Gua de Visio 2007 para principiantes

No se deje engaar por la primera impresin. Microsoft Office Visio 2007 es mucho ms fcil de usar de lo que parece. Para empezar, slo hace falta conocer algunos pasos y trminos bsicos. En poco tiempo, ser capaz de convertir una pgina en blanco en un excelente dibujo que refleje exactamente lo que pretende representar.

En este artculo

Para qu sirve Visio? Crear un dibujo en 3 pasos bsicos Qu son las formas, galeras de smbolos y plantillas de Visio? Y ahora qu?

Para qu sirve Visio?

Visio se utiliza para crear una gran variedad de dibujos, desde diagramas de red hasta calendarios y desde diseos de oficina hasta diagramas de flujo. Para obtener informacin sobre los numerosos tipos de dibujo que Visio puede ayudarle a realizar, vea Cmo se puede saber para qu es cada plantilla de Visio?

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Crear un dibujo en 3 pasos bsicos

Hay numerosos tipos de dibujo en Visio pero, en casi todos los casos, puede seguir los mismos pasos bsicos para crearlos: 1. Elegir y abrir una plantilla. 2. Arrastrar y conectar formas. 3. Agregar texto a las formas. En los pasos siguientes se muestra cmo crear un diagrama de flujo bsico. Para obtener informacin sobre cmo usar toda la gama de plantillas y caractersticas de Visio, visite el sitio Web de la Ayuda de Visio y de Microsoft Office Online:

Pgina principal de Ayuda y procedimientos de Visio 2007 Formacin de Visio 2007 Demostraciones de Visio 2007

Paso 1: elegir y abrir una plantilla

1. Inicie Visio 2007. 2. En la lista Categoras de plantillas, haga clic en Diagrama de flujo. 3. En la ventana Diagrama de flujo, bajo Plantillas destacadas, haga doble clic en Diagrama de flujo bsico.

Cuando se abre una plantilla, tambin se abren las formas que se necesitan en colecciones denominadas galeras de smbolos. Las galeras de smbolos que se abren con la plantilla Diagrama de flujo bsico son Formas de flecha, Fondos y Formas para diagramas de flujo bsicos.

Paso 2: arrastrar y conectar formas

Para crear un dibujo, lo nico que debe hacer es arrastrar formas desde las galeras de smbolos hasta la pgina de dibujo en blanco y conectarlas. Hay numerosas maneras de conectar las formas, pero de momento use la ms rpida: arrastre las formas unas encima de otras para conectarlas automticamente mediante Autoconexin. Para obtener ms informacin, vea Agregar y pegar conectores mediante Autoconexin.

1. Arrastre la primera forma desde la galera de smbolos Formas para diagramas de flujo bsicos hasta la pgina de dibujo y, a continuacin, suelte el botn del mouse (ratn).

2. Arrastre la segunda forma encima de la primera de modo que se muestren las flechas azules pero no suelte an el botn del mouse.

3. Sin soltar el botn del mouse, site el puntero encima de la flecha azul que apunte hacia el lugar donde desee colocar la segunda forma.

4. Ahora, suelte el botn del mouse. Las formas quedan conectadas y la primera forma apunta a la segunda forma.

5. Siga con la creacin del dibujo repitiendo los pasos 2 a 4.

Paso 3: agregar texto a las formas

Si bien algunos dibujos reflejan por s mismos la idea que se desea representar, en muchas ocasiones resulta til y a veces necesario agregar texto a las formas. Hay muchas maneras de agregar texto a las formas pero, de momento, use la ms sencilla. Si desea obtener informacin sobre las otras maneras de agregar texto a las formas, vea Agregar datos a las formas y Agregar datos importados a las formas. Agregar texto directamente a la forma 1. Haga doble clic en la forma.

2. Empiece a escribir.

3. Cuando termine de escribir, haga clic en un rea en blanco de la pgina de dibujo.

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Qu son las formas, galeras de smbolos y plantillas de Visio?

Ya las hemos mencionado pero un conocimiento ms exhaustivo de las formas, galeras de smbolos y plantillas de Visio facilitar en gran medida el uso de esta aplicacin.

Formas
Las formas de Visio son imgenes previamente diseadas que se arrastran hasta la pgina de dibujo: son los componentes bsicos de los dibujos.

Cuando se arrastra una forma desde una galera de smbolos hasta la pgina de dibujo, la forma original, que se denomina forma de patrn, se queda en la galera de smbolos. La forma que se coloca en el dibujo es una copia, tambin denominada instancia, de esa forma de patrn. Desde la mayora de las galeras de smbolos de Visio se pueden arrastrar hasta el dibujo tantas instancias de la misma forma como se desee.

Las formas de Visio se pueden usar y personalizar de numerosas maneras, pero ya se pueden lograr muy buenos resultados con slo los mtodos ms populares y algunas caractersticas especiales. Personalizar formas in situ Hay miles de formas de Visio e innumerables maneras de usarlas y personalizarlas. Las acciones ms comunes que se realizan con las formas implican caractersticas incorporadas en las propias formas. Las indicaciones visuales le ayudan a encontrar y usar rpidamente esas caractersticas.

Controladores de rotacin Los puntos de color verde brillante situados encima de las formas se denominan controladores de rotacin. Arrastre un controlador de rotacin hacia la derecha o izquierda para girar la forma. Flechas de conexin azules para la autoconexin

Las flechas de conexin de color azul claro ayudan a conectar fcilmente las formas, tal y como se ha mostrado en la seccin anterior Crear un dibujo en 3 pasos bsicos. No obstante, existen varias formas de usar la autoconexin. Para obtener ms informacin, vea Agregar y pegar conectores mediante Autoconexin. Controladores de seleccin para cambiar el tamao de las formas Puede usar los controladores de seleccin de color verde brillante para cambiar el alto y el ancho de una forma. Haga clic en un controlador de seleccin situado en una esquina de la forma y arrstrelo para ampliar la forma sin cambiar sus proporciones. O bien, haga clic en un controlador de seleccin lateral de la forma y arrstrelo para aumentar el alto o el ancho de la forma.

Caractersticas especiales de las formas de Visio Las formas de Visio son mucho ms que meras imgenes o smbolos.
Las formas pueden contener datos

Cada forma puede asociarse a datos. Los datos se pueden agregar de varias maneras a las formas. Para obtener ms informacin, vea Agregar datos a las formas y Agregar datos importados a las formas. De momento, slo vamos a describir cmo se ven o se muestran los datos despus de agregarlos. Despus de agregar datos a una forma, stos no se muestran en el dibujo de manera predeterminada. La manera ms sencilla de ver los datos es seleccionar la forma y, a continuacin, abrir la ventana Datos de formas, tal como se muestra en la siguiente ilustracin.

Si desea mostrar los datos de muchas formas a la vez, puede usar la caracterstica Grficos de datos. En la siguiente ilustracin se muestran los datos de dos rboles a la vez. Para obtener ms informacin sobre el uso de Grficos de datos, vea Mejorar los datos con grficos de datos.

Nota La caracterstica Grficos de datos slo est disponible en Microsoft Office Visio Professional 2007.
Formas con un comportamiento especial

Hay demasiadas formas de Visio con un comportamiento especial como para nombrarlas todas, pero a continuacin figuran algunos ejemplos. Por ejemplo, se puede estirar la forma Personas para que se muestren ms personas, o bien, estirar la forma Flor que crece para indicar el crecimiento.

En la siguiente ilustracin se muestra cmo se puede medir el tamao de una forma en una pgina usando una forma de cota especial diseada para medir otras formas. (Las formas de cota slo estn disponibles en Office Visio Professional 2007.)

A continuacin figura una forma Grfico circular de la galera de smbolos Formas para grficos. Puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la forma para definir el nmero de sectores y el porcentaje representado por cada sector.

Sugerencia Una excelente manera de comprobar lo que una forma puede hacer es hacer clic en ella con el botn secundario del mouse y ver si hay comandos especiales en su men contextual.

Galeras de smbolos
Las galeras de smbolos de Visio contienen colecciones de formas. Las formas en cada una de las galeras de smbolos tienen algo en comn. Las formas pueden ser una coleccin de formas que se necesitan para crear un tipo de diagrama concreto, o bien, varias versiones distintas de la misma forma. En la siguiente ilustracin, la galera de smbolos Formas para diagramas de flujo bsicos contiene formas para diagramas de flujo comunes; la galera de smbolos Fondos contiene varios fondos. Incluso existe la posibilidad de crear una galera de formas propia con sus formas favoritas. Para obtener informacin sobre cmo crear una galera de smbolos propia, vea Crear una nueva galera de smbolos.

Las galeras de smbolos aparecen en la ventana Formas. Cuando se abren las galeras de smbolos, se acoplan automticamente en la ventana Formas, unas encima de otras. Haga clic en la barra de ttulo de una galera de smbolos para que aparezca como primera de la pila. La galera de smbolos anteriormente situada en la primera posicin de la pila se mueve a la parte inferior de la ventana Formas.

Abrir cualquier galera de smbolos de Visio Cada plantilla se abre con las galeras de smbolos necesarias para crear un tipo de dibujo determinado. Sin embargo, puede abrir cualquier otra galera de smbolos en cualquier momento. 1. En el men Archivo, elija Formas, elija la categora que desee y, a continuacin, haga clic en el nombre de la galera de smbolos que desee usar. 2. Repita el paso 1 para cualquier otra galera de smbolos que desee abrir.

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Plantillas
Las plantillas de Visio son un poco ms difciles de describir porque no se trata de una sola configuracin sino de una coleccin de configuraciones. Una plantilla de Visio combina una pgina de dibujo en blanco con cualquier combinacin de los siguientes elementos: Galeras de smbolos con las formas necesarias para crear un tipo de dibujo concreto Por ejemplo, la plantilla Diagramas y grficos se abre con una galera de smbolos llena de formas rpidas y fciles para crear diagramas y grficos.

Tamao de cuadrcula y medidas de regla apropiados Algunos dibujos requieren una escala especial. Por ejemplo, la plantilla Plano de emplazamiento se abre con una escala en la que 1 pulgada es igual a 1 pie.

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Mens especiales Algunas plantillas tienen caractersticas nicas que se encuentran en mens especiales. Por ejemplo, cuando se abre la plantilla Calendario, aparece el men Calendario en la barra de mens principal. El men Calendario se puede usar para configurar el calendario o importar datos de Microsoft Office Outlook en el calendario.

Asistentes que ayudan con tipos de dibujo especiales En algunos casos, cuando se abre una plantilla de Visio, aparece un asistente para ayudarle a iniciar debidamente el dibujo. Por ejemplo, la plantilla Plano de espacio se abre con un asistente que ayuda a configurar la informacin referente a las salas y al espacio.

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Y ahora qu?
A continuacin figuran algunas sugerencias para familiarizarse an ms con Visio.

Obtener ayuda para crear un dibujo ms complejo

Para muchas de las plantillas de Visio, basta con seguir los pasos descritos en la seccin Crear un dibujo en 3 pasos bsicos. Sin embargo, para las plantillas ms complejas, se recomienda leer el artculo correspondiente a la plantilla en cuestin. 1. En el men Ayuda de Visio, haga clic en Ayuda de Microsoft Office Visio.

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2. En la ventana Ayuda, haga clic en el botn Mostrar tabla de contenido.

3. En la ventana Tabla de contenido, haga clic en la categora correspondiente al dibujo que desee crear.

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Sugerencia Encontrar todo tipo de informacin en la Ayuda de Visio si dedica unos minutos a explorarla.

Descubrir la gran variedad de plantillas de Visio

Segn la edicin de Visio que utilice, dispondr de entre 25 (para Microsoft Office Visio Standard 2007) y 64 (para Office Visio Professional 2007) plantillas. Para obtener ms informacin sobre estas plantillas, examine la pantalla Introduccin, que se abre automticamente cuando se inicia Visio. Haga clic en las diversas categoras y, a continuacin, haga clic en las miniaturas de plantilla para ver versiones ms grandes y una breve descripcin de las plantillas.

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Examinar las galeras de smbolos

Abrir la lista de galeras de smbolos es una excelente manera de obtener ms informacin sobre la enorme variedad de formas disponibles, pero explorar algunas de esas galeras de smbolos es un enfoque incluso mejor. Ni siquiera hace falta abrir un diagrama: haga simplemente clic en Formas en el men Archivo y, a continuacin, vaya a la galera de smbolos que desee abrir.

Examinar los mens

Abrir los mens es otra manera de hacerse rpidamente una idea de lo que se puede hacer en Visio. Los mens Ver, Datos y Forma son los tres mens ms populares.

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El men Ver contiene todas las ventanas especiales para los dibujos de Visio as como los comandos para activar y desactivar las guas visuales, como la cuadrcula de dibujo. El men Data contiene los comandos para las caractersticas avanzadas, como importar y mostrar datos. stas son algunas de las caractersticas ms eficaces disponibles en Visio. El men Forma contiene los comandos para orientar las formas y los conectores en los dibujos.

Recuerde: para obtener ms informacin sobre cmo empezar a trabajar con Visio y usar las plantillas de Visio, puede visitar el sitio Web de Ayuda y procedimientos de Visio 2007 en Office Online. Contiene los cursos de formacin, demostraciones, grupos de discusin e informacin de producto ms actualizados, as como todos los artculos de la Ayuda.

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