Introduccin, Conceptos Generales

Introduccin
El proyecto es una de las herramientas mas importantes en el desarrollo de los planes de todas las organizaciones de cualquier tipo, por lo que el xito de los proyectos resulta fundamental en los objetivos de la organizacin para si permanencia y viabilidad futura. Para incrementas la probabilidad del xito de los proyectos, se requiere una correcta aplicacin de las herramientas actuales desde una visin integral de sus fases y grupos de procesos.

Caractersticas generales del proyecto

Necesidades identificadas que dan origen al proyecto

Proceso de Autorizacin

Es un esfuerzo temporal

Objetivos reales, factibles y viables

Crea un producto, servicio o resultado nico

Proceso de seleccin de alternativas

Debe ser consistente con una estrategia

Caractersticas bsicas
Objetivos especficos Grado de complejidad Tamao y naturaleza Alcance definido Tienen un inicio y un fin Enfoque y mtodo de gestin del proyecto
Especificacin del producto o servicio Plan del proyecto estructura organizacional Recursos aprobados y asignados Metas de satisfaccin definidas

Problemas tpicos en la Administracin de Proyectos (1)

No todos los proyectos requieren el mismo enfoque de administracin, por lo tanto no pueden ser manejados de la misma manera Entendimiento limitado o pobre de la administracin de proyectos y la poca inversin para una adecuada capacitacin en el tema Falta de tiempo de los ejecutivos para atenderlos, y poca determinacin para delegar

Problemas tpicos en la Administracin de Proyectos (1)

Frecuentes retrasos porque los procesos de aprobacin siguen la lnea vertical de mando. Las tareas de proyecto tardan demasiado tiempo en la responsabilidad de recursos que pertenecen a reas funcionales Solo una parte de la organizacin entiende el proyecto, por que casi nunca existen los canales de comunicacin.

Proyecto exitoso
Cumplimiento de la ventana de tiempo definida para su realizacin Cumplimiento con el costo presupuestado Cumplir en desempeo y especificaciones
Buena aceptacin del cliente y usuarios Sirve de referencia de xito o caso de estudio Terminan con un mnimo de cambios de alcance

Gestin de proyectos (Project Management)

Es la aplicacin de informacin, conocimientos, habilidades, herramientas a las actividades que forman parte de un proyecto con el fin de cubrir los requerimientos del mismo. Este trabajo se realiza para alcanzar o exceder los objetivos y expectativas de los usuarios y los involucrados (stakeholders) en la entrega y liberacin del producto, servicio o resultado del proyecto.

Gestin de Programa de Proyectos

Es un programa de trabajo que abarca proyectos similares o actividades correlacionadas y gestionado de forma coordinada para lograr beneficios que no se podra lograr por separado. Un ejemplo de Gestin de Programa podra ser la construccin de una lnea del metro como resultado de un numero de proyectos vinculados de diferente naturaleza, electro mecnica, construccin civil, de sistemas de control y monitores, comunicaciones.

Gestin de Portafolio de Proyectos

Involucra un grupo de programas y/o Proyectos que tiene algn grado de interactividad relacionados a una meta integrada y estratgica de negocio. La interactividad puede ser del tipo de fondeo, organizacin duea del proyecto, objetivo estratgico de la organizacin o tipo de proyecto.

La oficina de Proyecto (PMO)

La oficina de proyecto adquiri importancia y presencia en las organizaciones a finales de los aos 90. Es un concepto que centraliza: Personal para trabajar y ser asignados a proyectos que surjan Documentacin de los proyectos y le soporte para la gestin de los proyectos dentro de los procesos de las organizaciones El soporte en el conocimiento del estndar, as como en la auditoria a los proyectos.

Principales responsabilidades de la PMO

La oficina de proyecto generalmente se encarga de: Evaluar la ejecucin de las responsabilidades del PM Proporciona polticas, metodologas y plantillas para la gestin de los proyectos dentro de las organizacin Deben tener responsabilidades de soporte metodolgico y de estndares para el proyecto Al igual que el PM, integrar el trabajo a travs de todas las lneas de la organizacin, es su mayor responsabilidad Proporciona soporte y gua a otros en la organizacin para la gestin de los proyectos, los entrena y asesora Aseguramiento de que el trabajo desarrollado esta autorizado y presupuestado en contrato

Objetivos del proyecto

Deben estar descritos en el Project Charter Se considera que un proyecto esta completo cuando sus objetivos se han alcanzado en su totalidad Terminar los objetivos del proyecto es responsabilidad del role del Project Manager Frecuentemente los proyectos requieren un anlisis de trade-offs entre los objetivos y los requerimientos

Alinear los objetivos

La administracin por objetivos es un enfoque de gestin que alinea los objetivos individuales a un segundo nivel, es decir, a los Objetivos del Proyecto, o en su caso, a las metas de operacin; y a su vez, estos ltimos son alineados a un tercer nivel superior, es decir, a los Objetivos del Negocio Las tres etapas de MBO: 1. Establecer objetivos reales y libres de ambigedad 2. Peridicamente evaluar si los objetivos se estn cumpliendo 3. Implementar acciones correctivas
Objetivos del Negocio

Objetivos del Proyecto

Objetivos individuales

Gestin de Proyectos vs Gestin Operativa

Ambas gestiones tienen caractersticas comunes porque plantean, ejecutan, monitorean y controlan, el personal realiza trabajos, y tienen restricciones de recursos Gestin de proyecto se ocupa de la implementacin de iniciativas especificas temporales Gestin operativa se ocupa de actividades repetitivas continuas del da a da de soporte al negocio

Las responsabilidades del PM

Desarrollar el producto final con los recursos restringidos de alcance, tiempo, costo, calidad, riesgos, recursos en un entorno de satisfaccin al cliente Cumplir las metas contractuales de utilidades y beneficios Tomar las decisiones para seleccionar alternativas

Las responsabilidades del PM

Mantener comunicacin central interna (con la gerencia funcional) y externa (con el cliente) Negociar con las reas funcionales para el logro planeado Manejar conflictos, y resolverlos

Roles del patrocinador (sponsor)

Participa mayormente en la venta y negociaciones de contrato Buenas relaciones con el cliente Apoya el PM en planeacin, recursos y polticas Preside el comit de decisiones del proyecto Conoce el estado general del proyecto Atiende los asuntos contractuales claves

Roles de patrocinador
Interpreta polticas de la compaa Asiste al PM para identificacin y solucin de problemas importantes Informa ala Alta direccin de la organizacin Optimiza Objetivos corporativos Asigna prioridades estratgicas

La interrelacin Sponsor -PM

Programacin de objetivos Organizacin del proyecto El equipo clave Plan maestro Polticas Supervisin de la ejecucin Programacin de prioridades resolucin de conflictos Contacto con el cliente ejecutivo

PMBOK Guide
Es una gua que describe las mejores practicas de la profesin para administrar Proyectos. Como en otras profesiones, el conocimiento se fundamenta en conocimiento acadmico, la practica y en la experiencia. La Gua incluye practicas tradicionalmente probadas, que , generalmente son aceptadas como buenas practicas, y que estn fundamentadas en el conocimiento acadmico actual de la Administracin Moderna

PMBOK Guide 4ta Edicin (mejoras y adiciones)

Uso de voces activas en el nombre de los procesos Resaltar los factores ambientales de influencia Reduccin de 44 a 42 procesos Cubrir las diferencias entre plan de gestin del proyecto y los documentos de apoyo para la gestin de proyectos Evoluciona el concepto de la triple restriccin de acero por seis factores en equilibrio Modifica las habilidades interpersonales obligadas de un Project Manager

OPM3(Organizational Project Management

Maturity Model)
Es una herramienta y enfoque metodolgico del PMI para alinear las metas de la organizacin y la planeacin estratgica a la Gestin de Proyectos.

Este mtodo se diseo para ayudar a las organizaciones a determinar su nivel de madurez en la Gestin de Proyectos

Factores ambientales de la organizacin (1)

Tienen una gran influencia en el xito o fracaso de los proyectos Pueden ser internos o externos Cultural, Social, Poltico, Internacional

Sistemas organizacionales y de procesos

Basadas en gestin de proyectos No basadas en gestin de proyectos

Estilo organizacional
Valores, cultura, tica, visin, polticas, horario, mtodos, percepciones de autoridad, etc.

Infraestructura (instalaciones) Recursos humanos (disciplinas, especialidades)

Factores ambientales de la organizacin

Gestin del capital humano Estructura organizacional
Funcional/Matricial/orientada a proyectos

Tolerancia al riesgo Mercado y competencia Clima poltico Canales de comunicacin Regulatorio y de estndares Legal Oficina de proyecto (PMO) Sistemas de informacin para la gestin de proyectos (PMIS)

Sistema de gestin de proyectos

Es un conjunto de procesos y de funciones de control, que integradas y combinadas con herramientas, procedimientos, tecnologas, mtodos y recursos ayudan al PM a efectuar una gestin de proyecto eficiente y eficaz hasta su terminacin Pueden ser formal o informal

Sistema de gestin de proyectos

Los componentes que integran el SGP dependen de:
a) El rea de aplicacin b) Complejidad del proyecto c) Disponibilidad de sistemas influencia de la organizacin

Si existe PMO. Esta se encarga de gestionar el SGP y verifica que su aplicacin tenga la consistencia necesaria que impulse la madurez en los procesos que lo integran

Ciclo de vida del proyecto (PLC)

Es el proceso para realizar el trabajo del proyecto

El PLC coexiste con el Ciclo de vida de la gestin del proyecto (PMLC)

No es el trabajo de la gestin del proyecto

El PLC puede describir que trabajo se hace en cada fase del proyecto, y que entregables y aprobaciones debe producir cada fase

Es el proceso del trabajo que crea el producto, servicio o resultado

Ciclo de vida y fases del proyecto

Los proyectos se dividen en fases, que permiten mantener un orden claro de la ejecucin del trabajo Al conjunto de fases del proyecto, se les conoce como ciclo de vida Generalmente, tienen una fase de inicio, una fase final, y fases intermedias, que varan segn la naturaleza del proyecto de que se trate

Ciclo de vida y fases del proyecto

A cada fase puede considerrsele como un proyecto con su propio ciclo de vida Quien controla las fases del ciclo de vida de un proyecto?.... Normalmente lo decide el PM Cada tipo de industria usa procesos estandarizados de ciclos de vida de proyectos, (se requiere mantener cierto grado de flexibilidad y adaptacin)

Caractersticas de las fases

Entregable: es un producto o resultado del trabajo, tangible, cuantificable y verificable que asegura el cumplimiento de objetivos del proyectos Revisiones de fin de Fase: tambin conocidas como salidas de fases, de etapas, o puntos de verificacin Lgica secuencial: el termino de cada fase de proyecto da a lugar al inicio de otra fase o interacta con fases previas

Ciclo de vida de un proyecto

Operacin total Ejecucin Prcticamente completa

Contrataciones Mayores Decisin de arranque del proyecto

FACTIBILIDAD Formulacin del proyecto Estudios de factibilidad Diseo y aprobacin de estrategia

PLANEACION Y DISEO diseo Estimado de tiempo y costo Trminos y condiciones de contratacin Planeacin detallada

PRODUCCION Fabricacin Entregas Construccin Instalaciones Pruebas

ENTREGA Pruebas finales Mantenimiento

Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

Nivel de costo y RH tiene un pico en la fase de construccin del producto o servicio Al principio la incertidumbre y el riesgo son mayores y van disminuyendo durante el desarrollo La capacidad de los interesados de influir en las caractersticas finales del producto o servicio es alta al principio y despus va disminuyendo hasta el fin del proyecto

Ciclo de vida del producto

Es el proceso que describe la vida completa de un producto, es decir:
Concepcin Factibilidad Diseo Construccin Puesta en produccin Mantenimiento Retiro de la operacin

Como se ve un producto puede tener uno ovario proyectos dentro de su ciclo de vida, generalmente tiene un ciclo de vida mas grande que el ciclo de vida de un proyecto

Relaciones de interesados
Patrocinador del proyecto

Gerente del proyecto

Equipo de la gestin del proyecto Equipo del proyecto

Involucrados del proyecto son individuos y organizaciones que participan activamente en el proyecto, o a quienes sus intereses pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecucin del proyecto

Interesados e involucrados

Stakeholders (participantes)
Clientes y usuarios Patrocinadores Organizacin duea del proyecto Gerente del proyecto Equipo de gestin del proyecto Equipo del proyecto Proveedores y contratistas Oficina de gestin de proyectos (PMO) Gerentes funcionales y operativos

El role del Project Manager

Es el role principal de este estndar. El role implica una comunicacin con otros y la integracin de todas las actividades tambin Da instrucciones al equipo del proyecto que actividades deben realizarse de acuerdo al Plan Mantiene el control de Alcance del Proyecto Informa el estado de avance del proyecto

El role del Project Coordinator

Es una estructura que se coloca cuando la estructura de la organizacin no soporta un ambiente de gestin de proyecto completa En algunos casos se les asigna para apoyar al PM Generalmente actan como enlace de comunicacin de la alta gerencia Tiene facultades de toma de decisin en el proyecto

El rol del Project Expediter

Es una figura que se coloca cuando la estructura de la organizacin no soporta un ambiente de gestin de proyecto completa En algunos casos se les asigna para apoyar el PM Verifica que las asignaciones y tareas estn terminadas Checan el estado de las actividades asignadas informa a la alta gerencia

reas de experiencia del equipo

Fundamentos en Gestin de proyectos

Habilidades de la administracin general Entorno del proyecto

Habilidades del rea de aplicacin

Habilidades interpersonales

El equipo del proyecto en su conjunto debera reunir esta suma de experiencias y una conciencia del entorno en el que se desarrolla el proyecto

Interrelacionar disciplinas
PMBOK Guide 9 reas de conocimiento: Integracin Alcance Tiempo Costo calidad R Humanos Comunicacin Riesgos Adquisiciones

Administracin general: Comportamiento organizacional Pronostico financiero Planeacin estratgica Recursos humanos Logstica Leyes y regulaciones

reas de aplicacin: Del negocio por reas funcionales De su tecnologa Especifico del tipo de administracin Especifico de industria

Habilidades interpersonales del PM

Liderazgo Manejo del tema

Comunicacin
Motivacin Negociacin

Toma de decisiones
Consciente del entorno (poltico y cultural)

Las restricciones y su equilibrio

Restricciones Restricciones

alcance Calidad Riesgos

Tiempo Costos Recursos

La antigua triple restriccin evoluciono a un moderno enfoque de equilibrio de las restricciones: Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos Riesgos

Categoras de procesos
Procesos de gestin de proyectos
Se relacionan entre si a lo largo de cada fase del proyecto y de su ciclo

Procesos orientados a productos

Permiten definir las actividades requeridas para el diseo, construccin y entrega de un producto o servicio

Sus propsitos son los de iniciar, planificar, ejecutar, controlar, y cerrar los proyectos

Procesos de proyectos
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades que se llevan a cabo para alcanzar un resultado, un servicio, un producto; siendo estos previamente planificados antes de ser ejecutados

La adaptacin de los procesos para cada proyecto, y el rigor de su aplicacin, lo define el PM y su equipo

Ciclo de vida de la gestin de proyectos

Esta definido por cinco procesos que generalmente se superponen entre si Pueden ser realizado a lo largo de todo el proyecto y pueden tener varias interacciones

Inicio, planificacin, ejecucin, monitoreo y control, cierre

Su foco es el trabajo de la gestin del proyecto

Puede ser realizado todos en cada una de las fases del proyectos

Grupos de procesos de gestin de proyectos

Procesos de INICIO
Procesos de planificacin

Procesos de monitoreo y control

Procesos de ejecucin

Procesos de CIERRE

Objetivo de los cinco grupos de procesos

Grupo de procesos Inicio
Planificacin

Objetivos generales del grupo de procesos Reconocer que el proyecto, o una fase, debe iniciar basado en los compromisos establecidos del proyecto
Concebir y mantener un esquema de trabajo para realizar los requerimientos de negocio que se le asignaron a los objetivos del proyecto Coordinar grupos y otros recursos para la realizacin de las tareas del plan del proyecto Asegurar el cumplimiento de los objetivos a travs del monitoreo y medicin de avances, as como a las correcciones necesarias del plan Formalizar la aceptacin del proyecto o la fase y proporcionar un final ordenado

Ejecucin Control

Cierre

Mapeo GP vs rea de conocimiento

reas de conocimiento Inicio Grupos de procesos de la gestin de proyectos Planificacin de proceso Ejecucin del proceso Control del proceso Cierre

Integracin (4)

Acta de constitucin del proyecto

Desarrollar el plan de gestin del proyecto

Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto Realizar el control de cambios

Cerrar el proyecto o fase

Alcance (5)

Recopilar requisitos Definir el alcance Crear EDT (WBS) Definir las actividades Establecer secuencia Estimar los recursos de las actividades estimar la duracin de las actividades Desarrollar el cronograma Estimar los costos Determinar el presupuesto Planificar la calidad Realizar aseguramiento de calidad

Verificar el alcance Controlar el alcance Controlar el cronograma

Tiempo (6)

Costos (7) Calidad (8)

Controlar los costos Realizar control de calidad

Fuente: PMBOK Guide 4ta Edicin Pagina 43

Mapeo GP vs rea de conocimiento

reas de conocimiento Inicio Recursos humanos (9) Grupos de procesos de la gestin de proyectos Planificacin de proceso Desarrollar el plan de RH Ejecucin del proceso Adquirir el equipo de proyecto Desarrollar el equipo de proyecto Gestionar el equipo del proyecto Distribuir la informacin Gestionar las expectativas de los I Informar el desempeo Control del proceso Cierre

Comunicaciones (10) Riesgos (11)

Identificar a los interesados

Planificar las comunicaciones

Planificar la gestin de riesgos Identificar los riesgos Realizar el anlisis Cualitativo de riesgos Realizar el anlisis Cuantitativo de riesgos Planificar la respuesta a riesgos Planificar adquisiciones Efectuar adquisiciones

Monitorear y controlar los riesgos

Adquisiciones (12)

Administrar las adquisiciones

Cerrar las adquisiciones

Interrelaciones de procesos
En cada grupo de procesos, los procesos individuales se interrelacionan con los otros procesos a travs de: Entradas elementos de informacin que sern usados como insumos de el proceso de que trate Herramientas y tcnicas mecanismos aplicados para desarrollar un proceso generador de las salidas Salidas elementos de informacin que son el resultado del proceso desarrollado
Nota: es importante subrayar que no todos los procesos se requieren en todos los proyectos, y no todas las interacciones aplican a todos los proyectos

Interaccin entre grupos de procesos

Iniciador del proyecto o patrocinador Activos de los procesos de la organizacin Factores ambientales de la empresa Enunciado del trabajo del proyecto Caso de negocio contrato Grupo del proceso de monitoreo y control

Grupo del proceso de iniciacin Registro de interesados Estrategia de gestion de los interesados

Plan para la direccin del proyecto Documentos de la adquisicin

Acta de constitucin del proyecto

Acuerdo para trabajar en equipo Empresa / organizacin Cliente requisitos

Grupo del proceso de planificacin Calendarios de recursos

Documentos del proyecto

Decisiones de hacer o comprar criterios de seleccin de proveedores Grupo del proceso de ejecucin

Propuestas de los vendedores

Adjudicacin del contrato de adquisicin

Solicitudes de cambio aprovadas Mediciones de control de calidad Informes de desempeo Entregables Solicitudes de cambio Informacion sobre el desempeo del trabajo Vendedores selesccionados Entregables aceptados documentos de la adquisicin

Producto, servicio o resultado final

Vendedores

Grupo del proceso de cierre