RESOLUCIÓN

CASO DE EVALUACIÓN

MÓDULO 2

EMPRESA: FERROLEY, S.A.

Seguimiento y evaluación de vendedores

Autores:

Juan José Romero Crusat

Oscar López Quintero

Ángel Fernández Carro
 INDICE

Planteamiento y preguntas……………………………………………………………………………………………………………………3

Respuesta 1: Cálculo par de par de ventas e índice de eficacia…………………………………………………………5

Respuesta 2: Preparación de la entrevista anual…………………………………………………………………………………6

Manual de evaluación………………………………………………………………………………………………6

Guía confidencial para el entrevistador…………………………………………………………………11

Formulario de evaluación para la entrevista…………………………………………………………14

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 PLANTEAMIENTO Y PREGUNTAS

FERROLEY, S.A.

Fabricante de herramientas y útiles de ferretería

Establecida en Cantabria

Empresa mediana en su sector

Buena imagen de calidad en el mercado

Distribución en España y Portugal

Canales: grandes superficies y ferreterías

Estamos a mediados de diciembre de 2004. Por segundo año hay que evaluar a los vendedores:

Antonio Gómez

Elsa Payá

Jose Luis Portón

Enrique Sigueiro

Contamos con...

Datos de resultados (facturación, objetivos, % cobertura, ratios visita / pedido y cancelaciones)

Datos de métodos (gestión de tiempo, organización / informes, índice de satisfacción de clientes,
conocimiento de producto y capacidad de participar y cooperar)

Antonio Gómez Enero febrero Marzo Abril Mayo Junio acumulado

Facturación 5.000 23.700 42.115 34.670 86.010 97.285 288.780
Objetivo 6.000 20.000 45.000 60.000 75.000 100.000 306.000
Desviación -1.000 3.700 -2.885 -25.330 11.010 -2.715 -17.220
% consecuc. 83 119 94 58 115 97 94

Ventas/visitas 0,3 0,5 0,7 0,4 1 0,8 0,6

Cancelaciones 3 4 4 3 1 0 2,5

Gestión tiempo 3 3 4 2 4 4 3,3

Organización informes 2 3 3 3 3 3 2,8
Hacia clientes 2 3 3 3 3 4 3
Conocimiento producto 3 3 1 2 4 4 2,8
Participación y cooper. 1 1 1 3 3 4 2,2
Total 11 13 12 13 17 19 14,1

Elsa Payá
2003 2004 Acumulado
Facturación 831.000 1.090.000 1.921.000
Objetivo 850.000 1.000.000 1.850.000
Desviación -19.000 90.000 71.000
% consecuc. 98 109 104

Ventas/visitas 0,6 0,7 0,65

Cancelaciones 14 9 11,5

Gestión tiempo 4 4 4
Organización informes 3 3 3
Hacia clientes 4 4 4
Conocimiento producto 3 4 3,5
Participación y cooper. 3 4 3,5
Total 17 19 18

3
 Jose Luis Portón
2002 2003 Acumulado
Facturación 1.090.000 890.300 1.980.300
Objetivo 1.000.000 1.170.000 2.170.000
Desviación 90.000 -279.700 -189.700
% consecuc. 109 76 91

Ventas/visitas 0,7 0,5 0,6

Cancelaciones 9 18 13,5

Gestión tiempo 4 3 3,5

Organización informes 3 2 2,5
Hacia clientes 4 3 3,5
Conocimiento producto 4 1 2,5
Participación y cooper. 3 2 2,5
Total 18 11 14,5

Ernesto Sigueiro
2003 2004 Acumulado
Facturación 890.300 1.420.000 2.310.300
Objetivo 1.170.000 1.325.000 2.495.000
Desviación -279.700 95.000 -184.700
% consecuc. 76 107 93

Ventas/visitas 0,5 0,9 0,7

Cancelaciones 18 7 12,5

Gestión tiempo 3 4 3,5

Organización informes 2 5 3,5
Hacia clientes 3 5 4
Conocimiento producto 1 4 2,5
Participación y cooper. 2 4 3
Total 11 22 16,5

SE NOS PIDE...

1) Calcular los pares de ventas y los índices de eficacia de cada vendedor.

2) Preparar las preguntas para la evaluación sobre:
a. Organización del trabajo
b. Informes
c. Formación y perfeccionamiento
d. Otros medios necesarios

 Preparar las respuestas probables que puedan surgir en el feed-back

 Completar el documento aportado en el módulo sobre entrevista de seguimiento de vendedores.

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 RESPUESTA 1: Cálculo par de par de ventas e índice de eficacia

Consideraciones previas:

Para el cálculo de los pares de ventas necesitamos conocer los objetivos fijados para el último ejercicio (2004) y
dar por hecho que estas cifras se corresponden con el potencial de mercado de cada territorio. De esta manera
conoceremos el potencial relativo de cada uno de los vendedores en su zona y al aplicar este porcentaje sobre la
facturación total conseguida sabemos el par de ventas individual de los vendedores. Posteriormente, hallamos el
porcentaje de desviación del objetivo y nos sale el índice de eficacia de cada vendedor. Para que los números sean
homogéneos y comparables entre sí, se deben dar por buenas las siguientes premisas:

a. Para el caso de Antonio Gómez, que lleva 6 meses en la empresa y por tanto su objetivo
corresponde a ese periodo, prevemos que el objetivo para todo el año es el doble del marcado. Para
las ventas seguimos el mismo procedimiento y multiplicamos por 2 el resultado obtenido. Si no
hacemos esta extrapolación no podremos hacer los cálculos, puesto que en el caso de Antonio sólo
nos dan resultados de 6 meses y en el resto resultados anuales.

b. En los datos de Jose Luis Portón encontramos una incoherencia entre el enunciado y el cuadro de
datos, puesto que en el primer caso habla de dos años comparativos (2003 y 2004) y en las tablas
figuran los años 2002 y 2003. Para poder hacer la comparación necesitamos saber el objetivo del
ejercicio 2004 y por ello tomamos como bueno el dato del enunciado y damos por hecho que el error
está en el encabezado de la tabla.

RESOLUCIÓN: en negrita figuran reflejados los datos solicitados

Vendedor Objetivo Potencial Ventas Par de Desviación INDICE DE

año 2004 relativo año 2004 ventas EFICACIA
A. GÓMEZ 612.000 14,90% 577.560 592.701 -15.141 97,45%
ELSA PAYÁ 1.000.000 24,35% 1.090.000 968.609 +121.391 112,53%
J.L.PORTÓN 1.170.000 28,49% 890.300 1.133.292 -242.992 78,56%
E.SIGUEIRO 1.325.000 32,26% 1.420.000 1.283.258 +136.742 110,66%
TOTAL 4.107.000 100% 3.977.860

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 RESPUESTA 2: Preparación de la entrevista anual

Para la preparación de la entrevista individual hemos elaborado tres documentos diferentes, cuya finalidad pasamos a
detallar:

1. MANUAL DE EVALUACIÓN
2. GUÍA CONFIDENCIAL PARA EL ENTREVISTADOR
3. FORMULARIO DE EVALUACIÓN

1. MANUAL DE EVALUACIÓN.

Este documento incluye una explicación pormenorizada de todos los parámetros merecedores de ser incluidos en el
“formulario de evaluación” del vendedor. Como se podrá ver en su momento, dicho formulario consta de los siguientes
apartados:

1.1 Hoja de presentación

1.2 Presentación de resultados del vendedor
1.3 Hoja de evaluación cuantitativa
1.4 Hoja de evaluación de métodos y competencias
1.5 Hoja de evaluación del proceso de venta
1.6 Hoja de sondeo de motivación y aspiraciones
1.7 Hoja de valoración final

A continuación se describen cada uno de los apartados anteriores:

1.1 Hoja de presentación.-

Incluye el nombre del vendedor evaluado, el nombre del evaluador y la fecha de la entrevista.

1.2. Presentación de resultados del vendedor.-

Con este documento se pretende tener “a golpe de vista” los datos relevantes del vendedor. En la primera
tabla se incluyen todos los datos con los que contamos y se establece una comparación con el año anterior
(en el caso de vendedores con más de un año de antigüedad). En la segunda tabla se refleja una comparativa
entre vendedores de los siguientes parámetros: objetivo planteado, potencial relativo, ventas conseguidas,
par de ventas, desviación sobre objetivo e índice de eficacia, todo ello correspondiente al ejercicio objetivo de
la evaluación. Ello nos permitirá establecer comparaciones entre las distintas personas de modo que exista un
patrón para saber si los datos personales son buenos o no. El siguiente gráfico refleja la evolución de las
competencias examinadas y permite observar la evolución de los distintos parámetros cualitativos de cada
vendedor de un ejercicio a otro. Finalmente se presentan unos breves comentarios valorativos de todos los
datos reflejados y los antecedentes con los que se contaba. Todo ello servirá para intercambiar opiniones con
el vendedor.

1.3. Hoja de evaluación cuantitativa.-

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 Una vez finalizado el feed-back sobre la planilla anterior, se pasará a plasmar en esta hoja las conclusiones
sacadas. Para ello se trabajará sobre una serie de cuestiones preestablecidas y habrá cabida para todas
cuantas cuestiones merezcan ser reflejadas. Se hará un seguimiento de cumplimiento de todos los objetivos
aquí reflejados, con la periodicidad que se establezca en cada caso.

1.4. Hoja de evaluación de métodos y competencias.-

Como se puede ver en los datos individuales de los vendedores, existen 5 competencias que están siendo
evaluadas anualmente: gestión del tiempo, organización e informes, orientación hacia clientes, conocimiento
de productos y participación y cooperación. A continuación se describen todos los niveles de cada una de esas
competencias:

NIVEL GESTIÓN DEL TIEMPO

1 • Programa las visitas de un día para otro
• Cumple al 50 % los plazos previstos
• Envía los pedidos en un plazo de 48 horas
2 • Tiene programadas las visitas de los siguientes 7 días
• Cumple al 70 % los plazos previstos
• Revisa su planificación diariamente antes de comenzar la jornada
• Envía los pedidos diariamente
3 • Tiene programadas las visitas de los siguientes 15 días
• Cumple al 90% los plazos previstos
• Revisa su planificación diariamente antes de comenzar la jornada
• Traspasa “in situ” las nuevas anotaciones a las fichas de los clientes
• Envía los pedidos diariamente
4 • Tiene programadas las visitas de los siguientes 15 días
• Cumple al 90% los plazos previstos
• Revisa su planificación diariamente antes de comenzar la jornada
• Traspasa “in situ” las nuevas anotaciones a las fichas de los clientes
• Resuelve de un día para otro las peticiones que le plantean los clientes
• Envía los pedidos diariamente
5 • Tiene programadas las visitas de todo el mes
• Cumple al 100% los plazos previstos
• Revisa su planificación diariamente antes de comenzar la jornada
• Traspasa “in situ” las nuevas anotaciones a las fichas de los clientes
• Resuelve en el día las peticiones que le plantean los clientes
• Optimiza las rutas para perder el mínimo tiempo posible en los desplazamientos
• Envía los pedidos diariamente

Parte eliminada, solo disponible

para determinados usuarios