Mtodos para Gestionar Proyectos.

Por: James Javier Caar Caar Cdigo 215038

Dirigido a: Ing. Santiago Ramrez

Universidad Nacional de Colombia Sede Bogot Facultad de Ingeniera Departamento de Ingeniera Civil y Agrcola Preparacin y Evaluacin de Proyectos de Infraestructura

Introduccin Todos los das se planean, dirigen, organiza, gerencia proyectos en todo el mundo. Sin importar que tipo de proyecto se est dirigiendo, siempre hay que usar una metodologa, o forma de planearlo. En este caso, se darn a conocer algunos de los mtodos ms usados para gerencia y gestin proyectos, los cuales son: CPM, PERT, GANTT, EVM, IPMA, PRINCE II, AUSTRALIANO Y JAPONS.

1. CPM (Critical Path Method) o Mtodo de la Ruta Crtica. El objetivo principal de este mtodo es determinar la duracin de un proyecto, teniendo en cuenta, que cada una de las actividades a desarrollar tienen una duracin y adems son secuencias relacionadas. El Principal supuesto del CPM es que las actividades y sus tiempos de duracin son conocidos, es decir, no existe incertidumbre. Este supuesto simplificador hace que esta metodologa sea fcil de utilizar. Una ruta es una trayectoria desde el inicio hasta el final de un proyecto. En este sentido, la longitud de la ruta crtica es igual a la la trayectoria ms grande del proyecto. Cabe destacar que la duracin de un proyecto es igual a la ruta crtica. El mtodo consiste bsicamente en lo siguiente: 1. Identificar todas las actividades que involucra el proyecto. 2. Establecer relacin entre las actividades. Decidir cul debe comenzar antes y cual debe seguir despus. 3. Construir una red o diagrama, conectando las diferentes actividades a sus relaciones de precedencia. 4. Definir costos y tiempo estimado para cada actividad. 5. Identificar la ruta crtica y las holguras de las actividades que componen el proyecto. 6. Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto. Por simplicidad y para facilitar la representacin de cada actividad, frecuentemente se utiliza la siguiente notacin:

Imagen 1, Diagrama CPM1

Dnde: IC: Inicio ms cercano, es decir, lo ms pronto que puede comenzar la actividad. TC: Trmino ms cercano, es decir, lo ms pronto que puede terminar la actividad.

Imagen tomada de pgina web: http://www.investigaciondeoperaciones.net/cpm.html

IL: Inicio ms lejano, es decir, lo ms tarde que puede comenzar la actividad sin retrasar el trmino del proyecto. TL: Trmino ms lejano, es decir, lo ms tarde que puede terminar la actividad sin retrasar el trmino del proyecto. Adicionalmente se define el trmino Holgura para cada actividad que consiste en el tiempo mximo que se puede retrasar el comienzo de una actividad sin que esto retrase la finalizacin del proyecto. La holgura de una actividad se puede obtener con la siguiente frmula:

Existen dos redes dentro del mtodo de la ruta crtica: a) Diagrama de Flechas: Consisten en elaborar una red o diagrama en la que se muestra todas las actividades pertenecientes a la elaboracin de un proyecto, muestra una secuencia lgica en la que se debe realizar dicho proyecto y se especifica la interdependencia entre una actividad y otra. Las actividades se representa mediante flechas y las uniones entre una actividad y otra se representa mediante Nodos b) Redes de Precedencia: Las actividades se representan en los nodos y las flechas sirven nicamente para conectar actividades, as como especificar el tipo de relacin entre una y otro. En esta podemos establecer relaciones especiales entre todas las actividades. 2. Mtodo PERT. Es un mtodo que permite la programacin de un proyecto, PERT corresponde a las siglas en ingles de Program Evaluation and Review Technique. Consiste en la representacin grfica de una red de tareas que cuando se ponen en una cadena permiten alcanzar los objetivos de un proyecto, a diferencia del CPM, permite manejar la incertidumbre en el tiempo de trmino de actividades. Fue diseada por la marina de los Estados Unidos para permitir la coordinacin del trabajo de miles de personas que tenan que construir misiles con cabezas nucleares POLARIS. En su etapa preliminar, el mtodo PERT incluye lo siguiente: 1. Desglose preciso del proyecto en tareas, 2. Clculo de la duracin de cada tarea, 3. La designacin de un director del proyecto que se haga cargo de asegurar la supervisin de dicho proyecto, de informar, en caso de ser necesario, y de tomar decisiones en caso de que existan variaciones de las proyecciones.

En este sentido el tiempo de ejecucin de las actividades es obtenido a travs de la estimacin de 3 escenarios posibles: optimista (a), normal (m) y pesimista (b). El tiempo (aleatorio) que requiere cada actividad est asociado a una funcin probabilstica beta, que ha demostrado ser la que mejor modela la distribucin del tiempo de duracin de una actividad. A continuacin se presenta un grfico que muestra la funcin de densidad de probabilidad para la funcin beta, la cual tiene una asimetra positiva.

Imagen 2, Funcin de densidad de probabilidad para la funcin beta.2

Luego, el tiempo esperado (te) y la varianza asociada a cada actividad se obtienen a travs de las siguientes frmulas: ( )

Red PERT: La red PERT (a veces denominada grfico PERT) consta de los siguientes elementos: Tareas: (a veces denominadas actividades o etapas), representadas por una flecha. Se le asigna a cada una de las tareas un cdigo y una duracin. Sin embargo, la longitud de la flecha es independiente de la duracin de la tarea. Etapas: Es decir, el inicio y el final de la tarea. Cada tarea tiene una etapa de inicio y una de finalizacin. Con excepcin de las etapas iniciales y finales, cada etapa final es una etapa de inicio de la siguiente tarea. Las etapas generalmente estn numeradas y representadas por un crculo, pero en algunos otros casos pueden estar representadas por otras formas (cuadrados, rectngulos, valos, etc.). Tareas ficticias: Representadas por una flecha punteada que indica las limitaciones de las cadenas de tareas entre ciertas etapas.
Imagen tomada de pgina web: http://www.investigaciondeoperaciones.net/pert.html

3. Diagrama de GANTT El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representacin grfica del progreso del proyecto, pero tambin es un buen medio de comunicacin entre las diversas personas involucradas en el proyecto. Este tipo de modelo es particularmente fcil de implementar con una simple hoja de clculo, pero tambin existen herramientas especializadas, la ms conocida es Microsoft Project. Es la representacin grfica del tiempo que dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente til para mostrar la relacin que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de trabajo que supone. Una de sus limitaciones es que no muestra la relacin de dependencia que pueda existir entre grupos de tareas. Los diagramas de Gantt fueron ideados por Henry L. Gantt en 1917 (un ao antes de la creacin del mtodo de aprendizaje por proyectos) con la intencin de ofrecer un mtodo ptimo para visualizar la situacin de un proyecto. Cada tarea es representada por una lnea en cada una de las filas del diagrama, mientras que las columnas representan el tiempo en distintas escalas (das, semanas, o meses del programa) dependiendo de la duracin del proyecto. En cada una de las tareas la fecha de inicio y la fecha de finalizacin del proyecto corresponden al inicio y final (respectivamente) de la barra correspondiente a dicha actividad. Las tareas deben ser ordenadas de arriba hacia abajo en funcin de la fecha de comienzo de las mismas. Una vez que tenemos claro cul es el objeto de nuestro proyecto y con qu tareas se va a cubrir podremos proceder a realizar el diagrama de Gantt: 1. Dibujar la planilla para nuestro diagrama: a. Primera columna las actividades. b. Primera fila la escala del tiempo 2. Escribir los nombres de las tareas, que no dependen de ninguna precedente en la primera columna y dibujar los bloques de tiempo en cada una de sus filas, coincidiendo el inicio del bloque con la fecha de inicio de la actividad y la finalizacin con la fecha prevista para su consecucin. 3. Aadir hitos del proyecto. 4. Aadir las actividades que dependen de las anteriores siguiendo el mismo criterio expuesto anteriormente teniendo en cuenta las dependencias existentes: a. Fin Inicio b. Inicio Inicio c. Final Final d. Retardos 5. Repetir con nuevas actividades dependientes de las anteriores.

4. Mtodo del Valor Ganado o EVM (Earned Value Management) Segn la definicin del PMBOOK, el mtodo del valor ganado es una metodologa para integrar alcance, cronograma y recursos, y para medir el rendimiento y el avance del proyecto en forma objetiva. El rendimiento se mide determinando el coste presupuestado del trabajo realizado (es decir, el valor ganado) y comparndolo con el costo real del trabajo realizado (es decir, el costo real). El avance se mide comparando el valor ganado con el valor planificado. El anlisis de valor ganado se realiza puntualmente para medir el estado del proyecto por medio de la respuesta a las tres siguientes preguntas. Luego de obtener la respuesta a estas preguntas, las mtricas del valor Ganado pueden ser fcilmente calculadas: Qu tanto trabajo se planific? (Valor Planeado) Qu tanto trabajo actualmente se ha completado? (Valor Ganado) Qu tanto ha costado completar el trabajo actual? (Costo Actual) Valor Planeado (PV): Representa el costo del presupuesto para todas las tareas que fueron planeadas empezar y terminar en el momento del anlisis. Valor Ganado (EV): Representa la suma de todo el costo del presupuesto del trabajo realizado en el momento del anlisis. Costo Actual (AC): Es el costo real del trabajo realizado en el momento del anlisis. El mtodo del valor ganado requiere de algunas prcticas clave para su xito: Identificar cada entregable del proyecto. Desarrollar un cronograma para la terminacin de cada entregable. Asignar un valor a cada entregable.

Las cosas necesarias para usar el valor ganado son las siguientes: Establecer el WBS (Work Breakdown Structure) o EDT (Estructura de descomposicin del trabajo, que es una representacin jerrquica del proyecto, identifica todo el trabajo a realizar, y es un producto de la definicin del alcance. Este sirve para descomponer el proyecto en piezas adecuadas, asignando responsables. Identifica las actividades que representa el proyecto. Determina los costos a ser gastados en cada actividad (Horas Pesos) Calendariza las actividades a tiempo. Analiza los datos para verificar que el plan es aceptable de acuerdo a su definicin, restricciones, objetivos entre otros.

5. IPMA (International Project Management) ICB es el BOOK de conocimientos publicado por el IPMA, conteniendo los trminos, prcticas, tareas, habilidades, las funciones, los procesos de la gestin, los mtodos, las tcnicas y las herramientas bsicas que se utilizan en buenas prcticas y teora de Gestin de Proyectos. Adems especifica el conocimiento y la experiencia que debe tener un especialista de Gestin de Proyectos cuando sea apropiado utilizando prcticas innovadoras y avanzadas en situaciones ms limitadas. Actualmente el ICB ofrece el acceso a los elementos tcnicos, del comportamiento y del contexto de la capacidad de la gestin de proyectos. Como profesin de desarrollo, es de vital importancia que los expertos en la gestin de proyectos tengan acceso a la informacin actualizada. La lnea de fondo de la capacidad de IPMA (ICB) es la base para el sistema de certificacin del nivel de IPMA 4. La Internacional Project Management Association, ofrece cuatro niveles de certificacin: A, B, C y D. La idea central es reconocer el tipo de conocimiento que se requiere para llevar a cabo una idea, definir qu tipo de informacin que se necesita para cada proyecto en particular, adems de definir las tareas bsicas para gestionar el proyecto correcta y eficientemente. La Metodologa de certificacin de la gestin de proyectos para gerentes de proyecto de la Asociacin Internacional de Administracin de Proyectos se refiere a lo siguiente: Actualmente la gestin de proyectos es utilizada globalmente por grandes corporaciones, gobiernos, y por organizaciones ms pequeas como una forma estandarizada de resolver las necesidades de sus clientes o contribuyentes para de esta manera reducir las tareas bsicas necesarias para terminar un proyecto de una manera ms eficaz y eficiente. Para conseguir este objetivo, la lnea base de competencia del IPMA se puede utilizar para evaluar y certificar las capacidades necesarias de los gerentes de proyectos en los 4 niveles de certificacin (A, B, C y D). Los niveles de certificacin del IPMA se basan en el ICB y se adaptan para cada asociacin nacional en el IPMA-NCB (lnea base nacional de competencia) con el fin de ajustar el modelo a la cultura particular y a las prcticas de un pas especfico. 6. PRINCE 2 (Projects in Controlled Environment) Es un mtodo estructurado de gestin de proyectos. Es una aproximacin a las buenas prcticas para la gestin de todo tipo de proyectos que se ha convertido en el estndar de facto para la organizacin, gestin y control de proyectos. El mtodo divide los proyectos en fases manejables permitiendo el control eficiente de los recursos y el control peridico de su evolucin. PRINCE2 est "basado en los productos",

es decir, los planes del proyecto se centran en obtener resultados concretos, y no slo en la planificacin de las actividades que se llevan a cabo; PRINCE2 proporciona un lenguaje comn en los proyectos. Beneficios del PRINCE 2: Un comienzo organizado y controlado, asegurando que existe una razn vlida para el proyecto y que todas las personas y los recursos estn organizados y listos para el proyecto. Un desarrollo organizado y controlado, asegurando que, una vez que el proyecto est organizado y ha comenzado, su validez se mantiene y el trabajo realizado es controlado durante toda la vida del proyecto. Un final organizado y controlado: un final controlado es siempre mejor que la tendencia natural a la deriva en la vida operativa del producto de un proyecto, por ello, tenemos que asegurarnos de que la entrega inmediata del proyecto ha sido aceptada por nuestro cliente antes de cerrar el proyecto oficialmente. Revisiones peridicas de los progresos. Flexibilidad en las decisiones. Direccin de control automtica en caso de desviacin del plan original gracias al principio de Gestin por Excepcin. Implicacin de la direccin y de aquellos que participan en el proyecto en el momento y lugar adecuado. Buena comunicacin entre el proyecto, la direccin del proyecto y el resto de la organizacin.

Valores Clave de PRINCE 2: Ms de 450.000 gestores certificados Implementado en ms de 150 pases del mundo 20.000 organizaciones ya se benefician de su enfoque innovador El nmero de certificados PRINCE2 se incrementa un 20% cada ao Es utilizado por las principales organizaciones pblicas y privadas

Elementos del PRINCE 2: El mtodo se explica a travs de los siguientes elementos clave: 7 Procesos que forman la Gestin de Proyectos 7 Principios que forman la base de un buen mtodo de gestin de proyectos 7 Temticas o reas de conocimiento que apoyan determinadas reas clave de la gestin de proyectos

Esquema de Certificacin PRINCE 2: Para llegar a ser un Practitioner Registrado, se debe realizar el Examen PRINCE2 Foundation y a continuacin el Examen PRINCE2 Practitioner, en ese orden. Se pueden realizar ambos exmenes en la misma semana o da, o se pueden dividir y realizar en meses distintos. El nivel Foundation es el primer examen de certificacin PRINCE2 que se debe aprobar para convertirse en PRINCE2 Practitioner. El objetivo de este nivel es medir si un candidato ser capaz de actuar como miembro informado de un equipo de gestin de proyectos usando el mtodo PRINCE2 en un entorno de proyecto de apoyo a PRINCE2 El nivel Practitioner tiene como objetivo medir si un candidato podra aplicar PRINCE2 para la puesta en marcha y la gestin de un proyecto simple en un entorno de apoyo a PRINCE2. (QRP International, 2014)

7. AIMP (Australian Institute of Project Management) Es miembro del International Project Management Association (IPMA) desde 2009, convirtindose en la segunda mayor asociacin del IPMA, comparte objetivos comunes con el IPMA, lo cual incluye desarrollo de normas y prcticas de gestin de proyectos mundiales. El RegPM (Registered Project Management), es el programa de certificacin de proyectos del AIPM. Los candidatos que realicen el programa y requieran copilar y mostrar evidencia que muestre su competencia en metodologas de gerencia de proyectos. El candidato que inicie la certificacin RegPM, debe entender plenamente y ser competente en todos los componentes del ciclo de vida de un proyecto o ciclo de vida del programa. Deben mostrar en torno a sus experiencias actuales y anteriores del lugar de trabajo de acreditacin o certificacin para los niveles que requiere la realizacin de un libro de registro de evaluacin (ARB). La finalizacin de la ARB, consisten en responder muchas preguntas sobre la teora de gestin de proyectos que tambin requiere que el candidato proporcione un libro de registro de la evidencia que apoya su nivel de competencia. Las reas de gestin de proyectos a dominar son las siguientes: Planificar y gestionar el alcance. Planificar y administrar el tiempo. Administrar los costos del proyecto. Planificar y gestionar la calidad. Planificar y gestionar los recursos humanos.

Planificar y gestionar las comunicaciones del proyecto. Planificar y gestionar los riesgos de un proyecto. Planificar y gestionar la contratacin de proyectos. Gestin de aplicacin de procesos de proyectos integradores.

El AIPM, ofrece membresas para individuos, organizaciones, universidades, colegios y otras instituciones acadmicas. (Australian Institute of Project Management, 2014) 8. PMAJ (Project Management Association of Japan) La PMAJ es una organizacin sin fines de lucro, fundada en 2002, responsable de la promocin de la gestin del proyecto y del sistema de certificacin para profesionales de proyectos en una amplia variedad de industrias en Japn. Su objetivo es educar y formar a los profesionales en la gestin de proyectos y fomentar el reconocimiento pblico de la gestin de proyectos aplicable a las actividades de las empresas en los sectores pblico y privado, y contribuir al pblico en general mediante el fortalecimiento de la competitividad internacional en la industria, el vital soporte al desarrollo econmico y social, ofreciendo a los profesionales en gestin de proyectos de un sistema de certificacin, cursos de formacin y un medio para difundir los conocimientos de gestin de proyectos. La gua "Gestin de Proyectos y Programas de Innovacin de la Empresa (P2M) es un documento que proporciona las directrices en favor de la innovacin en la empresa por medio de la gestin de programas y proyectos. Las certificaciones del PMAJ son de carcter mundial, basado en la tica y el compromiso social. Consisten en evaluaciones tipo examen del conocimiento y de la capacidad prctica. La capacidad prctica es la capacidad comprensiva y la integracin de los cinco elementos que agregan valor en la prctica de negocio (conocimiento, experiencia, actitud, talento y factores ticos). (Mrquez & Arzola, 2008).

Bibliografa
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