Importancia de la comunicacion

by a d min on Ap ril 1 , 20 09 0 C o mme nts

Como ya hemos desarrollado el concepto o conceptos de la comunicacin, es muy simple deducir que ella representa la columna vertebral de una organizacin, dependiendo de los directivos aplicarla con la mxima eficacia para llegar a todos los integrantes de la empresa, organizando o estructurando los distintos niveles de la misma.

Cuando hablamos de niveles hacemos referencia a la estrategia, la tctica, operatividad, control, etc, cuya estimulacin o puesta en marcha se encontrar basada en la transmisin de ideas, partir de la informacin, investigacin, objetivos, etc.

La comunicacin puede adoptar distintas formas, como; verbal, escrita, visual o cualquier mtodo orientado a materializacin de ideas, que influyan sobre un equipo o persona par lograr un objetivo comn, unificando criterios de interaccin.

Por lo tanto una buena organizacin debe basarse en la fluida y libre comunicacin entre sus ejecutivos, quienes tienen a cargo el anlisis, diagnostico, planificacin y control, destinados a la concrecin de resultados, a travs de la toma de decisiones, la delegacin y motivacin, para lograr el alcance de los objetivos de su organizacin, cuyo eje fundamental es la comunicacin.

Por definicin los objetivos de la comunicacin tienden a:

Resolucin de problemas. Influenciar la opinin.

Estimular la accin.
Clasificaciones de la comunicacin: Oral-Grfica-Ascendente-Descendente-Horizontal-Formal-Informal-

Interna-Externa-Personal-Impersonal-Imperativa-Informativa-Exhortativa

La importancia de la comunicacion
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Por qu es importante comunicar? Todo directivo ha de adquirir una serie de aptitudes para conseguir que su labor sea ms eficiente. Entre ellas hemos de destacar la comunicacin, motivacin, toma de decisiones y saber delegar. Pero por qu es tan importante comunicar? Pues muy sencillo, veamos, cual es el trabajo de un directivo?sentarse en el sillnno, el trabajo de un directivo es analizar, diagnosticar, planificar y controlar sobre unos resultados u objetivos esperadoshasta aqu de acuerdo no?. Vale, pero esto no funciona si el directivo no lo comunica, no lo transmite a su equipo Comunicar es entonces otro de los procesos claves de un directivo y es importante porque es la llama que prende la mecha, por eso es tan importante
Comunicar es hacer partcipe a otro de algo, si este no es partcipe, no sera posible la comunicacin.

En la empresa nos encontramos diferentes niveles de decisin: estratgico, tctico y operativo, si queremos que la empresa funcione correctamente tiene que existir una comunicacin fluida para el buen funcionamiento de la misma. Entonces la comunicacin es el engrase de las empresas, el aceite de nuestro coche Resumiendo, si comunicar es la llama que enciende la mecha para los equipos y el engrase para las organizacionesentonces Por qu leches cada vez que alguno de mis compaeros trata de comunicarme algono levanto la cabeza del ordenador??

LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACION
Recopilacin por: CL Gonzalo Retamal Moya Chile En el campo del liderazgo personal no hay mayor talento que la capacidad de comunicacin de una persona. No importa en un lder cul sea su automotivacin si no puede trasmitir sus ideas a otros. La comunicacin es el meollo de todo liderazgo. Y comunicacin no es un intercambio de opiniones entre personas, sino un intercambio cuyo propsito es generar accin. Un lder debe ser capaz de dar a conocer sus ideas y a su vez debe entender las ideas de los dems para poder guiarlos. En las relaciones humanas la mayora de las diferencias y desacuerdos se originan en la falta de entendimiento entre las personas. La comunicacin es difcil, es un arte. Exige algo ms que intercambio de ideas; tambin es un intercambio de sentimientos, de actitudes, de emociones. LA EMPATIA EN LA COMUNICACION: La empata no consiste en ver las cosas desde el punto de vista de la otra persona y estar de acuerdo con ella. Es la habilidad para llevarse bien con la gente. Es una especie de percepcin y de comprensin del comportamiento del otro que conduce a una sensibilidad por sus necesidades y a una flexibilidad para saberlas manejar con justicia y objetividad. Significa comprender al otro, aunque no se est de acuerdo con l o no se acepten totalmente sus puntos de vista. Es un poco el secreto de la comunicacin. La comprensin del otro conduce a establecer dos principios bsicos de la comunicacin efectiva,Cualquier persona tiene una serie de intereses que ha creado para protegerse de ideas no deseadas. La empata es la clave para penetrar a travs de esa cortina de hierro que selecciona las ideas de una persona, Cuando se conocen los intereses de otra persona y se expresan las ideas de acuerdo a ello la comunicacin es posible. Las ideas se expresan con palabras, pero stas son meras imgenes de aquellas. Mientras no se conozca bien a una persona, siempre es difcil e imperfecta la comunicacin. La empata debe ayudar a comprender cmo es una persona y a hablarle al corazn. Slo eso es comunicacin. EL ARTE DE ESCUCHAR: La empata ayuda a desarrollar una mejor comunicacin, pero algunas personas se sienten frustradas porque no pueden encontrar una manera sencilla de mejorar su empata. Cmo puede saber cules son los intereses de los otros? Si se escuchara a los dems, se sabra de ellos todo lo que se necesita saber para dirigirlos. Realmente se escucha poco. La ciencia se ha desarrollado mucho en el arte de leer y escribir, pero no en el de escuchar. Es imposible comprender a una persona a menos que la escuchemos. Y ello exige saber escuchar, Hay algunos medios que nos pueden ayudar a ello: "Est pendiente de las ideas". No todas las personas se expresan con claridad. Algunas parecen divagar al hablar. Se repiten con ms frecuencia que cuando escriben, Pero la palabra hablada tiene una ventaja sobre la escrita y es que trasmite los sentimientos con mayor nfasis y claridad. Al escuchar hay que tratar de or lo que est detrs de las palabras para poder comprender a una persona. "Sea egosta". Escuche siempre con la idea de que est decidido a obtener alguna ventaja de lo que escucha. As obtendr lo valioso que los dems pueden ofrecerlo. "Evte estar a la defensiva". Algunas personas escuchan al principio, con mente abierta ...

pero poco a poco la mente se va cerrando y se corta la comunicacin. Ello se debe a veces a que se tiene miedo a que las propias razones no sean correctas. Por ello es bueno, al escuchar, adquirir la prctica de diferir el propio juicio, hasta que el otro haya terminado. "Practique el arte de escuchar". No hay que tener miedo a or a otros, aunque trate temas difciles. Siempre es arduo escuchar temas profundos y sacarle juego, pero la prctica lo hace ms fcil. El que es capaz de callarse para escuchar a otros alguna vez, aprende mucho de la vida. "Escuche para recordar". Hay que saber escuchar a los dems y reflexionar despus sobre lo escuchado. Se aprende mucho, cuando se reflexiona sobre lo escuchado

CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN. Comunicacin proviene de la palabra latina Communis, que significa comn, por tal motivo al comunicarse, se trata de establecer una comunidad con alguien. La comunicacin es un proceso de interaccin social a travs de smbolos y sistemas de mensajes que se producen como parte de la actividad humana Es una actividad inherente a la naturaleza humana que implica la interaccin y la puesta en comn de mensajes significativos, a travs de diversos canales y medios para influir, de alguna manera, en el comportamiento de los dems y en la organizacin y desarrollo de los sistemas sociales. Se considera a la comunicacin como un proceso humano de interaccin de lenguajes que se encuentra ms all del traspaso de la informacin. Es ms un hecho sociocultural que un proceso mecnico. La comunicacin, naturalmente, no se ha convertido en una disciplina acadmica, como la fsica o la economa; pero si ha alcanzado a ser un campo animado de investigacin y teora. Es una de las ms activas encrucijadas en el estudio del comportamiento humano lo cual es comprensible, ya que la comunicacin es un proceso, quizs el proceso social fundamental. Sin la comunicacin, no existiran los grupos humanos y las sociedades. Difcilmente se puede teorizar o proyectar investigacin en un campo cualquiera del comportamiento humano, sin hacer algunas suposiciones acerca de la comunicacin humana. Como primer punto la comunicacion verbal es de suma importancia para el ser humano y hablanado en cuanto a la infancia pues mucho mas importante es porque desde que nace un nio adquiere su lenguaje y va en un proceso de construccion del mismo (lenguje) y asi poco a poco adquiere nuevos conceptos, palabras que se adieren a su vocabulario cotidiano y es donde tambien se va adquiriendo los niveles linguisticos para la costruccion y reconctruccion del lenguaje que adquirio en el trascuso de su vida. Ademas que con los nuveles linguisticos van adquiriendo conocimiento, experiencias al

expresarse ante la genteEl presidente ejecutivo debe involucrarse en la importancia de la

comunicacin El factor ms significativo para un programa exitoso de comunicacin con los empleados, es el liderazgo del presidente ejecutivo. El debe comprometerse en la filosofa y el comportamiento, con la nocin de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las metas de la organizacin. Si el presidente ejecutivo esta comprometido por medio de sus palabras y acciones, entonces la comunicacin fluye al resto de la comunicacin. Adems de la lealtad al compromiso filosfico en las comunicaciones con el empleado, el presidente ejecutivo debe ser un modelo habilidoso y visible en el papel de las comunicaciones y estar predispuesto a entregar mensajes claves en personas. Los presidentes. Los gerentes asocian las acciones y las palabras Estrechamente relacionada con el apoyo del presidente ejecutivo y el compromiso, esta la accin gerencia. Como ya se hizo notar las acciones hablan ms fuertes que las palabras. Cuando los mensajes implcitos que los gerentes envan contradicen los mensajes oficiales en la forma en que se transmiten las comunicaciones formales, los gerentes pierden credibilidad con los empleados. Los empleados escucharan lo que la gerencia tiene que decir con respecto a los cambios realizados y al lugar donde la compaa se dirige, pero las palabras deben respaldarse con las acciones correspondientes. Compromiso con la comunicacin de dos vias Los programas ineficaces estn dominados por la comunicacin descendente. Los programas exitosos balancean la comunicacin descendente y ascendente. Cmo promueve una compaa la comunicacin ascendente y estimula el dialogo con el empleado?. Las compaas que muestran el mayor compromiso en la comunicacin de dos vas utilizan transmisiones interactivas de televisin que permiten a los empleados hacer preguntas y conseguir respuesta de la alta gerencia. nfasis en la comunicacin cara a cara En tiempos de incertidumbre y cambio - las cuales caracterizan los mayores esfuerzos de reestructuracin - los empleados tienen muchos temores y preocupaciones. Est en juego su trabajo? Tendrn que aprender nuevas habilidades? Su grupo va a desaparecer?. La cantidad mxima de informacin puede transmitirse a travs de una conversacin cara a cara. La comunicacin imparcial, abierta, cara a cara de igual manera con los empleados presenta a los ejecutivos como gente viviente, que respira, que entiende las necesidades y preocupaciones de los trabajadores. Responsabilidad compartida por las comunicaciones con los empleados La alta gerencia proporciona el gran escenario - hacia donde se dirige la compaa. Los supervisores vinculan el escenario con el grupo de trabajo y con los empleados en particular. Cada gerente tiene cierta responsabilidad de que los empleados estn bien informados y de que las implicaciones de los cambios se vuelvan ms especificas segn como fluyan hacia abajo en la jerarqua de la organizacin.

La gente prefiere enterarse por su jefe acerca de los cambios que podran afectarlos, no de sus compaeros o chismes. Esto requiere que la gerencia mantenga a los gerentes de nivel medio o inferior evaluando los cambios planteados. Y esto significa que los gerentes medios o inferiores debern compartir rpidamente su informacin con su grupo de trabajo a fin de minimizar la ambigedad. El mensaje se moldea para los receptores Diferentes personas entre la organizacin tienen distintas necesidades de informacin. Lo que es importante para los supervisores podra no serlo para los gerentes medios. De manera similar. Lo que es una informacin interesante para alguien en la planeacin de producto podra ser irrelevante para una persona de contabilidad. Qu informacin quieren saber los individuos y los grupos? Cundo necesitan saberla? Qu forman (en casa, por carta, por correo electrnico, mediante una reunin de equipo) es la mejor para que la reciban?. Los empleados varan en el tipo de informacin que necesitan y la manera ms eficaz para recibirla. Los gerentes necesitan reconocer esto y disear el programa de comunicacin de acuerdo con ello. Tratar la comunicacin como un proceso continuo Compaas lideres vieron las comunicaciones con el empleado como un proceso critico de la gerencia. Esto se ilustra mediante las cinco actividades comunes las cuales estas compaas se embarcaron. Los gerentes trasmiten los fundamentos de las decisiones. Cuando el cambio ocurre con mas frecuencia y su futuro se vuelve ms incierto, los empleados quieren cada vez ms saber la razn que fundamenta las decisiones y los cambios que se realizan. Por qu esta ocurriendo esto? En que me afectara?. Conforme el contrato social histrico que negociaba la lealtad del empleado por la seguridad del trabajo se ha ido erosionando, los empleados van teniendo nuevas expectativas de la gerencia. En tiempos del empleo permanente, las explicaciones extensas de la gerencia no eran tan determinantes para los empleados por que a pesar de los cambios, sus trabajadores estaban relativamente seguros. Pero en la nueva alianza, en que los empleados asumen mucho mayor responsabilidad de sus propias carreras, sienten la necesidad de ms informacin para tomar decisiones inteligentes en sus carreras. Los empleados esperan que la gerencia compense la diferencia entre los que solan tener garantizado y lo tienen ahora. Parte de ello es la informacin. El momento oportuno es vital. Es importante que los gerentes comuniquen lo que saben, cuando lo sepan. Los empleados no quieren ser tratados como nios, recibiendo la informacin por partes o que les prive de sta por temor de que s malinterprete. Dar a conocer los hechos tan pronto estn disponibles, disminuye el poder de chismorreo e incrementa la credibilidad en la gerencia. El costo de no comunicar de manera oportuna es la prdida de la lealtad, el enojo y la destruccin de la confianza. Comunicacin continua. La comunicacin debera ser continua, en particular en los perodos de cambio o crisis. Cuando los empleados necesitan informacin y sta no est llegando, regresan a los canales informales para llenar el vaco, aun si esos canales proporcionan slo rumores sin fundamentos. En aquellas organizaciones donde la gerencia lucha por que la

informacin fluya en forma continua, los empleados tienden ms a perdonar los errores u omisiones ocasionales. Vinculo del gran escenario con el detalle. La comunicacin verdaderamente eficaz no ocurre hasta que los empleados entienden cmo el gran escenario los afecta a ellos y sus trabajos. Los cambios en la economa, entre los competidores de la industria o en la organizacin como un todo deben traducirse a las implicaciones de cada localidad, departamento y trabajadores. Esta responsabilidad recae directamente en los supervisores directos de los empleados. No se dicta la forma en que la gente debe sentirse acerca de las noticias. Los empleados no quieren se les diga cmo deben interpretar y sentirse acerca del cambio. La confianza y la apertura no se incrementan con declaraciones como estos cambios son realmente emocionantes! O a usted le va a encantar la forma en que el departamento s esta reestructurando!. Ms a menudo, que no siempre, estos intentos de cambiar la opinin slo provocan respuestas antagnicas. Es ms eficaz comunicar, quin, qu, cundo, dnde, por qu y cmo y dejas que los empleados obtengan sus propias conclusiones. La comunicacin politicamente correcta Qu palabras usa usted para describir a una persona en sillas de ruedas? Qu trminos utiliza para dirigirse a una clienta? Qu trminos utiliza para dirigirse a un nuevo cliente que no es como usted? La respuesta adecuada puede significar la diferencia entre perder un cliente, un empleado, una demanda, una reclamacin de acoso sexual o un trabajo. La mayora de nosotros esta conciente de cmo nuestro vocabulario se ha modificado para reflejar la adaptabilidad poltica. Por ejemplo la mayora de nosotros a desterrado de su vocabulario las palabras: paraltico, ciego y viejo y las ha remplazado con trminos como discapacitado, impedido visualmente y anciano o mayor. Debemos ser sensibles a los sentimientos de los dems. Ciertas palabras pueden ser o son estereotipos intimidan o insultan a los individuos. Es una fuerza de trabajo diversa, debemos ser sensible a la manera en que nuestras palabras podran ofender a los dems. Pero existe una desventaja en la adaptabilidad poltica: esta reduciendo nuestro vocabulario y esta haciendo mas difcil la comunicacin entre la gente. Las palabras son principales medios por los cuales la gente se comunica. Cuando eliminamos su uso debido que son polticamente incorrectas, reducimos nuestras opciones para transmitir mensajes de forma ms clara y precisa. En la mayora de estos casos mientras la ms grande sea el vocabulario utilizado por el emisor y receptor ms grande ser la posibilidad de transmitir con precisin los mensajes. Al suprimir ciertas palabras de nuestro vocabulario hacemos ms difcil una comunicacin precisa. Cuando remplazamos estas palabras con nuevos vocablos cuyos significado se entiende menos, reducimos la probabilidad de que nuestro mensajes se reciban como queramos. Debemos ser sensibles a la manera como nuestra eleccin podran ofender a los dems, pero tambin debemos tener cuidado de no satanizar nuestro lenguaje hasta el punto de restringir la claridad de la comunicacin. No existe una solucin simple para este dilema. Sin embargo, usted debera estar conciente de lo que puede perderse al concebir los vocablos y de la necesidad de un equilibrio adecuado. Comunicaciones electronicas

Hasta hace unos 15 a 20 aos, haban pocos adelantos tecnolgicos que afectaban de manera significativa las comunicaciones organizacionales. A principio de este siglo, el telfono redujo en forma drstica la comunicacin personal, cara a cara. La popularizacin de la maquina fotocopiadora a finales de la dcada de los 60 anuncio la muerte del papel carbn e hizo que el copiado de los documentos fuera mas rpido y fcil. Pero a principios de la dcada de los 80 hemos sido sujeto de un ataque masivo de las nuevas tecnologas que se estn dando en forma en gran medida a la manera en que nos comunicamos en las organizaciones entre aquellas se incluyen los radiolocalizadores, los faxes, la conferencia por video, las reuniones electrnicas, el correo electrnico, los celulares, el correo de voz y los comunicadores personales del tamao de la palma de la mano. Las comunicaciones electrnicas ya no hacen necesarios que estn disponibles en su estacin de trabajo o escritorio. Los radiolocalizadores los celulares y los comunicadores personales permiten localizarlo cuando usted en una reunin, almuerzo, mientras visita la oficina d un cliente, durante el juego de golf, el sbado por la maana. La lnea de trabajo del empleado y su vida fuera del trabajo ya no es muy clara. En la era electrnica todo los empleados pueden estar tericamente disponible las 24 horas del da. Las barreras organizacionales se vuelven menos relevantes como resultado de las comunicaciones electrnicas por qu? Porque las computadoras conectadas en red aquellas que estn conectados para intercomunicarse permiten saltar los niveles verticales de la organizacin, trabajar tiempo completo en casa o en otro lugar diferentes de la organizacin. Auque el telfono permiti que la gente transmitiera mensajes verbales en forma instantnea, hasta hace poco esta misma velocidad no estaba disponible para la palabra escrita. A mediados de la dcada de los 60 las organizaciones dependan por completo de los memorando para mensajes interno insitio, y de los servicios de cables para mensajes externos. Luego llegaron las entregas para el da siguiente y los faxes. Hoy en da, casi todas las organizaciones estn introducidas al correo electrnico un numero cada vez mayor proporciona a sus empleados acceso a Internet de modo que las comunicaciones se transmiten a la misma velocidad del telfono. La comunicacin electrnica han revolucionado tanto la capacidad a tener acceso a otras personas como de conseguirlas casi al instante por desgracia tal acceso y tal velocidad tienen sus desventajas el correo electrnico, por ejemplo, no proporciona el componente no verbal de las comunicaciones que tienen la reunin cara a cara. Tampoco transmite las emociones y expresiones que pasan a travs de las entonaciones verbales, conversaciones telefnicas. De igual manera, se ha notado que las reuniones han servido tradicionalmente para dos propsitos diferentes satisfacer la necesidad de afiliacin de grupo y servir como foro para determinar una tarea. Las video conferencia y la reunin electrnica funcionan bien como apoyo a las tareas pero no satisface. Las necesidades de afiliacin para la gente con una alta necesidad de contacto social un uso amplio de las comunicaciones probablemente conduzca una satisfaccin menor al trabajo.

La importancia de la comunicacin en la organizacin

Las organizaciones no pueden existir sin comunicacin, si no hay comunicacin es imposible que los empleados sepan qu hacen sus compaeros, que la direccin reciba informacin y que supervisores y lderes de equipos giren instrucciones. La coordinacin del trabajo es imposible en estas condiciones, lo que provocara el colapso de las organizaciones. Tambin la cooperacin se vuelve imposible, dado que las personas no pueden comunicar a los dems sus necesidades y opiniones. Puede decirse entonces sin gnero de duda que cada acto de comunicacin influye en la organizacin de alguna manera. La comunicacin contribuye al cumplimiento de todas las funciones administrativas bsicas (planeacin, organizacin, direccin y control) a fin de que las organizaciones puedan alcanzar sus metas y vencer los desafos que se les presentan. Cuando la comunicacin es eficaz, tiende a alentar un mejor desempeo y una mayor satisfaccin laboral la gente comprende mejor sus labores y se siente ms involucrada en ellas en ciertos casos, incluso renunciar voluntariamente a algunos de sus antiguos privilegios al advertir la necesidad de hacer un sacrificio. Los gerentes precisan de informacin til y oportuna para poder tomar decisiones acertadas. La insuficiencia o deficiencia de los datos puede afectar enormemente al desempeo, dada la gran amplitud del alcance de la influencia que ejercen los gerentes. Para decirlo llanamente, las decisiones de los administradores afectan a muchas personas y a muchas actividades. Adems, la mayora de los eslabones de la cadena de comunicacin de una organizacin se concentran en el grupo compuesto por sus administradores. (El nmero de niveles administrativos puede ir de dos a ms de diez en algunas compaas; el nmero de niveles de los empleados es por lo general de apenas uno.). Dado que en cada eslabn se corre el riesgo de prdidas en el contenido de la informacin, es lgico que sea en los niveles administrativos donde prive el mayor potencial de prdidas. Esta posibilidad de prdidas se vuelve proporcionalmente mayor cuando la cadena de comunicacin es muy larga. Sera muy difcil encontrar un aspecto del trabajo de un gerente que no incluya la comunicacin, surgen serios problemas cuando no se entienden bien las directivas, tomar las cosas a la ligera en

un grupo de trabajo produce disgustos, y lo mismo sucede cuando se distorsionan los comentarios casuales de un gerente de alto nivel , cada uno de estos casos es resultado de la interrupcin, en algn lugar, del proceso de la comunicacin. Por ello, la pregunta pertinente no es si los gerentes efectan o no la comunicacin porque la comunicacin es inherente al funcionamiento de una organizacin, ms bien la pregunta pertinente es si los gerentes comunican de modo correcto o deficiente en otras palabras la comunicacin en si es inevitable en las funciones de una organizacin