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RESOLUCIÓN CASO DE EVALUACIÓN MÓDULO 2 EMPRESA: FERROLEY, S.A. Seguimiento y evaluación de vendedores
RESOLUCIÓN
CASO DE EVALUACIÓN
MÓDULO 2
EMPRESA: FERROLEY, S.A.
Seguimiento y evaluación de vendedores

Autores:

Juan José Romero Crusat

Oscar López Quintero

Ángel Fernández Carro

INDICE

Planteamiento y preguntas……………………………………………………………………………………………………………………3

Respuesta 1: Cálculo par de par de ventas e índice de eficacia…………………………………………………………5

Respuesta 2: Preparación de la entrevista anual…………………………………………………………………………………6

Manual de evaluación………………………………………………………………………………………………6

Guía confidencial para el entrevistador…………………………………………………………………11

Formulario de evaluación para la entrevista…………………………………………………………14

PLANTEAMIENTO Y PREGUNTAS

FERROLEY, S.A.

Fabricante de herramientas y útiles de ferretería

Establecida en Cantabria

Empresa mediana en su sector

Buena imagen de calidad en el mercado

Distribución en España y Portugal

Canales: grandes superficies y ferreterías

Estamos a mediados de diciembre de 2004. Por segundo año hay que evaluar a los vendedores:

Contamos con

Antonio Gómez Elsa Payá Jose Luis Portón Enrique Sigueiro

Datos de resultados (facturación, objetivos, % cobertura, ratios visita / pedido y cancelaciones) Datos de métodos (gestión de tiempo, organización / informes, índice de satisfacción de clientes, conocimiento de producto y capacidad de participar y cooperar)

 

Antonio Gómez

Enero

febrero

Marzo

Abril

 

Mayo

Junio

acumulado

Facturación

 

5.000

23.700

42.115

34.670

86.010

97.285

288.780

Objetivo

 

6.000

20.000

45.000

60.000

75.000

100.000

306.000

Desviación

 

-1.000

3.700

-2.885

-25.330

11.010

-2.715

-17.220

%

consecuc.

83

 

119

94

58

 

115

97

94

Ventas/visitas

 

0,3

 

0,5

0,7

0,4

 

1

0,8

0,6

Cancelaciones

 

3

 

4

4

3

 

1

0

2,5

Gestión tiempo

 

3

 

3

4

2

 

4

4

3,3

Organización informes

 

2

 

3

3

3

 

3

3

2,8

Hacia clientes

 

2

 

3

3

3

 

3

4

3

Conocimiento producto

 

3

 

3

1

2

 

4

4

2,8

Participación y cooper.

 

1

 

1

1

3

 

3

4

2,2

 

Total

11

 

13

12

13

 

17

19

14,1

 

Elsa Payá

   
 

2003

2004

 

Acumulado

Facturación

 

831.000

1.090.000

 

1.921.000

Objetivo

 

850.000

1.000.000

 

1.850.000

Desviación

 

-19.000

 

90.000

 

71.000

%

consecuc.

 

98

 

109

 

104

Ventas/visitas

 

0,6

 

0,7

 

0,65

Cancelaciones

 

14

 

9

 

11,5

Gestión tiempo

 

4

 

4

 

4

Organización informes

 

3

 

3

 

3

Hacia clientes

 

4

 

4

 

4

Conocimiento producto

 

3

 

4

 

3,5

Participación y cooper.

 

3

 

4

 

3,5

 

Total

 

17

 

19

 

18

 

Jose Luis Portón

 

2002

2003

Acumulado

Facturación

1.090.000

890.300

1.980.300

Objetivo

1.000.000

1.170.000

2.170.000

Desviación

90.000

-279.700

-189.700

%

consecuc.

109

76

91

Ventas/visitas

0,7

0,5

0,6

Cancelaciones

9

18

13,5

Gestión tiempo

4

3

3,5

Organización informes

3

2

2,5

Hacia clientes

4

3

3,5

Conocimiento producto

4

1

2,5

Participación y cooper.

3

2

2,5

 

Total

18

11

14,5

 

Ernesto Sigueiro

 

2003

2004

Acumulado

Facturación

890.300

1.420.000

2.310.300

Objetivo

1.170.000

1.325.000

2.495.000

Desviación

-279.700

95.000

-184.700

%

consecuc.

76

107

93

Ventas/visitas

0,5

0,9

0,7

Cancelaciones

18

7

12,5

Gestión tiempo

3

4

3,5

Organización informes

2

5

3,5

Hacia clientes

3

5

4

Conocimiento producto

1

4

2,5

Participación y cooper.

2

4

3

 

Total

11

22

16,5

SE NOS PIDE

1)

Calcular los pares de ventas y los índices de eficacia de cada vendedor.

2)

Preparar las preguntas para la evaluación sobre:

a. Organización del trabajo

b. Informes

c. Formación y perfeccionamiento

d. Otros medios necesarios

Preparar las respuestas probables que puedan surgir en el feed-back

Completar el documento aportado en el módulo sobre entrevista de seguimiento de vendedores.

RESPUESTA 1: Cálculo par de par de ventas e índice de eficacia

Consideraciones previas:

Para el cálculo de los pares de ventas necesitamos conocer los objetivos fijados para el último ejercicio (2004) y dar por hecho que estas cifras se corresponden con el potencial de mercado de cada territorio. De esta manera conoceremos el potencial relativo de cada uno de los vendedores en su zona y al aplicar este porcentaje sobre la facturación total conseguida sabemos el par de ventas individual de los vendedores. Posteriormente, hallamos el porcentaje de desviación del objetivo y nos sale el índice de eficacia de cada vendedor. Para que los números sean homogéneos y comparables entre sí, se deben dar por buenas las siguientes premisas:

a. Para el caso de Antonio Gómez, que lleva 6 meses en la empresa y por tanto su objetivo corresponde a ese periodo, prevemos que el objetivo para todo el año es el doble del marcado. Para las ventas seguimos el mismo procedimiento y multiplicamos por 2 el resultado obtenido. Si no hacemos esta extrapolación no podremos hacer los cálculos, puesto que en el caso de Antonio sólo nos dan resultados de 6 meses y en el resto resultados anuales.

b. En los datos de Jose Luis Portón encontramos una incoherencia entre el enunciado y el cuadro de datos, puesto que en el primer caso habla de dos años comparativos (2003 y 2004) y en las tablas figuran los años 2002 y 2003. Para poder hacer la comparación necesitamos saber el objetivo del ejercicio 2004 y por ello tomamos como bueno el dato del enunciado y damos por hecho que el error está en el encabezado de la tabla.

RESOLUCIÓN: en negrita figuran reflejados los datos solicitados

Vendedor

Objetivo

Potencial

Ventas

Par de

Desviación

INDICE DE

año 2004

relativo

año 2004

ventas

EFICACIA

A. GÓMEZ

612.000

14,90%

577.560

592.701

-15.141

97,45%

ELSA PAYÁ

1.000.000

24,35%

1.090.000

968.609

+121.391

112,53%

J.L.PORTÓN

1.170.000

28,49%

890.300

1.133.292

-242.992

78,56%

E.SIGUEIRO

1.325.000

32,26%

1.420.000

1.283.258

+136.742

110,66%

TOTAL

4.107.000

100%

3.977.860

     

RESPUESTA 2: Preparación de la entrevista anual

Para la preparación de la entrevista individual hemos elaborado tres documentos diferentes, cuya finalidad pasamos a detallar:

1. MANUAL DE EVALUACIÓN

2. GUÍA CONFIDENCIAL PARA EL ENTREVISTADOR

3. FORMULARIO DE EVALUACIÓN

1. MANUAL DE EVALUACIÓN.

Este documento incluye una explicación pormenorizada de todos los parámetros merecedores de ser incluidos en el “formulario de evaluación” del vendedor. Como se podrá ver en su momento, dicho formulario consta de los siguientes apartados:

1.1 Hoja de presentación

1.2 Presentación de resultados del vendedor

1.3 Hoja de evaluación cuantitativa

1.4 Hoja de evaluación de métodos y competencias

1.5 Hoja de evaluación del proceso de venta

1.6 Hoja de sondeo de motivación y aspiraciones

1.7 Hoja de valoración final

A continuación se describen cada uno de los apartados anteriores:

1.1 Hoja de presentación.-

Incluye el nombre del vendedor evaluado, el nombre del evaluador y la fecha de la entrevista.

1.2. Presentación de resultados del vendedor.-

Con este documento se pretende tener “a golpe de vista” los datos relevantes del vendedor. En la primera tabla se incluyen todos los datos con los que contamos y se establece una comparación con el año anterior (en el caso de vendedores con más de un año de antigüedad). En la segunda tabla se refleja una comparativa entre vendedores de los siguientes parámetros: objetivo planteado, potencial relativo, ventas conseguidas, par de ventas, desviación sobre objetivo e índice de eficacia, todo ello correspondiente al ejercicio objetivo de la evaluación. Ello nos permitirá establecer comparaciones entre las distintas personas de modo que exista un patrón para saber si los datos personales son buenos o no. El siguiente gráfico refleja la evolución de las competencias examinadas y permite observar la evolución de los distintos parámetros cualitativos de cada vendedor de un ejercicio a otro. Finalmente se presentan unos breves comentarios valorativos de todos los datos reflejados y los antecedentes con los que se contaba. Todo ello servirá para intercambiar opiniones con el vendedor.

1.3. Hoja de evaluación cuantitativa.-

Una vez finalizado el feed-back sobre la planilla anterior, se pasará a plasmar en esta hoja las conclusiones sacadas. Para ello se trabajará sobre una serie de cuestiones preestablecidas y habrá cabida para todas cuantas cuestiones merezcan ser reflejadas. Se hará un seguimiento de cumplimiento de todos los objetivos aquí reflejados, con la periodicidad que se establezca en cada caso.

1.4. Hoja de evaluación de métodos y competencias.-

Como se puede ver en los datos individuales de los vendedores, existen 5 competencias que están siendo evaluadas anualmente: gestión del tiempo, organización e informes, orientación hacia clientes, conocimiento de productos y participación y cooperación. A continuación se describen todos los niveles de cada una de esas competencias:

NIVEL

GESTIÓN DEL TIEMPO

1

Programa las visitas de un día para otro

Cumple al 50 % los plazos previstos

Envía los pedidos en un plazo de 48 horas

2

Tiene programadas las visitas de los siguientes 7 días

Cumple al 70 % los plazos previstos

Revisa su planificación diariamente antes de comenzar la jornada

Envía los pedidos diariamente

3

Tiene programadas las visitas de los siguientes 15 días

Cumple al 90% los plazos previstos

Revisa su planificación diariamente antes de comenzar la jornada

Traspasa “in situ” las nuevas anotaciones a las fichas de los clientes

Envía los pedidos diariamente

4

Tiene programadas las visitas de los siguientes 15 días

Cumple al 90% los plazos previstos

Revisa su planificación diariamente antes de comenzar la jornada

Traspasa “in situ” las nuevas anotaciones a las fichas de los clientes

Resuelve de un día para otro las peticiones que le plantean los clientes

Envía los pedidos diariamente

5

Tiene programadas las visitas de todo el mes

Cumple al 100% los plazos previstos

Revisa su planificación diariamente antes de comenzar la jornada

Traspasa “in situ” las nuevas anotaciones a las fichas de los clientes

Resuelve en el día las peticiones que le plantean los clientes

Optimiza las rutas para perder el mínimo tiempo posible en los desplazamientos

Envía los pedidos diariamente

Parte eliminada, solo disponible para determinados usuarios

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