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JEAN-YVES ROUSSEAU CAROL COUTURE

Os FUNDAMENTOS DA DJSCIPLINA ARQUIVfSTJCA


COLABORADORES Florence Ares, Chantale Fillion, Marlene Gagnon, Louise Gagnon-Arguin e Dominique Maurel TRADUAO Magda Bigotte de Figueiredo REVISAO CIENTfFICA Pedro Penteado

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PUBLICAOEs DOM QUIXOTE L I S B 0 A 1 9 9 8

BJBtICtECA UNNIVEPUSIT RtGISTRQJ 9-8 ORIQEM .ii'Ma


Biblioteca Nacional - Catalogaao na Publicao Rousseau, Jean-Yves, e outro Os fundamentos da disciplina arguivistica Jean-Yves Rousseau, Carol Couture. (Nova enciclopdia; 56) ISBN 972-20-1428-5 I - Couture, Carol CDIJ 930.25 6513 SUMARIO

UN IS UL

Nota a traduAo portuguesa ............ Ptefcio......................................... Prthnbulo....................................... lntrcduo ...................................... Paste I A arquivistica e a sociedade Capltnlo I .Qs..nr iths, os arquivistas e a arquivIstica. Consideraoes histricas .............................. 1. Dos docurnentos administrativos aos arquivos ......................................................................... I.!. Os arquivos e as sum funOes nas diferentes civilizaes ................................................. 1.2. Os grandcs tipos do docurnentos produzidos ..................................................................... 1.3. Os diferentes suportes e a stia conservao atravs dos tempos ........................................ 1.4. A localizao dds arquivos ................................................................................................ H 2. Dos responsveis dos documentos administrativos aos arquivistas contemporneos ................ 2.1. As relaOes corn a adrninistrao .............................................................. V 2.2. A colaboraao na defesa dos direitos e ptivilgios ................................... I 2.3. 0 apoio a investigalo .............................................................................. 1 2.4. 0 triple papel cultural, administrativo e cientiflco .................................... 3. A disciptina arquivistica ................................................................................... 1 3.1. 0 desenvolvimento da disciplina ............................................................... Ij3.1.1,0lntament.o .................................................................................... 3.1.2. Os mtodos de conservao material ............................................... VI: 3.l.3.AcriaAoeadjfusao ....................................................................... I 3.2. 0 nascimento dos princfpios an1uivisticos ................................................ P' ti 3.2.1.0 principio da tenitoriajidade ......................................................... sh 3.2.2. 0 principio da provenincia ............................................................ 32.3. A abordagem das ut idades ........................................................... I 3.1 A constituiao & urn corpus cientifico e o desenvolvimento da forinao if;, Notas ..................................................................................................................... 21 23 27 29 32 32 35 38 40 42 43 45 45 46 48 48 48 50 51 52 52 52 53 53 56

Publicaoes Dom Quixote Av. Cintura do Porto do Lisboa Urbanizaao da Matinha - Lote A - 2. 0 C 1900 Lisboa Reservados todos os direitos de acordo corn a legislaAo em vigor C 1994, Presses de lUniversit du Qubec Titulo original: Les Fondements de la Discipline Archivistique Revisao tipogrifica: Filipe Rodrigues l. ediAo: Marco / 98 DepOsito legal n. 121 095/98 Fotocomposi: ABC Orfica, Lda. Impresso e acabarnento: Varona - Salamanca ISBN: 972-20-1428-5

$ I Os EUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTJCA


CapItulo 20 lugar da arguivistica na gesto da informalo .............................. I. 0 que e a gescAo da informaao .............................................................. 2. 0 que a arquivfstica no seio da organizalo e da gesto cia inforrnalo 3. A arquivIscica face as suas opes ........................................................... Notas........................................................ Pane 2 A arquivistica: princfpios e bases Capfiulo 3 0 principio da provenincia e o (undo de arquivo .............................. 1.0 principio da EQynincia ...................................................................... II. Crialo e evoluao do princfpio ........................................................ 1.2. Definio ............................................................................................ 1.3. Os dois graus do principio da provenincia ........................................ 1.3.1 0 prirneiro grau do principio da provenincia .......................... 1.3.2. 0 segundo grau do princfpio da provenincia .......................... 1.4. A aplicaao do principio da provenincia ......................................... 1.5. Vantagens da ap!icao do princfpio da proveniricia ........................ 1.6. Princfpio cia provenincia e principle, da territorialidade dos arquivos 1.6.1. A evolulo do principio ........................................................... 1.6.2. Definiao .................................................................................. 1,6.3. Aplicaao do princfpio ............................................................. 2. 094od9ivo .................................................................................... 2.3. Nolo e definiAo ............................................................................... 2.2. Fundo aberto e (undo (echado ............................................................ 2.3. A situao do (undo de arquivo ......................................................... Notas....................................................................... Anexo I Convenao de Viena sobre a Sucesso de Estados em mat&ia de Bens, Aiuivos e DIvidas deEstado......................................................................................................................... Capitulo 4 Ocic1de vida dos documentos sic arquivo ...................................................................... 1. Constituiao e evoluao desta abordagem ............................................................................... 2. Os conceitos ............................................................................................................................ 2.1. As trs idades ................................................................................................................... 2.3.1. 0 perfodo de actividade: arquivos correntes .......................................................... 2.1.2. 0 perfodo de semiactividade: arquivos intermdios ............................................... 2.1.3. 0 perfodo de inactividade: eliminaao ott conservaAo como arquivos definitivos 2.2. Cambiantes que se impem an conceito das trs idades ................................................. 2.3. 0 duplo valor dos arquivos ............................................................................................. 2.3,1.0 valor primdrio ..................................................................................................... 2.3.2.0 valor secundrio ......................................................... 3. As consequncias arquivlsticas cia aplicaao do ciclo de vida ................... 3.1. A organizaAo dos documentos activos em arquivos correntes .......... 3.2. A organizaAo dos documenti semiactivos can arquivos intenndios 3.3. A eliminaao dos ducumentos inactivos ............................................. 3.4. A transferncia para os arquivos definitivos ....................................... 63 61 63 69 73 77 79 79 79 82 83 83 83 84 84 $6 86 87 $7 90 90 92 92 95 101 Ill ,,.111 114 114 114 115 116 116 117 117 117 118 118 119 121 121 3.4.1. A qualidade de lesternunho dos arquivos definitivos ................. 3.4.2. A uiilizaao dos arquivos definitivos para fins administrativos 3.4.3. A utilizaAo dos arquivos definitivos pan fins de reconstituio Notas Capitulo 5 As ,qnIadea,ebalho .......................... I. Unidades de trabaiho e noes fundarnentais 2. Descrilo das unidades de trabalbo .............. 2.1. Patrimnio arquivfstico comurn ........... 2.2. Arquivos de not estado ......................... 2.3. Arquivos de urn organisrno 2.4. Grupo de arquivos ............ 2.5. Fundo (de arquivo) ........... 2.6. We ................................. 2.7. Unidade de insta!alo .................................................................,, 2.8. Pea ................................................................................................................................ 2.9. Documento (de arquivo) ................................................................................................. 2.10. Dado (informacional) ................................................................................................... 3. Caracterizao dos Instnjrnentos de descriao ddcumental e de referncia pam o utilizador 3.1. Instrumentos de descrio documental ........................................................................... 3.2. Instrumentos de referncia ............................................................................................. 4. Descrio dos instnimentos de gesto e de referenda pan o arquivista 4.1. Instnimentos de gesto ................................................................... 4.2. Instrumentos de referenda ............................................................. 5. Holograma da arquivistica contemporlinea ........................................... Notas.........................................................................................................

INDICE,9
122 123 124 126 129 130 132 133 133 133 134 134 135 135 137 131 137 137 140 142 143 145 '47 '47 149 '55 156 158 158 161 16! 162 165 366 166 171
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Capftulo 6 A_Iaoeawgulamentaao ................ 1. Os ftndamentos do valor legal dos documentos 2. As leis relativas aos arquivos ............................ 2.1 Cena internacional ...................................... 2.1 A America do North .................................. 2.2.1.0 Canada .................................................................................................................. 2.1.2. 0 Quebeque ............................................................................................................. 2.2.3. Os Estados Unidos da America ................................................................................ 3. Leis canadianas e quebequenses complementares as relativas aos arquivos ............................. 3.1. Acesso aos documentos e proteco das infonnaes pessoais ......................................... 3.2. Propriedade intelectual e direitos de autor ........................................................................ 3.3. Bens culturais .................................................................................................................... 3.4. 0 Code Civil (o caso do Quebequc) .................................................................................. 4. Leis especIficas a certos dominios de actividade e otitras leis relativas aos arquivos ............... 4.1. Leis espeefficas de terms dommnios de actividade ............................................................. 4.2. Outras leis relativas aos arquivos ....................................................................................... 5. A atitude do arquivista face as leis ............................................................................................ 5.1. 0 respeito da lei: urn elemento suplementar da planificao .............................................

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10 / OS FUNDAMIENTOS DA DISCIPLINA ARQUJVfSTICA

ND10E/II 191 192 192 199 20! 202 202 202 204 205 205 206 206 206 207 207 207 208 209 209 209 210 210 210 211 211 212 212 212 213 214 214 215 216 217 219 220 221 227 227 228 Bibliogralia 297 Conclusao Glossgijo Capilulo9 A formaao ................................................................................................... 1. Contexto .............................................................................................................. 2. Evo!uao ............................................................................................................. 3. Finalidades e objectives da formaao em ArquivIstica: urn arquivista completo 3.1. Objectivos de formaao em telalo aos suportes de arquivo ..................... 3.2 Objectivos de formalo em relalo as trs idades ....................................... 4. Llementos de ontetido ................ ..................................................... .c .......... ..... 4.1. Os fundamentos da arquivfstica .................................................................. 4.2, As funoes arqvivfsticas .............................................................................. 4.3. A organizaAoe a gestAo dos servios de arquivo 4.4. As discip!inas contributivas ......................................................................... 4.5. 0 estaglo ..................................................................................................... 5. Elementos de organizalo ................................................................................... 5.!. Premissas prvios a organizalo da fonnaao ........................................... 5.2. Os recuasos hunianos ................................................................................... 5.2.1 0 pessoal docente ............................................................................... 5.2.2. 0 pessoal de assistncia pedagdgica ................................................. 5.2.3. 0 pessoal adnainistrativo ................................................................... 5.3. Os recursos materiais .................................................................................. 5.3,1. A documeniao ................................................................................ 5,3.2. Os insuumentos pedaggicos ............................................................ 5.3.3. Os ]aborntOrios .................................................................................. 5.3.4. Os redursos financeiros ..................................................................... 5.4. Os recursos do meio profissional ................................................................ 5.4,!. As associaes C agrupamentos profissionais ................................... 5.4,2. Os servios de arquivo ..................................................................... 5,4.3. As instituies e organismos circundantes ........................................ 5.4.4. Os servios & apoio pedagOgico ...................................................... 5.5. A integraAo da teoria e da pthtica Ha foimaao em Arquivistica .............. 6. A investigalo em arquivistica ........................................................................... Now 255 256 251 262 262 263 264 265 265 265 266 266 266 266 267 267 268 269 269 270 210 27! 271 27! 772 212 273 273 273 274 216 281 283

5.2. 0 parecer juridico: urn trunfo indispensavel ...................................................................... 5.3. Quantidade de docurnentos cuja conservao d dcterminada por disposioes !egislarivas ouregulamentares ............................................................................................................. Notas............................................................................................................................................ Pane 3 A arquivisLica e 0 seu mcio Capitulo 7 A tipologia e as particularidades dos arquivos norte-americanos .................................... I. Tipologia das instituies de arquivo none-americanas ........................................................ 1.1. As instituiOes governamentais nacionais ...................................................................... I.].]. Definiao, organizaAo e conteOdo ........................................................................ 1 . 1.2. Principals elementos distintivos ............................................................................ 1.2. As instituies governamentais regionais ....................................................................... 1.2.1. Definiao, organizalo e conietido ....................................................................... 1.2.2. Principals elementos distintivos ............................................................................ 1.3. As instiiuioes governamentais locais ............................................................................ 1,3.1. Definiao, organizalo C conteddo ........................................................................ 1.3.2. Principals elementos distintivos ............................................................................ 1.4. As instituioes de ensino ................................................................................................ 1.4.1. Definiao, organizalo e contetido ........................................................................ 1.4.2. Principals elementos distlutivos ............................................................................ 1.5. As instiLuioes da area da sade ...................................................................................... 1.5.1. Definio, organlzalo e contetido ........................................................................ 1.5.2. Principals elementos distintivos ............................................................................ 1.6. As instituioes religiosas ................................................................................................ 1.6.1. Delinilo, organizalo e contedo ........................................................................ 1.6.2, Principals elementos distintivos ............................................................................ 1.7. As instituies industriais e comerciais ........................................................................... 1.7.1. Deflniao, organizao e conteddo ........................................................................ 1.7.2. Principals elementos distintivos ............................................................................. 1,8. As instituies socioculturais e cientificas ...................................................................... 1.8.1. Definilo, organizao e conteUdo ......................................................................... 1.8.2. Principals elementos distintivos ............................................................................. 2. Component" do contexto no qua] evoluem as instituioes de arquivo norte-americanas ...... 2.1. A descentralizaao dos arquivos ...................................................................................... 2.2. 0 catheter recente dos an1uivos ....................................................................................... 2.3. 0 acesso a informaao e a proteco da vida privada ..................................................... 2.4. Os arquivos Ha <<era da informaao>................................................................................. 2.5. 0 desenvolvimento das instituiaes de arquivo, tributtio das necessidades da investigaao 2.6. A dificu!dade de integralo das duas vertentes da arquivfstica ....................................... Notas............................................................. Capitu!o 8 Os tipos C OS suportes de arquivo Introduo............................................ 1. Os mapas e pIanos ...........................

2. Os docurnentos fotogrficos 3. Os registns sonoros 4. As imagens em movimento 5. Os suportes informticos Concluslo ............................... Notas..................................... Bibliografia ...........................

23! 23. 236 239 241 242 244

12 / Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQIJIVISTICA Generalidades ...................................................................................................................... Capftulo I Os arquivos, os arquivistas e a arquivistica: consideraoes de ordem hisrica
Capitulo 2 0 lugar da arquivIstica na gestlo da infonnao ............................................. Capftu!o 3 0 principlo da provenjncia e o fundo de arguivo ............................................ Capitulo 4 0 dde de vida dos documentos de arquivo ...................................................... Capftulo S As unidades de Irabalbo ..................................................................................... Capitulo 6 A legislaao e a reguiamentao ...................................................................... Capftnlo 7 A tipologia e as particularidades dos arquivos norte-americanos ..................... Capflu!o 8 Os tipos e as suporles de arquivo ......................................................................

Capitulo9 A forinaao .......................................................................................................

297 299 304 305 308 309 313 316 322 334
NOTA

. . . Equavalencias de tennos arquivfstacos: Canada (Quebeque), Portugal, Brasil....... ....... ... ............ .. ........ .339 Indice ..................................................................................................................................................... 34!

A TRADUAO

PORTUGUESA

A obra Os Fundamentos do Disciplina Arquiv(sttica 0 prlmeiro manual de arquivistica traduzido e publicado em Portugal. Este facto trouxe tsponsabilidades acrescidas a edipo portuguesa, a qual teve de enfrentar opOes tecminolOgicas e problemas de natureza conceptual complexos, sobre os quais a comunidade arquivIstica ainda no chegou a consensus. Neste contexto, procurou-se urn compromisso entre uma traduo literal, prxirna do original frances, e a terrninologia arquivIstica que se tern vindo a afirinar em Portugal on que constitui a tradiao portuguesa. Usamo-la nos casos em que os termos escolhidos cram seguros e no implicavam alteraao conceptual. Foi assim, por exemplo, que optmos por <pnncipio da provenincia>, ao invs de wnnclpio do respeito pelos fundos'>, apesar de os autoits da obra utilizarem a expresso ((Principe de respect des fonds. Sernpre que este tipo de interveno no se afigurava pacifica, optou-se por traduzir da forma mais literal a proposta dos autores canadianos, de modo a garantir a fidehdade an seu texto. Foi nesta linha de pensamento que mantivemos as designaes de Rousseau e Couture sobre os valores dos documentos on as multiplas designaoes dos instrumentos de descriio documental. Isso nao invalidou que, sempre que achmos pertinente, incluIssemos notas
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reviso cientifica em que procurarnos indicar qual a terminologia elou o sentido das designaOes empregues em Portugal. Para aumentar o gnu de segurana da traduao e dar oportunidade ao aparecimento de leituras diferentes, inclulmos uma listagem final onde figurarn alguns termos arquivIsticos empregues no presente trabalho, devidamente acompanliados da sua equivalencia na obra original. A listagem de termos em questo vern enriquecida corn as expressUes brasileiras que Ihes correspondern, nem sempre coincidentes com as nossas. E apenas urna forma de contornar alguns problemasde diferena terminolOgica emit us dois palses lusOfonos, a qua] no dispensa consults da bibliografia especializada.

4 / Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA

Gostarfamos ainda de salientar que a edio portuguesa bencficiou de algumas actualizaoes propostas pelos autores, as quais nos permitem acompanhar a evoluo do seu pensamento arquivistico, bern corno uma rnelhor conjugao corn o contedo do segundo volume da obra, em fase de preparao no Canada. No poderiamos terminar scm expressar Os flOSSOS sinceros agradecimentos a todos os colegas e amigos que, corn a sua disponibilidade para debater, infornrnr ou sugerir, contribuIrarn para o aperfeioarnento desta traduo, corn especial destaque para Carol Couture, Louise Gagnon-Arguin e Daniel Ducharme, do Canada, Madalena Garcia e Fernanda Ribeiro, de Portugal, e Luis Carlos Lopes, do Brasil. Pedro Penteado Urn dos aspectos mais surpreendentes e rnais lamentveisllesta era da informaao que a mais antiga forma de inlormao registada - essa inforrnao Unica e eminentemente pertinente Para a cornunidade internacional e pan qualquer povo que constitua os arquivos das suas instituiOes - sempre a menos conhecida e a menos cornpreendida e, per consequncia, o menos hem utilizado de todos os recursos informativos'. Esta repetio de uma observao feita ha mais de urna ddcada sublinha o valor e a irnportncia do presenteestudo. A viso de conjunto que este nos apresenta dirigida no so no pUblico em geral e aos seus utilizadores eventuais, como aos profissionais da gesto da informao, incluindo os que pretendern obter o cargo de arquivistas sern conhecereni e compreenderem bern o papel que Os arquivos desempenham em qualquer sociedade. Se tivssemos literalmente de comear pelo princIplo, deverlamos recordar que, ha mis on rnenos seis mil anos, a hurnanidade corneou a desenvolver a civilizaao ao longo dos vales dos principals rios da massa continental da Eurasia. A ernergncia de instituic&s consdrain urn factor crftico nessa transio cuja continuidade e organizao das actividades foram asseguradas gracas a inveno e a aplicaco de urna nova tecnologia: a escrita. A escrita perrnitiu registar dados, informaao e conhecirnentos, criar sobre forma tangfvel e material, por assirn dizer, sobre urn suporte, o que antes sO podia set comunicado, conservado e transmitido oral on visualrnente. Oque se seguiu foi que os docurnentos escritos permitiram aos mcadores, aos sacerdotes e abs reis consolidar e alargar o seu poder e a sun influncia atravs das instituioes que des prOprios criavarn. Frank B. EVANS, "An Archival Perspective", Unesco Journal of Information Science, Librarianship and Archives Administration, IV, n 2 (Abril-Junho, 1982), 78.8.

PREFACIO

16 / Os FUNDAMENTOS DA DISCJPLTNA ARQUIVISTICA

PREEACIO /17

As necessidades do comrcio, mais do que as dos contadores de histOrias, dos filsofos on dos educadores, levaram A invenAo da escrita e da sua utilizaAo para criar documentos de arquivo. A medida que as novas instituiOes adquiriam urn carcter oficial e urn estatuto juridico, o mesmo foi acontecendo Coin os documentos de arquivo que elas acumulavam. Os documentos de arquivos institucionais conservam ainda 0 SCU carcter oficial e estatuto juridico, propriedades que Os distinguem de outros tipos de documentaAo. Na Antiguidade, aqueles que conseguiram dominar a dificil arte de escrever tornaram-se confidentes e conselheiros dos mercadores, dos sacerdotes e dos reis; cabia-Ihes a responsabilidade de criar, genE e conservar os documentos de arquivo. Uma histnia geral dos arquivos no Oriente est por escrever, mas na sociedade ocidental, sabemos que as prticas pnimitivas de conservao e de valorizao dos arquivos foram melboradas e desenvoividas durante a transio da civilizaao do PrOximo Oriente para o Egipto, para a peninsula grega e, finalmente, para Roma. Este desenvolvimento respondeu, em grande parte, as necessidades das administraOes pdblicas, as mais englobantes e mais avassaladoras das instituiOes que transformavam a sociedade. Na Antiguidade, a artee a profIssao de conservao e de valonizao dos documentos de arquiS'o atingiram a apogeu sob o Impnio Romano. Cam o declinio e a queda desse imprio, a Igreja de Roma assurniu a tarefa de conservar e prosseguir o desenvolvimento, no so da heraaa Cultural da Antiguidade, mas tambm das suas estruturas administrativas e dos seus inodos de funcionamento. Durante os sculos que se seguiram, Os cldrigos, que tinham preservado a arte da escrita, criararn C conservaram, em prirneiro lugar, os arquivos nos reinos feudais e, depois, nos estados-naOes que gradualrnente foram dando lugar a Europa Ocidental. A ernergncia das linguas vernculas, das.variaOes nacionals dos sistems jurIdicos e dos sistemas de administraao reflectiu-se na evoluo da conservaAoe davalorizaco dos documentos de arquivo. Corn o nascirnento da universidades, as pessoas formadas em Cincias JurIdicas e noutras disciplinas substitulram progressivamente oselrigos na administrao, e a centrahzaao dos arquivos e o cargo de conservador de arquivo j se haviam tornado num dos legados mais duradouros e mais preciosos do mundo moderno. Retrospectivamente, Os arquivos constituiram sempre os instrurnentos de base da administrao, mas an, longo da sua utilizao, foram-se tornando as produtos dos procedirnentos do funcionamento administrativo. Por consequncia, eles testernunharn polIticas, decises, procedirnentos, funOes, actividades e transacOes das instituiOes. Em virtude do seu carcten oficial e do seu estatuto junidico, eles representam as fontes de informao mais seguras e mais completas relativas as instituiOes e ao seu papel na sociedade. Os arquivos das admi-

nistracoes ptiblicas testernunham a expenincia colectiva e muitas vezes a memOnia colectiva da cornunidade nacional, constituindo assim uma cornponente fundamental da herana cultural. No infcio, as administracOes ptiblicas conservavam os seus arquivos pan assegurir a sua iegitiniidade e para proteger os direitos e os interesses do soberano. Coin ernengncia do governo constitucional, baseado na soberania do povo, Os arquivos pblicos continuam a assegurar esse papel de protecAo dos direitos e interesses do novo soberano: 0 POVO. iloje em dia, geraltuente reconhecido que cada urna das adrninistraes estritamente obrigath a estabelecer e manter urn sistema de arquivos nacionais que reflicta a organizao e a escrutura do Estado. Durante o peniodo em que os paises da Europa Ocidental <<descobnirarn>>, explorararn e, niais tarde, colonizararn a America Central, a America do Sul, a Arnnica do Norte, a Africa e a Australia, Os colonizadores levanarn consigo os seus sistents junidicos, as suas tradioes adrninistrativas e as suas prticas de conservao dos arquivos. Dunante 0 penIodo da descolonizao, depois da Segunda Guerra Mundial, a rnaion parte das antigas colOniasteve acesso a independncia. Quase todas criararn organismos de arquivos nacionais essenciais a sun identidade e ao estabelecirnento da sua histOria nacional. Mas vrios documentos de arquivo fundamentais, indispensveis para testemunhar o seu passado colonial, continuaram a fazer pane dos arquivos dos antigos palses metropolitanos. Daqui resultou urna srie de tratados e de acordos unilaterais e multilatenais para autonizan 0 seu acesso e se tomarem disposiOes pan copiHlos. Coin ao longo da histOria, ficou dernonstrado que as arquivos piiblicos sin tao importantes para qualquer sociedade e para qualquen nao, que no dineito internacional relativo a sucesso de estados, os arquivos so considenados corno urn atributo essencial a sobenania de urn estado e, per consequncia, so irnpnescnitiveis e inalienveis. Coma aparecimento do estado-naao e a desenvolvirnento da HistOnia como disciplina universitAria em que as fontes oniginais so utilizadas corno materiais de apoio a investiga, os depOsitos de arquivo, outrona considenados sobretudo como <<arsenais de leis>>, transformarain-se agora em ((arsenals da histOria>. 0 pnincIpio do dineito de acesso aos arquivos pblicos constitui urna herana importante da Revoluao Francesa. Todavia, esse direito, msrno nas sociedades democrdticas, foi necessariarnente nestringido por razOes de defesa nacional e de segurana, de Oroteqao da infonmaao cornencial e da vida privada e para conservar, em ceita rnedida, a confidencialidade adrninistnativa que penmite aos poderes pblicos agir corn cornpetncia e eficcia. No stculo passado, as problemas de acesso agravararn-se, quando as adrninistraOes pdblicas, no alargarem as suas funes tradicionais, se coniearam a relacionar coin institul-

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PREFACIO /19

es, as organizaOes e os indivfduos, por interrndio de quase todas as suas actividades. As tica arquivIsticas europeias corn o records management norte-americano, criando assim uma adrninistraOes piiblicas tornaram-se organismos de recolba, de tratarnento e de produo de discipilna global que cobre o conjunto dos arquivos. Por consequncia, eta pode servir de informao, e o valor dos seus arquivos, enquanto fontes primrias e Unicas de inforrnao, inodelo aos arquivistas e aos servios de arquivo no dealbar de urn novo rnilnio que se viii juntar a longa e essencial histOria dos arquivos. aurnentou consideravelmente. Actualmente, o alargarnento das funOes das adrninistraoes pUbticas e de outras instiFranck B. Evans tuiOes contribuiu no so para o crescirnento exponencial da quantidade dos documentos de College Park, MD arquivo, como foi tambm acompanhado pelo desenvolvimento de novas tecnologias e da sua aplicao para criar e utilizar arquivos. A fotografia e o registo sonoro enriquecerarn consideravelmente a herana documental, mas estas invenOes criaram problemas de acesso, de conservao, de controle material e intelectual particulates, em virtude da fragilidade dos suportes. Alm disso, a introduao progressiva da tecnologia electrOnica obriga os arquivistas a trabalhar corn o menos permanente dos suportes e transforina o modo como as instituiOes funcionam retativarnente aos mtodos de criao e de recepo, de utilizao, de conservao, de orientaao e de elirninaao da informaao e dos docurnentos de arquivo. 0 acrdscimo dos docurnentos de arquivo registados em todos os suportes e as alteraOes rpidas operadas no funcionamento das administraOes ptIblicas e de outras instituiOes representarn srios desafios para todos os responsveis dos arquivos. Assirn, os arquivistas devem reexarninar os seus conceitos tradicionais, os seus principios e mtodos e modificar ou substituir as prticas herdadas quej no se coadunam corn as necessidades actuais. Devem desenvolver urna disciplina que, no so preserve a natureza, Os valores e a utilizao dos arquivos, corno fornea soluOes prticas pan os problemas suscitados pelos novos suportes que substituem os docurnentos de arquivo em papel e que transformarn a prOpria gestAo. A presente obra contribui para promovr a disciplina arquivIstica. Eta acentua a necessidade de gerir os documentos dos arquivos modernos desde a sua criao ou recepo, passando pelo perfodo de utilizaao pan os assuntos correntes ate a sua eliminaao autorizada e ao longo da sua conservaAo permanente, no caso de nao-eliminaao. Nesta obra, insiste- - -Se na irnportncia de respeitar a integridade de todos os arquivos durante todo o ciclo da sua vida bern corno num cuidado especial a ter na escolha dos arquivos definitivos. Sublinha-se igualmente que o contexto organizativo e funcional dos arquivos, que garante o principio da provenincia, deve set assegurado. Os autores desejam alm disto que os arquivistas facilitern a utilizaao dos arquivos criando e pondo a disposiao das diversas clientelas interessadas os instrurnentos de descrio documental apropriados. Esta disciplina ern plena evoluao reconhece inteiramente a rica herana resumida com brevidade neste prefcio. Eta rene corn xito Os elementos fundamentais da teoria e da pr-

PREAMBULO

Em Outubro de 1982 era publicado 0 livro intitulado: Let archives au XX siicle. Une reponse.aux besoins de 1 'administration et de la recherche. Elaborado a partir da experlncia adquirida pelos autores na sua prtica quotidiana da arquivIstica, das suas notas de ensino, bern corno das suas reflexoes e investigaOes, ele constitula ento a prirneira obra de smntese em arquivIstica do Quebeque. Vdrias obras se the vieram juntar a partir daf, demonstrando a vitalidade da disciplina. Nessa poca, contudo, os autores hesitavam era no editor (o SeStariat gnral de I'Universit de Montral) que corresse o risco de imprimir duzentos exemplares do seu manuscrito. Ficararn espantados quando Jacques Boucher, entAo secretrio-geral, thes deu a conhecer a sua inteno de editar, no duzentos, mas quinhentos exemplares. 0 acolhimento reservado ao livro petos tcnicos, estudantes, professores, adrninistradors e outros piiblicos ultrapassou todas as expectativas. Era ou seja doze anos depois, .foran sac mu exemplares da verso francesa que foram vendidos no Quebeque, no Canada e por ease mundo fora, bern corno verbs milhares de exemptares das versOes inglesa e esjnhoia. Corn efeito, em 1987, a editora de Monreal, a Vhicule Press, editava urna veiso inglesa corn o titulo: The Life of a Document A Global Approach to Archives and Records Management, e era uma outra ediao em espanhol com o tituto: Los archivos en el
siglo XX. Neste ltjmo caso, tratava-se de urna ediao conjwita do Secretariat gnral de

t'Universjte de Montral e db Archivo General de Ia Nacidn (Mexico). A ohm que se oferece hoje no leitor inscreve-se na continuidade da iniciativa desenvolvida ao longo dos anos 80, bern como do sulco traado pot uma disciplina arquivIstica em plena evotuao. Eta constitui uma nova obra e no uma simples reediao revista, corrigida e atualizada de Les archives an XX' sicle. Alias, o volume das informaOes tratadas incita-

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-nos a publicar a obra em dois volumes distintos. 0 prirneiro volume, que objecw desta publicaao, debrua-se sobre os fundamentos da disciplina arquivIstica. ExpOe as diversas facetas, Eanto sodais como tericas e contextuais da arquivIstica, vistas pelo prisma da viso global e integrada da disciplina. 0 segundo volume ser editado posteriormente. Centrado essencialmente no pr em prtica da viso global e integrada da disciplina arquivIstica, tratanS principairnente das funOes arquivIsticas, on seja: a criao, a avaliao, a aquisio, a classificao, a descrio, a cornunicao e a conservao. A presente obra resulta, em prirneiro lugar e antes de mais nada, de urn trabalho de equipa. Por isso, fazernos questo em agradecer calorosarnente a todos aqueles que no poupararn tempo nem esforos a tim de a tornar possivel. Os nossos rnais sinceros agradecirnentos vo para as Presses de lUniversit du Qubec que aceitararn pubiic-la e integr-la na sua nova colecao de gesto da informaao, para as nossas colaboradoras e colaboradores: Florence Ares, Chantal Fillion, Marlene Gagnon, Louise Gagnon-Arguin e Dominique Mantel, bern corno para Frank B. Evans, dos National Archives and Records Administration (NARA) dos Estados Unidos da America, que aceitou graciosamente redigir o prefcio da obra. Pot ltimo, querernos agradecer rnuito especialmente a Danile Proulx, secretria dos Services des Archives de l'Universit de Montral, que procedeu ao tratamento de texto do manuscrito, bern como a Jacques Larose, secretario-redactor do Secretariat general de l'Universit de Montral, que teve a pacincia de 18-la atentarnente. Os seus comentrios e sugestOes contribuirarn amplamente para torn-la rnelhor.

INTRODUcAO

A gestAo dos arquivos, a profisso de arquivista e a disciptina arquivIstica desenvolveram-se consideravelmente an longo das ltimas dCcadas: a quantidade de servios de arquivo e de arquivistas aumenta constantemente, a protissao ensinada nas instituiOes de carcter universitrio, an mesmo tempo que a investigaao teOrica e prtica, sinaI de vitalidade de ama disciplina, se acentua, corno 0 atesta 0 ntimero sempre crescente de publicaOes. A conjUntura social desempenhou urn papel de grande importncia no desenvolvimento dos arquivOs, da profissao e da disciplina. Confrontada corn uma miriade de informaes polimorfas susceptivel de set guardada em suportes cada vez mais diversificados e capazes de armaznarem quantidades fenomenais de dados, a sociedade afunda-se literalmente sob urns massa de informao cujo crescirnento 6 exponencial. Longe de dat sinais de cansao, o proceo continua a acentuar-se. Nao se fala j em instaurar verdadeiras auto-estradas de inlormaocapazes de trocar milhares de inforrnaOes, e isso vinte e quatro horns por din, trezentostsessenta e cinco dias por ano? ksociedade tem, por arrastamento, cada vez mais necessidade do disciplinas e de tcnicoscapazes de fornecerem soluoes de conjunto, viveis e rendIveis para us inimeros problemas suseitados pela gestao dessa rnassa de informaOes, em todas as suas dimensoes, desde asu4 ciiaao, avaliaao, aquisio, classificaao, descrio, comunicao ate a sua conservao; Os .arquivistas e a disciplina arquivIstica contribuem j com diversas soluUes concretas pars esses mltiplos problernas 0 6 por isso quo o seu papel e cads vez mais reconhecido pela sociedade que eles servem. Alm disso, as situaOes que os arquivistas e a sua disciplina enfrentam renovam-se a urn ritthO .acelerado,. criando novos desafios e suscitando am questionamento constante. Cnscientes 45 situaao, os autores decidiram continuar a fornecer o sea contributo an redi-

24! Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA

INTR0DUAO/25

gireni o presente livro. Todavia, fizerarn-no tendo em conla o novo contexto das cincias do inforrnaao, o lugar quo nele ocupa a disciplina arquivIstica an lado de outras disciplinas afins, bern corno Os elernentos de prospectiva que Ihes parecerarn mais promissores. A viso global e integrada dos arquivos, da arquivistica contempornea e do papel do arquivista que caracterizava Les archives au XX' sicle aqui no so mantida, corno constitui uma premissa ornnipresente. Assirn, osjgyvistas so apresentados corno Os profissionais da ges. tio dos arquivos; sendo oshrquivos definidos corno o conjunto dos docutnentos, pouco importando a su idade, o tipo do suporte (incluindo os magnticos e inforrnticos) on o seu valor (administrativo, legal, financeiro ou de testemunho), quo contm inforrnao orgnica, isto inforrnao elaborada, enviada ou recebida no rnbito da rnisso de urna pessoa fisica on rnoral. \Quanto a arquivistica, esta tratada corno a disciplina que agrupa todos os princIpios, nonnas e tcnicas que regern as funOes de gesto dos arquivos, tais corno a criao, a avaliaao, a aquisiAo, a classificao, a descriao, a cornunicao e a conservao. Uma abordagern deste tipo tern o mrito de favorecer plenamente a realizaao do papel social do arquivista, do maxirnizar a sua eficcia administrativa e profissional atravs da instaurao, manuteno e desenvolvirnento de uma gesto saudvel da informao orgnica junto das pessoas fIsicas on morais que utibizam os seus servios e, finalmente, de permitir a emergncia de pontos do concertao corn os outros tcnicos das cincias do inforrnao a fin do servir ainda rnelhor a sociedade. Esta abordagern est patente nas trs panes da presente obra que incidem sobre os fundamentos da disciplina arquivistica. A_pmeira parte, que trata da arquivIstica e da sociedade, e constitulda por dois capitulos quo abordam respectivamente as consideraoes de ordern histOrica e o lugar da arquivistica na gesto da informao. 0 leitor cornea assirn por so farniliarizar corn as origens e a evoluo da discipbina e posteriormente por situar o papeb conternporneo deJa que o de urna gestao da infoz-rnao orgnica no seio daquilo a que se se decidiu charnar a sociedade do inforrnaao. Munido do urna perspectiva do papel e do lugar que ocuparn a disciplina, os arquivistas e os arquivos na sociedade, o leitor pode ento abordar corn rnais facilidade aaane, quo incide sobre os princIpios e as bases da arguivistica, a qual constitui o rnago da presente obra. Ela divide-se em ,(I uatro_capftulos que expOem sucessivamente o pncjpiodaprovenincia e o fdcuiearquivo, o cjcloda.vida dos docurnentos de arquivo, as unidades de trabalho bent corno a legisbao e a regulamentao. Finalmente, o leitor terminar o seu priplo corn a descoberta da terceiraparte intitulada <<A arquivIstica e o seu ambiente" onde so expostas a tipologia e as particularidades dos

arquivos norte-arnericanos, a tipobogia dos suportes de arquivo e urna bibbiogralia especIfica tab corno a fonnao e a investigao ern arquivistica. tJrna concluso, urn glossrio, urna bibliografia, urn surnrio e urn indice completarn'a obra. Por ltirno, o beitor poder estabebecer o nexo entre as panes e os capitubos que cornpOem a presente obra. Poder igualmente ernpreender 0 SOU prOprio trabaiho do reflexao, do participaco e do desenvolvirnento sobre a disciplina arquivfstica, a profisso de arquivista e o seu objecto, os prOprios arquivos.

PARTE 1 A ARQUIV!STICA E A SOCIEDADE


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CAPITULO I Os ARQUIVOS, Os ARQUIVISTAS E A ARQUIVISTICA Consideraes histOricas Louise Gagnon-Arguin

E S aparecirnento da escrita que remonta o nascimento dos arquivos e da arquivIstica,

bern corno as novas ocupaOes, entre as quais a de arquivista. A escrita perniitiu produzir bras Jiterrias mas tambdm serviu a administrao. Assim, desde que o hornern utiliza a escritaipara registar informao que 6 possIvel seguir a evoLuao do suporte no qual foi inscritassa mesma informaao, o tipo de informaao retida, os mtodos de trabaiho utilhzados pan frat-la, hem como a evoluao das funoes das pessoas afectas a gestao dessas informaes.Y N; Conheceras origens de uma profisso e da sua misso nao releva da simples curiosidade. Aides de mais, demonstra uma preocupacAo em querer situar a sua actividade no tempo. No !MYc)S ar44ivistas no manifestaram grande empenho em faze-b. Ernest Posner, clebre arqthvista athericano, sublinha a importncia disso na sua obra sobre a histOria dos arquivos no MundolAntigo: 4 ...] archivists must feel a need to explore the origins of their profession to understand the circumstances and forces that have determined its evolution, and, with such r undastanding, to anticipate and prepare for the futur&>>. Vdrios lutores estudaram urn on outro aspecto da histOria dos arquivos. Alguns intaessaran1se paiticularmente pela sua histOria numa determinada 6poca 2 e pebas grandes insti I

'Pmliora agregada da cole de bibliotMconomie et des sciences de linformation de l'Univeisitt tie MGntaL

30 / Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA

OS ARQIJIVOS, OS ARQUtVISTAS F A ARQUIVISTJCA/31 por intermddio de instituiOes que devern, em contrapartida, inscrever urn testemunho das suas aces. Roma, devido a sua administrao muito descentralizada C an papel que desempenham as grandes famulias, exercer tambrn uma forma de autoridade que favorece a dispersO dos documentos ligados as diferentes actividades. A MEn Idade Media caracterzae sei por modificaOes importantes na vida econrnica, social e politics. Assim, o parcelarnento dos territrios com a implantao de uma autoridade autOnoma em cada urn deles constitui urna prtmeira alterao importante. A dirninuio do papel da escrita na vidaadminiStrativa, bern coma o problerna da ausncia de uma lingua cornum a grandes territrios, conStitui uma outra ruptura corn a poca antiga. Contudo, a medida que se avanca na Made Media, Os reinos tornam-se rnaiores, os territrios expandem-se, ha autoridades que se afirmam e que favorecem deste modo a constituio de estnituras administrativas. Ao mesmo tempo, a Igreja desenvolve um poder pfiralelo e Os mosteiros tornarn-se lugares seguros e de poder. Do sCculo Xli an sculo xvtii, assiste-se a implantaao das comunas em Franca, a constituio de reinos urn pouco per toda a parte naEuropa e A constituicaodos estados modemos Essas diversas autoridades tiveram de se imporpara se desenvolverem. Elas baseiam a seu poder em titulos e privilgios que Ihes do a garantiadesse poder. Em reaco a essa sociedade, d-se a Revoluao Francesa. Assim comea ummodo deadministraao diferente, onde o docurnento j no desempenha apenas um papl jurIdico, rnas constitui um instrurnento do poder cujo acesso 6 sinaI do poder do povo. Estarevoluo ira ter um impacte determinante nos arquivos corn a criao uma instituio nacional cujo papel 6 o de assegurar a guards dos arquivos. 0 sculo Xix, corn o dSnvolvimento do nacionalismo, att-ibui an documento urn valor de testemunho, j ado numsentido juridico rnas para reconstituir a historia. No sculo xx, assistir-se- ao aumentodaquantidade da inforrnaAo, a sua acessibilidade, a sua valorizaAo e tambtm , im:moviniento de racionalizaAo da sua utilizao. Etendo em conta estes grandes mornentos da histdria e 0 seu irnpacte na organizaAo e noEpapel dos documentos que iremos tentar responder a urn certo nrnero de questUes. 0 que eram os arquivos no passado? Qual o star paper Quem foi responsavel pelos documeiflos atravs dos tempos? Como 6 que essas pessoas desempenhararn as suas funoes? Deste modo, ixrnos traar em grandes linhds quer a histria dos arquivos corno a dos arquivistas e a da arquivIica, destacando as suas principais evoluOes e tentando exphcar estas travs de refencis aPs usos sociais ou politicos dna diferentes pocas.

tuiOes3 . Outros debruararu-se sabre a sua evoluo aravs dos (empos 4 e preocuparanFse corn as caracleristicas especificas dos diferentes scu]os. Poucos estudararn, contudo, as relaOes entre o papel social dos arquivos e a histria das mentalidades, entre a organizao dos arquivos e pessoal pie par des e responsavel e a hisiOria das instiluiOes e das prticas pollticas. E o que nos proponios realizar atravs dos grandes movirnenlos de civilizao que existirani desde o inIcio Wi utilizao du escrita. Vrias dificuldades se apresenurn a elaborao de urn fresco que incida sobre a histOna dos arquivos desde a Alta Antiguidade. A prirneira dificuldadc situa-se no piano do vocabulrio. Os terrnos arquivos", aarquivistas '> e arquivistica'> fazem referncia a conceitos modernos do doniinio arqLlivisiico. Utiiiz-]os para designar as documentos encontrados na Asia Menor e que datarn do milnio iv, falsear a realidade da poca, rnas nurn artigo sobre a histria dos records tisoitageis, Luciana Duranti, depois de ter rnanifestado feservas ao facto de se aplicar a nossa terminologia a tempos mais recuados, revela as vantagens, nestes lermos: "[..] it indicates precisely their functions in the tight of our own division of labor5 >>. Escudados nesta afirniao, utilizaremos os ternios <arquivos>>, arquivistica>> e arquivistas. Urna ouira dificuldade provern do nUrnero de anos a cobrir per este tipo de invesligao. Os primeiros docurnentos administrativos encontrados datam do niilnio iv antes de Jesus Cristo. Nao se pode pois aprofundar cada urna das pocas desde essa data civando niuito podernos deter-nos nos acontecimentos e nos perlodos mais signiticativos e que niarcararn urn ou outro aspecto da histOria. Uma outra contingncia est ligada a dirnenso geogrfica do assunto. A histria dos arquivos cornea, em prirneiro lugar, no Oriente. Prossegue nesses pulses depois da sua separao do Ocidente. Mas no entanto nos paises ocidentais que evoluem os usos administrativos que esto na origern dos nossos comportamentos conternporneOS. Antes de dar inlcio a este estudo, iltil lembrar as grandes caracterIsticas pollticas, sociais, econmicas ou culturais das pocas rnais marcantes para a histria dos arquivos, dos arquivistas e da arquivIstica, a firn de situar inelbor os diferentes acontecimentos. Assim, o exercicio do poder na Alta Antiguidade est intimarnente ligado a Vida religiosa. Os faraOs do antigo Egipto representavam tanto a autoridade politica como a dos deuses. Nessas civilizaUes, quer se (rate da civitizao assIria ou egIpcia, a vida administrativa encontra-se simplificada pelo facto de o poder ser nico. Todos trabalbam para o rei, C OS funcionrios tm apenas a misso de controlar que tudo se faa segundo as regras da arte A Antiguidade Clssica caracteriza-se per uma administrao mais dernocrticaw, como a de Arenas, onde os cidados tm actividades independentes do governo e onde este dirige

32 / Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA 1. Dos docurneiitos administrativos aos arquivos

OS ARQUIVOS, OS ARQUIV!STAS IS A ARQUIVISTICA/33 Aquando das conquistas, os novos ocupantes viarn na entrega dos tItulos de propriedade dos territrios conquistados urn sinai da sua nova autoridade. Sabe-se que desde o sculo xiv, corn o Tratado de Paris, entre o delfim e a Sabia, as documentos relativos aos territOdos cedidos seguem esses mesmos territorios. Carlos V exigira a mesma coisa de Francisco I per ocasio do Tratado de Cr6py-en-Laonnois9 em 1544. Os monarcas absolutos do sculo XVIII recurrent particularmente a este processo. Os documentos sO podern set consultados pela autoridade suprenia. Os artesos da Revoluao Francesa cornpreenderam o <<poder'> que os arqtaivos encenam e a sua importncia no exercIcio do govemo, criando Os Archives nationales de

A histria dos arquivos pode set abordada sob diferentes nguios. 0 contedo dos documentos e a concepo que deles se fez constituent que nos esciarecern sobre o papel que des desempenharam, bern como sobre o lugar que des ocuparam nas diferentes civilizaoes. Os suportes em que 101 registada a informao administrativa apresentarn tarnbern urn grande interesse. Para alCrn de mudarern ao longo dos anos, condicionararn o seu armazenamento, a sua conservao e a sua utiiizao futura e exigiram o desenvoivitnento de urna espccia!izao apropriada. Urn e outro ilustrarn a sua maneira a histria da profisso e da disciplina. 1.1. Os arquivos e as suasfunoes nas thferentes civilizaoes A partida, que significa a palavra <<arqutvos> ' ? 0 termo archeion, utilizado inicialmente pelos Gregos no sdculo in on ii a. C., designa sirnultaneamente government palace, general administrator, office of the magistrate, records office, original records, repository for original records, authority'). A palavra arch, de onde provCm, tern per sua vez 0 sentido mais Into de <<foundation, command, power, authority 6 >'. Refere-se pois as actividades adrninistrativas. A sua utilizao varia posteriormente. Fica, porCm, estabelecido que os docurnentos administrativos fazem pane de todas as pocas. Eles regent as relaOes entre Os governos, as organizaOes e as pessoas. Ao longo das dpocas e dos regimes, os documentos servirarn pain o exercIcio do poder, para o reconhecimento dos direitos, para o registo da rnernoria e para a sua utilizao futura. Recordamo-lo aqui porque este papel foi muitas vezes eclipsado peia histria dos hoinens e das sociedades que, no entanto, baseararn os seus poderes e a sua perenidade nesses documentos. A criao dos documentos constituiu uma necessidade para o exerciclo do poder. Lodolini resume perfeitamente esse fendmeno: a mais antiga transcrio da memOria foi constituida por documentos correntes cujo rnodo de gesiSo, que por vezes se perpetuou durante muito tempo, atingiu urna perfeiao requintada nas civilizaOes do Prximo Oriente antigo, da Grcia e de Roma. Os docurnenlos cram produzidos e conservados para as necessidades do governo e da administrao; a gestao do poder e a gesto dos docunientos estavarn estreitamente ligadas por toth a parte'.

France em 1789 e querendo conservar, desde o inicio do mandato, todos os documentos pmduzidos sob a nova administraao. Napoleao, ao desejar centralizar num mesmo local todos os documentos dos estados europeus conquistados on ocupados no periodo do seu reinado de imperador, nAo est a manifestar a inteno de demonstrar 0 sea poder? E-lhe alias atribuida a seguinte frase: <<Urn born arquivista 6 mais iltil a urn govemo do que urn born general do exrcito'>. Os adniinistradores modernos baseiayn o seu poder e os seus direitos no que est escrito. A importncia dada a informaao administrativa e . sua funao no exercIcio do poder afiranam-se de um modo diferente, mas continuum a traduzir a mesma realidade. As legislaOes sobre o acesso aos documentos govemarnentais, urn fenmeno do principio dos aims 1950, so a expressAo da democracia, forma de govemo que exige a transparncia das acOes governamenis. Tudo isto dernonstra o papel primordial do documento no exercIcio do poder per pane dos governos on de qualquer adrninistrao. Os 4ocumentos desernpenham tambrn urn papel de prova. Foram durante muito tempo produzidos e utilizados corn esse fim. Na Grcia antiga, 6 o local onde so depositados os documentes ,que ihes assegura a autenticidade. Os docurnentos armazenados no archeion lqc4 no M4roon - serviro de prova em caso de litfgio. <[...] qualquercida4ao tinha acesw aos arquivos do Estado e podia copiar as documentos que, sO pelo facto de se conservaicin no Mtrnan,tiniiam um valor autntico'. Na Idade Media e ate a Revoluao, as detentozes de 1Iu1os , 7prjyil6gios utilizararn os documentos a firn de provarem os seus direitos. Os on diplomas ou cartas (charles) deviam cpermitir determinar uma pretensao defender mu direito">>. Certos historiadores afirmam alias que Os nobres, cujo puller em Franca assaltavanos privilegios, provocram em paste o moviinento revolucionrio de 1789 corn a sua insistencia em defende-los a custa de processos e de diplomas". Hoje em dia, encontran diversas categorias de documentos que tern valor de prova on urn valor legal. De rnitiplas formas; eles desernpenharn sempre um papel na defesa dos direitos das pessoas e das instituiOes.

34 / Os FUNDAMENTOS DA DISCII'LINA ARQUIVISTICA

Os

ARQTJ!VOS, Os ARQIJIVJSTAS LA ARQUIVISTICA/35

0 papel dos arquivistas tanibdrn 0 (IC agir COnlO )iIC/floIiG. Desde a inais ADa Antiguidade que o hoioeui sentiu a ,ieccssidade de co,,servar a suit prOpria oneto6nio,. pri raeiro sob form-a oral depois sob a forma de graffiui e de desenhos e, tinahnentc, graas a Ut'] sisema codificado. 1510 . coil] sulIbolos grficos coriespondenies a sfjahas on ii letras. A nleiilna assirn rcgistada e conservada cons titow C coil sIll w a inda a base de Loda e q ualquer acd vi dade hu mafia: a cx istnc ia de Li Lu gb po social se ia mpossivel seat 0 regislo da meruona, on seja, Se,]] arqLovos. A prpria vida no exisuria, pelo ulenos sob as formas que coilIleceillOs, Sc mdLi houvessc o ADN, isto & a iiiemoria gcilelica registada nos c(arqtlivos)' pn oordiais' Esta afirmao de Lodolini traduz perfeitaiuente 0 conceito de rnernOria aplicado aes arquivos. Trau-se, em primeiro lugar, da mernria necessria a qualquer adrninistraao saudvel nias tanahm daquela quc ira ser Util as geraOcs vindouras. Era antes de mais it essa meniOria das actividades niais recentes que os governos, desde os tempos antigos, fazianj apelo, regisrando os tratados, as contas e us privilgios. Os arquivistas do sculo XIX destacararn posteriormente a importncia da memria titilizando essas niesmas informaoes, mas Para fins de reconstituio. Nessa altura, o terrno uarquivos" aplica-se a documentos utilizados Para esses Fins e exclui Os docurnentos administrativos de uso corrente que, no entanto, as Oregos dos sculos iv e ill a. C. consideravam como arquivos. Os arquivos constituent urn contributo irnportanre pata a invest! gao. So utilizados em diferentes disciplinas. Estudos sociol6gicos' 4 , denaogrficos e medicos' 5 baseiam-Se eni arquivos, que serveni tambdrn Para a investigao em arte' 6 e em ci8ncias'7. Os historiadores so conhecidos coma grandes utilizadores dos arquivos. E sobretudo a partir do sCculo XIX que se cria esse grande elo estreito entre histria e arquivos. <<Entre 1830 e 1850, de arsenal tradicional do poder, as Arquivos [sic] transformam-se em laboratrios da histOria [ ... ] a. Corn o nascimento dos movimentos nacionalista e romntico, 0 interesse pelo passado e o regresso as fontes favorecem a explorao dos antigos arquivos j recolhidos. Os arquivistas iro deixar as suas actividades junto das administraOes Para se voltarem de preferncia Para a tratarnento e muitas vezes Para a anlise dos documentos antigos. <Preocuparani-se corn o passado, esquecendo-se de que o presente viria a ser, por seu turno, urn passado' 9 o. Os arquivos continuum a set urna fame privilegiada Para nos mostrarem 0 contedo das nossas raizes. Os documentos, qualquer que seja o seu carcter, pessoal, administrativo, financeiro, so portadores de uma informaao particular diferente da obra literna, da escrita cientifica on da reportagem factual. <<As caracteristicas particulates da informao e dos documentos de arquivo so trs, afarnia Bruno Delmas, professor da cole des CharLes; trata-se uma informao pessoal [cada pessoa delta dos seus arquivos], a sua uti-

lidade prpnia a cada organismo, 0 sCU tratamento 6 igualmente especiiico20>'. Os arquivos constitue m nina fonte de informao tInica sobre as pessoas e as organizaes e, pot esse motiVO, constituern materiais indispensveis a histOria on a qualquer outra discipliria cujo objeCto seja 0 passado. Os documentos administrativos desempenharam, pois, papis muito variados consoante as necesidas e as preocupacoes das diferentes pocas. Estiveram na base da administrao dos estados e das organizaOes, tal como as malhas da cadeia que permitern a traaasrnisso e 0 testemunho dos seus usos e costumes. 1.2. Os.grandes tipos de documentos produzidos Os tipos de documentos administrativos produzidos atravd(das pocas so muito variados, mas a fraca quantidade de alguns que chegararn ate ns neat sempre permite conhecer o seu uso;A bibliografla especializada, muitas .vezes, no apresenta seno as series malores de documentaco. Numa viso rpida da histria como a que aqui properties, e possIvel fornecer tambm alguns exemplos que permitam caractenizar uma poca e que testemunhem as suas grandes actividades. Faremos referncia aos docurnentos mais conhecidos, e isto Para bada.uma das grandes pocas da histria. Para conhecer Os documentos dos milnios V e iv, C preciso reportarmo-nos as escavaOes?rqueolgicas feitas nos palcios da Asia (Ugarit, Larsa, Man) ou nos templos egipcios dapoca dos faraOs. Os documentos al encontrados mostram urn modo de administraao centralizadb:cujas actividades gravitam todas em torno do finder real on reilgioso. Dois graudes tipos de documentos silo al produzidos. Em pnirneino lugar, documentos que dizern respeito aividda.pessoas: contas a neceber, comas de receita e de despesa, listas de pessoas (trabalh(dores.e..escravos) que desempenharn trabaihos diversos, listas de profissOes, inventrios dosbens.em armazCm, inventrios dos animais, das casas e das terras possufdas: No que se .refer As :relaoes exteriores, relatrios administrativos dos agentes rgios nas provincias, de cartas recebidas pelo rei e sua farniia, dos contratos e listas de dividas a pnazo21. Atravs das obras da Cpoca, conhecem-se urn pouco meihor os tipos de arquivos pmduzidos nas cidades gregas: textos de leis, plebiscitos, actas do conselho ou da assembleia dos .cidadaos autos judiciais, comas pblicas, listas de efebos, etc?. Segurarnente, Roma produziu documentos fiscais, actas dos principals departamentos do governo, autos junfdicos ., bern coma documentos utilizados nas relaOes exteniores, apesar de nAo se encontrar grande rasto dgstes 0 Estado controlava as actividades entre os cidadAos atravs de documentos. Assina,

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OS ARQUIVOS, Os ARQUIVISTAS E A ARQUIVIST!CA/37

urn edicto de Mclo Rufo, prefeito do Egipto sob a dominao roniana, obriga dodos os proprietrios [a] registarern as suas propriedades no prazo de seis meses nos arquivos das aquisiOes, e que os credores procedarn de forma idntica relativamente as suas hipotecas, bern corno todos os outros possuidores de titulos vIidos23>. Por volta do sculo xii intensificam-se as actividades relativas aos eactos on peas que constituent titulos par a posse de tetras e de direitos 24 ". Estes actos tinham a forma de <<diplomas'> cujo acervo constitui o <Tesouro dos Diplomas)) (Trsor des c/iartes) on <<canrioa. Este Tesouro contrn <tItulos fundamentals [de] dominios e [de] direito: privilgios pontiffcios, contratos de casaniento e testarnentos, tratados. actos de hornenagem e de investidura, reconhecimentos dorninlais, relatrios de direitos, e, pouco depois, conquistas e contas, tudo docurnentos a que se pode recorrer para inforniaao ou para prova 25" . Trata-se, pois, de series de documentos relativos aos negOcios de cada urn dos proprietrios, quer este seja senhor, prmncipe on prior de mosteiro. Corn a instaurao das comunas ern Franca pot volta do sdculo xii, encontramos urns nova concentrao de docurnentos que nos permite reconhecer alguns tipos. Assim, nestes arquivos municipais encontrarnos <<registos de deliberaOes, de contas, registos cadastrais, Li registos paroquiais, de registo civil, [ ... ] actos de concessOes de isenOes e de privilgios, cartulrios, correspondncia trocada, provises, cornissOes e recepOes de ofIcios, listas de imposiOes, []26,, As transacfles entre particulates favoreceram a elaborao de diversos tipos de documentos corn a forma de contratos. 0 conjunto destes documentos constituiu os arquivos notariais, cuja irnportncia e volume levam ao seu agruparnento em depsitos especificos em Franca e em Itlia no sculo xvL1 27 . 0 interesse dos arquivos notariais reside no facto de estes serern considerados corno <<urn bem Para o povo*, porque content informaOes que ihe dizem respeito. <(Para assegurar a conservao e a utilizao dos papis dos notrios e das escrituras da poca colonial28 '>, os governos obrigaram Os titulares dessas funOes a produzir determinados documentos em duas cOpias, dando inicio ao hbito de se fazerem dois exemplares de certos tipos de documentos, entre os quais os registos paroquiais. A noo de arquivos de Estado surge por volta dos sculos XVI e xvii. E Carlos V que d inicio ao movirnento ao transferir o tesouro dos diplomas de Castela para Simancas, constituindo deste modo o nOcleo principal dos arquivos do estado de Castela. Em 1567, ele permite ao seu arquivista, Diego de Ayala, <<[.1 concentrar, em torno desse ncleo original, os papis de todos os conselhos, cortes, chancelarias, tesourarias, secretarias, capelas reais, etc.29 >>. 0 exemplo ser seguido, nomeadamente ern Florena e em Inglaterra. Sendo o poder

exevido de modo muito pessoal pelos reis, principes ou senhores mais poderosos, Os uarquivosjieESt0 deviant, apesar de tudo, estar muito ligados aos seus negOcios. A importinciaque adquire a sua administraao, a medida que aumenta o seu poder, obriga-os, contudo, a recrutar conselheiros e a confiar-Ihes deterrninados cargos. Estes so levados muitas vats a considerar os documentos que produzem no exercIcio das suas actividades como propriedade pessoal. Sera preciso lutar contra estes hbitos para se constitufrem verdadeiros anluivos de Estado, mas isso so ser possivel corn o fim dos regimes monrquicos, on seja, no momentO em que Os cargos administrativos deixarem de set cornprados on obtidos atravs de privilegioe transmissiveis por herana. Os arquivos de notveis, de homens de negOcios, de famiia so considerados come, arquivosprivados Contudo, <4...] so tao necessrios aos particulates es famIlias corno ao Estado e as . adrninistracOes pUblicas'", afirmava o arquivista frances ChiGles Samaran. E sO par volta do:sculo xix que as pessoas comeam a interessar-se pelos seus contedos. Foram encontrados no castelo dos LaTrmoIlle, na cidade de Thouars no Poitou, os seguintes docmentosicolocados na osala dos arquivos>>: oos titulos de Laval; Vitr e outras tetras "saidas da casa\ hem coma Os papis "intiteis" entre Os quais fragmentos de contas e grande quaiitidade;de cartas31 >'. Os arquivos familiares de Agay (cornuna de St-Raphael) inventariados depois da Revoluo contm <<docurnentos econ6micos32>>. Sao, por conseguinte, emitidos docmentos relativos aos titulos e aos prvilgios, outros relativos a administrao finauceira e autos provenientes das relaOes entre as pessoas. DescriOes idnticas podeiiam certamente set feitas a partir dos papis das grandes famflias, tanto das grandes famflias romanas COmO das farnilias nobres da poca francesa pre-revolucionaria. 'Gs arquivos da Revoluao Francesa agrupam, em primeiro lugar, os documentos das insthndias governamentais da Revoluao. So tambdm constituldos pelo <mucleo duroR da nova -60: Eles so <mao so o receptculo de documentos em sentido comum; recebem tamei'Mjectos corn carcter fundador muito acentuado: os selos da Reptiblica, as tipos de moed ps padroes dos pesos e medidasMa. E Santoni prossegue, afirmando o valor particular desses arquivos no contexto revolucionrio: <mSo eles merecem set chamados simples e pIenamente "os arquivos", pois convm no esquecer que a palavra "archd" significa "fiiadainento"33.. Diversos factores de diferentes ordens levaram a produao dos documentos administralivosque hoje em dia se conhecem. No que se refere aos de ordem polItica, pensa-se cada vez mais na interveno generalizada do Estado na vida dos cidadaos e na estruturao do Estado moderno. Relativamente aos de ordern econOmica e tecnolOgica, no aumento das actividades

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OS ARQUIVOS, OS ARQUIVISTAS E A ARQUIVISTICA/39 o couro serviu tainbm para negistar informaOes. Usava-se principalmente pele de carheLlO que se tosquiava fazendo-a macerar em cal e que se polia com pedra-pomes para produziF o,pergaminho. 0 couro apresentava vantagens econOmlcas Para quem debe se servia. podia apagar-se a informao e voltar a utitiz-lo. Todavia, deste modo, ele privava as clvilizacoes futuras do testemunho contido nesses documentos. Foi contudo a utilizao de urn suporte chato e mais pequeno que operou uma revoluao no mundo da conservao. Efectivamen te , a pergaminho tornava possIvet a justaposio de vrias folhas, portanto a produo de codices, forma sob a qua] nos chegaram, entre outros, os diplomas'. Os cdices penllitiam a reunio dos docurnentos e facilitavam o trababho de cornposio e de conservao: O.pergarninho podia set iguabmente enrolado corno se fazia corn o papiro. A descrio tie um.cartulrio encontrado na Abadia de Saint-Mont (Gets), datado do scubo XI, perinite.nosconhecer urn pouco rnelhor a forma material destes robs. -'

financeiras e comerciais e na sua internacionalizao que facilitaram o crescimento da produpo de documentos atravs da reprografla, da micrografia e da informtica. Por limo, a importncia atribulda ao escrito urn factor cultural no negligencivel. Em surna, Ludo concone Para a produo de docurnentos, Para a sua esLandardizao e para um acrscimo de nas relaOes entre as pessoas. as organizacOes e Os governos. in1portncia do sell
1.3. Os diferentes suportes e a sua conservado afravs dos tempos

A histOria dos arquivos est intimarnente ligada a histria do suporte da informaao adininistraLiva. Este suporte d impontante, na medida em que se deve a sun durabilidade on a sua fragilidade o facto de se ter on no conservado o testemunho e de se poderem consultar os vestfgios do passado. Entre os principais suportes utilizados, encontra-se a placa de argila, o papiro, a couro, a papel 36 e, mais recentemente, os diferentes suportes electrnicos. As placas de argila foram utilizadas nas civilizaOes da Alta Antiguidade e da Antiguidade Cissica. 0 sell artesanal apresenta vrias vantagens. Muito baratas, elas podiarn set fabricadas em grande quantidade. Aldrn disso, eram faceis de utilizar e de armazenar. Para as geraOes futuras, tiveram tambm a vantagem inestimvel de se conservarem, o que permitiu conhecer as civilizaOes que as utilization. EscavaOes efectuadas na AssInia puseram a descoberto, entre outras coisas, os arquivos do reino de Ugarit37 e de Mari". E nas margens do Nilo que crescem as foihas necessrias a confeco do papiro, outro suporte utibizado depois das placas de argila. Este produzido do seguinte modo: Separam-se corn uma aguiha as fibras do papiro era muilos fioas e too largas quanto possivel. As melhores provm do interior do caule: vm depois as outras na ordern da sua posio relativa [1 Todo o papiro tecido solve urna mesa humidilicada corn a gua do Nilo cujas algas fazem de cola. Prirneiro esteodern-se vetticalmente as liras a todo 0 comptimento, cortam-se as que ultrapassem as extremidades, era esteode-se por cirna uma camada dc tiras Lransversais, cruzadas. Mete-se tudo na preosa, estendern-se as folhas an so], a rim de sec-las, e depois juntam-se todas, comeando pelas melhores [...] Cada rolo nunca contm mais do que vinte folhas'9. Compreende-se que os documentos escritos em papiro tivessem de ser enrolados Para serem conservados. Foram principalmente as civilizaOes localizadas nas margens do Nib que utilizaram este suporte. As condiOes cbirnticas favorveis existentes junto desse rio permitiram a conservao de certos papiros, que ainda hoje podem ser consubtados.

Trta-se de urn cartnlrio cm forma de rob. 9 composto pot quinze folhas de pergansioho de dimnsoes desiguais cosidas umas as oultas pot meio de tiras de pete e coroladas em torno de uma haste de vime corn urn difimetro de 12 man no interior do pergaminho e de 19 own oas extrernidades. Uma das extremidades arredondtha; a oOtra, achatada, a tim de facilitar o enrolar e o desenrolar, mede entre 3 e 8 mm. 0 comprimento Iota] do rob e.decerca de 5,80 rn41.
E a chegada do papeb e ao desenvolvimento das tcnicas de impresso no seculo xv que rernontain as nossos mtodos de registo da inforrnao. Antes dessa data, o papel era de usa corrente na China, mas foram necessrias as trocas entre a Oriente e o Ocidente pan que a suaSmposiAo passasse a set por ns conhecida. Corn a introduao do papel, o documento adIisirativo distingue-se corn maior nitidez da obra literria, e vai ao ponto de adoptar ama fttrnt diferente, a que no acontecia corn a placa de argila on o papiro. As placas de argila .bthiUxadas na Assfria obrigararn corn efeito os arqueobogos a munir-se de critrios pain deteraiinaretn a natureza, administrativa ou literria, dos documentos nelas inscritos e a adaptar o sSsmtodos de trabalho42. Os novos suportes electronicos de que o seculo xx se dotou apresentarn, tainbtm eles, taraterIsticas revolucionrias para a informaao. As fitas magnticas, Os videodiscos, as

disquetes de todos os formato tern como caracterIstica cornurn, Para abrn da miniaturiza, otacto de tornarem a infonnaAo ilegiveb scm a ajuda de urn aparebho apropado. As consequncias da utibizao destes novas suportes esto ainda por determinar. Sabe-se j pie trn.a vantagern de permitir urn rnaior armazenamento e de facilitar a difuso. Tecnicarnente frgeis, bevantam novos problernas relativos a organizao da inforrnao,

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nova cspeciaIizao pot parte dos gestores hem conio a sua conservao. Eles exigent da inforrnaao. Este resumo dos diferentes suportes que serviram para o registo da informaao administrativa permite conhecer os hbitos de trabaiho e as razOes que os jusilficam e explica us rniodos administrativos, assirn como Os melos utitizados pan a conservao da inforrnao.
1.4. A loca/izaco dos arquii'os

A localizao dos documentos administrativos nas adrnlnistraOes on junto das fanillias reveladora da irnportncia que Ihes d concedida pelos seus criadores on proprietrios, ao inesmo tempo que revela us principais modos de conservao utilizados. Pode pois ser luteressante encarar a histria dos arquivos sob esta perspectiva e fazer uma breve abordagem da localizao reservada aos arquivos atravs dos tempos. Os arquivos reals de Ugarit foram encontrados repartidos por seis grandes salas que continham cada uma os seguintes documentos: docurnenros relativos a tetras, docurnentos tegais, documentosjurIdicos, docunientos em linguas estrangeiras, docurnentos relativos as relaOes corn outros reinos, como a Palestina e o Egipto, docurnentos produzidos pelos diversos escritrios e dispostos de forma a serern revistos 43 . Estas salas serviarn, pois, tambm para a classificao dos docurnentos. Na Grcia, a localizao dos arquivos assume um sentido muito particular. Os docurnentos estavarn depositados no Archion, onde podiam set consultados. Em Atenas, urn docurnento depositado no ArchEion era considerado autntico. Trata-se de urna caracterIstica particular que no encontrarnos em mais nenhuma civilizaao. Em Roma, era no Tabularium que os responsveis dos cargos administrativos depositavam os seus documentos.. Estes locals, os da Grcia e de Roma, contudo no tern nada a ver coin dos documentos. Pelo contrrio, esto ligados a urna pessoa e a uma funo, o que favorece a sua grande dispersao. O facto de haver locais reservados ac, armazenamento de documentos mostra antes um desejo de se ter urna boa adrninistraAo e sublinha a irnportncia atribuida ao acto escrito. Entre a queda de Roma e 0 sculo XII, as tradiOes administrativas que se instauram fazem coin Os arquivos sejam itinerantes tal canto as pessoas que Os possuem. Os governantes e os proprietrios trazem us seus documentos por ocasio das suas diversas deslocaOes. Por vezes, deixam-nos depositados nos mosteiros, nos claustros das igrejas on nos depsitos das toes, para os protegerem quando pattern a guerra on quando recelam os saques do invasor. Esses hbitos levaram a perda de uma importante quantidade de documentos da poca.

0 inicio de uma administraao lisicarnente mais estvel acarreta a construo de locals reservado s ao depsito de documentos. Depois do scuto xii, encontrarnos nas cmaras municipais das comunas francesas, locals previstos para a conservao dos arquivos 45 . Nos estatutos da cornuna de Nice, de 1204, 6 rnencionado que Os arquivos sero mantidos <4..] na sacristia fechada coin chaves, unia na posse do sacristo, e a outra, na do claveiro%. A nova Cmara Municipal de Brianon, nos Altos Aipes, comporta <4...] uma sala de arquivo fechaduras 47 n. As cidades derarn, pois, muita importncia a conservaAo fechada coin material dos arquivos nos locals para esse firn concebidos. As grandes famfilas arranjavam espacos para conservarem os docurnentos. Os senhores previam locals especiais, em estreita ligaao coin sua chancelaria e muitas vexes coin sun capela, a tim de conservarem Os seus diplomas on titulos de propriedade 45 . E assim que enconIramos unia descrio da sala dos arquivos do castelo dos La TImoiile.
A sala dos arquivoS, abobadada, enconhrava-se na cave, coin cozinhas e os oficios, junto a capela ye mandata constujir no inicio do sduio XVI urna dama de La Trrnoille, a piedosa Gabrielle de Bourbon. Cerca de 1750, haviaai nada rnenos do que dezasseis annrios, aos quais ion preciso acrescentar prateleiras na <alarnedaw ye precedia o <<tesouro" C ate mm dos quartos do paIcio<.

A Revoluao Francesa teve um grande impacte nos arquivos. No que respeita aos locais de armazenamento, a principal inovao 6 sobretudo de ordem ideologica e exprime-se pelo desejo de centralizaao dos documentos. A lei do 7 do Messidor do ano 2 (3792) constitulu uma decisao nesse sentido 50 . As diferentes tegislaoes, directivas e aces que iro incldir .sobte: os. arquivos confirmam this intenoes. As diversas autoridades querem assim exprimir Osurpoder e o novo sentido que dao a noo de Estado. Os arquivos propriamente ditos iUii 3sero totalmente centralizados em Paris, mas a criaAo de arquivos departamentais e .4orsMchlves nationales de France em Paris constitul a expresso dessa centralizaao, se nan ifsitpe10 menus administrativa. '4e;NO sculo XX, so sobretudo as qualidades destes locals que sero objecto de urna atenQ$o especial. Os arquivistas detinirao critrios de qualidade pan a conservao dos danaffientos nos seus locals de criaao bent canto para 0 seu armazenarnnto, tendo em coma, Ciltreoutras coisas, factures climticos e exigncias especlficas dos diferentes suportes. Alni diSo, novas locals iro recebei mandatos especials, come, os centros de docurnentos seSacthos cuja construo Ira visar inicialmente objectivos econornicos, ao mesmo tempo que pitthde assegurar a sua conservao. Esses objectivos trouxeram o desenvolvirnento desta espeialidade coin a rendibilizar os espaos de armazenarnento e a segurana dos locals.

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Os lociis onde se encontrani instalados os arquivos foram suCesSiVamcnte sintholo de autoridade, de credibilidade e de poder. Eles forain a expresso de preocupaOes de conser. vao, de proteco e dc rendibilidade. Merecern, pois, que Ihes dispensemos aleno nurn texto sobre a histOria dos arquivos. Esta breve abordagein da histria dos arquivos perniitiu exauiin-la sob diferentes perspeclivas. As diversas funoes atribuidas acts arquivos, os tipos de documenios produzidos, os suportes que servem para registar a informaflo e Os locais de conservaao constitueni outros tantos aspectos que favorecerani o conhecimento c mediram o grau de integrao na vida administrativa das diferentes pocas. Ao longo dos anosa proliferaao das inslituiOes, a massa de informao c de docuinentos produzidos sob forma de docunientosadministrativos e 0 inleresse por outros tipos de arquivo pan alm dos arquivos governarnentais (os arquivos privados: arquivos econmicos, arquivos de igrejas, arquivos sociais) trouxerani unia produo acrescida de informaOes e ama ma jor utilizaao da informaao. Pride compreender-se meihor, deste modo, a necessidade que se imps de desenvolver unia espccializao para a gesto dessa informao e a chegada ao mercado de trabalho de profissionais que dispOem dessa con1petncia.

osapsPmtoS>), o papel que este tiltimo desempenha na adrninistraao e as funOes que exerce. Este Ultimo aspecto permite urn agruparnento significativo das diferentes camete5tI,popn a5 de cada poca. Por isso, apresentarernos em primeiro lugar as funUes reIativaS a administracO nos diferentes governos, as relativas a protecao dos direitos e privilgios e as de colaborao no desenvolvimento do nacionalismo, terminando corn as funcOc.s.relati\'as a adrninistrao contempornea, assim como a participao na vida dentIfic.e cultural, 21 AsLLrelac oeS corn a adrniniStrado Nasciviliz ac oes antigas - nas do Egipto dos faraos, entre outras - a tarefa de autcntifjcar4e conservar os documentos era confiada a urn furionria superior do Eslado ao1setyjco.Io rei, assistido por escribas que transcreviam os docurnentos. 0 livro de Ernst pogper,sobre os arquivos do omundo antigo" descreve o gabinete de urn vizir sob o reina4pRarnss II' no rnilnio III. A ilustraao rnostra-nos escribas a escrever os docurnet.Qs e a apresent-los depois act vizir, para que cotoque neles a sua assinatura. Os documentos sao posteriormente oferecidos a urn dens por ocasio de urna cerimdnia de sacriffcio, antes de serem cotocados numa sata cont. igua. Pode concluir-se que as tarefasreiativas a preparaao e a conservao dos documentos eram parlithadas entre servidoreqs&c trabaihavam para o rei mas que pertenciarn a elite que sabia escrever e funclonadossuperiores que trabalhavam tambm para o rei rnas que exerciarn determinados p$fppJaclministrativos . Este rnodelo era provaveirnente aquele que era seguido per todas asidjjistraOes reais da Alta Antiguidade, urna vez que a arte de escrever era apangio deueIit e que o poder tambern se encontrava nas rnos do rei e de alguns privilegiados. NQria, segundo arquivista-historiador Jean Favier, a responsabilidade dos docpmpntos adrninistrativos era confiada acts principais rnagistrados da cidade, os prItanesOs trabalhos arquivisticos erarn efectuados por escravos psiblicos qualificados cuja situao era relativarnente invejvel 51 . Tratava-se de escravos suficientemente instruIdos para saberem estrever e produzir os docurnentos segundo formas predefinidas,. Em Roma, aos ((questores)' que 6 conflada a tarefa de conservar os documentos. Os questores eram rnagistrados encarregados de prestar assistncia acts cnsules em quees financeiras. Encontrarnos tambrn os tabularia cuja funo principal era arquivar e consavar

2. Dos responsveis dos documentos administrativos aus arquivistas conternporneos Poder-se- charnar <arquivista" ao ((questoro empregado das adrninistraOes rornanas ou ac, ((feudista,) da idade Media? A resposra certamente negativa, poise talvez injusto, ou mesmo inexacto, aplicar esta designao contempornea a urn contexto diferente do ocorrido anteriormente com os docurnentos. Contudo, na leitura dos hbitos administrativos caracteristicos dos diferentes regimes desde a Alta Antiguidade, nota-se, em cada urn deles, a presena de pessoas que exercem as funoes relativas a preparao, ao tratamento, a recuperao e a conservao dos documentos produzidos por essas administraOes, funOes essas comparveis, pois, as que encontramos hoje em dia nos arquivistas. Se e difIcil escrever a histria dos arquivos por causa da falta de fontes, a tarefa tornase ainda pior quando nos interessamos pela histria dos arquivistas. Existem poucos txtos acerca desta funao, dado que a documentao atribul mais irnportncia acts documentos do que queles que tern a rnisso de conserv-los. Apesar de tudo, este assunto pode set abordado sob diferentes perspectivas: titu j o ligado a funao daquele que <guarda

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os docurnentos 53 . Eram, pois, pessoas cujo papel consistia em colaborar no born funcionamenLo da administraao corrertte. E por volta do sculo xii, em Franca, corn o advento das comunas e das cidades que vamos encontrar na adrninistraao a presena de uma pessoa destacada Para as tarefas relativas aos arquivos. As comunas e cidades confiavam ao secretrio-escrivao municipal on a um almotac o cargo <<.. de velar pela boa conservaAo dos arquivos 54. E designado <4...] arquivista, secretrio, guarda dos arquivos 55 >>. No seculo XVI, a comuna de Nice contrata urn secretrio <[..} encarregue de guardar Os privilgios da comunidade5<. Era no edicto real da Casa de SabOia, mencionado que <<[...] o secretrio on urn arquivista ser I ... } o Guardio [ ... ] do mapa cadastral, do livro de mutao e do livro dos transportes, dos edictos e ordenanas que dizern respeito a comunidade [ ... J para alm de todos os titulos e documentos da paroquia e [que ele] dever ainda tornar nota nurn registo de salda de certos documentos e da sua devoluao ao arquivo57". 0 trabalho destes arquivistas ser contudo de valor desigual, rnas e queles que levaram a peito a sua thnao que devemos a qualidade dos actuais arquivos departamentais em Franca 58. Manteve-se o hbito de, nas cidades e vilas actuais, confiar a urn dos altos-funcionarios da adrninistrao a guarda dos documentos. Esta tarefa 6 muitas vezes desempenhada pelo escrivo. Aquando da Revoluao Francesa, a prirneira assernbleia elegeu Armand Gaston Carnus, deputado de Paris, arquivista dos Archives nationates de France" corn a responsabilidade de conservar os arquivos da Assernbleia. A Revoluao reconhecia assirn, de maneira &ficial, que a conservao e o testemunho dos seus actos e a sua acessibilidade constitularn uma pane irnportnte da rnisso de urn governo, e confiava essa responsabilidade a urn dos seas deputados. Alguns anos mais tarde, urn funcionrio ocupar este cargo. Contudo, o irnpulso foi dado e, doravante, a Franca ter sernpre 0 seu arquivista nacional. Hoje ern dia, todos os palses, on quase, nomeiarn urn arquivista nacional, e todas organizaOes tern urn responsvel pelos documentos administrativos,o qual possui urn titulo mais on menos correspondente a funao desempenhada. E assirn que encontramos arquivistas, gestores de informao on responsveis pelos recursos informacionais. Quer seja nas cidades antigas on nas instituiOes modernas, a funao pdblica sernpre previa urn cargo administrativo corn a responbilidade de guardar os documentos e de organiz-los de modo a que a adrninistraao possa encontr-los no rnomento oportuno.

2.2. A colaboraco no defesa dos direitos e privilgios Existem, na Idade Media, diversos espaos de poder. A par das comunas, encontramos senhonios, reinos, rnosteiros e igrejas. Os docurnentos inais irnportantes para cada urn deles e para a sua descendncia dizem respeito a obtenao de direitos sobre tetras ou de privilgios sobre oficios on cargos. Cada urna destas administraoes tern ao scu servio pessoas que adminjstrarn esses documentos. Os feudistas, especialistas do direito feudal, trabaihararn para Os senhores e pnincipes nos mosteiros e nas igrejas. Durante toda a Idade Media, eles asseguram a tarefa de conservar os documentoS relativos a administraao de tipo feudal, constituidos sobretudo, como vinios anteriorrnente, por titulos e privil6gios 60. Estes especialistas revelararn-se bons gestores e devernos-lhes o facto de terem elabor ado rnetodos de trabalho efica2es que favoreceram a utilizao dos docurnentos e o acesso a estes por parte das geraOes posteriores. Deles falarernos na parte sabre arquivIstica. Os cartorrios, encarregados da guarda dos diplomas, exerciam as rnesrnas funOes para este tipo particular de docurnentos. Eles podiarn <constituir provas apartir dos documentos que des conservavam61>>. Os feudistas e os cartornios ocuparam os seas cargos ate ao final do Antigo Regime. Revelaram-se auxiliares eficazes da polItica e da diplornacia <2 . Estes cargos desaparecem corn a instauracao de urna nova forma de governo sob a RevoluAo Francesa, governo j no baseado nos direitos adquiridos mas sirn na igualdade de direitos. Porrn, a sua especialidade seth reconhecida pelos novos administradores pblicos e encontramos muitos deles nos Archives nationales de France on nos arquivos departamentais criados nessa poca. 2.3. 0 apoio a investigado .0 arquivista do sculo xix, ao mesmo tempo que usa idntico nome que o responsvel por certas funoes que atrs virnos, desempenha urn papel diferente relativarnente aos arquivos. Cont o advento dos rnovimentos rornantico e nacionalista, bern como corn o desenvolvimento de novas rntodos hitonicos, o arquivista abandona o seu papel de colabondor da adrninistraao. Volta-se para a interpretao dos docurnentos qu j possui. Esta nova especializaao seth alias acentuada pela vinda, para o rnercado de trabaiho, de arquivistas formados nas grandes escolas tanto ern Franca corno na Austria, ern Espanha on em Itlia. Dinigidos pon arquivistas historiadores, e ate por rnedievalistas, os Arquivos [sic] transfor-

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OS ARQUIVOS, OS ARQU!VISTAS E A ARQUIVISTICA/41

main-se em laboratories da cincia hist6rica 63 >>. Estes novos arquivistas marcaram o estilo de toda a organizao dos arquivos durante rnais de um sculo. No sculo xix, d-se, pois, uma <[..j ruptura entre as arquivistas e us gabinetes onde so elaborados os dossier? <n>>. E a esta viragem no trabaiho do arquivista que se deve a dicotomia que ainda hoje encontramos na funao do arquivista, a saber, unia funao voltada para a anlise e interpretao dos docurnentos corn valor histrico on urn retorno a urna funo ligada ao trabalbo administrativo tal como este era conhecido na Idade Media e no Antigo Regime. 2.4. 0 triplo papel cultural, administrativo e cienilfico 0 sculo XX reconcilia os diversos papdis desempenhados pelo arquivista desde a Alta Antiguidade, traz urn alargarnento do seu mandato e urn despertar do interesse pelos novos arquivos. Segundo Charles Sarnaran: 0 aIarganiento do dommnio arquivistico fez-se em duas direces: par urn lado as arquivos uitrpassarain, de cerlo modo, a administraAo e anexaram praticamente as arquivos adniinistrativos; par outro, urn dominlo nova, corn dirnensoes considerveis, abriu-se diante destes, o dos arquivos privados e dos arquivos de empresas<'. Diversos factores favorecem esta reconciliao, ao rnesmo tempo que anunciam novos desafios. A influncia americana foi determinante no domInio da organizaco dos docurnentos produzidos por administraoes pblicas. 0 nascimento de urn novo sector de trabalho, 0 paperwork, esteve na origem do desenv&virnento de urna nova especializao na administrao desses docurnento. A Hoover Cornission propOe em 1954 0 estabelecirnento de urn <<government-wide paperwork management, prograrna bern coma a criaao deurna Nola de revisie cientIrica (N.R.C.): 0 termo francOfono dossier designa o que em Portugal e no Brash pode ser ertlendido per dossier Ou procsso, consoante o conLexto em que surge. Enire ns, dossier a eunidade anluivistica constitulda par urn conjunLo de documentos coligidos cam o fim de inlormar uma deciso pontuab, enquanto processo e a unidade arquivfstica constitulda peIo conjunto de documenLos referentes a ccqualquer aco administrativa ou judicial sujeita a tramitaao prdpria, normalmente regulamentada>' (Ivone ALVES etal. (1993). Dicionario de Terminologia Arquitdstica, Lisboa, pp. 41-42 a 78). Para proceder a esta distino, as arquivistas brasileiros entram em linha de coma sobretudo corn aausncia ou a presena de formalidade na reunio dos documentos que constiluem, respectivamente, o dossier ou 0 processo. Nesta edio, sempre qua tal Se afigurou razvel, substiluIrnos o tertho original dossier par processo, mantendo-o nos restantes casos, Assim, a expresso dossier pode surgir na sua acepAo. francofona;clararnente deftnida na obra, ou no sentido restrito em que 6 utilizado em Portugal e no Brash.

agenda que seria responsvel pela <<supervision over all phases of paperwork management61 >> . 0 objectivo principal de tais recomendaOes era canalizar, na origem, a grande produco de documentos e de assegurar urna maior eficcia adrninistrativa. Elas iriam permitir a aparico, no mercado de trabaiho, de urna nova competCncia, o records management, e de novas especialistas, os records managers. Os arquivistas europeus reconheciam tambm pie existia urna necessidade real dc que os documentos ficassem a cargo das prOprias entidades produtoraS para responder aos problernas de crescirnento do nilmero de documentos. Pot outro lado, os seus objectivos eram urn pouco diferentes, na medida em que se interessavani sobretudo pelos docurnentos que deixarn de set teis a adrninistraao mas que ainda devem set conservados: A primeira consequncia desta muItipticaio dos arquivos, que ningu6pi rnais pode gerir sozinho a massa <It docurnentos que, scm 5cr j de utilidade quotidiana, apresenta ainda urn interesse suficiente pan no set IjeStInida. Fri precise, qe especialistas, documentalistas ou arquivistas se encartegassem do destino desses arquivos yjy05 A proliferao dos documentos levou, pois, os arquivistas a encarregarem-se dos carquivos vivosa, a aplicarern-Ihes a sua competncia e a desenvolverern sabre eles novas capacidades. Neste contexto, o arquivista transforma-se em ugestor de informao>'. A Association des archivistes du Qubec, ao adoptar estes novos objectivos em 1990 e o cdigo de tica em 1991, inscrevia esta nova designaao nos seus estatutos. A faceta cultural est ligada ao conceito de rnemOria. 0 arquivista contemporneo tern 0 mandato de definir o que vai constituir a meinoria de uma instituiao on de uma organizao. No Quebeque, a Lei dos Bens Culturais (1972) e a Lei dos Arquivos (1983) reflectem bern essa misso. A Lei dos Arquivos confia ao ministro da Cultura - e, na pratica, aus Archives nationales du Qubec, o rnandato de aprovar, no caso dos arquivos piiblicos, a tabela de seleco que 4...] deterinina us perfodos de utilizaao e os suportes de conservao desses documentos activos e serniactivos e que indica que documentos inactivos so conservados de modo permanente equals so elirninados69 >>. Alias, a nova polItica cultural do Ministrio da Cultura adoptada em 1992 reconhece que estas duas leis perrnitirarn aos organismos piiblicos <4...] elaborar estratgias de conservao dos seus arquivos 70a. Se us organismos conseguiram responder a esta obrigao, foi graas ao trabaiho dos arquivislas, que criaram os instrurnentos queboncretizam essa estratgia. Desde o sculo xix que o arquivista sobretudb reconhecido pela sua colaboraAo no Irabalho de investigaao, particularmente na investigaao historica, onde Ihe sempre itconhecida urna competnci& 0 que todavia o distingue do arquivista desta poca, 6 que ease papel

48 / OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQU1VfSTICA

OS ARQUIVOS. OS ARQUIVISTAS E A ARQUIVISTICA/49 constitui r a tista desses actos 72. Outros, enfirn, adquirirarn a forma de <cartutHos>, cadernos nos quals era constitulda a lista dos titutos e privil6gios 73. Estes instrurnentos de descrio documental" permitem conhecer a existncia dos actos e do seu contedo. 0 prprio ado podia ser prism ern segurana noutro sItlo, 0 <<cartulrio" constitul, pois, urn dos primeiros insinirnento s dernonstralivos de que as pessoas se dotavarn de rneios para ter acesso aos documentos e para os consuttar, bern corno para os conservar, corn vista a uma utitizao futura. Nesta rnesma altura, cornea a adquirir-se 0 hbito de registar Os actos produzidos peta administraaO. 0 papa Inocnclo III e Joo scm Terra de !ngtaterra rnandarn inscrever os actos enviados petas suas chancetarias 75 . Esta prtica era de uso corrente nas adrninistraOes entit a Idade Media e a RevoIuo. Tern atlas o seu apogeu na Aternanha corn a criao do

se vein juntar aos j enunciados. E mesmo quando urn arquivisla pratica apenas a sua profissao em arquivos hisricos, ele j no pode ignorar uma ou outra componente da .sua rnisso, 0 arquivista moderno pode contar corn vrios dados adquiridos. Assim, a utilidade da sua funao e incontestvel, quer seja como colaborador da adininistrao, corno responsavet dos arquivos a conservar on corno apolo a investigao. As tarefas ligadas a estas funoes modificaram-se consideravetmente. 0 arquivista e doravante considerado especiatista no que se refere ao conjunto das suas responsabilidades, e isso quisquer que sejarn os ternios pelos quais designada a sua funo.

3. A disciplina arquivIstica A prtica da arquivistica est intirnamente ligada a existncia dos arquivos. Porm, a estruturao destes hbitos de trabatho ern torno de urn mesmo objecto e o aparecirnento de princIpios prprios aos arquivos constituem urn fenomeno contemporneo. Quais foram as prirneiras prticas arquivisticas? Dc que necessidades nascerarn os principios arquivIsticos? Como se constitulu o corpus cientffico? Eis outras tantas interrogaes a que possfvel fornecer alguns eleinentos de resposta a partir das inforrnaOes que a histOria nos transmitiu. 3.1. 0 desenvolvimento dii disciplina A disciplina arquivfstica desenvolveu-se em funao das necessidades de cada poca. Eta d constitulda por urn savoir-faire que se foi acumutando ao longo dos anos, Os mtodos de trabatho mudaram, mas encontrarnos geratmente as mesrnas preocupacOes funcionais. A histOria permite definir quatro grandes sectores principals que foram objecto dos trabaihos dos especialistas dos arquivos, ou seja, o tratarnento, a conservao, a criao e a difusao. 3.1.1.0 tratarnento As primeiras acOes que visarn a organizao, o tratarnento e a recuperao dos documentos, e de que ainda possuIrnos elernentos hoje em dia, parecern ter sido inventrios. corn a finalidade de formar tistas de documentos. Estes instrunientos foram elaborados para identificar os documentos de certas coinunas em Franca no sdculo x1l1 71 . Outros inventrios apresentarn-se sob a forma de uescritos> on de registos, mas foram realizados corn o intuito de

Registratur, mCtodo pelo quat ((quatquer pea recebida ou enviada por uma administrao
sobre determinado assunto era objecto de urn registo corn unf'reenvio para 0 processo do assunto no qual devia ser classificado e ordenado76*. A ctassificaAo dos docurnentos adrninistrativos foi objecto de muitas tentativas. Pan leagruparos documentos, utitizararn-se ao rnesrno tempo tocais, formas simbolicas, divisoes por tipos de docurnentos on por assuntos, a estrutura on as funOes e actividades da organizao. Os arquivos de Orange foram inicialrnente catalogados segundo rubricas tais corno <<espada, adaga, florete>>. Depois, outra ctassificao comportava, entre outras coisas, as seguintes gundes4iyis6es: <<Moiss, Jetro, Josue>>, etc. 77 Do scuto xviii chegaram-nos ctassificaes mais faceisd interpretar. Os arquivos do ducado de Uzs comportavarn nove series cujos tiwlos cramiPrivitgios da Cidade>, uDireito dos Senhores", uAssuntos Mititares>>, etc. As decisoes da Revotuao Francesa em rnatria de centralizao dos documentos pusetathanevidencia o problema da sua classificaao. E dessa poca que datain as discussoes e*totho dosprincIpios de base que devern presidir a classificaao dos arguivos. Certos anjuiisao partidarios da classificao e ordenaAo cronolOgica e outros de uma ctassificaao eTt]6hAo nietOdica. tins seguern o costume e os outros so influenciados peto espfrito dos nck1opedistas que produzem nessa poea as suas principals obras. Como diz muito hem Elio Ldddlini, aplica-se o princIpioda pertin8ncia78>. !Fofpreciso esperar pelo sculo XIX para que fosse encontrada a formula que ia peniiiir uma ctassiflcaao prOpria dos arquivos e que correspondesse as suas especificidades: o wincipio de provenincia. Corn base nesta urnacroclassificao>> que fornece urn quadro gera] a uhiconjunto de fundos, desenvotveram-se rn6to4os quo permitiram uniformizar a ctassifica4io:deuin fundo ern particular. Os fundosj organizados mantm a classiflcaao de origein. Quarno aos outros, a partir do conhecirnento da organizao produtora, o arquivista desen-

50/OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLLNA ARQUIVJSTICA

Os ARQUJVOS, Os ARQIJJVISTAS E A ARQUIVISTICA/51 da conservaco, quer pan o arranjo tisico dos locais quer pan as condiOes atmosfricas que al devern rejnal-82 . 0 microfilme revebou-se igualmente urn meio eficaz e relativamente harato de ccjnervaco . Quer se tnte do rnicrofllme de substituiao (que substitui os documentos que se destroem), do microflirne de conservao (que se utiliza pan fins de consulta em lugar do documento driginal) on do rnicrogibme de segurana (no qual se reproduzem Os documentos essenciais), a descoberta do microfilme constituiu uma etapa importante pan a conservao dos arquivos. Apesar de o papeb do arquivista se ter consideralvelmente modificado, tal no signilica que dc no deva estar sempre preocupado coin a conservao material dos docurnentos, condiOes prirnordiais a sua utilizao actual e futura. 313. A criao e a difuso
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volve urna classificao que d conta das particularidades e das actividades dessa organiza e dos documentos que cIa produziu. Hoje em dia, urna grande parte dos sisternas de classificao desenvolvida na organizao dos documenios activos, Os quals so transferidos j classilicados pan os depositos de arquivos histricos. 3.1.2. Os mtodos de conservao material Foram inicialmente os modos de armazenamento e de arranjo dos beats adequados que constituIram a expresso da preocupao de cooservao. Eis alguns exemplos dos intodos utilizados. As placas de argila foram objecto de grandes cuidados por parte dos guardiaes da poca da Alta Made Media. Esses docunientos cram colocados em recipientes especiais, numa espCcie de caixas que podiam guardar algurnas placas e que haviarn sido fabricadas para esse fim. A cada urn dos recipientes cram presas etiquetas indicando o conteCdo, o tipo e o tamanho dos docurnentos que continharn. Havia rectpicnics dedicados ao armazenaniento de placas por assunto cobrindo urn determinado perIodo79. Mais on menos os mesinos mtodos de arruinao foram encontrados nas urnas que continharn os docurnentos de papiro no Egipto. Na pane relauva aos locais de arquivos, j evocmos o facto de que desde as pocas mais remotas eram arranjados espaos para fins de armazenamento. Voltamos a mencionar o assunto apenas para lernbrar que se tratou do Unico mdtodo de conservao aplicado ate cerca do sculo xii. Posteriormente, o registo dos actos ira garantir a sua conservao, ao mesmo tempo que ira constituir urn modo de recuper-los. No interior dos locais previstos para a conservao dos documentos, a arrurnao podia por vezes deixar a desejar. No castelo dos La Trrnoille, os docurnentos foram encontrados em armrios e em prateleiras. Ilavia tambdm documentos que cobriam a pafle de cima desses arinrios, de maneira que <(as paredes desapareciam literalmente sob os pergaminhos e os papis, Os macos, os sacos e os registos 80 >'. Os documentos erarn reunidos em <<macos", e muitos deles chegarani ate nos dessa forma. Os sacos serviam para colocar os documentos rebativos aos processos. Seth preciso esperar pela utilizao generabizada de caixas para annazenamento, para que a arrumao dos docurnentos participe, tab como os locais, numa verdadeira conservao dos arquivos. No sdcubo xx, a utilizaao de produtos qulmicos na produao do papel, o reconhecimento das fotografias, fumes, documentos sonoros corno suportes de arquivo e 0 registo da informaao em suportes e1ectr6nicos8 trouxeram o desenvolvirnento de uma nova competncia no dornmnio

A criao dos documentos constitui uma actividade arquivistica bastante recente, apesar de;na Alta Antiguidade, as arquivistas terern trabaihado corn copistas. Foi o records manaTi)

gement que desenvobveu as competncias neste dominio. Encontrarnos assirn, nos rnanuais

dedibados a esta funao, mtodos de trabaiho relativos a gestao da correspondncia, relatonos; formulrios, actas, pobiticas e directivas, etc. Corn a utilizaao cada vez maior do cornputador e a procura de urna rnaior eflccia adrninistrativa para a criaao de docurnentos, as preocupaUes do arquivista, no dominio da criao, consistern sobretudo em assegurar a uniforrnizaao da forma dos documentos, bern corno a gesto dos docurnentos elecu6nicos83. ') ; Desde o inicio do sculo XIX que os arquivistas cornearam a sentir que a difusao dos a quivos Ihes dizia respeito, difuso essa que assumiu diversas formas corno a cOpia, a reproduaoM e a exposio terntica de documentos. 0 rnicrofllme revelou-se urn suporte de conservaAo mas tambm urn modo de difusao notvel. Ee perrnitiu a vrios servios de arquivo difundirern fundos on series de docurnentos e aurnentar-Ihes a acessibilidacle. Os elementos constitutivos de uma disciplina desenvovern-se atravs da sua adaptao a novas eondiOes e atravs das respostas que conseguem dar a novas interrogaOes. A arquivIstica venceu viias etapas neste sentido. Devendo inicialmente responder as exigncias de pmduao e de conservaao dos docurnentos administrativos, os arquivistas desenvolvetam maodos de trabaiho prprios destas fnoes. Para facilitarem a identiflcaao, criaram inslnimenws apropriados aos tipos de documentaao produzidos e estabebeceram mtodos de organizaao. Novas necessidades bevaram-nos a interessar-se tambrn pela criaao dos documentos e pela sua difiisao. Estavam, pois, preenchidas certas condicOes pan que nascesse uma disciplina.

L 52 / Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA 3.2. 0 twscim ci 10 dos principios aiitc vlsi icos Ha em arquivfstica trs principios que consliwern o fundainento da disciplina. Tian do principio da territorialidade. do principio do respeito pelos fundos ou principio da prc nincia e da abordagern das trs idades. Utilizados desde o final do sculo XIX e sobret no sculo xx, constituem a prOpria base da arquivistica moderna. 321. 0 principio da terriiorialidade 3,23. A abordagern das trs idades 0 princIpio da territorial dude define-se corno sendo <<I .. o princ(pio segundo o qua arquivos publicos, prprios de urn lerritOrio. seguern o destino deste UltimoD,,. No inicio, este principio no releva da arqtuvislica, inas sirn do direito aplicado a priedade. E para exprinur o seu direito que o vencedor exige ao vencido a deposto dos cuinentos relativos as terms conquistadas no rnornento da assinatura de urna rendio oi urn tratado de paz. Corn o tempo, a outorga dos docurnentos de urn pals generalizou-se a U as acrividades de transrnissiio de jurisdio on de transferncia de mandato. Este moth funcionarnento tomna-se rnais oficial corn a adopo da Conveno lntemnacional das Na Unidas, Convenao de Viena sobme a Sucesso dos Estados em matmia de Hens, Amquiv Dividas de Estadose. Alrn disso, o princlpio de territorialidade foi aplicado a restituii certos fundos de arquivo a inslituies on a centros de arquivo situados perto do local de' o. e que tinhani sido deslocados por diversas razes. A titulo de exemplo, foi em parte base neste principio que se efectuou a regionalizao dos Archives nationales du Qubec diferentes regies administrativas da provincia t7 entre os arms 1970 e 1980. 3.3..,A constituio de urn corpus c/en tfico e o desenvolvimento da forrnaao A abordagem das trs idades assenta nas etapas de vida dos documentos. Na idade activa, o documento serve regularniente para a adminisu'aao; na idaCI6 semiactiva, utilizado ocasionalinente, e na idade inactiva, destruldo on conservado de modo permanente. Ha poucos textos sobre a abordagern rnas a sua aplicao generalizou-se rapidamente. E oriunda dos Estados .Unidos e tern as suas raizes nas reflexoes que os arquivistas e Os records managers tiverarn de fazer pant resolver us seus problemas de massa documental, no princIpio do sculo. Os princIpios arquivisticos so, pois, muito recentes. Eles mostram o desenvolvjmento inequfvoco da disciplina que tinha necessidade de assentar as suas prticas em bases mais LeOricas..Por sua vez, estes princfpios serviram para alimentar o refinamento dos mtodos e lavoreceram aestruturao deles. OS ARQUIVOS, OS ARQUIVISTAS 13 A ARQUIVISTJCA/53 dizem respeito a urn estabelecimento, urn corpo on uma familiat9. 0 princIpio da provenincia foi assiffi promulgado. Contudo so no V Congresso Internacional dos Arquivos realizado em Paris em 1964 ele parece ter recebido uma consagrao internacional, apesar de muitos paSses j. 0 terem aplicadot0. 0 princIpio da provenincia ser discutido, aprofundado, contestado, nias continua a estar na base da arquivIstica moderna. Criado inicialmente para meihorar a organizao dos arquivos, serve agora de fundamento a elaborao das normas de descrio dos arquivos9L

Urn corpus cientifico constitui-se de diversas maneiras, mas sobretudo atravs da publi3.2.2. 0 principio da provenincia 0 principio da provenincia 4 ... ] consiste em deixar agrupados, scm us misturar outros, us arquivos i ... ] provenientes de unia adrninistrao, de urn estabelecimento on de pessoa Ilsica on moral ]St 0 principio da provenincia atribuido a Natalis de Wailly, urn historiador frances, da Seco Adrninistrativa dos Arquivos Departarnentais do Ministrio do Interior trances em 1841, inspira ao seu ministro. Sr. Duchtel, o contedo de urna circular que promulg daf em diante os docurnentos que provenharn de urn corpo, de urn estahelecimento, de fanillia on de urn indivfduo devero ser agrupados e no misturados corn aqueles que ap ;ao . demanuais da especialidade e da criaao de actividades de formaao. 0 arquivista aimituSa;uridade suficiente para ter uns e outros. :D.esd o inicio do sculo xix, surgiram em diferentes palses vrios manuais de arquivIsica. Concebidos por arquivistas cuja competncia reconhecida93 on por associaOes prorissionais, descrevem as prticas nacionais em matria de concepo e de tratamento dos -vos. A publicaao de manuais representa uma etapa na constituiao de uma disciplina cientirica95 . Estas obras articulam a teoria e as prticas em torno de urna abordagem nica e pernitem a transmissao do estado dos conhecimentos bem counts o estabelecimento de uma Iraflo.

54 / OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVtSTTCA

Os ARQUIVOS Os ARQtJJVISTAS A ARQUIVISTICA/55

A formaao em Arquivistica inicia-se no sdculo xix coin a criao de grandes escolas especializadas: cole des Chartes em Paris em 1821, a de Viena em 1854, a de Madrid em 1856 e a de Florena96 em 1857. A par destas instituiOes especializadas, encontrarnos universidades, tanto na Europa come em Africa e na America, que oferecem uma formaao em arquivistica no primeiro, segundo ou terceiro ciclo universitrio, no programa de histOria, de cincias da informao on noutros97 . A criao de tuna seco sobre a formao e o aperfeioarnento dos arquivistas no Conseiho Internacional de Arquivos, aquando do XII Congresso Internacional de Arquivos em 1992, demonstra a dimenso que a formao em Arquivistica adquiriu no mundo inteiro. As grandes instituiOes de arquivo organizam regularmente estgios de formao. 0 mais conhecido deles todos 6 estgio internacional dos Archives nationales de France que recehe, todos as anos, arquivistas provenientes dos quatro cantos do mundo, Os Archives nationales du Canada tambm tern sessOes de formao, em lingua francesa e inglesa, sobre a gestAo dos documentos e sobre os arquivos histricos. Trata-se de um modo de formao que se esfora por dar a conhecer a sua competCncia e a fazer beneficiar dela a cornunidade arquivistica. As associaOes profissionais, cuja criao remonta a meados do sculo, assegurarn o aperfeioarnento dos seus membros, portanto de uma boa pane dos arquivistas que exercem a profisso num determinado pals, numa provincia on num estado 98 . Apesar de haver programas de formaao institucional, e sempre preciso contar corn o papel indispensvel que desempenham estas associaOes para assegurar a actualizao dos conhecimentos. Eis em traos largos um fresco historico dos arquivos e da arquivistica. Quisemos demonstrar o elo estreito existente entre esta historia e as caracteristicas politicas, culturais e econmicas proprias a cada um dos grandes perfodos da histOria da humanidade. Deste modo, pudemos vet-ificar de que maneira marcaram a forma e 0 papel dos arquivos nos diversoss tipos de actividades. Elas condicionaram o lugar que ocupam os seus responsveis nas sociedades. 0 nosso objectivo ao realizar esta retrospectiva era permitir conhecer melhor as origens da profissao. Constata-se, pois, que sempre houve pessoas afectas a guarda, conservao ou an tratamento dos documentos. 0 papel delas variava no tempo e consoante os mandatos que Ihes eram confiados. Hoje, as instituiOes prevem lugares oficialmente atribuldos a arquivistas on a pessoas que exercem funOes profissionais deste tipo. Dc modo geral,mandatos mais amplos Ihes so outorgados. Estes traduzem-se em objectives de conservao, de acesso e de avaliaao da inforrnaao. OS administradores ignorarn porvezes os tipos de servios que os arquivistas podem fornecer. Estes tultimos devem portanto promover a sua com-

petencia e demonstrar 0 seu savoir-faire. 0 espirito de corpo profissional inanifestado pela criaco de associaOes profissionais constitui uma etapa imporiante no desenvolvimento da kofisso. Corn efeito, nelas que assenta doravante o reconhecirnento profissional ea promoco social. Quanto a disciplina, esta desenvolveu-se de forma muito dinamica. A especializaao nos doininios da criaao, do tratamento (classificacao, recuperaao), da conservao e da difuso dos arquivos foi consideravelniente aperfeioada. Novas possibilidades se oferecem, patticularmente as suscitadas pelo aparecimento da inforrntica, cujas capacidades ainda noforarn todas exploradas. Os arquivos, Os arquivistas e a arquivIstica so, pois, de todos us tempos. Relevain de urna longa tradio da qual podern extrair liOes e encontrar a sua razo de set. Mas quais os desafios futuros? Quais so as alteraOes rnaiores que j se Adem apreender e quc iro afectar sensivelmente o papel dos arquivistas, 0 estatuto dos arquivos e a evoluao da arquivistica? No piano politico, novas atitudes ernergern face a inforrnaao. Os governos inclinain-se cada vez mais para se munirem de inforrnaao, da qual fazem pane as politicas relativas aos arquivos 99 . Vrios paIses adoptaram leis sobre a designaao da memria nacional e a couservao do patrimOnio escrito. As organizaOes mudarn de atitude face ii inforrnaao e enveredam pelo movimento de reconhecirnento dos recursos informacionais. Os administradores contam corn a infonuaao para gerir eflcazmente as suas empresas, para aurnentar a produtividade e para assegurar o seu crescirnento. Novos meios fazem o seu aparecimento. As teenologias da inforrnaao desenvolvem-se para responder as novas necessidades de troca, de acesso e de difusao. As telecornunjcaaes simplificarn-se e popularizarn-se. A velocidade de transrnisso aumenta. Novos suportes 4o surgindo. Os arquivos mudarn de forma. A arquivIstica situa-se no cruzarnento de novos contextos culturais, dos novos modos de gesto tal como das novas tecnologias. Ela est na confluncia de vrias disciplinas: inforrntica, cincias da inforrnaao, histria, linguIstica, arqueologia, etnologia, etc. An servios de algurnas delas, ela tern por obrigaao servir-se das outras, a firn de assegurar a evoluao e o seu desenvolvirnento. Pela sda propria natureza, cia responde as necessidades dos ganisrnos ou dos indivfduos que criam os documentos, mas e cada vez mais confrontada ani os problernas levantados pela rnundializaao dos mercados e a definiao de novas fronteiras. A arquivIstica tern, pois, corno obrigaao encontrar soluo para estes novos probleinas an

56/OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQI.JIV1STICA mcsmo tempo que aprofunda a sun identidade e manlem a lbs a invesligao de anmnh. suit

Os ARQUIVOS, OS ARQUIVtSTAS A ARQUIVISTICA/57


I' Os arquivos docurnentam as obras de arte. "No sea relatrio intitulado Se co'tnaitre, M. SYMONS baseia a iotalidade dos estudos canadianos nut uii-

Eis alguns helos desa-

Areas entre as quais as ciCncias. T. H. B. SYIMONS (1975) Se co;tnaiire; Ic raplizacAo dos arquivos eta vIrias port de In Commission sun les etudes canadiennes, Ottawa, Association des universiiCs et colleges du Canada,
,5'Ibid., p. 149.

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83

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et&, Te.xtes ci documents d'ltistoire, Paris, Hachette, 1959, p. 189. "Robert-Henri BAUTIER (1968), op. cit., p. 141.

,,q1r.Robert-Henri BAUTIER (1961), op. cit., p. 1125.


26

Marcel BAUDOT (1963). 'Les Archives municipales dans Is France de lAncien Rgime, Archivwn,

vol. 3. pp. 23-24. J' Luciana DURANTI nos artigos j citados refere abundantemente o papel dos notIrios no desenvolvinacato ,rgoids management. do Robert-Henri BAUTII3R (1968), op. cit., p. 145. "Ibid., p.l41. Charles SAMARAN (1978), "Le Chartrier de Ia Trmoille, Une tongue vie dErudit. Recueils de&&s de. Charles Samaran, Genve, Droz, vol. 2., p. 405. .?' Ibid., p. 408.
-,.9.Frdric d'AGAY (1989) .Les Archives familiales d'Agay et Is priode rvolutionnairea, Gazette des

n.' 146-147, p. 336. _,- : P Pierre SANI'ONI (1989), EArchives et violence; It propos de Is loi du 7 messidor an II", Gazette des air/ti,vqp,l46-l47, p. 205. ia xaiAUb. id, p. 210.
ibid. ,v 'A madeira e a pedra (cram tambm utilizados nos escdt6riosa da Antiguidade. Como poucos docunientoscbegaram ate ns sob essa forms, Mo Os abordaremos neste texto. ." Jean FAVIER (1975), op. cit., p. 8.

Dent suprieur public, Aix-en-Provence, 4 . 5 Junho 1982, Aix-en-Provence, Universiii de Provence, 1983, p. 69. Elio Lodolini (1989), op. cit., p. 157. Podemos citar, a titulo de exemplo, ama investigaao levada a cabo por socidlogos da Universit de Montral a panir dos arquivos religiosos de cornunidades fernininas do Quebeque. Nicole LAURIN, Danielle JUTEAU e Lorraine DUCHESNE (1991). A In recherche dun monde oubht; les communauts rehgieuses tie
femmes out Quebec de 1900 it1970, Montreal, Le Jour, 424 pp.

As placas de argila so objecto de urn capitulo importante (pp. 12-70) da obra de Ernst POSNERjI citada..
"PUNIC, 0 VELI-TO, Hist6ria Natural*, livro xiii eitado em Textes a documents d'histoire, Paris,

Os trabaihos sabre demogralta, gentica e doenas hereditlrias do Centre universitaire de rechercl,es so[ les populations (SOREP), dirigido por Gerard BOUCHARD do Universite du Qubec A Chicoutimi, beat conic us do Programs de Investigabo em Demogralia HistOrica da Universit de Montral, dinigido per Hubert CHARBONNEAU e Jacques LEGARE so disio exemplo.

Hachette, 1959, pp. 33-34. 40 0 cdice jI existia antes do pergaminho. Conwdo, foi a partir desse momento que se generalizon.
Charles SAMAR.AN (1978), <<Le plus ancien eartijlnire de Saint-Mont (Gers)*, line tongue vie dine/it Recueils d'etu*s de Charles Santaran, Genve, Droz, vol. 2, pp. 606, 608.

(6261 wai iqo uasap o3u3qqnd u) sa2siAIqaJu sap uaTpuuca nuainq uMupo 'na'qaJvp SIU?WflaOp gal s218 sup a sokinh jv op Iuuopuivaiuj oqjasuoj a 31uawenpu undajd anb (No) civsi op asuq us -(oiqwaza-oqn) Z U jOA 'nanpiy '((030uuakojd op adiauud n (6961) Noliv( 'L6,u raa:qaw sap 31)3209 'itanbpsikiqam no spuoj sap p odsai rp '(LL61) t'ualonc L -d -dd '(o5ny) 8 10 k 'flAflj3J 'Ca49I1O rip saknply sap [PIECE ap luawapuo; :ooqgnb np sauuoisuu 59k! P1Y sap uoflusquuoc91 op anbi qod u1 '(8L61) NIuj a il-c -dd (oiqwazo-oqjnj) z 0-u 'saappiy ((saAiqolu sap uoiicsq000!291 up '(1L61) NO3Hs -2puP!uo1u1aI up oidpuud 0 aiqos uiqo ulsop all -d ojqmaza-oqnf) 012010 i934V '49flbflsAllplu ic '(vL6I z 0 0 134 tlyopd upuJapsu o3 cia o5u2pi*p no sojuawnoop ap no sopun; ap o5npoidai u umunpu -o -01150a OR wuwas ypeuuj op a onbaqan op sokinbm ap slcuoiauu 5995104 sul sup slenU g SOPl ot-ic dd '(oruawi) eU (i 10k 13411P1V sakipie sap uosa8 n '(z661) N013EM1UH anaiJaid bk 'olunssu 9159 aiqos siuqo sup o5ou r 011105SF aisa aiqos SoA1nblc op mossad omoo ii2u uud Iuuo!ssuobd clsMInbrn uwn noluluoD a (dd 611 '0(1 0661 sak!1401u I! asiioj ''.wio) SaAiq3jv,p SlUauinaop flp UOil0,U911103 Op jdflUVJlf 0 flOoiiqfld 0661 50Lu 50 undo -ocud suns Sep CWR so*inbju sop o5u*iasuo3 up zaj sa*uqolu sap u2ipu003 iP'D 0 Isodwal so 0L19 dd '(oSn) it i sa4:qaai ' e siuiJe,p sauu0p saj SUOS Q0 '(1861) g nbitioN w9qwc; b0 9c3149UUW suiij sup ogSeAbosuoo uoq uuyssaoau ui0oU331 op rjjr; epi*3poL6L;t011u93 su*quai saoSeuuojui op oiauinu apuui2 wn ap Rp101 C utemuawul FUC3 OR juoiarni ujsitinbiu 10IWM9fk -UFaf '(L8-6-i) nap4iyaJyossiwa up ol!qwu 00 OJIIIUOD 10193 epipa,uo, u1sitaJuIa thin ap oisuoo54 soy -d ' pa do 'aIuowpL Ci P auJiqJ fl > '(8L61) NYMYNYS sajluIlJ yj -d 'pa do '(zL61) l3NS0d)s"3 89' d pa do '6861) lNnoco'i oti#}T 9Z -d ' -,ia 'do '(c960lounvn jaay d'iri 'dO '(896l)N3liflVg!JuOH-IJN6*tigt 9Z -d '-pa do '(1961) )BWIYH puonvaqo u 9Z1-601 dd 0 I 'Is op nnbrpoqqiq to SOMIpJy '"sie5uiuj sajdwaxa sap saidup sinol Soil 02V-UgAON np SakiqaJup 243iaI4O3 op 5IUOWTUI5UI sap UOiItflOAfl 1 'P PP fl" (986 i) NI2HD(10 IaqxW OR o8ijiu 0 o1isdoid C 19 A n Li -d 'pa do '(1961) IOGflYU 103b0W0 IVI-d '-p a -do '(8961) N3iYll 11uaH- p a cz -d '-pa do '(961) J0011V9 I231N d 'i!113A0 OJJOU aim/na ai,ou :aoqp n O "P 0119Il 'LI ' a &O anbuqod "7 '(Z6oi) SWrIa)JflhlflJ SfflYddV Saci 3LSlNlVJ '33nO flu 1NPJ9N)13A110 O ii L 0I419 '(86! '!'1' S?/ JflS 107 q do pa 0 T -d '(1961) iaiinvu P UPH-Pa'1 04 89 oz -d 'L861 'AapM 'AN "p3 , 'suins(g u01Ivuu0fu1 pnvi8oiii $U?Wd8000l'Q sjuoa?W 69/v31ssJAIn0jv VII SV.LSIAInb'8V so 'SOAIniflIv so
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60 / OS FUNIDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVIST1CA " Ver a este propsito urn estudo RAMP a set publicado ens breve. Pirkko RASTAS (1992), Manuals and Text Books of Archives Administration and Records Management, A RAMP Study, Paris, Unesco. " Eis alguns dos prirneiros manuals publicados: Theodore R. SCHELLENBERG (1964) (1956], Modem Archives; Principles and Techniques, Chicago, University of Chicago Press, 397 pp.; William BENEDON (1969), Records Management, Englewood Cliffs, N.J.. Prentice Hall, X-272 pp.; Carol COUTURE ci Jean-Yves ROUS. SEAU (1982), Les archives an XX sicle; une rdpoase aux besoins de l'admin,siration et de In recherche, Montral, Universit de Montral, Secretariat general, VI-491 pp.; Michel ROBERGE (1983), La gesmiom, des do. consents ad,ninistrat ifs. QuCbec, Documentor, 216 pp. ' ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANAtS (1970), Manuel d'archivistique. l'hdorie in pratique des Archives publiques en France. Paris, S.E.V.P.E.N., 805 pp. ' Num artign sabre nl..es tapes de l'institutionnalisation scientifique", Terry N. Clark apresenta urn modelo de desenvolvirnentn de was disciplina. Segundo esse modelo, o prirneiro elernento incide na constituiho de urn conjunto de ideias coerentes, de paradigmas. Elaburam-se conceitos e ha propnsiOes que as ligain uns aos outrns. Terry N. CLARK (1972), .cLcs tapes de linstitutionnalisation scienlifique", Revue internationale des sciences tie /information. vol. 24, nY4, pp. 699-713. A preparao de manuais constitui urna forma tie iniegraOo das dife. rentes componentes de uma disciplina. '6 Robert-Henri BAUTIER (1961), op. cit., p. 1134. "' No inIcio do seu arcigo publicado na revista Archives, Marcel Lajeunesse faa ulna boa sintese das diferentes escolas de pensamentn sabre este assunto. Marcel LAJEUNESSE (1986), "L'archivistique, une science de 'information a la recherche dun milieu de formation", Archives, vol. 18, n.`3 (Dezembro), pp. 35.47. "A titulo tie exemplo, urns anlise dos temas de actividades da Association des archivistes du Qubec desdc 1967 permite constatar a grande variedade de assuntos abordados, bern cnrnn o tipo de aperfeioarnento oferecido. Ver Louise GAGNON-ARGUIN (1992), L'archivistique, sex acteurs, son histoire depuis 1960. Sainte-Foy, Presses de l'Universit du Qubec, pp. 143-ISO. "Carol COUTURE et Marcel LAJEUNESSE (1993), LEgislations elpoliziques archivistiques dons In monde, QuCbec, Documentor, 417 pp.

C?

CAPfTIJLO 2 .0 LUGAR DA ARQUIVISTICA NA GESTAO DA INFORMAAO'

Este capitulo apresenta 0 lugar que a arquivistica deve ocupar no seio th gestAo da 'mformacAU, naquilo a que s decidiu charnar a era da informaAo. Este lugar situa-se Hum contextoadministrativo e organizacional onde a informaAo deve set considerada, organizada e tratada torno urn recurso tao irnportante quanto os recursos hurnanos, materiais on finanteiros. Todavia corno este lugar partilhado corn outros especialistas das cincias da informaa arquivIstica tern que enfrentar deterrninadas escoihas.

1. Oque a gestio da informaiO

.2-."?!P 2c!!4 ei Y!-Q1II[Q o.As..razOesdaivaprocuza. )ternnt&rewyad.a illiplas facetas. cujas.,odgens..secnconlrauuiui .I i.asftp ra4o. aLq4.,exar cId6t'dopoder2. Nos tempos irnernoriais em gue era transmitidadeboeaaorelha,ainformaao..constituLa.rara, mais on thenos exacta, emesmcJl!ccAjarnria 6 akinl uma.facuL-,. dadeque esquece, selecciona, distorce3. E evi4ente. que .a intro4uAo da inform knAorcumeiflal, isto 6, da que se en&ontra registada nurn suporte corn a ajuda de urn cOdigo precstabelecido criou urna verdadelra revoluAo na maneira de vet e de utlllzar a informao Tomava-seossIveJregstar,copiar., auentific4Ltrth,trn* &scccbcs..difua4fr, Otis-, tivamente fcil, estAvel e exacto. .

'S

62 / Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA AIQUIViST1CA

0 LUCAR VA ARQUIVISTICA NA OESTAO VA INFORMAcAO/63

Esta prtica, de inicio reservada aos grandes do rnundo, tal corno aos eruditos, genera zou-se de ml inaneira que a variedade dos suportes da infortnao, ml cOmb Os rneios que Se vein para dilundi-la, proliferararn a urn ritrno a.ssustador4 . A rnassa total da inforrnao co servada, pot sell seguiu urna curva de crescirnento exponencial, projectando-nos pa urn mundo de hiperconsuino tht inforrnao, sob todas as forrnas5. Paralelarnente ao desenvolvirnento dos desatios colocados sern cessar pelo tratarnento e prolifrao da informao. assistirnos a renovao ou a ernergncia de disciplinas corno arquivistica6, a biblioteconornia e a inforrntica. Outras actividades profissionais surgira igualtuente, introduzindo alguns rnatizes nas j existentes: docurnentalista, tcnico de d curnentao, especialista de cornunicao on das telecornunicaOes, para citar apenas algurna Trabaihando niuitas vezes no seio de urna mesma organizaaoR, os diversos especiali (as do tratarnento da inforrnao, bent corno as decisores de quern des relevarn, j iivera on tern ainda, por razOes evidentes, urna percepo parcelar da informao 9 . Alguns insi tern energicarnente nas particularidades da sua especialidade no interior daquilo a que convencionou charnar as cincias da inforrnao m, preferindo dernonstrar os pontos divergncia em vez dos de convergncia". Eles acabam deste rnodo por perder de vista qt trabaiharn para a rnesrno organismo, no mbito da gesto e da utilizaao da inforrnaa' muitas vezes para os inesrnos utilizadores, on ate em complernentaridade coin per Los na rnatria. Acontece-Ihes esquecerern-se de que a organizao que us emprega, pa alm de possuir Milos culturais especificos, constitui em prirneitro lugar e antes de ma nada urn lugar de cornunicao, de raciocfnio colectivo, baseado na experincia e in cap cidade de ajuizar, de decisao e de aco, corn o fito de resolver questes on prob1einas toda a espcie relacionados de perto ou de lange corn a sua rnisso, e isto tanto no plan das operaOes canto no piano da gesto. Nern sempre se apercebein de que a inforrnai constitui urn recurso fundamental para qualquer organismo, e isso ao rnesrno nIvel que recursos humanos, materiais e financeiros. Nern sernpre percebern que a inforrnao de ser cada vez mais considerada coma urn todo gerido sisternaticarnente, coordenado, ha rnonizado, objecto de urna polftica clara tal corno de urn prograrna alargado de organi7 o e de tratarnento. No actual contexto, torna-se evidente que a organizao que dispoe rnais rapidarnente di melbores informaOes, pouco irnportando a sua provenincia, o sell ou tipo (livrq revistas, docurnentos de arquivos, bancos de dados, etc.), e a que alcana maior perforniwjj e rnaior competitividade. 0 organismo que aborda giobalmente a questAo por intermdio d cincias de inlorrnao e que tern ern linha de conta as diferenciaOes operacionais neces

no ambito de urna abordagem funcional e sisterntica, cumpre rapidamente esse objecmaj or. Daqui resulta, entre outras coisas: - urn acesso rpido e eficaz a uma inforrnao de qualidade quer interna quer externa an orgaflismo; - uma harmonizao bern coino urna rnaior coordenaao das necessidades dos utilizadores, norneadarnente atravs da introduao eventual do guichet nico, atravs de uma rede de cornunicao; - ulna rnaxirnizao dos esforos investidos no tratamento da inforinaao documental atravs de urna melhor coordenaao e de uma normalizao das intervenes dos pentos das diversas disciplinas das cincias da informaao.
.0

0 que a arquivistica no interior da organizao e da gestfio do informaao yqyerorgaflIZacao, independentementeAaiva djn)qnso, ..miss.o ou esfera de activijnLpecessidade de recursos para existir, funcionar adequadamente e se desenvolver. te sentido, e correndo o risco de nos repetirmnos, reafirmamos que a informaAo constitui i mercadoria tao vital para a empress como os recursos humanos, rnateniais on financeiscm os quais ela no conseguiria viver. Comoqualqueroutro recurso, informaao deve jg_cficazmente,oque necessita, orno coroirio, de urn reconhecimento oficjaj th flsa,:e ate de uma formalizaao estrutural que v tao longe quanto a que 6 geralmente tlith!aosoutros recursos'2. iWqiir organismo comanda will certo mimero de funes directa ou indirectamente ligalAjpLmissao (par mais porrnenomes, ver Quadro 2.1). As que se ligam de forma diweta dizem respeito inevitaveirnente a produAo ou a distmibuio de bens ou services. Min all organismo satisfater as exigncias pnimomdiais da sua existncia. As funoes dg indirectamente a misso vm apoiar as actividades de produao on de distmibuiao. biil ao organisrno atingir os seus objeetivos atravs de uma gestAo eficaz dos seus recurhwtmflos mateniais; financiros e informacionais. Eneontramos geralrnente nesta categoidades de gesto do pssoal, das finanas, dos abastecirnentos, das propniedades e tzs e da informaao Todos Os membros do orgarnsmo tern necessidade de informaao 5enharem as suas respectivas funOes Arranjam a rnformao neeessria taijto no tvomo no interior do organisrno. Essa informaopode ser verbal ou registada num

64/Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVIS1ICA Qp.9rc.cnwo o papei, a fita magntica, o video, o disco dpiico ou o microflime. Pode orgnica, isto , e!aborada, enviada ou recebida no nibiio da sua misso, ou no or isto e, produzida fora do mbito desta. QUADRO 2.1 Provenincia e natureza da informao no

0 LUGAR DA ARQUIVISTICA NA CESTAO DA INFORMA47AO/65

organismo

mandao e missto e actividades directa tinente li gadas a misso

informaao

registada ornica im externa

verbal flAOOrgnica

vosarquivosbIblIoteca centro de

(undo institucional

colecao, cos de da

A produco de informaes orgnicas registadas d origem aos arquivos do organismo. Sob esta designao so agrupados todos os documentos, seja qual for o sell e idade, produzidos e recebidos pelo organismo no exercicio das suas funOes. A tItulo de exemplo, citemos as directivas, relatOrios, estatisticas, estudos, pesquisas, pianos e oramentos tcnicos, baianos financeiros, actas, contratos, processos de clientes e processos de pessoal, etc. Estes documentos podem encontrar-se total ou parcia!mente em todos Os jocais de trabaiho de cada uma das unidades do organismo. A informaao no orgnica, por seu turno, existe muitas vezes nos locals de trabaiho mas igua!mente na bib!ioteca ou no centro de documentao, sob a forma de publicaOes, de bancos de dados ou de dossiers temdticos, etc. De facto, a inforinaao orgnica d uti!izada pelas unidades do organismo, quer pelo seu valor primrio, a fim de decidir, de agir e de contro!ar as dEcisoes e as acOes empreendidas, quer pelo seu valor secundrio, a fim de efectuar pesquisas retrospectivas que poem em evidncia decisoes ou acOes passadas (para obter urn suplemento de informaao Idativo ao valor primario ou secundrio da informaao orgfinica, consultar 0 capItulo 4 que jncide'sobre o cic!o de vida dos documentos de arquivo). A gestAo da informaao orginica, permitindo a pesquisa retrospectiva, reduz a incerteza e me!hora a tomada de dcciso, aprofundando o conhecimento da cu!tura institucional e do processo de decisao (pan mais deta!hes, vet o QuadEo 2.2). Cada vez mais organismos uti!izam os seus documentos nas was pesquisas retrospectivas, a tim 'Ic meihor compreender o presente. C) grupo Saint-Gobin e a empresa Pont--Mousson em Franca, a Public History nos Estados lJnidos da America e o Mouvement Desjardins no Quebeque constituem exce!entes exemplos desta abordgem. Qorganismos que compreenderam a importncia estratgica da inforrnaao orgnica e cujqtsmembros podem cornunicar rapidamente e sent distOrAo atravs da hierarquia devctIamter uma vantagem decisiva, de rapidez, nas tomadas 'Ic deciso, por exemplo, sobre aque!asquo no conseguem'3>>. Qualquer organismo que pretenda encontrar uma soluao duradoura para as dificuldades geradas pela informaao que detm, deve faz8-lo de modo reflectido e ordenado. E airavs de urn programa em trs fasS, centrado na rnissAo do organismo e integrado na sua poiffica de gestao da informaao, que aarquivistica consegue dat urn contributo tinico, sendo pela sua especificidade capaz de agir eficazmente na informaAo orgnica (para mais pormenoms, ver o Quadro 2.3).

66 / OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQtJIVISTICA QUADRO 2.2


Lugar e utilizao dos arquivos no orga
orsatmo mandato e rnissao estrutura das actividades Iisradas A missAo

C) LUGAR DA ARQUIVISTICA NA GESTAO DA INF0RMAA0/67 QUADRO 2.3


A arquivIstica: uma disciplina que permite a gesto integrada da informao orgflnica POLITICA (LEGISLAcAO - REGULAMENTAAO - NORMAS E PROCEDIMENTOS) flTHUMANOS - RECURSOS FINANCEIROS - RECURSOS I PROGRAMA, COMPONENTE I cAAo, DSAO E ACSO

Iigao direcia

IigacAo indirec

'N COMUNTCAA0
unidade(s) de produo (buns ou servic unidade(s) unidade(s) inidade(s) recursos de recursos de recursos de recursos materiais hunianos de inforrnaao

EFICAZ
! -.

ARQUIVOS DE INF0RMAcAO ORGAMCA PROGRAMA, III


COMPONENTE H
0 C, C

T /

valor primrio

decisAo

0
valor secundArio

cLAsslFIcAAo . E REcuPERAA0 DA JNF0RMAA0 '9Jn9)

' 031D91 33313 O3iiO3 'U3I2W1OJUI

pesquisa retrospectiva

no institucional

- inponente do programa visa a criaAo, a difuso e o acesso a informaao . On 6 concebida de manefra estruturada e inteligivel. E registada nwn - - Aendo.posteriormente inserida no canal de difusao apropriado, a tint de ser

'a

68 / OS ETJNI)AMENTOS DA IDISC!I'LINA ARQUIVISFICA facitm ell ie acessIvel e de per III itir nina coinunicaao illaxinia que tenha em conta mdc qtn do porno de vista legal, culitiral e tecnolgico rode j a 0 organisino. A inforniaao intitil, suprflua ott corn dupia funo climi nada a pariida. So-lhe a cadas normas que visain a gesto da inforrnao (forrnuidrios, relatrios, procedirnen direc(ivas, acias, correspondncia, etc.). Alrn disso. urna interveno imediata, desde a c ao da inForrnauo, permite determinar o sen encarninhaniento. bent corno 0 sell tratanle ulterioi-. Deveni-se colocar vrias perguntas: Qucrn tern acesso a inforrnaao? Coino que dirundicla. classiflcada e recuperada? Qual o sell ciclo de vida? E clirninada depois de deterrninado espao de tempo oil pernlanenternente? Necessita de until especial, e eni caso at5mniativo, quais os rneios fisicos on tecnolOgicos requeridos? 0 con e!ectrnico, a hurOtica. a telecornunicaflo e 0 tratarnento cia irnagern (micrografia, saida cornputador em microflinie: COM, scanerizao, disco Optico, disco Optico digital, ci octipani de facto Lint lugar cada vez rnaior no interior da gestao da inforrnaflo? A respost eslas perguntas d origeni a urn sisfrnia inugrndo de gesiflo dc' inforinaao olgonica (SIG] no in ten or do orga nisrno. A segunda componente do progrania diz respeito a classificaao e a recupei-ao da infi rnaflo. As funoes esubfunoes da ellipresa sic, analisadas, esquernatizadas e hamnionizad nuni sislerna de classiticaao e de recuperaflo vlido para todas as suas cornponentes. S instauradas, e seguidas for todos, nornias precisas de classificaao c de recuperao da ink rnao. tornando assirn caduca a era das pesquisas desorganizadas, corn resultados rnuit vezes duvidosos. A inforrnaao. independenteniente da idade, do suporte on do seu format pode facilrnente set- cornunicada em funflo de necessidades irnediatas on futuras. A terceira e ltirna coniponente do programa centra-se na proteco C na conservaao( inforrnaao. A inforrnaao bern pi-otegida e conservada segundo nornias tcnicas e mateS precisas pode set facilmente cornunicada. A proteco dos documenios essenciais on coal denciais e a proreco e conservao dos docuinentos corn unia baixa frequencia de utilit o (documentos serniactivos) on corn carcter pernianente (docuinentos legais on arquivc definitivos) conseituem dois elernentos correnies deste tipo de progrania, Chaniarnos a ateno para o facto de todas as fases do programa serem amplarnente Iii butrias da tabela de se!ecdo dos documentos que representa o elernento estabilizador qu pernitte regular o crescirnento exponencial da informaao. Graas a tabela de seleco do docunientos, a inforrnaao ser sistematicarnente depurada e tratada em funao do ciclo d vida que the foi atnibuido, C Os sistemas utilizados sero peniodicamente aliviados, acelerandi a comunicao da informaao pertinente. E, pois, atravds da realizaao deste programa ell

0 LUGAR DA ARQUIVISTICA NA GESTAO DA INFORMAcAO/69

trs fases que a anquivIstica demonstra a sua especificidade e ocupa tica de gestao do informaco.

seu lugar numa poll-

3. A arquivistica face as suas opes t participando no resoluo dos problemas ligados a gesto do informaao nos organisinos que a arquivlstica encontra a sua nova vocao. Para corresponder de forma adequada an desaflo, a arqifrivfStica tern de definir-se em funao de uma abordagem integrada e fazer escothas estratgicas quanto a sua organizao interna, as suas alianas e a sua renovao (fonnao e investigao). Depender destas escolhas estratgicas que a arquivistica caminhe pan urn xitiioupar urn fracasso. Pan se compreender bent quais Os desafios, vamos surnariamente descitver as principais articulaOes actuais do arquivIstica, fazendo depois a dernonstrao do lgica e da pertinncia de seescollier uma abordagem global e integrada. Mas antes de se chegar a dirnensao mais importinte das bordagens e dos filosofias da arquivIstica, seria pertinente examinar crisis rde pe p adimenso tecnolOgica do problema. - :DestepOnto de vista, a dificuldade reside essencialmente no utilizaao dos tennos <anjpivos>y .arquivista'>e <arquivistica'> para designar respectivamente o objecto, o profissionale a diseipirna Muttas pessoas no aceatarn esta terminologia on antes aceflani -Ba apeqsjar4;cbbrirarea1idade dos arquivos definitivos. Quanto a pane do nosso domInio de,ctiyadade que tern por objecto o valor pnmnio dos docurnentos ha quern prop nhaps4eriog kcestor de documentos>> e <<gestAo de documentos> traduo literal de ger erdesrecords management para designar respectivamente o profissional / discutivel. Em primeiro lugar porque as expressoes .geswr estAo dos docurnentos>> assentarn nurn termo ele mesmo irnprpno pan ao. Dc facto, fala-se de documentos, encontram-se mesmo de vez em quando ?ci!c?s administrativos>, rnas estes termos - documentos e docurnentos now, iraduzern a mesma realidade que a palavra records Para designar Os iiicionais queveiculam uma informado orgdnica, visto que nAo content, por h{&insutucional. Alm disso, eles no do no a qualquer especificidade Ei'ditinAdentre os documentos que veiculam uma informaao organia e os infonnaao no orgnica. C
AK I

70 / Os FUNDAMENrOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA

0 LUGAR DA ARQUIVfST!CA NA GESTAO DA INFORMAAO/71

Seria igualmente imprudente estabelecer urna cquivalncia entre a palavra narc1iives> O seu homOniino ingls archives. Em ingls, a palavra archives remete para a noo de pernianenle, enquanto a acepo moderna da palavra francesa <<archives " significa urn junto de docunientos orgnicos. E assiui c'ue existein archival records, que so docum institucionais destinados a conservao permanene. A pretexto de a palavra uarch,ves> apresenlar dificuldades de utilizao nos Os adeptos dos ternios <gesto de docurnentos>> e seas derivados utihzam vocbulos que gera confusOes. Para evitar este escoiho, propomos que se conservem e se vatorizern as palavr <arquivo>>, <<arquivisla>> e <carquivislica" on que Sc recorra a outra terminologia niais na mod mais sugestiva, apesar de muita investigao e de muitas horas de discussOes inteis fovea terem conseguido' 4 . Melhor era que concentrssemos os nossos esforos em dar a conhec melhor a eticcia das acOes arquivisticas em vez de gastarmos energia em discussoes te minolOgicas inteis que contni cut o germe de urna diviso das foras que Sc arrisca apr vocar a instaurao de duas disciplinas. A dinienso fundamental do problema que urna abordagem diversificada suscita resk nas visOes da arquivistica que so propostas. A arquivistica pode ser abordada de trs mane ras: uma maneira unicamente administrativa (records management) cuja principal preocup; o d ter em conta o valor primrio do docuniento; uma maneira tradicional que pOe a tnit exclusivarnente no valor secundrio do documento; on, por tiltirno, uma maneira nova, mt grada e englobante que tern corno objectivo ocupar-se sirnultanearnente do valor prirnrio do valor secundrio do documento. NOs escolhemos esta itima eventualidade. Definarnos em primeiro lugar o sentido de unia arquivIstica integrada. E a que permil assegurar a unidade e a continuidade das intervenOes no mbito de urna poiltica de organ zao dos arquivos. Uma arquivistica global deste tipo implica o atingir de trs objectivc essenciais a sua viabilidade, a saber: - garantir a unidade e a continuidade das intervenOes do arquivista nos documentos urn organismo e perinitir assirn uma perspectiva do princfpio das trs idades e das noi de valor prirnrio e de valor secundrio'5; - perrnitir a articulaao e a estruturao das actividades arquivisticas nurna polftica organizao dos arquivos'6; - integrar o valor primrio e o valor secundrio nutria de6ni0o alargada de Aldm disso, a abordagem integrada surge como a via que permite a arquivistica d de uma imagern forte e, consequentemente, ser reconhecida socialmente. So estas as

oes indispensVels para que a arquivistica adquira, como acontece corn outras disciplinas, urn certo poder tt sent 0 qual ela permanecer urn sector de segunda ordern. Nurna conjuntuta que exige da arquivIstica que eta responda adequadamente as necessidades cada vez mais sofisticadas das administraOes, que eta inicie e consiga efectuar a viragem tecnolgica, que eta erie e desenvOlva prograrnas de forinaao concolTenciais corn outras disciplinas, que eta defina e prossiga prioridades de investigao, parece arriscado dispersar esforos era inteis conducentes a diviso das intervenOes numa cadeia documental, no entanto to logicarnente continua. No limiar do sculo xxi, a arquivistica deve escolher a sua estrutura interna, a fim de se posicionar o mais rapidamente possivel era as disciplinas que a rodeiam. NAo lgico definir a disciplina antes de reivindicar 0 seu lugar ao soT? Nurna poca era a informaAo se tornou urn objecto estirnvel, cada vez mais urgente 4 'ue a arquivfstica defina clanmente o lugar que pretende ocupar no tabuleiro da informaao. Para tat, ter primeiro de se libertar completamente das suas dependncias,.consolidar depois a sua autonomia pan finalmente estabelecer as alianas que the permitarn evitar o isolamento. A arquivfstica vera reconhecer 0 seu lugar e 0 sea estatuto na sociedade desde quei - estruture adequadamente as suas actividades e delimite 0 seu campo de actividade; - se tiberte das tutelas (historia e administraao) pra atingir urn nivel de conflana cm si indispensavel ao prosseguimento de urna evoluao que seja mais qualquer coisa do qt urn niimetisrno ou uma suhservincia; - asuma a sua completa autonomia, a fim de se tornar uma verdadeira disciplina; queTpossa fazer tima escoiha de alianas era de igualdade corn as outras disciplinas. )uAainulvistica deve era lugar libertar-se da tutela dessa disciplina mais conhecida e ineihor organizada que 6 a histria. E indispensvel analisar esse taco de dependencia Si. WIdp pela tradiao entra a histOria e a arquivIstiea, de modo a poder cort-lo pan que a .arquiyfs.tica possa depois adquirir a sua autonomia. Julgou-se durante muito tempo que nAo se podia set urn arquivista competente sem se ser hiSt?idbr. Esta crena, corno a que defende que, para efectuar a escotha dos docurnentos a no resiste a reandade Se a his hbnwrvat se deve ter recebido uma formaao era jadeve pennanecer uma matria importante na formao dos arquivistas, ela j no constpkmento exclusive; outros elementos tie formaao so-the indispensveis, corno a AdmiDimcAq#tnfonnatica, as Cincias da lnfonnaao e todas as disciplinas especializadas que inelhor este ou aquele tipo de arquivo. Em tennos absolutos,

a "I 72 / Os FUNIDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA

0 LUGAR DA ARQUIVfSTICA NA OESTAO DA INFORMAAO/73

Hill arqulvis(a clue tenha unia forniaio conipieta em Histria pocle revelar-se interessa was isso nao pode ser unia obnigao e sobretudo uflo pode substituir ulna formaao Arquivfstica. A arquivistica tern necessidade de elenientos variados de forrnaao. inas e existent para enriquecer Hill co p pus de conhecirnentos arquivisticos forrnado porb; tericas, intervenes e intodos de trabaiho especIficos dessa disciplina. dependncia a espreitar a arquivistica. Ao libertar-se da histria, a at Ha until vistica poderia efectivarnente cair sob a alada das clncias administrativas. Que a arqui tica tenha Hula necessidade prenlente de elementos de forniao em Adnlinistrao pan
-1105

Devia, Pais, lanar-se de forma decisiva na investigao e, para tal, delinear estratgias, estabelecer prograiflas, a fim de evitar o estatisrno e ate o retrocesso 2t. E preciso ter em conta este imperativO, sern o qual o editicio nAo pode ser erigido. E preciso parar de ter medo de urn

etnpenhanWnt0 de urna tomada de posio, dos passes em frente conducentes a uma arquivIstica renovada.
Uma nova arquivISlica est a emergir no horizonte das profisses. E urgente que se rea-

lize urna verdadeira integrao e qtie soda uma profissao cuja rnisso essencial consiste em
gerir, tratar e dar acesso a informao, e que participe, em concertao coin vrias disciplinas, no: 4...] desafio lanado pela exploso docurnental 2t >. Esta nova arquivIstica deveri

unia evidncia. Mas dal a Lornar-se dependente del a, vat ulil passo clue nio deve set th

Parece tao arriscado fazer depender a arquivistica dos criadores dos docunientos de arqt clue Os utilizarn para fins administrativos come dos historiadores clue Os utilizam nas 5 ilvestigaoes. 0 arquivista tern necessidade de conhecimenlos administrativos, nias no de depeoder completa e unicarnente da gestao enquanto disciplina. A arquivistica urna ciplina em si mesma clue, voltamos a repetir, tern as suas prprias bases LeOricas, as suas
prias intervenOes e Correr-se-iani
Os

apoiar-seern programas de formao de alto nIvel, sisternatizar e orientar a investigao pan os conceitos .e os instrumentos clue utiliza, e isto em colaboraao coin outros dorninios de actividade. Ea partir do momento, e so nesse momento, em .cjue todos os profissionais do
records management e da arquivistica tradicional tiverem encontrado as razoes e Os meios

seas prOprios metodos de trabalbo.

Os

mesmos riscos se se estabelecesseni relaOes corn a

inforrnatica e as cincias da mforrnaao, se essas relaOes fossem de natureza a a subordinaio da arquivistica. Esta no tern tambrn de depender da bistria ou da trao. Todavia. precise reconliecer clue neste piano a dinrnica d diferente, e isto pot razOes: por not lade, porque os prol9ssionais da biblioteconornia, da informtica e das c cias da inforrnaao no constituern uma clientela da arquivIstica, contrariamente was hi riadores e aos administradores; por outro, porque as relaoes corn essas disciplinas se fa; pot internidio de urn denominador comurn, a inforrnaao, enquanto clue coin histOria adrninistraao esta relao se estabelece atravs do valor dos docunientos (valor prinl valor secundario) e pelas clientelas utilizadoras. Autonomia no significa isolamento. A arquivistica deve clararnente definir a sua es: de actividade para escoiher em seguida as suas alianas coin as disciplinas contributi The spectre of archivists being absorbed into another profession or severely weakened in the corn resources is a very real possibility. Fears of limiting the size of an already small profession of further for institutions and programs roust be weighed against the chances for strengthening the identity of an their work ill socieIy'. A arquivIstica deve reforar as suas bases atravs da formao e da investigao trials informaao a este respeito, consultar o capItulo sobre a forrnao e a investig

para se ui4r e kvarenia cabo uma aco conjunta e organizada para clue a sua proftssao seja reconhecidacomo urna verdadeira disctplmna, completa, coerente soctalmente util e praficalarientedicitz,podero esperar, j no durar ou subsistir, rnas sam desenvolver se e crescer ate atiigir aplenitude do potenciai clue a disciplina arquivIstica e capaz de facuitar. -:

-se em conferncias proferidas ou em textos inditos redigidos por urn ou outro dos o. Ele retoma igualmente largos extractos de urn texto intituiado: ccL'amhivistiqae que os autores publicaram em coiaboraao cont Jacques Ducharine, seat malogrado vol. 17, n. 2 (Junho 1988), pp. 51-60.
reforco cia nossa abordagem 0 conceito de ciclo de decisAo: infornwIo - decislo ,ack), largasneate utilizado em gesto corn o intuito de tomar decisoes esciarecidas,

rmitam reduzir a factor de incerteza a sua expressAo mais simples. Citainos igualmente relatOrio cia Cornission (Qubec) d'tude sur Faeces du citoyen a l'inforsnatioa gouetion des renseignements personnels intitulado: Infonnarion a libent. Os autores afir-

o uma dasfontes.da liberdade. Era as pocas, a informao esteve no amago cia as reconhecerarn aela a anna privilegiada da conquista da sua iiberdade, ao mesano tempo mitacfto cia liberdade dos seus semelhantes..
4esempenhavaan 0 papel de sihios e de crudites e que fomeciam a infonnaAo de que

this tomadas the decisao, as tendas que chegaram ate ns ou ainda a pratica do ogan

74 / OS EUNDAMENTOS DA DISCSPLINA ARQUIVISTICA grega quc consisie cm Ievar as dt,as panes a acorelo perante 0 'loleolio'l 00 slioniem chi mc,,iOnia., constituent exciuplos que ilusirarn u nosso propOsiio. 0 esianho. 0 bronze. a pedra, a piaca de argiia 00 de cera. 0 papiro. 0 pergatiluiho. o papel. o micr a saida de computador ens microfi I me (COM ). a fita niagnthica. 0 disco, 0 disco OplicO, o disco optico eTc.. constituent 00 tros 'autos so portes Ut ih zados pc lo sun ho a a nIl. As i nov ae s [cc jol g icas j noldara,,, C con! in t,am ii Ill p [ egli u o nosso niundo title '11 guns flS qua liflt coit,o sociedade de infoninaIo. Erare eI,s Ieiiihrenios a imprensa, a j ntroduIo da daciiiografla e da totocOpi uso gencralizado do coiupuiador, do has e da teieeomu,,icalo, sent esquecer, evidenleinente. 0 n,undo da go cia informaAo atravs da i nagem. Os autures do presenie h Cr0 opiam co,,scicntemcnte per tuna arqu ivistica rnoderna e renovada a iliulo disc pl in a aol Onoma con vi dada it ar 0 I ugar title the compete em col ahora so coils as canals cii1incias de in] nlaIo. e cuja razo (Ic scr Sc stiut, no corao da gestlo de informaIo a titulo de recurso vital da orgailiza E claro quc out,os especiahsias conto Os jonrial istas C Os profissionais de relaOes piIbiicas, pats char ape estes. nmidarn diariamenie a nossa sociedade da informaIo. No e,,,anto, des nto sera objecto da nossa aten Os ternsos orga,IizaIo 00 Morgallismo><. onhzados na prescott pubhcaIo, designans a reunibo de soas que tna como floalidade a realizaao de objectives consuiss hgados a unla nlesnla nuissao, qoer esta 5 pfihlica on privada. A maior pane dos exeinpios e dos esquemas de aprescniaIo uiilizados foi lirada de orga, 'nos ou apiica.sc direciamenic a organisinos. 110 porque Os aulores n5o co,,sidcrcm pertiilenics Os excmplos pessoas ilsicas, mat porque 0 nivel de compiexidade geraimenie menor resins. salvo uma 00 outna excep Nan esiantos contra esta abordageni. pois cia o,na realidade. Apenas fazemos nolan que Se tram de u abordacein que acival,nenie considerada comb outra qualquer. Poi desenvolvida ao longo do mandates que I] dizem respeito. dos media e dos suponies que des gereni. dos chenieias espccificas que des servens e, finalmer da nianeira coma des se vcm a si inOPrios conso icnicos, 00 ainda como utihzadorcs. Existent Arias definiOcs de cincias da informabo. Em funlo dat necessidades da presente pubhca ulijizamos a deflniIo de Harold BORKO: 'discipline that investigates the properties and behavior of inform lion, the forces governing the flow of information, and the means of processing information For optimum ace sibihly and usability, it is concerned with that body of knowledge relating to the origination, collection, orga zation, storage, retrieval, interpretation, transmission, transformation and utilisation of information.. Han 80R1C0 (1968). <<Information Science: What is it?-. Amer/em, Documentation. vol. 19. n i (Janeiro), p. Os exempins de convergncia conseani a proliferan. Mencionemos apenas que os anquivisias da Amer do None se bascaram na norma RCAA2 utilizada pelos scot colegas de biblioteconotnia para esiabelecer as reg. the descricbo dos documentos de arquivo. 00 ainda que certos informIticos e arquivisias reunidos sob a gide Conference des recteurs ci des pnincipaux des universiiCs do Quebec (CREPUQ) desenvolvem uma abordag' concertada era de gesilo dos anquivos informbiicos. Urns colaboraao desias era impensvei hI pout anos aids. 1 Cada vet nlais organismos adoptam omits politicade gestlo da infornsabo e confiam a sua reahzalo a I nivel hierbrquico elevado, do tipo mop mnonageoment. Franoise de BARBEYRAC (1980), <Blocage the 'information ci climal social. H,,me,,us,,,e cc enirepri. n 119. p. I. Ver igualmente: Richard L.ORANGER (1992, <<L'inforniaiion stratCgique. Oil champ dint, ventionn. Arc/uses, vol. 23, n.' 4 (Primavera). pp. 33.55.

I
service, p.

0 LUGAR DA ARQUIV(STICA NA OESTAO DA INF0RMAA0/75

A Association des archivistes do Qubec escotheu a prinieira via no Inibito dos seas congressos de j 14 e de 19911 abolindO as secOes <cgestlo dos documentosa e earquivos bistoricos'> e precisando que a sua missbo consiste, entire outras coisas, era as pessoas que oferecetn nos organismos e as sum chentelas services ligados a gesto de informacbo orglnica (produzida on recebida no rnbiio da misslo de urn indivfduo oil de urn organismo) e negistada (a informabo apresentada seja II qua[ for o suporte) qualquer que seja o seu eslado tie vida,'. Cicacao tirada de: ASSOCIATION DES ARCHIVISTES DU QUEBEC (1991), Des spdciatistes a vonm 3. Ha taanbm infonnaes sabre esta matnia nos Statues e no Code d' dihique da Association des archivistes do Qubec. is As nues das trs idades, the valor pnirnIrio e de valor secundInio estlo definidas e explicadas nos capiwins da presente publicaco que Ihe so dedicados. "As componentes de urna politica de organizaAo dos arquivos so uma iegislaclo no tuna repalamaitaco, base legal do intervenIes, uina eslnitora que agrupe as recursos necessIrios a essas intervenoes e urn prugrama que defma e ordene calls uRsa dessas intervenes. A deftniAo de arquivo actualmente adtnitida Per vIrios paises no ahito da sua lei sobre os arquivos fat muitas vezes referncia a uma definiIo de Bnino DELMAS: tO conjunlo de docunsentos, qualquer que seja a sua data e a sun natureza, reunidos (elaborates on recebidos) per uma pessoa fisica on moral (pdblica o,j paivada) para as neessidades da sea existncia e 0 exercicio tins suns tarefas, conservados pninieiro pam servir de pmva e pars as sum necessidades administrativas, conservados depois pelo seu valor de infonnaclo gerala. Bnrno DEL'

MAS (1979), Lafonnation des archivistes. Analyse des programmes d'itudes de differents pays at reflesions sat les possibUits d'harmonLtation, Paris, UNESCO, p. 5. A Federation canadienne des sciences sociales adoptoim

uina.def&oico moderna de arquivos em 1991 A palavra arquivos <<define-se como o conjunto das infonnaes, quaiquer qua seja a sua data, natureza no suporte, organieamente reunidas por uma pessoa tisica oil moral, pdblia on privada, para as necessidades da sua existncia Co exercIcio das sum funOes, consenvadas aides tic mais pS seu, viler pnirnIrio, ism C, administrative, legal, financeiro on probatdrio, e posteriortnente conservadas Pella sat valor secundrio, isto , tie testemunho at', mais simplesmente, de inforrnaao genal. 0 sentido atribuldo a pal. via .carquivoa permile a sun utilizalo numa perspectiva de abordagem global tin disciplina arquivistica c no respeito dos div rsos 0505, realidades e valores que Ihe podern 5cr atribuidos. Conserva o mesmo sentido tanto texto em lingua francesa eomo no tie lingua ingIesaa. Jean-Yves ROUSSEAU (1991), In archives - mrwtsfemm a accs. Omside pratique pour les sciences sociales, Ottawa, FdCration canadienne des sciences sociales, p.2 (vasio,.ingIsa igualmente disponivel na Federation). For sua vet, a lei do Quebeque dos arquivos deline-as do sc*uintc modo (.3 o conjtmto dos documentos, qualquer que seja a sun data on natureza, produzidos on recebido sum seas actividades e coa dos por urnapcssoa on urn organismic, pan as seas necessidades 00 pam 0 exerelcio serva4os pelo on valor de infonmaqlo gerala (LeA sur les archives, capitulo A-21.1, artigo 2). este propsito, consultar: Richard J. COX (1986), <<Professionalism and Archivists in Use United States., American Archivist, vol. 49, n.' 3 (Verb), p. 246. 19 Id p. 245. W Osautotts An membms do (loupe interdisciplinaire de recherche en archivistique ((BRA). Neic at Vain actoalanente represeniantes do mundo tin arquivlstica, ala adrnimaistaabo, da biblioteconum,a e tin histdth. ReprezntwaIes do area & infonnItica, do djaejto e tins oulzas ciencias tin infornsabo faro igualmente pane dest gtl.!po de iavestigaao, rnais on menos a longo prazo.