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FOCUS

QUO VADIS, E-MAIL?

A trentacinque anni dalla nascita, e a quindici dalla rapida diffusione grazie ad Internet, le e-mail
hanno assunto un ruolo fondamentale nei processi di business, diventando una fonte primaria del
patrimonio informativo aziendale. Alcuni spunti di riflessione per non metterle a repentaglio con
una cattiva gestione, salvaguardarne l’integrità e utilizzarle al meglio

di Luca Gargiulo* carsi degli utenti Internet dotati di un per effetto contrapposto della razio-
account di posta elettronica, il nume- nalizzazione degli indirizzi multipli e
PREMESSA ro delle e-mail è ulteriormente cre- della comparsa di nuovi utenti. Oltre
“Credo di ricordare che il testo della pri- sciuto, anche per la proliferazione dei la distinzione in utenze private e busi-
ma e-mail sia stato QWERTYUIOP”, cosiddetti messaggi junk, aventi con- ness, gli account attivi possono essere
ha dichiarato l’ultrasessantenne Ray tenuti assolutamente inutili, se non raggruppati in tre categorie distinte,
Tomlinson durante un’intervista rila- addirittura molesti. La diffusione del- ciascuna delle quali vale all’incirca un
sciata recentemente allo storico della la posta elettronica e il suo utilizzo terzo del totale:
rete Ian Hardy. Dall’esatto istante in massivo come strumento di lavoro - Web mail (circa 10,4 milioni di ac-
cui l’allora sconosciuto ingegnere di- hanno infine evidenziato alcuni pro- count), quasi sempre di tipologia pri-
gitò il testo del primo messaggio che blemi legati alla gestione e all’archi- vate e solitamente usati via browser In-
inviò a se stesso via Arpanet (la rete viazione delle e-mail. Inoltre, a fronte ternet, pur essendo utilizzabili anche
antesignana di Internet) tutti i net-ci- dei diversi possibili utilizzi della posta tramite appositi programmi di gestio-
tizen (i cittadini del ciberspazio) ini- elettronica, si sono manifestate molte ne della posta elettronica residenti su
ziarono ad essergli debitori delle gioie incertezze interpretative relativamente personal computer. Sono inoltre dotati
e dei dolori derivanti dal futuro utiliz- alla sua intrinseca natura e al suo trat- di una discreta capacità di storage sugli
zo della posta elettronica. L’enigmati- tamento. e-mail server e includono nel proprio
co testo della prima e-mail, che in real- identificativo, oltre il nome stabilito
tà altro non era che la sequenza di ca- TIPOLOGIE E VOLUMI dall’utente, il dominio del portale da
ratteri, da sinistra a destra, della se- Può darsi il caso, peraltro remoto, che cui viene erogato il servizio;
conda riga della tastiera di un compu- un utente Internet non abbia un indi- - Client via Internet Service Provider
ter, assai simile a quella che utilizziamo rizzo di posta elettronica, così come (circa 9,6 milioni di account), princi-
ancora oggi, non aveva un contenuto può accadere, assai più frequentemen- palmente di tipologia private e gene-
informativo particolare, essendo sola- te, che ne possieda più di uno. Il nu- ralmente usati via personal computer
mente un messaggio di test, e non fe- mero di utenti della rete, quindi, seb- tramite programmi di gestione della
ce molta strada, poiché si mosse tra bene non coincida esattamente con il posta elettronica, poiché dotati di una
due elaboratori che stavano nella stes- numero di caselle di posta elettronica ridotta capacità di storage sugli e-mail
sa stanza. Ciò nonostante, a fine otto- realmente registrate, ne rappresenta si- server, per la quale si rende necessario
bre del 1971, il dado era tratto. Da al- curamente una buona approssimazio- “scaricare” periodicamente la casella di
lora, dopo i primi vent’anni di “ro- ne. Facendo riferimento ai dati pub- posta. Includono nel proprio identifi-
daggio” in ambito meramente milita- blicati dall’International Telecommu- cativo, oltre il nome stabilito dall’u-
re e scientifico, con la nascita del nication Union (ITU), dal 2001 al tente, il dominio dell’ISP;
World-Wide Web ad opera di Tim Ber- 2004 il numero italiano degli utenti - Corporate (ca. 10 milioni di account),
ners-Lee presso il CERN di Ginevra, della rete è quasi raddoppiato, passan- di tipologia business, usati dagli utenti
le e-mail hanno iniziato la loro rapida do, rispettivamente, da 15,6 a 28,9 via personal computer o altri device con
diffusione nei segmenti private e busi- milioni, con un incremento medio an- l’ausilio di programmi di gestione di
ness, spinte anche dalla loro potenzia- nuo superiore al 20%. Stime attendi- posta elettronica. Sono dotati di una
lità di trasferimento pressoché imme- bili indicano per il 2005 un numero di capacità di storage sugli e-mail server
diato di allegati quali fogli elettronici, account attivi pari a circa 30 milioni e teoricamente elevata (in ogni caso am-
documenti di testo, copie di fax, foto tale ammontare potrebbe leggermen- pliabile a richiesta) e includono nel
e file multimediali. Parallelamente, con te incrementarsi fino a superare i 31 proprio identificativo, oltre il nome
l’ampliarsi della rete, l’aumento della milioni nel 2006, anche se in futuro sa- attribuito dall’azienda all’utente, il do-
sua capacità trasmissiva e il moltipli- rà destinato a crescere più lentamente minio dell’azienda stessa.

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Relativamente al numero di e-mail per


account smistate in rete, si stima che, su
una base annua di 365 giorni solari, nel
2001 un utente ricevesse mediamente
meno di 10 e-mail al giorno, mentre
nel 2004 questo numero sia aumenta-
to del 50% circa (passando a circa 14).
Sulla base di queste assunzioni il nu-
mero totale di e-mail ricevute in Italia
dal 2001 al 2004 sarebbe variato sen-
sibilmente, da 55 a 146 miliardi. An-
che per il 2005 si prevede una crescita
significativa del numero medio di e-
mail ricevute (fino a 17), mentre per il
2006 ci si aspetta che questo numero
vada assestandosii.
Poiché sia il numero di account, sia il
numero medio di e-mail ricevute per
utente sono aumentati cospicuamen-
te negli ultimi anni, al fine di com-
prendere in maggior dettaglio quali ni 2003 e 2004, tanto che i program- dieci punti percentuali ed attestando-
variabili ne abbiano influenzato la cre- mi di gestione della posta elettronica si al 27% del totale e-mail pubblicita-
scita, è altresì opportuno analizzare le che ne erano sprovvisti hanno adotta- rie recapitate; tuttavia, se si guarda al
diverse tipologie di messaggi e come to funzionalità specifiche per la defi- click-through, questa percentuale è pa-
queste categorie abbiano variato nel nizione di filtri in grado di intercetta- ri a circa l’8% delle e-mail di pubbli-
tempo il loro peso percentuale sul to- re ed eliminare automaticamente i cità recapitate, dimostrandosi un ri-
tale della posta elettronica movimen- messaggi indesiderati; parallelamente, sultato di tutto rispetto, soprattutto se
tata. Ai fini dell’analisi, quindi, si ri- anche i gestori dei server di posta elet- raffrontato all’elevato numero di uten-
corda che in letteratura si fa riferi- tronica hanno messo in essere funzio- ti raggiunto.
mento comune a cinque tipologie di nalità simili, limitando a monte l’im- Per gli anni a venire si prevede co-
messaggi: le junk mail, la pubblicità, le patto dello spam sull’utenza. Pur non munque che la pubblicità possa ulte-
e-mail personali, le newsletter e le e- essendo disponibili statistiche atten- riormente aumentare, guadagnando
mail di lavoro. dibili sullo spam, si stima che le con- tre punti percentuali, fino a giungere
Junk mail - Dal punto di vista concet- tromisure prese dai gestori delle infra- al 25% della posta elettronica recapi-
tuale ogni singola e-mail ricevuta può strutture di posta elettronica siano sta- tata a fine 2006.
essere stata in qualche modo indotta te in grado di arginare il fenomeno, e-mail personali - La posta elettronica
dall’utente (per il fatto che abbia dato contenendolo nel 2004 in un intorno personale, quella scambiata con amici
il proprio consenso a ricevere del ma- del 25% della posta elettronica rice- e colleghi, senza che questa abbia atti-
teriale informativo, si sia registrato su vuta. Già dal 2005, comunque, questa nenza con il lavoro, è rimasta sostan-
un sito, ecc.), oppure giungere nella ca- percentuale potrebbe contrarsi legger- zialmente invariata negli ultimi quat-
sella postale senza nessuna motivazio- mente, perdendo circa due punti per- tro anni; entro il 2006, però, si preve-
ne e da un mittente del tutto scono- centuali entro il 2006. de che questa categoria possa perdere
sciuto. Generalmente è assai semplice Pubblicità - La pubblicità è una cate- circa due punti percentuali, attestan-
identificare, sia per i contenuti, sia per goria di e-mail che negli ultimi quat- dosi al 19% di incidenza sul totale del-
la veste grafica, questi messaggi, detti tro anni ha visto aumentare la propria la posta elettronica recapitata. Il po-
junk mail e derivanti da attività di incidenza sull’intero ammontare della tenziale aumento di questa tipologia di
spam. Quest’ultima espressione, che posta elettronica consegnata. Solleci- messaggi, infatti, è stato profonda-
non è altro che l’acronimo di una car- tata o “patita”, la pubblicità si attesta mente calmierato dal successo dei nuo-
ne in scatola (Spicy Pork And haM), è attualmente intorno al 22% della po- vi prodotti informatici di social soft-
entrata nel linguaggio informatico mu- sta elettronica ricevuta in Italia e sem- ware, tra cui si annoverano tutti gli ap-
tuata da una famosa gag dei Monty bra non infastidire particolarmente l’u- plicativi di instant messaging che per-
Python ambientata in una trattoria in- tenza, che anzi la tollera e, marginal- mettono la chat in tempo reale con
glese, per la sua ossessiva presenza mente, la utilizza. Se si raffrontano i uno o più utenti, monitorando la loro
in tutte le vivande proposte ai com- dati del 2002 con quelli del secondo presenza online e permettendo lo scam-
mensali. quadrimestre 2005, il tasso di apertu- bio immediato di qualsiasi file, oltre la
La crescita dello spam elettronico ha ra delle e-mail pubblicitarie è dimi- fruizione di contenuti multimediali,
avuto un preoccupante picco negli an- nuito notevolmente, perdendo circa quali l’audio e la video conversation.

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messaggi vocali. Tuttavia, dopo un bre-


ve periodo di rodaggio, gli utenti di-
mostrarono di non gradire il servizio.
Oltre la difficile fruizione di tali e-
mail, soprattutto in ambito lavorativo,
trattandosi di messaggi contenenti so-
lamente file audio, non era ovviamen-
te possibile nessuna ricerca sui conte-
nuti, né una eventuale indicizzazione
degli stessi. Anche alla luce di queste
constatazioni, è attualmente impossi-
bile intravedere un nuovo salto tecno-
logico che possa cambiare radical-
mente le modalità di fruizione delle e-
mail e quindi i loro volumi.

E-MAIL CORPORATE
Se i volumi medi di e-mail recapitate
si avviano verso la stabilità, è altresì
vero che l’importanza delle informa-
Newsletter - Le newsletter sono una ca- Inoltre, considerando la progressiva zioni in esse contenute continua a cre-
tegoria di e-mail in netta regressione, espansione dell’utenza private, attual- scere considerevolmente, soprattutto
avendo perso negli ultimi quattro an- mente pari ai due terzi degli account se si considerano le e-mail di lavoro.
ni circa otto punti percentuali e atte- esistenti, le e-mail di lavoro hanno per- Sugli account di tipo Web mail o Client
standosi nel 2004 al 17% della posta so dieci punti d’incidenza percentuale via ISP destinati ad utenze private, ov-
elettronica consegnata. Dopo gli anni sul totale della posta consegnata, atte- vero non riconducibili a piccoli ope-
ruggenti della new economy, la contra- standosi nel 2004 al 15% (45% se rap- ratori economici o professionisti, ge-
zione è definibile fisiologica: dal lato portata alle sole utenze corporate). Tut- neralmente non vengono scambiate
redazionale, vi è stata la necessità di tavia, la crescente integrazione delle e- informazioni che riguardino la sfera
sopprimere alcune testate o di accor- mail nei processi aziendali e la diffu- lavorativa. Talvolta, ciò può accadere
parle (principalmente per problemi di sione dei telefoni di ultima generazio- qualora utenti dotati contemporanea-
budget), mentre, dal lato dell’utenza, si ne, che permettono la lettura della po- mente di account private e di account
è manifestata una certa disaffezione, sta elettronica lontano dalla scrivania aziendali non possano accedere alle ca-
che ha portato alla disdetta di molti ab- di lavoro, stanno facendo registrare selle di posta elettronica corporate e
bonamenti. una sensibile inversione di tendenza. In usino le proprie utenze personali come
Per il futuro non vi sono tuttavia evi- particolare, gli utenti dotati di PDA soluzioni di back-up. Le necessità di ar-
denze di un’inversione di tendenza, (personal device assistant) dimostrano chiviazione dei contenuti scambiati su-
per cui, entro il 2006, le newsletter po- una forte propensione a rispondere gli account private di posta elettronica
trebbero attestarsi intorno al 15% del- tempestivamente ai messaggi ricevuti sono quindi generalmente soddisfatte,
la posta elettronica consegnata. (per presa conoscenza, per inoltrare i per quanto riguarda le Web mail, dai
e-mail di lavoro - Gli anni del boom di messaggi stessi ad altri, ecc.), generan- provider del servizio, che attualmente
Internet sono stati caratterizzati da un do in questo modo maggior traffico. destinano all’utenza spazi di memoria
uso indiscriminato della posta elettro- Per questi motivi si prevede che entro che possono raggiungere anche un
nica; in particolare, chiunque sul la- il 2006 vi possa essere un sensibile in- GByte, e, per ciò che concerne i Client
voro sia stato dotato di un account cor- cremento delle e-mail di lavoro, fino a via ISP, direttamente dagli hard disk dei
porate ricorda di essere stato tempesta- raggiungere il 17% circa della posta computer utilizzati dagli utenti, dopo
to di messaggi inoltrati “per cono- elettronica recapitata. Ulteriori consi- aver scaricato la corrispondenza dagli
scenza”. Tuttavia, le rimostranze degli derazioni circa la possibile evoluzione e-mail server. Nei paesi anglosassoni è
utenti più giudiziosi, giustamente in- della posta elettronica portano ad os- opinione diffusa che le e-mail di lavo-
fastiditi dagli enormi volumi di posta servare che a cavallo tra il 1999 e il ro recapitate su account di tipo corpo-
elettronica da leggere, e il naturale dif- 2000, si pensò che, con il diffondersi rate debbano essere trattate come veri
fondersi di una certa netiquette infor- della banda larga, presto le e-mail sa- e propri “oggetti di business”, di cui
matica, che ha definitivamente sanci- rebbero diventate dei semplici mes- occorra tener traccia, poiché rivestono
to l’utilizzo oculato e coscienzioso del- saggi audio/video privi di testo. Alcu- un ruolo cruciale dell’operatività azien-
la forma scritta, hanno fatto mutare so- ni programmi di gestione della posta dale; le e-mail prodotte in ambito la-
stanzialmente le caratteristiche della elettronica iniziarono dunque ad of- vorativo possono infatti essere utiliz-
posta elettronica scambiata in ufficio. frire la possibilità di creare ed inviare zate per lo scambio di messaggi e di

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documentazione, internamente ed stringendoli a utilizzare altri canali, utenti che hanno preso parte alla rea-
esternamente all’azienda, o essere ad- quali il fax, il telefono, o la posta tra- lizzazione dei documenti. Allo stesso
dirittura integrate nei processi di bu- dizionale. Una restrizione analoga può modo, sia che si tratti di semilavorati,
siness, essendo direttamente inserite nei essere ottenuta ponendo opportuni fil- sia che si tratti di documenti definiti-
workflow e utilizzate nelle fasi decisio- tri sui server aziendali, consentendo so- vi, copie ridondanti di tali file sono
nali e autorizzative. Per questo motivo, lamente la corrispondenza elettronica anche memorizzate nei rispettivi ar-
sebbene il legislatore italiano non si tra utenti/destinatari certificati e se- chivi di posta elettronica degli utenti
sia ancora pronunciato chiaramente in gnalando i delivery failure in tutti gli al- che li hanno ricevuti in carbon copy.
merito, i sistemi per la gestione e l’ar- tri casi. Attualmente ciò accade indistinta-
chiviazione delle e-mail di lavoro ini- Separazione - Ai fini del trattamento mente nel caso in cui la posta elettro-
ziano ad essere considerati anche in delle e-mail di lavoro, la dualità in- nica sia residente sugli hard disk delle
Italia applicazioni aziendali mission cri- trinseca degli account corporate crea al- postazioni di lavoro dei singoli utenti,
tical. Per comprendere appieno come tre problematiche che è opportuno af- oppure sia storicizzata sui server azien-
le e-mail possano essere gestite dalle frontare, valutare e risolvere. Assodato dali.
aziende e quali problematiche debba- che la corrispondenza elettronica L’archiviazione di molte copie degli
no essere affrontate occorre però ri- aziendale (ma non quella privata) ge- stessi documenti o di documenti si-
flettere su alcune questioni fonda- nerata da uno specifico utente faccia mili pone quindi problemi di ridon-
mentali che le riguardano. parte del patrimonio informativo danza e di versioning. L’esigenza di ri-
Dualismo - Le e-mail di lavoro si con- aziendale, questa deve poter essere ar- soluzione di tali quesiti, tuttavia, non
traddistinguono per la loro doppia na- chiviata ed eventualmente ispezionata, nasce dalla limitatezza delle capacità di
tura, privata e aziendale. Ogni account così come possono esserlo gli elabora- storage o dalla reale rilevanza del costo
di tipo corporate (ad esempio: ti delle attività assegnate ad una risor- di archiviazione sui budget informati-
nome.cognome@azienda.it) com- sa (proposte commerciali, preventivi, ci delle aziende, ma discende diretta-
prende in sé due componenti princi- contratti, ecc.). mente dalla necessità di razionalizzare
pali, la prima che identifica univoca- In caso di archiviazione centralizzata la registrazione di particolari oggetti
mente l’utente e la seconda che indi- della posta elettronica aziendale si po- di business, che, all’interno della stessa
vidua chiaramente l’azienda. Una ri- ne però un importante problema su impresa, non hanno ragione logica di
sorsa cui venga assegnato un account come debba essere trattata la corri- essere duplicati, se non per esigenze di
aziendale ha diritto a utilizzarlo in am- spondenza privata e se sia corretto che back-up. Per indirizzare correttamente
bito lavorativo e fintanto sussista il questa venga memorizzata presso l’a- il problema della ridondanza, ricor-
rapporto di lavoro, sciolto il quale l’ac- zienda. Secondo logica, qualora l’a- diamo che una e-mail che venga inviata
count deve essere soppresso. zienda propendesse per l’archiviazione da un utente ad altri all’interno della
Destinazione d’uso - Va tuttavia preci- centralizzata della posta elettronica, stessa azienda non è altro che una par-
sato che, in ottemperanza alle norme quest’ultima dovrebbe demandare al- ticolare record di business, che ha tra i
vigenti in materia di privacy della cor- l’utente assegnatario dell’account azien- propri attributi un mittente, uno o più
rispondenza, è opinione giuridica co- dale il riconoscimento e la separazione destinatari, un soggetto, un messag-
mune che l’obbligo di utilizzo di un ac- delle e-mail da considerare di compe- gio ed eventuali documenti allegati.
count aziendale ai fini strettamente la- tenza corporate da quelle strettamente Per tale motivo, in caso di archiviazio-
vorativi, malgrado policy aziendali più personali. L’utente dell’account do- ne centralizzata, sia il mittente, sia i de-
o meno restrittive, non sia una regola vrebbe infine poter effettuare il trasfe- stinatari dovrebbero poter accedere ad
che possa essere applicata. Alcuni uten- rimento della propria corrispondenza un unico oggetto archiviato, senza che
ti che vogliono mantenere completa- privata su opportuni device di archi- questo venga inutilmente duplicato.
mente separata la corrispondenza di viazione (ad esempio, dischi ottici o al- Viceversa, qualora lo scambio di e-
lavoro da quella privata, oltre all’ac- tre memorie di massa), per poterne mail di lavoro avvenga tra soggetti di
count corporate spesso si dotano di disporre autonomamente e liberare pe- aziende diverse, va da sé che, così co-
un’utenza Web mail o Client via ISP. La riodicamente lo storage aziendale dai me accade per qualsiasi altro oggetto di
stragrande maggioranza degli utenti, contenuti non attinenti al business. business che coinvolga più legal entity,
tuttavia, gestisce sul medesimo account Ridondanza e versioning - La posta elet- questo debba essere storicizzato da tut-
aziendale entrambe le tipologie di cor- tronica di lavoro è spesso utilizzata per ti i soggetti giuridici coinvolti, in par-
rispondenza. condividere tra colleghi o altre risorse ticolare, una volta nell’archivio delle
In casi estremi, aziende particolar- esterne all’azienda documenti in via di sent e-mail dell’azienda mittente e una
mente sensibili all’utilizzo della posta elaborazione, sfruttandola come stru- volta negli archivi delle received e-mail
elettronica corporate (alcune banche, mento di collaborative document edi- delle aziende destinatarie. Stanti gli at-
o agenzie di recupero crediti, ecc.) so- ting. L’effetto netto di questo impiego, tuali strumenti di gestione della posta
no giunte a mascherare gli account, in tuttavia, porta alla proliferazione di se- elettronica, la risoluzione dei problemi
modo tale che i destinatari non possa- milavorati, bozze e versioni definitive di versioning delle e-mail e dei docu-
no rispondere ai messaggi ricevuti, co- negli archivi di posta elettronica degli menti in esse contenuti è un po’ più

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complessa. La scrittura di una e-mail mente. In ultimo, l’importanza delle pesantite dalla quantità e dalle dimen-
è un evento magmatico e disorganico. informazioni contenute nelle e-mail sioni delle e-mail archiviate. La gestio-
Per questo motivo si pensa che l’archi- di lavoro e la loro rilevanza ai fini del ne centralizzata della posta elettronica
viazione centralizzata della corrispon- business hanno catalizzato l’attenzione relativa agli account corporate, con ar-
denza di lavoro, l’applicazione di buo- degli utenti e dei gestori delle applica- chiviazione integrale delle e-mail sui
ne procedure d’indicizzazione dei con- zioni informatiche aziendali relativa- server aziendali, rappresenta sicura-
tenuti su basi dati aziendali uniche e la mente alle tematiche di archiviazione. mente la miglior soluzione possibile
diligente abitudine da parte degli uten- Le tipologie di archiviazione delle e- per ovviare ai rischi suddetti. La mag-
ti di compilare opportunamente i sub- mail, integralmente sui client o, in mo- gior parte delle aziende, però, continua
ject e i nomi dei file allegati possano es- dalità ibrida, parzialmente su client e e- a privilegiare una soluzione ibrida, sbi-
sere un primo modo per risalire facil- mail server, sono figlie dirette dell’in- lanciata sull’archiviazione delle e-mail
mente al thread delle conversazioni tra formatica distribuita. In linea di prin- sui client degli utenti, destinando po-
utenti e di generazione progressiva dei cipio, attualmente non esistono solu- che decine di Mbyte ad account sullo
documenti. zioni architetturali di archiviazione del- storage centrale.
Archiviazione - Attualmente, la tecni- la posta elettronica che non consenta- La totale archiviazione delle basi dati
ca più comune di archiviazione della no agli utenti l’invio e la ricezione del- sullo storage aziendale centrale, d’altra
posta elettronica di lavoro permette la corrispondenza direttamente via per- parte, rappresenta una soluzione diffi-
agli utenti di scaricare le e-mail sugli sonal computer, con o senza elimina- cilmente realizzabile solamente qualo-
hard disk dei propri computer ed, even- zione della stessa dai server. Gli stessi ra non sia supportata da un’adeguata
tualmente, ai fini di uno storage più si- account Web mail, originariamente na- struttura di rete, per capacità ed affi-
curo, di riportare sui server aziendali ti per gestire la posta elettronica sola- dabilità. Tutte le aziende però possie-
una parte di esse giudicate maggior- mente via browser, hanno successiva- dono LAN (local area network) assolu-
mente importanti. Una simile gestio- mente sviluppato apposite modalità di tamente idonee a reggere il traffico dei
ne presenta però due svantaggi: il pri- interfacciamento con i programmi di dati derivante dall’accentramento dei
mo legato alla necessita periodica di al- gestione della posta elettronica, per cui data base, così come esistono in com-
largamento degli spazi di archiviazio- la loro gestione è attualmente assai si- mercio soluzioni applicative in grado
ne dello storage aziendale destinati al- mile a quella degli account client via di indicizzare e gestire i loro contenu-
le partizioni dei singoli account; il se- ISP. Come abbiamo osservato, però, ti con ottime prestazioni. Non sussi-
condo connesso alla probabilità di per- l’archiviazione della posta elettronica stendo quindi alcun vincolo tecnolo-
dita dei dati, relativamente alla quota sui client degli utenti implica un ele- gico all’archiviazione centralizzata del-
parte di e-mail archiviate sulle memo- vato rischio di perdita dei dati, rischio la posta elettronica, l’unica condizione
rie di massa delle postazioni di lavoro che dovrebbe essere assolutamente evi- ostativa resta la sensibilità dei decisori
degli utenti. Ricordiamo, infatti, che tato qualora le e-mail in questione fos- aziendali nei confronti dell’importan-
alcuni programmi di gestione della po- sero di lavoro. Inoltre, nel caso in cui za delle informazioni contenute nelle
sta elettronica generano file di archi- il servizio di gestione delle e-mail di la- e-mail di lavoro. In molte aziende ci
viazione unici e di dimensioni via via voro non contempli l’archiviazione stanno pensando e la decisione è solo
crescenti all’aumentare delle e-mail centralizzata, l’azienda accetta impli- una questione di tempo. La strada è già
scambiate, la cui eventuale corruzione citamente la dispersione del proprio tracciata.
comporta inevitabilmente la perdita patrimonio informativo su molte basi
integrale dei dati. dati. Ciò è assolutamente inefficace *Senior Manager di
qualora sia necessario reperire infor- Bain & Company
CONCLUSIONI mazioni specifiche in modo rapido, Italy
Se da un lato è assai difficile prevede- efficiente ed esaustivo. L’assenza di
re l’esatta evoluzione dei volumi di po- un’archiviazione centralizzata delle e-
sta elettronica scambiata, dall’altro l’a- mail di lavoro peraltro non consente di
nalisi dei dati lascia intendere che nei ricostruire agevolmente ed esattamen-
prossimi anni un suo uso più giudi- te il flusso dei messaggi scambiati tra gli NOTE
zioso potrebbe stabilizzare il numero utenti, né di risalire alla sequenza che i Stime meno conservative indicano in
medio annuo di e-mail ricevute per ha portato alla generazione progressi- 37,5 e 22,6 il numero medio giornalie-
account. Inoltre, anche il numero stes- va dei documenti. L’archiviazione del- ro di e-mail ricevute, rispettivamente,
so di account potrebbe oramai cresce- la posta elettronica sui client compor- dall’utenza che dichiara di lavorare e da
re più lentamente, mentre la lotta alle ta infine un rischio implicito di can- quella che afferma di non essere coinvolta
junk mail e alla pubblicità indesidera- cellazione delle e-mail direttamente ad in attività produttive; sulla base di que-
ta sta dando buoni risultati, per cui, in opera degli utenti, spinti, ad esempio, ste assunzioni, attualmente le e-mail ri-
futuro, il loro apporto, attualmente dalla necessità di liberare spazio sugli cevute in Italia supererebbero i 300 mi-
pari a circa il 50% delle e-mail ricevu- hard disk, oppure per velocizzare le ap- liardi.
te, potrebbe ridimensionarsi drastica- plicazioni, che potrebbero essere ap-

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