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DIRECCIN DE CERTIFICACIN

DC-IT 164

Redaccin del Alcance de la Certificacin IRAM de Sistemas de Gestin


Revisin 01 Fecha de emisin 19/04/2011 Pgina 1 de 11

1. OBJETO

Este documento tiene por objeto establecer pautas para la redaccin del alcance de los certificados que emite IRAM.
2. ALCANCE

Se aplica a los siguientes Sistemas de Gestin: Calidad Medio Ambiente Seguridad y Salud Ocupacional.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Sistema Internacional de Unidades de Medida (S.I.) ISO 9000:2005 Sistemas de gestin de la calidad.

Fundamentos y vocabulario.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Alcance del certificado IRAM El alcance del certificado otorgado por IRAM se corresponde con el alcance del Sistema de Gestin verificado por IRAM durante las auditoras. Alcance del Sistema de Gestin Corresponde a la descripcin de los procesos, actividades, sitios y/o productos sobre los que se aplica el Sistema de Gestin (SG). El alcance del Sistema de Gestin registrado en el certificado IRAM debe proveer informacin a los clientes, usuarios finales del producto (segn definicin ISO 9000:2005) y a las partes interesadas de la organizacin en forma clara y precisa, sobre las actividades especficamente cubiertas por el SG certificado.
5. INSTRUCTIVO

5.1. Consideraciones Generales Cada organizacin posee la libertad y flexibilidad para definir e implementar su Sistema de Gestin en toda la organizacin o en unidades operativas o procesos especficos de sta. La definicin del alcance tiene como fin aclarar los lmites de la organizacin dentro de los cuales se aplicar el sistema de gestin. El alcance debe ser definido y documentado por la organizacin de acuerdo con las exigencias particulares de la norma o referencial utilizado.

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Nota: Si bien una organizacin puede solicitar la certificacin de un SG integrando los requisitos de distintas normas de gestin (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001), el alcance del SG puede ser diferente segn el referencial bajo el cual se evale. Ejemplo: El alcance del SGC puede extenderse exclusivamente a un solo proceso realizado en el sitio El alcance del SGA debe establecerse por sitio. Una empresa que comprenda unidades en diferentes sitios geogrficos pude limitar su alcance a slo uno de los sitios, incluyendo todos los procesos all desarrollados. El alcance del SGSySO tambin se establece por sitio. Para el caso anterior, el SGA puede corresponder a un sitio y el SGSySO a ms de uno o a la inversa. Cada organizacin podr redactar el alcance de su SG de acuerdo con sus propios criterios. En el caso en que el auditor considere que el mismo contradice o genera controversia con la definicin de alcance del SG segn el punto 2 de este documento, podr acordar con la organizacin una redaccin alternativa empleando el Modelo de estructura general para la redaccin de alcances, que est descripto en el Anexo A de este documento, y establece lineamientos generales para redactar en forma clara la estructura general del alcance de un SG. 5.2 Actividades del auditor relacionadas con la redaccin del alcance del certificado y la confirmacin de la vigencia del mismo durante las siguientes auditoras. Durante una auditoria al Sistema de Gestin el auditor responsable debe verificar el alcance definido por la organizacin y el desempeo del SG aplicado al mismo, de acuerdo con: Auditora etapa 1: verifica que el alcance del SG coincida con el alcance descripto en la solicitud de contratacin del servicio, en el caso de ISO 9001 verifica las exclusiones y su justificacin; y en el caso de ISO 14001 y OHSAS 18001 los sitios y reas geogrficas incluidas en el alcance. Si no hubiera coincidencias, deber definirse el alcance correcto. Auditora etapa 2: verifica y asegura que el alcance del SG solicitado por la organizacin coincida con el alcance auditado y que se describe en el formulario de Datos de la Organizacin en Proceso de Certificacin y en el Informe de Auditora correspondientes. Auditora de seguimiento o extraordinaria: verifica que siga vigente el alcance de la certificacin original, salvo el caso en que el objetivo de la auditora incluya una modificacin del mismo.

En todos los casos, debe verificar que la redaccin del alcance cumpla con los criterios de aceptacin establecidos en este documento.

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Durante la reunin de apertura el auditor debe plantear la formulacin del alcance a partir de las consideraciones de la etapa I y de la revisin documental realizada. Nota: Se recomienda al auditor responsable prever al planificar la auditora de certificacin/recertificacin/modificacin de alcance, un espacio de tiempo al finalizar las entrevistas, previo a la preparacin del informe, para acordar con el representante de la organizacin auditada la redaccin final que tendr el alcance del certificado. Una vez acordado esto, se debe entregar a la organizacin el formulario DC-FI 050 el cual incluye, entre otras informaciones para la confeccin del certificado, el alcance de la certificacin en espaol y en ingls (esto ltimo es especfico para el certificado de IQNet). El DC-FI 050 siempre debe tener la aprobacin del auditor responsable y del representante de la organizacin ante IRAM, para poder confeccionar el certificado, por lo que debe formar parte de la carpeta de auditora que el auditor entrega a Operaciones una vez finalizada la misma. El auditor responsable debe verificar que el alcance y todos los datos descriptos en el DC-FI 050 (Razn social, RI, Alcance) coincidan exactamente con los incluidos en el informe de auditora 5.3 Actividades de la Secretara Tcnica y del Jefe de Operaciones Comit General de Certificacin (CGC) relacionadas con la redaccin del alcance del SG Durante la evaluacin de los expedientes la ST verificar que el alcance de los SG cumpla con esta instruccin. Del mismo modo, lo verificar el jefe de operaciones cuando se confeccionen los certificados, una vez aprobados por el CGC. La ST o el CGC slo podrn modificar el alcance redactado por la organizacin y acordado con el auditor lder siempre que el mismo no permita identificar con claridad los procesos y/o actividades incluidas dentro del SG o su lectura de lugar a otras posibles interpretaciones que generen conflictos de inters. De ser as, se deber comunicar al cliente la redaccin sugerida del alcance para que preste su conformidad, previo a la emisin del Certificado. 5.4 Consideraciones especficas para la redaccin de alcances

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a) El alcance deber incluir exclusivamente las actividades de la organizacin comprendidas en el Sistema de Gestin, con redaccin clara y completa. De ser necesario, podr utilizarse la terminologa utilizada en el rea/sector/rubro/localidad. b) En el caso de requerirse incluir palabras tcnicas en otro idioma las mismas debern ser incluidas con comillas c) Las unidades deben corresponder al Sistema Internacional (SI). Si el cliente desea utilizar otras unidades se debe colocar entre parntesis su equivalente en unidades del S.I. d) La redaccin del alcance no deber incluir el nombre de la organizacin y su domicilio los domicilios de los subcontratistas e) Si el alcance de la certificacin abarca distintos sitios (sin llegar a ser un proceso multisitio), estos debern estar claramente identificados dentro de su descripcin indicando sitios especficos o zonas geogrficas. Cuando el alcance corresponda a varios sitios con actividades parcialmente diferentes, deber especificarse la actividad desarrollada en cada uno de ellos, segn DC-IT 166 (Emisin de certificados y entrega de Logotipos a los Licenciatarios de Sistemas de Gestin) f) La descripcin del alcance establecido no deber generar conflictos de inters con relacin a la certificacin de organizaciones que desarrollen actividades semejantes g) En caso de otorgamiento de certificados a organizaciones franquiciantes (licenciatarias), el certificado debe tener en cuenta exclusivamente a aquellos sitios que estn comprendidos por el sistema de gestin. h) Los certificados indican la Razn Social de la organizacin auditada. Podr agregarse el nombre de fantasa de la organizacin, siempre que se aclare la razn social en el mismo certificado

5.5 Consideraciones particulares

5.5.1 Sistemas de Gestin de la Calidad (IRAM-ISO 9001:2008) El alcance de un SGC debe establecer claramente las categoras de los productos /servicios en trminos generales y los procesos principales de realizacin del producto/servicio que estn incluidos dentro del sistema de gestin de la organizacin. Debern identificarse los servicios y/o actividades tercerizados. Si la organizacin terceriza alguno de los procesos principales de realizacin del producto, la declaracin del alcance debera incluir la siguiente frase: Gestin del proceso (nombre del proceso tercerizado) ...

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Ejemplos: Gestin del Diseo, Gestin de la Fabricacin, Gestin de la Logstica Si la organizacin tiene la responsabilidad y realiza el proceso de diseo y desarrollo del producto, la declaracin del alcance de la certificacin/registro debe ser explcita en el establecimiento de las responsabilidades por el diseo y desarrollo incluyendo alguna de las siguientes expresiones: Diseo de ... Desarrollo de ... Diseo y desarrollo de ... Nota: Recordar que para la serie ISO 9000, de acuerdo con la nota incluida en el Ap. 3.4.4 de la norma ISO 9000:2005 los trminos diseo y desarrollo algunas veces se utilizan como sinnimos y algunas veces se utilizan para definir etapas de todo el proceso de diseo y desarrollo. 5.5.2 Sistemas de Gestin Ambiental (IRAM ISO 14001:2004) y Sistemas de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001:2007) La redaccin del alcance de un SGA y/o de un SGSySO debe describir las actividades y procesos principales realizados, as como el/los sitio/s incluidos dentro del alcance del sistema o, en el caso de la prestacin de servicios, el rea geogrfica involucrada (municipio, provincias, regin, pas) . Debern identificarse los servicios y/o actividades tercerizados. Si la organizacin terceriza alguno de los procesos incluidos dentro del alcance, el mismo debera incluir la siguiente frase: Gestin del proceso (nombre del proceso/actividad tercerizado) ... Ejemplos: Gestin del proceso de pintura, Gestin del proceso de mantenimiento , Gestin de la Logstica , etc. Nota 1: Si bien no se requiere que la descripcin del alcance del SGA o de un SGSySO detalle la totalidad de los procesos realizados dentro del sitio, ninguno de ellos puede quedar excluido. Del mismo modo, no se requiere que se describa la categora de los distintos productos realizados, si bien todos ellos deben ser considerados parte del SGA y/o del SGSySO. Nota 2: Cuando el alcance del sistema corresponda a actividades o servicios desarrollados en el sitio de un cliente particular, deber incluirse su nombre en la redaccin.

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6. ANEXOS

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ANEXO A

MODELO DE ESTRUCTURA GENERAL PARA LA REDACCIN DE ALCANCES

La estructura general del alcance de un SG puede plantearse de la siguiente manera:

Alcance: P S A
Donde: P = Procesos de la cadena de valor Cul es el proceso de la cadena de valor del proceso (servicio o producto)? S = Productos (bienes y servicios) provistos como resultado de la aplicacin de sus procesos. sobre qu se aplica? A = Aplicacin de dichos productos Dnde (sitio fsico: ciudad, zona, ubicacin de la planta industrial) o para quien se realiza?

A1. Ejemplos generales de aplicacin de esta metodologa:


Ntese que: el auditor slo debe proponer la redaccin del alcance cuando el presentado por la organizacin no sea suficientemente claro o no cumpla con los criterios de aceptacin de este instructivo en algunos casos se omite el trmino S o el A, segn se trate de un SGC, un SGA o un SGSySO o simplemente no se considere necesario el alcance puede ser descripto de distintas formas, alterando el orden de los trminos P, S y A, manteniendo la estructura general (ejemplo: servicios de capacitacin)

P
Comercializacin, diseo y ejecucin

S
de cursos (servicios de capacitacin) De captura, digitalizacin, indexacin de documentos

A
Personas y organizaciones en general Comercializacin, diseo y ejecucin de servicios de capacitacin, dirigido a personas y organizaciones en general. Prestacin del servicio de captura, digitalizacin, e indexacin de

Prestacin del servicio

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documentos Confeccin y manufactura de prendas de cuero para exportacin. Fabricacin de mquinas y repuestos para motores de combustin en su planta del parque industrial Pilar Comercializacin y prestacin del servicio de limpieza de oficinas, hospitales y limpieza general de industrias en la provincia de Crdoba Diseo, venta y prestacin del servicio de catering para empresas de servicio petrolero de la zona del Golfo de San Jorge y Neuqun.

Confeccin y Manufactura

de prendas de cuero para exportar de mquinas y repuestos para motores de combustin de limpieza de oficinas, hospitales y limpieza general de industrias En la planta del parque industrial Pilar

Fabricacin

Comercializacin y prestacin del servicio

Provincia de Crdoba

Diseo, venta y prestacin del servicio

de catering para empresas de servicio petrolero

Cuenca del Golfo de San Jorge y Neuqun

A.2 Ejemplos de alcances de SG para empresas de servicio


En los casos donde se indica Indicar zona de influencia no implica incluir en el alcance la direccin de la empresa, sino el rea donde se desarrollan las actividades asociadas al alcance Se recomienda utilizar la expresin Prestacin del servicio de en lugar de servicio de
ALCANCE Comercializacin, diseo, ejecucin y desarrollo de actividades de capacitacin a empresas y particulares. Diseo y ejecucin de actividades de capacitacin dirigido a personas y organizaciones pblicas y privadas Prestacin de servicios de capacitacin, desde el inicio de cursos hasta la entrega de certificados. Diseo, planificacin y ejecucin del servicio de capacitacin Comercializacin, planificacin, diseo y ejecucin de actividades de capacitacin para personas y empresas pblicas y privadas. Venta, diseo y ejecucin de actividades de capacitacin en las reas de prevencin de riesgos, medioambiente, seguridad, calidad y responsabilidad social empresarial. Logstica y transporte en camiones de cargas lquidas en general, combustibles e hidrocarburos, metanol y gas licuado de petrleo en todo el territorio nacional y de gas licuado de petrleo en la Repblica de Chile. Construccin, montaje y mantenimiento metalmecnico y electromecnico para la industria minera y energtica, desarrollado en el NOA. Transporte de cargas lquidas y slidas y otros servicios SGC X X X X X SGA y SGSySO indicar la zona de influencia indicar la zona de influencia indicar la zona de influencia indicar la zona de influencia

indicar la zona de influencia

indicar la zona de influencia

X X

X X

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petroleros en distintos yacimientos de las provincias de Ro Negro, Neuqun y La Pampa. Diseo e instalacin de sistemas de elevacin y mantenimiento de temperatura de fluidos en procesos industriales. Actividades desarrolladas en las provincias de Mendoza y Neuqun. Diseo, fabricacin de dispositivos y prestacin de servicios electromecnicos para la industria. Desarrollo, fabricacin, comercializacin y distribucin de productos de librera orientados al mbito escolar y comercial. Transporte de sustancias peligrosas. Transporte y distribucin de cargas Diseo y realizacin de prcticas de diagnstico por imgenes: Resonancia magntica nuclear, tomografa computada, angiografa digital, radiologa intervencionista, radiologa, ecografa y tomografa por emisin de positrones.

X X X

indicar la zona de influencia indicar la zona de influencia indicar la zona de influencia

indicar la zona de influencia

Ver Anexo B (Recomentadaciones a tener en cuenta para la redaccin de alcances de empresas de servicios)

A.3 Ejemplos de alcances de SG para empresas de manufactura:


En los casos donde se indica Indicar zona de influencia no implica incluir en el alcance la direccin de la empresa, sino el rea donde se desarrollan las actividades asociadas al alcance. En los casos donde se indica si es en ms d eun sitio indicarlos, implica que si la organizacin opera en ms de un sitio (ej. Distintas plantas de produccin), y el SG abarca slo uno de ellos, debera citarse dicho sitio dentro del alcance. ALCANCE Diseo, desarrollo, produccin, comercializacin y post venta de resortes a gas. Produccin, comercializacin y servicio posventa de productos qumicos y colorantes para la industria del cuero. Comercializacin, elaboracin y distribucin de zarandas y sacapajas, piezas cortadas, plegadas y punzonadas destinadas a terminales. Produccin de semielaborados de caucho para la fabricacin de pisos de goma. Diseo, produccin y comercializacin de alimentos balanceados para mascotas. Diseo, desarrollo, fabricacin, comercializacin y servicio posventa de motocicletas. Diseo, fabricacin y venta de transformadores de medicin y proteccin de corriente y de tensin hasta 33 kV, servicio interior e intemperie en aislacin seca. Fabricacin de productos en base a yeso para la aplicacin en revoques proyectables, enlucidos, moldeo y fertilizantes. Actividades desarrolladas en las plantas UI 2 y UI 3 de Malarge. Diseo y desarrollo, fabricacin, fraccionamiento y comercializacin de vegetales deshidratados y vveres. Diseo, fabricacin y comercializacin de colectivos para transporte de pasajeros. SGC X X SGA y SGSySO Si es ms de un sitio indicarlos Si es ms de un sitio indicarlos indicar la zona de influencia de la distribucin Si es ms de un sitio indicarlos Si es ms de un sitio indicarlos Si es ms de un sitio indicarlos Si es ms de un sitio indicarlos

X X X X X

X X

Si es ms de un sitio indicarlos Si es ms de un sitio indicarlos

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X X X X X

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Indicar zona de influencia donde realizan las instalaciones Si es ms de un sitio indicarlos Si es ms de un sitio indicarlos Si es ms de un sitio indicarlos Indicar zona de influencia de la distribucin

Diseo, desarrollo, venta, fabricacin e instalacin de impresiones de gran formato. Comercializacin, produccin y despacho de ngulos multilaminados para embalajes. Diseo, fabricacin y comercializacin de heladeras, freezers y exhibidores. Recepcin, produccin y comercializacin de cartuchos remanufacturados de impresoras laser, inkjet y cinta. Fabricacin, acopio, fraccionamiento, comercializacin y distribucin de productos qumicos de la familia del azufre. Produccin, comercializacin y asistencia tcnica de los productos siguientes: agregados para la construccin, Plastoform, elementos prefabricados de hormign, elementos pretensados de hormign, hormign premezclado, en las ciudades de Santa Cruz, Chuquisaca, La Paz y Cochabamba. Diseo, fabricacin, comercializacin y montaje de piezas mecanizadas y estructuras metlicas

Indicar zona de influencia donde realizan los montajes

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Revisin 01 Fecha de emisin 19/04/2011 ANEXO B
RECOMENDACIONES A TENER EN CUENTA PARA LA REDACCIN DE ALCANCES PARA ORGANIZACIONES DE SERVICIOS

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B.1. La credibilidad de los alcances


La credibilidad del certificado es un tema que genera polmicas a nivel mundial e indudablemente una de las razones es que los alcances descriptos en algunos certificados generan ambigedades. Hay ejemplos de certificados SGA o SySO de procesos secundarios de grandes organizaciones que luego hacen un uso indebido del certificado y hay otros certificados aplicados a servicios especficamente- que no hacen mencin acerca de dnde se realizan, generndose muchas dudas respecto de la evaluacin de la implementacin eficaz del SG.

B.2. Las variables que afectan la descripcin del alcance


Qu est asegurando IRAM al otorgar un certificado con relacin a la ejecucin de un servicio? IRAM est certificando que el Sistema de Gestin es adecuado para el servicio ofrecido en el sitio evaluado. Si auditamos un SGC, los procesos de realizacin del producto (un servicio en este caso) se desarrollan normalmente de la misma manera en cualquier lado que se realicen y no es necesario ir a cada uno de los sitios. Por qu esto no es igual en SySO y en SGA? La razn es que intervienen otras variables al evaluar la adecuada y eficaz implementacin del SG. Veamos algunas posibles variables: Un cambio geogrfico, muchas veces implica, en relacin a la idiosincrasia del lugar, un comportamiento diferente del personal. Tambin existe la posibilidad de una interaccin diferente con el vecindario (las caractersticas de un servicio brindado en el campo a cielo abierto son diferentes de las del mismo servicio realizado en plena ciudad), y de variables topogrficas distintas (un servicio en la nieve patagnica no es igual que en la selva misionera). Fundamentalmente, cambian las partes interesadas. Una de las principales variables que modifica necesariamente la planificacin de la gestin es la que tiene que ver con cumplimiento legal: al cambiar de zona, regin, ciudad, pas, muchas veces se modifican los requisitos legales asociados a la actividad, al servicio y/o al producto ofrecido. Adems de modificaciones obvias relacionadas con la identificacin y la evaluacin del cumplimiento legal, aparecern nuevos peligros y aspectos y seguramente como mnimodebern modificarse los procedimientos operativos, los criterios operacionales asociados, la capacitacin del personal y los mtodos de prevencin/actuacin frente a emergencias. Surge la pregunta: Al certificar un SG no estamos diciendo que el Sistema va a ser capaz de adaptarse a estos cambios y que por eso aseguramos que hay una buena gestin? La respuesta es SI, pero no olvidemos que la certificacin implica evaluar la implementacin eficaz del SGA o del SySO de acuerdo con el alcance definido y los lmites establecidos por el alcance (para los SGA y de SySO) es el sitio.

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Las actividades deben evaluarse in situ: el proceso de auditoria debe contemplar la observacin de las actividades para asegurar que se desarrollen de acuerdo a lo que se ha planificado. La eficacia de estos procesos podr ser analizada desde los registros pertinentes, pero el desarrollo de la actividad slo puede verificarse observando la misma. Entonces, en un alcance hay que identificar TODOS los sitios donde se desarrolla el servicio? no hay posibilidad de agrupacin o de generalizacin? Esto no es necesariamente as: la idea es que el alcance incluya una descripcin de TODOS LOS SERVICIOS ABARCADOS y DEL AREA DE INFLUENCIA DONDE SE REALIZA. Muchas veces la descripcin del alcance es una mezcla de ambas cosas.

B.3. Algunos ejemplos


Para un servicio de limpieza, debera aclararse si se trata de limpieza de oficinas, o de limpieza de hospitales o de parques y plazas, en la zona norte de Gran Buenos Aires o en las provincias del NOA o en nosocomios de CABA En algunos casos se requiere detallar el tipo de proceso con mayor profundidad: abarca procesos de limpieza en seco (barrido exclusivamente) o incluye recoleccin de residuos (en ese caso de que tipo?) o limpieza con solventes y diluyentes. Cuando se hace necesaria una descripcin ms detallada de los procesos? Cuando hay razones comerciales de inters para el cliente y lo solicita explcitamente o cuando no detallarlo pudiera generar dudas respecto de otros servicios ofrecidos por la organizacin, pero no incluidos en el alcance del Sistema de Gestin. Si un certificado indica: Servicio de limpieza de oficinas en Patagonia ello implica que se certifica el proceso de la limpieza de oficinas (aunque la organizacin, adems ofrezca servicio de limpieza de parques) y que el auditor ha verificado en distintos sitios de la Patagonia (seguramente por muestreo) que se realiza en condiciones similares y no es necesario dar mayores aclaraciones acerca de los sitios particulares.1 En algunos casos se ha indicado que un servicio es gestionado desde su base en... esta afirmacin es correcta en tanto se est indicando de esta manera que hay una base operativa que forma parte del SG, pero no es suficiente ya que debe incluirse adems cual es el rea geogrfica de influencia: la ciudad, la zona, la provincia, etc.
1

Recuerde que una definicin precisa del alcance geogrfico de los procesos comprendidos en el SG va a ser de gran ayuda para realizar un muestreo representativo durante la auditora y que todos ellos deben quedar registrados en el informe de auditora en el campo de DOMICILIOS AUDITADOS, o si fueran muchos en una nota debajo de las conclusiones.

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