Supervison Manual Basico-CA

Universidad Nacional Autnoma de Mxico Escuela Nacional de Trabajo Social
Supervisin Manual bsico para trabajadores sociales de reas institucionales
Universidad Nacional Autnoma de Mxico Dr. Juan Ramn de la Fuente

Rector
Lic. Enrique del Val Blanco

Secretario General
Mtro. Daniel Barrera Prez
Secretario Administrativo Secretaria de Desarrollo Institucional Secretario de Servicios a la Comunidad Abogado General
Dra. Rosaura Ruiz Gutirrez
Mtro. Jos Antonio Vela Capdevila Mtro. Jorge Islas Lpez
Escuela Nacional de Trabajo Social Mtro. Carlos Arteaga Basurto

Director
Dr. Guillermo Campos Covarrubias

Secretario General
Mtra. Laura Ortega Garca
Jefa de la Divisin de Estudios Profesionales Jefe de la Divisin de Estudios de Posgrado Jefe de la Divisin de Extensin Acadmica Secretaria de Apoyo y Desarrollo Escolar Secretario Administrativo
Mtro. Jorge Hernndez Valds
Mtro. Salvador Alvarado Garibaldi Mtra. Leticia Cano Soriano Lic. Ricardo Murillo Flores

Lic. Laura Limn Rivas Jefa del Departamento de Comunicacin Social Cuidado de la edicin: Lydia I. Arreola Polo Diseo, formacin y tipografa: Omar Guerrero D.R. 2004, Universidad Nacional Autnoma de Mxico Circuito Exterior s/n, Ciudad Universitaria C.P. 04510, Coyoacn, Mxico, D.F. Escuela Nacional de Trabajo Social www.trabajosocial.unam.mx trabajosocial@correo.unam.mx ISBN 970-32-2340-0 Impreso y hecho en Mxico Printed and made in Mexico
Universidad Nacional Autnoma de Mxico Escuela Nacional de Trabajo Social
Carlos Arteaga Basurto
ndice
7 9 11 Prlogo Introduccin 1. Concepto de supervisin
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 Proceso dinmico y permanente Educativo Administrativo Tcnico Supervisor-supervisado Visualizar problemas Implementar estrategias de intervencin profesional
12
13
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.12.1 2.12.2 2.12.3
2. Principios bsicos de la supervisin

Objetividad Conocimientos del supervisado Motivacin Informacin Desarrollo personal Aprendizaje Reconocimiento Representacin Orden Organizacin administrativa Sistematizacin Destreza Tcnica Humana Conceptual
13
3. Modalidades de la supervisin
3.1 3.2 3.3 Autocrtica Paternalista Participativa o democrtica
14
15
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5
4. Generalidades de la supervisin
Objetivos del supervisor Actitudes deseables del supervisor Responsabilidades del supervisor Deberes del supervisor Necesidades del supervisor
16
5. Objetivos de la supervisin
5.1 5.2 Objetivo general Objetivos especficos
16
17
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7
6. Funciones y actividades del supervisor

Planeacin Organizacin Coordinacin Informacin Direccin Control Evaluacin
18
19
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6
7. Procesos administrativos de la supervisin

Investigacin Diagnstico Programacin Organizacin Control Evaluacin
19
21 22
8.1 8.1.1 8.1.2 8.2 3.2.1 8.2.2 8.2.3 8.3 8.4
8. Tcnicas de supervisin
La observacin Modalidades de la observacin Medios de observacin La entrevista Modalidades de la entrevista Tipos de entrevista Preparacin de la entrevista El cuestionario Lecturas y reuniones complementarias
23
24 25 26 27 28 30 31
9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7
9. Instrumentos de supervisin
Cronograma anual de supervisin Cronograma mensual de actividades Plan de trabajo del supervisor Diario de campo del supervisor Crnica de supervisin grupal Reporte de supervisin Informes de control de supervisin
SUPERVISIN
34 35 37 39 45
9.8 9.9 9.10 9-11 9.12
Listado de desviaciones Informe mensual de actividades Evaluacin cuantitativa del servicio de Trabajo Social Evaluacin cualitativa del personal de Trabajo Social Evaluacin general del servicio de Trabajo Social
49
53 59 60 69
10.1 10.2 10.3 10.4 10.5
10.
Cuestionario para la identificacin de los principales problemas en reas de servicio de Trabajo Social Gua para elaboracin de instrumentos operativos de programacin Manual interno de organizacin especfico del servicio de Trabajo Social Manual de normas y procedimientos Manual de servicios al pblico
Instrumentos de apoyo
71
Bibliografa complementaria
Tradicionalmente, y de una manera errnea, tanto al interior del Trabajo Social, como de las instituciones y, aun incluso, de la propia poblacin usuaria de las mismas, se ha caracterizado a nuestro quehacer profesional como una intermediacin en la prctica de prestacin y administracin de servicios sociales preestablecidos; lo que genera de algn modo, que diversos sectores de profesionales del Trabajo Social no quieran, o no puedan, visualizar nuevos espacios de intervencin profesional y/o nuevas formas de actuacin institucional. Esa concepcin de una prctica preestablecida y rutinaria, no permite reconocer la existencia de necesidades bsicas, que en un proceso permanente de capacitacin y actualizacin profesional, el trabajador social pueda abordar y situar as su prctica en el contexto y condiciones reales que la determinan, con un manejo real del espacio institucional. Parte importante en este proceso, es el poder implementar procedimientos metodolgicos, orientados a proveerse de herramientas indispensables para el ejercicio profesional. En este sentido, el presente Manual de Supervisin, sin renunciar a los aportes tericos, constituye ante todo un esfuerzo en la bsqueda de ampliar los recursos e instrumentos tcnico-metodolgicos que se requieren para una prctica profesional al interior de las instituciones, cada vez ms rigurosa pero tambin,
ms enriquecedora. Con esta intencin se ofrece este Manual como una gua, a partir del cual se puede disear, operativizar procesos de supervisin; en el entendido de que los instrumentos aqu descritos, son una propuesta susceptible de ser modificados, de acuerdo a las necesidades concretas y particulares que cada institucin pueda demandar del trabajador social. Por otra parte, es importante sealar que este documento, es resultado de una experiencia institucional en el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia (DIF) en la que, incluso, el modelo surgi del rea de Trabajo Social, y con sus correspondientes adecuaciones, sirvi de base para formular guas de supervisin en las reas de psicopedagoga, medicina, enfermera y nutricin. Por ello, es de justicia afirmar que sin la colaboracin entusiasta del personal de la Subdireccin de Asistencia Social de la Direccin de Rehabilitacin y Asistencia Social, con quienes trabaj de 1985 a 1988, no hubiera sido posible este trabajo. Finalmente, mi agradecimiento a la Escuela Nacional de Trabajo Social por la publicacin de este Manual, que en esta segunda edicin, espero que sea de utilidad para el pblico lector y cumpla con los propsitos planteados.
Prlogo
SUPERVISIN
La responsabilidad del Trabajo Social en el campo de las instituciones pblicas es de gran magnitud y trascendencia, debido a que el vnculo poblacin-demanda-servicio-institucin, descansa en gran parte en la actividad profesional del Trabajo Social, por lo que es obvia la importancia de evitar el espontaneismo o el activismo, ya que para la institucin resulta fundamental, en el logro de sus polticas y objetivos, que la ejecucin de las acciones estn debidamente orientadas no slo a partir de los instrumentos programticos, sino tambin por procesos flexibles que permitan detectar y enfrentar hechos y situaciones imprevistas, dado a las mismas respuestas adecuadas y oportunas. De esta manera, la supervisin adquiere una importancia central para la programacin, ejecucin, control y seguimiento de las formas como se logran los objetivos y metas institucionales, y por tanto, para la verificacin de la eficacia operativa desarrollada. Se torna, entonces, la supervisin en un elemento de gestin importante que permite retroalimentar el proceso del conocimiento del hecho problema sobre el cual se interviene, as como evaluar y corregir, en su caso, con base en las alternativas diseadas al respecto. Por ello, es imprescindible disponer de un sistema de supervisin capaz de registrar, desde el inicio, el
seguimiento de las acciones previamente programadas, y el cual, en forma sistematizada, se constituya en un medio eficaz para prevenir o modificar, significativamente, la situacin del problema. Sin embargo, cuando hay claridad sobre los objetivos y metas que se persiguen, o sobre los procedimientos a seguir y los resultados obtenidos, se genera un aplicacin mecnica y burocratizada de mtodos, tcnicas, instrumentos, etctera. Particularmente en el caso del Trabajo Social, aun cuando relativamente es una profesin joven, mientras ms se oriente y vigile su prctica, mayores experiencias y aportaciones generar como disciplina de las ciencias sociales. De aqu la importancia y la necesidad de establecer procesos adecuados de supervisin, objeto en el que pretende incidir este Manual, para lo cual se partir de conceptualizar la supervisin, y desprender sus principios, modalidades, generalidades, objetivos, funciones, actividades, procesos administrativos y tcnicas. Un elemento importante del Manual es la presentacin de una serie de propuestas especficas para Trabajo Social, de instrumentos de supervisin y rubros a supervisar, lo cual puede orientar la actividad profesional en la bsqueda de mejores procesos, y de nuevos status en la estructura ocupacional institucional.
Introduccin
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1.
Concepto de supervisin
1.6
Partiremos de concebir que la supervisin es un proceso dinmico y permanente; educativo, administrativo y tcnico, que permite al supervisor y supervisado visualizar los problemas en el rea de trabajo e implementar estrategias de intervencin profesional. As, los elementos de la supervisin son: 1.1 Proceso dinmico y permanente Est constituido por una serie de hechos relacionados, que aplicados en una realidad en continuo cambio, proveen del espritu crtico necesario para ver y comprender, en cada momento, las cosas que ocurren, la direccin que tienen y su significado real. Educativo Contribuye en el crecimiento profesional, es una forma de aprendizaje, en el que se traducen en acciones las proposiciones tericas que componen el cuerpo de conocimientos, adecundolas a los objetivos propuestos. Administrativo Permite medir el rendimiento del supervisorsupervisado en trmino de resultados; esto es, hacer de la supervisin un medio efectivo para la consecucin de objetivos, previendo las funciones y actividades a realizar, as como los instrumentos a utilizar. Tcnico Requiere de medios, tcnicos e instrumentos, que permitan alcanzar los objetivos y metas, y la realizacin del proceso: esto es, organizar adecuadamente el trabajo para conseguir los fines deseados. Supervisor-supervisado El logro de los objetivos de supervisin es responsabilidad conjunta del binomio supervisor-supervisado, a travs de una relacin constructiva de retroalimentacin constante.
Visualizar problemas Permite el conocimiento de la realidad en que se acta, defendindola en trminos de identificar los problemas objetivos de intervencin. Implementar estrategias de intervencin profesional Una vez definido el problema objeto, se seleccionan las formas de accin que respondan en forma adecuada, eficaz, sistematizada y metdica; delimitando los aspectos susceptibles de modificar hasta lograr una situacin satisfactoria.
1.7
1.2
1.3
1.4
1.5
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2.
2.1
Principios bsicos de la supervisin

Objetividad Este aspecto se refiere a ser realista; a relacionar lo concreto y lo tangible con las situaciones existentes y condiciones que prevalecen a los datos y hechos. Conocimientos del supervisado El supervisor debe poseer un conocimiento directo y completo de la personalidad del supervisado y de las circunstancias dentro de las cuales de desenvuelve en su trabajo. Motivacin Para que el supervisado se esfuerce en su labor, es necesario que encuentre motivos claros (racionales o emocionales) para realizarlos. Informacin La informacin es indispensable en el proceso de la supervisin, ya que no es posible exigir la mxima eficiencia de un trabajo si no se le proporciona toda la informacin concerniente a su trabajo. Desarrollo personal El supervisado requiere de libertad en el desempeo de su trabajo, para que lo sienta como obra suya y ponga su mximo empeo. Todo trabajador busca la oportunidad de un desarrollo individual, y sta es una forma de alentarlo. Aprendizaje No puede esperarse el cumplimiento ptimo de una tarea, si al trabajador no se le ha orientado para ejecutar su trabajo del modo en que se considera eficiente, si no se le ha proporcionado los instrumentos y tcnicas necesarias para ello. Reconocimiento Es difcil que un trabajador desarrolle su mxima capacidad si sabe que sus esfuerzos no sern tomados en cuenta y reconocidos, por 12
lo que es fundamentalmente que el supervisor siempre considere el trabajo del supervisado en toda su vala. 2.8 Representacin El trabajador se sentir comprometido con su supervisor, en la medida en que ste apoye sus intereses legtimos ante sus superiores. Orden El resultado del esfuerzo de un grupo es superior a la simple suma de los esfuerzos individuales. Por lo tanto, los esfuerzos individuales deben encontrarse coordinados para alcanzar un objetivo comn.
2.2
2.9
2.3
2.4
2.10 Organizacin administrativa El supervisor debe saber cules son las metas y objetivos que persigue y qu es lo que se propone alcanzar. Debe tener planeada la manera de actuar de acuerdo con la naturaleza del trabajo y personas a supervisar, en sus condiciones y problemas de trabajo concretos. 2.11 Sistematizacin Se refiere a disear un sistema de trabajo bien elaborado y planeado, que produzca resultados satisfactorios adaptndose a las situaciones en que se desenvuelven los supervisados y que, a su vez, permita recoger y analizar experiencias anteriores. 2.12 Destreza Todo supervisor debe poseer tres clases de destreza, las cuales an estn ntimamente relacionadas en la prctica, se pueden distinguir de acuerdo con los niveles que ocupan los supervisores en el proceso administrativo y en la organizacin. Estas destrezas son de naturaleza tcnica, humana conceptual. 2.12.1 Tcnica La destreza tcnica estriba en el conocimiento de los mtodos, procedimientos y recursos que tiene el supervisor y que utiliza eficazmente en las actividades de adiestramiento del personal.
2.5
2.6
2.7
2.12.2 Humana La destreza humana consiste en la habilidad que se tenga para actuar con el grupo y estimular esfuerzos cooperativos, facilita la comprensin de la conducta de los dems para la consecucin de los objetivos. 2.12.3 Conceptual La destreza conceptual consiste en la habilidad para coordinar e integrar las actividades y objetivos de la institucin con las tareas del personal; es indispensable en los que tienen la responsabilidad de tomar decisiones y coordinar esfuerzos en niveles de mando superior.
3.
3.1
Modalidades de la supervisin
Autocrtica No toma en cuenta el sentir de los supervisados, por lo que arbitrariamente el supervisor decide basndose en tecnicismos. Se utiliza exclusivamente para comprobar si el supervisado acta conforme a lo ordenado, inspeccionando las acciones de los supervisados, ms con el deseo de sancionar errores, que de estimular cualidades. Paternalista El supervisor decide despus de escuchar y recoger el sentir de los supervisados, adoptando las decisiones sin considerar las aspiraciones de los supervisados, ya que cree que l tiene una mayor preparacin o experiencia para decidir. Conlleva la idea de que lo que se decide es en bien de todos. Estas dos modalidades generan a la larga indiferencia y desconfianza de los supervisados ante las tareas a realizar, ya que no las consideran como suyas por tanto, hay una escasa o nula cooperacin por su parte, lo que va determinando que se definan objetivos equivocados y se establezcan metas irreales en los programas, ya que hay una desvinculacin con la realidad en la que actan los supervisados. Participativa o democrtica Se establece una comunicacin horizontal entre supervisor-supervisado, donde el supervisor acta como coordinador y apoyo tcnico. El supervisado se siente vinculado a los programas ya que son producto de su participacin, lo que permite un mejor conocimiento de los problemas y una real valoracin de las necesidades de los supervisados. Proporciona oportunidades pertinentes para la reflexin de la accin, en un proceso de retroalimentacin entre supervisor-supervisado, y que se lleva a cabo en forma peridica y organizada con la participacin cooperativa
3.2
3.3
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13
del equipo de trabajo, empleando una variedad respecto a las tcnicas de supervisin. Este tipo de supervisin genera en el biomio supervisor-supervisado los siguientes valores y actitudes: Compromiso, dilogo, espritu comunitario, actitud positiva ante la vida, visin crtica de la realidad, responsabilidad personal y social, capacidad de bsqueda y creatividad; todo ello con base en la definicin de la intencionalidad propuesta para el campo especfico de la supervisin.
4.
Generalidades de la supervisin
El supervisor es el profesional que acta como gua y orientador tcnico, forma parte del grupo de supervisin como un miembro con caractersticas y responsabilidades diferentes de los otros, siempre encabeza a un trabajo en equipo.
4.1
Objetivos del supervisor - Mejorar la calidad del trabajo. - Desarrollar al mximo las cualidades del supervisado. - Estimular la creatividad del personal. - Facilitar la introduccin de cambios en los planes, programas y proyectos de trabajo. - Fomentar actitudes positivas y solidarias de trabajo en equipo. - Orientar para encontrar soluciones a los problemas.
4.2
Actitudes deseables del supervisor - Amabilidad y trato cordial, sin diferencias de jerarquas. - Modestia, el xito de las acciones, es de todo el equipo de trabajo. - Saber escuchar a los supervisados. - Tomar en cuenta diversas opiniones. - Interesarse por el trabajo de cada supervisado. - Poseer un amplio criterio. - Respetar las capacidades individuales. - Fomentar las relaciones humanas en el equipo de trabajo. - Saber auto-evaluarse. - Dominar sus sentimientos y ser sensible a los sentimientos de los dems. - Saber aceptar las crticas que le formulen. - Transmitir sus conocimientos. - Cumplir sus promesas. - No manifestar molestias si surgen cambios en su trabajo por situaciones imprevistas.
14
El supervisor acta como enlace entre el personal de oficina o de campo y los especialistas u otro personal de extensin, por tanto, debe estar enterado de los deberes y responsabilidades de los dems, para poder trabajar armnicamente en coordinacin e integracin con ellos. 4.3 Responsabilidades del supervisor Administrativa: Interpretar normas y procedimientos de trabajo, coordinar, tomar decisiones sobre movimientos de personal; ofrecer y obtener informacin en representacin del jefe superior. Educativa: Estimular y apoyar; instruye en la aplicacin de contenido mtodos, planeacin y ejecucin de programas. Acta para ayudar a que su personal tome sus propias decisiones, de acuerdo con las necesidades confrontadas para lograr as, el mayor desarrollo posible de su capacidad como individuo y como profesional. 4.4 Deberes del supervisor Facilitar la labor del personal a su cargo. Relacionar a su personal con los propsitos y objetivos del trabajo; as como con las polticas y normas institucionales. Adiestrar y orientar a su personal tomando en consideracin las diferencias individuales y situaciones particulares. Auxiliar a su personal para obtener la participacin activa de la poblacin en el estudio y solucin de los problemas, en el desarrollo de planes, programas y en la evaluacin de los logros alcanzados. Sugerir procedimientos de trabajo, de oficina y de campo. Visitar las reas de trabajo peridicamente para asegurarse que el trabajo se desarrolle adecuadamente. De mutuo acuerdo con los especialistas, auxiliar a su personal a medir el progreso alcanzado, tomando en cuenta los objetivos logrados. 4.5
Determinar y auxiliar en la toma de decisiones para la solucin de problemas. Asesorar al personal y evaluar la efectividad de su trabajo. Asesorar al personal para formular y ejecutar planes de trabajo efectivos. Preparar un plan de trabajo y un informe de las actividades realizadas. Estimular al personal para lograr una posicin de responsabilidad en las tareas laborales. Mantener la moral y el entusiasmo entre el personal, dndoles el crdito debido y estimularles hacia el logro de metas ms avanzadas. Necesidades del supervisor Conocer el rea de trabajo, sus polticas, organizacin, objetivos y procedimientos. Poseer los conocimientos tericos necesarios en referencia a los procesos de intervencin profesional y vincularlos con la prctica. Manejar los mtodos, tcnicas e instrumentos a utilizar por el personal de Trabajo Social. Conocer las polticas sociales en general, y en particular, las relacionadas con el sector al que corresponde su institucin. Contar con los elementos necesarios para capacitar y adiestrar a sus supervisados. Saber trasmitir sus conocimientos y experiencias, con recursos pedaggicos y didcticos propios del proceso enseanza- aprendizaje.
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5.
5.1
Objetivos de la supervisin
Objetivo general Contribuir al desarrollo pleno de las funciones y actividades de Trabajo Social, con el fin de optimizar y agilizar el servicio que brinda, as como detectar los problemas y desviaciones de las actividades programadas para procurar su solucin.
6.
6.1
Funciones y actividades del supervisor

Planeacin - Participar en la definicin de objetivos del rea y programas de trabajo. - Disear los lineamientos generales para la elaboracin de instrumentos de planificacin y diagnstico. - Asesorar para la elaboracin de planes sencillos y flexibles que conlleven a la ejecucin de las actividades del personal especializado, con mayor eficiencia y eficacia. - Realizar anlisis y clasificacin de las distintas operaciones para establecer normas generales. - Disear plan de trabajo y cronograma mensual. Organizacin - Asesorar en la determinacin de tareas de cada trabajador social, definiendo responsabilidades y funciones. - Precisar lneas de mando y asesora. - Asesorar en la distribucin de recursos. - Clasificar las actividades a realizar. - Proponer la ubicacin y movilizacin oportuna del personal de Trabajo Social, de acuerdo con las necesidades reales de la institucin.
5.2
Objetivos especficos Vigilar que los trabajadores sociales realicen sus actividades conforme a un programa general. Orientar la prctica profesional del equipo de Trabajo Social en la utilizacin de los mtodos y tcnicas adecuadas para cada programa y actividad. Asistir al personal con acciones de capacitacin en servicio a fin de mejorar su eficacia. Detectar los problemas o desviaciones de las actividades programadas para procurar su solucin. Establecer sistemas de control y evaluacin de las actividades que realizan los trabajadores sociales a fin de comprobar cuantitativamente y cualitativamente el cumplimiento de la programacin. Contribuir a la integracin de los equipos multidisciplinarios que permitan elevar la calidad de la atencin proporcionada a la poblacin atendida. Analizar e interpretar la informacin proporcionada por el trabajador social del rea operativa, para retroalimentar el desarrollo del programa en que participe. Proponer alternativas de accin preventivas y/o correctivas.
6.2
6.3
Coordinacin - Establecer estrecha relacin con los directores y personal responsable de las reas institucionales. - Integrar el esfuerzo de los trabajadores sociales. - Establecer una lnea abierta y constante de comunicacin con el equipo de Trabajo Social. - Ordenar metdicamente las actividades a realizar, tanto en forma preventiva como correctiva. - Realizar reuniones con los coordinadores y con el equipo en general, para detectar problemas y proponer soluciones.
16
6.4
Informacin - Transmitir la informacin necesaria de las normas, lineamientos y polticas institucionales, a los trabajadores sociales de las reas operativas. - Informar al personal sobre sus tareas concretas y disposiciones especiales. - Obtener informacin directa de los trabajadores sociales acerca de sus actividades. - Elaborar y rendir informes peridicos de actividades a las instancias correspondientes. 6.7
- Vigilar el uso adecuado y oportuno de los recursos. Evaluacin - Aplicar los sistemas de evaluacin necesarios, tanto en forma cuantitativa (metas), como cualitativas (objetivos). - Realizar evaluaciones grupales para detectar y precisar en qu medida el grupo de Trabajo Social alcanza sus objetivos. - Realizar supervisiones individuales para detectar los aspectos que influyen en las tareas grupales, as como en el cumplimiento de las actividades. - Fijar criterios de evaluacin. - Establecer los perodos de evaluacin. - Sealar en qu medida se responde a los problemas de intervencin del equipo de Trabajo Social, y cmo se logran los objetivos y metas deseados. - Describir y analizar las formas de trabajo, mtodos y tcnicas utilizadas. - Determinar las causas de los logros y fracasos del equipo de trabajo. - Sugerir y/o adoptar las decisiones necesarias de continuidad, reajuste o cancelacin de los programas.
6.5
Direccin - Emitir instrucciones a cada responsable para el cumplimiento de tareas y actividades. - Dotar a los trabajadores sociales de todos aquellos recursos y elementos educativos, tcnicos y administrativos, que les permitan desarrollar eficiente y eficazmente sus actividades. - Precisar atribuciones y responsabilidades, dando directivas de procedimientos. - Supervisar las actividades delegadas hacia los trabajadores sociales para su coordinacin, orientacin correccin. - Establecer la participacin y dilogo entre y con el equipo de Trabajo Social. - Establecer los mecanismos adecuados para la toma de decisiones.
6.6
Control - Medir y examinar los resultados obtenidos con relacin a las metas y/o objetivos programados. - Realizar, las correcciones en caso necesario. - Asegurar que se cumpla lo planeado, ya sean normas, procedimientos o actividades, comprobando lo programado y sus resultados. - Verificar que lo que se hace, es de una manera concreta, sinttica y precisa. - Realizar los anlisis necesarios para valorar la informacin obtenida. - Mantener una accin correctiva, adoptando medidas para modificar y reajustar acciones, previniendo los errores.
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7.
Procesos administrativos de la supervisin

La supervisin debe cumplir con las siguientes etapas como mnimo: investigacin, diagnstico, programacin, organizacin y control, para que cumpla con su funcin.
7.3
Elaboracin del inventario de recursos necesarios y disponibles para enfrentar la problemtica detectada. Diseo de alternativas de solucin. Adopcin de la alternativa ms factible. Programacin Dentro de la supervisin, se le concibe como un proceso racional, que partiendo del diagnstico permite formular, implementar y ejecutar un plan de supervisin destinado a enfrentar la situacin dada. La formulacin implica combinar los recursos humanos, tcnicos, materiales y financieros para fijar los objetivos y metas deseados en la supervisin. La implementacin consiste en organizar las actividades definidas en el plan de supervisin, de acuerdo con los recursos necesarios y disponibles. La ejecucin, como su nombre lo indica, es poner en prctica el plan diseado, es el cumplimiento de las tareas que forman parte del proceso.
7.1
Investigacin En la supervisin, la investigacin juega un papel importante, permite conocer el rea de accin y su problemtica, as como la realidad del supervisor y supervisado. Se requiere sistematizar el propio proceso, definiendo claramente la metodologa y tcnica a utilizar, para recolectar la informacin necesaria e ir determinando las prioridades, a travs de su clasificacin y ordenamiento.
7.2
Diagnstico Consiste en valorar y analizar los factores presentes en la situacin a enfrentar; es un proceso de interpretacin e identificacin de situaciones-problemas y factores causales, aporta a su vez, los elementos suficientes en vista a la programacin en forma racional, seleccionando los recursos y herramientas necesarias y adecuadas. Parte importante en el diagnstico es el pronstico, permite formular juicios de las tendencias futuras y sus posibilidades reales de concretarse, lo que posibilita preveer caminos alternativos de solucin. En conclusin, el diagnstico es reconocer sobre el terreno donde se realiza la supervisin, los signos reales concretos de una situacin-problema, previndose diferentes alternativas de solucin. As, los pasos del diagnstico son: Levantamiento del cuadro de necesidades de la situacin concreta. Identificacin y jerarquizacin de la problemtica detectada.
7.4
Organizacin Esta etapa del proceso permite evitar la dualidad de funciones y responsabilidades, al coordinar a las partes que intervienen para la consecucin de los objetivos de la supervisin. En este sentido, la organizacin debe contener una estructura administrativa que seale lmites de autoridad, funciones y responsabilidades de los integrantes del equipo de supervisin, estableciendo asimismo los sistemas, procedimientos, operaciones y tareas a seguir. Por lo anterior, se debe prever la instalacin de los recursos necesarios para operativizar la supervisin en todos sus niveles.
18
7.5
Control Es una etapa que implica la retroalimentacin permanente entre el supervisor-supervisado, a travs de una informacin minuciosa de lo que cada uno realiza, para superar errores y mejorar los niveles de la supervisin. El control no debe entenderse como una lnea jerrquica y rgida del supervisor al supervisado, sino que son las orientaciones e instrucciones que se dan en un sentido y las orientaciones e informes que se dan en otro, lo que permite establecer normas de autoevaluacin y medir la realizacin de los objetivos de la supervisin.
8.
Tcnicas de supervisin
Se entiende por tcnicas de supervisin en Trabajo Social, los distintos elementos de los cuales se vale el supervisor para la realizacin consecuente y lgica del proceso. Cabe sealar, que en ltima instancia, son tcnicas comunes a cualquier tipo de intervencin del Trabajo Social. Para abordar este aspecto de las tcnicas en supervisin, se considera necesario establecer las siguientes consideraciones: Precisar el objetivo a supervisar. Disponer de recursos materiales suficientes para abordar el proceso de supervisin. Contar con un marco conceptual de conocimientos sobre los aspectos a supervisar. Seleccionar los instrumentos de recoleccin de informacin. Poner en marcha el aparato tcnico para recoger sistemticamente la informacin. Ordenar, clasificar y organizar la informacin recolectada para fines de sistematizacin. Analizar la informacin (Proceso de evaluacin). Decidir las acciones a seguir, producto del anlisis anterior. Las tcnicas de supervisin pueden ser diversas y depender esencialmente del objetivo que se persigue, es decir, hay que definir para cada objetivo propuesto en el plan de trabajo, la tcnica que se considera ms adecuada. Entre las que encontramos, sin ser las nicas: observacin, entrevista, cuestionario, lecturas y reuniones complementarias.
a) b) c) d) e) f) g) h)
7.6
Evaluacin Es el proceso de anlisis de los avances y resultados de los planes, programas y/o proyectos de trabajo; relacionando los objetivos, metas, recursos y actividades realizadas en comparacin con lo programado. La evaluacin integrada al proceso de intervencin, seala en qu medida se responde a los problemas sobre los cuales se interviene y cmo se logran los objetivos y metas. Algunos de los aspectos bsicos a evaluar son: Diseo y aplicacin de planes, programas y proyectos. Consecucin de los objetivos y metas. La estructura y dinmica administrativa en la que se ubica la accin. La participacin de los que intervienen en la accin. La medicin de los efectos del programa. Los principales factores de xito o fracaso. La evaluacin es una operacin continua, sistemtica, flexible y funcional integrada al proceso integral de la supervisin.
8.1
La observacin Implica la utilizacin del aparato sensorialperceptivo dirigido hacia un objetivo previsto de supervisin. La observacin no corresponde a un momento fijo del proceso; puede situarse en cualquier momento, para delimitar la supervisin, para recolectar informacin o verificar conclusiones.
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8.1.1 Modalidades de la observacin La observacin puede adoptar diferente modalidades, segn sean los medios utilizado para la sistematizacin de lo observado, el grado de participacin del observador, nmero de observaciones, y el lugar donde se realiza. Medios utilizados - Observacin no estructurada: consiste en reconocer y anotar los hechos sin recurrir a la ayuda de medios tcnicos especiales. - Observacin estructurada: Apela a instrumentos para la recopilacin de los datos o hechos observados, estableciendo de antemano los aspectos se han de estudiar. Participacin del observador Observacin no participante: consiste en el contacto del observador con el objeto de estudio, sin participar de l. Observacin participante: consiste en la participacin real del observador. Se le ha definido como la tcnica por la cual se llega a conocer la vida de un grupo, desde el interior del mismo. Dos formas de observacin participante: Participacin natural: cuando el observador pertenece al mismo grupo que supervisa. Participacin artificial: es cuando el observador se integra al grupo con el objeto de realizar una supervisin.
Lugar donde se realiza - Observacin efectuada en la vida real (trabajo de campo); los hechos se captan tal como se van presentando. - Observacin de gabinete: Los hechos se captan de acuerdo a procesos preestablecidos. 8.1.2 Medios de observacin Los medios o instrumentos de observacin facilitan, amplan y perfeccionan la tarea de observar que realiza el supervisor. Pueden citarse cinco medios principales: Diario de Campo Cuaderno de Notas Cuadros de Trabajo Mapas Dispositivos Mecnicos Diario de Campo: Es el relato escrito cotidiano de las experiencias vividas y de los hechos observados, es una primera instancia de sistematizacin cronolgica. Cuaderno de Notas: Adopta la forma material de una libreta que se utiliza con el objeto de anotar datos y referencias concretas que puedan ser de inters para el supervisor. Cuadernos de Trabajo: Son una forma de representacin grfica semejante a una planilla, con casilleros formados por renglones y columnas. Mapas: Constituyen un auxiliar muy valioso para la observacin. Siempre es necesario ubicar a la institucin con datos acerca de sus lmites y las instalaciones donde se encuentra ubicada la oficina de Trabajo Social. Dispositivos Mecnicos: Proveen una descripcin exacta de la realidad; los ms utilizados: a) Cmara fotogrfica b) Cmara filmadora de vdeo c) Grabadora
a) b) c) d) e)
Nmero de observadores La observacin puede ser realizada por un individuo o por un equipo. Observacin individual: Es la que realiza una sola persona. La observacin en equipo puede realizarse en diferentes formas: - Todos observan lo mismo, con lo cual se procurar corregir las distorsiones que pueden provenir de cada supervisor en particular. - Cada uno observa un aspecto diferente.
20
8.2
La entrevista Es un dilogo entre dos o ms personas, uno es el entrevistador y otro el entrevistado. Es una tcnica que debe ser cuidadosamente preparada para obtener informacin precisa de un supervisado o del conjunto de supervisados previamente determinado. As, la informacin que se obtiene se constituye no slo por lo que expresa el entrevistado, si no tambin por sus reacciones durante el transcurso de la entrevista, por el tipo de relacin establecida; todo es registrado rigurosamente y debe ser tomado en cuenta para su anlisis. Por otra parte, el trabajo previo, la estructuracin de la entrevista es fundamental ya que hay que definir los objetivos y precisar los puntos sobre los cuales se quiere recopilar informacin, entendiendo que la entrevista no debe ser rgida y que la flexibilidad consustancial a su desarrollo. En la supervisin, la entrevista adquiere caractersticas particulares. Los participantes son en todo momento emisor y receptor, manejando smbolos comunes cdigos referentes a los propios fines de la supervisin. Adems, bien realizada, es un proceso educativo horizontal que favorece la expansin de las personalidades con un espritu crtico cimentado.
Entrevista focalizada: El entrevistador tiene una lista de cuestiones a investigar derivadas del problema general que se requiere estudiar. Entrevista clnica: Estudia las motivaciones y sentimientos de las mismas. Entrevista no dirigida: El entrevistado tiene libertad para expresar sus sentimientos y opiniones; el entrevistador tiene que animarlo a hablar de un determinado tema y orientarlo. 8.2.2 Tipos de entrevista Entrevista individual: Es el modo tradicional que se utiliza en la supervisin, definida como una Educacin personalizada donde se asegura la confidencialidad, buscando el supervisor y el supervisado encontrar una respuesta al problema objeto de supervisin, sin prevalecer el punto de vista de cualquiera de ellos. No puede utilizarse como un interrogatorio, ya que ello implicara una relacin vertical; ni tampoco como un escaparate para mostrar la capacidad de discurso de alguno de los actores. Entrevista grupal: A diferencia de la individual, se aplica con un grupo dentro del cual hay una diferencia de roles, que se redefinen en forma constante. Este tipo de entrevista, en supervisin, se ha venido imponiendo a la individual ya que es mucho ms econmica; establece una relacin ms horizontal y por tanto, hay una responsabilidad compartida. Sin embargo, presenta desventajas tales como el que existan grupos divididos que bloqueen el proceso, o bien, que se escuden ciertas actitudes individuales con el propio grupo. 8.2.3 Preparacin de la entrevista Como tcnica de supervisin, la entrevista participa de todos los preparativos que se
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8.2.1 Modalidades de la entrevista Entrevista estructurada: Las preguntas se plantean siempre en el mismo orden y se formulan con los mismos trminos. Esta entrevista se realiza sobre la base de un formulario previamente preparado y estrictamente normalizado. Entrevista no estructurada: Deja una mayor libertad a la iniciativa de la persona supervisada, tratndose en general de preguntas abiertas que son respondidas dentro de una conversacin. Este tipo de entrevista puede adoptar tres modalidades:
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efectan en relacin con lo que se va a realizar, por lo que requiere de ciertas medidas especficas tales como: - Oportunidad de la entrevista. Es importante conocer la distribucin del tiempo y las ocupaciones de la persona que va a ser entrevistada, para no interrumpir arbitrariamente su trabajo. - Conocimiento previo del rea de trabajo. Cuanto mayor es el conocimiento del entrevistador as como de las modalidades y conducta del personal de Trabajo Social, menores son los riesgos de rechazo. - Aspecto personal del supervisor. El aspecto o presentacin personal del supervisor y aceptacin de la persona entrevistada; las peculiaridades o extravagancias en el vestir, el modo de hablar, los ademanes y las actitudes pueden provocar un rechazo o una situacin incmoda y negativa para el xito de la entrevista. Preparacin especfica. Esta preparacin es indispensable y debe de ser tan amplia como lo permitan las circunstancias, partiendo del contacto inicial, la formulacin de las preguntas, cmo completar y obtener las respuestas y cierre de la entrevista. 8.3 El cuestionario Es un excelente auxiliar de la supervisin, siempre y cuando no se abuse de l y no se le considere como un simple listado de preguntas elaboradas al azar, de acuerdo a lo que el supervisor crea conveniente. Un buen cuestionario es producto de un trabajo riguroso en la estructuracin, redaccin y ordenamiento de las preguntas, as como en el establecimiento de los objetivos a conseguir. La elaboracin de preguntas deben partir del criterio de preguntar slo sobre lo que queremos supervisar. Asimismo, debe de asegurarse su validez; esto es, que slo recoja los datos necesarios; y su operatividad, que su vocabulario sea unvoco; su redaccin adecuada, sintaxis, brevedad y precisin. 22
Finalmente, el nmero de preguntas depende de los propios objetivos de la supervisin. 8.4 Lecturas y reuniones complementarias Su finalidad es aumentar y reforzar el marco de la supervisin y en el que la formacin del grupo es momentnea para tratar un tema de inters comn. Se utiliza con frecuencia como sesiones de estudio con lectura de material especializado para mejorar la calidad de trabajo.
9.
Instrumentos de supervisin
A los instrumentos de supervisin podemos catalogarlos como parte de los medios que nos permiten programar y llevar un seguimiento de las diversas actividades, las de facilitar una valoracin objetiva de las mismas, aun en ausencia del supervisor inicialmente responsable. As, los instrumentos requieren de un registro sistemtico en forma clara y sinttica, adems de que deben complementarse entre s. El uso de uno no es excluyente del uso de otros, por lo que hay un principio de interelacin a considerar en el momento de la supervisin. No contar con instrumentos significa no rebasar el empirismo y el activismo; vicios tan arraigados sobre todo en aquellas instituciones que han carecido no le han dado la importancia que significa a las tareas de supervisin como parte fundamental de sus procesos de trabajo. Consideramos como instrumentos mnimos para llevar a cabo una adecuada supervisin en reas institucionales, los siguientes: Cronograma Anual de Supervisiones. Cronograma Mensual de Actividades. Plan de Trabajo del Supervisor. Diario de Campo del Supervisor. Crnica de Supervisin Grupal. Reporte de Supervisin. Informe de Control. Listado de Desviaciones. Informe Mensual de Actividades del Supervisor. Evaluacin Cuantitativa Mensual del Servicio de Trabajo Social. Evaluacin Cualitativa del Personal de Trabajo Social.
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9.1
Cronograma anual de supervisin (Enero a diciembre) (1)

Mes Semana por das P R P R P R P R P Enero (4) Febrero Marzo Abril Mayo
rea a Supervisor supervisar (3) (2)
Instructivo del cronograma anual de supervisiones

Este formato debe ser elaborado anualmente de acuerdo con los roles de supervisin establecidos para su llenado se asignar un color en cuanto a lo programado (P) y otro para lo realizado (R). De este instrumento se desprendern los cronogramas mensuales de cada supervisor. 1. 2. 3. 4. Seala el ao al que corresponde el cronograma. Nombre del rea a supervisar. Nombre del supervisor responsable de la misma. Indicar en las semanas correspondientes del mes, los das hbiles. Ejemplo: enero, semanas por das: 3/7, 10/14, 17/21 y 24/28. 24
9.2
Cronograma mensual de actividades
Supervisor: (1) ___________________________

_______________
Fecha Actividades
Mes de: DIAS
______________
Ao:
(2)
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V
(3)
P= Programado R= Realizado ________________________ Firma
Instructivo para el cronograma mensual de actividades

Este formato ser elaborado mensualmente, asignando con un color el cuadro correspondiente a lo programado (P) y con otro lo realizado (A); de tal manera se convierte en un instrumento valioso que permite medir si se cumplieron o no oportunamente las actividades planeadas.
1. Nombre completo del supervisor de Trabajo Social. 2. Mes y ao al que se refiere el cronograma. 3. Actividades a realizar, utilizar un cuadro por cada una de ellas. Por ejemplo: juntas de supervisin, actividades docentes, visita de supervisin, etctera. 4. Sealar cada da, la fecha que le corresponde, Ejemplo: V = 10, L = 11, M = 12, etctera. 5. Llenar de un color el espacio asignado de la actividad programada, en el da correspondiente. 6. Llenar con un color diferente, el espacio del da en que efectivamente, se realiz la actividad.
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9.3
Plan de trabajo del supervisor

Plan de trabajo del mes de: __________ de 200_____. (1)
Objetivos: (2)
rea (3)
Concepto a Supervisar (4)
Actividades (5)
Fecha (6)
Atentamente ________________________________ Nombre y firma del Supervisor ________________________________ Vo. Bo. Jefe Inmediato (Nombre y firma)
Instructivo para el manejo del plan de trabajo

Esta forma es para manejo interno del servicio de Trabajo Social; se entregar por el supervisor correspondiente antes de la fecha en que se realizar la supervisin recabando el Vo. Bo. del jefe inmediato. El plan de trabajo es mensual y se deber elaborar por cada supervisor.
1. Anotar el mes y ao correspondiente a la supervisin. 2. Sealar claramente los objetivos que se desean alcanzar con el proceso de supervisin. 3. Anotar el nombre del rea respectiva a supervisar. 4. Describir aquellos conceptos a supervisar, ya sean programas, subprogramas, instrumentos, etctera. 5. Precisar las actividades a realizar, de acuerdo con los conceptos sealados. Actividades como por ejemplo: revisin de expedientes, entrevistas individuales, manejo de documentacin, etctera. 6. Indicar el da o los das en que se llevar a cabo la supervisin, por actividad.
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9.4
Diario de campo del supervisor
Supervisor: (1) ________________________________________________________________________________________ rea: (2) _____________________________________________________________________________________________ Fecha: (3) _______________________________________ Horario: (4) _______________________________________
Supervisado(S): (5) ____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Relato (6) ____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Evaluacin: (7) ________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Actividades por realizar: (8) _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_____________________________ Firma del Supervisor
Instructivo para el manejo del diario de campo del supervisor

Tomando en consideracin que para la supervisin es fundamental el registro diario de las actividades realizadas, el diario de campo es un instrumento mediante el cual, a travs de un relato cronolgico, se registran las actividades y observaciones realizadas en el proceso de la supervisin. Su control podr llevarse en una libreta especial, separando cada unidad o rea, facilitando de esta manera su manejo en cuanto a la secuencia de visitas y evaluaciones respectivas.
1. Anotar el nombre completo del supervisor. 2. Nombre de la unidad rea donde se realiza la supervisin. 3. Fecha de la visita de supervisin. 4. Hora de inicio y trmino de la supervisin. 5. Nombre del supervisado o supervisados en ese da. 6. Relato cronolgico y objetivo con los datos relevantes de la supervisin. 7. Sealar si se cumplieron o no los objetivos de la supervisin, justificando el porqu de lo anterior. 8. Indicar las actividades a realizar en la prxima visita de supervisin.
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9.5 Crnica de supervisin grupal

rea: (1) _____________________________________________________________________________________________ Supervisor: (2) ________________________________________________________________________________________ Fecha: (3) _______________________ Horario: (4) ________________________ Crnica Nm: (5) _______________
Supervisado(s): (5) _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Asistentes: (6) ________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Orden del da: (7) ______________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Informacin: (8) _______________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Anlisis: (9) __________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________
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_____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Informacin: (10) ______________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________
(11) _____________________________ Firma del Supervisor
____________________________________ Coordinador de Tabajo Social
Instructivo para el manejo de la crnica de supervision grupal

1. Nombre de la unidad rea donde se realiz la supervisin grupal. 2. Nombre del supervisor responsable. 3. Da en que se realiza la reunin. 4. Hora de inicio y trmino de la reunin. 5. Nmero consecutivo de crnica, debe llevarse una numeracin independiente para cada unidad rea. 6. Nombre completo de los asistentes a la supervisin grupal.
7. Establecer los puntos a tratar durante la reunin de acuerdo a las necesidades sentidas por el equipo de trabajo social de la unidad. (orden de da) 8. Relato de cada uno de los puntos tratados, en forma concisa y objetiva. 9. Interpretacin del desarrollo de la reunin, tanto de su contenido como de la participacin de los asistentes. 10. Sealar los acuerdos y responsables, as como los puntos a tratar en la prxima supervisin grupal. 11. Firma del supervisor y del responsable del servicio de Trabajo Social del rea supervisada. Nota: El responsable de coordinar la reunin es el supervisor responsable.
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9.6
Reporte de supervisin
Reporte de supervisin de Trabajo Social
rea: (1) _____________________________________________________________________________________________ Mes: (2) ___________________________________ Da: (3) ___________________________________ ___________________________________ Conceptos supervisados: (4) _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Pendientes: (5) ________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________
Atentamente (6) ______________________ Supervisor Coordinador de Trabajo Social de la unidad o rea __________________________________
Instructivo para el uso del reporte de supervision de Trabajo Social

1. Nombre de la unidad rea donde se realiz la supervisin. 2. Mes y ao en que se realiz la supervisin. 3. Fecha de los das que se dedicaron a la supervisin. 4. Sealar los aspectos del servicio de Trabajo Social que fueron objeto de la supervisin. 5. Establecer los conceptos a supervisar en el siguiente mes. 6. Firmas que se recaban el ltimo da de la supervisin. 30
9.7
Informes de control de supervisin

__________ de ____________________ de __________ (1)
Mxico, D.F. a
rea : (1) __________________________ Mes y ao: (3) ______________________
Servicio de Trabajo Social Supervisor: (4) ________________________________
Objetivos: (5)
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Situacin encontrada (6)
Alternativas de solucin (7)
Fechas de implementacin (8)
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Evaluacin (9) _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Plan de accin (10) _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Atentamente ______________________________ Firma del Supervisor ______________________________ VO. BO. Jefe Inmediato (nombre y firma)
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Instructivo para el informe de control de supervision

Esta forma corresponde al informe del supervisor respecto a la situacin que guardaba el servicio en el momento de realizarse la supervisin; instrumento que permite un seguimiento de control del rea supervisada, en el se centrarn los informes, tanto de las supervisiones individuales como grupales; deber entregarse en original y copias; destinadas para aquellas instancias, que de acuerdo a la estructura institucional deban ser informadas. 1. Fecha en que se entrega el informe al jefe inmediato. 2. Unidad rea que se supervis. 3. Mes y ao en que se realiz la supervisin. 4. Nombre de quien realiz la supervisin. 5. Plantear los objetivos que se perseguan con la supervisin. 6. Describir detalladamente la situacin como se encontr el servicio de Trabajo Social, en cuanto a las actividades a su cargo, relaciones del equipo y necesidades del servicio. Se puede separar por
rubros tales como: programacin, organizacin, ejecucin, instrumentos de control, etctera, y en el caso de encontrar anomalas en el servicio, describirlas y sealar por que motivos y/o quienes la estn generando. 7. Se refiere a destacar la desviacin sealada anteriormente pero a la vez, sealando aquella alternativa que se considera factible de implementar y que tienda a la solucin de la problemtica, tomando en cuenta los recursos de que se dispone. 8. Indicar la fecha en que se considere se proceder a implementar la alternativa seleccionada. Al igual que en el rubro anterior, la fecha deber ser acordada entre supervisor-supervisado. 9. Se refiere a sealar si se cumplieron o no los objetivos de la supervisin (punto 5) as como a establecer las conclusiones generales acerca de la situacin del rea supervisada. 10. Sealar en forma concreta los objetivos y actividades a realizar en la prxima supervisin, as como las tareas encomendadas respecto al personal de Trabajo Social del rea supervisada.
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9.8
Listado de desviaciones Servicio de Trabajo Social

______ de ______________ de ________ (1)
Mxico, D.F. a
C.: (2) ________________________________________ Director de: (3) _________________________________ _________________________________ Presente: Por este conducto, me permito prestar a usted, las desviaciones encontradas en el servicio de Trabajo Social de la unidad a su digno cargo, durante la supervisin realizada los das (4) __________ del mes de _______________ del presente ao. Las desviaciones a saber son: (5) ___________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ Atentamente (6) _________________________
Instructivo para el listado de desviaciones

Este listado se deber elaborar de acuerdo con las desviaciones sealadas en el informe de control de supervisin; se deber enviar en forma de oficio a los directores de las reas supervisadas, firmado por la jefatura del rea responsable de la supervisin. 1. Fecha en la que se enva el oficio. 2. Nombre del director de la unidad. 3. Nombre de la unidad rea de referencia. 4. Precisar los das en que se realiz la supervisin, as como el mes correspondiente. 34
5. Enumerar cada una de las desviaciones encontradas; en caso de no existir, se deber indicar este hecho. 6. Nombre y firma del jefe del rea responsable de la supervisin. Nota: Este oficio deber enviarse a la brevedad posible, para que en la prxima supervisin, se pueda detectar si las desviaciones han sido o no corregidas.
9.9
Informe mensual de actividades

______ de ___________________ de ________ (1)
Mxico, D.F. a
reas supervisadas: (2) _________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Supervisor: (3) ________________________________________________________________________________________ Mes y ao: (4) ________________________________________________________________________________________ Cuantitativo: (Totales) No. de visitas a las Unidades reas Operativas: (5) _________________________________________________________ No. de Supervisiones individuales: (6) _____________________________________________________________________ No. de Supervisiones grupales: (7) ________________________________________________________________________ No. de Crnicas de supervisin grupales: (8) ________________________________________________________________ No. de Entrevistas: (9) __________________________________________________________________________________ No. de Informes de control: (10) __________________________________________________________________________ No. de Reportes de supervisin: (11) ______________________________________________________________________ No. de Coordinaciones: (12) ______________________________________________________________________________ No. de Derivaciones: (13) ________________________________________________________________________________ No. de Trmites: (14) ___________________________________________________________________________________ No. de Programas: (15) __________________________________________________________________________________ No. de Planes de Trabajo (16) ____________________________________________________________________________ No. de Cronogramas: (17) ________________________________________________________________________________ No. de Actividades docentes: (18) _________________________________________________________________________ No. de Guardias de oficina: (19) __________________________________________________________________________ No. de Juntas de supervisin: (20) ________________________________________________________________________ Otras (especificar): (21) _________________________________________________________________________________ Evaluacin: (22) ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ Atentamente ________________________ Firma de Supervisor
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Instructivo para el informe mensual de actividades

Considerando que el supervisor cumple tareas tanto en el mbito administrativo como educativo, es necesario que su informe mensual contemple estos aspectos, asimismo, dicho instrumento permite llevar un control de las actividades realizadas que posibilite su evaluacin correspondiente: 1. Fecha en que se entrega el informe. 2. Nombre de las reas supervisadas en el mes correspondiente. 3. Nombre completo del supervisor responsable. 4. Mes y ao al que se refiere el informe. 5. Indicar el nmero de visitas realizadas a las unidades reas; ya sea para supervisar, conocer, tramitar, etctera, incluyendo an aquellas visitas a unidades que no sean del mbito del supervisor. 6. Sealar las supervisiones realizadas en forma individual con cada trabajador social, as como con el coordinador de Trabajo Social de las reas respectivas. 7. Indicar las supervisiones realizadas con los equipos de Trabajo Social de las reas respectivas. 8. Elaborar crnicas de acuerdo a las supervisiones grupales realizadas. 9. Enumerar el total de entrevistas, ya sean estas partes de la propia supervisin; de las efectuadas con los Directores de las reas y con otro personal o usuarios en un momento dado. Tambin se incluyen las que resulten del trabajo de apoyo en oficina. 10. Indicar los informes de control, que deben coincidir con las unidades supervisadas. 11. Igual que en el rubro anterior. 12. Referir las coordinaciones establecidas con las propias reas y otras instituciones, para realizar un determinado trabajo. 13. Sealar las derivaciones realizadas a otras instancias. 14. Indicar los trmites propiamente administrativos dentro realizados de las actividades de oficina. 15. Sealar los programas elaborados exprofeso para una determinada tarea. Por ejemplo: programa anual de actividades, programa para actividades docentes, etctera 16. Enumerar los planes de trabajo que se elaboraron de acuerdo a las reas respectivas a supervisar durante el mes. 17. Indicar si se elabor el cronograma correspondiente al mes respectivo. 18. Enunciar las actividades de apoyo a la supervisin como pueden ser la exposicin de temas, discusin de lecturas, trabajo en grupos, etctera. 19. Cuantificar el total de das que se permaneci de apoyo a las tareas propias de la oficina de Trabajo Social. 20. Indicar las juntas realizadas en el mes. 21. El rubro otras hace referencia a aquellas actividades realizadas y que no se contemplan en los indicadores anteriores; siendo necesario especificarlas. Ejemplo: No. de estudios sociales, No. de visitas a otras instituciones pblicas o privadas; oficios realizados, etctera. En este sentido, y de acuerdo a la naturaleza del trabajo, se pueden abrir cuantos rubros sean necesarios. 22. La evaluacin implica el anlisis general de las actividades realizadas, en relacin con los objetivos y metas que debieron alcanzarse. Es importante que en este rubro el supervisor pueda plantear sus puntos de vista y proponer aquellas sugerencias que considere necesarias.
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9.10 Evaluacin cuantitativa del servicio de Trabajo Social

Servicio de Trabajo Social Responsable del servicio: (3) __________________________ Puesto: (4) _____________________________________________
rea: (1) ___________________________________
Mes y ao: (2) ______________________________
No. de trabajadores sociales: (5)_______________
Actividades
Programadas
Realizadas (6)
Avance
Desviacin
Justificacin
SUPERVISIN
______________________________________ Firma del responsable del servicio
___________________________ Vo.Bo. Jefe Inmediato
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Instructivo para la evaluacin cuantitativa mensual

Este formato permite llevar un control de las actividades realizadas por el servicio de Trabajo Social en forma mensual; el responsable del servicio al rea responsable de la supervisin, debe entregarlo de preferencia en los primeros das de cada mes. 1. Nombre de la unidad rea que presenta su evaluacin cuantitativa. 2. Mes y ao al que corresponde la evaluacin. 3. Nombre del responsable del servicio de Trabajo Social del rea respectiva. 4. Sealar su puesto, es decir la cartera que ocupa, por ejemplo: coordinador; jefe de programa; jefe de servicio, etctera. 5. Indicar el nmero de trabajadores sociales con que cuenta el servicio. 6. Se debern enunciar todas las actividades, as como su cantidad programada originalmente; para que al anotar la cantidad efectivamente realizada se pueda obtener su porcentaje de avance y desviacin, considerando en este ltimo aspecto, que una desviacin del + 20% es significativa y deber justificarse el porque de esta situacin. Para lo anterior pueden aplicarse las siguientes formulas: Avance: Realizado x 100 Programado Desviacin: Realizado x 100 Programado Ejemplo:
Actividad Estudios sociales Visitas institucionales Guardias de oficina P 8 5 6 R 6 5 8 Avance Desviacin 75% 100% 125% -25-% --+25%
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9.11 Evaluacin cualitativa del personal de Trabajo Social

Fecha: (1) rea: (2) Servicio de Trabajo Social Responsable del servicio: (3) ____________________________________________________________________________ Trabajador Social evaluado: (5) __________________________________________________________________________ Nombramiento: (6) ____________________________________________________________________________________ Horario de trabajo: (7) _________________________________________________________________________________ Antigedad: (8) _______________________________________________________________________________________ Perodo de evaluacin: (9) ______________________________________________________________________________ Proceso evaluativo (10) Investigacin: Elabor y entreg estudios de Trabajo Social de acuerdo con los lineamientos marcados por la institucin? Elabor y entreg las formas para realizar estudios sociales? Cul es su conocimiento en cuanto a la metodologa utilizada? Conoce las tcnicas bsicas de investigacin? Sus investigaciones son por lo general, descriptivas o explicativas? Diagnstico Maneja adecuadamente el diagnstico social? Seala con claridad la problemtica detectada? Formula la jerarquizacin de problemas? Seala los criterios utilizados para jerarquizar? Elabora el inventario de recursos? Maneja referentes tericos acerca de los problemas detectados? Presenta el pronstico respectivo? Disea alternativas de intervencin?
Programacin Diferencia plan, programa y proyecto? Elabor sus instrumentos de trabajo respectivo? (plan, programa y proyecto) Los instrumentos se elaboraron conforme a la tcnica de programacin? Se diferenciaron correctamente los objetivos generales y especficos? Program en forma correcta las metas? Requiri ayuda constante para su elaboracin? Est llevando a cabo el programa oportunamente? Elabor cronograma de actividades en forma oportuna? Sus actividades estn programadas tomando en cuenta las necesidades de la unidad y de la poblacin asistida? Como particip la poblacin usuaria? Evala peridicamente su programacin?
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Reinvestigaciones Tiene actualizado su rol de reinvestigaciones? Las realiza oportunamente? Hay diferencias con las investigaciones originales? Visitas domiciliarias Las visitas domiciliarias se realizan en las fechas estipuladas? Recopil los antecedentes del caso? La visita estuvo plenamente justificada? Present informe por escrito de la visita realizada?
Entrevistas Realiza introduccin, (presentacin y motivo de la entrevista)? Crea una atmsfera de confianza? Sabe escuchar? Tiene capacidad de observacin? Formula adecuadamente las preguntas? Utiliza el lenguaje adecuado? Hace anotaciones claras y apegadas a la realidad expresada? Propone alternativas de accin? Logra el objetivo de la entrevista? Tiene un buen cierre de la entrevista?
Estudios sociales Manej en forma escrita los casos reportados en el informe? Utiliza adecuadamente el formato de estudio social completo? Integra diagnstico social del caso? Propone alternativas de accin en los casos manejados? El enfoque dado al estudio corresponde al problema planteado inicialmente? Com desarroll su proceso? Integr copia del estudio social al expediente del usuario?
Tarjetas de registro Llena adecuadamente los rubros de este instrumento de trabajo? Maneja la tarjeta de registro para los fines que fue creada? Realiz y entreg tabulacin de registros? Notas de evolucin Maneja notas de evolucin de los casos asignados? Cada cundo realiza sus notas de evolucin? Las maneja adecuadamente? Promocin Elabora material de promocin de sus actividades? Distribuye adecuadamente el material didctico que se le proporciona o elabora?(folletos, volantes, etctera) Qu tcnicas utiliza preferentemente? Cmo las instrumenta? De qu forma logra la participacin de la poblacin usuaria?
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Qu impacto tiene su tarea de promocin? Los carteles que se elaboran contienen la informacin completa? Fecha Horario Nombre de la actividad Utiliz las tcnicas adecuadas para la elaboracin de carteles? Dibujo Color Redaccin Tamao Elabor mensualmente el peridico mural? Elabor peridico mural, abarcando los siguientes aspectos? Color Mensaje Dibujo Secuencia en la colocacin de carteles Plticas Se documenta previamente a la exposicin de la pltica? Utiliza material didctico correspondiente al tema que informa? Qu tcnicas maneja para su exposicin? Involucra a los asistentes en la dinmica de exposicin?
Casos Se elaboran en forma oportuna los estudios de casos solicitados? Se consulta previamente la nota de solicitud en el expediente de Trabajo Social, o se le requiere informacin al solicitante? Qu modelo de intervencin se maneja en el estudio de casos? Al elaborar el estudio de caso se sigue el proceso desde la obtencin de datos, plan y ejecucin? Hay un seguimiento y evaluacin de los casos? Registra oportunamente los avances del caso? Informaron oportunamente a los usuarios y familiares sobre la evolucin de su caso? Se manejan criterios adecuados y racionales por los trabajadores sociales para las alternativas de solucin en los casos? La redaccin y ortografa es correcta? Grupos Ha formado grupos? Qu metodologa utiliza? Conoce las tcnicas de grupos? Aplica dinmicas grupales? Cumple con las actividades de grupo? Existen obstculos para la formacin de grupos? Ha hecho todo lo posible para trabajar con grupos a pesar de los obstculos y de sus limitaciones? Cul fue su participacin en la formacin de grupos? Programacin Organizacin Coordinacin Promocin Ejecucin Evaluacin
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Integr documentacin completa de su trabajo con grupos? Tiene un programa de seguimiento? Qu formas de registro manej? Comunidad Realiza estudios de comunidad? Qu metodologa utiliza? Qu tipo de tcnicas maneja? Com se relaciona con la poblacin? Cumple con todas las fases del proceso? Qu instrumentos utiliza? Cules son sus principales actividades? Maneja programas de desarrollo comunitario? A qu nivel particip la poblacin?
Derivaciones Conoce los servicios y horario con que cuenta su unidad, para realizar las respectivas derivaciones? Se coordina con los trabajadores sociales de otras instituciones para las derivaciones? Tiene y maneja directorio de instituciones para las derivaciones? Diario de campo: Al revisar el diario de campo se encuentra al da sus anotaciones? Lleva el diario de campo de acuerdo a lo establecido en el programa general? Es clara su redaccin? Presenta ordenado cronolgicamente su diario de campo? Existe veracidad en su diario de campo? Realiza las anotaciones de las plticas informativas en su diario de campo?
Crnicas Maneja adecuadamente el formato de crnicas? Entreg oportunamente la crnica correspondiente? Las tiene ordenadas y registradas? Expedientes Se anexan oportunamente los estudios sociales y las notas de evolucin al expediente del usuario? Se reportan en forma cronolgica en el expediente los resultados del estudio de Trabajo Social? Mantiene actualizado el expediente del usuario, en cuanto a su rea de competencia ? Coordinacin y control En caso de ausencia del responsable del servicio, realiza con oportunidad sus actividades? Procede con el trabajo asignado en forma adecuada? Presenta sugerencias para realizar el trabajo? Establece coordinacin con el resto del equipo de Trabajo Social e integrantes de otras reas, para la resolucin oportuna y eficiente de sus responsabilidades asignadas ? Mantiene un buen nivel de productividad? El manejo de los instrumentos de control es correcto?
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El jefe de servicio programa supervisa al personal a su cargo, de acuerdo a normas establecidas? Aplica correctamente los procedimientos de trabajos previamente establecidos? Orienta al usuario para realizar los trmites administrativos que el mismo requiere? Los informes que le son solicitados, son realizados correctamente y entregados en forma oportuna? Cumple con sus horarios de trabajo? Relaciones humanas Respeta al usuario tratndolo con amabilidad y orientndolo para resolver sus problemas? Mantiene buenas relaciones con el equipo de Trabajo Social y en general, con el personal de la unidad? Tiene espritu de servicio y colaboracin? Promueve actividades tendientes a mejorar las relaciones humanas? Cmo es su relacin con mandos superiores? Observaciones generales: (11) Conclusiones generales: (12)
Nombre y firma del evaluador
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Instructivo para el manejo de la evaluacin cualitativa del personal

Este instrumento tiene como finalidad, poder evaluar cualitativamente las funciones y actividades del personal de Trabajo Social de las reas supervisadas; las preguntas refieren en trminos generales al cmo se desarrollan las diversas actividades, con la posibilidad, de acuerdo a las caractersticas del servicio en cada institucin, que stas puedan ampliarse o reducirse, segn sea el caso. Recordemos que presentamos una gua para instrumentar el proceso de supervisin. Se sugiere que esta evaluacin se realice cuando menos semestralmente y de preferencia, por el responsable del servicio de Trabajo Social del rea respectiva. 1. Fecha en la que se realiza la evaluacin. 2. Nombre de la unidad correspondiente. 3. Nombre del responsable del servicio en la unidad. 4. Sealar el puesto del responsable: Coordinador Tcnico, Jefe de Programa u otro. 5. Anotar el nombre del trabajador social a que se refiere la evaluacin. 6. Indicar su nombramiento y categora: Trabajador
Social, Jefe de Programa, Analista Especializado, etctera; y si es personal de base, temporal, etctera 7. Indicar su horario de trabajo. Ejemplo: de las 8:00 a las 16:00 horas, de lunes a viernes. 8. Precisar su fecha de ingreso a la institucin. 9. Referir el perodo de trabajo que se esta evaluando. 10. Se debern contestar las preguntas sealadas en forma breve y concisa. 11. Utilizar las observaciones para el manejo de aspectos relevantes y/o complementarios a la informacin proporcionada. 12. Se tomarn como base para este punto, las consideraciones anteriores y lo que de ellas se derive; donde el evaluador podr presentar las sugerencias que al respecto considere necesario sobre el desempeo global del trabajador social evaluado. Este documento es de vital importancia, ya que a la vez que permiten evaluar el desempeo profesional del trabajador social, contiene una serie de aspectos que el supervisor puede considerar como propuestas para elaborar sus programas de supervisin.
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9.12 Evaluacin general del servicio de Trabajo Social

Fecha: (1) rea: (2) Evaluador Responsable del servicio: (3) ____________________________________________________________________________ Puesto: (4) ___________________________________________________________________________________________ Nombramiento (5) _____________________________________________________________________________________ Horario de trabajo: (6) _________________________________________________________________________________ Escolaridad: (7) _______________________________________________________________________________________ No. de trabajadores sociales adscritos al servicio (8) ________________________________________________________ Perodo de evaluacin: (9) ______________________________________________________________________________ Proceso evaluativo (10)
I. Planeacin
Previsin: Fijacin de objetivos Tiene explcitos y por escrito los objetivos del servicio? Los conoce el personal de servicio? Han sido modificados recientemente? Quin fij los objetivos? Investigacin Hacen acopio de informacin sobre sus tareas? Realizan anlisis de los problemas detectados? Alternativas Dan solucin a stas cuando son de su competencia? Cuando no son de su competencia, se coordinan con la autoridad indicada y proponen alternativas para la solucin de dichos problemas? Se establecen medidas a seguir basndose en tcnicas apropiadas? Polticas Dentro de las polticas institucionales y de la unidad, se establecen polticas internas que faciliten la operacin? II. Organizacin Divisin de funciones De acuerdo a la organizacin del servicio, est establecida la divisin de funciones, considerando los niveles de cada puesto? La conoce el personal? Establecimiento de jerarquas Est determinada la jerarqua por niveles administrativos en el servicio? Hay organigrama del servicio? Lo conoce el personal?
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Hay fluxogramas de actividades? Los conoce el personal? Determinacin obligaciones El personal conoce sus obligaciones? Conoce el personal los Manuales de Procedimientos e Instructivos Institucionales que existen para el rea? Se cumplieron con los mismos? Se revisaron peridicamente en equipo? Se proponen sugerencias para su modificacin, si procede, siguiendo los conductos adecuados? Existen instructivos internos del servicio, acordes con los institucionales? Los conoce el personal? Se actualizaron? III. Integracin Recursos Humanos Se conoce la plantilla del personal? Se introduce al personal de nuevo ingreso a la institucin y al puesto? Se evala cualitativa y cuantitativamente al personal, utilizando tcnicas apropiadas? Se promueve el trabajo en equipo; el personal participa en la determinacin de actividades y condiciones de trabajo? Se consideran las ideas y sugerencias del personal para la planeacin y ejecucin del trabajo a fin de lograr los objetivos institucionales? Se realizan programas de adiestramiento y capacitacin del personal? Descripcin de puestos Cuenta el servicio con Manual de descripcin de puestos? Lo conoce el personal? Materiales Los materiales de trabajo son suficientes y oportunos? Si no cuenta con material y equipo necesario para su servicio, lo gestiona oportunamente? Informan de su uso, mantenimiento y deterioro? Existe inventario del equipo, mobiliario e instrumentos de trabajo? Si las reas de su servicio son inadecuadas y/o insuficientes, lo reportan e insisten en su modificacin? IV. Direccin Sealamiento de autoridad Se ejerce la autoridad en forma racional? Se toman decisiones adecuadas y oportunas? El control se basa en la confianza y participacin activa, y no en el ejercicio de la autoridad vigilando y presionando a los subordinados? Se delega autoridad, y una vez delegada, se respalda y respeta? Se delega autoridad conservndose la responsabilidad del servicio? Estmulos Se propicia que las acciones se desarrollen hacia el logro de los objetivos del servicio? Se crean o favorecen las condiciones necesarias para que el personal comprenda los problemas del trabajo, aporte ideas y opiniones para encontrar mejores soluciones en conjunto?
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Se promueve entre el personal el deseo de realizar eficientemente las labores asignadas? Existe algn medio, fuera de los oficiales, para premiar o reconocer la labor del personal? Manejo de conflictos Se favorece la libre y sincera expresin de opiniones? Se interviene oportunamente para tratar de resolver los antagonismos y conflictos existentes? V. Control Supervisin Existe un plan de supervisin? Se ejecuta? Comprueba el cumplimiento de las labores asignadas? Se realizan correcciones en el plan? VI. Informacin Se mantienen canales de comunicacin fluidos, continuos e ininterrumpidos? La comunicacin es amplia, clara y precisa; se realiza en un ambiente de libertad y confianza? Se ha establecido un sistema de informacin suficiente, oportuno y adecuado? Se procesa la informacin veraz y oportunamente? VII. Evaluacin Existe un programa de evaluacin? Se cuenta con normas tcnicas para la prestacin del servicio? Se observan? Se realiza evaluacin cuantitativa y cualitativa del servicio y del personal? Se retroalimenta la planeacin con los resultados de la evaluacin? Existe delimitacin precisa de las funciones de evaluacin?
VIII. Relaciones humanas Se fomentan las relaciones humanas entre el jefe y el personal del servicio y entre el personal mismo, propiciando una interaccin basada en el respeto mutuo? Se mantienen buenas relaciones humanas con el personal de otros servicios? Se fomenta el buen trato y la atencin oportuna a la poblacin usuaria? Coordinacin Se relacionan y combinan los recursos y esfuerzos en el servicio en la forma efectiva? Con otros servicios y programas de la unidad? Con otras unidades de la institucin? Con otras instituciones? IX. Programas Participa el personal en la elaboracin y aplicacin de los programas? Cmo? Se programan anualmente y por etapas las actividades del servicio? Elaboran programas especficos considerando prioridades, secuencia y tiempo requerido para los mismos? Se establecen metas? Se fijan ndices de cobertura y rendimiento? Se evalan peridicamente los programas?
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X. Presupuesto Se elaboran los presupuestos de los programas especficos? Se comparan los presupuestos estimados mensuales de los recursos materiales con los realmente utilizados? Observaciones generales (11) Conclusiones generales (12) __________________ Nombre y firma del evaluador
Instructivo para el manejo de la evaluacin general del servicio de Trabajo Social

Este formato est dirigido a evaluar la organizacin y operacin del servicio de Trabajo Social, as como el desempeo del responsable del mismo. De esta forma, ampliarn las posibilidades para tener una visin global, pero a la vez detallada de dos los aspectos inherentes al servicio respectivo, debindose confrontar con otros instrumentos como la evaluacin cuantitativa y la evaluacin cualitativa del personal. Es importante que la evaluacin general del servicio cuando menos se realice semestralmente por un supervisor con experiencia y reconocimiento profesional, buscando la mayor objetividad posible en su aplicacin. Para lo cual se debe contar con los siguientes puntos. 1. Fecha en que se realiza la evaluacin. 2. Nombre de la unidad o rea a la que pertenece el servicio de Trabajo Social. 3. Nombre del responsable o jefe del servicio. 4. Puesto que ocupa. Ejemplo: coordinador, jefe de programa, jefe de servicio, jefe de seccin, etctera. 48
5. Tipo de nombramiento: confianza, base, eventual, etctera. 6. Sealar el horario de trabajo del responsable. 7. Indicar su nivel de escolaridad: tcnico, pasante de licenciatura, licenciado, maestra, etctera 8. Registrar el nmero de trabajadores sociales adscritos al servicio respectivo. 9. Precisar el perodo de trabajo que se esta evaluando. 10. Contestar las preguntas en forma concisa y objetiva. 11. Utilizar el rubro de observaciones para el manejo de aspectos complementarios a la informacin anteriormente proporcionada. 12. Rubro en el cual el evaluador presentar un anlisis global y posibles sugerencias acerca del desempeo del responsable y de la organizacin y operacin del servicio. Nota: Los rubros y preguntas se adecuan de acuerdo con la naturaleza del servicio y sus actividades.
10.
Instrumentos de apoyo
Parte importante en un proceso de supervisin, es el poder contar con material que permita una visin global de la organizacin y operacin del servicio a supervisar. Sin embargo, es frecuente que el servicio no pueda ofrecer al supervisor dicho material; situacin que lo obliga a proponer una serie de alternativas tendientes a subsanar esta problemtica; respetando, obviamente, los lineamientos y polticas de la institucin. Por lo anterior, presentamos una serie de instrumentos de apoyo, de los que debe disponer el servicio a supervisar, o, en su caso, disear; recordando que estas propuestas son flexibles y sujetas a las caractersticas y requerimientos institucionales. As, estos instrumentos son: Los cuestionario para la identificacin de los principales problemas en reas de servicio de Trabajo Social. Gua para la elaboracin de programas. Manual interno de organizacin especfico del servicio de Trabajo Social. Manual de normas y procedimientos. Manual de servicios al pblico.
10.1 Cuestionario para la identificacin de los principales problemas en reas de servicio de Trabajo Social El cuestionario va dirigido a los responsables de las reas de servicio de Trabajo Social, con la finalidad de conocer, en forma objetiva, los problemas o limitaciones ms relevantes a los cuales enfrentan, y que obstaculizan el desarrollo de los programas, as como el cumplimiento de objetivos; adems, se precisa la manera en cmo se resuelven dichas situaciones. Este instrumento abarca aspectos inherentes a los recursos humanos, financieros y materiales, as como programticos; se dejan espacios abiertos para incluir otros aspectos que se consideren importantes y que no sean contemplados en dicho cuestionario, en forma directa.
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Cuestionario para la identificacin de problemas

I. Recursos humanos 1. Cuntos son los recursos humanos de que se dispone? Grupo Administrativo ( ) Grupo Servicios ( ) Grupo Comunicaciones ( ) Grupo Supervisin ( ) Grupo Educacin ( ) Grupo Tcnico ( ) Grupo Profesional ( ) Otros ( ) 2. Son suficientes? S No Por qu? ( ) ( )
3. Hay distribucin equitativa de los recursos humanos con respecto a las diversas reas? S ( ) No ( ) Por qu? 4. A qu rea se asigna mayores recursos humanos? 5. Que aspectos de la organizacin interna cambian con mayor frecuencia, y cules son las razones que justifiquen dichos cambios? 6. Los problemas como ausentismo, retardos, salarios, etctera, entre otros, de qu manera se ven reflejados en su personal? Describa las causas y la forma en que afectan el desempeo del trabajo, as como las medidas que se toman al respecto. 7. Enumere en orden de importancia (del 1 al 5) las situaciones que prevalecen con su personal y cmo afectan el desempeo del trabajo. As mismo, describa las formas de enfrentar dichas situaciones y alternativas de solucin. Problemas de relaciones humanas ( ) Falta de coordinacin ( ) Problemas de comunicacin ( ) Falta de motivacin ( ) Falta de identificacin con la Institucin ( ) 8. A continuacin se presentan algunas consideraciones referentes a la formacin profesional del personal, las cuales afectan o repercuten en el logro de objetivos y desarrollo de los programas. Marque con una (X) aqullos que se presentan en su servicio, y por ltimo, describa las situaciones que ms peso tengan en la problemtica que se presenta, as como sus causas. Limitaciones tcnicas y metodolgicas de las diversas reas en aspectos: Tericos ( ) Prcticos ( ) Tcnicos ( ) En el campo de la investigacin ( ) En el campo de la programacin ( ) En el campo de la evaluacin ( )
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En el campo de la supervisin Carencia de habilidades, destrezas y actitudes adecuadas Otros (especifque) II. Recursos financieros
( ) ( ) ( )
9. El presupuesto asignado es suficiente para el desarrollo de las actividades y logro de objetivos? S ( ) No ( ) Por qu y cmo resuelve esta situacin? 10. Las partidas presupuestales asignadas para el desarrollo de las actividades programadas y cumplimiento de objetivos es canalizada a tiempo y ejercida totalmente? Si ( ) No ( ) Por qu y qu hace ante esta situacin? 11. Qu tipo de facilidades y/o dificultades tiene el personal para la utilizacin de los recursos financieros? 12. A qu reas se asignan mayores recursos financieros y por qu? 13. Cul sera su recomendacin en este campo de los recursos financieros? III. Recursos materiales 14. Se cuenta con los recursos materiales necesarios para la realizacin de las actividades? (En caso negativo, describa el por qu y cmo afecta esta situacin). S ( ) No ( ) Por qu? 15. Cul es el rea ms dbil en cuanto a recursos materiales? (Describa en qu forma afecta y la manera de mediatizar esta situacin). 16. Hay objetivos, metas y/o actividades relevantes que no se ven alcanzadas por carecer de material necesario? (En caso positivo, describa la situacin, de qu manera afecta y la forma de enfrentar dicho problema). 17. Las reas administrativas son lo suficientemente giles para distribuir el material correspondiente en los tiempos requeridos? 18. Qu tipo de facilidades y/o dificultades tiene el personal para la obtencin de los recursos materiales? XI. rea programtica 19. Seale con una X las situaciones que interfieren en la ejecucin y realizacin de sus programas. En caso de sealar uno o ms puntos describa o explique la situacin: ( ) Falta de actualizacin de los programas, acordes a las necesidades de la poblacin.
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( ) No hay concordancia entre los objetivos de los programas y las funciones asignadas a cada rea. ( ) Falta de relacin entre los objetivos, las actividades y los recursos humanos, financieros y materiales. ( ) Falta de relacin entre las actividades y las necesidades, intereses y derechos de los usuarios. ( ) Escasa divulgacin de los diferentes programas entre personal de diversas reas. ( ) Desfase entre los objetivos del servicio y los objetivos de las diversas reas. ( ) Deficiencias en la concepcin terica de la programacin. ( ) Ausencia de un programa de seguimiento y/o evaluacin. ( ) Mala organizacin y/o coordinacin de los responsables de los programas. ( ) Otros. (Especificar)
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10.2 Gua para la elaboracin de instrumentos operativos de programacin La programacin es entendida como el conjunto de procedimientos y tcnicas que se utilizan para la elaboracin de planes, programas o proyectos, lo cual permite una mayor racionalidad y organizacin de las acciones con las que se pretenden alcanzar determinados objetivos institucionales. Cabe aclarar que los trminos plan y programa no pueden utilizarse indistintamente y con el mismo significado, sus alcances son diferentes y se distinguen por su grado de concrecin dentro de un mismo contexto. La programacin, que en su sentido ms simple consiste en decidir anticipadamente lo que hay que hacer, debe apoyarse en los resultados de un diagnstico, teniendo como referencia una situacin dada, indicando los objetivos a alcanzar en un tiempo determinado. Es sustancial, entonces, proporcionar una gua, que de manera sencilla, permita utilizar las tcnicas de programacin en las tareas especficas a desarrollar en una institucin. Plan general de trabajo Se refiere al aspecto global de todas las actividades de un proceso dentro de un perodo determinado, de ordinario uno o ms aos, a travs de un conjunto organizado de fines, objetivos y recursos; para lograr determinar, con relacin a las metas institucionales, decisiones de carcter general. Cabe mencionar que si bien un plan de trabajo comporta programas, su formulacin se deriva de propsitos y objetivos ms amplios que la suma total de los programas mismos. De esta manera, los responsables de tomar decisiones para la organizacin anticipada de la accin pueden establecer determinaciones generales que les permita: Definir objetivos, polticas y estrategias especficas de su mbito de accin. Contar con una organizacin de trabajo para conformar un equipo, con el cual se puedan cumplir funciones y tareas diferenciadas. Precisar una determinacin jerrquica en la toma de decisiones.
Manejar adecuadamente recursos y asignaciones presupuestales. De lo anterior, se desprende la necesidad de que un plan general de trabajo, se estructure con los siguientes elementos: 1. Identificacin 1.1 1.2 1.3 1.4 Ttulo del plan. Nombre del rea que presente el plan. Responsable (s) de la elaboracin del plan. Fecha de presentacin del plan.
2. Consideraciones generales 2.1 Antecedentes del plan. 2.2 Metodologa para su elaboracin. 2.3 Criterios adoptados para la seleccin de prioridades y alternativas, de acuerdo con el diagnstico respectivo. 2.4 Normatividad en la que se sustenta el plan. 3. Justificacin Debe hacer referencia a las condiciones que se pretenden cambiar o modificar, incluyendo una sntesis de los problemas o necesidades detectadas, expresados en forma concreta y haciendo referencia al procedimiento utilizado para su conocimiento y priorizacin. 4. Objetivos Son el propsito ltimo a alcanzar y deben presentarse en forma general y especfica. 4.1 General Significa establecer la situacin a la que se pretende llegar frente a las necesidades y problemas detectados en trminos generales. 4.2 Especficos Establecen la situacin a lograr en aspectos concretos; son los pasos necesarios e intermedios a alcanzar para lograr el objetivo general.
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Es importante que los objetivos sean claros y precisos, factibles de alcanzar con los recursos disponibles y plazos previstos, as como tener una relacin lgica con la naturaleza de los problemas a resolver. 5. Polticas Es determinar las acciones generales a seguir para cumplir con el plan; y conllevan una intencionalidad con relacin a los objetivos institucionales y a las necesidades e intereses de la poblacin usuaria. 6. reas de accin Significa agrupar y clasificar los servicios correspondientes al rea que se est programando. 7. Programas a desarrollar Sealar los diversos programas a desarrollar; enunciando a qu servicios pertenecen y los objetivos generales de cada uno. 8. Recursos Se establecen con base en la disponibilidad de elementos indispensables para la realizacin del plan, en trminos de recursos humanos, materiales y administrativos de la institucin. 8.1 Recursos humanos Consiste en sealar la cantidad y calificacin profesional del personal disponible. Deber aclararse, de ser necesario, el tipo de capacitacin especial que requiere el personal; as como si se requiere de nuevo personal, justificando tal peticin con base en los objetivos planteados y a las metas institucionales. 8.2 Recursos materiales En este rubro se deben sealar las instalaciones necesarias, indicando si existen; los materiales de diversa ndole que se requieren o utilizaran, as como los instrumentos y equipos indispensables en trminos generales.
9. Presupuesto El costo estimado para la ejecucin del Plan debe indicarse, tomando en cuenta el presupuesto asignado, precisando las partidas presupuestales a efectuarse.
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Programa de trabajo
Un programa hace referencia a un conjunto de acciones, coordinadas entre s, para alcanzar los objetivos del plan dentro de un perodo determinado. Los programas deben ser elaborados, como parte del proceso, por cada una de las secciones que integran a un departamento y deben derivarse del plan general de trabajo. Un programa debe contener los siguientes elementos: 1. Identificacin 1.1 Ttulo del programa. 1.2 rea que elabora el programa. 1.3 Responsable de la elaboracin del programa. 1.4 Fecha de presentacin del programa. 2. Justificacin Informacin sobre la situacin a abordarse. Esta informacin deber ser ms especfica que en el plan, ampliando y fundamentando las razones de eleccin del programa que se disea, asimismo, debe sealar los aspectos que se pretenden modificar, explicando en qu condiciones se realizan los cambios. 3. Objetivos La formulacin de los objetivos generales y especficos del programa deben caracterizarse por un mayor nivel de concrecin y precisin de los alcances, utilizando indicadores que permiten evaluar los logros de la accin (seguir criterios sealados en el plan). 4. Metas Constituyen el elemento cuantificador de los objetivos. Representan un punto clave para efectos de evaluacin, es decir, una meta es un objetivo cuantificado en un tiempo determinado. Las metas deben enunciarse con criterios de cantidad que puedan ser medibles y con un perodo de duracin para alcanzar con los medios
disponibles, y sobre todo, en relacin directa con el objetivo de que forma parte, entendiendo que a cada objetivo puede corresponder una o ms metas. 5. Lmites Es la determinacin del espacio y tiempo en el que se va a desarrollar el programa. Se precisa: 5.1 Espacio Establecer la zona o rea hacia donde se irradiarn las acciones del programa. 5.2 Tiempo Sealar en forma precisa, el tiempo de inicio y finalizacin del programa, normalmente un ao civil. 5.3 Trabajo Se refiere a los sujetos hacia los cuales va dirigida la accin del programa, se debe sealar si es un universo o una muestra. 6. Organizacin Significa agrupar las diversas actividades que completan la realizacin del programa, se precisan funciones y actividades, as como se definen y establecen recursos y procedimientos. Este rubro se desglosa de la siguiente manera: 6.1 Funciones y actividades Se refiere a los niveles genricos y particulares de las acciones a desarrollar, en el proceso de la administracin del programa; la actividad representa en este caso la accin ms concreta, en tanto que la funcin es el conjunto de actividades agrupadas hacia un mismo fin. Ejemplo de lo anterior: Funcin Promover Actividades - Dar plticas - Elaborar carteles - Distribuir volantes
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6.2 Recursos humanos Sealar el personal que intervendr en la ejecucin del programa, se precisa y describen las responsabilidades y atribuciones de cada uno, as como la naturaleza de la autoridad y facultades para la toma de decisiones (se puede anexar un organigrama, que es la manera ms sencilla de describir una estructura de organizacin). 6.3 Recursos materiales y fsicos Sealar con precisin el material que se va a requerir, tanto en cantidad como en caractersticas; as como los locales y equipo indispensable (seguir lineamientos sealados en el plan). 6.4 Procedimientos Es la descripcin del proceso identificando todas sus etapas, para lo cual es necesario enumerar y explicar los distintos pasos tcnicos que deben cumplirse, dndole coherencia y significado a las funciones, actividades, responsabilidades y atribuciones; en todo caso, se pueden sealar los procedimientos ya validados y los que deben formularse bajo la forma de manuales de procedimientos. 7. Calendarizacin Significa establecer plazos para la realizacin de las diversas etapas y/o actividades sealadas en el programa desde su inicio hasta su finalizacin, lo que permite tener una visin de conjunto; para lo anterior, puede utilizarse la grfica o diagrama Gantt o bien un sistema ms completo, pero ms tcnico, como la ruta crtica. 8. Presupuesto Significa determinar el costo real por cada unidad final de producto del programa, se expresan las disponibilidades financieras que son necesarias y precisan las partidas presupuestales a afectar.
9. Control Es disponer de una serie de mecanismos que permitan medir y examinar los resultados obtenidos en relacin con lo programado estableciendo, de ser necesario, acciones correctivas. Por tanto, el control est estrechamente ligado a la supervisin y evaluacin, requiere establecer un sistema de informacin (reporte, informe, notas, etctera) que permita seguir el desarrollo del programa, as como el diseo del registro para control de metas. 9.1 Supervisin Implica vigilar el desarrollo del programa, visualizando los problemas en el rea de trabajo e implementando estrategias de intervencin; lo anterior requiere definir las tcnicas a utilizar, modalidades, instrumentos y periodicidad. 9.2 Evaluacin Consiste bsicamente en utilizar una serie de procedimientos para verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos, se estiman y registran peridicamente los resultados obtenidos o no. En este sentido, es importante fijar los criterios de evaluacin, su temporalidad (permanentes y/o final) y el modelo a utilizar, para con ello considerar las desviaciones existentes, as como su explicacin y la adopcin de medidas preventivas y/o correctivas.
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Sub-programa o proyecto
Es el instrumento que establece el diseo de la operacin de una unidad de accin, constituyndose en la proposicin concreta de un servicio. Esto significa que se refiere a un conjunto de actividades concatenadas que representan la unidad ms concisa que forma parte de un programa y que puede realizarse con independencia de otros subprogramas; inclusive, algunos autores los han considerado necesarios para acciones especficas y limitadas, a corto plazo, como pudiera ser un curso de capacitacin, atencin a grupos especiales; organizacin de eventos culturales, talleres ocupacionales, educacin para adultos, actividades recreativas, etctera. En trminos generales, un subprograma o proyecto debe contener los mismos elementos del programa pero como ya se ha sealado, a un nivel ms inmediato y preciso, concretndose a aspectos particulares y acciones especficas. Y an cuando la especificidad del subprograma dificulta la formulacin de un esquema de contenido que pueda responder a todas las circunstancias, se proponen los siguientes elementos: 1. Identificacin 1.1 1.2 1.3 1.4 Ttulo del proyecto. rea que elabora el proyecto. Responsable del proyecto. Fecha de presentacin del proyecto.
5. Metas 6. Lmites 6.1 Espacio 6.2 Tiempo 7. Organizacin 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 Funciones Actividades Tcnicas Instrumentos Recursos humanos Recursos materiales y/o fsicos.
8. Calendarizacin 9. Presupuesto 10. Control 10.1 Supervisin 10.2 Evaluacin Nota: El contenido de los rubros sealados en el subprograma o proyecto, se desarrollan siguiendo las indicaciones vertidas para los programas, aunque de una forma mas concreta por su propia especificidad.
2. Justificacin 3. Objetivos 3.1 General 3.2 Especficos 4. Servicios Indicar la magnitud y/o volumen de servicios que se espera alcanzar con la realizacin del subprograma, se especifica la poblacin que ser atendida o beneficiada y el rea que abarcar.
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Glosario bsico de programacin

Actividad.- Se define as cuando se trata de operaciones de las que es responsable un departamento o unidad de varios miembros. Control.- Es esencial para lograr que las diferentes reas lleven a cabo sus tareas de acuerdo con los planes. Es la medida y la correccin de las actividades de las reas para asegurar el logro de un plan total. Evaluacin.- Es el proceso por el cual se determina la medida en que se ha cumplido con los objetivos. Se comparan objetivos contra resultados obtenidos y se determinan los alcances y posibles desviaciones, a fin de tomar oportunamente medidas correctivas que generen eficacia en las acciones. Funcin.- Es un grupo de actividades, afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de la institucin, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad. Meta.- Es la expresin cuantificada de los objetivos. Mtodo.- Es la manera de efectuar una operacin o una secuencia de operaciones. Normatividad.- Marco normativo que determinan las leyes y los reglamentos que sirven de lmite para la elaboracin del plan. Sustentacin legal del documento de trabajo. Objetivo.- Es el fin que se pretende alcanzar, ya sea con la realizacin de una sola operacin, de una actividad concreta, de un procedimiento, de una funcin completa o de todo el funcionamiento de la institucin. Organizacin.- Ayuda a coordinar los recursos dentro de un sistema, para que las actividades que se realicen conduzcan a logros dentro de las metas. Asigna autoridad y responsabilidad para la actuacin de sus componentes. Slo a travs de la organizacin se pueden combinar los recursos con que cuenta para poder ser eficiente, efectiva y viable, adems, cuenta con una jerarqua y con un tramo de control. Poltica.- Es una gua de carcter general que orienta la actuacin de los integrantes de la institucin sobre una funcin determinada, para alcanzar los objetivos. Procedimiento.- Es la sucesin cronolgica o secuencia de operaciones concatenadas, y su mtodo de ejecucin, que realizadas por una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar una funcin o un aspecto de ella. Supervisin.- Revisin de las actividades realizadas con base en parmetros previamente definidos.
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10.3 Manual interno de organizacin especfico del servicio de Trabajo Social Contenido Antecedentes Atribuciones Organigrama Descripcin del rea - Objetivo - Funciones Descripcin de puestos - Identificacin - Descripcin genrica - Funciones principales - Autoridad - Coordinacin

relaciones de dependencia que guardan entre s los rganos que la integran. Descripcion de reas Deber contener el objetivo y las funciones del rea correspondiente. Objetivo En el objetivo se plasma el propsito que se pretende alcanzar con la realizacin de las funciones del rea. Se sugiere que la redaccin de los objetivos se inicie con un verbo en infinitivo, evitar a su vez, el uso de objetivos calificativos. Funciones La descripcin de funciones debe construir el quehacer para alcanzar el objetivo planteado y cumplir con las atribuciones que le han sido conferidas a cada rea. La descripcin debe iniciarse con un verbo en infinitivo. Descripcin de puestos Debe incluir una relacin de los mismos, con el fin de identificar los diversos puestos adscritos a cada rea, presentndose de acuerdo a su ubicacin en el organigrama respectivo, es decir, en orden jerrquico descendente. Identificacin Indicar el nombre completo del puesto y el rea a la cual est adscrito. Descripcin genrica Debe enunciarse la funcin bsica del puesto que sirva para definirlo, sin entrar a detalles innecesarios; se inicia la redaccin con un verbo en infinitivo y se procura no excederse de siete lneas en su descripcin. Funciones principales Por cada puesto descrito, se presenta una relacin de las funciones que realice; la descripcin de funciones debe comprender tanto
Antecedentes Los antecedentes del rea respectiva deben contemplar un panorama global del desarrollo de sus diversos servicios y/o actividades. Asimismo, debe describir la evolucin organizacional desde su origen, indicando la informacin sobresaliente hasta llegar a la situacin actual, las disposiciones que hayan dado origen y/o modificacin a la estructura. Atribuciones Se deben enunciar las facultades que en forma oficial se le han conferido, especficamente al rea respectiva, sealando el nombre completo de los ordenamientos y fechas. En caso de desprenderse de ordenamientos, por ejemplo en La Ley Orgnica de la UNAM, debern anotarse los nmeros del captulo, artculo y fraccin del ordenamiento, segn sea el caso. Organigrama Este documento representa grficamente la estructura orgnica del rea respectiva, identificando los niveles jerrquicos y las
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las funciones sustantivas como las funciones administrativas inherentes. La funciones para cada puesto se iniciarn con un verbo en infinitivo. Autoridad Debe indicarse el puesto al que reporta directamente, y en su caso, a los que supervisa. Coordinacin - Interna.- sealar el enlace con otras reas de la institucin. - Externa.- sealar el enlace con reas de otras instituciones.
10.4 Manual de normas y procedimientos Normas de elaboracion de la integracion Los manuales de normas y procedimientos se integran de acuerdo con dos tipos de documentos: El manual de normas y procedimientos del usuario, contiene la informacin necesaria para que los usuarios soliciten y reciban los servicios y recursos que proporciona la institucin. El manual de normas y procedimientos de operacin, incluye la normatividad y la descripcin de las actividades que se realizan, en el desarrollo de las funciones de la esfera de su competencia para coordinacin, supervisin y control. Los manuales de normas y procedimientos del usuario y de operaciones, contendrn la siguiente informacin: Cartula de identificacin ndice Introduccin (Base Legal) Procedimientos - Objetivo - Lineamientos - Descripcin del procedimiento - Diagrama de flujo de procedimientos Formularios y/o impresos (para cada procedimiento).
Procedimientos
Objetivo
El objetivo ser el fin o meta que se pretenda alcanzar, mediante la realizacin de una sola operacin, de una actividad concreta, de un procedimiento, de una funcin o de todo el funcionamiento del servicio. La descripcin del objetivo se inicia con un verbo en infinitivo. Debe evitarse el uso de adjetivos calificativos.
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Lineamientos
Son lineamientos de carcter general que orientan las actividades y funciones a realizar por los servidores pblicos en sus reas de trabajo. Las polticas se redactarn con un lenguaje claro y sencillo, exhortando a llevar a la prctica lo que se proponga. Los lineamientos se elaborarn de manera clara y concisa, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Deben establecerse polticas que precisen la mayor parte de las situaciones alternativas que pudieran presentarse, o que propicien el carcter discrecional en las decisiones de los funcionarios. Las polticas que son materia de la especializacin de las funciones y actividades del rea, sern planteadas por el titular de sta. Las polticas generales de actuacin del personal, se definirn en forma clara y precisa, a efecto de que ste no incurra en fallas, o las aplique segn su criterio. La flexibilidad de la poltica debe estar en relacin con el grado de desagregacin funcional que se est regulando, es decir, cuanto menor sea el nivel jerrquico menos flexible ser la poltica.
secuencias o responsabilidades, ya sea porque no se den las condiciones supuestas, o porque se violen o alteren deliberadamente. Entre las normas de una materia y otra, debe existir una jerarqua y secuencia lgica de operacin. Ejemplo; En incidencias del personal: hay que hablar primero de retardos, luego de faltas y luego de bajas. Las normas deben ser lo suficientemente explcitas para evitar la consulta continua al rea responsable de emitirlas. Se recomienda al rea encargada del establecimiento de las polticas y normas, desagregar las funciones de la unidad administrativa como se presenta en el anexo, con el fin de visualizar ampliamente las situaciones que requieran de mayor control. Asimismo, en el cuadro anexo se presenta la mecnica para establecer las polticas y normas.
Descripcin del procedimiento
Normas
Sern lineamientos imperativos y especficos de accin, que persigan un fin determinado, con la caracterstica de ser rgidas en su interpretacin y aplicacin. Las orientaciones para el establecimiento de normas, que son materia de funciones y actividades especficas de las reas sern proporcionadas por el titular correspondiente. Todas las acciones importantes que se desarrollen deben estar soportadas por normas claramente establecidas. Se debe prever la posibilidad de incumplimiento de las situaciones normales, sus con-
En la formulacin de los descriptivos se observar la Tcnica del Argumento. Se describir el procedimiento mencionando las actividades de que se compone, en orden cronolgico, precisando cada actividad; quin ordena ejecutarla, cundo y dnde debe ejecutarse. Cuando la descripcin del procedimiento sea general y por lo mismo comprenda varias reas, deber indicarse para cada actividad la unidad encargada de su ejecucin; si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, se indicar el puesto responsable de la ejecucin de cada actividad. Se debern enumerar las distintas actividades de manera que se facilite su comprensin e identificacin en el diagrama de flujo, an en los casos en que existan varias alternativas en una misma actividad. Deber realizarse la descripcin de los procedimientos de acuerdo con las instrucciones que se presentan a continuacin, utilizando el formato F. 1.
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En las casillas que se denominan "Direccin, Subdireccin y Departamento, se anota el nombre de las reas responsables del procedimiento, en relacin con las reas de adscripcin. (Esta nomenclatura puede variar segn el organigrama institucional). En la casilla que se denomina "Procedimiento", se indica el nombre propio del proceso, o sea la rutina del trabajo a la que se vaya a hacer referencia. En la casilla que se denomina "Hoja_____ de_____" se anota la paginacin con nmeros arbigos en orden progresivo, en base al total de pginas del descriptivo. En la casilla que se denomina "Fecha de Elaboracin, se escribe la fecha de validacin del documento, con nmeros arbigos utilizando dos dgitos tanto para el da como para el mes y ao. Se antepondr el cero para los das primero al noveno y para los meses comprendidos de enero a septiembre. Con respecto al ao, se consideraran los dos ltimos dgitos. Los datos arriba mencionados deben anotarse con maysculas compactas. En la columna que se denomina "rea" se anota el rea que interviene en la actividad del procedimiento.
En la columna que se denomina "Actividad No.", se asigna, en orden progresivo, un nmero a cada actividad que integre el procedimiento. La descripcin de la actividad debe comenzar con un verbo en presente. Ejemplo: solicita, remite, revisa, etctera. La redaccin del contenido de la actividad debe ser mediante fases breves y sencillas de tal manera que su comprensin sea clara.
Diagramas de flujo
El diagrama de flujo representa, en forma grfica, la secuencia en que se realizan las actividades de un determinado procedimiento y/o el itinerario de las personas, formas y materiales utilizados. Asimismo, muestra las unidades administrativas o los puestos que intervienen para cada actividad descrita; pudiendo indicar, adems, el equipo que se utilice en cada caso. Debe utilizarse la simbologa que a continuacin se presenta, a fin de expresar grficamente los flujos de informacin de los procedimientos administrativos y de procedimiento automatizado de datos. (Plantilla ANSI)
Plantilla ANSI
Smbolo Nombre Inicio o trmino Descripcin Seala dnde se inicia o termina un trmino diagrama, adems se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona informacin. Representa la ejecucin de una actividad relativa a un procedimiento. Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos.
Operacin
Decisin y/o alternativa
Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, entre, se genere o salga del procedimiento.
* American National Standard Institute. 62

Smbolo
Nombre Archivo
Descripcin Indica que se guarda un documento.
Nota:
Anotacin
No forma parte del diagrama de flujo, sino ms bien, es un elemento que se le adiciona. Se usa para comentarios adicionales a una actividad y se puede conectar a cualquier smbolo del diagrama en el lugar donde la anotacin sea significativa.
Conector
Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de pgina
Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.
Direccin de flujo o Conecta los smbolos, sealando el orden en que deben realizarse lnea de unin las distintas actividades.
Las lneas de unin deben representarse mediante lneas rectas y, en caso necesario, utilizar ngulos rectos. Es conveniente no mezclar en un mismo lado del smbolo, varias lneas de entrada y salida. Por claridad, no debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos. El smbolo de Decisin, es el nico que puede tener hasta tres lneas de salida. Para efectos de representacin, los smbolos deben mantener uniformidad en su tamao (se recomienda utilizar plantillas).
Contenido
La descripcin de cada actividad en el diagrama estar contenida en el smbolo Operacin y debe ser mediante frases breves y sencillas, de tal manera que su comprensin sea clara. La redaccin de la actividad debe comenzar con un verbo en presente. Ejemplo: solicita, remite, revisa, etctera.
El smbolo Documento debe contener el nombre original de la forma o reporte en cuestin. Cuando se presenten varias copias de un documento, el original se identificar con la letra O y las copias mediante dgitos 1,2,3, Esta identificacin se anotar en el extremo inferior derecho del smbolo. La identificacin del smbolo Conector deber ser alfabtica, tngase presente que las identificaciones de entrada y salida deben ser iguales. La identificacin del Conector de pgina deber ser numrica. Las casillas que encabezan este formato debern contener los mismos datos, asentados en la descripcin narrativa del procedimiento.
Diagramacin
Una vez recabada, integrada y analizada la informacin, se proceder a graficar los procedimientos, siguiendo las actividades en secuencia desde el inicio hasta su trmino, para obtener el producto, servicio o trmite correspondiente. 63
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La determinacin de la forma grfica en la que se vierte la informacin, se le conoce como fluxograma, carta de flujo carta de procedimientos. Este instrumento, es en s, un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones en las que se compone un procedimiento o parte de l; estableciendo su secuencia, descripcin, mtodo de ejecucin, itinerario de personas, formas, tiempo empleado en cada operacin, etctera. Por su formato, los fluxogramas pueden ser: Vertical.- El flujo o secuencia de operaciones va de arriba hacia abajo. Horizontal.- El flujo o secuencia de operaciones va de izquierda a derecha. Arquitectnico.- Describe el itinerario o ruta de una forma o persona, sobre el plano del rea de trabajo. Panormica.- En el que en una sola carta est representado el proceso entero, que puede apreciarse de manera integral. Por su propsito, los fluxogramas pueden ser: De forma Presentan la secuencia de cada una de las operaciones o pasos porque atraviesa una forma, en sus diferentes copias, a travs de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Se usa formato horizontal. De labores Diagramas abreviados del proceso que slo presentan las operaciones que se efectan en cada una de las actividades o labores, en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecuta.
sirven cada una de las operaciones dentro del procedimiento y cundo el dato es importante, consignan el tiempo empleado, la distancia recorrida, etctera. Se usa formato vertical. De Espacio (Dnde se hace?) Presenta el itinerario que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento, sealando el espacio por el que se desplaza.
Se usa el formato arquitectnico - Combinado Presenta una combinacin de dos o ms de las variantes anteriores. Se usa el formato vertical para combinar labores, mtodos y anlisis (qu se hace, cmo se hace, para qu se hace). Se usa el formato panormico para combinar formas y labores de varios puestos o departamentos. Para nuestros fines usaremos el combinado en formato panoramico - Como ya se mencion, los fluxogramas de formato panormico, tienen la cualidad de mostrar el proceso integral de una sola mirada, mucho ms rpidamente que leyendo el texto. Para ello se registran acciones simultaneas y la participacin de mas de un puesto o departamento, que el formato vertical no representa. - Los fluxogramas de formato panormico se elaboran: - Utilizando un cuadro multicolumna, que destina una columna para cada departamento o puesto (ver forma No. F.2) - Registrando las acciones, no slo en lnea vertical, sino tambin en una distribucin horizontal. - Visualizando en dos dimensiones las labores del personal y el desplazamiento de las formas o documentos. - Indicando cundo y dnde se asigna cada forma, documento o solicitud. - La grfica debe seccionarse en tantas columnas como reas y/o puestos participen en el procedimiento.
Se usa formato vertical - De Mtodo (Cmo se hace?) Se usan con fines de adiestramiento y presentan adems la manera de realizar cada operacin del procedimiento, dentro de la secuencia y de la persona que debe realizarla. Se usa formato vertical. - Analtico Presenta las operaciones del procedimiento, dentro de la secuencia establecida, y las personas que las realizan; analizan para qu 64
La diagramacin se iniciar en la primera columna de la izquierda, de arriba hacia abajo en progresin horizontal cruzando las diferentes columnas asignadas a los puestos o reas. Deber diagramarse siempre el centro de la columna, para hacer una adecuada distribucin de las actividades. La diagramacin de los procedimientos se sujetar a los siguientes lineamientos: La diagramacin de procedimientos destacar los aspectos ms importantes de cada actividad. La primera columna consignar el puesto o rea en donde se inicia el procedimiento. La columnas siguientes consignarn los puestos o reas en forma secuencia, de acuerdo con el flujo del procedimiento. Se sealara claramente la operacin que corresponde a cada puesto o rea. Cada actividad del procedimiento estar representada en el diagrama de flujo por un smbolo, seguido de un pequeo nmero que corresponda al No. progresivo de la operacin. La redaccin del contenido de los smbolos debe ser mediante frases breves y sencillas comenzando en el caso del smbolo de Operacin con verbo en presente. Ejemplo: solicita, remite, revisa, etctera Los encabezados de textos breves debern aparecer en el cuerpo mismo de la grfica. Las flechas de direccin de flujo deben ser colocadas evitando su cruce. El flujo ser horizontal en ambos sentidos, y vertical solo descendente.
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Formato F.1
Procedimiento Fecha de elaboracin
Direccin
Subdireccin
Departamento
rea
Actividad No. Descripcin
Hoja No. _____ de _____
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Formato F1.1.
Procedimiento
Fecha
Secuencia de pasos
Paso
Descripcin
Tiempo del tratamiento
Paso siguiente
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Formato F.2
Procedimiento:
Fecha
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10.5 Manual de servicios al pblico Descripcin
Se entiende como servicios al pblico aquellos que las reas operativas prestan o producen, en el desarrollo de sus funciones, para atender las demandas de los usuarios de la institucin que acuden a ella en el ejercicio de sus derechos o en cumplimiento de sus obligaciones. La descripcin de los servicios, debe permitir el conocimiento de los diferentes tipos de servicios que se ofrecen a los usuarios, los nombres de la reas que los prestan y los lugares donde se proporcionan. La descripcin de servicios se manejar dentro del ndice del documento, presentando en orden alfabtico los servicios que comprende el manual. Se deber elaborar un manual por cada rea responsable de prestar servicios al pblico. Los elementos que integren la descripcin de cada servicio sern los siguientes: Nombre del servicio. Descripcin del servicio. Departamento rea responsable u otorgante del servicio. Horario de atencin. Requisitos y documentos necesarios para solicitar el servicio. Trmites que se deben seguir por el solicitante. Obligaciones para obtener el servicio. Sanciones, en su caso, para quien infrinja la normatividad dispuesta. Garantas otorgadas por la institucin al solicitante.
Presentacin Para la presentacin de los Manuales de Servicios al Pblico se recomiendan tener el siguiente formato - Cartula de identificacin - Indice - Introduccin - Objetivos y funciones del departamento o rea otorgante del servicio - Descripcin de los servicios, (forma M.S. 1)
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Manual de servicios Forma M.S.1

M.S.1 Nombre del servicio:
Descripcin del servicio:
Unidad responsable:
Departamento responsable u otorgante:
Servicio otorgante:
Horario de atencin
A.M.
P.M.
Quin puede solicitarlo? (Tipos de usuarios)
Requisitos y documentos necesarios:
Trmites a realizar
Obligaciones del usuario
Sanciones:
Garantas del usuario:
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Bibliografa complementaria
Bittel, Laster R., Lo que todo supervisor debe saber, Editorial Mc Graw-Hill, Mxico, 1987. Blake, Robert y Srygle, Jane, El grid para la maxima eficiencia en supervisin, Editorial Diana, Mxico, 1982. Bowers, Smithum, Introduccin a la supervision: gula para los supervisores de practicas, Ediciones Euroamerica, Madrid, 1965. Broadwell, Martn M., La gua del supervisor actual, Mxico. Nueva Editorial Interamericana, 1982. Brown, W. Steven, 13 errores fatales en que incurren los gerentes y como evitarlos, Editorial Norma, Colombia, 1986. Davidson, Jeffrey, P., Las ocho horas de un verdadero gerente, Editorial Edamex, Mxico, 1994. Devine, George, Administre a sus empleados: gua de recursos humanos para la pequea y mediana empresa, Editorial Prentice-Hall Hispanoamericana, Mxico, 2000. Dowling, William F., Mando y motivacion efectiva del personal, Editorial Hispano-Europa, Barcelona, 1979. Ecker, H. Paul, Manual para supervisores, Editorial Diana, Mxico, 1974. Espinoza, Mario, Manual de programacion para trabajadores sociales, Editorial Humanitas, Argentina, 1987. Fernndez, Barrera Josefina, La supervisin en el trabajo social, Editorial Paidos, Barcelona, 1997. Fournies, Ferdinand F., Por que los empleados no hacen lo que se supone deben hacer y que hacer para corregirlo, traductor Elisa Ramos, Editorial 2a Edicin McGraw-Hill, Mxico 1999. Guzman, Valdivia Isaac, Problemas de la administracin de empresas, Editorial Limusa, Mxico, 1986. Hierro, Lelia O. de, Enfoque practico de la supervision escolar, Editorial Kapelusz, Argentina, 1974. Josefowitz, Natasha, Usted es el jefe, traductor Susana Hernndez Reyes Editorial Diana, Mxico, 1994. Kohrs, Fernando, Supervisin, Cincinnati, Ohio SouthWester, 1983. Lemus, Luis Arturo, Administracin, direccin y supervisin de escuelas, Editorial Kapeluz, Argentina, 1969. Likert Rensis, Nuevas formas para solucionar conflictos, Editorial Trillas, Mxico, 1986. Lindo, David K, Mtodos simplificados de supervisin, Editorial Limusa, Mxico, 1984. Mosher, Ralph L., Nuevo enfoque de la supervision: un desafio al concepto tradicional, Ediciones El Ateneo, Argentina, 1974. Pettes, Dorothy E., La supervisin en el trabajo social: metodo para formacin de estudiantes y desarrollo del staff, Ediciones Euramerica, Madrid, 1974. Ramrez Cavassa, Cesar, Curso para supervisores de produccin, Editorial Limusa, Mxico, 1986. Reyes, Ponce Agustn, Administracin de empresas, Editorial Limusa, Mxico, 1982. Rodas, Carpizo Alejandro, Administracin bsica, Mxico. Editorial Limusa, 1987. Rodrguez, Estrada Mauro, Manejo de problemas y toma de decisiones, Mxico, Manual Moderno, 1988. Sherif, Teresa, Supervisin en trabajo social, Instituto de Seguridad internacional, Argentina, 1973. Smith, Cameron, Gua para supervisores, Editorial Trillas, Mxico, 1980. Soler Fierrez, Eduardo, La visita de inspeccin: encuentro con la realidad educativa, Editorial Muralla, Madrid, 2002. Terry, George R., Principios de administracin, Compaa Editorial Continental, Mxico, 1986. Thierauf, Robert, Principios de aplicaciones de administracin, Editorial Limusa, Mxico, 1983. Tobon, Ma. Cecilia, La prctica del trabajador social Gua para su anlisis, Ediciones Humanitas CELATS, Argentina, 1988. Truitt, Mark R., El manual del supervisor: Tcnicas para lograr resultados a travs de los otros, Editorial Panorama Mxico, 1992. Wiles, Kimball, Tcnicas de supervision para mejorar escuelas, Editorial Trillas, Mxico, 1988. Williamson, Margaret, Supervisin en servicio social de grupo, Editorial Humanitas, Argentina, 1969.
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Universidad Nacional Autnoma de Mxico Escuela Nacional de Trabajo Social

Supervisin Manual bsico para trabajadores sociales de reas institucionales

Universidad Nacional Autnoma de Mxico Dr. Juan Ramn de la Fuente

Lic. Enrique del Val Blanco

Mtro. Daniel Barrera Prez

Dra. Rosaura Ruiz Gutirrez

Mtro. Jos Antonio Vela Capdevila Mtro. Jorge Islas Lpez

Escuela Nacional de Trabajo Social Mtro. Carlos Arteaga Basurto

Dr. Guillermo Campos Covarrubias

Mtra. Laura Ortega Garca

Mtro. Jorge Hernndez Valds

Supervisin Manual bsico para trabajadores sociales de reas institucionales

Universidad Nacional Autnoma de Mxico Escuela Nacional de Trabajo Social

Supervisin Manual bsico para trabajadores sociales de reas institucionales

Carlos Arteaga Basurto

2. Principios bsicos de la supervisin

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Carlos Arteaga Basurto

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

6. Funciones y actividades del supervisor

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

7. Procesos administrativos de la supervisin

8.1 8.1.1 8.1.2 8.2 3.2.1 8.2.2 8.2.3 8.3 8.4

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7

9.8 9.9 9.10 9-11 9.12

10.1 10.2 10.3 10.4 10.5

Carlos Arteaga Basurto

Carlos Arteaga Basurto

Principios bsicos de la supervisin

Carlos Arteaga Basurto

Funciones y actividades del supervisor

Carlos Arteaga Basurto

Procesos administrativos de la supervisin

Carlos Arteaga Basurto

Carlos Arteaga Basurto

Cronograma anual de supervisin (Enero a diciembre) (1)

rea a Supervisor supervisar (3) (2)

Instructivo del cronograma anual de supervisiones

Cronograma mensual de actividades

Supervisor: (1) ___________________________

Mes de: DIAS

P= Programado R= Realizado ________________________ Firma

Instructivo para el cronograma mensual de actividades

Plan de trabajo del supervisor

Concepto a Supervisar (4)

Instructivo para el manejo del plan de trabajo

Carlos Arteaga Basurto

Diario de campo del supervisor

_____________________________ Firma del Supervisor

Instructivo para el manejo del diario de campo del supervisor

9.5 Crnica de supervisin grupal

Carlos Arteaga Basurto

(11) _____________________________ Firma del Supervisor

____________________________________ Coordinador de Tabajo Social

Instructivo para el manejo de la crnica de supervision grupal

Instructivo para el uso del reporte de supervision de Trabajo Social

Informes de control de supervisin

rea : (1) __________________________ Mes y ao: (3) ______________________

Servicio de Trabajo Social Supervisor: (4) ________________________________

________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

Situacin encontrada (6)

Alternativas de solucin (7)

Fechas de implementacin (8)

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rea : (1) ____ Mes y ao: (3)

Hoja No. _ de _