Registro y Control de Personal PDF

UNIVERSIDAD JOS ANTONIO PEZ CENTRO DE EXTENSIN CEUJAP PROGRAMA DE APOYO A LA COMUNIDAD CURSO DE ASISTENTE TCNICO RELACIONES INDUSTRIALES
RELACIONES INDUSTRIALES
San Diego, noviembre de 2009
Elaborado por Emilia Rodrguez
REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL
SUBSISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS HUMANOS BASE DE DATOS
CONTROL El control se considera la ltima etapa del proceso administrativo, aunque normalmente la planeacin y el control estn relacionados; incluso, algunos autores consideran que el control es parte de la planeacin. Existe cierta controversia en cuanto al control supervisin, pero hay que tomar en consideracin que la supervisin es simultnea a la ejecucin y el control es posteriormente a sta. El control implica la comparacin de lo obtenido con lo esperado, lo anterior, normalmente se realiza al final de un periodo previamente establecido, esto se hace para determinar si se alcanzaron, se igualaron fueron superados de acuerdo a lo esperado.
Analizaremos algunas definiciones de control:
BURT K. SCANLAN.- El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
GEORGE R. TERRY.- El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo y, si en necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
HENRY FAYOL.- Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
HAROLD KOONTZ Y CYRIL ODONNELL. - Implica la medicin de lo logrado en relacin con el estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan.
MADDOCK.- Es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. ELEMENTOS DEL CONCEPTO Congruencia con los planes establecidos.- El control estar encaminado a verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. Medicin.- Para llevar un control es indispensable la medicin y cuantificacin de los resultados. Detectar desviaciones.- Aqu analizaremos las diferencias que pudieran presentarse entre lo planeado y ejecutado. Establecimiento de medidas correctivas.- Si detectamos errores en la aplicacin del control, es conveniente hacer las correcciones y ajustes necesarios. En base a las interpretaciones de los autores respecto a la definicin del control y a los elementos analizados anteriormente, LUIS ALBERTO VELZQUEZ CRUZ emite el siguiente un concepto: Proceso mediante el cual, determinaremos si los resultados obtenidos son acordes a los planes establecidos, y en caso contrario establecer las medidas correctivas pertinentes.
IMPORTANCIA
Su importancia radica en la injerencia que tiene en todas las actividades de la empresa, con el fin de vigilar el estricto cumplimiento a los planes formulados, y as contribuir a la consecucin de los objetivos de la organizacin.
Por medio del control: Se establecen medidas correctivas encaminadas al logro de los objetivos. Se da en todas las dems funciones administrativas. Determinamos y analizamos las causas que en un futuro pueden originar desviaciones. Obtenemos informacin respecto de la situacin de los planes, sirviendo como base al reiniciarse el ciclo administrativo. Reducimos costos y tiempos al contrarrestar los errores presentados.
Al aplicarlo se hace conciencia sobre el proceso administrativo en la empresa, y consecuentemente en alcanzar los niveles mximos de productividad de los recursos de la empresa en general.
PRINCIPIOS
Equilibrio.- consiste en verificar que las responsabilidades conferidas se cumplan, y por lo tanto la autoridad se est ejerciendo debidamente. De los objetivos.- El control es posible si existen estndares de alguna manera prefijados y ser tanto mejor cuanto ms precisos y cuantitativos sean dichos estndares. El control no es un fin, sino un medio para alcanzarlos. De la oportunidad.- aplicar los controles antes de que se produzca el error, adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas anticipadamente De las desviaciones.- Cualquier anormalidad que se presente en la ejecucin de los planes, deber ser investigada para conocer las causas que la generaron, y as poder establecer las medidas necesarias para evitarlas en un futuro. Costeabilidad.- Los beneficios que se obtengan con la implantacin de los controles deben ser mucho mayores que los del costo de operacin de estos. De excepcin.- Es necesario aplicar el control en las reas o actividades que representan mayores beneficios a la empresa, sin descuidar las reas donde no se lograron los planes establecidos. De la funcin controlada.- Este principio se refiere a la determinacin de quienes han de realizar las funciones de controlar. No se debe ser juez y parte. ETAPAS DE CONTROL
a) Establecimiento de estndares. b) Medicin de resultados. c) Correccin. d) Retroalimentacin.
ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES Un estndar es una unidad de medida que sirve como modelo patrn sobre el cual se efecta el control. Los estndares son el parmetro sobre el que fijamos los objetivos de la empresa. Ralph C. Davis menciona que los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, adems, deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados: Rendimiento de beneficios.- Es la utilidad que obtenemos de comparar sta con la inversin de capital necesaria para llevar a cabo el proceso productivo. Posicin en el mercado.- Estndares que se utilizan para determinar la aceptacin de algn producto lanzado al mercado, en base al proceso de comercializacin para tal efecto. Productividad.- Se aplica tanto en el rea de produccin como en todas las reas que conforman la empresa, se obtiene en base al estndar horas-mquina, horas-hombre. Calidad del producto.- Se establece para verificar la superioridad referente a la calidad de nuestro producto en comparacin con la competencia. Desarrollo del personal.- Estndar enfocado al elemento humano, concerniente a su desenvolvimiento en la empresa, en base a los programas de desarrollo. Evaluacin de la actuacin.- Determina los lmites de productividad del elemento humano en la empresa.
TIPOS DE ESTNDARES
Generalmente, son utilizados varios estndares en la evaluacin y control del sistema de Administracin de Recursos Humanos. Los tipos de estndares pueden ser: Estndares en Cantidad: Nmero de empleados, porcentaje de rotacin de los mismos, nmero de admisiones, ndice de accidentes, etc. Estndares de Calidad: Mtodo de seleccin utilizado y resultados de entrenamiento, funcionamiento de la evaluacin del desempeo, etc.
Estndares de Tiempo: Rapidez en la integracin del personal recin admitido; promedio de permanencia del empleado dentro de la empresa, tiempo de proceso en las solicitudes de personal, etc. Estndares de Costo: Costo directo o indirecto de la rotacin del personal, costo directo e indirecto de los accidentes de trabajo, costos de los beneficios sociales, costos de los encargos sociales, relacin costo-beneficio de entrenamiento, etc. De modo general, los estndares permiten la evaluacin y el control mediante la comparacin con: Resultados: Cuando la comparacin entre el estndar y la variable, es hecha despus de terminada la operacin; presenta el inconveniente de mostrar los aciertos y los errores de una operacin ya terminada, una especie de certificado de defuncin de algo que ya ocurri. Desempeo: Cuando la comparacin entre el estndar y la variable se hace paralelamente a la operacin, o sea, cuando la comparacin acompaa la ejecucin de la operacin. Aunque se hace paralelamente y por lo tanto actual, la medida se hace sobre una operacin en proceso y an no terminada. La comparacin es la funcin para verificar el grado de concordancia entre una variable y su estndar.
MEDICIN DE RESULTADOS
Como su nombre lo indica, en sta etapa se van a medir los resultados contra lo ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los estndares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de los sistemas de informacin de la empresa, y para que el proceso de control resulte efectivo la informacin que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna, y que fluya por los canales idneos de la comunicacin.
CORRECCIN
Los controles tienden a conducir a la accin correctiva, cuando detectamos fallas, debemos verificar donde est el mal, cmo sucedi, quien es el responsable y as tomar las medidas de correccin pertinentes.
Cuando en la medicin de resultados encontramos desviaciones en relacin con los estndares, es conveniente hacer el ajuste correccin correspondiente. Normalmente las tendencias correctivas a los controles las asume el ejecutivo de la empresa, sin embargo, antes de llevar a cabo el proceso conviene conocer si la desviacin es un sntoma una causa. Podemos ejemplificar lo anterior cuando un producto en el mercado disminuye su venta, lo cual, es un indicio de que algo se ha ejecutado mal en base a lo planeado, la primer actitud para contrarrestar la poca demanda del producto no es precisamente elevar el nmero vendedores o someterlos a capacitacin, sino analizar detalladamente si esa baja no se debe a mala calidad del producto o si el proceso de comercializacin ha sido muy raqutico.
Cuando se lleva el establecimiento de medidas correctivas, se origina la retroalimentacin, de acuerdo a lo anterior, es en ste proceso donde se entrelaza la planeacin y el control.
RETROALIMENTACIN
Es el proceso mediante el cual, la informacin que se obtiene en el control se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Depender mucho de la calidad de la informacin que se obtenga para que la retroalimentacin fluya de manera rpida.
CONTROL DE RECURSOS HUMANOS
Es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de ste departamento.
Auditoria de recursos humanos.- En cualquier funcin que se desarrolla en una empresa existen ciertas deficiencias, es por ello que mediante la auditoria de recursos humanos se evalan y analizan tales deficiencias, para recabar sta informacin es necesario realizar entrevistas y cuestionarios.
Tambin en ste punto se realiza el inventario de recursos humanos, del que obtenemos la cuantificacin y registro de habilidades, experiencias, caractersticas y conocimientos de cada uno de los integrantes de la empresa.
Evaluacin de la actuacin.- Mediante sta, evaluaremos la efectividad de los trabajadores de la organizacin, se lleva a cabo mediante estndares de evaluacin en los que intervienen factores como rotacin, ausentismo, prdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamacin de los clientes, entre otros. Los factores antes mencionados sirven para llevar a cabo acciones correctivas y recompensas.
Evaluacin de reclutamiento y seleccin.- Se concentra en evaluar lo efectivo que son los programas y procedimientos concernientes al rea de personal, analizando ciertos aspectos como efectividad en el proceso de seleccin, eficiencia del personal contratado, as como su rpida integracin a los objetivos de la empresa, las causas que provocan las renuncias y despidos de los trabajadores.
Evaluacin de capacitacin y desarrollo.- Para llevar a cabo dicha evaluacin es conveniente apoyarnos del estudio de ciertos ndices como productividad y desarrollo del personal.
Evaluacin de la motivacin.- Es uno de los aspectos ms difciles de evaluar, porque como ya sabemos, la motivacin no podemos medirla, sin embrago, existen algunas tcnicas para obtener resultados de los cuales podemos analizar la conducta del trabajador en la empresa:
- Encuestas de actitud. - Estudios sobre ausentismo, retardos. - Frecuencia de conflictos. - Buzn de quejas y sugerencias.
- Productividad.
Evaluacin de sueldos y salarios.- Esta, es una situacin un tanto delicada y riesgosa, debido a que el personal de la empresa siempre estar inconforme con su pago. Algunas medidas que se adoptan para efectuar ste tipo de control son las siguientes: Investigacin de salarios con empresas de la regin que tengan caractersticas similares. Estudios de incentivos en relacin con la productividad. Presupuestos de salarios. Evaluacin de puestos. Evaluacin sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones.- Para medir la efectividad de stos programas, se lleva a cabo a travs de anlisis y registros: ndices de accidentes. Participacin del personal en los programas de servicios y prestaciones. Estudios de ausentismo, de fatiga. Sugerencias y quejas. Como pudimos observar, la finalidad de la aplicacin de los controles analizados, se centra en la correccin de errores en base a los planes de la empresa para la toma de decisiones. BASE DE DATOS. Son elementos que sirven de base para resolver los problemas o para la formacin del juicio. Un dato es solo un ndice, una manifestacin objetiva posible de ser analizada subjetivamente, es decir exige la interpretacin del individuo para poder ser manejada.
Procesamiento de Datos:
Es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en informacin, o para tener otra informacin (las mismas informaciones) bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo. Manual: Es cuando se efecta de una manera manual, utilizando fichas, talonarios, mapas, etc. Con o sin ayuda de maquinas de escribir, de computadoras o de cualquier otro aparato recolector de informacin. Semiautomtico:
Es
cuando
presenta
caractersticas
del
procesamiento manual unidas a las caractersticas del proceso automtico, es decir, cuando se utilizan maquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o informacin uno tras otro (lo que constituye el procesamiento manual) y, despus de recibir la ficha y los datos iniciales, la maquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programadas, sin la intervencin del operador (lo que constituye el procesamiento automtico). Automtico: Es cuando la maquina esta programada para que realice determinado conjunto de operaciones, desarrolla la secuencia sin que haya la necesidad de intervencin humana entre un ciclo y los siguientes. Por lo general este ciclo es realizado por medio de las computadoras.
Base de datos en recursos humanos.
Es un sistema de almacenamiento y acumulacin de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtencin de informacin. (Conjunto de archivos relacionados lgicamente). La eficiencia de la informacin es mayor con la ayuda de la base de datos no slo por la reduccin de la memoria para archivos, sino tambin porque los datos lgicamente relacionados permiten la actualizacin y los procesamientos integrados y simultneos. Es muy comn que las bases de datos estn relacionadas entre si por un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes.
En recursos humanos, las bases de datos pueden obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber: Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de personal. Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos. Datos de los empleados de cada seccin, departamento o divisin, que constituye un registro de secciones. Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un registro de remuneracin. Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios. Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.
Este sistema obtiene datos e informacin de los empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un trabajo de recoleccin, procesamiento y utilizacin. Algunos se recolectan para evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, anlisis y seguimiento para fines de caracterizacin. Otros se almacenan para ser recuperados despus, procesarlos y utilizarlos en la descripcin.
La elaboracin de un sistema de informacin debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre si por cadenas de eventos. Una vez especificados, se evita el riesgo de proyectar un sistema de informacin solo para un aparte de los flujos de informacin, puesto que la dimensin del proceso decisorio esta perfectamente definida.
Los antiguos sistemas
tradicionales de informacin constituyen sistemas
cerrados que abarcan casi todos los flujos importantes de informacin dentro de una
empresa, en tanto que la administracin por sistemas busca establecer un conjunto programado de reglas de decisin que sean aplicadas a un gran volumen de transacciones de tipo repetitivo. Al ser estas reglas determinadas, los subordinados podrn administrarlas en sus actividades diarias, para que as la administracin sea capaz de dedicar la mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones. La administracin por sistemas se basa en la plantacin e implantacin de un sistema de informacin, el cual puede recolectar informacin interna o externa a la empresa, siendo esta dirigida al nivel institucional o estratgico para que sea referido a decisiones con seguimiento y control. De cualquier manera, un sistema integrado de informacin de recursos humanos debe agrupar una variedad de informacin obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.
El punto de partida para elaborarlo es la base de datos, y su objetivo final es suministrar a las jefaturas informacin acerca del personal. Este sistema recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, ndices, listados medidas estadsticas de posicin o de tendencia, etc. Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado ms amplio, en tanto que la informacin obtenida a travs del tratamiento, el procesamiento y la combinacin de datos comporta una significacin ms amplia y definida, reduciendo as las condiciones de incertidumbre. PROCESO E INSTRUNEBTOS DEL REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL
Es el procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en prctica de una serie de Instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al personal que labora en una determinada empresa o institucin. Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control del capital intelectual. Con el control y registro del personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de la organizacin marchen de acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de esta tcnica es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones tardanzas, licencias, etc.
Este proceso tcnico se aplica desde el momento en que el colaborador ingresa a laborar a la institucin, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha personal pre-elaborada por el rea de desarrollo de recursos humanos, complementndose inmediatamente con su tarjeta de asistencia diaria. Los instrumentos tcnicos de registro y control del desarrollo del recurso humano, sern establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias de la empresa o institucin, siendo dentro de los ms utilizados los siguientes: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. la Ficha Personal. Ficha Social Tarjeta de Control Diario de Asistencia. Parte Diario de Asistencia. Papeletas de Autorizacin de Salidas. Tarjetas de Control de Rcord laboral. File Personal Rol Vacacional Rol de Cambio de Vigilancia Cuadro de Asignacin de Personal Reglamento Interno de Trabajo
Los Instrumentos tcnicos citados, sirven para controlar, registrar y manejar las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios, ejecutivos, administrativos, tcnicos, auxiliares y obreros.
REGISTRO DE PERSONAL El registro de personal es una funcin tcnica importante para llevar a cabo la poltica de los recursos humanos, se lleva especficamente en el file o carpeta personal y, ficha familiar; Este proceso tcnico comienza en forma sucesiva, apenas el colaborador ingresa a laborar, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha o tarjeta pre elaborada por el rea de desarrollo de recursos humanos. El registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta sobre datos personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente. Su finalidad de esta tcnica, es servir de fuente de informacin necesaria para determinar la situacin actual del colaborador, y para la toma de decisiones en cuanto a: Promocin o Ascensos Conceder Becas Otorgar Derechos Compensacin por Tiempo de Servicios Movimientos de Rotacin, o Reubicacin La informacin registrada puede clasificarse como: a. DATOS INDIVIDUALES RELATIVOS A: Nombre y direccin de cada colaborador y su cdigo o nmero de identificacin laboral. Edad, fecha de nacimiento, etc. Titulo o grado acadmico. Especialidad obtenida.
Empleo: caractersticas de los puestos desempeados, indicando fechas y motivos de cambio.
Evaluaciones de mritos Ascensos Puntualidad Capacitacin y Formacin: datos acadmicos del colegio, instituto o Universidad.
b.
Sueldos o Salarios: Fecha de incrementos. Aptitudes e intereses especiales. DATOS COLECTIVOS (Cifras Totales) Solicitudes de empleos Asistencias Movimientos de personal Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual Atencin mdica Nmero de horas extraordinarias laboradas Contratos de Personal Listado de Colaboradores: Hombres, mujeres, estables, eventuales Bienestar de Personal: Participacin de empleados en actos deportivos
CONTROL DE ENTRA Y SALIDA El control tanto del ingreso y salida al centro laboral de los colaboradores, se hace a travs de registro de hora y firma en libros acondicionados, en el parte diario, o en marcado de tarjetas, ubicadas generalmente en la puerta de ingreso y/o en la oficina principal de la institucin. En la actualidad por ser un medio ms efectivo para el control, se utiliza la tarjeta de asistencia y reloj marcador; o en todo caso, conforme al avance del sistema automatizado, en muchas empresas en la actualidad la entrada y salida del personal se hace a travs del registro en la tarjeta electrnica. INSTRUMENTOS DE CONTROL DE PERSONAL Son los distintos instrumentos y formatos, para el control oportuno y eficiente del recurso humano dentro de las organizaciones, dentro de estos podemos mencionar: Reloj Tarjetero, parte diario de asistencia, tarjeta de control de asistencia, papeleta de salida, tarjeta de rcord laboral, etc.
TARJETA PERSONAL DE RECORD LABORAL Todo colaborador debe tener una ficha personal de rcord laboral anualizada, anotndose en ella las ocurrencias tales como inasistencias, permisos, licencias, vacaciones, etc. Este control es mensual.
BIBLIOGRAFIA
CHIAVENATO, I.: Administracin de Recursos Humanos. Mc Graw - Hill ROCK, M.: Manual de Administracin de Sueldos y Salarios. Tomo IV. Mc Graw Hill. Bogot. 1989. GARCA, M.: Fundamentos de Administracin. Editorial Trillas, 1998 REYES, P.: Administracin Moderna. Editorial Limusa, Mxico, D. F., 1999

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