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Introduccin
El portal del proveedor es un sitio web que puede utilizar para conectarse y compartir los datos con los proveedores aprobados de su empresa. Los proveedores pueden usar el portal de proveedores para mantener la informacin de su perfil de proveedor y procesar transacciones con su organizacin. Las tareas que un empleado de la organizacin del proveedor puede realizar en el portal del proveedor vienen determinadas por el rol de usuario asignado a ese empleado. Los roles de usuario se asignan cuando se concede acceso al sitio web a los usuarios. En el portal del proveedor, un usuario aprobado puede realizar las tareas siguientes. Ver y mantener la informacin de perfil del proveedor. Los perfiles incluyen los nombres de contactos de la organizacin del proveedor que tienen autorizacin para interactuar con su organizacin. Mantener los catlogos de productos que estn disponibles para su organizacin si el proveedor tiene autorizacin para importar catlogos.
Solicitar que se agregue a otros empleados de la organizacin del proveedor como usuario en el portal del proveedor. Solicitar que se agregue a categoras adicionales de compras de cliente. Responder a cuestionarios de su organizacin. Ver las notificaciones de su organizacin. Responder a nuevas solicitudes de Cotizaciones (RFQ, Request For Quotation). Ver el estado de los pedidos de compra y las recepciones de productos. Crear y enviar facturas para el cliente. Ver informes sobre el rendimiento de la organizacin del proveedor.
IMPORTANTE: todos los procedimientos y prcticas de este captulo estn diseados desde el punto de vista de un proveedor que est iniciando sesin en el portal del proveedor. (Ej. En la base CONTOSO de entrenamiento de Microsoft, Utilice los siguientes pasos para iniciar sesin en el portal del proveedor como Eugene Zabokritski de Lake Electronics). 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. De forma predeterminada se conectar a Enterprise Portal como administrador. 2. En la esquina superior derecha, haga clic en System Account > Sign in as Different User (Cuenta del sistema > Iniciar sesin como otro usuario). 3. En el cuadro de dilogo Seguridad de Windows, haga clic en Usar otra cuenta. 4. Escriba Eugene en el campo Nombre de usuario. 5. Escriba Pa$$w0rd en el campo Contrasea. 6. Haga clic en Aceptar. NOTA: para volver a la configuracin predeterminada e iniciar sesin como administrador, debe seguir el mismo procedimiento, pero con el nombre de usuario administrator en el paso cuatro.
ILUSTRACIN 10.1 PGINA REA DE TRABAJO DEL PORTAL DE AUTOSERVICIO PARA PROVEEDORES
Pilas
Una pila es una vista filtrada de una lista que se ha guardado. Si hace clic en una pila en la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores en Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX, se abre la pgina asociada. El rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores tiene cuatro pilas predeterminadas: Nuevas solicitudes de categora: muestra un recuento de solicitudes de categora que tienen un estado de Estado de solicitud de Nuevo. Al hacer clic en la pila, la pgina de lista Solicitudes de categora se abrir filtrada para mostrar las nuevas solicitudes. Facturas de proveedores: muestra un recuento de pedidos de compra que no se han facturado. Al hacer clic en la pila, la pgina de lista Facturas de proveedores se abrir filtrada para mostrar los pedidos de compra que no tienen un estado de Facturado. Nuevos cuestionarios: muestra un recuento de los cuestionarios a los que no se ha respondido. Al hacer clic en la pila, la pgina de lista Cuestionarios se abrir filtrada para mostrar los cuestionarios con un Estado de Nuevo. Nueva solicitud de cotizacin: muestra un recuento de las solicitudes de cotizacin a las que no se ha respondido. Al hacer clic en la pila, la pgina de lista Solicitudes de cotizaciones se abrir filtrada por las solicitudes de cotizacin con un Estado de Nuevo.
Para agregar otra pila al rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores, haga clic en el vnculo Agregar pila en el panel Pilas del rea de trabajo del proveedor. Para modificar la configuracin de la pila, cambiar la secuencia de pilas o eliminar una pila del rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores, haga clic en el vnculo Gestionar pilas en el panel Pilas del rea de trabajo del proveedor.
Lista de trabajo
El panel Lista de trabajo del rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores muestra las alertas y notificaciones sobre las que debe actuar o que se le deben notificar. Si un elemento de la lista de trabajo aparece en negrita, quiere decir que no lo ha visualizado ni ha realizado ninguna accin en el mismo. Para ver un elemento de la lista de trabajo y realizar acciones en l, seleccione el elemento en la lista y, a continuacin, haga clic con el botn secundario en el elemento para abrir un men de comandos disponibles.
Informes
El panel Informes de la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores muestra una lista de informes que puede ejecutar el proveedor que est conectado al Portal de autoservicio para proveedores. De forma predeterminada se proporciona un informe Cumplimiento en el suministro, que muestra informacin especfica del proveedor que est conectado. PRECAUCIN: si los programadores o los administradores del sistema agregan informes adicionales a la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores, asegrese con cuidado de que los datos del informe estn protegidos y se envan al proveedor adecuado.
Perfiles de proveedor
Un proveedor que utiliza el portal del proveedor puede usar las distintas pginas para ver y actualizar la informacin bsica del proveedor como, por ejemplo, la informacin bancaria, de direcciones y de contacto. Adems, puede crear personas de contacto que pueden enviarse a su organizacin para aprobarlas a travs de una solicitud de usuario. Si su empresa utiliza las categoras para administrar los catlogos de compra, los proveedores pueden enviar para aprobacin solicitudes de categora para productos en categoras adicionales.
El nivel de acceso al perfil del proveedor en el portal del proveedor lo determina la funcin del usuario: Los usuarios con la funcin Proveedor (externo) pueden ver y modificar el perfil de la empresa. Los usuarios con la funcin Administrador del portal de proveedores (externo) pueden ver el perfil de la empresa, pero no pueden modificarlo.
4. Haga clic en Editar para modificar los datos. 5. Realice los cambios necesarios y haga clic en Guardar y cerrar. NOTA: los cambios realizados por el proveedor se actualizan inmediatamente en Microsoft Dynamics AX. Tenga cuidado cuando conceda acceso a los proveedores para modificar esta informacin.
Direccin Informacin de contacto Informacin de la empresa Informacin bancaria Id. de impuestos autonmicos Informacin de categora Certificaciones
Solicitudes de usuario
Los usuarios proveedores son los contactos de la organizacin del proveedor que interactan con la suya a travs del portal del proveedor, en el que un usuario proveedor puede enviar solicitudes para agregar nuevos usuarios si tiene asignada la funcin Administrador del portal de proveedores (externo). Tambin puede modificar una solicitud y reenviarla, o eliminarla, siempre que no se haya aprobado. El usuario proveedor tambin puede enviar solicitudes para eliminar usuarios aprobados. Una vez enviada una solicitud de usuario, se puede ver el estado de la solicitud que se est procesando. Para que se pueda conceder a un usuario acceso al portal del proveedor, debe agregar a la persona como contacto en el perfil del proveedor. Adems, cada usuario del portal del proveedor debe tener unas credenciales nicas. Por ejemplo, si utiliza Windows Live ID para la autenticacin, cada usuario debe tener un Windows Live ID nico. Cuando solicite acceso para un usuario, puede solicitar que se le asigne una funcin de proveedor o administrador del proveedor.
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Puede ver y gestionar las solicitudes de usuario en la pgina de lista Solicitud de usuario. Abra Administradores del sistema > Comn > Usuarios > Solicitudes de usuario.
NOTA: para obtener ms informacin sobre la creacin y gestin de usuarios y solicitudes de usuario, consulte el curso Instalacin y configuracin.
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3. Haga clic en Comn > Solicitudes de categora en el panel de exploracin de la izquierda. 4. En el panel de acciones, en el grupo Nuevo, haga clic en Solicitud de categora.
5. En la pgina Solicitud de categora de proveedor, haga clic en Agregar y seleccione las categoras de compras adicionales en las que desee suministrar productos. 6. Haga clic en el botn Quitar para eliminar una categora seleccionada de la lista de solicitudes. 7. Para guardar sus selecciones y volver a la pgina de lista Solicitudes de categora, haga clic en Guardar y cerrar. 8. Complete los cuestionarios que pueda haber para la categora. 9. En la barra de mensajes del flujo de trabajo, haga clic en Accin y, a continuacin, en Enviar. NOTA: si no hay un flujo de trabajo configurado para revisar las solicitudes de categora, el botn Enviar no se muestra y la solicitud de categora no se puede procesar. De forma predeterminada, no hay ningn flujo de trabajo configurado en la imagen de aprendizaje. Se le notificar cuando se haya procesado la solicitud. Puede ver el estado de una solicitud en la lista Solicitudes de categora.
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Paso a paso
Para agregar un nuevo contacto, siga estos pasos. 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. Si no est conectado como Eugene Zabokritski, inicie sesin como otro usuario: a. En la esquina superior derecha, haga clic en System Account > Sign in as Different User (Cuenta del sistema > Iniciar sesin como otro usuario). b. En el cuadro de dilogo Seguridad de Windows, haga clic en Usar otra cuenta. c. Escriba Eugene en el campo Nombre de usuario. d. Escriba Pa$$w0rd en el campo Contrasea. e. Haga clic en Aceptar.
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3. Haga clic en la ficha Portal de proveedor en la parte superior de la pgina. 4. Haga clic en Comn > Contactos en el panel de exploracin de la izquierda. 5. En la ficha Contacto, en el grupo Nuevo, haga clic en Contacto. 6. Escriba Kate en el campo Nombre. 7. Escriba Taneyhill en el campo Apellidos. 8. Seleccione Vendedor en el campo Cargo laboral. 9. Haga clic en Crear. 10. Opcionalmente especifique informacin adicional en la pgina Editar contacto. 11. Haga clic en Guardar y cerrar.
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Notificaciones
Puede crear notificaciones que se enviarn de forma electrnica a uno o varios proveedores. Los proveedores con acceso al Portal de autoservicio para proveedores pueden ver las notificaciones en ese portal y los contactos del proveedor pueden recibirlas en su direccin de correo electrnico. Por ejemplo, cuando los proveedores usan el Portal de autoservicio para proveedores, se pueden usar las notificaciones para informarles de nuevos procedimientos o para notificar solo a los proveedores con una categora de compras concreta que respondan a un nuevo cuestionario para la categora. Para poder enviar notificaciones a travs de un mensaje de correo electrnico a los proveedores, el administrador del sistema debe configurar los parmetros de correo electrnico en Microsoft Dynamics AX.
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2. Haga clic en Nuevo y, a continuacin, en el campo Tema de la ficha desplegable Detalles, escriba una descripcin para la notificacin. El tema es la descripcin interna de la notificacin. 3. Opcionalmente, especifique la Fecha de vencimiento de la notificacin. Es la fecha en que la notificacin dejar de ser vlida. 4. Active la casilla Enviar mensaje de correo electrnico para enviar una notificacin a la direccin de correo electrnico del contacto principal del proveedor seleccionado. Solo puede enviar notificaciones a los contactos del proveedor que hayan indicado en su perfil que desean recibir notificaciones de forma electrnica. 5. Seleccione los destinatarios en la ficha desplegable Seleccin. Puede seleccionar los destinatarios si filtra los datos de perfil del proveedor por ubicacin o por categoras de compra, por ejemplo. a. Para filtrar por un proveedor, contacto de proveedor, grupo de proveedores o grupo de contactos de proveedores concretos, haga clic en Seleccionar. En el formulario VendNotificationTemplate, seleccione un Campo y los Criterios relacionados. Se enviar la notificacin a todos los proveedores y contactos que satisfagan los criterios de seleccin. b. Puede seleccionar los proveedores asociados con categoras de compras especficas. Todas las categoras estn seleccionadas de forma predeterminada. Las opciones que seleccione en la seccin Filtro por categora reemplazan a las que elija en la seccin Filtro por destinatario. 6. Haga clic en la ficha Mensaje y escriba un Asunto para la notificacin. Se trata del asunto que est visible para los proveedores en la lista de notificaciones en el Portal de autoservicio para proveedores y en el campo Asunto del mensaje de correo electrnico. 7. Cree el texto para el mensaje en el campo Mensaje. Para crear traducciones del mensaje seleccionado, haga clic en Crear mensaje. 8. Guarde el mensaje. Debe guardar los mensajes para poder enviarlos, o para copiarlos o adjuntarles un archivo. La notificacin tendr un estado de No enviado. 9. Haga clic en Archivos adjuntos para agregar un archivo como adjunto a la notificacin. 10. Haga clic en Enviar para enviar la notificacin a los proveedores seleccionados. Los proveedores con acceso al Portal de autoservicio para proveedores pueden ver el mensaje y los archivos adjuntos.
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4. Haga clic en Nuevo y, a continuacin, en el panel izquierdo del formulario Texto de la traduccin: mensaje de notificacin del proveedor, seleccione un idioma. 5. Escriba Asunto en el idioma seleccionado. 6. Escriba el Mensaje en el idioma seleccionado. 7. Guarde el mensaje. Debe guardar los mensajes para poder enviarlos, o para copiarlos o adjuntarles un archivo. La notificacin tendr un estado de No enviado. Cierre el formulario Texto de la traduccin: mensaje de notificacin del proveedor. 8. En la ficha desplegable Seleccin, seleccione los destinatarios de la notificacin. 9. Haga clic en Enviar.
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Paso a paso
Para crear y enviar una nueva notificacin a proveedores, siga estos pasos. 1. Abra Adquisicin y abastecimiento > Comn > Proveedores > Notificaciones a proveedores. 2. Haga clic en Nuevo y, a continuacin, en el campo Tema de la ficha desplegable Detalles, escriba una descripcin para la notificacin, por ejemplo Cambio de directiva. 3. Active la casilla Enviar mensaje de correo electrnico. 4. Haga clic en la ficha Mensaje y escriba Cambio de directiva de Contoso - Solicitudes de categora en el campo Asunto. 5. Cree el texto para el mensaje en el campo Mensaje. A quien pueda interesar: Contoso est implementando un cambio de directiva que entrar en vigor inmediatamente. Este mensaje es un recordatorio para que lea y acepte las nuevas condiciones y el nuevo acuerdo de directiva en el portal del proveedor. Muchas gracias, El departamento de compras de Contoso 1. Haga clic en Guardar. 2. Si Outlook est configurado para enviar mensajes de correo electrnico y tambin estn configurados los parmetros de correo electrnico de Microsoft Dynamics AX, haga clic en Enviar para enviar la notificacin a los proveedores seleccionados. Cuando se le solicite, seleccione S para continuar y enviar el mensaje. Los proveedores con acceso al Portal de autoservicio para proveedores pueden ver ahora el mensaje y los archivos adjuntos. De lo contrario, cierre el formulario Notificaciones de proveedor. NOTA: la imagen de aprendizaje de Hyper-V no est configurada para enviar mensajes de correo electrnico de forma predeterminada. Esta prctica tiene como nico fin demostrar los pasos necesarios para crear notificaciones de correo electrnico para los proveedores.
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Cuestionarios
Puede usar los cuestionarios para comprender mejor la organizacin, operaciones y productos de sus proveedores. Los proveedores pueden ver los cuestionarios y responderlos en el Portal de autoservicio para proveedores.
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Transacciones
Los proveedores pueden usar el portal del proveedor para responder a las solicitudes cotizaciones, ver el estado de los pedidos de compra realizados y ver los detalles de las recepciones de producto. Adems, los proveedores pueden usar el portal del proveedor para crear y mantener facturas.
Solicitud de Cotizaciones
Los usuarios proveedores aprobados para utilizar el portal del proveedor pueden recibir solicitudes de Cotizaciones (RFQ) de su organizacin y pueden responder a ellas en el portal del proveedor. Estos usuarios proveedores tambin pueden ver el estado de las respuestas para comprobar si una oferta se ha aceptado o rechazado, o si se solicita informacin adicional. Para ver las solicitudes de cotizaciones a travs del portal del proveedor, los usuarios tienen que aceptar primero recibir all las notificaciones y tienen que proporcionar informacin de contacto.
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Se notifica a la organizacin que ha respondido a la solicitud de cotizacin. Puede ver el estado de la respuesta en la pgina de lista Solicitudes de cotizaciones mientras la organizacin procesa la respuesta. Estn disponibles los siguientes estados. El estado de la solicitud de cotizacin es Aprobado: No es necesaria ninguna accin si se han aceptado todas las lneas de la respuesta. El estado es Rechazado: No es necesaria ninguna accin si el cliente rechaza todas las lneas de la respuesta. Si al menos una lnea de respuesta tiene un estado de Nuevo, el estado de la solicitud de cotizacin ser Varios: Accin requerida. Si el cliente acepta al menos una lnea de la solicitud de cotizacin y no hay lneas nuevas, el estado de la solicitud de cotizacin es Varios: No es necesaria ninguna accin. Si se requiere ms informacin acerca de la respuesta de la solicitud de cotizacin, el estado de la solicitud de cotizacin se revierte a Nuevo: Accin requerida.
Pedidos de compra
Los proveedores pueden usar la pgina de lista Pedidos de compra para ver los pedidos de compra de su organizacin. Puede filtrar la lista por nmero de pedido de compra, cuenta de proveedor, nombre, cuenta de facturacin, tipo de compra, estado de aprobacin o estado. Portal de proveedor > Pedidos > Pedidos de compra facturados
Use el botn Ver del grupo Mantener del panel de acciones para ver detalles adicionales sobre los pedidos de compra, como condiciones de pago, productos, fechas de entrega o direccin de entrega.
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a. En la ficha General, especifique la informacin de factura bsica. b. En la ficha Lneas, escriba informacin sobre cada lnea que se va a facturar, por ejemplo, precio unitario o cantidad. c. En la ficha Pago, visualice o actualice la informacin de pago, por ejemplo, condiciones de pago, impuestos o cuenta bancaria. d. En la ficha Direccin, seleccione la direccin de envo. e. En la ficha Cargos, puede agregar gastos como cuotas, flete o seguro. 7. Haga clic en Guardar y cerrar cuando haya terminado.
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NOTA: al primer contacto de un proveedor se le asigna automticamente la funcin de usuario Administrador del portal de proveedores (externo).
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Resumen
Los proveedores pueden utilizar el portal del proveedor para interactuar con usted y ser ms autosuficientes. Tambin puede interactuar con los proveedores si les enva notificaciones y recopila informacin de ellos a travs del uso de cuestionarios. Cuando los proveedores utilizan el portal del proveedor, pueden hacer lo siguiente. Mantener la informacin de perfil. Agregar contactos. Solicitar usuarios. Crear solicitudes de categora. Ver las solicitudes de cotizacin y hacer ofertas. Crear facturas de proveedor.
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Evaluacin de conocimientos
Realice una evaluacin de conocimientos mediante las preguntas siguientes: 1. Cul es el primer estado que tendr una nueva solicitud de usuario? ( ) Borrador ( ) En proceso ( ) Enviado ( ) Aprobado 2. Verdadero o falso? No es posible modificar las categoras en la ficha Informacin de categora en la pgina Perfil. ( ) Verdadero ( ) Falso 3. Cul de las pilas siguientes se incluyen con la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Solicitudes de categora de proveedor ( ) Solicitudes de categora de catlogo ( ) Pedidos sin facturar ( ) Nueva solicitud de cotizaciones 4. Cul o cules de los siguientes estados de solicitud de cotizacin son vlidos? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Aprobado: No es necesaria ninguna accin ( ) Aprobado: Accin requerida ( ) Varios: Accin requerida ( ) Varios: No es necesaria ninguna accin 5. Si se requiere ms informacin acerca de la respuesta de la solicitud de cotizacin (RFQ), cul es el estado de la solicitud de cotizacin? ( ) Aprobado: No es necesaria ninguna accin ( ) Varios: Accin requerida ( ) Varios: No es necesaria ninguna accin ( ) Nuevo: Accin requerida
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Soluciones
Evaluacin de conocimientos
1. Cul es el primer estado que tendr una nueva solicitud de usuario? () Borrador ( ) En proceso ( ) Enviado ( ) Aprobado 2. Verdadero o falso? No es posible modificar las categoras en la ficha Informacin de categora en la pgina Perfil. ( ) Verdadero () Falso 3. Cul de las pilas siguientes se incluyen con la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores? (Seleccione todas las respuestas vlidas) () Solicitudes de categora de proveedor ( ) Solicitudes de categora de catlogo () Pedidos sin facturar () Nueva solicitud de cotizaciones 4. Cul o cules de los siguientes estados de solicitud de cotizacin son vlidos? (Seleccione todas las respuestas vlidas) () Aprobado: No es necesaria ninguna accin ( ) Aprobado: Accin requerida () Varios: Accin requerida () Varios: No es necesaria ninguna accin 5. Si se requiere ms informacin acerca de la respuesta de la solicitud de cotizacin (RFQ), cul es el estado de la solicitud de cotizacin? ( ) Aprobado: No es necesaria ninguna accin ( ) Varios: Accin requerida ( ) Varios: No es necesaria ninguna accin () Nuevo: Accin requerida
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Introduccin
Los trabajadores de la organizacin pueden utilizar la pgina web del sitio Pedidos de adquisicin para crear solicitudes de compra, examinar los productos, ver y crear pedidos de compra, y visualizar y procesar las recepciones de producto y las facturas de proveedores. El sitio web puede ser til cuando hay en la organizacin muchos trabajadores que no necesitan tener acceso a Microsoft Dynamics AX con regularidad o para los usuarios para los que tiene sentido contar con una experiencia de usuario basada en web. Puede activar a los usuarios para que tengan acceso a Enterprise Portal con acceso restringido solo a las tareas que deben completar. Esto tambin puede resultar til cuando los trabajadores de la organizacin estn en distintas ubicaciones.
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Solicitudes de compra
En funcin de cmo est configurada la organizacin, podr crear solicitudes de compra para los productos consumidos por la organizacin en el cliente de Microsoft Dynamics AX o en el sitio Pedidos de adquisicin de Enterprise Portal. Una solicitud de compra es un documento interno que autoriza al departamento de compras a comprar productos. El departamento de compras puede usar las solicitudes de compra para generar los pedidos de compra reales de los artculos. Una vez aprobada la solicitud de compra, se crea un pedido de compra. Los pedidos de compra son el equivalente de los documentos externos que el departamento de compras enva a los proveedores. Para poder enviar una solicitud de compra para su revisin, se debe configurar un flujo de trabajo en el cliente de Microsoft Dynamics AX. El proceso de flujo de trabajo es necesario para mover una solicitud de compra a travs del proceso de revisin, desde el estado inicial de Borrador a un estado de Aprobado.
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3. Opcionalmente, seleccione un trabajador en el campo Solicitante y haga clic en Ir para filtrar la lista y ver solo las solicitudes de compra realizadas por la persona seleccionada. 4. Use el cuadro Filtro para filtrar por Solicitud de compra, Nombre, Preparador, Id. de proyecto, Estado, Fecha de creacin o Fecha de envo. 5. El panel Todas las solicitudes de compra muestra una lista de todas las solicitudes de compra que satisfagan los criterios del filtro. Para ver los detalles de una solicitud de compra, haga clic en Ver o en Editar en el grupo Mantener del panel de acciones.
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4. Escriba un nombre para la solicitud de compra. 5. Escriba la fecha en la que desea recibir los artculos solicitados. 6. Escriba la fecha contable para la transaccin de solicitud de compra. Esta fecha se usa para registrar la entrada contable en contabilidad y para validar que haya fondos de cotizacin disponibles. 7. Si la solicitud de compra tiene lneas para los gastos del proyecto, active la casilla Seleccionar proyecto predeterminado y, a continuacin, especifique la informacin siguiente: h. En el campo Entidad jurdica compradora, seleccione la entidad jurdica a la que est asignado el proyecto. i. En el campo Id. de proyecto, seleccione el identificador de proyecto que se mostrar de forma predeterminada en todas las lneas de solicitud de compra para el proyecto. 8. Haga clic en Crear. 9. Ahora puede agregar artculos a la solicitud de compra. Opcionalmente, puede Guardar y cerrar la solicitud de compra y, a continuacin, agregarle artculos ms adelante. Para agregar productos de catlogo a una solicitud de compra cuando la cree, siga los pasos de este procedimiento. Para agregar artculos a una solicitud de compra despus de guardarla y cerrarla, vaya siga los pasos del Procedimiento: Modificacin de una solicitud de compra, ms adelante en este tema. 10. En la solicitud de compra que acaba de crear, en la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra, haga clic en Agregar artculos. 11. En la pgina Agregar artculos, haga clic en Artculos de catlogo para ver los productos que puede comprar de un catlogo interno.
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Para agregar productos fuera de catlogo a una solicitud de compra cuando la cree, siga estos pasos. 20. En la solicitud de compra que acaba de crear, en la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra, haga clic en Agregar artculos. 21. En la pgina Agregar artculos, haga clic en la ficha Artculos fuera del catlogo.
22. Escriba un Nombre del producto y una Descripcin del artculo opcional. 23. Seleccione una categora de compras para el producto en el campo Categora. 24. En el campo Cuenta de proveedor, realice una de las siguientes acciones: n. Seleccione un proveedor aprobado. o. Deje el campo en blanco. Un agente de compras seleccionar un proveedor durante el proceso de aprobacin de la solicitud de compra. p. Sugiera un nuevo proveedor para el producto.
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5. Para modificar la cantidad y otros detalles de un producto, en la ficha desplegable Lnea de solicitud de compra, seleccione la lnea y, a continuacin, haga clic en Editar.
6. En la pgina Editar detalles de lnea de solicitud de compra, realice cambios en los detalles del producto y, a continuacin, haga clic en Guardar y cerrar. 7. Para ver los detalles del producto de lnea de solicitud de compra, en la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra, haga clic en Detalles. Puede ver informacin sobre la direccin de entrega y otros detalles, como el grupo de activos fijos, proyecto, dimensiones financieras y dimensiones de inventario, para la lnea. 8. Cuando termine de hacer cambios, haga clic en Guardar y cerrar. 9. En la pgina Editar solicitud de compra, haga clic en Guardar y cerrar.
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5. Puede seleccionar un proveedor en una lista de proveedores de la empresa o proponer un proveedor nuevo con el que desee hacer negocios. 6. Para proponer un proveedor nuevo, en la ficha desplegable Nuevos proveedores propuestos, haga clic en Agregar. Escriba el nombre del proveedor propuesto y agregue informacin de contacto, como, por ejemplo, nmero de telfono y direccin de correo electrnico. Puede agregar detalles acerca de su sugerencia en el campo Notas. 7. Haga clic en Guardar y cerrar. NOTA: cuando sugiera un nuevo proveedor, el revisor de la solicitud de compra puede indicarle que complete una solicitud de proveedor nuevo.
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5. Puede registrar el coste del producto en otra cuenta y dimensin financiera. En la pgina Distribuir importe para lnea de solicitud de compra - Lnea 1, Julia Funderburk, modifique la informacin predeterminada en los campos MainAccount, Departament, CostCenter y ExpensePurpose.
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Comprobacin presupuestaria
Si su organizacin utiliza dimensiones, como, por ejemplo, departamentos o centros de costes, puede ver el resultado de la comprobacin presupuestaria para una combinacin de cuentas y dimensiones financieras asignada a una lnea de solicitud de compra. La pgina que muestra el resultado de la comprobacin presupuestaria est vaca si se aprueba la comprobacin presupuestaria o si la organizacin no ha establecido una cotizacin. Debe realizar una comprobacin presupuestaria para poder ver su resultado. Cuando realice una comprobacin presupuestaria, el importe de la lnea de solicitud de compra se resta del importe presupuestario disponible. Si el importe en la lnea supera el importe presupuestario disponible, recibir una advertencia de cotizacin.
Procedimiento: Realizar una comprobacin presupuestaria para una lnea de solicitud de compra
Para ver los detalles de los errores o advertencias sobre el cotizacin para los importes de una lnea de solicitud de compra, siga estos pasos. 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Solicitudes de compra > Todas las solicitudes de compra en el panel de exploracin.
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3. Seleccione la solicitud de compra que desee modificar y, a continuacin, haga clic en Editar en el grupo Mantener del panel de acciones. 4. En la pgina Editar solicitud de compra, en la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra, seleccione una lnea. 5. Para realizar una comprobacin presupuestaria, haga clic en Operaciones financieras > Cotizacin > Realizar comprobacin presupuestaria. 6. Para ver el resultado de la comprobacin presupuestaria, haga clic en Operaciones financieras > Cotizacin > Errores o advertencias de la comprobacin presupuestaria. El resultado de la comprobacin presupuestaria ser Comprobacin de cotizacin aprobada, Comprobacin de cotizacin aprobada pero con advertencias o Comprobacin de cotizacin no aprobada. El campo Detalle del resultado de la comprobacin presupuestaria muestra una explicacin detallada del resultado de la comprobacin presupuestaria y las acciones que puede realizar para gestionar el error o la advertencia.
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Paso a paso
Para pedir los artculos, siga estos pasos. 7. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 8. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Solicitudes de compra > Todas las solicitudes de compra en el panel de exploracin. 9. Haga clic en Solicitud de compra en el grupo Nuevo del panel de acciones. 10. Escriba un Nombre para la solicitud de compra, por ejemplo Nuevos empleados de RR. HH..
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11. Escriba el primer da del mes prximo en el campo Fecha solicitada. 12. Haga clic en Crear. 13. En la pgina Agregar artculos, haga clic en la ficha Artculos fuera del catlogo. 14. Escriba Escritorios de oficina en el Nombre del producto. 15. Seleccione Office Furniture en el campo Categora. 16. Escriba 3 en el campo Cantidad. 17. Escriba ea en el campo Unidad. 18. Haga clic en Seleccionar. 19. Escriba Sillas de oficina en el Nombre del producto. 20. Seleccione Office Furniture en el campo Categora. 21. Escriba 3 en el campo Cantidad. 22. Escriba ea en el campo Unidad. 23. Haga clic en Seleccionar. 24. Haga clic en Aceptar para agregar los productos seleccionados a la solicitud de compra. 25. En el formulario Editar solicitud de compra, haga clic en la ficha desplegable Encabezado de solicitud de compra. A continuacin, en el campo Motivo seleccione Solicitud especfica. 26. En el campo Detalles, puede agregar opcionalmente una descripcin del motivo y la informacin que desee sobre la solicitud, como, por ejemplo, Tres nuevos empleados de RR. HH. el primer da del mes prximo. 27. Seleccione el artculo Escritorios de oficina en la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra y, a continuacin, haga clic en Editar. 28. Haga clic en la ficha General y, a continuacin, seleccione Solicitud especfica en el campo Motivo. Haga clic en Guardar y cerrar. 29. Seleccione el artculo Sillas de oficina en la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra y, a continuacin, haga clic en Editar. 30. Haga clic en la ficha General y, a continuacin, seleccione Solicitud especfica en el campo Motivo. Haga clic en Guardar y cerrar. 31. Haga clic en Enviar en la barra de mensajes de flujo de trabajo. 32. Escriba un breve comentario como Aprubese y haga clic en Enviar. 33. Cierre el formulario Editar solicitud de compra.
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Tambin puede utilizar la pgina Editar pedido para editar los pedidos de compra.
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3. Se abrir la pgina Pedidos de compra, donde puede ver los pedidos de compra creados para los proveedores. 4. Utilice el cuadro Filtro por Pedido de compra, Cuenta del proveedor, Nombre, Cuenta de facturacin, Tipo de compra, Estado de aprobacin o Estado. 5. El panel Todos los pedidos de compra muestra una lista de todos los pedidos de compra que satisfagan los criterios del filtro. Para ver los detalles de un pedido de compra, haga clic en Ver o en Editar en el grupo Mantener del panel de acciones. El panel inferior muestra una lista de todas las lneas del pedido de compra. 6. En el extremo derecho puede ver informacin estadstica sobre los pedidos de compra en los cuadros informativos. s. Cuadro informativo ltimos pedidos de compra: muestra una lista de pedidos de compra recientes para el mismo proveedor que el pedido de compra seleccionado. t. Cuadro informativo Informacin relacionada: muestra un recuento de facturas de proveedores recientes para el proveedor del pedido de compra seleccionado.
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3. Seleccione una de las tareas siguientes: u. Para ver una copia de un pedido de compra, seleccinelo de la lista y haga clic en Copia de confirmacin en el panel de acciones. Se le solicitar que abra o guarde la copia del pedido. v. Para ver los detalles de una confirmacin de pedido de compra, seleccinelo y haga clic en Ver en el panel de acciones. Aparecer la pgina Ver confirmacin de pedido de compra, donde puede ver los detalles del pedido, incluidas las lneas. SUGERENCIA: tambin puede ver las confirmaciones de pedidos de compra en la pgina Todos los pedidos de compra si hace clic en la ficha Compra del panel de acciones y, a continuacin, en Confirmaciones de pedidos de compra.
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3. Seleccione una de las tareas siguientes. w. Para ver los detalles de una recepcin de producto, seleccinelo y haga clic en Ver en el panel de acciones. Aparecer la pgina Ver recepcin de producto, donde puede ver los detalles del pedido, incluidas las lneas y la informacin de entrega. x. Para ver una copia de la recepcin de producto, seleccinela en la lista y, a continuacin, haga clic en Copia de recepcin de producto en el grupo Vista previa/Imprimir. Se le solicitar que abra o guarde la copia de la recepcin. y. Para ver o vincular documentos a la recepcin de producto seleccionada, haga clic en Archivos adjuntos en el grupo Archivos adjuntos. Aparecer la pgina Archivos adjuntos, donde puede ver o editar informacin detallada sobre los documentos vinculados a la recepcin de producto.
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SUGERENCIA: tambin puede ver las facturas de proveedores de pedidos de compra en la pgina Proveedores si hace clic en Facturas en el grupo Informacin relacionada del panel de acciones.
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Antes de usar el proceso centralizado o descentralizado de recepcin de producto, deben evaluarse ciertas condiciones. La primera condicin requiere que se examine la informacin del solicitante definida en el pedido de compra. Si el solicitante no est configurado con una direccin de entrega, se utilizar el procesamiento centralizado. De lo contrario, se evala la siguiente condicin. Esta condicin determina si se ha definido una directiva de confirmacin de recepcin de producto. Si no hay directiva definida, se utilizar el procesamiento centralizado. Se pueden definir directivas de confirmacin de recepcin de producto para combinaciones de entidades jurdicas, categoras y proveedores. Si ninguna directiva de confirmacin de recepcin de producto coincide con la entidad jurdica, las categoras o los proveedores del pedido de compra, se utilizar el procesamiento centralizado. De lo contrario, se evala la siguiente condicin. Esta condicin usa el sistema para evaluar el parmetro Incluir correspondencia de 3 vas en el formulario Parmetros de proveedores. Si se anula esta opcin, se utilizar el procesamiento descentralizado. De lo contrario, se evala la siguiente condicin. Esta condicin usa el sistema, que garantiza que se ha activado una triple conciliacin necesaria para la lnea de pedido de compra y que est activado el parmetro Incluir correspondencia de 3 vas. De lo contrario, se utilizar el procesamiento centralizado.
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En la siguiente ilustracin se muestra el proceso de evaluacin para el procesamiento de recepcin de producto centralizado frente al descentralizado.
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NOTA: para que pueda ver el catlogo de compras en la pgina Pedir productos, el administrador de directivas debe configurar un catlogo de compras y las directivas de compra para la entidad jurdica y la unidad operativa a las que est asignado.
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c. Productos: muestra todos los productos configurados en Microsoft Dynamics AX en el catlogo de compras para la empresa seleccionada que coinciden con los criterios de bsqueda. d. Proveedores: muestra todos los proveedores que coinciden con los criterios de bsqueda. e. Sitios web externos: muestra los vnculos a los catlogos de proveedores externos que coinciden con los criterios de bsqueda.
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ILUSTRACIN 11.15 PGINA PEDIR PRODUCTOS - EJEMPLO DE NAVEGACIN POR LA CATEGORA LMPARA
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4. Visualice la lista de artculos en la ficha Productos. 5. Haga clic en el icono Carro de la compra a la derecha de la pgina de lista Productos para agregar un artculo al carro de la compra.
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5. En el cuadro de dilogo Opciones de comprobacin, seleccione la casilla S para activar el Asistente para comprobacin o desactive la casilla para desactivar el asistente. 6. Haga clic en Aceptar para guardar la configuracin.
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7. En la pgina Editar solicitudes de compra, escriba la informacin adicional que sea necesaria para las lneas de solicitud de compra. Siga uno de estos pasos: f. Si la solicitud de compra ya est lista para su revisin, haga clic en Enviar para enviar la solicitud de compra e iniciar el proceso de revisin. De manera opcional, escriba un comentario y haga clic en Enviar. g. Si desea guardar la solicitud de compra en estado Borrador para poder enviarla ms adelante, haga clic en Guardar y cerrar. 8. Haga clic en Cerrar para crear la solicitud de compra en estado Borrador. Los elementos de lnea seleccionados se agregan a la solicitud de compra y se quitan del carro de la compra. Si ya no desea pedir los artculos, debe eliminar la solicitud de compra.
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5. La pgina Agregar a pedido existente muestra las solicitudes de compra que tienen un estado de Borrador. Para ver los detalles de una solicitud de compra, haga clic en Detalles. 6. Seleccione la solicitud de compra a la que desee agregar los elementos de lnea seleccionados y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 7. En la pgina Ver solicitud de compra, revise los detalles de la solicitud de compra y de las lneas de solicitud de compra y escriba la informacin adicional que desee. 8. Si la solicitud de compra est lista para su revisin, haga clic en Enviar. Despus de cerrar la pgina Ver solicitud de compra, se le devolver a la pgina Carro de la compra.
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Paso a paso
Para crear un pedido de un telfono mvil, siga estos pasos. 1. Abra el sitio web Servicios de empleado en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Pedir productos en la barra de vnculos superior. 3. Haga clic en el men Pedido para Julia Funderburk y seleccione Ken Ewert en la lista. 4. Seleccione Phones en la lista desplegable Productos. 5. Haga clic en el icono Carro de la compra que est al lado de Telfono mvil, Magic Phone modelo 234 Cdigo de artculo 9014.
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6. Haga clic en Agregar al carro. 7. Haga clic en Comn > Mi carro de la compra en el panel de exploracin. 8. Haga clic en Opciones de comprobacin en el grupo Configuracin del panel de acciones. 9. Seleccione S para usar el Asistente para comprobacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 10. Haga clic en Pedido en el grupo Comprobar del panel de acciones. 11. Seleccione Especfico en el campo Motivo. 12. Escriba una descripcin en el campo Detalles, por ejemplo El telfono mvil viejo ya no funciona. 13. Haga clic en Siguiente. 14. Compruebe que el telfono mvil est en el pedido y que la cantidad es uno. 15. Haga clic en Enviar. 16. Haga clic en Cerrar en la pgina Completar.
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Resumen
Mediante los sitios Pedido de abastecimiento y Servicios de empleado, los trabajadores de su organizacin pueden crear y gestionar compras desde un sitio web simplificado sin tener que abrir el cliente de Microsoft Dynamics AX. En el sitio Pedido de adquisicin, los usuarios pueden crear y gestionar solicitudes de compra y ver la informacin de pedidos de compra como confirmaciones, recepciones de producto y facturas. Adems, los usuarios pueden confirmar las recepciones de producto. En el sitio Servicios de empleado, los usuarios pueden solicitar productos y examinar categoras y productos del catlogo de compras. Adems, los usuarios pueden examinar los catlogos de proveedores y catlogos externos.
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Evaluacin de conocimientos
Realice una evaluacin de conocimientos mediante las preguntas siguientes: 6. Qu informacin se muestra en el cuadro informativo Solicitudes de compra? ( ) Muestra una lista de cada producto de las lneas de solicitud de compra ( ) Muestra una lista de solicitudes de compra recientes para el mismo proveedor seleccionado en la solicitud de compra actual ( ) Muestra un recuento de solicitudes de compra de los solicitantes y los preparadores ( ) Muestra una suma de las lneas de solicitud de compra 7. Verdadero o falso? Debe realizar una comprobacin presupuestaria para poder ver su resultado. ( ) Verdadero ( ) Falso 8. Coloque los siguientes pasos de evaluacin en el orden de la secuencia numrica que se usa para decidir si se deben usar recepciones de producto centralizadas o descentralizadas. Paso: _____: Se ha creado una directiva de confirmacin de recepcin de producto? _____: Est seleccionado el parmetro Incluir correspondencia de 3 vas? _____: Est activada la conciliacin triple para la lnea de pedido de compra? _____: La entidad jurdica, la categora y el proveedor coinciden con los de una directiva de confirmacin de recepcin de productos? _____: Hay una ubicacin de oficina configurada para el solicitante?
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2.
3.
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Soluciones
Evaluacin de conocimientos
6. Qu informacin se muestra en el cuadro informativo Solicitudes de compra? ( ) Muestra una lista de cada producto de las lneas de solicitud de compra ( ) Muestra una lista de solicitudes de compra recientes para el mismo proveedor seleccionado en la solicitud de compra actual () Muestra un recuento de solicitudes de compra de los solicitantes y los preparadores ( ) Muestra una suma de las lneas de solicitud de compra 7. Verdadero o falso? Debe realizar una comprobacin presupuestaria para poder ver su resultado. () Verdadero ( ) Falso 8. Coloque los siguientes pasos de evaluacin en el orden de la secuencia numrica que se usa para decidir si se deben usar recepciones de producto centralizadas o descentralizadas. Paso: __2__: Se ha creado una directiva de confirmacin de recepcin de producto? __4__: Est seleccionado el parmetro Incluir correspondencia de 3 vas? __5__: Est activada la conciliacin triple para la lnea de pedido de compra? __3__: La entidad jurdica, la categora y el proveedor coinciden con los de una directiva de confirmacin de recepcin de productos? __1__: Hay una ubicacin de oficina configurada para el solicitante?
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9. Cules de los siguientes son los requisitos vlidos que se deben configurar para que un usuario pueda solicitar productos en nombre de otra persona? (Seleccione todas las respuestas vlidas) () Debe tener permisos para crear solicitudes de compra de otras personas ( ) Debe activar la casilla Crear solicitudes de compra en nombre de otra persona en el formulario de parmetros Adquisicin y abastecimiento () Debe delegar en los trabajadores que pueden pedir productos en su nombre ( ) No es posible crear solicitudes de compra en nombre de otra persona 10. Cul o cules de los siguientes estados son vlidos para las solicitudes de compra? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Borrador () Pedido abierto () Facturado () Cancelado
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