Memorando de planeacin

FERRETERIA NIPLES YA S.A.S

Auditora Operacional ao 2013

Preparado por:
LUZ DARY GONZALEZ HENAO Cod.1021110057
NELLY GAVIRIA MARIN Cod.1020014362
TRINO RAFAEL CASTILLA ROCHA Cod.1021110243

17 de Septiembre de 2013
Versin 1.0

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CONTENIDO

Pg.
1. Enfoque y tipo de Trabajo..................................................................................................................1
2. Presentacin........................................................................................................................................2
3. Alcance de la Auditora.......................................................................................................................3
4. Objetivos de la Auditora Operacional...............................................................................................4
4.1. Objetivos generales.....................................................................................................................4
4.2. Objetivos especficos...................................................................................................................4
5. Riesgo de Auditora.............................................................................................................................5
5.1. Control..........................................................................................................................................5
5.2. Inherente......................................................................................................................................6
5.3. Deteccin......................................................................................................................................7
5.4. Calificacin del Riesgo de Auditora.........................................................................................7
6. Enfoque General del Trabajo de Auditora.......................................................................................8
6.1. Etapas...........................................................................................................................................8
1.1.1. Familiarizacin........................................................................................................................8
1.1.2. Investigacin y anlisis...........................................................................................................8
1.1.3. Diagnstico..............................................................................................................................8
1.1.4. Informe....................................................................................................................................9
a. Informe de Control Interno ...........................................................................................................9
b. Informe final de auditora..............................................................................................................9
6.2. reas de importancia..................................................................................................................9
6.3. Asuntos de Importancia............................................................................................................10
1.1.5. Para la Organizacin:............................................................................................................10
1.1.6. Para la el Auditor:.................................................................................................................10

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6.4. Pruebas de Auditora Final......................................................................................................10

6.5. Visitas.........................................................................................................................................10
1.1.7. Preliminar..............................................................................................................................10
1.1.8. En el desarrollo del trabajo de auditora................................................................................11
1.1.9. Posterior................................................................................................................................11
6.6. Fechas de ejecucin del trabajo de auditora .........................................................................11
7. Personal Involucrado........................................................................................................................13
7.1. Por la Empresa..........................................................................................................................13
7.2. Por la firma de Auditora.........................................................................................................13
8. Presupuesto de Tiempo de la Auditora...........................................................................................14
9. Anlisis de Riesgos de la Organizacin en el Proceso DE compras (Colocar el proceso y el area o
areas a evaluar)......................................................................................................................................15
9.1. Escenario de riesgos:.................................................................................................................15

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1. ENFOQUE Y TIPO DE TRABAJO

A continuacin se describe la planeacin relacionada con la Auditora Operacional del proceso de
COMPRAS de la Organizacin FERRETERIA NIPLES YA S.A.S.
La auditora a desarrollar, segn la propuesta presentada, conllevara una revisin y examen crtico
constructivo de los Procesos de la empresa FERRETERIA NIPLES YA S.A.S., as como los
procedimientos seguidos para su desarrollo y determinar si se cumplen los principios de eficiencia,
eficacia y economa establecidos.

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2.

PRESENTACIN

Entidad auditada:
FERRETERIA NIPLES YA S.A.S
rea de trabajo

: COMPRAS

Equipo de Profesionales requerido:

LUZ DARY GONZALEZ HENAO Cod.1021110057
NELLY GAVIRIA MARIN Cod.1020014362
TRINO RAFAEL CASTILLA ROCHA Cod.1021110243
Tiempo de ejecucin: 4.5 semanas
Fecha Iniciacin: Septiembre 01 de 2013
Fecha de Terminacin: Septiembre 30 de 2013

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3.

ALCANCE DE LA AUDITORA

La auditora del proceso de COMPRAS a realizar en FERRETERIA NIPLES YA S.A.S. tiene como
fin evaluar los procesos y procedimientos establecidos dentro de la organizacin, con el fin de
determinar si se cumplen los principios de eficiencia, eficacia y economa establecidos.
La auditora que se llevara a cabo es de tipo operacional, las pruebas a realizarse deben considerar y
evaluar los siguientes aspectos:
a) Realizacin de investigacin y verificacin de las operaciones en el proceso de
COMPRAS.
b) Se verificar que las operaciones efectivamente realizadas con los diferentes beneficiarios
del pago cuenten con las aprobaciones establecidas dentro del procedimiento de
COMPRAS.
c) Evaluacin de procedimientos a las operaciones llevadas a cabo y relacionadas con el
proceso de COMPRAS en cada uno de los beneficiarios, seleccionados aleatoriamente.
d) Anlisis de los niveles de riesgo en el manejo de beneficiarios anteriormente evaluados.
e) Para llevar a cabo el proceso de auditora teniendo como fecha referencia el da 01 de
septiembre al 30 de septiembre de 2013.

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4.

OBJETIVOS DE LA AUDITORA OPERACIONAL

4.1.

OBJETIVOS GENERALES

Evaluar la razonabilidad del proceso de COMPRAS y determinar que este proceso cumpla
con los principios de eficiencia, eficacia y economa.

Evaluar el proceso de COMPRAS y verificar la razonabilidad de los controles utilizados

por la compaa.

Determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno estn de

acuerdo con las normas que le son aplicables y si dicho procedimiento est operando de
manera efectiva, si son adecuados al logro del objetivo de la compaa.

Sugerir en el informe final de la auditora operacional los cambios a realizar para que este
proceso cumpla con los principios de eficiencia, eficacia y economa.

4.2.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Determinar la confiabilidad de los procesos y la efectividad de los procedimientos internos.

Evaluar y registrar los errores e irregularidades significativas, que se puedan presentar.

Revelar las ineficiencias en las operaciones.

Dar una opinin acerca del proceso de COMPRAS.

Recomendar cambios necesarios en los procedimientos de la operacin.

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5.

RIESGO DE AUDITORA

Dentro de la evaluacin de riesgos a los que se puede enfrentar el rea ingresos, costos y gastos,
debemos considerar los factores internos y externos que puedan afectar el objetivo de la compaa. En
la determinacin del nivel de riesgo, se tuvo en cuenta el impacto y la probabilidad de los controles
existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se han de realizan.
Para adelantar esta etapa se deben tener muy claro los puntos de control existente en los diferentes
procesos, los cuales permiten obtener informacin para efectos de tomar decisiones, estos niveles de
riesgos pueden ser:
ALTO: (1.0)

Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o unidad

MEDIO: (0.5)

Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media.

BAJO: (0.3)
5.1.

Cuando el riesgo presente vulnerabilidad baja.

CONTROL

Este riesgo est relacionado con los controles vigentes que se tengan, si los mismos son adecuados y
suficientes, por lo tanto, si este riesgo de control es mnimo significa que los controles del rea son
suficientes.
RIESGO

CALIFICACIN

Revisar que las condiciones pactadas y polticas de pago con cada

MEDIA

proveedor tales como: radicaciones, vencimientos, descuentos y

forma de pago se estn cumpliendo.

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Confrontar que los proveedores estn dentro del Registro y

MEDIA

aprobacin proveedores FERRETERIA NIPLES YA S.A.S.

Evaluar la fecha de radicacin de las COMPRAS y su incidencia en

MEDIA

el pago.
La radicacin, contabilizacin y pago doble vez.

MEDIA

El control y vigilancia de las fechas de vencimiento de las

MEDIA

COMPRAS inmediatas.
Verificar que las cotizaciones, rdenes de compra y remisiones se

MEDIA

realicen en los tiempos establecidos.

RIESGO DE CONTROL = R C = 50%
5.2.

INHERENTE

Este riesgo esta relacionado con

RIESGO

CALIFICACIN

Determinar el riesgo de efectuar pagos a terceros ficticios o

BAJA

integrantes de la lista emitida por la Superfinanciera investigados

por ella.
Verificar la ptima calidad de los materiales de fabricacin y

ALTA

condiciones de los repuestos y servicios utilizados por parte de los

diferentes proveedores
RIESGO INHERENTE = R I = 30 %

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5.3.

DETECCIN

Este riesgo esta relacionado con

RIESGO

CALIFICACIN

Que no se lleve a cabo la programacin de auditora de acuerdo con

BAJA

el cronograma establecido.
Que el acceso al sistema aplicativo sea el adecuado.

MEDIA

Que la compaa no facilite la informacin necesaria para efectuar

MEDIA

la auditora sobre el proceso de COMPRAS.

RIESGO DETECCIN = R D = 40 %
5.4.

CALIFICACIN DEL RIESGO DE AUDITORA

Calificacin del Riesgo de Auditora RA

RA = RC * RI * RD

RA = 50% * 30% * 40%= 6%

Teniendo en cuenta las calificaciones expresadas independiente, objetiva y tcnicamente, en forma

porcentual a los diferentes tipos de riesgos que se evaluaron, referente a la auditora objeto del presente
memorando de planeacin esta calculada en el 6 %, es decir BAJO.
La utilidad en la calificacin del riesgo de auditora est en servir de insumo a los procesos de
decisin. En el caso del auditor, esta calificacin brinda un indicador simple y objetivo de evaluacin
del riesgo que complementa su propio anlisis, permitiendo as determinar el riesgo que puede exigir
un proceso determinado dentro del desarrollo de la auditora. Por otro lado, la compaa se beneficia
con la posibilidad de esclarecer objetivamente los riesgos a que se enfrenta la auditora y as poder
apoyarla y complementarla.

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6.

ENFOQUE GENERAL DEL TRABAJO DE AUDITORA

6.1.

ETAPAS

1.1.1.

Familiarizacin
Identificar a nivel general el funcionamiento del ciclo operacional de la organizacin y su
influencia sobre las dems reas de la compaa.
Para conocer el rea de COMPRAS , se elabora un programa de auditora preliminar donde se
solicitar informacin concerniente a la empresa, documentos legales, Organigrama y Mapa de
proceso Administrativo de la compaa como el mapa de procesos del rea a evaluar,
funciones por puesto y conformacin de grupos de trabajo.

1.1.2.

Investigacin y anlisis
Una vez recopilada la informacin se procede a analizarse en mesas de trabajo junto con el
grupo de auditores. Con este proceso se pretende profundizar e indagar con el personal de las
diferentes reas involucradas en el rea objeto de estudio, de esta forma logrando evidenciar
fsicamente la informacin reunida debidamente clasificada y referenciada.

1.1.3.

Diagnstico
Consiste en informar conceptualmente el estado de eficiencia y eficacia del control interno,
teniendo en cuenta el resultado de pruebas de auditora debidamente sustentados y
documentados en los papeles de trabajo. Utilizando las diferentes tcnicas existentes tales
como indagacin, observacin, inspeccin, entrevistas internas (desde asistentes hasta

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auxiliares) y externas (clientes) entre otras poder sacar el mejor provecho a la informacin
obtenida anteriormente.
1.1.4.

Informe
Como resultados finales de la evaluacin que se desarrollara al proceso, se presentarn dos
tipos de informes:
a. Informe de Control Interno
Soportado con las pruebas necesarias para poder dar una opinin acorde con la realidad del
funcionamiento del control existente en las distintas reas que participan en el proceso de
COMPRAS.
b. Informe final de auditora
En este informe se incluye el resultado del examen de la auditora operacional con los
soportes suficientes y competentes de la evaluacin, permitiendo identificar las posibles
falencias en los procesos y as mismo, la gerencia pueda tomar decisiones acertadas acerca
del mejoramiento de procesos.

6.2.

REAS DE IMPORTANCIA
Dentro de la compaa FERRETERIA NIPLES YA S.A.S se tienen como reas importantes las
siguientes:
Gerencia General
Departamento de contabilidad e impuestos
Departamento de cartera

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 Departamento de Inventarios y Almacn

6.3.

ASUNTOS DE IMPORTANCIA

1.1.5.

Para la Organizacin:
Obtener la base de proveedores autorizados vigentes.
Analizar las ltimas cotizaciones, rdenes de compra y remisiones del ltimo
semestre y COMPRAS efectivamente realizadas.
Comparar los proveedores actuales con los autorizados
Revisar las COMPRAS recibidas de los proveedores.

1.1.6.

Para la el Auditor:
Obtener

6.4.

PRUEBAS DE AUDITORA FINAL

Para desarrollar la auditora aplicaremos pruebas sustantivas, analticas, cumplimiento y control
por medio de la indagacin, observacin, inspeccin, documentacin y confirmacin.

6.5.

VISITAS
Con el fin de obtener informacin oportuna se realizarn las siguientes visitas: Preliminar, en el
desarrollo de la auditora, con las reas involucradas en el proceso evaluado y una visita final o
posterior a la auditora.

1.1.7.

Preliminar
En el acuerdo con el que hemos llegado con la gerencia de FERRETERIA NIPLES YA S.A.S.
se realiza la auditora en forma general al proceso de COMPRAS iniciando con las polticas

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establecidas en los procesos de la compaa hasta el manejo y el control interno de todos los
procedimientos referentes al anterior mencionado, mediante una reunin con el personal de las
siguientes reas:
Gerencia General
Departamento de contabilidad e impuestos
Departamento de cartera
Departamento de Inventarios y Almacn
1.1.8.

En el desarrollo del trabajo de auditora

Para la realizacin de la auditora se harn visitas habituales, mientras se desarrolla el
transcurso normal del trabajo, para lograr la acertada y confiable obtencin de datos necesarios.

1.1.9.

Posterior
Culminado y una vez entregado el informe de auditora se har una ltima visita para obtener la
idea clara del resultado del informe, si el gerente se encuentra satisfecho con el trabajo
realizado y conocer tambin opiniones del desempeo del equipo de auditora.
Dentro del cumplimiento de este paso se aclararan todas las expectativas que tenga, con
respecto con lo escrito en el informe y las sugerencias que se le anotan, como un medio para
tener un conocimiento amplio de la funcionalidad de todo el proceso de COMPRAS.

6.6.

FECHAS DE EJECUCIN DEL TRABAJO DE AUDITORA

Preliminar

SEPT.01

SEPT.24

OCT 30

Trabajo

SEPT 8

SEPT 12

SEP.20

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SEP 30

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Posterior

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OCT 18

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7.

PERSONAL INVOLUCRADO

Para llevar a cabo la auditora del proceso de COMPRAS en FERRETERIA NIPLES YA S.A.S se
requiere la colaboracin de personas vinculadas en el proceso y de quienes efectan esta funcin
dentro de la compaa
7.1.

POR LA EMPRESA
Nombre

7.2.

Cargo

Armando Pinzn

Gerente General

Christian Galarza

Jefe de compras

Andrs Martnez

Contador

Olga Millan

Auditora

POR LA FIRMA DE AUDITORA

Nombre

Cargo

Luz Dary Gonzlez

Auditora

Nelly Gaviria

Auditora

Trino Rafael Castilla

Auditor

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8.

PRESUPUESTO DE TIEMPO DE LA AUDITORA

Cuadro explicativo presupuestado en horas de trabajo.

Planeacin

Preliminar

Posterior

Total

Auditora

15

15

15

35

Auditora

20

20

20

60

Auditora

20

20

20

60

TOTAL

55

55

55

165

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9.

ANLISIS DE RIESGOS DE LA ORGANIZACIN EN EL

PROCESO DE COMPRAS (COLOCAR EL PROCESO Y EL AREA
O AREAS A EVALUAR)

Es un proceso de identificacin, medicin, control, monitoreo, evaluacin y optimizacin de todas las

situaciones que representan riesgos para la organizacin.
Permite conocer, evaluar y administrar los riesgos de negocios en todos los niveles de la operacin. La
administracin de riesgos hace posible la previsin de riesgos que pueden acabar con el negocio y
facilita alternativas de administracin consideradas de mejor prctica.
La administracin de riesgos es una parte integral del proceso de administracin, es un proceso
multifactico de aspectos apropiados del cual son a menudo llevados a cabo mejor por un equipo
multidisciplinario.
A travs de la Auditora Operacional que llevaremos a cabo, en lo que tiene que ver con los procesos,
se pretende identificar y clasificar los riesgos a los que esta expuesta la compaa objeto de esta
auditora, ya sean propios o generados por entes externos, que interactan con la compaa y con los
departamentos relacionados.
Para realizar estos procesos es muy importante evaluar el riesgo organizacional y el riesgo operativo,
para lo cual evaluaremos cada operacin relacionada directa e indirectamente con el proceso evaluado.
9.1.

ESCENARIO DE RIESGOS:

Determinar el sistema o proceso a evaluar.

Definir y concretar los escenarios ms relevantes de riesgos del las reas a evaluar. Es decir
definir el punto exacto, actividades y acciones que permitan analizarlos muy bien.

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Para cada escenario de riesgo localizado, se determinarn las actividades sujetas a control que
se realizan en un escenario de riesgos concreto. Es decir se tomara informacin de las reas
que participan dentro del proceso para ratificar las reas criticas y los problemas de control.

Para cada proceso sujeto de control definido, se definirn las amenazas a que estarn
expuestas y se identificaran los puntos crticos..

Finalmente, se clasificaran dicha amenazas y los controles actuales, y se propondrn controles

especficos que disminuyan estos riesgos.

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