Economa de la Empresa - Tema VI La funcin de aprovisionamiento

TEMA VI. LA FUNCIN DE APROVISIONAMIENTO

NDICE
1. Introduccin 2. La funcin de aprovisionamiento 3. La gestin de inventarios. 3.1. Clasificacin de los costes 3.2. Administracin de inventarios 3.3. Modelo de pedido ptimo o modelo de Wilson. 3.4. Modelo ABC de gestin de inventarios 3.5. El sistema JIT (just-in-time). 4. La valoracin de las existencias

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1. INTRODUCCION
Aunque normalmente todo lo relacionado con la gestin de almacenes est unido a lo que denominamos el proceso productivo de la empresa (temas posteriores), su anlisis individualizado nos permitir conocer la importancia que su gestin tiene en dicho proceso, as como su influencia en los costes generales de la empresa.

2. LA FUNCIN DE APROVISIONAMIENTO
La funcin de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (produccin y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de produccin o comercializacin. El objetivo global de la funcin de aprovisionamiento es suministrar al departamento de produccin lo materiales necesarios (materias primas, recambios, envases,..) para la fabricacin y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar., adems de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso. Habitualmente el departamento que se encarga de este proceso es el departamento de compras o departamento de aprovisionamiento. La funcin de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestin de inventarios. En primer lugar, el encargado de realizar las compras de productos que necesita el dto. de produccin y el comercial, ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, plazo de entrega, condiciones de pago, servicio postventa, etc. Esto implica hacer una ptima seleccin de los proveedores para rentabilizar al mximo estas variables, que determinan la realizacin de las compras. En segundo lugar, la funcin de aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos que posteriormente utilizar el dto. de produccin. Una vez fabricado el producto, ste tambin se ha de almacenar hasta que el dto. de comercial lo venda a los clientes. Todo esto hace necesario un espacio fsico donde ordenar y guardar convenientemente los productos. Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de gestin de inventarios, que tienen como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la produccin y la comercializacin.

El mantenimiento de las existencias genera unos costes muy importantes que se deben minimizar, sin dejar por ello de maximizar el servicio que dan las existencias. En este aspecto debemos considerar la gestin de inventarios como una poltica de empresa. Por todo ello, la funcin de aprovisionamiento supone un periodo de tiempo, ya que hay
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un conjunto de actividades que tienen un orden cronolgico. As que, podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realizacin de la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes. Este ciclo es diferente segn se trate de empresas productoras o empresas comerciales. EMPRESA PRODUCTORA Compras Produccin Ventas

Existencias EMPRESA COMERCIAL Compras Ventas Existencias

Existencias

2.1.

LOS INVENTARIOS. CONCEPTO Y TIPOS

Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones especificas dentro de la gestin del aprovisionamiento. Las existencias se denominan stocks o inventarios. Segn las caractersticas de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de existencias en funcin de su utilidad o de su posicin en el ciclo de aprovisionamiento: Materias primas. Aquellas que mediante la transformacin o la elaboracin se destinan a formar parte de los productos fabricados. Productos semielaborados. Productos elaborados por la empresa y no destinados a la venta, sino a su posterior transformacin. Productos en curso. Son los que se encuentran en proceso de formacin o de transformacin al cierre del ejercicio econmico. Productos terminados. Productos fabricados y destinados al consumo final o a la utilizacin que puedan hacer otras empresas.

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Mercaderas o existencias comerciales. Son materiales comprados por la empresa y destinados a la venta, sin transformacin. Otros aprovisionamientos. Son elementos incorporables, por ejemplo, combustible, recambios, embalajes, envases y material de oficina. Subproductos, residuos y materiales recuperados. Subproducto: Producto secundario o incidental, generalmente til y comercializable derivado del proceso productivo (salvado, pan rallado, rampujo de la uva para hacer orujo).Residuos:Desecho de un proceso productivo con alguna utilidad (serrn, recortes de chatarra). Materiales recuperados. Materiales obtenidos del procesamiento de ciertos residuos (plstico de envases, cartn, etc)

3. LA GESTIN DE INVENTARIOS.
La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos: Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de la demanda, que esto supondra provocar que algunos clientes se fueran a la competencia o tener que parar la produccin por falta de materias primas. Cuando existe una diferencia importante entre los ritmos de produccin y la distribucin, porque la demanda dependa de la poca del ao. Cuando la empresa obtiene importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad, ya que esto reduce los costes de los productos. La empresa dedica una parte de sus recursos a mantener cierto nivel de existencias, ya que la gestin de la s existencias genera una serie de costes relevantes econmicamente.

3.1. CLASIFICACION DE LOS COSTES DE LOS INVENTARIOS. 1. Costes de reposicin o de realizacin de pedidos. Son los costes generados por la realizacin de pedidos: los comerciales (transporte, seguros, etc..), administrativos y de distribucin que suelen suponerse independientes de cual sea el tamao del pedido. Dado que a medida que se incrementa el volumen de los almacenes se reduce el nmero de rdenes que es preciso realizar al ao, el coste anual por pedidos se reduce con el nivel de los inventarios.

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2. Costes de almacenamiento o de mantenimiento de inventarios. Son los costes que tiene la empresa por mantener un volumen de existencias. - Administrativos. Coste de personal administrativo, sistemas de gestin... - Operativos. Personal de almacn, mquinas, etc.. - De espacio fsico. Alquiler de locales, amortizaciones, impuestos... - Econmicos. Costes de obsolescencia y depreciacin de las existencias. - Financieros. Intereses pagados por la financiacin de los capitales. En caso de financiacin propia el coste de oportunidad. Evidentemente, estos costes son tanto mayores cuanto mayor sea el nivel del inventario o nivel de stocks.

3. Costes de ruptura de stocks/inventarios. Los costes que se producen cuando la empresa se queda sin existencias. Cuando la ruptura se produce en el almacn de productos terminados, la empresa se enfrenta a la imposibilidad temporal de satisfacer las demandas de sus clientes, lo cual provoca siempre una prdida de imagen, y en ocasiones una prdida de ventas. Si la ruptura se produce en el inventario de materias primas o en el de productos semiterminandos, provoca una detencin total o parcial del proceso de produccin, lo cual da lugar, a su vez, a los que anteriormente se denominaron costes fijos de inactividad. Evidentemente, la probabilidad de incurrir en costes de ruptura es tanto mayor cuanto menor sea el tamao del inventario. Se intentan minimizar teniendo un stock de seguridad. 4. Costes del producto = Precio x cantidad. Es un coste importante, pero desde el punto de vista de la gestin del almacn solo es significativo si el precio del producto vara en funcin de la cantidad comprada. (En nuestro caso no va a ser as)

Interesar mantener GRANDES INVENTARIOS cuando: Los costes de realizacin de pedidos son elevados. Los costes de almacenamiento son bajos. Realizando grandes pedidos se obtienen importantes descuentos. Se espera un crecimiento sustancial de la demanda. Se espera fuertes subidas de precios.

Se mantendrn BAJOS NIVELES DE INVENTARIOS cuando: Costes de pedido bajos Los costes de almacenamiento son altos. La demanda de la empresa es estable. Los proveedores son de confianza. No es posible aplazar el pago a los proveedores. Se esperan importantes disminuciones de precios. Dificultades de financiacin

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3.2. ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS. Para conseguir una gestin de aprovisionamiento ptima es muy importante fijar qu quiere determinar este sistema de gestin, qu pedidos se han de realizar para mantener un nivel de stocks ptimo, en qu momento y con qu sistema de gestin y planificacin. Para esta tarea, hay que analizar los siguientes indicadores: Stock mximo. La cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacn, en relacin con los costes que se deben soportar. Stock mnimo o de seguridad. Cantidad menor de existencias que se puede mantener en el almacn bajo la cual existe riesgo de ruptura de stock. Punto de pedido. Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacn. Cuando se realiza el pedido se ha de tener en cuenta el tiempo que proveedor tarda en servirlo (plazo de aprovisionamiento), para no quedar por debajo de stock de seguridad. P.P. = Consumo previsto durante el plazo de aprovisionamiento + + Stock de seguridad establecido. (Habr que establecer los criterios para determinar el stock mximo y de seguridad,as como el stock ptimo aunque es difcil. En funcin de estas variables se decidir el pedido ptimo)

Stock mximo

Punto pedido

Stock seguridad

Tiempo

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3.3. MODELO DE VOLUMEN PTIMO DE PEDIDO O DE WILSON. Existen muchos modelos matemticos para la gestin de stock, siendo el ms popular el MODELO DE WILSON. Los supuestos de este modelo son: Incognita del problema: Volumen de pedido que optimice el sistema de gestin de inventarios, es decir, que minimice sus costes La demanda o ventas del producto son constantes, uniformes y conocidas. Dicho de otro modo, cada da sale del almacn la misma cantidad. El tiempo transcurrido desde la solicitud del pedido hasta su recepcin (plazo de entrega) es constante. El precio de cada unidad de producto es constante e independiente del nivel de inventario y del tamao del pedido. El coste de mantenimiento o almacenamiento depende del nivel medio de inventario. Las entradas en el almacn se realizan por lotes o pedidos de tamao constante y el coste de realizacin de cada pedido es tambin constante e independiente de su tamao. No se permiten rupturas de stocks, sino que ha de satisfacerse toda la demanda.

Cuando se cumplen estos supuestos, la evolucin temporal del inventario, en unidades fsicas, se ajusta a una forma de "dientes de sierra".

Grfica del inventario (sin stock de seguridad):

Punto pedido

Tiempo

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Grfica del inventario (con stock de seguridad): u
Stock mximo

S Punto pedido Stock de seguridad

Tiempo

L En ambas figuras: S= Tamao del lote o pedido (incgnita del problema). L= Plazo de entrega o aprovisionamiento PP = Nmero de unidades que hay en el almacn en el momento de realizar el pedido (punto de pedido), adems del stock de seguridad. El tamao del pedido S, influye en la frecuencia con la que se tendr que realizar los pedidos y el nivel del inventario. Cuanto menor sea el tamao, mayor ser la frecuencia y menor el nivel medio del almacn. Si el tamao es grande, tambin lo ser el nivel medio del almacn y el coste de mantenimiento, siendo el coste de realizacin de los pedidos pequeo, ya que, son pocos los mismos. El MODELO WILSON permite determinar el tamao del pedido para el cual es MNIMO ES COSTE TOTAL. El nivel medio de los inventarios (ambas figuras) ser: Stock medio = Ss + 1/2 S Siendo g el coste de tener una unidad almacenada durante un ao, el coste anual de mantenimiento (Cm) ser: Cm = g x ( Ss + 1/2 S)

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Si consideramos Q como la demanda anual en unidades fsicas, al ao se realizarn Q/S pedidos. Si el coste constante de realizacin de pedidos es k, el coste total anual de reaprovisionamiento (Cp)ser: Cp = k * Q/S El coste total (CT) ser: CT = Cp + Cm = k * Q/S + g * ( Ss + 1/2 S) El coste total, el de aprovisionamiento o renovacin y el de mantenimiento, son funcin del tamao del pedido. Para determinar el valor de ste que haga mnimo el coste total, derivamos la ltima expresin e igualamos a cero: dCT Q g -------- = - k ------- + ------- = 0 dS S2 2

2kQ
El TAMAO OPTIMO DEL PEDIDO es : Adems interesa conocer: - Nmero de pedidos en el periodo. - Tiempo entre pedidos. - Demanda diaria - Punto de pedido.

S=

-------------

Q = 6000 u. S = ? k = 500 g=6

Demanda anual Pedido ptimo coste pedido coste almacenamiento

S 0 300 500 1000 1500 2000

Cp 10000 6000 3000 2000 1500

Cm 0 900 1500 3000 4500 6000

CTG 10900 7500 6000 6500 7500

Cp = 500*(6000/Q) Cm = 6*Q/2 CTG = Cp + Cm

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costes gestin almacn

CTG, Cm, Cp 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 0 500 1000 1500 2000 2500 S Cp Cm CTG

Si la empresa tuviera un stock de seguridad de 100 u. el pedido ptimo no variara

Costes de gestin almacen con stock de seguridad
CTG, Cm, Cp 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 0 500 1000 1500 2000 2500 S Cp Cm CTG

3.4. MODELO ABC DE GESTIN DE INVENTARIOS. Este modelo se utiliza para clasificar por importancia relativa las diversas existencias de una empresa, cuando sta tiene unos inventarios con mucha variedad de productos y no puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada producto, y que cada uno tiene una influencia diferente sobre la gestin de inventarios. Existencias A. Son los artculos ms importantes para la gestin de aprovisionamiento, forman aproximadamente el 20% de los artculos del almacn y en conjunto, pueden sumar del 60% al 80% del valor total de las existencias.
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Existencias B. Son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores. Pueden suponer el 30% de los artculos, con un valor de entre 10% y el 20% del almacn. Existencias C. Representan existencias que tienen muy poca relevancia. No hay que controlarlas especficamente. Representan aproximadamente el 50% de las existencias de la empresa, pero menos del 5% o 10% del valor total del almacn.

Grfico ABC
% valor 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% valor

% unidades

3.5. EL SISTEMA JIT (Just-in-time). El sistema JIT se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningn producto hasta que no se necesita, es decir, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una orden de fabricacin. Este sistema de fabricacin tienen como objetivo bsico reducir las existencias en inventario, relacionndolas con la satisfaccin inmediata de los pedidos de clientes o de las rdenes de fabricacin. El inventario JIT es el nivel de existencias mnimo para mantener el funcionamiento de la produccin y del aprovisionamiento de la empresa eficazmente. La finalidad del sistema JIT es destinar el mnimo de recursos al mantenimiento de inventarios, reducir los plazos de produccin y de entrega a los clientes reaccionando gilmente ante cambios de la demanda, y disponer de un sistema integrado de calidad que identifique rpidamente los problemas operativos. Para este sistema de gestin del almacn es muy importante la logstica para llevar un adecuado control del aprovisionamiento y la distribucin.

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4. LA VALORACIN DE LOS INVENTARIOS

VALORACIN DE LAS ENTRADAS DE PRODUCTOS AL ALMACN La normativa establece que las existencias deben valorarse al precio de adquisicin. Si son productos producidos internamente en la empresa, se valoran al coste de produccin. Por PRECIO DE ADQUISICIN se entiende no slo en conseguido en la factura por el proveedor, sino tambin todos aquellos gastos adicionales hasta poner la mercanca en el almacn, tales como: aduanas, seguros, transportes, etc. Precio de adquisicin = Importe de facturas de las mercaderas + + gastos de las operaciones (transportes, seguros, envases, aranceles, impuestos indirectos) (IVA deducible no se incluye) Coste de produccin = Materias primas + otros consumos + costes directos de fabricacin + coste indirecto de la empresa.

VALORACIN DE LAS SALIDAS DE PRODUCTOS DEL ALMACN El problema se plantea con aquellos bienes que no aparecen especificados de forma individualizada en la Contabilidad, sino encuadrados en un grupo. En este caso, si existen varios precios de entrada hay que buscar un mtodo para la valoracin tanto de las mercaderas que van saliendo como de las existencias finales. Existen diferentes criterios para determinar esta valoracin: Criterio del precio medio ponderado: Se halla una media ponderada de todos los precios de las existencias del almacn.
Kg. adquiridos x precio PMP = -------------------------------Kg. totales.

Criterio F.I.F.O: Primera entrada, primera salida. Las existencias que primero saldrn son aquellas que entraron en primer lugar. Criterio L.I.F.O.: Ultima entrada, primera salida.

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EJEMPLO: El movimiento de las existencias de la empresa A durante el ejercicio 2000 ha sido el siguiente: 1. 2. Existencias iniciales 25.000 unidades a 1,80 euros/unidad. Compras enero 25.000 unidades a 1,80 euros/u. con un gastos de transporte de 2.250,00 euros Ventas marzo 40.000 unidades a 3,91euros/unidad. Compras mayo 50.000 unidades a 1,91 euros/unidad. Ventas julio 35.000 unidades a 3,88 euros/unidad. Compras octubre 50.000 unidades a 1,94 euros/unidad con unos gastos de transporte de 2.400,00 euros. Solucin: - Las compras del apartado 2. (enero) ser: (25.000 x 1,80) + 2.250,00 / 25.000 = 1,89 euros/unidad - Las compras del apartado 6. (octubre) ser: (50.000 x 1,94) + 2.400,00 /50.000 = 1,988 euros/unidad. - Las existencias finales sern: Ex. finales = Ex. Iniciales + Compras - Ventas Ex. finales = 25.000+(25.000+50.000+50.000) - (40.000+35.000) = 75.000 unid. La valoracin de estas unidades se har: A) Precio medio ponderado: (25.000x1,80)+(25.000x1,89)+(50.000x1,91)+(50.000x1,988) P.M.P. = -----------------------------------------------------------------------------------= 1,914 euros 25.000+25.000+50.000+50.000

3. 4. 5. 6.

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Existencias finales = 75.000 x 1,914 = 143.550 euros

2) Sistema F.I.F.O.

Precios Conceptos Existencias iniciales Compras enero Existencias Ventas marzo (40.000) Existencias Compras mayo Existencias Ventas julio (35.000) Existencias Compras octubre Existencias finales

1,80

1,89

1,91

1,988

25.000 25.000 25.000 (25.000) ---25.000 (15.000) 10.000 50.000 ---10.000 (10.000) ------50.000 (25.000) 25.000 50.000 ------25.000 50.000

Ex. finales = (25.000 x 1,91) + (50.000 x 1,988) = 147.150,00 euros

D) Sistema L.I.F.O. A resolver por el alumno

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