ACTIVITY BASED MANAGEMENT

ABM

Contenido
1. Activity Based Management ABM
1.1 Qu es un ABM?

Pag. 3
4

2. Aplicaciones y Beneficios del ABM

2.1 Aplicaciones y Beneficios 2.2 ABCM dentro del SIG y MD

9
10 30

1. Activity Based Management - ABM

Qu es un ABM?
Una herramienta estratgica para la toma de

decisiones. Un sistema de administracin para los recursos para el mejoramiento continuo. Un sistema para medir el desempeo de las diferentes reas de la empresa.

Qu es un ABM?
Activity Based Management provee a la

gerencia de un fuerte conocimiento acerca de cmo son utilizados los recursos, abastecindola con informacin detallada y precisa necesaria para:
Reducir costos de actividades. Modernizar procesos de negocios. Mejorar la medicin del desempeo. Enfocar las iniciativas estratgicas.

Qu es un ABM?
La toma de decisiones con ABM
Conductores de Costo y Medicin del desempeo

Anlisis de Actividades y Procesos

Modelo ABM

Rentabilidad del Cliente y del Producto

Acciones Rpidas Reduccin de Costos

Mejoramiento Continua

Mejoramiento de la Rentabilidad

Qu es un ABM?
APERTURA COMERCIAL PRODUCTIVIDAD CALIDAD ORIENTACIN AL CLIENTE ALTA TECNOLOGIA MAYOR FLEXIBILIDAD

Cliente toma el control Competencia se Intensifica Cambio Constante

Qu es un ABM?
ABM es una herramienta para administrar empresas: Personal Estn las personas realizando actividades eficientemente? Procesos Existen las actividades necesarias para satisfacer las necesidades de los clientes. Proveedores Cul es el costo real del material comprado? Productos Qu esta conduciendo el costo de los productos? Clientes Cules clientes son rentables y cuales no?

2. Aplicaciones y Beneficios del ABM

Aplicaciones y Beneficios
ABM es un sistema que respalda el anlisis producto/cliente, el anlisis de la performance operacional, la reingeniera organizacional y el anlisis estratgico.
Anlisis Estratgico

Anlisis de la Performance Operacional

ABM

Anlisis Producto Y Cliente

Reingeniera Organizacional

Aplicaciones y Beneficios
Ms que un Sistema de Costos, el ABM respalda el anlisis estratgico que permitir a la agencia mejorar los ingresos, reduciendo costos y determinando los Ganadores y Perdedores reales. Anlisis Estratgico Benchmarking entre Plantas- Establecer costos meta para efectos de benchmarking entre los distintos productos / procesos / segmentos. Hacer o Comprar- Evaluar los costos que se produciran por la subcontratacin de ciertas operaciones en vez de efectuarlas internamente. Precios- Determinar estrategias de precios a fin de maximizar los niveles de rentabilidad. Ganadores y Perdedores - Productos / Clientes - Canales de distribucin - Segmentos del mercado - Regiones

Aplicaciones y Beneficios
La administracin de costos Estratgica permite conocer la verdadera rentabilidad por lnea de negocio y sus causas.
RENTABILIDAD POR LINEA DE NEGOCIO
100%
0.8 8.6 6.6 2.4 10.82

80% 60% 40% 20% 0% -20%

5.1 57.8 20.5 25.1 12.1

4.05 11.39

35.5%

(0.4) Volumen Ventas Netas Costo Directo DOC (Bal disp) S/.MM S/.MM 0.8 5.1 8.6 57.8 6.6 25.1

(0.48)

-4.5%

ABCM Prod Contrib ABCM Contrib ABCM Margen ABCM VN Unitaria S/. S/.MM S/.MM Unit S/. Produccin 2.4 12.1 (0.4) 20.5 10.82 11.39 (0.48) 4.05 -4.5% 35.5%

L1 L2

Aplicaciones y Beneficios
En base alas actividades, ABM determina quienes son los ganadores, las oportunidades y los perdedores, y explica las causas tanto para productos como para clientes.
S/70.000

CURVA DE RENTABILIDAD POR PRODUCTO

S/60.000 S/50.000

GANADORES

OPORTUNIDADES

PERDEDORES

S/40.000 S/30.000 S/20.000

S/10.000 S/ 00 -S/10.000 Ventas Acum. Margen Total Contribucin

100 11 14 17 20 23 26 29 32 35 42 45 48 54 57 60 63 66 69 72 75 78 82 85 88 91 94 97 2 5 8

Aplicaciones y Beneficios
Un ejemplo de productos ganadores y perdedores que pueden fomentar cambios estratgicos:
GANANCIA DE LOS PRODUCTOS
% de Ganancia Operacional acumulada
160% 140% 115% 120% 70% 100% 80% 60% 40% 20% 0% 5 15
135% 137% 137% 137%

130%

136% 133%

126%

100%

25

35

45

55

65

75

85

95

100

% de Productos

El sistema ABM identifica que porcentaje de productos de la empresa generan las ganancias operacionales y que porcentaje estn en el punto de equilibrio o generan prdidas.

Aplicaciones y Beneficios
ABM respalda el rediseo de procesos que permita lograr costos meta, la optimizacin de la mezcla de productos y el desarrollo de un plan de rentabilidad por cliente.

Anlisis del segmento Producto/Cliente

Rentabilidad por segmento Producto/Cliente Identificar

cunto se invierte realmente en la prestacin de servicios al cliente y suministro de productos. Histricamente, los sistemas de rentabilidad por clientes y productos no han representado la relacin real que origin que los costos sean incurridos. Identificacin de costos encubiertos Los ejemplos incluyen montos por rdenes pequeas, productos en bajos volmenes, productos nicos, demanda de servicios adicionales y rapidez de suministro. Rediseos de productos y segmentos de Clientes/Productos no rentables O los procesos aplicados para producir dichos productos. Evaluar y establecer costos meta.

Aplicaciones y Beneficios
Al desarrollar una mejor comprensin de las actividades que representan valor agregado y las que no, el ABM facilita el rediseo de los procesos eliminando las ineficiencias. Anlisis de la Performance Operacional Anlisis Situacionales Desarrollar un modelo de costeo basado en actividades a fin de ejecutar y demostrar el nexo directo existente entre las decisiones tcticas y las consecuencias de costos. Administracin de Costos Proporcionar a la gerencia informacin relevante sobre las actividades sobre las cuales tiene control. Costos de Calidad Identificar y cuantificar los costos de calidad.

Aplicaciones y Beneficios
ABM optimiza el valor para el cliente eliminando los gastos innecesarios en los diferentes centros de actividad de la empresa.
Anlisis del Valor Agregado de las Actividades
Logstica

Centros de Actividades

Desarrollo de productos Produccin Control de calidad Servicio al cliente

0%

20%

40% 60% Atributos

80%

100%

Valor Agregado Cliente

Sin Valor Agregado

Aplicaciones y Beneficios
Razonando al nivel de actividades, ABM permitir costear una poltica de Calidad y orientar sus recursos. El uso de un diccionario de actividades permitir identificar los costos en relacin con la calidad dentro de la cadena de valor de la empresa. Los recursos podrn ser colocados por la gerencia en centros de actividad Prevencin, Control de Productos, Fallas internas y Fallas externas, de acuerdo a las opciones estratgicas establecidas y a las necesidades del cliente. Como cualquier gasto, la calidad ser asignada directamente a travs de conductores a productos o clientes especficos. As la Gerencia tendr una verdadera herramienta de medicin de la calidad y podr controlar y corregir sus acciones con un sistema sencillo de Reporting. De hecho, el sistema ABM provee la informacin necesaria para constituir una poltica de Total Quality Management (TQM) y ambicionar la satisfaccin para el 100% de los clientes.

Aplicaciones y Beneficios
Un ejemplo de informe ABM sobre la calidad

Aplicaciones y Beneficios
ABM respalda los esfuerzos de reingeniera organizacional que permiten a la gerencia comprender y administrar mejor los costos por los servicios de apoyo internos. Reingeniera Organizacional Grupos de trabajo interfuncionales de apoyo Crear responsables de procesos quienes se encargarn de administrar todo el proceso a travs de las diferentes funciones involucradas en l. Los responsables de procesos apoyan los esfuerzos cooperativos entre los departamentos del negocio implicados en la creacin de un producto / servicio. Racionalizacin de las reas de apoyo Identificar y cuantificar la posibilidad de reducir el costo de las actividades de apoyo. Evaluar las posibilidades de consolidacin. Cargas de costos de servicios internos Identificar los costos asociados a los servicios internos y establecer una base para cargar estos servicios.

Aplicaciones y Beneficios
ABM es una herramienta de integracin de organizaciones.
Gerencia General

Marketing &Servicios

Planificacin

Gerencia de RRHH

ABM

Gerencia Admin. & Finanzas

Gerencia Comercial

Gerencia Tcnica

Aplicaciones y Beneficios

ABM crea un ambiente favorable al desarrollo de objetivos comunes, a la comunicacin interna y as a la flexibilidad de la empresa. Enfocndose hacia las actividades, ABM permite entender las relaciones entre los diferentes sectores de la empresa. El conocimiento de los procesos y de los macroprocesos contribuye naturalmente a la identificacin de las diferentes entidades de la empresa y de las posiciones dentro de la cadena de valor de la misma. Resalta una comunicacin interna ms fuerte y flujos de informacin continuos, que permiten reacciones rpidas y coherentes ante la evolucin del mercado. ABM favorece la cooperacin, de dilogo y los flujos de comunicacin a nivel operacional. Mejora la toma de decisin al nivel de la Gerencia con un mejor acceso a la informacin y moviliza todos los recursos de la empresa para cumplir con los objetivos estratgicos.

Aplicaciones y Beneficios
ABM orienta los recursos de las empresas para adaptarse a la evolucin del mercado y a sus factores claves de xito. El modelo se basa en los anlisis de productividad del factor humano en los procesos. Ejemplo

Aplicaciones y Beneficios
ABM permite medir el impacto de los procesos en los factores crticos de xito Ejemplo: La compaa define los siguientes factores crticos de xito: FCE1: Plena Satisfaccin del Cliente : Ofrecer servicios, productos personalizados e informacin al cliente: Optimizar los procesos de atencin. FCE2: Innovacin y Creatividad : Realizar investigacin de mercados y segmentarlos. Desarrollar productos. FCE3: Solidez y Rentabilidad : Mejorar y analizar indicadores de rentabilidad. Ampliar respaldo de Reaseguradores. Aumentar participacin en el mercado. FCE4: Empleados e Intermediarios Excelentes : Perfeccionar sistemas de seleccin. Optimizar procesos de capacitacin y entrenamiento. Estructurar sistema de evaluacin del desempeo y remuneracn. FCE5: Procesos Flexibles y Eficientes : Redisear procesos orientados al cliente. Mejorar ndices de productividad y definir el modelo de control de la Compaa. FCE6: Excelencia Informtica : Tener procesos sistematizados y en lnea. Establecer comunicacin interactiva con clientes e intermediarios e implantar un Sistema de Informacin integrado y confiable.

A continuacin se mostrar el impacto de los procesos en los factores crticos de xito con la siguiente simbologa

Alto Impacto

Mediano Impacto

Bajo Impacto

Aplicaciones y Beneficios
y as optimizar las decisiones de management y la orientacin del negocio. Ejemplo: (continuacin)

Aplicaciones y Beneficios
ABM Permitir a la compaa analizar su cadena de valor para determinar cmo se compara sta con las que prevalecen en la industria (Benchmarking)

Compra

Transmisin

Distribucin

Prestacin de Servicios a los Clientes

65 80 %

Actividades de Soporte Administracin

10 15%

10 20%

Aplicaciones y Beneficios
y determinar es la composicin de la cadena al interior de la empresa. Por ejemplo:
Planeacin y direccin Comunicaciones y relaciones pblicas Administrativo Servicios a filiales Servicios generales Tecnologas de informacin Procesos de Administracin de recursos financieros Administracin de recursos humanos Soporte Control de negocio Gestin legal 3% 10% 8% 20% 3% 2% Procesos
Seleccin de mercados Desarrollo de servicios

Primarios

Mercadeo

Compras

Procesos

Servicios clientes externos

Comercializacin De productos

Transmisin

Distribucin

Total____ MOD (x%) Indir. (x%)

10% 2% 1% 15% 12% 6% 5% 2% 1% 2%

Total____ MOD (x%) Indir. (x%)

Aplicaciones y Beneficios
ABM crea un canal de retroalimentacin para el mejoramiento Entender los mercados & Clientes continuo.
Desarrollar Visin & Estrategia Disear Productos Organizacin Funcional
Prisma de Proceso ABM

Comercializar & Vender Producir y Entregar Productos Facturar & Servicio al Cliente Desarrollar los Recursos Humanos Administrar la Informacin Administrar las Finanzas Efectuar el Programa Ambiental Administrar las Relaciones Externas

Implementar soluciones y motivar a la organizacin

Justificar la inversin en facilitadores de tecnologa

Aplicar tcnicas de Rediseo

Procesos Enfocados para mejoramiento, toma de decisiones informadas

Mejoramiento Continuo

Aplicaciones y Beneficios
Asimismo, KPMG ha trabajado con compaas que han implementado sistemas basados en actividades como un medio de apoyo a otras actividades complementarias.
* Modelo Estratgico EVM * Herramientas de Administracin ABM * Sistemas de Medicin Balanced Score Card /Benchmarking BPI / ERPs

* Mejoras Operacionales

ABCM dentro del SIG y MD

Es importante conocer donde se encuadra el ABM dentro de un sistema integral de gestin y medicin del desempeo.
Modelo del negocio Fuerzas y agentes externos

Alineamiento funcional del modelo de gestin Gestin de la cadena de suministros

Detallistas Productores Proveedores Distribuidores Consumidores Flujo de informacin Flujo de Productos Flujo Financiero

Modelo de Gestin
Divisin Funcional Actividades de Soporte Operaciones Comercializacin Actividades de Soporte Administracin
Preguntas claves - Cul es la entrada / salida? - Quin lo ejecuta? - Quin es dueo de la informacin? - Quin es el responsable?

Productos

Mercados

Mercados

Procesos
GF

ORGANIGRAMA

GT

Alianzas

GG GRH GD GC

CENTROS DE COSTOS

Sistema integral de Gestin y medicin del Desempeo

Registros contables por centros de costos

ABCM
Por proceso/centros de costos

Conciliacin Presupuestos por Centros de costos Conciliacin Costos e Indicadores meta

Recomendaciones de mejora Presupuestos de Gastos y costos e Indicadores meta

Operacin

INDICADORES DE GESTION

Ejecucin de Recomendaciones