Guia Excel 2

Manual de Excel 2007 Avanzado
Contenido
La Nueva Interfaz de Excel 2007...........................................................................2 1.Manejo del Tiempo en Excel.............................................................................17 2.Formato er!onalizado de "elda!...................................................................21 #.Funcione! $vanzada!.......................................................................................2% &.'alidar el In(re!o de dato!...............................................................................)0 *.L+nea! de Tendencia en lo! ,r-fico!..............................................................)7 )..!o de lo! comando! "opiar / e(ar como ima(en....................................71 7.La ro(ramaci0n en Excel................................................................................7# r-ctica de La1oratorio N21.................................................................................%2 r-ctica de La1oratorio N2 2................................................................................%7 r-ctica de La1oratorio N2 #..............................................................................10* r-ctica de La1oratorio N2 &..............................................................................10% $NE345...............................................................................................................120
Preparado por Daniel Zegarra Zavaleta
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La Nueva Interfaz de Excel 2007

El objetivo de este captulo es mostrar la visin y el propsito de Microsoft para crear una nueva versin que ofrezca a los usuarios ms ventajas y sobre todo la agilidad y facilidad en el manejo de las aplicaciones de Office 200 ! "eremos las novedades con la #inta o $ibbon% las &erramientas conte'tuales% las galeras% la minibarra de &erramienta% los estilos rpidos% en otras palabras la nueva interfaz del programa! (a #inta o $ibbon (as nuevas )erramientas (as *aleras Estilos y +ormatos ,oom
1. Objetivos de diseo
-ara muc&os usuarios resulta demasiado difcil encontrar lo que buscan entre demasiadas caractersticas de los programas! -or este motivo% el objetivo primordial del nuevo dise.o de la interfaz de usuario de Office es facilitar que las personas encuentren y utilicen toda la gama de caractersticas que proporcionan estas aplicaciones! /dems% mantener un rea de trabajo despejada que reduzca las distracciones de los usuarios y% de esa manera% que puedan dedicar ms tiempo y energa a su trabajo! 0eniendo en mente estos objetivos% se &a desarrollado un Planteamiento Orientado a Resultados que facilita muc&o la produccin utilizando las aplicaciones de Microsoft Office 200 !
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2. Presentacin de la nueva pantalla de Excel 2007

1 2 4 3 5
7 12
10
11
1 2 3 4 5 6
1otn del Men2 de Office 1arra de /cceso $pido 1arra de ttulo +ic&a #inta de la +ic&a 3nicio #uadro de 4ombres
7 8 9 10 11 12
1arra de +ormulas 1arra de Estado +ormulas 3nstantneas 1otones de "ista 1arra deslizante de ,oom "entana de documento 5(ibro de E'cel6
3. La Cinta de Opciones
Cinta de Opciones de la ficha Inicio
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Manual de Excel 2007 Avanzado (a nueva cinta de opciones se e'tiende a lo largo de la parte superior de E'cel! (as tres partes de la cinta de opciones son7 las +ic&as% los *rupos y los #omandos!
1 3
2 Fichas! )ay siete fic&as bsicas en la parte superior! #ada una representa un rea de actividad! 3nicio% 3nsertar% 8ise.o de pgina% +rmulas% 8atos% $evisar y "ista! Gr !os! #ada fic&a contiene varios grupos que contienen elementos relacionados! -or ejemplo la Ficha "nicio presenta grupos7 -ortapapeles% +uente% /lineacin% 4umero% Estilos% #eldas y Modificar! Co#andos! 9n comando puede ser un botn% un cuadro en el que se escribe informacin% o un men2!
a. Los Co andos del !rupo

0odo lo que &ay en una fic&a &a sido cuidadosamente seleccionado en funcin de las actividades del usuario! -or ejemplo% la fic&a 3nicio contiene todo lo que se utiliza con mayor frecuencia% como los comandos del grupo +uente para cambiar la fuente del contenido de celda7 +uente% 0ama.o de fuente% 4egrita% #ursiva% etc!
Grupo Fuente
/lgunos grupos contienes otros nuevos elementos llamados galeras como por ejemplo la galera que aparece al &acer clic en el comando $sti%os de ce%da!
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Manual de Excel 2007 Avanzado /l &acer clic en el comando $sti%os de ce%da% aparece la siguiente galera7
*alera
". Cuadros de #i$lo%o en los !rupos

/ primera vista% es posible que no encuentre un comando determinado de una versin anterior de E'cel! 0ranquilcese! /lgunos grupos tienen una peque.a flec&a diagonal en la esquina inferior derec&a ! )aga clic en el iniciador de cuadros de dilogo ese grupo en concreto! para ver ms opciones de
#lic aqu
/parecer entonces la ventana de dilogo For#ato&Ce%das&F ente de la anterior version de E'cel% tal como se aprecia en la siguiente figura7
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c. La &erra ienta Contextual

/l seleccionar un dibujo% aparece la fic&a 'erra#ientas de di( )o% en la que se muestran grupos de comandos para trabajar con dibujos! 2 3
En esta nueva versin de E'cel% algunas fic&as slo aparecen cuando las necesita! -or ejemplo% supongamos que acaba de insertar un dibujo pero a&ora desea &acer ms cosas con :l! Es posible que desee cambiar el color del borde que la rodea% o quiz quiera recortarlo! ;eleccione el dibujo! ;e muestra la fic&a 'erra#ientas de di( )o! )aga clic en ella! /parecen grupos y comandos adicionales para trabajar con dibujos% como el grupo $sti%os de for#a!
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Manual de Excel 2007 Avanzado /l &acer clic fuera del dibujo% la fic&a 'erra#ientas de di( )o desaparece y se muestran los otros grupos! Nota: Segn se van necesitando, aparecen fichas correspondientes a otras reas de actividad, como tablas, dibujos, diagramas y grficos.
d. Ocultar la cinta
)aga do(%e c%ic en la +ic&a activa% o presione C*+, - F1% para ocultar los grupos de la cinta de opciones% a fin de tener ms espacio en la pantalla!
-ara volver a ver la #inta de Opciones vuelva a &acer doble clic en una +ic&a o presione la combinacin de teclas #0$( < +=! Otro caso en . e se oc %ta %a Cinta/ ;i se cambia el tama.o de la ventana de E'cel y se la &ace ms peque.a% entonces de forma automtica se ocultarn ntegramente todas las +ic&as!
(a #inta de opciones centraliza y facilita satisfactoriamente la b2squeda de todos los elementos de E'cel 200 ! )ay ocasiones% sin embargo% en que no necesita buscar nada! ;lo desea trabajar en el documento y le gustara tener ms espacio para &acerlo! -or ello% la cinta de opciones resulta tan fcil de ocultarla temporalmente% como de mostrarla en el momento que as lo desee!
e. !aler'as
(as galeras simplifican muc&as operaciones al presentar un conjunto de elementos que los usuarios pueden simplemente >elegir y &acer clic> para conseguir los resultados deseados de una manera ms profesional! E'isten galeras para aplicar formatos a grficos% para seleccionar el dise.o de una tabla o rango de celdas% o para cambiar la apariencia de un ?ord/rt.
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E'isten 2 tipos de galeras7 "ncr stadas 0es!%ega(%es
-or ejemplo% &aga clic en la fic&a "nsertar% y luego &aga clic en el comando For#as! /parecer entonces una galera del tipo des!%ega(%e como se muestra en la figura de la derec&a! ;i elije una de estas figuras y la dibuja en la &oja de calculo% observe lo que ocurre cuando la figura que acaba de dibujar se encuentra seleccionada7 ;e activar automticamente la &erramienta conte'tual de dibujo y aparecer una nueva fic&a For#ato cuya cinta de opciones contiene varias galeras del tipo 3ncrustadas!
*alera 3ncrustada
*alera 8esplegable
*alera 3ncrustada
*alera 3ncrustada
#uadro 1s
-ara desplegar todas las opciones de la galera incrustada% &aga clic en el cuadro 1s ! El resultado ser que la galera incrustada se desplegar convirti:ndose en una galera desplegable!
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(. La )ini"arra de &erra ientas

/lgunos comandos de formato son tan 2tiles que deseara tenerlos disponibles siempre% independientemente de lo que est: &aciendo! ;upongamos que desea dar formato a una celda rpidamente% pero est trabajando en la fic&a 8ise.o de pgina! -odra &acer clic en la fic&a 3nicio para ver las opciones de formato% pero &ay un m:todo ms rpido7 ;eleccione una celda o un rango de celdas y &aga un clic derec&o! (a minibarra de &erramienta aparecer juntamente con el men2 conte'tual!
(a minibarra de &erramientas es estupenda para opciones de formato! -ero si desea que otros tipos de comandos tambi:n est:n siempre disponibles en todo momento% entonces use la barra de &erramientas de acceso rpido
*. La +arra de ,cceso -$pido

C2#o agregar n co#ando a %a (arra de acceso r!ido. (a barra de &erramientas de acceso rpido es el rea peque.a que se encuentra en la parte superior izquierda de la cinta de opciones! #uando reci:n se instala E'cel% la barra de acceso rpido solo mostrar unas pocas &erramientas7 *uardar% 8es&acer y $e&acer!
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Manual de Excel 2007 Avanzado En esta barra de acceso rpido puede agregar sus comandos favoritos para que est:n disponibles% independientemente de la fic&a en la que se encuentre! -or ejemplo puede agregar el botn de /utosuma% como se muestra en la siguiente figura7 3 1
Procedi#iento a(re3iado/
1 2 3
;eleccione el botn de comando y pulse el botn derec&o del mouse )aga clic en la opcin /gregar a la barra de &erramientas de acceso rpido El botn de comando se a.adir a la barra de acceso rpido
En forma similar% si desea eliminar un botn de la barra de acceso rpido% bastar con pulsar el botn derec&o y elegir la opcin $%i#inar de %a (arra!
#lic derec&o aqu
;uponga que usted quisiera agregar varios botones de &erramientas como los que se muestran en la siguiente figura% ya que :stos seran los botnes que ms a menudo va &a utilizar en la &oja de calculo7
-ara esta ocasin no vamos a utilizar el procedimiento abreviado% sino el procedimiento general% que adems de permitirnos agregar numerosos botones% tambi:n los podremos ordenar del modo en que los deseamos tener en la barra! Procedi#iento genera%/
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)aga clic en el cuadro 1s situado a la derec&a de la barra de acceso rpido% y en el men2 desplegable elija la opcin 1as co#andos!
#lic aqu
/parecer una ventana de dilogo donde podr seleccionar y agregar diferentes botones de &erramientas y luego acomodarlos en el orden que lo desee!
+inalmente &acer clic en el botn /ceptar!
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.. El "otn de )icrosoft Office

@A qu: &a pasado con el men2 4rchi3o de las versines anteriores de E'celB -resione el botn de Microsoft Office para averiguarlo!
1otn de Office
#lic aqu
El lugar donde iniciar un documento de E'cel es en el botn de Microsoft Office! 0ras presionar el botn% aparece un men2! Cuiz note que el men2 que se muestra aqu% se parece un poco a los men2s 4rchi3o de las versiones anteriores de E'cel!
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Manual de Excel 2007 Avanzado / la izquierda del men2% se ven todos los comandos para trabajar con un arc&ivo! /qu es donde se crea un nuevo documento o se abre uno e'istente! 0ambi:n estn aqu los comandos *uardar% *uardar como% asi como el de 3mprimir% y otros ms! En el lado derec&o del men2 se enumeran los documentos abiertos recientemente! Dstos suelen estar siempre visibles de modo que no tiene que buscar en el equipo un documento en el que se trabaje con frecuencia
7. Para /tilizar el 0eclado

-ara aquellas personas que en vez del mouse les agrada utilizar los m:todos abreviados del teclado para llamar a las opciones de menu o botones de &erramientas% entonces pueden recurrir al siguiente procedimiento que nos brinda esta nueva versin de Microsoft Office 200 7 -resione /(0 para que se muestren los identificadores de las sugerencias de teclas abreviadas correspondientes a las fic&as de la cinta de opciones% el botn de Microsoft Office y la barra de &erramientas de acceso rpido!
(os m:todos abreviados que comienzan con la tecla #0$( 5por ejemplo% #0$(<# para copiar% o #0$(<4 para poner negrita6 siguen siendo los mismos que en las versiones anteriores de E'cel! 4o obstante% el dise.o de la cinta de opciones incluye nuevos m:todos abreviados! @-or qu:B -orque este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores7 M:todos abreviados para cada botn de la cinta de opciones! M:todos abreviados que requieren menor combinacin de teclas! 0ambi:n puede utilizar los antiguos m:todos abreviados de /(0< con los que se tena acceso a men2s y comandos en las versiones anteriores de E'cel% pero como los antiguos men2s no estn disponibles% ya no aparecen en la pantalla las teclas que se deben presionar% por lo que se debe recordar todos los m:todos abreviados antiguos para poder utilizarlos!
5ota/
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1. La "arra deslizante para 2oo

(a &erramienta ,oom a mejorado respecto de la versin anterior% a&ora presenta una barra en la parte inferior derec&a de la ventana!
Sugerencias:
/rrastre este control para ampliar o reducir la imagen
2oo
/rrastre el control deslizante &acia la derec&a para ampliar la imagen% o &acia la izquierda para reducirla!
#lic aqu para abrir la ventana de dilogo ,oom
/l &acer clic en el n2mero de porcentaje que est a la izquierda del control deslizante% se abre el cuadro de dilogo ,oom% donde puede especificar el porcentaje de zoom que desea!
*ire esta rueda presionando #trl
;i el mouse 5ratn6 tiene una rueda% puede mantener presionada la tecla #0$( y girar la rueda &acia adelante para acercarse% o &acia atrs para alejarse! 0ambi:n puede encontrar los comandos ,oom en la fic&a "er!
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3. Los "otones de 4ista

/ lado derec&o de la barra de estado se encuentran los botones de vista de E'cel! Estos permiten cambiar el modo en que se observar la &oja de calculo7
+otones de 4ista
(os botones de vista en E'cel 200 son tres7 "ista 4ormal "ista 8ise.o de pgina "ista -revia de salto de pgina
ormal Vista previa de salto de pgina Diseo de pgina
a. La vista Nor al
Muestra la hoja de clculo de la manera tradicionalmente conocida.
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". La vista #ise5o de P$%ina

Es otra de las novedades de esta nueva version de E'cel 200 ! (a &oja de calculo se muestra dividida en pginas con los encabezados y pies de pagina% tal y como se van a imprimir% pudiendose ver incluso los bordes del papel! Es como tener una vista preliminar permanente en la pantalla mientras se trabaja con la &oja escribiendo datos en las celdas! 3ncluso se aprecia una regla vertical y otra &orizontal% tal como lo &ace ?ord en sus documentos!
c. La 4ista Previa de 6alto de P$%ina

Es la misma vista e'istente en la version anterior de E'cel! 9nas lneas punteadas que permiten ser arrastradas% indican el salto entre una y otra pgina!
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C,PI0/LO 7 7. )ane8o del 0ie po en Excel

a. Las 9ec:as
-ara E'cel% todo el tiempo se mide en das! El Ed6aF es la unidad de medida oficial! -ara nosotros los seres &umanos una fec&a es necesaria especificarla con tres diferentes n2meros% como por ejemplo la fec&a7 2GH0 H200G% significa 2G das% meses y 200G a.os! (o &acemos as porque las fec&as de nuestro calendario se empiezan a contar a partir del nacimiento de #risto% y desde entonces &asta el 2G de Iulio de este a.o ya &an transcurrido ms de 2000 a.os! -ero esa misma fec&a para E'cel representa un solo n2mero 5JKLM 6% y no tres! @A como &ace esto E'celB En E'cel% el tiempo no se empieza a contar a partir del nacimiento de #risto% sinoN el tiempo lo empieza a contar a partir del =O de Enero del a.o =K00! "eamos la siguiente tabla para entender mejor esto7 Fecha 5or#a% 7d6a&#es&a8o9 0=H0=H=K00 02H0=H=K00 0JH0=H=K00 J=H0=H=K00 0=H02H=K00 02H02H=K00 J=H=2H=K00 0=H0=H=K0= 02H0=H=K0= 2GH0 H200G Fecha !ara $:ce% 7d6as9 = 2 J J= J2 JJ JLL JL JLG JKLM
El primer da del a.o =K00% representa el n2mero =% y a partir de all cada da que transcurre es un n2mero ms! O sea que al 2GH0 H200G ya &an transcurrido JK%LM das!
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Ejercicio N 1: Manejo de Fechas

En una &oja de clculo escriba lo siguiente7
;eleccione ;eleccione el el rango% rango% luego luego &aga &aga un un clic clic derec&o derec&o sobre sobre :l :l y y elija elija la la opcin opcin For#ato For#ato de de ce%das ce%dasP P En En la la ventana ventana que que aparece aparece seleccionar seleccionar la la categora categora Genera% Genera% y y /ceptar! /ceptar!
(uego (uego darle darle a a EJL EJL el el formato formato Genera% Genera%!!
En En :sta :sta fec&a fec&a terminara terminara el el contrato! contrato!
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(as funciones 83/% ME; y /QO e'traen de 1M0 los n2meros que representan el da% mes y a.o de la fec&a escrita all! (a funcin 83/;EM da como resultado un n2mero del = al % que indica el da de la semana que cae dic&a fec&a! ;i la respuesta es = entonces usted naci un da domingo% si es 2 entonces naci un lunes% y as sucesivamente! ;i desea que E'cel le diga en modo te'to que da de la semana naci usted% entonces escriba en la celda #MJ la siguiente formula7
;$,$G"+7053<=0o#ingo=<=, nes=<=1artes=<=1i>rco%es=<=? e3es=<=@iernes=<=A(ado=9
O tambi:n podra escribir en 1M= la frmula7 ;*$B*O7C50<DddddD9
". Las &oras

#omo sabemos que para E'cel el tiempo se mide en das! Entonces las &oras% minutos y segundos sern una fraccin del da! O sea que las =2700 meridiano sera para E'cel medio da% es decir el n2mero 0!M R! "eamos la siguiente tabla para entender mejor esto7
'ora 5or#a% 7hora/#in to9 =2700 L700 =G700 =07JM
'ora !ara $:ce% 7fracci2n de d6a9 0!M 0!2M 0! M 0!SS0K 22
Ejercicio N 2: Manejo de Horas
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Manual de Excel 2007 Avanzado En una &oja de clculo escriba lo siguiente7
-uede -uede usar usar #trl<;&ift<5dos #trl<;&ift<5dos puntos6 puntos6
(a (a parte parte entera entera representa representa la la fec&a fec&a actual% actual% y y la la parte parte decimal decimal representa representa las las &oras &oras transcurridas transcurridas en en este da! este da!
(uego (uego darle darle a a 82J 82J el el formato personalizado formato personalizado hh/## hh/## ;umar ;umar las las dos dos columnas columnas para para calcular calcular las las &oras &oras de de llegada llegada de de los los ve&iculos ve&iculos
(uego (uego de de sumar sumar las tres las tres columnas% columnas% a a la la celda celda +S0 +S0 darle darle el el formato formato personalizado7 personalizado7 EhF/## EhF/##
El formato personalizado7 EhF/##% muestra la suma absoluta de las &oras!
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2. 9or ato Personalizado de Celdas

a. Cuando crear for atos personalizados
(a apariencia que pueden adquirir los n2meros en las celdas% pueden variar seg2n el formato que se les asigne y para esto e'isten varias categoras de formatos! -ero si estas no satisfacen nuestras necesidades% uno mismo puede crear sus propios formatos de n2meros personalizados! Ejemplo de formatos tradicionales e'istentes en E'cel7 , 7 2 3 ( * !"#$!.%& )*. +$,.,% -!.$. /$0.%1 #34un 'stilo millares 'stilo moneda 'stilo porcentual egativos entre par2ntesis Fechas con d5a 6 mes ("((&.&& )*. ("((&.&& &.&. /&.&&1 d3mmm
Ejemplo de formatos personalizados creados por el usuario7 , . 7 1 3 70 +#.% 7g !$.# < C &&&,%# IGV -0. # puntos 8ara pesos en 9ilogramos Grados cent5grados 8ara c=digos >e?to 6 porcentaje @mero 6 te?to &.& :7g; &.&;<C; &&&&&& :IGV; &. & :puntos;
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Manual de Excel 2007 Avanzado 0enga en cuenta que en todos los ejemplos anteriores las celdas tienen datos num:ricos y aunque el formato &a cambiado su apariencia% E e% contenido de e%%as sig e siendo n #>ricoF y puede operarse matemticamente en cualquier frmula!
Nota.Cuando se crean formatos personali ados, estos formatos solo tendrn valide dentro del libro en el cual se crearon.
-ara poder crear formatos personalizados &ay que seguir unas cuantas reglas% las cuales pasamos a indicar a continuacin7
". Co o crear for atos personalizados

En la fic&a "nicio en el grupo 5G#ero &acer clic en el botn iniciador de cuadro de dialogo For#ato&Ce%das/5G#ero% y elegir la categora Persona%iHada7
$scri(ir a. 6 e% for#ato $scri(ir a. 6 e% for#ato !ersona%iHado !ersona%iHado
En la casilla de te'to llamada *i!o se pueden definir formatos personalizados o elegir los ya e'istentes en la lista inferior! Crear n for#ato de nG#ero !ersona%iHado !. Seleccione las celdas a las "ue desea dar formato. #. $n la ficha %nicio en el grupo Nmero hacer clic en el bot&n iniciador de cuadro de dialogo 'ormato(Celdas:Nmero. ). $n la lista Categor*a, haga clic en +ersonali ada. ,. $n el cuadro -ipo, modifi"ue los c&digos de formato de nmero para crear el formato "ue desee.
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Manual de Excel 2007 Avanzado -uede especificar &asta cuatro secciones de cdigos de formato! (as secciones% separadas por caracteres de punto y coma% definen los formatos de los n2meros positivos% n2meros negativos% valores cero y te'to% en ese orden! ;i especifica slo dos secciones% la primera se utiliza para los n2meros positivos y ceros% y la segunda se utiliza para los n2meros negativos! ;i especifica slo una seccin% todos los n2meros utilizan ese formato! ;i omite una seccin% incluya el punto y coma que separa esa seccin!
Formato de n@meros positivos Formato de ceros
;<;;0.00=> ? @-OAOBC; <;;0.00> ? 0.00 ? D9acturaE F

Formato de n@meros negativos Nota.Formato de te?tos
$l s*mbolo de arroba . representa el contenido de la celda cuando este contenido es del tipo te/to.
9tilice cdigos de formato que describan cmo desea mostrar un n2mero% una fec&a u &ora% una moneda% porcentajes o notacin cientfica y un te'to o espacio! $)e#!%o/ / un grupo de celdas con diferentes datos se le da el siguiente formato personalizado7 @,2/LB;<;;0.00=> ? @-OAOBC; <;;0.00> ? D6in 4alor ? F DanuladaE , 7 2 3 ( * G173(.3 0 9actura .2*(.2*1 +oleta @mero negativo Cero >e?to @mero positivo >e?to
El resultado final en el rango formateado es el siguiente7
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Manual de Excel 2007 Avanzado , 7 2 3 ( * C1<73(.30> 6in 4alor 9actura anulada .<2*(.2. +oleta anulada 'ntre par2ntesis 6 color rojo 'l Cero camAia a )in Valor )e le agrega la palaAra anulada Bedondea 6 le da color aCul )e le agrega la palaAra anulada
#omo se puede ver% cada celda adquiere el formato que le corresponde seg2n el contenido que esta tenga!
c. Cdi%os de for ato de nH ero para fec:as I :oras

8as% meses y a.os -ara presentar das% meses y a.os% incluya en una seccin los siguientes cdigos de formato! ;i utiliza una >m> inmediatamente detrs del cdigo >&> o >&&>% o bien inmediatamente delante del cdigo >ss>% Microsoft E'cel presentar los minutos en lugar de presentar el mes!
Para 3er (os meses como =T=2 (os meses como 0=T=2 (os meses como ene!Tdic! (os meses como eneroTdiciembre (os meses como la inicial de cada mes (os das como =TJ= (os das como 0=TJ= (os das como lun!Tsb! (os das como lunesTsbado (os a.os como 00TKK
Ise este c2digo m mm mmm mmmm mmmmm d dd ddd dddd aa
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Manual de Excel 2007 Avanzado (os a.os como =K00TKKKK aaaa
)oras% minutos y segundos -ara presentar &oras% minutos y segundos% incluya en una seccin los siguientes cdigos de formato! Para 3er (as &oras como 0T2J (as &oras como 00T2J (os minutos como 0TMK (os minutos como 00TMK (os segundos como 0TMK (os segundos como 00TMK (as &oras como S a!m! (a &ora como S7JL p!m! (a &ora como S7JL70J p! El tiempo transcurrido en &orasN por ejemplo% 2M702 El tiempo transcurrido en minutosN por ejemplo% LJ7SL El tiempo transcurrido en segundos +racciones de segundo Ise este c2digo & && m mm s ss & a!m!Hp!m! &7mm a!m!Hp!m! &7mm7ss aHp U&V7mm UmmV7ss UssV &7mm7ss!00
;i el formato contiene la indicacin a!m! o p!m!% la &ora se basar en el formato de =2 &oras% donde >a!m!> o >a> indica las &oras desde la medianoc&e &asta el medioda y >p!m!> o >p> indica las &oras desde el medioda &asta la medianoc&e! En caso contrario% el reloj se basar en el formato de 2S &oras! (a letra >m> o las letras >mm> deben aparecer inmediatamente detrs del cdigo >&> o >&&>% o bien inmediatamente delante del cdigo >ss>N de lo contrario% Microsoft E'cel presentar el mes en lugar de presentar los minutos!
d. Cdi%os de for ato de nH ero para posiciones deci ales< espacios< colores I condiciones
9tilice los cdigos de formato de n2mero para crear un formato de n2mero personalizado! 0eci#a%es J d6gitos significati3os -ara dar formato a las fracciones o los n2meros con decimales% incluya los siguientes dgitos marcadores en una seccin! ;i un n2mero tiene ms dgitos a la derec&a del separador que marcadores en el formato% se redondear para que tenga tantos decimales como marcadores! ;i &ay ms dgitos a la izquierda del separador que marcadores% se presentarn los dgitos adicionales! ;i el formato contiene
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Manual de Excel 2007 Avanzado solamente signos de n2mero 5W6 a la izquierda del separador% los n2meros menores que la unidad comenzarn por el separador! K 0 L Muestra 2nicamente los dgitos significativos y no muestra los ceros sin valor! 5cero6 Muestra los ceros sin valor si un n2mero tiene menos dgitos que la cantidad de ceros en el formato! /grega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal% para alinear los decimales con formato de fuente de anc&o fijo% como #ourier 4eX! 0ambi:n puede utilizarse B para las fracciones que tengan un n2mero de dgitos variable! Para 3er =2JS!MK como =2JS!L G!K como G!K00 !LJ= como 0!L =2 como =2!0 y =2JS!MLG como =2JS!M SS!JKG! =02!LM y 2!G con decimales alineados M!2M como M =HS y M!J como M JH=0% con los smbolos de divisin alineados Ae!arador de #i%%ares -ara ver una coma como separador de los millares o para ajustar la escala de un n2mero mediante un m2ltiplo de mil% incluya una coma en el formato de n2mero! Para 3er =2000 como =2%000 =2000 como =2 =2200000 como =2%2 Co%or -ara definir el color de una seccin del formato% escriba en la seccin el nombre de uno de los siguientes oc&o colores entre corc&etes! El color debe ser el primer elemento de la seccin! U4E*$OV U/,9(V U+9#;3/V U$OIOV W% 0%0%% Ise este c2digo W%WWW Ise este c2digo WWWW!W W!000 0!W W!0W BBB!BBB W BBBHBBB
U/*9/M/$34/V U"E$8EV U1(/4#OV U/M/$3((OV
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Manual de Excel 2007 Avanzado Condiciones -ara definir los formatos de n2mero que se aplicarn 2nicamente si coinciden con las condiciones que se &ayan especificado% encierre la condicin entre corc&etes! (a condicin consta de un operador de comparacin y un valor! -or ejemplo% el siguiente formato muestra los n2meros iguales o inferiores a =00 en color rojo y los n2meros superiores a =00 en color azul! E+o)oFEM;100FNE4H %FEO100F En cambio% para aplicar formatos condicionales a las celdas 5por ejemplo% el sombreado de color que depende del valor de una celda6 utilice el comando +ormato condicional en el men2 +ormato!
e. Cdi%os de for ato de nH ero para texto I espaciado

4gregar caracteres -ara ver te'to y n2meros en una celda% encierre los caracteres de te'to entre comillas 5>>6 o ponga delante de un solo carcter una barra invertida 5Y6! 3ncluya los caracteres en la seccin correspondiente de los cdigos de formato! -or ejemplo% introduzca el formato Z 0!00 >E'ceso>N[Z 0!00 >8efecto> para ver un importe negativo como >[Z=2M! S 8efecto>! El espacio y los siguientes caracteres se muestran sin comillas7 Z [ < H 5 6 7 \ ] ^ _ 5comilla simple izquierda6 _ 5comilla simple derec&a6 ` a b c d e "nc% ir na secci2n de te:to ;i se incluye una seccin de te'to% siempre ser la 2ltima seccin en el formato de n2mero! 3ncluya el carcter f en la seccin en que desee presentar el te'to escrito en la celda! ;i se omite el carcter f en la seccin de te'to% no se ver el te'to que se &aya escrito! ;i desea ver siempre caracteres de te'to especficos con el te'to escrito% encierre el te'to adicional entre comillas dobles 5> >6% por ejemplo% >facturacin bruta de >f ;i el formato no incluye una seccin de te'to% el te'to que escriba no se ver afectado por el formato! 4gregar es!acio -ara crear un espacio con el anc&o de un carcter en un formato de n2mero% incluya un subrayado P seguido del carcter! -or ejemplo% si despu:s de un subrayado se cierra un par:ntesis P9 entonces los n2meros positivos se alinearn correctamente con los n2meros negativos que est:n entre par:ntesis! +e!etir caracteres 3ncluya un asterisco 5g6 en el formato de n2mero! El asterisco repetir el siguiente carcter &asta llenar el anc&o de la columna!
Pg.
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Manual de Excel 2007 Avanzado -or ejemplo% introduzca JKL;<;;0.00 para incluir suficientes signos ; despu:s del signo monetario para llenar una celda! El resultado sera7 DEEEEE,"$-+.,%
f. Eli inar un for ato de nH ero personalizado

!.- $n la ficha %nicio en el grupo Nmero hacer clic en el bot&n iniciador de cuadro de dialogo 'ormato(Celdas: Nmero. #.- $n la lista Categor*a, haga clic en +ersonali ada. ).- $n la parte inferior del cuadro -ipo, haga clic en el formato personali ado "ue desee eliminar. ,.- 0aga clic en $liminar. ;olamente pueden eliminarse los formatos personalizados! Microsoft E'cel aplicar el formato predeterminado 5*eneral6 a todas las celdas del libro a las que se &aya dado formato mediante el formato personalizado que se &a eliminado!
%. 6i las fec:as introducidas en la :o8a de c$lculo no tienen el is o aspecto

#uando se introduce una fec&a en una celda% dic&a fec&a aparece en un formato de fec&a predeterminado o en un formato aplicado a la celda antes de introducir la fec&a! El formato de fec&a predeterminado se basa en la configuracin de la fic&a +ec&a del cuadro de dilogo #onfiguracin regional% al que se tiene acceso desde el -anel de control de ?indoXs! ;i estos valores de fec&a &an cambiado% cualquier fec&a e'istente en los libros no formateados con el comando +ormato de celdas tambi:n cambiar!
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3. 9unciones ,vanzadas
a. Cate%or'as de las 9unciones de Excel
8e las J2K funciones que ya e'istan en E'cel% la versin 200 &a agregado =0 funciones ms% &aciendo un total de JJK funciones% las cuales se clasifican a&ora en las siguientes categoras7
+unciones de complementos y automatizacin +unciones de cubo +unciones de base de datos +unciones de fec&a y &ora +unciones de ingeniera +unciones financieras +unciones de informacin +unciones lgicas +unciones de b2squeda y referencia +unciones matemticas y trigonom:tricas +unciones estadsticas +unciones de te'to *O*4, 5 7 12 20 39 54 9 7 17 60 82 27 339
Nota:
$n forma estndar $/cel tiene disponibles solo 2 ! funciones. +ero si se cree conveniente, se pueden habilitar en forma complementaria "# funciones ms: para anlisis de datos financieros, cient*ficos, y otros. +ara ello hay "ue ingresar al bot&n de O$$ice, hacer clic en el bot&n inferior Opciones de Excel y elegir %omplementos1 luego en la parte inferior aparece una lista desplegable en la cual debe elegir la opci&n %omplementos de Excel y luego hacer un clic en el bot&n &r1 aparecer entonces una ventana de dilogo en la cual deber activar la casilla 'erramientas para an(lisis, y finalmente 2ceptar.
8e seguro usted ya conoce las funciones bsicas de E'cel% como son7 A #a< Pro#edio< 1a:< 1in< Contar< Contara< $ntero< +edondear< +a6H< Pi< Ai< Q< O< C scar3< C scarh< A (tota%es< "ndirecto. (as cuales se &an visto en el primer curso inicial de E'cel% a&ora veamos algunas otras funciones ms avanzadas7 )umar*si+ %ontar*si+ %ontar*)i*%on,unto+ )umar*)i*%on,unto+ -*esimo*ma.or+ -*esimo*menor+ Redondear*mas+ Redondear*menos+ Elegir+ Aleatorio+ Es/lanco+ Esnumero+ Estexto+ Eserror+ EsNod+ 'o.+ A0ora+ 1dMax+ &ndice+ DesRe$+ %oincidir+ &z2uierda+ Derec0a+ Extrae* 'allar+ Encontrar+ 3argo+ Ma.usc+ Minusc+ )ustituir+ Decimal+ Espacios+ 4ila+ 4ilas+ %olumna+ %olumnas*
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a. 9uncin 6/),-.6I
;uma selectivamente las celdas que coinciden con el argumento criterio! Ainta:is AI14+.A"7rango<criterio<rango a s #ar9 8onde7 +ango Criterio Es el rango de celdas que se desea evaluar! Es el criterio en forma de n2mero% e'presin o te'to% que determina qu: celdas se van a sumar! -or ejemplo% el argumento criterio puede e'presarse como J2N >J2>N >eJ2>N >manzanas>N 8S. ;on las celdas que se van a sumar! (as celdas contenidas en $ango a sumar se suman slo si las celdas correspondientes del $ango coinciden con el #riterio! ;i $ango a sumar se omite% se suman las celdas contenidas en el argumento $ango!
+ango a s #ar
Ejercicio N 3: Clc los condicionales en bienes in! ebles

En una &oja de clculo en las columnas /% 1 y # se tiene una relacin de las valorizaciones de varios bienes inmuebles pertenecientes a tres personas! /l lado derec&o se quiere calcular a cunto ascienden los bienes acumulados de cada propietario! -ara calcular la valorizacin acumulada de las casas de cada propietario &aga usted lo siguiente7 !.- $n ', escribir la f&rmula: 5)6MAR*)&7A 8A90+E +% 8%90: #.- 3uego copie esta f&rmula en '4 y '5. ).- $n '6 use 2utosuma para sumar las tres valori aciones.
7 2 3 ( * . 7 1 3 70 77 , + C 4alorizacion de varias casas Propietario Carlos )onia 4orge )onia 4orge Carlos )onia 0O0,L 2ona )ur orte )ur Oeste orte Oeste orte 4alorizacin --#"&&&.&& -,&"&&&.&& -F+"&&&.&& $%"&&&.&& ,,,"&&&.&& -%&"&&&.&& 0&"&&&.&& 3*7<000.00 # E 9 0otales por Propietario Propietario Carlos 4orge )onia 0O0,L 4alorizacin ,+#"&&&.&& #&F"&&&.&& ,F%"&&&.&& 3*7<000.00
)*. )*. )*. )*. )*. )*. )*. 6M.
)*. )*. )*. 6M.
Total de casas inferiores a 100,000: 6M. 7.*<000.00
Si tambi7n se desea calcular la suma de las valori aciones "ue son inferiores a !88,888 soles, entonces:
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Manual de Excel 2007 Avanzado ,.- 3a formula en '!! ser*a: ;AI14+.A"7C4/C10<=M100000=9 Note "ue se ha omitido el 9ango a sumar. #omo &emos podido ver% esta funcin puede seleccionar en un rango cuales valores se van a sumar% teniendo en cuenta una cierta condicin! ;in embargo% la funcin solo puede evaluar una sola condicin de criterio7 0odas las casas que sean de un determinado propietario7 ;AI14+.A"744/410<=?orge=<C4/C109 oN todas las casas que se encuentren en una determinada zona7 ;AI14+.A"7C4/C10<=5orte=<C4/C109
". La 9uncin CON0,-.6I

#uenta las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio! ;inta'is CO5*4+.A"7rango<criterio9 +ango Criterio Es el rango de celdas que se desea evaluar! Es el criterio en forma de n2mero% e'presin o te'to% que determina qu: celdas se van a contar! -or ejemplo% el argumento criterio puede e'presarse como J2N >J2>N >eJ2>N >manzanas>N8S!
(a funcin #O40/$;3 cuenta el n2mero de veces que aparece un valor en un rango de celdas% por ejemplo7 #ontar el n2mero de celdas en el rango 1S71=0 que contienen el te'to >;ur>! ;CO5*4+.A"7C4/C10N=A r=9 -ero% @cmo &aramos si se desea sumar todas las valorizaciones de casas ubicadas en una determinada zona y que adems pertenezcan a un determinado propietarioB -ara resolver clculos condicionales que requieren ms de un criterio% entonces se puede &acer uso de las funciones A #ar.Ai.Con) nto% Contar.Ai.Con) nto% y Pro#edio.Ai.Con) nto.
c. La 9uncin CON0,-.6I.CONA/N0O
#uenta el n2mero de condiciones o criterios! ;inta'is celdas que cumplen con un determinado conjunto de
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Manual de Excel 2007 Avanzado CO5*4+.A".CO5?I5*O7rango1<criterio1<R9 +ango1 Criterio1 Ejemplos7 #ontar el n2mero casas que tiene E;oniaF en la zona E4orte>! ;CO5*4+.A".CO5?I5*O744/410<=Aonia=<C4/C10<=5orte=9 #ontar el n2mero casas que tiene EIorgeF valorizadas en ms de E200000> soles! ;CO5*4+.A".CO5?I5*O744/410<=?orge=<C4/C10<=O200000=9 Es el rango de celdas que se desea evaluar! Es el criterio en forma de n2mero% e'presin o te'to% que determina qu: celdas se van a contar!
d. La 9uncin 6/),-.6I.CONA/N0O
;uma las celdas de un rango que cumplen con un determinado conjunto de condiciones o criterios! ;inta'is AI14+.A".CO5?I5*O7rango a s #ar<rango1<criterio1<R9 +ango a s #ar ;on las celdas que se van a sumar! (as celdas contenidas en $ango a sumar se suman slo si las celdas correspondientes coinciden con los m2ltiples #riterios! Es el rango de celdas que se desea evaluar! Es el criterio en forma de n2mero% e'presin o te'to% que determina qu: celdas se van a sumar!
+ango1 Criterio1 Ejemplos7
;umar las valorizaciones de las casas que tiene E;oniaF en la zona E4orte>! ;AI14+.A".CO5?I5*O7C4/C10<44/410<=Aonia=<C4/C10<=5orte=9 ;umar las valorizaciones de las casas mayores a E=00000F en la zona E4orteF ;AI14+.A".CO5?I5*O7C4/C10<=O100000=<C4/C10<D5orteD9
Otro modo de resolver estos clculos condicionales que requieren ms de un criterio% es &aciendo uso de la combinacin de la funcin AI14 y la funcin A"% o
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Manual de Excel 2007 Avanzado tambi:n la funcin CO5*4+ y la funcin A"N pero escritas dentro de una $;rmula matricial! (a ventaja de estas formulas matriciales es que las condiciones de criterios pueden ser del tipo A o del tipo O!
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9r ulas )atricialesN
e. C o crear un total "as$ndose en varias condiciones
Nota.$n $/cel algunas f&rmulas pueden escribirse como f&rmulas matriciales. +ara esto hay "ue escribir la f&rmula y al finali ar hay "ue presionar la combinaci&n de teclas %trl<)0i$t<Enter, esto hace "ue la formula se encierre entre llaves al momento de ingresar a la celda, "uedando de esta forma: =5$ormula>
Pri#er Caso 7!ara condiciones de% ti!o Q9 /&ora veremos la siguiente frmula matricial que permitir calcular el valor total de las valorizaciones de las celdas #S7#=0% donde el rango /S7/=0 contiene al propietario >;onia>% J el rango 1S71=0 contiene la zona denominada >4orte>! S;AI147A"7744/410;=Aonia=9T7C4/C10;=5orte=9<C4/C1099U Escriba la formula sin las llaves% y al finalizar presione Ctr%-Ahift-$nter! (as dos condiciones estn encerradas entre par:ntesis y entre ellas se escribe el operador de multiplicacin% lo cual indica que las dos condiciones deben cumplirse a la vez! :Condici&n del tipo ;< Aeg ndo Caso 7!ara condiciones de% ti!o O9 -ara calcular el valor total de las valorizaciones de las celdas #S7#=0% donde /S7/=0 contiene >#arlos> o >Iorge>% utilice la siguiente frmula! S;AI147A"7744/410 ;=Car%os=9-744/410 ;=?orge=9<C4/C1099U Escriba la formula sin las llaves% y al finalizar presione Ctr%-Ahift-$nter! En este caso las dos condiciones encerradas entre par:ntesis se escriben con el operador de suma entre ellas% lo cual estara indicando que solo basta que se cumpla una de las dos condiciones para que se realice el clculo! :Condici&n del tipo =< Otros e)e#!%os/ #ontar el n2mero de veces que aparecen varias condiciones En la siguiente frmula% cada vez que E'cel encuentre >;onia> en el rango /S7/=0% comprobar la presencia del te'to >4orte> en la misma fila en la columna 1 5el rango 1S71=06! / continuacin% E'cel calcular de varios modos% el n2mero de filas que contienen ambos te'tos! En los tres casos las formulas obtienen el mismo resultado! S;CO5*4+7A"7744/410;=Aonia=9T7C4/C10;=5orte=9<1<099U o sino as7 S;AI147A"7744/410;=Aonia=9T7C4/C10;=5orte=9<1<099U o tambi:n as7 S;AI147A"744/410;=Aonia =NA"7C4/C10;=5orte=<1<0999U
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En las primeras dos formulas el operador de multiplicacin indica que las condiciones son del tipo AN y en la tercera formula se est utilizando dos funciones ;3 anidadas% o sea una funcin ;3 dentro de otra funcin ;3! (as tres son formulas matriciales y deben introducirse presionando al final Ctr%-Ahift-$nter!
f. Las 9unciones O.E6I)O.)ENO-< I O.E6I)O.),POEncuentra los primeros menores o primeros mayores valores de una lista! ;inta'is V.$A"1O.1$5O+7rango<!osici2n9 V.$A"1O.14QO+7rango<!osici2n9 +ango Posici2n es el rango de celdas que se desea analizar! es ubicacin del n2mero menor o mayor que se desea encontrar! Esto es% para el menor de todos seria =% para el segundo menor sera 2% etc!
;i se quisiera averiguar cual es la valorizacin que ocupa el segundo lugar entre las mayores% A cual es la tercera valorizacin ms peque.a% las frmulas seran7 ;V.$A"1O.14QO+7C4/C10<29 ;V.$A"1O.1$5O+7C4/C10<39 186<000.00 114<000.00
%. Las 9unciones -E#ON#E,-.)ENO6< I -E#ON#E,-.),6

$edondea un valor num:rico al inmediato inferior o al inmediato superior seg2n la cantidad de decimales que se desee obtener! ;inta'is +$0O50$4+.1$5OA73a%or<!osici2n deci#a%9 +$0O50$4+.14A73a%or<!osici2n deci#a%9 @a%or Posici2n deci#a% Es la cantidad num:rica que se desea redondear! Es la cantidad de decimales a los que se desea redondear la cantidad num:rica! ;i en posicin se escribe un n2mero negativo se estar redondeando no los dgitos decimales sino los dgitos enteros!
;i en la celda $4 estuviera escrito el numero 3267.283< las funciones arrojaran los siguientes resultados7 ;+$0O50$4+.1$5OA7$4<19 ;+$0O50$4+.14A7$4<19 ;+$0O50$4+.1$5OA7$4<09 ;+$0O50$4+.14A7$4<09 3267.2 3267.3 3267 3268
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Manual de Excel 2007 Avanzado ;+$0O50$4+.1$5OA7$4<W19 ;+$0O50$4+.14A7$4<W19 ;+$0O50$4+.1$5OA7$4<W39 ;+$0O50$4+.14A7$4<W39 3260 3270 3000 4000
:. La 9uncin ,LE,0O-IO
*enera un n2mero completamente al azar entre = y 0! ;inta'is 4,$4*O+"O79 Esta funcin carece de argumentos! El siguiente ejemplo simula el lanzamiento de un dado cE40E$O5/(E/0O$3O56gL6<= (a funcin /leatorio multiplicada por L generar un numero entre 0 y M!KKKK! (a funcin Entero truncar la parte decimal de :stos n2meros quedando as enteros del 0 al M% y al aumentarles = :stos finalmente serian n2meros entre = y L! Escrita esta frmula% bastara con presionar la tecla de funcin U+KV para recalcular la frmula y entonces /(E/0O$3O generar otro n2mero al azar!
i. Las 9unciones E6
En esta seccin se describen K funciones para &ojas de clculo que se utilizan para comprobar el tipo de un valor o referencia! #ada una de estas funciones% a las que se conoce como funciones E;% comprueba el tipo del argumento valor y devuelve "E$8/8E$O o +/(;O dependiendo del resultado! -or ejemplo% E;1(/4#O devuelve el valor lgico "E$8/8E$O si valor es una referencia a una celda vaca% de lo contrario devuelve +/(;O! ;inta'is $AC,45CO73a%or9 $A$++73a%or9 $A$++O+73a%or9 $A,OG"CO73a%or9 $A5O073a%or9 $A5O*$B*O73a%or9 $A5I1$+O73a%or9 $A+$F73a%or9 $A*$B*O73a%or9
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Manual de Excel 2007 Avanzado @a%or Es el valor que se desea probar! -uede ser el valor de una celda vaca% de error% lgico% de te'to% num:rico% de referencia o un nombre de rango que &aga referencia a alguno de los anteriores! F nci2n E;1(/4#O E;E$$ E;E$$O$ 0e3 e%3e @$+040$+O si "alor se refiere a una celda vaca! "alor se refiere a cualquier valor de error con e'cepcin de W4H/! "alor se refiere a uno de los valores de error 5W4H/% Wh"/(O$\% Wh$E+\% Wh83"H0\% Wh49M\% W@4OM1$EB o Wh49(O\6! "alor se refiere a un valor lgico! "alor se refiere al valor de error W4H/ 5el valor no est disponible6! "alor se refiere a cualquier elemento que no sea te'to 5observe que esta funcin devuelve "E$8/8E$O si el valor se refiere a una celda en blanco6! "alor se refiere a un n2mero! "alor se refiere a una referencia! "alor se refiere a te'to!
E;(O*3#O E;4O8 E;4O0Ei0O
E;49ME$O E;$E+ E;0Ei0O

Nota.-
3os argumentos valor de las funciones $S no se convierten. +or ejemplo, en la mayor*a de las funciones en las "ue se re"uiere un nmero, el valor de te/to >!?> se convierte en el nmero !?. Sin embargo, en la f&rmula $SN@A$9=:>!?><, >!?> no se convierte y entonces $SN@A$9= devuelve '23S=.
C ando sar %as f nciones $A (as funciones E; son 2tiles en frmulas cuando se desea comprobar el resultado de un clculo! /l combinar esas funciones con la funcin ;3% proporcionan un m:todo para localizar errores en frmulas 5observe los siguientes ejemplos6! $)e#!%os E;(O*3#O5"E$8/8E$O6 es igual a "E$8/8E$O E;(O*3#O5>"E$8/8E$O>6 es igual a +/(;O E;49ME$O5S6 es igual a "E$8/8E$O ;upongamos que en una &oja el rango /=7/M muestra los siguientes valores de te'to% num:rico y de error7 >Oro>% >$egin=>% Wh$E+\% Z JJ0!K2 y W4H/ respectivamente!
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7 2 3 ( *
, )of5a >rimestre(GB'FG D !!&.0, ( *H
E;1(/4#O5/=6 es igual a +/(;O E;E$$O$5/J6 es igual a "E$8/8E$O E;4O85/J6 es igual a +/(;O E;4O85/M6 es igual a "E$8/8E$O E;E$$5/M6 es igual a +/(;O E;49ME$O5/S6 es igual a "E$8/8E$O n2mero y no como te'to6 5si se introdujo ZJJ0!K2 como
E;$E+5$egin=6 es igual a "E$8/8E$O 5si $egin= se define como un nombre de rango6 E;0Ei0O5/26 es igual a "E$8/8E$O 5si 0rimestre= tiene formato de te'to6 ;upongamos que en otra &oja de clculo desea calcular el promedio del rango #=7#S% pero no est seguro de que las celdas contienen n2meros! (a frmula -$OME83O5#=7#S6 devolver el valor de error Wh83"H0\ si #=7#S no contiene n2meros! -uede utilizar la siguiente frmula para localizar posibles errores y permitir la realizacin del clculo7 c;35E;E$$O$5-$OME83O5#=7#S66%>4o &ay 42meros>%-$OME83O5#=7#S66
8. La 9uncin &OP
8a como resultado la fec&a del sistema! ;inta'is 'OQ79 Esta funcin carece de argumentos! ;'OQ79 dara como resultado7 -%*&+*,&&F
Q. La 9uncin ,&O-,
8a como resultado la fec&a y &ora del sistema! ;inta'is 4'O+479 Esta funcin carece de argumentos!
Pg.
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Manual de Excel 2007 Avanzado ;4'O+479 dara como resultado7 -%*&+*,&&F &!I,-
l. 9unciones de +ases de #atos +#funcin

En esta seccin se describen las =2 funciones para &ojas de clculo empleadas para los clculos de bases de datos 5o listas6 de Microsoft E'cel! #ada una de estas funciones% denominadas colectivamente funciones 18% usa tres argumentos7 (asePdePdatos% no#(rePdePca#!o y criterios! Estos argumentos se refieren a los rangos de la &oja de clculo empleados en la funcin para base de datos! ;inta'is C0f nci2n7Case de datos<Ca#!o<Criterios9 CasePdePdatos es el rango de celdas que compone la base de datos!
Nota.-
$n Aicrosoft $/cel, una base de datos es una lista de datos relacionados en la "ue las filas de informaci&n son registros y las columnas de datos, campos. 3a primera fila de la lista contiene los r&tulos de cada columna. 3a referencia se puede introducir como rango de celdas o como nombre "ue representa el rango "ue contiene la lista. $n todas las funciones para bases de datos, si la referencia de base de datos corresponde a una celda dentro de una tabla dinmica, el clculo se reali a nicamente con los datos de esa tabla dinmica.
Ca#!o
3ndica la columna en que se utiliza la funcin! (as columnas de datos en la lista deben tener un rtulo identificativo en la primera fila! #ampo puede ser una cadena de te'to con el rtulo de columna encerrado entre dobles comillas% como por ejemplo >Edad> o >$endimiento> en el ejemplo siguiente% o como un n2mero que representa la posicin de la columna en la lista7 = para la primera columna 5jrbol en el ejemplo siguiente6% 2 para la segunda 5/lto6 y as sucesivamente! Es una referencia a un rango de celdas que especifican condiciones de una funcin! (a funcin devuelve informacin de la lista que concuerda con las condiciones especificadas en el rango de criterios! Este rango incluye una copia del rtulo de la columna en la lista de la columna que desea que resuma la funcin! (a referencia al argumento criterios puede introducirse como rango de celdas% como /K7+=0 en la tabla de base de datos que se muestra a continuacin% o como nombre asignado a un rango% por ejemplo >#riterio!>
Criterios
A gerencias
Pg.
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Manual de Excel 2007 Avanzado k #ualquier rango se puede usar como argumento criterios% siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparacin de criterios!
-or ejemplo% si el rango *=7*2 contiene el encabezado de campo 3ngresos en la celda *= y la cantidad =0%000 en la celda *2% el rango podra definirse como Coincidir%ngresos y ese nombre podra usarse como argumento criterios en las funciones para bases de datos! k /unque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la &oja de clculo% no coloque el rango de criterios debajo de la lista! ;i agrega ms informacin a la lista utilizando el comando +ormulario en el men2 8atos% la nueva informacin se agrega a la primera fila debajo de la lista! ;i la fila de debajo no est vaca% Microsoft E'cel no podr agregar la nueva informacin! /seg2rese de que el rango de criterios no se superpone sobre la lista! -ara realizar una operacin en toda una columna de la base de datos% introduzca una lnea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios
k k
Ejercicio N ": Clc los con # nciones de base de datos $%

En la siguiente ilustracin se muestra una base de datos que contiene la descripcin y comportamiento de varios tipos de rboles! #ada registro contiene informacin acerca de un rbol! El rango /M7E== se denomina )9E$0O y el rango /=7+J #$30E$3O;!
, + C # E 9 7 ,r"ol ,lto Edad -endi iento !anancia ,lto 2 ManCano J-& K-+ 3 8eral ( * ,r"ol ,lto Edad -endi iento !anancia . ManCano -F ,& -# )*. -&%.&& 7 8eral -, -, -& )*. 0+.&& 1 CereCo -! -# 0 )*. -&%.&& 3 ManCano -# -% -& )*. $%.&& 70 8eral 0 F F )*. $+.F& 77 ManCano F 0 + )*. #%.&& 18#O40/$5)9E$0O%>Edad>%/=7+26 es igual a =! Esta funcin e'amina los registros de manzanos cuyo alto vara entre =0 y =L metros y determina cuntos campos Edad de esos registros contienen n2meros!
18#O40/$/5)9E$0O%>*anancia>%/=7+26 es igual a =! Esta funcin e'amina los registros de manzanos cuyo alto vara entre =0 y =L metros% y determina el n2mero de campos *anancia de esos registros que no estn en blanco!
Pg.
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Manual de Excel 2007 Avanzado 18M/i5)9E$0O%>*anancia>%/=7/J6 es igual a =0M!00 % la ganancia m'ima de manzanos y perales! 18M345)9E$0O%>*anancia>%/=7126 es igual a M!00 % la ganancia mnima de manzanos con un alto superior a =0 metros! 18;9M/5)9E$0O%>*anancia>%/=7/26 es igual a 22M!00 % la ganancia total de manzanos! 18;9M/5)9E$0O%>*anancia>%/=7+26 es igual a M!00 N la ganancia total de manzanos con un alto entre =0 y =L! 18-$O89#0O5)9E$0O%>$endimiento>%/=7+26 es igual a =0% el producto del rendimiento de los manzanos con un alto entre =0 y =L! 18-$OME83O5)9E$0O%>$endimiento>%/=7126 es igual a =2% el rendimiento promedio de manzanos con un alto de ms de =0 metros! 18-$OME83O5)9E$0O%J%)9E$0O6 es igual a =J% la edad media de todos los rboles en la base de datos! 188E;"E;05)9E$0O%>$endimiento>%/=7/J6 es igual a 2!K N la desviacin estndar estimada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos son 2nicamente una muestra de la poblacin total del &uerto! 188E;"E;0-5)9E$0O%>$endimiento>%/=7/J6 es igual a 2!LMN la desviacin estndar verdadera en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la poblacin! 18"/$5)9E$0O%>$endimiento>%/=7/J6 es igual a G!GN la varianza estimada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos slo representan una muestra de la poblacin total del &uerto! 18"/$-5)9E$0O%>$endimiento>%/=7/J6 es igual a !0SN la varianza real en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la poblacin del &uerto! 18Ei0$/E$5)9E$0O%>$endimientoF%#$30E$3O;6 devuelve el valor de error Wh49M\ porque ms de un registro cumple con los criterios!
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F nciones de $&s' eda: (N%(CE) %E*+EF) CO(NC(%(+

C ando sar %a f nci2n "50"C$/ #uando se desea encontrar un dato dentro de una rango% y se conoce en que fila y columna dentro de ese rango est el dato% entonces% se puede usar la funcin 3483#E para ello!
. La 9uncin IN#ICE
8evuelve la referencia o coordenada% o contenido de la celda en la interseccin de una fila y columna concretas! ;i la referencia se compone de selecciones no adyacentes% es posible determinar en cual de las selecciones se va a buscar! Ainta:is "50"C$5+eferencia%42mlfila%42mlcolumna%42mlrea6 +eferencia

Es una referencia a uno o ms rangos de celdas de b2squeda!
;i escribe un rango no adyacente para la referencia% incl2yala entre par:ntesis! ;i cada rea de la referencia slo contiene una fila o columna% el argumento n2mlfila o n2mlcolumna% respectivamente% es opcional! -or ejemplo% para una referencia de fila 2nica% utilice 3483#E5referencia%%n2mlcolumna6! $s el n2mero de la fila en referencia al cual se devuelve una referencia! Es el n2mero de la columna en referencia al cual se devuelve una referencia! ;elecciona un rango en referencia al cual se devuelve la interseccin de n2mlfila y n2mlcolumna! (a primera rea seleccionada o escrita lleva el n2mero =% la segunda el 2% etc! ;i se omite n2mlrea% 3483#E utiliza el rea =!
5G#Pfi%a 5G#Pco% #na 5G#Prea
O(ser3aciones 9na vez que referencia y n2mlrea &an seleccionado un rango concreto% n2mlfila y n2mlcolumna seleccionan una celda concreta7 n2mlfila = es la primera fila del rango% n2mlcolumna = es la primera columna% etc! (a referencia devuelta por 3483#E es la interseccin de n2mlfila y n2mlcolumna! ;i n2mlfila o n2mlcolumna se establecen en 0 5cero6% 3483#E devuelve la referencia de toda la columna o fila% respectivamente! 42mlfila% n2mlcolumna y n2mlrea deben apuntar a una celda de la referenciaN de lo contrario% 3483#E devolver el valor de error W$E+\! ;i n2mlfila y n2mlcolumna se omiten% 3483#E devuelve el rea de referencia especificada por n2mlrea! El resultado de la funcin 3483#E es una referencia y es interpretado como tal por otras frmulas! ;eg2n la frmula% el valor devuelto de 3483#E se puede utilizar como una referencia o como un valor! -or ejemplo% la frmula #E((5>anc&o>% 3483#E 5/=712%=%266 es equivalente a #E((5>anc&o>%1=6! (a
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Manual de Excel 2007 Avanzado funcin #E(( utiliza el valor devuelto de 3483#E como una referencia de celda! -or otra parte% una frmula como 2g 3483#E 5/=712%=%26 traduce el valor devuelto de 3483#E al n2mero escrito en la celda 1=!
Ejemplo7
;"50"C$742/C6<2<19
3nterseccin de la segunda fila y la primera columna del rango /27#L% que es el contenido de la celda /J 5-ltanos6! 3nterseccin de la segunda fila y la tercera columna del rango /27#L% que es el contenido de la celda #J 5JG6!
;"50"C$742/C6<2<39
;"50"C$7741/C6<48/C119<2<2<29 3nterseccin de la segunda fila y la segunda columna de la segunda rea /G7#==% que es el contenido de la celda 1K 5J%MM6! ;AI147"50"C$741/C11<0<3<199 ;uma de la tercera columna de la primera rea del rango /=7#==% que es la suma de #=7#== 52=L6! ;AI147C2/"50"C$742/C6<5<299 ;uma del rango que se inicia en 12 y finaliza en la interseccin de la quinta fila y la segunda columna del rango /27#L% que es la suma de 1271L 52%S26!
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Manual de Excel 2007 Avanzado C ando sar %a f nci2n 0$A+$F/ #uando se desea encontrar un dato ubicado en una fila y columna a partir de una celda conocida% entonces% se puede usar para ello la funcin 8E;$E+!
n. La 9uncin #E6-E9
8evuelve una referencia a un rango que es un n2mero de filas y de columnas de una celda o rango de celdas! (a referencia devuelta puede ser una celda o un rango de celdas! -uede especificar el n2mero de filas y el n2mero de columnas a devolver! Ainta:is 0$A+$F7+eferencia<Fi%as<Co% #nas<4%to<4ncho9 +eferencia Es la referencia en la que desea basar la desviacin! 8ebe referirse a una celda o rango de celdas adyacentesN en caso contrario% 8E;$E+ devuelve el valor de error Wh"/(O$\ Es el n2mero de filas% &acia arriba o &acia abajo% al que desea que &aga referencia la celda superior izquierda! ;i el argumento filas es M% la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas ms abajo de la referencia! +ilas puede ser positivo 5lo que significa por debajo de la referencia de inicio6 o negativo 5por encima6! Es el n2mero de columnas% &acia la derec&a o izquierda% al que desea que &aga referencia la celda superior izquierda del resultado! ;i el argumento columnas es M% la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco columnas &acia la derec&a de la referencia! #olumnas puede ser positivo 5lo que significa a la derec&a de la referencia de inicio6 o negativo 5a la izquierda6! Es el alto% en n2mero de filas% que desea que tenga la referencia devuelta! El alto debe ser un n2mero positivo! Es el anc&o% en n2mero de columnas% que desea que tenga la referencia devuelta! El argumento anc&o debe ser un n2mero positivo!
Fi%as
Co% #nas
4%to 4ncho
O(ser3aciones ;i los argumentos filas y columnas colocan la referencia ms all del borde de la &oja de clculo% 8E;$E+ devuelve el valor de error Wh$E+\ ;i los argumentos alto o anc&o se omiten% los valores predeterminados sern los del argumento $eferencia! 8E;$E+ en realidad no desplaza celdas ni modifica la seleccin% simplemente devuelve una referencia! ;e puede utilizar la funcin 8E;$E+ con cualquier funcin que necesite una referencia como argumento! -or ejemplo% la frmula ;9M/58E;$E+5#2N=N2NJN=66 calcula el valor total de un rango de tres filas por una columna que se encuentra por debajo una fila y dos columnas a la derec&a de la celda #2! Ejemplo7
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;0$A+$F743N3N2N1N19 ;AI1470$A+$F743/C5NW1N0N3N399 ;0$A+$F7C3/$5N0NW3N3N39
1 estra e% 3a%or en %a ce%da C6 7409 A #a e% rango 42/C4 790.589 0e3 e%3e n error !or. e %a referencia no est dentro de %a ho)a de c%c %o 7KX+$FY9
o. La 9uncin COINCI#I8evuelve la posicin relativa de un elemento en una matriz 5matriz7 utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas! 9n rango de matriz comparte una frmula com2nN una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento!6 que coincida con un valor especificado en un orden especificado! 9tilice #O34#383$ en lugar de las funciones 19;#/$ cuando necesite conocer la posicin de un elemento en un rango en lugar del elemento en s! Ainta:is CO"5C"0"+73a%or ( scadoN#atriH ( scadaNti!o de coincidencia99 @a%or ( scado es el valor que se utiliza para buscar el valor deseado en una tabla
"alorlbuscado es el valor que desea &acer coincidir en la matrizlbuscada! -or ejemplo% cuando busque alg2n n2mero en la gua telefnica% estar usando el nombre de la persona como valor de b2squeda% pero el valor que realmente desea es el n2mero de tel:fono! "alorlbuscado puede ser un valor 5n2mero% te'to o valor lgico6 o una referencia de celda a un n2mero% a un te'to o a un valor lgico!
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Manual de Excel 2007 Avanzado 1atriH ( scada es un rango de celdas contiguas que contienen posibles valores de b2squeda! Matriz buscada debe ser una matriz o una referencia matricial! es el n2mero [=% 0 = y especifica cmo &ace coincidir Microsoft E'cel el valorlbuscado con los valores de matrizlbuscada!
*i!o de coincidencia
tipoldelcoincidencia es =% #O34#383$ encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valorlbuscado! (os valores en el argumento matrizlbuscada deben colocarse en orden ascendente7 !!![2N [=N 0N =N 2N!!!/[ ,N +/(;ON "E$8/8E$O! ;i tipoldelcoincidencia es 0% #O34#383$ encuentra el primer valor que es e'actamente igual al valorlbuscado! (os valores en matrizlbuscada pueden estar en cualquier orden! ;i tipoldelcoincidencia es [=% #O34#383$ encuentra el menor valor que es mayor o igual al valorlbuscado! (os valores de matrizlbuscada deben colocarse en orden descendente7 "E$8/8E$ON +/(;ON ,[/N !!!2N =N 0N [=N [2N !!!y as sucesivamente! ;i se omite tipoldelcoincidencia% se supondr que es =!
O(ser3aciones #O34#383$ devuelve la posicin del valor coincidente dentro de la matrizlbuscada y no el valor en s! -or ejemplo7 #O34#383$5>b>N a>a>N>b>N>c>bN06 devuelve 2% la posicin relativa de >b> dentro de la matriz a>a>N>b>N>c>b! #O34#383$ no distingue entre may2sculas y min2sculas cuando &ace coincidir valores de te'to! ;i #O34#383$ no puede encontrar una coincidencia% devuelve el valor de error W4H/! ;i tipoldelcoincidencia es 0 y valorlbuscado es te'to% puede usar los caracteres comodn de signo de interrogacin 5B6 y asterisco 5g6 en el argumento valorlbuscado! El signo de interrogacin corresponde a un solo carcter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres! ;i lo que desea buscar es un signo de interrogacin o un asterisco% escriba una tilde 5`6 antes del carcter!
Ejemplo7
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;CO"5C"0"+739NC2/C5N19
-uesto que no &ay ninguna coincidencia e'acta% se devuelve la posicin del siguiente valor inferior 5JG6 dentro del rango 1271M 526! -osicin de S= dentro del rango 1271M 5S6! 8evuelve un error porque el rango 1271M no est en orden descendente 5W4H/6
;CO"5C"0"+741NC2/C5N09 ;CO"5C"0"+740NC2/C5NW19
Ejercicio N ,: $ scar datos de Clientes en na lista

-c ando $.*C/+0 no # nciona1
;e tiene una lista de clientes en tres columnas7 843% #liente y #elular!
;i se tiene como dato el 843 del cliente% entonces la funcin 1uscar" podra perfectamente buscar el nombre del cliente y tambi:n su n2mero del celular! -ero% si se tiene como dato el nombre del cliente% o su n2mero de celular% entonces 1uscar" no podra buscar el 843 del cliente% ya que la funcin 1uscar" solo buscar el dato en la primera columna de la lista% y no en la segunda o tercera columna! En casos como este% la solucin es utilizar una combinacin de las funciones 8E;$E+ y #O34#383$% o sino 3483#E y #O34#383$! "eamos ambas soluciones en el ejercicio que se muestra a continuacin!
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=! Escribir la lista de clientes en una &oja de clculo y luego dar nombres a los rangos como se indican a continuacin7
2! En las columnas E y + escribir los J cuadros siguientes% para buscar en ellos informacin de los clientes! J! En el primer cuadro% en la celda +=0 se tiene el n2mero de 843 del cliente% entonces en +== y +=2 se pueden utilizar funciones 19;#/$" para traer el nombre y el celular del cliente!
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S! En el segundo cuadro% en la celda +=M se tiene el nombre del cliente% y en este caso en +=L y += se utilizan funciones 3483#E y #O34#383$ para traer el 843 y el celular del cliente! M! En el tercer cuadro% en la celda +=K se tiene el n2mero de celular del cliente% y para este ultimo caso en +20 y +2= se utilizan funciones 8E;$E+ y #O34#383$ para traer el 843 y el nombre del cliente! L! /dicionalmente se &an validado con la fic&a 0atos&@a%idaci2n de datos% a las siguientes celdas7 +=0 +=M +=K -ermitir7 (ista% -ermitir7 (ista% -ermitir7 (ista% Origen7 c/S7/=L Origen7 c1S71=L Origen7 c#S7#=L
F nciones de 2e3to
p. La 9uncin I2R/IE-#,
E'trae los primeros caracteres del e'tremo izquierdo de una cadena de caracteres ;inta'is "Z[I"$+047te:to<n #PdePcaracteres9 *e:to n #PdePcaracteres Ejemplo7 Es la cadena de te'to que contiene los caracteres que se desea e'traer Especifica el numero de caracteres que se desea e'traer! ;i se omite e'trae solo un caracter
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Manual de Excel 2007 Avanzado c3,C93E$8/5EEl -eruanoF% 6 dara como resultado7 'l 8eru .
5El espacio en blanco tambi:n es un carcter que se toma en cuenta6
S. La 9uncin #E-EC&,
E'trae los 2ltimos caracteres del e'tremo derec&o de una cadena de caracteres ;inta'is 0$+$C'47te:to<n #PdePcaracteres9 *e:to n #PdePcaracteres Es la cadena de te'to que contiene los caracteres que se desea e'traer Especifica el numero de caracteres que se desea e'traer! ;i se omite e'trae solo un caracter dara como resultado7 8eruanos .
c8E$E#)/5E(os -eruanosFNG6
r. La 9uncin ET0-,E
8evuelve un n2mero especifico de caracteres de una cadena de te'to comenzando en la posicin especificada ;inta'is $B*+4$7te:to<!osici2nPinicia%<n #PdePcaracteres9 *e:to !osici2nPinicia% n #PdePcaracteres Ejemplo7 cEi0$/E5E(os -eruanosF%M%S6 dara como resultado7 8eru . Es la cadena de te'to que contiene los caracteres que se desea e'traer Es la posicin del primer carcter que se desea e'traer del argumento 0e'to! l primer carcter en 0e'to es = Especifica el numero de caracteres que se desea e'traer!
s. La 9uncin &,LL,1usca una cadena de te'to dentro de otra cadena de te'to y leyendo de izquierda a derec&a devuelve el numero de la posicin inicial de la cadena &allada 5no diferencia entre may2sculas ni min2sculas6 ;inta'is '4,,4+7te:toP( scadoNdentroPde%Pte:to%N!osici2nPinicia%9 *e:toP( scado 0entroPde%Pte:to !osici2nPinicia% Ejemplo7 c)/((/$5EaF%E(as -eruanasF%=6 dara como resultado7 ,. Es la cadena de te'to o caracter que se desea ubicar! -uede usar los comodines g o B! O usar tambi:n Es la cadena de te'to dentro de la cual se desea ubicar el te'to buscado Es la posicin del primer carcter a partir de la cual se iniciar la b2squeda
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Manual de Excel 2007 Avanzado c)/((/$5EaF%E(as -eruanasF%M6 Ejemplo7 ;i en la celda #S estuviese el te'to Las 8eruanas cEi0$/E5#S%)/((/$5E F%#S%=6<=%S6 ! entonces7 . dara como resultado7 8eru dara como resultado7 0.
En este ejemplo% )/((/$ se encarga de buscar la posicin donde se encuentra el espacio en blanco% le suma = a esta posicin y a partir de all la funcin Ei0$/E devuelve los siguientes S caracteres
t. La 9uncin ENCON0-,1usca una cadena de te'to dentro de otra cadena de te'to y leyendo de izquierda a derec&a devuelve el numero de la posicin inicial de la cadena &allada 5/ diferencia de la funcin )/((/$% esta funcin si reconoce entre may2sculas y min2sculas6 ;inta'is $5CO5*+4+7te:toP( scado<dentroPde%Pte:to<!osici2nPinicia%9 *e:toP( scado 0entroPde%Pte:to !osici2nPinicia% Ejemplo7 ;i en la celda /J estuviese el te'to Muien MHL anda mal acaAa entonces7 cE4#O40$/$5EmalF%/J%=6 en cambio% c)/((/$5EmalF%/J%=6 dara como resultado7 $. 5$ecuerde que )/((/$ no diferencia may2sculas ni min2sculas6 dara como resultado7 -+. ! Es la cadena de te'to o caracter que se desea ubicar! -uede usar los comodines g o B! O usar tambi:n Es la cadena de te'to dentro de la cual se desea ubicar el te'to buscado Es la posicin del primer carcter a partir de la cual se iniciar la b2squeda
u. La 9uncin L,-!O
8evuelve el n2mero de caracteres de una cadena de te'to ;inta'is ,4+GO7te:to9 *e:to Ejemplo7 c(/$*O5E,ara 0oledoF6 dara como resultado7 -,. Es la cadena de te'to% o celda que contiene un te'to
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v. Las 9uncines ),P/6C< )IN/6C I NO)P-OPIO

#onvierte una cadena de te'to en may2sculas% en min2sculas o solo las primera letra de cada palabra en may2scula ;inta'is 14QIAC7te:to9 1"5IAC7te:to9 5O1P+OP"O7te:to9 *e:to Ejemplo7 cM/A9;#5Emonto totalF6 cM349;#5E8O; M3(F6 dara como resultado7 MO >O >O>HL dara como resultado7 dos mil . . . Es la cadena de te'to% o celda que contiene un te'to
c4OM-$O-3O5Ebill gatesF6 dara como resultado7 Nill Gates
U. La 9uncin 6/60I0/I$eemplaza el te'to e'istente con te'to nuevo en una cadena ;inta'is AIA*"*I"+7te:to<te:toPorigina%<te:toPn e3oNnG#eroPdePoc rrencia9 *e:to *e:toPorigina% *e:toPn e3o 5G#eroPdePoc rrencia Es la cadena de te'to% o celda que contiene un te'to Es la cadena de te'to% que se desea reemplazar Es la cadena de te'to que reemplazar al te'toloriginal Es el numero de aparicin del te'toloriginal dentro de toda la cadena de te'to! ;i se omite se reemplazar el te'toloriginal en todos los sitios donde aparezca !
Ejemplo7 ;i en la celda /J estuviese el te'to Muien mal anda mal acaAa entonces7 c;9;03093$5/J%FmalF%FbienF6 dara como resultado7 Muien Aien anda Aien acaAa en cambio% c;9;03093$5/J%FmalF%FpeorF%26 dara como resultado7 Muien mal anda peor acaAa . 5En este caso solo sustituye la segunda palabra encontrada6 .
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x. La 9uncin #ECI),L
$edondea un n2mero al n2mero de decimales especificado% da formato al n2mero con el formato decimal usando comas y puntos% y devuelve el resultado como te'to! ;inta'is 0$C"14,7nG#ero<deci#a%es<noPse!ararP#i%%ares9 5G#ero 0eci#a%es Es el n2mero que desea redondear y convertir en te'to! Es el n2mero de dgitos a la derec&a del separador decimal!
5oPse!ararP#i%%ares Es un valor lgico que% si es "E$8/8E$O% impide que 8E#3M/( incluya un separador de millares en el te'to devuelto! O(ser3aciones (os n2meros en Microsoft E'cel nunca pueden tener ms de =M dgitos significativos% pero el argumento decimales puede tener &asta =2 dgitos! ;i decimales es negativo% el argumento n2mero se redondea &acia la izquierda del separador decimal! ;i omite el argumento decimales% se calcular con 2 decimales! ;i el argumento nolsepararlmillares es +/(;O o se omite% el te'to devuelto incluir el separador de millares! (a principal diferencia entre dar formato a una celda que contiene un n2mero con el comando Ce%das del men2 For#ato y dar formato a un n2mero directamente con la funcin 8E#3M/( es que 8E#3M/( convierte el resultado en te'to! 9n n2mero que recibe formato con el comando Ce%das sigue siendo un n2mero! $)e#!%os 7 2 3 , -,!#.%-F 3-,!#.%+$ $,##.!,%
F2r# %a c8E#3M/(5/=%26 c8E#3M/(5/=%[=6 c8E#3M/(5/2%[=%"E$8/8E$O6 c8E#3M/(5/J6
+es %tado =%2JS!M2 =%2J0 [=2J0 %2SS!JJ
0escri!ci2n $edondea /= 2 dgitos a la derec&a del punto decimal $edondea /= = dgito a la izquierda del punto decimal $edondea /2 = dgito a la izquierda del separador decimal% y sin coma de millar $edondea /J 2 dgitos a la derec&a del separador decimal
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Ejercicio N 4: 5eneraci6n de c6di7os con # nciones de te3to

En el siguiente cuadro se muestra la relacin de socios que se &an inscrito en un club social% y se desea completar las columnas de cdigos y nombres completos de cada socio!
Para generar %os c2digos/ #ada cdigo se compone de K caracteres que son e'trados de los datos de cada socio% teniendo en cuenta ciertas condiciones! -or ejemplo para el primer socio inscrito su cdigoo sera el siguiente7
85?Z'05I1
8os 2ltimos dgitos del a.o de nacimiento ;e'o ;egunda letra del lugar de nacimiento 8os dgitos del mes de su inscripcin
-rimeras letras de sus apellidos y de su nombre
(as formulas para lograr este cdigo serian entonces7 8os 2ltimos dgitos del a.o de nacimiento7 ;0$+$C'474\O7'49<29 -rimeras letras de sus apellidos y de su nombre7 ; "Z[I"$+047C4<19]"Z[I"$+04704<19]"Z[I"$+047$4<19 8os dgitos del mes de su inscripcin7 ; 0$+$C'47=0=]1$A7C49<29
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Manual de Excel 2007 Avanzado ;egunda letra del lugar de nacimiento7 ; 14QIAC7$B*+4$7"4<2<199 ;e'o7 ; G4 +inalmente entonces% la formula que &abra que escribir en la celda /S para generar el cdigo sera7 ;0$+$C'474\O7'49<29]"Z[I"$+047C4<19]"Z[I"$+04704<19 ]"Z[I"$+047$4<19]0$+$C'47=0=]1$A7C49<29]14QIAC7$B *+4$7"4<2<199]G4 #omo se puede observar% esta formula une todas las formulas anteriores utilizando entre ellas el operador de concatenacin ]. Para escri(ir %os no#(res co#!%etos de cada socio en na so%a ce%da/ En la columna + se tendr que escribir una formula que una el nombres del socio y luego de una coma los dos apellidos% pero en may2sculas! -or ejemplo para el primer socio deber decir7 ' go< ?4+41",,O Z4@4,4 En la celda +S &ay que escribir la siguiente frmula7 ;$4]=< =]14QIAC7C4]= =]049 +inalmente% tanto la formula de los cdigos como la de los nombres completos% deber copiarse &acia abajo para todos los dems socios!
Ejercicio N 8: Convertidor de N&!eros en 9etras

)ay ocasiones en que se desea que en ciertos documentos una cantidad num:rica sea e'presada en letras! 0al es el caso de los montos de una factura% o de una boleta de ventas% o el monto de un c&eque! -ara estos casos el siguiente ejercicio nos podra ser de utilidad7 !.- $n un 3ibro nuevo escribir los siguientes datos tal como se muestra en la imagen siguiente:
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#.- Befinir los siguientes nombres de rango: C3 C6 C9/'18

49/
/5 / ,$*+4A / *4C,4
).- 3uego escribir las siguientes f&rmulas en las celdas:

cE40E$O5"/(O$58E$E#)/58E#3M/(5E40E$O54H=0006%0%"E$8/8E$O6%L66H=000006 410/ cE40E$O5"/(O$58E$E#)/58E#3M/(5E40E$O54H=0006%0%"E$8/8E$O6%M66H=00006 411/ cE40E$O5"/(O$58E$E#)/58E#3M/(5E40E$O54H=0006%0%"E$8/8E$O6%S66H=0006 412/ cE40E$O5"/(O$58E$E#)/58E#3M/(5E40E$O54H=0006%0%"E$8/8E$O6%J66H=006 413/ cE40E$O5"/(O$58E$E#)/58E#3M/(5E40E$O54H=0006%0%"E$8/8E$O6%266H=06 414/ cE40E$O5"/(O$58E$E#)/58E#3M/(5E40E$O54H=006%0%"E$8/8E$O6%266H=06 415/ cE40E$O5"/(O$58E$E#)/58E#3M/(5E40E$O546%0%"E$8/8E$O6%J66H=006 416/ cE40E$O5"/(O$58E$E#)/58E#3M/(5E40E$O546%0%"E$8/8E$O6%266H=06 417/ c"/(O$58E$E#)/58E#3M/(5E40E$O546%0%"E$8/8E$O6%=66 418/ c"/(O$58E$E#)/58E#3M/(54%2%"E$8/8E$O6%266 C9/ c;35A5/Kc=%/=0c0%/==c06%>#3E4>%19;#/$"5/K%0/1(/%L66
C10/ c;35/==c0%19;#/$"5/=0%0/1(/%S6%;35/=0c=%>>%19;#/$"5/=0%0/1(/%M666 C11/ c;35/=0c=%;35/==c0%>>%19;#/$"5/==%0/1(/%J66%;35/==c=%>94>%19;#/$"5/==%0/1(/%2666 C12/ c;35A5/=2c=%/=Jc0%/=Sc06%>#3E4>%19;#/$"5/=2%0/1(/%L66 C13/ c;35/=Sc0%19;#/$"5/=J%0/1(/%S6%;35/=Jc=%>>%19;#/$"5/=J%0/1(/%M666 C14/ c;35/=Jc=%;35/=Sc0%>>%19;#/$"5/=S%0/1(/%J66%;35/=Sc=%>94>%19;#/$"5/=S%0/1(/%2666
Pg.
57

C15/ c;35A5/=Mc=%/=Lc0%/= c06%>#3E4>%19;#/$"5/=M%0/1(/%L66 C16/ c;35/= c0%19;#/$"5/=L%0/1(/%S6%;35/=Lc=%>>%19;#/$"5/=L%0/1(/%M666 C17/ c;35/=Lc=%;35/= c0%>>%19;#/$"5/= %0/1(/%J66%19;#/$"5/= %0/1(/%266 C18/ c;35/=Gd=0%>0>%>>6^8E#3M/(5/=G%0%"E$8/8E$O6 C5/ c;354ec=000000000%8E#3M/(5E40E$O54H=0000000006%0%"E$8/8E$O6^>%>%>>6^ ;354ec=000000%8E$E#)/58E#3M/(5E40E$O54H=0000006%0%"E$8/8E$O6%J6^>_>%>>6^;354e c=000%8E$E#)/58E#3M/(5E40E$O54H=0006%0%"E$8/8E$O6%J6%>>6^>%>^;354e0%8E$E#)/ 58E#3M/(54%2%"E$8/8E$O6%L6%>>6 cE;-/#3O;51K^> >^1=0^1==^;35;9M/5/K7/=06e0%> M3((O4E;% >%;35/==e=% > M3((O4E;% >%;35/==c=%> M3((O4% >%>>666^1=2^> >^1=J^1=S^;35;9M/5/=27/=S6e0% > M3(% >%;35;9M/ 5/K7/==6e0%> >%>>666^1=M^> >^1=L^1= ^> A >^;35/=Ge0%1=G%>00>6^ >H=00 >^>49E"O; ;O(E;>
C6/
(a &oja de clculo se deber ver as entonces7
,.- Cuarde este libro con el nombre 3etras /&ora% cada vez que escriba un nuevo n2mero entero o con decimales en la celda 12% inmediatamente en la celda 1L aparecer su equivalente en letras y redondeado a dos decimales! En la celda 1M aparecer el mismo n2mero original redondeado a 2 decimales y con la siguiente puntuacin7 un punto para separar decimales% una coma para separar millares y una comilla simple para separar los millones! $n otros ejercicios ms adelante veremos como se pueden utili ar estos resultados para confeccionar 'acturas, Doletas de Eenta y Ciro de Che"ues.
Pg.
58
I. La 9uncin E6P,CIO6
Elimina los espacios del te'to% e'cepto el espacio normal que se deja entre palabras! 9se E;-/#3O; en te'to procedente de otras aplicaciones que pueda contener una separacin irregular! ;inta'is $AP4C"OA7*e:to9 *e:to Es el te'to del cual desea quitar espacios innecesarios! ;$AP4C"OA7^ 4rri(a El resultado ser7 PerG ^9 _
4rri(a PerG
z. La 9uncin 9IL, I 9IL,6

(a sinta'is de la funcin es la siguiente7 ;F",47+eferencia9 Esta funcin le dice a E'cel a partir de que n2mero de fila se encuentra ubicada la referencia! ;F",4A7+eferencia9 Esta funcin da como respuesta la cantidad de filas que contiene la referencia! 8onde7 Re$erencia $)e#!%os/ c+3(/5/L6 c+3(/51S6 c+3(/;5/S7/ 6 c+3(/5#9/8$O6 c+3(/;5#9/8$O6
Nota.-
Es una coordenada de celda o un nombre de rango!
$pta7 L $pta7 S $pta7 S $pta7 J $pta7 M
;i el rango /J71 tiene el nombre #9/8$O7
$n forma anloga a las dos funciones anteriores, tambi7n se pueden usar las funciones C=3@AN2 y C=3@AN2S respectivamente. FC=3@AN2:25< FC=3@AN2:2):D6< FC=3@AN2S:C@2B9=< 9pta: ! 9pta: ! 9pta: #
E,emplos:
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(. 4alidar el In%reso de datos

a. Rue es la validacin
Es la forma en que E'cel impide que ingresen los datos que escribimos en las celdas 5n2meros% te'tos% fec&as y &oras% etc!6 verificando que estos de encuentren dentro de lmites especificados previamente! 8e este modo se impide que se cometan errores al momento de digitar la informacin! -or ejemplo7 3mpedir ingresar edades de personas que sean mayores a =00 a.os! 3mpedir que se ingresen votos en una mesa de sufragio mayores a 200 electores 3mpedir que se escriban cdigos de artculos que no e'isten en la lista de precios
". C o validar el in%reso de datos en un ran%o de celdas

!. Seleccione las celdas "ue desee restringir. #. $n la ficha Batos, haga clic en Ealidaci&n de datos y elija la ficha Configuraci&n. ). $n el cuadro +ermitir, haga clic en el tipo de datos. +ara especificar s&lo nmeros, haga clic en Nmero entero o Becimal. +ara especificar fechas u horas, haga clic en 'echa u 0ora.
,. 0aga clic en el operador "ue desee en el cuadro Batos y especifi"ue el limite inferior o superior para los datos, o bien ambos l*mites, dependiendo del operador "ue se seleccione. +ueden introducirse valores, referencias de celda o f&rmulas para los l*mites. Si desea permitir "ue la celda "ue se est restringiendo est7 en blanco o si desea definir l*mites "ue utilicen una referencia de celda, o una f&rmula "ue
Pg.
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Manual de Excel 2007 Avanzado dependa de celdas "ue inicialmente estn en blanco, compruebe "ue la casilla de verificaci&n =mitir blancos est activada. +ara hacer obligatorias las restricciones definidas en las celdas en blanco, tratndolas como si tuvieran ceros, desactive la casilla de verificaci&n =mitir blancos. 4. +ara "ue apare can mensajes "ue pidan entradas y "ue e/pli"uen o impidan las entradas incorrectas, especifi"ue los tipos de mensajes "ue desee en las fichas Aensaje entrante y Aensaje de error. ?%;mo 0acerlo@ +ara omitir la presentaci&n de mensajes, desactive las casillas de verificaci&n Aostrar mensaje al seleccionar la celda en la ficha Aensaje entrante y Aostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos en la ficha Aensaje de error. $)e#!%o/ ;e desea validar un cuadro para que en la columna #antidad solo permita escribir n2meros enteros y positivos! Entonces% cuando se trate de escribir en una celda una cantidad como !J que es un numero decimal% deber aparecer un mensaje de error como el que se ve a la derec&a% impidiendo ingresar este n2mero! 7 2 3 ( * . 7 1 3 , + Personal Cantidad 'mpleados -!F Vigilantes -)ecretarias ,# Gerentes F >2cnicos $.! )upervisores Vendedores
-ara esto seleccionar el rango 1271G% llamar al men2 8atosH"alidacin% y elegir las opciones como se muestran en la siguiente ventana de dilogo7
Pg.
61
Nota.-
Cuando se especifi"ue el tipo de datos "ue se permiten, esto no afectar al formato. +ara dar formato a las celdas, como nmeros, fechas u horas, haga clic en el men 'ormato(Celdas y, a continuaci&n, haga clic en la ficha Nmero. Seleccione el formato "ue desee en el cuadro Categor*a y luego seleccione las opciones "ue desee. @na f&rmula para un l*mite puede evaluar los datos nicamente en la hoja de clculo en "ue se hayan configurado las restricciones. +ara utili ar en una f&rmula los datos de otra hoja de clculo, o de otros libros, introdu ca una referencia de celda para los datos e/ternos en una celda de la hoja de clculo activa o defina un nombre para los datos e/ternos en la hoja de clculo activa. 3a f&rmula puede hacer referencia a la celda o al nombre en la misma hoja de clculo. +or ejemplo, si los datos "ue desea utili ar en una f&rmula estn en la celda 25 de la primera hoja de clculo de un libro denominado +resupuesto./ls, puede definir el nombre DatosA(lidos en la hoja de clculo activa para "ue sea FG+resupuesto./lsH0oja!IJ2J5 y, posteriormente, introducir una referencia FBatosElidos cuando se especifi"uen los l*mites para los datos.
c. -ealizar una auditoria en un ran%o validado

-uede buscar entradas de celdas que no se ajusten a sus criterios y rodearlas automticamente con un crculo &aciendo clic en la opcin +odear con n c6rc %o datos no 3%idos< de la fic&a 0atos&@a%idaci2n de datos! $)e#!%o1 !.- $n una hoja de clculo escriba una lista de varios nombres de niKos y sus respectivas edades, tal como se muestra en la figura siguiente. =bserve "ue las edades de 3aura y Aiguel fueron escritas err&neamente.
Pg.
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Manual de Excel 2007 Avanzado $n este cuadro se desea verificar "ue las edades ya ingresadas de los niKos, no sean mayores de !# aKos. +ara esto, haga usted lo siguiente:
#.- Seleccionar el rango D#:DL y con el men DatosBAalidaci;n, elegir +ermitir Nmeros enteros entre un m*nimo de 8, y un m/imo de !#.
).- 3uego de validar, en la barra de herramientas 2uditoria haga un clic en el bot&n Rodear con un cCrculo datos no v(lidos , entonces aparecern marcadas con c*rculos rojos las cantidades incorrectas.
,.- Corrija entonces las edades de ambos niKos. 2 medida "ue corrija estas cantidades, observe "ue irn desapareciendo los c*rculos rojos "ue encerraban a las edades e"uivocadas.
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Manual de Excel 2007 Avanzado $)e#!%o2 En otro casoN suponga que se tiene un registro de ventas con la relacin de las facturas emitidas en un mes y se desea verificar que los n2meros de factura no aparezcan repetidos% en cuyo caso &abra que analizar el motivo del error y corregirlo% ya sea cambiando el numero de la factura por el correcto% o eliminando el registro de la factura por estar duplicada! !.- $n una hoja en blanco escriba los datos del 9egistro de Eentas "ue se muestra en la imagen siguiente:
, 7 2 3 ( * . 7 1 3 70 77 72 73 7( 7* 7. + C -E!I60-O #E 4EN0,6 NV 9actura &&-3&-,# &&-3&-,+ &&-3&-,+ &&-3&-,$ &&-3&-,F &&-3&-,0 &&-3&-,0 &&-3&-!& &&-3&-!&&-3&-!, &&-3&-!, &&-3&-!# )onto )*. -"!&+.&& )*. %-&.&& )*. -"!+#.&& )*. #!,.&& )*. 0!%.&& )*. !00.&& )*. !00.&& )*. ,,&.&& )*. -"-00.&& )*. $$F.&& )*. ,%$.&& )*. !F#.&&
9ec:a &,3Oct &,3Oct &!3Oct &!3Oct &!3Oct &!3Oct &!3Oct &#3Oct &#3Oct &#3Oct &%3Oct &+3Oct
'sta factura deAer5a ser la &&-3&-,%
'sta factura se repite 6 deAer eliminarse
La factura de aAajo deAer5a ser la &&-3&-!!
#.- $n este cuadro seleccionar todas las celdas con los nmeros de factura de la columna D, y con la ficha DatosBAalidaci;n de datos se valida segn como se muestra en la ventana de dialogo a continuaci&n: 3a f&rmula 51 DE1F verificar cuando dos celdas consecutivas se repitan. ).- 3uego de validar, haga clic en el bot&n de auditoria Rodear con un cCrculo los datos no v(lidos. 2 medida "ue se vayan corrigiendo los errores en los nmeros de las facturas, al igual "ue en el ejemplo anterior, los c*rculos rojos tambi7n se irn desapareciendo.
Pg.
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Ejercicio N :: Cons ltas de ;rod cci6n < Clc los de 0enta

;e tiene un cuadro de la produccin mensual de maz en varios departamentos del -er2% y otro cuadro de la venta de este maz para varios clientes! /l lado inferior del primer cuadro se quiere escribir formulas que permitan realizar diversas consultas respecto al cuadro de produccion! 0emas involucrados en este ejercico7 4ombrar rangos m2ltiples 9so del operador de interseccin (a funcin 3483$E#0O "alidacin de rangos 3ngreso simultneo de datos en las celdas (a funcin ;9M/$!;3 (a funcin $E-E03$ para crear barras
Para rea%iHar %as cons %tas de% c adro de !rod cci2n/ !.- Bar nombre de rango a cada fila y columna del cuadro de producci&n: Seleccionar 2):C!) y en la ficha 4ormulas usar el comando %rear desde la selecci;n, y luego 2ceptar #.- Bar nombre E$92N= al rango D,:B!), y =-=M= al rango $,:C!): ).- $scribir las siguientes f&rmulas: En D9#8 En D9G8 5Ma. %usco 5)6MA7AERANO %usco:
,.- Ealidar la celda D#! para elegir all* los meses de una lista desplegable
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Manual de Excel 2007 Avanzado Seleccionar la celda D#! y en la ficha Datos usar el comando Aalidaci;n de datos+ luego en la ventana de dialogo7 $n +ermitir, elegir: 3ista $n =rigen, escribir: FD):C) y 2ceptar 4.- Ealidar la celda C#! para elegir all* los lugares de una lista desplegable Seleccionar la celda C#! y en la ficha Datos usar el comando Aalidaci;n de datos+ luego en la ventana de dialogo7 $n +ermitir, elegir: 3ista $n =rigen, escribir: F2,:2!) y 2ceptar 5.- Ealide de igual manera las celdas D#) y C#), pero al validar la celda D#), en el rango origen escriba: Eerano,=toKo 6.- $scribir a continuaci&n las siguientes f&rmulas: En D298 En D2!8 5&ND&RE%HO7129: &ND&RE%HO7%29: 5)6MA7&ND&RE%HO712!: &ND&RE%HO7%2!::
Para rea%iHar %os c%c %os de 3enta de %a !rod cci2n/ L.- ;eleccionar el rango (L7(=M y escribir la formula8 5 &ND&RE%HO7I#: &ND&RE%HO7-#:J3K! y luego presionar %trl<Enter ?.- $scribir la siguiente f&rmula: En I208 5*)&7&K#8&K9F+&20+3K#83K9F: (uego copiar esta frmula &acia abajo! !8.-'inalmente escribir la f&rmula: En -208 5 REPEH&R7LML+I20B900000: 5El carcter m se escribe con las teclas /lt<2=K6 (uego copiar tambi:n esta frmula &acia abajo!
Pg.
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*. L'neas de 0endencia en los !r$ficos

a. /tilidad de las l'neas de tendencia
(as lneas de tendencia se usan para mostrar grficamente las tendencias de los datos y analizar los problemas de prediccin! Este anlisis tambi:n se denomina anlisis de regresin! Mediante el uso del anlisis de regresin% puede representarse una lnea de tendencia en un grfico ms all de los datos actuales para predecir los valores futuros! -or ejemplo% en el siguiente grfico se utiliza una lnea de tendencia simple que muestra la previsin para cuatro trimestres indicando una clara tendencia de aumento en los ingresos! 1edia #23i%![ 0ambi:n se puede crear una media mvil% que suaviza las fluctuaciones en los datos y muestra la trama o tendencia con ms claridad!
". 0ipos de %r$fico Sue ad iten l'neas de tendencias

-ueden agregarse lneas de tendencia a las series de datos en los siguientes grficos7 k k k k de reas 28 no apiladas% de barras% de columnas% de lneas% k k k de cotizaciones% de tipo iA 58ispersin6% y de burbujas!
4o pueden agregarse lneas de tendencia a las series de datos en los grficos J8% radiales% circulares% de superficie o de anillos!
Pg.
67
;i se cambia un grfico o una serie de datos de modo que ya no permita la lnea de tendencia asociada 5por ejemplo% si se cambia el tipo de grfico por un grfico de reas J8 o si se cambia la vista de un informe de grfico dinmico o de un informe de tabla dinmica asociado6% se perdern las lneas de tendencia!
c. ,%re%ar una l'nea de tendencia a una serie de datos

!.- $n el grfico, haga clic en la serie de datos en la "ue desea agregar la l*nea de tendencia o la media m&vil. #.- $n el men Crfico, haga clic en la opci&n 2gregar l*nea de tendencia. ).- $n la ficha -ipo, haga clic en el tipo de l*nea de tendencia de regresi&n o en la media m&vil "ue desee. Si se selecciona +olinomial, introdu ca en el cuadro =rden el valor potencial ms alto de la variable independiente. Si se selecciona Aedia m&vil, introdu ca en el cuadro +er*odo el nmero de per*odos "ue va a utili arse para calcular la media m&vil: $)e#!%o -ara analizar las proyecciones en un grfico de lneasN una vez creado el grafico se.alar con el puntero del mouse la lnea y llamar al men2 conte'tual con un clic derec&o del mouse% luego elegir la opcin 4gregar %6nea de tendencia!
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En la ventana de dilogo elegir en 0ipo de tendencia o regresin la opcin (ineal y en la fic&a Opciones marcar la casilla -resentar ecuacin en el grfico% luego U/ceptarV! ;e ver entonces en el grafico el siguiente resultado7
5;i se reemplaza E'F en la ecuacin por el numero del mes se obtienen los pronsticos de las ventas de esos meses!6 ;i luego de tener la lnea de tendencia en el grafico% se ingresan los valores de venta de los meses faltantes% la lnea de tendencia as como la ecuacin se ajustaran en el grfico actualizndose a estos nuevos valores! -osteriormente se puede agregar formato a los elementos del grafico% as como a la lnea de tendencia y a la ecuacin en el grafico% tal como se ve en la figura! Otras formas en las que se puede mostrar el mismo anlisis de ventas con la lnea de tendencia se muestran a continuacin en los grficos siguientes7 En un grfico de jreas7
En un grfico de 1arras7 0enga en cuenta lo siguiente7 ;i se agrega una media mvil a un grfico iA 58ispersin6% la media mvil se basar en el orden de los valores i trazados en el grfico! -ara obtener el resultado
Pg.
69
Manual de Excel 2007 Avanzado deseado% puede ser necesario ordenar los valores i antes de agregar una media mvil! (as lneas de tendencia no se mantienen en los informes de grfico dinmico si se modifica la vista del grfico o de su informe de tabla dinmica asociado! /ntes de agregar lneas de tendencia u otros elementos de formato a un informe de grfico dinmico% aseg2rese de que el dise.o es satisfactorio!
Pg.
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.. /so de los co andos Copiar I Pe%ar co o i a%en

a. Para Copiar I Pe%ar una i a%en co o 4'nculo
Este comando podr capturar cualquier rango de celdas en el cual e'istan datos% grficos o dibujos y convirtiendo dic&o rango en una imagen podr pegarlo en cualquier lugar del documento como un vnculo de actualizacin automtica! !.- Seleccionar el rango de celdas conteniendo los datos u objetos "ue desea tomar copiar y pegar como imagen. #.- +resionar CtrlNC para copiar el rango. ).- Seleccionar la celda en donde desee ubicar la imagen. ,.- $n la ficha &nicio elija el comando PegarB%omo imagenBPegar vCnculos de imagen ).- 'inalmente presionar G$scH. Este objeto no se comporta como cualquier otra imagen% pues ella siempre estar delante de todos los objetos en la pantalla! 0ampoco se podr agrupar con otros objetos de dibujo o imgenes! /unque si podr cambiarse su posicin y tama.o! $)e#!%o En este ejemplo se &a copiado las celdas que contienen el tipo de cambio del dlar y del Euro% y se lo &a pegado como imagen con vnculo encima del cuadro de embarques! (a imagen mantendr actualizado el valor del dlar cada vez que este sea cambiado en las celdas origen en donde estn escritas originalmente!
Nota.-
Si el contenido del rango al "ue se ha copiado es modificado, entonces la imagen tambi7n cambiar, actuali ndose automticamente a esos cambios.
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". Para Copiar I Pe%ar una i a%en no actualiza"le

Este comando es parecido al anterior% pero la imagen que se logre pegar no ser de actualizacin automtica! !.- Seleccionar el rango de celdas conteniendo los datos u objetos "ue desea tomar copiar y pegar como imagen. #.- $n la ficha &nicio elija el comando PegarB%omo imagenB%opiar como imagen
2parecer la siguiente ventana de dilogo: $lija la opci&n %omo en pantalla+ si desea capturar del rango seleccionado todos los objetos visibles en 7l, o sino1 la opci&n %omo en impresora+ si "uiere capturar solo los objetos "ue ser*an impresos en la impresora. ).- Seleccionar la celda en donde desee ubicar la imagen. ,.- $n la ficha &nicio elija el comando PegarB%omo imagenBPegar como imagen 4.- 'inalmente presionar G$scH. / diferencia del objeto pegado como vinculo% este objeto se comporta como cualquier imagen% y entonces podr ubicarse delante o atrs de cualquier objeto% as como agruparse con ellos% adems de cambiar su tama.o y posicin a voluntad!
Pg.
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7. La Pro%ra acin en Excel

(a palabra M/#$O est muy ligada a las &ojas de clculo desde &ace muc&os a.os atrs en la :poca en que (otus =2J reinaba en el mundo de las microcomputadoras de escritorio! 9na M/#$O% no es sino una secuencia de ordenes escritas en los arc&ivos de las &ojas de calculo para que se encarguen de realizar automticamente aquellas acciones que son repetitivas en el manejo de nuestros datos! Esto es% si en un trabajo en la &oja% es necesarios realizar una secuencia de tareas y mas tarde &ay que repetir esta secuencia otra vez% y luego otra vezN convirti:ndose esto en una rutinaN entonces es cuando se &ace necesario recurrir a una M/#$O! O sea% un programa que automatice las acciones para no tener que &acerlas cada vez nosotros en cada ocasin! En (otus=2J y en Cuattro -ro que fueron dos &ojas de calculo muy populares en 8O;% as como en las versiones iniciales de E'cel% la programacin de las Emacro instruccionesF se escriban usando una serie de cdigos o palabras reservadas que eran propias 2nicamente de :stas aplicaciones! -ero% a partir de la versin M!0 de E'cel% Microsoft recurre al lenguaje de "isual 1asic para escribir sus programas en &ojas de mdulo que se ane'an en forma transparente a los libros de E'cel% recurriendo para ello al Editor de "isual 1asic para /plicaciones
a. Para activar la fic:a Pro%ra ador

Esta es una fic&a adicional muy necesaria si es que se quiere trabajar con macros en E'cel! -ara activarla &aga lo siguientes7 !.- 3lamar al men de =ffice y hacer clic en el bot&n =pciones de $/cel. #.- 2ctivar la casilla Aostrar ficha del +rogramador en la cinta de opciones.
". /so de la %ra"adora de
acros
/ pesar que la programacin se realiza internamente utilizando el lenguaje de "isual 1asic% no es necesario que los usuarios de E'cel sepan necesariamente el uso de este lenguaje! A esto es as% gracias a que e'iste la posibilidad de que se puedan grabar las acciones que necesitamos utilizando para ello una grabadora de macros% la cual almacena en memoria todas las acciones a grabar% e internamente convierte a estas en un programa en "isual 1asic!
Pg.
73
Manual de Excel 2007 Avanzado -ara crear una macro &aciendo uso de la grabadora de macros se siguen los siguientes pasos7 !.- $n la ficha +rogramador hacer clic en el comando Crabar macro.
#.- $n la ventana de dilogo "ue aparece escribir un nombre para la macro a grabar. $ste nombre no deber contener espacios en blanco. ; luego haga clic en 2ceptar.
).- 2l aparecer el bot&n cuadrado a ul en el lado i "uierdo de la barra de estado1 reali ar cuidadosamente y en forma secuencial, todas las acciones "ue se desean grabar. ,.- +ara finali ar la grabaci&n hacer un clic en el comando Detener gra/aci;n de la ficha Programador, o en el cuadrado a ul de la barra de estado.
Pg.
74
Nota.-
3as macros al ser creadas pueden grabarse en el libro actual, como se puede apreciar en la ventana de dialogo anterior en la opci&n: Este li/ro , con lo cual la macro solo funcionar en ese libro1 o tambi7n se pudo elegir en la ventana de dilogo la opci&n: 3i/ro de macros personal, para cuyo caso la macro podr*a funcionar tambi7n en todos los libros de $/cel1 sin embargo, hay "ue tener cuidado con esto, pues si se graba en el libro de macros personal esto har "ue dicha macro y todas las "ue se encuentren all* sean cargadas en memoria 92A cada ve "ue se ingrese a $/cel, restando con ello memoria al computador.
9na vez creada% veamos a continuacin como se &ace para que la macro funcione7
c. E8ecucin de una
acro
9na macro puede ejecutarse con el men2 )erramientasHMacroHMacros% y en la ventana de dialogo% seleccionar su nombre y luego elegir el botn Ejecutar! ;in embargo% un modo mas controlado y fcil de ejecutar una macro es asignndola a un elemento de imagen% como puede ser a un dibujo de /utoformas% a un botn de &erramientas personalizado o incluso &asta a un grfico! -ara asignar una macro a un botn de /utoformas realizar lo siguiente7
!.- SeKalar con el mouse el borde del bot&n y hacer un clic derecho para llamar al men conte/tual #.- $n el men elegir la opci&n 2signar macro. ).- Seleccionar el nombre de la macro de la lista y luego clic en 2ceptar. ,.- 'inalmente haga clic fuera del bot&n para liberar la selecci&n.
Pg.
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Ejercicio N =: Macro >ara !over datos

;e va &a crear una macro que separe de una lista de socios a las mujeres% poni:ndolas en una columna a la derec&a de los &ombres7
!.- +ara reali ar esto, primero seleccione la celda D, "ue contiene el nombre de Aar*a.
#.- $n la ficha +rogramador hacer clic en el comando Crabar macro.
#.- $n la ventana de dilogo "ue aparece escribir Mu,eres como nombre para la macro a grabar. ; en la casilla A7todo abreviado escribir la letra OmP. 3uego haga clic en 2ceptar.
#.- 2l aparecer el bot&n de OBetener grabaci&nP en la barra de estado, reali ar lo siguiente:
Pg.
76
+resionar CtrlNC Seleccionar la celda de la derecha :C,< +resionar $nter :para pegar< 9egresar a la celda de la i "uierda :D,< +resionar GSuprH :para borrar la celda< Dajar el puntero una celda :a la celda D4<
).- 'inalmente terminar la macro con el bot&n Detener gra/aci;n.
d. Para e8ecutar una
acro con la tecla de )Wtodo a"reviado
El modo permite ejecutar la macro en cualquier momento apenas se presione #trl < la tecla que se eligi como m:todo abreviado! -ara probar ejecutar la macro del ejemplo anterior% primero regrese manualmente el nombre de Mara a la celda 1S! (uego ubicar el puntero en la celda 1S% y luego presione #trl<m para ejecutar la macro! #omo podr ver% la macro funciona perfectamente desplazando el nombre de Mara a la columna de las mujeres! -ero no va &a funcionar as de bien cuando queramos mover los nombres de las dems mujeres! / continuacin% ubique el puntero sobre el nombre de la siguiente mujer en 1L y vuelva a presionar #trl<m para que la macro mueva a #laudia &acia la derec&a! -ero en esta ocasin% como ve% no ocurre lo que esperbamos! En vez de mover a #laudia &acia la derec&a% la &a movido encima de Mara!
@-or qu: la macro &a &ec&o estoPB Aeamos lo 2ue 0a sucedido8 #uando una macro graba las acciones que le indicamos% repetir estas mismas acciones e'actamente de la misma manera en que fueron grabadas!
Pg.
77
Manual de Excel 2007 Avanzado #uando prendimos la grabadora de macros% E'cel aprendi a copiar el contenido de la celda actual en la celda #S y luego a borrar la celda 1S! /l ejecutar la macro para #laudia% esta fue copiada 5seg2n &aba aprendido E'cel6 a la celda #S% y luego borr la celda 1S! (o que debimos &acer entonces al grabar la macro fue decirle a E'cel que utilice referencias re%ati3as y no referencias absolutas% al momento de desplazarse de una celda a otra!
e. Para %ra"ar una
acro /sando -eferencias -elativas
"amos entonces a volver a grabar la macro% pero esta vez usaremos referencias relativas! )aga entonces lo siguiente7 !.- Seleccione una celda "ue contenga el nombre de una mujer. #.- $n la ficha +rogramador hacer clic en el comando 6sar re$erencias relativas y luego clic en el comando Nra/ar macro.
#.- $n la ventana de dilogo "ue aparece escribir Mu,eres2 como nombre para la macro. ; en la casilla A7todo abreviado escribir la letra OrP. 3uego haga clic en 2ceptar.
#.- 2l aparecer el bot&n de OBetener grabaci&nP en la barra de estado, reali ar lo siguiente: +resionar CtrlNC
Pg.
78
Manual de Excel 2007 Avanzado Seleccionar la celda de la derecha +resionar $nter :para pegar< 9egresar a la celda de la i "uierda +resionar GSuprH :para borrar la celda< Dajar el puntero una celda
).- 'inalmente terminar la macro con el bot&n Detener gra/aci;n. A0ora si8 @bi"ue el puntero sobre el nombre de cual"uier mujer y presione las teclas CtrlNr, y ver "ue la macro ya funciona a la perfecci&n, y as* lo har para todas las dems mujeres.
f. /so del Editor de 4isual +asic

-ara la macro del ejemplo anterior% el programa o subrutina que &a grabado E'cel est escrito en una &oja de Modulo insertada dentro del libro actual de E'cel! -ero este programa no se puede ver estando en la &oja de clculo% sino que es necesario ingresar a otra ventana de aplicacin llamada Editor de "isual 1asic para poder verlo all!
%. Para in%resar al Editor de 4isual +asic

;e puede &acer de dos formas7 i! En la fic&a del Progra#ador usar el comando @is a% Casic% P ii! En la fic&a del Progra#ador usar el comando 1acros% elegir el nombre de la macro 1 )eres y luego clic en el botn 1odificar!
Pg.
79
(a ventana de "isual 1asic aparecer en la pantalla% y mostrar al lado izquierdo un rbol ramificado del proyecto (ista de ;ocios% el cual contiene varias &ojas de calculo y una &oja de Modulo! /l lado derec&o de la ventana se observan las dos macros grabadas7 Mujeres y Mujeres2! Observe la diferencia entre la primera macro grabada con referencias absolutas y la segunda que se grab usando referencias relativas! (a primera macro menciona e'actamente las coordenadas de celda que se usaron en la grabacin% en cambio la segunda macro utiliza la palabra Offset para referirse a las celdas donde se desplazar el puntero de celda al ejecutar la macro!
Macro Macro con con referencias referencias absolutas! absolutas!
Macro Macro grabada grabada usando usando referencias referencias relativas! relativas!
-ara pasar de la ventana de "isual a la ventana de E'cel y viceversa% puede presionar las teclas /lt<+==!
Pg.
80
Ejercicio N 1?: /cciones re>etitivas con !acros

)ay ocasiones en que se necesita en la &oja de calculo repetir un grupo de acciones muc&as veces para diferentes rangos de celda! En estos casos es cuando las macros nos sern de gran ayuda! ;uponga que se dispone de una lista diaria de clientes que asisten durante un mes a realizar sus compras a una zapatera% y se desea ordenar esta lista en grupos semanales% y cada semana ordenada descendentemente seg2n la cantidad de clientes asistentes! 9na vez ordenada cada semana en orden descendente poner en negrita y de color rojo la cantidad ma'ima de personas que asistieron en cada semana! "eamos como se soluciona este caso con ayuda de las macros7 1ra Parte/ %rear la ta/la de clientes 2ue asisten a una zapaterCa. !.- $n una hoja en blanco escriba lo siguiente:
#.- Seleccionando la celda 24, llame al men 'ormato(Celdas y en la ficha Nmero, categor*a personali ada, diseKe el siguiente formato en la casilla -ipo: ddd dd ### 3a fecha aparecer como: 1i> 01 ? n ).- 3uego con el /ot;n derec0o del mouse arrastre el cuadro de relleno de la celda 24 hasta llegar a la celda 2#5, y cuando al soltar el bot&n del mouse apare ca un men conte/tual, elegir la opci&n Rellenar dCas de la semana, para copiar la serie de d*as laborales del mes de Qunio. :Solo aparecern 4 d*as laborables en cada semana<
Pg.
81
Manual de Excel 2007 Avanzado (uego en la columna 1 vamos a escribir la cantidad de personas que asistieron cada da a la zapatera! -ara simular la cantidad de personas vamos a &acer que E'cel escriba n2meros al azar entre =0 y =M07 ,.- $scriba la siguiente formula en la celda D4: ;10-$5*$+O74,$4*O+"O79T1409 M![ /&ora copie esta formula &aciendo doble clic en el cuadro de relleno! (uego convierta el resultado de estas formulas en valores7 5.- Seleccione el rango D4:D#5 y elija el comando %opiar, luego en el men Pegado especial, mar"ue la opci&n Aalores y 2ceptar. 'inalmente G$scH.
2da Parte/ Dividir las personas descendentemente.
en
grupos
semanales
ordenados
#omo se e'plic al principio% se desea una macro que &aga lo siguiente7
6.L.?.-
+rimero seleccione la celda 2L. 3lame al comando Nra/ar nueva macro de la ficha Programador Como nombre para la macro escriba la palabra Nrupos y como letra de m7todo abreviado escriba la letra >O>. 3uego 2ceptar
Pg.
82
Manual de Excel 2007 Avanzado !8.- Eerifi"ue "ue se encuentre activo el comando @sar referencias relativas. !!.- 3uego realice los siguientes pasos: $n la ficha %nicio usar el comando &nsertarB&nsertar $ilas de 0o,a Seleccionar la celda 26 y presionar las teclas CtrlNR para seleccionar la regi&n actual :24:D6< 3lamar al comando Batos(=rdenar y elegir ordenar por Columna D, en orden Bescendente y verifi"ue "ue No se considere tener fila de encabe amiento. 3uego haga clic en el bot&n 2ceptar.
Seleccionar la celda D4 y ponerla en Negrita, y de color de fuente 9oja. Seleccione la celda 2!, y haga un clic en el bot&n Detener gra/aci;n.
!).- Cuarde el libro con el nombre de archivo Asistencia. #on esto ya tendremos ordenado el primer grupo de los das correspondientes a la primera semana de Iulio! A como el puntero de celda se encuentra en /=S% solo bastar con presionar las teclas #trl<n para ejecutar la macro y que esta se encargue de ordenar el grupo de la segunda semana% y as sucesivamente &asta terminar con el resto del mes!
Pg.
83
Ejercicio N11: +es ltados de na Enc esta

;e desea averiguar cuales son las preferencias de las personas al elegir la marca de televisores que van a comprar! -ara ello se &a dise.ado una encuesta con una muestra de varias personas que van a ser encuestadas en diferentes distritos de la capital de (ima% y de la provincia constitucional del #allao! 1ra Parte/ 0ise8o de %os c adros de ingreso de datos J c%c %o de res %tados !.- $n la 0oja! de un nuevo libro diseKe el cuadro "ue se muestra a continuaci&n:
#.- $n la 0oja# del mismo libro anterior diseKe este otro cuadro de Resultados de la Encuesta, y luego dele formato a las celdas tal y como se muestra en la figura siguiente. ).- $scriba estas formulas en la siguientes celdas: En 3M7 En 1JS7 En 1JM7 En 1JM7 En 1JM7 c;9M/51M7)M6 c;9M/51M71JJ6 c;353JSc0%0%1JSHZ3JS6 c;9M/53M73JJ6 c;9M/51JM7)JM6 3uego copie esta f&rmula hacia abajo hasta la fila )). copie esta f&rmula hacia la derecha hasta la columna 0. copie tambi7n esta f&rmula hacia la derecha hasta la columna 0.
Pg.
84
Manual de Excel 2007 Avanzado S![ 8efinir los siguientes nombres de rango en ambas &ojas7 En la )oja=7 En la )oja27 1J (ugar /M7/JJ 8istritos 1S7b=0 8atos /S73JM #uadro
4.- $n la 0oja! escriba tambi7n el siguiente cuadro de porcentajes con estas f&rmulas en sus celdas: En 1=J7 En 1=S7 En 1=M7 c)oja2\1ZJM c)oja2\#ZJM c)oja2\8ZJM
Pg.
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Manual de Excel 2007 Avanzado En 1=L7 En 1= 7 En 1=G7 En 1=K7 En 1207 c)oja2\EZJM c)oja2\+ZJM c)oja2\*ZJM c)oja2\)ZJM c;9M/51=J71=K6
#omo puede verse a trav:s de las anteriores formulas% este cuadro muestra los totales acumulados de todos los distritos del cuadro de resultados de la )oja2% que como en el aun no &ay datos% entonces los porcentajes en la )oja= son de 0o! ;in embargo cuando se empiecen a ingresar los datos de las encuestas% entonces aqu aparecern los respectivos porcentajes totales! 5.- $n la 0oja# escriba los siguientes datos para el distrito de 2nc&n:
$egrese a la )oja= y en el cuadro de porcentajes aparecern automticamente los resultados para cada una de las marcas de 0elevisor!
Pg.
86
Manual de Excel 2007 Avanzado 6.- $n la 0oja! seleccione el rango 2!#:D!? y cree un grfico de columnas como el "ue se muestra a continuaci&n. = si usted lo desea diseKe cual"uiera de los tipos de grafico "ue ya conocemos pero "ue muestre los porcentajes de cada uno de las marcas de televisor.
L.- 'inalmente en la 0oja! seleccione la celda D), llame al comando DatosBAalidaci;n y en la casilla Per#itir elija la opci&n ,ista, luego en la casilla Origen escriba ;0istritos, y luego 2ceptar. ?.- Cuarde este archivo en disco con el nombre $nc esta.
Pg.
87
Manual de Excel 2007 Avanzado 2da Parte/ Crear na #acro !ara ingresar %os datos de %as enc estas !.- $n la celda D) de la 0oja! elija con la lista desplegable el nombre de uno de los distritos. +or ejemplo el distrito de DreKa.
#.- Seguidamente escriba para DreKa las cantidades de personas "ue al ser encuestadas dijeron "ue comprar*an televisores de cada una de las marcas. / continuacin vamos a utilizar la grabadora de macros para los datos que se &an escrito para el distrito de 1re.a en la )oja= sean copiados en el cuadro que se encuentra en la )oja2! Esto significa que la macro deber seleccionar el rango de celdas 1S7b=0 5llamado 8atos6% y copiarlos en la )oja2 y en las celdas que se encuentran a la derec&a del distrito llamado 1re.a! ).,.4. 3lame al comando Nra/ar nueva macro $scriba como nombre para la macro la palabra %opiarDatos y luego 2ceptar Seguidamente realice los sigyuientes pasos: Seleccionar el rango llamado Batos 0acer un clic en el bot&n de herramientas %opiar, o sino presione %trl<%. +asar a la 0oja# y seleccionar la celda 2!.
Pg.
88
Manual de Excel 2007 Avanzado en la ficha &nicio usar al comando 1uscar . seleccionarB1uscar y en la casilla 1uscar escriba la palabra 1rePa, hacer un clic en el bot&n 1uscar siguiente y luego clic en el bot&n Cerrar.
$sto har "ue el puntero de celda se ubi"ue sobre la celda "ue contiene el nombre del distrito de DreKa. Eerifi"ue "ue se encuentre activo el bot&n de herramientas +eferencia re%ati3a :sino hacer un clic sobre 7l para activarlo< @tili ando el teclado presione una ve la tecla de despla amiento a la derecha. 3lamar al comando PegarBPegado especial, y en la ventana de dilogo elija la opci&n Aalores y adems mar"ue la casilla Hransponer, luego 2ceptar 2hora nuevamente desactivar el bot&n de herramientas +eferencia re%ati3a. 0acer un clic en la celda 2!. 9egresar a la 0oja! y presionar la tecla $sc Eerificar "ue se encuentre seleccionado el rango llamado Batos :celdas 2,:2!8< y escribir la siguiente f&rmula: ;CIAC4+@7C`3<C adro<F",47449W2<09 y seguidamente presionar la combinaci&n de teclas %trl<Enter con la finalidad de "ue la formula ingrese a la ve en todas las celdas del rango Batos. 5.Seleccionar la celda D). 'inalmente hacer un clic en el bot&n Detener gra/aci;n. 3uego asigne la macro %opiarDatos "ue acaba de crear al grfico "ue se encuentra en la 0oja!. +ara esto hacer un clic derecho dentro del grfico y con la opci&n Asignar macro elija la macro Co!iar0atos y 2ceptar. 3uego haga un clic en cual"uier celda fuera del grfico para liberar su selecci&n. +resione las teclas Ctr%-G para guardar el archivo.
6.-
Pg.
89

Nota.Si en la celda D) se elije el nombre de un distrito, aparecern entonces los datos de la encuesta de ese distrito "ue hayan sido copiados en la 0oja#, como ocurre con los distritos de 2nc&n y DreKa donde ya se copiaron sus datos, y para los dems distritos "ue aun no tienen datos aparecern las celdas con los valores de cero. $sto se debe a las f&rmulas DuscarE "ue se escribieron en el rango llamado Batos. Be ese modo se podr saber de "ue distritos ya se han ingresado los datos de su encuesta y de cuales otros aun faltan ingresar.
Sin embargo, como la grabadora de macros graba e/actamente todas las acciones "ue uno reali a, entonces cada ve "ue se ejecute la macro, 7sta siempre copiar los datos de las encuestas para el distrito de DreKa e ignorar los dems distritos por"ue as* se grabaron las instrucciones en la macro. +ara modificar esto hay "ue ingresar al editor de Eisual Dasic y alli modificar la instrucci&n correspondiente. L.3lamar al comando Macros de la fic&a Programador ?.Seleccionar en la ventana de dialogo el nombre de la macro %opiarDatos y luego hacer un clic en el bot&n Modi$icar "ue se encuentra a la derecha de la ventana. Esto abrir el Editor de "isual 1asic y mostrar en una &oja de mdulo a la macro %opiarDatos semejante a la que se muestra a continuacin7
Sub Macro1() ' ' Macro1 Macro ' Macro grabada el 18/09/2008 por Daniel Zegarra ' Application.Goto e!erence"#$Dato%$ Selection.&op' S(eet%($)o*a2$).Select ange($A1"+1$).Select &ell%.,ind(-(at"#$.re/a$0 A!ter"#Acti1e&ell0 2oo3+n"#4l,or5ula%0 6 2oo3At"# 4l7art0 Searc(8rder"#4l.' o9%0 Searc(Direction"# 6 4l:e4t0 Matc(&a%e"#,al%e0 Searc(,or5at"#,al%e).Acti1ate Acti1e&ell.8!!%et(00 1). ange($A1$).Select Selection.7a%teSpecial 7a%te"#4l7a%te;alue%0 8peration"#4l:one0 6 S3ip.lan3%"#,al%e0 <ran%po%e"#<rue ange($A1"+1$).Select S(eet%($)o*a1$).Select Application.&ut&op'Mode # ,al%e Selection.,or5ula 1&1 # $#;288=>7( ?&0&uadro0 8-( &@A1B)A200)$ ange($.?$).Select Cnd Sub
!8-- Dus"ue la instrucci&n "ue contiene el nombre del distrito de LCre8a= y reemplcela por la instrucci&n +ange7=, gar=9 tal y como se muestra a continuaci&n:
&ell%.,ind(-(at"# 6 ange($2ugar$)0 A!ter"#Acti1e&ell0 2oo3+n"#4l,or5ula%0
Pg.
90
Manual de Excel 2007 Avanzado !!.- 9egrese a la 0oja! de $/cel y vuelva a guardar el archivo presionando las teclas %trl<N.
#on esto ya estamos listos para ingresar los datos de la encuesta de cualquier otro distrito! +or ejemplo haga lo siguiente: $lija en la celda D) el nombre de algn otro distrito "ue an no tenga datos :debern aparecer las celdas con los valores en cero<. 3uego escriba encima de los ceros, los datos de la encuesta en ese distrito. 2 continuaci&n seKale con el mouse el grafico de la 0oja! y haga un clic para ejecutar la macro, con lo cual los datos escritos se copiarn en el cuadro de la 0oja#. / medida que vaya ingresando as los datos de las encuestas de los dems distritos% el grafico ira mostrando los resultados en porcentajes acumulados de todos estos distritos!
Pg.
91
Pr$ctica de La"oratorio NV7 Objetivos7

9so de funciones de fec&a y formatos de fec&a +unciones ;3 anidadas% y la funcin E;49ME$O #rear +ormatos personalizados 9so de +ormatos condicionales #reacin de 0ablas dinmicas
1ra ;arte:
Control de C entas >or ;a7ar
=! /brir el arc&ivo C entas !or Pagar.:%s que le dar el profesor en clase!
/ trav:s de este cuadro se desea controlar los pagos que &ay que realizar a unos proveedores con los cuales se tiene contradas varias deudas! -ara lograr esto se debe realizar lo siguiente7 2! Escribir el la celda C4 la siguiente formula7 ;*$B*O7C4<D###D9 (uego alinear al centro el resultado de la formula y copiarla &acia abajo con el cuadro de relleno En la columna P%aHo en d6as7 /qu debe calcularse la cantidad de das que faltan para que se venza el plazo de pagoN y si este ya est vencido mostrar de color rojo y entre par:ntesis la cantidad de das vencidos! Este clculo se &ace restando la fec&a de vencimiento menos la fec&a del da actual! ;in embargo si
Pg.
92
Manual de Excel 2007 Avanzado la deuda ya fue cancelada% el clculo se &ar restando la fec&a de vencimiento menos la fec&a de pago de la deuda! J! En la celda 8S% escribir la siguiente formula7 ;A"7$A5I1$+O7"49<C4W"4<C4W'OQ799 (uego de escribir la formula aparecern numerales dentro de la celda WWWWWWW % entonces &aga usted lo siguiente7 S! ;eleccione el rango 04/019 y llamando a la ventana de dialogo 4ormato de %eldas% en la fic&a 42mero elegir la categora 42mero% con cero decimales y elegir que las cantidades negativas se muestren entre par:ntesis y de color rojo!
Cero Cero deci#a%es deci#a%es
$%egir %a $%egir %a Categor6a Categor6a 5G#ero 5G#ero
5G#eros negati3os entre 5G#eros negati3os entre !ar>ntesis J de co%or ro)o !ar>ntesis J de co%or ro)o
En la columna "nter>s7
#alcular aqu el inter:s que &ay que pagar solo cuando se e'cede la fec&a de pago! El clculo se realizar en esta ocasin con un inter:s de tasa efectiva seg2n la siguiente frmula7
% = C 5= + i 6 t C
8onde7
" C i t
7 3nter:s a pagar 7 Monto de la deuda 7 0asa de inter:s diaria 50!0JK o6 7 8as vencidos
M! En la celda F4 de la &oja #9E40/;% escribir la siguiente frmula7 ;A"704M0<$4T71- 0.039a9b4CA7049W$4<DD9 (uego al resultado de la formula darle el formato de moneda y copiarla &acia abajo con el cuadro de relleno
Nota.Si an no se cumple la fecha de vencimiento del pago, la f&rmula anterior escribir en la celda un te/to vac*o OP.
En la columna *O*4,7
#alcular la suma del Monto ms el 3nter:s7
Pg.
93
L! En la celda G4 de la &oja #9E40/;% escribir la siguiente formula7 ;AI147$4/F49

Nota.Se usa la funci&n )6MA en lugar de la f&rmula ;$4-F4, por"ue si en la celda ', hay el te/to vac*oPP, el resultado de la formula dar*a el mensaje de error SE23=9I. $n cambio la funci&n S@A2 ignora los te/tos y solo suma los datos num7ricos del rango.
En la columna $stado7 pagado vencida vence &oy por vencer
/qu debern aparecer diferentes mensajes de te'to dependiendo de las condiciones en que se encuentre el pago de cada deuda! (os mensajes sern los siguientes7 ;i e'iste una fec&a de pago en la columna 37 +ondo de la celda color celeste y en negrita ;i ya se cumpli la fec&a de pago7 +ondo de la celda color rojo con letras blancas y en negrita ;i la fec&a actual coincide con la fec&a de vencimiento7 +ondo de la celda color amarillo y en negrita ;i la deuda vence dentro de los das a partir del da actual7 +ondo de color verde claro y en negrita
-ara lograr esto% &aga usted lo siguiente7 ! En la celda )S7 escribir la formula siguiente7 ;A"7$A5I1$+O7"49<D!agadoD<A"704M0<D3encidaD<A"704;0<D3ence hoJD< A"704M7<D!or 3encerD<DD9999 G! (uego seleccione el rango de celdas )S7)=K y con la fic&a "nicio&For#ato condiciona%&4d#inistrar reg%as% y en la ventana de dialogo &acer clic en el botn E5 e3a reg%aRF para definir asi cada una de las cuatro reglas que se necesitan7
Pg.
94
K! +inalmente en la celda /= se debe escribir la siguiente formula para que muestre siempre all la fec&a del da actual7 ;=CI$5*4A PO+ P4G4+ a% =]*$B*O7'OQ79<Ddd&##&JJJJD9
Pg.
95
2da ;arte: 2abla %in!ica >ara +es !en de C entas >or ;a7ar
=0! ;eleccione una de las celdas del cuadro y con la fic&a "nsertar&*a(%a din#ica% dise.e la siguiente tabla dinmica ubicndola en una &oja nueva7 ==! (a 0abla dinmica mostrar entonces el resumen acumulado de todas las deudas seg2n los proveedores y seg2n el estado en que se encuentren los pagos% tal como se muestra a continuacin7
Pg.
96
Pr$ctica de La"oratorio NV 2 Objetivos7

k k k k k k k k 9so de nombres de rango en formulas y opciones de men2 +iltros avanzados "alidacin de entrada de datos Empleo de las funciones7 19;#/$"% E;1(/4#O% ;9M/$!;3!% E;!-/$% E;!3M-/$ +rmulas Matriciales #reacin de grficos y lneas de tendencia 9so de la *rabadora de Macros 9so de formatos condicionales
1ra ;arte:
Creaci6n del c adro Movi!ientos de /l!ac@n
=! ;e va &a confeccionar el siguiente #uadro de Movimientos de un /lmac:n de "e&culos% para lo cual siga los pasos que se indican mas adelante!
2! En una &oja de clculo de E'cel escriba los ttulos% cdigos y nombres de los ve&culos del cuadro E'istencia en /lmac:n! (uego dele formato a los ttulos% y cpielos &acia abajo% tal y como se muestra a continuacin7
Pg.
97
J! 8e nombre al siguiente rango de celdas7 /J7+ 0/1(/ S! ;eleccione el rango /=27/M0 y con la fic&a 0atos&@a%idaci2n de datos% permitir que solo se ingresen datos seg2n la lista ubicada en el rango /S7/ ! (uego ingrese el cdigo de ve&culos )-[=0= en la celda /=2 utilizando la lista desplegable de esta celda! M! En la celda 1=2 escriba la siguiente frmula7 ;A"7$AC,45CO74129<==<CIAC4+@7412<ta(%a<2<099 L! (lene las celdas de ingreso y salida de ve&culos en las celdas 8=2 y E=2% con los datos que se muestran en la imagen anterior! ! En la celda +=2 escriba la siguiente frmula para calcular el saldo de almac:n de cada ve&culo a medida que se registran sus movimientos! ;AI14+.A"7C`12/C12<C12<0`12/0129WAI14+.A"7C`12/C12<C12<$`12/$129 G! -ara convertir el cuadro de movimientos de almac:n en una tabla% &aga lo siguiente7 ;eleccione el rango /==7+=2 y presione #trl<C% luego /ceptar! ;eguidamente con la fic&a 0atos&Fi%tro desactive los botones de filtro de la fila ==! A finalmente en la fic&a 0ise8o elegir de la galera el $sti%o de ta(%a #edio 15!
K! /&ora ingrese los datos de movimientos de almac:n de la fila =J% tal como se ve a continuacin7
Pg.
98
Manual de Excel 2007 Avanzado =0! /&ora vamos a dar nombre de rango a cada columna de datos de los movimientos de almac:n% para lo cual &aga usted lo siguiente7 ;eleccionar el rango /==7+=J y en la fic&a F2r# %as elegir el comando Crear desde %a se%ecci2n7 En la ventana de dilogo que aparece% desactive la casilla Co% #na iH. ierda y luego /ceptar! ==! ;eguidamente ingrese los datos de movimientos de los ve&culos &asta la fila JM tal y como se muestra a continuacin! A cuando lo &aga ver que solo deber ingresar en cada fila el cdigo% la fec&a% el ingreso y la salida! El nombre del ve&culo y el saldo lo ingresar automticamente E'cel!
=2! *uarde el libro en disco dndole al arc&ivo el nombre7 4%#ac>n de @eh6c %os!
Pg.
99
2da ;arte: Creaci6n de la 2abla de E3istencia < 5r#ico de Movi!ientos >or 0ehAc lo
=J! -ara obtener la ultima fec&a de movimiento de un ve&culo% escriba la frmula matricial siguiente7 En C4 ;14B7A"7@ehic %o;C4<Fecha99
#uando termine de escribir la formula anterior presione Ctr%-Ahift-$nter para que ingrese como una formula matricial! Esta frmula se ver entonces en la barra de formulas encerrada entre llaves% de la siguiente manera7 S;14B7A"7@ehic %o;C4<Fecha99U =S! -ara obtener los saldos de almac:n de cada ve&culo% escriba las frmulas siguientes7 En 04 En $4 En F4 ;AI14+.A"7@ehic %oNC4N"ngreso9 ;AI14+.A"7@ehic %oNC4NAa%ida9 ;04W$4
#opie luego estas J 2ltimas frmulas &acia abajo para los dems ve&culos! (a &oja deber verse entonces as!
=M! #rear luego el grfico de columnas tal como en la figura anterior! -ara esto seleccione los rangos 1J71 y 8J7+ y luego convi:rtalos en un grafico de columnas utilizando la fic&a "nsertarH*rafico de Co% #nas. 5el grfico no deber pasar de la fila =S6 =L! *uarde el libro en disco presionando las teclas7 Ctr%-G!
Pg.
100
3ra ;arte: Obtenci6n del Barde3 de n vehAc lo

= ! Obtenga una copia del rango /==71=2 y p:guela a partir de la celda )=M! (uego copie tambi:n los ttulos a partir de la celda )=G tal como se muestra a continuacin!
=G! 8efinir los siguientes nombres de rango7 /==7+JM )=M73=L )=G7M=G (3;0/ #$30E$3O Ei0$/E$
=K! Elegir el cdigo )-[0K0 en la celda )=L y luego con la fic&a 0atos&43anHadas% escribir lo siguiente en la ventana de dialogo7
20! )aga un clic en /ceptar y observe el resultado obtenido% que deber ser igual a la siguiente imagen7
Pg.
101
"ta ;arte:
Creaci6n de na !acro >ara obtener el Barde3 de cada vehAc lo
2=! #on ayuda de la grabadora de macros cree una macro cuyo nombre ser parde'% para que realice las siguientes acciones7 9sar la fic&a DatosBAvanzadas Marcar la opcin Co!iar a otro % gar En los cuadros de te'to correspondientes escribir los nombres (3;0/% #$30E$3O y Ei0$/E$! )acer un clic en el botn /ceptar!
22! #rear un botn para la macro% usando la fic&a "nsertar&For#as&For#as (sicas&Cise%! 8ibuje el botn% dele formato y agr:guele el te'to EObtener parde'F! (uego asgnele la macro anterior!
2J! -ara probar la macro% ingrese en la celda )=L un nuevo cdigo de ve&culo% y luego &aga un clic sobre el botn de la macro! Observe como se obtiene el parde' del ve&culo ingresado! 2S! /&ora que la &oja tiene una macro creada% &ay que guardar el arc&ivo nuevamente en disco pero con un formato especial para arc&ivos de E'cel que contienen macros! -ara &acer esto% &aga usted lo siguiente7 #lic en el men2 de Office% se.alar la opcin G ardar co#o y en el submen2 elegir la opcin ,i(ro de $:ce% ha(i%itado !ara #acros! (uego en la ventana de dialogo &acer clic en G ardar!
(a macro creada con la grabadora de macros tendr las siguientes instrucciones en "isual 1asic7 :con las teclas 2lt N '!! puede ingresar a la ventana del $ditor de Eisual Dasic<
Sub =arde4() ange($2i%ta$).Ad1anced,ilter Action"#4l,ilter&op'0 &riteria ange"# ange( 6 $&riterio$)0 &op'<o ange"# ange($C4traer$)0 >niDue"#,al%e Cnd Sub
2M! -ara dar formato condicional a las lneas del narde' &aga lo siguiente7 ;eleccionar el rango )=K7MJM y en la fic&a "nicio elegir el comando For#ato condiciona%&4d#inistrar reg%as.
Pg.
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Manual de Excel 2007 Avanzado En la ventana de dialogo &acer clic en el botn 5 e3a reg%aR y elegir la opcin Iti%ice na f2r# %a . e deter#ine %as ce%das !ara a!%icar for#ato ! A en la casilla de te'to escribir la siguiente frmula7 cA54O5E;1(/4#O5Z)=K66%E;!3M-/$5+3(/5Z)=K666
(uego &aga clic en el botn For#atoR% En la fic&a Cordes elegir Contorno% en la fic&a +e%%eno elegir el color gris claro% luego aceptar y aceptar otra vez! ;e ver la siguiente ventana entonces7
)acer nuevamente un clic en el botn 5 e3a reg%aR y escriba la siguiente formula como segunda condicin de criterio7 cA54O5E;1(/4#O5Z)=K66%E;!-/$5+3(/5Z)=K666 -ero en esta ocasin% en el botn de For#atoP elija en bordes Contorno% pero ya no le ponga color gris claro% sino elija la opcin Ain co%or! +inalmente la ventana de formato condicional mostrar las siguientes 2 reglas! )aga entonces clic en /ceptar!
Pg.
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Manual de Excel 2007 Avanzado (as lneas del narde' se vern entonces as7
,ta ;arte:
Obtenci6n del 5r#ico de E3istencia en /l!ac@n
2L! ;eleccionar los rangos I=G7IJM y M=G7MJM en forma m2ltiple% y crear el grfico del tipo (neas! 9bique este grfico tal como se muestra en la pgina = de esta prctica y luego dele formato seg2n como se muestra aqu a la derec&a! 2 ! 9na vez creado el grfico% se.alar la lnea graficada y con un clic derec&o llame a su men2 conte'tual para 4gregar %6nea de tendencia% luego dar formato a esta lnea tal como se observa en la figura adjunta! 2G! ;eleccione el titulo del grafico y en la barra de frmulas escriba el signo c% luego con el mouse &aga un clic en la celda 3=K% 5en la barra de formulas aparecer c)oja=\Z3Z=K6% entonces presione Enter! #on esto se tendr un ttulo variable que cambiar seg2n el narde' del ve&culo que se est: graficando! 2K! *uarde nuevamente el arc&ivo en disco con las teclas #trl<*!
Pg.
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Pr$ctica de La"oratorio NV 3 Objetivos7

8ise.ar un cuadro para que pueda ser utilizado por una persona que no necesariamente sepa el uso de E'cel! 9sar la grabadora de macros! #reacin de formatos personalizados 9so de las funciones7 ;3% E(E*3$% #O40/$!;3% E;1(/4#O% E40E$O A /(E/0O$3O! 9so del comando -egado especial para convertir frmulas en valores! 9so de las &erramientas para crear +ormularios! Edicin de macros en el Editor de "isual 1asic para /plicaciones!
=! #onfeccione la 0abla de Multiplicar siguiendo las siguientes instrucciones7
2! En la celda C5 escriba la frmula ; C`3 y luego copiarla en el rango C6/C16 J! (lene el rango C5/C16 con n2meros consecutivos del = al =2! S! En la celda C3 escribir el carcter c 5/lt < 02J=6 y darle el tipo de letra ?ingdings! (uego alinearlo a lado derec&o de la celda M! 3gualmente% escribir en la celda 8= el carcter d 5/lt < 02J26 y darle el tipo de letra ?ingdings! L! En la celda EM escribir la formula7 ;C5TC5 y luego copiarla en el rango $6/$16!
Pg.
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Manual de Excel 2007 Avanzado ! (uego seleccione el rango C5/C16 y con la ventana de dialogo For#ato de ce%das y en la fic&a 5G#ero% cree el formato personalizado siguiente7 0ipo7 =:=T 0 =;= ! G! 8efina los siguientes nombres de rango7 /=73= 0/1(/ 8M78=L 94O +M7+=L #/(3+3#/$ += 0O0/( pM7p=L 8E;#E48E40E #M7#=L EM7E=L E= IM7I=L (M7(=L 49ME$O; 8O; O$8E4 /;#E48E40E /,/$
K! En el rango /,/$ escriba la formula ;$5*$+O74,$4*O+"O79T129-1 (uego copie esta frmula en el rango (M7(=2% con ello se crearn n2meros al azar!
=0! #onfeccione las macros7 4) star< Ca%ificar< Corrar J Orden% para que realicen las siguientes acciones7 5use la grabadora de macros6! 4) star e Ae%eccionar e% rango *4C,4. T En la &erramienta Zoo# elegir 4) star %a se%ecci2n a %a 3entana% y /ceptar! T ;eleccionar la celda 8M! Ca%ificar T ;eleccionar el rango #/(3+3#/$ T Escribir la formula ;A"7$AC,45CO7I5O9<==NA"7I5O;0OA<=Cien=<=1a%=99 y luego presionar Ctr% < $nter
Pg.
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Manual de Excel 2007 Avanzado T ;eleccionar la celda 0O0/( T Escribir la formula ;CO5*4+.A"7C4,"F"C4+<=Cien=9 y luego &acer un clic en el botn &ntroducir en la barra de frmulas! T ;eleccionar la celda 8M! Corrar
que se encuentra
T ;eleccionar los rangos #/(3+3#/$% 94O y 0O0/( T -resionar la tecla A !ri#ir! T ;eleccionar la celda 05! T ;eleccionar el rango /;#E48E40E% T #opiar el rango presionando #trl<#! T ;eleccionar el rango 49ME$O; T (lamar al comando Pegado es!ecia%% elegir @a%ores y /ceptar! T -resionar la tecla Escape para liberar el rango punteado! T ;eleccionar la celda 1J% y escribir en ella la formula ;$,$G"+713<2<4<10<129 !! y luego presionar la tecla Enter! T ;eleccionar la celda 05!
Orden
==! #rear los botones 4) star*a#a8o% Ca%ificar y Corrar*odoN y luego asignarles a cada uno la macro correspondiente! =2! 8ise.ar el formulario como se muestra en la figura% conteniendo los elementos siguientes7 $ti. eta C adro co#(inado Cotones de o!ci2n Cot2n 4ce!tar #on el te'to $dad/ -ara elegir las edades escritas en el rango 15/18 y vinculado a la celda 13! -ara elegir /scendente% 8escendente o /l azar! Estos botones de opcin estn vinculados con la celda $17 -ara asignarle la macro O+0$5
=J! En la celda IJ escribir la formula7 ;$,$G"+7$17<=4AC$50$5*$=<=0$AC$50$5*$=<=4Z4+=9 =S! / la derec&a de la celda C3 dise.ar un elemento de formulario del tipo %ontrol de nQmero% para que vinculada a la celda 1J% se encargue de aumentar o disminuir el valor de esta celda% desde un mnimo de 0 &asta un m'imo de =2% y con incrementos de =! =M! ;i se ingresa al Editor de "isual 1asic para /plicaciones de E'cel% tendremos macros semejantes a las siguientes77
Sub A*u%tar() Application.Goto e!erence"#$<A.2A$ Acti1e-indo9.Zoo5 # <rue ange($DE$).Select Cnd Sub
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Sub .orrar() ange($>:80&A2+,+&A 0<8<A2$).Select Selection.&lear&ontent% ange($DE$).Select Cnd Sub Sub &ali!icar() Application.Goto e!erence"#$&A2+,+&A $ Selection.,or5ula # $#+,(+S.2A:=(>:8)0$$$$0+,(>:8#D8S0$$.ien$$0$$Mal$$))$ Application.Goto e!erence"#$<8<A2$ Acti1e&ell.,or5ula # $#&8>:<+,(&A2+,+&A 0$$.ien$$)$ ange($DE$).Select Cnd Sub Sub Orden() Application.Goto e!erence"#$AS&C:DC:<C$ Selection.&op' Application.Goto e!erence"#$:>MC 8S$ Selection.7a%teSpecial 7a%te"#4l;alue% Application.CutCopyMode = False Range("B3").Select Selection.For ula = "=C!OOS"(M3#$#%#&'#&$)" Range("()").Select "nd Sub
=L! En el Editor de "isual 1asic modifique las S primeras instrucciones de la macro Orden% para que queden de la forma siguientes7
Sub Orden() ange( ange($F?$)).&op' ange($:>MC 8S$).7a%teSpecial 7a%te"#4l;alue% Application.CutCopyMode = False Range("B3").For ula = "=C!OOS"(M3#$#%#&'#&$)" Range("()").Select "nd Sub
= ! 9na vez que las macros se ejecuten sin errores% ocultar las columnas E% I% p% (% y M! =G! / la celda 0O0/( darle el siguiente formato personalizado7 0ipo7 Uc=V0 >1uena>N0 >1uenas> ! =K! +inalmente *uardar el arc&ivo como ,i(ro ha(i%itado !ara #acros con el nombre *a(%a de 1 %ti!%icar!
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Pr$ctica de La"oratorio NV ( Objetivos7

;e van &a confeccionar y controlar en diferentes &ojas de un (ibro de E'cel% los siguientes cuadros7 +actura $egistro de "entas (ista de -recios! (ista de #lientes
1ra ;arte:
;ara Calc lar < E!itir Fact ras de venta
9na empresa distribuidora de artefactos el:ctricos desea controlar y registrar sus ventas por +actura! -ara esto dispone de una lista de precios y una relacin de varios clientes con quienes realiza regularmente sus ventas de artefactos! -ara iniciar el ejercicio abra el arc&ivo Fact ras.:%s que le dar el profesor en la clase! Este arc&ivo como ver contiene cuatro &ojas de clculo7 +actura% $egistro% -recios y #lientes!
Pg.
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Manual de Excel 2007 Avanzado El modelo de la +actura que se muestra aqu deber permitir &acer las siguientes acciones en la pantalla7 o (levar el n2mero correlativo de la factura as como la fec&a actual% que debern aparecer automticamente% o que tambi:n si se desea puedan escribirse! o -oder elegir el nombre de una lista de clientes para ponerlo en la factura! o /l elegir un cliente% su direccin y $9# debern aparecer automticamente en la factura o (os precios de los artculos aparecern en la factura al elegir los artculos! o #omo los precios de la lista ya incluyen el =Ko de impuesto 53*"6% la factura deber calcular el total del 3*"! o +inalmente la factura deber mostrar el total de la venta no solo en n2meros% sino tambi:n este mismo total e'presado en letras! -ero este total deber aparecer automticamente en la factura apenas este sea calculado7
Nota.3a conversi&n del monto en letras ser obtenida con la ayuda del archivo 3$-92S.T3S "ue fue reali ado en un ejercicio previo incluido en este manual.
En el arc&ivo +acturas!'ls'% primero empezaremos viendo la lista de precios y la lista de los clientes!
=! En la &oja Precios% verifique que ya se encuentren definidos los siguientes nombres de rango7 /J7#=S -$E#3O; 1S71=S /$03#9(O #S7#=S -$E#3O 2! En la &oja C%ientes% verifique tambi:n que se encuentren definidos estos nombres7 /J7#=0 #(3E40E; /S7/=0 #(3E40E
Pg.
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J! ;eleccionar el rango /J7#=0 y presionar Ctr%-[ para convertir el rango en una 0abla% y presionar /ceptar! (uego desactivar los botones de filtro con la fic&a 0atos&Fi%tro! /&ora ya estamos listos para confeccionar la factura7 S! En la &oja +actura seleccionar la celda #G 5que en realidad es una celda que se encuentra combinada con 8G6 y elija la fic&a 0atos&@a%idaci2n de datos7 a! En la casilla -ermitir elegir la opcin7 ,ista b! En la casilla Origen escribir7 ;C,"$5*$ c! (uego /ceptar
M! /&ora seleccionar las celdas 8=27E2= 5estas celdas tambi:n se encuentran combinadas6 y elija al igual que en el caso anterior la fic&a 0atos&@a%idaci2n de datos7 a! En la casilla -ermitir elegir la opcin7 ,ista b! En la casilla Origen escribir7 ;4+*"CI,O c! (uego /ceptar
Pg.
111
Manual de Excel 2007 Avanzado L! En esta &oja debern estar definidos los siguientes nombres de rango7 EL *2S 4+/#09$/ 3*" # *2M +E#)/ 0O0/(
! En el resto de la factura se deber verificar que ya se encuentran escritas las siguientes frmulas7 $n C7/ $n C9/ $n F9/ ;A"7$AC,45CO7C89<==<'OQ799 ;A"7$AC,45CO7C89<==<CIAC4+@7C8<C,"$5*$A<3<099 ;A"7$AC,45CO7C89<==<CIAC4+@7C8<C,"$5*$A<2<099
$n C12/ ;A"7$AC,45CO70129<==<0$A+$F7PreciosY4`3<CO"5C"0"+7012< 4+*"CI,O<19<099 $n F12/ ;A"7$AC,45CO70129<==<CIAC4+@7C12<P+$C"OA<3<099 $n G12/ ;A"7$AC,45CO70129<==<C12TF129 $n G23/ ;A"7CO5*4+7G12/G219;0<==<AI147G12/G2199 $n G24/ ;A"7$A5I1$+O7G239<G23TF24<==9 $n G25/ ;A"7$A5I1$+O7G239<G23-G24<==9
9na vez escritas estas formulas% a&ora en la celda #G elija el nombre de un cliente y v:ndale los productos que se muestran en la anterior figura% para &acer esto solo bastar que escriba las cantidades y elija los nombres de artefactos en la columna 8N el resto de la factura se calcular automticamente! ;in embargo lo que a2n faltara es que aparezca tambi:n el monto de la factura e'presada en palabras en la celda #2J!
Pg.
112
Para Con3ertir e% #onto de %a fact ra en %etras/

G! 0eniendo en la pantalla el arc&ivo Fact ra.:%s% abrir el arc&ivo ,etras.:%s
K! /bierto el arc&ivo (etras!'ls &acer clic derec&o en la etiqueta de &oja #onvertidor% y en el men2 conte'tual elegir la opcin Mover o #opiar! En la ventana de dilogo elegir las opciones que se muestran en la imagen de la derec&a7 /l (ibro7 /ntes de la &oja7 /ctivar la casilla7 +actura!'ls 5mover al final6 #rear una copia
y luego clic en /ceptar! Esto &ar que se copie la &oja #onvertidor del arc&ivo (etras!'ls% &acia el arc&ivo +actura!'ls =0! ;i ya obtuvo la copia% a&ora cierre el arc&ivo (etras!'ls! ==! En la )oja #onvertidor% verificar que la celda 1L tenga el nombre de rango (E0$/;! =2! En la celda C2 de la &oja Con3ertidor% escribir la formula7 ;*O*4, =J! En la &oja +actura% escribir en la celda C23 la formula7 ;,$*+4A! Esto &ar que el valor num:rico de la celda *2M aparezca convertido en letras en la celda #2J! #on esto ya se tendra terminada la factura! /&ora pruebe escribir otras cantidades en la columna 1 y elegir otros artculos en la columna 8% para ver como se recalcula la factura y cambia tambi:n el resultado en letras!
Pg.
113
2da ;arte: ;ara Modi#icar la 9ista de ;recios

)abiendo calculado la factura% a&ora vamos a ver como modificar los precios de los artefactos el:ctricos en la &oja -recios! -ara esto vamos a confeccionar una especie de ventana de dialogo con la finalidad de que en ella se pueda elegir el porcentaje de aumento o disminucin de los precios% y con un botn /ceptar% &acer que una macro modifique los precios!
Para di( )ar %a 3entana de di%ogo/

=! #on la fic&a "nsertar&For#as&+ectng %o dibujar un rectngulo sobre las celdas +S7*=S! (uego dele formato color claro!
2! En la parte superior derec&a del rectngulo dise.ar un elemento de formulario del tipo #ontrol de n2mero% para que vinculada a la celda ES% se encargue de aumentar o disminuir el valor de esta celda% desde un mnimo de 0 &asta un m'imo de =00% y con incrementos de =! (uego utilice este botn de #ontrol de n2mero para escribir en la celda ES el numero =2! J! En la celda EM escribir la formula7 porcentaje! ;$4&100% luego dele a esta celda el formato de
S! / la izquierda del botn de #ontrol de n2mero% dibuje un rectngulo% y estando aun seleccionado el rectngulo% &aga clic en la barra de formulas y escriba all el signo igual 5c6% luego &aga un clic en la celda EM 5aparecer la formula cZEZM6 y entonces presionar Enter! Esto &ar que dentro del rectngulo aparezca el mismo porcentaje que se &a calculado en la celda EM! M! 8ibuje 2 botones de opcin como se muestra en la figura anterior% y escriba en ellos las palabras /umentar y 8isminuir respectivamente! (uego &aga un clic derec&o en uno de los botones y elija la opcin +ormato de control! #on la ventana de dialogo que aparece% vincular el botn con la celfda E ! L! En la celda EL escribir la formula7 ;$,$G"+7$7<1-$5<1W$59 ! -or ultimo dibuje un botn de macro /ceptar% pero no le asigne a2n ninguna macro!
Pg.
114
Para crear %a #acro ^1odificarPreciosD/

G! En la fic&a Progra#ador elegir Gra(ar #acro% y darle como nombre E1odificarPreciosF% luego /ceptar! K! Entonces grabar las siguientes acciones en la macro7 ;eleccionar la celda EL -resionar #trl<# ;eleccionar el rango llamado -$E#3O En el comando Pegar&Pegado es!ecia%% elegir @a%ores y 1 %ti!%icar% y luego /ceptar -resionar la tecla E;# #lic en #2
+inalmente apagar la grabadora de macros con el botn 8etener grabacin! =0! /signar esta macro al botn /ceptar de nuestra ventana de dilogo!
Para #odificar %a #acro ^1odificarPreciosD/

==! En la fic&a Progra#ador elegir el comando 1acros% seleccionar la macro 1odificarPrecios y &acer clic en el botn 1odificar! Esto &ar que ingresemos al Editor de "isual 1asic% y alli veremos la siguiente macro7
=2! "amos a agregar 2 lineas ms al principio de esta macro% para que nos muestre una ventana pidi:ndonos una confirmacin de la orden cada vez que queramos modificar los precios! Escriba entonces estas dos lineas que aparecen en negrita al principio de la macro7
Pg.
115
Sub Modi*icar+recios() , pta#M%gbo4(GHSeguro de%ea 5odi!icar lo% precio%IJ01bKe%:o) +! pta#1b:o t(en C4it Sub Range(""-").Select Selection.Copy Application..oto Re*erence/="+R"C0O" Selection.+asteSpecial +aste/=1l+aste2alues# Operation/=1lMultiply# 3 S4ipBlan4s/=False# 5ranspose/=False Application.CutCopyMode = False Range("C$").Select "nd Sub
#uando ejecute la macro Modificar-recios aparecer entonces esta ventana de dilogo7
;i elige E;iF se modificarn los precios% y si elige E4oF la macro terminar sin &acer nada!
3ra ;arte:
;ara Crear N evas Fact ras < +e7istrar las 0entas
=! $egrese a la ventana de E'cel y en la &oja +actura dibuje al lado derec&o dos botones para ejecutar las macros tal como se muestra a continuacin7
Pg.
116
Para Pre!arar e% +egistro %as @entas/

#ada vez que se realiza una venta y se calcula una +actura% los datos de esta +actura debern copiarse en un $egistro de "entas! (os datos que all se deben copiar son los siguientes7 el 4O de la +actura% la +ec&a% El nombre del #liente% el monto del 3*" y el monto 0otal de la +actura! 2! En otra &oja a la cual se le llamar +egistro% escribir los ttulos tal y como se muestra en la figura siguiente! (uego al rango 44/45 dele el nombre de rango 5F4C! J! / continuacin vamos a convertir el registro de ventas en una tabla! -ara esto% seleccione el rango /J7EM y presione #trl<C% marque la casilla que indica que la lista tiene encabezados% y luego /ceptar!
Para crear %a #acro ^5 e3aFact raD/

S! $egresar a la &oja +actura! (uego% en la fic&a Progra#ador elegir Gra(ar #acro% y darle como nombre E5 e3aFact raF% luego /ceptar! M! Entonces grabar las siguientes acciones en la macro7 a! ;eleccionar el rango 1=2712=% y presionar la tecla U;uprV b! ;eleccionar el rango 8=27E2=% y presionar la tecla U;uprV c! ;eleccionar el rango 4+/#09$/ y escribir la formula7 cM/i54+/#6<= y presionar Enter d! ;eleccionar nuevamente el rango 4+/#09$/ e! En el comando Pegar&Pegado es!ecia%% elegir @a%ores% y luego /ceptar f! -resionar la tecla E;# g! ;eleccionar la celda #G% y presionar la tecla U;uprV +inalmente apagar la grabadora de macros con el botn 0etener gra(aci2n! L! /signar esta macro al botn E4ueva +acturaF!
Pg.
117
Para crear %a #acro . e +egistra %a Fact ra/

-ara copiar los datos de cada +actura en el $egistro de "entas% se va a recurrir a una Macro con el fin de automatizar esta tarea que es repetitiva para cada vez que se realiza una venta! -ero en esta ocasin la macro no la vamos a crear con la grabadora de macros% sino% la vamos a escribir directamente en el Editor de "isual 1asic! ! 3ngrese al Editor de "isual 1asic con las teclas 4%t-F11. G! 9bquese al final de la macro 4ueva+actura y debajo de la sentencia End ;ub escriba lo siguiente7
K! $egresar a E'cel y en la &oja +actura asignar esta macro al botn E$egistrar +acturaF! =0! / continuacin pruebe ejecutar ambas macros! -rimero ejecute la macro 4ueva+actura y cree una factura! (uego ejecute la macro $egistrar+actura! ;i todo sale bien% en el $egistro de ventas% las facturas debern aparecer comop en la siguiente imagen7
Pg.
118
Para e3itar registrar na fact ra dos 3eces/

;i &abiendo registrado una factura% se vuelve a ejecutar la macro $egistrar+actura estando en la pantalla la misma factura% esta sera registrada dos veces! -ara evitar esto% &ay que realizar la siguiente modificacin en la macro $egistrar+actura en el Editor de "isual 1asic! ==! 3ngrese al Editor de "isual 1asic con las teclas /lt<+==! =2! 9bque la macro $egistrar+actura y agregue las siguientes se muestran en negrita7 lneas que a continuacin
Sub RegistrarFactura() 6FAC57RA = Range("6FAC57RA") Fec8a = Range("F"C!A") Cliente = Range("C9") 0.2 = Range("0.2") 5otal = Range("5O5A:") S8eets("Registro").Select Range("A3").Select ;8ile Acti<eCell => " pty +! Acti1e&ell # :,A&<> A <(en pta # M%g.o4($C%ta ,actura 'a (a %ido regi%trada anterior5ente0 $ 6 L $HDe%ea ree5plaMar e%te regi%troI$0 1bKe%:o N 1b&ritical) +! pta # 1b:o <(en S(eet%($,actura$).Select" C4it Sub Go<o Sigue Cnd +! Acti<eCell.O**set(&# ').Select ;end Sigue" Acti<eCell = 6FAC57RA Acti<eCell.6u berFor at = """'''&""?''''" Acti<eCell.O**set('# &) = Fec8a Acti<eCell.O**set('# $) = Cliente Acti<eCell.O**set('# 3) = For at(0.2# "@#@@'.''") Acti<eCell.O**set('# %) = For at(5otal# "@#@@'.''") S8eets("Factura").Select MsgBo1 (":a Factura 8a sido registrada e1itosa ente") "nd Sub
Pg.
119
H 'OO)
2eclas de F nci6n en Microso#t E3cel
*ec%a F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 *ec%a F nci2n /brir ventana de ayuda Modificar la celda activa -egar un nombre en una formula $epetir la ultima accin 3r a 3r al siguiente -anel Men2 )erramientasH Ortografa /mpliar una seleccin de celdas #alcular todas la &ojas de todos los libros abiertos /ctivar la barra de men2 #rear un grafico Men2 /rc&ivoH *uardar como F nci2n Modificar el comentario de la celda activa -egar una funcin en una formula $epetir el ultimo 1uscar 51uscar siguiente6 Men2 EdicinH1uscar 3r al -anel /nterior 8efinir un nombre de rango #errar la ventana del libro actual $estaurar el tama.o de la ventana 3r a la siguiente ventana del libro Mover la ventana del libro actual #ambiar el tama.o de la ventana Minimizar la ventana del libro activo Ma'imizar o restaurar la ventana del libro actual 3nsertar una &oja de Macros 5E'cel S!06 Men2 /rc&ivoH /brir Ctr% 3r a la primera ventana del libro anterior Ahift Ctr% /brir o cerrar el -anel de 0areas 4%t 3nsertar una &oja de grafico Men2 /rc&ivoH*uardar como Men2 3nsertarH4ombreH#re ar #errar la ventana de E'cel
/gregar selecciones m2ltiples de celdas #alcular la &oja activa -resentar un men2 conte'tual 3nsertar una nueva &oja de calculo Men2 /rc&ivoH *uardar 5#trl<*6 Ahift
Mostrar la ventana de dilogo Macro
/brir el Editor de "isual 1asic
4%t
Pg.
120
For!ato de /rchivos de E3cel

For#ato (ibro de E'cel $:tensi2n !'ls' 0escri!ci2n Es el formato de arc&ivo predeterminado de Office E'cel 200 basado en iM(! Este arc&ivo no puede almacenar cdigo de macros de "1/ ni &ojas de macros de Microsoft Office E'cel S!0 5!'lm6! Es el formato de arc&ivo de Office E'cel 200 basado en iM( y &abilitado para macros! /lmacena cdigo de macros de "1/ y &ojas de macros de E'cel S!0 5!'lm6! Es el formato de arc&ivo binario 513++=26 de Office E'cel 200 ! Es el formato de arc&ivo de Office E'cel 200 predeterminado para una plantilla de E'cel! 4o puede almacenar cdigo de macros de "1/ ni &ojas de macros de E'cel S!0 5!'lm6! Es el formato de arc&ivo &abilitado para macros de Office E'cel 200 ! /lmacena cdigo de macros de "1/ y &ojas de macros de E'cel S!0 5!'lm6! Es el antiguo formato de arc&ivo binario 513++G6 de E'cel K [ E'cel 200J! Es el formato de arc&ivo binario 513++G6 de E'cel K [ E'cel 200J para una plantilla de E'cel! Es el formato de arc&ivo binario 513++M6 de E'cel M!0HKM!
(ibro de E'cel 5cdigo6 (ibro de E'cel binario -lantilla
!'lsm
!'lsb !'lt'
-lantilla 5cdigo6
!'lt'm
(ibro de E'cel K [E'cel 200J -lantilla de E'cel K [ E'cel 200J (ibro de Microsoft E'cel M!0HKM )oja de clculo iM( 200J 8atos iM( #omplemento de E'cel
!'ls !'lt !'ls
!'ml !'ml !'lam
Es el formato de arc&ivo de &oja de clculo iM( 200J 5iM(;;6! Es el formato de datos iM(! Es el complemento basado en iM( y &abilitado para macros de Office E'cel 200 % un programa complementario que est dise.ado para ejecutar cdigo adicional! /dmite el uso de proyectos de "1/ y &ojas de macros de E'cel S!0 5!'lm6!
#uando en E'cel 200 se abren arc&ivos de versiones anteriores% estos arc&ivos mostrarn en el ttulo de la ventana el mensaje7 E1odo de co#!ati(i%idadF% indicando as que el arc&ivo al estar guardado en el antiguo formato binario :%s% entonces no se podrn guardar en :l las nuevas opciones de la versin E'cel 200 !
C6di7os /*C(( >ara caracteres es>eciales:
Pg.
121
/lt < JM /lt < JG /lt < S0 /lt < S= /lt < L0 /lt < L= /lt < L2 /lt < LS /lt < K= /lt < K2 /lt < KJ /lt < KS /lt < =2J /lt < =2S /lt < =2M /lt < =2L
K ] 7 9 M ; O i E j F b S n U q
/lt /lt /lt /lt /lt /lt /lt /lt /lt /lt /lt /lt /lt /lt /lt /lt
< < < < < < < < < < < < < < < <
=2K =M =MK =L0 =J0 =L= =L2 =LJ =LS =LM =LL =L =LG = = = 2 = L
f g h > 6 2 G 8 \ k l m o p P
Co!binaciones de teclas es>eciales:

/lt < Enter![ #trl < Enter![ -ara escribir en la siguiente lnea dentro de la celda actual! -ara escribir un mismo dato simultneamente en todas las celdas previamente seleccionadas! #trl < asterisco![ -ara seleccionar la regin actual! 5(lmese regin a un grupo rectangular de celdas ocupadas consecutivamente6! #trl < *![ *uarda el documento actual en el mismo destino donde fue guardado la 2ltima vez! #trl < espacio![ ;elecciona ntegramente todas las columnas del rango seleccionado! ;&ift < espacio![ ;elecciona ntegramente todas las filas del rango seleccionado! #trl < ;&ift < espacio![ ;elecciona ntegramente todas las celdas de la &oja actual! #trl < ;&ift < N ![ Escribe la fec&a actual en la celda activa! #trl < ;&ift < 7 ![ Escribe la &ora actual en la celda activa% pero como un dato del tipo te'to! #trl < flec&a![ 8esplaza el puntero de celda &asta la 2ltima celda ocupada en la direccin de la flec&a! #trl < ;&ift < flec&a![ / partir de la celda actual selecciona todas las celdas &asta la 2ltima celda ocupada en la direccin de la flec&a! /lt < +==![ -asa de la ventana de E'cel a la ventana de "isual 1asic% y viceversa!
Pg.
122

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'ora 5or#a% 7hora/#in to9 =2700 L700 =G700 =07JM

'ora !ara $:ce% 7fracci2n de d6a9 0!M 0!2M 0! M 0!SS0K 22

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-uede -uede usar usar #trl<;&ift<5dos #trl<;&ift<5dos puntos6 puntos6

El formato personalizado7 EhF/##% muestra la suma absoluta de las &oras!

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