Comunicao na Gesto de Projetos

Comunicao transmitir informao, dar conhecimento, fazer saber. Responsabilidades conforme PMBOK: Emissor: Precisa garantir que as informaes estejam claras e completas. Receptor: Precisa garantir que as informaes sejam recebidas completam e sejam entendidas corretamente.

Gerenciamento das Comunicaes do Projeto:

o processo necessrio para garantir a Gerao, Coleta, Distribuio, Armazenamento, Recuperao e Destinao Final das informaes sobre o projeto. Fornece as ligaes crticas entre as pessoas e informaes que so necessrias para comunicaes bem sucedidas. Barreiras de Comunicao PMI (8) : Falta de canais de comunicao claros, distncia fsica ou temporal entre emissor e receptor, uso inadequado de linguagem tcnica, fatores ambientais de distrao, atitudes prejudiciais, informao excessiva, falta de conhecimento sobre o assunto que est sendo comunicado, diferenas culturais.

Processo de Gerenciamento das Comunicaes do Projeto

Etapas: 1.

Identificar partes interessadas: Tem o objetivo de reconhecer nas pessoas envolvidas no

projeto (pblico, clientes, patrocinadores e a organizao executora) ferramentas de auxlio ou combate ao projeto, para estabelecimento de prioridades e relacionamentos indispensveis para o sucesso do projeto. a. Identificar pessoas ou organizaes que podem ser afetadas pelo projeto. b. Documentar informaes relevantes ao projeto. Entradas (4): Termo de abertura do projeto, documentos de aquisio, fatores ambientais da empresa, ativos de processos organizacionais. Ferramentas (2): Anlise das partes interessadas, opinies especializadas. Sadas (2): Registros das partes interessadas, estratgia para gerenciamento das partes i nteressadas. 2.

Planejar as comunicaes:

a. Determinar as necessidades de informao das partes interessadas. b. Definir uma abordagem de comunicao. Falhas nessa etapa pode causar: Atraso na entrega de mensagens Divulgao de informaes confidenciais para pblico incorreto. Falta de comunicao para algumas das partes interessadas. Entradas (4): Registro das partes interessadas, estratgia de gerenciamento das partes interessadas, fatores ambientais da empresa, ativos de processos organizacionais. Ferramentas (4): Anlise de requisitos das comunicaes, tecnologia das comunicaes, modelos de comunicaes, mtodos de comunicao. Sadas (2): Plano de gerenciamento das comunicaes, atualizaes dos documentos do projeto.

Modelo de Comunicao (5):

Codificao: Traduzir pensamento ou ideias em uma linguagem que seja compreendida por todos.

Mensagem ou feedback: A sada da codificao. Meio: O mtodo utilizado para transmitir a mensagem. Rudo: Qualquer fator que interfira na transmisso e compreenso da mensagem. Decodificao: Converter mensagens em ideias.

Mtodos de comunicao (3):

Interativa: duas ou mais partes que trocam informaes multidirecional (mtodo mais eficiente) Ativa (push): Encaminhada a destinatrios especficos que precisam saber das informaes (no garante que a informao foi compreendida) Passiva (pull): utilizada para um grande volume de informaes ou pessoas. Deciso de uso do gerente de projeto, com base nos requisitos de comunicao.

3.

Distribuir as informaes:

processo de colocar a disposio as informaes do projeto

conforme planejado. Esse processo executado durante todo o ciclo de vida do projeto e em todos os processos de gerenciamento. Entradas (1): Plano de gerenciamento das comunicaes Ferramentas (4): Habilidades de comunicao, sistemas de coleta e recuperao de informaes, mtodos de distribuio das informaes, processos de lies aprendidas. Sadas (2): Ativos de processos organizacionais (atualizaes), mudanas solicitadas.

Ferramentas de Distribuio da Informaes:

- Distribuio de docs. impressos, sistemas manuais de arquivamento, banco de dados eletrnicos. - E-mail , fax, vdeo conferncia, websites -Softwares de gerenciamento de projetos.

4.

Gerenciar as expectativas das partes interessadas:

a. Administrar as comunicaes para satisfazer as necessidades do gerente de projeto e resolver seus problemas na medida em que ocorrem. Entradas (6): Registro das Partes Interessadas, estratgia para gerenciamento das Partes Interessadas, Plano de Gerenciamento do Projeto, Registro de Questes, Registro de Mudanas. 1-Lista de participantes visando sua incluso nas comunicaes do projeto 2-Propicia um entendimento das suas metas, objetivos e nvel de comunicao durante o projeto. 3-No que diz respeito ao plano de comunicaes durante o projeto. 4- Um registro de mudanas documenta as alteraes e permite comunicar as consequencias aos interessados a respeito dos impactos em tempo, custo e risco. 5- Um registro de problemas ou um registro de itens de ao so ferramentas que podem ser usadas para documentar e monitorar a resoluo de problemas. 6 -O gerente de projetos deve abordar e resolver os problemas juntamente com as partes interessadas no projeto

Ferramentas (3): Mtodos de Comunicao (reunies presenciais), Habilidades Interpessoais (confiana, soluo de conflitos, escuta ativa, superao de resistncias mudana), Habilidades Gerenciais (apresentao, negociao, redao, capacidade de falar em pblico), Documentos do projeto (atualizaes). 1- Os mtodos de comunicao identificados para cada parte interessada no plano de gerenciamento das comunicaes so utilizados durante o gerenciamento das partes interessadas. As reunies presenciais dos membros so os meios mais eficazes de comunicao e resoluo de problemas com as partes interessadas. 2- Estabelecimento de confiana, Soluo de conflitos, Escuta ativa, Superao das Resistncias mudana 3- Habilidades de apresentao, Negociao, Habilidades de redao, Capacidade de falar em pblico Sadas: Problemas resolvidos, Solicitao de Mudanas, Plano de Gerenciamento do Projeto (atualizaes). 1O registro de problemas ir documentar as questes que foram abordadas e encerradas. 2Incluem mudanas no andamento dos problemas das partes interessadas no plano de gerenciamento de pessoal. 3O plano de gerenciamento do projeto atualizado para refletir as mudanas feitas no plano das comunicaes, escopo etc. 4Aes corretivas onde incluem mudanas para fazer com que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto.

5.

Reportar o desempenho.

a. Coletar todos os dados da linha de base (Escopo, Cronograma, Custos, Qualidade, etc) b. Distribuir informaes sobre o desempenho. Entradas (5): plano de gerenciamento de projeto, informaes sobre o desempenho do trabalho, medies de desempenho do trabalho, previso do oramento, ativos de processos organizacionais. 1- O plano de gerenciamento do projeto fornece informaes sobre a linha de base e suas variaes. 2- Situao atual das entregas, e sobre o que foi realizado, coletadas como parte da execuo do projeto como andamento, progresso e custos incorridos. 3- Os valores calculados da variao de datas de incio e fim, do ndice de desempenho de prazos, custos e tcnicos. 4- Um valor de Estimativa de Prazo e Custos calculados fornecidos pela organizao executora documentado e o valor comunicado s partes interessadas. 5- Modelos de relatrios, Polticas e procedimentos, Limites de variao admitidos. Ferramentas e Tcnicas (3): Anlise da Variao, Mtodos de Comunicao, Sistema de Distribuio de Informao. 1- Viso das causas das diferenas entre a realizao e a linha de base. 2- As informaes podem ser coletadas e compiladas a partir de diversos meios, inclusive sistemas de arquivamento manual, bancos de dados eletrnicos, software de gerenciamento de projetos e sistemas que permitem acesso documentao tcnica. 3- Os pacotes de software que incluem relatrios de tabelas, anlise de planilhas, apresentaes ou capacidades grficas podem ser usados para criar imagens de qualidade para a apresentao dos dados de desempenho do projeto. Sadas (3): Relatrio de Desempenho, Ativos de Processos Organizacionais, Solicitaes de Mudana.

1- Os relatrios devem fornecer informaes sobre o progresso, andamento e o nvel de detalhes exigido pelas diversas partes interessadas, conforme documentado no plano de gerenciamento das comunicaes. 2- As lies aprendidas so documentadas de forma que integrem o banco de dados histrico tanto para este projeto como para a organizao executora. 3- As aes corretivas recomendadas incluem mudanas para fazer com que o desempenho futuro esperado fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto.