3.4.

2 Riesgos en Almacn

A continuacin se presentan un cuadro analtico de los aspectos de control relativo al almacn de la empresa Automotriz Cisne SRL:

FASE Conteo fsico de cada

RIESGOS Conteos realizados

MEDIDAS PREVENTIVAS Crear un cultura de

MEDIDAS CORRECTIVAS Asignar a otra persona

una de los artculos irresponsablemente para solicitar una

responsabilidad en cada para realizar un segundo uno de para los empleados conteo fsico y comparar realicen su contra existente. Supervisar el descargo y el sistema

nueva importacin de productos Descargo y revisin contra listas Manejo inadecuado

que

trabajo correctamente Explicar al departamento almacn la

de de cada producto y de

forma revisin de cada uno de

empaque de cada una recepcin de clases de producto solicitado confusin proveedor

de correcta de descargar el los productos no producto, el

productos

por procedimiento de revisin del de la mercadera y sus caractersticas producto solicitado del

Ingreso al sistema de inventarios de

Error

de

tecleo,

Crear una codificacin no para

Supervisin y revisin de el ingreso del

cada confusin

de confusa

cada que

uno de los productos cdigos y nmeros producto y concentracin producto al sistema sea recibidos al ingresar la para el ingreso de la conforme al producto y la cantidad solicitada departamento compras. Almacenamiento producto del Deterioro producto del Establecer normas de Revisin y rectificacin de condiciones de establecida por y el de

informacin sistema

al informacin al sistema

almacenamiento,

instruir las

al personal la forma de almacenamiento. almacenar el producto

Despacho mercaderas venta para

de Despacho

de Capacitar

al

trabajador Supervisin y revisin del identificar producto solicitado contra de uso los proforma y compra. de orden de

la productos de ms o para de Despacho menos. cada

poder uno

de productos

productos similares codificacin o de cdigos

similares.

FASE Embalaje y envio de productos locales a otros

RIESGOS Deterioro producto embalaje inadecuado destinatarios equivocados o del por

MEDIDAS PREVENTIVAS Establecer condiciones y

MEDIDAS CORRECTIVAS Supervisin y revisin del

capacitar al trabajador en producto empacado y de la forma correcta de la direccin del

embalaje y conocimiento destinatario de las direcciones de

cada uno de los locales.

Compra de repuestos Probabilidad en el establecido concesionario

de Realizar ofertas de los Elaboracin de plan de mencionados marketing que permita

worldshop que los repuestos repuestos por el adquiridos en

el puesto que los mismos se vender en un plazo de cuando las tiempo menor dichos

worldshop no tenga utilizaran rotacin

e unidades de transportes repuestos adquiridos del Concesionario.

incremente el saldo lleguen a los 20000 o de inventario 50000 kms

CAPITULO V SISTEMA DE CONTROL INTERNO A TRAVES DE MANUALES ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

5.1 Concepto

Un manual es un documento que contiene, en forma sistemtica y ordenada, informacin y/o instrucciones sobre organizacin, historia, poltica, procedimientos contables y administrativos, que se consideran necesarios para la mejor ejecucin de las tareas de una empresa u organizacin.

5.2 Objetivos

Para comprobar si la organizacin, cumple o alcanza los objetivos que persigue debe contar con manuales administrativos y contables, que sirvan de medio de control para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la organizacin tienda al logro de sus objetivos.

Los manuales, tienen como propsito ser un instrumento de la administracin en la que el personal determinado, incorpora eficiencia en la ejecucin del trabajo, para alcanzar los objetivos de la empresa. Cuando se habla de eficiencia debe entenderse que se dice: en el menor tiempo, con el menor esfuerzo y al menor costo. En realidad es

un libro gua una fuente de datos que se cree son esenciales para la mejor realizacin de la tareas.

5.3 Pasos para la Elaboracin de un Manual

Como la elaboracin de un manual es una tarea que requiere la ayuda de personal especializado principalmente en el rea contable, lo cual naturalmente consume tiempo y recursos financieros, es necesario que antes de emprenderla, hagamos una lista bastante clara de los pasos que tenemos que seguir; a continuacin los punteamos:

5.3.1 Planeacin

Comprende decidir qu tareas hay que realizar, determinar la manera de efectuarlas, asignar los recursos que permitan llevarlas a cabo y, luego, supervisar la evolucin para asegurarse de que se hagan.

Antes de iniciar la actividad de elaboracin de manuales, debemos hacer un inventario de los recursos tcnicos, humanos y financieros de las actividades que han de realizarse con el tiempo estimado que nos llevaremos en cada una de ellas, as como, definir las y actividades las susceptibles de de las realizarse actividades

simultneamente relacionadas.

secuencias

Para planear adecuadamente la elaboracin de un manual, podemos hacer uso de excelentes tcnicas de planificacin, a saber:

a) PERT Tcnicas de Evaluacin y Control de Programas (Program Evaluation and Review Techniques)

Diagrama similar a un diagrama de flujo que muestra la secuencia de actividades necesarias para completar un proyecto y el tiempo o costo asociado a cada una de ellas.

Para entender cmo se construye una red PERT es necesario conocer cuatro trminos: Los eventos: Representan las actividades principales en red PERT. Actividades: Tiempo o recursos necesarios para avanzar desde un evento hacia otro. Tiempo de holgura: Cantidad de tiempo que una actividad individual puede retrasarse sin que se retrase todo el proyecto. Ruta crtica: Es la secuencia de actividades ms larga dentro de una red PERT. El PERT permite vigilar el avance de un proyecto, identifica el posible cuello de botella y las asignaciones de recursos segn se requiera para mantener el proyecto dentro del calendario previsto.

b) Grfico de Barras o de Gantt Este es uno de los mtodos ms usados en la planificacin de programas de trabajo. En esencia, es una grfica de

barras en la cual el tiempo se describen en la parte horizontal y las actividades a programar en la parte vertical. Para su elaboracin deben seguirse los siguientes pasos:

Determinar las actividades principales en que se puede dividir el proyecto. Estimar cual va a ser el tiempo que consuma cada actividad. Determinar el orden en que se deben ejecutar las actividades. Trasladar las actividades al grfico. Representar cada actividad por medio de una barra recta, cuya longitud, a determinada escala, sea la duracin estimada para cada actividad.

Asignar tiempo calendario a cada actividad, tomando como origen la fecha de iniciacin del proceso.

Es un recurso sencillo, pero importante, que permite especificar con facilidad lo que falta por hacer para completar un trabajo o proyecto y apreciar si una actividad est adelantada, retrasada o si marcha de acuerdo con lo programado.

5.3.2 Investigacin

Este paso nos permite conocer el sistema actual, nos pone en contacto con las caractersticas particulares de la entidad para la cual se est diseando el manual, el tipo de organizacin de que se trate, en este caso particular comercial y las leyes que son aplicables. Para hacer una investigacin, se hace uso de algunas tcnicas que nos auxilian en este trabajo, tales como:

a) Entrevista Consiste en mantener una conversacin en forma personal con los encargados de cada tarea, para informarse sobre los procedimientos o formas de registro, auxilindose de una hoja de trabajo, en donde se anota la informacin

proporcionada.

Al Terminar de realizar todas las entrevistas, se releen las hojas de trabajo y, en caso de existir dudas, se vuelve a conversar con el entrevistado para limpiar o pulir los conceptos expresados.

Esta tcnica de investigacin se considera buena, pero debe complementarse con el empleo de otras tcnicas, como la observacin o la inspeccin, para evitar que el entrevistado pueda ocultar informacin o bien presentar las cosas mejor de los que en realidad son.

b) Cuestionario Consiste en situar por escrito, las preguntas para ser respondidas tambin en forma escrita. En el caso de la

elaboracin de un manual, es necesario conocer las necesidades de informacin que la empresa tiene en los diferentes departamentos o secciones que la conforman. c) Inspeccin Consiste en examinar los documentos, observar atentamente los libros o sistemas de registro, las polticas de la empresa, los procedimientos y toda aquella documentacin que nos revele qu se hace en la empresa o qu se pretende hacer para poder proyectar un adecuado registro y presentacin dentro de los estados financieros.

d) Observacin Es estar en el lugar de los hechos, ver la realizacin de ciertas operaciones, el funcionamiento de los procesos, del equipo, el traslado el de bienes; los para poder evaluar y la

posteriormente,

registro,

procedimientos

presentacin ms adecuados de las cuentas.

5.3.3 Anlisis

El examinar todo con detenimiento en sus diferentes partes que lo conforman es indispensable para tener un manual

correctamente diseado.

Por ello, los resultados de la

investigacin deben someterse a un riguroso anlisis, para lo cual tendr que considerar lo siguiente:

a) Posibilidades o Alternativas Casi siempre existen varias maneras de hacer las cosas y naturalmente, debe escogerse la mejor; en contabilidad se usan diferentes mtodos, de valuacin, de registro, etc., antes de elegir debe hacerse el correspondiente anlisis tomando en cuenta lo ms beneficioso para la empresa y para los usuarios de la informacin que se genere.

b) Formatos

Para el control y registro de las operaciones en el rea de almacn, se necesita usar una serie de documentos o formatos, como: formato de requerimiento, formato de salida, krdex de almacn y otros, aunque stos pueden estar diseados y en uso cuando se elabora el manual, tienen que analizarse para ver si no presentan alguna dificultad de acuerdo al nuevo sistema y, segn sea el caso, redisearse o modificarse. c) Equipos Tambin debe ser objeto de anlisis, principalmente aquel que est relacionado con el registro de las operaciones contables, a fin de elaborar un manual adecuado para el equipo de registro a utilizarse. d) Espacio El manual muchas veces se disea como parte de una sistematizacin, la cual incluye entre otras cosas, la compra de un nuevo equipo de registro y el diseo de formatos para el registro de las operaciones, es por ello que se debe estudiar el espacio en que debe ubicarse el departamento de contabilidad, el centro de cmputo, el almacn o almacn, la sala de ventas, la ubicacin del personal, para que haya fluidez en la circulacin de los documentos, buscando la mayor seguridad para el equipo, el buen flujo de los documentos y la mejor ubicacin del personal atendiendo al espacio disponible y requerido. e) Seleccin de la Mejor Alternativa Si examinamos las diferentes posibilidades o alternativas para un adecuado registro, las formas, el equipo, el espacio, es para seleccionar la mejor alternativa. Es importante, que

10

dispongamos de

tiempo para efectuar una adecuada

seleccin de los mtodos de registro, de las formas a utilizar, del equipo a usar, del espacio que necesita ocupar. Todo ello nos ayudar a la elaboracin de un adecuado manual.

f) Pruebas En teora podran aparecer las mejores alternativas a escoger, pero esto necesita demostrarse en la prctica. Es por ello que para tener elementos de anlisis, los mtodos, las formas, el uso de diferentes cuentas, la presentacin de los estados financieros debe probarse antes de usar el manual. Haciendo pruebas a medida que se va avanzando en la elaboracin, con la ayuda de las personas usuarios, tanto con las que registran las operaciones como con las que utilizan la informacin, nos ayudar encontrar errores y poderlos corregir.

5.4 Contenido de los manuales

5.4.1 Presentacin

La portada del manual debe contener el nombre de la entidad, el tipo de manual al y la igual fecha. El que el manual manual de normas y

procedimientos

contable

puede

presentarse en forma de libro debidamente empastadas, tambin podrn presentarse en cartapacios, por medio de hojas mviles.

5.4.2 Definicin y Propsito

11

El que contenga una definicin y un propsito nos permitir determinar el tipo de manual herramienta. y el uso que le daremos a esta

5.4.3 Objetivos

Aqu se explica las metas que pretendemos cumplir con los procedimientos que describimos. Es necesario tener en forma clara y concisa cada uno de los objetivos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditora; facilitar, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general.

5.4.4 Campo de Aplicacin

Debe

encaminarse

una

explicacin

breve

sobre

los

departamentos que abarca el manual, tambin incluye normas de aplicacin general y normas de aplicacin especficas para cada uno de los procesos.

5.4.5 Smbolos

Es un conjunto dibujos, conformados por valos, crculos, rectngulos, cuadros, lneas, que representan una operacin especfica y todas en su conjunto representan el movimiento de un proceso.

12

5.4.6 Procedimientos y Flujogramas

Procedimiento: es el mtodo normativo secuencial y lgico para desarrollar una funcin.

Los procedimientos se presentan por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y sealando los responsables de llevarlas a cabo.

Flujograma de procedimiento: Es la descripcin detallada de todos los pasos que se realizan en un proceso, utilizando smbolos convencionales que se estandarizan y permiten registrar objetiva y secuencialmente los procedimientos de las distintas reas de responsabilidad y la aplicacin del control.

5.5 Tipos de Manuales

Atendiendo al contenido del manual, stos se pueden clasificar en la forma siguiente.

5.5.1 Manuales Administrativos

a) Manual de historia de la empresa

13

En algunas empresas se considera importante informar a los empleados acerca de la historia de la empresa, fundacin, crecimiento, logros, administracin actual y posicin. Con

ello el empleado, tiene la oportunidad de involucrarse en las actividades de la empresa, adaptndose dentro del esquema organizacional. La informacin histrica, generalmente, se incluye como parte de informativa en un manual de polticas, de organizacin, o en un manual de personal. El manual de historia de la empresa puede, no slo estar destinado al personal, sino servir como manual de relaciones pblicas, proyectando su imagen a personas ajenas, pero que tienen contacto con ella, como proveedores, clientes, banqueros, gobierno, prensa, o el pblico en general.

b) Manual de organizacin Los manuales de organizacin exponen, con detalle, la estructura de la empresa y sealan los puestos y la relacin que existe entre ellos. Explican la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los rganos de la empresa. Generalmente contienen grficas, de organizacin,

descripciones de trabajo, definicin de lmites de autoridad. Existen manuales de organizacin departamental, que se ocupan de un departamento en particular o de una funcin especfica, y manuales generales de organizacin que abarcan toda una empresa.

c) Manual Procedimientos

14

Tambin llamados manuales de operacin, de prcticas estndar, de introduccin sobre el trabajo, de rutinas de trabajo, de trmites y mtodos de trabajo. El manual de procedimiento describe claramente las etapas o pasos que deben cumplirse para ejecutar una funcin, cules son los soportes documentales y qu autorizacin requieren. El registrar por escrito los procedimientos de operacin es importante, pero requiere que se pongan a disposicin del personal de forma inteligible. Un manual de operaciones sirve para que la administracin aumente su certeza de que los empleados utilizan los mtodos y procedimientos prescritos al llevar a cabo sus tareas. El manual ofrece

adems, al personal, una gua de trabajo, la que resulta particularmente valiosa para orientar a los nuevas

empleados y tiene por objeto minimizar el desperdicio de tiempo y esfuerzo en las actividades de la empresa. Los manuales de procedimientos pueden clasificarse en manuales de procedimientos de oficina y de fbrica, segn sea el lugar donde se utilicen. Tambin pueden referirse a: Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: cmo operar una mquina de contabilidad. Prcticas departamentales, en que se indican los procedimientos de operacin de todo un departamento. Prcticas generales en un rea determinada de

actividad, como manuales de procedimiento comercial, de produccin, financieros.

d) Manual de polticas En un manual de polticas, se escriben los lineamientos de la conduccin de una negociacin y los medios para el logro de los objetivos. Se aconseja que estas actitudes deban ser

15

comunicadas en forma continua a lo largo de toda la lnea de organizacin, si se desea que las operaciones se desarrollen de forma eficiente. Las polticas son rdenes o lineamientos generales que se originan desde la cspide de la organizacin; es decir que pueden provenir de rganos directivos, como grandes lneas polticas a seguir para toda la empresa, y de un carcter particular o fundamental para alcanzar los fines que la organizacin se ha fijado. Los manuales de polticas ahorran tiempo y esfuerzo, al no realizar demasiadas consultas al nivel jerrquico superior al momento de registrar o realizar operaciones. Puede haber manuales de polticas

comerciales, de produccin, de finanzas, de crditos, de ventas, de personal, etc.

5.5.2 Manual Contable

Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin e instrucciones para: El uso adecuado de la nomenclatura contable de una empresa. Para aplicar criterios consistentes en el uso de las cuentas. Para ayudar a obtener informes y estados financieros que presenten informacin confiable y de acuerdo a las necesidades de la empresa u organizacin. En el manual contable, se incluye informacin o instrucciones sobre el uso de las cuentas, polticas contables, con el fin de obtener informacin financiera confiable y oportuna. Detalla la

forma de registrar las operaciones contables; puede tambin,

16

detallar la forma de operacin de los libros o registros de las empresas y la forma de presentacin de los estados financieros.

17

CAPITULO VI CASO PRCTICO

6.1 Presentacin

El planear es el proceso formal de crear normas,

procedimientos,

metas, estrategias, descripcin de puestos y otros mtodos que ayudan a evitar y corregir desviaciones en los comportamientos y los resultados deseados en una empresa; los controles son medidas que permiten verificar que las decisiones y los resultados sean acordes a los planes establecidos.

El Control interno se expresa a travs de las polticas aprobadas por la gerencia y sus colaboradores, mediante la aplicacin de tcnicas de direccin, verificacin, evaluacin de regulaciones administrativas, manuales de organizacin, de normas y procedimientos, contables, de sistemas de informacin y de programas de seleccin, induccin y capacitacin de personal.

Actualmente en la Empresa Automotriz Cisne SRL no est definido un modelo o procedimiento especfico de cmo debe ser un sistema de control interno; sin embargo, existen lineamentos mnimos (cartas, memos, reglas) que contribuyen al cumplimiento de sus objetivos. El objetivo general del plan de la tesina es el diseo de control interno

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administrativo

que

garantice

la

eficiencia

y economa

de las

operaciones en el rea de almacn de la

empresa facilitando la

correcta ejecucin de las funciones y asegurando la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la informacin administrativa.

Estos objetivos se van a lograr a travs del diseo y aplicacin de los manuales de organizacin, normas y procedimientos, que sirvan de control preventivo. El estudio de estos manuales es la pieza bsica y punto de partida, para conocer el funcionamiento del sistema de control interno de la empresa, para poder evaluarlo mediante el trabajo de auditora (que consiste en el estudio y evaluacin del sistema de control interno existente para poder determinar la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora a aplicar) o para que la gerencia verifique la correcta actuacin y efectividad de la operatoria de la empresa.

Aquellas organizaciones que lleven a cabo el diseo de manuales como los incluidos en este captulo, contribuyen a lograr los objetivos de su control interno. Adems es necesario recordar lo siguiente: la administracin reconoce su responsabilidad por la presentacin razonable de los estados financieros de acuerdo con el marco de referencia relevante para informes financieros1

A continuacin se presentan los manuales que, derivados del estudio de las principales operaciones de la unidad de anlisis se estiman necesarios para su adecuado funcionamiento:

Norma Internacional de Auditoria N 580 Representaciones de la Administracin. Prrafo 3. 2011.

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EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL. CONCESIONARIO AUTORIZADO CHEVROLET

MANUAL DE ORGANIZACIN
(PROPUESTO)

AREQUIPA JUNIO 2013

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MANUAL DE ORGANIZACIN
EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL

INTRODUCCIN

Este instrumento administrativo, sirve de gua para identificar las funciones que debern realizar los miembros de la Empresa Automotriz Cisne SRL.

Contiene el organigrama general y la descripcin tcnica de los puestos encargados del rea de almacn.

La importancia del manual de organizacin radica en identificar las funciones, polticas, responsabilidades, relaciones laborales, para que los empleados se orienten sin mayor dificultad, en la realizacin de sus tareas, con el fin de desarrollar armona laboral para el logro de los objetivos de la empresa. Esto a travs de la definicin de estructuras bsicas para el desempeo y ejecucin de las actividades.

OBJETIVOS

Economizar tiempo y esfuerzo en la ejecucin del trabajo, evitando la dualidad de instrucciones. Evitar el uso inadecuado de recursos humanos, materiales y tecnolgicos para obtener excelentes resultados en las actividades realizadas. Facilitar la induccin de empleados de nuevo ingreso o que sean promovidos a puestos de mayor jerarqua.

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MANUAL DE ORGANIZACIN
EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL

Fortalecer la autoridad y delegacin de funciones. Determinar la responsabilidad de cada departamento y puesto de trabajo. Contribuir a la ejecucin apropiada de las tareas encomendadas al personal y favorecer la uniformidad de criterios de trabajo.

CAMPO DE APLICACIN

Este instrumento ser aplicado en la Empresa Automotriz Cisne SRL en el rea de almacn.

HISTORIA DE LA EMPRESA

Automotriz Cisne S.R.L., con nmero de R.U.C. 20454537743 inicio actividades en el ao 2007 en el local ubicado en la avenida Parra 253.

Esta empresa se inici con la venta de vehculos de la marca Chevrolet e Isuzu.

Actualmente la empresa se dedica a la venta de vehculos de la familia de General Motors, mantenimiento de vehculos y venta de repuestos. Asimismo, cuenta con ms de 30 trabajadores repartidos en las dos reas principales de la organizacin que son ventas y servicio.

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MANUAL DE ORGANIZACIN
EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL

En el ao 2013 inauguro su nuevo local en un rea de 5000m2 con tecnologa de punta. La empresa posee todos los documentos que la acreditan como un empresa activa. Se encuentra registrada en SUNARP como Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada.

Esta empresa es parte de la corporacin Cisne, la cual est conformada por diversas organizaciones como Transportes Cisne, Reencauchadora Cisne, Llantas Cisne, Gasocentro Cisne y Automotriz Cisne.

MISION

Enfocar la capacidad, tiempo y experiencia ofreciendo automviles a la vanguardia del avance tecnolgico, precios convenientes y servicio de calidad en post-venta, en materia de repuestos y mantenimiento que haga satisfacer a los clientes y consumidores.

VISIN

Ser la empresa lder por excelencia en la venta de automviles y repuestos de la marca Chevrolet, de eficiente gestin, y competitividad para obtener presencia penetrante en el mercado. Comprometida con el servicio al cliente y la formacin integral del recurso humano.

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MANUAL DE ORGANIZACIN
EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

Automotriz Cisne est organizado principalmente en dos reas, Ventas y Post-venta, las cuales tienen un gerente a la cabeza, quienes dependen del Gerente-adjunto. Cada rea tiene varios colaboradores.

En el rea de ventas estn principalmente los asesores de venta, quienes mantienen el contacto con los clientes para asesorarlos durante la compra y absolver cualquier duda. Ellos se encargan de ensamblar las necesidades de los visitantes con las caractersticas del vehculo, de tal forma de brindar el automvil ms adecuado.

Tambin existe el puesto de cajero, quien se encarga de hacer la documentacin necesaria para llevar a cabo el proceso de compra, adems de recibir los pagos y confirmar los mismos.

En el rea de post-venta hay mayor diversidad de colaboradores, porque el proceso de este servicio es ms complejo que el anterior. En esta seccin se encuentran los mecnicos, asistentes de mecnica, asesor de servicio, gerente de repuestos, almacenero y ayudantes de lavado.

Los mecnicos y sus asistentes son los encargados de realizar los servicios de mantenimiento comunes y los servicios ms complejos producto de impactos o problemas mayores debido al alto kilometraje del vehculo.

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MANUAL DE ORGANIZACIN
EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL

El asesor de servicio es la persona encargada de recepcionar el vehculo y realizar el inventario de este. Detalla todos los problemas que indica el cliente, absuelve dudas y recomienda las ofertas del momento.

El gerente de repuestos se encarga de controlar la existencia de repuestos para evitar falta de stock. Tambin se encarga de implementar los requerimientos que exige la General Motors Per, en lo que relaciona a almacn o repuestos.

El almacenero se encarga de administrar el almacn y gestionar la recepcin y entrega de repuestos.

Los ayudantes de lavado cierran el proceso, porque reciben el vehculo que ha recibido el servicio para lavarlo exteriormente y limpiarlo interiormente para entregrselo al final del da al cliente.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

A continuacin se desarrolla el organigrama funcional de la Empresa Automotriz Cisne SRL, donde se establecen las reas de: Ventas Post-venta

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MANUAL DE ORGANIZACIN
EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL

Gerente-Adjunto

Gerente de ventas

Gerente de postventa

Asesor de venta

Cajero

Mecanico

Gerente de repuestos

Asistentes de mecanica

Almacenero

Asesor de servicio

Ayudantes de lavado

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MANUAL DE ORGANIZACIN
EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL GERENTE DE REPUESTOS Descripcin Tcnica del Puesto I. Identificacin

Ttulo del puesto: Ubicacin del puesto: Inmediato superior: Subalterno

Gerente de Repuestos Almacn Gerente de Post Venta Almacenero

II Descripcin genrica del puesto

Puesto de trabajo de carcter operativo, encargado de la guarda y custodia, de los bienes disponibles para la venta.

III Descripcin especfica del puesto

a) Atribuciones Supervisin del conteo fsico de inventarios. Supervisin del ingreso de productos importados a la almacn. Supervisin de ingresos y egresos de productos al sistema. Revisin y conteo de productos importados. Custodia de los artculos para la venta, cuidando que se mantenga en buen estado. Supervisin del despacho de productos conforme a orden de compra de los clientes.

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MANUAL DE ORGANIZACIN
EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL GERENTE DE REPUESTOS Descripcin Tcnica del Puesto

Orientar y supervisar al almacenero. Supervisin del empaque para envo de mercadera vendida. Elaborar informes peridicos u ocasionales a requeridos por gerencia general. Reportar de compras y ventas mensuales a gerencia y contabilidad. Efectuar cuadres peridicos con contabilidad. Elaborar las tarjetas de garanta y verificar el almacn de garanta con lo informado a General Motors para auditoras programadas. b) Relaciones de Trabajo

Relacin de subordinacin con el Gerente General, a quien suministra informacin sobre su departamento. Tiene relacin de colaboracin con los dems departamentos; principalmente con post-ventas y contabilidad. c) Autoridad

Tiene autoridad sobre los auxiliares, asignndoles actividades relacionadas con el proceso operativo del departamento.

d) Responsabilidad

Es responsable del oportuno, adecuado y eficaz funcionamiento de las operaciones del departamento y que el producto llegue completo, correcto y oportunamente, para satisfaccin del cliente.

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MANUAL DE ORGANIZACIN
EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL GERENTE DE REPUESTOS Descripcin Tcnica del Puesto IV Requisitos mnimos exigidos

Educacionales Contador Pblico. Ingls Avanzado.

Experiencias Mnima de 1 ao en puesto similar.

c) Habilidades y Destrezas

Habilidad: Coordinacin. Iniciativa. Establecer y mantener relaciones positivas de trabajo. Organizar y controlar. Conocimiento del producto.

Destrezas: Manejo de paquetes bsicos de computacin. Manejo de personal Control de cumplimiento de labores.

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MANUAL DE ORGANIZACIN
EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL ALMACENERO Descripcin Tcnica del Puesto

Identificacin Ttulo del puesto: Ubicacin del puesto Inmediato superior Subalterno Almacenero Almacn Jefe de Almacn Ninguno

II Descripcin genrica del puesto Puesto de trabajo de carcter operativo, encargado de despachar, empacar, contar, revisar, mantener en orden toda la mercadera y de cuidar el buen estado de la misma. III Descripcin especfica del puesto

a)

Atribuciones Despacho de repuestos. Ingreso de productos adquiridos al sistema. Colocacin adecuada de cada uno de los productos. Conteos fsicos de inventarios. Empaque de repuestos. Revisin de productos despachado. Etiquetado y envo de productos. Limpieza de almacn. Elaborar los reportes requeridos por el jefe inmediato.

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MANUAL DE ORGANIZACIN
EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL ALMACENERO Descripcin Tcnica del Puesto

Efectuar las tareas que le sean requeridas por su jefe inmediato. Recolectar los repuestos de garanta y realizar el despacho del reemplazo.

b) Relaciones de Trabajo Relacin de subordinacin con el jefe de repuestos, atender a clientes y prestar colaboracin al departamento de post-ventas.

c) Autoridad Ninguna. d) Responsabilidad Asistir al jefe de repuestos en el proceso de las actividades propias del almacn. IV Requisitos mnimos exigidos

a) Educacionales Estudios a nivel superior. b) Experiencias Mnima de 1 ao en puesto similar. c) Habilidades y Destrezas

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MANUAL DE ORGANIZACIN
EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL ALMACENERO Descripcin Tcnica del Puesto

Habilidad: Conocimiento del producto. Ordenado, con iniciativa y actitud de servicio Responsabilidad y puntualidad. Mantener relaciones positivas de trabajo. Atender Instrucciones Destrezas:

Manejo de paquetes bsicos de computacin. Rapidez y exactitud en el conteo de productos. Comunicacin eficaz con el Jefe de Repuestos y otros departamentos.

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EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL. CONCESIONARIO AUTORIZADO CHEVROLET

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

(PROPUESTO)

AREQUIPA JUNIO 2013

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL

DEFINICIN Y PROPSITO

Este instrumento es para uso interno, contiene normas y procedimientos que deben aplicarse a los procesos de compras, ventas y almacn,

especficamente para el rea de repuestos de la Empresa Automotriz Cisne SRL.

Su importancia reside en el apoyo que pueda brindarle al rea administrativa y operativa, optimizando los recursos humanos, fsicos y financieros de la empresa, y tiene como propsito servir de gua para la correcta realizacin de las funciones o tareas asignadas.

OBJETIVOS Conocer las normas y procedimientos de las operaciones de la empresa. Lograr que el personal de la empresa posea una gua tcnica que lo oriente al ejecutar sus tareas. Minimizar la prdida de recursos financieros, materiales y humanos. Evitar la duplicacin de mando en la ejecucin y direccin de actividades. Optimizar los recursos en los departamentos de ventas, compras y almacn.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL

CAMPO DE APLICACIN Este instrumento se aplicar en la Empresa Automotriz Cisne SRL. Para este caso es necesario que el conjunto de procedimientos sean ejecutados en el departamento de almacn.

NORMAS DE APLICACIN GENERAL El manual debe permanecer en un lugar accesible y al alcance del personal para que sean observados y ejecutados los procesos conforme a lo establecido. Las Que normas y procedimiento del manual deben revisarse

mensualmente para su correccin y actualizacin. el personal cumpla todas las normas y procedimientos

establecidos en el manual, con el objeto de hacer eficiente y eficaz el trabajo. Optimizar el tiempo y los recursos de las operaciones en cada proceso. Todos los responsables de cada departamento deben participar y lograr acuerdos en cualquier modificacin de procesos establecidos en este manual. Todas las modificaciones o implementaciones de procesos o normas deben seguir la estructura establecida en el manual.

35

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL Proceso: Almacn Descripcin del proceso
Aqu se describen los procedimientos para despacho de repuestos.

Objetivos de Procedimiento:
Describir la forma de realizar el despacho de repuestos. Lograr eficiencia operativa. Forma de revisin de mercadera.

Normas del Procedimiento:

Realizar conteos fsicos de inventarios de acuerdo a una programacin establecida por contabilidad. 60 das mximos para que el cliente realice reclamos por repuestos defectuosos. Emitir nota de crdito solo con nota de devolucin firmada por Vendedor y aprobada por Jefe de Post-Ventas. El cliente debe firmar nota de crdito. Diariamente realizar el inventario fsico de alguna clase de productos. Sacar nicamente los repuestos con boleta de venta, factura (emitida por el jefe de post-venta) o tarjeta de control (emitida por recepcionista) si se tratara de servicio de mantenimientos. Apuntar en el formato de salida de repuestos el cdigo, la descripcin y la cantidad de repuestos y hacer firmar el cargo al cliente o al mecnico en el caso de servicio de mantenimiento. En el caso de servicio de mantenimiento se ingresara la informacin en la tarjeta de control de mantenimientos para poder realizar la liquidacin del servicio. Realizar revisin de la mercadera despachada.

36

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL Proceso: Almacn
Tratar con mucho cuidado los productos delicados y costosos.

Los productos enviados a otro almacn etiquetarlos con remitente, destinatario,

direccin y llenar formato de salida y la gua de remisin.

Una vez despachada la mercadera se procede a ingresar datos al sistema

Creativa.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL Procedimiento: Despacho de Repuestos

Unidad

Puesto

Paso

Accin
Recibe la boleta de venta o factura o tarjeta de control de mantenimientos y asigna auxiliar para despacho de repuestos. El almacenero auxiliar anota su nombre, la hora de inicio y la hora de finalizacin en el formato de salida; procede a surtir los repuestos. Al finalizar, etiqueta una caja con el nombre del cliente o el cdigo del servicio y deposita los repuestos en ella. Traslada el formato de salida a jefe de repuestos. Revisa y corrige el formato de salida con las cantidades reales que el almacenero surti. Traslada a otro almacenero para revisin del repuesto surtido. Anota su nombre, revisa el repuesto y etiqueta la caja con la palabra confrontado. Traslada a Jefe de repuestos. Revisa el producto contra factura y empaca. Si es al contado enva de factura original y si es al crdito enva cuadriplicado de factura. Completa la informacin del despacho en el formato de salida y en la tarjeta de control si se tratara de servicio de mantenimiento Hace firmar al cliente en el caso de venta directa y al mecnico que recibe los repuestos en el caso de mantenimiento. Ingresa la informacin de salida de repuestos en el sistema Creativa. Mensualmente verifica los formatos de salida con el sistema Creativa. Enviar cuadro consolidado a gerencia y contabilidad

Almacn

Jefe de Repuestos

2 Almacn Almacenero

Almacn

Jefe de Repuestos

Almacn

Almacenero

Almacn

Almacenero

Almacn

Almacenero

Almacn

Almacenero

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

EMPRESA AUTOMOTRIZ CISNE SRL Procedimiento: Procedimiento de Garantas

Unidad

Puesto

Paso

Accin
El cliente ingresa su solicitud de garanta ante el Gerente de Post-Ventas para que analice dicha situacin. El Gerente de Post-Ventas solicita informe de mecnico a fin de verificar si corresponde el proceso de garanta. Ingresa el reporte de garanta en el sistema GWM. (Global Warranty) Enva el reporte tcnico al correo representante de GM de ser requerido. del

Post Venta

Gerente de Post Ventas

Post Venta

Gerente de Post Ventas

Post Venta

Gerente de Post Ventas 3

Post Venta

Gerente de Post Ventas 4

Post Venta

Gerente de Post Ventas

Espere la respuesta de GM Per (va telefnica o correo). Una vez confirmada la respuesta con aprobacin el jefe de post venta realiza el resumen de garantas aceptadas y enva a jefe de repuestos la tarjeta de control de servicio. El jefe de repuestos ingresa dicha informacin en las tarjetas de garanta y enva al almacenero la tarjeta de control de servicio. El almacenero realiza el despacho de repuesto de garanta y llena el formato de salida as mismo y recibe la pieza defectuosa. Almacn procede a dar ubicacin en el almacn de garantas. El jefe de repuestos realiza verificacin mensual del almacn de garantas con las tarjetas de garanta.

Almacn

Jefe de Repuestos

Almacn

Almacenero

Almacn

Almacenero

Almacn

Jefe de Repuestos

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