LIBROS ELECTRONICOS SUNAT

INTRODUCCION
Mediante Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y sus modificatorias se

establecieron las disposiciones para que los contribuyentes puedan implementar el llevado de sus libros y registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrnica. Dicha normativa est vigente desde el 01 de julio de 2010. Aprovechando del avance en las tecnologas de la informacin y comunicacin, la SUNAT pone a disposicin el Sistema de Libros Electrnicos, el cual genera ahorros en tiempo y dinero a favor del contribuyente al eliminar gastos como el de legalizacin, impresin, almacenamiento y seguridad que representa actualmente el llevado de Libros y/o Registros Contables y Tributarios de manera fsica. Con este sistema alternativo que facilita el cumplimiento del llevado de libros contables, tambin se logra mejorar la competitividad de las empresas y, adicionalmente, ayudar a la proteccin del medio ambiente al no usar papel. Las disposiciones para el tratamiento tributario de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios llevados de manera electrnica estn referidas a: El procedimiento para el llevado. El sistema de llevado. El Programa de Libros Electrnicos PLE. Afiliacin al Sistema y sus efectos. La forma en la cual debern ser llevados. Los plazos mximos de atraso. La conservacin, prdida o destruccin de los libros. El cierre. Nombre, Estructura, contenido y validaciones de acuerdo a lo dispuesto en los Anexos 1, 2 y 3 de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y modificatorias. Para usar el PLE, y llevar sus libros electrnicos, primero debe afiliarse al sistema a travs de SUNAT Operaciones en Lnea SOL.

CONCEPTOS BASICOS Conceptos asociados a Libros y Registros Electrnicos: Documento Electrnico: Unidad Bsica estructurada de informacin registrada, publicada o no, utilizando sistemas informticos. Hash: Secuencia de bits de longitud fija obtenida como resultado de procesar un documento electrnico con un algoritmo, de tal manera que: el documento electrnico produzca siempre el mismo cdigo de verificacin cada vez que se le aplique dicho algoritmo. PLE: Al aplicativo desarrollado por la SUNAT denominado Programa de Libros Electrnicos, que permite efectuar las validaciones necesarias de los Libros y/o Registros elaborados por el Generador, a fin de generar el Resumen respectivo; y obtener la Constancia de Recepcin de la SUNAT. Resumen: Documento Electrnico generado por el PLE, que contiene determinada informacin segn el tipo de libro o Registro y que es enviado a la SUNAT. Dicho resumen adems contiene el Hash.

CONDICIONES PARA LA AFILIACIN AL SISTEMA La afiliacin al Sistema es opcional y podr ser realizada por el sujeto perceptor de rentas de tercera categora que cuente con Cdigo de Usuario y Clave SOL, siempre que cumpla con las siguientes condiciones: a. Est en el Rgimen General del Impuesto a la Renta o en el Rgimen Especial del Impuesto a la Renta. b. Tenga en el RUC la condicin de domicilio fiscal habido. c. No se encuentre en estado de suspensin temporal de actividades o de baja de inscripcin en el RUC.

EJERCICIOS Y EFECTOS DE LA AFILIACION El Generador ejercer la opcin de afiliarse al Sistema al enviar por primera vez el Resumen de alguno de los Libros y/o Registros. La afiliacin surtir efecto cuando la SUNAT emita la respectiva Constancia de Recepcin. Una vez ejercida la opcin la afiliacin al Sistema tendr carcter definitivo, por lo que no proceder la desafiliacin. La afiliacin al Sistema determinar: La obligacin por parte del Generador de llevar los Libros y/o Registros de manera electrnica, incluyendo en ellos lo que corresponda registrar en el mes anterior a la referida afiliacin o en el ejercicio en que dicha afiliacin tuvo lugar, segn sea el caso. a. La autorizacin a la SUNAT para que mediante el PLE se genere el Resumen. b. La obligacin de los Generadores de cerrar los Libros y/o Registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas, previo registro de lo que corresponda anotar en el mes precedente al anterior al de su afiliacin al Sistema o, en el ejercicio precedente a esta, segn sea el caso. c. Cuando se modifique el coeficiente o porcentaje de los pagos a cuenta del Impuesto a la Renta, el Libro de Inventarios y Balances llevado en forma manual o en hojas sueltas o continuas deber ser cerrado previo registro del balance al 31 de enero o al 30 de junio, segn corresponda, en cuyo caso dicho balance no tendr que ser registrado en el Libro y/o Registro Electrnico respectivo.

FORMALIDADES LIBROS FSICOS Procedimiento de Legalizado por un Notario o Juez de autorizacin Paz Empastado dentro de los 4 meses Forma de ser En castellano llevados En moneda nacional Orden cronolgico y correlativo Asientos de ajuste, reclasificacin o rectificacin que correspondan Utilizar un PCG: General o Empresarial o Plan autorizado Firmado por el deudor tributario y por el CPC/CM (Libro Inventarios y Balances) Contabilidad En general: 6 libros Completa De acuerdo con la LIR: 5 libros ms Libros y registros 31 Libros y Registros segn el aplicables Anexo 1 de la RS 234-2006/SUNAT Conservacin Mientras el tributo no est prescrito Almacenamiento En el libro manual o en hojas sueltas o continuas Lugar En su domicilio fiscal el original

LIBROS ELECTRNICOS No aplicable

En castellano En moneda nacional Orden cronolgico y correlativo Asientos de ajuste, reclasificacin o rectificacin que correspondan Utilizar un PCG: General o Empresarial o Plan autorizado Firmado por el deudor tributario y por el CPC/CM (Libro Inventarios y Balances): Clave SOL En general: 6 libros De acuerdo con la LIR: 5 libros ms 12 Libros y Registros segn el Anexo 1 de la RS 286-2009/SUNAT Mientras el tributo no est prescrito En un medio de almacenamiento magntico, ptico u otros similares Un ejemplar: en su domicilio fiscal. Otro ejemplar: en otro domicilio (slo en el caso de ser Principal Contribuyente) y ser comunicado en el momento de la afiliacin o cuando es designado como PRICO Cuando se percaten de ello y debern hacer el asiento de rectificacin mediante una anotacin en el archivo en la oportunidad en que lo detecte. La requerida segn Anexo 2 Es similar a las definiciones establecida en el Art. 13 de la RS 234-2006/SUNAT Se utilizan Tablas y Estructuras parametrizadas de archivos Desde que se emite la primera Constancia de Recepcin Plazo para comunicar: 15 das Plazo para rehacer: 60 das, cuando no se cuente con un ejemplar adicional, de corresponder

Rectificacin de errores

Informacin

Cuando se percaten de ello y debern hacer el asiento de rectificacin mediante una anotacin en el libro en la oportunidad en que lo detecte. Mnima Establecida en el Art. 13 de la RS 234-2006/SUNAT Se utilizan Tablas y Formatos, segn corresponda. Desde que el Notario lo legaliza Plazo para comunicar: 15 das Plazo para rehacer: 60 das

Existencia del libro Prdida o destruccin Plazo para rehacer

Plazos mximos de atraso Infracciones

Mensual: 10 das hbiles Ejercicio - Anual: 3 meses Aplica el Art. 175 del Cdigo Tributario

Mensual: 10 das hbiles Ejercicio - Anual: 3 meses Aplica el Art. 175 del Cdigo Tributario

PROCEDIMIENTO PARA EL LLEVADO DE LOS LIBROS Y REGISTROS ELECTRNICOS

Paso 1: Una vez afiliado al Sistema debe obtener el software Programa de Libros Electrnicos - PLE desde SUNAT Virtual (disponible en sistemas operativos Windows, Linux y Mac), e instalarlo en su computadora. Paso 2: Generar, en sus propios sistemas de contabilidad, los libros y/o registros (archivos de formato texto) de acuerdo a las estructuras sealadas en el Anexo N 2 y con los parmetros sealados en las tablas del Anexo N 3 de La Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT. Paso 3: El PLE ya instalado en la PC del contribuyente, valida la informacin de los libros y registros elaborados por los sistemas de contabilidad del contribuyente en base a las estructuras a las que hace referencia el paso 2, y genera automticamente un archivo denominado Resumen. Paso 4: Enviar dicho Resumen a la SUNAT a travs del PLE haciendo uso de su Clave SOL. Paso 5: La SUNAT recibe dicho Resumen y genera la Constancia de Recepcin respectiva, la cual incluye la fecha y hora de recepcin as como la firma electrnica de la SUNAT. Paso 6: El contribuyente recibe la Constancia de Recepcin y procede a almacenarla junto con el archivo validado de formato de texto que contiene la informacin del libro electrnico correspondiente, en su domicilio fiscal. Los Principales Contribuyentes deben almacenar un ejemplar adicional en otro domicilio (dicho domicilio lo comunicaron al momento de su afiliacin).

ESTRUCTURA DE LOS LIBROS ELECTRONICOS

A partir del 1 de mayo de 2011 estn vigentes las estructuras que se detallan a continuacin, tanto para la elaboracin de los Libros Electrnicos de periodos en curso como para periodos anteriores a dicha fecha. El Programa de Libros Electrnicos - PLE valida la informacin contenida en archivos con formato de texto, obtenidos de sus propios sistemas contables del contribuyente, bajo los nombres que se detallan en el Anexo N 2 y en nmero archivos de texto necesarios por cada libro electrnico. La informacin contenida en los archivos de texto deben cumplir con la estructura dispuesta para cada libro electrnico, cuyos campos deben estar separados por el carcter "|" (conocido como pipe o palote), y teniendo presente las siguientes Reglas Generales:

N
1 2 3 4 5 6 7

Aspecto solicitado
Monto negativo Texto Fecha Default de Texto Default de Monto Default de Cantidad Default de Fecha

Regla
Consignar el formato "- #.##" No debe contener el carcter "|" Debe ser menor o igual al periodo informado De NO haber informacin, consignar el carcter guin "-" De NO haber informacin, consignar "0.00" De NO haber informacin, consignar "0" De NO haber informacin, consignar "01/01/0001"

Las reglas de tipo y nmero de documento sern las siguientes:

N
0 1 4 6 7 A

Descripcin
OTROS LIBRETA ELECTORAL O DNI CARNET DE EXTRANJERIA REG. NICO DE CONTRIBUYENTES PASAPORTE CEDULA DIPLOMTICA

LO
15 08 12 11 12 15

T
A N A N A N

L
V F V F V F

M
M -

Donde: LO
T Tipo A: Alfanumrico N: Numrico L Tipo de longitud F: Fija V: Variable M Mdulo 11 M: Aplica - : No aplica
La estructura e informacin que contendr el(los) archivo(s) de texto de para cada libro electrnico, de acuerdo al Anexo N 2 de la RS N 111-2011/SUNAT, ser la siguiente:

Longitud

NORMAS LEGALES
Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT (*), publicada el 31 de diciembre de 2009. Dictan disposiciones para la implementacin del llevado de determinados Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios de manera Electrnica. Anexo 1 RS N286-2009 Relacin de Libros y Registros que pueden ser llevados de manera electrnica Anexo 2 RS N286-2009 Estructura e informacin de los Libros y/o Registros Elec trnicos Anexo 3 RS N286-2009 Tablas (*) Modificada por la R S. N 111-2011/SUNAT Resolucin de Superintendencia N 196-2010/SUNAT, publicada el 26 de junio de 2010.

Modifican la Resolucin de Superintendencia N. 286-2009/SUNAT que dict disposiciones para la implementacin del llevado de determinados libros y registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrnica, a fin de facilitar el acceso a dicho sistema.

Anexo N 2 "Estructuras e informacin de los Libros y Registros Electrnicos" Anexo N 3 "Tablas" Anexo N 2, 3 y 10 "Tablas" Resolucin de Superintendencia N 329-2010/SUNAT, publicada el 23 de diciembre de 2010. Modifican la Resolucin de Superintendencia N. 286-2009/SUNAT que dict disposiciones para la implementacin del llevado de determinados libros y registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrnica, a fin de facilitar el llevado de dichos libros y/o registros.

Anexo 2 "Estructuras e informacin de los Libros y Registros Electrnicos" Anexo 3 "Tablas" Resolucin Postergan Resolucin de Superintendencia a disposicin N de N 080-2011/SUNAT, la versin 2.0 publicada del el 31 de 30 de marzo de 2011.

puesta de

Programa el

Libros de abril

Electrnicos. de 2011.

Superintendencia

111-2011/SUNAT,

publicada

Modifican la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT para implementar el llevado electrnico del Registro de Compras. Anexo 2 "Estructuras e informacin de los Libros y Registros Electrnicos" Resolucin de Superintendencia N 248-2012/SUNAT, publicada el 28 de octubre de 2012. Modifica la Resolucin de Superintendencia N. 286-2009/SUNAT que dict disposiciones para la implementacin del llevado de determinados libros y registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrnica. Anexo. Relacin de sujetos obligados a llevar los Libros y/o Registros de manera electrnica Anexo 1: "Relacin de Libros y/o Registros que obligatoriamente deben ser llevados de manera electrnica Anexo 2: Estructuras e informacin de los Libros y Registros Electrnicos Anexo 4: "Relacin de Libros y/o Registros que pueden ser llevados voluntariamente de manera electrnica