Gestin de documentos de archivo de Alfresco

Gobierno, retencin y cumplimiento

Durante los ltimos aos, ha crecido de forma signicativa el nmero de organizaciones que ha implementado polticas y procedimientos para la administracin, retencin y cumplimiento. Las empresas, debido a la necesidad de cumplir con una legislacin cada vez ms estricta y al deseo de mostrar mayores niveles de transparencia y responsabilidad a nivel corporativo, dirigen su mirada hacia la tecnologa para asegurar que cumplen con las normativas y procedimientos corporativos. Las soluciones para la gestin de documentos de archivo (RM, por sus siglas en ingls) pueden ayudar a adquirir, controlar y gestionar informacin vital de la empresa, que reside principalmente en documentos empresariales, mensajes de correo electrnico, informes nancieros, etc. Pero las soluciones de gestin de archivos tradicionales no se han adoptado todava a gran escala ni se han visto cumplidos los benecios prometidos.

Ventajas signicativas de la gestin de documentos de archivo de Alfresco:  ECM hbrida: permite la colaboracin externa para mantener el contenido bajo control en todo momento y declararlo cuando sea necesario.  Mayor adopcin por parte del usuario: una solucin para todo el contenido, en un nico repositorio y con una interfaz de fcil uso elimina la complejidad para el usuario nal y facilita una mayor adopcin por parte del usuario.  Un nico repositorio: permite la gestin de todos los cheros electrnicos (documentos, pginas web, mensajes de correo electrnico, imgenes, registros corporativos, contenido subido a travs de dispositivos mviles y entradas en medios sociales, etc.) en el repositorio ms escalable del sector compatible con CMIS. Simplicidad: una sola interfaz de usuario para gestionar el contenido estndar y los registros corporativos. (contina)

Soluciones de gestin de documentos de archivo tradicionales

La mayora de las soluciones de gestin de documentos de archivo que existen en el mercado actual son caras, complejas y se ha diseado para satisfacer las necesidades de los gestores de los documentos de archivo y de los responsables del cumplimiento de normativas. Pero estas soluciones no se disearon para satisfacer las necesidades de los trabajadores de hoy en da. No facilitan la colaboracin, ni permiten a los usuarios crear y revisar el contenido ni simplicar el proceso para realizar su trabajo. Estos sistemas de RM tradicionales tienen una serie de problemas:  Informacin inconsistente: la necesidad de transferir la informacin procedente de diversos sistemas independientes a la solucin de gestin de documentos de archivo genera informacin obsoleta e inconsistencias.  Falta de adopcin: al haber sido diseadas para que las usen los especialistas en la gestin de documentos de archivo, las soluciones de gestin de documentos habituales son demasiado complejas para los usuarios nales, lo que limita la adopcin por su parte.  Adopcin inconsistente: no se han diseado para funcionar con los tipos de contenido diferentes que se utilizan hoy en da (documentos, mensajes de correo electrnico, pginas web, imgenes, cheros escaneados, contenido mvil y de redes sociales, etc.) y que se gestionan en sistemas diferentes pero que deben estar bajo el control de una solucin de gestin de documentos de archivo centralizada. Complejidad: el hecho de tener diversos sistemas separados para gestionar los diferentes tipos de informacin que debe sincronizarse con el sistema de gestin de documentos de archivo aumenta la complejidad y el coste.

Gestin de documentos de archivo de Alfresco

La solucin de gestin de documentos de archivo de cdigo abierto de Alfresco se ha diseado para que sea fcil de utilizar e implementar y para que elimine todos los obstculos asociados a las soluciones de RM tradicionales. Aunque cuenta con la certicacin DoD 5015.02, la solucin de RM de Alfresco se ha implementado a partir de un modelo de metadatos exible para la gestin de registros que es adems compatible con otras normas, como MoReq2010, NOARK, etc. (contina)

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Adquisicin
La solucin de RM de Alfresco permite completar registros nuevos desde una variedad de interfaces de fcil utilizacin. La adopcin de estndares del sector elimina la necesidad de instalar aplicaciones de cliente local en el ordenador personal. Este mtodo, que no ocupa espacio alguno en el disco duro del cliente, ofrece soporte para: Explorador: Alfresco ofrece una solucin basada en web que facilita el acceso desde cualquier lugar. Los usuarios pueden cargar, declarar y gestionar los documentos de archivo de la empresa mediante una sencilla interfaz de explorador web.  Documentos de archivo in situ: los usuarios puede declarar los documentos de archivo desde cualquier lugar de Alfresco. In situ signica que los usuarios nales pueden acceder a los documentos de archivo de forma prctica mientras que los gestores de los documentos de archivo continan manteniendo el control que necesitan.  Adquisicin mvil: los usuarios pueden acceder y actualizar los cheros desde varios dispositivos mviles (tabletas y smartphones) y contar con reglas en el servidor que garanticen el cumplimiento de polticas.  Declaracin automatizada: los gestores de los documentos de archivo puede establecer reglas que denan cundo debe declararse un documento de archivo. Ahora, los usuarios simplemente trabajan con los documentos y Alfresco se encarga del resto.  Unidad de red: al ser compatible con las interfaces de estndares del sector, como el Sistema de Archivos de Internet Comn (CIFS) y WebDAV, el repositorio de RM de Alfresco aparece simplemente como una unidad de red compartida. Esto permite a todos los usuarios arrastrar y soltar fcilmente los cheros en la solucin de RM desde su escritorio.  Rellenado previo de metadatos: la capacidad para extraer y utilizar la informacin de documentos y mensajes de correo electrnico para rellenar de forma previa los metadatos de los documentos de archivo reduce el tiempo necesario para declarar documentos de archivo nuevos.

 Coste reducido: sin costes de licencias iniciales. Sin tarifas adicionales por usuario individual. Capacidad para aprovechar la rentabilidad de la pila tecnolgica de cdigo abierto. Mantenimiento continuado y simplicado a travs de un solo sistema. Todo esto reduce de forma signicativa el coste total de propiedad.

Conservacin legal

Gestin y control
Una vez que se aaden los nuevos documentos de archivo, el mdulo de RM de Alfresco permite gestionar el ciclo de vida de los mismos y controlar su acceso. Sus caractersticas incluyen:  Plan de cheros dinmico: archivo y declaracin de documentos de archivo de forma automtica en base a reglas congurables. Las carpetas para los nuevos documentos de archivo se crean segn sea necesario, lo que elimina los gastos de administracin. Autonumeracin: capacidad de numerar automtica y secuencialmente los documentos de archivo corporativos vitales.  Metadatos basados en tipos: clasicacin y programacin de documentos de archivo en base a tipos de documentos de archivo congurables.  Gestin automatizada del ciclo de vida: conguracin sencilla de reglas que controlan y programan la revisin, lmite, transferencia y archivo de contenido.  Paneles de control congurables: permite a los especialistas en la gestin de documentos de archivo congurar los paneles de control del sistema con informes predenidos para realizar bsquedas y ltros de documentos de archivo, de forma que se facilite la identicacin y resolucin de excepciones.  Rpido descubrimiento electrnico: ofrece a los usuarios una bsqueda simple y sencilla en contenido de texto completo, estructuras de planes de cheros, categoras de gestin de documentos de archivo y tipos de documentos de archivo. (contina)
Documentos de archivo in situ

alfresco.com/es

Disposicin
En un momento dado, los documentos de archivo corporativos dejarn ya de ser tiles. Estos documentos de archivo debern eliminarse, archivarse o transferirse a otro sistema. La solucin de RM de Alfresco ofrece:  Soporte completo a la disposicin: gestin controlada y programada de archivos, suspensiones, transferencias, adhesiones y destruccin utilizando reglas congurables y un procesamiento automatizado.  Polticas de retencin y archivo: capacidad para congurar diversas polticas de retencin y archivo basadas en tipos y planes de cheros.  Conversin automtica: ofrece rutinas que convierten de forma automtica documentos con un formato de propietario concreto a formatos de archivo neutros a largo plazo, como PDF y ODF. Exportacin de archivos: exportacin sencilla de archivos a almacenes de larga duracin.

Declaracin de documentos de archivo in situ

Relleno automtico de contratos

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Puede obtener ms informacin en alfresco.com/es

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