ANEXO III PE-L1125 Pgina 1 de 8

ACUERDOS Y REQUISITOS FIDUCIARIOS PAS: PROYECTO N: NOMBRE: PREPARADO POR: I. 1.1 Resumen ejecutivo El organismo ejecutor (OE) ser el Instituto Nacional de Innovacin Agraria (INIA). Para la ejecucin del proyecto el INIA establecer la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), dependiente directamente del Director Ejecutivo del Programa Nacional de Innovacin Agraria (PNIA). La UEP ser responsable de la ejecucin y supervisin tcnica del proyecto. Para determinar la estructura del PNIA y de la UEP, se consideraron, las caractersticas tcnicas del proyecto, el resultado del ejercicio de anlisis de riesgos, reuniones y entrevistas con personal del INIA, reuniones con el equipo de Proyecto y tambin toda la experiencia y conocimiento del Banco trabajando en el sector. Una vez que este establecida la UEP se efectuar un anlisis de los flujos de proceso. Los sistemas de administracin financiera del pas son adecuados y confiables. El estudio PEFA, el cual es una herramienta de diagnstico del grado de avance de la gestin pblica, realizado en el 2009 a nivel nacional determin algunas oportunidades de mejora en cuanto a la calidad y puntualidad del control presupuestario del pas, y el sistema de control interno y externo, los cuales necesitan ser modernizados a fin de ser ms eficientes. En cuanto al sistema nacional de compras, actualmente no se est utilizando ninguna modalidad de contratacin pas en los prstamos financiados por Organismos Internacionales de Crdito. Sin embargo en estos momentos est en trmite de aprobacin por el BID el Documento GN-2538-11 -Aceptacin del Uso Parcial de los Sistemas Nacionales de Adquisiciones en Argentina, Bolivia, Costa Rica, El Salvador, Jamaica, Panam, Paraguay y Per. En dicho documento se recomienda la aprobacin del uso de los subsistemas de Subasta Inversa y de Catlogos Electrnicos de Convenios Marco del Rgimen de Contratacin Pblico del Per. Per PE-L1125 Proyecto de Mejoramiento de los Servicios Estratgicos de Innovacin Agraria del Programa de Innovacin Agraria Fernando Glasman (FMP/CPE) y Ariel Rodrguez (FMP/CPE)

1.2

II. Contexto fiduciario del Organismo Ejecutor (OE) y la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP) 2.1 La UEP ser creada en el marco de la aprobacin de la operacin y depender funcional y administrativamente del PNIA. Dentro de la estructura del PNIA, se constituir un rea administrativa que se encargue de la ejecucin fiduciaria de los recursos. Se contratar un jefe de proyecto de la UEP que coordine y sea responsable de enlace con el rea administrativa fiduciaria, las reas tcnicas usaras y el ejecutivo del PINIA y del INIA. La ejecucin ser centralizada a la UEP.

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III. Evaluacin del riesgo fiduciario y acciones de mitigacin 3.1 Como consecuencia del ejercicio de evaluacin de riesgo GRP efectuado durante la etapa de diseo, se determin que en materia fiduciaria, el riesgo tanto en gestin financiera como en adquisiciones es medio. Ver Anexo con Matriz de Riesgos.

IV. Aspectos a ser considerados en las estipulaciones especiales del contrato de prstamo 1. Condiciones previas al primer desembolso: Manual de Operaciones del Programa (MOP) aprobado por el Banco. 2. Tipo de cambio para la rendicin de cuentas: Tipo de cambio de monetizacin 3. Estados Financieros Anuales Auditados, con trminos de referencia especficos. 4. La creacin de la UEP y sus integrantes con perfiles, experiencia y competencias; 5. Como condicin para la presentacin de ofertas o propuestas y/o para la adjudicacin del contrato, no ser necesario que los oferentes o los consultores: (i) estn registrados en el Per; (ii) tengan un representante en el Per, y (iii) estn asociados o celebren subcontratos con proveedores, contratistas o consultores peruanos; 6. Los llamados a licitacin, los documentos de licitacin, las actas de apertura de las ofertas, las solicitudes para expresin de inters y el resumen pertinente de los informes de evaluacin de las ofertas y propuestas correspondientes a todos los bienes, servicios diferentes a consultora y servicios de consultora, segn corresponda, sern publicados en la pgina Web del Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado (OSCE), y de una manera que sea aceptable para el Banco. 7. Una diferencia entre el monto de las ofertas calificadas y el valor de referencia no se estimar como causal automtica para dejar sin efecto la licitacin, a menos que luego de investigar las causales de la diferencia de costo, se determinare a satisfaccin del Banco que el valor de referencia es correcto y ajustado a la realidad. El Prestatario publicar el Plan de Adquisiciones en el SEPA y lo actualizar por lo menos semestralmente o conforme lo requiera el Banco para reflejar las necesidades reales de ejecucin del Proyecto y el progreso alcanzado. V. 5.1 Acuerdos y requisitos para la ejecucin de las Adquisiciones Los Acuerdos y Requisitos Fiduciarios en Adquisiciones establecen las disposiciones que aplican para la ejecucin de todas las adquisiciones previstas en el Proyecto. 1. Ejecucin de las Adquisiciones 5.2 Las adquisiciones sern llevadas adelante conforme la GN-2349-9 y GN-2350-9.

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a. Adquisiciones de Obras, Bienes y Servicios Diferentes de Consultora: Los contratos de Obras, Bienes y Servicios Diferentes de Consultora1 generados bajo el Proyecto y sujetos a Licitacin Pblica Internacional (LPI) se ejecutarn utilizando los Documentos Estndar de Licitaciones (DELs) emitidos por el Banco. Las licitaciones sujetas a Licitacin Pblica Nacional (LPN) se ejecutarn usando Documentos de Licitacin Nacional acordados con el Banco (o satisfactorios al Banco si no han sido acordados a la fecha). La revisin de las especificaciones tcnicas de las adquisiciones durante la preparacin de procesos de adquisiciones, es responsabilidad del especialista sectorial del proyecto. b. Seleccin y Contratacin de Consultores: Los contratos de Servicios de Consultora generados bajo el Proyecto se ejecutarn utilizando el documento de Solicitud Estndar de Propuestas (SEPs) emitido por el Banco o acordado con el Banco independientemente del monto del contrato (o satisfactorios al Banco si no han sido acordados a la fecha). La revisin de trminos de referencia para la contratacin de servicios de consultora es responsabilidad del especialista sectorial del proyecto. b1 La seleccin de los consultores individuales: Se har teniendo en cuenta sus calificaciones para realizar el trabajo, sobre la base de comparacin de calificaciones de por lo menos tres (3) candidatos. Cuando la situacin as lo disponga, se podrn publicar anuncios en la prensa local o internacional. 2. Tabla de Montos Lmites (miles US$)
Licitacin Pblica Internacional 3.000.000 Obras Licitacin Pblica Nacional 3.000.000 y 250.000 Comparac in de Precios 250.000 Licitacin Pblica Internacional 250.000 Bienes2 Licitacin Pblica Nacional 250.000 y 50.000 Comparaci n de Precios 50.000 Consultora Publicidad Lista Internacional Corta Consultora 100% Nacional 200.000 350.000

5.3

El establecimiento de los umbrales para revisin previa est determinado por el tipo de riesgo que presenta el Proyecto en materia de adquisiciones, el cual es calificado medio. A continuacin se listan los umbrales que se debern considerar para la revisin previa cuando los procesos son ejecutados por el OE:
Lmite para Revisin Previa3

Obras Procesos mayores a US$ 3.000.000, el primer proceso de cada mtodo

1
2

Bienes 4 Procesos mayores a US$ 250.000, el primer proceso de cada mtodo de adquisicin

Servicios de Consultora Procesos mayores a US$ 200.000, el primer proceso de cada mtodo de seleccin

De acuerdo a las Polticas de Adquisiciones del BID, los servicios diferentes de consultora tienen un tratamiento similar a los bienes. Incluye servicios diferentes a la consultora. 3 El Banco durante la ejecucin del Proyecto podr modificar sin ms trmite los umbrales de revisin previa si considera que ha cambiado el contexto fiduciario del OE y/o del pas. En este caso, el Banco comunicar al OE tal decisin y sta deber reflejar las nuevas condiciones de ejecucin en el Plan de Adquisiciones. 4 Incluye servicios diferentes a la consultora.

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independientemente del monto y todas las contrataciones directas. independientemente del monto y todas las contrataciones directas. independientemente del monto y todas las contrataciones directas.

c. Preferencia Nacional: No se aplicarn mrgenes de preferencia nacional. 3. Plan de Adquisiciones Inicial (PAI) de enero 2014 a diciembre 2016
Actividad Tipo de Licitacin LPI Fecha Estimada 3er trimestre 2014 2do trimestre 2015 4to trimestre 2014 2do trimestre 2015 2do trimestre 2014 2do trimestre 2014 3er trimestre 2014 3er trimestre 2014 2do trimestre 2015 2do trimestre 2015 2do trimestre 2015 Monto Estimado US$

Bienes
Equipos de laboratorio Vista Florida; El Porvenir y Andenes Equipos de laboratorio Baos del Inca, Donoso, Illpa y Santa Ana Equipo y Maquinaria Agrcola de EEA Vista Florida, El Porvenir y Andenes, Equipo y Maquinaria Agrcola de EEA Baos del Inca, Donoso, Illpa y Santa Ana Firmas5 SBCC Diseo de la nueva estructura organizacional Diseo e instalacin del modelo conceptual de procesos y sistemas Mejora de sistemas administrativos para la gestin (reingeniera de procesos, poltica de descentralizacin administrativa) Obras Infraestructura EEA Andenes SBCC 800,000 2,169,122

LPI

3,336,195

LPI

1,560,000

LPI

1,425,000

800,000

SBCC

364,583

LPN

837,115

Infraestructura EEA Baos del Inca

LPN

1,907,384

Infraestructura EEA Donoso

LPN

560,576

Infraestructura EEA Illpa

LPN

1,007,992

Para visualizar el plan de adquisiciones detallado de los 36 primeros meses (enero 2014 a diciembre 2016) haga un click (aqu).

En el caso de Servicios de Consultora, significa la integracin de la lista corta por firmas de diversas nacionalidades. Ver Poltica para la Seleccin y contratacin de Servicios de Consultora (GN-2350-9) prrafo 2.6.

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4. Supervisin de Adquisiciones 5.4 Considerando el nivel de riesgo medio del proyecto en materia fiduciaria, se considerar al menos una visita de inspeccin por ao. Asimismo, para el establecimiento del rgimen de supervisin se tuvo en cuenta la capacidad y conocimiento del ejecutor sobre los procedimientos de adquisiciones del Banco. La frecuencia de las revisiones ex-post ser anual. Los exmenes ex-post del Banco abarcarn una muestra de los contratos en base a criterio profesional y sern realizadas por personal del Banco, consultores y/o auditores externos. 5. Registros y Archivos 5.5 Los archivos debern estar ubicados en las oficinas del UEP bajo las condiciones de seguridad correspondientes.

VI. Acuerdos y requisitos de gestin financiera 1. Programacin y presupuesto 6.1 La preparacin de la programacin anual y presupuesto se basar en las disposiciones de la Direccin General de Presupuesto Pblico DGPP del Ministerio de Economa y Finanzas. La Direccin General de Poltica de Inversiones en coordinacin con la Oficina General de Planeacin, Inversiones y Presupuesto deber formular el presupuesto anual del Proyecto en funcin al cronograma de desembolsos del proyecto y definir y acordar prioridades para financiamiento externo bajo el Proyecto en cuestin. El presupuesto ser operado bajo el Sistema Integrado de Administracin Financiera - SIAF. El presupuesto asignado al programa ser aprobado por el MEF y por el Congreso de la Repblica e informado anualmente al Banco y se reflejar en el SIAF, realizndose las actividades comprometidas bajo el Proyecto. El OE para la ejecucin del programa tendr autonoma presupuestal. Se preparar el plan de ejecucin del proyecto y sobre esta base se elaborar el presupuesto anual. 2. Contabilidad y sistemas de informacin 6.2 El Proyecto utilizar el mdulo de ejecucin de Proyectos integrado al SIAF para la contabilidad y reportes del proyecto durante la ejecucin, el cual ofrece transparencia y controles especficos en la ejecucin presupuestaria. Este mdulo permite registrar la contabilidad del Proyecto y emitir los informes financieros, incluyendo solicitudes de desembolsos, control del tipo de cambio, estados financieros del Proyecto y otros de acuerdo a los requerimientos del Banco. La contabilidad se preparara sobre la base de caja y con base a las normas internacionales de contabilidad y siguiendo las Directivas emanadas por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica (DNCP). Para la supervisin del Proyecto, se requerirn Estados Financieros, los cuales incluyen: Estado de efectivo recibido y desembolsos efectuados, Estado de Inversiones Acumuladas y las correspondiente notas a dichos estados financieros,

6.3

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informe sobre la razonabilidad de los procesos de adquisiciones y documentacin soporte de los gastos, y evaluacin del sistema de control interno. Estos informes sern presentados en forma anual. 3. Desembolsos y flujo de fondos 6.4 El Proyecto utilizar el sistema de tesorera del pas siguiendo las Directivas emanadas por la Direccin Nacional de Endeudamiento y Tesorera (DNET). El gasto se sujeta al proceso de la ejecucin presupuestal y financiera, debiendo registrarse en el SIAF Modulo de Ejecucin de Proyectos, los datos relacionados con su formalizacin en el marco de las normas legales aplicables a cada una de sus etapas: Compromiso, Devengado, Girado y Pagado. El sistema de tesorera del pas an no cuenta con el sistema de cuenta nica en su totalidad, por lo que se abrir una cuenta bancaria especial para el manejo de los fondos del prstamo. Los desembolsos se efectuarn de acuerdo a las necesidades reales de liquidez del Proyecto (planificacin financiera). La UEP presentar al Banco la solicitud de desembolso, conjuntamente con un programa de gastos por actividades del POA para los prximos 180 das. Los desembolsos se justificarn en la prxima solicitud al menos en un 80% a travs del estado de gastos y el estado de inversiones. La UEP presentar al Banco el plan financiero inicial del Proyecto en el cual se reflejar el cronograma de desembolsos para todo el Proyecto y el mismo podr actualizarse peridicamente. Para el uso de los fondos del Banco La UEP abrir una cuenta bancaria exclusivamente para manejar los recursos del BID. La revisin de la documentacin soporte de los gastos efectuados ser realizada en forma ex post por los auditores externos. El tipo de cambio ser el de la monetizacin. Entendindose por este, el tipo de cambio del da de la conversin de los dlares americanos a soles. Aquellos gastos que no sean elegibles por parte del Banco, sern reintegrados con aporte local o con otros recursos, dependiendo de la naturaleza de la inelegibilidad. 4. Control Interno y Auditora Interna 6.10 El ambiente de control, las actividades de control, la comunicacin e informacin y el monitoreo de las actividades del OE/UEP se rigen por los normas del pas, las cuales se basan en la ley del Sistema Nacional de Control. La funcin de Auditora Interna en el INIA est compuesta por la oficina de control interno (OCI). El personal de la oficina depende de la Contralora General de la Repblica. El alcance del trabajo de la OCI generalmente no alcanza a los proyectos, sin embargo la OCI recibir copia de los informes de auditora externa a travs del Sistema de Auditora Gubernamental SAGU (Sistema diseado por

6.5

6.6

6.7 6.8 6.9

6.11

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CGR), mediante el cual puede realizar acciones de inspeccin de acuerdo a su disponibilidad de tiempo y de recursos. 6.12 Se requerir que la UEP incluya dentro del Manual de Operaciones del Programa (MOP) los principales procesos de control interno para asegurar que los controles estn funcionando en forma adecuada. 5. Control Externo e Informes 6.13 La CGR, como ente rector del Sistema Nacional de Control, terciariza a Firmas Auditoras Independiente (FAI) elegibles para el Banco, la auditora externa de los Proyectos. Las FAI elegibles para el Banco son evaluadas peridicamente por el Banco para asegurar que las mismas sean de alta calidad. La CGR autoriza al OE/UEP la seleccin y contratacin de la FAI siguiendo las polticas del Banco y para todo el periodo de ejecucin del Proyecto, incluyendo las extensiones del plazo final de desembolsos. Dada la complejidad del Programa por la diversidad de sub proyectos a ser financiados y su dispersin geogrfica se requiere lo siguiente: 1. la seleccin de una FAI nivel I o II 2. presentacin de los Estados Financieros Auditados anualmente 6.16 El costo de las auditoras externas ser cubierto con los recursos del financiamiento, los cuales se estiman en $200.000 dlares por los 5 aos. 6. Plan de supervisin financiera
Plan de Supervisin Actividad de supervisin OPERACIONALES Naturaleza y alcance Visitas de inspeccin a estaciones experimentales con base a muestras Revisin de cartera con el ejecutor y el MEF Revisin ex - post de desembolsos Auditora Financiera Revisin de solicitudes de desembolsos e informes anexos Visita de inspeccin / anlisis de controles internos y ambiente de control en el OE Asignacin anual de recursos presupuestarios necesarios para la ejecucin del Proyecto Presentacin de estados financieros Condiciones previas al primer desembolso Frecuencia Anual Cuatrimestral 2/3 veces al ao Anual 2/3 veces al ao Anual Responsable Banco Equipo Fiduciario y tcnico Equipo Fiduciario y tcnico Equipo Fiduciario Equipo Fiduciario Equipo Fiduciario Equipo Fiduciario Tercero MEF Auditor externo Auditor externo -

6.14

6.15

FINANCIERA

CUMPLIMIENTO

Anual Anual Una vez

Equipo Fiduciario Equipo Fiduciario y tcnico Equipo Fiduciario y tcnico

Ejecutor Auditor externa /Ejecutor -

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7. Mecanismo de ejecucin 6.17 Considerando el mecanismo de ejecucin descrito en el POD, se requerir un esquema de ejecucin administrativa financiera centralizada a travs de la UEP, quien ser encargado de la formulacin anual del presupuesto, tanto del aporte local, como aporte BID. La UEP ser la encargada de realizar los pagos y gestionar los desembolsos y las justificaciones de fondos ante el Banco y coordinar todas las actividades con las municipalidades, estos procesos estarn claramente sealados en el MOP. 8. Otros acuerdos y requisitos de gestin financiera 6.18 Por la naturaleza y complejidad del Programa, se requiere que la UEP cuente con un sistema eficiente de seguimiento y monitoreo de las actividades del Proyecto en general y cada uno de los proyectos en las municipalidades. Asimismo el personal a cargo de la gestin fiduciaria del proyecto debe contar con amplia experiencia en administracin pblica y gestin de proyectos financiados por Organismos Multilaterales.