REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMN RODRGUEZ COORDINACIN DE PASANTAS NCLEO ARAURE

PLAN DE TRABAJO EN EL: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA AGRO SERVICIOS EL PLAYON, C.A. (ASERPLA)

Facturacin y cobranzas

Autor: Artiaga Omara C.I. V.- 19.052.513.

Araure, Enero del 2014

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMN RODRGUEZ COORDINACIN DE PASANTAS NCLEO ARAURE

PLAN DE TRABAJO EN EL: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA AGRO SERVICIOS EL PLAYON, C.A. (ASERPLA)

Autor: Artiaga Omara C.I. V.- 19.052.513. Carrera: Licenciatura en Administracin. Mencin: Recursos Materiales Financieros. Tutor Acadmico: Gladys Arellano. Tutor Empresarial: Francyne Duarte. Coordinadora de Pasanta: Sonia Pineda. Araure, Enero del 2014

PRESENTACION

La alta complejidad y competitiva de los mercados, requiere de un mximo de eficacia y eficiencia en el manejo de las empresas. Asegurar niveles mnimos de rentabilidad implica hoy da la necesidad de un alto aporte de creatividad destinado a encontrar nuevas formas de garantizar el xito. Lo primero que debe comprenderse dentro de este nuevo contexto es la interrelacin entre los diversos procesos que realiza la empresa. Al hablar de empresas de servicios se debe tomar en cuenta que las mismas toman como criterio la departamentalizacin de la organizacin, logrando con esto delegar funciones a las personas que se consideren capacitadas para ejercer los cargos que cada departamento exige. Otro punto importante que podemos tratar en el desarrollo del presente trabajo es como se encuentra organizada la institucin a la cual vamos a llegar como un apoyo y por el mismo vamos a recibir ayuda que nos fortalecer en cuanto a lo relacionado con la experiencia obtenida. La puesta en prctica de dichos conocimientos se llevara a cabo en el Departamento Administrativo de la Empresa Agro Servicios El Playn, C.A. (Aserpla) Ubicada en Santa Rosala, Estado Portuguesa. Po tanto a continuacin se presentara tanto las actividades a realizar durante las pasantas como los objetivos de la misma, as como tambin informacin sobre la institucin donde se realizan.

FUNDAMENTACIN

Las pasantas es un requisito que debe cumplir el participante para poder optar por el ttulo de Licenciado en Administracin Mencin Recursos Materiales y Financieros ya que el Art. 45 del reglamento de rgimen de estudio contempla. es la tcnica de aprendizaje de naturaleza Interdisciplinaria destinada a vincular los procesos de aprendizaje con las necesidades practicas del trabajo y conforme a su perfil profesional, si bien dichas actividades prcticas por parte del participante estarn coordinadas por la unidad responsable de Pasantas y se regirn por la normativa establecida, las cuales tendrn un valor acadmico de (20) unidades crditos cumplidas en un periodo de tres meses (480) horas equivalentes a 60 das de trabajo. Por lo tanto para el cumplimiento de las pasantas y as poder optar por el ttulo de Licenciado en Administracin Mencin Recursos Materiales y Financieros se realizaran en el Departamento Administrativo de la Empresa AGRO SERVICIOS El Playn, C.A. (ASERPLA)

CONTEXTO ORGANIZACIONAL Resea Histrica

La empresa Agro Servicios El Playn C.A nace por iniciativa de un grupo de productores de la zona agrcola del Playn. Municipio Santa Rosala, Ya que en esa comunidad no exista un distribuidor de insumos agrcolas y el ms cercano estaba a unos 20 KM., esto genera una gran inquietud ya que los productores invertan mucho tiempo en la bsqueda de los mejores precios y condiciones para la adquisicin de productos y semillas. Dentro de las expectativas se une una iniciativa del piloto de fumigacin Capitn Alexis Hernndez, el Ingeniero Agrnomo Mauro Tarquini, Economista Fabricio Petrucci, el piloto de fumigacin Edgar Snchez, el Productor Agropecuario Remo Di Prieto, el Tcnico Agropecuario Henry Aranguren entre otros. Luego de varias reuniones se funda la primera empresa de servicios agropecuarios en la zona denominada Agro Servicios El Playn C.A. (ASERPLA) el da 18 de agosto de 1998, en la comunidad DE Santa Rosala. Luego de afianzarse como distribuidor de productos qumicos y semillas, fue tambin creciendo la participacin en el mercado, es cuando se plantea la posibilidad de abrir una sucursal en las ciudades de Acarigua Araure y abren una oficina el Centro Comercial El Roble es una alianza hecha con la firma Servizar C.A. ellos se encargan de la venta y cobro de Aserpla C.A. de la administracin general de la empresa, Posteriormente la empresa adquiere un local comercial en la carretera va Payara en el Centro Industrial Payara y abre un nuevo punto de venta y hasta noviembre 2004 mantiene relaciones comerciales con la empresa Servizar. Desde la fecha y hasta hoy da de la empresa Aserpla C.A. realiza sus operaciones comerciales en su sede central en el Municipio Santa Rosala, en el Centro Comercial El Roble y el Centro Comercial Payara, escalando

peldaos y posicionndose como una de las principales empresas en el ramo de los agros qumicos y semillas.
Organizacin y funciones El proyecto fue elaborado en base a principios y normas de administracin generalmente aceptados, basados en la necesidad de contar con una organizacin capaz de cubrir todos los aspectos relacionados con los objetivos de la organizacin. Objetivos: Agro Servicios El Playn, C.A.; tendr como objeto, todo lo relacionado con la prestacin de servicios agrcolas, tales como riego, preparacin, mecanizacin, limpieza, nivelacin, fumigacin y siembra, aplicacin de fertilizantes, herbicidas y pesticidas, asesoramiento tcnico, elaboracin de proyectos agropecuarios, nivelacin y mantenimiento de fincas en general, asi como la compra, venta, distribucin, almacenamiento, comercializacin, importacin y exportacin al mayor y detal de productos fitosanitarios de uso agrcola y el transporte de los productos e insumos indicados. Misin: desarrollo econmico, social y profesional del agricultor, mediante el abastecimiento de bienes e insumos, asistencia tcnica y capacitacin agrcola, generando un sistema agroalimentario capaz de satisfacer las necesidades de consumo de alimentos, garantizando rentabilidad y eficiencia en el negocio agrcola, para el beneficio de los productores, agroindustria y consumidores. Visin: sin productores no hay agricultura y sin agricultura existira escases de alimentos, es por esto que en Agro servicios El Playn, C.A; nuestros mayores esfuerzos estn en ser lderes a nivel regional en el asesoramiento, apoyo y asistencia tcnica a los agricultores, aportando de esta manera mejoras significativas en este sector econmico tan importante. Valores: en Agro Servicios El Playn, C.A.; se cree en la responsabilidad social como contribucin activa de la empresa al mejoramiento social y econmico del entorno interno y externo, fundamentndose en la honestidad, desarrollo profesional, confianza, respeto, tica, calidad, trabajo en equipo e innovacin, valores estos que apoyan el cumplimiento de nuestros objetivos y por ende la misin de la organizacin. Estructura organizativa: la estructura organizacional de la compaa establece claramente los niveles jerrquicos, la unidad de mando, las funciones de lnea, de apoyo y de asesora, as mismo, presenta un equilibrio en cuanto a la distribucin de niveles y responsabilidades que permite ejercer un control eficiente para el cumplimiento de las funciones asignadas a cada unidad en el presente manual

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS ASESOR CONTABLE DIRECCION GENERAL (SR. FABRIZIO PETRUCCI)

PRESIDENCIA (ING. MAURO TARQUINI)

VICE-PRESIDENCIA (SR. HENRRY ARANGUREN)

GERENCIA ADMINISTRATIVA (FRANCINE DUARTE)

GERENCIA DE RRHH (FRANCINE DUARTE)

GERENCIA DE VENTAS (DARWIN SUAREZ)

MENSAJERIA (FRANKLIN HERNADEZ)

Asist. Administrativo (SUC. ACARIGUA) (NANCY RODRIGUEZ)

VIGILANCIA (EL PLAYON-ACARIGUA) (WILLIAN CASTILLOFRANCISCO OCHOA)

DPTO. DE SERVICIO TECNICO (EL PLAYONACARIGUA) (HIGINIO LINAREZ)

COBRANZA (SUC. ACARIGUA) (GISELA PEREZ)

MANTENIMIENTO (EL PLAYONACARIGUA) (CALIZ BERRIOSROSA OCHOA)

ALMACEN/DEPOSITARIO (EL PLAYON-ACARIGUA) (ROLANDO RODRIGUEZJOSE COLMENAREZ)

OBJETIVO DE LAS PASANTIAS

Objetivos General Analizar el procedimiento en el departamento Administrativo ASERPLA, que permitan poner en prctica los conocimientos adquiridos en la Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez de Araure, servir de apoyo a la empresa para poner en prctica los conocimientos adquiridos, con el fin de adquirir experiencia como futuro profesional.

Objetivos especficos. Archivar documentos administrativos, para llevar un estricto orden de los mismos. Dirigir, planificar, coordinar, supervisar, y evaluar las actividades relacionadas con la gestin del rea administrativa. Asumir responsabilidades en las tareas a realizar durante el periodo de la pasanta. Obtener la mayor destreza posible en el desenvolvimiento del trabajo asignado. Finalizar con xito la pasanta para dejar una imagen excelente de la casa de estudio UNESR.

ACTIVIDADES A REALIZAR, ASERPLA Al momento de incorporarse a la institucin deben brindarle al pasante toda la informacin en lo concerniente a la actividad que vaya a realizar as como tambin las normas que debe seguir para que de esta manera pueda llevar a cabo de forma efectiva sus actividades las cuales pueden ser:

Archivar informacin importante sobre pagos e ingresos para mantener un orden en la ubicacin de la informacin. Realizar Memorndum y sueldo promedio para vacaciones.

Desglosamiento y revisin de la recepcin y despachos a diarios. Recibir y Ordenar documentacin de clientes.

Recibir y Ordenar documentacin de Proveedores para pagos de Subsidio. Desglose de caja chica. Realizar Orden de Compra

Es importante resaltar que la administracin de carcter social se rige por una serie de valores morales ante la sociedad como lo son:

La Responsabilidad. La Honestidad La Lealtad La Experiencia

Recursos utilizados Los recursos es un complemento que brinda la institucin para llevar a cabo sus actividades y que sin ellos esta no funcionaria, existen recursos humanos o talento humano, que son la parte ms importante de la empresa tambin existen los recursos materiales y tecnolgicos que son los instrumentos necesitados por el hombre, esta combinacin llevan a la empresa a un buen funcionamiento y capacidad productiva. Recurso humano. Ing. Mauro Tarquini. Gerencia Administrativa (Francyne Duarte)

Recursos materiales. Bolgrafos Carpetas marrn, amarillas, mayka. Cintas Adhesivas Clips Corrector Grapadora, grapas y saca grapas Pginas tamao carta, oficio y extra oficio

 Perforadoras Sello y almohadilla Tijeras Resaltadores Block de Notas Libros de Contabilidad Archivadores Estante Sobres blancos pequeos Sobre Manila (tamao carta y oficio).

Recursos tecnolgicos.

Computadoras Impresoras Calculadoras Internet Telfonos Fotocopiadora

CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES ASOCIACION DE PRODUCTORES RURALES EL PLAYON (ASERPLA) INICIO: ENERO 2014 CULMINACIN: ABRIL 2014 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM FECHA 13/01/14 AL 17/ 01/14 13/01/14 AL 17/ 01/14 TAREA ARCHIVAR ATENCION AL PUBLICO DEPARTAMENTO VENTAS VENTAS

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

FECHA 20/01/14 AL 24/01/14 20/01/14 AL 24/01/14

TAREA FACTURAR ARCHIVAR FACTURAS

DEPARTAMENTO VENTAS VENTAS

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

FECHA 27/01/14 AL 31/01/14 27/01/14 AL 31/01/14

TAREA REALIZAR NOMINA

ARCHIVAR DOCUMENTOS DE PERSONAL

DEPARTAMENTO RRHH RRHH

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

FECHA 03/0214 AL 07/02/14 03/0214 AL 07/02/14

TAREA
PLANIFICAR VACACIONES DE LOS TRABAJADORES

DEPARTAMENTO RRHH RRHH

ARCHIVAR PLANILLAS DE ASISTENCIA

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

FECHA 10/02/14 AL 14/02/14 10/02/14 AL 14/02/14

TAREA ORDENAR COMPARA EM SISTEMA ATENCION AL PUBLICO

DEPARTAMENTO COMPRA VENTA

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

FECHA 17/02/14 AL 21/02/14 17/02/14 AL 21/02/14

TAREA CONCILIACION BANCARIA CONCILIACION BANCARIA

DEPARTAMENTO BANCO BANCO

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

FECHA 24/02/14/ AL 28/02/14 24/02/14/ AL 28/02/14

TAREA ARCHIVAR ATENCION AL PUBLICO

DEPARTAMENTO VENTA VENTA

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

FECHA 05/03/14 AL 07/03/14 05/03/14 AL 07/03/14

TAREA ARCHIVAR ATENCION AL PUBLICO

DEPARTAMENTO VENTAS VENTAS

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

FECHA 10/03/14 AL 14/03/14 10/03/14 AL 14/03/14

TAREA ORDENAR COMPRA EN SISTEMA ATENCION AL PUBLICO

DEPARTAMENTO COMPRA VENTAS

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

FECHA 17/03/14 AL 21/03/14 17/03/14 AL 21/03/14

TAREA REALIZAR NOMINA ARCHIVAR DOCUMENTOS DE PERSONAL

DEPARTAMENTO RRHH RRHH

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

FECHA 24/03/14 AL 28/03/14 24/03/14 AL 28/03/14

TAREA INVENTARIO-REVISION-KARDEX INVENTARIO-REVISION-KARDEX

DEPARTAMENTO VENTAS VENTAS

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

FECHA 31/03/14 31/03/14

TAREA CAJA CHICA CAJA CHICA

DEPARTAMENTO RRHH RRHH

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

DIA 01/04/14 AL 04/04/14 01/04/14 AL 04/04/14

TAREA CONCILIACION BANCARIA CONCILIACION BANCARIA

DEPARTAMENTO BANCO BANCO

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

DIA 07/04/14 AL 11/04/14 07/04/14 AL11/04/14

TAREA LIBRO DIARIO LIBRO DIARIO

DEPARTAMENTO RRHH RRHH

HORA 7:30 AM A 12:00 M 2:00 PM A 5:30PM

DIA 14/04/14 14/04/14

TAREA COMPROBANTE DE CHEQUE COMPROBANTE DE CHEQUE

DEPARTAMENTO BANCO BANCO