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Contar con un sistema central de informacin y con una base de datos confiable constituye una necesidad esencial de todo departamento de talento humano.
En la organizacin el ciclo del empleo da principio con una clara comprensin de los puestos que se necesita cubrir y los planes que se han formulado para llenarlos.
En este punto, el departamento de talento humano recluta y ayuda a seleccionar a las personas necesarias para que la corporacin alcance sus objetivos. La identificacin y la seleccin de talento son de importancia crucial.
Casi siempre las personas trabajan en las organizaciones al ocupar algn puesto.
Cuando alguien dice que trabaja en determinada empresa, lo primero que se le pregunta es qu puesto tiene.
Para la organizacin, el puesto constituye la base de la organizacin de las personas en las tareas organizacionales.
Para las personas, el puesto constituye una de las principales fuentes de expectativas y motivacin en la organizacin.
Cuando las personas ingresan a la organizacin durante su trayectoria profesional en esta, siempre ocupan algn puesto.
PUESTO
Conjunto de funciones (tareas o atribuciones) con posicin definida en la estructura organizacional, en el organigrama. La posicin define las relaciones entre el puesto y los dems puestos/cargos de la organizacin. En el fondo, son relaciones entre dos o ms personas.
GG
Produccin
Finanzas
Ventas
P1
P2
Contabilidad
Caja
Comercializacin
Distribucin
La posicin del puesto en el organigrama define su nivel jerrquico, la subordinacin, los subordinados y el departamento o divisin donde est situado. Ubicar un puesto en el organigrama implica establecer esas cuatro categoras o condiciones.
El ocupante es la persona designada para desempear un puesto. Toda persona que trabaje en una organizacin ocupa un puesto. Existen puesto que tienen un solo ocupante (por ejemplo, el director general), en tanto que otros tienen varios ocupantes que realizan las mismas tareas (por ejemplo, operadores de mquinas, tenedor de libros, vendedores, etc.).
Las tareas o atribuciones constituyen las actividades realizadas por quien ocupa el cargo. Cuando una persona ocupa determinado cargo, se espera que ejecute las tareas o atribuciones propias del puesto, de-penda de un superior, administre sus subordinados y responda por su unidad de trabajo.
El diseo de puestos (Job design) especifica el contenido de cada posicin, los mtodos de trabajo y las relaciones con los dems.
Cada puesto exige ciertas competencias de su ocupante para que lo desempee bien. Esas competencias varan conforme al puesto, el nivel jerrquico y el rea de actuacin. Exigen que el ocupante sepa manejar los recursos, las relaciones interpersonales, la informacin, los sistemas y la tecnologa con diferentes grados de intensidad.
El diseo de puestos es la manera en que cada uno se estructura y dimensiona. Disear un puesto significa definir cuatro condiciones bsicas: El conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante debe desempear (cul es el contenido del puesto). La manera en que las tareas o atribuciones se deben desempear (cules son los mtodos y los procesos de trabajo). Con quin se debe reportar el ocupante del puesto (responsabilidad), es decir, quin es su superior inmediato. A quin debe supervisar o dirigir el ocupante del puesto (autoridad), es decir, quines son sus subordinados o las personas que dependen de l para trabajar.
El diseo del puesto es la especificacin del contenido, los mtodos de trabajo y las relaciones con los dems puestos, a efecto de satisfacer los requisitos tecnolgicos, organizacionales y sociales, as como los requisitos personales de su ocupante.
En este sentido, el diseo de puestos define el grado de responsabilidad o de libertad que se conceder al ocupante; si el puesto ofrece compromiso personal con el negocio o con el cliente, o si el puesto amarra al individuo a condiciones humillantes o a reglas burocrticas.
Recursos
Identifica, organiza, planea y asigna recursos.
Tiempo: selecciona actividades congruentes con los objetivos, ordena por prioridad, asigna el tiempo, prepara programas y les da seguimiento Dinero: prepara y aplica presupuestos, hace previsiones, asienta registros y hace ajustes para alcanzar los objetivos Materiales e instalaciones: obtiene, guarda, asigna y utiliza materiales o espacio con eficiencia Recursos humanos: ensea habilidades y distribuye el trabajo, evala el desempeo y asegura la realimentacin
Interpersonal
Trabaja con otras personas
Participa como miembro de un equipo: contribuye al esfuerzo del grupo Ensea nuevas habilidades a otros Sirve a los clientes/consumidores: trabaja para satisfacer las expectativas de los clientes Lidera: comunica ideas, persuade y convence a otros, admite desafos Negocia: trabaja mediante acuerdos que implican intercambios de recursos; resuelve diversos intereses Trabaja con diversidad: junto con hombres y mujeres de distintos orgenes
Informacin
Obtiene y utiliza informacin
Obtiene y evala informacin Organiza y guarda informacin Interpreta y comunica informacin Utiliza computadoras para procesar informacin
Sistemas
Comprende interrelaciones complejas
Comprende sistemas: sabe cmo funcionan los sistemas sociales, organizacionales y tecnolgicos y como operarlos eficazmente Monitorea y corrige el desempeo: distingue tendencias, prev efectos en las operaciones, diagnostica desviaciones de los sistemas y corrige errores o soluciona problemas Mejora o disea sistemas: sugiere modificaciones a los sistemas actuales y desarrolla otros nuevos o alternativos para mejorar el desempeo Selecciona la tecnologa: escoge procedimientos, herramientas o equipamiento, inclusive computadoras o tecnologas relacionadas Aplica la tecnologa a las tareas: comprende los objetivos y adapta los procedimientos o las operaciones del equipamiento Mantiene el equipamiento: previene, identifica y resuelve problemas de los equipamientos, inclusive computadoras o tecnologas relacionadas
Tecnologa
Trabaja con diversas tecnologas
La estrecha relacin entre las dimensiones profundas del puesto y los estados psicolgicos crticos produce resultados como: elevada motivacin para el trabajo, elevada calidad en el desempeo del trabajo, gran satisfaccin con el trabajo y bajo ausentismo y rotacin.
Si se aplicaran las dimensiones profundas y los conceptos para implantarlas entonces cabria esperar una mejora considerable en las actitudes de los colaboradores frente al puesto ocupado y ante la empresa.
a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l.
Actividades variadas e innovadoras Identificacin con las tareas Comprensin del significado Autonoma e independencia Realimentacin de los resultados Percepcin de la responsabilidad Satisfaccin con el puesto Trabajo en equipo Buena remuneracin Beneficios adecuados Calidad de vida en el trabajo Participacin en los resultados Clima organizacional positivo Cultura democrtica y participativa Reconocimiento y estatus Ambiente psicolgico agradable Receptividad a sugerencias e ideas Libertad y autonoma Comunicacin intensa Oportunidades de crecimiento Liderazgo innovador Orgullo por la empresa Calidad de vida Participacin en los resultados
Describir un puesto significa relacionar lo que hace el ocupante, cmo lo hace, en qu condiciones y por qu. La descripcin del puesto es un retrato simplificado del contenido y de las principales responsabilidades del puesto. La descripcin del puesto es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los dems puestos de la empresa; es la enumeracin detallada de las funciones o tareas del puesto (qu hace el ocupante), la periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace), los mtodos aplicados para la ejecucin de las funciones o tareas (cmo lo hace) y los objetivos del puesto (por qu lo hace).
Bsicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del puesto y de los deberes y las responsabilidades que comprende.
Lo que se hace Tareas y actividades que se desempearan
Cundo se hace
Periodicidad:
Cmo se hace
Dnde se hace
Por qu se hace
Tambin, un puesto "puede ser descrito como una unidad de la organizacin, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los dems puesto. Los deberes y las responsabilidades de un puesto, que corresponden al empleado que lo desempea, proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organizacin.
Analizar un puesto significa detallar lo que exige de su ocupante en trminos de conocimientos, habilidades y capacidades para pueda desempear correctamente el puesto.
La descripcin se enfoca en el contenido del puesto (lo que el ocupante hace y cundo, cmo y por qu lo hace)
El anlisis de los puesto busca determinar cules son los requisitos fsicos y mentales que el ocupante debe cumplir, las responsabilidades que el puesto el impone y las condiciones en que debe desempear el trabajo
La informacin que se obtenga del anlisis de puestos determina la mayor parte de las actividades de administracin de talento humano, pues varias reas de la organizacin dependen de esta informacin. Ej:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Compensar de manera equitativa a los empleados. Ubicar al personal de puestos adecuados. Determinar niveles realistas de desempeo. Crear planes para capacitacin y desarrollo. Identificar candidatos adecuados para las vacantes actuales. Planificar las necesidades de capacitacin de recursos humanos. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral. Evaluar la manera en que los candidatos del entorno afectan el desempeo personal. 9. Eliminar requisitos y demandas innecesarios, racionalizando el proceso. 10. Conocer y evaluar las necesidades reales de recurso humanos de la empresa.
El anlisis de puestos es la revisin comparativa de las exigencias (requisitos) que esas tareas o responsabilidades le imponen. Es decir, cules son los requisitos intelectuales y fsicos que debe tener el ocupante para desempear exitosamente el puesto, cules son las responsabilidades que el puesto le impone y en qu condiciones debe ser desempeado.
INFORMACIN PARA EL ANLISIS DE PUESTOS Antes de realizar el anlisis de puestos es necesario informar a los empleados las razones que han llevado a la empresa a efectuarlo. Tanto las razones como los resultados del trabajo se debern dar a conocer en todos los niveles, haciendo pblica una descripcin especfica de su funcin, lo que evitara desconciertos y rumores entre los empleados y garantizara su colaboracin. Cuando estos no ocurre, los empleados pueden considerarse amenazados y resistirse a cooperar en el proceso de obtencin de informacin.
Cuando se definen con rigor, se identifican y se aplican de forma adecuada, las competencias permiten una mejor integracin en el trabajo;
Para identificar las competencias es necesario realizar un proceso de anlisis cualitativo del trabajo, con la finalidad de definir los conocimientos, habilidades y destrezas esenciales para desempear con eficiencia una funcin laboral. Las competencias estn integradas por elementos determinados que se pueden resumir en los siguientes: saber, saber hacer, saber ser y saber estar.
En la norma ISO 9001:2000 sobre gestin por competencias de la OIT, en el punto 6: Gestin de Recursos Humanos, en su inciso 6:2 Recursos humanos dentro de las Generalidades (6.2.1) establece que:
El personal que realice trabajo que afecte la calidad del producto debe ser competente con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencias apropiadas.
Rotacin de puestos
La administracin cientfica sostena que slo mediante mtodos cientficos se podan proyectar los puestos y capacitar a las personas para obtener la mxima eficiencia posible.
La idea predominante era que cuanto ms simples y repetitivas fueran las tareas tanto mayor sera la eficiencia del trabajador.
EL MODELO PRETENDIA
Encontrar la mejor manera para que los trabajadores se muevan, ubiquen y se conduzcan fsicamente con la tarea. Seleccionar cientficamente el trabajador de acuerdo con las exigencias de la tarea.
EL MODELO PRETENDIA
Establecer tiempo promedio que necesitaban los empleados para realizar la tarea.
LIDERAZGO
MOTIVACIN
COMUNICACIONES
Tareas involucradas
De ah su nombre, ya que depende de la adecuacin del diseo del puesto a estas dos variables.
La estructura de la organizacin
La tarea
El diseo situacional es cambiante y va de acuerdo con el desempeo personal del ocupante y del desarrollo tecnolgico de la tarea.
Variedad:
es el volumen del efecto reconocible que el puesto causa en otras personas. Es la interdependencia del puesto con los del resto de la organizacin y la participacin de su trabajo en la actividad general del departamento o de toda la organizacin.
se refiere a la posibilidad de que la persona realice una pieza de trabajo entera o global y de que pueda identificar claramente el resultado de sus esfuerzos.
se refiere a aquella informacin que la persona recibe mientras trabaja y que le indica como esta realizando su actividad. sta le permite a la persona una evaluacin continua y directa de su desempeo sin necesidad del juicio peridico de un superior.
ETAPA DE PLANEACIN
Elaborar el organigrama de los puestos para ubicarlos
ETAPA DE PREPARACIN
Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los analistas de puestos, que conformaran el equipo de trabajo.
Preparacin del ambiente (aclarar a la direccin, gerencia, supervisores y a todo el personas involucrado en el programa de anlisis de puestos)
Obtencin de datos previos (nombres de los ocupantes de los puestos que se van a analizar, relacin de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los puestos).
ETAPA DE REALIZACIN
Obtencin de los datos sobre los puestos mediante el(los) mtodo(s) de anlisis elegido(s) (con el ocupante del puesto o con el supervisor).
Entrevistas
Grupos de expertos
Combinaciones
Observacin
Bitcora de empleados