A autenticidade dos objectos digitais

Cristiana Vieira de Freitas

Dissertao de Mestrado em Informao, Comunicao e Novos Media apresentada Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra, sob a orientao da Professora Doutora Maria Manuel Borges e do Professor Doutor Saul Antnio Gomes

FACULDADE DE LETRAS DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA

2010

Ao meu marido Rogrio Aos meus filhos Ins e Joo Miguel

Sumrio
Introduo ....................................................................................................................................... 1 1 A Diplomtica aplicada aos documentos contemporneos ...................................................... 7 1.1 A Diplomtica histrica.............................................................................................................. 7 1.2 A Diplomtica contempornea ................................................................................................. 14 1.3 Diplomtica versus autenticidade ............................................................................................. 19 1.4 Diplomtica e documentos electrnicos: realidade ou utopia?................................................. 21 2 Conceito de documento ............................................................................................................. 29 2.1 Aproximao diplomtica ao conceito de documento .............................................................. 29 2.2 Da perspectiva de Otlet actualidade....................................................................................... 31 2.3 Documento digital .................................................................................................................... 36 2.4 Documento original ou cpia em ambiente digital? ................................................................. 40 3 Autenticidade em ambiente digital .......................................................................................... 45 3.1 As questes da autenticidade .................................................................................................... 45 3.2 A autenticidade na gesto e preservao de documentos electrnicos ..................................... 58 3.2 O valor probatrio e a admissibilidade legal dos documentos electrnicos ............................. 72 Concluso ...................................................................................................................................... 81 Referncias bibliogrficas ............................................................................................................ 85 ndice de figuras ......................................................................................................................... 101 ANEXO A: Legislao aplicvel aos documentos electrnicos e assinatura digital .......... 103

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Agradecimentos
A realizao deste estudo s foi possvel devido ao apoio e colaborao de vrias pessoas, s quais quero prestar o meu mais sincero e profundo agradecimento. Um agradecimento muito especial minha orientadora, Professora Doutora Maria Manuel Borges por todo o apoio, incentivo, sugestes e total disponibilidade na orientao do estudo. Ao Professor Doutor Saul Antnio Gomes igualmente pelo seu apoio e orientao, pela troca de conhecimentos e experincia e por toda a bibliografia recomendada, cuja consulta foi imprescindvel realizao deste estudo. Ao meu marido e aos meus filhos, Ins e Joo Miguel, pelo sacrifcio pessoal que efectuaram para que esta dissertao fosse uma realidade, pelos momentos em que estive ausente e pelo apoio incondicional que sempre me prestaram. Finalmente, um agradecimento especial aos meus familiares, pais e sogros, pelo constante apoio, compreenso e pela ajuda prestada, sem a qual teria sido muito mais difcil cumprir com os prazos e objectivos propostos. A todos o meu profundo agradecimento.

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Resumo
No actual contexto da Sociedade da Informao, tendo em ateno o papel central e fulcral da informao como motor dinmico das organizaes, um dos maiores desafios que se coloca aos profissionais da informao, designadamente aqueles que desempenham funes em arquivos, consiste na criao, manuteno e preservao a longo prazo de documentos de arquivo electrnicos autnticos. Deste modo, a anlise do contexto orgnico-funcional dinmico das organizaes e a anlise de contedo operao metodolgica fundamental na construo do conhecimento cientfico sobre a informao deve assentar nos princpios, conceitos e mtodos da Arquivstica disciplina aplicada da rea da Cincia da Informao e da Diplomtica Contempornea, de maneira a fornecer organizao uma compreenso dos contextos administrativos, legal, funcional e social em que opera, para conseguir identificar os principais factores que influenciam a sua necessidade de criar e manter documentos de arquivo e, ainda, para determinar os requisitos que garantiro a autenticidade, fidedignidade, integridade, inteligibilidade e a usabilidade da informao produzida, bem como as bases para a sua preservao a longo prazo. Para tal, torna-se necessrio dar nfase definio do conceito de autenticidade com o intuito de chegar a uma definio consensual de objecto digital autntico e de conhecer os seus elementos essenciais. Considerando que os Arquivos tm como uma das suas misses a preservao e acessibilizao dos documentos de arquivo electrnicos com valor continuado no seu contexto de produo ao longo do tempo, fundamental a interveno precoce dos seus profissionais na concepo e implementao de sistemas de arquivo de forma a assegurar que todos os documentos de arquivo electrnico com valor secundrio, produzidos por um sistema, sejam preservados como autnticos, fidedignos, inteligveis e utilizveis. Assim, luz do paradigma ps-custodial, dinmico, informacional e cientfico, os profissionais da informao tm hoje um novo posicionamento enquanto gestores de informao produzida e usada em qualquer contexto orgnico produtor de fluxo informacional.

Palavras-chave: Autenticidade, Diplomtica, objectos digitais, sistema de informao, profissionais da informao.

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Abstract
In the current context of the Information Society, taking into account the central and important role of information as a dynamic motor of organizations, one of the biggest challenges facing information professionals, especially those who play functions in archives, is the creation, maintenance and long-term preservation of authentic electronic records. Thus, the analysis of dynamic, organic and functional context of organizations and the content analysis - fundamental methodological operation in the construction of scientific knowledge about information - must be based on the principles, concepts and methods of Archival Science discipline into the scientific area of Information Science and Contemporary Diplomatics, in order to provide the organization an understanding of administrative, legal, social and functional contexts in which it operates, to be able to identify the main factors influencing the need to create and maintain records and also to determine the requirements that ensure the authenticity, trustworthiness, integrity, significance and usability of the information produced as well as the basis for its long-term preservation. To this end, it becomes necessary to emphasize the definition of authenticity in order to reach a consensual definition of authentic digital object and obtain their essential elements. Considering that Archives have the mission to ensure the preservation and provide access to electronic records of continuing value in their context of creation over time, it is crucial the early intervention of their professionals in the design and implementation of archival systems to ensure that all electronic records with secondary value, produced by a system, are preserved as authentic, reliable, understandable and usable. Thus, by the light of a new post-custodial, dynamical, informational and scientific paradigma, information professionals have today a new role as information managers acting in any organic context that produces informational flow.

Keywords: authenticity, Diplomatics, digital objects, information system, information professionals

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Introduo
When archivists express their commitment to the protection of records as reliable and authentic evidence of action they are expressing a commitment to a philosophical ideal of truth MacNeil (2001, p. 37)

Desde a Antiguidade que a fidedignidade dos documentos como prova est estreitamente relacionada com os conceitos de memria perptua e de pblica f que s poderia ser atribuda se os documentos fossem preservados em locais pblicos, tais como arquivos, que resultam naturalmente, desta necessidade de proteger a memria registada / memria escrita (Pinto, 2009, p. 328). Nesta perspectiva, emergem no sculo XVII os princpios gerais de uma nova cincia, a Diplomtica, com a finalidade de estabelecer regras para comprovar a autenticidade de documentos rgios e eclesisticos e cujo objecto no qualquer documento escrito, mas apenas o documento de arquivo, ou seja, os documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica no decurso da sua actividade. Com a evoluo tecnolgica, qual se associa o fenmeno da exploso documental, surgem os documentos electrnicos que, se numa primeira fase pareciam vir pr em causa os tradicionais princpios da Arquivstica, acabaram por contribuir para a sua consolidao. A ideia de que a informao desligada do seu suporte fsico passava a ser descontextualizada e era tratada apenas pelo seu contedo no faz sentido em termos arquivsticos, pois o contexto da produo um elemento fundamental para a anlise. A compreenso deste aspecto levou tambm ao desenvolvimento da investigao sobre o que deve ser hoje a Diplomtica e a uma aplicao dos seus fundamentos aos suportes informativos da era da electrnica (Silva et al., 1999, p.167-168). A aplicao da Diplomtica Contempornea1 aos documentos modernos e contemporneos permite uma verificao regular das divergncias entre a legislao e o procedimento real, da distncia que separa o aparato legal-administrativo e a sociedade e do valor real das regras sociais. Nesta conformidade, a Diplomtica essencial aos arquivistas que podem obter, a partir da aplicao sistemtica do mtodo diplomtico, benficos especficos para as tarefas de identificao, seleco, ordenao e descrio de documentos (Duranti, 1996, p. 37).
A Diplomtica Contempornea definida como ciencia historiogrfica que, con mtodo y tcnicas propias, estudia el documento en s mismo y en toda su integridad, sin limitacin de poca, contenido, espacio, procedencia o solemnidad, analizndolo crticamente en todo su conjunto, es decir, fijndose en los distintos elementos y caracteres que lo configuran y, especialmente, en su gnesis, forma-estructura, evolucin, tradicin y conservacin (Riesco Terrero, 1999, p 196).
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No entanto, os documentos electrnicos apresentam maiores problemas do que os documentos em suporte papel no que se refere autenticao, devido forma como so produzidos e transmitidos e ao facto de poderem ser mais facilmente alterados, sendo, a sua origem difcil de determinar. A Diplomtica identifica alguns elementos chave que devem estar presentes na forma documental para que o documento exista como tal (Storch, 1998, p. 382). Desta forma, a questo da presuno da autenticidade no contexto digital est agora mais fragilizada implicando um trabalho estreito entre o produtor o gestor da informao, dado que a segurana da informao, o garantir da sua autenticidade, integridade, fidedignidade e inteligibilidade devem ser pensadas mesmo antes da mesma ser produzida, isto , quando os prprios sistemas tecnolgico-organizacionais que sustentaro a criao da informao esto a ser planeados e concebidos (Pinto, 2007). Contudo, a ampla utilizao das Tecnologias de Informao e Comunicao (TIC) aplicadas produo, processamento, troca, disseminao e armazenamento de informao levanta problemas crticos de preservao a longo prazo da informao digital, indispensvel aos propostos operacionais da organizao. Assim sendo, a fragilidade fsica dos suportes, a obsolescncia tecnolgica e a vulnerabilidade do meio digital so obstculos a ultrapassar na preservao digital a longo prazo, de modo a garantir a autenticidade, a integridade e a fiabilidade da informao a preservar, isto , garantir os requisitos inerentes sua produo e aos objectivos do seu produtor/produtores, dada a multiplicidade de actores envolvidos e as implicaes administrativas, legais, polticas e econmico-financeiras dela decorrentes (Pinto, 2005 b, p. 55), bem como garantir o acesso continuado informao. Nesta conformidade, torna-se necessrio que cada organizao proceda ao desenvolvimento do seu prprio sistema de preservao e definio e implementao de polticas de preservao adequadas que englobem todo o ciclo da informao (concepo, produo, armazenamento, manuteno e acesso aos recursos digitais) e que se materializem em planos e medidas. Este estudo, que incide fundamental e estruturalmente sobre a autenticidade dos objectos digitais, tem como objectivo especfico questionar se a presuno de autenticidade pode ser transferida para o contexto digital e identificar os requisitos que garantiro a autenticidade, integridade, fidedignidade, inteligibilidade e usabilidade da informao, bem como as bases para a sua preservao a longo termo e acesso continuado. Procurou-se ainda conhecer, face ao novo contexto digital, qual o posicionamento da Arquivstica2, quais as implicaes do ambiente digital ao conceito de documento (o que estar em jogo, a informao ou o suporte?) e, ainda, qual o papel dos profissionais da informao, designadamente os profissionais de arquivo, face sociedade global da informao.
2 Entende-se, neste estudo, a Arquivstica como disciplina aplicada da Cincia da Informao que tem como objecto de estudo a Informao e cujo campo uno e transdisciplinar convoca, naturalmente, outras disciplinas numa clara e fecunda interdisciplinaridade, no novo paradigma cientifico-informacional. 2

O primeiro captulo aborda a questo da Diplomtica aplicada aos documentos contemporneos comeando com uma contextualizao histria da Diplomtica, cuja origem est intimamente vinculada necessidade de determinar a autenticidade dos documentos, com o objectivo final de averiguar a autenticidade dos direitos ou a veracidade dos factos a representados, partindo para a aplicao da crtica diplomtica aos documentos contemporneos. Salientam-se, ainda, neste captulo, os conceitos de autenticidade e de falso, bem como abordada a questo da aplicabilidade da diplomtica aos documentos electrnicos. O segundo captulo foca o conceito de documento no contexto da Diplomtica, passando pela perspectiva de Otlet, principal mentor da noo de Documentao que conduziu emergncia da Cincia da Informao, at definio de documento digital, tambm comummente designado na literatura por documento electrnico e objecto digital. Com base na crtica da ingenuidade, da verdade ou falsidade dos actos documentais, com origem na Diplomtica, e considerando o facto de no contexto digital se produzirem cpias numa escala sem precedentes, focada a questo do original e da cpia em ambiente digital. O terceiro captulo dedicado autenticidade em ambiente digital. So definidos os conceitos de autenticidade, genuinidade, fidedignidade e integridade e so analisados os procedimentos para a identificao e documentos autnticos. Por outro lado, abordada a questo dos requisitos para a concepo e implementao de sistemas de informao de forma a assegurar que todos os documentos de arquivo com valor secundrio, produzidos por um sistema, sejam preservados como autnticos, fidedignos e utilizveis e focada a importncia da interveno cada vez mais precoce dos profissionais de arquivo para influenciar as estratgias de gesto e de preservao de documentos de arquivo. Por ltimo so abordadas as questes relacionadas com a admissibilidade legal e o valor probatrios dos documentos electrnicos no actual contexto da Sociedade da Informao, em que os profissionais de arquivo tm de se assumir cada vez mais como o estruturador e gestor da Informao em qualquer contexto orgnico produtor de fluxo informacional, recolocando o enfoque tambm no criador/produtor que, no decurso da sua actividade, produz/recebe, acumula e usa informao e no esquecendo que a informao que este gere e recebe reflecte por inteiro a sua natureza e objectivos (Pinto, 2005 a, p. 6), que surge o tema deste estudo, isto , como uma necessidade de aprofundamento de conhecimentos tericos e metodolgicos no que concerne criao, manuteno e preservao a longo prazo de documentos de arquivo autnticos, de modo a serem mais facilmente ultrapassados os desafios colocados aos profissionais da informao e s organizaes. Para tal, optou-se por recuar s origens da Diplomtica, cincia que emerge no sculo XVII, impulsionada por D. Jean Mabillon cuja obra De Re Diplomatica Libri VI tem a pretenso de solucionar o problema da verdade dos
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documentos (Gomes, 2008, p.65) ao estabelecer regras para distinguir os documentos autnticos e genunos dos documentos falsificados ou suspeitos de tal. Quanto metodologia adoptada neste estudo consistiu na reviso da literatura existente sobre a temtica e em pesquisas efectuadas na World Wide Web em revistas cientficas tais como Archivaria, The American archivist, Archival Science entre outras, das quais extramos artigos de diversos autores que em muito contriburam para este estudo. Para fundamentao cientfica das questes abordadas sobre a Diplomtica foram consultadas obras clssicas de autores como Robert-Henri Bautier, George Tessier, A. De Board, Olivier Guyotjeannin e, ainda, Bernardo S Nogueira e Sal Antnio Gomes. Serviram de base a este estudo a obra de Paola Carucci, considerada como a primeira autora a aplicar a crtica diplomtica aos documentos contemporneos, bem como as diversas obras publicadas por Luciana Duranti e Heather MacNeil, que abordam amplamente a questo da aplicao da diplomtica aos documentos de arquivo em ambiente digital. Estes estudos pretendem dar a conhecer os resultados obtidos em projectos desenvolvidos pela University of British Columbia, designadamente o UBC Project, cujo objectivo consistia em definir requisitos para a criao, manipulao e preservao da fidedignidade e autenticidade de documentos electrnicos em sistemas activos e o INTERPares que, sustentado numa abordagem terica que utiliza a Diplomtica como a base metodolgica para a anlise de estudos de casos, teve como principal objectivo desenvolver os conhecimentos tericos e metodolgicos essenciais preservao dos documentos gerados ou mantidos em ambiente electrnico, e formular, a partir desse conhecimento, estratgias, modelos, polticas e normas capazes de garantir a sua preservao. Realamos ainda a obra Authenticity of digital objects in a digital enviroment, do Council on Library and Information Resources, cujos autores discutem amplamente as questes relacionadas com a autenticidade dos objectos digitais e que abordamos no captulo3 deste estudo. Neste estudo, procurou-se desenvolver a questo relacionada com a importncia da autenticidade dos documentos, evidenciada desde as civilizaes pr-clssicas, e da importncia, em plena era digital, da interveno precoce e preventiva dos profissionais da informao na concepo e implementao de sistemas de arquivo3 com os requisitos necessrios que garantam a autenticidade, integridade, fidedignidade, inteligibilidade e usabilidade da informao produzida, bem como as bases para a sua preservao a longo prazo e acesso continuado. A garantia de que a informao produzida autntica, fidedigna, ntegra, inteligvel/utilizvel e preservvel constri-se ao longo do ciclo de vida da informao e da manifestao do processo info-comunicacional competindo ao gestor de
Os sistemas de arquivo so entendidos como sistemas de informao que compreende toda a informao produzida / recebida e acumulada na organizao. 4
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informao reunir as condies para a sua explicitao e garantir que esta permanece indissocivel do fenmeno e processo que identifica e evidencia (Pinto, 2009, p. 352).

1 A Diplomtica aplicada aos documentos contemporneos

1.1 A Diplomtica histrica

Desde as sociedades pr-clssicas notria a importncia atribuda aos documentos e ao cuidado com a identidade, a autenticidade e a salvaguarda dos mesmos. Os documentos eram guardados em lugares de acesso restrito, associados, regra geral, noo de tesouro ou de santurio onde se evidencia, desde cedo, a existncia de uma estrutura organizacional bem definida. Alm disso, os prprios documentos apresentam uma estrutura diplomtica, coerente e eficaz, sendo exemplo dessa realidade as placas sumrias (Silva [et al.], 1999, p. 46).4 Na Roma antiga foi instituda uma complexa rede de arquivos, onde eram depositados os documentos de suma importncia administrao do Imprio. A fidedignidade dos documentos, como prova, estava, pois, estreitamente relacionada com os conceitos de memria perptua e de pblica f, que, por sua vez, s poderiam ser conferidos se os documentos fossem preservados num local pblico, tal como um arquivo. O arquivo definido no Cdigo de Justiniano como locus publicus in quo instrumenta deponuntur, isto , o local pblico onde so depositados os documentos, contendo por vezes a adenda quatenus incorrupta maneant, fidem faciant e perpetua rei memoria sit, de forma a manterem-se incorruptos e servirem como prova autntica, preservando-se, assim, a memria dos actos registados (MacNeil, 2000, p. 1-2). Foram igualmente introduzidas regras no Cdigo de Justiniano para assegurar a autenticidade dos documentos e para identificar as falsificaes, conforme evidenciam os ttulos dos seus captulos: a autenticao dos documentos; testemunhos; assinaturas; selos; registo; comparao de caligrafias; requisitos para a produo de documentos originais;

Segundo Silva et al. (1999, p. 45) a escrita surgiu da necessidade do homem registar e comunicar os seus actos, conhecimentos ou sentimentos. A importncia da escrita para a actividade humana levou, automaticamente, conscincia de que era preciso conservar tais registos, tendo em vista uma posterior utilizao. Assim, os arquivos, que tero surgido no crescente frtil e Mdio Oriente, podero ser definidos como um fenmeno espontneo. As mais antigas placas sumrias eram placas de contas. Tal como refere Goody (1986, p. 68): Nos anos 30, as expedies alems a Uruk, no corao da sociedade sumria, verificaram que os exemplos mais antigos de escrita eram placas de contas que parecem estar ligadas ao anterior uso de moedas simblicas no Prximo Oriente e, mais tarde, a uma espcie de fundo de facturao distribuido entre Elan no Sudoeste e a Sria no Noroeste bem com listas elaboradas para fins econmicos e lxicos para textos escolares. O autor refere, ainda, que os registos do dia-a-dia na Mesopotmia tiveram origem no domnio de uma burocracia elaborada que tratava com destreza tcnica e consistncia metodolgica dos assuntos das administraes dos templos da Babilnia Meridional. Tais registos tambm chegaram at ns provenientes de palcios e mais tarde de transaces legais, vendas, arrendamentos e emprstimos, bem como de contratos de casamento, adopes, testemunhos e assim por diante (Goody, 1986, p. 68). 7

protocolos necessrios nos documentos notariais e a regulamentao dos notrios; a f nos documentos pblicos e semipblicos5; falsificaes. Na Idade Mdia, no que respeita ao processo de estruturao do documento escrito, assiste-se a evolues que afirmam a dinmica que o homem-escriba sempre imprimiu ao escrito, fazendo da escrita um testemunho da razo, de ordem e de ideias. A charta escrita, encarada como um meio de garantia e de memria, substituda pelo publicum instrumentum notarial, que propunha o objecto documental como prova instrumental de f pblica. Este, conforme refere Gomes (2007, p. 30),
S era reconhecvel pela aposio de uma legitimidade legal que o poder dominante, monrquico e civilista confrontado, por ventura, com o aumento das tendncias falsificadoras da documentao produzida no seio de mosteiros e catedrais, normalmente por especialistas no (re)fazer de uma viso analstica do passado e presente dessas mesmas instituies a que serviam conferia a notrios e tabelies e negava aos tradicionais notatores eclesisticos.

A validade do documento deriva no apenas da autoridade do notrio que o compilou, mas tambm da forma tcnica e material da sua composio. A assinatura, a data e o local de produo ou de recepo do documento fornecem indicadores especficos da sua autenticidade. Nascido no antigo Regnum Italicum carolngio, o notarius publicus com capacidade para dar f pblica aos documentos por si escriturados e torn-los em instrumenta publica devido ao officium de que est investido, emergiu no sculo XII. A partir do norte de Itlia, a instituio do notarius publicus irradiou, ao longo do sculo XIII, pela Provena, Languedoc e Pennsula Ibrica, com uma cronologia diferenciada. Apesar do instrumentum publicum estar presente na maioria das cidades da Provena e do Languedoc, no final a primeira metade do sculo XIII, os documentos feitos pelos notrios de algumas cidades do sul de Frana ainda no fazem f pblica, uma vez que tm de fazer validar os seus documentos com o selo do concelho, dizendo que fazem mandato consulum. Nas regies de direito consuetudinrio do norte de Frana, a autenticao da documentao extrajudicial era feita atravs do sigillum authenticum dos dignitrios civis ou eclesisticos com poder delegado pelas respectivas hierarquias para conferir f pblica a esses documentos (Nogueira, 2008, p. 40-43).6

5 Em diplomtica o critrio classificatrio essencial de documento pblico e de documento privado o da origem e provenincia legais que o legitimam. Assim, pblico o documento emanado pela autoridade pblica e soberana, redigido com determinadas caractersticas tendentes a conferir-lhes autoridade e solenidade. Semipblico o documento que deriva de uma autoridade menor, laica ou eclesistica, no necessitando, a sua gnese, de uma chancelaria to ampla e complexa quanto o documento pblico, enquanto privado (comummente designado por documento particular), o documento que consagra a vontade de pessoas privadas constituidoras de um acto unilateral, com menores caractersticas solenes do que os dois antecedentes (Gomes, 2007, p. 32-33). 6 Segundo Gomes (2007) instrumentum publicum, publicam formam, seriem inspecturi, carta de publica fides, so designaes frequentes apostas pelos notrios e tabelies aos documentos que redigem, posto que dentro do mbito do direito privado. Ainda assim, suficientes para que os historiadores do Direito os tomem como documentos pblicos. O autor, cita Pratesi que refere que esta linha interpretativa pressupe o esclarecimento do que o Direito Pblico e Direito Privado, que varia no tempo e no espao histrico, 8

O sistema notarial estende-se Alemanha e j no sculo XIII chega Inglaterra, embora a com influncia restrita, sendo aplicado apenas a algumas tipologias de documentos diplomticos e a alguns tipos de contratos privados de carcter internacional. Nos pases que no adoptaram o sistema notarial, o mtodo mais utilizado para a autenticao dos documentos era a colocao de selo, cuja predominncia declinou aps o sculo XV devido ao aumento de documentos escritos e ao uso do papel como suporte da escrita, mantendo-se a sua utilizao em documentos formais da chancelaria rgia e, em forma de sinete, para os indivduos privados (MacNeil, 2000, p. 5-7). Por detrs desta evoluo institucional estiveram razes relacionadas com alteraes a nvel poltico, social e econmico, designadamente o aumento do volume de transaces, a diversificao dos negcios, o alargamento gradual da extenso temporal dos compromissos contratuais assumidos e o crescer do contencioso com eles relacionado conduziram inevitavelmente necessidade de elaborao de documentao com firme valor probatrio para servirem de suporte a esta economia de mercado em pleno florescimento (Nogueira, 2008, p. 51). Surgem, nesse perodo, novas tipologias documentais nos arquivos, o que denota uma evoluo do conceito de administrao, a qual passa a conservar os seus documentos muito para alm da estrita perspectiva jurdica e patrimonial, isto , j no se guardam apenas instrumentos de confirmao de ttulos ou contratos, mas tambm passam a conservar extensas sries de actas, minutas de correspondncia, assentos contabilsticos, recibos, ultrapassando a estrita perspectiva jurdica e patrimonial (Silva [et tal.], 1999, p. 77). No sculo XVI so desenvolvidos, por Jean Bodin, padres para aceder fiabilidade dos autores das fontes histricas, enquanto que Franois Baudouin articula regras para estabelecer a sua autenticidade. Baudouin faz a distino entre documento primrio e documento secundrio e privilegia os documentos pblicos em detrimentos dos documentos particulares, voltando s Leis Romanas e da Igreja que conferiam nveis mais elevados de fidedignidade aos documentos pblicos. Na perspectiva de Bodin para estabelecer a fiabilidade dos documentos era necessria uma anlise crtica do mesmo, de forma a expurgar potenciais preconceitos, pois todos os leitores, mesmo os melhores, so susceptveis de transmitirem preconceitos. O trabalho dos juristas, Bodin e Baudouin, demonstra o incio da doutrina do mtodo historicista, isto , a distino entre fonte primria e secundria, o mtodo de estabelecer a autenticidade dos documentos e um conjunto de critrios jurdicos e psicolgicos para determinar os preconceitos existentes nas fontes (MacNeil, 2000, p. 15-17).

sobremodo na Idade Mdia, bem como corresponder a distino introduzida no mbito dos contedos jurdicos mas no afectar a forma diplomtica (Gomes, 2007, p. 33). 9

A credibilidade dos testemunhos histricos (De fide histrica) foi um tema recorrente ao longo dos sculos XVII e XVIII. A crtica das fontes foi durante muito tempo uma preocupao para a histria eclesistica, pelo que tanto os intelectuais como telogos adoptaram os critrios de fidedignidade da antiguidade clssica, conforme refere Grafton:
Documents performed two functions, each vital: they supported the theses put forward by the author and they gave the reader a distinct, vivid sense of what it had meant to be a faithful Jew or a Christian is a distant and more difficult world (Gafton Apud MacNeil, 2000, p. 19).

igualmente no sculo XVII que emergem os princpios gerais de uma nova cincia, a Diplomtica, cuja finalidade consiste em estabelecer regras para comprovar a autenticidade de documentos. Em 1643, os bolandistas publicam o primeiro volume da obra Acta Sanctorum onde se avaliam os testemunhos relacionados com a vida de cada santo, tendo como objectivo fazer a destrina entre os factos reais e as lendas. O segundo volume, publicado em 1675, inclui um ensaio introdutrio do jesuta Daniel Van Papenbroeck onde se estabelecem os critrios gerais para a averiguao da autenticidade dos documentos antigos. Ao aplicar os critrios do princpio da autenticidade aos documentos medievais preservados no mosteiro beneditino de Saint-Denis Papenbroeck conclui, erroneamente, que alguns dos documentos eram falsos levando a que todos os documentos preservados no mosteiro cassem em descrdito. Este episdio, conhecido por bella diplomatica (guerras diplomticas) est na origem de disciplinas cientficas tais com a Diplomtica, a Paleografia e a Sigilografia, que tinham por objectivo estabelecer a autenticidade dos documentos (Duranti, 1996, p. 24). Em resposta aos escritos de Papenbroeck, o monge beneditino Jean Mabillon publica, em 1681, a obra, em seis livros, intitulada De Re Diplomatica Libri VI, no qual estabelece regras precisas para a verificao da autenticidade dos documentos, promulgando, assim, uma nova cincia que viria a ser designada por Diplomtica, definida como o estabelecimento de termos e regras para distinguir os documentos autnticos e genunos dos documentos falsificados ou suspeitos de tal. Os fundamentos do Tratado de Mabillon baseiam-se no facto dos documentos apresentarem, na sua concepo, uma forma material e intelectual, podendo esta forma ser analisada separadamente do contedo do documento. O documento encarado como contendo elementos externos e internos (consistem em actos que so a causa determinante para a criao dos documentos), registos de pessoas (que cooperaram na sua elaborao), procedimentos (os meios pelos quais os actos so promulgados) e forma documental (que agrega todos os restantes elementos) (MacNeil, 2000, p. 20-21). Os monges beneditinos Toustain e Tassin, cuja obra Nouveau Trait de Diplomatique completa a de Mabillon, determinaram as bases da diplomtica pontifcia,
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fizeram um tratado de cronologia e estabeleceram a distino entre os caracteres internos e externos dos documentos. O propsito da Diplomtica7 consistia em estabelecer a autenticidade dos documentos medievais. Declarar um documento como sendo autntico equivalia a reconhecer o documento como vlido no contexto jurdico de produo. A validade legal do documento e os mtodos de garantia de pblica f focavam-se em meios externos para assegurar o reconhecimento dos documentos pelo sistema jurdico. Um documento legalmente vlido era suficiente para garantir a verdade dos actos (MacNeil, 2000, p. 22):
Diplomatics, on the other hand, sought to establish a records historical truth as well as its legal truth on the basis of its documentary truth. Moving from the observation of perceptible matters of fact (the elements of the document itself) to assertions about imperceptible matters of fact (the past in which the document was created), diplomatic methodology transformed written facts into historical sources and nurtured the belief that knowledge about a past to which there was direct access could, nevertheless, be attained by examining its documentary traces.

Durante os sculos seguintes a Diplomtica tomada como uma cincia auxiliar da historiografia, sob influncia da Filologia e da prpria Histria, pois utilizada para verificar a autenticidade documental de documentos medievais enquanto fontes histricas. A aproximao da Diplomtica Histria d-se entre os sculos XVIII e XIX, com a introduo dos estudos diplomticos em escolas europeias Scuola del Grande Archivio, de Npoles (1811), a cole des Chartes, instituda em Paris (1821), o Institut fr sterreichische Geschichtesforschung, em Viena (1854), a Escuela de Diplomtica de Madrid (1856) ou a Scuola di Paleografia e Diplomatica, em Florena (1857) que oferecem as maiores contribuies para rea, designadamente no sculo XX, com os estudos de Tessier, Bautier, Ficker e Sickel. Foi na Alemanha e na ustria que se verificaram os avanos mais significativos, graas s contribuies de Ficker e Sickel8, que preconizaram a necessidade de estudar a forma documental por meio de uma anlise crtica do documento, realizada com rigor cientfico. Deste modo, Ficker, ao analisar as incoerncias entre a data de alguns documentos e o lugar onde haviam sido publicados, props a distino conceptual entre o momento do acto jurdico e o momento do seu registo documental e Sickel, comparando os documentos

A Diplomtica definida pelo Vocabulaire Internationale de la Diplomatique como la science qui tudie la tradition, la forme et llaboration ds actes crits. Son objet est faire la critique, de juger de leur sincrit, dapprcier la qualit de leur texte, de dgager des formules. Tous les lments du contenu susceptibles dtre utiliss para lhistorien, de les dater, en fin de les diter e cujas fontes so os documentos escritos, os documentos resultantes de aces jurdicas e das actividades administrativas e financeiras de toda a pessoa fsica ou moral e os ofcios expedidos cuja forma est submetida a determinadas regras. Constitudas por documentos de arquivo, as fontes diplomticas opem-se, por um lado, aos textos literrios e s fontes historiogrficas e, por outro lado, aos documentos no escritos, tais como fontes iconogrficas, documentos arqueolgicos e objectos (Commission Internationale de Diplomatique, 1994, p.21). 8 No sc. XIX destacam-se as figuras de Teodoro Sickel, considerado o pai da diplomtica moderna, cujas obras mais representativas so Beitrge zur Diplomatik e Actra regum et imperatorum Karolinorum e Jlio Ficker que, na sua obra Beitrge zur Urkundenlehre, estabelece a distino entre as duas fases do documento: actio e conscriptio. (Riesco Terrero, 1999, p. 197) 11

emitidos pela mesma chancelaria, estabeleceu um mtodo rigoroso que, juntamente com o mtodo de Ficker, fundamentava a evoluo de um documento na anlise do processo de criao. Estes avanos foram um resultado do historicismo ps-romntico alemo e determinaram uma metodologia de crtica documental e um corpo de princpios que os subsequentes estudos confirmaram e aperfeioaram sem introduzir grandes inovaes conceptuais (Duranti, 1996, p. 26). Bautier, da cole des Chartes, estabelece uma semelhana entre documento diplomtico e documento de arquivo, definindo como novos objectos da crtica diplomtica todas as peas de arquivo e prope ainda o estudo de documentos de pocas diferentes, no s os medievais. Ao incluir no seu estudo todas as peas de arquivo Bautier elimina as barreiras de espao e de tempo. Esta opinio partilhada por Pratesi que, abrindo os horizontes do estudo da diplomtica, conclui haver uma nova vitalidade da disciplina que actualmente contempla o estudo dos documentos de todas as pocas e de provenincias diversas (Riesco Terrero, 1999, p. 196). Tessier propunha o objecto da Diplomtica como a descrio e explicao das formas dos actos escritos, e visava analisar as formas dos documentos, bem como buscar uma explicao racional das circunstncias que influenciam os modificadores. Para Bautier e Tessier a essncia do documento est na sua condio de prova. O termo forma a palavrachave da Diplomtica, entendendo por esta no s os caracteres externos do documento, mas tambm a sua disposio material e a ordenao interna do texto, o discurso diplomtico (Galende apud Tognoli e Guimares, 2009, p. 28-29). Ainda no sculo XX, alguns cientficos e eruditos concentram esforos para a reviso da problemtica e dos temas fundamentais da Diplomtica, das suas finalidades, mtodos e tcnicas.9 Com a exploso documental ocasionada aps a II Guerra Mundial e com a proliferao das novas tecnologias, so criadas novas funes administrativas que se reflectem na criao e organizao dos documentos e na emergncia dos arquivos como sistemas de informao, cuja complexidade nem sempre se confina ordem material dos documentos e cuja organicidade transcende as vicissitudes da sua tradio custodial (Silva et al., 1999, p. 210). A tecnologia est na gnese de um novo paradigma em que a noo de documento tradicional em suporte esttico e duradoiro posta em causa pela simbiose entre a informao e a tecnologia digital era ps-custodial10.
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Foi criada em 1968, com esse propsito a Comisso Internacional de Diplomtica e, junto a esta, o Comit Internacional de Cincias Histricas, com figuras to distintas como Bartoloni, Fichtenau, Bautier, Dumas, Cencetti, Tessier, Petrucci, Pratesi, Battelli, Sbanek, Canellas, Floriano, Carucci, Duranti, etc. (Riesco Terrero, 1999, p. 197) 7 Pistolese (1934, p. 32) refere que avec la Rvolution Franaise commence la priode moderne de lhistoire des archives qui, daprs de nouveaux prncipes et pour satisfaire des ncessits nouvelles, tendent dcidment devenir un instrument prcieux pour la culture et, comme tel, prendre sur des bases nationales un caractre 12

Nessa altura, com a introduo de meios informticos na produo de novos documentos ressaltam srias preocupaes relativamente validade dos princpios que sempre nortearam a Arquivstica. Por outro lado, dada a importncia do acesso ao contedo informativo, ganha dimenso a questo da normalizao e da criao de uma terminologia especfica devidamente estruturada e slida, para uso comum e para aplicao uniforme e normalizada pelos profissionais de arquivo. Para tal, cada vez mais indispensvel a importao de vocbulos de outras disciplinas mais ao menos prximas, tais como a Paleografia, a Diplomtica e a informtica, entre outras. Desta forma, a emergncia dos documentos electrnicos levou ao desenvolvimento da investigao sobre o que deve ser hoje a Diplomtica e a uma aplicao dos seus fundamentos aos suportes informativos da era electrnica Diplomtica Contempornea.

universel. Le 7 messidor an II (25 de Juin 1794), la Convention proclamait solennellement louverture de tous les dpts darchives. A esta perspectiva historicista e custodial dos arquivos, introduzida e disseminada na Europa com o modelo francs, surgido aps a Revoluo Francesa, que consistiu na nacionalizao dos bens das classes dominantes do antigo Regime (em particular da Igreja) e na remodelao radical das estruturas administrantes e governativas do pas, e, que teve, ainda, por consequncia a criao de arquivos nacionalizados (Archives Nationales), entendidos, na sua gnese, como edifcios destinados a custodiar, tratar e disponibilizar a informao e no como sistemas de informao ape-se um novo paradigma, cuja nova perspectiva centra-se na informao como objecto de trabalho e de estudo, o que legitimou o termo era ps custodial. A viso historicista e patrimonial foi definitivamente posta em causa com a revoluo tecnolgica, iniciada no sculo XIX, e acelerada no ps II Guerra Mundial. O advento da Era da Informao e, por conseguinte, as ameaas das Tecnologias da Informao e Comunicao aos tradicionais documentos em suportes estticos, levantaram novos desafios e levaram, num contexto informacional e tecnolgico, crise do paradigma tradicional. Conforme refere Ribeiro (2005 b, p. 7-8) a simbiose entre a informao e a tecnologia digital veio pr em causa a noo esttica e duradoira de documento (tendencialmente identificado com mensagens registadas num suporte papel) como conceito operatrio e como objecto de estudo e marcou a entrada dos arquivos e da Arquivstica na chamada era ps-custodial () O novo paradigma emergente, apelidado de cientifico-informacional, implica uma alterao profunda de perspectiva, muda de objecto de estudo e de trabalho do documento para a informao e por conseguinte o arquivista no pode continuar a ser aquele que guarda, conserva ou arruma papis e outros documentos ao servio dos investigadores, mas ter de se assumir como um gestor de informao produzida e usada em qualquer contexto orgnico. Nesta mesma perpectiva, Cook (2007, p. 418) refere: postcustodial reorientation of the archival world means that the archival practices or mindsets formed in the older custodial era of paper records must change, as must the older perceptions of records creation and records management () our traditional focus on caring for the physical things under our institutional custody will be replaced (or, at the very least) enhanced by a focus on the context, purpose, intent, interrelationships, functionality, and accountability of the record and especially its creator and its creation processes. All this goes well beyond simply custody, and thus has usefully been termed postcustodial. 13

1.2 A Diplomtica contempornea

Paola Carucci (1998) a primeira autora a aplicar a crtica diplomtica11 aos documentos da administrao pblica italiana, ao incluir no conceito de documento diplomtico aqueles produzidos por uma organizao no decurso das suas funes (ou seja, o documento de arquivo). Em 1987 publica a sua obra Il documento contemporaneo: Diplomtica e criteri di edizione, que define como uma primeira tentativa de delimitar o mbito da diplomtica do documento contemporneo (Carucci, 1998, p. 31-32). Para Carucci (1998) a Diplomtica a disciplina que estuda o documento simples, ou seja, a unidade arquivstica elementar, documento, mas tambm o fascculo, o registo, analisando essencialmente os aspectos formais para definir a natureza jurdica do acto, tanto no que diz respeito sua formao como aos seus efeitos. Assim sendo, a anlise diplomtica do documento est relacionada com o conhecimento dos modos pelos quais se forma a inteno expressa no acto jurdico e a forma como tal acto se manifesta, a saber as caractersticas prprias do documento no qual representado o acto (Carucci, 1998, p. 2728). Segundo Duranti (1996) a Diplomtica estuda o documento escrito, isto , a evidncia produzida num suporte (papel, fita magntica, disco, lmina, etc.) utilizando um instrumento de escrita (lpis, lapiseira, mquina de escrever, impressora, etc.) ou um aparelho que grave imagens, dados ou vozes. No sentido diplomtico, qualquer documento escrito contm informao transmitida ou descrita por meio de regras de representao, que so em si mesmas evidncias da inteno de transportar informao: frmulas, estilo burocrtico e literrio, linguagem especializada e tcnicas de entrevista. Estas regras, denominadas formas, reflectem lgicas polticas, legais, administrativas e econmicas, bem como cultura, hbitos, mitos e constituem uma parte integrante do documento escrito porque formulam ou condicionam as ideias ou os factos que elegemos para serem o contedo do documento (Duranti, 1996, p. 26-27). A forma do documento, definida pela Diplomtica como um conjunto de regras de representao usado para transmitir uma mensagem, pode ser fsica e intelectual, isto o documento tem um aspecto externo, que a sua forma fsica, uma articulao interna que a sua forma intelectual e uma mensagem para transmitir que o seu contedo. Sob o ponto de vista conceptual poder dizer-se que os elementos internos (intrnsecos) fazem com que o documento esteja completo e os elementos externos (extrnsecos) so aqueles que o tornam
No Vocabulaire International de la Diplomatique a crtica diplomtica definida da seguinte forma: oprant principalement sur la forme des actes et sur les conditions de leur laboration, a pour objet de dterminer la sincrit dun actes et, ventuellement, les altrations et remaniements dont il a pu tre lobjet, den prciser la date et de juger de la porte relle de son contenu, compte tenu de sa formulation. (Commission Internationale de Diplomatique, 1994, p. 43) 14
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perfeito, isto , capaz de cumprir a sua finalidade. possvel compreender plenamente a mensagem sem compreender o seu aspecto externo e a articulao escolhida pelo autor para a expressar, bem como possvel examinar os elementos externos sem ler o documento. No entanto, o objecto da Diplomtica no qualquer documento escrito mas apenas os documentos arquivsticos, ou seja, os documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica no decurso da sua actividade prtica (Duranti, 1996, p. 27).
A lo largo de los siglos, el foco de la diplomtica ha sido siempre el documento archivstico, el registro que contiene la accin. Los diplomatistas han hecho una diseccin para separar sus partes constitutivas y tambin lo han observado como un todo; lo han vinculado al acto, al procedimiento, a las personas, a la funcin, al sistema y analizaron sus relaciones con estas entidades; han estudiado sus causas y efectos, su realidad y la idea subyacente, tambin su individualidad y el contexto (Duranti, 1996, p. 145).

A Diplomtica e a Arquivstica contribuem simultaneamente para a reconstituio original da aco administrativa, atravs da verificao do funcionamento das normas aplicadas na sociedade num longo espao de tempo, em situaes polticas e sociais diversas, tratando-se, segundo Carucci (1996), de uma investigao que est na mesma linha da mais recente tendncia da histria da administrao. A familiaridade com a investigao das caractersticas jurdicas e formais da documentao, analisada no contexto histricoinstitucional de produo, permite Arquivstica e Diplomtica uma abordagem especfica ao estudo das instituies pblicas e privadas caracterizada a partir de uma reviso constante da lacuna entre a lei e a prtica, da mediao constante entre o mecanismo legal e a sociedade (Carruci, 1998, 31). A anlise diplomtica do documento tem ainda por objectivo contribuir para a determinao do valor de testemunho histrico. Para alm da importncia em saber identificar um documento dever igualmente conhecer-se a parte burocrtica dos procedimentos de modo a perceber em que outras sries documentais podem ser encontrados testemunhos das sucessivas aces relacionadas com o documento em anlise (Carruci, 1998, p. 31). Esta perspectiva, vai ao encontro de Cencetti, entre outros autores da primeira metade do sculo XX, que define a Diplomtica como a disciplina que estuda a gnese, a forma e transmisso de documentos arquivsticos e a sua relao com os factos a representados e com o seu autor, com o objectivo de identificar, avaliar e comunicar a sua verdadeira natureza (Cencetti Apud Duranti, 1996, p. 29). Os manuais de diplomtica distinguem nos documentos medievais caractersticas extrnsecas e caractersticas intrnsecas. Referem-se as caractersticas extrnsecas aos do documento e ao seu aspecto externo: materia scritoria (suporte e instrumentos de escrita), escrita, sinais especiais (sinais dos suplicantes e dos assinantes, sinais da chancelaria mas dependendo do ponto de vista podem ser considerados elementos intrnsecos do documento), selos, notas da chancelaria. Trata-se de elementos que podem ser analisados e interpretados
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prescindindo do contedo do documento. As caractersticas intrnsecas referem-se ao contedo do documento, mais concretamente aos acordos formais representados nesse contedo. Os documentos, apesar da diversidade dos contedos, so redigidos segundo uma estrutura uniforme que perdura no tempo, sendo possvel reconhecer o protocolo, o texto e o escatocolo. Segundo a diplomtica do documento antigo, o protocolo compreende a invocao, simblica ou verbal, a nomeao (autor), a inscrio (destinatrio), a saudao, a frmula de perpetuidade e a apreciao. O texto compreende o prembulo (referncia s decises, a passagens bblicas, motivao da aco jurdica), a narrao (descrio das circunstncias que levam o autor a cometer o acto jurdico), a parte dispositiva (contm a afirmao de vontade, isto o acto jurdico realizado ou que se realiza, contm a frmula que identifica a natureza do acto jurdico), a sano (a frmula que garante o cumprimento das disposies), a corroborao (frmula que estabelece os efeitos para garantir a autenticidade da escrita). O escatocolo compreende a inscrio (do autor, das testemunhas, do chanceler) e a datao tpica e crnica (elemento que identifica o local e o momento da produo do documento que em alguns casos pode ser colocada na parte superior do documento). Assim sendo, segundo Carucci os elementos intrnsecos so aqueles que se conservam mesmo que o documento seja examinado em cpia, enquanto que os elementos extrnsecos so exclusivos do original. Em ltima anlise poder revelar-se necessria a consulta do original, embora se justifique mais em documentos antigos do que em documentos contemporneos (Carucci, 1998, p. 98). Os elementos relevantes para a anlise do documento, essenciais tambm em termos jurdicos, esto apresentados numa ordem que fornecem primeiramente os elementos que caracterizam o documento no momento da sua formao: autor, destinatrio, texto, assinatura, data; em seguida todos os elementos fixados no documento numa fase sucessiva sua redaco e autenticao; em seguida elementos classificao, registo do protocolo e assinatura arquivsticas que so inerentes ao servio de protocolo e arquivo para identificar o documento simples e dar-lhe a posio correcta dentro da srie arquivstica de que faz parte (Carucci, 1998, p. 99-100). Luciana Duranti com o seu estudo intitulado Diplomtica: usos nuevos para una antigua ciencia anuncia os novos caminhos da Diplomtica ao aplicar os seus fundamentos aos suportes informativos da era electrnica.
los principios, conceptos y mtodos de la diplomtica son universalmente vlidos y pueden ofrecer sistemas y objetividad al estudio archivstico de las formas documentales, esto es, una ms alta calidad cientfica. Sabemos que en el campo de estudio de los archiveros con relacin a la naturaleza o al carcter de los documentos tiene propsitos diferentes a los de los historiadores. Por eso no es conveniente a los archiveros adoptar metodologas diplomticas que vengan filtradas a travs de las necesidades de los historiadores. Ms bien es apropiado
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para ellos extraer directamente de la ciencia diplomtica original aquellos elementos e ideas que puedan ser usados para su trabajo y desarrollados para que sean aplicados a las necesidades contemporneas (Duranti, 1996, p. 18).

A autora refere ainda que, se o domnio da histria administrativa, jurdica e diplomtica, permite aos arquivistas analisar comparativamente as sries arquivsticas para a seleco e aquisio, esse mesmo conhecimento permite-lhes participar na produo, manuteno e acesso aos documentos correntes, no que se refere determinao do perfil do documento, simplificao dos procedimentos burocrticos e adopo de sistemas de classificao e de recuperao (Duranti, 1996, p. 19). Pois, conforme refere Cencetti:
La diplomtica es necesaria para el archivero porque penetra la esencia de los documentos y la formacin histrica de los papeles y determina la comprensin ntima de aquello que es condicin necesaria para su ordenacin y descripcin (Cencetti Apud Duranti, 1996, p. 44).

A aplicao da crtica diplomtica gesto documental e funo de avaliao, particularmente, requer o desenvolvimento da Diplomtica especial12, sendo esta a maior dificuldade encontrada pela Diplomtica na sua evoluo para uma disciplina aplicada aos documentos contemporneos (Duranti, 1996, p. 19-20). A sua aplicao aos documentos modernos e contemporneos permite uma verificao regular das divergncias entre a legislao e o procedimento real, da distncia que separa o aparato legal-administrativo e a sociedade e do valor real das regras sociais. Nesta conformidade, a Diplomtica essencial aos arquivistas que podem obter, a partir da aplicao sistemtica do mtodo diplomtico, benficos especficos para as tarefas de identificao, seleco, ordenao e descrio de documentos (Duranti, 1996, p. 37). Nesta perspectiva, Romero Tallafigo (2002) aborda a questo da diplomtica na perspectiva administrativa, uma vez que surgem novas finalidades no estudo dos documentos que vai para alm da reconstituio da sua razo histrica. As formas documentais podem ser estudadas para satisfazer e colmatar as necessidades das administraes e dos documentos. Os documentos so analisados para torn-los mais fiveis, mais seguros e mais autnticos como instrumentos de memria social. So desenhados para torn-los vantajoso na actividade de iniciar, instruir, impulsionar, resolver e executar melhor qualquer expediente e, em geral, para torn-los mais comunicativos, tanto em qualidade como em quantidade e variedade das mensagens. Quando as administraes contemporneas, pblicas e privadas,

Segundo Georges Tessier cot dune diplomatique gnrale ayant pour objet les notions fondamentales et lexpos de la mthode, ont peut concevoir autant de diplomatiques spciales que de foyers ou de courants de civilisation (Tessier Apud Duranti, 1996, p. 20). A diplomtica especial (special diplomatics) um ramo da diplomtica, uma disciplina em que os princpios tericos formulados e analisados pela diplomtica se individualizam, se desenvolvem e se clarificam para serem aplicados a documentos singulares, concretos e reais, existentes e facilmente exemplificveis, mas que a diplomtica geral torna abstracta e atpica. A aplicao dos conceitos da diplomtica geral aos casos individuais constitui a funo da crtica diplomtica, isto , especial. A teoria (diplomtica geral) e a crtica (diplomtica especial) influenciam-se mutuamente. Quer isto dizer que a diplomtica especial analisa situaes especfica utilizando a diplomtica geral e esta por sua vez guia e controla a diplomtica especial sendo alimentada por ela (Duranti, 1996, p. 20). 17

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realizam estudos sobre as formas dos documentos actuais, desde a linguagem ao formato externo, com o objectivo de melhorar e racionalizar a sua gesto, esto a fazer diplomtica. Assim, no seria exclusivamente uma cincia instrumental aplicada Histria, mas sim organizao e aos mtodos de gesto. O autor prossegue referindo que o documento actual requer, por motivos de rentabilidade, estudos contnuos da eficcia das suas formas internas e externas para assinalar melhor as responsabilidades, para controlar a durao dos trmites, para procurar o correcto na resoluo dos assuntos e para transmitir determinadas marcas de identidade, ticas ou de prestgio. Estes estudos, efectuados pelos produtores ou autores dos documentos, so imprescindveis para conferir mtodo e justificar a sua actividade pblica em documentos autnticos e fiveis. Seria esta a diplomtica que incide sobre a forma dos documentos tendo em vista uma melhor gesto do enorme volume de documentao que inunda as administraes. Graas optimizao dos documentos, levada a cabo pela administrao, hoje possvel interpretar melhor a histria do documento dentro dos contextos prprios da cultura escrita (Romero Tallafigo, 2001, p. 63-64). A diplomtica do documento contemporneo definida por Riesco Terrero (1999, p. 196) como:
La ciencia historiogrfica que, con mtodo y tcnicas propias, estudia el documento en s mismo y en toda su integridad, sin limitacin de poca, contenido, espacio, procedencia o solemnidad, analizndolo crticamente en todo su conjunto, es decir, fijndose en los distintos elementos y caracteres que lo configuran y, especialmente, en su gnesis, forma-estructura, evolucin, tradicin y conservacin.

Em suma, se inicialmente a Diplomtica limitava o seu estudo exclusivamente a documentos de natureza jurdica, circunscritos ao perodo medieval e provenientes de reis, de senhores e do alto clero, na actualidade j no se excluem documentos anteriores nem posteriores Idade Mdia, contemplando inclusivamente a documentao contempornea.

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1.3 Diplomtica versus autenticidade

A origem da Diplomtica, como vimos, est intimamente vinculada necessidade de determinar a autenticidade dos documentos, com o objectivo final de averiguar a autenticidade dos direitos ou a veracidade dos factos a representados. O papa Inocncio III defendia o diplomtico como un detective e indagador del documentos en los mbitos curiales de la cancillera papal o de las cancilleras perifricas (diligens indagador), pois j no sculo XIII se procurava averiguar a falsidade de um documento atravs da das frmulas (carcter interno do documento), pela escrita (aspecto paleogrfico); pela qualidade do pergaminho, do papiro ou pelas caractersticas dos fios de cnhamo ou seda que unia o selo dobra, ou pelas figuras e formas mais avolumadas o mais abatidas do selo ou da bula (caracteres externos do documento) (Romero Tallafigo, 2002, p. 66-67). Conforme refere Duranti (1996) a autenticidade diplomtica no coincide com a autenticidade legal, mesmo quando ambas conduzem atribuio de uma autenticidade histrica, numa contenda judicial. So considerados documentos legalmente autnticos aqueles que testemunham por si s a interveno, durante e aps a sua criao, do representante de uma autoridade pblica que garante a sua autenticidade. Na perspectiva diplomtica so documentos autnticos, todos aqueles que foram escritos de acordo com a hora e local indicados no texto e que foram reconhecidos pela(s) pessoa(s) competentes para o efeito. Por ltimo, na perspectiva histrica so considerados documentos autnticos aqueles que testemunham a veracidade dos acontecimentos ou que se referem a informao verdadeira. Estes tipos de autenticidade so independentes uns dos outros, assim, um documento no validado por uma autoridade pblica pode ser diplomtica e historicamente autntico, mas ser sempre no autntico do ponto de vista legal (Duranti, 1996, p. 29). No Vocabulaire International de la Diplomatique a autenticidade jurdica definida como un acte authentique (authenticit juridique) sil est tabli dans les formes requises et avec les marques de validation ncessaires pour que pleine foi soit donns son contenu e a autenticidade histrica un acte sincre (ou diplomatiquement authentique) peut ne pas offrir dauthenticit historique (=vracit), notamment sil prsente des faits une version non conforme la ralit (Commission Internationale de Diplomatique, 1994, p. 41). Segundo Board (1929, p. 13), a veracidade e a autenticidade diplomtica so coisas distintas. Nesta perspectiva, Gomes (2001, p. 65-66) refere que partida todos os documentos se enquadram numa autenticidade histrica, verdadeiros e apcrifos, mas nem todos se contam entre os diplomaticamente autnticos ou sinceros. O mesmo autor faz a
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distino entre os vrios tipos de falsificaes as fraudes piedosas designadas por actos materialmente falsos (no resultando de um acto diplomtico e material verdadeiro, pretendem, no entanto, valorizar direitos legtimos); os actos refeitos ou reescritos (resultam da necessidade de actualizao de direitos e ttulos de propriedade e privilgios levando adaptao de originais autnticos que se refazem ou reescrevem); os falsos utilitrios (tm como objectivo beneficiar indivduos singulares contra Direito); os documentos falsos originais designados por pseudo-originais (aparentam possuir, ainda que s ficticiamente, todas as marcas de validaes prprias de um verdadeiro); os actos falsificados (aqueles cujo contedo sofreu alteraes executadas fraudulentamente fora ou mesmo dentro da chancelaria); os falsos de chancelaria (apresentam autenticidade na forma diplomtica mas no no contedo, podendo resultar de uma corrupo dos oficiais da chancelaria); os actos subreptcios (obtidos a partir de pressupostos no verdadeiros, posto que tenham sido expedidos das chancelarias em forma material autntica) e, ainda, os actos suspeitos ou duvidosos (a sua falsidade diplomtica no comprovada)13. Citando Guyotjeannin considera que:
Um documento falso quando o seu contedo comporta erros e anomalias e, simultaneamente, quando a forma no corresponde s caractersticas estabelecidas para determinada chancelaria, segundo parmetros definidos para cada tipologia documental sob um ponto de vista intrnseco e extrnseco, bem como quanto aos adequados sistemas de validao (Guyotjeannin Apud Gomes, 2001, p. 67).

Por sua vez Le Goff (1984, p. 103-104), na ptica do documento / monumento refere que:
Qualquer documento , ao mesmo tempo verdadeiro incluindo, talvez sobretudo, os falsos e falso, porque um monumento em primeiro lugar uma roupagem, uma aparncia enganadora, uma montagem. preciso comear por desmontar, demolir esta montagem, desestruturar esta construo e analisar as condies de produo dos documentos-monumentos.

Duranti (1996) faz, igualmente, a distino entre documento autntico e genuno e entre os conceitos de inautntico e de falso. Um documento autntico quando apresenta todos os elementos estipulados para prov-lo de autenticidade. Um documento genuno quando verdadeiramente o que pretende ser. Contudo, esta distino no vlida no sentido histrico, pois, enquanto que o direito e a diplomtica avaliam separadamente as
Conforme refere Gomes (2008, p. 65) as falsificaes documentais so uma realidade em todas as tradies diplomticas e historiogrficas. No entanto, as falsificaes no se limitavam aos documentos uma vez que esta situao tambm se verifica com os selos falsificao sigilogrfica. Segundo o mesmo autor um selo falso quando no cumpre o preceito da originalidade, sendo fabricado e forma ilegtima ou espria: simpliciter falsum. Estamos perante actos de falsificao sigilogrfica, por exemplo quando: (a) se ape, de modo juridicamente no autorizado, um selo num documento, mesmo que genuno, mas que primitivamente no tinha; (b) se sela com um selo autntico, mas usado espuriamente, num escrito falsificado, num neo-original, numa cpia figurada, independentemente da fidelidade ou da qualidade que apresente; (c) se usa um selo autntico, mas arrancado de outros actos tornando-o desse modo, num pseudooriginal; (d) se obtm subrepticiamente uma selagem com propsitos enganosos ou dissimulados, e, finalmente, (e) quando se produz, dentro de uma mesma chancelaria, uma fraude. Por seu turno, uma renovao de selo, substituindo um defeituoso ou lacerado, no significar, necessariamente, uma falsificao (Gomes, 2008, p.65). Os selos falsos podem resultar, ainda, de impresses ou cunhagens por matrizes forjadas, adulteradas ou totalmente forjadas. 20
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formas do documento e os seus autores, de maneira que podemos ter um documento autntico que no genuno e vice-versa, a histria, por sua vez, avalia apenas o contedo do documento de modo que, do ponto de vista historiogrfico, autntico sinonimo de genuno (Duranti, 1996, p. 29-30). A inautenticidade refere-se ausncia dos requisitos que garantem a autenticidade e a falsidade implica a presena de elementos que no correspondem realidade. Estes elementos podem no ser verdadeiros intencionalmente ou por negligncia ou no verdadeiros por lapso ou casualidade. O conceito de inautenticidade pode ser utilizado estritamente no sentido legal ou por diplomtico e no no sentido histrico, uma vez que a ausncia de informao requerida para o contedo no pode comprometer a sua autenticidade histrica. Legal e diplomaticamente um documento falso o mesmo que um documento falsificado, contrafeito e de alguma maneira enganador e historicamente equivale a dizer que os factos descritos no documento no so verdadeiros (Duranti, 1996, p. 30). O conceito de autenticidade confunde-se por vez com o de originalidade, no entanto os conceitos de documento original e cpia sero abordados mais frente neste estudo.

1.4 Diplomtica e documentos electrnicos: realidade ou utopia?

Os arquivistas tm como funo primordial, entre outras, assegurar a criao, a preservao e a acessibilidade aos documentos autnticos. Recentemente, alguns arquivistas comprometeram-se a reavaliar e a adaptar os conceitos, os princpios e os mtodos da Cincia Diplomtica para satisfazer as necessidades do recordkeeping contemporneo. Assim, conseguiram transformar um instrumento concebido para aceder retrospectivamente autenticidade dos documentos medievais num modelo para a criao e para a preservao de documentos electrnicos autnticos (MacNeil, 2000, p. xiii). A este respeito, Blouin (1996, p. 468) refere:
Though the principles of diplomatics have long been associated with the study of medieval documents, it is time to revisit those principles. As recordkeeping moves from paper-based to electronic-based, the organizational principles which have governed the administration of archives need to be reexamined. The whole concept of the file, the record series, and even the document itself needs to be revisited. Because diplomatics focuses on the document, it seems very possible that the principles therein may hold solutions for the organization and retrieval of information in this new electronic format.

Nessa mesma perspectiva e tal como refere Duranti (1996, p. 36):

A pesar de los problemas tcnicos que presentan algunos documentos contemporneos, la diferente estructura de su texto y los procedimientos especficos que rigen su creacin, mantenimiento y uso, todava son vlidos hoy los principios diplomticos bsicos y la metodologa que se formul para la evaluacin de los diplomas medievales. Y no slo para la funcin de autenticacin.
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Segundo Romero Tallafigo (2002) o conhecimento exaustivo das prticas documentais dos sculos anteriores, que adquirimos na formao diplomtica e erudita e clssica, essencial para saber perguntar e para obter mais respostas dos documentos, de modo a fomentar a investigao atravs do contraste entre o antigo e o novo no documento contemporneo, e para fundamentar detalhadamente as alteraes ou a sobrevivncia das prticas documentais (Romero Tallafigo, 2002, p. 77). O mesmo autor que define o documento electrnico como uma entidade que manifesta uma clara separao entre suporte e mensagem e entre documento virtual e documento definitivo, e que, tal como os documentos tradicionais, mantm e garante, atravs de sistemas sofisticados a verdade de um facto, a integridade do texto e a identidade ou autenticidade do autor, com o recurso a chaves ou cdigos digitais, tal como se conseguia na antiguidade com as cartas partidas por ABC ou com o selo pendente, considera que:
Se rompe, pues, en estos documentos electrnicos un principio clsico de la Diplomtica de Jean Mabillon, el de la estructuralidad entre soporte, medio y mensaje, es decir, entre caracteres internos e externos, aunque sin ella los nuevos documentos poseen tambin cdigos de constancia y fehaciencia, distintos y, sin embargo, tanto o ms eficaces (Romero Tallafigo, 2002, p. 119).

Um documento de arquivo tem de ser relacionado com uma actividade levada a cabo por uma organizao ou indivduo, e esta actividade e a funo que suporta determinam a provenincia do documento de arquivo, sendo ele prova dessa actividade. Por outro lado todas as organizaes necessitam de integrar e manter no sistema de arquivo documentos que produzem no exerccio das suas actividades, de modo a satisfazer as suas prprias necessidades e os requisitos legais determinados pelo ambiente em que operam. Nessa perspectiva, o principal objectivo da produo e manuteno de documentos de arquivo fornecer a prova necessria ao funcionamento da organizao ou demonstrao de responsabilidade da entidade colectiva ou individual (CIA, 2005, 11-12). Os documentos electrnicos apresentam maiores problemas do que os documentos em suporte papel no que se refere autenticao, devido forma como so produzidos e transmitidos, e ao facto de poderem ser mais facilmente alterados e por vezes a sua origem difcil de determinar. A Diplomtica identifica alguns elementos chave que devem estar presentes na forma documental para que o documento exista como tal. Assim, a utilizao da teoria diplomtica na normalizao das formas, assegurando a presena dos elementos necessrios, pode fornecer um meio de autenticao para esses documentos e, por outro lado, so ainda necessrios para o documento ser transmitido, evitando assim a transmisso de um documento incompleto ou inautntico (Storch, 1998, p. 382). Nesta medida, refere Delmas (1996, p. 446-447) :
Contemporary diplomatics is indispensable for archivists to the extent it is the science of the institutional document, of the functional documents, and of organic information () Diplomatics can help archivist determine the criteria for selecting
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information. Diplomatics permits the archivist to evaluate the information (typology, value of evidence, value of information) in a scientific manner () Diplomatics is an indispensable and complementary science for archivists. The set of questions shaped by classic diplomatics could be used as the point of departure in registering the necessary knowledge base which is concerning documents and contemporary information. The elements of the enquiry would concern the form, the genesis, the lineage, and the edition of the corpus of documents and information.

O maior benefcio da utilizao da Diplomtica prende-se com o facto de evidenciar os procedimentos utilizados pelas instituies no decurso da sua actividade, atravs da descrio do contexto de produo dos documentos que inclui o ano, ms, dia e local de produo , da aco da qual resulta o documento, das pessoas envolvidas (autor, destinatrio, originador e produtor), dos procedimentos, da relao entre documentos e da natureza, contedo e funo do documento. Para Duranti (2002), assenta na Diplomtica a ideia de que todos os documentos podem ser analisados, entendidos e avaliados atravs de elementos formais, universalmente aplicveis e de natureza descontextualizada. So pressupostos essenciais da Diplomtica, o contexto administrativo e o contexto documental da criao dos documentos que se manifesta na sua forma e que a forma pode ser separada, e analisada autonomamente, do seu contedo. Assim, a Diplomtica encara os documentos como entidades que agregam elementos externos e internos: o acto (causa determinante para a criao do documento), as pessoas (que participam na elaborao do documento) e os procedimentos (meios pelos quais os actos so realizados) e a forma do documento (que rene todos os elementos). A compreenso destes elementos e das suas relaes necessria para reconhecer, entre toda a informao, a entidade do documento, mesmo quando a sua natureza ou existncia no evidente. Alm disso, a sua definio adequada em elementos identificveis por meios electrnicos facilita a sua gesto em sistemas de manuteno de documentos de arquivo (Duranti, 2002, p.11). Mais concretamente e conforme refere MacNeil (2002):
For electronic records, presentation features, electronic signatures, electronic seals, digital stamps, and other special signs are treated as extrinsic elements. The intrinsic elements of form that convey aspects of the records juridical and administrative context include the name of the author, the name of the originator, the chronological date, the name of place of origin of the record, the name(s) of the addressee(s) and other recipients of the record.

No entanto, na opinio de Storch (1998) a identificao dos elementos intrnsecos e extrnsecos dos documentos modernos no to bvio e simples quanto Luciana Duranti nos quer fazer acreditar (Storch, 1998, p. 380):
Modern documents are not organized in the same way as medieval or early modern documents, and unless they are of an official dispositive nature, they are often designed with no thought to same standard of documentary form. Modern typesetting technology allows forms to be designed according to how much information must be obtained. The emphasis is on efficiency, getting one form to perform many different functions. Forms can also be changed frequently to add or subtract information, making identification of patterns, even in files which were produced only a decade apart, difficult or even impossible.
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Duranti (2002) salienta que conhecer estas relaes entre documentos (archival bond ) e as suas alteraes no decurso da actividade dos documentos imprescindvel na elaborao de procedimentos de produo, gesto e preservao documental, que garantam a manuteno da natureza dinmica do documento, bem como a sua autenticidade. No que se refere aos documentos electrnicos este conhecimento permite-nos, do mesmo modo, identificar as formas de representao da relao entre documentos de maneira a que um sistema electrnico seja capaz de a reconhecer e a manter intacta (Duranti, 2002, p. 11). Relativamente a esta questo o Manual para Arquivos Electrnicos do CIA (2005) refere que a informao contextual relaciona os documentos de arquivo com o ambiente administrativo e funcional (actividades, processos) em que foram produzidos e com outros documentos de arquivo e cujos objectivos consistem em fornecer: informao necessria a uma compreenso completa e adequada dos documentos de arquivo, bem como, das actividades e transaces com as quais os documentos de arquivo esto relacionados; informao sobre os processos de gesto de documentos de arquivo (avaliao, migrao, transferncia, etc.); informao para uma preservao e gesto eficientes ao longo do tempo; e informao para um eficiente acesso e recuperao dos documentos de arquivo. A informao contextual tambm tem em considerao a necessidade de provar a autenticidade, fidedignidade, e integridade dos documentos de arquivo. Isto de particular importncia para os documentos de arquivo electrnicos. As funes e processos de negcio, bem como o sistema de arquivo de uma entidade produtora so parte do contexto dos seus documentos. O contexto pode ser preservado atravs de elementos internos (por exemplo, documentos ou informao anexa, ligaes, nmeros e cdigos de referncia) ou externos (por exemplo meta-informao15) dos documentos de arquivo (CIA, 2005, p. 12-13). Delmas (1996) levanta, a este propsito, as seguintes questes: poder essa pressuposta autenticidade ser transferida para os documentos electrnicos?; o que estar em jogo, a informao ou o suporte? De facto, apesar de no ser visvel, a escrita existe no meio electrnico, e por trs desta que se encontra a verdadeira questo, isto , a informao, que, enquanto orgnica, estruturada e validada, continua a ser o objecto da Diplomtica. Estas
No Glossrio do InterPARES, archival bond, definido como The relationship that links each record, incrementally, to the previous and subsequent ones and to all those which participate in the same activity. It is originary (i.e., it comes into existence when a record is made or received and set aside), necessary (i.e., it exists for every record), and determined (i.e., it is characterized by the purpose of the record) (University Of British Columbia, School Of Library, Archival and Information Studies (2001). 15 Na perspectiva especfica da gesto de documentos de arquivo, a meta-informao definida pela Norma ISO 15489 como informao que descreve o contexto, contedo e estrutura dos documentos de arquivo e da sua gesto ao longo do tempo. O Manual para Arquivos Electrnicos considera que a meta-informao particularmente importante porque estabelece a relao entre um documento de arquivo e o seu contexto funcional e administrativo. Assim, os documentos de arquivo electrnicos so fortemente dependentes no apenas de um contexto administrativo bem documentado, mas tambm da meta-informao que descreve como foi registada a informao (CIA, 2005, p.13). Para Chabin (2004) os metadados permitem a fixao da mensagem inicial num objecto completo e interpretvel e, nesta medida, considera que si on rflchit, les mtadonnes ont toujours exist, sous forme de caractres internes ou externes du document mais leur indissociation, au sein du document, davec les donnes auxquelles elles se rapportaient, ne requrait pas den faire un concept part (Chabin, 2004, p. 154). 24
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questes aplicam-se igualmente aos documentos tradicionais transferidos para o meio electrnico. A presuno de autenticidade est ligada informao orgnica e no ao suporte, que neutro (Delmas, 1996, p. 441). No entanto, conforme salienta Pinto (2007):
A questo da presuno da autenticidade no contexto digital () est agora mais fragilizada implicando o envolvimento e um trabalho estreito entre produtor e o gestor da informao, dado que a segurana da informao, o garantir da sua autenticidade, integridade, fidedignidade e inteligibilidade devem ser pensadas mesmo antes da mesma ser produzida, isto , quando os prprios sistemas tecnolgico-organizacionais que sustentaro a criao da informao esto a ser planeados e concebidos.

Os documentos de arquivo electrnicos devem beneficiar da mesma presuno de autenticidade desde que sejam produzidos e armazenados com as mesmas precaues que os restantes documentos, atravs da atribuio de permisso de acesso a indivduos autorizados que so responsveis por esses documentos e que possuem, por exemplo, a password ou chaves electrnicas, podem conferir um nvel de segurana superior aos armrios. Por conseguinte, no h razo para rejeitar os documentos de arquivo electrnico, nem mesmo os nado digital, ou para no lhe atribuir a mesma confiana conferida aos documentos de arquivo em suporte papel. Cada vez mais acostumados a trabalhar com cpias de documentos ou com arquivos electrnicos, no nos preocupamos com o meio e no duvidamos da autenticidade da informao orgnica a encontrada. Tal como refere Romero Tallafigo (2002, p. 76) :
Se necesitan nuevas perspectivas sobre el uso y difusin de los documentos, dejando en segundo lugar el grado de autenticidad del texto a travs de las formas del documento original. Este tiene muy poca difusin. El protagonismo de la copia publicada llega a ser tal que se convierte en el llamado documento oficial de mayor difusin y trascendencia en la Edad contempornea. De ah que sea preciso destacar la mayor o menor influencia que la imprenta va a tener en la transformacin de las formalidades manuscritas y mecanogrficas del documento original, dada la importancia que en esta Edad se da a la publicacin impresa de los documentos.

As novas tecnologias salientam outra questo, relacionada com a falsificao, ou, mais concretamente, com a manipulao do texto, dos dados ou das imagens. Conforme salienta Delmas (1996, p. 442) :
Because these documents are easily produced by machines, we have the feeling that they can be more easily modified and falsified than manuscripts documents. This is theoretically true. But this is forgetting the institutional context for using these machines, which in reality means that it is always a person who enters information either by hand or by keyboard. The falsification all depends on his will and his skill.

Duranti (1996) refere que em instituies onde so apenas produzidas impresses a partir de computadores, ser necessrio provar a sua genuinidade, fundamentada com base em documentao produzida em todas as etapas do sistema. Esta fundamentao ter de ser apoiada no testemunho de peritos que certifiquem a normal operacionalidade do sistema ou a
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sua segurana e que autentiquem os impressos gerados pelo sistema. A anlise fornecida por uma testemunha s operaes do sistema informtico consiste num exame diplomtico. Se a testemunha conseguir demonstrar que o impresso foi efectivamente produzido dentro de um sistema seguro, pode declar-lo como diplomaticamente genuno e pode autentic-lo, ou seja, conferir-lhe autoridade e autenticidade legal. A genuinidade material do impresso deduzida pelo juiz at prova em contrrio. Por esta razo e considerando a sua admissibilidade como prova, h uma necessidade contnua de anlise crtica da gnese e forma dos documentos. Os arquivistas, enquanto profissionais, que conhecem a natureza dos documentos, tm um papel relevante no que concerne a garantir a autenticidade dos documentos, sendo esse papel cada vez mais significativo e primordial no novo paradigma ps-custodial. Assim, enquanto os notrios e os advogados baseiam a sua corroborao no conhecimento da formao do documento e do autor, os arquivistas baseiam a autenticidade legal na anlise da forma e no estudo da gnese do documento. A autora conclui ento que, apesar dos problemas tcnicos apresentados por alguns documentos contemporneos, designadamente a estrutura diferente do texto e os procedimentos especficos que regem a sua criao, manuteno e acesso, so vlidos os princpios bsicos da Diplomtica e a metodologia concebidos para a avaliao dos diplomas medievais, e no apenas para a funo de autenticao (Duranti, 1996, p. 36). Chabin (2008) utiliza a designao diplomatique numrique, pois, segunda esta, a palavra diplomtica exprime melhor do que qualquer outra a abordagem crtica que, a partir do estudo do processo de produo documental, da sua estruturao e dos elementos de transmisso dessa informao aos respectivos destinatrios, leva apreciao da sua autenticidade e do seu alcance, ou seja, do seu valor absoluto e relativo para a justificao dos direitos ou na defesa dos interesses. Segundo a autora (2008, p, 8):
La diplomatique numrique nest pas une critique rtrospective dun fonds documentaire dj constitu en vue dune exploitation de sources historiques (encore quelle puisse y contribuer), mais bien une valuation prospective de larchivabilit de linformation, avec les remde pour, le cas chant, optimiser cette archivabilit, par exemple par une modlisation en amont de linformation archiver).

Na opinio de Chabin (2008), este posicionamento requer, antes de mais, a adaptao dos conceitos da Diplomtica tradicional na transio para o mundo digital (h sempre um contedo e um suporte, caractersticas internas e externas e elementos de validao), e o enriquecimento do vocabulrio de caracterizao da forma e do alcance da informao (informao em geral e informao digital em particular). Pois, o vocabulrio actual pouco preciso, quer seja para descrever as diferentes etapas pelas quais o documento pode transitar (etapas do ciclo de vida) quer seja para descrever os diferentes componentes do objecto de informao. exemplo disso, a definio de cpia, que, no sendo um caso
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especfico do mundo digital, o seu efeito acentuado pelo ambiente electrnico (Chabin, 2008, p. 9). Foram efectuadas algumas tentativas com o intuito de adaptar as tipologias documentais aos documentos electrnicos com base em requisitos de autenticidade para tipos especficos de documentos e em identificar requisitos funcionais para preservao de documentos electrnicos autnticos. Conforme refere Zeller (2004, p. 3) :
La plupart des typologies de documents existantes se basent sur lactivit qui en assure la production. A titre dexemple, on peut citer louvrage relativement rcent de Louise Gagnon-Arguin, qui prsente une liste de documents en fonctions de leur domaine dactivit. Plus rcemment, elle a dvelopp le concept de cybergenre de documents pour tenter dadapter cette typologie la nouveaut des documents numrique. Cette tentative intressante, dans la mesure o elle essaie de dvelopper une typologie gnrique, indpendante de lorigine de production du document, se rvle nanmoins dans son tat actuel sans utilit pratique pour le traitement des documents numriques existants (et venir).

Uma das tentativas para estabelecer uma tipologia para os documentos electrnicos foi levada a cabo no mbito do Authenticity Task Force, sobre a autenticidade dos documentos electrnicos, do projecto InterPARES, cujo mbito e resultados sero abordados mais frente neste estudo. No entanto, a este respeito MacNeil (2002) constatou que, no mbito do projecto, o desenvolvimento de uma tipologia dos documentos electrnicos, que permitisse determinar os requisitos para autenticidade de acordo com o tipo de documentos, falhou. Esta situao sugere certas limitaes da Diplomtica Contempornea como utenslio de anlise, uma vez que, apesar de terem tentado adapt-la realidade da conservao do documento contemporneo, o facto que, a Diplomtica mantm-se enraizada na concepo tradicional de documento e, portanto, a sua capacidade para ampliar o conhecimento natureza dos diferentes tipos de sistemas electrnicos e diversidade de entidades neles contidas limitada. Se a Diplomtica eficaz na anlise de sistemas electrnicos que contm objectos digitais que se comportam como documentos tradicionais, isto , sistemas onde os objectos digitais so estveis e circunscritos, consideravelmente menos til na anlise de sistemas electrnicos que contm objectos digitais que se comportam de modo diferente, isto , sistemas nos quais as entidades digitais so fluidas e mais dificilmente circunscritas. MacNeil (2002) aponta como uma causa possvel para este insucesso o facto do modelo para a identificao e definio dos elementos de um documento electrnico ter assentado na diplomtica geral em vez da diplomtica especial.
Given the variety and complexity of current electronic systems, it probably makes more sense to adopt the approach of special diplomatics, which, traditionally, has focussed on analysing individual chanceries and specific juridical systems. For electronic records, this means beginning with an analysis of the various features of individual electronic systems and record-keeping environments in their own terms, with all their particularities, variations, and anomalies; and, on the basis of that analysis begin to build a more general framework. In this way we can strike a more
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equitable balance between ideal and local features of electronic records (MacNeil, 2002).

De facto, o Template for Analysis privilegiou o documento individual e no prestou a devida ateno ao seu contexto de produo. A partir do projecto foi possvel perceber que os diferentes contextos (jurdico-administrativo, provenincia, procedimento, tecnolgico e documental) so extremamente relevantes para compreender o sistema de manuteno dos documentos e para determinar os principais fundamentos sobre os quais os produtores assentam a presuno de autenticidade dos documentos (MacNeil, 2002). A presuno de autenticidade que tradicionalmente era imputada ao produtor e avaliada no momento da transferncia dos documentos para a entidade custodial, que assegura a sua preservao e utilizao a longo tempo, implica actualmente um maior envolvimento entre o produtor e o profissional da informao, dado que a segurana da informao, o garantir da sua autenticidade, integridade, fidedignidade e inteligibilidade devem ser pensadas mesmo antes da mesma ser produzida, isto , quando os prprios sistemas tecnolgico-organizacionais que sustentaro a criao da informao esto a ser planeados e concebidos. O mesmo sucede com operaes como a avaliao da informao ou de criao/captura dos essenciais elementos de meta-informao, dependentes de ocorrncia anterior, e no posterior ( entrada sob custdia) e de uma cada vez mais estreita, intensa e directa cooperao do gestor da informao com o produtor (Pinto, 2007). Posto isto, conclumos que a aplicao dos princpios e mtodos da Diplomtica aos documentos electrnicos coadjuvados com os princpios e prticas da arquivstica designada por contemporary archival diplomatics16 pode contribuir significativamente para desenhar sistemas de arquivo que garantam a manuteno e a preservao ao longo do tempo de documentos de arquivo autnticos, fidedignos e acessveis. A questo, relacionada com os requisitos necessrios ao desenvolvimento e implementao de sistemas de produo, manuteno e preservao de documentos de arquivo electrnicos ser mais amplamente abordada frente neste estudo.

MacNeil (2000, p. 89) define o conceito de contemporary archival diplomatics como one that integrates diplomatic and archival principles, concepts, and methods. 28

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2 Conceito de documento

2.1 Aproximao diplomtica ao conceito de documento

A palavra latina documentum, deriva do verbo docere (ensinar, instruir, informar) com o sufixo mentum, que acarreta um significado instrumental. Assim sendo, o termo documentum designa, em latim clssico, o meio utilizado para transmitir conhecimentos. A partir deste conceito surge a primeira definio de documento, identificado como:
Cualquier cosa que ensea, instruye o da noticia sobre algo, con independencia de cundo haya sucedido; es una fuente de conocimiento e informacin y de prueba, de ah que tambin se lo conozca con el nombre de instrumento (Riesco Terrero, 1999, p.192).

Pode assim entender-se o conceito clssico de documento como instrumento utilizado pelo homem com o propsito de conhecer o seu passado, compreender a realidade presente e ajuda-lo a projectar esse conhecimento nas suas aces futuras (Rodrguez Bravo, 2002, p.77). Em meados do sculo XVIII o documento com interesse histrico e jurdico foi definido por Legipont como um testemunho escrito destinado a constituir prova vlida para a defesa de um direito e a perpetuar legal e publicamente a memria dos acontecimentos. Por outro lado, para Heumann, Gatterer e Schonemann o documento devia entender-se como qualquer testemunho escrito, incluindo os particulares, considerados como objectos da diplomtica. Tassin e Toustain, seguidores de Mabillon, sustentam a ideia que todos os documentos escritos e conservados em arquivos so documentos diplomticos:
Compreender o objecto escrito, a sua textualidade diplomtica, uma atitude intelectual que procura, em primeiro lugar, o reencontro com o sentido histrico do homem enquanto produtor de cultura, enquanto autor e consumidor de escrita, enquanto actor e espectador do acto documental. Acto que um espao dialctico onde se encontram estruturas institucionais, meios econmicos, jogos polticos, interesses culturais, comportamentos ritualizados, discursos enunciados, crenas e ideias espirituais (Gomes, 2007, p. 49).

Na primeira metade do sculo XIX, o desenvolvimento do Positivismo, de matriz intelectual alem, preconiza a verificao documental como mtodo ao servio da anlise histrica, contribuindo para que os arquivos adquiram uma posio instrumental relativamente Paleografia e Diplomtica, disciplinas em ascenso desde os finais do sculo XVIII (Silva [et tal.], 1999, p. 108). A partir de ento, verifica-se uma ciso entre documento e monumento, ficando o documento consagrado como fundamento do facto histrico. O documento parece apresentar-se por si mesmo como prova histrica. A sua objectividade parece opor-se
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intencionalidade do monumento. Alm do mais, afirma-se essencialmente como um testemunho escrito. Com a revoluo do sculo XX, provocada pela ampliao da noo de documento proposta por Bloch e Febvre redescoberto o binmio documento / monumento (Silva, 2006, p. 49). Para Carucci (1998), documento aquele que contm um acto que, para a sua existncia ou finalidade de prova, exige a forma escrita, podendo estender-se o campo de investigao aos certificados escritos que contm actos preparatrios ou que se relacionam com o acto final, ou seja, quando representa uma manifestao de vontade de uma entidade capaz de causar, modificar ou extinguir uma posio legal. A Diplomtica, at agora, ocupou-se do documento (mais do seu carcter formal do que no seu contedo) produzido no exerccio de uma actividade jurdica e delimitou predominantemente o seu campo de estudo Idade Mdia e Humanista (Carucci, 1998, p. 28). Paoli define documento como o testemunho escrito de um facto de natureza jurdica, concludo com o cumprimento de determinadas formas, destinadas a conferir-lhe f e fora probatria (Paoli Apud Carucci, 1998, p. 28). Esta definio projecta trs requisitos fundamentais para representar o documento: o testemunho escrito; a natureza do acto contido no documento; a forma como est redigido. Pode assim concluir-se que estes trs elementos, desenvolvidos pela diplomtica do documento medieval, podem ser validos diplomtica do documento contemporneo (Carucci, 1998, p. 28). Riesco Terrero (1999) considera que documentos diplomticos so testemunhos escritos ou gravados de natureza e contedos variados e, consequentemente, no so apenas documentos estritamente jurdicos ou provenientes de autoridades e organismos superiores, mas tambm os de carcter administrativo, judicial, econmico-social, artstico, cultural, politico, religioso, inter-relacional, informativo etc., emitidos por autoridades, instituies, pessoas pblicas ou particulares com determinadas finalidades, mas revestido de uma srie de requisitos e de formalidades imprescindveis de modo a conferir garantias e valor legal e probatrio ao contedo da mensagem e ao veculo transmissor (Riesco Terrero, 1999, p. 193). O mesmo autor menciona, ainda, que ao falar de documento diplomtico deve fazerse a distino entre documento diplomtico lato alude a qualquer escrito de carcter legal, histrico e administrativo existente nos arquivos e que mantm uma relao com os documentos propriamente ditos, tais como minutas, requerimentos, informaes e documento diplomtico restrito so os testemunhos escritos sobre um facto de natureza jurdica, realizado com base no cumprimento de determinadas formalidades, variveis segundo a pessoa, o local, o tempo e a matria, que se destinam a conferir ao testemunho autoridade e f e por conseguinte carcter probatrio. Este ltimo vai de encontro definio de Teodoro Sickel que considera o documento diplomtico como o testemunho escrito
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redigido segundo determinada varivel em relao ao local, poca, pessoa e ao negcio, sobre um facto de natureza jurdica (Riesco Terrero, 1999, p. 193). Tambm Duranti (1996) definiu o documento escrito17, objecto de estudo da Diplomtica, como a evidncia produzida sobre um suporte (papel, fita magntica, disco, lmina, etc.) utilizando um instrumento de escrita (lpis, lapiseira, mquina de escrever, impressora, etc.) ou de um aparelho que grave imagens, dados ou vozes (Duranti, 1996, p. 26-27). Na perspectiva diplomtica, qualquer documento escrito contm informao transmitida ou descrita segundo regras de apresentao que so em si mesmas evidncias da inteno de transportar informao: frmulas, estilo burocrtico e literrio, linguagem especializada e tcnicas de entrevista. Mais especificamente, segundo Riesco Terrero (1999), o documento escrito implica: um suporte ou veculo que sustenta e transmite uma mensagem; um contedo textual expressado atravs da linguagem, vocabulrio, escrita, estilo, frmulas, etc., de acordo com a natureza e a importncia do assunto e da relao directa com a poca, lugar, ambiente cultural, autores e destinatrios; determinada finalidade e ideologia; estrutura e formalidades variveis e reconhecveis que lhe servem de garantia (Riesco Terrero, 1999, p. 194). Pode assim concluir-se que a Diplomtica se interessa pelo estudo dos documentos cuja caracterstica essencial assenta na sua natureza e valor jurdico-administrativo e histrico-testemunhal, bem como dos documentos que se revestem de determinadas formalidades que lhes conferem um carcter probatrio e fora legal, ou seja, em documentos que materializam por escrito um acto ou um negcio pelos quais se cria, modifica ou extingue uma determinada situao jurdica.

2.2 Da perspectiva de Otlet actualidade

A partir de Paul Otlet e de Henri La Fontaine18, em finais do sculo XIX e incios do sculo XX, emerge uma nova abordagem ao conceito de documento, abrindo-se caminho para o aparecimento de uma nova rea de estudo e de interesse profissional, que veio a

O documento escrito definido pelo Vocalulaire International de la Diplomatique como: un crit o se trouve consigner, soit laccomplissement dun acte juridique, soit lexistence dun fait juridique, soit encore ventuellement un fait quelconque ds lors que lcrit est rdig dans une certaine forme propre lui donner validit (Commission Internationale de Diplomatique, 1994, p. 21). 18 Paul Otlet e Henri La Fontaine fundaram em 1895 o Instituto Internacional de Bibliografia, sendo igualmente da mesma autoria a CDU (Classificao Decimal Universal) baseada na Classificao Decimal de Dewey e o Mundaneum, projecto concebido para controlar e referenciar toda a produo bibliogrfica a nvel mundial, que seriam classificadas segundo a CDU. Este sistema de informao j no era uma biblioteca tradicional onde se reuniam fisicamente documentos, maioritariamente livros e publicaes peridicas, mas sim um centro acumulador e difusor de informao, em que o aspecto do acesso e da partilha de recursos eram absolutamente predominantes (Ribeiro, 2004). 31

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designar-se por Documentao19 conceito com especificidade prpria, restringindo o seu mbito organizao e tratamento de registos informativos em diversificados suportes, necessrios sobretudo, investigao cientfica e tcnica. As bibliografias, os ndices e a elaborao de resumos eram alguns dos produtos em que os documentalistas centravam a sua actividade (Silva, 1999, p. 28). Na sua obra Trait de documentation, Paul Otlet parte da orientao antropolgica e cultural do livro, considerando que estes constituem no seu conjunto a memria materializada da humanidade, sendo por isso instrumentos de investigao, de cultura, de ensino, de informao e de recreio. So simultaneamente receptculos e meio de transporte de ideias (Rodrguez Blanca, 2002, p. 80-81). Paul Otlet, apesar de se referir a documento com o termo livro (biblion), apresenta uma viso abrangente do conceito de documento, pois compreende no apenas o livro propriamente dito, manuscrito ou impresso, mas tambm as revistas, os peridicos, os escritos e as reprodues grficas de todas as espcies, desenhos, cartas, esquemas, diagramas, fotografias, entre outros (Rodrguez Bravo, 2002, p. 81). Conhecido pela sua teoria de que os documentos podiam ser tridimensionais, tal como esculturas, Paul Otlet considera que os registos grficos e escritos so representaes de ideias ou de objectos, mas o objecto em si pode ser visto como um documento, sendo exemplo disso, entre outros, os objectos naturais, artefactos, vestgios da actividade do homem (tais como achados arqueolgicos), obras de arte outros objectos no entendidos como comunicao (Buckland, 1998). A proposta de Otlet pode ser resumida na noo de documento como registo do pensamento individual e da memria colectiva da humanidade que permite o transporte de ideias, servindo como instrumento de pesquisa, ensino cultura e lazer. Assim sendo, no o tipo de objecto que define o documento, mas o uso enquanto tal (Ortega, 2009, p. 135). Suzanne Briet, (1951), uma das principais seguidoras de Otlet, na sua obra Quest-ce que la documentation, comea por apresentar as seguintes definies de documento: Un document est une preuve l'appui d'un fait, toute base de connaissance fixe matriellement et susceptible d'tre utilise pour consultation, tude ou preuve e tout indice concret ou symbolique, conserv ou enregistr, aux fins de reprsenter, de reconstituer ou de prouver un phnomne ou physique ou intellectuel (Briet, 1951, p.7). Nessa obra o documento definido, implicitamente, segundo os critrios de materialidade, intencionalidade e processamento, o que se denota nas questes que levanta:
19 A partir de finais dos anos 50, com a International Conference on Scientific Information, que decorreu em Washington, em 1958, surgem novas terminologias tais como: information science, information storage and retrieval e information management, que substituem a designao documentao. 32

uma estrela um documento? Um seixo levado pela corrente um documento? Um animal vivo um documento? No. Mas so documentos as fotografias e os catlogos de estrelas, as pedras de um museu de mineralogia, os animais catalogados e expostos num Zoo (Briet, 1951, p.7). A autora estabelece a diferena entre documentos primrios e documentos secundrios, com base no exemplo de um antlope africano, uma nova espcie trazida para a Europa e que aps a sua morte foi conservado num museu. O antlope o documento primrio ou inicial e todos os restantes documentos gerados a partir deste tais como notcias, catalogao, monografias, enciclopdias so documentos secundrios (Briet, 1951, p. 7-8). Paul Otlet e Suzane Briet sugerem a possibilidade de contemplar o documento como um objecto tendo como uma nica finalidade o carcter informativo, embora restrinjam essa finalidade informativa reconstruo ou prova de um fenmeno fsico ou intelectual. Desta forma, ao restringirem o significado do termo informar estes autores parecem vincular a finalidade informativa a uma funo essencialmente cientfica, deixando em suspenso, no caso de Otlet, ou excluindo, no caso de Briet, outras finalidades possvel, como por exemplo cultural, social ou esttica (Martnez Comeche, 2000, p. 35). Ranganathan considera que as esttuas, peas da china e exibidos em museus, transmitem um pensamento expresso, mas no podem ser considerados documentos, por no estarem registados numa superfcie mais ao menos plana, contrariamente aos audiovisuais, tais como as comunicaes da rdio e da televiso, que no so documentos por no estarem registados em suportes apropriados ao manuseamento e preservao. Para o autor documento sinnimo da materializao de um pensamento sobre papel ou outro suporte material, que permita o manuseamento fsico, o transporte no espao e a preservao ao longo do tempo. Segundo Meyriat o documento pode ser definido como um objecto que suporta informao, que serve para comunic-la e que duradoura. Para este, todos os objectos podem ter a funo de transmitir informao e assim, apesar dos documentos escritos constiturem um caso privilegiado pelo facto da escrita ser o meio mais comummente utilizado para a comunicao de mensagens, tambm constituem informao os objectos recolhidos num museu (Rodrguez Blanca, 2002, p. 85-86). Levy (2000) define documento como um grande grupo de artefactos, incluindo material textual, quer seja manuscrito ou impresso, material grfico, fotogrfico ou audiovisual. Entende os documentos em analogia com o ser humano, visto serem fragmentos do mundo material (pedra, argila, polpa de madeira e actualmente silcio) que so gerados
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para falarem e trabalhar por ns. Quer isto dizer, no sentido metafrico, que os documentos falam por ns, na medida em que comunicam e dizem-nos coisas sobre o mundo e trabalham por ns tendo em conta a maneira como adaptamos a sua forma e contedo em tarefas e contextos especficos. Mas no suficiente que um documento fale por si. Este tem de estar apto a transmitir confiana, visto que dependemos dos documentos para transportar mensagens ao longo do tempo e do espao. Em muitos casos, essa confiana atingida atravs da fixao da mensagem, tal como uma carta escrita em papel, que pode perdurar por um longo perodo de tempo. No entanto, com os novos media, tal como o vdeo, a confiana no atingida pela fixao mas sim pela sua repetio, dado o carcter transitrio das imagens num ecr (Levy, 2000, p. 25). Tambm Hernandz Hernandz (2002) afirma que todo o objecto fsico um documento visto conter determinada informao. Baseado em Currs, para quem um documento uma mensagem probatria, onde dentro do significado de mensagem h uma componente de contorno histrico com projeco at ao seu mundo exterior e uma captao do contedo da mensagem, considera que uma esttua e um quadro se convertem em documento quando somos capazes de situ-los num contexto histrico e valor probatrio. Estas perspectivas vo ao encontro do binmio documento / monumento preconizado por Le Goff e a partir do qual passamos a ter uma perspectiva mais ampliada da noo de documento. Nesta medida, o documento ultrapassa o texto, devendo o historiador diversificar as fontes codificadas (texto, nmero, desenhos, mapas, imagens, msica e sons) e os mais diversos objectos (peas arqueolgicas, artefactos antigos e modernos, vestgios naturais, etc. Assim sendo, torna-se proeminente o papel de interpretao do sujeito ou do sujeito-interpretante que busca, interpela, l documentos / monumentos e coleces (Silva, 2006, p. 50). A perspectiva de Rodrguez Bravo (2002) contrape-se de Briet e Otlet, ao rejeitar a incluso, no conceito de documento, de objectos cuja principal misso no seja a de transmitir uma mensagem, considerando ainda como fundamental a vontade do emissor. Nesta conformidade no so considerados documentos nem o antlope de Briet, nem a bicicleta de Meyriat e nem o edifcio de Otlet, visto nenhum deles ter sido concebido para transmitir informao, embora possam converter-se em fontes de informao para os estudiosos de uma determinada rea zologos, etnlogos, arquitectos ou historiadores de arte (Rodrguez Bravo, 2002, p. 93). Na opinio de Desantes e Lpez Yepes, o documento um instrumento material e externo ao ser humano que lhe permitiu, ao longo da histria, depositar os conhecimentos para que pudessem ser transmitidos no espao e no tempo s geraes seguintes. O documento composto por matria e forma, ou seja, por suporte fsico e por contedo informativo ou mensagem. , pois, o resultado da incorporao de uma mensagem num
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suporte fsico, mensagem potencialmente transmissvel no espao e no tempo e actualizvel em determinada situao, a fim de servir de fonte para a obteno de novas mensagens (Desantes e Lpez Yepes Apud Rodrguez Bravo, 2002, p. 95). Marshall McLuhan considera que o documento um meio pelo qual comunicada uma mensagem (informao), cujo formato inclui, entre outros, manuscritos, publicaes impressas, microformas e recursos electrnicos (Casanova, 2008, p. 62). Para Martnez Comeche (2002) a noo de documento relaciona-se com a possibilidade de informar:
El documento tiene como finalidade inmediata informar (dar a conocer a alguien algo til) en relacin a una finalidade ltima cualquiera del ser humano (esttica, econmica, administrativa cultural, etc.) (Martnez Comeche, 2002, p. 35).

Todos os documentos e qualquer mensagem precisam de um suporte para serem transmitidos. A particularidade do suporte no est na sua existncia, mas na sua perdurabilidade, ou seja, na capacidade para manter a mensagem, prolongando no tempo o acesso ao contedo informativo (propriedade que, por exemplo, no engloba a comunicao oral directa. Para Martnez Comeche (2002) um documento representa sempre algo (um acto, um processo de natureza administrativa ou jurdica, no caso dos arquivos; um pensamento, seja qual for, no caso das bibliotecas e centros de documentao). A caracterstica partilhada por todos os documentos seria a mensagem (entendida como um conjunto de signos que representam algo) (Martnez Comeche, 2002, p. 35). A partir da segunda metade do sculo XX devido ao aumento da utilizao de audiovisuais (fotografias e gravaes sonoros e visuais) os tericos passam a englobar na noo de documento, para alm dos textos escritos, as gravaes de imagens e de voz. Pois, tal como refere Martnez Comeche (2002) os avanos tecnolgicos propiciaram a apario de novas formas de plasmar as mensagens (tal como por exemplo documento gravado digitalmente num CD) e trar no futuro outras formas distintas. A concluso que importa extrair desse fenmeno a variabilidade formal do documento (isto a diversidade do suporte ou da aparncia fsica do documento tratado nas instituies documentais) e, por conseguinte, a sua escassa relevncia face definio do mesmo (Martnez Comeche, 2002, p. 33). Conforme refere Ribeiro (2004, p.4)
A tecnologia est na gnese de um novo paradigma em que o objecto documento bem valorizvel na categoria de patrimnio, que importa conservar como testemunho material no s porque contm informao, mas tambm porque constitui um artefacto inserido na cultura de uma dada poca est rapidamente a ser substitudo pelo objecto informao, entendida como fenmeno humano e social, que se torna cognoscvel e potenciador da produo de conhecimento cientfico sobre si prprio.
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Em suma, conforme refere Pinto (2007) a essncia do documento est todavia, naquilo que o faz ser como , ou seja, no contedo, na informao, com uma implcita inteno comunicacional atravs da sua materializao, e por sua vez a essncia da informao, em toda a sua complexidade, mais do que um conjunto de documentos e no se confina sua materialidade tendo que ser estudado nas suas propriedades e caractersticas intrnsecas (Pinto, 2007).

2.3 Documento digital

Para Buckland (1998) quando nos referimos a um documento em suporte papel, em papiro ou em microfilme o significado claro, mas o conceito de documento digital muito mais difcil (Buckland, 1998). Baseado na anlise de David Levy, Buckland (1998) refere que a nfase na tecnologia dos documentos digitais ter-nos- impedido de compreender o documento digital como documento. Nas tecnologias digitais tudo armazenado como uma sequncia de bits, pelo que o suporte usual (papel, microfilme) j no ajuda. Neste sentido, cada vez mais diminuta a distino de um documento pelo seu suporte (Buckland, 1998). pergunta o que aconteceu noo de documento?, Buckland (1998) responde que tudo o que exibido na tela ou impresso um documento. Poder assim dizer-se que o algoritmo, tal como o jogo educativo (Otlet), uma espcie de documento dinmico. Assim sendo, mais coerente a definio de documento considerando a funo em vez do formato (Buckland, 1998). Para Rodrguez Bravo (2002) na sociedade digital, nem a informao nem o documento so estveis e estticos, quer isto dizer que so uma realidade dinmica. Conforme refere Borges (2002, p. 26):
O objecto que encapsula informao esteve, at agora, condicionado aos suportes estticos mas o novo ambiente digital proporciona suportes dinmicos restabelecendo, de certo modo, as condies da oralidade ao permitir a interactividade: o meio digital faculta uma adaptao contnua da informao num eterno recontar, aonde se poder perder inclusive a figura das verses autorais.

Citando Agustn e Muoz, Rodrguez Bravo (2002) refere que o documento digital o produto de uma evoluo que se desenvolveu de forma constante e marcada por importantes conquistas, entre as quais, a apario e difuso da escrita cuneiforme entre os sumrios, no final do IV milnio A.C., e a sua utilizao para documentar a actividade humana; a apario do alfabeto nas costas fencias, no final da primeira metade do segundo milnio, que ao permitir a combinao de um nmero ilimitado de signos, facilitou o uso da
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escrita; a transio desde o suporte papiro e o formato de rolo at ao suporte pergaminho e o formato cdice, que teve lugar entre os sculos I e IV D.C. e facilitou o uso e o acesso ao documento e a apario e difuso da imprensa na segunda metade do sculo XV, que pressups a expanso da cultura (Agustn e Muoz Apud Rodrguez Bravo, 2002, p. 161).20 Com a inveno da imprensa e da tipografia por Gutenberg a escrita passa da fase manuscrita para a fase impressa, embora no ocorra uma alterao do conjunto de signos utilizados e mantendo-se a situao do registo da informao em num suporte material. Mantendo a unidade como o suporte em que registada, o acesso directo pelo utilizador, bem como a comunicao de forma assncrona e multi-direccionada, a informao v a possibilidade da sua produo e consequente difuso exponencialmente potenciadas (Pinto e Silva, 2009, p. 328) e o aumento da quantidade de livros e cpias produzidas conduz a um acesso mais generalizado informao. Nesta evoluo haveria ainda uma etapa intermdia entre a apario da imprensa e a chegada do documento digital, que emergiria com o advento da fotografia e dos diferentes tipos de documentos sonoros e audiovisuais, tambm considerados marcos na histria documental, mais concretamente quando se supunha o fim do livro, o desaparecimento da escrita e o fim da era Gutenberg (Agustn e Muoz Apud Rodrguez Bravo, 2002, p. 162). Segundo Martnez Comeche (2002) o documento digital, para alm de conter as mesmas caractersticas que o documento clssico constituir mensagem, a necessidade de conter as mensagens em suporte durveis e ser utilizado pelas instituies documentais com finalidade informativa , caracteriza-se, em primeiro lugar, pela sua fragmentao ou decomposio em partes, dando maior liberdade ao leitor para construir uma interpretao pessoal. No que se refere estritamente definio de documento, esse fenmeno implica a necessria apreciao do documento como uma mensagem (um documento clssico) ou um conjunto de mensagens (um documento digital).
Esta questo foi amplamente desenvolvida por Goody (1986) que considera que, no Prximo Oriente Antigo, os efeitos da escrita se fizeram sentir nas religies factor patente na organizao interna da actividade religiosa, especialmente no papel desempenhado pelas escolas dos templos e pelos sacerdotes como escribas e arquivistas e na economia. Para Goody (1996, p. 64): O problema central que se prende com a contribuio da escrita para a economia tem a ver com o seu papel no desenvolvimento no sentido mais amplo, isto , na promoo de novas tecnologias (e na diviso do trabalho a ela associada), no alargamento das possibilidades da gesto por um lado e do comrcio e produo pelo outro, na transformao dos mtodos de acumulao de capital e, finalmente, na alterao da natureza das transaces individuais de tipo econmico. Assim sendo, acrescenta, ainda, que: Uma das razes por que a escrita era to til no comrcio era a sua capacidade de armazenar informao ao longo do tempo, tornando assim a memria mais fidedigna; a confirmao de uma transaco j no residia na longevidade de testemunhas oculares apenas, mas na reteno do prprio documento, muitas vezes validado por meio de assinaturas ou marcas (), alm das prprias testemunhas. No era a certeza o nico proveito; atravs do uso da escrita a capacidade do armazm da memria podia ser ampliada de modo a ser possvel o controlo e consequente efectivao de mais transaces de uma s vez. No era um resultado necessrio, e a memria interna pode sofrer com isso. Mas o armazenamento externo fornecido pelo livro oferece uma nova potencialidade alternativa para a comunicao humana (Goody, 1987, p. 98). Em suma, citando uma vez mais Goody (1987, p. 15): As grandes organizaes, com a sua traduo letrada, adquirem uma certa independncia prpria, promovida pela sua custdia dos livros e pelo interesse na continuidade terrena e na salvao extramundana. 37
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Em segundo lugar, dada a facilidade com que os documentos digitais podem ser difundidos atravs das redes telemticas, no exigida a existncia de um suporte. A caracterstica peculiar do documento digital consiste em que, durante a difuso, pode modificar vrias vezes o seu suporte (e em geral a sua forma), enquanto que num documento clssico o suporte nico. Esta versatilidade na adopo de novas formas e suportes favorece a sua difuso atravs de outros meios, enquanto que o documento clssico, devido ao seu suporte, est mais limitado no que se refere difuso espacial. Em contrapartida, comparativamente com o documento digital, o suporte do documento clssico, tal como o papel, tem um nvel superior no que concerne perdurabilidade no tempo (Martnez Comeche, 2002, p. 36-37). Buckland aponta como caractersticas dos documentos digitais a deslocalizao (os documentos electrnicos no esto localizados: dadas as possibilidades oferecidas pelas telecomunicaes, um documento electrnico pode ser usado a partir de qualquer lugar, sem sequer sabermos, ou termos de saber, onde est armazenado geograficamente), a simultaneidade do uso (vrias pessoas podem usar a mesma base de dados ou registos electrnicos simultaneamente), a facilidade em obter uma cpia, a flexibilidade (os documentos armazenados electronicamente so mais flexveis: so fceis de rever, rearranjar, reformatar e combinar com outros documentos) e o volume de armazenamento (as coleces de documentos armazenados na forma electrnica so menos volumosas que as verses em papel) (Buckland Apud Borges, 2002, p. 33). Por sua vez Schamber (1996) salienta como caractersticas do documento digital a fcil manipulao (o contedo pode ser composto, revisto, cortado e colado e as caractersticas de tabelas de contedos dinmicos podem ser exploradas e personalizadas), ligao interna e externa (mltiplos formatos - texto, imagens, udio e vdeo podem ser conectados diversas vezes entre e dentro de documentos), a transformao imediata (o armazenamento de formatos disco, tape, impresso e as exibies so mutveis e intercambiveis, desde a entrada sada. O armazenamento requer espao em disco em vez de depsitos), a pesquisa inerente (estrutura lgica do documento, processamento de linguagem natural, sistemas especializados facilitam o acesso interpretao dos contedos), o transporte imediato (a informao pode ser instantaneamente transportada para qualquer ponto geogrfico. A distribuio requer uma rede electrnica em vez de camies), a replicao infinita (a distribuio consiste numa replicao, ficando o original na fonte. As quantidades so tecnicamente ilimitadas. A produo e cpia em massa no degrada a qualidade das cpias, nem do original). certo que as caractersticas dos documentos esto vinculados s tecnologias, pois a nossa percepo de documento tradicional tem sido moldada pelas tecnologias de impresso, tal como a nossa percepo de documento digital tem sido moldada pelas tecnologias electrnicas (Schamber, 1996, p. 669-670).
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Na perspectiva de Casanova (2008) so considerados documentos digitais aqueles que se encontram num dispositivo electrnico, pelo que qualquer arquivo de computador um documento digital. Citando Moreira Gonzlez, que define uma etapa pr-documental e outra documental, Casanova refere haver ainda uma terceira etapa que designa por documental digital, onde por um lado a separao entre documento e informao muito tnue e por outro lado os documentos se converteram em hiperdocumentos, enlaados uns nos outros (Casanova, 2008, p. 61). Pinto (2007) define estes documentos, comummente designado por objectos digitais, da seguinte forma:
Quando falamos de documento electrnico estamos a reportar-nos a documentos cuja produo, armazenamento e uso est dependente de um sistema tecnolgico intermedirio, seja o utilizado para a sua produo seja resultante da aplicao de estratgias de preservao (resultado de uma emulao, migrao, etc.) () Alm disso, e contrariamente ao que sucedia com suportes como o papel, so independentes e no solidrios do suporte em que so registados/armazenados no se mantendo a inalterabilidade da relao entre contedo, estrutura e suporte, o que d origem ao estabelecimento de mltiplas relaes, no sendo ainda de esquecer o facto de que tambm podem ser dinmicos, mantendo por vezes capacidades automodificveis ou interfaces de apresentao que virtual e temporariamente (re)constroem o documento.

Segundo Ferreira (2009) so objectos digitais todos e quaisquer objectos de informao que possam ser representados atravs de uma sequncia de dgitos binrios (bitstream), abrangendo assim tanto informao nascida num contexto tecnolgico digital (objectos nado-digitais), como informao digital obtida a partir de suportes analgicos (objectos digitalizados). So exemplos disso documentos de texto, fotografias digitais, diagramas vectoriais, bases de dados, sequncias de vdeo e udio, modelos de realidade virtual, pginas Web e jogos ou aplicaes de software (2009, p. xxvi). Dada a sua complexidade, os objectos digitais tm de ser compreendidos e geridos tendo em conta os diferentes nveis a que podem ser interpretados. Estes nveis so definidos por Ferreira (2009) da seguinte forma: fsico: um objecto digital comea por ser um objecto fsico, isto , um conjunto de smbolos ou sinais inscritos num suporte fsico, tal como por exemplo um disco rgido, CD, DVD, disquete. O objecto fsico constitui aquilo que, geralmente, o hardware capaz de interpretar. O hardware assume aqui a responsabilidade de transformar os smbolos inscritos no suporte fsico num conjunto de dados que o software capaz de manipular; lgico: o software assume a responsabilidade de preparar o objecto lgico para que este possa ser devidamente apresentado a um receptor humano; conceptual: a imagem que posteriormente se forma na mente do receptor constitui o que vulgarmente se designa por um objecto conceptual ou objecto semntico. Os objectos semnticos assumem formas ou concepes familiares aos seres humanos, isto ., formas que existem no mundo real e que lhes so conhecidas, como livros, filmes ou fotografias. Do ponto de vista do ser humano, o objecto conceptual constitui aquilo que deve ser preservado; experimentado: cada
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ser humano acaba por fazer uma interpretao individual do objecto recebido (Ferreira, 2009, p. 15-16).21 Em suma, na Era da Informao, a noo esttica e analgica de documento subordinada noo operatria de informao, entendida como um conjunto estruturado de representaes mentais codificadas (signos, smbolos), socialmente contextualizadas e passveis de serem registadas num qualquer suporte material (papel, filme, banda magntica, disco compacto, etc.), comunicadas de forma assncrona e multi-direccionada (Pinto e Silva, 2005, p. 7). Assim, aos suportes materiais sucede-se um meio dinmico e complexo; o objecto documento d lugar ao produto informacional digital e o acesso ao escrito, outrora fixado em materiais como argila, o papiro, o pergaminho ou o papel, passa a estar indissocivel da componente tecnolgica. Ou seja, a relao com o documento sofre alteraes nunca antes verificadas, a sua produo e uso passam a convocar mltiplas dimenses, a mediao tecnolgica incontornvel para aceder informao e relativa resistncia temporal dos suportes orgnicos sucede-se a extrema volatilidade dos suportes digitais, ou mais objectivamente, do complexo meio digital (Pinto, 2009, p. 326).

2.4 Documento original ou cpia em ambiente digital?

Segundo Gomes (2008), a crtica da ingenuidade, da verdade ou falsidade dos actos documentais, tem a sua matriz na Diplomtica. Foi efectivamente, o problema, da verdade dos documentos, que impulsionou D. Jean Mabillon a produzir aquele que se tornou num livro fundador da crtica das fontes histricas (Gomes, 2008, p. 65). Considerando que uma das funes primordiais da crtica diplomtica distinguir um documento original de uma minuta ou de uma cpia, a fim de determinar o grau de autoridade do documento em anlise, e que a diplomtica geral descreve e define as diferentes fases de transmisso de um documento, oportuno analisar o significado de documento original em oposio a minuta e a cpia, tanto no sentido jurdico como no diplomtico (Duranti, 1996, p. 31). Carucci (1998) refere que o documento pode ser: um original stesura definitiva del documento, perfetto nei suoi elementi sostanziali e formali, uma minuta prima bozza scrita o dettata ad altri dallautores del documento o compilata da altra persona da lui delegata com le eventuali correzioni dellautore; copia a mano o dattiloscrita (velina o stessa carte
Pinto (2009) menciona as seguintes dimenses / nveis dos objectos digitais: fsico, lgico, conceptual e essencial. Este ltimo definido como um conjunto de elementos essenciais que integra as caractersticas pelas quais se decidiu preservar a informao, incluindo, por exemplo os aspectos relacionados com a autenticidade e o ciclo de vida, isto , a meta-informao administrativa, tcnica, descritiva ou estrutural que garantir a capacidade de a unidade informacional ser autodemonstrvel, mantendo ligados a si, os elementos contextualizadores da sua produo e ciclo de vida, sob o ponto de vista ambiental interno e eterno -, informacional, orgnico, funcional e tecnolgico (Pinto, 2009, p. 332). 40
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delloriginale) identica alloriginale spedito, conservata nellarchivio del mittente ou uma cpia riporoduzione di un documento originale eseguita a mano, a macchina o mediante altro apparecchio per riprodurre (fotocopiatrice, stampante, ecc.); la copia autentica legittimata da sottoscrizione notarile; la copia vidimata convalidata da autorit pubblica, invece che da notai; la copia imitativa riproduce, non per falsificazione, anche i caratteri grafici originali (Carucci, 1998, p. 100-101). Os documentos produzidos por computador podem ser considerado como um caso especial. Ser o contedo de uma disquete o original ou ser a impresso do mesmo? De acordo com os princpios da Diplomtica podero ambos ser considerados como originais22. Se um documento legvel por mquina, para alm de ser o primeiro a ter sido produzido tambm estiver completo, sem defeitos e capaz de produzir as consequncias procuradas pelo seu autor, o registo ser o original e o papel impresso ser a cpia. Pelo contrrio, essencialmente no que respeita aos documentos legais que no esto reconhecidos em formato legvel por mquina, o documento impresso o original e o registo a minuta definitiva. No entanto, na prtica, com os registos informticos, bem como com todos os outros tipos de documentos, torna-se necessrio analisar caso a caso para apurar qual ser o original (Duranti, 1996, p. 32-33). Para determinar a qualidade de um documento, isto , se uma minuta, um original ou uma cpia, o meio poder ser verificar se este capaz de vincular. Nesta conformidade, Duranti d-nos os exemplos das fotografias e das pedras litografadas. No caso das fotografias, o negativo surge antes da fotografia, mas carece de perfeio, isto , de estado completo e habilidade para o trmite, enquanto que a primeira impresso feita a partir do negativo o primeiro documento perfeito, ou seja, o original. Havendo muitas primeiras impresses significa que h muitos originais do mesmo documento. Havendo muitas impresses a partir do mesmo negativo ou da primeira impresso efectuadas em momentos posteriores, o primeiro o original e as demais so cpias em forma de original. No caso das pedras litografadas, estas so a minuta final enquanto que o impresso numerado feito a partir delas o original. comummente utilizado o termo original para designar genuno, primeiro ou nico, de modo que referimos uma minuta original ou um esboo original. Se a inteno do autor era produzir um esboo e se o considera perfeito para os devidos efeitos, correcto designa-lo por original. Apesar de poder parecer uma contradio diplomtica no o , porque usa-se original em termos diplomticos e esboo o termo tcnico que identifica artisticamente o documento (Duranti, 1996, p. 33).
22 Board (1929, p. 162-164) considera que o original no tem de ser necessariamente nico (originais mltiplos) e refere que se generalizou na antiguidade a expedio da uma mesma acta em diversos originais, cujo objectivo era assegurar a conservao de documentos particularmente importantes, de maneira a poder ser recuperado em caso de necessidade. Contudo, a estes originais eram atribudas as seguintes designaes: duplicata, duplicata ad instar alterius, triplicata e multiplicata. 41

Se o primeiro documento perfeito considerado original o que uma minuta? Em Diplomtica a minuta um desenho ou um esboo do documento definitivo, isto , corresponde primeira verso do documento, mas que no perfeito uma vez que no contm a totalidade dos caracteres internos e externos. Assim sendo, consiste num escrito preparatrio que serve de matriz elaborao do documento original. Se o documento no original nem uma minuta ento uma cpia23, ou seja, no primognito nem perfeito. Nesta perspectiva, significa que deriva do original ou de uma cpia e que por conseguinte no conserva todas as caractersticas dos originais. Na opinio de Rodrguez Bravo (2002), no documento tradicional clara a distino entre minuta, original e cpia. No entanto, devido evoluo tecnolgica, verificam-se algumas alteraes, designadamente a possibilidade de utilizar fotocpias como minutas ou para a reproduo de vrios exemplares e o mesmo acontece com a impresso a partir do formato digital. Tambm o fax introduz algumas modificaes na medida em que conservamos o ofcio original e expedimos a cpia (Rodrguez Bravo, 2002, p. 133). A Diplomtica fornece, igualmente, mecanismos de avaliao da autenticidade das cpias. Segundo Hirtle (2000), o documento original constitui um elemento de prova mais fidedigno do que uma cpia por ser mais completo e por ter um maior controlo nos procedimentos de produo. A criao de cpias implica sempre a possibilidade de haver alteraes em relao ao original. No entanto, h casos em que uma cpia pode ser mais fidedigna do que o original. Neste sentido, o autor d o exemplo de um contrato de venda de uma casa cujo contedo lanado num livro de registo de escrituras de uma entidade pblica e que pode ser mais fidedigno do que o original, dado que uma autoridade imparcial, pode certificar o acordo entre as partes intervenientes no contrato (Hirtle, 2000, p. 15). A produo de cpias autnticas tem j uma longa tradio nos arquivos, ou seja, cpias que no esto sujeitas a manipulaes, substituies ou falsificaes aps a concluso do processo de produo do documento original. Estas cpias geralmente implicam a alterao de formato (por exemplo, em papel para microfilme) e requerem que os
23 Luciana Duranti (1996) refere que a diplomtica faz a distino entre vrios tipos de cpias: cpia em forma de original (quando h dois originais do documento dirigidos mesma pessoa, o documento mais antigo considerado original e o segundo a cpia em forma de original), cpia imitativa (reproduz completa ou imparcialmente o contedo e as formas do documento, incluindo as formas externas, tais como o texto, a escrita, os signos especiais, o suporte e outros, sendo exemplo disso as fotocpias. O valor probatrio de uma cpia imitativa est muito relacionado com o original, embora no lhe seja atribudo validade legal em tribunal. Geralmente a cpia imitativa inclui elementos que identificam a sua natureza), pseudo-original (cpia que pretende imitar perfeitamente o original, com o intuito de enganar. Legal e diplomaticamente um pseudo-original falso e frequentemente tambm o historicamente), cpia simples (consiste numa mera transcrio do contedo original e que no pode ter efeitos legais. Consiste no tipo mais frequente de cpia sendo geralmente compiladas como instrumentos de apoio) e cpia autntica (cpia certificada por um funcionrio autorizado para o exerccio dessa funo e para converter a cpia num elemento de prova legalmente admissvel. Uma cpia autntica em sentido diplomtico tambm uma cpia autntica em termos legais, mas no consiste num documento original, nem em diplomtica nem em direito. A autenticao confere cpia validade e poder para produzir os efeitos do original, no influenciando a genuinidade diplomtica, legal ou histrica. Assim sendo, se o original um documento inautntico ou falso, a cpia continuar a ser autntica, sendo uma cpia autenticada de um documento inautntico ou falso (Duranti, 1996, 33-34). 42

procedimentos sejam efectuados no local de modo a garantir a autenticidade da cpia (Hirtle, 2000, p. 15). Lynch (2000) faz referncia ao facto de David Levy considerar todos os objectos digitais como cpias. Nessa perspectiva, a autenticidade pode ser vista como uma avaliao que fazemos sobre algo que temos em mos no presente, relacionado com a afirmao do passado (antecessor das cpias). A questo consiste em saber se existe um original quando um determinado objecto X tem as mesmas propriedades que o objecto Y. Isto particularmente importante quando lidamos com objectos dinmicos tais como bases de dados, sendo que as cpias no fazem sentido. Nestes casos, no possvel aferir a autenticidade atravs de comparao com outras cpias, havendo apenas a confiana ou a falta dela na localizao e no procedimento de entrega e talvez na cadeia arquivstica. Segundo Levy (2000, p. 26):
To be a copy () is to stand in a certain relation to an original, that is, to its original. To be a copy in this sense is to be faithful to the original. The definition of faithful, however, depends on the circumstances in which the copy is being made on the uses to which it will be put. The context of use, in other words, determines which properties of the original must be preserved in the copy () Even an extremely high-fidelity copy will be different from the original in innumerable ways, because to copy is to transform. The copy will be on a different piece of paper that has it own unique properties.

De facto, Levy (2000) estabelece a comparao entre o mundo analgico e o digital ao referir que ao longo dos sculos foram desenvolvidos procedimentos para a identificao de documentos autnticos, enquanto que no mundo digital esta questo est ainda a emergir, havendo inmeros desafios tecnolgicos e sociais a ultrapassar. Um dos desafios advm do facto de no universo digital se produzirem cpias numa escala sem precedentes. Assim sendo, considera no haver originais, apenas muitas cpias, e de no haver, at ao momento, objectos duradouros, o que torna a avaliao da autenticidade num desafio (Levy, 2000, p. 24-25).

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3 Autenticidade em ambiente digital

3.1 As questes da autenticidade

Com a crescente implementao das novas tecnologias nas organizaes tem aumentado a preocupao dos profissionais da informao, designadamente daqueles que exercem funes em Arquivos, sobre a gesto e a preservao de documentos de arquivo electrnicos significativos e viveis para acesso ao longo do tempo. Considerando que qualquer tcnica de preservao deve ser consistente com os requisitos essenciais de autenticidade, integralidade, acessibilidade e inteligibilidade, capacidade de processamento e potencial reutilizao, torna-se necessrio dar nfase definio do conceito de autenticidade com o intuito de chegar a uma definio consensual de objecto digital autntico e de conhecer quais so os seus atributos centrais. Conforme refere Park (2004, p. 1-2) :
Authenticity has long been understood as a significant term in archives and records managment for a long time because newly created records are assumed to be all authentic and only authentic records are managed and preserved in archives. The assumption became fragile and weak due to the vulnerable nature of digital documents.

Para Duranti et al. (2002), o conceito de autenticidade, cujo mago encontramos na cincia e na disciplina Diplomtica, refere-se, numa perspectiva arquivstica, manuteno da fidedignidade dos documentos aps a utilizao, transmisso e preservao ao longo do tempo. Um documento considerado autntico quando as caractersticas da sua forma fsica e intelectual esto conforme o sistema jurdico, o perodo e o local de produo. Nesta perspectiva, o conceito de autenticidade pressupe outros dois conceitos genuinidade e fidedignidade. Segundo a teoria diplomtica, se a autenticidade de um documento pode ser provada, pode depreender-se que o mesmo documento genuno e fidedigno. Assim, se um documento apresenta todos os elementos formais quando gerado ou recebido (isto , se autntico), esse documento aquilo que pretende ser (isto , genuno) e o seu contedo de confiana (isto , fidedigno). No entanto, estes conceitos outrora vlidos, quando os procedimentos, as regras e as rotinas de criao de documentos eram to rigorosos que impossibilitavam a criao de documentos formalmente correctos noutros locais que no fossem as chancelarias e os notrios, entre outros, j no so actualmente vlidos, particularmente, quando os sistemas electrnicos participam nos procedimentos de produo e de manuteno dos documentos. (Duranti [et al.], 2002, p. 23-24). Pois, tal como refere Smith (2000), a autenticidade em informao registada implica conhecer os diferentes contextos e comunidades, uma vez que pode significar ser original, mas tambm ser fiel ao original, pode significar que no h
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corrupo, mas tambm ser de provenincia clara e conhecida, existindo ou no corrupo (Smith, 2000, p. vi). cada vez mais premente a necessidade de termos uma percepo clara do conceito de autenticidade em ambiente digital, dado que quer os mtodos de preservao quer os testes de autenticidade dos documentos electrnicos devem basear-se nessa definio inequvoca. Assim, tendo como objectivo assegurar que os documentos contemporneos possam ser acreditveis ao longo da sua existncia, torna-se essencial, para alm do conceito de autenticidade, examinar o significado dos conceitos de genuinidade e fidedignidade, bem como de identificar os meios necessrios para garantir que todos os documentos gerados e preservados tenham essas qualidades. O conceito de genuinidade (genuineness) est relacionado com a legitimidade do documento no seu contexto. Um documento genuno o actual subproduto da actividade do seu suposto autor. A fidedignidade (reliability) refere-se autoridade e fiabilidade dos documentos como prova daquilo que , ou seja, capacidade de representar a realidade de que trata. Esta questo depende, por um lado, do nvel de integralidade24 da forma do documento e, por outro lado, do nvel de controlo exercido sobre os procedimentos documentais25. Quer isto dizer, que a fidedignidade est exclusivamente relacionada com a criao dos documentos, embora a fidedignidade dos documentos recebidos no decurso da actividade de uma determinada organizao possa ser deduzida com base na sua aco relevante dentro desta. Contudo, a fidedignidade da exclusiva responsabilidade da entidade fsica ou jurdica que produz o documento e no da entidade que o recebe. Os documentos fidedignos resultam da integrao da actividade e dos procedimentos documentais e da implementao de um sistema electrnico seguro, fidedigno e totalmente integrado com o sistema de manuteno de documentos de arquivo (recordkeeping system), sendo este ltimo definido por Duranti e Preston (2008 b, p. 842) como um conjunto de regras que controlam a produo, manuteno e usabilidade dos documentos de uma entidade produtora e que providenciam as condies para a autenticidade dos documentos, bem como as ferramentas e mecanismos utilizados para a implementao dessas regras.

24 Consiste num documento completo, onde estejam contidos todos os elementos intelectuais necessrios para torn-lo capaz de gerar consequncias, de atingir o seu objectivo. Esses elementos incluem a data, a referncia s pessoas envolvidas na criao do documento e a aco a que se refere o documento e alguns dados arquivsticos, tais como o cdigo de classificao ou qualquer outra identificao que permita contextualizar o documento. Dependendo do contexto jurdico em que se insere o documento e de modo a permitir-lhe que seja capaz de atingir o seu objectivo, podero ser necessrios outros elementos intelectuais, tais como clusulas condicionais ou a assinatura das testemunhas (Duranti [et tal.], 2002, p. 26). 25 Referem-se os procedimentos documentais a um conjunto de normas que regulam a criao de um documento de arquivo. Algumas destas normas estabelecem quem tem autoridade e capacidade para gerar e / ou assinar documentos, quem o responsvel pelo contedo do documento e o responsvel pela existncia do documento. Outras normas esto relacionadas com o circuito do documento, estabelecendo o workflow a cumprir para cada aco, e normas que definem a custdia dos documentos durante a compilao, concluso e arquivo (aces determinantes para o contexto documental). Quanto mais rigorosas e detalhadas forem as normas e quanto mais normalizadas forem as rotinas, mais fidedignos sero os documentos provenientes dessas aces. (Duranti [et tal.], 2002, p. 26-27) 46

O Manual para Arquivos Electrnicos do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) (2005) refora esse pensamento ao sublinhar que, para apoiar as actividades da organizao e fornecer a prova, um documento de arquivo tem de possuir certas caractersticas, tais como a autenticidade e fidedignidade e refere ainda, com base na norma ISO 15489, a importncia da integridade, que se relaciona com o facto de um documento de arquivo ser completo e inalterado, e da utilizao, que define a capacidade de localizar, recuperar, apresentar e interpretar um documento de arquivo. Assim,
Os documentos de arquivo para possurem estas caractersticas devero ter contedo, estrutura e contexto suficientes para fornecer prova das actividades e transaces que representam, reflectindo decises, aces e responsabilidades. Se forem mantidos de forma acessvel e inteligvel e utilizvel sero capazes de apoiar as necessidades da organizao e de ser utilizados ao longo do tempo para anlise ou demonstrao de responsabilidades (CIA, 2005, p. 12).

A autenticidade, por sua vez, est relacionada com o estado do documento, o modo e a forma de transmisso, bem como com o modo de preservao e custdia. Um documento autntico se tiver a capacidade de demonstrar que exactamente como era quando foi transmitido ou preservado, e se a confiana, isto , a fidedignidade se manteve intacta. Nesta perspectiva, a autenticidade consiste numa responsabilidade partilhada entre o produtor do documento (entidade que produz e / ou recebe os documentos) e o seu legtimo sucessor (ou seja, a entidade que adquire as funes do produtor ou o arquivo competentes para manusear, manter e preservar os documentos). A autenticidade garantida atravs da adopo de mtodos que asseguram que o documento no manipulado, alterado ou, melhor dizendo, falsificado aps a sua criao, nem durante a transmisso, manipulao e preservao, dentro do sistema de gesto de informao e do sistema de preservao documental26. Isto significa que a garantia da autenticidade dos documentos requerida em todo o ciclo de vida dos mesmos (desde a produo at ao destino final preservao ou eliminao). Assim, para garantir a autenticidade dos documentos em ambientes digitais necessrio proceder identificao dos requisitos para a criao, manuteno e preservao de documentos electrnicos autntico. Com o objectivo de chegar a uma definio consensual, clara e objectiva do conceito de autenticidade e de conhecer quais os atributos centrais dos objectos digitais autnticos, em Janeiro de 2000, o Council on Library and Information Resources (CLIR) reuniu cinco especialistas no domnio dos recursos informacionais Charles T. Cullen, Peter B. Hirtle, David M. Levy, Clifford Lynch, Jeff Rothenberg e Abby Smith.

26 O sistema de preservao documental entendido por Duranti et al. (2002, p. 28) como: a set of internally consistent rules that govern the intellectual and physical maintenance by the creator of semi-active and inactive records overtime, and the tools and mechanisms necessary to implement them. 47

Smith (2000) salienta o facto de no existir uma unanimidade universal sobre aquilo que deve ser preservado e para que finalidade. Pois, por exemplo, enquanto um arquivista d nfase s especificaes dos documentos como elemento de prova, o bibliotecrio foca a sua ateno no contedo sabendo que este poder servir mltiplos propsitos ao longo do tempo. Nesta perspectiva, pode haver vrias formas de descrever os itens que se pretendem preservar e das caractersticas que devem ser documentadas de modo a assegurar a sua autenticidade e a capacidade de continuar a servir o seu propsito no que se refere sua utilizao a longo prazo. Para alm das questes relacionadas com as tcnicas de preservao mais adequadas (migrao e emulao27), outras questes se colocam, designadamente a necessidade de resolver a questo da autenticidade, antes que os humanistas e os cientistas possam sentir-se confiantes na criao de informao digital (Smith, 2000, p. vi-vii). Criar uma noo comum sobre os mltiplos significados de autenticidade uma questo crtica para o ambiente digital, onde existem recursos informacionais em variados formatos, alguns dos quais interactivos. Nessa conformidade, Smith (2000) levanta as seguintes questes: (1) se toda a informao textual, numrica, audiovisual existe como uma corrente de bits, quais as suas implicaes no conceito de formato e qual o seu papel como atributo essencial do objecto?; (2) ter o conceito de original significado no ambiente digital?; (3) qual o papel da provenincia no estabelecimento da autenticidade em objectos digitais?; (4) quais as implicaes para a autenticidade decorridos do facto dos objectos estarem dependentes, entre outros, do software, do hardware e da rede? (Smith, 2000, p. vii). Cullen (2000) define como objecto autntico aquele cuja integridade est intacta aquele que pode constituir prova ou que pode ser aceite como sendo aquilo que o seu autor diz ser. Pouco importa se o objecto manuscrito, impresso ou digital. Tanto os objectos manuscritos como os objectos digitais levantam as mesmas questes de autenticidade. No

27 Segundo Ferreira (2009) a migrao, a emulao e o encapsulamento so estratgias de preservao de informao digital, que tm como principal intuito minimizar a obsolescncia tecnolgica e de garantir o acesso continuado informao digital. Citando Rothenberg, Ferreira considera que a emulao consiste na utilizao de um software especial, designado emulador, capaz de reproduzir o comportamento de uma plataforma de hardware e / ou software numa outra, partida incompatvel. O recurso a emuladores possibilita a interpretao dos objectos digitais num ambiente tecnolgico semelhante quele em que foram criados, ainda que tratando-se de um ambiente virtual. Refere ainda que a grande vantagem desta abordagem est na capacidade de reproduzir com elevado grau de fidelidade a funcionalidade e apresentao do objecto original. O recurso a emuladores est geralmente associado preservao de objectos digitais complexos dotados de propriedades dinmicas e / ou interactivas como o caso das aplicaes de software (Ferreira, 2009, p. 2-3). A migrao que consiste na transferncia peridica de material digital de uma dada configurao de hardware/software para uma outra, ou de uma gerao de tecnologia para outra subsequente () tem como objectivo fundamental preservar o contedo intelectual do objecto e no a estrutura utilizada para o representar. A migrao recorre a software de converso para transformar os objectos codificados em formatos obsoletos em objectos cujos formatos so compatveis com as plataformas tecnolgicas mais actuais. A principal vantagem desta abordagem consiste na possibilidade de um utilizador convencional ser capaz de interpretar os objectos digitais preservados sem necessidade de artefactos adicionais para alm do software existente no seu computador pessoal. No entanto, a aplicao desta estratgia pode resultar na perda de propriedades essenciais do objecto digital. Isto deve-se, sobretudo, a incompatibilidades existentes entre os formatos de partida e chegada ou utilizao de conversores incapazes de realizar devidamente as tarefas a que se propem (Ferreira, 2009, p.3). 48

entanto, estas questes so agora mais frequentes no que se refere especificamente aos objectos digitais pelo facto de ainda no terem sido adoptadas prticas e normas que respondam prontamente e de forma inequvoca s mesmas. Nesta perspectiva, este autor apresenta exemplos entre os quais uma lista de correspondncia produzida e recebida entre 1791-1793, perodo em que Thomas Jefferson foi Secretrio de Estado (pertencente ao fundo de Thomas Jefferson existente na Biblioteca do Congresso). Uma anlise criteriosa ao documento revela que a letra muito semelhante de Thomas Jefferson. No entanto, um olhar mais atento ao documento original sugere que a lista ter sido escrita em apenas um ou dois tempos e no ao longo de trs anos. Por outro lado, a evidncia mais significativa de autenticidade do documento tem a ver com o facto do papel apresentar uma marca de gua que indica que ter sido produzido em 1804. Assim sendo, no pode tratar-se de um documento autntico de 1791-1793 (Cullen, 2000, p. 2-3). Uma grande parte destes testes pode ser transposta para os objectos digitais. Mas considerando que o objecto digital sustenta menores evidncias de autoria, provenincia, originalidade e outros atributos relativamente aos objectos analgicos, esto mais sujeitos suspeio. No que diz respeito preservao alguns profissionais de arquivo chegaram a considerar que o nico meio seguro de preservar objectos digitais consistia em guardar uma cpia impressa. As questes relacionadas com a preservao dos objectos digitais tm recebido uma maior ateno do que a questo da autenticao, sendo esta, no entanto, uma questo primordial e para a qual se torna necessria a criao de mecanismos. Mas para qu preservar aquilo que no autntico? Poder a preservao do objecto digital implicar o acrescento de autenticidade, ainda que no tenha sido feita mais nada nesse sentido? A converso dos objectos digitais de um programa para outro ou a migrao destes para outras verses, pode representar problemas de autenticidade que podem ser resolvidas recorrendo anlise da provenincia. Desta forma, um objecto digital deve ser autenticado no momento da sua criao recorrendo a meios que conferem elevados nveis de confiana a todos os utilizadores, incluindo as utilizaes subsequentes por parte do produtor. Cullen (2000) sugere que a utilizao de meios para marcar objectos digitais poderia ajudar a resolver a questo da autenticidade, visto que os objectos digitais podem sofrer alteraes, acidentais ou intencionais. Na sua perspectiva, as bibliotecas podem ser os autenticadores ou marcadores, a quem caberia a misso de aplicar uma marca nos objectos digitais de modo a que sejam suprimidas as dvidas relativamente s caractersticas de origem e ao tempo de produo. Esta marca, que identificaria a hora e data do documento, deveria ser indecifrvel. Este procedimento seria utilizado pelas bibliotecas que recebem objectos digitais, por doao. A marca garantiria a autenticidade dos objectos digitais, tal
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como acontece como os documentos analgicos no momento da catalogao (Cullen, 2000, p.4). So vrias as evidncias intrnsecas que respondem questo da autenticidade em documentos analgicos caligrafia, edio, ordem, marca de gua, tintas que faltam nos documentos digitais. Apesar dos objectos digitais terem atributos que podem ser utilizados na autenticao, nenhum suficientemente confivel ou estvel para ser aceite a no ser que seja criado um sistema vivel de marcao. difcil certificar que um objecto digital produto do seu autor quando este originado em formato electrnico, uma vez que sem uma marca do seu autor poder ser alterado por qualquer outra pessoa, o que, indubitavelmente, dificulta a sua autenticao. Cullen (2000) cita, ainda, Paul Conway que considera que a existncia de objectos digitais lana desafios preservao no que se refere garantia da integridade intelectual, incluindo a autenticidade. Esta questo pode ser contornada se os bibliotecrios autenticarem os procedimentos de acesso e efectuarem registos das sucessivas alteraes aos ficheiros digitais. Quer isto dizer que as alteraes aos objectos digitais sero aceites desde que devidamente documentadas (Cullen, 2000, p.7). Hirtle (2000), que apresenta uma perspectiva arquivstica da autenticidade, levanta as seguintes questes: Quais as caractersticas dos arquivos tradicionais (analgicos) que lhe conferem poder para autenticar? Como podem estes arquivos e outros repositrios da herana cultural manterem-se no mundo digital? (Hirtle, 2000, p.9). Para entender a razo pela qual os utilizadores confiam na informao encontrada em arquivos analgicos torna-se necessrio entender a natureza dos arquivos. Nesta conformidade, Hirtle (2000) faz referncia teoria tradicional dos arquivistas alemes e franceses que consideram os arquivos como um conjunto de documentos escritos, desenhados e impressos oficialmente produzidos e recebidos por uma entidade ou por um dos seus funcionrios. Enquanto que para os arquivistas alemes os documentos de arquivo tinham de ser escritos ou impressos, os arquivistas modernos incluem na definio de documento os registos multimdia e mais recentemente foram, ainda, adicionados ao conceito os registos electrnicos. Por sua vez, para a Society of American Archivists o registo um documento produzido ou recebido e mantido por uma entidade, organizao ou individuo no seguimento das suas obrigaes legais ou na transaco de negcios. Desta forma, os arquivistas no esto preocupados com o valor, exactido ou utilidade do contedo do documento, isto , o documento pode conter falsidades, erros ou lapsos e continuar a constituir prova da aco de uma determinada entidade. O documento no tem de ser particularmente interessante ou importante, pois o interesse arquivstico nos documentos no depende do contedo
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informativo mas na prova que providenciam actividade da organizao (Hirtle, 2000, p. 1011). Para Hirtle (2000) o desafio inerente aos documentos electrnicos levou os arquivistas a reverem os princpios bsicos da Arquivstica, dos quais destaca David Bearman, Sue McKemmish, Frank Upward, Glenda Acland, Lucianna Duranti e Margaret Hedstrom. Todos so unnimes em considerar que s ser possvel lidar com os documentos electrnicos se voltarem ao princpio bsico da teoria arquivstica, incluindo a importncia do documento enquanto elemento de prova, pois s assim ser possvel assegurar a proteco dos direitos dos cidados (Hirtle, 2000, p. 11). Relativamente aos documentos analgicos, os arquivistas procuram assegurar de forma duradoura a validade dos arquivos, atravs da preservao e manuteno da provenincia dos documentos. Os arquivistas tm de estar aptos a afirmar perante o tribunal que os documentos sob a sua custdia foram efectivamente produzidos por uma determinada entidade. Assim, num ambiente analgico a transferncia fsica e legal de documentos de uma determinada entidade para o arquivo deve assegurar a sequncia ininterrupta da custdia (unbroken custody 28) dos documentos. Igualmente importante para estabelecer a integridade de um arquivo sua a integralidade, um a vez que apenas os arquivos completos podem assegurar a responsabilizao e proteger os direitos pessoais e quando incompletos a autoridade posta em causa. a ilustrar isto que vale a pena referir (Hirtle, 2000, p. 13):
When information is missing in a record, we do not know if it is because the information was never created or because it has been discarded. Individual records must be complete; they must contain all the information they had when they were created. They must also maintain their original structure and context.

Hirtle (2000) cita Hilary Jenkinson que considera que ambos so importantes, isto , a base legal para a transferncia de documentos para uma instituio de arquivo ou outra entidade custodial e a necessidade destes estarem completos (Hirtle, 2000, p,13). Cabe aos arquivistas a responsabilidade de assegurar a integridade dos documentos mesmo aps a sua transferncia para repositrios, que tal como no ambiente analgico pode ser feito de variadas formas, designadamente atravs da verificao da ordem original documentos e da anlise de determinados requisitos que comprovem o carcter probatrio dos documentos. Neste sentido, Hirtle (2000) alude utilizao dos princpios da Diplomtica, por parte dos arquivistas na avaliao da autenticidade e da fidedignidade dos documentos. Pois, a Diplomtica disciplina desenvolvida nos sculos XVII e XVIII com o propsito de testar a fidedignidade e a autenticidade dos documentos que o longo do tempo
28 O termo unbroken custody definido por Duranti e Peston (2008) como a traceable and uninterrupted line of care, control and usually possession of a body of records from creation to preservation that can serve as a means of protecting the authenticity of the records. 51

evoluiu para um sofisticado sistema de reflexes sobre a natureza dos documentos, a sua gnese e composio, a sua relao com as aces e as pessoas relacionadas com os documentos e com o seu contexto organizacional, social e legal. Nesta perspectiva, baseando-se na teoria de Duranti, afirma que a fidedignidade do documento determinada pela forma do documento e pelos procedimentos da sua produo, assim sendo, h maior probabilidade de um documento ser fidedigno quando a sua forma est completa. Os documentos podem requerer vrios elementos, sendo que os mais comuns so a data e a assinatura, que confere responsabilidade a determinada pessoa sobre o contedo do documento (Hirtle, 2000, p. 15). Em suma, a tradicional teoria arquivstica desenvolveu duas abordagens para assegurar a autenticidade dos documentos. A primeira abordagem baseia-se na compreenso e no controlo do contexto de produo dos documentos. Os documentos produzidos numa organizao e transferidos para uma instituio de arquivo ou outra entidade custodial, mantendo a sequncia ininterrupta da custdia e mantidos dos completos e inalterados pela entidade custodial, so entendidos com sendo autnticos. A segunda aproximao, centra-se no documento simples: a sua forma e as circunstncias da sua produo. Ambas as aproximaes so utilizadas para garantir a autenticidade dos documentos no mundo analgico. Mas como transpor para o mundo digital os princpios que to bem funcionam em ambiente analgico?
As records migrate from a stable paper reality to an intangible electronic existence, their physical attributes, vital for establishing the authenticity and reliability of the evidence they contain, are threatened (Duff Apud Hirtle, 2000, p. 16).

A facilidade com que os documentos podem ser produzidos, transferidos e modificados em ambiente electrnico, acentua a importncia de manter a sua integridade. Por conseguinte colocam-se algumas questes centrais aos arquivistas: como garantir a autenticidade dos documentos digitais? Podero as metodologias arquivsticas tradicionais desenvolvidas para os documentos analgicos ser aplicadas aos documentos digitais? Ou tero de ser desenvolvidas novas metodologias e tcnicas para assegurar que os documentos de arquivo mantm a autenticidade ao longo do tempo? Cabe aos arquivistas continuar a insistir que a informao que no se encontra armazenada num sistema de manuteno de documentos de arquivos (recordkeeping) no poder ser considerada documento de arquivo. E por outro lado, ainda que os dados contidos num repositrio digital fidedigno e confivel sejam a base para uma futura avaliao da autenticidade, ser necessrio que os arquivistas continuem a associar metadados aos documentos digitais, que serviro para que os utilizadores entendam e acedam informao digital. Para tal, segundo Hirtle (2000, p. 20) ser necessrio conhecer o nvel de literacia digital que os futuros utilizadores precisaro para avaliar a informao digital e para
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distinguirem os elementos introduzidos por fontes conhecidas daqueles introduzidos por fontes desconhecidas.
Only by understanding the interaction between researchers and documents and record and repositories will we be able to convey into the future the trust mechanism of the paper world (Hirtle, 2000, p. 20).

Levy (2000) refere que, ao longo dos sculos, foram desenvolvidos procedimentos para a identificao de documentos autnticos e para afastar impostores. No domnio digital s recentemente foi dado incio a esses procedimentos, pelo que h muitos desafios tcnicos e sociais por conhecer. Um dos desafios prende-se com o facto de, em ambiente digital, se produzirem cpias numa dimenso sem precedente. Na opinio do autor, trata-se, como vimos, de um domnio onde no existem originais (apenas cpias, muitas cpias) nem objectos duradouros, o que torna a avaliao da autenticidade um desafio (Levy, 2000, p. 2425). Na perspectiva de Levy (2000), para determinar se um documento nico (como por exemplo, um testamento) teremos de determinar a sua histria. No entanto, isso s ser possvel se o documento tiver uma histria e se a sua existncia perdurar no tempo. Para determinar a autenticidade de um documento que apenas um entre muitos (como, por exemplo, uma edio) podemos compar-lo com outras cpias de referncia. Mesmo quando a coisa em causa efmera, tal como o desempenho de um jogo, continuamos a estar aptos a utilizar como referncia um objecto estvel, tal como um documento. Em todos estes casos, os objectos em questo ou os objectos de referncia tm uma existncia fsica duradoura que ajuda a determinar a autenticidade (Levy, 2000, p. 30). Mas, num ambiente digital onde no haja nenhum objecto estvel e duradouro, uma das possibilidades ser manter rotinas de auditoria29, que indiquem as diversas transformaes sofridas por um determinado documento at chegar rea de trabalho (desktop). Este rastro ou histrico (semelhante provenincia de um objecto) poderia levarnos at produo do documento inicial ou at verso considerada como autntica. Possuir rotinas de auditoria permite saber se alguma modificao corrompeu o documento considerado autntico. Outra possibilidade ser ignorar o histrico das modificaes, e, em vez disso, especificar quais as propriedades que o documento em questo tem de ter para ser autntico. Isso seria semelhante a usar um documento escrito ou um resultado para averiguar a autenticidade do desempenho (Levy, 2000, p. 30).

As rotinas de auditoria (audit trail) so definidas nas Recomendaes para a gesto de documentos de arquivo electrnicos como Informaes sobre transaces ou outras aces que afectaram ou alteraram entidades (p. ex., elementos de meta-informao), registadas de forma suficientemente detalhada para permitir a reconstituio de uma aco precedente, e acrescenta, ainda, que uma rotina de auditoria consiste, geralmente, numa ou mais listas ou numa base de dados que podem ser visualizadas sob essa forma. As listas so geradas por um sistema informtico (para transaces de um sistema informtico) ou manualmente, mas a presente especificao pe em evidncia as primeiras (IAN/TT, 2002, p. 120). 53

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A autenticidade e integridade so ponto-chave onde a tecnologia computacional faz a ligao com a Filosofia e a construo social. O seu objectivo fazer a distino entre o que pode ser feito por codificao e o que deve ser deixado para julgamento humano e social nas reas relacionadas com a autenticidade e a integridade (Lynch, 2000, p. 32). A informao digital tem de sustentar um nvel de autenticidade e de integridade mais elevado do que a informao impressa. Considerando que impera a desconfiana no ambiente digital, caracterizado por fraudes, torna-se necessrio providenciar formas inequvocas de se verificar e provar a autoria e a integridade. Essa desconfiana no mundo imaterial da informao digital levou a uma anlise rigorosa da definio de autenticidade e de integridade.
When we try to define integrity and authenticity with precision and rigor, the definitions recurse into a wilderness of mirror, of questions about trust and identity in the networked information world (Lynch, 2000, p. 33).

Imperam algumas perguntas sobre a integridade: o objecto foi alterado desde a sua produo, e, nesse caso, foram alteradas as caractersticas fundamentais do objecto? E outras sobre a autenticidade do objecto: a integridade do objecto est intacta, so as afirmaes em torno do objecto verdadeiras ou falsas? Para obter resposta a estas questes devem ser tomadas em conta as seguintes consideraes: examinar a provenincia do objecto (por exemplo a histria custodial); realizar uma anlise forense e diplomtica do objecto (tanto ao seu contedo como sua forma) de maneira a garantir que as suas caractersticas e o seu contedo so consistentes com as afirmaes feitas sobre este e sobre o registo da sua provenincia; contar com as assinaturas e os selos que esto ligados ao objecto ou as pretenses que vm com ele, ou com ambos, e avaliar as questes forenses e diplomticas e a sua coerncia com as pretenses e provenincia; comparar o objecto em mo com outras verses (cpias) que podem estar disponveis (que por sua vez, significa tambm avaliar a integridade e provenincia das restantes verses ou cpias), isto no que se refere a documentao produzida e recebida em massa (isto publicada). A anlise forense e diplomtica da avaliao de selos e assinatura, e o registo da provenincia torna-se muito mais formal e computacional. difcil definir se os selos e assinaturas digitais so mais ou menos consistentes do que no mundo analgico, mas inquestionvel que as suas caractersticas sofreram alteraes. Finalmente, a provenincia e a histria custodial em ambiente digital comeam a reflectir a nossa avaliao dos arquivos e das entidades custodiais como executores e operadores de sistemas confiveis que impem integridade e provenincia aos objectos que lhe so confiados (Lynch, 2000, p. 35). Lynch (2000, p. 38-39) definiu os conceitos de integridade e de autenticidade. Quando um objecto digital tem integridade significa que no foi corrompido ao longo do
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tempo, ou seja, que temos em mos a mesma sequncia de bits que lhe deu origem. Uma forma de testar a integridade consiste em comparar o objecto que temos em mos com uma cpia reconhecida com autntica. Quanto validao da autenticidade implica verificar as pretenses associadas ao objecto, ou seja, verificar se objecto aquilo que afirma ser (atravs dos metadados). importante considerar que os testes de autenticidade lidam apenas com pretenses muito especficas, com perguntas fechadas (por exemplo, X foi o autor deste documento?) em vez de abertas (Quem o autor deste documento?). Por outro lado, Lynch (2000, p. 41) estabelece a comparao entre ambas, integridade e autenticidade. Em ambiente digital, os testes de integridade podem ser vistos como casos especiais e como consequncia das avaliaes de autenticidade. A maioria das verificaes da integridade em ambiente fsico no consiste em impedir as fraudes, mas sim em aceitar objectos pelo que aparentam ser, para depois procurar evidncias de danos ou corrupes (ou seja, pginas rasgadas ou arrancadas, etc.). Para este tipo de averiguao da integridade os metadados que acompanham o objecto digital servem como mecanismos para assegurar que o objecto no foi danificado ou corrompido. Segundo Lynch (2000), a marca de gua pode ser vista como uma tentativa de assegurar que um conjunto de pretenses estejam indissociavelmente ligadas ao objecto digital e, portanto, que o acompanhe. A marca de gua essencialmente utilizada para a proteco da propriedade intelectual, anexando o copyright ao objecto. Existe software capaz de detectar objectos digitais com marca de gua, em Websites pblicos, e de dar informao da sua localizao ao seu detentor de direitos. Um nmero de srie, se existente, poder ajudar o detentor da propriedade intelectual a identificar a possvel existncia de cpias ilegais e ainda de determinar de onde provm (Lynch, 2000, p. 42). Do ponto de vista da autenticidade e da integridade, a marca de gua apresenta alguns problemas. Em primeiro lugar corrompe, deliberada e sistematicamente, os objectos onde est aplicada. A aplicao de marcas de gua a um objecto digital significa a alterao dos bits, ao ponto de alterar ligeiramente a percepo do objecto. Assim sendo, encontrar e verificar uma marca de gua num objecto digital concede-nos apenas uma fraca evidncia da sua integridade. A marca de gua pode ter algum valor na anlise forense do objecto digital, mas no parece ser uma boa ferramenta para a gesto de objectos digitais num ambiente controlado, tal como um arquivo ou um repositrio preocupados com a integridade do objecto. Parece mais apropriado exigir que o ambiente tome a responsabilidade de manter a ligao e associao entre os metadados e os respectivos objectos. A marca de gua mais apropriada para um ambiente de distribuio pblica no controlada onde a integridade apenas uma varivel num conjunto complexo equilibrado entre a gesto e a proteco do contedo (Lynch, 2000, p. 42-44).
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Lynch (2000) aborda ainda a necessidade de uma extensa investigao sobre a natureza da identidade no mundo digital no que concerne s questes de autenticidade, tais como as pretenses de autoria. De facto, a identidade no mundo digital significa que determinada pessoa tenha acordado confiar na associao de um nome a uma chave, por ter directamente verificado ou confiado num intermedirio, tal como uma Public Key Infraestructure (PKI), que faz o registo deste tipo de associaes. O controlo de identidade pode no entanto ser transferido ou partilhado pelo simples facto do detentor de uma chave partilhar a mesma com uma outra entidade. Temos de confiar no apenas na identidade mas tambm no comportamento do detentor da identidade. Isto significa que a identidade mais do que simplesmente um nome (Lynch, 2000, p. 47). O autor d o seguinte exemplo: imagine que um objecto digital, que foi selado desde o seu depsito em arquivo em 2000, libertado, pela primeira vez, em 2100. Um grupo de especialistas tentam aceder s pretenses associadas ao objecto. Um dos cenrios que todas as pretenses foram verificadas aquando do seu depsito e o arquivo registou a verificao; os especialistas confiam que o arquivo tenha mantido correctamente o objecto desde o seu depsito e que tenha devidamente verificado as pretenses. Um segundo cenrio que o grupo de especialistas opta por proceder a uma nova verificao das pretenses. Isto pode lev-los a uma elaborada pesquisa da evoluo histrica das polticas das autoridades de certificao e dos operadores das infra-estruturas de chave pblica que h muito desapareceram, das histrias da atribuio e expirao de chaves, e talvez mesmo da evoluo da nossa compreenso das vulnerabilidades dos prprios algoritmos criptogrficos. Isto significa que a nossa capacidade de gerir e compreender a autenticidade e a integridade durante longos perodos de tempo ir obrigar-nos a gerir e a preservar documentao sobre a evoluo da confiana e das infra-estruturas de gesto de identidades que suportam a afirmao e a avaliao da autenticidade e da integridade. Isto, por sua vez, leva a questionar que pode ser problemtico depender de servios e infra-estruturas que esto a ser estabelecidas principalmente para apoiar actividades comerciais de curto prazo. Neste sentido, ser necessrio comear uma discusso sobre os requisitos arquivsticos para esse tipo de servios que tm pretenses de gerir a longo prazo a nossa herana cultural e intelectual (Lynch, 2000, p. 47-48). Rothenberg (2000) refere que no fcil para os informticos chegarem a acordo na definio do termo digital, mas o termo autenticidade ainda mais difcil de definir. No sentido mais amplo significa que no est restringida autenticao nem verificao da autoria, mas pretende incluir as questes de integridade, integralidade, exactido, validade, fidelidade ao original, significao e adequao a uma finalidade (Rothenberg, 2000, p. 51). O mesmo autor estabelece a relao entre a preservao digital e a autenticidade, uma vez que o objectivo da preservao permitir aos futuros utilizadores recuperar, aceder,
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decifrar, visualizar, interpretar e compreender documentos e dados de forma eloquente e vlida (ou seja autntica):
The difficulty of defining a viable digital preservation strategy is partly the result of our failing to understand and appreciate the authenticity issues surrounding digital informational entities and he implications of these issues for potential technical solutions to the digital preservation problem () the impact of authenticity on preservation is manifested in terms of usability, namely that a preserved informational entity can serve is intended or required uses if and only if it is preserved authentically (Rothenberg, 2000, p. 54-55).

Rothenberg (2000) considera a utilizao de algumas estratgias para a definio de autenticidade. Umas das estratgias concentra-se na autenticidade de uma entidade informacional, isto , se no sofreu alteraes desde o seu estado original. Esta estratgia funciona razoavelmente para entidades informacionais tradicionais, mas torna-se problemtica para entidades informacionais digitais. A estratgia de autenticidade (originality strategy) pode ser implementada com recurso a vrias tcticas, sendo que uma delas consiste em focar as propriedades intrnsecas da entidade informacional estabelecendo critrios para determinar se cada propriedade est apresentada na sua forma original:
For example, one can demand that the paper and ink of a traditional document be original and devise chemical, radiological, or other tests of these physical properties (Rothenberg, 2000, p. 56).

Outra tctica para a implementao da estratgia de autenticidade foca-se no processo atravs do qual uma entidade preservada, baseada na sua provenincia ou histria custodial de modo a garantir que a entidade no foi modificada, substituda ou corrompida e portanto deve ser original:
For example, from the archival perspective, a record is an informational artifact that provides evidence of some event or decision that was performed as part of the function of some organization or agency () The archival principle of provenance seeks to establish the authenticity of archival records by providing evidence of their origin, authorship, and text of generation, and then by providing that the records have been maintained by an unbroken chain of custodianship in which they have not been corrupted (Rothenberg, 2000, p. 56-57).

Segundo o mesmo autor, alguns arquivistas alegam que as teorias arquivsticas especificam um conjunto de requisitos relevantes para preservar documentos de arquivo de forma autntica, de modo que os futuros utilizadores sejam capazes de compreender o papel que tais documentos de arquivo desempenharam na organizao de origem e que os utilizadores possam continuar no futuro a utiliz-los, sempre que necessrio (Rothenberg, 2000, p. 59).

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3.2 A autenticidade na gesto e preservao de documentos electrnicos

O crescente volume de documentos de arquivo electrnicos, aliado crescente complexidade tecnolgica e aos desafios de natureza organizacional, tem aumentado a preocupao sobre a sua gesto e preservao a longo prazo. Para assegurar a sua preservao, fundamental que os requisitos de natureza arquivstica sejam considerados e includos no momento em que os sistemas so desenhados e que os documentos sejam cuidadosamente controlados ao longo de todo o seu ciclo de vida de modo a garantir, de forma perdurvel, a sua qualidade, autenticidade e integridade (CIA, 2005, p. 5). Pois, tal como referido no relatrio final InterPARES Final Report (2002):
Electronic records have become essential elements in the life of organizations, businesses, government agencies, and individuals. Everything that we used to do on paper is now done, at least in part, electronically. Yet the intellectual and physical integrity of these records is at risk because they are vulnerable to change that can compromise their trustworthiness. We need to take steps that will ensure that we preserve the authenticity of records, which is at risk whenever records are transmitted across space and over time.

Gilliland-Swetland (2000) considera que durante a preservao dos documentos digitais que o valor legal est frequentemente em risco de ficar comprometido. As tcnicas de preservao digital passaram de uma preocupao com a longevidade dos meios digitais, para uma preocupao com a preservao da informao armazenada nesses meios ao longo de sucessivas migraes para novos softwares e hardwares. Durante o processo muitas das caractersticas intrnsecas dos documentos digitais pode desaparecer, isto , a estrutura dos dados pode ser modificada e a apresentao do objecto num ecr de computador pode estar alterada. (Gilliland-Swetland, 2000, p.19-20) Manter grandes quantidades de objectos digitais de conservao permanente ao longo do tempo, especialmente no que se refere s qualidades probatrias dos mesmos essencial, mas complexo. Os desafios em identificar e manter esses objectos levou os profissionais da informao a trabalharem com os produtores de informao com intuito de desenhar sistemas capazes de manter intacta a integridade documentos, bem como com especialistas em preservao de modo a testar e avaliar novos processos e tecnologias de preservao. Entre 1992 e 1996, a University of Pittsburgh levou a cabo um dos primeiros e mais amplos projectos de investigao que procurou identificar os requisitos funcionais para a preservao de documentos electrnicos com carcter probatrio. Designado por Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping, este projecto consistiu em trs componentes essenciais. Em primeiro lugar, e uma vez que no so apenas os profissionais da informao que necessitam de documentos autnticos e fidedignos, o projecto identificou os requisitos funcionais para a manuteno de documentos de arquivo (recordkeeping) em comunidades
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distintas (advogados, auditores, gestes de informao, mdicos, entre outros) para, a partir da, especificar os metadados necessrios constituio de prova. Para alm do desenvolvimento de requisitos gerais para a constituio de prova, o projecto Pittsburgh desenvolveu um conjunto de requisitos funcionais que regem a produo de documentos inteligveis, identificveis (bounded), completos (com contedo, estrutura e contexto) e autorizados, permitindo especificar quais os metadados necessrios para descrever cada um desses requisitos.
This descriptive metadata cannot be separated from them or changed after the record has been created. Several additional requirements define how the data must be maintained and ultimately how it and other metadata can be used when the record is accessed in the future. The metadata created with the record must allow the record to be preserved over time and ensure that it will continue to be usable long after the individuals, computer systems and even information standards under which it was created have ceased to be. The metadata required to ensure that functional requirements are satisfied must be captured by the overall system through which business is conducted, which includes personnel, policy, hardware and software (Bearman, 1996).

David Bearman (1996), consultor do projecto, transformou as regras gerais de produo e anlise num conjunto de requisitos de metadados, com o objectivo de produzir documentos com metadados associados, que garantam a autenticidade, integridade, fidedignidade e a usabilidade da informao. Isto significa, que a manuteno da autenticidade dos documentos em sistemas electrnicos s possvel se os requisitos funcionais forem incorporados no sistema documental desde o incio (Bearman, 1996, p. 282-303). Seguiram-se a este, outros dois projectos desenvolvidos pela University of British Columbia o Projecto Preservation of the Integrity of Electronic Records e o InterPARES (Internacional Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems). O Projecto Preservation of the Integrity of Electronic Records, vulgarmente designado por UBC Project, desenvolvido, entre 1994 e 1997, pela University of British Columbia em colaborao com o U.S. Department of Defense Records Management Task Force, teve como objectivo definir requisitos para a criao, manipulao e preservao da fidedignidade e autenticidade de documentos electrnicos em sistemas activos. Estes requisitos foram utilizados, em 1997, pelo U.S. Department of Defense Records Management Task Force para a aquisio de software de gesto de documentos. No entanto, o alcance e a complexidade das questes suscitadas em torno da preservao a longo prazo dos documentos electrnicos autnticos, apontou para a necessidade de uma abordagem mais ampla, interdisciplinar e internacional. Conforme referido anteriormente, a rpida obsolescncia das novas tecnologias acarreta grandes dificuldades a todos aqueles que se preocupam com a preservao a longo prazo dos documentos electrnicos, como fonte de informao para as geraes vindouras,
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constituindo-se como um desafio para os actuais e futuros profissionais da informao. Nesta medida, a investigao efectuada no mbito do UBC Projecto teve de lidar com a preservao a longo prazo de documentos electrnicos inactivos.
As archival institutions around the world sought to develop strategies to effectively preserve the electronic records created by the governments, corporations, and other organizations that they serve, the potential need to migrate these records across technologies was raising questions related to the records authenticity. On what basis can electronic records be presumed authentic when they come into archival custody? What steps need to be taken by their preservers to ensure that the means used to ensure their long-term preservation and accessibility do not compromise their authenticity? The immense scope and ubiquity of these and related issues surrounding the long-term preservation of authentic electronic records made evident the need for an interdisciplinary, international approach (University Of British Columbia, School Of Library, Archival and Information Studies, 2001, p.1).

O projecto The Long-Term Preservation of Authentic Records, comummente designado por InterPARES (Internacional Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems), desenvolvido entre 1999 e 2001, resultou do crescente interesse suscitado pelo projecto anterior Preservation of the Integrity of Electronic Records. O InterPARES, composto por uma equipa interdisciplinar internacional, sustenta-se numa abordagem terica que utiliza a Diplomtica como a base metodolgica para a anlise de estudos de casos e teve como principal objectivo desenvolver os conhecimentos tericos e metodolgicos essenciais preservao dos documentos gerados ou mantidos em ambiente electrnico, e formular, a partir desse conhecimento, estratgias, modelos, polticas e normas capazes de garantir a sua preservao. Mais concretamente, os objectivos do InterPARES foram definidos da seguinte forma por Parks (2004): (1) analisar as questes relacionadas com a durabilidade, acessibilidade e usabilidade dos sistemas documentais e com a preservao a longo prazo da autenticidade dos documentos; (2) desenvolver procedimentos, estratgias e normas necessrios preservao de documentos electrnicos autnticos; (3) identificar e modelar a forma, funo e estrutura dos sistemas digitais, o seu contedo e os seus metadados, de modo a satisfazer essas necessidades, bem como desenvolver requisitos conceptuais para assegurar a autenticidade na avaliao e preservao na gesto documental e desenvolver polticas e normas de organizao (Parks, 2004, p. 6-7). Para atingir tais objectivos, a investigao foi organizada em quatro domnios autenticidade, avaliao, preservao e estratgia.
Each domain was addressed by a task force with a specific set of research questions, with the strategy domain integrating the outcomes and products of the other three domains into an action and implementation framework. This report discusses the general findings of the project along with some specific work of the U.S. team that contextualizes the research in the American environment (USInterPARES Project, 2002,p.[7]).

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Considerando os domnios do projecto InterPARES30, centraremos a nossa ateno na primeira parte, designada por Authenticity Task Force, dedicada autenticidade. O Authenticity Task Force teve como objectivo identificar os requisitos conceptuais para avaliar e preservar a autenticidade dos documentos electrnicos e identificar os elementos do documento electrnico necessrios para a preservao da autenticidade a longo prazo. No mbito da investigao deviam ser abordadas as seguintes questes: (1) Quais so os elementos partilhados por todos os documentos electrnicos? (2) Quais so os elementos que nos permitem distinguir os diferentes tipos de documentos electrnicos? (3) Destes elementos, qual deles permite a verificao da autenticidade ao longo do tempo? (4) Os elementos para a verificao da autenticidade ao longo do tempo so os mesmos que nos permitem a verificao da autenticidade no momento, ou seja, no momento em so originalmente produzidos e transmitidos? (5) possvel mover os elementos do actual posicionamento para outro local onde podem ser mais facilmente preservados, sem afectar a sua validade? (MacNeil [et al.], 2001, p. 1). Durante a investigao estas questes foram revistas e refinadas, tendo, inclusivamente, surgido outras questes inesperadas. Reconhecendo a necessidade de delinear a complexidade das questes relacionadas com a autenticidade dos documentos electrnicos, foram aprovadas duas abordagens de pesquisas distintas, mas complementares. A primeira abordagem foi terica e dedutiva, baseada na Diplomtica Arquivstica Contempornea (contemporary archival diplomatics), e consistia em identificar e definir os elementos de um documento electrnico ideal em geral, e os elementos relevantes para a anlise da sua autenticidade em particular, utilizando conceitos e mtodos derivados da diplomtica e da arquivstica, por sua vez baseados no conhecimento dos documentos tradicionais, do sistema jurdico e das prticas de manuteno de documentos de arquivo (recordkeeping). A segunda abordagem foi indutiva e emprica e fez uso de estudos de caso de sistemas de documentos electrnicos existentes. Embora os sistemas analisados no correspondessem aos documentos electrnicos ideais, conforme estabelecido pela primeira abordagem, permitiram elucidar sobre os limites incertos (shifting boundaries) dos documentos electrnicos, sobre processos emergentes de manuteno de documentos de arquivo (recordkeeping) e novas manifestaes de elementos de documentos tradicionais. Ambas as abordagens objectivaram a construo de teorias e de requisitos conceptuais para avaliar a autenticidade dos documentos electrnicos (MacNeil [et al.], 2001, p. 1).

30 Part One is devoted to the report of the Authenticity Task Force. Part Two comprises the Appraisal Task Force Report. Part Three is the report of the Preservation Task Force. Part Four includes the report of the Strategy Task Force as well as the reports of the various national and multinational teams. Part Five is the report of the Glossary Committee. (University Of British Columbia, School of Library, Archival and Information Studies, 2001). 61

A pesquisa levada a cabo no mbito deste projecto resultou num Template for analysis, isto , na construo de um perfil detalhado da estrutura dos documentos electrnicos (elementos extrnsecos e intrnsecos), e na identificao do contexto de produo documental, considerando os seguintes contextos: jurdico-administrativo, provenincia, procedimento, documental e tecnolgico (software, hardware, dados e modelos). O Authenticity Task Force desenvolveu, ainda, dois conjuntos de requisitos conceptuais. O primeiro conjunto (Benchmark Requirements) inclui requisitos que apoiam a presuno de autenticidade dos documentos electrnicos antes de serem transferidos para a entidade custodial encarregue da preservao (preservers custody) e o segundo conjunto (Baseline Requirements) inclui requisitos que apoiam a produo de cpias autnticas de documentos electrnicos aps a sua transferncia para a referida entidade custodial (MacNeil [et al.], 2001, p. 21). Por outro lado, o projecto pretendeu, igualmente, averiguar se os documentos electrnicos deviam ser avaliados de forma diferente dos documentos tradicionais, quando deveriam ser avaliados e por quem. O principal resultado da pesquisa consistiu na criao de uma srie de modelos funcionais de descrio e na decomposio das actividades do processo designado por Select Electronic Records. O modelo identifica e clarifica as etapas envolvidas na avaliao e eliminao de documentos electrnicos. Recomenda que, para alm da prtica tradicional cuja avaliao baseada na deciso sobre o valor permanente dos documentos , a avaliao dos documentos electrnicos tenha em conta a autenticidade, bem como a viabilidade da sua preservao, designadamente no que se refere viabilidade da preservao da autenticidade em termos tecnolgicos. Por outro lado, recomenda uma avaliao preliminar dos documentos electrnicos e a monitorizao regular das decises de avaliao de modo a garantir que as alteraes aos documentos e ao seu contexto, ao longo do tempo, no tenha afectado negativamente a sua identidade e integridade fsica nem a sua capacidade de preservar essas caractersticas. (US-InterPARES Project, 2002,p.7-8). Duranti e MacNeil (1996, p. 62), referindo-se investigao levada a cabo no mbito do UBC Project da University of British Columbia reconhece que:
This research has demonstrated that the knowledge which belongs to and identifies the professional archivist, and is constituted by diplomatics and archival science, is indispensable to the design of records systems and recordkeeping and preservation systems capable of serving the business and accountability needs of a record creator so that its records will be created reliable and maintained authentic as long as they are needed for action or reference.

Ainda no que se refere a esta questo, Duranti e MacNeil (1996) salientam que apesar do Pittsburgh Project e do UBC Project terem objectivos muito semelhantes, as suas perspectivas so fundamentalmente diferentes. Enquanto que a identificao de requisitos
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funcionais desenvolvidos no mbito do Pittsburgh Project reflectem a perspectiva do record continuum31, uma vez que no diferenciam a necessidade de documentos activos ou semiactivos da necessidade de documentos inactivos e baseiam-se na gesto integrada dos documentos electrnicos, por sua vez no UBC Project a identificao de requisitos para a manuteno de documentos de arquivo (recordkeeping) baseados na anlise das actividades envolvidas na criao, manuteno e preservao de documentos electrnicos reflecte-se na perspectiva do ciclo de vida32, visto que foca a necessidade de documentos electrnicos activos e semi-activos e baseia-se, ainda, na segmentao das responsabilidades e competncias da gesto documental no momento em que passam fase inactiva (Duranti e MacNeil, 1996, p. 62). Segundo Duranti e MacNeil (1996) as diferentes abordagens consideradas em ambos os projectos so, indubitavelmente, uma consequncia dos diferentes mtodos adoptados. As exigncias do Pittsburgh Project baseiam-se em normas e prticas que se desenvolveram num contexto jurdico, enquanto que os requisitos identificados no UBC Project se baseiam em padres universais e prticas extradas da teoria e metodologia da Diplomtica e da Arquivstica (Duranti e MacNeil, 1996, p. 62-63). Depreende-se, assim, que fundamental para todo o trabalho com documentos de arquivo electrnicos o domnio dos princpios e das tcnicas arquivsticas para a gesto e preservao de documentos. Tal como referido no Manual para Arquivos Electrnicos (2005), os arquivistas devem ser capazes no s de conhecer os princpios e as prticas fundamentais de arquivo, mas tambm de compreender que estes mudaram e que se devem

O records continuum model ope-se ao modelo do ciclo de vida, cuja abordagem diferente do primeiro. Com este modelo da era ps-custodial os arquivistas passam a ter uma participao mais activa na produo e acesso aos documentos, bem como passam a ter um papel primordial na concepo de sistemas de manuteno de documentos de arquivo (recordkeeping system). No exigida uma transferncia fsica para o arquivo, mas, em contrapartida o arquivista estabelece requisitos para a manuteno apropriada dos documentos por parte dos seus produtores. A inter-relao intelectual entre documentos activos e definitivos feita atravs da integrao dos metadados dos documentos activos no sistema de informao arquivstica (archival authoritys information system) (Gilliland, 2000, p.23). 32 A necessidade de encarar os documentos em funo da frequncia de utilizao e do seu valor, trouxe luz do dia o conceito do ciclo de vida. Este conceito, desenvolvido pelo National Archives and Records Administration (NARA), pretendia moldar a maneira como a funo e a utilizao dos documentos, bem como a responsabilidade pelos mesmos, alteram com a idade dos documentos e com a sua transio da entidade produtora para a entidade custodial. Na primeira fase, os administradores produzem e utilizam os documentos utilizao primria, na segunda fase cabe ao arquivo assegurar a preservao da integridade dos documentos a longo prazo, passando a estar disponveis para uma utilizao secundria (Gilliland-Swetland, 2000, p. 22-23). Para Rousseau e Couture (1994), quer faa parte integrante do arquivo de uma pessoa fsica ou do de uma pessoa moral, qualquer documento de arquivo passa por mais um ou mais perodos caracterizados pela frequncia e tipo de utilizao que dele feita. A arquivstica assenta assim na vida do documento de arquivo em trs perodos: os de actividade, de semiactividade e de inactividade (conceito das trs idades). Os mesmos autores referem, ainda, que esta abordagem do ciclo de vida dos documentos de arquivo, oriunda dos Estados Unidos, tem as suas razes nas reflexes que os arquivistas tiveram de fazer para resolver os problemas do crescimento incontrolvel da produo de documentos exploso documental, verificada a partir de 1940. Nesta conformidade, foram propostas as seguintes expresses: documentos / arquivos correntes, para designar os documentos que tm taxa de utilizao mais alta, documentos / arquivos intermdios, para designar o que era preciso conservar por razes de ordem administrativa, legal ou financeira, mas que eram utilizados com menor frequncia que os primeiros e documentos / arquivos definitivos, para designar os documentos que deixaram de ter valor previsvel no plano administrativo, legal ou financeiro. Esses documentos so eliminados ou conservados consoante tm ou no valor de testemunho (Rousseau e Couture, 1994, p. 111-113). 63

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reformular e / ou ampliar para fazerem face aos documentos de arquivo electrnicos. Estas competncias permitiro aos arquivistas explicitar quais as necessidades a suprir para produzir e gerir documentos de arquivo electrnicos, ou seja, permitir-lhes-o participar na determinao dos requisitos dos sistemas de arquivo electrnicos (CIA, 2005, p. 23). Segundo Gilliland-Swetland (2000), j desde os anos 60, a comunidade arquivstica tem trabalhado em proximidade com os produtores de documentos e com sistemas de manuteno de documentos (record-keeping systems) para desenvolver meios de identificao e de preservao de documentos digitais que no tm duplicado em suporte papel. O problema relacionado com o que fazer com os documentos nado digital obrigou os arquivistas a reexaminarem e a reinventarem os seus princpios e prticas luz dos desafios digitais emergentes. (Gilliland-Swetland, 2000, p. 14) O impacto da informtica e por conseguinte o deslocar do enfoque no arranjo fsico para controlo intelectual e a necessidade de preservar a identidade da informao arquivstica em ambiente electrnico levou necessidade de se compreender se os princpios arquivsticos tradicionais valor probatrio e informativo, principio da provenincia, critrios de ordenao e descrio e, ainda, a avaliao continuam a reger a prtica arquivstica. Considerando a procura de fundamentao terica e a ideia de que os arquivos s fazem sentido no mundo dos sistemas de informao, Silva et al (1999, p. 161) refere que se afirmam duas correntes distintas:
A dos que defendem a necessidade de rever (menosprezando ou diluindo) os princpios fundamentais da Arquivstica, por fora dos novos problemas surgidos a partir dos documentos electrnicos e a daqueles que entendem a milenar essncia dos arquivos e a imutabilidade do objecto da Arquivstica, independentemente dos meios usados para veicular a produo e o trmite da informao dos arquivos.

Relativamente necessidade de sustentao terico-metodolgica da arquivstica, Bailey (1989, p. 181) levanta as seguintes questes:
The fundamental question to be asked is whether modern archival theory really requires extensive revisions before it can be applied fully to computer records. However, in order to answer such a general question, archivists need to consider answers to a number of more specific questions: how does the physical medium of the record affect appraisal, arrangement, description and public service? What role does records management play in the treatment of electronic information? In order to decide if archival theory as it now exists is capable of providing the principles which can guide the handling of computer records, that theory must be examined in detail and then applied to electronic records.

Nesta perspectiva, considerando os princpios tericos inerentes prtica arquivstica, Bailey (1989) conclui no haver necessidade de reviso dos mesmos para aplicao aos documentos electrnicos. O processo de avaliao que se aplica aos documentos electrnicos mostra que, apesar dos diferentes suportes, no h nenhuma diferena fundamental na avaliao da informao em suporte papel ou digital, uma vez que, ambos so avaliados de acordo com os valores administrativos, legais, probatrio e
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informacionais no mbito do contexto do sistema de manuteno de documentos em que foram criados. Os princpios que regem a descrio e o servio pblico promovem a igualdade de tratamento de documentos em suporte papel e digital, uma vez que um bom sistema de descrio arquivstica deve centrar a sua ateno no contexto da informao em si e no na sua forma fsica (Bailey, 1989, p. 194-195). Tal como refere Cook (2001):
The second major archival change relates to the record, and specifically how archives and archivists have tried to preserve authentic, reliable records as evidence of ideas and transactions () The focus has now switched from preservation of evidence to its creation and appraisal. Archivists try to preserve reliable records in context by ensuring that records are initially created according to acceptable standards for evidence, and, going further, to ensure that all important acts and ideas are adequately documented by such reliable evidence, rather than wait, passively, for a natural residue to emerge.

Como resultado desta evoluo, a Arquivstica dever encontrar inspirao a partir da anlise funcional do processo de produo dos documentos e da teoria social contempornea, em vez de se inspirar na organizao e descrio de material de arquivo, ou seja, a cincia arquivstica funcional deve imperar sobre a cincia arquivstica descritiva, pois s atravs da interpretao funcional do contexto de produo documental se poder entender a integridade do fundo e as funes dos documentos de arquivo no seu contexto original. Assim sendo, descriptive archival science was positivist, physical, and modern; functional archival science will be historical, virtual and postmodern (Cook, 2001). Considerando que os princpios e prticas da Arquivstica podem contribuir significativamente para desenhar, gerir, preservar e utilizar os recursos digitais, GillilandSwetland (2000) refere que a implementao do paradigma arquivstico num ambiente digital implica: laborar com os produtores de informao para identificar os requisitos para a gesto da informao a longo prazo; identificar as atribuies e as responsabilidades daqueles que produzem, geram, providenciam o acesso e preservam a informao; assegurar a produo e a preservao de documentos fidedignos e autnticos; compreender que a informao pode ser dinmica no que se refere forma, acumulao, ao valor atribudo e utilizao primria e secundria; reconhecer e explorar a natureza orgnica da produo e desenvolvimento de conhecimento registado; identificar provas em documentos e responder s necessidades probatrias dos documentos e dos seus utilizadores atravs da avaliao arquivstica, da descrio e das actividades de preservao e, ainda, usar a descrio colectiva e hierrquica para gerir o grande volume de material no bibligrfico, por vezes em mltiplos suportes (Gilliland-Swetland, 2000, p. 29). Embora a mxima de que os bons arquivos so aqueles que so baseados em documentos correctamente produzidos e geridos pela entidade produtora seja uma realidade nos arquivos tradicionais, tornou-se ainda mais relevante na era electrnica onde a falta de planeamento pode condenar os documentos de arquivo electrnicos a um desaparecimento precoce. Nesta medida, e considerando que os arquivistas tm como uma das suas misses a
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preservao e acessibilizao dos documentos de arquivo com valor continuado, estes devem estar envolvidos desde a fase inicial do ciclo contnuo de vida do documento de arquivo de forma sua interveno ser potenciada. Assim sendo, os arquivistas devem trabalhar nas suas organizaes para garantir que so criados documentos de arquivo autnticos e fidedignos que documentem as actividades da organizao, e que a integridade e utilidade dos documentos de arquivo identificados como de conservao a longo prazo, so mantidas at estes serem transferidos para uma instituio de arquivo (CIA, 2005, p. 15). O Manual para Arquivos Electrnicos (2005) refere que para influenciar a criao e a gesto de documentos de arquivos, os arquivistas, alm dos princpios arquivsticos33, precisam acrescentar princpios adicionais que foquem especificamente os sistemas e a gesto de documentos de arquivo, tais como:
(1) Os documentos de arquivo so produzidos, recebidos e utilizados na conduo das actividades de uma organizao. Para garantir a continuidade das suas actividades, adequar-se ao ambiente regulador e criar condies de responsabilidade, as organizaes devem produzir e manter documentos de arquivo fidedignos, autnticos e utilizveis, e proteger a integridade desses documentos durante tanto tempo quanto o que for necessrio;(2) As regras para produzir e integrar no sistema de arquivo documentos e a respectiva meta-informao devem ser incorporadas nos procedimentos que regulam os processos de negcio, sempre que a estes sejam imputados requisitos probatrios.(3) O planeamento das actividades e as medidas de contingncia previstas devem assegurar que os documentos de arquivo vitais para o contnuo funcionamento da organizao so identificados, protegidos e se mantm recuperveis sempre que tal for necessrio (CIA, 2005, p. 16).

A interveno dos profissionais da informao importante na concepo e implementao de sistemas de arquivo de forma a assegurar que todos os documentos de arquivo com valor secundrio, produzidos por um sistema, sejam preservados como autnticos, fidedignos, inteligveis e utilizveis. Para implementar qualquer estratgia de preservao a longo prazo e de gesto de documentos de arquivo necessrio um conjunto de ferramentas e mtodos, o que, no contexto dos documentos de arquivo electrnicos, significa manuais, modelos de requisitos e normas. As questes relacionadas com a preservao da memria constituem um dos maiores desafios que os profissionais da informao devem enfrentar. Dado o volume incomensurvel de Informao produzida e a rapidez com que a mesma se produz graas s facilidades da tecnologia inquestionvel que se torna impossvel conservar tudo e a deciso

33 Constam do Manual para Arquivos Electrnicos (2005, p. 7) os seguintes princpios arquivsticos: (1) os servios de arquivo devem facilitar o estabelecimento de polticas, procedimentos, sistemas, normas e prticas concebidas para apoiar os produtores de documentos de arquivo a criar e manter documentos que sejam autnticos, fidedignos e passveis de ser preservados a longo prazo; (2) os servios de arquivo devem envolver-se em todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo (concepo, produo, manuteno) no sentido de assegurar que os documentos identificados como possuindo valor secundrio sejam integrados no sistema de arquivo, preservados e continuamente mantidos acessveis; (3) os servios de arquivo devem gerir o processo de avaliao dos documentos de arquivo para identificar os que possuam valor secundrio; (4) os servios de arquivo devem articular requisitos de preservao e de acessibilidade para garantir que os documentos com valor secundrio permaneam ao longo do tempo disponveis, acessveis e inteligveis. 66

sobre a conservao da memria deixou de ser um problema que se pe a posteriori (Ribeiro, 2004, p. 8). Isto significa, que a preservao digital comea, igualmente, na concepo e implementao da plataforma tecnolgica na qual ser produzida, organizada, armazenada e difundida a informao, nomeadamente no software utilizado, nos formatos adoptados, na recolha atempada de meta-informao administrativa, tcnica, estrutural, descritiva ou de preservao que agiro sobre as diferentes dimenses, seja a bidimensional do documento analgico, seja na pluridimensionalidade do objecto digital (Pinto, 2009, p. 350). Nesta perspectiva, pretende-se que a preservao digital se projecte ao nvel da gesto da organizao, da gesto do servio de informao e da gesto do sistema de informao, afirmando-se como uma varivel indiscutvel da Gesto da Informao, da gesto do sistema de informao organizacional (Pinto, 2009, p. 348). As recomendaes ou requisitos para a gesto e a preservao a longo prazo de documentos de arquivo electrnicos, actualmente vigentes, fornecem uma metodologia para a implementao de requisitos para arquivos correntes e para preservao documental a longo prazo num ambiente onde novos sistemas de informao so planeados ou onde sistemas j existentes tm de ser preservados. Centrado no modelo proposto pelo Manual para Arquivos Electrnicos (2005) e pela NP-4438-2 (2005) passaremos a analisar, sucintamente, as caractersticas essenciais dos sistemas de arquivo e as orientaes para a concepo e implementao de sistemas para gerir documentos de arquivo que constam do diagrama que se segue.

Figura 1 Concepo e implementao de sistemas de arquivo (NP-4438-2, 2005, p. 10)

O propsito da investigao preliminar (etapa A) fornecer organizao uma compreenso dos contextos administrativos, legal, funcional e social em que opera, de forma
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a conseguir identificar os principais factores que influenciam a sua necessidade de criar e manter documentos de arquivo. Esta etapa necessria para definir objectivos e tomar decises eficazes sobre os sistemas de arquivo de uma organizao, e igualmente importante para a elaborao de um plano de classificao funcional e para o desenvolvimento de processos conducentes tomada de deciso sobre quais os documentos que necessitam ser integrados no sistema de arquivo e durante quanto tempo devem ser mantidos. O objectivo da anlise funcional (etapa B) desenvolver um modelo conceptual do que a organizao faz e como faz, ou seja, proporcionar uma viso hierrquica da organizao e a descrio das funes, actividades e transaces. A anlise deve ser o mais detalhada possvel, de forma a descrever as etapas dos processos de negcio onde os documentos de arquivo so regularmente produzidos ou recebidos, pois, s assim ser possvel determinar quais os documentos que devem ser integrados no sistemas como documentos de arquivo. Esta etapa contribuir para tomar decises, em etapas subsequentes, sobre a produo, integrao, controlo, armazenamento, destino e acesso aos documentos de arquivo. Isto particularmente importante em ambiente electrnico, onde documentos adequados no sero integrados no arquivo e devidamente conservados a menos que o sistema o preveja. A identificao de requisitos de documentos de arquivo (etapa C) tem como objectivo identificar e documentar de forma estruturada os requisitos de uma organizao para produzir, receber e conservar documentos de arquivo. Estes requisitos so identificados atravs de uma anlise sistemtica das necessidades organizacionais, das obrigaes legais e regulamentares e de outra qualquer responsabilidade mais abrangente perante a comunidade. Pretende apoiar as seguintes tomadas de deciso: quais os documentos que uma organizao deve integrar e manter; porque deve a organizao integrar os documentos; quanto tempo os documentos de arquivo precisam de ser mantidos; e que outras caractersticas dos documentos de arquivo so exigidas e devem ser implementadas. A avaliao dos sistemas existentes (etapa D) tem como objectivo estudar os sistemas de arquivo e outros sistemas de informao existentes na organizao e avaliar at que ponto integram e conservam a longo prazo os documentos produzidos ou recebidos na conduo das actividades organizacionais. Esta avaliao ir ajudar a revelar quaisquer discrepncias entre os requisitos de documentos de arquivo definidos pela organizao e o desempenho e possibilidades dos sistemas existentes, fornecendo as bases para o desenvolvimento de novos sistemas ou para a reformulao dos sistemas existentes, de modo a cumprir os requisitos identificados e estabelecidos nas etapas anteriores. O objectivo da identificao de estratgias para o cumprimento dos requisitos dos documentos de arquivo (etapa E) determinar quais as mais apropriadas polticas,
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procedimentos, normas, instrumentos e outras tcticas que devero ser adoptadas pela organizao para assegurar que produz e mantm os necessrios documentos da sua actividade. Quando esta etapa estiver completa, existir uma abordagem planeada, sistemtica e apropriada para criar, integrar, manter, utilizar e preservar documentos de arquivo, que fornecer a base para o desenho ou reformulao do sistema de arquivo. A etapa relativa ao desenho do sistema de arquivo (etapa F) envolve a converso das estratgias e tcticas seleccionadas na etapa E num plano para o sistema de arquivo que preencha os requisitos identificados e documentados durante a etapa C e que resolva quaisquer deficincias organizacionais na gesto de documentos de arquivo, identificadas na etapa D. A etapa F, tal como as restantes etapas desta metodologia, adopta uma definio abrangente de sistemas, que inclui tanto pessoas e processos como instrumentos e tecnologia. A implementao do sistema de arquivo (etapa G) tem por objectivo identificar sistematicamente e pr em prtica uma combinao apropriada de estratgias para implementar o plano desenhado na etapa F. Esse plano ter fornecido uma viso geral de como os vrios componentes do sistema (processos, procedimentos, pessoas e tecnologia) se devem articular. A integrao de novos ou melhorados sistemas de arquivo com os sistemas de comunicao da organizao e os processos de negcio pode ser uma tarefa complexa, contudo os riscos podem ser minimizados se for adoptado um planeamento cauteloso e se o processo de implementao for documentado. Aps concluir esta etapa, uma organizao deve ter integrado melhores prticas de gesto de documentos de arquivo, com uma perturbao mnima das suas actividades; contribudo para os requisitos organizacionais de acreditao de qualidade; e capitalizado os investimentos de longo prazo efectuados nas etapas A a F. Por ltimo, o objectivo do controlo, ajustamento e reviso (etapa H) medir a eficincia do sistema de arquivo para avaliar o processo do seu desenvolvimento e corrigir as deficincias, bem como estabelecer um regime de monitorizao contnua. Ao completar esse processo a organizao ter garantias de um retorno contnuo do seu investimento no sistema de arquivo e dever igualmente passar a ter informao objectiva, capaz de demonstrar que os registos das suas actividades esto a ser adequadamente criados e geridos. Pretende-se, desta forma, a implementao de um ciclo de gesto de informao que, desde a fase de planeamento da mesma, abarca a produo, captura e recolha de informao, o seu processamento / organizao, a sua circulao, a sua avaliao, o seu armazenamento, o seu uso e disseminao, como uma varivel da gesto da informao presente em todo esse ciclo mantendo os objectivos de garantir a autenticidade, integridade e inteligibilidade da informao, bem como o acesso continuado no longo termo (Pinto, 2009, p. 343). Desta forma, a gesto de informao uno e indivisvel , gerado pela estrutura organizacional e
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sustentado por uma eficaz plataforma tecnolgica constitui um dos principais alicerces do processo de mudana e de melhoria da organizao (Pinto e Silva, 2005, p 21). Contudo, se por um lado a ampla utilizao das Tecnologias de Informao e Comunicao (TIC) aplicadas produo, processamento, troca, disseminao e armazenamento de informao contribui activamente para a introduo de uma nova dinmica na modernizao administrativa das organizaes objectivando a desburocratizao e a reengenharia de processos, o aumento da eficcia, eficincia, celeridade e transparncia e, ainda, a reduo de custos bem como uma nova dinmica ao nvel da interaco / comunicao entre o produtor e o utilizador de informao, por outro lado, devido aos desafios impostos pela rpida evoluo do ambiente electrnico, levanta problemas crticos de preservao a longo prazo da informao digital indispensvel aos propostos operacionais da organizao. Conforme refere Pinto (2005 b, p. 54):
Acresce ainda que os recursos de origem digital no existem noutro formato seno no electrnico e, se em ambiente tradicional a preservao dos recursos de informao focada sobretudo no suporte, encontrando-se, de certa forma, contedo, estrutura e contexto por ele unidos, no ambiente electrnico tal no acontece, surgindo-nos um documento cuja estrutura e contedo se configuram no momento da visualizao, cuja estrutura lgica e no fsica e que temos que controlar em todo o seu ciclo de vida de forma a garantir uma gerao segura e uma identificao completa e inequvoca.

Assim sendo, a fragilidade fsica dos suportes, a obsolescncia tecnolgica e a vulnerabilidade do meio digital so obstculos a ultrapassar na preservao digital a longo prazo, de modo a garantir a autenticidade, a integridade e a fiabilidade da informao a preservar, isto , garantir os requisitos inerentes sua produo e aos objectivos do seu produtor/produtores, dada a multiplicidade de actores envolvidos e as implicaes administrativas, legais, polticas e econmico-financeiras dela decorrentes (Pinto, 2005 b, p. 55), bem como garantir o acesso continuado informao. Nesta conformidade, torna-se necessrio que cada organizao proceda ao desenvolvimento do seu prprio sistema de preservao e definio e implementao de polticas de preservao adequadas, que englobem todo o ciclo da informao (concepo, produo, armazenamento, manuteno e acesso aos recursos digitais) e que se materializem em planos e medidas. Quanto mais depressa a instituio integrar a preservao digital no seu plano de aco, definir e implementar solues apropriadas, maior a probabilidade de sucesso na preservao dos objectos digitais, ou seja, pretende-se que a organizao possua um documento estratgico que determine, partida, quais os procedimentos a realizar para evitar a obsolescncia tecnolgica e a consequente probabilidade de perder informao. Assim sendo, imprescindvel a elaborao de um plano de preservao digital de modo a: 1) garantir que os DAE sejam conservados de forma legvel e acessvel, mantendo
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simultaneamente as suas propriedades de autenticidade e integridade durante tanto tempo quanto a organizao deles necessitar; 2) permitir identificar quais as funcionalidades que devem ser implementadas e a forma de as implementar, para manter a integridade e usabilidade dos documentos de arquivo electrnicos ao longo do tempo (Barbedo, Corujo e SantAna, 2010, p. 7-8). Tal como refere Ferreira (2009, p. 46):
A definio de uma poltica de preservao envolve, geralmente, todas as facetas de um arquivo. Implica a criao de polticas de avaliao e seleco de materiais, a identificao de esquemas de meta-informao apropriados (e.g. descritiva, tcnica, estrutural e de preservao), a definio de estratgias de preservao adequadas a cada classe de objectos digitais, a criao de planos de sucesso (para a eventualidade da organizao detentora cessar a sua actividade), a utilizao de modelos sustentveis de financiamento, entre outros.

Tratando-se de um processo directamente ligado a prticas de gesto documental, o desenvolvimento de um plano de preservao digital e a seleco das estratgias apropriadas, deve ser o resultado de um esforo de colaborao entre as unidades orgnicas referentes ao arquivo (gesto documental) e informtica (tecnologias da informao), com a participao de todas as unidades orgnicas afectadas pelo processo ou que produzam informao electrnica (Barbedo, Corujo e SantAna, 2010, p. 8). Ferreira (2009) refere que alm disso, fundamental a adopo de um sistema de arquivo digital, isto , um repositrio capaz de albergar os objectos, de facilitar a implementao dessas polticas e respectivas estratgias de preservao e, ainda, de facilitar a gesto dos objectos, bem como a sua localizao (Ferreira, 2009, p. 47). O problema da preservao digital polticas, estratgias, planos e aces , tem que ser amplamente assumido por organismos pblicos e privados, nacionais e internacionais e, como no poderia deixar de ser pelos servios e profissionais de informao. neste contexto que surge em Portugal o projecto RODA (Repositrio de Objectos Digitais Autnticos)34, desenvolvido pela Direco-Geral de Arquivos (DGARQ), para dar
O RODA foi construdo com base no modelo de referncia OAIS (Open Archival Informations System) e documentos tcnicos produzidos no mbito do Interpares 2. O modelo de referncia OAIS, aprovado como uma norma internacional em 2003 - ISO Standard 14721:2003, consiste num modelo conceptual que visa identificar os componentes funcionais que devero fazer parte de um sistema de informao dedicado preservao digital. O modelo descreve ainda as interfaces internas e externas do sistema e os objectos de informao que sero manipulados no seu interior. Por outro lado, um dos contributos mais notveis desta iniciativa tem que ver com a definio de uma terminologia prpria que viria a facilitar a comunicao entre os diversos intervenientes envolvidos na preservao de objectos digitais (Faria e Castro, 2007, p. 11). O RODA utiliza diversos esquemas de meta-informao, nomeadamente: - EAD (Encoded Archival Description) - define meta-informao descritiva. Este esquema descreve a informao de forma contextual, ajudando a categorizar e localizar a mesma. Cada nvel de descrio contm informao descritiva, seguindo o modelo da ISAD (G) -General International Standard of Archival (Faria e Castro, 2007, p. 12-15). - PREMIS (Preservation MetadataIimplementation Strategies) - Em 2003 a OCLC (Online Computer Library Center) e a RLG (Research Libraries Group) estabeleceram o grupo de investigao PREservation Metadata: Implementation Strategies (PREMIS). O esquema est organizado segundo um modelo simples (figura 4) com cinco tipos de entidades envolvidas nas actividades de preservao digital: Object, Intellectual Entity, Event, Agent e Rights (Faria e Castro, 2007, p. 16). - METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) - uma norma que permite agrupar meta-informao descritiva, administrativa e estrutural sobre objectos guardados num repositrio digital. Um documento METS consiste em sete secles principais: cabealho MATES, metadados descritivos, metadados administrativos, 71
34 34

resposta s necessidades de preservao da informao digital produzida pela Administrao Pblica, cuja conservao continuada seja importante do ponto de vista patrimonial. Assim, o repositrio digital tem de ser capaz de incorporar, descrever e dar acesso a todo o tipo de informao produzida na Administrao Pblica nacional, assegurando a sua gesto ao longo do tempo de modo a garantir e fomentar a memria individual e colectiva nacional. As questes especficas referentes s estratgias de preservao e metainformao de preservao no sero abordadas neste estudo por estar fora do mbito de estudo.

3.2 O valor probatrio e a admissibilidade legal dos documentos electrnicos

Conforme refere a NP-4438-2 (2005) os responsveis pela gesto de documentos de arquivo devem estar cientes da possibilidade de terem de enfrentar desafios legais quando os documentos forem apresentados como prova em tribunal. Se a integridade ou autenticidade de um documento for posta em causa, alegando-se falsificao, incompetncia, funcionalidades inadequadas ou deficincia do sistema, o tribunal pode no reconhecer ou, no mnimo, reduzir a capacidade ou valor probatrio do documento, o que resulta em prejuzo do caso. Assim, esses mesmos responsveis necessitam de ser capazes de, rapidamente, provar que a organizao procedeu em conformidade com a legislao, polticas e procedimentos existentes, ao longo de todo o perodo de vigncia do sistema. Deve ainda ser possvel demonstrar que o sistema sempre operou como pretendido, em concordncia com as prticas normais da organizao. Tal prova seria fornecida a partir dos registos dos processos de monitorizao e autoria do sistema (NP-4438-2, 2005, p. 35). Conforme menciona Bailey (1989, p. 193):
The archivist could also be called as an expert witness in any case where the records of a defunct agency held within that archives are called into court. Actually, this function of the modern archivist is not different in principle from the function of the traditional (particularly European) archivist, who was called to authenticate
seco de ficheiros, mapa estrutural, ligaes estruturais, comportamento. No RODA apenas utilizada a funo estrutural (Faria e Castro, 2007, p. 19). - Z39.87 - O esquema NISO Z39.87, utilizado desde 2002, define um conjunto normalizado de elementos de meta-informao para imagens digitais (Faria e Castro, 2007, p. 17). A base do repositrio digital assenta na plataforma Fedora (Flexible Extensible Digital Object and Repository Architecture) que, Segundo Faria e Castro: um software open-source que oferece uma arquitectura flexvel de servios para gesto e disseminao de contedos. Tem no seu ncleo um modelo de dados totalmente flexvel que suporta mltiplas vistas/disseminaes de cada representao digital e das relaes entre elas. Estas representaes podem encapsular contedos geridos localmente ou fazer referncia a contedos remotos. Vistas/disseminaes dinmicas so possveis associando Web services s representaes. As representaes existem dentro de uma arquitectura de repositrio que suporta uma variedade de funes de gesto. Todas as funes do Fedora, tanto ao nvel da representao como a nvel do repositrio, so expostas como Web services. Estas funes podem ser protegidas com polticas de controlo de acessos de granularidade fina (Faria e Castro, 2007, p. 23). 72

paper records on the basis of a diplomatic criticism of the medium, the text, and the documentary procedure attested by the chancery notes. Consequently, if it is true that the modern archivist deals with the technicalities of the medium, the different structure of the text, and the specific procedures governing the creation, maintenance, and use of computer records, it is also true that the theory governing his authentication function is unchanged.

Na perspectiva arquivstica, segundo Gilliland-Swetland (2000), a prova pode ser definida como a capacidade passiva dos documentos, dos objectos e dos seus contextos associados providenciarem conhecimento sobre os processos, actividades e eventos que conduzem sua criao para fins legais, histricos, arqueolgicos, entre outros. A preocupao com a questo do carcter probatrio medeia todas as actividades arquivsticas e exige uma abordagem complexa gesto de informao, bem como estabelece parmetros para os sistemas de informao e servios, particularmente no que respeita descrio arquivstica e preservao. (Gilliland-Swetland, 2000, p. 18) De facto, e conforme mencionado anteriormente neste estudo, um documento de arquivo tem de ser relacionado com uma actividade levada a cabo por uma organizao ou indivduo, e esta actividade e a funo que suporta determinam a provenincia do documento de arquivo, sendo ele prova dessa actividade. Nesta medida, com o objectivo de fornecer a prova necessria ao funcionamento da organizao ou de demonstrar a responsabilidade da entidade colectiva ou individual, todas as organizaes necessitam integrar e manter os documentos que produzem no exerccio das suas actividades no sistema de arquivo. Por conseguinte, para apoiar as actividades da organizao e fornecer a prova, um documento de arquivo tem que possuir certas caractersticas, tais como autenticidade, fidedignidade, integridade, inteligibilidade e acessibilidade. Poder ainda salientar-se que, segundo o Manual para Arquivos Electrnicos (2005, p. 42), para provar a autenticidade do documento de arquivo, apenas necessrio demonstrar que foram preservados os elementos que possua no momento da sua recepo. Recentemente, a importncia em identificar e em manter o valor probatrio dos documentos de arquivo foi novamente enfatizado, devido em grande parte aos desafios colocados pelos documentos digitais. Assim sendo, enquanto que a comunidade arquivstica d nfase descrio, identificao e preservao dos objectos digitais atravs da identificao de evidncias para a gesto documental, por sua vez, a comunidade jurdica considera a validade dos documentos digitais como prova em termos de fidedignidade dos processos associados produo e segurana dos documentos durante a transmisso e intercmbio de dados. Para a legislao, conforme refere Park (2004), a autenticidade entendida como um critrio para a admissibilidade legal como prova. A comunidade jurdica tem considerado os documentos electrnicos em relao fidedignidade dos procedimentos associados sua criao e segurana dos documentos durante a transmisso e intercmbio de dados.
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Juntamente com o rpido crescimento da rede de utilizadores da Internet, tambm as questes de segurana se tornaram importantes. Recentemente, no domnio da segurana informtica e da segurana de dados, o conceito de autenticidade usado para indicar que os processos iro assegurar que a transaco electrnica genuina e que a mensagem no foi alterada ou corrompida na transmisso. Neste sentido, foram desenvolvidas diversas tcnicas e dispositivos de segurana tais como a criptografia, a assinatura digital, a marca de gua, as chaves pblicas, entre outras (Park, 2004, p. 2-4). Segundo Gilliland-Swetland (2000), a integridade do valor probatrio dos documentos assegurada pela demonstrao de uma cadeia custodial ininterrupta, que documente com preciso a associao dos documentos de arquivo tal como recebido do seu produtor e a sua integrao como os restantes arquivos da mesma provenincia, e que monitorize todas as actividades associadas preservao dos documentos. A autora menciona que Schellenberg alargou as noes de arquivo sobre prova quando discutiu os valores a ter em conta pelos arquivistas na tomada de deciso sobre quais os documentos que devem ser preservados. O valor primrio35 dos documentos de arquivo est relacionado com os objectivos legais, fiscais e administrativos dos seus produtores e o valor secundrio est relacionado com as pesquisas feitas a posteriori (Gilliland-Swetland, 2000, p. 18-19). A autora (2000, p. 18) refere, ainda, que:
Schellenberg (1956) argued that the secondary values of public records can be ascertained most easily if they are considered in relation to (1) the evidence they contain of the organization and functioning of the Government body that produced them, and (2) the information they contain on persons, corporate bodies, things [e.g. places, buildings, physical objects], problems, conditions, and the like, with which the Government deals. His argument acknowledges both the strict legal requirements of records that must be satisfied by archival processes and the wider concept of historical and cultural evidence that contained in the materials and can be interpreted by secondary users.

A este respeito, o Manual para Arquivos Electrnicos (2005) refere que, apesar da identificao dos utilizadores de documentos de arquivo electrnico a longo prazo ser especulativa, haver dois tipos de necessidades expressas pelos utilizadores. A primeira a de documentos como prova de acontecimentos e aces do passado e a segunda a necessidade de informao contida nos documentos ou da meta-informao a eles associada (CIA, 2005, p. 61). A descrio arquivstica e a preservao do valor probatrio implicam uma vasta compreenso do valor implcito e explcito dos documentos desde a produo e ao longo do tempo e envolve uma consciencializao de como estes valores podem diminuir ou
Rousseau (1998, p. 117-118) define o valor primrio como sendo a qualidade de um documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores () A noo de valor primrio est directamente ligada razo de ser de documentos e recobre exactamente a utilizao dos documentos para fins administrativos. Por outro lado, define valor secundrio como sendo a qualidade do documento baseada nas utilizaes no imediatas ou cientficas. Esta qualidade radica essencialmente no testemunho privilegiado e objectivo que o documento fornece. Assim, todos os documentos tm um valor/utilizao primria que dura mais ou menos tempo consoante os casos, mas nem todos tm ou adquirem um valor/utilizao secundria. 74
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perderem-se quando a integridade dos documentos posta em causa. O valor probatrio, no sentido lato, reflecte-se em qualquer artefacto de informao, mas apenas uma parte de toda a informao est sujeita a determinaes legais ou regulamentares sobre a sua produo e manuteno. Gilliland-Swetland (2000, p. 19) d o seguinte exemplo:
Publications, for example, can be analyzed for evidence of the motivations and processes associated with their creation by studying their physical and intellectual form, examining different editions of the same work, and learning about the history of the publishing house or printer that produced them. Primary sources (unpublished or unsynthesized materials) particularly lend themselves to such kinds of analysis and interpretation, and such materials are increasingly being incorporated into digital information resources.

As assinaturas digitais so comummente apresentadas como prova da autenticidade e integridade dos objectos digitais. Na perspectiva de Bod (2007, p. 67-68):
O valor legal de documentos electrnicos est intimamente ligado a sua autenticidade, a qual est fortemente ligada s assinaturas digitais baseadas em criptografia assimtrica de chave pblica. Se o ponto de vista da arquivologia e diplomtica a autenticidade de documentos no depende apenas do elemento assinatura, mas de todo um conjunto de elementos que inclui o prprio contexto de produo, tramitao e arquivamento. Do ponto de vista cultural e jurdico, as assinaturas (digitais ou no) ocupam um papel chave. As assinaturas digitais e seu uso em documentos electrnicos, juntamente com todos os pr-requisitos de segurana, potencializam sua equiparao s assinaturas convencionais.

O valor probatrio dos documentos electrnicos depende, entre outros requisitos, da assinatura do seu autor, pois tal como refere Goody (1987, p. 93) a assinatura penhor de f; com efeito, a assinatura a prpria pessoa moral, ou pelo menos a pessoa jurdica, homo legens. A legislao vigente36 confere assinatura digital o mesmo valor legal que assinatura autgrafa, uma vez a assinatura digital comprova que o documento foi assinado por algum que tinha na sua posse a chave privada37, mais concretamente, e conforme o n 1 do artigo 7 do Decreto-Lei n 62/2003, de 3 de Abril, a assinatura digital pressupe que: a pessoa que aps a assinatura digital titular desta ou representante, com poderes bastantes, da pessoa colectiva titular da assinatura digital; a assinatura digital foi aposta com a inteno de assinar o documento electrnico; o documento no sofreu alterao desde que lhe foi aposta a assinatura digital, sempre que seja utilizada para verificao uma chave pblica

Ver Anexo A, onde consta uma tabela com a legislao aplicvel aos documentos electrnicos e assinatura digital em Portugal, desde 1998. 37 A chave privada definida pelo Decreto-Lei n 290-D/99, de 2 de Agosto, como um elemento do par de chaves assimtricas destinado a ser conhecido apenas pelo seu titular, mediante o qual se opes a assinatura digital no documento electrnico, ou se decifra um documento electrnico previamente cifrado com a correspondente chave pblica. Por sua vez a chave pblica definida, pelo mesmo diploma, como um elemento do par de chaves assimtricas destinado a ser divulgado, com o qual se verifica a assinatura digital aposta no documento electrnico pelo titular do par de chaves assimtricas, ou e cifra um documento electrnico a transmitir ao titular do mesmo par de chaves. O par chave pblica/chave privada gerado por um algoritmo matemtico que assegura que a assinatura apenas poder ser verificada pela chave pblica se tiver sido criada com a correspondente chave privada. Assim, para assinar um documento o titular utiliza a sua chave privada, cuja assinatura ser verificada pelo destinatrio da mensagem com a chave pblica ou PKI (Public Key Infraestructure) correspondente quela. 75

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contida em certificado vlido emitido por entidade certificadora credenciada nos termos deste diploma. No entanto, a assinatura digital no prova automaticamente que a pessoa X assinou o documento, mas prova que o documento foi assinado por algum que detinha a chave privada da pessoa (X). Assim, o valor da assinatura digital depende do procedimento em que a assinatura foi utilizada, da associao entre a chave privada e o seu proprietrio e do armazenamento seguro da chave privada (Boudrez, 2005, p. 4). Da necessidade de criar um ambiente seguro para a autenticao electrnica de modo a garantir proteco jurdica e conferir inteira segurana e confiana entre parceiros em transaces de comrcio electrnico ou em procedimentos administrativos conduzidos por via telemtica, que exigem a identificao inequvoca da outra parte, de forma a suprimir as fraudes efectuadas atravs da simulao de identidades pessoais ou falsificao do teor dos documentos, pondo em causa a integridade e, por conseguinte, o valor como meio probatrio, resultaram diversas iniciativas de variadas entidades internacionais e nacionais, com o intuito de criar um enquadramento normativo das vrias questes relacionadas com o comrcio electrnico. Nesta medida, foram adoptados quadros legais para reconhecer capacidade probatria aos documentos de arquivo electrnicos, ou seja, para definir o regime jurdico dos documentos electrnicos e da assinatura digital, bem como para regulamentar as actividades de certificao a ele associados. nesta perspectiva que se insere a Directiva 1999/93/CE relativa a um quadro legal comunitrio sobre as assinaturas electrnicas. O regime jurdico vigente em Portugal nesta matria constitudo pelo Decreto-Lei n 290-D/99, com as alteraes introduzidas pelo DL n 62/2003, cujo objectivo consiste como declara o seu artigo 1 em transpor para a ordem jurdica interna a Directiva 1999/93/CE. de se notar que o Decreto-Lei 290-D/99 continua a ser a referncia correcta da lei vigente, visto que apenas foi modificado pelo Decreto-Lei n 62/2003 e republicado em anexo a este na sua verso consolidada actual. Face amplitude da definio do artigo 362 do Cdigo Civil, segundo o qual um documento qualquer objecto elaborado pelo homem com o fim de reproduzir ou representar uma pessoa, coisa ou facto, para alm dos escritos, so abrangidos outros objectos tal como cassetes udio e vdeo, fitas cinematogrficas, bem como qualquer mensagem escrita por meios electrnicos e respectivos registos informticos devem ser considerados como verdadeiros documentos. Tambm o artigo 368 do Cdigo Civil considera como documentos as "reprodues fotogrficas ou cinematogrficas, os registos fonogrficos e, de um modo geral, quaisquer outras reprodues mecnicas de factos ou coisas", redaco que, no obstante influenciada pelo "estado da tcnica" na poca da sua
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redaco, pode abarcar, por mera interpretao extensiva e actualista, todas as formas de reproduo e transmisso de voz, dados e imagens por meios electrnicos, como reprodues de factos ou coisas e, portanto, no mbito da relevncia probatria do contedo dos respectivos originais. Portanto, a equiparao dos documentos electrnicos a quaisquer outros documentos era e continua a ser perfeitamente sustentvel em face do regime clssico do Cdigo Civil (Correia, 2006, p. 6-7). No entanto, conforme o disposto no n 2 do artigo 3 do Decreto-Lei n290-D/99, de 2 de Agosto, o documento electrnico s possuir fora probatria nos termos dos artigos 368 e 376 do Cdigo Civil e do artigo n 167 do Cdigo de Processo Penal, entre outros requisitos, se lhe for aposta uma assinatura digital certificada por entidade credenciada. Conforme refere Correia (2006), o n 4 do artigo 3 do mesmo Decreto-Lei consagra outro aspecto importante relativo fora probatria dos documentos electrnicos, ao considerar que o disposto nos nmeros anteriores no obsta utilizao de outros meios de comparao da autoria e integridade de documentos electrnicos, incluindo outras modalidades de assinatura electrnica, desde que tal meio seja adoptado pelas partes ao abrigo de vlida conveno sobre prova ou seja aceite pela pessoa a quem for oposto o documento. Podero deste modo assinar-se documentos por outros processos tcnicos, que constituam modalidades de mera assinatura electrnica em sentido amplo (alnea b) do art. 2 do DL n 290-D/99), ou que sejam outra modalidade de assinatura electrnica avanada (alnea c) do mesmo artigo). Est, assim, explicitamente consagrada na lei a validade, por exemplo, de convenes em contratos de uso de PIN para utilizao de cartes bancrios, ou para uso de password para acesso a certos servios de telecomunicaes (Correia, 2006, p. 23-24). Nos termos do artigo 4 do Decreto-Lei n 290-D/99, de 2 de Agosto, tambm as cpias, sobre idntico ou diferente tipo de suporte, so vlidas e eficazes nos termos gerais de direito e tm a fora probatria atribuda s cpias fotogrficas pelo n 2 do artigo 387 do Cdigo Civil e pelo artigo 168 do Cdigo de Processo Penal, se forem observados os requisitos a previstos. Assim, conforme refere Correia (2006, p. 25):
Esta norma aplica-se tanto s cpias que constituam documentos electrnicos em sentido estrito como tambm s cpias consistentes em documentos informticos, sendo essa a consequncia da frase sobre idntico ou diferente tipo de suporte. de se notar que a cpia que mantenha a forma electrnica isto , que seja um documento electrnico em sentido estrito pode por sua vez receber uma assinatura electrnica qualificada (art. 7, n 1) e, deste modo, atingir a fora probatria plena, verificados que sejam os termos dos ns 2 e 3 do art. 3 do DL n 290-D/99.

O artigo 5 do Decreto-Lei n 290-D/99, de 2 de Agosto, refere-se possibilidade dos organismos pblicos poderem emitir documentos electrnicos com assinatura digital e, ainda, torna inequvoco o facto dos actos administrativos desses organismos poderem ser
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praticados e formalizados atravs de meios informticos, desde que nas operaes relativas criao, emisso, arquivo, reproduo, cpia e transmisso de documentos electrnicos, os dados relativos ao organismo interessado e pessoa que tenha praticado cada acto administrativo devem ser indicados de forma a torn-los facilmente identificveis e a comprovar a funo ou cargo desempenhado pela pessoa signatria de cada documento. Segundo Correia (2006, p. 27):
A conjugao do disposto no art. 3 com o art. 5 do Decreto-Lei n 290-D/99 viabiliza a emisso de documentos electrnicos autnticos, desde que estes sejam exarados por um agente da entidade ou oficial pblico revestido de competncia legal para esse fim e este neles aponha a sua assinatura digital devidamente certificada. luz desta possibilidade que se justifica a exigncia da identificao da pessoa e do cargo ou funo do agente autor contida no n 2 deste art. 5, devida circunstncia de uma parte significativa dos documentos emergentes da prtica de actos administrativos revestirem a natureza de documentos pblicos autnticos, dotados da especial fora probatria prevista pelo art. 369 do Cdigo Civil.

No obstante a legislao regular a validade, eficcia e o valor probatrio dos documentos electrnicos e da assinatura digital, outras questes se levantam nomeadamente no que se refere utilizao da assinatura digital como prova de autenticidade e integridade dos documentos electrnicos e especificamente sua preservao a longo prazo. Pois, tal como referem Chokhani e Wallace(2004, p.1):
Digital signature are a powerful tool to demonstrating data integrity and performing source authentication () Today, the value of digital signature () is limited due a lack of tool and techniques that address the problems associated with digital signature that accrue over time, including: expiration, revocation, cryptanalytic advances and computational advances. One of the challenges of using digital signatures is how to prove the validity of signatures well into the future when the signers, or a related certification authoritys, credentials are no longer valid or available. Trusted archiving is a process that involves the active storage of data where evidence is periodically obtained, or generated, and stored to create an unbroken history demonstrating the integrity of data from storage time to verification time. Trusted archives are a missing piece of the PKI puzzle that are required if digital signatures are to have a durability similar to paper and ink signature.

Para MacNeil [et al.] (2001) as assinaturas digitais so um exemplo de uma tecnologia de autenticao que foi desenvolvida para atender necessidade de comunicao electrnica segura atravs de redes abertas como a Internet. As assinaturas digitais, que identificam o remetente de um objecto de dados e que verificam se este no foi alterado durante a transmisso, podem apoiar a autenticao de documentos electrnicos, mas no so suficientes para estabelecer a identidade e demonstrar a integridade de um documento electrnico a longo prazo. So necessrias mais pesquisas para determinar o impacto especfico das assinaturas digitais sobre a preservao a longo prazo de documentos electrnicos autnticos (MacNeil [et al.], 2001, p. 2).

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Conforme analisado anteriormente neste estudo, os requisitos para a autenticidade, integridade e fiabilidade dos documentos electrnicos devem estar presentes desde a sua produo e devem ser mantidas ao longo de todo o ciclo de vida. Assim, independentemente das solues tcnicas adoptadas para a manuteno de documentos assinados digitalmente, os profissionais da informao devero providenciar um sistema de manuteno de documentos de arquivo electrnicos (record-keeping system), capaz de transferir documentos autnticos e ntegros ao longo do tempo. Contudo, os documentos assinados digitalmente constituem apenas uma pequena parcela dos documentos electrnicos que devem ser preservados a longo prazo, pelo que a autenticidade e integridade dos documentos electrnicos sem assinatura digital devero ser igualmente garantidas.

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Concluso

A revoluo digital est na gnese de um novo paradigma que se faz sentir desde a dcada de sessenta do sculo XX na actividade dos profissionais da informao. O documento tradicional (objecto que se guardava em instituies destinadas a preservar memria) deu lugar a uma realidade virtual, que se constri e reconstri permanentemente, que se transfere de lugar e de suporte fsico em fraces de segundos e que se reproduz sem limites passando a localizar-se, simultaneamente, numa pluralidade de espaos e tempos (Ribeiro, 2004). So mltiplas as consequncias terico-prticas da definio de informao e da crtica da noo de documento, que afectam directamente a profisso de Arquivo. O arquivista no pode continuar a ser aquele que arruma papis ou documentos ao servio dos investigadores (paradigma tcnico e custodial) para se assumir como estruturador e gestor de Informao em qualquer contexto orgnico produtor de fluxo informacional (paradigma cientifico e ps-custodial) (Ribeiro, 2004). Isto significa que o arquivista da era pscustodial ter de ser fundamentalmente um profissional da informao, com uma formao de base, suficientemente slida e abrangente, que lhe permitir exercer funes em qualquer contexto orgnico produtor/manipulador de fluxo informacional (Ribeiro, 2005 a, p. 10).
The loss of physicality that occurs when records are captured electronically is forcing archivists to reassess basic understanding about the nature of the records of social and organisational activity, and their qualities as evidence () Defenders of the post-modern record are turning away from a physical custodial role and are exploring how to preserve and provide access to electronic records of continuing value in their context of creation and use through the capture and management of archival metadata (McKemmish, 1994, p. 200-201).

Este estudo pretende demonstrar que a tradicional relao entre a Diplomtica e a Arquivstica entendida como disciplina aplicada da rea da Cincia da Informao , indispensvel para a concepo de sistemas de arquivo / informao que compreendem todo o ciclo de vida da informao capazes de servir as necessidades de negcios e prestao de contas de uma entidade produtora de modo a produzirem e manterem documentos autnticos enquanto precisarem deles para aco ou referncia. Conforme refere Ribeiro (2006), o ensino da Diplomtica continua a ser pertinente numa poca de mudana, em que a emergncia de um novo paradigma, cientifico e informacional, fomenta a jovem rea da Cincia da Informao e legitima novos modelos curriculares e salienta, ainda, que:
No para uma hermenutica conducente descoberta da verdade histrica ou para a determinao da autenticidade dos documentos, necessria construo cientfica sobre o passado. O especialista em informao no historiador e no tem, por isso, de se preocupar com a veracidade dos documentos e com a construo da memria histrica. A Diplomtica indispensvel porque , afinal, uma das aplicaes da anlise de contedo operao metodolgica fundamental
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na construo do conhecimento cientfico sobre a Informao. A anlise do discurso/texto (dos diversos discursos/textos), da sua estrutura, do formalismo (ou no) dos actos informacionais importantssima para a determinao do contexto (orgnico) gensico da informao e do seu posterior uso/fluxo no seio do sistema em que se integra ou dos outros sistemas com que se relaciona Ribeiro (2006, p. 14-15).

Na era do digital, a conservao da memria passou a ser um imperativo imediato, uma deciso a tomar no acto da criao da prpria informao, sob pena de, posteriormente, no ser possvel mant-la, em condies de integridade (Ribeiro, 2004). Os profissionais da informao tm como uma das suas misses a preservao e acessibilizao da informao com valor continuado, como tal devem ser envolvidos desde a fase inicial do ciclo de vida da informao criao, organizao, armazenamento, uso e interpretao. As questes relacionadas com a preservao da memria constituem um dos maiores desafios que os profissionais da informao devem enfrentar, uma vez que devido ao volume incomensurvel de informao produzida e a rapidez com que a mesma se produz graas s facilidades da tecnologia inquestionvel que se torna impossvel conservar tudo e a deciso sobre a conservao da memria deixou de ser um problema que se pe a posteriori (Ribeiro, 2004). Nesta conformidade, e com o objectivo de garantir a autenticidade, fiabilidade, integridade e inteligibilidade da informao, bem como o acesso continuado a longo prazo, depreende-se que fundamental para todo o trabalho com documentos de arquivo electrnicos o domnio dos princpios e das tcnicas arquivsticas para a gesto e preservao de documentos. Os arquivistas devem ser capazes no s de conhecer os princpios e as prticas fundamentais de arquivo, mas tambm de compreender que estes mudaram e que se devem reformular e / ou ampliar para fazerem face aos documentos de arquivo electrnicos. Estas competncias tcnicas da gesto e da preservao a longo prazo dos documentos de arquivo permitem aos arquivistas explicitar quais as necessidades a suprir para produzir e gerir documentos de arquivo electrnicos, ou seja, permitem-lhes participar na determinao dos requisitos dos sistemas de arquivo electrnicos (CIA, 2005, p. 13). No entanto, na prtica isto pressupe a capacidade de:
(1) entender e expressar o significado de assumir a gesto de sistemas de arquivo electrnicos; (2) entender e expressar o significado da preservao dos documentos de arquivo electrnicos a longo prazo, incluindo a preservao de cada um das suas componentes (por ex., dados, software e documentao de suporte) bem como a sua migrao eficaz para novas plataformas; (3) determinar os requisitos dos sistemas de gesto de arquivos electrnicos e da preservao dos documentos neles contidos (3) apoiar os informticos a determinar o que e o que deve ser um documento de arquivo em ambiente electrnico (CIA, 2005, p. 23).

No que se refere especificamente questo da autenticidade, questo central deste estudo, dever considerar-se que, tal como referido no Manifesto para a Preservao Digital, numa perspectiva arquivstica, a autenticidade est intrinsecamente ligada capacidade probatria dos documentos, no apenas num sentido estritamente jurdico, mas
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num sentido mais amplo de testemunho autntico dos actos, aces e actividades que representam. essa a principal caracterstica diferenciadora de um arquivo relativamente a outros repositrios de documentao, o que no lhe retira dimenso informativa, antes lhe acrescenta um papel de responsabilizao dos intervenientes nas actividades documentadas (Borbinha [et al.], 2002, p. 80). A autenticidade garantida atravs da adopo de mtodos que asseguram que o documento no manipulado, alterado ou, melhor dizendo, falsificado aps a sua criao, nem durante a transmisso, manipulao e preservao, dentro do sistema de gesto de informao e do sistema de preservao documental. Isto significa que a garantia da autenticidade dos documentos requerida em todo o ciclo de vida dos mesmos (desde a produo at ao destino final preservao ou eliminao). Assim, para garantir a autenticidade dos documentos em ambientes digitais necessrio proceder identificao dos requisitos para a criao, manuteno e preservao de documentos electrnicos autntico. Considerando, ainda, que o contexto e a descrio (meta-informao) desse contexto devem ser preservados como parte integrante do documento, os critrios de avaliao da autenticidade, em arquivo, tm de ponderar elementos do contedo e da estrutura do documento, elementos do seu contexto de produo e elementos do seu contexto de manuteno. A todos os nveis contedo, estrutura, contexto tm de ser definidos os elementos que, no estando presentes em determinado momento, tornam o documento em qualquer coisa diferente do que ele pretende ser, inviabilizando a sua utilizao para os fins que justificaram a sua conservao (Borbinha [et al.], 2002, p. 80). Posto isto, para fazer face aos novos desafios colocados pela Sociedade da informao essencial uma nova abordagem dos Arquivos e da Arquivstica no mbito da Cincia da Informao.

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100

ndice de figuras

Figura 1 Concepo e implementao de sistemas de arquivo.....67

101

102

ANEXO A: Legislao aplicvel aos documentos electrnicos e assinatura digital

Ttulo
Resoluo do Conselho de Ministros n 60/98, de 6 de Maio Decreto-Lei n 290-D/99, de 2 de Agosto

Sumrio
Determina a existncia de um endereo de correio electrnico nos servios e organismos integrados na administrao directa e indirecta do Estado e regula o valor a atribuir correspondncia transmitida por via electrnica. Aprova o regime jurdico dos documentos electrnicos e da assinatura digital. Define documento electrnico como o documento elaborado mediante processamento electrnico de dados. Estabelece a necessidade de associar, a cada documento electrnico que formalize um acto administrativo, informao contextual que o torne facilmente identificvel. Aprova o Documento Orientador da Iniciativa Nacional para o Comrcio Electrnico, no mbito do qual anunciado o objectivo de promoo do uso de meios de comrcio electrnico pela Administrao Pblica e de preparao de legislao para o reconhecimento jurdico. Estabelece a equiparao entre a factura emitida em suporte papel e a factura electrnica. Condiciona o valor probatrio da factura electrnica aposio ao mesmo de uma assinatura digital nos termos do Decreto-Lei n 290-D/99, de 2 de Agosto. Comete ao Instituto das Tecnologias de Informao na Justia a atribuio de exerccio de funes de autoridade credenciadora de entidades certificadoras. Define as caractersticas do contrato de seguro obrigatrio de responsabilidade civil a que se refere a alnea d) do artigo 12. do Decreto-Lei n. 290-D/99, de 2 de Agosto, que aprova o regime jurdico dos documentos electrnicos e da assinatura digital. Cria o Conselho Tcnico de Credenciao como estrutura de apoio ao Instituto das Tecnologias da Informao na Justia no exerccio das funes de autoridade credenciadora de entidades certificadoras de assinaturas digitais. Regulamente o Decreto-Lei n 375/99, de 18 de Setembro, que estabelece a equiparao entre a factura emitida em suporte papel e a factura electrnica. Altera o n 3 da Portaria n 1178-E/2000, de 15 de Dezembro que, regulamenta a possibilidade de envio das peas processuais para o tribunal atravs de correio electrnico. Aprova o modelo de impresso para pedido de autorizao para utilizao ou alterao de um sistema de facturao electrnica. Transpe para a ordem jurdica interna a Directiva n. 1999/93/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 13 de Dezembro, relativa a um quadro legal comunitrio para as assinaturas electrnicas. Transpe para a ordem jurdica nacional a Directiva n. 2001/115/CE, do Conselho, de 20 de Dezembro, que altera a Directiva n. 77/388/CEE, tendo em vista simplificar, modernizar e harmonizar as condies aplicveis facturao em matria de imposto sobre o valor acrescentado. Transpe para a ordem jurdica nacional a Directiva 2000/31/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 8 de Junho de 2000, relativa a certos aspectos legais dos servios da sociedade da informao, em especial do comrcio electrnico, no mercado interno. [Artigo 22 - Comunicaes no solicitadas.

Resoluo do Conselho de Ministros n 94/99, de 25 de Agosto Decreto-Lei n 375/99, de 18 de Setembro

Decreto-Lei n 146/2000, 18 de Junho Portaria n. 1370/2000, de 12 de Setembro Decreto-Lei n 234/2000, de 25 de Setembro Decreto-Regulamentar n 16/2000, de 2 de Outubro Portaria n 8-A/2001, de 3 de Janeiro Portaria n 52/2002, de 12 de Janeiro Decreto-Lei n 62/2003, de 3 de Abril Decreto-Lei n. 256/2003, de 21 de Outubro

Decreto-Lei n 7/2004, de 7 de Janeiro

103

Ttulo
Portaria n 337-A/2004, de 31 de Maro Decreto-Lei n. 165/2004, de 6 de Julho Decreto-Regulamentar n 25/2004, de 15 de Julho Decreto Regulamentar n 25/2004, de 15 de Julho Aviso n 8134/2004 de 29 de Julho Despacho n 16445/2004 de 29 de Julho Resoluo do Conselho de Ministros n. 115/98, de 1 de Setembro Portaria n 1350/2004, de 23 de Outubro Despacho n 27008/2004, de 14 de Dezembro

Sumrio
Estabelece a forma de entrega de peas processuais e notificaes por correio electrnico (artigos 150. e 254., n. 2, do Cdigo de Processo Civil) Altera o Decreto-Lei n. 290-D/99, de 2 de Agosto, na redaco que lhe foi dada pelo Decreto-Lei n. 62/2003, de 3 de Abril Regulamenta o Decreto-Lei n. 290-D/99, de 2 de Agosto, com a redaco que lhe foi dada pelo Decreto-Lei n. 62/2003, de 3 de Abril. Regulamenta o Decreto-Lei n. 290-D/99, de 2 de Agosto, com a redaco que lhe foi dada pelo Decreto-Lei n. 62/2003, de 3 de Abril. Publica a lista de referncias das normas geralmente reconhecidas para os sistemas e produtos de assinatura electrnica. Publica a lista de referncias das especificaes tcnicas emitidas para algoritmos criptogrficos para assinaturas electrnicas. Cria a iniciativa Nacional para o Comrcio Electrnico Fixa os termos a que obedece o registo das entidades certificadoras que emitem certificados qualificados. Estabelece as normas e especificaes tcnicas elaboradas e publicadas pelo ETSI (Instituto Europeu de Normalizao para as Telecomunicaes) e pelo CEN (Comit Europeu de Normalizao), no mbito da EESSI (European Electronic Signature Standardisation Initiative) Determina a adopo do sistema de facturao electrnica pelos servios da Administrao Pblica. Aprova a criao d a Entidade de Certificao Electrnica do Estado InfraEstrutura de Chaves Pblicas (ECEE). Cria o Sistema de Certificao Electrnica do Estado Infra-Estrutura de Chaves Pblicas e designa a Autoridade Nacional de Segurana como autoridade credenciadora nacional. Aprova o regimento do Conselho Tcnico de Credenciao da Autoridade Nacional de Segurana enquanto autoridade nacional credenciadora. Regula as condies tcnicas para a emisso, conservao e arquivamento das facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrnica, nos termos do Cdigo do Imposto sobre o Valor Acrescentado, aprovado pelo Decreto-Lei n 394B/84, de 26 de Dezembro. Reestrutura a Lei Orgnica do Gabinete Nacional de Segurana. Define os meios de assinatura electrnica e os sistemas informticos e utilizar na prtica de actos processuais em suporte informtico pelos magistrados e pelas secretarias judiciais. Aprova o regime jurdico dos documentos electrnicos e da assinatura digital, com alteraes ao Decreto-Lei n 290-D/99, de 2 de Agosto. Estabelece os termos a que obedece o registo das entidades certificadoras que emitem certificados qualificados nos termos do Decreto -Lei n. 290 -D/99, de 2 de Agosto. Cria a Rede Interministerial de Tecnologias de Informao e Comunicao e estabelecer as suas competncias

Resoluo do Conselho de Ministros n. 137/2005, de 17 de Agosto Resoluo do Conselho de Ministros n. 171/2005, de 3 de Novembro Decreto-Lei n. 116-A/2006, de 16 de Junho Regulamento n. 19/2007, de 31 de Janeiro Decreto-Lei n 196/2007, de 15 de Maro

Decreto-Lei n. 170/2007 de 3 de Maio Portaria 593/2007, de 14 de Maio

Decreto-Lei n. 88/2009, de 9 de Abril Portaria n. 597/2009, de 4 de Junho Resoluo do Conselho de Ministros n 109/2009, de 2 de Outubro

104