TRABAJO 1

PEDRO PABLO GOMEZ RODRIGUEZ

UNIVERSIDAD DE SANTANDER ESPECIALIZACION EN GERENCIA PUBLICA BUCARAMANGA 2013

TRABAJO 1

PEDRO PABLO GOMEZ RODRIGUEZ

Mdulo: Sistemas de Informacin Gerencial en el Sector Pblico GP

Profesor: EMILIANO PIEDRAHITA PORRAS Especialista

UNIVERSIDAD DE SANTANDER ESPECIALIZACION EN GERENCIA PUBLICA BUCARAMANGA 2013

INTRODUCCION

El conocimiento y la apropiacin de los avances tecnolgicos constituyen un elemento estratgico para el xito de las organizaciones. Los avances en las tecnologas de informacin permiten obtener y administrar adecuadamente la informacin, suministrando una herramienta importante para la gestin y la operacin de la empresa, y ofreciendo mayores posibilidades para afirmar una posicin exitosa en el altamente competitivo mundo contemporneo.

Las Tecnologas de Informacin y Comunicaciones, conocidas como las TIC, involucran el anlisis y el conocimiento de los aspectos y problemas tcnicos, humanos y organizacionales, enfocados al manejo y la solucin de las necesidades especficas de las organizaciones.

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ENSAYO SISTEMAS DE INFORMACION Los sistemas de informacin son un conjunto de elementos que interactan entre s para procesar informacin y distribuirla de manera adecuada en funcin de los objetivos de una organizacin. En efecto en la actualidad se considera a los sistemas de informacin como un valioso recurso para las organizaciones, debido a la importancia que tienen en la gestin administrativa y optimizacin de los procesos. De modo que disponer de una buena gestin en el uso de los sistemas de informacin se convierte en una estrategia que pueden utilizar las empresas para hacer frente a la competencia Los elementos de un sistema de informacin deben estar articulados para asegurar el correcto funcionamiento y cumplimiento de los objetivos planteados por el sistema. Los elementos ms importantes de un sistema de informacin son: El Hardware que corresponde a todas las partes fsicas y tangibles de una computadora: sus componentes elctricos, electrnicos, electromecnicos y mecnicos; sus cables, gabinetes o cajas, perifricos de todo tipo y cualquier otro elemento fsico involucrado; contrariamente al soporte lgico e intangible que es llamado software. El trmino es propio del idioma ingls (literalmente traducido: partes duras), su traduccin al espaol no tiene un significado acorde, por tal motivo se la ha adoptado tal cual es y suena; la Real Academia Espaola lo define como Conjunto de los componentes que integran la parte material de una computadora. La historia del hardware del computador se puede clasificar en cuatro generaciones, cada una caracterizada por un cambio tecnolgico de importancia. Este hardware se puede clasificar en: bsico, el estrictamente necesario para el funcionamiento normal del equipo, y el complementario, el que realiza funciones especficas. El Software es el conjunto de elementos lgicos necesarios para que se puedan realizar las tareas encomendadas al mismo. El software es la parte lgica que dota al equipo fsico de capacidad para realizar cualquier tipo de trabajos. Se clasifica en software bsico y software de aplicacin. El software bsico es el conjunto de programas que el equipo necesita para tener la capacidad de trabajar, este se denomina sistema operativo y el software de aplicacin es el conjunto de
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programas diseados para que la computadora pueda desarrollar un trabajo, como la edicin de textos, guardar datos, generar informes, grficos, hacer clculos, etc. Los Datos pueden ser cualquier objeto manipulable por la computadora y representa algn significado para la persona o la persona. Puede ser un carcter ledo desde el teclado, informacin almacenada en un disco, un nmero que se encuentra en la memoria principal, etc. Los datos se almacenan en la memoria principal la cual se encarga de almacenar los programas y los datos necesarios para que el sistema informtico realice un trabajo, y la memoria auxiliar son los dispositivos de almacenamiento masivo de informacin que se usan para guardar datos para su posterior utilizacin y ellos son los discos duros, discos pticos, dvd, etc. Los Procedimientos son un conjunto estructurado de rdenes o instrucciones, son un conjunto de smbolos que representan un orden de operacin para la computadora. Las instrucciones de forman con elementos o smbolos y se construyen siguiendo unas reglas precisas. Algunos ejemplos sencillos de instruccin son la suma de dos nmeros, la comparacin de dos datos para saber si son iguales o si un nmero es mayor o menor que otro, la diferencia entre dos nmeros o transferir datos. Los Usuarios son las personas que utilizan en ltima instancia el hardware y el software como herramienta para desarrollar sus actividades. Es el componente ms importante de los sistemas de informacin. La buena o mala utilizacin, adaptacin o asimilacin del sistema por parte del usuario depende de muchos factores, tales como el entrenamiento recibido, la participacin del usuario en las etapas del anlisis y diseo del sistema, pues es muy importante tomar la posicin de usuario, es l quien va a interactuar con el sistema, y su funcionalidad depende de ello. Los Documentos son todos los documentos fuentes que se usan como entradas al sistema, adems de los reportes que se generan en los diferentes procesos, pueden incluir facturas, cheques, comprobantes contables, reportes de inventario, etc.

Un sistema de informacin para la organizacin es de suma importancia pues facilita la organizacin y normalizacin de la informacin, con lo cual permite conocer el estado de los datos, la informacin sobre mercados y competidores, estadsticas de proyectos, proveedores y otras informaciones relevantes para la gestin organizacional y la toma de decisiones.
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Debe responde al cumplimiento de su misin y visin, como objetivos supremos de esta, ya que los sistemas de informacin interactan directamente con el ambiente de la organizacin, ya que los elementos del ambiente que inciden en el sistema constituyen una entrada y todo resultado del sistema hacia su ambiente es una salida. De igual manera la retroalimentacin constituye un elemento clave para el desarrollo y fortalecimiento de la organizacin. La retroalimentacin permite conocer el impacto de los servicios y productos, que servirn como salidas en el ambiente y propicia el rediseo del sistema en funcin de la satisfaccin de las necesidades de los usuarios/ clientes que formarn entradas.

SISTEMAS DE INFORMACION QUE SIRVEN DE APOYO AL ESTADO 1. SECOP El Sistema electrnico para la Contratacin Pblica SECOP es un sistema gerencial basado en una herramienta tecnolgica de apoyo a la contratacin pblica que integra los sistemas de informacin actuales, facilitando informacin sobre estos procesos y entregando a las entidades estatales herramientas para modernizar y optimizar la gestin contractual. Es la herramienta para que las entidades del Estado publiquen sus procesos de contratacin, desde la etapa precontractual hasta la finalizacin de la fase contractual, de acuerdo con lo dispuesto por el artculo 3 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Reglamentario 2474 de 2008. FUNCIONES Identificar la experiencia y expectativa de las Entidades frente al uso de nuevas modalidades de contratacin como la subasta electrnica y el concurso de mritos. Conocer la percepcin, necesidades y expectativas de las entidades frente al SECOP. Indagar sobre el conocimiento que se tiene de SECOP, evaluando sus fortalezas y debilidades. Explorar que se conoce frente a las firmas digitales y documentos digitales. Tener una visin general de los problemas ms comunes a resolver durante la ejecucin de los procesos de contratacin.
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Indagar sobre las actuaciones operativas poco comunes o no considerados explcitamente en la normativa, pero que hacen parte del da a da de los procesos de contratacin Para las Entidades que participaron en los pilotos: a partir de la nueva reforma, que expectativas tiene frente a la herramienta

FORTALEZAS Informacin sobre contratos que estn vigentes o sobre planes de compra futura Informacin sobre pliegos definitivos ya que estos son los que dicen lo que realmente se va a comprar o adquirir. Los Entes de Control obtienen informacin sobre todos los procesos que se llevan a cabo en cada Entidad Estandarizacin de la informacin Trasparencia en el proceso Facilidad para manejar el proceso tanto para la entidad como para el usuario El cambio de los pasos es ms gil Unifica los criterios para todas las entidades en los procesos contractuales Hay un orden lgico en el proceso La ley exige unos tiempos y hay un control para mirar si se est haciendo correctamente

AMENAZAS El portal presenta desconexiones tanto para el usuario como para las entidades y esto puede generar problemas en el momento de adjudicar un contrato. Se carga informacin y en algunas ocasiones se consulta al otro da y esta no aparece en el portal lo cual afecta los cronogramas del proceso. Los funcionarios perciben el portal como poco amigable para el ciudadano pues consideran que la informacin es muy tcnica y con muchos criterios que cumplir El portal se congestiona mucho y es difcil el acceso, por la cantidad de visitas que se tienen, lo cual lo hace insuficiente para responder simultneamente a todos los usuarios

APLICATIVOS Los aplicativos son una clase de software que se disea con el fin de que para el usuario sea ms sencilla la concrecin de un determinado trabajo. Teniendo en cuenta que al sistema SECOP deben adjuntarse documentos y formatos pertenecientes a las diferentes etapas del proceso de convocatoria pblica, los aplicativos usados son los paquetes de Microsoft office, programas especializados en Ingeniera Civil como lo son Autocad y Archicad (utilizados en proyectos de infraestructura educativa) y la suite de Adobe Acrobat para generar documentos *.pdf.

2.

SISTEMA DE GESTION Y CONTROL FINANCIERO

Las herramientas de inteligencia de negocios tales como el SISTEMA DE GESTIN Y CONTROL FINANCIERO - SGCF se basan en la utilizacin de un sistema de informacin de Bodega de Datos, que para el caso particular provienen de la operacin de tesorera, presupuesto y contabilidad generalmente realizada en la Secretara de Hacienda. FUNCIONES Mediante las herramientas y tcnicas ETL (extraer, transformar y cargar), se extraen los datos de distintas fuentes sistemas transaccionales), se depuran y preparan (homogenizacin de los datos) para luego cargarlos en el almacn de datos. La vida o el periodo de xito del software de inteligencia de negocios depender nicamente del nivel de utilizacin y beneficio que la secretaria saque de l, si esta secretara es capaz de incrementar su nivel de gestin, control financiero, administrativo y sus decisiones mejoran el accionar de la secretara, la inteligencia de negocios usada estar presente por mucho tiempo, de lo contrario se perder el esfuerzo que esta ha realizado durante su preparacin. Por ltimo, la herramienta de inteligencia analtica posibilita el modelado de las representaciones en base a consultas para crear un cuadro de mando integral que sirve de base para la presentacin de informes, tales como:

MEN: Calidad Educativa y Alimentacin escolar DNP: Formato A - Ejecucin de Ingresos, Formato C Ejecucin de Gastos de Inversin y Pago de Deuda CONTRALORA: Ejecucin de ingresos y gastos del SGP, Destinacin de recursos manejados por los departamentos y municipios certificados, Ejecucin de recursos del SGP, para asignaciones especiales, Reportes de Cuentas bancarias. INDICADORES DE GESTIN TALES COMO: Disponibilidad Presupuestal, Ejecucin Presupuestal, Participacin del Gasto Asignado en Educacin del Ente Territorial, Cumplimiento de Ejecucin del PAC, Tiempo promedio de pago, Porcentaje de Inversin, Conciliaciones pendientes del periodo, Conciliaciones pendientes mayores a treinta das FORTALEZAS Los Entes de Control obtienen informacin contable de la Entidad Agilidad e inmediatez de los procesos contables Estandarizacin de la informacin La informacin fluye fcilmente La ley exige unos tiempos y hay un control para mirar si se estn rindiendo informes de conformidad a las normas establecidas La herramienta puede permitir interactuar con los aplicativos internos, conectarse y transferir informacin de manera rpida

AMENAZAS Problemas de conexin al sistema por conflictos de hardware o software La informacin a cargarse tiene un tamao mximo permitido, por lo tanto deben subirse varios volmenes. Los funcionarios perciben la plataforma algo compleja y en especial al momento de reportar la informacin. Algunos formularios no cuentan con los validadores, situacin que dificulta la uniformidad de la informacin.

APLICATIVOS Los aplicativos usados son los paquetes de Microsoft office y programas de soporte presupuestal y financiero como lo es el Sage.

NOMBRE DEL SISTEMA DE INFORMACIN DE LA SECRETARIA DE EDUCACION Modernizacin Secretarias de Educacin Tipo de Informacin. 1. Recurso Humano de la Secretaria de Educacin 2. Informacin de la Calidad Educativa de las Instituciones Educativa 3. Informacin de la Atencin al Ciudadano

1. Recurso Humano Sistema de Informacin RRHH para apoyo a los procesos de administracin, organizacin y control de la informacin relacionada con la gestin del recurso humano, as como la liquidacin de la nmina para el personal docente y administrativo de las Secretaras de Educacin. El sistema de informacin cubre los alcances de definicin de la planta personal, continuando con la seleccin e induccin del personal, la administracin de la carrera administrativa y el escalafn docente, el desarrollo de procesos de capacitacin y bienestar, la administracin de las hojas de vida, finalizando con generacin y liquidacin de la nmina para los funcionarios, docentes y administrativos de la secretara. BENEFICIOS RRHH Aplicar el concurso de docentes y administrativos. Realizar el correspondiente Nombramiento de personas. Realizar el proceso de Induccin del personal Apoyar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento, capacitacin y bienestar de los funcionarios docentes y administrativos de la I. E . Aplicar las polticas y de ascensos y reubicacin en el escalafn nacional docente.

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Garantizar que todo acto administrativo que ingrese a la historia laboral haya sido registrado en planta y en nmina. Administracin de la planta de personal Seleccin e Induccin Administracin de la Nmina Desarrollo de Personal Administracin de historias laborales Administracin de carrera Fondo Prestacional.

OBJETIVOS Tomar decisiones de personal con base en el sistema de informacin de la PLANTA y el DUE. Organizar la planta de personal docente con base en la matrcula y el PEI de la Institucin Educativa.

MODULOS DEL SISTEMA RRHH MODULO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: En este modulo se consigna la informacin de la conformacin de la planta de personal permitiendo identificar la ubicacin exacta de los funcionarios, el control de las vacantes y la validacin de posibles excedentes de planta. Adicionalmente maneja la informacin del manual de funciones. MODULO DE PLANTA Y PERSONAL: Este modulo permite establecer la relacin contractual con el funcionario, guardando la trazabilidad de las situaciones administrativas y el histrico de la permanencia del funcionario en el sector educativo. MODULO DE COMPENSACION Y LABORALES: El Mdulo Compensacin y Laborales maneja los diferentes conceptos de devengo, deducciones de la Entidad definindolos en trminos de su descripcin, formulacin, validacin y dems aspectos significativos para su aplicacin. Permite definir diferentes tipos de pago aplicando en cada uno de ellos la liquidacin de conceptos segn las necesidades y la legislacin vigente.

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MODULO DE SELECCIN DE PERSONAL: El mdulo Seleccin de Personal, administra la informacin relacionada con los procesos de seleccin de los funcionarios, entre ellos las pruebas a realizar, resultados, los datos histricos de las convocatorias para los diferentes cargos de la Institucin, entre otras funcionalidades. MODULO DE BIENESTAR SOCIAL: El Mdulo Bienestar Social, soporta la informacin de procesos de induccin de personal, formacin acadmica de los empleados y de sus familiares, actividades de libre esparcimiento y desarrollo y programas de prepensionados. MODULO DE SALUD OCUPACIONAL: Las empresas deben encargarse de brindar a sus empleados un ambiente de trabajo que les garantice el bienestar integral, qu mejor aun, que la empresa realice llevando un control de cada una de las actividades llevadas a cabo para este fin. MODULO DE GESTION DE EDUCADORES (ESCALAFON DOCENTE): Administra toda la informacin relacionada con la clasificacin del educador dentro del Escalafn Nacional Docente (END), de acuerdo con su preparacin acadmica, experiencia docente y mritos reconocidos. MODULO DE EVALUACION DEL DESEMPEO: Corresponde a un proceso que mide el rendimiento de los Funcionarios en una entidad. Tanto los evaluados como los evaluadores, esperan como resultado final de este proceso acciones, ya sea correctivas o compensatorias.

2. Calidad Educativa El Sistema de Informacin y Gestin de la Calidad SIGCE es un aplicativo online que permite a las Secretaras de Educacin del pas apoyar a sus establecimientos educativos en el mejoramiento de la calidad educativa bajo el modelo de ciclo de calidad propuesto por el Ministerio de Educacin Nacional, en particular bajo el modelo de Plan de Apoyo al Mejoramiento y la asistencia tcnica en l representada. Para ello el sistema se estructura sobre la base de informacin que aportan los tres actores del sector: los establecimientos educativos (PEI, Autoevaluacin institucional y Planes de mejora institucional del EE), Secretaras de Educacin (plan de Apoyo al Mejoramiento PAM) y Ministerio de Educacin Nacional (referentes de Calidad y evaluaciones de estudiantes y docentes).

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A partir de la puesta en comn y validacin de la informacin, el SIGCE facilita la Gestin de la calidad educativa tanto en los establecimientos educativos como en las Secretaras de Educacin a travs de la preparacin (diseo) y seguimiento del Plan de Mejoramiento Institucional y del Plan de Apoyo al Mejoramiento respectivamente. De sta manera, facilita a la Secretara de Educacin acompaar a sus establecimientos educativos a travs de asistencia tcnica con oportunidad, eficacia y eficiencia desde el Plan de Apoyo al Mejoramiento. BENEFICIOS SIGCE

Disponibilidad de informacin oportuna, veraz, y consistente del estado de la educacin a travs de las diferentes las diferentes evaluaciones que se realizan, para generar proyectos de mejoramiento, capacitacin y aumento de la satisfaccin de toda la comunidad educativa. Disminucin en el tiempo dedicado a tareas de consolidacin de la informacin entre Establecimientos Educativos, Secretaras de Educacin y Ministerio de Educacin, lo cual permite incrementar la concentracin en la generacin de proyectos de mejoramiento y capacitacin. Mejoramiento de la eficiencia operacional con registros ms completos, exactos y relevantes. Entrega al Establecimiento Educativo de la informacin correspondiente a su posicionamiento en cuanto al nivel de calidad educativa, de acuerdo con el resultado de sus evaluaciones y el consolidado por Establecimiento Educativo. Estandarizacin de la informacin resultante de las autoevaluaciones institucionales y planes de mejoramiento a nivel nacional de manera que se unifique la interpretacin de los resultados para todo el pas. Propiciar el libre acceso a informacin sobre la calidad educativa, as como la generacin de una cultura de uso de informacin para la gestin, la toma de decisiones y la participacin ciudadana en el seguimiento de resultados. Proporcionar la consulta y supervisin de la comunidad educativa en cuanto a la aplicacin de estndares curriculares y estrategias pedaggicas. As como, de la disponibilidad de ciclos y medios educativos. Ofrecer la consulta de histricos para tener comparativos acerca de las evaluaciones y niveles alcanzados en los ltimos aos en cuanto a la evolucin de la educacin.

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3. Atencin al Ciudadano El Sistema de Informacin de Servicio al Ciudadano denominado SAC, es una herramienta de gestin de Clientes CRM Web (Customer RelationShip Management), que soporta el proceso de Servicio de Atencin al Ciudadano en las Secretaras de Educacin. Este sistema permite registrar y radicar todos los requerimientos que llegan a la Secretara de Educacin y radicar la salida de todos los documentos que son respuesta fsica o envo de correspondencia oficial hacia fuera de la Secretara, con su utilizacin, se generan rtulos de evidencia del registro y reportes de gestin para realizar seguimiento y control de las solicitudes registradas. Adicionalmente, permite el registro, seguimiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).Adems, permite sondear el grado de satisfaccin de los usuarios a travs de encuestas y con la percepcin del servicio por parte de los ciudadanos, actuar sobre los procesos dentro de un objetivo de mejora continua. BENEFICIOS SAC

Mejoramiento de la calidad de atencin a los ciudadanos, otorgndoles las facilidades para que realicen, con la mayor agilidad y ahorro de tiempo posible, sus trmites ms frecuentes y tengan acceso a informacin actualizada sobre los servicios que ofrece la Secretara de Educacin. Administracin, control y seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) que se reciben y a las respuestas generadas en la Secretaria de Educacin, con el fin crear estrategias, planes de mejoramiento y tareas a desarrollar para incrementar la satisfaccin del ciudadano. Fortalece y amplia los espacios de participacin ciudadana donde puedan expresar su opinin por medios electrnicos tales como: consultas ciudadanas, encuestas electrnicas, urnas virtuales y foros para canalizar opiniones o sugerencias de los ciudadanos. Agilidad en la respuesta gracias a las interfaces estndar con los dems sistemas de informacin de la Secretara. Conseguir una mayor calidad de los servicios de informacin y atencin al ciudadano y mejorar el entorno fsico de atencin al ciudadano, tendiente a conseguir una oficina moderna, eficaz y flexible.

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APLICATIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA SECRETARIA DE EDUCACION Para el caso de la Secretaria de Educacin se utilizan aplicativos bsicos como lo son los procesadores de texto, las hojas de clculo y las bases de datos. En el caso de los procesadores se destaca Microsoft Word, que es el ms utilizado actualmente en todo el mundo y que se caracteriza o define porque le ofrece la posibilidad al usuario de llevar a cabo la creacin, diseo e impresin de documentos textuales de diversa tipologa como pueden ser informes, cartas, redacciones Microsoft Excel, por su parte, es el programa de aplicacin ms extendido en materia de hojas de clculo. En multitud de empresas de distinta ndole, y tambin a nivel personal, se opta por hacer uso de dicho software que se utiliza frecuentemente en lo que son labores de tipo contable y financiero. En materia de las bases de datos, hay que destacar como programacin de aplicacin a Access que est diseado tanto para poder trabajar con aquellas en el mbito profesional como en el ms personal. Gracias al mismo se pueden desarrollar desde tablas para guardar los datos pertinentes hasta consultas para recuperar cierta informacin pasando por formularios para actualizar aquellos o los informes que se utilizan para llevar a cabo la impresin de los datos que se estimen oportunos.

DESVENTAJAS DE LOS SISTEMA DE INFORMACIN EN LA SECRETARIA DE EDUCACION En general los sistemas de informacin aportan innumerables beneficios que permiten que cualquier organizacin desarrolle con xito sus actividades y por ende logre sus objetivos, sin embargo existen algunas desventajas resultantes de la baja apropiacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en algunas personas que siguen recurriendo a procedimientos antiguos y desactualizados, razn por la cual se detectaron algunas desventajas como: 1. 2. 3. Falta de costumbre al utilizar un sistema de informacin. El tiempo que pueda tomar su implementacin. La resistencia al cambio de algunos usuarios

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4.

Problemas tcnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organizacin.

SEGURIDAD Cualquier organizacin debe ser consciente de la importancia de tener implantadas una serie de polticas de Seguridad tendientes a garantizar la continuidad de su negocio en el caso de que se produzcan incidencias, fallos, actuaciones malintencionadas por parte de terceros, prdidas accidentales o desastres que afecten a los datos e informaciones que son almacenados y tratados, ya sea a travs de sistemas informticos como en otro tipo de soportes, como el papel. las medidas de seguridad van destinadas a todas las organizaciones, empresas e instituciones que almacenan y tratan datos de carcter personal en sus sistemas de informacin, siendo su finalidad principal proteger los datos de carcter personal tratados de posibles incidencias que puedan provocar su prdida, alteracin u acceso no autorizado (tanto interno como externo). Por ello, la adopcin de medidas tcnicas y organizativas tendentes a garantizar la seguridad de los datos de carcter personal es una obligacin bsica que debe ser cumplida por todas las empresas que traten, almacenen y accedan a datos de carcter personal; medidas que debern adoptarse en funcin del nivel de los datos almacenados/tratados, de la estructura y organizacin de la Empresa y del estado de la tecnologa. El concepto de seguridad de los datos se basa en los siguientes conceptos: a) Confidencialidad: entendido como el acceso autorizado a los datos. b) Exactitud: la informacin no debe sufrir alteraciones no deseadas, en cuanto a su contenido. c) Disponibilidad: slo las personas autorizadas pueden tener acceso a la informacin. As podemos observar que la normativa, fijada para ofrecer unos mnimos de seguridad en el tratamiento de los datos de carcter personal, busca el ofrecer unas directrices de seguridad informtica que pueden ser adoptadas e implantadas en todas las empresas, independientemente de su tamao y
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organizacin: un concepto de proteccin de la informacin como activo empresarial, considerando a la informacin como elemento relevante para mejorar la competitividad, la rentabilidad y el cumplimiento de los fines empresariales conjugada con la proteccin del derecho a la intimidad de las personas. Medidas aplicables a los lineamientos de la seguridad: 1.- Existencia de una lista actualizada de usuarios autorizados que tengan acceso autorizado al sistema de informacin 2.- Procedimientos de identificacin y autenticacin informticos: a) Contraseas: procedimiento de creacin, asignacin, conservacin y cambio peridico b) Identificacin de usuario, de manera inequvoca y personalizada c) Limitacin de acceso incorrecto reiterado Control de Acceso: 1.- Los usuarios tendrn nicamente acceso a los datos/recursos de acuerdo a su puesto laboral y tareas definidas. 2.- Debern implantarse mecanismos que eviten el acceso no autorizado a otros recursos: establecimiento de perfiles de usuario. 3.- Control de acceso fsico a servidores. 4.- De cada acceso se guardarn: identificacin usuario, fecha y hora, fichero accedido, tipo de acceso y su autorizacin o denegacin, guardando la informacin que permita identificar registro accedido. 5.- Los mecanismos de acceso estarn bajo el control directo del Responsable de Seguridad, sin que pueda permitirse la desactivacin 6.- Registro y conservacin de accesos lgicos al fichero por un plazo no inferior a 2 aos 7.- Para accesos a travs de redes de telecomunicaciones, debern tener las mismas medidas que para accesos en modo local Funciones y obligaciones del personal: 1.- Definicin en el Documento de Seguridad de las funciones y obligaciones de grupos de usuarios y/o perfiles 2.- Conocimiento por parte del personal de las normas y medidas de seguridad que les son aplicables 3.- Identificacin y funciones del/los Responsables de Seguridad

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4.- Trabajo fuera de ubicacin principal debe ser expresamente autorizado 5.- Listado de personal con acceso a Servidores 6.- Listado de personal con privilegios administrativos informticos sobre aplicaciones y ficheros Procedimientos de Copias de Respaldo y Recuperacin datos: 1.- Debern garantizar la restauracin de los datos al momento anterior a producirse la prdida 2.- Realizacin de copias de backup al menos con una frecuencia semanal 3.- Necesaria autorizacin para la ejecucin de procedimientos de restauracin de datos 4.- Almacenamiento externo de copias y procedimientos de restauracin de datos

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CONCLUSIONES

El uso de los sistemas de informacin permiten un control efectivo de las actividades de la organizacin. Debido a los avances tecnolgicos, las organizaciones estn obligadas a la integracin de nuevas tecnologas y el uso de herramientas de vanguardia. Un adecuado sistema de informacin proporciona ventajas competitivas y valor agregado, suministrando informacin precisa, completa, econmica, confiable, relevante, simple, oportuna y verificable que contribuye acertadamente a la toma de decisiones y con fines de evaluacin y control. Los sistemas de informacin eliminan la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes. Para que el sistema de informacin exista "deber contemplar el diseo de un sistema integrado que relacione las informaciones generales por las diversas aplicaciones funcionales de la empresa y que permita as, mejorar los procesos de toma de decisiones Existen mltiples sistemas de informacin, as como sus funciones especificas en cada uno de los diferentes niveles administrativos de una organizacin

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BIBLIOGRAFIA

www.sempiedecuesta.gov.co www.mineducacion.gov.co

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