UNIDAD 3 Documentacin del Proceso de Auditoria Papeles de trabajo

3.1. Concepto. 3.2. Objetivos de los Papeles de Trabajo 3.3. Preparacin y Contenido. Requisitos 3.4. Archivo: Legajo de Planificacin, Legajo Permanente y Legajo Corriente 3.5. Propiedad, Exhibicin y Conservacin

3.1

Concepto

Las evidencias respaldatorias del informe de auditora debidamente registradas. Suelen estar conformados no slo por papeles propiamente impresos, sino tambin por archivos informticos generados por distintos sistemas de computacin. Concepto Segn RT 7: Los programas escritos con la indicacin de su cumplimiento y las evidencias reunidas por el auditor en el desarrollo de su tarea, constituyen el conjunto de sus papeles de trabajo. Los PT son los elementos especficos q se emplean p acumular evidencias q un Ar necesita p fundamentar su opinin. Lattuca Definicin: son todos aquellos objetos donde constan las tareas realizadas, los elem d juicios obtenidos y las conclusiones a las q arribo el AR. Constituyen x lo tanto base p la emisin del informe y luego su respaldo.

3.2

Objetivos de los Papeles de Trabajo 1. Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas. Lattuca: OBJETIVO PRINCIPAL: ser servir como base p la emisin del informe del Ar y constituir luego su respaldo. Materializada la opinin (o la ausencia d esta) en el Informe del Ar, y no obstante q los PT deben respaldarlo en su totalidad, se har hincapi en 2 prrafos del informe: Prrafo d Alcance del Trabajo d Audi: la verificacin del objetivo ppal implica q los PT deben surgir el grado d cumplimiento d las normas d audi aprobadas x la FACPCE, relativas al desarrollo d la audi. Prrafo d Opinin: el cumplimiento del objetivo ppal implica q d los PT deben surgir los antecedentes q lo condujeron a la emisin d la opinin o a la decisin d abstenerse d opinar. OBJETIVOS SECUNDARIOS: son todos aquellos q facilitan actividades del Ar, relacionadas con el mismo ente y tarea, o con otras tareas y clientes potenciales. 1. Ayudar a los miembros del equipo de trabajo a adoptar una estructura ordenada y un informe en su tarea. 2. Facilitar la Supervisin (d los colaboradores) y revisin de las tareas efectuadas y proporcionar evidencia de dichas funciones. Ante su responsabilidad x la tarea d los colaboradores, deber no slo planificar su actividad, sino tamb y con el mismo grado d importancia, constatar su cumplimiento, agregando d ser necesario las pertinentes aclaraciones o incorporando revisiones adicionales. 3. Documentar la informacin que puede ser utilizada en Exmenes Futuros. Una Hoja d Trabajo q suele incluirse en los legajos se denomina Sugerencias p futuros exmenes, en la q se rene inf q con ese fin 1

puede estar dispersa dentro del legajo. Ej. inconveniencia d la fecha elegida p pedir confirmaciones d saldos, distribucin d los procedimientos en el tiempo y similares. 4. Registrar la informacin til para la preparacin de declaraciones impositivas e informes especiales. 5. Permitir informar al cliente sobre deficiencias observadas: los PT permitirn informar al cliente, como subproducto d la tarea ppal, sobre diversos aspectos relativos a las actividades d control d los sistemas, los procedimientos contables y otros aspectos d inters sobre la gestin empresarial, lo q se concreta regularmente en la denominada casta con comentarios y recomendaciones. 6. Importancia de la documentacin del trabajo de auditora En cuanto al trabajo en s: Segn Montanini 1) Servir como base p la planificacin d audi. 2) Mostrar los procedimientos realizados, los responsables (Audi y Empresa) y los resultados obtenidos. 3) Preparar los asientos de ajustes q corresponden. 4) Exhibir las consecuencias de los resultados obtenidos en el informe de audi. 5) Facilitar la supervisin y el control d calidad de la audi. 6) Resumir los resultados de la audi y compendiar la evidencia obtenida. 7) Obtener datos p audi posteriores u otros trabajos basados en la audi. Es el elemento de prueba d la labor realizada. En cuanto a la responsabilidad del auditor: momento d enfrentar la defensa del trabajo realizado ante la justicia. Si lo realiza cualquier integrante del equipo de trabajo es responsable el Ar xq es a l a quien contrataron.

3.3

Preparacin y Contenido. Requisitos

Fuentes: Realizadas por el Auditor: Planilla de Arqueo de Fondos Obtenidas del Ente: Estatutos de Constitucin, la Carta de Gerencia, Fotocopias de Facturas y Remitos. Obtenidas de Terceros: Respuesta a Circularizaciones a Clientes, Proveedores y Abogados, o la Confirmacin de un Registro Pblico, etc. Principales Caractersticas: Claro, Preciso, Completo, Inequvoco. Caractersticas de la Documentacin: Forma: -Claridad; -Ordenar en su Secuencia; -Cuando se los analiza en forma conjunta deben estar correcta// relacionadas entre si, ya q las conclusiones de un procedimiento en un rubro pueden derivar en anlisis y conclusiones en otros rubros relacionados. Soporte: Papel o Archivos Computarizados (segn el criterio del Ar). Papel: es necesario si o si cuando se necesita una FIRMA del Sector o Componente q se est evaluando. Tambin q constate q estuvo presente el personal cuando se hizo un procedimiento. -Fotocopias Ej. Estatuto d la Constitucin d la Soc. -Originales Ej. Respuesta de un Tercero. -Planillas en Papel p aquellos doc q necesiten una forma de un responsable del ente. -Planillas electrnicas, en los casos q el Ar procese inf, como los reclculos. Contenido La descripcin de la tarea realizada 2

 Los datos y antecedentes obtenidos durante la auditora, ya se trate d aquellos q el Ar hubiera preparado o hubiera recibido d terceros. Informacin relevante sobre la actividad del ente. Antecedentes del ambiente de control y los sistemas de informacin. Anlisis particular de los montos incluidos en los estados financieros. Las conclusiones sobre el examen practicado. Clase 2013: 1) Fecha EECC del Cierre del Ejercicio; 2) Ente al q audita; 3) Responsable de la planificacin, ejecucin y la supervisin por parte d la audi; 4) Fecha de la ejecucin. XX SA Bce Finalizado 31/12/11 Fecha Concepto

SI

S. Ajuste S. s/ Auditora Firma y Fecha de Ejecucin

Agrega Montanini: 1) El trab q se est realizando y sobre q informe contable; 2) Eventual//, los responsables x parte del ente; 3) La fuente d la informacin obtenida. Agrega Clase 2012: 1) Identificacin del rubro y cuenta; 2) Fecha de finalizacin; 3) Total de horas; 4) Hora de inicio y finalizacin d la tarea o hora. Agrega Lattuca: 1) En el caso d planillas q renen las cuentas d cada rubro (planillas denominadas llave, caratula), incluir los saldos del ejercicio o perodos anterior a efectos comparativos.

3.4. Archivo: Legajo de Planificacin, Legajo Permanente y Legajo Corriente

La doc obtenida en el conocimiento del ente y del CI tendr vigencia mas permanente q la obtenida durante la realizacin d pruebas d saldos. -Identificacin de los Registros. Referenciado. Informacin permanente. Informacin de cada ejercicio. -Informacin Requerida. - Nombre del ente - Ttulo y/o propsito de la planilla - Referencia de la planilla - Fecha del examen - Descripcin concisa del trabajo realizado y de sus resultados. - Fuente de la informacin 3

Base de la seleccin, si correspondiera Referencias cruzadas apropiadas con otras planillas pertinentes Conclusin, si correspondiera Iniciales de la persona que prepara la planilla y la fecha en la cual se prepar. ( Preparado por el ente, la fecha de recepcin) - Evidencia de la revisin Legajos - Legajo de Planificacin. - Legajo de Informacin Permanente. - Legajo de Informacin Corriente. - Legajo Resumen de Auditora. Legajo de Planificacin a) Informacin de Relevancia Permanente: - Antecedentes sobre el Negocio. - Descripcin de los Sistemas de Informacin. - Funciones de Auditora Interna. b) Informacin del Examen del Ao en Curso: - Registro de Actividades de Planificacin. - Registro de Informacin sobre Actividades del Ente. - Registro de Informacin Administrativa. c) Memorando de Planificacin: - Estratgica. - Detallada. Legajo de Informacin Permanente a) Temas legales y societarios generales: - Acuerdos; Contratos; Documentos Societarios y Estatutos. b) Temas financieros: - Informacin General; Prstamos; Lneas de Crdito. c) Diversos: - Actas; Disposiciones Normativas Relevantes; Informes Especiales. Legajo De Informacin Corriente - Parte General: Lattuca: se agrupan papeles y evidencias q no estn relacionados con un rubro o cuenta especial, sino con la audi en gral. Ej. Aspectos a tener en cuenta por el Prof Dictaminante; Carta con Manifestaciones a la Gerencia; Ajustes Sugeridos x Audi; Resumen d Ajustes no Contabilizados; Planilla d Control del Tiempo Utilizado; Anlisis de los Estados Financieros en su Conjunto; Balance de Saldos; Hechos Posteriores; Contingencias; Resmenes de Actas, Registros Legales y Estatutos; Cobertura de seguros. - Secciones Especficas por Componente: Lattuca: se agrupan aquellas evidencias relacionadas con cada rubro o cuenta en particular. Ej. Trabajo realizado; Evidencias Recogidas sobre las Cuentas; Planilla llave; Notas; Conclusiones; Programas de Auditora; Planillas de Detalle.

Legajo Resumen De Auditora 1) Estados financieros e informe de auditora 2) Resumen de temas significativos 3) Informes de control interno 4) Informes a la gerencia o directores 5) Carta de la gerencia 6) Memorando impositivo u otros 7) Resumen de errores no ajustados 8) Cartas de abogados 9) Anlisis de variaciones de tiempo Otros Modelos de Organizacin y Archivo 1-Legajo Permanente: debe contener toda la informacin importante que conserve su inters en el futuro. Mayor a un ao. Montanini: Contendr mucha inf obtenida del cliente (Fotoc o Escaneos) y mayor cantidad d PT realizadas por el Ar. Lattuca: se archiva inf y elem d juicio cuya utilidad trasciende a una audi en particular, constituyndose x lo tanto en soporte p varios exmenes. Ordenamiento: por lo comn, estos legajes tamb tienen una parte gral y una parte especficas. En la parte gral se incluyen datos q hacen al conocimiento del ente, como ser dom legal, ubicacin d plantas o contexto en el q se desenvuelve. En la parte especfica en cambio, se agrupan inf y elem d juicio q hacen a determinados aspectos del examen d audi, ej. recepcin d tecnologa extranjera. 2-Legajo Corriente: contiene la informacin referida particularmente a la auditora corriente, a la del presente ejercicio. Ej. registracin contable de caja y banco. - Seccin General. - Seccin Especfica. LEGAJO PERMANENTE 1. Antecedentes Generales del Ente: 1-Descripcin del negocio y del mercado. 2-Estatutos y conformacin de la administracin. 3-Operaciones y actividad del ente. 2. Cuestiones Relativas a la Organizacin del Ente: 1-Organigrama. 2-Entrevistas con los directivos. 3-Contratos, convenios y avales. 3. Control Interno: 1-Anlisis de objetivos y polticas. 2-Resmenes grficos o narrativos del diseo del control interno. 3-Determinacin de responsabilidades de control y supervisin. 4-Entrevistas con auditora interna. 5-Entrevistas con el personal. 6-Descripcin del sistema contable. 7-Informacin sobre control presupuestario. 5

8-Pruebas de cumplimiento realizadas sobre cada rea: Caja y Bancos; Ventas y Crditos; Compras y Proveedores; Bienes de Cambio; Bienes de Uso e Intangibles; Inversiones; Otros Crditos y Deudas; Patrimonio Neto. 9-Resultados de los cambios sugeridos en auditoras anteriores 4. Anlisis Recurrentes sobre Criterios Generales: 1-Incobrables. 2-Contingencias. 3-Depreciaciones de Bienes de Uso y de Intangibles. 4-Partidas Conciliatorias en la Aplicacin del Impuesto Diferido. 5-Cuestiones relacionadas con el Patrimonio Neto. 6-Partidas conciliatorias en la aplicacin del Mtodo de Valor Patrimonial Proporcional para la medicin de las Inversiones. 7-Determinacin de los Niveles de Significatividad Generales realizados por el Auditor. Legajo Corriente: Seccin General Contiene la inf q est relacionada con la adm d la audi y con todos aquellos procedimientos especficos q no estn vinculados directa// con el anlisis d los saldos d los rubros. 1. Convenio con el cliente sobre servicios prestados. 2. Planillas sobre puntos pendientes de auditoras anteriores. 3. Plan de cuentas. 4. Balance de sumas y saldos. 5. Balance definitivo (si ya existiera) sujeto a auditora. 6. Debilidades detectadas en la verificacin del control interno. 7. Coeficientes para realizar el ajuste por inflacin. 8. Tipos de cambio para realizar la conversin. 9. Planilla resumen de problemas detectados. 10. Planilla de ajustes propuestos al cliente. 11. Planilla de observaciones para la atencin de los gerentes y los socios. 12. Programas de trabajo. 13. Planilla de trabajo realizado y determinacin de tiempos reales. 14. Carta de gerencia. 15. Detalles del corte de documentacin. Legajo Corriente: Seccin Especfica Elemento especifico de cada rubro. 1- Planilla de conceptos. 2- Planilla de rubros. 3- Planilla de cuentas. 4- Mayores de las cuentas contables. 5- Listados de antigedad de crditos. 6- Respuestas a circularizaciones a proveedores y clientes. 7- Respuestas a circularizaciones a abogados. 8- Respuestas a circularizaciones a otras entidades (Bancos, Organismos oficiales, etc.). 9- Conciliaciones realizadas por el ente. 10- Detalles de arqueos de fondos y valores. 6

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Detalles de inventarios de bienes de cambio. Detalle de otras inspecciones oculares (bienes de uso, ttulos, etc.). Copias de documentacin respaldatoria significativa. Copias de actas de Reuniones de Directorio y de Asambleas de Accionistas. Planilla de reclculos (intereses, diferencias de cambio, etc.). Planilla de verificacin de pagos y cobranzas posteriores.

Codificacin y Referencias 1) Codificacin y Ordenamiento: Lattuca: la necesidad d interrelacionar los PT incluidos en los legajos, p as facilitar la bsqueda d cualquier elemento o dato q se desee, lleva consigo la necesidad d identificar cada hoja con un cdigo o ndice. El cdigo o ndice elegido constituir una referencia q se intercambiar entre los elem interrelacionados, cruzndola (referenciacin cruzada). De esta forma en una hoja d trabajo, se incluye el cdigo d la hoja a donde se enva un dato determinado, y en la segunda hoja, se incluye el cdigo d la hoja d donde viene. - Numrico. Numrico Correlativo: se otorga una numeracin correlativa a los PT: 1, 2, 3,, n. Numrico x Bloques: se otorga un bloque d nmeros a la parte general de un legajo y luego un bloque p cada rubro en la parte especfica. Ej. Parte General: 01 al 20; Parte Especfica: 21 al 200. Numrico Decimal: se utiliza un sistema similar al d un Plan de Cuentas - Alfabtico. - Combinado. Alfanumrico: resulta de la combinacin d letras como identificatorias d rubros o captulos y d nmeros p las hojas d detalle. Con este sist es comn q la parte gral, se codifique con nmeros correlativos, romanos o arbigos. 2) Referencias, Marcas o Tildes: Lattuca: cuando el Ar trabaja sobre los elem recibidos del cliente y los confeccionados x l, no puede dejar constancia d la tarea realizada al lado d cada importe, d cada saldo, d cualquier inf, x cuanto implicara una repeticin innecesaria, incrementando las hojas d trab y haciendo dificultosa cualquier revisin posterior. Por tal motivo, se acostumbra y es altamente recomendable, utilizar smbolos, q adecuada// explicados en cuanto a su significado, identifiquen determinadas tareas. Los smbolos o marcas ms comunes se denominan tildes, aunque esto no impide el uso d cualquier otro smbolo, en la medida q su comprensin sea rpida. Existen 2 teoras respecto del uso d los smbolos. Unas d ellas explica q cada smbolo debe tener un significado unvoco a travs d todos los PT y la otra, q un smbolo puede tener distintos significados en diferentes hojas d trabajo. Quedar a Criterio del Ar, elegir uno u otro mtodo, aunque el ms utilizado es el segundo d ellos. - Estndares (sumano, cotejado). - Especficos.

3.5

Propiedad, Exhibicin y Conservacin

Los papeles de trabajo son Propiedad del auditor, sin ningn tipo de excepcin. Su Guarda y su Custodia (conservacin), son responsabilidad del auditor. Esta situacin representa un derecho del auditor as como tambin una responsabilidad y, por ende, una carga.

Responsabilidad La custodia y guarda de los papeles de trabajo, y su imposibilidad de exhibicin (excepto, con prudencia, en los casos mencionados) surge de la imposicin del Secreto Profesional, pilar de la profesin de Contador Pblico, desde la perspectiva del Derecho Penal, Civil y de la normativa de ejercicio profesional (Cdigos de tica). Por ello, que los papeles de trabajo deben mostrarse cuando exista un Requerimiento Judicial: este imperativo levanta las prohibiciones del secreto profesional. Exhibicin Criterios d la ctedra: Hay q dar fotoc no originales. Principio general: - No deben ser exhibido a terceros. Excepciones: - Defensa del auditor en un juicio. - Autorizacin expresa del cliente. Ej. para colaborar con los colegas - Requerimientos de organismos de control. 1) BCRA, CNV, Bolsa, etc. 2) Autoridades fiscales (AFIP) 3) UFI (Unidad de Informacin Financiera) Lattuca: necesidad d q la inf verbal q resulte d relevancia, sea posteriormente confirmada x escrito. Ej. d ellos es la denominada carta con manifestaciones d la gerencia. Ejemplo de excepciones 1. Cuando otro auditor, en su condicin de auditor de una empresa controlante o de inversin, de auditor conjunto o sndico, requiera informacin para poder confiar en el trabajo realizado sobre la controlada. 2. Cuando existe un nuevo auditor. 3. Cuando existen litigios. 4. Cuando los organismos de contralor societario o impositivos requieren informacin sobre temas contables o para limitar sus propios requerimientos de auditora. 5. Cuando el personal del ente tiene una necesidad genuina del anlisis de cierta informacin contable. 6. Cuando los auditores internos del ente desean coordinar sus actividades con las de auditora externa. Conservacin -Durante 6 aos, o -El plazo que fije la Ley, el mayor de ellos: RT: Ley d Soc Comercial 10 Aos o x acciones perentorias x vas judiciales, hay q ver la prescripcin.
o Los papeles de trabajo. o Los informes emitidos. o La copia de los estados contables auditados, firmados por el representante legal de la compaa y objetiva. Montanini: Pasos p la Apertura d los PT 1- Prepare Hoja Resumen (Sumaria) p cada rubro o grupo d cuentas del bce gral y d ganancias y prdidas. 2- Anote en las Hojas Resumen (Sumarias) los saldos al cierre del ao anterior y del ao actual, p cada cuenta del mayor general (segn ente). 3- Obtenga totales d los saldos al cierre del ao anterior y del ao actual, en cada Hoja Resumen (segn Ar). 4- Anote estos totales en los estados d trabajo.