PROCESO DE AUTOEVALUACIN INSTITUCIONAL Y DE PROGRAMAS

GUIA PARA LA FORMULACIN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADO DE LA AUTOEVALUACIN DE PROGRAMAS ACADMICOS

Elabor: ComisindeVerificacindeCondicionesInstitucionalesdeCalidaddela Uptc Resolucin1806de12deMayode2010

UNIVERSIDAD PEDAGGICA Y TECNOLGICA DE COLOMBIA

VICERRECTORA ACADMICA
COMISIN DE VERIFICACIN DE CONDICIONES INSTITUCIONALES DE CALIDAD
TUNJA JUNIO DE 2010

UNIVERSIDADPEDAGGICAYTECNOLGICADECOLOMBIA VICERRECTORAACADMICA AUTOEVALUACININSTITUCIONALYDEPROGRAMAS

FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN AL PLAN DE MEJORAMIENTO

I.INTRODUCCIN. El trabajo desarrollado por los programas acadmicos de la Institucin, en el proceso de Autoevaluacin y Acreditacin, ha permitido llegar a tener condiciones favorables que redundan en el mejoramiento continuo de la calidad. Sin embargo, es necesario que exista coherenciaentrelosresultadosobtenidosentre elprimeroysegundo proceso de acreditacin. Es por esta razn, que se debe establecer una metodologa para que, de manera objetiva y eficaz,puedaformularseelPlandeMejoramientodelprogramayasmismodefinirelsistema de seguimiento, monitoreo, control yevaluacin adichoplan. Acontinuacin,sepresentanlosaspectosaconsiderar,enelmomentodeformularelPlande Mejoramientocomoresultadode la autoevaluacin delprograma. AUTOEVALUACIN. Es un proceso de revisin institucional, que desarrollan los actores de los programas acadmicosacercadelacalidaddelosfactorespropioseinstitucionales,siguiendoelModelo de Autoevaluacin con fines de Acreditacin del CNA. Dicho modelo, considera 42 CaractersticasdeCalidadagrupadasen8Factoresrelevantesparalaevaluacinacadmicay administrativa, trabajo que se realiza de acuerdo a las indicaciones de la Gua de AutoevaluacindelCNAyqueconcluyeconlaformulacindelconcepto globaldecalidaddel programa, enfuncinalasfortalezasydebilidades detectadas.
La Autoevaluacin permite a los programas obtener un diagnstico de la situacin actual de su gestin, entregndoles un listado de fortalezas y oportunidades de mejoramiento, lo mismo que la identificacin de problemasyamenazasacompaados de un plande mejoramiento que propende por labsquedadesoluciones.

PLANDEMEJORAMIENTO. La autoevaluacin tiene dos resultados: el primero, proveer un diagnstico de la realidad institucional y del programa y el segundo, iniciar un proceso de implementacin de acciones tendientes a mejorar la calidad de las caractersticas dbiles, plasmadas en objetivos claros y alcanzables. Es por esta razn que la autoevaluacin se entiende como un Sistema de Mejoramiento Continuo de Calidad, pues no implica acciones aisladas, sino la produccin de un crculo virtuosoqueseiniciaconlareflexininternadedocentes,directivos,estudiantes,egresados, funcionariosyempleadoresparaavanzar enaccionesdemejora.

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ElPlandeMejoramiento,eselinstrumentoquerecogeyarticulatodaslasaccionesprioritarias queelprogramaemprenderparamejoraraquellascaractersticasquetendrnmayorimpacto enlasprcticasvinculadasconlosresultadosyellogrodelosobjetivosdelProyecto Acadmico Educativo(PAE)delProgramayconelPlandeDesarrolloInstitucional,medianteelprocesode autoevaluacin.Cadaelementodelmodeloseleccionadocomoprioritario,olaarticulacinde algunosdeellos,demandarunaseriedeaccionesprecisasyespecficas,queescalonadasenel tiempo,estarnorientadasamejorarlascondicionesdecalidaddelprograma. Cadaaccino conjuntodeaccionesdebetenerasignadoclaramente;objetivo,acciones,metas,cronograma, responsables, indicadores, recursos, y un medio de verificacin; as como un sistema de monitoreo ycontrol quegaranticensuanlisisdeavanceeneltiempo.
Adicionalmente,elPlandeMejoramiento,debeincorporar todosaquellosprogramas, proyectosy actividadesqueel programaejecutaroseencuentraejecutandoenelaorespectivodesuformulacin.Enestesentido,elPlande Mejoramiento, esunarticuladordeotrasaccionestalescomolosPlanesdeAccinAnual,derivadosdelPAE,ydel PlandeDesarrolloInstitucional,ascomotodosaquellosproyectosrelacionadosconotrasinstitucionesofuentesde financiamiento.

Por otro lado, el Plan, facilita la instalacin de un proceso de mejoramiento continuo. En la medida en que el programa va logrando las acciones de mejora propuestas en determinadas caractersticas,oenelconjuntodeellas,puedecontinuaravanzandoenelmejoramiento,detal formadeincorporaralaprcticahabitualdelainstitucinaccionesespecficasdeseguimiento y evaluacin permanente que permiten detectar cuellos de botella institucionales u otros factores que dificultan elcursonaturaldelmejoramientopropuesto.
Un gran desafo ser generar las capacidades de mejoramiento continuo al interior del equipo de trabajo de los directivos delprogramaparaquelacomunidadacadmica,analiceyevalepermanentementesuspropiasprcticas y los respectivos resultados de gestin que se implementen. Son ellos mismos quienes, a partir de la Autoevaluacin, pueden buscar participativamente los caminos de mejora diseando y construyendo un Plan de Mejoramiento.

EstePlandeMejoramiento,tendrunhorizonteamedianoolargoplazo,sedebeestimarun tiemposuficienteparadarcuentade losresultados ylogros enlas mejoraspriorizadas.Durante este tiempo se realizar un monitoreo trimestral, a travs de indicadores, que van dando cuentadelosavancesalcanzadosrespectodelosobjetivosespecficosdefinidos,paradetectar atiempolosefectosquetendrnlasactividadesdesplegadasenelPlandeMejoramiento.

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II. FORMULACINDELPLANDEMEJORAMIENTO Quesunplandemejoramiento? Elmejoramientodelprogramadebeasumirsecomounproyectoacorto,medianoo largo plazoydebetambinplanificarsedeesamanera. El plan consiste en la descripcin de una secuencia de pasos orientados a superar, en lo posible,lasdebilidadesencontradasenelprocesodeautoevaluacindelprograma. El Plan de Mejoramiento tiene como base los resultados de la autoevaluacin realizada, dentrodelmarcodereferenciadelCNA,paralosprocesosdeacreditacin.Suobjetivoes orientarlasaccionesrequeridasparasuperarlasdebilidadesdeterminadasysuscausas,sin alterar las fortalezas del programa. Es decir, el plan de mejoramiento es un medio conceptualyunaguaparaactuarsegnloqueserequiere,conelfindemodificarelestado actualdelsistema,porunofuturodemejorcalidad, manteniendo lasfortalezas.

Situacin Actual: Fortalezas Debilidades

Plande Mejoramientoy de Sostenibilidad

Situacinfutura Deseada: Fortalezassostenidas Debilidadessuperadas

El marco de referencia o lnea base en que se fundamenta el plan de mejoramiento, priorizareltratamientodelasdebilidadesonecesidadessealadasporlaevaluacinylas causaso factores quelaspropician.Paraqueesteplanseaeficazyefectivo,nosolosedebe evidenciar que la situacin deseada se alcance, sino tambin superar las debilidades y sus causas. Porejemplo,siunadelasdebilidades, esquelabibliotecanocuentaconsuficientesrecursos deinformacinenunreadeestudiodeterminada,lascausasnoexcluyentesmutuamente podranser: seasigna un presupuesto deficiente paracomprarmaterial, losrecursosdeinformacinsonescasos, losrecursosdeinformacin quesepodranadquirir,noestnidentificados losprofesoresnosolicitanlosrecursosdeinformacin, losespaciosen labibliotecaoenelsistemadeinformacinparaalbergarlos recursosson deficientes. 4

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As, el plan de mejoramiento debe considerar y describir claramente las causas de la debilidad y plantear la (s) accin (es) que va (n) a permitir superarlas. Una ayuda para esta descripcin,es la utilizacin de algunos elementos del modelo CNA tal como los indicadores construidosencadacaractersticayquedancuentadelosreferentesempricosutilizadosenla medidadecalidaddelprograma. Unadelasrazonesquejustificalanecesidaddeelaborarunplandemejoramiento se relacionacon:loquenoseplanificapierdeposibilidadesdelogro,debidoaquelosrecursos siempresonescasosyestncomprometidos. El plandemejoramiento gualaejecuciny permiteunadecuadoseguimiento ycontrol, pero es preciso que se elabore con objetividad, o sea, que se propongan las acciones por alcanzar,entrminosdecostos,calendarizacin,recursosyviabilidad.

III. METODOLOGAPARAELABORARUN PLANDEMEJORAMIENTO PrimeraFase: Anlisis delasdebilidadesonecesidadesdetectadas 1. Analizarlascausasdecadadebilidadsealadaenlascaractersticas;sedeberesponder lapregunta: dequdependeloqueestmal? 2. Enlistar las posibles acciones que permitiran corregir o eliminar los factores que provocanlasituacin actual. 3. Analizarlaviabilidaddecadaaccinen:tiempo,costo,apoyoacadmico,proveedores, recursostcnicos,etc.;serecomiendaelprincipiode elmejoramiento asequible. 4. Seleccionar las acciones factibles de cumplir e indicar en qu proporcin permitirn superarladebilidadyelplazo detiempo cuandosellevarnacabo.

Enestaprimerapartesesugiereque,unavezterminada lafasedeanlisisderesultadospor parte de cada uno de los grupos de trabajo, el equipo de Talento Humano responsable de la autoevaluacinen elprograma, tengaencuenta lasiguientematriz,paracadacaracterstica:

COMPONENTE: Debilidad Causas que provocanla situacin Posibles acciones Valoracindela viabilidaddecada accin Seleccindelas acciones factiblesde lograr Importanciadecada accinparasuperar ladebilidad

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SegundaFase: Diseo delPlandeMejoramiento A.ComponentesdeunPlande Mejoramiento: Debilidad: Debe expresarseconclaridadysencillezenquconsiste.

Por ejemplo: incipiente investigacin, no existe seguimiento a egresados, ausencia de actividades de formacin integral, falta de recursos bibliogrficos, insatisfaccin de los estudiantes por losserviciosdeBienestar,etc.

Objetivo: Representaelestadodelsistemaquesepretendealcanzar(oquesealcanzara)al superarlasdebilidadesactuales.

Por ejemplo: la debilidad no existe seguimiento a los egresados del programa puede acompaarsedelobjetivo: Contarconun sistema deseguimientoalosegresadosdelprograma detalformaquepermitasuubicacinyseidentifiquesusituacinactual.

Acciones:Sonlasactividades ytareasquepermitirnreducirlabrechaentrelasituacinactual yla situacin deseada. EnelPlanseincluyenlasaccionesqueenlaprimeraetapafueroncatalogadascomofactibles de lograr. La actividad que tiene un nivel mayor de complejidad, es preciso subdividirla en accionesmssencillas,denominadastareas.
Ejemplos de acciones: Elaborar una base de datos para el seguimiento de los egresados del programa y Promocionar y divulgar a nivel nacional, la inscripcin de los egresados en el sistema implementado.

Para cada actividad propuesta, se necesita realizar un conjunto de tareas programadas, que sernejecutadasporlosgruposdetrabajoorganizadosporelprograma,bajoladireccindel ComitCurriculardelprograma. Metas: Cadaaccindebeestablecerunafronteraideal,quecorrespondealmomentoenque ladebilidadessuperada.Portanto,lametasedebeplantearentrminoscuantitativosdelo queseesperarealizar,enuntiempodeterminado, paraesaactividad, conelfindecumplircon elobjetivotrazado. Indicadores: Son muestras observables del avance hacia el objetivo deseado, o que demuestranqueelobjetivosehaalcanzado.Paracadaindicadorsedebeespecificar:lafecha, elresponsable,lacantidadycalidadesdeloquesevaaalcanzar.Alverificarelcumplimiento del plan de mejoramiento, en el sistema de monitoreo y seguimiento el punto de referencia principalsernlosindicadores.

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Para hacer seguimiento del Plan de Mejoramiento, el Equipo de Trabajo del programa y la Direccinolosequiposresponsables,debendisearindicadores,esdecir, unidadesdemedida que expresen el cambio pretendido en un tiempo determinado, y sobre la base de acciones concretasadesarrollar.Losindicadorespuedenserdefinidosparadarcuentatantodelavance delasaccionesemprendidas,odelresultadofinaldestas. No es oportuno registrar solo un indicador que se relacione con el resultado final, ya queestepodranoalcanzarseenformacompleta.Esnecesarioquelosindicadoresdencuenta delniveldeavance.
Paraelejemploquesecomenta,algunosindicadorespodranser: NmerodeFormulariosdecapturadeinformacindiligenciadosporpartedelosegresados Nmeroderegistrosdigitadosenlabasededatos Nmerode Contactos anivelNacionaldelos egresados

Hadetenersepresentequeelindicadortieneimplcitosdoselementos:unaunidadde medida y una fuente que permitir verificarlo. La unidad de medida puede ser un nmero absoluto,unporcentaje,unaescaladeopinin,uncriteriovalorativo,etc.Lafuentepuedeser undocumento,unarchivoelectrnico,unalista,uncuestionarioaplicado,unaentrevistaa ungrupodepersonas,etc. Cronograma:CadaaccinplanteadaenelPlandeMejoramientodebeestablecerunintervalo detiempodeterminadoparasurealizacin,portanto,esnecesariodefinircundocomienzay cundo termina la actividad. En el sistema de monitoreo y seguimiento, se definirn ciertos momentosenloscualesse medir elavancedelaactividad, utilizandoparaellolos indicadores definidos.EnelformatodePlandeMejoramientodiseado,sedebeestablecerclaramentela FechadeInicio opuestaenmarchadelaaccinyuna probable Fecha deFinalizacin enlaque seterminaralasactividadespropuestas,unavezsehaalcanzadolameta. RecursoseInsumosrequeridos:Sedebeprecisar,enestetem,todoslosrequerimientosque los responsables necesitan para asegurar que las acciones programadas se lleven a cabo. Se debe incluir Recursos de Talento Humano (RTH), Recursos Fsicos (RF), Recursos Financieros (RFin),RecursosTecnolgicos(RTec),entreotros. Responsables: Este aspecto debe detallar los responsables de cada una de las acciones o actividadesdelplanarealizar.SerecurrealTalentoHumanodisponibleenelPrograma,yse establecedentrodelasresponsabilidadesqueellosasumen,presentarinformesperidicosdel avancedelasactividades,segnloestablecidoenelsistemadeseguimientoycontroldelPlan. Medio de Verificacin: Se debe dejar consignado, la manera en la cual se verificar con evidencias fsicas, los avances o el cumplimiento de la meta propuesta en cada una de las acciones. El medio de verificacin, ser utilizado para garantizar y demostrar a los Pares Acadmicos, que efectivamente se avanz en el cumplimiento del objetivo trazado, en un

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periodo de tiempo determinado, o si se super en su totalidad la debilidad detectada en la autoevaluacin. B. Formatoplandemejora: Se recomienda utilizar una matriz horizontal donde sea posible observar la relacin directaentrecadaunodeloscomponentes.Elobjetivoporalcanzarpuedeplantearseparael componente ascomosemuestraen la siguientetabla. Tabla1: Formulacinplandemejoramiento
PROGRAMA: FACTOR: CARACTERSTICA: DESCRIPCIN DEBILIDAD: TIPODEBILIDAD: D1D2D3 PRIORIDAD:

FORMULACIN
OBJETIVO ACCIONES METAS INDICADORES FECHAS INICIO FINAL RECURSOS RESPONSABLES MEDIODE VERIFICACION

Recursos: R.T.H. R.F. R.Fin. R.Tec. SIPEF

RecursoTalentoHumano. RecursosFsicos RecursosFinancieros RecursosTecnolgicos(Mquinas,Equipos, Informticos) RecursosProyectosdeInversin,Sistema deInformacindePlaneacin

CMOPRIORIZAR? El Programa Acadmico que realiza su proceso de Autoevaluacin, podr potencialmente contar con oportunidades de mejoramiento, o dicho de otra forma, cada una de las CaractersticasdeCalidaddelmodelopuedeconstituirseenunaoportunidaddemejoramiento, enlalgicadelmejoramientocontinuo. Pararealizarstanecesariapriorizacin,serequierequelosactoresdelprogramarealicenun procesodeanlisis, quelespermitaelegiraquellascaractersticasdecalidadsobreloscualesse generarnlasmejoras. Esteanlisisdeberealizarseapartirdetresgrandescriterios: Relevancia: elegir aquellas oportunidades de mejoramiento que implique un impacto sustantivo en los resultados del programa. Es decir, aquellas que afectan de manera significativalosprocesosinternosylosresultadosdelmismo.

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Pertinencia:seleccionaraquellasoportunidadesdemejora,queparaelprogramasean importantes en funcin del Plan de Desarrollo Institucional y del Proyecto Acadmico EducativodelProgramayquecontribuyanalcumplimientode lasmetaspropuestas. Factibilidad: elegir aquellas oportunidades de mejora que el programa efectivamente puededesarrollareneltiempodeterminado,conlosrecursosexistentes. DelaFasedeAnlisisdeResultados,elProgramaAcadmicopuedeestablecerlapriorizacin, enaquellasCaractersticasdeCalidadenelmodelo, quehanobtenidounabajacalificacin,ya que una baja gradacin de cumplimiento, significa que existe all una oportunidad de mejoramiento. Al iniciar el proceso de anlisis, para lograr priorizar las caractersticas de calidadsobrelascualessepropondrnaccionesenelPlandeMejoramiento,sesugierequese ordenenestascaractersticas,desdelasdemenorcalificacinhacialasdemayorcalificacin,y seapliquenlaspreguntasqueseplanteanacontinuacin,teniendocomoreferenteenprimer lugaralosquemenorcalificacinhanobtenido. Los elementos que constituyen un Plan de Mejoramiento se derivan de las fortalezas y las debilidades del Programa Acadmico, en cada una de las caractersticas analizadas en la autoevaluacin. Se presenta a continuacin la manera de priorizar las acciones que el programaemprender paradesarrollarsuPlandeMejoramiento. Prioridades:sonlasoportunidadesdemejoramientomssignificativas,demayorimpactoen losresultados, detectadaseneldiagnsticoinstitucionaldelaautoevaluacin,delplananualde accin, y de los programas y proyectos en ejecucin o programados, que contribuirn de manerarelevanteamejorarlacalidaddelagestin acadmica. Estasprioridadessepuedenanalizarapartirdelosresultadosobtenidosporelprogramaensu autoevaluacin. Es necesario recordar la metodologa desarrollada en esta fase para lograr FormularunPlandeMejoramientoacertadoconlosresultadosdelaautoevaluacin. Elanlisisderesultados,conllevalapresentacindelasfortalezasydebilidadesencontradas enelProgramaAcadmico,apartirdelosjuiciosdecalidad,tantodelasCaractersticascomo delosFactores,consignadosenelInformedeAutoevaluacin.Seconstruy,parataltarea, unacartadeAnlisisdeResultados,enlacualserelacionanlosvaloresdeponderacinylos de gradacin de cumplimiento. Para el desarrollo de la autoevaluacin en la Uptc, la ponderacinseconsider,comounmecanismodediferenciacindeloselementosdelmodelo (Factores,CaractersticaseIndicadores),segncuatronivelesdeimportancia,comoseaprecia enlatabla:

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Tabla2:Nivelesdeponderacin
TABLADEPONDERACIONES NIVEL INDISPENSABLE NECESARIO IMPORTANTE COMPLEMENTARIO PONDERACIN 9 10 7 8 5 6 1 4

ElnivelI, indispensable,correspondealdemsaltaimportancia,conunrangoentre10y9;el nivelII, necesario,conrangoentre8y7;elnivelIII, importante,conunoentre6y5;yelnivel IV,complementario,quecorrespondealmsbajo,conrangoentre4y1.Cabeanotarquela etapadeponderacindeloselementosdelmodelo:Indicadores,CaractersticasyFactores,fue desarrollada antes de entrar a evaluar el Grado de Cumplimiento, segn lo previsto en el flujogramadeactividadesdelproceso. ParaeldesarrollodelaetapadeGradacindeCumplimientodeCalidad,seutilizlasiguiente escaladeevaluacin: Tabla3:Calificacin y grado de cumplimiento
CALIFICACIN 4.7 5.0 4.0 4.6 3.0 3.9 2.0 2.9 1.0 1.9 GRADODECUMPLIMIENTO PLENO ALTO ACEPTABLE INSUFICIENTE DEFICIENTE

Con el fin de relacionar la calificacin dada a cada caracterstica, con su respectivo rango de ponderacin, se construy una Carta de Anlisis, la cual permite ubicar una regin que determinasidichoelementocorrespondeaunaFortalezaoaunaDebilidad,clasificadasentres niveles de severidad. En la siguiente tabla, se puede observar las regiones utilizadas en el anlisisderesultados:

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Tabla4:CartaAnlisis de resultados
PONDERACIN INDISPENSABLE NECESARIO IMPORTANTE COMPLEMENTARIO

109 PLENAMENTE 4.7 5.0

100%

87

65

4321

FORTALEZASDEPRIMERNIVEL F1
FORTALEZASDESEGUNDONIVEL F2 DEBILIDADES DE

FORTALEZASDETERCER NIVEL

ALTOGRADO

4.0 4.6

80%

F3

CALIFICACIN

ACEPTABLE

3.0 3.9

60%

DEBILIDADESDETERCER NIVEL

INSUFICIENTE

2.0 2.9

40%

DEBILIDADESDE PRIMERNIVEL

SEGUNDONIVEL

D3

DEFICIENTE

1.0 1.9

20%

D1

D2

EnestaCartadeAnlisissedetermin,comoFortaleza,aquelloselementosquefueraniguales o superiores al 80% de logro; es decir, calificaciones obtenidas iguales o superiores a cuatro puntocero(4.0).Asmismo,comoDebilidad,loselementosqueestuvieranpordebajodel80% delogro;estoes,trespuntonueve(3.9)menos. Lasfortalezasydebilidadessejerarquizaronentresniveles,segnlacalificacinobtenida,yde acuerdoconsuvalordeponderacin.Acontinuacin,seexplicaeinterpretacadanivel. Para calificaciones iguales o superiores a 4.7, con ponderacin importante, necesario o indispensable,setieneunaFortalezadePrimerNivel.LasCaractersticaseIndicadoresque seencuentranenestareginresaltanloslogrosalcanzadosenlaInstitucin,manifiestanel esfuerzoqueel Programa haceparamantenersunivelaltodecalidady,as,responderala funcin social encomendada. Todas las acciones que se emprendan para mantener y mejorardichasfortalezasrequierenunniveldeprioridadbajo. Paracalificacionesentre4.0y4.6,conponderacinimportante,necesariooindispensable, setieneunaFortalezadeSegundoNivel.Loselementosdelmodeloqueseencuentranen esta regin, corresponden a situaciones positivas que ameritan continuar con su fortalecimiento,conaccionesenunniveldeprioridadmedio. Para calificaciones superiores a 4.0, con ponderacin complementario, se tiene una Fortaleza de Tercer Nivel. Los elementos del modelo que se encuentran en esta regin, correspondenapotencialidadesinstitucionalesqueresaltanotroselementospositivoscon quecuentala institucinyelPrograma. Suniveldeprioridad,encuantoacciones,esbajo.

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Para calificaciones inferiores a 4.0, con ponderacin indispensable, o calificaciones menores a 3.0, en ponderacin necesario, se tiene una Debilidad catalogada como de PrimerNivel.Loselementosdelmodeloqueseencuentranenestaregin,correspondena situacionescrticas,quedebenseratendidasdemanerainmediata,enunnivelmximode prioridad. Paracalificacionesinferioresa4.0,conponderacinimportante,ocalificacionesentre3.0y 3.9 para ponderacin necesario, se tiene una Debilidad de Segundo Nivel. Los elementos delmodeloqueseencuentranenestaregin,correspondenasituacionesmenoscrticas, que en el caso anterior, y deben ser atendidas de manera urgente, con un nivel alto de prioridad. Para calificaciones inferiores a 4.0, con ponderacin complementario, se tiene una Debilidad de Tercer Nivel. Los elementos del modelo que se encuentran en esta regin, correspondensituacionesnocrticas;puedenseratendidasconunnivelbajodeprioridad. Enla siguiente tabla, semuestraelniveldeprioridadquedebetenercadafortalezaodebilidad, paraemprenderlasaccionesdelPlandeMejoramiento;cabesealarqueaquellasdebilidades crticas,queresultende esteanlisis,sonlasquerequierenmayoratenciny,portanto,sonlas primerasenatenderse;enunsegundolugar,seatendernlasmenoscrticas. Tabla5:Nivelde prioridad debilidades y fortalezas
DEBILIDAD PRIMERNIVEL SEGUNDONIVEL TERCERNIVEL

Niveldeprioridadpara Superacindelas Debilidades.

Mximo

Alto

Bajo

FORTALEZA

PRIMERNIVEL

SEGUNDONIVEL

TERCERNIVEL

Niveldeprioridadpara elmantenimientode lasFortalezas

Bajo

Medio

Bajo

Eneldesarrollodelametodologade trabajoparaelanlisisdelosresultados,seprocede as: Para cada Indicador construido en el Modelo de Autoevaluacin Institucional, se toma la calificacinobtenidaenlagradacindelcumplimientoysecruzaconelvalordeponderacin dado;seestablece,as,sicorrespondaaunafortalezaoaunadebilidad,segnlareginenla

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cualsepudieraubicar,deacuerdoconlaCartadeAnlisisdeResultados.Procesosimilarse lleva acaboconlasCaractersticasyFactores. Conlosresultados,seprocede atranscribirlasfortalezasydebilidadesdetectadasencadauna de las caractersticas, segn su prioridad proponiendo, en cada caso, acciones de mejoramiento, y los dems elementos explicados que conforman la Formulacin del Plan de Mejoramiento. IV.SISTEMADESEGUIMIENTO,MONITOREO,CONTROLYEVALUACIN 1. SEGUIMIENTO AL PLANDEMEJORAMIENTO. ElProgramaAcadmico,desarrollar todaslasacciones quepermitirnconstatarloscambios propuestosporelPlandeMejoramiento.ElSeguimientocorrespondeaunarevisinconstante y peridica, de la ejecucin de cada una o del conjunto de las actividades establecidas en el PlandeMejoramiento. Serequiereestablecerfechasdecontrol, lascualesdebencoincidiralas establecidas en la institucin, para la evaluacin de la gestin trimestral, en donde se tiene: evaluacindelprimertrimestre,el30deAbril,evaluacindelsegundotrimestre,el30deJunio, evaluacindeltercertrimestreel30deSeptiembreylaevaluacinfinaldelavigencia,el7de Diciembre. El Comit Curricular del Programa, tiene la responsabilidad de establecer el mecanismo de seguimiento al Plan,desarrollandolosprocedimientosquepermitanverificarlosindicadores de resultadosdefinidos,asmismo,permitirtomardecisionesoportunasqueposibilitenrectificar deficienciasencontradasenelcursodeavancedelplan. UnavezformuladoelPlandeMejoramientoysocializadocontodalacomunidadacadmicadel programa, se procede a su implementacin, en donde los responsables asignados a cada accin, deben entregar informes trimestrales del seguimiento, hasta la superacin. Estas accionesservirntambincomoinsumoparaeldesarrollodelplansiguiente. 2. SISTEMADEMONITOREO Encadatrimestredelao,elComitCurriculardelprograma,monitorearlosporcentajesde avance del Plan de Mejoramiento, con la informacin aportada en los informes que entrega cada responsabledelasaccionesemprendidas. SeutilizarunaplantillaenExcelparaircondensandolainformacincorrespondienteencada fechadeevaluacin,lacantidadovalorrealizadoencadaactividadotarea. Conlosindicadores formulados en cada accin,se calculan los porcentajes de avance que as mismo segrafican, permitiendo Monitorear los avances de forma simultnea en el plan de mejoramiento, adems, el programa acadmico puede establecer acciones correctivas en aquellos casos en dondeelavanceesBajo.

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3. CONTROLY EVALUACIN Para el Control y la Evaluacin del Plan de Mejoramiento, se ha definido una escala de Cumplimiento,segnlosporcentajesdeavanceencadaunadelasaccionesformuladasenel Planyqueesmonitoreadaporel ComitCurriculardelProgramacadatrimestre. Dichaescalasehaformuladodelasiguientemanera: Tabla 6:Gradodecumplimientodelplandemejoramiento
GRADODECUMPLIMIENTODEL PLAN PLENO MUYALTO ALTO MEDIO BAJO MUYBAJO % 100% 8099% 6079% 4059% 2039% 0019%

UncumplimientoPleno,correspondealasuperacinabsolutadela debilidaddetectada,ms all de lo cual no se reformularan acciones. Un cumplimiento Bajo o Muy Bajo, amerita la formulacindeaccionescorrectivas,locualimplicaademsqueelprogramadeberealizarenel marcodelControldelPlan,unprocesodereingenieradelPlandeMejoramiento,quegarantice alargoplazolasuperacindelasdebilidadescrticas. El tiempo establecido en el Diseo del Plan para la ejecucin de cada actividad, debe Controlarseparaestablecercuantofalta, paralafechadefinalizacinprogramada,conelfinde confrontareltiemporestanteconrespectoalavancedecadaaccinqueseestejecutando. Finalmente,sepuedeestablecerlaevaluacinpromediodelPlan,promediandolosporcentajes de avance de todas las acciones del mismo, indicando en la evaluacin que acciones se ha superado(CumplimientoPLENO),yqueaccionesvanencaminodesuperacin. 4. SOCIALIZACIONDELPLANDEMEJORAMIENTOCONLACOMUNIDADACADEMICA El Programa Acadmico debe establecer un mecanismo peridico, a travs del cual, se informaralacomunidadacadmica,losavancesyresultadosdelaimplementacindelPlan, posibilitando la participacin de los estudiantes en las iniciativas que aporten al sistema de mejora continua. La Socializacin permitir entregar informacin a la comunidad acadmica sobreelPlandeMejoramientoysobrelosresultadosobtenidos.

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Lasocializacindebeestructurarseapartirdelainformacinrecopilada,atravsdelproceso deSeguimientoy Monitoreo, porlotantodarcuentaclara delniveldelogroalcanzado,medido atravsdelosIndicadoresdeProcesodurantelaimplementacindelPlan,ydelosIndicadores deResultadosalfinalizarlaejecucindelPlandeMejoramiento.

ReferenciasBibliogrficas
INSTITUTOLATINOAMERICANOY DELCARIBEDEPLANIFICACINECONMICAYSOCIAL(ILPES). METODOLOGADEL MARCOLGICO.Santiago,Chile. 2005 MinisteriodeHaciendadeChile,DireccindePresupuesto,MetodologaparalaElaboracindelaMatrizdeMarco Lgico.Disponibleen: http://www.dipres.cl/control_gestion/evaluacion_programas_gubernamentales/metodologia.html.2009 CursoBsicodeMarcoLgicoparaelDiseoylaConceptualizacindeProyectos.Basadoenundocumentooficialde BancoInteramericanodeDesarrollo.2006 MINISTERIODEEDUCACIN,GOBIERNODECHILE. Manualparaelaborarplanesdemejoramiento.2009

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