DS.

080 Diseo Funcional Extensiones e Interfaces 15 de marzo de 2014

OUM

DS.080 DISEO FUNCIONAL EXTENSIONES E INTERFACES

SCM002-WORKFLOW DE APROBACIONES DE SOLICITUDES INTERNAS Y SOLICITUDES INTERNAS DE COMPRA

Cadena de Suministro

Autor: Fecha de Creacin: ltima Modificacin: Documento Ref: Versin: Aprobadores:

Oracle Consulting octubre 7, 2013 Febrero 3, 2014 DS080 2.0

Jorge Espinosa Lder Funcional Abastecimiento Rodrigo Daz Lder Funcional Oracle Alma Garca Gerente de Proyecto Hugo Tinoco Gerente de Proyecto Alejandro Brito Gerente de TI

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1 1.1

CONTROL DEL DOCUMENTO Registro de Cambios

10

Fecha 01/10/13 03/02/14

Autor Azucena Rodrguez Azucena Rodrguez

Versin 1.0 2.0

Referencia del Cambio Sin documento previo Se agrega la condicin D.19, para las solicitudes internas de almacn, que discrimina las solicitudes internas provenientes de SAB

1.2

Revisores

Nombre Jorge Espinosa Hugo Tinoco Aarn Alamilla Gustavo Oran Rodrigo Daz Alma Garca Yuri Forno Alejandro Brito

Puesto Lder de ciclo de Abastecimiento Aeromxico Gerente de proyecto Aeromxico PMO de Abastecimiento Aeromxico QA-KPMG Lder de ciclo de Abastecimiento Oracle Gerente de proyecto Oracle PMO Oracle Gerente TI Aeromxico

1.3

Distribucin

Nombre Carpeta de proyecto Jorge Espinosa Hugo Tinoco Aarn Alamilla Gustavo Oran Rodrigo Daz Alma Garca Yuri Forno Alejandro Brito Carpeta del Proyecto, Original Firmada Va mail Copia Electrnica Va mail Copia Electrnica Va mail Copia Electrnica Va mail Copia Electrnica Va mail Copia Electrnica Va mail Copia Electrnica Va mail Copia Electrnica Va mail Copia Electrnica

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Contenido

1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3 3.1 3.2 3.3

Control del Documento .............................................................................................. 2 Registro de Cambios .................................................................................................... 2 Revisores ...................................................................................................................... 2 Distribucin ................................................................................................................... 2 Introduccin ................................................................................................................ 4 Necesidades Bsicas del Negocio ............................................................................... 4 Caractersticas Principales ........................................................................................... 4 Supuestos ..................................................................................................................... 5 Definiciones .................................................................................................................. 5 Descripcin del Desarrollo ......................................................................................... 11 Reglas del Negocio .................................................................................................... 17 Descripcin de Programa ........................................................................................ 18 Pre-requisitos ............................................................................................................. 18 Cuando ejecutar el programa ..................................................................................... 18 Parmetros del Programa .......................................................................................... 18

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INTRODUCCIN
El presente documento tiene por objetivo definir el proceso en Grupo Aeromxico que se seguir para el flujo de aprobaciones que se llevaran a cabo para los cargos directos, servicios y requerimientos de almacn para el consumo interno. Estos cargos se crean por medio de documentos definidos en Oracle como Solicitudes Internas de Compra(SIC) y Solicitudes Internas (SI). En Oracle Compras (PO) es necesario utilizar el Workflow Estndar. Por lo tanto, es necesario modificar el WF estndar que viene por defecto para que construir la secuencia de aprobacin de los documentos antes mencionados.

2.1

Necesidades Bsicas del Negocio

Los siguientes conceptos requieren pasar por un flujo de aprobacin personalizado. Requerimiento de compra de Cargo Directo y Servicios. Requerimientos Internos al almacn

Es necesario que los requerimientos provenientes de la pagina Web-SAB y de planeacin mantengan la funcionalidad natural de la aplicacin, y no se vean afectados por esta modificacin Se requiere incluir la aprobacin de personal de Sistemas y Obras y Servicios cuando as lo indiquen los tems. Cuando se trate el penltimo nivel de aprobacin de la jerarqua (Direccin ejecutivas, etc.), esta no deber pasar de forma inmediata al ltimo aprobador (Director General) deber pasar previamente pro las autorizaciones correspondientes de finanzas, sistemas y Obras segn corresponda antes de pasar a la ultima autorizacin. Es necesario que el WF que se personalice mantenga la misma funcionalidad que el WF estndar, permitiendo aprobar, rechazar, reenviar, reglas de vacaciones, visualizacin en las pantallas de Compras y iProcurement. Para el caso de los usuarios de finanzas no deben de enviarse dos veces la misma aprobacin.

2.2

Caractersticas Principales
Los requerimientos de compra (SIC) o internos (SI) generados por la pagina SAB web quedaran aprobados de forma inmediata nicamente las requisiciones de compra (SIC) de Cargo directo y servicios, pasaran por la aprobacin del rea financiera. nicamente las requisiciones al almacn para consumo interno pasaran por la aprobacin del rea financiera. La validacin y aprobacin de Finanzas, estar en funcin a la jerarqua funcional definida en cada documento. Dependiendo del monto definido, las aprobaciones de finanzas pueden variar de una a dos personas que validaran

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2.3

Supuestos
Los requerimientos de compra (SIC) o internos (SI) generados por la pagina SAB web quedaran aprobados de forma inmediata (Attribute1 del cabecero de la requisicin)

Aplica para todas las empresa de Grupo Aeromxico. Slo existir un responsable por cada nivel de aprobacin. Los montos y usuarios debern estar activos.

nicamente las requisiciones de compra (SIC) de Cargo directo y servicios, pasaran por la aprobacin del rea financiera.

nicamente las requisiciones al almacn para consumo interno pasaran por la aprobacin del rea financiera. La validacin y aprobacin de Finanzas, estar en funcin a la jerarqua funcional definida en cada documento. La aprobacin financiera empezara cuando el WF estndar determine que el ultimo aprobador ha dado su autorizacin para aprobar y reservar el documento, sin embargo la excepcin corresponde al ltimo nivel de aprobacin, antes de llegar al nivel " Director General" deber pasar previamente por la aprobacin de finanzas antes de continuar al " Director General"

Esta modificacin afectara a: Documento Solicitud Interna de Compra (Purchase Requisition) Solicitud Interna (Internal Requisition) Todas las notificaciones que se envi desde esta modificacin, debern comportarse de igual manera que el WF estndar Todas las notificaciones que se envi debern tener las opciones de aprobar y rechazar. Requisition REQAPPRV Main Requisition Approval Approval Workflow Requisition Item Type REQAPPRV Workflow Start Process Main Requisition Approval

2.4

Definiciones
Jerarqua funcional La jerarqua funcional que se tomara de lo definido en cada documento: Solicitud Interna PO > Configuracin > Organizaciones > Tipo de documento >Solicitud Interna

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Solicitud Interna de Compra PO > Configuracin > Organizaciones > Tipo de documento >Solicitud Interna de Compra

Niveles de aprobacin finanzas Los niveles de aprobacin se definen en un lookup llamado "XXGAM_PO_NIVEL_APROBACION" PO > Configuracin > Compras > Cdigos de Consulta

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1. Cdigo: Cdigo correspondiente 2. Descripcin: Corresponder al monto mnimo de aprobacin 3. Etiqueta: Corresponde al monto mximo de aprobacin, cuando sea nulo es monto mayor. NOTAS: Nomenclatura definida SIC = Solicitud Interna de Compra SI = Solicitud Interna

Responsables de aprobacin finanzas

Para cada nivel se asignara un responsable de aprobacin a travs de un look up llamado XXGAM_PO_APROBADORES

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1. Cdigo: corresponder al nivel de aprobacin (Niveles de aprobacin finanzas) 2. Significado: Corresponder al usuario (clave) que esta como responsable de ese nivel de aprobacin 3. Descripcin: Nombre del empleado que esta como responsable de ese nivel de aprobacin

Tipo de documento Definido en el campo Tipo

Requerimientos que no debe afectar Todos aquellos requerimientos que tengan indicado en el Attribute1 o Attribute4 los valores SAB y/o S respectivamente no debern considerarse
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Cuando en el attribute1 aparezcan valores como SAB UNI PAP SGE MKT IMG TEC TEG BFE COMPRAS DE INVENTARIO SAB COMPRAS DE INVENTARIO UNI COMPRAS DE INVENTARIO PAPELERIA COMPRAS DE INVENTARIO SERVICIOS GENERALES COMPRAS DE INVENTARIO MKT COMPRAS DE INVENTARIO IMAGEN COMPRAS TECNICAS COMPRAS GENERALES PARA INVENTARIO TECNICO COMPRAS TECNICAS BFE (BUYER FURNITURE EQUIPMENT)

Se deber utilizar el WF estndar de la aplicacin definido en los tipos de documento

Aprobadores Ejecutivos

Se definir un look up donde se ingresara el listado de usuarios - empleados, que debern ingresar una vez que aprueben al flujo de aprobacin de finanzas, ya que ninguna aprobacin puede pasar al director ejecutivo sin la aprobacin previa de finanzas

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1. Cdigo: Clave de usuario 2. Descripcin: Nombre del empleado

Flag de tems

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2.5

Descripcin del Desarrollo

WF de Aprobacin de Solicitudes Internas y Solicitudes Internas de Compra en Oracle

Pag. 1 de 2
WF.01

Usuario

Inicio

Generar requisicin

Si
D.01 D.19

5
WF.14 D.16 D.16

Tipo de Solicitud

D.15

SI

Attribure1 = SAB Si

No

Usuario en Lookup

No

Iniciar WF Estandar

Aprobada

Si

Ultima aprobacin

Si

WF.15

1 SIC 6 Enviar a siguiente aprobador

WF.02 D.02 D.03 D.04 D.05 WF.03

Attribure1 =

OAS/BFE/SER

Usuario en Lookup Si
WF.12

No

Iniciar WF Estandar

Aprobada

D.4

Si

Ultima aprobacin Si

No

Enviar a siguiente aprobador

No 1

WF

SAB/UNI/PAP SGE/MKT/IMG

Iniciar WF Estandar

WF.11 D.13

D.06

Iniciar flujo de aprobacin Estandar

Aprobada

Si

Atributo de item=

No 3

WF.13

Notificar usuario y estaus de Rechazada

Ninguno 1 Sis / O&S

Fin

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WF de Aprobacin de Solicitudes Internas y Solicitudes Internas de Compra en Oracle

Pg. 2 de 2
WF.16 D.17

Iniciar WF Estandar

Aprobada Si

No

WF.04

Localizar Aprobador en lookup

WF.06 D.07 D.09

WF.07 D.10 D.11

WF.08

Aprueba

Si

Iniciar Aprobacin de finanzas

Monto <=SIC1/SI1 Nivel de aprobacin min

No

Enviar notificacin a responsable de aprobacion SIC1 / SI1

Aprueba

Si

Monto > SIC1/SI1 Nivel de aprobacin max

Si

Enviar a siguiente responsable de aprobacion

WF

No 3 3

Si
WF.10

No

No 3 2 No

Finalizar proceso SIC /SI Aprobada

D.12

5
WF.05

Aprueba

Validar que el usuario no este en jerarquia de Finanzas

Si
D.14 WF.09 D.13

Si

ltimo aprobador

Verificar si usuario es ultimo aprobador

No

Monto > a nivel max de aprobacion

Si

D.08

No
WF.10

Jerarquia de finanzas Si 3

No Enviar a ultimo aprobador de WF Estandar

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El proceso inicia cuando el usuario captura una requisicin interna de compra o una requisicin interna. Sec WF.01 Responsable Usuario Actividad Generar requisicin Tipo de Solicitud Descripcin Captura e inicia el proceso de aprobacin de la SIC o de la SI segn corresponda El WF validar conforme al tipo de documento Si es Solicitud Interna de Compra Ir a D.02 Si es Solicitud Interna Ir a D.14

D.01

WF

D.02

WF

Attribure1

Si el atributo 1 del cabecero de la Solicitud Interna de Compra es Si es OAS/BFE/SER Ir a D.03 Si es SAB/UNI/PAP/SGE/MKT/IMG Ir a WF.12

D.03

WF

Usuario en Lookup

Validar que el usuario que en ese momento es dueo de la aprobacin se encuentre dentro del lookup de "XXGAM_PO_APROBADORES_EJEC Si es usuario ir a WF.13 No es usuario ir a WF.02

WF.02

WF

Iniciar WF Estndar

WF ejecutara el WF estndar (natural) para este nivel de aprobacin

D.04

WF

Aprobada

El usuario responsable del WF aprueba la Solicitud Interna de Compra Si ir a D.04 No ir a WF.13

D.05

WF

Ultima aprobacin

Si el aprobador opta por la opcin de aprobar, el WF deber validar si es el ltimo aprobador de la cadena de aprobacin Si ir a actividad D.06 No ir a actividad WF.03

WF.03

WF

Enviar a siguiente aprobador

Enviar al siguiente aprobador conforme a la Jerarqua Funcional Ir a D.03

D.06

WF

Atributo de tem=

El WF deber validar si algn tem (cdigo de articulo) definido en esa aprobacin cuenta con la indicacin de Sistemas y/u Obras&Servicios

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Sistemas y/u Obras&Servicios ir a WF.04 No indicado ir a WF.05 WF.04 WF Localizar Aprobador en lookup Se inicial el WF custodiado para la aprobacin de Indicando en el Lookup de XXGAM_PO_APROBADORES_ADD

D.07

WF

Aprueba

El usuario responsable del WF aprueba la Solicitud Si ir a WF.05 No ir a WF.13

WF.05

WF

Validar que el usuario no est en jerarqua de Finanzas

EL WF validara si el usuario aprobador aparece en la jerarquia de finanzas

D.08

WF

Jerarqua de finanzas Iniciar Aprobacin de finanzas

Si ir a WF.10 No ir a WF.06

WF.06

WF

Se inicial el WF customizado para la aprobacin de finanzas

D.09

WF

Monto <=SIC1/SI1 Nivel de aprobacin min

El WF validara si el monto de la Solicitud Interna de Compra y/o Solicitud Interna es menor o igual al monto mnimo de aprobacin definido para el grupo de aprobacin SI1 para Solicitudes internas SIC1 para Solicitudes internas de Compra Definido en el lookup XXGAM_PO_NIVEL_APROBACION En la columna de Descripcin Si es <= al monto mnimo ir a WF.11 No es <= al monto mnimo ir a WF.07

WF.07

WF

Enviar notificacin a responsable de aprobacin SIC1 /SI1

Enva notificacin de aprobacin al usuario definido en Responsables de aprobacin finanzas del look up XXGAM_PO_APROBADORES SI1 para Solicitudes internas SIC1 para Solicitudes internas de Compra

D.10

WF

Aprueba

El usuario responsable del WF aprueba la Solicitud

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Si ir a D.11 No ir a WF.14 D.11 WF Monto > SIC1/SI1 Nivel de aprobacin Max El WF validara si el monto de la Solicitud Interna de Compra y/o Solicitud Interna es menor o igual al monto Mximo de aprobacin definido para el grupo de aprobacin SI1 para Solicitudes internas SIC1 para Solicitudes internas de Compra Definido en el lookup XXGAM_PO_NIVEL_APROBACION En la columna de Etiqueta Si es > al monto mnimo ir a WF.08 No es > al monto mnimo ir a WF.11

WF.08

WF

Enviar a siguiente responsable de aprobacin Aprueba

Enva notificacin de aprobacin al siguiente usuario definido en Responsables de aprobacin finanzas del look up XXGAM_PO_APROBADORES El usuario responsable del WF aprueba la Solicitud Si ir a D.13 No ir a WF.14

D.12

WF

D.13

WF

Monto > a nivel Max de aprobacin

El WF validara si el monto de la Solicitud Interna de Compra y/o Solicitud Interna es menor o igual al monto Mximo de aprobacin definido para el grupo de aprobacin XXGAM_PO_NIVEL_APROBACION En la columna de Etiqueta Si es > al monto mnimo ir a WF.08 No es > al monto mnimo ir a WF.09

WF.09

WF

Verificar si usuario es ultimo aprobador

Deber verificar conforme al WF estndar si el usuario funcional que aprob en la actividad es el ultimo aprobador

D.14

WF

ltimo aprobador

Si es el ultimo aprobador ir a actividad WF.10 No es el ultimo aprobador ir a actividad WF.11

WF.10

WF

Enviar a ultimo aprobador de WF Estndar

Enva notificacin de aprobacin al usuario definido como el ultimo aprobador de la solicitud interna de compra para finalizar el proceso de aprobacin estndar. Fin de actividad

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WF.11

WF

Finalizar proceso SIC /SI Aprobada

Finaliza proceso de aprobacin con estatus de aprobada y reservada. Fin de actividad

WF.12

WF

Iniciar flujo de aprobacin Estndar

Continua flujo estndar de aprobacin Fin de actividad

WF.13

WF

Iniciar WF Estndar

WF ejecutara el WF estndar (natural) para este nivel de aprobacin

D.14

WF

Aprobada

El usuario responsable del WF aprueba la Solicitud Si ir a D.06 No ir a WF.10

WF.14

WF

Notificar usuario y estas de Rechazada

Enviar notificacin de de rechazo y dejar en estatus de rechazado. Fin de actividad

D.19

WF

Attribute1 = SAB

La solicitud interna en el attribute1 = SAB Si ir a WF.11 NO ir a D.15

D.15

WF

Usuario en Lookup

Validar que el usuario que en ese momento es dueo de la aprobacin se encuentre dentro del lookup de "XXGAM_PO_APROBADORES_EJEC Si es usuario ir a No es usuario ir a WF.02

WF.15

WF

Iniciar WF Estndar

WF ejecutara el WF estndar (natural) para este nivel de aprobacin

D.16

WF

Aprobada

El usuario responsable del WF aprueba la Solicitud Si ir a D.17 No ir a WF.14

D.17

WF

ltimo aprobador

Si es el ultimo aprobador ir a actividad WF.06 No es el ultimo aprobador ir a actividad WF.16

WF.16

WF

Enviar a siguiente aprobador

Enva notificacin de aprobacin al usuario definido como el siguiente aprobador de la solicitud interna de compra del proceso de aprobacin estndar. Ir a D.15

WF.17

WF

Iniciar WF Estndar

WF ejecutara el WF estndar (natural) para este nivel de aprobacin

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D.18

WF

Aprobada

Si es el ultimo aprobador ir a actividad WF.06 No es el ultimo aprobador ir a actividad WF.14

2.6

Reglas del Negocio

Aplicara a todas las empresas que tengan asignado en el tipo de documento: Documento Solicitud Interna de Compra (Purchase Requisition) Solicitud Interna (Internal Requisition) Requisition REQAPPRV Main Requisition Approval Aprobar Workflow Requisition tem Type REQAPPRV Workflow Start Process Main Requisition Approval

Existir un solo responsable por cada grupo de Aprobacin de finanzas. Los usuarios y/o empleados debern estar activos

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DESCRIPCIN DE PROGRAMA

3.1

Pre-requisitos
Usuarios activos y vigentes Configuracin de look Valores de look up activos y vigentes. Empleados activos. Los puestos y usuarios debern estar asignados dentro de la Jerarqua de Compras definida.

3.2

Cuando ejecutar el programa

El programa deber ejecutarse para las aprobaciones de solicitudes internas y solicitudes internas de compra.

3.3

Parmetros del Programa

NA.

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