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ACL 9 Agosto de 2006 ACL Services Ltd. 1550 Alberni Street Vancouver, BC Canad V6G 1A5 Telfono: +1-604-669-4225 E-mail: info@acl.com Pgina web: www.acl.com
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200607251555
C ONTENIDO
Captulo 1: Nociones bsicas de ACL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Tomar decisiones de negocios efectivas .......................................... 2 Para qu puedo usar ACL? .............................................................. 3 Cmo lee los datos ACL? ................................................................ 4 Cmo aplico ACL a mi proyecto? ................................................... 5 Organizar los elementos de un proyecto ......................................... 6 Ver y modificar tablas ...................................................................... 7 Cambiar las columnas en una vista .......................................... 8 Agregar un valor computado como columna .......................... 9 Agregar un valor computado como campo ........................... 10 Ordenar la vista con Ordenacin rpida ................................ 11 Obtener respuestas de los datos ..................................................... 12 Elegir el comando adecuado ................................................... 13 Ejecutar un comando .............................................................. 14 Ver los resultados de los comandos ....................................... 15 Usar filtros para aislar registros de inters ............................. 16 Aplicar filtros de vistas con Filtro rpido ............................... 17 Buscar registros ....................................................................... 18 Revisar el log de actividades pasadas ...................................... 19 Buscar ayuda acerca de ACL .......................................................... 20
Captulo 2: Planificar el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Identificar los objetivos del proyecto ............................................. 22 Identificar los requisitos tcnicos .................................................. 23 Identificar los procedimientos analticos ...................................... 24
Captulo 3: Adquirir datos para el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . 25

Pautas para adquirir datos ............................................................. Solicitar archivos y diseos ............................................................ Ejemplo de pedido de datos ........................................................... Obtener datos de un servidor ......................................................... Obtener datos de una PC ............................................................... 26 27 28 29 30
Contenido
Captulo 4: Acceder a los datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Comenzar un nuevo proyecto en ACL ........................................... 32 Crear tablas para acceder a los datos .............................................. 33 Acceder a los datos con el asistente ......................................... 34 Acceder a los datos manualmente ........................................... 35 Acceder a los datos por medio del procesamiento cliente/servidor .... 36
Captulo 5: Verificar la integridad de los datos . . . . . . . . . . . . 37

Contar registros .............................................................................. 38 Totalizar campos numricos .......................................................... 39 Verificar si existen errores de validez ............................................. 40
Captulo 6: Analizar los datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Resumir datos ................................................................................. 42 Generar un resumen estratificado ........................................... 43 Generar resmenes por antigedad ........................................ 44 Clasificar los registros en funcin de un campo de caracteres ..... 45 Generar resmenes en campos de caracteres ......................... 46 Generar tablas cruzadas de campos de caracteres .................. 47 Examinar datos secuenciales .......................................................... 48 Comprobar el orden secuencial de registros .......................... 49 Probar si existen faltantes y duplicados en datos secuenciales .... 50 Extraer y exportar registros ............................................................ 51 Extraer datos a una nueva tabla .............................................. 52 Exportar datos a otra aplicacin ............................................. 53 Ordenar e indexar tablas ................................................................. 54 Examinar los datos .......................................................................... 55 Generar estadsticas descriptivas en campos numricos ........ 56 Generar estadsticas resumidas en campos numricos .......... 57 Realizar el anlisis digital Benford .......................................... 58 Trabajar con tablas mltiples ......................................................... 59 Relacionar dos o ms tablas .................................................... 60 Unir tablas ............................................................................... 61 Combinar dos tablas ................................................................ 62 Usar Extraer y anexar .............................................................. 63 Agregar notas a los registros ........................................................... 64 Realizar muestreos con ACL .......................................................... 65
Captulo 7: Generar reportes de los resultados . . . . . . . . . . . . 67

Usar ACL con Crystal Reports ....................................................... 68 Disear e imprimir reportes ........................................................... 69 Graficar datos .................................................................................. 70 iv
C APTULO 1
N OCIONES BSICAS DE ACL
Aprenda a visualizar los datos y a buscar las herramientas que necesita
ACL le permite analizar los datos en casi todos los formatos de prcticamente todas las plataformas, as como procesar el significado de grandes cantidades de datos. ACL supera el desafo de analizar datos en varias maneras exclusivas. En este manual usted aprender a acceder a los datos, los conceptos clave de ACL y los tipos de operaciones que puede realizar para analizar datos con ACL.
En este captulo... Qu es ACL? Aplicar ACL a un proyecto Ver y modificar tablas Seleccionar los comandos Ver los resultados de los comandos Filtrar registros
Captulo 1: Nociones bsicas de ACL
Tomar decisiones de negocios efectivas

La toma de decisiones efectivas depende del acceso conveniente a la informacin. Esta informacin puede estar oculta dentro de una gran cantidad de archivos de datos, distribuida en diversas bases de datos o almacenada en una variedad de tipos de datos en plataformas diferentes. Los analistas de datos y los responsables de tomar decisiones necesitan herramientas que los puedan ayudar a acceder a diversos tipos de datos, procesar archivos grandes y hacer preguntas inteligentes sobre los datos. El anlisis de datos siempre ha dependido de los mtodos estadsticos. Si bien las estadsticas permiten hacer generalizaciones tiles sobre los datos, dependen del muestreo y slo analizan un pequeo porcentaje del total de registros. Los programas de software convencionales, tales como una aplicacin de hoja de clculo, analizan slo un nmero limitado de registros que se convirtieron de forma tal que la aplicacin pueda reconocerlos. La mayora de los datos quedan sin ser ledos. Para analizar datos de manera eficaz, es necesario mucho ms que un programa de hoja de clculo. Se necesita una herramienta que pueda leer y analizar los datos en cualquier formato y de cualquier ambiente. Tambin es necesario acceder a los datos de varios orgenes al mismo tiempo y librarse de las limitaciones del tamao de archivo.
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Para qu puedo usar ACL?
Para qu puedo usar ACL?

En la mayora de los casos, ACL brinda acceso a prcticamente cualquier origen de datos, sin necesidad de preparacin o conversin previa. Usted puede ejecutar inmediatamente consultas y la manipulacin de datos en los archivos que necesitaran preparacin manual extensa y su conversin, de utilizarse otro software de anlisis. ACL tambin le permite combinar datos de diferentes sistemas para la conversin, la conciliacin y el control. Tambin puede ser un componente esencial en la integracin de sistemas. Puede crear una vista de datos comunes en diferentes archivos y analizarla como si estuviera en un solo archivo. Adems, ACL le proporciona habilidades de manipulacin y limpieza de datos eficientes y opciones flexibles para la generacin de reportes. Recopilar informacin esencial para la toma de decisiones efectivas ACL puede analizar incluso grandes cantidades de datos en su totalidad. La capacidad ilimitada en trminos de tamao de archivo y la velocidad permiten analizar millones de registros. Acceso a los datos del servidor Puede acceder a los datos del servidor si ACL y ACL Edicin de Servidor se encuentran en red para trabajar en una configuracin cliente/servidor, o si ejecuta ACL Edicin de Servidor en el modo sin conexin. Garantizar la integridad de los datos ACL tiene acceso de slo lectura a los archivos de datos de origen. Como usted no puede utilizar ACL para modificar los datos de origen, puede usarlo de manera segura para acceder directamente a los archivos de produccin. Procesar cualquier tipo de datos Adems de todos los formatos comunes de base de datos, ACL le permite leer los grandes repositorios de los datos soportados por COBOL y prcticamente todos los datos heredados que existen. Procesar archivos de cualquier tamao con rapidez ACL analiza fcilmente los archivos medidos en gigabytes. Los archivos con un tamao de diez megabytes se procesan casi instantneamente.
? Para obtener ms informacin,

seleccione Ayuda ndice y busque usos de ACL .
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Cmo lee los datos ACL?

ACL utiliza tablas para describir la ubicacin, el formato y el contenido de los datos de origen. Puede crear vistas para mostrar los datos de sus tablas. Usted puede crear muchas vistas por cada tabla. Para trabajar con un nuevo origen de datos, en primer lugar debe crear una nueva tabla:

? Para obtener ms informacin sobre las diversas maneras de acceder a los datos con ACL, seleccione Ayuda ndice y busque acceder a los datos .
Utilizando el Asistente de Definicin de Datos Definiendo los datos manualmente
Siempre puede editar el formato de la tabla para agregar, eliminar o modificar los campos que desea analizar. Tambin puede copiar, vincular y compartir tablas entre proyectos.
00110100 01010 00010 001101 110011
00110100 01010 00010 001101 110011
Los datos de origen son los que adquiere para el proyecto.
Una tabla describe la ubicacin, el diseo y el contenido de los datos de origen.
Las vistas le permiten organizar la forma de visualizar los datos en la tabla. Usted puede crear diferentes vistas para cada tabla.
Crear tablas de datos ACL lo gua por las pasos necesarios para crear una tabla de datos. Consulte Crear tablas para acceder a los datos en la pgina 33.
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Cmo aplico ACL a mi proyecto?
Cmo aplico ACL a mi proyecto?

Con ACL, usted puede administrar el proyecto de anlisis de datos desde el principio hasta el final. En general, un proyecto consta de seis fases: Planificar, adquirir, acceder, verificar, analizar y generar un reporte.
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Planificar el proyecto
Identifique el objetivo en trminos comerciales y tcnicos. Defina los pasos necesarios para lograr los objetivos en el contexto de las fases siguientes. Consulte Captulo 2: Planificar el proyecto.
Adquirir los datos

Obtenga acceso fsico y lgico a los datos de origen necesarios, identificando su ubicacin y formato. Consulte Captulo 3: Adquirir datos para el proyecto.
Acceder a los datos con ACL

Agregue los datos al proyecto en la forma de tablas, que definen la manera en que ACL lee los datos de origen. Consulte Captulo 4: Acceder a los datos.
Verificar la integridad de los datos

Asegrese de que los datos no contengan elementos daados y la tabla se construya correctamente. Verifique la exclusividad, las relaciones de los datos y la confiabilidad. Consulte Captulo 5: Verificar la integridad de los datos.
Analizar los datos

Indague y manipule los datos para identificar las excepciones. Consulte Captulo 6: Analizar los datos.
Generar reportes de los resultados

Prepare los resultados para su presentacin formal. Consulte Captulo 7: Generar reportes de los resultados.
Obtener ms informacin sobre las fases de un proyecto La Ayuda de ACL est organizada para ayudarlo a seguir estas fases del proyecto. Seleccione Ayuda ndice y busque fases de un proyecto .
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Organizar los elementos de un proyecto

Un proyecto organiza sus proyectos de anlisis de datos. Existen varios tipos de elementos asociados con un proyecto de ACL: tablas, vistas, scripts, ndices, logs y carpetas. En el Navegador del proyecto, utilice la ficha Panorama para organizar los elementos del proyecto. Puede agregar carpetas y arrastrar elementos del proyecto de una carpeta a otra con la ayuda del ratn.
? Para obtener informacin sobre cmo crear proyectos y elementos de proyecto, seleccione Ayuda ndice y busque nuevo .
Puede usar las carpetas para guardar elementos similares o relacionados.
Agregar datos al Panorama Para acceder a los datos con ACL, puede crear una tabla con el Asistente de Definicin de Datos. Seleccione Archivo Nuevo Tabla. Para obtener ms informacin sobre cmo crear tablas, consulte Captulo 4: Acceder a los datos. Agregar carpetas al Panorama Puede agregar todas las carpetas que necesita para mantener organizados los elementos de su proyecto. Seleccione Archivo Nuevo Carpeta. Agregar otros elementos al Panorama Puede crear tablas, scripts y reas de trabajo nuevos en el Panorama. Seleccione Archivo Nuevo y elija Tabla, Script o rea de trabajo. Ver los detalles de cualquier elemento del proyecto En el Panorama, puede abrir el cuadro de dilogo de propiedades de cualquier elemento y ver detalles tales como notas, informacin del archivo, vistas e ndices de tablas. Haga clic con el botn secundario del ratn en el elemento en el Panorama y seleccione Propiedades. 6 Gua de inicio
Ver y modificar tablas

Una vista es una ventana que le permite organizar la manera en que ACL muestra una tabla. Usted puede crear muchas vistas por cada tabla. Las vistas pueden contener todos o cualquiera de los campos de la tabla, pueden tener los campos ordenados de diferentes maneras y pueden formatearse individualmente sin modificar otras vistas ni los datos. Si cierra una vista o abre otra, ACL le indicar que guarde la vista activa o la descarte.
? Para obtener informacin sobre cmo personalizar una vista, seleccione una columna y presione F1.
Puede agregar columnas as como cambiar su organizacin y formato.
Cada tabla puede tener varias vistas.
Abrir la vista predeterminada de una tabla Para abrir una tabla, haga doble clic en ella en el Panorama. Al crear una tabla, ACL genera una vista predeterminada, que muestra todos los campos definidos. Si usted modifica la vista predeterminada, ACL le permite guardar los cambios como una vista nueva. Cambiar entre vistas Si guarda ms de una vista de una tabla, cada vista tiene una ficha en la parte inferior de la ventana. Haga clic en una ficha para abrir la vista correspondiente.
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Cambiar las columnas en una vista

Puede crear todas las vistas que necesita por cada tabla. Puede agregar y quitar columnas o modificar el aspecto, incluyendo las siguientes caractersticas:


seleccione Ayuda ndice y busque columnas .
Ancho Ttulo de la columna Formato de visualizacin Opciones de impresin
Al cerrar una vista modificada, ACL le indica que la guarde. Usted puede crear una nueva vista guardndola con un nombre diferente.
Arrastre esta lnea de separacin hacia abajo para agregar filas en blanco.
Arrastre las columnas hacia la izquierda, la derecha o hacia otra fila.
Agregar columnas a la vista Haga clic con el botn secundario del ratn en la vista, seleccione Agregar columnas y elija los campos del cuadro de dilogo Agregar columnas. Cambiar la forma de visualizacin de una columna en la vista Para modificar una columna, haga doble clic en el ttulo de la columna de la vista. Puede ajustar una columna al ancho de la pantalla visible haciendo doble clic a la derecha del encabezado de la columna. Administrar las vistas de una tabla Puede agregar, copiar, renombrar y eliminar las vistas en el cuadro de dilogo Propiedades de la tabla. En el Panorama, haga clic con el botn secundario del ratn en el icono de tabla y seleccione Propiedades.
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Agregar un valor computado como columna

Las columnas que agregue a una vista no necesariamente deben mostrar un campo fsico de datos en la tabla. Puede agregar columnas que realizan clculos o manipulan los valores de los campos de otras maneras, como una frmula de Microsoft Excel. Por ejemplo, puede agregar una columna que convierte un importe expresado en dlares estadounidenses a euros. Puede visualizar los importes convertidos a euros en una columna junto a los importes expresados en dlares estadounidenses para su consulta rpida. La formula creada para hacer este clculo se denomina expresin.
? Para obtener informacin sobre cmo crear valores computados, seleccione Ayuda ndice y busque construir expresiones .
Una columna puede mostrar un valor computado, como por ejemplo, la conversin de dlares a euros.
Agregar un valor computado como columna Haga clic con el botn secundario del ratn en la vista, seleccione Agregar columnas y haga clic en Expr. En el cuadro Expresin, escriba su expresin (como una frmula de Excel). Por ejemplo, para convertir el campo Importe de dlares estadounidenses a euros, ingrese Importe * 0,95. Esta expresin multiplica el valor del campo Importe por el tipo de conversin estimado.
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Agregar un valor computado como campo

La capacidad para agregar valores computados a la vista es un activo valioso: las vistas pueden incluir clculos y mostrar ms informacin que la registrada en los datos de origen. A medida que aprende a usar los comandos de ACL, es posible que desee realizar pruebas de los valores computados. En esta situacin, guarde su expresin (su frmula) como campo computado. Puede manipular los campos de diversas maneras sin necesidad de limitarse a las columnas computadas. Por ejemplo, si guarda la expresin Importe * 0,95 como Importe_en_Euros, toda la lista de campos de esta tabla incluir Importe_en_Euros. Puede ejecutar los comandos de ACL en ese campo.
? Para obtener ms informacin sobre los campos computados, seleccione Ayuda ndice y busque campos computados .
Los campos computados tambin pueden contener fechas, caracteres o valores lgicos (verdadero/falso).
Si guarda la expresin, podr ejecutar los comandos como si fuera un campo fsico de datos.
Agregar un valor computado a la tabla Haga clic con el botn secundario del ratn en la vista, seleccione Agregar columnas y haga clic en Expr. En el cuadro Expresin, ingrese su expresin. En el cuadro Guardar como, ingrese un nombre corto y descriptivo del nuevo campo y haga clic en Aceptar. Modificar los campos computados Los campos computados se guardan como parte del formato de la tabla, que el usuario puede modificar. Seleccione Editar Formato de tabla y haga doble clic en el nombre del campo computado que desea modificar.
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Ordenar la vista con Ordenacin rpida

Puede utilizar Ordenacin rpida para ordenar registros en cualquier campo. Esta funcin, que slo puede aplicarse a la vista, es un mtodo temporal para visualizar registros en orden ascendente o descendente. Una vez que la haya terminado de utilizar, puede restaurar el orden normal en la vista. La funcin de Ordenacin rpida slo se aplica a la vista y no a los comandos que utilizan el criterio de ordenamiento de la tabla. Para ordenar los registros de la tabla, use el comando Ordenar. Para indexar la tabla en funcin de uno o varios campos, utilice el comando Indexar.
? Para obtener informacin sobre cmo usar los comandos Ordenar e Indexar, seleccione Ayuda ndice y busque Ordenar o Indexar .
Haga clic con el botn secundario del ratn y elija una de las opciones de Ordenacin rpida.
ACL ordena los registros de la vista.
Ordenar una vista por columna con Ordenacin rpida Haga clic con el botn secundario del ratn en el encabezado de la columna y seleccione Ordenacin rpida ascendente o bien Ordenacin rpida descendente. Restaurar el orden normal de los registros Haga clic con el botn secundario del ratn en un encabezado de la columna y seleccione Ordenacin rpida desactivada.
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Obtener respuestas de los datos

Para obtener respuestas de los datos, seleccione los comandos correspondientes y visualice los resultados. A medida que trabaja, puede ejecutar los comandos, filtrar los registros en la vista y revisar el archivo log de sus actividades pasadas. De acuerdo con las fases del anlisis de datos que se indica en Cmo aplico ACL a mi proyecto? en la pgina 5, en la fase de planificacin deber elegir los comandos de ACL que le permitan lograr los objetivos establecidos. La seccin Elegir el comando adecuado en la pgina 13 lo ayuda a decidir cul es el comando de ACL que soporta ms adecuadamente la prueba o la operacin que intenta realizar. Los comandos generan resultados en distintos formatos y el usuario puede elegir el que prefiera. Los ms comunes, pantalla y grfico, muestran los resultados en texto con formato o como un grfico que usted puede editar para las presentaciones. Para obtener ms informacin sobre cmo crear grficos, consulte Graficar datos en la pgina 70. Puede aplicar filtros a los comandos y las vistas para poder aislar los registros que le interesan. Si bien los filtros de comandos excluyen temporalmente determinados registros, los filtros de las vistas le permiten separar los registros y realizar pruebas con ellos. Una vez que finaliza el anlisis, puede volver al log de comandos para revisar los resultados. El log de comandos registra todos los pasos y puede usarse para generar reportes y para la automatizacin.
Aprenda a utilizar comandos especficos en Captulo 5: Verificar la integridad de los datos y Captulo 6: Analizar los datos.
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Elegir el comando adecuado

Prueba u operacin Confirmacin y Descubrimiento Explicacin Comandos Tipos de datos adecuados Caracteres, numricos, fechas Basados en registros Numrico Numricos, fechas Caracteres, numricos, fechas
Permite obtener informacin general sobre la tabla. Verificar Contar Totalizar Estadsticas
Orden
Secuencia Permite probar los registros para determinar su orden secuencial. Esta prueba es til ya que puede demostrar que es innecesario ordenar o indexar ciertos registros. Permite verificar que estn todos los registros en una secuencia. Por ejemplo, nmeros de facturas. Permite determinar si se incluyeron registros ms de una vez. Tambin permite determinar si un campo en particular contiene valores exclusivos. Permite determinar cuntos registros y cunto valor se concentraron por perodo, intervalo de valores u otros identificadores de registros tales como los cdigos de ubicacin. Faltantes Duplicados
Integridad Exclusividad
Caracteres, numricos, fechas Caracteres, numricos, fechas
Concentracin
Estratificar Clasificar Antigedad Tabla cruzada Resumir
Numrico Carcter Fecha Carcter Caracteres, fechas Caracteres, numricos, fechas Caracteres, numricos, fechas Basados en registros y campos Caracteres, numricos, fechas, lgicos Caracteres, numricos, fechas, lgicos Basados en registros Basados en registros Basados en registros Numrico
Reordenar
Permite cambiar el orden de los datos de la tabla activa o de una tabla nueva que contiene los mismos datos. Permite asociar o combinar los datos de tablas independientes.
Ordenar ndice Extraer/Anexar Unir Relaciones
Asociaciones de tablas mltiples
Estadstico Realizar muestreos
Obtenga muestras de las poblaciones de datos y calcule la magnitud de errores.
Muestreo Tamao Evaluar
Anlisis de Benford
Compare la distribucin real de dgitos iniciales con Benford la curva de Benford.
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Ejecutar un comando
Los comandos de ACL le permiten hacer preguntas sobre sus datos. Al abordar el anlisis, consulte Elegir el comando adecuado en la pgina 13, donde encontrar informacin que lo ayudar a seleccionar la prueba ms eficaz. Cada tipo de prueba u operacin es admitida por un comando, como mnimo. Una vez que haya decidido cul es el comando que generar los resultados que necesita, abra la tabla y seleccione el comando del men. Los cuadros de dilogo de los comandos son simples y tienen un diseo consistente para ayudarlo a elegir las opciones adecuadas.
? Mientras selecciona las opciones de comandos, presione F1 para obtener ayuda.
Elija el campo en el que desea ejecutar el comando. Haga clic en el botn para ingresar una expresin.
En las fichas, elija las opciones adicionales, como por ejemplo, el tipo de salida: pantalla, grfico, impresin o archivo. Muchos comandos permiten visualizar los subtotales de los campos numricos. Elija los campos en esta lista o ingrese una expresin.
El cuadro de dilogo Clasificar muestra las opciones tpicas que se encuentran en la mayora de los cuadros de dilogo de comandos.
Puede ingresar un filtro de comandos, que estar activo mientras utilice el comando.
Ejecutar un comando Seleccione un comando en los mens Datos, Analizar o Muestreo. Especifique las opciones y haga clic en Aceptar. Limitar el mbito de un comando La mayora de los comandos le permiten especificar un filtro para limitar el mbito de un comando. El filtro prueba cada registro para determinar si coincide con los criterios especificados. El comando omite los registros que no satisfacen los criterios del filtro. Por ejemplo, si se ingresa Importe > 0, se garantizar que se excluyan los registros con valores negativos en el campo Importe de los resultados. Para obtener ayuda sobre los filtros de comandos y otros parmetros de mbito, seleccione Ayuda ndice y busque parmetros de mbito .
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Ver los resultados de los comandos

Al ejecutar un comando, ACL muestra los resultados en las fichas del rea de visualizacin. La mayora de los comandos muestran los resultados en una tabla con formato en la ficha Texto. Algunos comandos tambin permiten generar grficos, los que puede visualizar haciendo clic en la ficha Grfico.
? Para obtener ms informacin sobre los grficos, seleccione Ayuda ndice y busque graficar .
Haga clic en estas fichas para cambiar entre la salida de texto y grfico.
Retener los resultados de los comandos En la ficha resultados del comando, haga clic en el icono de tachuela para ver los otros comandos adems de los resultados actuales. Siempre se retienen los resultados en el log de comandos, al margen de que se use o no la tachuela. Profundizar en los resultados del comando En la primera columna de resultados del comando, haga clic en una entrada. ACL activa el filtro definido para mostrar los registros coincidentes en la vista.
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Usar filtros para aislar registros de inters

Cuando se trata de tablas grandes, suele ser necesario reducir el nmero de registros para mostrar slo aqullos que desea ver. En Excel, puede hacerlo filtrando los datos en funcin del contenido de una columna. En ACL, es prcticamente lo mismo: puede filtrar los registros en la vista. Un filtro es una expresin lgica que puede ingresar en el cuadro Filtro de la vista, como por ejemplo, Importe < 0. Por cada registro ACL pregunta El valor de Importe es inferior a cero?. Si la respuesta es afirmativa, se visualiza el registro. En caso contrario, ACL oculta el registro de la vista. Cuando un filtro est activo, todos los dems comandos slo se ejecutan en los registros visibles.
La vista no filtrada muestra los 339 registros.

seleccione Ayuda ndice y busque filtrar una vista .
Siempre se evala una expresin lgica como verdadera/falsa o s/no.
2
Agregar un filtro a la vista En el cuadro Filtro, ingrese una expresin lgica y presione Intro. Agregar un filtro con la ayuda del Generador de expresiones El Generador de expresiones le permite crear expresiones eligiendo campos, operadores y funciones con el ratn. Haga clic en el botn Editar el filtro de vista. Crear una nueva tabla de los registros visibles Si desea limitar el anlisis a un subconjunto de registros, aplique un filtro para mostrar los registros necesarios y utilice el comando Extraer para guardar los registros como una nueva tabla. Consulte Extraer datos a una nueva tabla en la pgina 52.
La vista filtrada slo muestra los registros con importes negativos.
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Aplicar filtros de vistas con Filtro rpido

Puede crear un filtro basndose en los campos seleccionados mediante la opcin Filtro rpido. Este mtodo resulta ms rpido que ingresar una expresin de filtro y permite interactuar directamente con los datos de la vista. Puede utilizar Filtro rpido en cualquier tipo de datos. Por ejemplo, si examina una tabla de cuentas por cobrar y desea ver todos los registros del cliente nmero 795401, aplique la opcin Igual en ese nmero de cliente. El filtro resultante, Cliente = '795401', muestra nicamente los registros de ese cliente. Alternativamente, puede utilizar la opcin No igual para excluir de la vista los registros del cliente.

seleccione Ayuda ndice y busque Filtro rpido .
En este ejemplo, el filtro es: (Fecha > `20000102`) AND (Prodcls = '09'). En otras palabras, slo mostrar los registros de transaccin correspondientes a esa fecha y a la clase de producto 09.
Crear un filtro basado en un solo valor Seleccione un valor, haga clic con el botn secundario del ratn, seleccione Filtro rpido y elija el operador lgico que desea utilizar en el filtro. Crear un filtro basado en varios valores Seleccione un intervalo de registros haciendo clic en una celda y arrastrando el puntero del ratn. Haga clic con el botn secundario del ratn, seleccione Filtro rpido y elija el operador lgico que desea utilizar en el filtro. Agregar un filtro existente mediante Filtro rpido Con un filtro ya aplicado en la vista, seleccione y haga clic con el botn secundario del ratn en uno o ms valores. Seleccione Filtro rpido, elija Y u O y un operador lgico.
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Buscar registros
Utilice el comando Buscar para encontrar:

Un nmero de registro especificado El primer registro de una tabla que cumple una condicin especificada El primer registro de una tabla indexada que alcanza o excede un valor especificado, en el que el valor es una cadena de caracteres o una expresin de tipo carcter que puede incluir referencias a campos o variables
? Para obtener ms informacin sobre el comando Buscar, seleccione Ayuda ndice y busque Buscar, comando .
Una vez encontrado el registro, podr optar por efectuar clculos en l o comparar su contenido con el de otro registro.
Puede buscar el primer registro que coincide con la expresin de bsqueda especificada.
ACL selecciona el registro coincidente de la vista.
Buscar un registro En el men, seleccione Datos Buscar. Usar un filtro para encontrar un registro Los filtros tambin son eficaces para poder encontrar registros. Para obtener ms informacin sobre el uso de filtros, seleccione Ayuda ndice y busque filtrar una vista .
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Revisar el log de actividades pasadas

A medida que trabaja en ACL, el log de comandos lleva un registro de sus actividades. La ficha Log muestra todas las sesiones en una vista ordenada cronolgicamente. Usted puede ampliar o contraer las ramas del log para examinar los resultados obtenidos en el anlisis. A partir de las entradas seleccionadas, tambin puede exportar el anlisis a un archivo HTML, WordPad, un archivo de texto, un archivo log de ACL o al Portapapeles de Windows para revisar los resultados pasados o preparar reportes. Tambin puede guardar las partes seleccionadas del log como archivo script, que puede usar para automatizar futuros anlisis.

seleccione Ayuda ndice y busque Log de comandos .
Seleccione las sesiones y los comandos, y haga clic con el botn secundario del ratn para elegir una accin.
Ver el log de comandos Haga clic en la ficha Log para ver el log en el Navegador del proyecto. Para ver el log en un rea de resultados ms amplia, haga doble clic en el icono de log del Panorama. Etiquetar una serie de comandos con fines histricos Cuando comienza una sesin, puede darle un nombre descriptivo. Posteriormente, cuando revise el log, podr ver con facilidad los comandos usados en cada sesin y el nombre descriptivo lo ayudar a recodar por qu ejecut los comandos. Para comenzar una nueva sesin, seleccione Herramientas Agregar nueva sesin. Exportar partes del log de comandos Seleccione las casillas de verificacin de las sesiones y los comandos que desea exportar. Haga clic con el botn derecho del ratn, seleccione Guardar los elementos seleccionados y elija en formato del archivo en el que guardar las entradas del log.
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Buscar ayuda acerca de ACL

Si necesita ayuda al utilizar ACL, podr encontrar las respuestas que necesita en diversos lugares.
Ayuda de ACL. Es una gua completa para utilizar ACL. Para acceder a la Ayuda de ACL, seleccione Ayuda Contenido. Ayuda para las ventanas y cuadros de dilogo de ACL. Presione F1 en cualquier cuadro de dilogo o ventana para obtener ayuda relacionada con la operacin que est realizando en ACL. ACL en Prctica. Estos tutoriales lo introducen en los conceptos relacionados con ACL y presentan situaciones realistas. La Gua de acceso a datos. Esta publicacin lo ayuda a comprender las mejores maneras de adquirir y definir datos para usarlos con ACL. Soporte en lnea. En el sitio Web de soporte se ofrecen respuestas a las preguntas comunes, sugerencias y trucos, actualizaciones de productos y mucho ms. Si tiene acceso a Internet, vaya a www.acl.com/supportcenter. Soporte tcnico internacional. Los usuarios que hayan contratado el servicio de soporte tcnico pueden comunicarse con ACL y uno de nuestros representantes les brindar asistencia.
? Para obtener sugerencias sobre cmo usar eficazmente la Ayuda de ACL, seleccione Ayuda Contenido y lea Acerca de la Ayuda de ACL .
Contctese con el Soporte tcnico internacional de ACL Las Amricas +1-604-669-4997 Asia y zona del Pacfico +65-6299-33-65 Europa, Medio Oriente y frica +32-2-642-22-95 Alemania +49-241-168-46-75 Reino Unido +44-845-351-0077 Australia 1-800-203-879 Nueva Zelanda 0800-449-647 o envenos un mensaje de correo electrnico a support@acl.com. 20 Gua de inicio
C APTULO 2
P LANIFICAR EL PROYECTO
Identificar los objetivos y los pasos necesarios para lograrlos
Algunos especialistas sostienen que los pasos ms importantes de un proyecto de anlisis de datos preceden al uso de ACL. Con una planificacin cuidadosa, usted puede establecer con claridad sus objetivos y evitar posibles dificultades tcnicas. Si se detiene a pensar en los hitos del proyecto y a identificar sus objetivos principales, lograr ahorrar tiempo valioso. Al preparar el proyecto de anlisis de datos, puede identificar sus objetivos, requisitos tcnicos y procedimientos analticos.
En este captulo... Objetivos del proyecto Requisitos tcnicos Procedimientos analticos
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Captulo 2: Planificar el proyecto
Identificar los objetivos del proyecto

Puede comenzar el proyecto con una lapicera y papel en mano para tratar de redactar enunciados claros y precisos de los objetivos. A medida que articula las metas especficas, es posible que descubra que puede aportar ms claridad al proceso. Puede redactar varios objetivos siempre que se asegure de que los enunciados son especficos y no generales. En los enunciados, identifique el proceso que se auditar y la informacin que espera encontrar. Por ejemplo, un objetivo del proyecto podra ser: Identificar los proveedores que cobran montos superiores a los acordados por sus suministros. Cuanto ms especfico sea el enunciado, con mayor facilidad podr detallar los pasos necesarios y lograr el objetivo. Estos objetivos tambin influyen en los requisitos tcnicos del proyecto. Si desea incluir determinada informacin en el reporte final, asegrese de que los campos de datos pertinentes forman parte de los datos que adquiere para el proyecto.
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Gua de inicio
Identificar los requisitos tcnicos
Identificar los requisitos tcnicos

Una vez que haya redactado los enunciados de los objetivos, puede definir los pasos tcnicos que le permitirn lograrlos. Puede tratarse de un proceso iterativo, debido a que los requisitos tcnicos dependen de la disponibilidad de los archivos o campos de datos. Por lo general, la evaluacin tcnica incluye estas actividades. Evaluar la factibilidad Usted puede determinar si el tipo de anlisis es factible teniendo en cuenta los enunciados de los objetivos, que identifican el tipo de informacin (la entrada) y el resultado deseado (la salida). En algunos casos es posible que no haya datos suficientes como para lograr los objetivos. Identificar los archivos de datos necesarios Identifique los archivos de datos que contienen los campos necesarios. Por ejemplo, para comparar el precio contractual de un proveedor con el precio facturado, necesitar archivos con los precios contractuales y las facturas con los detalles de cada producto. Es posible que necesite ms de un archivo de datos para obtener todos los campos requeridos. Garantizar la disponibilidad de recursos para los archivos de datos Estime lo mejor posible el tamao aproximado de los datos que solicita. Considere el medio en el que recibir los datos y la capacidad del servidor de red o la unidad de disco local.
Gua de inicio
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Captulo 2: Planificar el proyecto
Identificar los procedimientos analticos

Con todos los elementos en su lugar, puede planificar cmo lograr cada objetivo. Esto significa especificar los datos de origen, los comandos, las expresiones y las variables que utilizar. Para lograr un objetivo es posible que se necesite ms de un paso, de manera que deber articularse y revisarse un enfoque detallado paso a paso antes de comenzar. Este proceso lo ayudar a garantizar que no se produzcan eventos imprevistos durante el procesamiento y que se consideren todos los resultados posibles. Adems, ofrece una visin integral que le permite identificar los procesos que pueden ejecutarse con mayor eficiencia con otra funcionalidad. Por ejemplo, la comparacin de precios unitarios en una auditora de proveedores puede constar de los siguientes pasos:
1 Crear una relacin entre la tabla de detalles de facturas y la tabla

de inventario con el nmero de producto como campo clave.
2 Crear un campo computado que revela el porcentaje de

sobreprecio por cada producto en la tabla de facturas en comparacin con el precio unitario estndar.
3 Ejecutar el comando Estadsticas en este campo para obtener

informacin general sobre las caractersticas del porcentaje de sobreprecio.
4 Crear un campo computado que revele el valor total

en dlares del sobreprecio por cada transaccin.
5 Ejecutar el comando Estadsticas en este campo para obtener

informacin general sobre las caractersticas del sobreprecio.
6 Ejecutar el comando Clasificar en el nmero de proveedor

que acumula este campo para determinar la distribucin del sobreprecio por proveedor.
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C APTULO 3
A DQUIRIR DATOS PARA EL PROYECTO
Obtener los datos necesarios para el anlisis
Segn el tipo de anlisis que pretenda realizar, es posible que tenga que depender de terceros para que le suministren los datos que necesita. Los datos de origen pueden encontrarse en un mainframe, una minicomputadora o una computadora personal. Pueden tener cualquier estructura de registro, ser de diversos tipos y estar almacenados en discos duros, disquetes u otros dispositivos de almacenamiento que pueda leer su computadora personal. Adems, con ACL Edicin de Servidor, las organizaciones pueden sacar provecho del entorno cliente/servidor que ofrece acceso directo a los datos de servidor a travs de una conexin de red. Es necesario que planifique el proceso para obtener los datos requeridos. Puede necesitar la ayuda o el permiso de terceros para acceder a determinados datos, especialmente si estn en el sistema del servidor mainframe.
En este captulo... Pautas Archivos y diseos de archivos Pedidos de datos Datos del servidor Datos de PC
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Captulo 3: Adquirir datos para el proyecto
Pautas para adquirir datos

Independientemente de cmo se obtengan los datos, se pueden seguir las pautas que se indican a continuacin:

seleccione Ayuda ndice y busque preparar archivos .
Solicite los datos como ODBC o un archivo plano. Si bien ODBC representa el mtodo preferido para acceder a los datos, los archivos planos secuenciales constituyen otra alternativa muy adecuada. Si sus datos se encuentran en una base de datos relacional, convirtala en un archivo plano antes de descargar sus datos. Si su empresa cuenta con un departamento de informtica, pdale informacin. Tambin es posible utilizar ODBC para leer una base de datos relacional. Alternativamente, en lugar de aplanar la base de datos, es posible que desee generar un reporte a partir de los datos y utilizar ACL para analizar el archivo de impresin de imgenes.
Utilice datos no procesados. ACL es compatible con todos los principales tipos de datos de mainframe y minicomputadoras, y lee texto EBCDIC. Solicite una copia de los datos. Solicite una copia autntica, no una de seguridad, del archivo de cinta original. La nica forma en que puede usar una copia de seguridad consiste en restaurar los datos en un archivo comn y luego hacer una copia para usarla con ACL. Solicite una descripcin o diseo del archivo. Cuanto ms detalles tenga sobre el archivo, incluido su contenido y organizacin, mejor. Esta informacin facilita la tarea de definicin de los datos.
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Solicitar archivos y diseos
Solicitar archivos y diseos

Para obtener los archivos y diseos que necesita para el proyecto, haga un pedido global de los datos. Si usted suministra la informacin que se detalla en esta seccin al solicitar los datos, se asegurar de que se incluyan todos los puntos. Los diseos de archivo que reciba deben contener la siguiente informacin:

Nombre del archivo de datos Longitud de registro Nombre de campo Posicin inicial del campo Longitud de campo Tipo de campo Formato de campo Descripcin del campo
Esta informacin lo ayudar a crear la tabla para cada archivo de datos. Una buena pregunta que puede hacerle al proveedor de datos es: Cul es el formato ms sencillo que me puede ofrecer? De esta manera no slo se agilizar su pedido sino que tambin se transmitir la idea de que tiene en cuenta las opiniones y recomendaciones del equipo de informtica.
El uso de ODBC para acceder a los datos es uno de los mtodos ms sencillos para recrear una base de datos, debido a que ACL puede crear automticamente una tabla con este mtodo.
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Ejemplo de pedido de datos

Cuando hace un pedido al proveedor de datos, puede utilizar como modelo el formulario que se ofrece a continuacin. Atencin: Fecha: De: Tabla o archivo solicitado: Sistema host: Registros desde (fecha inicial): Hasta (fecha final): Fecha de entrega: Modo de acceso a los datos: Medio de acceso a los datos: Longitud de registro: Recuento de registros:
Nombre de campo NroProd DescProd PrecioUnit FechaPrecio
Posicin inicial 1 8 28 34
Longitud 7 20 6 10
Tipo Carcter Carcter Numrico Fecha
Formato
Descripcin Nmero de producto Descripcin
9,999.99 mm/dd/aa
Precio unitario Fecha de precio
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Obtener datos de un servidor
Obtener datos de un servidor

Puede usar uno de estos mtodos para obtener los datos que estn almacenados en un servidor.
Copie los datos en el disco duro de una computadora personal. Analice la posibilidad de utilizar la Edicin de Servidor, que le permite acceder a los datos del servidor en un entorno de cliente/servidor.
? Para obtener ms informacin acerca de la computacin cliente/servidor, seleccione Ayuda ndice y busque acerca de cliente/servidor .
Para muchos tipos de servidores, usted puede copiar los datos directamente desde el servidor a su PC a travs de una conexin de red. Es probable que deba ponerse en contacto con el administrador de la red para asegurarse de contar con los permisos necesarios para acceder al servidor o a carpetas especficas de ste. En el caso de datos de un mainframe, la forma ms comn de obtener acceso a los datos de un servidor es mediante una descarga o por la emulacin del terminal. En la mayora de los casos, la computadora personal emula un terminal. Debe contar con programas de software para descargar los datos en la computadora personal desde un mainframe. Tambin debe disponer del espacio suficiente en su disco duro para almacenar el archivo que descargar. En algunos casos, ser necesario que deje una cantidad importante de espacio.
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Obtener datos de una PC

Aqu encontrar algunos mtodos que puede utilizar para obtener los datos almacenados en una PC:
Transfiera los archivos a la computadora personal en la que est instalado ACL. Puede copiar los archivos en cualquier tipo de disco, como por ejemplo, disquetes, CD o archivos Zip. Instale ACL en la computadora personal en la que se encuentran los archivos de datos. Utilice este mtodo si los archivos son muy grandes.
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C APTULO 4
A CCEDER A LOS DATOS
Crear tablas para acceder a los datos de origen
Para poder trabajar con un archivo de datos nuevo es necesario indicar a ACL cmo debe leer e interpretar los datos del archivo. A tal fin, usted deber agregar tablas a su proyecto en ACL. El formato de una tabla describe la estructura y el contenido de los datos de origen, y especifica el lugar en el que se encuentran dichos datos. Describe los datos de cada campo, identifica los campos que desea analizar y explica cmo mostrar e imprimir la informacin. El Asistente de Definicin de Datos facilita la creacin de las tablas para todos los tipos de datos comunes. Para poder crear una tabla, debe abrir un proyecto existente de ACL o crear uno nuevo.
En este captulo... Comenzar un proyecto Crear tablas Utilizando el Asistente de Definicin de Datos Editar el formato de una tabla Acceder a los datos con el cliente/servidor
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Captulo 4: Acceder a los datos
Comenzar un nuevo proyecto en ACL

Un proyecto de ACL le permite organizar sus datos y analizarlos. Los elementos relacionados con un proyecto de ACL son:

Tablas Vistas Scripts ndices Logs de comandos Carpetas
? Para obtener ms informacin sobre los proyectos en ACL, seleccione Ayuda ndice y busque proyectos .
Un proyecto de ACL se asemeja a un fichero: selo para guardar todos los elementos relacionados con el proyecto, como por ejemplo, tablas, vistas, scripts, ndices, logs y carpetas.
Comenzar un proyecto nuevo Seleccione Archivo Nuevo Proyecto. Es una buena prctica mantener los distintos anlisis en proyectos de ACL separados. Los pasos a seguir Ahora est listo para acceder a los datos de origen. Para hacerlo, agregue tablas al proyecto. Consulte Crear tablas para acceder a los datos en la pgina 33.
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Crear tablas para acceder a los datos

Por cada origen de datos que desee analizar, agregue una nueva tabla a su proyecto de ACL. El formato de una tabla describe la estructura y el contenido de los datos de origen, y especifica el lugar en el que se encuentran dichos datos. Describe los datos de cada campo, identifica los campos que desea analizar y explica cmo mostrar e imprimir la informacin. El Asistente de Definicin de Datos facilita la creacin de las tablas para todos los tipos de datos comunes.
? Para obtener ms informacin sobre cmo crear tablas, busque nueva tabla en la gua del usuario en pantalla.
Los datos de origen se representan en una tabla de ACL. Segn el tipo de datos, la tabla puede ser una copia de los datos de origen o un enlace directo a estos datos.
Datos de origen
Tabla
Crear una tabla Seleccione Archivo Nuevo Tabla. ACL abre el Asistente de Definicin de Datos para detectar y definir los datos de origen. Para obtener ayuda para crear una tabla, presione F1 mientras utiliza el asistente. Crear una tabla para cualquier tipo de datos Si bien el asistente puede identificar una gran cantidad de tipos de datos, cuando se trata de formatos menos comunes, usted puede crear la tabla en forma manual editando su formato. Seleccione Ayuda ndice y busque crear tablas manualmente . Obtener informacin sobre cmo identificar y definir tipos de datos comunes La Gua de acceso a datos puede ayudarlo a definir muchos tipos de datos.
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Acceder a los datos con el asistente

El Asistente de Definicin de Datos lo guiar a travs del proceso de definicin de los datos de origen y de la creacin de una tabla, para que pueda empezar a analizar los datos. En la mayora de los casos slo ser necesario especificar la ubicacin del archivo o de la base de datos y seleccionar la tabla de base de datos que desea definir. Con frecuencia puede aceptar el anlisis del asistente y hacer clic en Siguiente hasta el final.
? Para obtener ms informacin sobre cmo crear tablas, seleccione Ayuda ndice y busque crear tablas con el asistente .
La lista de verificacin muestra los pasos que ha realizado.
En esta rea, debe suministrar informacin pertinente para el tipo de datos que desea definir.
El asistente muestra el contenido de los datos de origen.
Avanzar por las pantallas del asistente El asistente se adapta al tipo de datos que define el usuario y omitir determinados pasos cuando sea adecuado hacerlo. En cada pantalla del asistente, asegrese de ingresar la informacin correcta antes de hacer clic en Siguiente. Usar el asistente para convertir un archivo de impresin de imagen en una tabla ACL puede leer archivos de impresin de imagen, tambin denominados archivos de reporte , generados por otras aplicaciones. A menudo los reportes contienen registros o campos que abarcan ms de una lnea y tienen informacin en los encabezados y otros elementos. Para obtener informacin sobre cmo definir un archivo de impresin de imagen, seleccione Ayuda ndice y busque archivo de impresin de imagen . Acceder a los datos a travs de ODBC ODBC es una interfaz que permite acceder a las aplicaciones de base de datos. Con los controladores correctos, usted puede utilizar ACL para aprovechar los orgenes de datos ODBC. Para obtener ms informacin, seleccione Ayuda ndice y busque ODBC . 34 Gua de inicio
Acceder a los datos manualmente

Usted puede crear tablas manualmente y definir los campos de a uno por vez. No es necesario que defina todos los campos de datos en una sola sesin; puede definir slo aquellos que necesita al principio y, en caso de necesidad, puede definir los dems en otro momento. En la ventana Formato de tabla, puede definir nuevos campos, crear campos computados y definir los filtros de datos. Los campos ya definidos aparecen en una lista en la ficha Editar campos/expresiones.
? Para obtener ms informacin sobre cmo editar el formato de tabla, seleccione Ayuda ndice y busque crear tablas manualmente .
Continuar desde el asistente Para definir una tabla manualmente, seleccione Archivo Nuevo Tabla, elija la opcin Saltar a finalizar en el asistente cuando est disponible. En el Panorama, haga doble clic en la tabla para abrirla, seleccione Editar Formato de tabla. Cambiar la definicin de los campos y archivos En cualquier momento puede cambiar la forma en que una tabla lee los datos de origen. Puede volver a definir los campos y registros as como agregar nuevos campos. Seleccione Editar Formato de tabla. Obtener ayuda mientras se edita el formato de tabla La ventana Formato de tabla puede parecer compleja la primera vez que la utiliza. Para obtener ayuda con cualquier pantalla, presione F1.
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Acceder a los datos por medio del procesamiento cliente/servidor

ACL Edicin de Servidor introduce un avance significativo en el acceso a los datos del servidor. La computacin cliente/servidor con ACL le ofrece muchas ventajas:

ACL lee directamente los archivos del servidor. Usted puede procesar los archivos en el cliente o en el servidor. Usted puede acceder a los datos del servidor mediante la interfaz familiar de ACL. Varios usuarios de ACL pueden acceder simultneamente al servidor. Usted tiene acceso directo a la potencia de procesamiento del servidor.
? Para obtener ms informacin acerca de la activacin del entorno cliente/servidor, seleccione Ayuda ndice y busque acerca de cliente/servidor .
La configuracin cliente/servidor distribuye el procesamiento entre dos o ms computadoras conectadas por una red. Para configurar un entorno cliente/servidor para ACL, necesita:
Uno o ms clientes que ejecuten ACL con la opcin cliente/servidor activada. Uno o ms servidores que ejecuten ACL Edicin de Servidor. Una conexin de red TCP/IP para enlazar las computadoras. La conexin puede ser directa, en una LAN, o por conexin telefnica en una WAN.
? Usted tambin puede procesar datos del servidor sin utilizar el cliente ACL, ejecutando ACL Edicin de Servidor en el modo sin conexin. Para obtener ms informacin, seleccione Ayuda ndice y busque scripts de servidor sin conexin .
Activar el cliente/servidor en el cliente ACL Para establecer una conexin cliente/servidor, es necesario configurar ACL para que acte como cliente. A tal fin, active la opcin cliente/servidor en ACL y defina un perfil de servidor. Para obtener ms informacin, seleccione Ayuda ndice y busque opcin activar Cliente/Servidor . Activar el cliente/servidor en el servidor Para poder conectar ACL a un servidor, es necesario que primero configure ACL Edicin de Servidor. Para obtener ms informacin sobre cmo configurar el servidor, consulte la gua de instalacin de ACL Edicin de Servidor.
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C APTULO 5
V ERIFICAR LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS
Garantizar que los datos son completos y vlidos
Una de las primeras tareas en el anlisis de datos es garantizar la disponibilidad de datos completos y vlidos. La verificacin es muy importante al trabajar con archivos de datos que no contienen informacin sobre su propio diseo de registro. Usted puede usar distintos mtodos de prueba, como por ejemplo, contar los registros, totalizar los campos y verificar los datos a fin de garantizar que:

En este captulo... Contar, comando Totalizar, comando Verificar, comando
Sus archivos contengan el nmero correcto de registros. Los totales numricos correspondan a los totales de control proporcionados por los propietarios de los datos. Los campos contengan slo datos vlidos.
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Captulo 5: Verificar la integridad de los datos
Contar registros
Utilice el comando Contar para contar el nmero de registros que tiene la tabla activa o los que cumplen una condicin especificada en el filtro. Cada vez que utiliza este comando, ACL guarda el resultado en el log de comandos y lo muestra en la barra de estado. Si aplica un filtro de vista, el comando Contar permitir ver el nmero total de registros en la vista.
Para obtener ayuda sobre el comando Contar, seleccione Ayuda ndice y busque Contar, comando .
Cada vez que utiliza el comando Contar, ACL registra una entrada como sta en el log de comandos. Despus de aplicar un filtro, utilice el comando Contar para actualizar la barra de estado.
Contar todos los registros de la tabla activa En el men, seleccione Analizar Contar registros. Agregue un filtro de comando si lo desea y haga clic en OK. Utilizar el comando Contar despus de aplicar un filtro de vista El comando Contar es til para determinar la cantidad de registros que pasa las condiciones de prueba, como por ejemplo, los importes de las facturas que son inferiores a cero. Aplique un filtro a la vista antes de contar los registros. Para obtener informacin sobre cmo utilizar los filtros de vista, seleccione Ayuda ndice y busque filtrar una vista .
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Totalizar campos numricos
Totalizar campos numricos

Utilice el comando Totalizar para totalizar los campos numricos o expresiones de la tabla activa. Puede usar este comando para comprobar la integridad y exactitud de los datos y generar totales de control. El comando Totalizar permite obtener la suma aritmtica de los campos o expresiones especificados.
Para obtener ms informacin, seleccione Ayuda ndice y busque Totalizar, comando .
Puede totalizar cualquiera de los campos numricos de la tabla.
Obtener el total de un campo numrico En el men, seleccione Analizar Totalizar campos y elija uno o varios campos a totalizar. Seleccione las opciones adicionales y haga clic en Aceptar. Totalizar campos no numricos Algunos campos de caracteres, como los nmeros de facturas, pueden contener dgitos. Para totalizar este tipo de datos, genere un campo computado que utilice la funcin VALUE( ) para convertir los datos de caracteres en numricos. Para obtener ms informacin, seleccione Ayuda ndice y busque VALUE( ) .
Gua de inicio
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Captulo 5: Verificar la integridad de los datos
Verificar si existen errores de validez

Utilice el comando Verificar para comprobar si hay errores de validez de los datos de la tabla activa. Este comando garantiza que los datos de una tabla cumplan con los parmetros de su formato y permite obtener un reporte de los errores detectados. Pueden analizarse todos los campos definidos a fin de garantizar que los datos sean consistentes con el tipo de datos de cada campo especificado en la definicin. Por ejemplo, el comando Verificar comprueba que los campos de caracteres slo contengan datos de caracteres y que los campos numricos slo contengan datos numricos. Asimismo, ACL comprueba los campos de caracteres para verificar si existen caracteres no imprimibles y los campos numricos para determinar si existen caracteres numricos incorrectos. Por ejemplo, el comando Verificar prueba si existe ms de un signo + o - precedente o ms de una coma decimal.
Seleccione los campos que desea verificar.
Para obtener ayuda sobre el comando Verificar, seleccione Ayuda ndice y busque Verificar, comando .
Los resultados indican los lugares en los que aparecen los datos no vlidos en la tabla.
Verificar si existen errores de validez en uno o varios campos En el men, seleccione Datos Verificar. Seleccione los campos que desea verificar y haga clic en Aceptar. Verificar los campos cada vez que se utiliza una tabla Si lo desea, ACL puede verificar todos los campos existentes cada vez que utiliza una tabla. A tal fin, seleccione la opcin Verificar datos en las opciones de la aplicacin. Seleccione Herramientas Opciones, haga clic en Numrico y elija la opcin Verificar datos.
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Gua de inicio
C APTULO 6
A NALIZAR LOS DATOS
Aplicar ACL para lograr los objetivos
ACL trabaja con una sola tabla por vez. No obstante, puede trabajar con mltiples tablas de varias maneras: anexando una tabla a otra, combinndolas o unindolas en una sola tabla nueva, o relacionando las tablas entre s para poder analizarlas como si fueran una sola tabla. Una vez que se hayan relacionado o combinado los datos de mltiples tablas por unin, fusin o adicin, puede analizarse la tabla resultante con cualquiera de los comandos de ACL.
En este captulo... Resumir datos Examinar datos secuenciales Localizar y aislar registros Ordenar e indexar Relacionar tablas Unir, combinar y anexar Muestreo
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Captulo 6: Analizar los datos
Resumir datos
En ACL puede combinar las operaciones de ordenamiento y resumen. De acuerdo con el tipo de operacin de resumen que desee ejecutar, elija entre los siguientes comandos:
Utilice el comando Estratificar para resumir los datos de acuerdo con los intervalos numricos. Utilice el comando Antigedad para resumir los datos de acuerdo con los intervalos de fechas. Utilice el comando Clasificar para resumir los datos de acuerdo con los intervalos basados en valores exclusivos en un solo campo de caracteres. Utilice el comando Resumir para generar un resumen de los datos de acuerdo con los intervalos basados en varios campos de caracteres o de fecha y mostrar los resultados con determinados datos de los campos asociados. Utilice el comando Tabla cruzada para resumir los datos colocando los campos de caracteres en filas y columnas, y acumulando valores numricos.
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Gua de inicio
Resumir datos
Generar un resumen estratificado

Utilice el comando Estratificar para contar el nmero de registros comprendidos en los intervalos especificados, o estratos, de valores de campos numricos o expresiones, y para calcular el subtotal de uno o varios campos por cada estrato. ACL indica el recuento de registros de cada estrato en la columna Recuento de la salida del comando. El comando Estratificar funciona en tablas no ordenadas y es especialmente til para explorar y resumir rpidamente los datos. Asimismo, este comando le permite contar la cantidad de registros comprendidos en un nmero especificado de intervalos pares y ofrece los totales por estrato correspondientes a los campos numricos seleccionados. Alternativamente, usted puede especificar los puntos iniciales de los intervalos para crear intervalos personalizados de cualquier tamao.
? Para obtener ms informacin sobre el comando Estratificar, seleccione Ayuda ndice y busque Estratificar, comando .
Contar el nmero de registros en intervalos especificados En el men, seleccione Analizar Estratificar. Elija el campo en el que desea realizar la estratificacin, seleccione las opciones adicionales que sean necesarias y haga clic en Aceptar. Ver la salida como grfico Puede enviar la salida del comando a un grfico. En el cuadro de dilogo Estratificar, haga clic en la ficha Salida y seleccione Grfico.
Gua de inicio
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Generar resmenes por antigedad

Utilice el comando Antigedad para generar resmenes de los datos en funcin del tiempo. Por ejemplo, usted puede evaluar las tendencias de ventas, observar los volmenes de transacciones y clasificar facturas en funcin del nmero de das vencidos desde una fecha en particular. El comando Antigedad cuenta el nmero de registros en una tabla y:
? Para obtener ms informacin sobre el comando Antigedad, seleccione Ayuda ndice y busque Antigedad, comando .
Divide los registros en intervalos basndose en la fecha o perodos de antigedad. Cuenta el nmero de registros en cada intervalo. Calcula el subtotal de los valores de uno o ms campos numricos por cada intervalo. Calcula el porcentaje del recuento total y del valor total de un campo subtotalizado por cada intervalo
Generar un resumen en funcin del tiempo En el men, seleccione Analizar Antigedad. Elija las opciones del comando y haga clic en Aceptar. Especificar los perodos de antigedad En la lista de Perodos de antigedad, puede especificar los puntos iniciales, como por ejemplo, 0, 90, 120 y as sucesivamente por cada perodo de antigedad, o puede aceptar los valores predeterminados de 0, 30, 60, 90, 120 y 10.000 das.
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Gua de inicio
Resumir datos
Clasificar los registros en funcin de un campo de caracteres ? Para obtener ms informacin Utilice el comando Clasificar para contar el nmero de registros
relacionados con cada valor exclusivo de un campo de caracteres y para obtener los subtotales de los campos numricos especificados para cada uno de estos valores exclusivos. El comando Clasificar funciona en datos no ordenados y es especialmente til para explorar y resumir rpidamente los datos. Puede usar este comando en una amplia variedad de circunstancias. Por ejemplo, el comando Clasificar puede generar con rapidez un saldo provisorio a partir de transacciones contables no ordenadas. Asimismo, este comando elimina la necesidad de realizar las operaciones de ordenamiento y resumen por separado.
sobre el comando Clasificar, seleccione Ayuda ndice y busque Clasificar, comando .
Clasificar los registros en funcin de un campo de caracteres En el men, seleccione Analizar Clasificar. Elija el campo en el que desea clasificar los registros, elija las opciones adicionales que sean necesarias y haga clic en Aceptar.
Gua de inicio
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Generar resmenes en campos de caracteres

Utilice el comando Resumir para generar un recuento de registros y los totales de valor de campos numricos por cada valor diferente de los campos clave de caracteres en una tabla ordenada. El comando Resumir le permite calcular el subtotal de los campos numricos para cada valor diferente de los campos clave de caracteres. El nmero de registros correspondientes a cada valor se visualiza en un campo denominado COUNT generado por ACL. Debido a que puede generar un reporte sobre un nmero ilimitado de valores de campos clave de caracteres exclusivos, este comando es el ms eficaz para tablas grandes.
? Para obtener ms informacin sobre el comando Resumir, seleccione Ayuda ndice y busque Resumir, comando .
Generar resmenes en campos de caracteres En el men, seleccione Analizar Resumir. Utilizar el comando Resumir para eliminar los registros duplicados Puede utilizar el comando Resumir para eliminar registros duplicados de una tabla. A tal fin, especifique el campo de caracteres en el que desea hacer el resumen; no calcule el subtotal de ningn campo; seleccione Otros campos, luego seleccione Agregar todos y enve la salida a una tabla. La nueva tabla slo contendr registros exclusivos.
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Gua de inicio
Resumir datos
Generar tablas cruzadas de campos de caracteres

El comando Tabla cruzada le permite analizar campos de caracteres colocndolos en filas y columnas. Al generar una tabla cruzada de campos de caracteres, puede producir diversos resmenes, examinar reas de inters y obtener el subtotal de campos numricos. Puede usar este comando para enviar los resultados a una tabla, la pantalla o un grfico. El comando Tabla cruzada cuenta el nmero de registros de una tabla y:

? Para obtener ms informacin sobre el comando Tabla cruzada, seleccione Ayuda ndice y busque Tabla cruzada, comando .
Cuenta cada valor de fila dentro de cada valor de columna. Genera los subtotales de los campos numricos por cada valor de fila dentro de cada valor de columna. Totaliza las cantidades por cada valor de columna
Generar tablas cruzadas de campos de caracteres En el men, seleccione Analizar Generar tablas cruzadas. Especifique los campos para las filas y un campo para las columnas. Tambin puede especificar los campos numricos cuyos subtotales desea obtener e ingresar un filtro de comando. Generar tablas cruzadas en un grfico Usted puede crear un grfico con el comando Tabla cruzada. En el cuadro de dilogo Generar tablas cruzadas, haga clic en la ficha Salida y seleccione Grfico.
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Examinar datos secuenciales

Existen tres comandos para analizar los campos que contienen datos secuenciales, tales como nmeros de cheques o fechas. Estos campos pueden contener datos numricos o de caracteres. Debido a las diferencias en la salida de comandos, utilice los tres comandos para ofrecer la visin analtica ms amplia.
12852 12853 12854 12855 12856 12857
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Examinar datos secuenciales
Comprobar el orden secuencial de registros

Utilice el comando Secuencia para determinar si los campos clave de la tabla activa se encuentran en orden secuencial. Si se clasifica una tabla en un campo clave, el comando Secuencia no encuentra ningn error.
? Para obtener ms informacin sobre el comando Secuencia, seleccione Ayuda ndice y busque Secuencia, comando .
En esta prueba, el comando Secuencia muestra los problemas que presentan estos
Realizar pruebas de secuencia En el men, seleccione Analizar Examinar secuencia. Corregir los archivos con errores de secuencia Puede colocar fcilmente los registros en un orden secuencial usando el comando Ordenar. Consulte Ordenar e indexar tablas en la pgina 54.
Gua de inicio
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Probar si existen faltantes y duplicados en datos secuenciales ? Para obtener ms informacin, Utilice el comando Faltantes para detectar los faltantes que
pudiera haber en los campos clave de la tabla activa. Si ejecuta este comando en un campo que tiene caracteres mezclados con nmeros, por ejemplo, A12345, ACL ignorar los caracteres y slo probar los nmeros. Por ejemplo, si el campo del registro siguiente es B12346, ACL reportar que no hay faltantes debido a que se ignoran las letras A y B de los campos. El comando Duplicados detecta si los campos clave de la tabla activa contienen duplicados en la secuencia.
seleccione Ayuda ndice y busque Faltantes, comando o Duplicados, comando .
Esta prueba muestra si existen varios nmeros de factura duplicados, los que pueden exigir una investigacin posterior.
Comprobar si existen faltantes En el men, seleccione Analizar Buscar faltantes. Comprobar si existen duplicados En el men, seleccione Analizar Buscar duplicados.
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Gua de inicio
Extraer y exportar registros

Para aislar los registros de inters, puede extraer los registros de su tabla a una nueva y continuar el anlisis con la tabla nueva. ACL tambin puede exportar los registros a varios formatos de archivos que pueden utilizarse en otras aplicaciones.
Extraer - Le permite extraer los registros que se visualizan en una vista y crear una tabla nueva. Exportar - Le permite exportar los registros que se muestran en la vista o todos los registros de la tabla.
00110100 01010 00010 001101 110011
Gua de inicio
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Extraer datos a una nueva tabla

Utilice el comando Extraer para crear una nueva tabla con los campos o registros seleccionados en la tabla activa. Por diversas razones puede usar el comando Extraer para crear un subconjunto de una tabla. Por ejemplo, puede hacerlo antes de ordenar los datos para reducir el tamao de la tabla y el tiempo de procesamiento. Tambin puede utilizar el comando Extraer con filtros para aislar elementos no comunes en una tabla separada para su posterior anlisis. Puede extraer todos los registros de la tabla, incluidos los datos almacenados en faltantes no definidos en el formato de la tabla. Tambin puede extraer determinados campos de los registros.
? Para obtener ms informacin sobre cmo extraer datos a una nueva tabla, seleccione Ayuda ndice y busque Extraer, comando .
La nueva tabla slo contiene los registros que coinciden con la expresin del filtro; en este caso, todos los registros con un importe negativo.
Puede aplicar un filtro de comando para extraer slo los registros que coinciden con la expresin del filtro.
Extraer registros de la tabla activa En el men, seleccione Datos Extraer datos. Seleccione Registro, elija las opciones adicionales que sean necesarias y haga clic en Aceptar. Extraer campos de la tabla activa En el men, seleccione Datos Extraer datos. Seleccione Campos, seleccione los campos que desea extraer y las opciones adicionales que sean necesarias, y haga clic en Aceptar. Extraer registros especficos a una nueva tabla Para extraer registros especficos, puede aplicar un filtro de vista antes de usar el comando Extraer o aplicar un filtro de comando en el cuadro de texto Si mientras utiliza el comando Extraer. Consulte Usar filtros para aislar registros de inters en la pgina 16. 52 Gua de inicio
Exportar datos a otra aplicacin

El comando Exportar le permite utilizar ACL como herramienta de conversin de datos, leyendo los datos de un paquete y generando un archivo de exportacin en un formato que puede leer otra aplicacin. Por ejemplo, usted puede usar este comando con el fin de generar archivos combinados para el envo masivo de correspondencia. Tambin puede exportar datos a una amplia gama de tipos de archivos, tales como Excel, Access y XML. El comando Exportar ofrece dos mtodos para exportar sus datos:
? Para obtener ms informacin sobre cmo exportar datos a otra aplicacin, seleccione Ayuda ndice y busque comando exportar .
Utilice la opcin Campos para seleccionar campos, crear expresiones y elegir el orden de los campos para el archivo de exportacin. Utilice la opcin Vista para exportar slo los campos de la vista activa en el orden en el que se visualizan.
Puede exportar datos a otras aplicaciones, entre ellas, hojas de clculo y archivos combinados de correspondencia.
Exportar datos a otro formato de archivo En el men, seleccione Datos Exportar a otra aplicacin. En la lista Exportar como, elija un formato de datos: texto delimitado, dBASE III PLUS, Lotus 1-2-3, Microsoft Access 2000, Microsoft Excel, archivos combinados de Microsoft Word, texto plano, Portapapeles de Windows, archivos combinados de WordPerfect o XML. Crear un archivo combinado para el envo masivo de correspondencia Puede exportar informacin de una tabla de clientes a un archivo combinado de Microsoft Word o Wordperfect. En el cuadro de dilogo Exportar, seleccione los campos de nombre y direccin, y elija un formato de archivo combinado de la lista Exportar como. Gua de inicio 53
Ordenar e indexar tablas

Las computadoras procesan los archivos en secuencia, comenzando con el primer registro, y muchas operaciones pueden ejecutarse con mayor rapidez si primero se ordenan o indexan los archivos. Algunas operaciones, tales como las que se efectan con tablas mltiples, requieren que los datos se ordenen o indexen en los campos clave. Use el comando Ordenar para ordenar la tabla activa en orden ascendente o descendente de acuerdo con los campos clave especificados. Este comando genera una nueva tabla fsicamente reorganizada. Utilice el comando Indexar para crear un archivo de ndice que le permitir acceder directamente a los registros de una tabla en orden lgico en lugar de fsico.

seleccione Ayuda ndice y busque Ordenar, comando o Indexar, comando .
1 2
Ordenar los registros de una tabla En el men, seleccione Datos Ordenar registros. Para obtener ms informacin, haga clic en el botn de Ayuda del cuadro de dilogo Ordenar. Generar el ndice de una tabla En el men, seleccione Datos Crear ndice. Para obtener ms informacin, haga clic en el botn de Ayuda del cuadro de dilogo Indexar. Elegir el mejor mtodo para colocar los registros en orden secuencial Para obtener informacin que lo ayudar a elegir entre los comandos Ordenar o Indexar, seleccione Ayuda ndice y busque Indexar u Ordenar . 54
El resultado de las operaciones de ordenamiento e indexacin es similar: despus del ordenamiento, ACL muestra la nueva tabla ordenada; despus de la indexacin, ACL muestra la misma tabla pero con un ndice aplicado.
Gua de inicio
Examinar los datos
Examinar los datos

Utilice estos comandos para obtener un panorama de una tabla antes del procesamiento detallado. Pueden resaltar rpidamente anormalidades en la tabla que usted puede examinar en un anlisis posterior.
El comando Estadsticas ofrece un panorama ms completo de las propiedades significativas de un archivo numrico. El comando Perfil puede determinar los valores para los comandos Estratificar, Histograma y Muestreo. El anlisis digital Benford identifica anomalas en determinados tipos de datos.
Gua de inicio
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Generar estadsticas descriptivas en campos numricos

Utilice el comando Estadsticas para calcular las estadsticas descriptivas de campos numricos de la tabla activa. Se suele usar este comando para obtener el panorama de una tabla antes del procesamiento detallado. Puede resaltar rpidamente anomalas de la tabla, que pueden establecer una direccin para el posterior enfoque o anlisis.

seleccione Ayuda ndice y busque Estadsticas, comando .
Calcular las estadsticas en campos numricos En el men, seleccione Analizar Estadstico Estadsticas. Pueden obtenerse los siguientes resultados: Intervalo, Positivo, Negativo, Ceros, Totales, Valor absoluto y los valores mximo y mnimo. Calcular las estadsticas en campos de fecha Tambin puede utilizar el comando Estadsticas en campos de fecha. Pueden obtenerse los siguientes resultados: Range, Positivo, Ceros y los valores mximo y mnimo.
56
Gua de inicio
Examinar los datos
Generar estadsticas resumidas en campos numricos

Utilice el comando Perfil para obtener estadsticas resumidas de uno o varios campos numricos de una tabla. Este comando brinda la siguiente informacin respecto de los campos numricos:


seleccione Ayuda ndice y busque Perfil, comando .
Valor total Valor absoluto Valor mnimo Valor mximo
Utilice el comando Perfil para determinar valores de campo mnimo, mximo, absoluto y total antes de emitir los comandos Estratificar, Histograma o Muestreo.
Generar estadsticas resumidas en campos numricos En el men, seleccione Analizar Estadstico Perfil.
Gua de inicio
57
Realizar el anlisis digital Benford

El comando Benford le permite generar un anlisis digital de los datos numricos aplicando la frmula Benford. Este comando cuenta el nmero de veces que aparece cada dgito inicial o combinacin de dgitos en un conjunto de datos y compara el recuento real con el recuento esperado. El recuento esperado se calcula usando la frmula Benford. Puede enviar la salida del comando a un grfico. Las herramientas de anlisis digital, como el comando Benford, permiten que los auditores y otros analistas de datos se concentren en posibles anomalas de conjuntos de datos grandes. No prueban la existencia de un error o fraude, pero identifican elementos que merecen un estudio posterior, con base en fundamentos estadsticos. El anlisis digital complementa las tcnicas y herramientas analticas existentes, y debe utilizarse con ellas.
? Para obtener ms informacin sobre el anlisis digital Benford, seleccione Ayuda ndice y busque Benford, comando .
Usar el comando Benford en ACL En el men, seleccione Analizar Realizar un Anlisis Benford. Obtener ms informacin sobre el anlisis digital Benford Para obtener ms informacin sobre el anlisis digital, consulte Digital Analysis Using Benford's Law: Tests & Statistics for Auditors de Mark J. Nigrini, Ph.D., publicado por Global Audit Publications.
58
Gua de inicio
Trabajar con tablas mltiples

ACL le permite trabajar con datos de tablas mltiples de varias maneras usando los siguientes comandos:

Relaciones, comando Unir, comando Combinar, comando Extraer y anexar
Cuando se relacionan o unen dos tablas, stas deben tener un campo de caracteres idntico en comn, como por ejemplo un nmero de empleado o un nmero de factura. Este campo se denomina campo clave. Los campos clave deben tener la misma longitud, contenido idntico y la misma estructura de datos. Las diversas funciones de ACL le permiten editar los campos para que pueda usarlos como campos clave.
Gua de inicio
59
Relacionar dos o ms tablas

El comando Relaciones le permite acceder a los datos de dos o ms tablas y analizarlos simultneamente. Usted puede analizar los datos combinados, como si existieran en una sola tabla y agregar campos de las tablas relacionadas a una vista. Como est trabajando con datos de tablas diferentes, puede utilizar el comando Relaciones para examinar las relaciones previstas y para descubrir las imprevistas.

seleccione Ayuda ndice y busque Relaciones, comando .
Puede crear una nueva tabla que contenga los campos de datos relacionados utilizando el comando Extraer.
Puede crear relaciones en esta ventana arrastrando los campos de una tabla a otra.
2
En los cuadros de dilogo de seleccin de campos, puede elegir la tabla en la cual desea seleccionar los campos.
Relacionar tablas En el men, seleccione Datos Relacionar tablas. Agregue tablas al rea de trabajo de Relaciones y genere relaciones arrastrando los campos de una tabla al campo correspondiente de otra tabla. Acceder a los campos de una tabla relacionada Despus de establecer las relaciones, puede acceder a los campos de las tablas relacionadas en la vista, los cuadros de dilogo de seleccin de campos y el Generador de expresiones usando la lista desplegable De tabla. Los campos se visualizan en el formato nombre de relacin.nombre de campo para indicar la tabla de la cual provienen.
60
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Unir tablas
Utilice el comando Unir para combinar los campos de dos tablas en una tercera. Por lo general, el comando Unir se utiliza para comparar los registros de una tabla de transaccin con los de una tabla maestra. Por ejemplo, puede comparar los datos de factura en una tabla de cuentas por cobrar con los datos de una tabla maestra de cliente, o puede comparar el contenido de dos tablas. Los archivos a unir deben pertenecer al mismo proyecto de ACL. De manera similar, cuando usted utiliza ACL Edicin de Servidor, puede conectarse solamente a un servidor por vez, de modo que las tablas a unir debern residir en el mismo servidor. En consecuencia, no puede unirse una tabla de cliente con una tabla de servidor.

seleccione Ayuda ndice y busque Unir, comando .
A 1 2 3 5 7
C 1 2 4 5 6 7
A D
El
A 1 2 3 5 7
C D
El
Por cada registro coincidente, puede unir los campos del archivo primario con los del archivo secundario.
Identificar las tablas primaria y secundaria Al unir una tabla de transaccin y una tabla maestra, por lo general la tabla de transaccin es la tabla primaria y la tabla maestra es la secundaria. Identifique con cuidado las tablas primaria y secundaria ya que los resultados sern diferentes si se invierten las tablas, segn el tipo de unin. Unir dos tablas En el men, seleccione Datos Unir archivos de datos.
Gua de inicio
61
Combinar dos tablas

Utilice el comando Combinar para combinar dos tablas ordenadas con diseos de registro idnticos en una tercera tabla. Utilice la tabla nueva para realizar otros anlisis y generar reportes con ACL. Por ejemplo, usted puede usar este comando para combinar dos tablas con diseos de registro idnticos de distintos perodos, distintas sucursales, etc. El comando Combinar coloca los registros combinados de salida de las tablas primaria y secundaria en una tercera tabla de salida. Todos los aspectos de los registros no sufren modificaciones y se mantienen las secuencias de orden. Por cada valor de campo clave, los registros de la tabla primaria se colocan antes de los registros de la secundaria.

seleccione Ayuda ndice y busque Combinar, comando .
A 3 4 6 9
C D
El 1 2 5 7 8
C D
El 1 2 3 4 5 6 7 8 9
C D
El
En el caso de tablas ordenadas con formatos idnticos, el comando Combinar combina los registros y mantiene el ordenamiento de los registros.
Combinar dos tablas En el men, seleccione Datos Combinar tablas. Garantizar que las tablas estn ordenadas Para verificar si las tablas estn ordenadas antes de combinarlas, utilice el comando Secuencia. Consulte Comprobar el orden secuencial de registros en la pgina 49.
62
Gua de inicio
Usar Extraer y anexar

Como alternativa del comando Combinar, utilice el comando Extraer con la opcin Anexar a la tabla existente para agregar los registros de la tabla activa al final de otra tabla. A diferencia del comando Combinar, este mtodo puede usarse con archivos no ordenados. Por ejemplo, si tiene tablas mensuales en las que los registros de transaccin estn ordenados por nmero de cliente en lugar de la fecha, puede anexar una tabla a la otra. En la tabla resultante, los registros mantienen el orden dentro de cada mes.
? Para obtener ms informacin sobre el comando Extraer, seleccione Ayuda ndice y busque Extraer, comando .
El formato de las dos tablas debe ser idntico para poder usar el comando Extraer y anexar.
A 1 2 5 7 8
C D
El 3 4 6 9
C D
El 1 2 5 7 8 3 4 6 9
C D
El
Utilice Extraer y anexar para agregar los registros de la tabla activa a otra tabla con idntico diseo de registros. Los resultados no estn ordenados.
Comparar los formatos de tablas Antes de utilizar el comando Extraer y anexar, verifique que las tablas tengan formatos idnticos. Seleccione Ventana Mostrar lnea de comando. Abra la tabla, ingrese DISPLAY en la lnea de comando y haga clic en el icono de tachuela de la ficha Mostrar. Repita esta operacin con la otra tabla y compare los formatos. Extraer registros y anexarlos a otra tabla Seleccione Datos Extraer datos. Elija los campos que desea exportar o seleccione Registros para exportar todos los registros y campos. Haga clic en el botn En para localizar la tabla a la cual desea anexar los registros. En la ficha Ms, seleccione Anexar al archivo existente.
Gua de inicio
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Agregar notas a los registros

Con la nueva funcin Notas de registro, usted puede adjuntar notas a los registros individuales dentro de las tablas de ACL. Estas notas se pueden editar y se pueden utilizar para almacenar informacin para los reportes y para compartir con su equipo. Despus de crear la primera nota de la tabla, puede agregar un campo Notaderegistro a la vista, del mismo modo en el que agregara cualquier otro campo.
? Para obtener ms informacin acerca de la manera de agregar o editar notas de registros en una tabla y acerca de cmo extraer notas de registros en ACL, seleccione Ayuda ndice y busque notas de registros .
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Gua de inicio
Realizar muestreos con ACL
Realizar muestreos con ACL

El comando Muestreo puede ayudarlo a formular una conclusin estadsticamente vlida sobre una poblacin de datos de un nmero de muestras relativamente pequeo. ACL admite dos tcnicas de muestreo comunes. Muestreo de unidad monetaria (MUS), que utiliza el valor absoluto de un campo en el registro para determinar los registros que se seleccionan. Cuando se utiliza una base de unidad monetaria, la probabilidad de que se seleccione un registro determinado es directamente proporcional al tamao del elemento, a menos que ese elemento est afectado por el lmite de estrato superior. Muestreo de transaccin, tambin denominado muestreo de registro, en el que la poblacin est compuesta por el nmero de registros. Una base de registros trata cada registro de forma equitativa utilizando un valor nominal 1. Como resultado se obtiene una muestra que orienta por estar basada en los valores de un registro, de modo que cada registro tiene las mismas posibilidades de ser seleccionado. Puede elegir uno de estos mtodos para seleccionar elementos en la muestra: Muestreo de intervalo fijo Muestreo de intervalo aleatorio, tambin denominado muestreo de celda Muestreo aleatorio Puede realizar el muestreo de toda una poblacin, un subconjunto de la poblacin o utilizar filtros para ejecutar un muestreo condicional. ACL tiene tres comandos para el muestreo estadstico: El comando Tamao determina los tamaos e intervalos de muestra estadsticamente apropiados El comando Muestreo extrae muestras de una poblacin El comando Evaluar determina el efecto de los errores detectados en las muestras Usar los comandos de muestreo con eficacia La teora de muestreo estadstico es compleja. Si no est familiarizado con los juicios crticos necesarios al realizar un muestreo estadstico, le recomendamos que consulte con un especialista en estadstica antes de utilizar los comandos Tamao, Muestreo y Evaluar.
? Para obtener ms informacin sobre cmo realizar muestreos con ACL, seleccione Ayuda ndice y busque Muestreo, comando .
Gua de inicio
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Gua de inicio
C APTULO 7
G ENERAR REPORTES DE LOS RESULTADOS
Generar reportes y grficos de los datos
Con ACL, usted puede generar reportes basados en la vista y crear grficos a partir de comandos y vistas. ACL tambin se integra con Crystal Reports, lo que le permite presentar los resultados utilizando plantillas de Crystal Reports.
En este captulo... Usar Crystal Reports Generar reportes de una vista Usar el comando Reporte Graficar datos
67
Captulo 7: Generar reportes de los resultados
Usar ACL con Crystal Reports

Con ACL, puede sacar provecho de las funciones para generar reportes de Crystal Reports. Puede utilizar ACL para actualizar las plantillas de reporte con datos de una tabla de ACL. De esta manera, las organizaciones pueden estandarizar los reportes diseando y distribuyendo una serie de plantillas personalizadas para su uso con ACL.

seleccione Ayuda ndice y busque Crystal Reports .

Las plantillas de Crystal Reports se actualizan con los datos de la tabla. Por cada tabla, abra una plantilla de Crystal Reports con ACL y edtela con la versin completa de Crystal Reports.
Disear una plantilla de Crystal Reports Abra una tabla y seleccione Datos Crystal Reports Crear plantilla. Agregue los campos a la plantilla y gurdela. Edite el archivo con la versin completa de Crystal Reports. Generar reportes basados en plantillas personalizadas Siempre que cuente con una plantilla completada con Crystal Reports, podr generar reportes con ACL. Abra la tabla para la cual se dise la plantilla y seleccione Datos Crystal Reports Actualizar plantilla. Ver e imprimir los reportes Despus de generar un reporte con una plantilla personalizada, ejecute el visor de Crystal Reports seleccionando Datos Crystal Reports Ver reporte.
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Gua de inicio
Disear e imprimir reportes
Disear e imprimir reportes

Los reportes de ACL se basan en vistas. Las especificaciones de los reportes se guardan como parte de la vista. Para sus reportes, puede crear vistas, darles el formato de reportes y asignarles un nombre que indique el contenido del reporte. La generacin de un reporte con formato consta de tres pasos: formateo de la vista, preparacin del diseo del reporte e impresin del reporte.

seleccione Ayuda ndice y busque Reporte, comando .
Tambin puede guardar reportes como texto o archivos HTML (Lenguaje de Marcacin de Hipertexto).
Formatear la vista Muestre una vista y especifique el formato de los campos que desea para el reporte. Esto incluye los formatos de visualizacin, saltos de columnas y opciones tales como suprimir los duplicados y los valores cero. Seleccione Ayuda ndice y busque formatear vistas . Preparar el diseo del reporte Despus de formatear la vista, seleccione Datos Reporte y formatee las pginas del reporte. Presione F1 en el cuadro de dilogo Reporte para obtener ayuda. Obtener una vista previa e imprimir el reporte ACL ofrece varias opciones de impresin de reporte, incluyendo la configuracin de la pgina, mrgenes, numeracin y fecha y hora. Para obtener ms informacin sobre las opciones de impresin, seleccione Ayuda ndice y busque imprimir un reporte .
Gua de inicio
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Captulo 7: Generar reportes de los resultados
Graficar datos
El comando Grfico ofrece un panorama visual del contenido de una tabla. Existen diversas maneras de producir grficos en ACL. Despus de generar un grfico, puede cambiar el tipo de grfico, guardarlo como archivo de bitmap, copiarlo en el Portapapeles de Windows o imprimirlo.

seleccione Ayuda ndice y busque generar grficos .
Generar grficos de una vista Seleccione uno o varios campos numricos en una vista y elija Graficar datos seleccionados en el men contextual. Generar grficos con comandos Grafique con los comandos que producen una salida numrica graficable. Elija la opcin Grfico en el cuadro de dilogo del comando o haga clic en la ficha Grfico en los resultados del comando. Generar grficos con el comando Histograma Genere un grfico de barras de la distribucin de los registros respecto de los valores de un campo o una expresin. Seleccione Analizar Histograma.
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Gua de inicio
NDICE
A
Access 53 adquirir datos de un servidor 29 de una PC 30 pautas 26 anlisis digital 58 Antigedad, comando 44 archivo de texto 19 archivo log 19 archivos y diseos 27 asistente 34 Asistente de Definicin de Datos crear tablas 33 explicacin 34 leer datos 4 ayuda 20 ejecutar 14 elegir 13 Estadsticas 56 Estratificar 43 Evaluar 65 Exportar 53 Extraer 52 Faltantes 50 grficos 70 ndice 54 Informar 69 log 19 Muestreo 65 opciones 14 Ordenar 54 Perfil 57 Relaciones 60 Resumir 46 Secuencia 49 Tabla cruzada 47 Tamao 65 tipo de datos adecuados 13 Totalizar 39 Unir 61 ver los resultados 15 Verificar 40 combinacin de correspondencia 53 combinar tablas 59, 62 Combinar, comando 62 Contar, comando 38 Crystal Reports 68 Cuadro de dilogo de Propiedades 6 Cuadro de dilogo Propiedades de la tabla 8 cuadros de dilogo de comandos 14
E
elegir los comandos 13 encontrar registros 51 errores de validez 40 estadsticas descriptivas 56 estadsticas resumidas 57 Estadsticas, comando 56 Estratificar, comando 43 Evaluar, comando 65 examinar datos 55 Excel 53 exportar datos 53 log de comandos 19 Exportar, comando 53 expresiones en campos computados 10 en filtros 16 en vista 9 lgicas 16 expresiones lgicas 16 extraer datos 52 Extraer y anexar 63 Extraer, comando 52
B
Benford, comando 58 buscar registros 51 Buscar, comando 18
C
campos calculados 10 Clasificar, comando 45 cliente/servidor adquirir datos 29 explicacin 36 columnas agregar y modificar 8 valores computados 9 comandos Antigedad 44 Benford 58 Buscar 18 Clasificar 45 Combinar 62 Contar 38 Duplicados 50
F
Faltantes, comando 50 fases de un proyecto 5 Ficha Log 19 Ficha Panorama 6 fichas de resultados 15 Filtro rpido 17 filtros Filtro rpido 17 filtros de comandos 14 ver filtros 16 filtros de comandos 14 frmulas 9, 10
D
datos de origen 4, 33 datos secuenciales 48 definir datos manualmente 35 definir los datos de origen 33 diseos 27 Duplicados, comando 50
ndice
G
Generador de expresiones 16 generar grficos 70 grficos explicacin 70 icono de chinche 15 resultados de los comandos 15
H
HTML del log de comandos 19 reportes 69
nuevo rea de trabajo 6 campo calculado 10 columna 8, 9 grfico 70 proyecto 32 script 6 sesin 19 tabla 6, 33 nmeros de contacto 20
O
objetivos del proyecto 22 objetos en Panorama 6 ODBC definir 34 solicitar datos 27 Opcin Anexar al archivo existente 63 Ordenacin rpida 11 ordenar ordenar e indexar 54 registros en la vista 11 Ordenar, comando 54 OS/390 29
Relaciones, comando 60 Reporte, comando 69 reportes Crystal Reports 68 disear e imprimir 69 requisitos tcnicos 23 resultados de comandos 15 resultados de los comandos en archivo de texto 15 resultados tabulares del comando 15 resumir datos 42 Resumir, comando 46
I
icono de tachuela 15 imprimir reportes 69 indexar y ordenar 54 Indexar, comando 54
S
Secuencia, comando 49 servidor 36 adquirir datos 29 en cliente/servidor 36 sesiones 19 solicitar datos archivos 27 ejemplo 28 pautas para 26 servidor 29 soporte 20 soporte tcnico 20 Soporte tcnico internacional 20 subconjunto 52
L
localizar registros 51 log de comandos 19
M
manuales 20 Men Analizar 14 Men Datos 14 Men Muestreo 14 Microsoft Access 53 Microsoft Excel 9, 53 muestreo 65 muestreo da transaccin 65 muestreo de celda 65 muestreo de datos 65 muestreo de intervalo fijo 65 muestreo de unidad monetaria 65 Muestreo, comando 65 muestro de intervalo aleatorio 65 MUS 65
P
Perfil, comando 57 plantillas 68 Portapapeles 19 procedimientos analticos 24 profundizar 15 proyectos cmo organizar 6 fases 5 nuevo 32 objetivos 22 procedimientos analticos 24 requisitos tcnicos 23 pruebas 13
T
Tabla cruzada, comando 47 tablas abrir 7 campos calculados 10 combinar 59, 62 definicin 4 definir 33 filtrar 16 nuevo 33 relacionar 60 unir 61 ver 7 tablas mltiples 59 Tamao, comando 65 Totalizar, comando 39
R
registros filtrar 16 Filtro rpido 17 localizar 51 ordenar 11, 54 relacionar tablas 60
N
Navegador del proyecto 6 notas 64 notas de registros 64
72
ndice
U
unin de muchos a muchos 61 unir tablas 61 Unir, comando 61
V
valores computados 9 ver log de comandos 19
verificar la validez 40 Verificar, comando 40 vista predeterminada 7 vistas abrir 7 cambiar columnas 8 explicacin 4 filtrar 16 Filtro rpido 17 grficos 70
guardar 8 ordenar 11 reportes 69 visualizacin de resultados 15
W
WordPad 19
73
ndice
74
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GUA DE INICIO

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Captulo 2: Planificar el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Captulo 3: Adquirir datos para el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . 25

Captulo 4: Acceder a los datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Captulo 5: Verificar la integridad de los datos . . . . . . . . . . . . 37

Captulo 6: Analizar los datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Captulo 7: Generar reportes de los resultados . . . . . . . . . . . . 67

N OCIONES BSICAS DE ACL

Aprenda a visualizar los datos y a buscar las herramientas que necesita

Captulo 1: Nociones bsicas de ACL

Tomar decisiones de negocios efectivas

Para qu puedo usar ACL?

Para qu puedo usar ACL?

? Para obtener ms informacin,

Captulo 1: Nociones bsicas de ACL

Cmo lee los datos ACL?

Utilizando el Asistente de Definicin de Datos Definiendo los datos manualmente

00110100 01010 00010 001101 110011

00110100 01010 00010 001101 110011

Los datos de origen son los que adquiere para el proyecto.

Una tabla describe la ubicacin, el diseo y el contenido de los datos de origen.

Cmo aplico ACL a mi proyecto?

Cmo aplico ACL a mi proyecto?

Adquirir los datos

Acceder a los datos con ACL

Verificar la integridad de los datos

Analizar los datos

Generar reportes de los resultados

Captulo 1: Nociones bsicas de ACL

Organizar los elementos de un proyecto

Puede usar las carpetas para guardar elementos similares o relacionados.

Ver y modificar tablas

Ver y modificar tablas

Puede agregar columnas as como cambiar su organizacin y formato.

Cada tabla puede tener varias vistas.

Captulo 1: Nociones bsicas de ACL

Cambiar las columnas en una vista

? Para obtener ms informacin,

Ancho Ttulo de la columna Formato de visualizacin Opciones de impresin

Arrastre las columnas hacia la izquierda, la derecha o hacia otra fila.

Ver y modificar tablas

Agregar un valor computado como columna

Captulo 1: Nociones bsicas de ACL

Agregar un valor computado como campo

Ver y modificar tablas

Ordenar la vista con Ordenacin rpida

ACL ordena los registros de la vista.

Captulo 1: Nociones bsicas de ACL

Obtener respuestas de los datos

Obtener respuestas de los datos

Elegir el comando adecuado

Caracteres, numricos, fechas Caracteres, numricos, fechas

Estratificar Clasificar Antigedad Tabla cruzada Resumir

Ordenar ndice Extraer/Anexar Unir Relaciones

Asociaciones de tablas mltiples

Estadstico Realizar muestreos

Obtenga muestras de las poblaciones de datos y calcule la magnitud de errores.

Muestreo Tamao Evaluar

Compare la distribucin real de dgitos iniciales con Benford la curva de Benford.

Captulo 1: Nociones bsicas de ACL

? Mientras selecciona las opciones de comandos, presione F1 para obtener ayuda.

Obtener respuestas de los datos

Ver los resultados de los comandos