Programa de Elementos Proteccion Personal

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Programa de Gestin de Elementos

de Proteccin Personal
GUA DE IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DE ELEMENTOS
DE PROTECCIN PERSONAL
1 REQUISITOS - INSUMOS PREVIOS
Evaluacin previa a travs de la herramienta de diagnstico en Seguridad Industrial y
Salud Ocupacional Radar de ARP Colpatria.
Matriz de identifcacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de medidas de
control EVA de ARP Colpatria.
Estadsticas de Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional de la compaa.
Historias ocupacionales de los trabajadores.
Estadsticas de Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional del sector econmico al
cual pertenece la compaa.
Identifcacin de requisitos legales vigentes en Colombia para programas de Elementos
de Proteccin Personal y/o Elementos de Proteccin Personal.
Identifcacin de normas tcnicas para Elementos de Proteccin Personal en Colombia.
Inspecciones de seguridad.
Solicitar acompaamiento permanente de ARP Colpatria para la implementacin y man-
tenimiento del programa.
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2 PLANEAR
2.1 Poltica. Defnir una poltica del programa de Gestin de Elementos de Proteccin Per-
sonal clara y especfca, coherente con la Poltica General de Seguridad y Salud Ocupacio-
nal y por ende, con la Poltica General de la Organizacin.
2.2 Objetivo general. La organizacin debe defnir el objetivo propio para su programa de
EPP, de acuerdo a su Poltica General de Seguridad y Salud Ocupacional, necesidades y
requerimientos internos.
Lograr que la organizacin asegure la efectividad y efciencia en cuanto al desarrollo y a
la implementacin del Programa de Gestin de Elementos de Proteccin Personal, con el
fn de proteger a sus trabajadores de los peligros presentes en los sitios de trabajo propios
o derivados de la labor que ejecutan; considerando que las medidas de control en el tra-
bajador, son las ltimas opciones a tener en cuenta cuando se determinan controles para
evitar que el evento peligroso se materialice.
2.3 Objetivos especfcos. En esta etapa de planifcacin, se debe establecer cmo se
dar cumplimiento a cada uno de los objetivos defnidos por la organizacin.
Dentro de los objetivos especfcos que hacen parte de un Programa de Gestin de Elemen-
tos de Proteccin Personal bajo el enfoque PHVA se encuentran:
a) Asignar funciones y determinar responsabilidades durante las diversas etapas del
desarrollo del programa.
La cabeza del desarrollo y de la implementacin de este programa est en la alta direccin,
quien, en busca de garantizar ambientes seguros de trabajo, est en la obligacin de pro-
porcionar los recursos fnancieros que permitan la adquisicin de los EPP necesarios para
la proteccin de los trabajadores en ejecucin de sus actividades.
Para cumplir con este objetivo, es preciso:
Como punto de partida, es indispensable designar un coordinador del Programa de Gestin
de Elementos de Proteccin Personal, con capacidad de liderazgo y con conocimientos
en Seguridad y Salud Ocupacional, encargado de dirigir el programa y el desarrollo de las
actividades del mismo.
Para el desarrollo de cada actividad contemplada dentro del programa, se consignan las
funciones y responsabilidades por actividad a desarrollar.
(Ver anexo A).
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A continuacin, se propone por cargo algunas directrices de dichas responsabilidad en
relacin a un Programa de Gestin de Elementos de Proteccin Personal:
Alta direccin o gerencia
Implementar el Programa de Gestin de Elementos de Proteccin Personal en cada una
de sus dependencias.
Designar los recursos humanos, fnancieros y tcnicos necesarios para el funciona-
miento del mismo.
Tomar las decisiones necesarias para mejorar continuamente los resultados del
programa.
Coordinador del programa de salud ocupacional
Establecer los Elementos de Proteccin Personal (EPP) necesarios en cada rea, sec-
cin, departamento o puesto de trabajo de la empresa a travs de la puesta en prctica
del diagnstico base y la identifcacin de peligros.
Mantener actualizada la matriz de Elementos de Proteccin Personal por peligros de la
organizacin.
Establecer el cronograma de actividades necesarias para el conocimiento, adecuado
uso, mantenimiento y disposicin fnal de los Elementos de Proteccin Personal.
Elaborar el protocolo de disposicin fnal de los Elementos de Proteccin Personal (EPP).
Elaborar la Gua de Seguridad Industrial para visitantes.
Realizar las auditoras internas necesarias para verifcar el desarrollo e impacto del
programa.
Elaborar informe a la alta gerencia.
Coordinador del programa de gestin de Elementos de Proteccin Personal
Garantizar el cumplimiento del programa.
Gestionar los recursos necesarios.
Motivar y hacer participes a cada uno de los diferentes actores involucrados en el
programa.
Comunicar clara y oportunamente al grupo de trabajo la informacin necesaria para
llevar a cabo el programa.
Realizar el control, seguimiento de contratistas y subcontratistas.
Realizar el control de visitantes.
Elaborar informe al coordinador de Salud Ocupacional sobre el desarrollo e impacto del
programa.
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Asesor o profesional de ARP
Apoyar tcnica y administrativamente el desarrollo de cada una de las actividades que
comprenden el programa a fn de apoyar el crecimiento continuo de la empresa en ma-
teria de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
Jefes de rea o supervisores
Apoyar y garantizar el cumplimiento del programa.
No permitir el inicio de ninguna actividad sin las condiciones necesarias de seguridad,
en este caso sin el debido uso de Elementos de Proteccin Personal pertinentes para el
trabajo.
Revisar permanentemente el uso y adecuado estado de los Elementos de Proteccin
Personal por parte de los trabajadores.
Trabajadores
Garantizar el cuidado de su propia salud.
Participar activamente en la implementacin del programa.
Utilizar y cuidar cada uno de los Elementos de Proteccin Personal que por su trabajo
sea necesario usar.
Informar cualquier anomala en el desarrollo del programa a su jefe directo.
Viga de salud o Comit Paritario de Salud Ocupacional - COPASO
Colaborar en el buen desarrollo del programa.
Proponer actualizaciones o mejorar la estructura o funcionamiento del programa de
acuerdo con la dinmica particular de cada empresa en coordinacin con ARP Colpatria.
b) Seleccionar los Elementos de Proteccin Personal.
Elaborar una matriz de Elementos de Proteccin Personal por peligros para la organizacin,
con el fn de determinar los EPP requeridos para cada peligro; tomando como base la matriz
de identifcacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de medidas de control y
teniendo en cuenta los resultados de las inspecciones peridicas y dems insumos previos
de la presente gua, as como apoyarse en la gua matriz de EPP segn clasifcacin de
peligros de este programa.
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Elaborar un cuadro en donde se relacionan cada uno de los trabajadores, los peligros a los
que estn expuestos y los Elementos de Proteccin Personal requeridos por cada traba-
jador. (Ver anexo B).
Adems de los aspectos relacionados anteriormente en el anexo B, para la seleccin de los
Elementos de Proteccin Personal es indispensable realizar el estudio completo en el sitio
de trabajo que adems de incluir los peligros propios y derivados de la labor que se ejecuta,
tambin incluya los peligros propios del ambiente de trabajo en donde se ejecuta la labor.
As mismo, es necesario que con el apoyo de los proveedores se realicen pruebas de los
EPP con los usuarios potenciales (trabajadores) y con los supervisores, que permitan a s-
tos emitir un criterio con respecto al EPP y por tanto, contribuir y participar en la seleccin
de los mismos. De igual forma, los proveedores deben brindar asesora tcnica acerca de
los EPP para facilitar y enriquecer el proceso de seleccin de los mismos.
c) Adquirir los Elementos de Proteccin Personal.
Realizar un estudio de costos y elaborar el presupuesto semestral y / o anual segn
la disponibilidad de la empresa para la adquisicin, mantenimiento y reemplazo de los
Elementos de Proteccin Personal.
Elegir un proveedor que certifque la calidad de los EPP en relacin a las normas y regla-
mentaciones aplicables (ver gua legal de requisitos legales vigentes en Colombia para
programas de Elementos de Proteccin Personal y/o Elementos de Proteccin Personal
e identifcacin de normas tcnicas para Elementos de Proteccin Personal en Colom-
bia), que garantice los EPP de acuerdo a la vida til de los mismos y que capacite a los
usuarios de los EPP en cuanto a uso, mantenimiento y disposicin fnal de los mismos.
Por ultimo, solicitar al proveedor los EPP requeridos mediante una orden de compra.
d) Administrar los Elementos de Proteccin Personal (entrega, mantenimiento, reposicin y
disposicin fnal).
Entregar los Elementos de Proteccin Personal a los trabajadores de acuerdo a los peli-
gros a los que estn expuestos durante la ejecucin de sus actividades (esta informacin
se encuentra consignada en el anexo B de seleccin de EPP de esta gua).
A la entrega de cada elemento de proteccin personal, al trabajador se le suministrar
un protocolo de obligatorio cumplimiento por cada EPP recibido, en donde se consignan
las reglas para el uso, cuidado, mantenimiento y los parmetros de inspeccin para cada
uno de ellos y peligros para los cuales sirve de proteccin el elemento relacionado.
Elaborar las hojas de vida de los Elementos de Proteccin Personal entregados a cada
trabajador de acuerdo al anexo C.
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Con base en la informacin de la vida til de cada EPP, la organizacin debe esta-
blecer procedimientos dinmicos que le permitan mantener un stock para garantizar la
reposicin pertinente (que sea el EPP requerido y con las especifcaciones correspondi-
entes) y oportuna (cuando es necesario) de los mismos.
La reposicin de los Elementos de Proteccin Personal debe ser inmediata a la entrega
para disposicin fnal de los mismos, pues se debe garantizar que el trabajador tenga
siempre disponible el elemento necesario para su proteccin personal durante el ejerci-
cio de sus actividades.
La organizacin debe llevar registro de los Elementos de Proteccin Personal que se
devuelven a los proveedores para cambio por garanta.
Cada rea debe llevar un rcord por trabajador de los Elementos de Proteccin Personal
entregados.
Establecer protocolos que permitan estandarizar la disposicin fnal de los Elementos de
Proteccin Personal, segn los materiales que los componen y con base en las recomen-
daciones de los fabricantes.
Quien recibe un Elemento de Proteccin Personal es responsable por el cuidado y man-
tenimiento de ste. As mismo, es responsable por entregarlo al jefe de rea cuando se
realiza la reposicin del mismo para que, por intermedio de l se le d la disposicin fnal
segn corresponda, de acuerdo al tipo de EPP a desechar y al protocolo previamente
establecido.
Al recibir un EPP inservible, el jefe de rea o quien designe la organizacin para desem-
pear esta funcin, debe diligenciar el formato de registro de EPP para disposicin fnal.
(Ver anexo D).
e) Sensibilizar, capacitar y entrenar al personal involucrado en los aspectos relacionados
con los Elementos de Proteccin Personal.
Desarrollar metodologas participativas que permitan a los asistentes entender e interiori-
zar la importancia y los aspectos relevantes de la implementacin del programa.
Se contemplan dos programas de educacin: el bsico que va dirigido en general a todas
las personas de la organizacin y trata temas comunes referentes a los EPP, indepen-
diente de los peligros; y, el especfco que va dirigido, como su nombre lo dice, a grupos
especfcos que tienen como punto en comn los peligros a los que estn expuestos;
tratar un tema defnido, por ejemplo ruido-sordera.
Revisar y exponer las estadsticas de Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional
de la compaa y del sector econmico al cual pertenece (contempladas como requisito
previo), con el fn de explicar al personal que los eventos ATEP (en la organizacin y/o
en otras organizaciones del mismo sector econmico) si bien pueden ser prevenidos por
eliminacin, sustitucin, controles de ingeniera o administrativos, una de las formas a las
cuales puede recurrir una organizacin es en el uso de los EPP para evitar la ocurrencia
de los mismos.
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Dar a conocer a los supervisores y jefes de rea la matriz de Elementos de Proteccin
Personal por peligros para que sean parte activa y contribuyan con los procesos de sen-
sibilizacin, resolucin de dudas e inquietudes y control respecto al uso adecuado de los
EPP en sitios de trabajo.
Dar capacitaciones y entrenamientos iniciales y peridicos acerca del uso, mantenimien-
to e inspeccin de los EPP dirigido a usuarios de los EPP, supervisores y jefes de rea.
Garantizar que los trabajadores nuevos reciban capacitacin y entrenamiento en el uso,
mantenimiento e inspeccin de los EPP a utilizar.
Capacitar a los jefes de rea o a quien la organizacin designe, en lo referente a los pro-
tocolos establecidos para la disposicin fnal de los Elementos de Proteccin Personal,
con el fn de evitar que stos vuelvan a ser utilizados o que representen algn peligro
adicional para los integrantes de la organizacin o para el personal externo a sta.
f) Realizar inspecciones de seguridad peridicas que permitan corroborar el buen uso y
estado de los Elementos de Proteccin Personal.
Elaborar y aplicar listas de verifcacin y chequeo en donde se consignen aspectos
relevantes que permitan determinar el estado de los EPP.
Realizar auditoras con el fn de determinar si el uso que se les da a los EPP es adecuado.
Revisar peridicamente que en las hojas de vida de los EPP estn relacionados los
mantenimientos acorde a los requerimientos sugeridos por los fabricantes o a los re-
querimientos de uso de los Elementos de Proteccin Personal.
Ver anexo E.
g) Evaluar de forma peridica el programa en desarrollo. Con el cumplimiento de este obje-
tivo se cierra el ciclo PHVA y comienza nuevamente con la remisin al plan de accin.
Establecer y analizar indicadores de desempeo que permitan determinar el grado de
cumplimiento de los objetivos propuestos para cada una de las actividades y por tanto
concluir si el personal asignado para el desarrollo de cada una de ellas cumpli con las
funciones correspondientes.
Auditar la calidad de los Elementos de Proteccin Personal suministrados por el
proveedor y con base en esto actualizar los requerimientos tcnicos.
Revisar los registros de asistencia a las pruebas de los EPP realizadas por los proveedores.
Revisar los registros de asistencia a jornadas de sensibilizacin, capacitacin y en-
trenamiento sobre uso, mantenimiento e inspeccin de los Elementos de Proteccin
Personal.
Revisar que en los registros de asistencia a jornadas de sensibilizacin, capacitacin y
entrenamiento, est incluido el personal nuevo.
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Revisar los registros de asistencia a capacitacin sobre protocolos de disposicin fnal de
los EPP y verifcar que quienes asisten a la capacitacin son quienes estn encargados
del proceso.
Verifcar que los protocolos para disposicin fnal de los EPP son adecuados a cada
grupo de EPP y se cumplen (se correlacionan hojas de vida de los EPP, ver anexo C con
las hojas de disposicin fnal, ver anexo D).
Realizar auditoras internas con el fn de verifcar que en las hojas de seleccin de EPP
hay coherencia entre el Elemento de Proteccin Personal defnido (segn asesora tc-
nica y normatividad) y los dems aspectos contemplados en sta (historia ocupacional y
peligros asociados).
Realizar auditoras internas con el fn de verifcar que los EPP utilizados por los traba-
jadores corresponden a lo establecido en el cuadro de seleccin de EPP.
Analizar los resultados de la hoja de control y seguimiento que fueron aplicadas para
determinar el estado de los Elementos de Proteccin Personal.
Analizar los informes de las auditoras realizadas que determinaron el uso de los Elemen-
tos de Proteccin Personal.
Revisar que el presupuesto elaborado para la adquisicin, mantenimiento y reposicin de
EPP sea acorde a los egresos del periodo por los mismos conceptos y que da respuesta
a las necesidades de la organizacin.
Revisar que el presupuesto elaborado es coherente con los Elementos de Proteccin
Personal seleccionados.
Verifcar que las hojas de vida de los EPP estn debidamente diligenciadas para cada
Elemento de Proteccin Personal asignado.
Realizar auditoras internas con el fn de verifcar el correcto desarrollo en el proceso de
reposicin oportuna de los EPP (las fechas de entrega para disposicin fnal, ver anexo
D, deben ser iguales a las fechas de reposicin en las hojas de vida de los EPP, ver
anexo C y las fechas de vida til, ver anexo C, deben ser coherentes con las fechas
de entrega para disposicin fnal, ver anexo D, a menos que haya alguna observacin
relevante que justifque la inconsistencia).
Analizar los resultados de las revisiones realizadas a las hojas de vida de los EPP en
relacin al mantenimiento de los mismos.
Analizar los indicadores de Accidentalidad Laboral y de Enfermedad Profesional, con-
templados en el Programa de Salud Ocupacional de la empresa, relacionarlos y evaluarlos
en relacin a las metas de dicho programa y a las estadsticas de Accidentes de Trabajo
y Enfermedad Profesional del sector econmico al cual pertenece la compaa.
h) Relacionar el programa de gestin de Elementos de Proteccin Personal con otros as-
pectos de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
Incluir los Elementos de Proteccin Personal dentro de los procedimientos seguros de
trabajo como parte esencial y de uso obligatorio.
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Dar a conocer a cada trabajador el (los) procedimiento (s) seguro (s) de trabajo aplicable
(s), haciendo nfasis en el carcter obligatorio del uso de los Elementos de Proteccin
Personal mencionado dentro del (los) mismo (s).
Elaborar formatos a travs de los cuales el trabajador certifca tener conocimiento acerca
del (los) Procedimientos de Trabajo Seguro (PTS) que le competen y a su vez, se com-
promete a utilizar los Elementos de Proteccin Personal.
Sealizar las reas en donde se requiera el uso obligatorio de los Elementos de
Proteccin Personal.
i) Involucrar a los contratistas y subcontratistas en el desarrollo del programa.
Para el cumplimiento de este objetivo se requiere:
Sensibilizar y concientizar al personal de contratistas y subcontratistas sobre la importan-
cia del manejo de los Elementos de Proteccin Personal.
Dar a conocer al personal de contratistas y subcontratistas la matriz de identifcacin de
peligros, valoracin de riesgos y determinacin de medidas de control de la organizacin.
Dar a conocer al personal de contratistas y subcontratistas la matriz de Elementos de
Proteccin Personal por peligros de la organizacin.
Solicitar al personal de contratistas y subcontratistas hacer entrega de los EPP reque-
ridos por su personal, segn las actividades a desarrollar de acuerdo a las matrices de
identifcacin de peligros y de Elementos de Proteccin Personal de la organizacin.
Solicitar la certifcacin de la capacitacin y entrenamiento del personal de contratistas
y subcontratistas en uso, mantenimiento e inspeccin de los Elementos de Proteccin
Personal.
Determinar estrategias de verifcacin y control en cuanto al uso y mantenimiento de los
EPP del personal de contratistas y subcontratistas. (Ver anexo F).
j) Determinar medidas enfocadas a prevenir la ocurrencia de Accidentes de Trabajo a los
visitantes de la organizacin.
Para el cumplimiento de este objetivo se requiere:
Elaborar la gua de seguridad para visitantes. Esta debe incluir informacin clara y
concreta sobre las reas de la empresa acerca de cada una de ellas, proporcionar
precauciones generales de seguridad e indicar los Elementos de Proteccin Personal
de uso obligatorio requerido, acorde a los riesgos de cada rea. A la vez, disponer de
registros (frmados) que den constancia del conocimiento de la gua por parte de los
visitantes.
Disponer de Elementos de Proteccin Personal en cada rea de trabajo, exclusivos para
uso de los visitantes, acordes a los peligros existentes en cada una de ellas.
Mantener disponibles y en buen estado los Elementos de Proteccin Personal para visi-
tantes. As mismo, disponer de los registros de entrega de los mismos. (Ver anexo G).
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Actividad: relacione y describa la (s) actividade (es) necesaria (s) para dar cumplimiento
al requerimiento u objetivo en mencin.
Requisito o insumo: por cada actividad enumerada, relacione los documentos, instru-
mentos, registros, programas, etc., necesarios para su ejecucin.
Recursos: por cada actividad enumerada, liste los recursos necesarios para la ejecucin
de sta (humanos, fnancieros, tcnicos, tecnolgicos, etc.).
Fecha: escriba da, mes y ao designado para la ejecucin de la actividad en mencin.
Responsable: escriba nombres y apellidos de la persona responsable de la ejecucin la
actividad.
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4 VERIFICAR
Realizar seguimientos y mediciones que permitan comprobar que las acciones, mtodos,
procedimientos y procesos implementados dieron respuesta a los objetivos planteados y a
la poltica de la organizacin.
Esta etapa comprende la evaluacin de resultados y el suministro de los informes correspon-
dientes a la alta direccin.
Una manera prctica y efciente de realizar los procesos de verifcacin es a travs de
auditoras internas, estableciendo previamente y teniendo claridad en cuanto a los objeti-
vos, criterios de auditora, listas de verifcacin y chequeo, etc.
Dentro de la etapa de verifcacin, son objeto de la misma:
Registros de asistencia a talleres de sensibilizacin y concientizacin. Se verifca que los
participantes pertenezcan a diferentes niveles y reas de la organizacin.
Confrontar que los Elementos de Proteccin Personal establecidos para un peligro (ma-
triz de EPP) fueron los entregados a los trabajadores expuestos a ste (hoja de vida de
los EPP).
Verifcar que existe coherencia tcnica de los Elementos de Proteccin Personal en
relacin al peligro al que est expuesto el trabajador.
Verifcar que existe coherencia y sinergia entre la historia ocupacional de los trabajadores
con los Elementos de Proteccin Personal suministrados.
Revisar que los Elementos de Proteccin Personal adquiridos y suministrados cumplen
con la legislacin y normas tcnicas colombianas correspondientes.
Verifcar las hojas de vida de los Elementos de Proteccin Personal (que su diligencia-
miento haya sido el adecuado, que sea coherente la probable fecha de reposicin con
la fecha de reposicin real, que estn registrados los mantenimientos, que el tiempo de
vida til registrado sea acorde al estipulado por el fabricante, etc.)
Registros de asistencia a capacitaciones y entrenamientos.
Realizar inspecciones programadas y no programadas durante la ejecucin de las tareas,
con el fn de determinar el uso adecuado y coherente del EPP (incluye a los contratistas
y subcontratistas).
Realizar inspecciones programadas y no programadas para verifcar el mantenimiento
realizado a los Elementos de Proteccin Personal.
Revisar que exista una matriz de Elementos de Proteccin Personal que incluya todos
los peligros posibles, propios de las actividades que se ejecutan y que los EPP determi-
nados para cada uno de ellos, son acordes al mismo.
Constatar que la matriz de EPP por peligros se haya actualizado de acuerdo a los cam-
bios en los procesos, en la tecnologa y a la implementacin de medidas de control (elimi-
nacin, sustitucin o controles de ingeniera).
14
Constatar que la matriz de EPP por peligros se haya actualizado de acuerdo a los cam-
bios en la matriz de identifcacin de peligros.
Analizar los registros de las inspecciones para determinar los resultados de las mismas
y elaborar los informes correspondientes.
Verifcar la existencia y el diligenciamiento correcto de los registros de entrega de Elemen-
tos de Proteccin Personal para los visitantes.
Verifcar que durante el desarrollo del programa, el personal cumpli con las funciones
y responsabilidades asignadas en la etapa de planeacin (se verifcan soportes de las
actividades correspondientes).
Verifcar los registros de conocimiento de la gua de seguridad para los visitantes.
Revisin del presupuesto versus Elementos de Proteccin Personal adquiridos.
Analizar indicadores de accidentalidad y de enfermedad profesional.
Analizar reportes de investigacin de accidentes de la empresa.
Analizar estadsticas de ausentismo.
Elaborar y suministrar informes a la alta direccin sobre los resultados obtenidos y hallaz-
gos encontrados en las verifcaciones realizadas.
5 ACTUAR
Tomar decisiones con respecto a los resultados obtenidos en la etapa de verifcacin.
Determinar acciones tanto preventivas como correctivas en pro de las no conformidades
evidenciadas.
Establecer estrategias tendientes a mantener, mejorar y fortalecer las conformidades
encontradas.
Replantear objetivos.
Reestablecer metas.

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