1

Elsy Guadalupe Monge Contabilidad Financiera II --Ciclo II-2011

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Definicin: Un gasto pagado por anticipado es una partida que se pag y se registr antes de ser usada o consumida; una parte de ella representa propiamente un gasto del periodo actual y otra parte representa un activo disponible al finalizar el ejercicio. Si al principiar el presente ao se pagan por anticipado las primas correspondientes a un seguro por tres aos, un tercio de esa cantidad representa un gasto del presente ao y los otros dos tercios un activo al finalizar el ao, cantidad que se diferir y cargar a gastos de aos futuros. Los gastos pagados por anticipado que se incluyen en el activo corriente son gastos ya hechos cuyos beneficios (generalmente servicios) se recibirn durante un ejercicio o un ciclo de operaciones, el que sea ms largo. Estas partidas no son activo corriente porque vayan a convertirse en efectivo, sino porque de no haber sido ya pagadas, haran necesario el uso de efectivo durante el prximo ejercicio o ciclo de operaciones. Los gastos pagados por anticipado se manifiestan con el importe del costo an no vencido o no consumido. Con frecuencia las compaas incluyen en su activo corriente los seguros y otros pagos adelantados de dos o tres aos, aunque parte del anticipo se aplique a ejercicios ms all de un ao o de un ciclo de operaciones. Clasificacin: Los gastos pagados por anticipado se clasifican como: 1. Gastos pagados por anticipado consumibles en el periodo: son aquellos gastos pagados por anticipado que se esperan utilizar en el ejercicio y por lo tanto se presentan en el activo corriente. 2. Gastos pagados por anticipado consumibles en ms de un periodo: son aquellos gastos pagados por anticipado que se esperan utilizar en ms de un ejercicio y por lo tanto parte de su saldo se presenta en el activo corriente y parte en el activo no corriente. Reglas de valuacin y de presentacin. Reglas de valuacin: Los gastos pagados por anticipado se valan al valor pagado, o por pagar, por el derecho obtenido menos la amortizacin respectiva. Si existen gastos pagados por anticipado en moneda extranjera se deben convertir al tipo de cambio vigente a la fecha del balance. Reglas de presentacin: Los gastos pagados por anticipado se presentarn en el activo corriente despus de los inventarios, de la siguiente forma:
Activos Activo corriente Efectivo y Equivalentes Inversiones Temporales Cuentas y Documentos por Cobrar IVA Crdito Fiscal Inventarios

Gastos Pagados por Anticipado. Registro contable. Ejemplo: La sociedad EL PESCADITO SA de CV cancela el 01 de enero de 2010 los siguientes valores netos: 1) Adquiere un seguro contra daos pagando una prima de $12,000.00, la pliza tiene una vigencia de un ao. 2) Paga el alquiler por 6 meses de un local que utilizar para vender sus productos, el pago asciende a $24,000.00 3) Paga la publicidad de un producto que ser lanzado al mercado dentro de 6 meses, el valor pagado asciende a $18,000.00 4) Paga la publicidad correspondiente al mes de enero de un producto que ya se encuentra en el mercado, el valor pagado asciende a $3,000.00 5) Se adquiere papelera y tiles con un costo de $1200.00, suma que se paga al contado con cheque. Se estima que dicha papelera se consumir en 12 meses y ser para las reas administrativas de la empresa. Se pide: contabilizar las operaciones y la amortizacin correspondiente al mes de enero. Solucin: Punto nmero 1: los seguros contra daos se consideran una prestacin de servicios por lo tanto generan IVA a excepcin de los seguros de personas en lo que se refiere al pago de las primas y los reaseguros en general.
Fecha 1/1/10 Concepto Partida x Gastos Pagados por Anticipado Seguros IVA Crdito Fiscal Efectivo y equivalentes Bancos V/ Pago de seguro de dao Parcial Debe $ $ 12.000,00 $ $ 13.560,00 $ 13.560,00 $ 13.560,00 1.560,00 $ 13.560,00 12.000,00 Haber

Punto nmero 2: los arrendamientos se consideran una prestacin de servicios por lo tanto generan IVA a excepcin de los arrendamientos, subarrendamiento o cesin del uso o goce temporal de inmuebles destinados a viviendas para la habitacin.
Fecha 1-1-10 Concepto Partida x Gastos Pagados por Anticipado Arrendamientos IVA Crdito Fiscal Efectivo y equivalentes Bancos V/ Pago de gasto pagado por anticipado Parcial Debe $ $ 24.000,00 $ $ 27.120,00 $ 27.120,00 $ 27.120,00 3.120,00 $ 27.120,00 24.000,00 Haber

Punto 3: se considera gasto pagado por anticipado porque el producto que se va a publicitar an no esta en el mercado, es decir no est generando ingresos.

Fecha 1-1-10

Concepto Partida x Gastos Pagados por Anticipado Publicidad y propaganda IVA Crdito Fiscal Efectivo y equivalentes Bancos V/ Pago de gasto pagado por anticipado

Parcial

Debe $ 18.000,00 2.340,00

Haber

18.000,00 $ $ 20.340,00

20.340,00 $ 20.340,00 $ 20.340,00

Punto 4: No se considera gasto pagado por anticipado debido a que el producto que se publicita ya est en el mercado y por lo tanto ya esta generando ingresos, esta erogacin se considera como un gasto de venta y corresponde solamente al mes en curso.
Fecha Concepto Partida x Parcial Debe $ $ 3.000,00 $ $ 3.390,00 $ 3.390,00 $ 3.390,00 390,00 $ 3.390,00 3.000,00 Haber

1-1-10 Gastos de Venta Publicidad y propaganda IVA Crdito Fiscal Efectivo y equivalentes Bancos V/ Pago de publicidad y propaganda

Punto 5: Se considera gasto pagado por anticipado porque la papelera que se adquiere no se utilizar de una sola vez, adems se puede llegar a considerar un valor importante para la empresa.
Fecha 1-1-10 Concepto Partida x Gastos Pagados por Anticipado Papelera y tiles IVA Crdito Fiscal Efectivo y equivalentes Bancos V/ Pago de gasto pagado por anticipado Parcial Debe $ $ 1.200,00 $ $ 1.356,00 $ 1.356,00 $ 1.356,00 156,00 $ 1.356,00 1.200,00 Haber

Para reconocer la amortizacin del gasto pagado por anticipado correspondiente al mes de enero, se debe conocer cuanto del gasto pagado por anticipado se ha consumido, esto se logra llevando un control muy estricto sobre los saldos que componen las partidas de gastos pagados por anticipado, para el caso y por ser sumamente sencillo el ejemplo que se presenta, se muestra a continuacin los clculos respectivos: Gasto pagado por anticipado Seguros Alquiler Publicidad Papelera y tiles Total Valor $12,000 $24,000 $18,000 $ 1,200 Vigencia 12 meses 6 meses 12 meses Amortizacin mensual $1,000 $4,000 $ 100 $5,100

Aclaracin: la publicidad que se paga de forma anticipada no se amortiza porque no est generando ingresos la venta del producto, cuando el producto sea lanzado al mercado se espera que existan ingresos que se puedan confrontar con este gasto, por lo que se debe reconocer el gasto cuando el producto que se publicita sea lanzado al mercado. La partida contable relacionada con el reconocimiento de la amortizacin correspondiente al mes de enero es la siguiente:
Fecha 31/12/ 10 Concepto Partida x Gastos de Venta Alquileres Gastos de administracin Seguros Papelera y tiles Gastos pagados por anticipado Alquileres Seguros Papelera y tiles V/ Amortizacin de los gastos pagados por Anticipado $ $ $ $ $ $ $ 4.000,00 $ 1.000,00 100,00 $ 4.000,00 1.000,00 100,00 $ 5.100,00 $ 5.100,00 5.100,00 1.100,00 4.000,00 Parcial Debe Haber

Control interno aplicable. Algunos procedimientos de control interno sugeridos para esta cuenta son los siguientes: 1. Debe existir autorizacin de personas facultadas dentro de la entidad para causar este tipo de gastos. 2. La erogacin deber estar respaldada por la evidencia que permita comprobar su justificacin. 3. Es preciso establecer polticas claras que proporcionen los lineamientos que permitan distinguir los conceptos entre aquellos que se refieren a partidas de balance y aquellas que pertenezcan al estado de resultados. 4. Debe definirse con claridad la forma en que, en su caso, las partidas de apliquen a resultados. 5. Deben existir registros analticos que permitan identificar claramente estas partidas, segn su naturaleza, y que a su vez hagan factible el clculo de su aplicacin a resultados. 6. En cuanto a la amortizacin de suministros pagados por anticipado, como es el caso de la papelera y tiles, sta deber efectuarse en forma acorde con los consumos reales. 7. Asegurarse que la cobertura de las primas de seguros pagados amparen razonablemente los bienes y propiedades de la entidad susceptibles de aseguramiento y por periodos lgicos. 8. Vigilar por que el costo de las primas de seguros sea cargado al rea de la entidad a quien se est protegiendo. Un aspecto clave en el control interno de los gastos pagados por anticipado es el uso de la amortizacin del saldo en su vida til, amortizacin se define como la distribucin sistemtica del importe amortizable a lo largo de la vida til del activo. El importe amortizable es el valor que se amortiza, en este caso el costo del gasto pagado por anticipado.

Lo que se sugiere realizar es un cuadro de amortizacin del saldo de cada gasto pagado por anticipado, de esa forma se tiene una certeza razonable que se reconocen en resultados los valores que deben ser reconocidos. Un ejemplo de un cuadro de amortizacin de saldo se presenta a continuacin, dicho cuadro corresponde al seguro pagado por anticipado presentado anteriormente, se utiliza un mtodo lineal para reconocer el gasto. EL PESCADITO SA de CV Cuadro de amortizacin de seguro pagado por anticipado
N 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Aplicacin del gasto Gasto de administracin Gasto de administracin Gasto de administracin Gasto de administracin Gasto de administracin Gasto de administracin Gasto de administracin Gasto de administracin Gasto de administracin Gasto de administracin Gasto de administracin Gasto de administracin Importe Amortizacin Amortizacin Amortizable Mensual Acumulada 12000 11000 1000 1000 10000 1000 2000 9000 1000 3000 8000 1000 4000 7000 1000 5000 6000 1000 6000 5000 1000 7000 4000 1000 8000 3000 1000 9000 2000 1000 10000 1000 1000 11000 0 1000 12000

La columna de amortizacin mensual representa el valor que cada mes ser aplicado a resultados, el mismo cuadro indica que el cargo se debe realizar a gastos de administracin. En el mes de enero se adquiri el seguro, en ese momento se tiene un activo (gasto pagado por anticipado) por $12,000 al finalizar el mes se ha consumido $1,000 de ese saldo por lo que al finalizar el mes de enero se tiene un saldo de $11,000; este proceso contina hasta llegar al mes de diciembre en el que se consumirn los ltimos $1,000 que se tienen y harn que al finalizar el mes de diciembre se tenga un saldo de cero en la cuenta de activo, con lo que se habr utilizado totalmente el gasto pagado por anticipado.