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DIAGRAMA DE FLUJO HERRAMIENTA PARA EL ANLISIS DE PROCESOS

1. APLICACIN El diagrama de flujo puede utilizarse para: Describir un proceso, Disear un nuevo proceso Mejorar un proceso existente

2. DESCRIPCIN Un diagrama de flujo es una representacin grfica de las etapas de un proceso, til para investigar oportunidades de mejoramiento obteniendo una comprensin detallada de cmo trabaja actualmente el proceso. Examinando cmo se interrelacionan las diversas etapas de un proceso, a menudo uno puede descubrir las fuentes potenciales de problemas. Los diagramas de flujo pueden aplicarse a todos los aspectos de cualquier proceso desde el flujo de materiales a las etapas en que se efecta una venta o el servicio de un producto. El diagrama de flujo se utiliza para redactar procedimientos y compararlos con la prctica. El diagrama de flujo es una herramienta til para conocer y entender un proceso, as como una herramienta de comunicacin y capacitacin. Los diagramas de flujo se construyen con smbolos fcilmente reconocidos. Algunos de los smbolos ms utilizados se describen a continuacin:

Elipse que identifica las etapas de inicio y trmino del flujo.

Rectngulo que describe la actividad.

Conector que indica la direccin desde una actividad hasta la prxima, en una secuencia.

Rombo que indica una decisin o cursos alternativos.

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Utilizar un crculo con una letra o nmero para identificar el quiebre del flujo para continuar en algn otro espacio.

Actividad que se realiza con un procedimiento o instructivo definido.

Simboliza un documento que puede ser entrada o salida de una actividad.

Simboliza varios documentos que pueden ser entrada o salida de una actividad

El diagrama de flujo puede ser general o especifico, dependiendo de las necesidades de la representacin grfica del proceso.

3. PROCEDIMIENTO PARA DESCRIBIR UN PROCESO EXISTENTE a) b) c) Identificar el inicio y trmino del proceso Observar el proceso completo, desde el principio hasta el final Definir las etapas en el proceso (actividades, decisiones, entradas, resultados) y hacer un listado secuencial de actividades; tener cuidado de establecer claramente las etapas que se estn llevando a cabo y no de una situacin o estado ideal Hacer un borrador del diagrama de flujo para representar el proceso, utilizando los smbolos apropiados Revisar el borrador con las personas que participan en el proceso Mejorar el diagrama de flujo de acuerdo a esta revisin Verificar el diagrama de flujo respecto al proceso real Poner fecha al diagrama de flujo para referencia y uso futuro. Es un registro de la forma que opera realmente el proceso y se puede usar tambin para identificar oportunidades de mejoramiento.

d) e) f) g) h)

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4. PROCEDIMIENTO PARA DISEAR UN NUEVO PROCESO a) b) c) d) e) f) g) Identificar el inicio y trmino del proceso Visualizar las etapas a realizar en el proceso (actividades, decisiones, entradas, resultados) Definir las etapas del proceso y hacer un listado secuencial de actividades Hacer un borrador de diagrama de flujo para representar al proceso, utilizando los smbolos apropiados Revisar el borrador con las personas que participan en el proceso Mejorar el diagrama de flujo basado en esta revisin Poner fecha al diagrama para referencia y uso futuros. Es un registro de la forma que opera realmente el proceso y se puede usar tambin para identificar oportunidades de mejoramiento.

5. PROCEDIMIENTO PARA MEJORAR UN PROCESO EXISTENTE a) b) c) d) e) f) g) h) i) Identificar el inicio y trmino del proceso Observar el proceso completo desde el principio hasta el final Si el proceso no cuenta con un diagrama de flujo proceder con las actividades c) al g) descritas en el punto 5. (Procedimiento para describir un proceso existente) Generar un flujo ideal Comparar el flujo existente con el flujo ideal Hacer un borrador de diagrama de flujo para representar al proceso ideal Revisar el borrador con las personas que participan en el proceso Mejorar el diagrama de flujo basado en esta revisin Poner fecha al diagrama para referencia y uso futuros. Es un registro de la forma que opera realmente el proceso y se puede usar tambin para identificar oportunidades de mejoramiento.

6. RECOMENDACIONES a) b) c) d) e) f) g) h) Definir claramente los lmites del proceso Utilizar smbolos sencillos y conocidos por todos los involucrados en el proceso Asegurar que cada paso tenga una nota o resultado y que cada actividad tenga un responsable. Por lo general solo debe salir una flecha de los bloques correspondientes a etapas de proceso; de no ser as utilice un bloque de decisin Utilice cuantos bloques de decisin sean necesarios para representar todas las alternativas Sea consistente con el nivel de detalle escogido para representar al proceso Defina o denomine las diferentes etapas del proceso con identificaciones sencillas y conocidas por los involucrados Identificar claramente el proceso y establecer la fecha y autor o autores del trabajo realizado

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7. METODOLOGA PARA REALIZAR FLUJOGRAMAS:

ENTRADAS
Elemento o requerimiento que da inicio al procedimiento

ACTIVIDADES
INICIO

NOTAS / RESULTADOS

RESPONSABLES

Actividad

NO Decisin

SI

En esta columna se ponen resultados y/o aclaraciones que complementen las actividades descritas en el flujograma. Se confecciona usando un cuadro de texto, blanco. Fuente: Tahoma 9

Responsable de la actividad Fuente: Tahoma 9

Actividad que se realiza con procedimiento o instructivo

Esta autoforma vincula la actividad con otro proceso documentado (procedimiento o instructivo)

Ms de un documento - Documento 1 - Documento 2

Actividad

La fuente usada en todas las autoformas es Tahoma 9, centrada, tipo oracin. Slo en el caso del INICIO, FIN, SI y NO (de la decisin), se usan letras maysculas.

Utilizar un circulo con una letra o un nmero para identificar el quiebre del flujo para continuar en algn otro espacio

Documento X

Actividad

Documento Y Actividad

FIN

Criterio de xito del procedimiento (juicio o pauta que me permite medir que el objetivo del procedimiento se cumpli)

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