Unidad V

Integracin

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Mapa mental: Unidad V

Introduccin Responsabilidad por la contratacin Anlisis de puestos Fuentes de candidatos Documentacin

El primer filtro general Solicitud de empleo y 1a entrevista La segunda entrevista La contratacin

1. Reclutamiento de la fuerza de ventas

2. Seleccin y contratacin

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UNIDAD V Integracin

4. Motivacin y compensaciones

3. Capacitacin

Introduccin La motivacin Plan de compensaciones Decisiones bsicas del plan de compensaciones Tipo de plan de compensaciones

Introduccin Objetivos para la capacitacin Tipos de capacitacin Obstculos para la capacitacin Mtodos de capacitacin

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Semana 10

Presentacin

a definicin de quines sern los responsables de generar negocios para la compaa, es un proceso que debe trabajarse de forma ordenada y con ciertos pasos especficos; esto permitirn contar con el equipo de trabajo ms adecuado y reducir la incertidumbre sobre la posibilidad de alcanzar las metas comerciales. La buena integracin del trabajo de reclutamiento, seleccin y contratacin; permite entender qu recursos se requieren para contratar a cada persona de fuerza de ventas, el costo, y la importancia de realizarlo a tiempo.

Objetivo especfico
El alumno sintetizar las caractersticas principales de la integracin de la fuerza de ventas y cada uno de los esfuerzos necesarios para lograrlo, tales como: el reclutamiento, la seleccin y la contratacin. 111

Tema y subtemas
I. V Integracin
V.1 V.2

Reclutamiento de la fuerza de ventas Seleccin y contratacin

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V.1 Reclutamiento de la fuerza de ventas

Qu personas pueden ser las adecuadas para crear la fuerza de ventas? Introduccin

Lograr contratar a las personas ms adecuadas, como responsables de la generacin de demanda y negocios de nuestra empresa, es un proceso delicado; para ello, es necesario llevar a cabo diferentes pasos, como son: reclutamiento, seleccin, contratacin, capacitacin, motivacin y compensaciones. En la actualidad, la contratacin del personal de una empresa est a cargo del departamento de recursos humanos, la contratacin de un outsourcing (subcontratacin) o el jefe directo de la posicin que se requiere. En cualquiera de los casos, la persona que ser el jefe inmediato realizar una entrevista al elemento prximo a contratar. Cuando la empresa cuente con representaciones, oficinas o sucursales forneas, la contratacin generalmente se realiza por zonas o en las oficinas generales o centrales. El reclutamiento y la seleccin de vendedores puede hacerla el gerente de ventas del campo, administrado por una oficina de ventas regional o centralizada en la oficina central (Hartley, 2007: 213).

Responsabilidad por la contratacin

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El proceso necesario para la contratacin de la fuerza de ventas debe de ser un trabajo cclico, que permita a la empresa contar siempre con la cantidad de personas adecuadas. La seleccin de la fuerza de ventas debe estar planificada en todas las empresas. No podemos esperar a que un determinado nmero de vendedores nos abandone para proceder a su reposicin soportando un dficit de personal de ventas que puede ocasionar grandes prdidas a una empresa (Dez, 2004: 73).
Anlisis de puestos

Para comprender las actitudes y aptitudes, capacidades fsicas y mentales, y actividades que un puesto realiza, no basta con un anlisis externo o realizado por alguna persona que conoce la teora del desarrollo del puesto. En la prctica puede ser diferente, dependiendo el tipo de producto o servicio que se comercialice, las necesidades especficas del mercado, etc. Por lo tanto, el anlisis del puesto lo podra realizar un especialista en puestos o alguna persona de recursos humanos, pero siempre es necesario que se le pregunte directamente a la fuerza de ventas activa. Independientemente de quin sea el responsable del anlisis y la descripcin de los diversos puestos de ventas de una compaa, es importante que la persona capte informacin sobre el contenido del puesto de dos fuentes: 1) sus ocupantes actuales y, 2) los gerentes de ventas que supervisan al personal de ese puesto ( Johnston; Marshal, 2004: 344).

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Un buen anlisis del puesto permitir publicar caractersticas especficas a travs de los diferentes medios de comunicacin, con ello se pretende que personas que cumplan con esas caractersticas se acerquen a la empresa y puedan coincidir entre las necesidades y expectativas de contratacin de la institucin, y las habilidades y gustos profesionales de los candidatos. Dependiendo del nivel de puesto a contratar, la naturaleza del producto o servicio a vender, el tipo de elementos que debe contener la descripcin puede variar. Existen ligeras diferencias entre autores sobre los elementos que debe contener una buena descripcin de puestos, a continuacin se enlistarn algunos que proponen Mark W. Johnston y Greg W. Marshal en su libro Administracin de ventas: 1. Naturaleza de los productos o servicios que se vendern. 2. Tipo de clientes que visitarn y tipos de citas. 3. Tareas y responsabilidades especficas a realizar. 4. La relacin de las funciones del puesto, con otros dentro de la empresa. 5. Exigencias mentales y fsicas del puesto. 6. Presiones y restricciones ambientales que podran influir en el desempeo del puesto. Con los diversos medios de comunicacin es ms fcil acceder a una gran currcula que nos proporcione datos de los candidatos, por lo general dichos candidatos cuentan con caractersticas similares y otras muy diferentes. Por lo tanto, es necesario definir los criterios de la seleccin. Por ejemplo, si se observa que el tipo de puesto requiere caminar mucho por zonas especficas es probable que se deba contratar a personas sin problemas de obesidad o de pi plano. Los criterios de la seleccin permitirn que una persona, sin importar que su nivel jerrquico se encuentre por debajo del gerente de ventas, realice la primera pre-seleccin. Existen fuentes externas a la empresa, como: bolsas de trabajo de las universidades, head hunters, anuncios en peridicos, asociaciones de recursos humanos y algunas fuentes internas (conocidos de los empleados de la empresa). Sea cual fuere el tipo de fuentes, el mensaje debe ser claro respecto al perfil del puesto solicitado, para evitar que personas con perfiles similares o diferentes al requerido, se acerquen a la institucin. Esto es sumamente importante, debido a que el tiempo que se exige para la primera seleccin es mucho; leer una gran cantidad de currculums y definir cules cuentan o no con el perfil, es una seleccin tardada. Dentro de la informacin publicada se debe de integrar la documentacin que se solicite para verificar sus antecedentes personales, profesionales, experiencia y logros. Algunos tipos de informacin pueden ser currculums, cartas de recomendacin, comprobantes de domicilio, comprobantes de estudios, etc. La informacin
Documentacin Fuentes de candidatos

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requerida permitir conocer detalles del candidato sobre su perfil y solicitar opiniones sobre su desempeo que nos otorgue una mejor visin del tipo de persona que estamos contratando.

V.2 Seleccin y contratacin

El primer filtro general

Una vez que se ha publicado y se tiene analizado el tipo de persona que se requiere para ocupar el puesto, se comienza la seleccin de los perfiles ms adecuados. La gran cantidad de currculums se convierte en una tarea que requerir mucho tiempo para leer, por lo tanto, se debe realizar un filtro general donde el objetivo es desechar a todos aquellos participantes que no cumplan con los requisitos indispensables como edad, sexo, nivel bsico de estudios, experiencia, etc. Aquello que sea primordial para realizar el trabajo correspondiente. Una vez que se realiz un primer filtro rpido, se comienza con la lectura especfica de los currculum para seleccionar al grupo ms cercano al perfil solicitado que ser llamado a entrevista; ste ltimo es el segundo filtro que, generalmente, lo realizan las personas de recursos humanos. El fin es conocer las caractersticas generales de los aspirantes, revisar que sea cierto aquello que dicen en su currculum, as como su situacin personal, fsica y social. A cada aspirante se le pide una solicitud de empleo llenada, misma que permitir obtener datos para corroborar la informacin, es decir, nmeros telefnicos de amigos, antiguos trabajos, informacin complementaria a su currculum, etc. La entrevista permitir conocer al aspirante y observar aspectos como la seguridad, su presencia, modales, etc. Se cuestionar sobre su vida personal, hbitos, costumbres, historial profesional y acadmico, entre otras. Con dicha informacin, se realizarn las llamadas pertinentes para confirmar la informacin y se compara con lo adquirido durante la entrevista. El cruce de dicha informacin nos permite verificar la veracidad de la misma y dar el siguiente paso. Al contar con la informacin general del aspirante y corroborar que realmente tiene el perfil bsico necesario para el puesto solicitado; entonces estar listo para una entrevista con el jefe directo del puesto a solicitar, gerente o director del rea.

Solicitud de empleo y 1 entrevista

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La segunda entrevista

La segunda entrevista es un filtro an ms fino, donde la persona especfica que solicita la contratacin define si el candidato tiene los conocimientos y aptitudes necesarias para lograr desarrollar las actividades satisfactoriamente, si puede trabajar con el equipo, si cuenta con la experiencia requerida y con el nivel de capacitacin que necesitar para integrarse de lleno. Esta entrevista es mucho ms especfica respecto a las actividades de la vacante y el perfil del vendedor. Aunque no est completamente catalogado, cuenta con caractersticas especficas como la seguridad personal y habilidades de

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comunicacin, mismas que el jefe directo podr reconocer durante la misma. Un factor importante es la empata que pueda desarrollarse entre el candidato y el jefe de la posicin, que permita realizar las actividades con mayor libertad y compaerismo. La buena integracin de la fase del reclutamiento y la seleccin permiten que el trabajo de reclutamiento sea ordenado y efectivo. Si en la fase de reclutamiento no se realiz una buena pre-seleccin, entonces necesitarn entrevistar a ms personas de las necesarias, esto requiere esfuerzo y recursos de personas y, por tanto, un mayor costo. Cuando el jefe directo de la vacante decide por algunos candidatos, ser necesario realizar algunas pruebas o exmenes, mismos que pueden ser de dos tipos: psicomtricos y de conocimientos. La primera puede arrojar informacin complementaria a las entrevistas, pero no deber de ser decisiva para la toma de decisiones (Dez, 2004: 107). La segunda permite conocer el nivel de conocimientos actual del candidato y la cantidad de capacitacin que podr necesitar de ser contratado. Las actividades que realiza el personal de la fuerza de ventas generalmente requieren de capacidades fsicas importantes. Uno suele pensar que las ventas son una actividad fsicamente demandante, sin embargo, a menudo estos puestos requieren mucha resistencia y capacidad fsica para aguantar una enorme tensin. De all que, aun cuando los exmenes fsicos sean relativamente costosos, en comparacin con otras herramientas de seleccin, muchos gerentes de ventas los ven como apoyos valiosos para evaluar a los candidatos. ( Johnston; Marshal, 2004: 357). Para la contratacin se cuentan con diferentes tipos de pruebas o test ms comunes (inteligencia, aptitud y personalidad) que ratifican la informacin de las entrevistas, el currculum y la solicitud de empleo. Durante la contratacin es sumamente importante comunicar los aspectos que regirn las actividades de la persona dentro de la empresa como son: Informacin general de la empresa: Explicacin de la empresa, su historia y personajes. Por ejemplo, el surgimiento y crecimiento de la misma, principales retos a los que se ha afrontado, logros, beneficios directos que lleva a la sociedad, la historia de los fundadores y la visin de la institucin. Esto permite que el nuevo empleado comprenda a la institucin, sus razones de existir, y apropie uno o varios de los objetivos de la empresa como sus objetivos personales. Crea un sentimiento de pertenencia y los beneficios sociales se encuadran dentro de el sistema de valores personales, que apoyarn a la motivacin por los logros institucionales. Polticas generales: Para permitir que la operacin fluya, el nuevo trabjador de fuerza de ventas debe conocer las reglas o formas de trabajo del equipo, con el objetivo de mantener la cordialidad entre el grupo y seguir aquellos pasos que aseguren el desarrollo de la empresa.
La contratacin

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Conformacin de sus ingresos: El pueso de ventas tiene la caracterstica de contar con resultados bsicos y variables, es decir, se espera un resultado mnimo de ventas pero el resultado final puede variar. Por lo tanto, los ingresos pueden ser solamente por un sueldo, por comisiones o por sueldos y comisiones. As mismo pueden ser acreedores a otro tipo de beneficios econmicos. Cada empresa elige la mejor forma de crear beneficios para los vendedores, dependiendo de las necesidades y requisitos acordados entre el vendedor y la empresa. La clara comunicacin en ste rubro, permitir al vendedor eliminar la incertidumbre de sus ingresos mensuales, as como conocer los logros que deber tener para recibir lo que espera. Actividades a realizar, metas claras y formas de evaluacin del trabajo: Esto es mostrar el camino claro que se debe de recorrer, que el vendedor reconozca sus funciones y controle las variables que lo calificarn en su evaluacin para poder mantenerse dentro de la organizacin, generar los ingresos de la empresa y los propios y optimizar el tiempo para generar los mejores resultados posibles. Presentacin del equipo de trabajo: Conocer el organigrama de la empresa y a todas las pesonas con quienes puede tener interaccin facilita la comunicacin y los accesos a las herramientas para lograr buen servicio al cliente y fortalece el trabajo de ventas, que lleva beneficios directos a los clientes. Estas son algunos de los tipos de informacin bsica que requiere conocer el nuevo trabajador o vendedor para poder desarrollar sus actividades de forma positiva.

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Conclusin
Para contar con el grupo de personas adecuado es necesario tener procesos especficos que lo aseguren. El reclutamiento debe ser una serie de filtros que poco a poco descubran a los candidatos ms adecuados; la seleccin cuenta con una serie de anlisis de datos que reconocen las capacidades, aptitudes y actitudes que se requieren en un vendedor y la contratacin deber ser un proceso administrativo y de comunicacin clara entre la empresa y el vendedor para su total integracin laboral.

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Reactivos de autoevaluacin
Instrucciones: Escribe en la lnea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero. 1. La contratacin de personal puede realizarla el gerente de ventas y/o personal de recursos humanos. 2. Para contratar a personas de fuerza de ventas se debe esperar hasta que algunos vendedores salgan de la empresa. 3. Los vendedores tienen las mismas caractersticas y aptitudes en cualquier tipo de empresa. 4. Los vendedores actuales y el gerente de ventas cuentan con informacin importante para el anlisis del puesto. 5. Son algunos elementos con los que debe de contar la descripcin del puesto: naturaleza de los productos o servicios y la relacin del puesto con otros similares de la organizacin. 6. La nica y mejor forma de conseguir a los vendedores adecuados es por la recomendacin de algn colaborador actual interno. 118 7. El primer filtro de currculums es muy importante que lo realice el director o gerente de ventas. 8. La segunda entrevista es generalmente con el jefe del puesto para observar informacin ms especfica con las capacidades de la persona sobre el puesto. 9. Las ventas no requieren una capacidad fsica especial. _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____

10. Los test arrojan informacin importante del solicitante, pero no deben de ser determinantes para la contratacin. 11. No es necesario comunicar de forma especfica y muy completa sobre las actividades y responsabilidades del vendedor. 12. La informacin general de la empresa, responsabilidades laborales, polticas de la empresa, la conformacin de ingresos e historia de la misma, es informacin bsica necesaria para un nuevo vendedor. _____

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Referencias
Bibliogrficas
Diz, E. (2004). Gestin de la fuerza de ventas. Espaa: Ediciones Deusto. Gschwandtner, G. (2008). Manual del gerente de ventas. Mxico: McGraw-Hill. Hartley, R. (2007). Administracin de ventas. Mxico: Grupo Editorial Patria. Johnston, M.; Marshall, G. (2004). Administracin de ventas. Mxico: McGraw-Hill.

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