UNIVERSIDAD NACIONAL SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO

EMPRESA CONSTRUCTORA BL E.I.R.L

INFORME DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
AUDITORIA ADMINISTRATIVA

2014
INTEGRANTES: APOLINARIO OROPEZA AMADO ESPINOZA MENA CINTYA GISSELA MAGUIA MARCOS JHONATAN MEJIA DEXTRE EMPERATRIZ JHOANA NORABUENA MEJIA ELIZABETH
EMPRESA CONSTRUCTORA BL E.I.R.L.

INFORME DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

PRACTICADO: 10/02/2014 al 23/02/2014 Actividad Revisin y aprobacin del plan de evaluacin del control interno. Recabacin de informacin inicial. Elaboracin de instrumentos de medicin. Recoleccin de datos de las fuentes de informacin. Anlisis de datos obtenidos. Contrastacin de informacin. Elaboracin de informe de auditora. A EVALUAR: Control Interno Tiempo en Das (FEBRERO) 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

EQUIPO DE AUDITORA:

Gerente de Auditoria Supervisor Auditores

: : : -

MEJIA DEXTRE, Emperatriz Jhoana ESPINOZA MENA, Cintya Gissela

APOLINARIO OROPEZA, Amado MAGUIA MARCOS, Jhonatan NORABUENA MEJIA, Elizabeth

Huaraz, 23 de Febrero del 2014

SINTESIS GERENCIAL

El entorno organizacional de LA EMPRESA CONSTRUCTORA BL E.I.R.L. no tienen en claro la importancia de la prcticas de valores, conductas y reglas apropiadas, siendo la gerencia administrativa encargada de dar a conocer ese tipo de informacin a los colaboradores en el proceso de induccin a la empresa, siendo este un aspecto importante para generar una cultura de control interno eficiente. La Gerencia General manejan un monitoreo de forma emprica y carente de los instrumentos adecuados para este tipo de trabajo, aparte que no se cuenta con especialistas en riegos. La empresa no cuenta con con los documentos de gestin que son de importancia en una organizacin ya que no le prestan demasiada importancia, se enfocan ms a la parte operativa de la empresa. De acuerdo a su Estructura organizacional las funciones de los trabajadores no estn debidamente especificadas y mucho menos plasmadas en un documento para su divulgacin, hay una duplicidad y hasta ausencia de funciones. Las relaciones de informacin, se ha dado de manera informal la comunicacin de cules son sus deberes y funciones de cada trabajador.. La auditora practicada a la Empresa Constructora BL E.I.R.L., realizado inicialmente a todas las reas, para posteriormente identificar en qu reas se encuentran ms deficiencias. Para el presente trabajo se tom en cuenta un rea: el rea de administracin

Contenido
I. ANTECEDENTES .................................................................................................................... 6 1.1. Datos de la Empresa................................................................................................................... 6 MISION........................................................................................................................................... 7 VISION ........................................................................................................................................... 7 POLITICAS DE LA EMPRESA .................................................................................................... 8 FILOSOFIA .................................................................................................................................... 8 SEGURIDAD .................................................................................................................................. 8 1.2. Origen .......................................................................................................................................... 9 1.3. Objetivos ..................................................................................................................................... 9 1.4. Alcance ........................................................................................................................................ 9 II. III. BASE LEGAL ..................................................................................................................... 10 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ........................................ 13

3.1 ......................................................................................................Error! Bookmark not defined. 3.2 ......................................................................................................Error! Bookmark not defined. 3.3 ACTIVIDADES DE CONTROL ......................................................................................... 16 Segregacin de funciones ............................................................................................................ 16 Evaluacin Costo-Beneficio ........................................................................................................ 16 Controles sobre el acceso a los recursos o archivos .................................................................. 17 Verificaciones y conciliaciones ................................................................................................... 17 Evaluacin de desempeo ........................................................................................................... 17 Rendicin de cuentas................................................................................................................... 17 Documentacin de procesos, actividades y tareas .................................................................... 17 Revisin de Procesos, actividades y tareas ................................................................................ 17 Controles para las tecnologas de Informacin y comunicaciones .......................................... 18 3.4. INFORMACIN Y COMUNICACIN ........................................................................... 18 Funciones y caractersticas de la informacin .......................................................................... 18 Informacin y responsabilidad .................................................................................................. 18 Calidad y suficiencia de la informacin .................................................................................... 18 Sistemas de informacin ............................................................................................................. 19

Archivo Institucional .................................................................................................................. 19 Comunicacin interna y externa ................................................................................................ 19 Canales de comunicacin ............................................................................................................ 19 3.5. SUPERVISIN .................................................................................................................... 19 Actividades de prevencin y monitoreo .................................................................................... 19 Seguimiento de resultados .......................................................................................................... 20 Compromiso de mejoramiento................................................................................................... 20 IV. ANALISIS DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO .......................... 20

4.1 Ambiente de Control ............................................................................................................. 20 4.3. ACTIVIDAD CONTROL GERENCIAL ........................................................................... 22 V. ASPECTOS A IMPLEMENTAR .......................................................................................... 23

5.1. Ambiente de Control ................................................................................................................ 23 5.2. Evaluacin de Riesgos .......................................................................................................... 24 5.3. Actividad Control Gerencial ............................................................................................... 24 5.4. Informacin y Comunicacin .............................................................................................. 24 VI. VII. VIII. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 25 RECOMENDACIONES ..................................................................................................... 25 ANEXOS .......................................................................................................................... 26

8.1. LISTAS DE VERIFICACIN ............................................................................................... 26 8.2. ENCUESTAS ......................................................................................................................... 26 8.3. FODA ..................................................................................................................................... 26 8.4. DIAGRAMA CAUSA - EFECTO ......................................................................................... 27

I.

ANTECEDENTES 1.1. Datos de la Empresa

Empresa Constructora BL E.I.R.L. RUC 20534100818 Domicilio Legal Jr. Guzmn Barrn N 344, Distrito de Independencia, Provincia de Huaraz, Departamento de Ancash.

Es una Empresa que se constituye en el ao 2008 de la mano de profesionales con amplia experiencia en el sector de la construccin y desde sus inicios centra sus actividades en el campo del estudio y coordinacin de los trabajos derivados de la construccin y consultara de obras. El equipo humano de la Empresa Constructora BL E.I.R.L. est integrada por Profesionales, Tcnicos, Personal de Administrativo y de Obras comprometidos en su trabajo y en el proyecto comn. Tambin contamos con un gran nmero de colaboradores externos seleccionados con amplio criterio y por su gran trayectoria en Estudios de Arquitectura, Ingeniera Elctrica, Sanitario entre Otros. En la Empresa Constructora BL E.I.R.L. Realizamos la Gestin Integral o Parcial de los proyectos constructivos. Ello indica que nos responsabilicemos de la realizacin de los proyectos, el adecuado presupuesto de los trabajos de Coordinacin, Direccin y Ejecucin as como todos los trmites de legalizacin y permisos que se derivan en ellos por tanto ofrecemos: Construccin de Edificios Completos Construccin de Obras Viales. Construccin de Obras de Saneamiento. Construccin de Obras de Irrigacin. Construccin de Obras de Represamiento.

 Consultara, Asesora, Elaboracin de proyectos y estudios de Ingeniera Civil. Ingeniera sanitaria, Agrcola y Otros. Ejecucin y/o Supervisin de Proyectos Civiles Sanitarios e Infraestructura de Riesgo. Levantamientos geogrfico. Alquiler de Equipos, Maquinarias pesadas y livianas. Venta de Materiales de Construccin de artculos de Ferretera en General. Topogrficos, Catastrales y Sistema de informacin

Nos ponemos a disposicin para cualquier consulta, para asesorarle u ofrecerle soluciones en todo lo referente al proceso desde tipo de materiales, soluciones concretas, etc. MISION Ejercer un liderazgo en el mercado de la construccin, innovando en metodologa de trabajos y administracin y bsqueda de nuevos mercados. Desarrollar un ambiente de trabajo que incentive el crecimiento integral de las personas que integran sus organizaciones. Rentabilizar cada proyecto para invertir en tecnologa y recursos que permitan seguir garantizando el cumplimiento en calidad, precios y plazos de futuras obras.

VISION Participar activamente en el desarrollo de la infraestructura del Per y en especial en la Regin de Ancash, construyendo las obras necesarias para su crecimiento. Ser un aporte en la construccin de la infraestructura pblica, hidroelctrica, sanitaria, industrial, minera entre otros. Priorizar la satisfaccin de las necesidades de nuestros clientes.

POLITICAS DE LA EMPRESA Poltica de Calidad. Poltica de Medio Ambiente. Poltica de Prevencin de Riesgos Laborales. Poltica de Gestin tica Empresarial. Poltica de Responsabilidad Social.

FILOSOFIA En la Empresa Constructora BL E.I.R.L. Queremos ser un referente tico y profesional, ofreciendo una construccin responsable y eficaz y adecundonos a las necesidades de nuestros clientes. El profundo conocimiento del sector pblico y de las necesidades de cada tipo de industria nos permite optimizar los proyectos, construyendo obras singulares y funcionales; cuidando el nivel ambiental, esttico de los mismos, con la racionalizacin adecuada de costos.

SEGURIDAD Las acciones en este mbito persiguen una mejora permanente de la condiciones de trabajo en todos los departamentos que componen nuestra empresa. Creceremos firmemente en las necesidades de prevenir las hipotecas, situaciones de riesgo, con el fin de erradicar los accidentes de trabajo antes de que estos puedan producirse. Entendemos la importancia que supone a este respecto la realizacin de compaas informativas entre nuestros trabajadores ya que, al ser una problemtica que afecta todos, es necesario la participacin activa en todos los niveles y fases de procesos de produccin. Esto se consigue en la implantacin de un sistema de gestin de la prevencin y salud laboral de acuerdo con las posibilidades que nos ofrecen las nuevas tecnologas, el estricto cumplimiento de la ley, el establecimiento de una normativa interna propia de nuestra empresa.

1.2. Origen

La evaluacin del control interno dentro de la Empresa Constructora BL E.I.R.L. es de origen tcnico - practico ya que podremos en prctica los conocimientos que a travs de nuestros docentes hemos ido adquiriendo en el Curso de Auditoria Administrativa y de esta manera poder complementar la formacin integral que hemos recibido como futuros profesionales en Administracin.

1.3. Objetivos

General: Evaluar el control interno en la Empresa Constructora BL E.I.R.L, especficamente el rea de administracin

Especficos: Evaluar el componente del ambiente de control. Evaluar el componente de evaluacin de riesgos. Evaluar el componente de actividades de control gerencial. Evaluar el componente de informacin y comunicacin. Evaluar el componente de supervisin.

1.4. Alcance El rea donde desarrollaremos nuestro trabajo es el en rea de administracin de la Empresa Constructora BL E.I.R.L

II.

BASE LEGAL Ley de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada Ley N 21621 CAPITULO I Disposiciones Generales

Artculo 1.- La Empresa Individual de Responsabilidad Limitada es una persona jur-dica de derecho privado, constituida por voluntad unipersonal, con patrimonio propio distinto al de su Titular, que se constituye para el desarrollo exclusivo de actividades econmicas de Pequea Empresa, al amparo del Decreto Ley N 21435;

Artculo 2.- El patrimonio de la Empresa est constituido inicialmente por los bienes que aporta quien la constituye. El valor asignado a este patrimonio inicial constituye el capital de la Empresa.

Artculo 3.- La responsabilidad de la Empresa est limitada a su patrimonio. El Titular de la Empresa no responde personalmente por las obligaciones de sta, salvo lo dispuesto en el artculo 41.

Artculo 4.- Slo las personas naturales pueden constituir o ser Titulares de Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada. Para los efectos de la presente Ley, los bienes comunes de la sociedad conyugal pueden ser aportados a la Empresa considerndose el aporte como hecho por una persona natural, cuya representacin la ejerce el cnyuge a quien corresponde la administracin de los bienes comunes. Al fenecer la sociedad conyugal la Empresa deber ser adjudicada a cualquiera de los cnyuges con capacidad civil, o de no ser posible, deber procederse de acuerdo a los incisos b) y c) del art-culo 31.

Artculo 5.- Cada persona natural slo puede ser T-tular de una Empresa. Rec-procamente, cada Empresa slo puede ser constituida por una persona natural capaz, y slo puede ser transferida a una persona natural capaz.(*) Artculo 5.-Cada persona natural podr ser titular de una o ms Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada.

Artculo 6.- Cuando por derecho sucesorio varias personas adquiriesen en conjunto los derechos del Titular de una Empresa, se proceder en la forma dispuesta en el Cap-tulo IV de la presente Ley.

Artculo 7.- La Empresa tendr una denominacin que permita individualizarla, seguida de las palabras Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, o de las siglas E.I.R.L..

No se podr adoptar una denominacin igual a la de otra Empresa preexistente. La accin para obtener la modificacin de la denominacin igual debe seguirse ante el Juez del domicilio de la Empresa demandada, tramitndose conforme al procedimiento sealado para los incidentes. Contra lo resuelto por la Corte Superior no hay recurso de nulidad. Artculo 7 A.- El que participe en la constitucin de una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada o realice una modificacin estatutaria que importe un cambio de denominacin tiene derecho a solicitar la reserva de preferencia registral de denominacin por un plazo de 30 d-as hbiles, vencido el cual caduca de pleno derecho.

Artculo 8.- La Empresa, cualquiera que sea su objeto es de duracin indeterminada y tiene carcter mercantil.

Artculo 9.- En todo lo que no est previsto en la Escritura de Constitucin de la Empresa o en los actos que la modifiquen, se aplicarn las disposiciones que establece la presente Ley, no pudiendo estipularse contra las normas de sta.

Artculo 10.- La Empresa debe ser constituida en el Per, y tener su domicilio en territorio peruano quedando sometida a la jurisdiccin de los tribunales del Per.

Es Juez competente para conocer de las acciones que se sigan contra una Empresa, el del domicilio inscrito en el Registro Mercantil.

Artculo 11.- En la correspondencia de la Empresa se indicar su denominacin, su domicilio y los datos relativos a su inscripcin en el Registro Mercantil.

Artculo 12.- Las publicaciones ordenadas en esta Ley sern hechas en el peridico encargado de la insercin de los avisos judiciales del lugar del domicilio de la Empresa.

Decreto Ley N 830, sobre el cdigo tributario.

Decreto Ley N 824, sobre el Impuesto a la Renta

Decreto Ley N 825, sobre los Impuestos a las Ventas y Servicios.

Resolucin exenta N 142 de 2005, dispone cambio de sujeto total de derecho del IVA en actividad de la construccin o contribuyentes que indica.

Ordenanza Municipal XXXXX LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO

III.

EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

3.1. Ambiente de

control

Filosofa de la Direccin En la constructora el gerente es quien se encarga de dirigir, supervisar (sea de forma emprica), avocar en sus trabajadores el cumplimiento eficiente de sus funciones y las normas de conducta, prestando atencin a las dudas y sugerencias que puedan tener, mostrando inters y predisposicin por un control dentro de la empresa.

Integridad y valores ticos El gerente tiene conocimiento de los valores que deben tener los colaboradores de la empresa, siendo estos la puntualidad, compromiso con la empresa, responsabilidad, honestidad, respeto y calidad del servicio. No obstante slo se transmiten de manera verbal y no a travs de documentos de gestin, siendo estos mecanismos de control importantes para controlar cualquier desviacin a las reglas establecidas y la aplicacin de sanciones para corregir las conductas indeseadas, asi el gerente

expresara que tenan muy poco problemas respecto a valores dentro de empresa, ya que es una empresa familiar.

Administracin Estratgica Dentro de la empresa no se cuenta con un Manual de organizacin y funciones slo se delimitan las funciones de forma verbal, ocasionando en algunos casos la usurpacin de cargos ya que la asistente de la gerente de administracin es quien se encarga de las funciones de su jefa, siendo indispensable la presencia de ella, adems se est obviando el uso de documentos de gestin importantes como el ROF, CAP, manual de procedimientos que podran contribuir a la adecuada administracin de la empresa.

Inexistencia de planes estratgicos, tcticos y operacionales dentro de la empresa, que muestre los objetivos y/o metas para cada nivel de la organizacin, ms al

contrario las metas son exclusivamente econmicas ya que prestan mas importancia a la funcin operativa de la empresa.

Estructura Orgnica La estructura que actualmente posee la empresa no es formal ni compleja, estando slo dividida por cinco reas, dada las funciones de cada gerente pero sin especificar de los rganos de apoyo (secretaria, asistente, etc), tampoco se cuenta con documentos que delimiten y especifiquen de forma escrita y objetiva las responsabilidades de cada colaborador, adems se pudo apreciar que la mayora de puestos de confianza son ocupados por familiares del gerente.

Administracin de los Recursos Humanos El contrato del personal es por recomendacin y no de carcter publico, segn el gerente por ello es que la empresa no cuenta con un proceso de seleccin preestablecido y formal, en el cual se refiera las descripciones y especificaciones de cada puesto, saliendo por ganador aquel que tenga el curriculum ms nutrido.

El personal posee conocimientos de las funciones que debe cumplir, se evala de mediante una entrevista informal el desempeo de cada uno de ellos, siendo responsabilidad de cada trabajador el de capacitarse e incrementar sus conocimientos por sus propios medios. La empresa actualmente cuenta con el nmero requerido de profesionales; tambin dicen que el personal gana respecto a sus responsabilidades. Competencia Profesional. En la empresa se han identificado las competencias necesarias para cada puesto de trabajo, siendo descritas de forma verbal las funciones que debe cumplir cada trabajador, ms no plasmadas en un documento normativo ya que como es una empresa familiar esta funciones se dan verbalmente y los cargos se basan en la confianza. Todos los colaboradores que conforman la organizacin no reconocen la

importancia de la aplicacin del control interno que se debera de desarrollar de forma planificada en la empresa.

Asignacin de autoridad y responsabilidad Los colaboradores de la constructora reconocen sus principales responsabilidades y dentro de la empresa, pero su autoridad y responsabilidad no estn definidos en documentos normativos como los manuales o reglamentos debido a la inexistencia de estos (RIT), imposibilitando el desarrollar actividades de control de carcter formal ya que no se puede medir el real desempeo de los trabajadores.

rea de Control Interno El control interno dentro de la empresa constructora BL E.I.R.L.se desconoce totalmente por todos los miembros de la empresa, el gerente maneja un control pero de manera emprica sin fechas, ni programas.

3.2.Evaluacin de Riesgos

Planeamiento de la Administracin de Riesgos En la empresa constructora BL E.I.R.L.. no se ha desarrollado un Plan de

actividades de identificacin, anlisis o valoracin, manejo o respuesta y monitoreo y documentacin de los riesgos.

Identificacin de Riesgos

Se han identificado posibles riesgos pero que solo lo conoce el gerente, a eso se agrega que no se cuenta con documentos de gestin respectivos para medir de forma efectiva el desempeo de los colaboradores, ni planes que sirvan de soporte para contrarrestar a la competencia, y tampoco para contrarrestar los riesgos. Los jefes de

las otras reas desconocen totalmente de lo que considera riesgo el gerente, no se han establecido reuniones donde se haga de conocimiento sobre ellas. Valoracin de riesgos

Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia, impacto y cuantificacin as como las medidas necesarias para darles solucin no han sido registrados por escrito para el conocimiento de los colaboradores y directivos dentro de la empresa. Respuesta al riesgo

El personal no ha sido capacitado para reducir los riesgos ni se cuenta con planes de contingencia para poder administrarlas correctamente y menguar los impactos desfavorables que pueda traer a la empresa

3.3 ACTIVIDADES DE CONTROL Procedimiento de Autorizacin y Aprobacin Los procedimientos no estn definidos por que no cuentan con sus documentos de Gestin (MOF, ROF, ETC). Si se trata de aprobar un documento o autorizarla lo hacen por cada documento o solicitud presentada, pero en muchos casos no se comunica a los responsables.

Segregacin de funciones En este aspecto no cuentan con personal asignado para la segregacin de funciones y menos una rotacin de personal.

Evaluacin Costo-Beneficio No se toma la debida importancia al hecho de establecer la relacin costo-beneficio ya que no existe un adecuado control no evaluacin, el cual solo lo hace el Gerente General pero de forma superficial.

Controles sobre el acceso a los recursos o archivos Mantienen un control emprico sobre los recursos y archivos de la empresa, en el caso de evidenciar el acceso de recursos o archivos a la empresa solo se sustenta en algunos casos cuando se trata de recursos valiosos. Los arqueos y la actualizacin de su inventario lo hacen mensualmente. No toman las medidas preventivas en cuanto a posibles robos u malos usos de sus recursos, pero cuando se hay ingresos de recursos costosos se hace mediante su debida factura y se registran mediante cuaderno de ingresos enumerado aunque no est muy protegido.

Verificaciones y conciliaciones En el caso del Gerente de obras lleva un debido registro de ejecucin de proyectos de cada trabajador, en el caso de los dems colaboradores se evala el cumplimiento con los cronogramas. La deficiencia es que no se hace una evaluacin peridica del cumplimiento del cronograma.

Evaluacin de desempeo No cuentan con ningn indicador para evaluar el desempeo de los colaboradores.

Rendicin de cuentas En este caso s tienen lineamientos internos para la rendicin de cuentas que se comunica verbalmente o mediante un documento al encargado y de esta manera conoce sus responsabilidades. En el caso de la exigencia de las declaraciones juradas no se hace peridicamente, solo en algunas ocasiones.

Documentacin de procesos, actividades y tareas De manera emprica y por informacin verbal que se les brinda cada personal conoce los procesos que le corresponde realizar y el rol que desempaar, no se encuentran documentadas.

Revisin de Procesos, actividades y tareas

No se hace una revisin peridica, solo en algunas oportunidades y por lo general no se implementan mejoras para superar las deficiencias.

Controles para las tecnologas de Informacin y comunicaciones

Cada uno de los gerentes tienen la informacin necesaria y que les compete. El Gerente General tiene acceso a toda informacin pero no hay una seguridad eficiente que impida cualquier intento de robar informacin o manipularla indebidamente. En esta rea en general no est protegida ni considerada debidamente, el nico personal que puede realizar cambios en la contrasea es el Gerente General y la Administradora.

3.4. INFORMACIN Y COMUNICACIN Funciones y caractersticas de la informacin La informacin con que cuenta la empresa s es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada por los Gerentes para que puedan tomar una adecuada decisin. Las personas autorizadas a administracin. la informacin general son el Gerente General y la

Informacin y responsabilidad Cuando los dems directivos requieren informacin el Gerente General o la

administradora les provee, pero con responsabilidad de no darle un uso ilcito o brindar esa informacin a personas ajenas a la empresa. No hay documentos que sustenten solo es verbal.

Calidad y suficiencia de la informacin La informacin interna y externa que maneja la entidad es til, oportuna y confiable para el desarrollo de sus planes o el cumplimiento de sus objetivos, pero hasta ahora no se ha diseado ningn mecanismo para asegurar la calidad y suficiencia de la informacin.

Sistemas de informacin Esta empresa est integrada a un solo sistema de informacin y se ajusta a las necesidades de sus actividades, como se mencion antes el Gerente General lo tiene consolidado, pero no se hace ningn tipo de sondeo ni se toma en cuenta sugerencias para realizar mejoras.

Archivo Institucional La informacin y documentacin reciente es manejada por cada jefe de rea (ya que cada uno tiene la informacin y documentacin de su competencia) con cargo a la secretaria del Gerente General, no hay polticas establecidas. Cuentan con un lugar propio y adecuado para archivos institucionales que no sean recientes.

Comunicacin interna y externa La empresa no cuenta con procedimientos contra actos indebidos por parte del personal, tampoco existen ni se ha difundido documentos que orienten a la

comunicacin interna. Es similar el caso en la comunicacin externa sabiendo que no cuentan con un portal Web.

Canales de comunicacin No existe comunicacin ni ningn mecanismo de estandarizacin de comunicacin y mayormente se realiza por comunicacin verbal.

3.5. SUPERVISIN Actividades de prevencin y monitoreo Solo se realiza de manera emprica el desarrollo de sus actividades, no se realizan acciones de supervisin para conocer el desenvolvimiento de cada personal en conformidad con el cronograma y el alcance de los objetivos, consideramos el hecho es una empresa familiar.

Seguimiento de resultados Siempre se hace una evaluacin de manera superficial para ver si se ha alcanzado con los objetivos, en temas de proyectos ejecutados, cumplimiento del cronograma y se hace un esfuerzo por superar las deficiencias estableciendo medidas correctivas.

Compromiso de mejoramiento Las autoevaluaciones no son frecuentes y si se realiza no se hace las

recomendaciones debidas despus de la evaluacin, mostrando un aparente desinters de parte de la empresa por el desenvolvimiento de cada personal y generando una desmotivacin en ellos.

IV.

ANALISIS DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

4.1 Ambiente de Control En la constructora, la administradora quien es la esposa del dueo (gerente general) administra de forma emprica, sus trabajadores no conocen las polticas, metas y lineamientos de la empresa solo se evocan a cumplir sus funciones individualmente, la administradora no se preocupa de mantener un buen clima laboral armonio entre la alta direccin y los trabajadores lo cual ocasiona una comunicacin poca fluida. En la empresa no se evidenci los documentos necesarios debido a que todo proceso y/o tarea es asignado de forma verbal, sin la existencia de un documento formal. La administracin no se preocupa de impartir valores y normas de conducta dentro de la empresa. No existe un cdigo de tica definido dentro de la empresa que rija el buen actuar de los trabajadores y miembros directivos porque se pudo notar que el gerente general realiza el pago de diezmos a los funcionarios pblicos para ganar una licitacin pblica.

 En la constructora no existe un Manual de organizacin y funciones (MOF) slo se delimitan las funciones de forma verbal, debido a que la administracin considera que no es importante, los trabajadores saben lo que deben hacer pero no cuentan con un manual de funciones. No cuenta con planes estratgicos, tcticos y operacionales dentro de la empresa, que muestre los objetivos y/o metas para cada nivel de la organizacin. Existe una estructura orgnica pequea que no especfica y delimita las funciones. Desconociendo cada trabajador las funciones o tareas que debe desempear, adems se pudo notar que algunos puestos de confianza estn siendo ocupados por familiares del dueo que no estn capacitados para cumplir con las funciones designadas. La autoridad se ha centralizado en dos personas el gerente general y la administradora, sus funciones y labores no estn contenidas en un manual de gestin debido a que no cuentan con uno. La empresa no cuenta con un proceso de seleccin preestablecido y formal, en el cual se refiera las descripciones y especificaciones de cada puesto, contratando de forma directa para la mayora de los puestos a sus familiares.

El personal posee conocimientos de las funciones que debe cumplir, pero no se evala de manera programada el desempeo de cada uno de ellos, siendo responsabilidad de cada trabajador el de capacitarse e incrementar sus conocimientos por sus propios medios. La empresa no cuenta con planes estratgicos, planes operativos anuales establecidos, tampoco tiene objetivos que motiven al personal a cumplirlos.

 No existe un rgano de control institucional que promueva medidas y recomendaciones que se orienten hacia la buena gestin. El control lo realizan de forma emprica el gerente general y la administradora. La gerencia no lleva a cabo actividades de control previo a las tareas realizadas por el personal, no se realiza supervisin a todos los trabajadores solo a la parte operativa.

4.2.

EVALUACIN DE RIESGOS

La empresa no cuenta con un programa informtico que se encarga de registrar y procesar informacin que le permita evaluar y controlar las actividades, operaciones y tracciones efectuadas ocasionando una comunicacin poco oportuna. Dentro de la empresa no se ha desarrollado un Plan de actividades de

identificacin, anlisis o valoracin, manejo o respuesta y monitoreo y documentacin de los riesgos. 4.3. ACTIVIDAD CONTROL GERENCIAL La comunicacin interna no se da de forma fluida entre la gerencia y los trabajadores, originando incomodidad y frustracin en muchos de los trabajadores ya que no pueden manifestar con toda libertad cualquier situacin que puedan estar atravesando. No se realizan reuniones frecuentemente solo en ocasiones importantes como para analizar una nueva obra. 4.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN Existe comunicacin solo cuando se detectan problemas, estos problemas se hace de conocimiento a la instancia superior se realizan los correctivos necesarios de forma emprica pero no se sigue un procedimiento adecuado.

4.5 SUPERVISION

 En la empresa la supervisin solamente se da en la ejecucin de obras dejando de lado las otras reas, generando descontrol de las reas perjudicando en el eficiente y eficaz funcionamiento de la empresa.

V.

ASPECTOS A IMPLEMENTAR

5.1. Ambiente de Control

Solicitar la elaboracin de los documentos de gestin para la empresa que coadyuven al adecuado desempeo de la organizacin: (Plan Estratgico, Plan Operativo, Plan de Contingencia, Manual de Organizacin y Funciones, Reglamento de Organizacin y Funciones, Reglamento Interno de Trabajo, Capacitaciones en ventas, Actas de reuniones, Cuadro de asignacin de personal).

Establecer una poltica de documentacin simple y prctica en toda la empresa que garanticen y facilite el desarrollo y supervisin de todas las actividades realizadas por los colaboradores que integran la Empresa Constructora BL .

Solicitar la programacin de reuniones peridicamente con el fin de referir a los trabajadores sobre los objetivos o metas trazadas por la empresa, o los problemas que pueda estar atravesando la constructora, as tambin para escuchar sus ideas, experiencias laborales, opiniones y/o sugerencias, promoviendo as su participacin activa y un clima laboral armonioso.

Obtener identidad en los colaboradores mediante un documento de fcil entendimiento y utilizacin para los miembros de la empresa dndoles a conocer los valores estratgicos, su estructura Orgnica, misin, visin y objetivos tanto generales como especficos; asi tambin a los nuevos colaboradores que hagan su ingreso a la empresa.

5.2. Evaluacin de Riesgos

Solicitar la elaboracin de planes de contingencia tenindose la participacin de todos los trabajadores de la empresa, en donde se describa el proceso, las medidas y/o acciones que se debe tomar para enfrentar aquellos eventos negativos para la constructora.

Requerir los servicios de un especialista en riesgos para la realizacin de una charla de las acciones posibles a tomar al presentarse algn problema dentro de la empresa.

5.3. Actividad

Control Gerencial

Elaborar polticas de control sobre el seguimiento de las actividades de los gerentes y colaboradores que actualmente son inexistentes dentro de la empresa, incluyendo en esta una periodicidad mediante un cronograma de estas actividades que permita evaluar si estn cumpliendo con las metas asignadas y corrigiendo los errores que puedan cometer al desempear sus funciones.

5.4. Informacin y Comunicacin Promover reuniones informales o eventos donde los colabores puedan interactuar con los jefes de la empresa y as fomentar las buenas relaciones interpersonales.

Solicitar con la Gerente Administrativo que se dedique exclusivamente en cumplir de forma efectiva su labor.

Creacin de una pgina web que pueda facilitar la llegada a un mayor nmero de clientes y de esta manera incrementar su cuota de mercado y la fidelizacin a los clientes.

5.5. Supervisin

Implementar las boletas de entrada y salida que complementara al cuaderno de entrada y salida del personal y la presentacin diaria o semanal de la hoja de trabajo donde se describa las actividades o tareas desempeadas en su horario de trabajo tanto como en la oficina y en el campo.

Solicitar la presencia de una persona que se dedique a la supervisin en las oficinas de la empresa. (Una recomendacin seria que la gerente de administracin se de el tiempo para realizar esa supervisin peridicamente)

VI.

CONCLUSIONES Ausencia de documentos formales y/o de Gestin que plasmen los valores, los planes, reglamentos, funciones, procedimientos etc. Que ocasionan, duplicidad de funciones, incumplimiento de objetivos organizacionales principalmente se ve plasmado la ineficiencia en la administracin de la empresa. Luego de haber realizado la evaluacin del control interno a la empresa constructora BL E.I.R.L. se encontraron importantes deficiencias en los componentes analizados, tenindose un ambiente inadecuado de control. Dentro del componente de evaluacin de riesgos, la constructora no da la importancia necesaria en la realizacin de actividades o planes en prevencin a los riesgos y la inexistencia de seguros contra accidentes naturales o humanos. Existe deficiencia de un adecuado proceso de resolucin de los problemas encontrados dentro de la constructora. La supervisin se concentra en el rea de ejecucin de obras en forma parcial descuidando las reas tcnica y contabilidad. La empresa constructora BL I.R.L. mantiene un control emprico sobre los recursos y archivos de la empresa.

VII.

RECOMENDACIONES Solicitar la elaboracin de hojas y/o documentos formales plasmando los valores, los objetivos generales y especficos, as como las funciones de cada trabajador,

dichos documentos debern ser de fcil elaboracin y entendimiento que se ajusten a las necesidades de la empresa, promoviendo una adecuada administracin. Concientizar a los directivos y que estos comuniquen la importancia de ejercer el control interno en toda la empresa y en cada una de sus actividades. Solicitar de un especialista en evaluacin de riegos para la identificacin y administracin de los principales riesgos que puedan afectar el desempeo de la empresa y que este coordine charlas o reuniones con los colaboradores de la empresa para capacitarlos en el tema de riesgos y como enfrentarlos. Implementar un proceso sistemtico de informacin y comunicacin para resolver los problemas oportunamente y que sean acertadas. Implementar un cronograma y proceso de control para cada una de las reas de la empresa para poder resolver los problemas oportunamente. Informatizar en una base de datos los archivos de control.

VIII.

ANEXOS 8.1. LISTAS DE VERIFICACIN

ELI

8.2. ENCUESTAS

8.3. FODA

FORTALEZAS Capital Social. Capacidad de negociacin del Gerente General Logstica adecuada para la ejecucin de obras civiles. Lneas de crditos activos y abiertos. Cobertura a nivel local.

OPORTUNIDADES Procesos de licitacin (en que pueden participar en obras a nivel nacional) SEACE. Cuenta con la posibilidad de obtener acceso a crditos. Incremento de obras en nuestra regin.

Capacidad de tecnologa suficiente. Puntualidad en la entrega de obras. DEBILIDADES AMENAZAS Costos altos de materiales de construccin. Cambios en el valor del dlar, para la adquisicin de equipo (tipo de cambio). Competencia. Competencia por el incremento de constructoras en nuestra ciudad. Reduccin del canon.

No tiene un rea de publicidad. Desconocimiento de la misin y visin por parte de los trabajadores. No cuenta con estabilidad tributaria. Inadecuada gestin administrativa Ausencia de documentos de gestin

8.4. DIAGRAMA CAUSA - EFECTO

MEMORNDUM DE CONTROL INTERNO 001- 2014-EA SEOR: QUIONES TORRES NILTON JAVIER GERENTE GENERAL DE LA CONSTRUCTORA BL E.I.R.L.

Presente.Meja Dextre E. Jhoana jefe de auditora de la sociedad auditora JECEA de la ciudad de la ciudad de Huaraz mediante Memorndum N 001-2014-EA de fecha 07 de Febrero del 2014, en el marco de las tareas ejecutadas respecto a la evaluacin del control interno de la Empresa Constructora BL E.I.R.L., por el periodo comprendido entre el 10 de febrero al 23 de febrero del 2014, emitimos el presente Memorndum. Para fines de este informe se ha evaluado la estructura del control interno de la EMPRESA CONSTRUCTORA BL E.I.R.L, la evaluacin realizada est de acuerdo a las normas de Control Interno, consecuentemente se evalu la estructura y el sistema de control interno para obtener una razonable confiabilidad de la eficiencia y efectividad de los mismos, que permita determinar reas crticas y puntos de atencin para la planificacin y ejecucin de la auditora, hemos clasificado las polticas y procedimientos significativos de la estructura de control interno en los componentes siguientes: A. EL AMBIENTE DE CONTROL Conclusin La empresa reconoce los valores que deben darse pero esta no se encuentra plasmada de manera correcta a travs de documentos formales. Adems de no existir documentos de gestin que puedan delimitar las funciones de cada uno de los trabajadores de la empresa. Recomendacin Realizar las acciones correspondientes en la elaboracin de los documentos de gestin (MOF, RIT, ROF) y dar conocimiento a cada uno de los colaboradores sobre tales, para que as todas las actividades estn adecuadamente delimitadas y se pueda evaluar su desempeo la utilizacin de todas sus actividades

Realizar planes para una adecuada seleccin de personal, y mejorar el organigrama de la empresa.

B. EVALUACIN DE RIESGOS Conclusin La constructora no da la importancia necesaria en la realizacin de actividades o planes en prevencin a los riesgos y la inexistencia de seguros contra accidentes naturales o humanos. Recomendacin Solicitar de un especialista en evaluacin de riegos para la identificacin y administracin de los principales riesgos que puedan afectar el desempeo de la empresa y que este coordine charlas o reuniones con los colaboradores de la empresa para capacitarlos en el tema de riesgos y como enfrentarlos.

C. ACTIVIDAD DE CONTROL GERENCIAL Conclusin

Recomendacin D. INFORMACIN Y COMUNICACIN Conclusin

Recomendacin

E. SUPERVISIN Conclusion Conclusin

Es todo cuanto recomendamos al haber realizado la evaluacin del control interno de su representada. Atentamente,

Huaraz, 23 de febrero del 2014

--------------------------------------------E. Jhoana Mejia Dextre Jefe Equipo Auditor

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