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PHARMA Controle Informatizado de Psicotrpicos e Entorpecentes

SISTEMA DE CONTROLE DE PSICOTRPICOS E ENTORPECENTES

Conceitos Tem por finalidade atender as necessidades de controle e registro de movimentaes de medicamentos controlados exigidos pela portaria 344/98 do Ministrio da Sade, substituindo o trabalho m anual de preenchimento dos livros de Registros Especficos em Drogarias e farmcias, emitin do todos os relatrios exigidos, alm da criao do arquivo XML exigido pela ANVISA (Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria). Os processos do sistema so os segui ntes: I. II. III. IV. V. Personalizao do sistema (Cadastro das Informaes da Empresa); Controle de Estoque de Psicotrpicos; Movimentaes de Medicamentos (Entrada e Sada); Emisso de relatrios exigidos por lei. Elaborao dos Livros de Registros Especficos.

de suma importncia ressaltar que, na filosofia do Sistema, todo o processo de movimentao dos medicamentos deve ser efetuado corretamente para que os relatrios emitidos sejam fidedignos. 1. Logon no sistema 1.1Logon: Conceitos Esse processo serve para mante r um nvel segurana do sistema, visto que somente os usurio cadastrados possuem acesso ao sistema.

Digite aqui seu nome de usurio

Digite aqui sua senha

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E.C.PHARMA Controle Informatizado de Psicotrpicos e Entorpecentes 1.2 Personalizao do sistema: Conceitos Esse processo serve para que o sistema possua as informaes da empresa, fa rmacutico responsvel, alvar sanitrio, etc. Informaes essas que sero utilizadas na emisso dos relatrios do sistema. Este processo executado corretamente s precisa ser executado na primeira vez em que o sistema foi aberto, no sendo necessrio que toda vez que abrir o sistema informar os dados novamente. Cadastro de usurio: O usurio padro do sistema FARMACEUTICO, senha: 123, depois que j estiver logado no sistema, poder ser feito personalizao do usurio. Para fazer o cadastro ou a modificao de usurios j existentes, selecione no menu operaes/usurios.

Selecione NOVO para criar um novo usurio. Selecione MODIFICAR para modificar algum usurio existente

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Cadastrando a Empresa Selecione o menu Operaes/Dados da Empresa e Selecione MODIFCAR empresa. para inserir os dados da sua

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Trimestre de Escriturao Antes de comear a realizar os cadastros e a movimentao de medicamentos, necessrio iniciar o Trimestre de escriturao. O pedido de inicio de trimestre de escriturao feito automaticamente na primeira vez em que for realizada uma entrada de medicamentos no sistema .

Verifique se a data apresentada corresponde ao trimestre no qual voc esta trabalhando.

Clicando em Iniciar, ira aparecer uma tela fazendo a seguinte pergunta:

Selecione Sim.

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E.C.PHARMA Controle Informatizado de Psicotrpicos e Entorpecentes 2. Utilizao do sistema 2.1.Menu principal Comentrios O menu principal do sistema de onde partem todas as operaes de controle de psicotrpicos, desde o cadastro, movimentao, emisso de relatrios , at a prpria manuteno do sistema. No m enu principal tambm pode notar a presena de alguns elementos: Menu de navegao, Nome do usurio ativo do sistema e teclas de utilitrios.

2.1.1 Menu Arquivos Utilizao Cadastro de medicamentos Cadastro de Forma farmacu tica Cadastro de Livro de Registros Especficos Cadastro de Fornecedores Cadastro de Fabricantes

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E.C.PHARMA Controle Informatizado de Psicotrpicos e Entorpecentes Cadastro de cdigos DCB Cadastro de Compradores Cadastro de pacientes Cadastro de prescritores Cadastro de Filiais

Comentrios Como mostrado nos tpicos a nteriores, no menu arquivos onde se cadastram as informaes que sero utilizadas para as movimentaes dos medicamentos no sistema

2.1.1.1 Medicamentos Conceitos Cadastro de todos os medicamentos psicotrpicos utilizados pelo estabelecimento em ques to, (O sistema j possui mais de 900 medicamentos previamente cadastrados). Utilizao O processo de cadastro de medicamentos feito da seguinte forma: Selecione com o mouse a opo menu arquivo s / medicamentos.

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Para fazer um novo cadastro de medicamento, selecione NOVO e entre com as informaes exigidas. Para modificar o cadastro de um medicamento j existente, selecione MODIFICAR. Selecione SALVAR quando desejar salvar alguma modificao ou cadastro realizad o. Selecione CANCELAR quando no desejar salvar alguma modificao ou cadastro realizado. Para excluir algum medicamento cadastrado Selecione EXCLUIR.

OBS: Esse Procedimento citado acima para a realizao do cadastro e manuteno de medicamentos um procedimento padro, portanto todos os cadastros realizados no sistema sero feito da mesma maneira.

Para realizar uma consulta nos medicamentos cadastrados Selecione CONSULTA.

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OBS: para facilitar a sua consulta entre os medicamentos, cliq ue com o boto esquerdo do mouse em cima da barra Medicamento e em seguida clique em Procurar.

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E.C.PHARMA Controle Informatizado de Psicotrpicos e Entorpecentes Depois de feito isso aparecer uma tela de busca, onde ser digitado o nome do medicamento desejado.

2.1.1.2 Forma Farmacutica Conceitos Cadastros, manuteno e consulta de todas as formas farmacuticas dos medicamentos cadastrados. Utilizao O processo de consulta e manuteno das formas farmacuticas feito da seguinte forma: Selecione com o mouse a opo menu Arquivo s/Forma farmacutica, (use o Procedimento padro de cadastro mencionado na p gina 5).

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OBS: a funo procurar mencionada no cadastro de medicamentos pode ser usada tanto na consulta de formas farmacuticas quanto em quaisquer outra consulta realizada no s istema.

2.1.1.3 Livros Especficos Conceito Prepara a impresso dos livros de registros especficos. Utilizao O Processo de Impresso dos livros especficos feito da seguinte forma: Selecione com o mouse a opo menu arquivo s/livros especficos.

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Ao clica no boto Imprimir ir surgir uma tela com os detalhes do livro a ser impresso.

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E.C.PHARMA Controle Informatizado de Psicotrpicos e Entorpecentes 2.1.1.4 Fornecedores Conceitos Cadastro de todos os fornecedores que distribuem medicamentos para o estabelecimento . Utilizao O processo de cadastro de fornecedores feito da seguinte forma : Selecione com o mouse a opo menu arquivo s/Fornecedores, (use o Procedimento padro de cadastro mencionado na p gina 5).

2.1.1.5 Fabricantes Conceitos Cadastro dos laboratrios fabricantes dos psico trpicos e entorpecentes, Utilizao O Processo de cadastro de Fabricantes feito da seguinte forma Selecione com o mouse a opo menu arquivos/Fabricante , (use o Procedimento padro de cadastro mencionado na p gina 5).

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2.1.1.6 Cadastro de DCB (Denominao Comum Brasileira) Conceitos Cdigo utilizado na identificao da composio qumica do medicamento. Utilizao O processo de Cadastro e Manuteno de DCBs feito da seguinte forma: Selecione com o mouse a opo menu arquivos/DCB , (use o Procedimento padro de cadastro mencionado na p gina 5).

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2.1.1.7 Cadastro de Compradores Conceito Cadastro de todos os compradores do estabelecimento. Utilizao O cadastro de compradores feito da seguinte forma: Selecione com o mouse a opo menu arquivos/comprador, (use o Procedimento padro de cadastro mencionado na p gina 5).

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2.1.1.8 Pacientes Conceitos Cadastro de todos os pacientes do estabelecimento. Utilizao O cadastro de pacientes feito da seguint e forma: Selecione com o mouse a opo menu arquivos/Pacientes, (use o Procedimento padro de cadastro mencionado na p gina 5).

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2.1.1.9 Prescritores Conceito Cadastros de todos os Prescritores . Utilizao O cadastro de Prescritores feito da seguinte forma: Selecione com o mouse a opo menu arquivos/Emissor, (use o Procedimento padro de cadastro mencionado na p gina 5).

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2.1.1.10 Filiais Conceito Cadastros de todas as Filiais do estabelecimento. Utilizao O cadastro de Filiais feito da seguinte forma: Selecione com o mouse a opo menu arquivos/ Filiais, (use o Procedimento padro de cadastro mencionado na p gina 5).

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E.C.PHARMA Controle Informatizado de Psicotrpicos e Entorpecentes 2.1.2 Menu Movimentaes Utilizao Registrar as movimentaes de medicamentos Organizar tipos de movimentaes Realizar transferencias de medicamentos entre estabelecimentos

Comentrios O registro correto das movimentaes de fundamental importncia para o funcionamento do sistema, tendo em vista a confiabilidade dos relatrios. As opes que o sistema oferece so: Entradas: Nessa opo so realizadas as entradas com Nota Fiscal, Balano ou Entrada por transferncia de outro estabelecimento. Sada por Dispensao: Na dispensao so executadas as sadas dos produtos, tanto liberao para clientes. Sada por Transferncia: Informa quando liberada uma medicao para outro estabelecimento (Filiais). Sada por Perda: Na perda so executadas as sadas dos produtos por avaria, furtos, apreenso ou expirao do prazo de validade.

2.1.2.1 Entradas Conceitos Registrar as entradas de medicaes no sistema. Utilizao Selecione com o mouse a opo Menu Movimentaes / Entradas Na tela de entrada de medicamentos necessrio preencher as seguintes informaes: Data da entra e a data da nota. Fornecedor. Pressione F2 para localizar um fornecedor j cadastrado ou clique em novo ou F3 pra cadastrar um novo fornecedor no sistema. Medicamento. Pressione F4 para localizar um medicamento j cadastrado no sistema ou clique em novo ou pressione F5 para cadastrar um novo medicamento. Indique a quantidade, lote e data de validade do medicamento, e se necessrio deixe alguma observao. Clique em INSERIR para concluir. Para comear uma nova entrada clique em NOVA NOTA.

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Filtro Conceitos O filtro facilita a busca de itens no histrico de movimentao de medicamentos. Utilizao Selecione Filtro no Histrico de qualquer tipo de movimentao de medicamentos realizado no sistema.

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E.C.PHARMA Controle Informatizado de Psicotrpicos e Entorpecentes Em ENTRADA DE MEDICAMENTOS, o filtro pode ser realizado de quatr o maneiras: Por data insira a data da nota fiscal. Por fornecedor insira o cdigo ou o nome do fornecedor. Por nota fiscal insira o numero da nota fiscal . Por medicamento insira o cdigo ou o nome do medicamento . Em SADA DE MEDICAMENTOS POR DIS PENSAO , o filtro pode ser realizado de quatro maneiras: Por data insira a data da sada do medicamento. Por receita insira o numero da receita. Por comprador insira o cdigo ou o nome do comprador. Por medicamento insira o cdigo ou o nome do med icamento.

Em SADA DE MEDICAMENTOS POR PERDA , o filtro pode ser realizado de duas maneiras: Por data insira a data da nota fiscal. Por medicamento insira o cdigo ou o nome do medicamento. Em SADA DE MEDICAMENTOS POR TRANFERNCIA , o filtro pode ser realizado de quatro maneiras: Por data insira a data da nota fiscal. Por filial insira o cdigo ou o nome da filial. Por nota fiscal insira o numero da nota fiscal. Por medicamento insira o cdigo ou o nome do medicamento. 2.1.2.2 Dispensao Conceitos Registrar as sadas de medicaes no sistema para clientes. Utilizao Manter atualizado as informaes de sadas de medicaes para fidelidade dos relatrios de movimentaes e posio de estoque. Selecione com o mouse a opo Menu Movimenta o / Sada / Dispensao. Na tela de sada por dispensao de medicamentos necessrio preencher as seguintes informaes: Data da sada e data da receita. Comprador. Pressione F6 para localizar um comprador cadastrado ou F7 para cadastrar um novo comprador . Paciente. Pressione F8 para localizar um paciente cadastrado ou F9 para cadastrar um novo paciente. Prescritor. Pressione F10 para localizar um Prescritor cadastrado ou F11 para cadastrar um novo Prescritor. Numero da receita. Medicamento. Pressione F4 para localiza um medicamento. E em seguida insira a quantidade prescrita. Clique em SALVAR para finalizar a sada, e em NOVA RECEITA para iniciar uma nova receita.

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2.1.2.3 Perdas Conceitos Registrar as sadas de medicaes no sistema por moti vos de avaria, furtos, apreenso ou expirao do prazo de validade. Utilizao Manter atualizado as informaes de sadas de medicaes para fidelidade dos relatrios de movimentaes e posio de estoque. Selecione com o mouse a opo Menu Movimentao / Sada / Perda. Na tela de sada por perda de medicamentos necessrio preencher as seguintes informaes: Data da perda, nome do medicamento, fabricante, lote, validade estoque , selecione o motivo da perda que varia entre: furto/ roubo, avaria, validade vencida, apreenso, perda no processo, coleta para o controle de qualidade e perda de excluso da portaria 344, e a quantidade do medicamento. O processo de insero dessas informaes ao sistema igual aos anteriormente descritos.

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2.1.24 Transferncias Conceitos A opo de transferncia serve para executar a sadas para outra unidade, farmcia ou estabelecimento. Utilizao Manter atualizado as informaes de sadas de medicaes para fidelidade dos relatrios de movimentaes e posio de estoque. Selecione com o mouse a opo Menu Movimentao / Sada / Transferncia. A opo de transferncia serve para executar a sadas para outra unidade, farmcia ou estabelecimento. Nesse processo, precisa informar o n da nota fiscal de sada, data de emisso e digitar o nom e do estabelecimento de destino, alem do medicamento que ser transferido O processo de insero dessas informaes ao sistema igual aos anteriormente descritos.

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2.1.3.Relatrios Conceitos Exibir informaes fiis contidas no sistema aos usur ios quando solicitados. Utilizao Ter posicionamento da quantidade de itens no estoque Emitir os relatrios exigidos pela lei que regulamenta o controle de medicamentos psicotrpicos Emitir relatrios dos livros especficos Ter relatrio de movimentao de medicamentos As opes de relatrios so: Relatrio de Fornecedores Exibe uma listagem com os dados dos fornecedores cadastrados no sistema Lista de Medicamentos Exibe as informaes por ordem alfabtica de medicamentos com a quantidade em estoque. Estoque de Medicamentos Exibe quantidade atual de medicamentos no estoque Relatrio Mensal de Notificao de Receita A Informa as movimentaes de sadas de medicamentos notificao A Balano completo de medicamentos Balano de movimentao de itens

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E.C.PHARMA Controle Informatizado de Psicotrpicos e Entorpecentes Como so exibidos os relatrios: 2.1.3.1. Relatrio de Fornecedores Selecione Menu Balanos e Relatrios / Relatrio de Fornecedores Exibe uma listagem com os dados de todos os fornecedores cadastrados no sistema .

As informaes exibidas no re latrio so: Cdigo, Razo Social, CNPJ / CGC, Endereo completo, Inscrio Estadual e Telefone.

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2.1.3.2 Lista de Medicamentos Selecione Menu Balanos e Relatrios /Lista de Medicamentos Exibe as informaes por ordem alfabtica de medicam entos com a quantidade em estoque.

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2.1.3.3 Estoque de medicamentos Selecione Menu Balanos e Relatrios/Estoque de medicamentos Exibe quantidade atual de medicamentos no estoque.

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2.1.3.4. Rel. Mensal de Notif . de Receitas A - Selecione Menu Balanos e Relatrios/Relao mensal de notificaes de receita A (RMNRA) Ser solicitado o perodo em que se deseja consultar a movimentao. Informe a data inicial e a data final. O relatrio exibe no cabealho Toda s as informaes da Farmcia, como: CNPJ, Alvar da Secr. De Sade, N da licena, Autoridade Sanitria, Endereo da empresa, Farmacutico Responsvel e local para carimbo da empresa. No corpo do relatrio exibido o Cdigo DCB, substancia nome do medicamento, apresentao, n da receita, data da liberao, CRM do mdico, nome do medico, qtde prescrita e qtde dispensada.

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2.1.3.5 Estoque de medicamentos Selecione Menu Balanos e Relatrios/Balano completo de medicamentos. Ser solicitadas quais listas ser mostrada no balano (sendo que as listas A1. A2, A3, B2 e C4 so obrigatrias), o trimestre e o ano em que se deseja consultar a movimentao e se deseja a capa, balano completo de medicamentos e balanos de aquisies.

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Opes dos relatrios

Zoom do relatrio Altera as paginas do relatrio Acessar a pagina desejada diretamente Procura por texto no relatrio Respectivamente: configurao da impressora e imprimir relatrio Respectivamente: salvar relatrio e abri r relatrio previamente salvo

2.1.4. Operaes Conceitos Manuteno do sistema. 2.1.4.1 livro de registros especficos Conceitos Exibe a movimentao dos itens agrupados pelo livro correspondente. Utilizao Selecione o menu Operaes/ livro de registros especficos

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2.1.4.2 Manuteno do Banco de Dados Histrico Conceitos Manuteno e restaurao do bando de dados do Sistema, criando backup do seu banco de dados . Utilizao Para criar um backup selecione o menu Operae s/ Manuteno do Banco de Dados Histrico e em seguida clique em BACKUP .

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E.C.PHARMA Controle Informatizado de Psicotrpicos e Entorpecentes Para fazer a restaurao do bando de dados do sistema selecione RESTAURAO e em seguida selecione RESTAURAR.

2.1.4.3 XML ANVISA Conceitos Criao do arquivo XML exigido pel a ANVISA (Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria). Utilizao Selecione menu Operaes/ XML ANVISA. Ser solicitado o perodo em que se deseja criar o arquivo XML Clique em SALVAR.

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E.C.PHARMA Controle Informatizado de Psicotrpicos e Entorpecentes 2.1.4.4 Inserir Cdigo Conceitos Local onde ser inserido o novo cdigo para a modificao da data de validade do funcionamento do sistema Utilizao Selecione menu Operaes/ Inserir Cdigo

2.1.5 Menu rpido Conceitos Menu rpido um conjunto de atalhos que facilitam e agilizam a utilizao do sistema.

Medicamentos (cadastro)

DCB (cadastro)

Livro de registros especficos (cadastro)

Entrada de Medicamentos

Sada de Medicamentos (por dispensao)

Registros especficos

Estoque de medicamentos

Relao mensal de notificao de Receita A

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Balano completo de medicamentos

Criao do arquivo XML

Sair do Sistema

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