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Unidad 4 Tema 3. Importancia de los Registros La filosofía del sistema de calidad supone

Unidad 4

Tema 3. Importancia de los Registros

Unidad 4 Tema 3. Importancia de los Registros La filosofía del sistema de calidad supone que

La filosofía del sistema de calidad supone que si las actividades son planeadas, programadas y documentadas, es más fácil repetir una y otra vez los procesos operativos que logran los estándares de calidad deseados.

La importancia de este sistema documental radica principalmente en que se pasa de una cultura oral a una cultura escrita; en que se especifican con claridad los procedimientos de trabajo, las responsabilidades de cada área, los compromisos de calidad, las especificaciones técnicas que deben cubrir los productos o servicios, los métodos de verificación y prueba, así como los registros de ejecución, atención y servicio que se brinda al cliente.

De cada uno de estos factores se obtienen datos estadísticos que sirven para evaluar y controlar el sistema de calidad, por lo que este sistema conduce a un proceso de mejora continua; que evoluciona

evaluar y controlar el sistema de calidad, por lo que este sistema conduce a un proceso
permanentemente desde el interior de la empresa hacia afuera, trayendo por consecuencia un círculo virtuoso

permanentemente desde el interior de la empresa hacia afuera, trayendo por consecuencia un círculo virtuoso en el que cada vez se encadenan más empresas y mejoran la calidad de sus productos o servicios. (Guías empresariales, s.f.)

En la gestión de la calidad se pretende recoger y ordenar los datos que suministren una información más comprensible a los fines previstos, utilizando instrumentos como los sistemas de registros. En calidad se entiende por registro, el documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.

Un eficiente control de gestión en las empresas exige información sobre distintos aspectos de las mismas, producto de hechos y acontecimientos que se generan a lo largo de los procesos productivos y comerciales.

La calidad y cantidad de los datos, hechos y acontecimientos difícilmente pueden ser retenidos por la memoria, esta facultad humana sufre lo que se denomina en sicología como "ley del olvido", que implica la pérdida de capacidad de retención de información en función del transcurso del tiempo. Es por ello, que a esa memoria subjetiva se le debe oponer una memoria objetiva, que está representada por los sistemas de registros y de esta forma se almacenen datos que serán de suma utilidad a las unidades decisorias.

datos que serán de suma utilidad a las unidades decisorias. Si bien los sistemas de registros

Si bien los sistemas de registros son valiosos en una correcta gestión empresarial, en la mayoría de los casos se observa que productores y técnicos no hacen uso de ellos. Investigaciones al respecto permiten concluir sobre la existencia de dos situaciones; aquellos que desconocen la existencia de los sistemas de registros y otros que conociéndolos no lo usan porque no les han dado respuesta a sus

la existencia de los sistemas de registros y otros que conociéndolos no lo usan porque no
necesidades, evaluando que los costos medidos en tiempo, son superiores a los beneficios otorgados por

necesidades, evaluando que los costos medidos en tiempo, son superiores a los beneficios otorgados por estos.

En la segunda situación los principales argumentos que se utilizan, es el de ser demasiados complejos, incompletos, excesivos o repetitivos en información, es decir mal diseñados. Dando por entendido que estas situaciones tiene su razón de ser en la forma rígida y estructurada en que técnicos y productores recibieron información o fueron capacitados sobre el uso de sistemas de registros.

En estas formaciones se pierden de vista que cada empresa agropecuaria es un sistema dinámico en continua evolución, lo que lo hace diferente no solo a otros sistemas, sino también a si mismos; los objetos que se persiguen, es brindar información comprensible y útil destinada a mejorar las capacidades administrativas.

Debe entenderse que no existe un sistema de registros que se adapte a cada tipo de empresa; y la clase y amplitud de estos deberán adaptarse a cada situación en particular considerando entre otros aspectos: información que se requiere, organización de las empresas, nivel de capacitación, grado de motivación y colaboración que se tenga.

La confección de un sistema de registros para el control debería considerar entre otros puntos:

¿Cuál es la información que se pretende obtener para efectuar un determinado análisis?

¿Qué datos falta por recoger para obtener esta información?

¿La necesidad de adaptar el diseño y complejidad a las situaciones particulares de cada unidad de observación y del observador?

de adaptar el diseño y complejidad a las situaciones particulares de cada unidad de observación y
En síntesis para una gestión más eficiente es necesario tener información en calidad y cantidad

En síntesis para una gestión más eficiente es necesario tener información en calidad y cantidad que permitan orientar en forma correcta las decisiones que se toman, siendo fundamental el uso de registros como memoria objetiva. En este sentido es necesario no solo entender la importancia de los mismos sino también, desarrollar la capacidad para diseñarlos y ponerlos en práctica.

Para este último aspecto la empresa debe diseñar una serie de plantillas que estén a disposición de quienes desarrollan cada actividad, con el fin de que el sistema de registros para el control de gestión de las empresas permitan al administrador, vigilar el proceso de la empresa e identificar problemas que puedan requerir ajustes o cambios en el plan de las decisiones tomadas. (Agrobit, s.f.)

Ejemplo de algunos registros:

Registro de las especificaciones

La entrega de especificaciones técnicas de los procesos o servicios son el modo en que el cliente indica al proveedor qué tipo de servicios o procesos necesita, definiendo tolerancias, y demás especificaciones que servirán de guía para el proveedor.

Al llevar un registro y control adecuado de estos requerimientos, se puede revisar en todo momento que se está produciendo con exactitud lo que requiere el cliente. Además, estos registros serán la base para aclarar cualquier duda o controversia que surja con el cliente, respecto a los requisitos acordados para el proceso de elaboración.

duda o controversia que surja con el cliente, respecto a los requisitos acordados para el proceso
 Inspección y prueba del proceso o servicio  La inspección y prueba tienen como

Inspección y prueba del proceso o servicio

La inspección y prueba tienen como fin verificar que los servicios o procesos realizados cumplen con los requisitos especificados por los clientes, por lo que su beneficio más claro es garantizar para ambas partes, que la prestación del servicio está cumpliendo con los requerimientos acordados. Pero además de ello el proveedor puede obtener información valiosa sobre la eficiencia de su operación.

información valiosa sobre la eficiencia de su operación. Pruebas En primer lugar, debe establecerse en el

Pruebas

En primer lugar, debe establecerse en el contrato las mediciones a realizar, los métodos que se seguirán, y el equipo y parámetros que se utilizarán.

En segundo término, debe tenerse especial cuidado en el mantenimiento y calibración contra patrones de unidad de medida, certificados de los equipos de inspección, medición y pruebas, los cuales deben regisatrarse. Por último, es indispensable establecer un sistema para identificar el estado de inspección y prueba de todos los productos o procesos, así como usar técnicas estadísticas para planear, controlar y hacer seguimiento de la calidad. (Guías empresariales, s.f.)

como usar técnicas estadísticas para planear, controlar y hacer seguimiento de la calidad. (Guías empresariales, s.f.)
Referencias  Agrobit. ( s.f .). Sistemas de registros . Consultado el 15 de marzo

Referencias

Agrobit. (s.f.). Sistemas de registros. Consultado el 15 de marzo de 2013, en

Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 15 de marzo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/

Guías empresariales. (s.f.). Calidad. Consultado el 16 de marzo de 2013, en

Control de documento

 

Nombre

Cargo

Dependencia

Fecha

 

Lina Lorien

 

Centro de Gestión Agroempresarial del Oriente Regional Santander

Diciembre

Revisión

Rivera Cruces

Instructor virtual

de 2012

Adaptación

Paola Andrea

Bobadilla

Guionista -

Línea de

Centro Agroindustrial Regional Quindío

Marzo de

2013

Gutiérrez

producción

Guionista - Línea de Centro Agroindustrial Regional Quindío Marzo de 2013 Gutiérrez producción