos numricamente medibles. PASOS DE LA PLANEACIN 1.ATENCIN A LAS OPORTUNIDADES, aunque anterior a la planeacin como tal y por lo tanto fuera del proceso de planeacin en sentido estricto, la atencin a las oportunidades tanto en las condiciones externas como dentro de la organizacin es el verdadero punto de partida de la planeacin. 2.ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS, el segundo paso de la planeacin es establecer objetivos para toda la empresa, y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo subordinadas. Esto debe hacerse tanto para el largo como para el corto plazos. En los objetivos se especifican los resultados esperados y se indican los puntos terminales de lo que debe hacerse, en qu se har mayor nfasis y qu se cumplir por medio del entrelazamiento de estrategias, polticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas. 3.DESARROLLO DE PREMISAS, el tercer paso lgico de la planeacin es establecer, poner en circulacin y obtener la aceptacin de utilizar premisas decisivas de la planeacin como pronsticos, polticas bsicas aplicables y los planes ya existentes de la compaa. El ms importante principio de premisas de planeacin es ste: cuanto mejor comprendan y mayor sea el acuerdo entre los individuos encargados de la planeacin respecto de la utilizacin de premisas de planeacin congruentes, tanto ms coordinada ser la planeacin de una empresa. 4.DETERMINACION DE CURSOS ALTERNATIVOS, el cuarto paso de la planeacin es buscar y examinar cursos de accin alternativos, especialmente los que no son perceptibles a primera vista. El problema ms comn no es encontrar alternativas, sino reducir su nmero a fin de analizar las ms promisorias. 5.EVALUACIN DE CURSOS ALTERNATIVOS, evaluar las alternativas ponderndolas a la luz de premisas y metas. 6.SELECCIN DE UN CURSO DE ACCIN, ste es el punto en el que se adopta el plan, el verdadero punto de toma de la decisin. Ocasionalmente, el anlisis y evaluacin de cursos alternativos revelar que dos o ms son aconsejables, de modo que el administrador puede optar por seguir varios cursos de accin en lugar de uno solo, el mejor. 7.FORMULACIN DE PLANES DERIVADOS, es raro que, una vez tomada la decisin, la planeacin pueda darse por concluida, pues lo indicado es dar un sptimo paso. Casi invariablemente se requiere de planes derivados en apoyo al plan bsico.

8.TRASLADO DE PLANES A CIFRAS POR MEDIO DE LA PRESUPUESTACIN, despus de tomadas las decisiones y establecidos los planes, el ltimo paso para dotarlos de significado, tal como se sealo en la explicacin sobre los diversos tipos de planes, es trasladarlos a cifras convirtindolos en presupuestos.

OBJETIVOS Los verificables o cuantificables; esto es, al final del perodo debe ser posible determinar si el objetivo se cumpli o no. La meta de todo administrador es generar un excedente (lo que en la organizacin empresarial significa utilidades). Los objetivos claros y verificables facilitan la medicin del excedente, as como de la eficacia y eficiencia las acciones administrativas. Naturaleza de los objetivos, en los objetivos se enuncian resultados finales, y los objetivos generales deben apoyarse en subobjetivos. Jerarqua de objetivos, los objetivos forman una jerarqua, que va desde el propsito general hasta los objetivos individuales especficos. El punto ms alto de la jerarqua es el propsito, el cual tiene dos dimensiones: 1.Existe el propsito de la sociedad, como el de requerir de la organizacin que contribuya al bienestar colectivo proporcionando bienes y servicios a un costo razonable. 2.Existe la misin o propsito de la empresa, la cual podra ser suministrar transporte cmodo y de bajo costo a las personas promedio. El siguiente nivel de jerarqua contiene objetivos ms especficos, como los de las reas de resultados clave. Estas son las reas cuyo desempeo es esencial para el xito de la empresa. Los objetivos deben traducirse adicionalmente en objetivos por divisin, departamento y unidad hasta el nivel inferior de la organizacin. Proceso de establecimiento de objetivos y jerarqua organizacional, de acuerdo con el mtodo descendente, los administradores de los niveles superiores determinan los objetivos de sus subordinados, mientras que de acuerdo con el mtodo ascendente son los subordinados quienes inician el establecimiento de objetivos de su puesto y los presentan a sus superiores. CONCEPTOS EVOLUTIVOS DE LA ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS Es un sistema administrativo integral en el que se combinan en forma sistemtica muchas actividades administrativas bsicas y el cual persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales. nfasis en la evaluacin de desempeo, los subordinados asumen la responsabilidad de establecer sus propios objetivos a corto plazo, los cuales revisan despus con sus superiores. stos tienen por supuesto poder de veto sobre esos objetivos, el cual, sin embargo, difcilmente tendr que usarse en las condiciones adecuadas. El desempeo se evala en comparacin con los objetivos, actividad que recae fundamentalmente en los propios subordinados. En el contexto de este nuevo mtodo, el cual alienta la autoevaluacin y el desarrollo personal, se hace nfasis justamente donde corresponde; en el desempeo, no en la personalidad. Actuando en calidad de asesor, el administrador incita la participacin activa de los subordinados en el proceso de evaluacin, lo que genera mayor compromiso y hace surgir un ambiente de motivacin. nfasis en objetivos a corto plazo y motivacin, el establecimiento de metas como tcnica motivacional no se restringe a las empresas privadas, pues tambin es til en las organizaciones pblicas. Inclusin de la planeacin a largo plazo en el proceso de la APO, la atencin de los programas de APO que subrayan la evaluacin de desempeo y la motivacin tiende a centrarse en objetivos a corto plazo. Desafortunadamente, esta orientacin puede resultar en un comportamiento administrativo indeseable. Con el propsito de exhibir un elevado rendimiento de la inversin en un ao dado, se corre el riesgo de restar importancia al cultivo de buenas relaciones con los clientes. En la actualidad muchas organizaciones incluyen en sus programas de APO la planeacin a largo plazo y estratgica. El enfoque de sistemas de la APO, al proceso de la APO pueden integrarse otros subsistemas administrativos, entre los que estn el diseo de estructuras organizacionales, la administracin de portafolios de negocios, el desarrollo de la administracin, el desarrollo profesional, los programas de compensaciones y la presupuestacin. Estas diversas actividades administrativas deben integrarse a un sistema. La APO debe considerarse un modo de administracin, no una adicin a las labores administrativas. EL PROCESO DE LA ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS Una de las necesidades decisivas de la APO es el desarrollo y difusin de premisas de planeacin congruentes. No puede esperarse que un administrador fije metas o establezca presupuestos sin contar con puntos de referencia. Establecimiento de objetivos preliminares en la cima, dadas las premisas de planeacin adecuadas, el primer paso del establecimiento de objetivos es que el director general determine lo que considera como propsito o misin de la empresa y las metas ms importantes de sta para cierto perodo futuro. El periodo de vigencia de las metas puede ser de cualquier clase: un trimestre, un ao, 5 aos o cualquier otro acorde con las circunstancias. Al fijar objetivos, el administrador tambin establece medidas de cumplimiento de las metas. Si se desarrollan objetivos verificables, estas medidas (ya sea bajo la forma de montos monetarios de ventas, utilidades, porcentajes, niveles de costos o ejecucin de programas) normalmente se incorporarn a los objetivos. Precisin de las funciones organizacionales, la responsabilidad de cada meta y submeta debe recaer en una persona especfica. No obstante, el anlisis de una estructura organizacional suele revelar vaguedad en las responsabilidades y por tanto la necesidad de precisiones o reorganizacin.

Establecimiento de objetivos de los subordinados, tras confirmar que los administradores subordinados han sido informados de los objetivos generales, estrategias y premisas de planeacin pertinentes, los superiores pueden proceder al establecimiento de los objetivos de los subordinados con la participacin de stos. Los superiores deben ser asimismo pacientes asesores, y ayudar a sus subordinados a desarrollar objetivos congruentes y cooperativos y no imposibles de alcanzar. El juicio y la aprobacin final de un superior deben basarse en lo razonablemente alcanzable con jalones y estirones, lo verdaderamente til para los objetivos de ms alto nivel, lo congruente con los objetivos de otros administradores con otras funciones y lo consistente con los objetivos e intereses a largo plazo del departamento y la compaa. Una de las mayores ventajas de la cuidadosa preparacin de una red de objetivos verificables, y requisito indispensable para su efectiva aplicacin, tienen que ver con la simultnea necesidad de capital, materiales y otros recursos humanos. Todos los administradores de todos los niveles requieren de estos recursos para cumplir sus objetivos. CMO ESTABLECER OBJETIVOS Objetivos cuantitativos y cualitativos, para ser medibles, los objetivos deben ser verificables. Esto significa que se debe estar en condiciones de responder a la siguiente pregunta Cmo puede saber al final del perodo si el objetivo se cumpli? BENEFICIOS Y DESVENTAJAS DE LA ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS Y RECOMENDACIONES ADICIONALES La causa de sus deficiencias suele atribuirse a una instrumentacin defectuosa, aunque otro motivo es la posibilidad de aplicar la APO como una tcnica mecanicista centrada en aspectos especficos el proceso administrativo no debidamente integrados a un sistema. Beneficios de la administracin por objetivos, 1.Mejoras en la administracin gracias a la planeacin orientada a resultados. 2.Precisin de las funciones y estructuras organizacionales y de la delegacin de autoridad en consonancia con los resultados esperados de las personas que ejercen las funciones respectivas. 3.Estmulo del compromiso personal tanto con los objetivos propios como con los objetivos organizacionales. 4.Desarrollo de controles eficaces, lo que permite medir resultados y emprender acciones correctivas, por medio del sistema y proceso del control administrativo. Deficiencias de la administracin por objetivos y algunas recomendaciones: 1.Las ineficiencias en cuanto a la enseanza de la filosofa de la APO son una de las debilidades de ciertos programas. Los administradores deben explicar a sus subordinados qu es la administracin por objetivos, como funciona, por que se aplica, que papel tendr en la evaluacin de desempeo y, sobre todo, los beneficios que ofrece a quienes participan en ella. Esta filosofa descansa en los conceptos de autocontrol y autodireccin. 2.La omisin de pautas a quienes deben establecer objetivos es otro problema comn. Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa y el lugar que sus actividades ocupan en ellas. Deben contar asimismo con premisas de planeacin y conocer las principales polticas de la compaa. 3.Una dificultad ms es la de establecer metas verificables dentro de ciertos lmites. Participantes en programas de APO han reportado en ocasiones que el excesivo nfasis en resultados econmicos presiona a los individuos hasta el punto de inducirlos a incurrir en conductas cuestionables. Para reducir la probabilidad de que se elijan medios inmorales en favor de la obtencin de resultados, la direccin general debe aprobar objetivos razonables, enunciar claramente las expectativas de comportamiento y conceder alta prioridad a la conducta tica, que debe premiarse tanto como deben castigarse las actividades inmorales. 4.Se corre el riesgo de subrayar los objetivos a corto plazo a expensas de la solidez de la organizacin a largo plazo. 5.El riesgo de la inflexibilidad puede provocar que los administradores vacilen en modificar los objetivos aun si un cambio en las condiciones obligara a tales ajustes. 6.Otros riesgos son el abuso de metas cuantitativas y la pretensin de emplear nmeros en reas en las que no son aplicables o en las que podran representar la subestimacin de objetivos importantes difciles de enunciar en trminos de resultados finales.