Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa

NDICE GENERAL

1.- Introduccin.

2.- La Planeacin Estratgica y la Planeacin Operativa

3.-Cuestiones bsicas en torno a la planeacin

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4.- El proceso de la planeacin:

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A.- Etapa previa: diagnstico de la situacin presente

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B.- Etapa de diseo de la planeacin estratgica y operativa . 36

Ejercicios prcticos de planeacin..

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Bibliografa

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa

El plan estratgico constituye uno de los instrumentos administrativos de mayor importancia ya que describe los grandes lineamientos respecto al futuro deseado para la institucin a largo plazo. Elaborar el plan estratgico es definir rumbo, organizacin y proyectos trascendentales. Es aprovechar oportunidades y fortalezas y capitalizar las amenazas y debilidades. Es ampliar nuevos mercados, disear nuevos productos y desarrollar programas de expansin. Es determinar eficientemente los caminos a seguirse y los recursos requeridos para una gestin exitosa
(Paredes y Prez, 1994: 23).

Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa 1.- INTRODUCCIN. Introduccin Uno de los objetivos de Fundacin Merced Coahuila, es el fortalecimiento y la profesionalizacin de las organizaciones de la sociedad civil del Estado de Coahuila; atendiendo el compromiso adquirido desde hace 10 aos, hemos realizados diversas acciones para desarrollar capacidades y generar conocimiento que perduren en el tiempo y en la historia de cada organizacin. Este ao, con recursos de INDESOL, elaboramos este manual, que apuntala el quehacer diario y que da continuidad al recorrido que juntos hemos iniciado en pro de mejorar nuestros procesos institucionales que se traducen en una mejor calidad de vida para nuestros beneficiarios El programa AFIRMA, fortaleciendo instituciones inici, como tal, tres aos atrs, y en el ao 2012 logramos trabajar con ms de 120 instituciones en el estado, capacitando en herramientas que logren traducir en oportunidades y fortalezas las reas de oportunidad que cada organizacin tiene. El manual que ahora tiene en sus manos, est dividido en cuatro etapas, y nos presenta una muy simple y breve manera de abordar la planeacin estratgica para las organizaciones sin fines de lucro, pero a la par, sin nimo de prdida, como dice la directora de la FESAC Hermosillo. En el primer apartado se encuentran los conceptos bsicos, se introducen las principales diferencias entre la planeacin estratgica y operativa y el complemento de ambos procesos.

Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa En la segunda parte, se revisan las principales cuestiones en torno a la planeacin tanto estratgica como operativa, sus caractersticas y la forma de responder cuestiones como Quines somos?, Qu queremos hacer?, Qu deberamos hacer?, Qu podemos hacer?, Qu haremos?. La tercera parte, punto central del manual, se detalla y profundiza en cada paso del diseo de la Planeacin Estratgica y la Planeacin Operativa; analizando detalladamente quienes deben participar en el proceso as como cules son los retos ms comunes a superar, en el tema de planeacin, con los que las organizaciones nos encontramos. En el cuarto y ltimo apartado se ofrecen valiosas herramientas para que cada institucin realice ejercicios prcticos tomando como base las diferentes explicaciones del manual. Esperamos facilitar el camino para encontrar estrategias viables y slidas que den direccin los planes trazados en cada una de las organizaciones; que las bases operacionales que se establezcan logren un crecimiento seguro y sustentable para cada uno. Muchas gracias al Dr. Javier Garca Justicia, por aportar sus conocimientos para el crecimiento de todos nosotros, y a ustedes por su confianza y compromiso diario de trabajo en pro de nuestro Estado.

Fundacin Merced Coahuila. Direccin

Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa El manual est dividido en cuatro apartados: El primero en la que se introducen las principales diferencias entre la planeacin estratgica y operativa y el complemento de ambos procesos. El segundo en el que ser revisan las principales cuestiones en torno a la planeacin. El tercero, que es el punto central del presente manual, en el que se detalla y profundiza en cada paso del diseo de la Planeacin Estratgica y la Planeacin Operativa. En el cuarto y ltimo apartado se ofrecen valiosas herramientas para que cada institucin pueda realizar ejercicios prcticos tomando como base las diferentes explicaciones del manual.

Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa Modelo de desarrollo integral de las OSC. Para situar el presente manual en el contexto general del trabajo que se desarrolla en una OSC, se ha elaborado un sencillo esquema que contenga los elementos bsicos que toda organizacin debe tomar en cuenta para desarrollar su labor. Los elementos estn estructurados en torno a 4 grandes reas: (A) Alianzas y redes (B) Administracin y gestin de equipos; (C) Gestin legal y econmica; y (D) Gestin de programas y proyectos. Este manual se estar centrando en dos de los aspectos que corresponden al punto (B) del esquema, a decir: Direccin estratgica y evaluacin operativa; adems de dos aspectos del punto (D): Diagnstico y Diseo; y Evaluacin y medicin de impacto.

Alianzas estratgicas y
trabajo en red. Comunicacin. Marketing. Gestin del voluntariado

Direccin estratgica. A B
Evaluacin operativa. rganos de gobierno. Cultura organizacional. ADMINISTRACIN Desarrollo capital Y GESTIN humano.
DE EQUIPOS GESTIN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

VERTEBRACIN SOCIAL
GESTIN LEGAL Y ECONMICA

Procuracin de fondos. Contabilidad y gestin financiera. Marco legal.

Diagnstico y diseo
de proyectos. Evaluacin y medicin de impacto. Modelos de desarrollo e intervencin comunitaria

C D

Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa 2.- La planeacin estratgica y la planeacin operativa.

VISIN

ESTRATGICO

MISIN / VALORES QU OBJETIVOS ESTRATEGIAS

Nivel

-Lmite entre Planeacin ESTRATTIGA y OPERATIVA-

Nivel OPERATIVO

La planeacin es el corazn del trabajo de la organizacin. Tiene como gua las siguientes preguntas:

Quines somos? Qu capacidad tenemos y qu podemos hacer?

Qu problemas estamos atendiendo?

Cmo queremos influir en las causas de esos problemas? Dnde debemos situar nuestros recursos y cules son nuestras prioridades?

CMO

PLANES-LINEAS DE ACCIN / PROYECTOS

Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa Por la realidad inmediata que atienden las OSC, aunada a la limitacin en sus tiempos y recursos, se suele vivir en constante activismo, lo que limita la proactividad, que significa estar enfocado al logro de resultados importantes y consistentes. La planeacin en general se realiza para obtener mejores resultados, mejores proyectos, mayor compromiso y responsabilidad, mejor comunicacin y coordinacin.
Planear (Ser PROACTIVO)
Proyectar el futuro e influir sobre l. Adaptarse y prepararse para el mejor futuro posible.

Improvisar (Ser REACTIVO)

Emprender acciones como respuesta a lo que va sucediendo. No hay plan para tratar de controla o adaptarse a los eventos.

Beneficios en el uso (+)

Reflexionar: visualizar el crecimiento y desarrollo de la organizacin. Permite tener una mejor coordinacin de esfuerzos. Mejor toma de decisiones. Permite administrar mejor los recursos disponibles (humanos, materiales y financieros). Permite una mayor participacin de los miembros para el cumplimiento de sus responsabilidades. Permite generar el pensamiento sistmico. Entender las motivaciones y creencias. Genera certidumbre. -

Qu conlleva no usarla? (-)

No se define un rumbo. No existe una meta. Todas las acciones que se realicen tiene mayores probabilidades de tener direcciones diferentes. Toma mucho ms tiempo completar las tareas. Se tiene un futuro inseguro. Se genera incertidumbre.

Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa Cmara et al (2005: 56-57) resumen perfectamente lo que significa este proceso: Cualquier proceso de planificacin tiene un carcter instrumental: la planeacin debe concebirse como un medio (un conjunto articulado de tcnicas, instrumentos y herramientas) para conseguir un fin o propsito. Por lo tanto es bsico definir desde un principio cual es el propsito de la planeacin. Debe existir cierto grado de formalizacin y sistematizacin. Debe responder a la idea de sistema, estableciendo relaciones de interdependencia entre los distintos instrumentos, reas de trabajo de la organizacin, resultados y objetivos, y contribuyendo a la coherencia y coordinacin de todo el conjunto. La planeacin es un proceso orientado a facilitar la toma de decisiones. Responde al intento de reducir la incertidumbre. Es un proceso que no finaliza con el diseo de un plan concreto, sino que es un proceso dinmico, y por tanto, debe estar sujeto a un continuo reajuste y revisin de lo planeado para adaptarlo a las circunstancias, as como de evaluacin de resultados. Es importante la participacin activa, adems del compromiso y responsabilidad de los distintos miembros y niveles de la organizacin como un requisito esencial del proceso, frente a las concepciones ms clsicas en los que la planificacin tiende a ser centralizada, jerrquica y vertical.

Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa Matriz sinttica de caractersticas de la Planeacin Estratgica y Operativa.
Caractersticas
Horizonte TEMPORAL Alcance del plan / Implicados. Generalidad de los objetivos / Nivel de detalle. TIPO

Elementos

Principales PREGUNTAS

PLANEACION ESTRATGICA

Largo plazo

-Toda la ORGANIZA CIN. nfasis prioritario en el ENTORNO.

Diagnstico externo y/o interno. Visin. Misin. Objetivos. Estrategias.

Mayor (generales): Directrices, grandes lineamientos y objetivos generales.

QUINES SOMOS? Para qu existimos? Para quin trabajamos? Qu hacemos? En qu creemos?

A QU ASPIRAMOS? Dnde queremos estar en un plazo de 3 a 10 aos. DNDE ESTAMOS? Caractersticas de la situacin actual. QU QUEREMOS LOGRAR? CMO PODEMOS LLEGAR ALL? QU HAREMOS PARA LLEGAR? CMO SABREMOS SI LO HEMOS LOGRADO? CUNDO LO HAREMOS? QUIN LO HAR? QU RECURSOS NECESITAN? CUNTO COSTAR? SE

-Sector o rea funcional. Unidades operativas. Departame ntos. nfasis prioritario en aspectos INTERNOS.

Proyectos. Servicios. Procesos. Actividades, Indicadores y medios de verificacin. Responsables. Actividades. Plazos. Cronograma. Presupuestos.

PLANEACION OPERATIVA

Menor (especficos): Objetivos especficos. Resultados.

Fuente: Adaptacin personalizada de Paredes y Prez (1994).

Mediano y corto plazo

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa A continuacin se apunta, a modo de gua sinttica, un cuadro sinptico comparando las ideas ms destacadas de lo que es la planeacin estratgica y operativa:

Planeacin estratgica Apunta al futuro. Ayuda a definir lo que se deber hacer en el futuro, a largo plazo. Basado en la excelencia como meta final.

Planeacin operativa Relacionada con la operacin actual, con las actividades actuales que se realizan y con los productos o servicios que se generan. A corto plazo. Busca mejorar la operacin actual y en su monitoreo y control.

Se centra principalmente en las directrices, objetivos y estrategias de carcter general: Misin. Visin. Objetivos ms amplios. Estrategias globales.

Se concentra en los detalles concretos de cmo avanzar da a da hacia la consecucin de los objetivos ms amplios (los de la planeacin estratgica): Resultados. Actividades. Responsables. Recursos. Plazos. Costos.

Pone el nfasis en el anlisis del contexto y su evolucin pasada y futura, as como en las estrategias generales que permitan a la organizacin diferenciarse del resto de organizaciones para posicionarse con xito en ese entorno, adaptndose

Fija su atencin en asuntos internos de la organizacin.

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa

permanentemente exigencias. a sus cambios y

Tiene mayor alcance ya que abarca a toda la organizacin en su conjunto.

Detalla ms las intervenciones concretas en un departamento, rea funcional, sector o diferentes proyectos Se realiza a corto plazo, siendo habitual hacer los planes operativos con una periodicidad anual.

Se fija en un escenario temporal que tiene una vigencia entre 3 y 10 aos.

Modelo complementario de tipos de planeacin:

Planeacin prospectiva

Planeacin normativa

Planeacin estratgica

Planeacin operativa

Evaluacin

QU QUEREMOS HACER?
Perspectiva a largo plazo Diseo y evaluacin de opciones futuras Misin Visin Valores Escenarios y proyeccion es futuras. Anlisis del impacto.

QU DEBERAMOS HACER?

QU PODEMOS HACER?

QU HAREMOS?

QU LOGRAMOS?

Por qu y para qu?

Cmo?

Cundo?

Revisin y evaluacin

Perfil de la organizacin. Modelo filosfico. Esquema normativo.

Anlisis FODAs Objetivos y programas estratgicos. Alineamiento estratgico

Definicin de: Fines. Tiempo. Medios. Recursos.

Sistema de evaluacin. Cortes para anlisis y toma de decisiones. Evaluacin de programas. Evaluacin global.

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa 3.-CUESTIONES BSICAS EN TORNO A LA PLANEACIN

Quin debera participar? Qu hacer cundo hay resistencias al cambio? quin debera dirigir el proceso? Asesores externos o tarea interna? Cunto debe durar la planeacin? Quin debe redactar el plan final?

3.1- Quin debera participar? La planeacin, debe de comenzar en la alta direccin, sin embargo es primordial involucrar, comunicar y responsabilizar a todos los miembros dependiendo de cada una de las fases de planeacin.

Fase de la planeacin
Planeacin del proceso

Quin debera participar?

El equipo de planeacin de la organizacin o del proyecto. Todos los miembros del personal y de la Junta Directiva: el personal administrativo debera participar si es importante para ellos entender los asuntos de la organizacin y los problemas.

Anlisis del contexto -Anlisis externos y internoselementos elementos

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa

Visin, misin y valores

Todos los miembros del personal y de la Junta Directiva: es muy importante que todo el personal participe, incluyendo el personal administrativo en la discusin ya que es probable que proporcione principios funcionales, es decir, aclarar por qu se espera que las persona que colaboran en la organizacin o proyecto trabajen o se comporten de cierta manera. Personal profesional o del programa de todo el proceso; incluye al personal administrativo en las discusiones sobre los puntos fuertes y dbiles internos.

Revisin FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. -Anlisis del entorno y organizacionalDiscusin de objetivos y opciones estratgicas. -Objetivos y planeacin estratgicaEstructura organizacin de la

Miembros del personal y de la Junta Directiva.

El equipo de administracin con aportaciones del resto del personal.

Fuente: CIVICUS (2002:7).

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa 3.2.-Resistencias al cambio? Cuando se avecina un cambio importante en la organizacin suelen aparecer fuerzas que favorecen el trabajo y situaciones que dificultan el mismo. Es importante trabajar especialmente con aquellas personas que se oponen a los cambios, para disear una buena estrategia de comunicacin que exponga las bondades de estos. Identificar argumentos como los que se apuntan a continuacin ayudar a trabajar con las personas para lograr un proceso exitoso: estamos muy ocupados en la resolucin de problemas urgentes; por qu cambiar si siempre hemos hecho las cosas as; a muchas organizaciones les va bien sin planificar; eso es ms bien para empresas; esto es pura teora; hace falta mucho tiempo y recursos, etc. (Cmara, 2005: 74-75).
Actitudes / Resistencia Activa Asistentes, simpatizantes. Favorables al cambio Agentes de cambio. Indiferentes Escpticos, carentes de inters. Espectadores, masa inerte. En contra del cambio Opositores, crticos, dogmticos. Esconden la cabeza bajo el ala.

Pasiva

Fuente: Zimmenmann, 1998.

Se considera que la siguiente pirmide, ilumina grficamente la jerarqua de resistencias al cambio que pudieran existir en las organizaciones:

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa

Pirmide de resistencias al cambio

PREGUNTAS PERSONALES ANTE UN CAMBIO

Es razonable el esfuerzo que se requiere? Qu beneficio hay para m? Qu pierdo con ello? Podr hacerlo? Qu est ocurriendo? Por qu, para qu y cmo cambiar?
Fuente: Zimmermann y Galpin

COMUNICACIN PARA REDUCIR LA RESISTENCIA

No quiere No puede No sabe

Reconocimiento y recompensa. Entrenamiento , motivacin, escucha, retroalimentacin

Formar y entrenar en nuevas habilidades, tcnicas de gestin, etc.

Comunicarel qu, por qu, cmo, cundo, quin, etc.

JERARQUAS DE RESISTENCIA

3.3.- Quin debera dirigir el cambio? Asesores externos o tarea interna? Tarea INTERNA + Asesores EXTERNOS (puntualmente)

Debe ser una tarea interna ms que de asesores externos, aunque en ciertas etapas del proceso se necesite la presencia de consultores externos para dar una mayor neutralidad y objetividad.

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa Se recomienda usar un facilitador externo que tenga experiencia en este tipo de actividades; promoviendo una perspectiva externa y tericamente imparcial; adems se sugiere una persona asignada para mantener el orden, para prevenir personalizar los asuntos y mantener el proceso alejado de las emociones personales, adems de enriquecer los debates y dotar de mayor legitimidad el proceso. En estos casos es conveniente buscar una persona que sea capaz de tratar los conflictos que puedan surgir para manejarlos de forma constructiva en lugar de destructiva. La desventaja suele estar relacionada con los costos que tiene el disponer de un facilitado externo y que en ocasiones puede tener un compromiso muy superficial con el proceso. Aunque no es necesario que esta persona est en todos los pasos del proceso, sino de manera espordica en aquellos considerados como claves para su desempeo. Es importante tener en cuenta que, en caso de acudir a un apoyo externo, en ningn caso puede sustituir el esfuerzo de reflexin interna y discusin colectiva que la organizacin debe desarrollar. 3.4.- Cunto debera durar una planeacin estratgica? Es arriesgado querer proponer un tiempo determinado para la realizacin de la misma, pues depender mucho del ciclo de vida de cada institucin. No obstante una regla sencilla que nos puede orientar sobre el tiempo ptimo es la del 3-3: al menos cada 3 aos / al menos durante 3 das (si es una sesin intensiva). Si se decide hacer unos das de planeacin intensiva se debe llevar el diagnstico completo para partir de los resultados del mismo.

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa Si no hay das intensivos se recomienda que sea un proceso de unos 3 meses (siguiente la regla del 3-3) para que no se extienda mucho en el tiempo y se pierda la fuerza inicial. No es aconsejable hacer una planeacin menor a 2 aos, a no ser que el contexto haya cambiado radicalmente. Siempre es bueno hacerla al principio de un nuevo ciclo, cuando se pretende cambios profundos en la institucin o proyecto, o regularmente cada 3 aos para ir revisando y mejorando los procesos. 3.5.- Quin debera redactar el plan estratgico? La redaccin deber realizarse por una persona (o un equipo muy reducido), para poder sistematizar la informacin recogida en el proceso de planeacin y presentarla ordenadamente. Una vez haya una versin avanzada se debe circular el plan entre todos aquellos que participaron en el mismo para su revisin, analizando crticamente y completado aquello que se haya omitido o llegara a faltar. El documento final debe comunicarse a todos los niveles de la organizacin y explicarse en detalle.

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa 4.- EL PROCESO DE LA PLANEACIN. Aunque abundan los manuales sobre planeacin estratgica, tanto tericos como prcticos, existe un cierto consenso en relacin a los elementos que integran este proceso, las etapas en las que se articula y la secuencia lgica entre las mismas. A efectos del presente manual se har una adaptacin personalizada de este proceso, buscando la comprensin lgica, de cara a la utilidad del mismo. A.- ETAPA PREVIA: DIAGNSTICO DE LA SITUACIN PRESENTE. A.1.- Elementos externos. A.2.- Elementos internos. A.3.- Anlisis del entorno (oportunidades amenazas). A.4.Anlisis organizacional (fortalezas debilidades). B.- ETAPA DE DISEO DE LA PLANEACIN ESTRATGICA. Nivel estratgico B.1.- Visin. B.2.- Misin / Valores. B.3.- Objetivos / Metas-indicadores. B.4.- Estrategias. Nivel operativo B.5.- Planes de accin / Proyectos.

y y

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa

El proceso de la Planeacin Estratgica (A.1) ELEMENTOS EXTERNOS

A.- ETAPA DE DIAGNSTICO

(A.2.) ELEMENTOS INTERNOS

(A.3) ANLISIS DEL ENTORNO

(A.4) ANLISIS ORGANIZACIONAL

( B.1)VISIN

B. ETAPA DE PLANEACIN

(B.2) MISIN / VALORES

(B.3) OBJETIVOS (B.4) ESTRATEGIAS / OBJETIVOS ESTRATGICOS

-Lmite entre Planeacin ESTRATTIGA y OPERATIVA-

(B.5) PLANES-LNEAS DE ACCIN / PROYECTOS

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa Debido a la multiplicidad de modelos que existen y, aunque el presente manual se guiar por el modelo que se acaba de apuntar, se apunta otro modelo como una forma alternativa de visualizar los diferentes contenidos de una planeacin:

ESTRATEGIAS
SON EL CAMINO A SEGUIR De entre los caminos posibles para lograr el objetivo seleccionar el ms adecuado.

OBJETIVOS
LO QUE QUIERO SER DEFINIDOS EN TRMINOS:
Precisos claros.

Alcanzables logrables. Medibles cuantificables. Retadores.

DIAGNSTICO SITUACIN ACTUAL

Qu soy? Dnde estoy? Qu me rodea? Se basa en informacin

EJECUCIN

PLANES DE ACCIN
NOS DICEN QUIN, CUNDO Y DNDE

Es la especificacin de las estrategias. Quines sern los responsables de su ejecucin? Cundo debern ejecutarlo-implementarlo ? (Tiempo) Dnde se llevar a cabo?

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa A.- ETAPA PREVIA: DIAGNSTICO DE LA SITUACIN PRESENTE. Paso A.1: Identificacin de elementos determinacin de sus demandas. externos y

Se llaman elementos externos a aquellas personas, organizaciones, grupos o sectores de gran importancia para la institucin. Este anlisis permitir a la institucin disponer de valiosa informacin para disear y entregar servicios de calidad que satisfagan sus expectativas. Pasos: 1. Identificar quines son nuestros elementos externos: beneficiarios, organismos donantes, gobierno, otras OSC, 2. Identificar sus demandas. Realizar entrevistas, encuestas o grupos de enfoque a personas representativas de los elementos externos identificados.
Ejemplo: Elemento externo: Donantes Demandas: Cumplimiento de acuerdos. Incremento de niveles de productividad. Administracin transparente. Entrega puntual y en forma de reporte de gastos de los donativos.

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa Paso A.2: Identificacin de elementos determinacin de sus demandas. internos y

Por elementos internos se entienden personas, grupos, reas o departamentos vinculados directa y permanentemente con la gestin de la institucin. Si se logra satisfacer la demanda de los elementos internos se incrementar el grado de motivacin y compromiso, que redundar en la eficacia y eficiencia institucional. Pasos: 1. Identificar elementos internos: Directores, jefes de rea, personal profesional, personal administrativo y operativo 2. Identificar las demandas de cada elemento. Qu necesita cada uno de ellos de la organizacin. Lo que espera de la OSC. Sus expectativas. Qu puede aportarle a la OSC.
Ejemplo: Elemento: Director de la OSC. Demandas: Logro de objetivos institucionales. Capacidad y colaboracin del personal.

Trabajo en equipo. Compromiso del equipo.

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa Paso A.3 (anlisis del entorno) y Paso A.4 (anlisis organizacional). Anlisis FODA. Como complemento de los anlisis del entorno (paso 3) y del anlisis de la organizacin (paso 4) disponemos de uno de los esquemas clsicos ms usados en el anlisis de una realidad determinada, es el llamado FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Su reconocida validez como herramienta para hacer un anlisis de una realidad determinada ya sea social y/o institucional lo hacen pertinente para el desarrollo de los anlisis necesarios en esta etapa.

FACTORES INTERNOS

FACTORES EXTERNOS

FORTALEZAS
+
-Asuntos internos al proyecto, institucin o aquella realidad que queramos analizar, que sean positivos para el desarrollo del mismo. -Caractersticas que posee la organizacin que la colocan en ventaja frente a su competencia actual y potencial.

OPORTUNIDADES
-Hechos externos al proyecto que, institucin o realidad analizada que sean positivos para el desarrollo del mismo. -Eventos o aspectos actuales o futuros que si la organizacin es capaz de aprovechar, pueden mejorar su desempeo.

FODA

DEBILIDADES
-Asuntos internos al proyecto o institucin, o aquella realidad que se quiera analizar, que sean negativos, mejorables. -Caractersticas que no posee la organizacin que la colocan en desventaja frente a su competencia actual y potencial.

AMENAZAS
-Situaciones externas al proyecto, institucin o realidad analizada, que sean negativos. -Eventos o aspectos del entorno actuales o futuros que, si no se toman acciones para enfrentarlos, pueden afectar negativamente el desempeo.

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Planeacin Estratgica y Planeacin Operativa

ANLISIS INTERNO: Jerarquas. Fronteras. Interrelaciones. Objetivos. Indicadores de desempeo. Flujos de informacin.

ANLISIS EXTERNO: Factores:

Socio-culturales. Econmicos. Tecnolgicos. Polticos.

Paso 3: (O,A) Anlisis del entorno

Identificar las oportunidades ms sobresalientes para desarrollarlasexplotarlas; y capitalizar las amenazas que estn afectando a la institucin. La evaluacin del entorno permite identificar y analizar las tendencias, fuerzas o fenmenos claves de carcter econmico, poltico, social, tecnolgico, laboral, etc. que tienen un impacto potencial en la formulacin de objetivos y estrategias y su posterior implantacin (Paredes y Prez, 1994: 20).

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Planeacin Estratgica para OSC Este anlisis deber hacerse de una manera profunda y exacta, identificando sistemticamente los factores de mayor importancia potencial para la institucin. Ejemplo:

OPORTUNIDADES
-Apertura del nuevo gobierno local hacia las OSC.
FORTALEZAS

-Mayores recursos potenciales de organismos donantes para las OSC por el aumento de la confianza.

-Alianzas importantes con universidades locales para obtencin de alumnos de servicio social y apoyo de profesionales.

FODA
AMENAZAS
DEBILIDADES

-Desconfianza y apata por parte de las OSC que podran colaborar en red. -Orientacin de recursos de organismos donantes a otras regiones.

-Influencia poltica externa en la gestin institucional. -Escasez de ofertas de formacin para OSC en el entorno inmediato.

Un aspecto importante para dar los insumos suficientes a la hora de tomar decisiones y disear la planeacin de la institucin, es necesario conocer la realidad social a la que la institucin est respondiendo.

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Planeacin Estratgica para OSC CIVICUS (2001: 13) propone un cuestionario sencillo para desarrollar la reflexin en torno a estos pasos:

1. Qu ha ocurrido en los ltimos tres/cinco/diez aos en el entorno externo que podra afectar a nuestro trabajo como organizacin o proyecto? 2. A qu retos y amenazas nos enfrentamos como organizacin o proyecto en nuestro entorno externo? 3. Qu oportunidades del entorno deberamos aprovechar para...? a. Hacernos ms sostenibles. b. Ayudarnos a conseguir nuestra meta. 4. Qu informacin significativa posees para compartir con los dems?

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Planeacin Estratgica para OSC Paso 4: (F,D) Anlisis organizacional

No olvidemos que las instituciones estn conformadas por personas y, por lo tanto, no hay institucin perfecta, todas tienen fortalezas y debilidades. Para este paso usaremos el apartado de Fortalezas y Debilidades de la herramienta FODA:
Fortalezas Las fortalezas son fuerzas impulsoras que contribuyen positivamente al desarrollo institucional. Debilidades Las debilidades son situaciones obstaculizantes o problemas que impiden el adecuado desempeo de la gestin.

El anlisis organizacional se puede clasificar segn:

Niveles reas funcionales Recursos Nivel directivo, nivel de mandos medios, nivel profesional, nivel operativo, ... Departamentos financiero, departamento administrativo, departamento de proyectos, Humanos, materiales y financieros

Posteriormente se jerarquizarn de acuerdo a la valoracin del impacto en la gestin institucional.

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Planeacin Estratgica para OSC Ejemplo:

FORTALEZAS
-Imagen institucional positiva ante la comunidad. -Personal profesional de alta calidad. -Identificacin y compromiso de los recursos humanos. -Liderazgo de los directivos y fundadores. -X aos de experiencia en el sector.
OPORTUNIDADES

FODA
DEBILIDADES
-Altos costos operacionales. -Alta rotacin de colaboradores. -Recursos econmicos insuficientes. -Carencia de informacin para toma de decisiones. -Bajo nivel de documentacin de experiencias.
AMENAZAS

CIVICUS (2001: 14) propone un cuestionario sencillo para desarrollar la reflexin en torno a este paso:

Sobre la organizacin: 1. Cules son los puntos fuertes importantes de la organizacin o proyecto? 2. Qu puntos dbiles hacen que la organizacin o proyecto no logre sus objetivos? 3. Piensas que tenemos claro lo que queremos, nuestros valores y misin? 4. Qu objetivos no hemos logrado en los ltimos dos o tres aos y por qu?

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Planeacin Estratgica para OSC 5. Qu objetivos hemos logrado en los ltimos dos o tres aos y qu nos ha ayudado a conseguirlos? 6. Cul es el resultado ms importante que te gustara obtener de este proceso de planificacin estratgica? Por qu piensas que es tan importante?

Es importante hacer un anlisis profundo de las debilidades ya que stas son la base para la construccin del plan estratgico.

DIAGNSTICO PROBLEMA (-)

Ejemplo:
Debilidad Alta rotacin de los colaboradores.

SOLUCIN (+) OBJETIVOS / ESTRATEGIAS

Estrategia Implementar sistema de remuneracin acorde al mercado de trabajo para estabilizar la situacin. Mayor capacitacin. Contar con estructuras organizativas coherentes. Creacin de un esquema para la captacin de informacin bien con un rea nueva o con funciones complementarias para cada rea.

Estructura y cultura organizativa dbiles Carencia de informacin para toma de decisiones.

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Planeacin Estratgica para OSC Una forma ms compleja, pero muy til, de elaborar las estrategias es realizando el cruce de los diferentes elementos del FODA como a continuacin se apunta:

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Planeacin Estratgica para OSC

F (+) (in)
En la empresa se entiende la planeacin estratgica. Los objetivos son debidamente comunicados. Tiene una buena estructura organizacional. La segmentacin del mercado es buena. Son confiables los canales de distribucin. Es buena la calidad del producto as como el servicio al cliente. Tiene liquidez para solventar sus deudas.

D (-) (in)
No es alto el nimo de los empleados. Es alta la rotacin del personal y el ausentismo. No se tiene una eficaz estrategia de promociones y publicidad No son eficientes las polticas de control de inventarios. No es eficaz la comunicacin entre I y D entre otras reas. No se actualizan con regularidad los sistemas de informacin. No existen talleres de capacitacin de cmputo a los usuarios.

Estrategias FO O (+) (ex)

Crecimiento constante de la industria del plstico. Buenas relaciones con nuestros clientes. Participar en la produccin de nuevos productos. Innovacin en nuestros productos. Aumentar volumen en la fabricacin de pelcula para toallas femeninas Planeacin estratgica como base para el liderazgo en la industria del plstico. Crear una mayor variedad de productos. Aumentar nuestro servicio al cliente. Ampliar sus mercados.

Estrategias DO

Crear una cultura ms slida para acrecentar nuestro mercado. Crear una estrategia de marketing ms grande. Tener una mejor comunicacin con nuestros clientes. Capacitar al personal en nuevas reas del plstico.

Estrategias FA A (-) (ex)

Recesin de E.U.A. Aumento de compaas extranjeras en Mxico. Perdida de clientes. Desarrollo de tecnologas con una mayor capacidad de produccin. Baja de nivel de servicio. Competidores con precios ms econmicos. Aumento de calidad de productos sustitutos

Estrategias DA

Segmentar ms el mercado. Aumentar servicio al cliente. Desarrollar mayor capacidad tecnolgica. Aumentar la calidad en los productos.

Aumentar comunicacin con el servicio al cliente. Aumentar la comunicacin interna. Capacitar a los empleados. Incentivar a los empleados. Crear una slida estructura .organizacional con base en el trabajo humano.

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Planeacin Estratgica para OSC Ejemplo de FODA:

ANLISIS INTERNO
FORTALEZAS En relacin a la estructura de la organizacin La OSC es de pequeo tamao y facilita la comunicacin horizontal, la capacidad de proponer nuevos proyectos y mejorar e innovar Elevada capacidad de trabajo en las distintas reas de intervencin En relacin a los Recursos Humanos Grupo de profesionales unido y altamente motivado En relacin a la imagen y la comunicacin Experiencia de trabajo en el sector Bien posicionados y reconocidos. Recursos materiales y financieros Tener una infraestructura estable y adecuada Administracin, Gestin y Planificacin Capacidad de proyeccin de futuro en x lugar con nuevos proyectos.

ANLISIS EXTERNOS
OPORTUNIDADES Conocimiento profundo del sector que se atiende para establecer relaciones institucionales. Tener una buena relacin con la administracin municipal y estatal. Buena imagen de la organizacin entre las personas atendidas. Buena aceptacin de las propuestas y solicitudes de la organizacin Posibilidad de captar otros fondos pblicos de la administracin estatal Apoyo de empresas privadas a travs de donaciones

POSITIVO (+)

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Planeacin Estratgica para OSC

DEBILIDADES En relacin a la estructura de la organizacin Desigualdades entre los departamentos Falta de comunicacin efectiva y eficaz interdepartamental Organigrama y funciones poco claras La organizacin interna es mejorable En relacin a los Recursos Humanos El n y la gestin del voluntariado es mejorable La implicacin del voluntariado es limitada Remuneracin econmica de los profesionales es poco competitiva e inestable En relacin a la imagen y la comunicacin La imagen corporativa es mejorable Su conexin con entidades sociales del entorno es limitada AMENAZAS Los cambios globales en el mbito econmico y social La situacin puede provocar un exceso de demanda que la organizacin no pueda atender Los recortes presupuestarios en temas sociales, programas y convocatorias por parte de la administracin. Recursos ms limitados y mayor competencia para captarlos Algunas organizaciones del sector estn ms posicionadas en el rea. Instituciones privadas abren servicios de atencin de calidad con disposicin de amplios recursos

NEGATIVO (-)

Recursos materiales y financieros Limitados recursos materiales y econmicos Pocos socios ni estrategia de captacin Limitada diversificacin de fuentes de ingresos. Dependencia excesiva de las subvenciones de entidades pblicas Administracin, Gestin y Planificacin No existen planes por departamentos Excesivo activismo Los mecanismos de seguimiento y evaluacin son muy limitados La gestin econmica es mejorable en su planificacin, no se gestiona por proyectos. Escasa medicin de resultados y eficacia de la gestin

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Planeacin Estratgica para OSC

ORGANIGRAMA Y RELACIN DE PUESTOS Descripcin: 1.- La primera tarea consiste en definir el organigrama, esto es, la representacin grfica simplificada de la estructura de la organizacin, en la que se muestran las relaciones entre los rganos que la integran. Los organigramas resultan de suma utilidad para definir la divisin de funciones, los distintos niveles jerrquicos, las lneas de autoridad o canales de mando, la naturaleza de cada departamento, las relaciones entre puestos de trabajo, etc. y pueden utilizarse tanto para representar la organizacin existente como para planear una nueva organizacin. Utilidad En toda organizacin existe una divisin (ms o menos implcita o explcita, formal o informal) de funciones y una asignacin de responsabilidades. Este tipo de anlisis sirve, entre otras cosas, para documentar por escrito la estructura de la organizacin en lo referente a: Los distintos departamentos y unidades de la organizacin. Los puestos de trabajo de cada departamento o unidad. Las relaciones de dependencia jerrquica a lo largo de la cadena de mando y de coordinacin. La distribucin de tareas entre diferentes responsables. Las responsabilidades asociadas a cada puesto de trabajo y el perfil ideal de su ocupante. Canales de comunicacin.

Este ejercicio permite un profundo conocimiento de cmo funciona realmente la organizacin, al abordar un estudio de todos los puestos de trabajo y sus tareas.

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Planeacin Estratgica para OSC

Ejemplo de organigrama de una asociacin:

Asamblea General

Junta Directiva

Gerencia

Departamento de Coordinacin de Programas

Acogida e informacin Alojamiento temporal Servicio sanitario Integracin laboral Integracin laboral

Departamento de Administracin y Gestin

Departamento de Coordinacin de Programas

Departamento de personal y voluntario

Presupuesto y finanzas Servicio jurdico

Los organigramas pueden ser de muy distintos tipos: -En funcin de su alcance tendremos organigramas generales (que abarcan a toda la organizacin y sus interrelaciones) o especficos (para un rea o departamento determinados); -por su contenido pueden ser funcionales (incluyendo las funciones principales de cada unidad) o de plazas y puestos de trabajo (para cada unidad se indica el nmero de plazas existentes o necesarias, las plazas cubiertas y vacantes, e incluso pueden incorporar los nombres de aquellos que ocupan las plazas); -por su forma pueden ser verticales, horizontales, circulares, etc.

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Planeacin Estratgica para OSC

Organigrama horizontal

Organigrama circular

2.- Una vez representado el organigrama, habr que definir la relacin de puestos de trabajo. Para cada puesto de trabajo puede preparase una ficha que contenga los siguientes aspectos: Denominacin del puesto (puede incluirse el tipo de personal auxiliar, administrativo, tcnico, asesor, etc.). Misin u objetivo principal del puesto. Relaciones jerrquicas (con puestos de nivel superior, igual o inferior). Relaciones de comunicacin y coordinacin (con quin se rene, para quin elabora o de quin recibe informes, etc.). Funciones y responsabilidades. Principales actividades o tareas. Grado de autonoma para tomar decisiones. Perfil requerido para el puesto (formacin, experiencia, habilidades especiales, etc.).

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PLAN ACCION 1

PLAN ACCION 2
RESULSTADO 1

PLAN ACCION 3
RESULSTADO 1
RESULSTADO 2

PLAN ACCION 1
RESULSTADO 2 RESULSTADO 3

OBJETIVO 3

PLAN ACCION 2
RESULSTADO 1

PLAN ACCION 3

B.5.
ESTRATEGIA 1

OBJETIVO 1

ESTRATEGIA 2

B.4.

RESULSTADO 1 RESULSTADO 2
RESULSTADO 3

ESTRATEGIA 3

RESULSTADO 1

B.1.

B.2.

ESTRATEGIA 1
RESULSTADO 2

RESULSTADO 1

RESULSTADO 2 RESULSTADO 3

VISIN

MISIN

B.3. OBJETIVOS

OBJETIVO 2

ESTRATEGIA 2

RESULSTADO 1

ESTRATEGIA 3

RESULSTADO 1

ESTRATEGIA 1

ESTRATEGIA 2

RESULSTADO 1
RESULSTADO 2

B.- ETAPA DEL DISEO DE LA PLANEACIN ESTRATGICA Y PLANEACIN OPERATIVA

Planeacin Estratgica para OSC

ESTRATEGIA 3

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Planeacin Estratgica para OSC

B.1.- VISIN

QU QUEREMOS SER? Estado futuro deseable. Estado perfecto que se intentar lograr a largo plazo. El ideal al que se desea llegar. Es la gua de la organizacin.

Caractersticas: Apunta al maana. Adjetivo. Ambiciosa pero alcanzable. Proyecta sueos y esperanzas. Motivadora. Comunica entusiasmo. Desafiante. Retadora. Realista, posible y atractiva. Coherente, convincente y estimulante. Breve y clara. Con significado. Con estrategias implcitas.

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Planeacin Estratgica para OSC Ejemplos:

Adjetivo

Motivadora Ambiciosa

Ser la mejor opcin de atencin para nios y jvenes con parlisis cerebral y sus familias. Por contar con un modelo integral consolidado en la atencin, investigacin e innovacin; con profesionalismo y tica; con presencia y prestigio internacional y con solidez institucional y financiera (Visin de una institucin al 2017).
Futuro deseable

Estrategias implcitas

B.2- MISIN / VALORES

B.2.1. Misin

Es nuestra RAZN DE SER; nuestro PROPSITO. QUINES SOMOS? PARA QU EXISTIMOS? QU HACEMOS? QU NECESITA LA SOCIEDAD? PARA QUIN LO HACEMOS? POR QU LO HACEMOS? Apunta al hoy. Verbo (accin). Identifica a los beneficiarios.

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Planeacin Estratgica para OSC

La misin tiene 4 componentes: 1.- Qu es la organizacin? 2.- Qu pretende conseguir? 3.- Cul es el grupo objeto del trabajo? 4.- Cmo funciona? y qu mtodos utiliza?

Ejemplos con check list del cumplimiento de los 4 componentes:

MISIN institucin X: Mejorar la calidad de vida de nios y jvenes con parlisis cerebral y sus familias, a travs de un modelo de atencin integral multiplicable. Ofreciendo programas integrales de salud, educacin y apoyo emocional que desarrollen las habilidades de autonoma necesarias para que accedan, en la medida de sus posibilidades, a una integracin familiar, educativa, social y laboral. Con el compromiso y la participacin activa de sus familias y con el profesionalismo del personal ofreciendo programas en un ambiente de calidez, respeto y mejora continua. (Implcito en todo el contenido de la misin). MISIN inst. Y Trabajar por la integracin de las personas inmigradas y las personas en especial desventaja social a travs de acciones de sensibilizacin, acogida, formacin, orientacin laboral, asesoramiento jurdico y atencin psicolgica. Todo ello de manera cercana, flexible y comprometida con los valores de interculturalidad, justicia y solidaridad, a travs de aportaciones pblicas y privadas y gracias a la colaboracin de personas voluntarias.

Qu es la organizaci n

COMPONENTES

(Implcito en todo el contenido de la misin).

Qu pretende conseguir

Mejorar la vida de nios y jvenes con parlisis cerebral y sus familias.

Trabajar en la integracin de personas inmigradas y en desventaja social.

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Planeacin Estratgica para OSC

Cul es el grupo objeto del trabajo?

Nios y jvenes con parlisis cerebral.

Inmigrados y desventaja social.

personas

en

Cmo funciona y qu mtodos utiliza.

a travs de un modelo de atencin integral multiplicable. Ofreciendo programas integrales de salud, educacin y apoyo emocional que desarrollen las habilidades de autonoma necesarias para que accedan, en la medida de sus posibilidades, a una integracin familiar, educativa, social y laboral. Con el compromiso y la participacin activa de sus familias y con el profesionalismo del personal ofreciendo programas en un ambiente de calidez, respeto y mejora continua

de manera cercana, flexible y comprometida con los valores de interculturalidad, justicia y solidaridad, a travs de aportaciones pblicas y privadas y gracias a la colaboracin de personas voluntarias.

B.2.2.- Valores

Creencias en forma de ideales, normas y actitudes. Modelan el comportamiento de las personas que pertenecen a una organizacin.

Marcan el ritmo de las acciones.

Son motivacionales. Son parte de la identidad. Expresan la forma de vida organizacional.

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Planeacin Estratgica para OSC Ejemplos: Profesionalidad/ Responsabilidad / Puntualidad / Honestidad / Amor al trabajo / Entrega / Pasin / Trabajo en equipo / Servicio de calidad / Rigor / Igualdad / Compromiso / Colaboracin / Cercana / Es recomendable que los valores lleven una ligera explicacin de qu se entiende por cada uno de ellos, para as poder visualizar qu acentuacin le da cada institucin al valor. Fortaleza: Brindamos a cada uno de los que servimos, herramientas de esfuerzo y constancia que los hacen resistentes y firmes en la lucha de sus ideales. Compromiso: Trabajamos en conjunto para mejorar la realidad de las personas que atendemos, cumpliendo con dedicacin y entrega los retos presentados en el quehacer diario. Profesionalidad y Rigor: Contamos con profesionales especializados que trabajan rigurosamente para conseguir la mayor eficiencia en cada rea y transparencia en toda nuestra gestin. Cercana: Nos adaptamos a cada persona y circunstancia para conseguir la proximidad y empata ptima entre profesionales y usuarios.

La MISIN es la base para la redaccin de OBJETIVOS

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Planeacin Estratgica para OSC B.3.- OBJETIVOS

QU VAMOS A HACER? Es la forma de desagregar la visin y la misin de manera concreta. Son las descripciones de los resultados que se desean alcanzar en un tiempo determinado. Es el conjunto integrado de metas a largo plazo que incorporan todos los aspectos estratgicos de la organizacin y logran sostener la misin y alcanzar la visin de la misma.

Alcanzables, mesurables y cuantificables. Redactado con VERBO en INFINITIVO que de sensacin de logro: LOGRAR, OBTENER, ALCANZAR, INCREMENTAR, REDUCIR, DESARROLLAR,

Creacin de objetivos EFECTIVOS: Los objetivos suelen nacer de los problemas identificados en la etapa del diagnstico. Es la reconversin de un problema o situacin negativa (-) en un aspecto positivo u objetivo (+).

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Planeacin Estratgica para OSC SITUACIN (-)

1.- Alta rotacin de colaboradores. 2.- Estructuras y cultura organizativa dbiles. 3.- Limitacin de herramientas metodolgicas para el anlisis estratgico de la realidad, la planeacin, el seguimiento y la evaluacin, lo que dificulta el diseo de una intervencin de alto impacto de la OSC. 4.- Inexistencia de una poltica de recursos humanos para la seleccin, contratacin, capacitacin y renovacin.

OBJETIVO (+)
1.- Estabilizar en un nivel ptimo la rotacin de colaboradores. 2.- Contar con estructuras organizativas coherentes.

3.- La OSC se dota de herramientas metodolgicas para el anlisis estratgico de la realidad, la planeacin, el seguimiento y la evaluacin de su accin para la inclusin y la promocin de derechos sociales.
4.- Desarrollo de una poltica de recursos humanos integral.

Revisin de LGICA y COHERENCIA de los OBJETIVOS Preguntarse si X objetivo ayudar a conseguir la misin y la visin para ver si tiene lgica y coherencia con los mismos. OBJETIVO Lograr en el nio (y joven) su mximo nivel de autonoma e integracin, ... MISIN Mejorar la calidad de vida de nios y jvenes con parlisis cerebral y sus familias, VISIN Ser la mejor opcin de atencin para nios y jvenes con parlisis cerebral y sus familias,

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Planeacin Estratgica para OSC Ejemplos de objetivos: *.- Lograr en el nio (o joven) su mximo nivel de autonoma e integracin a travs de programas especializados en las reas de salud, educacin y desarrollo humano. *.- Sistematizar la mejora continua, efectividad y eficiencia de los servicios institucionales. Ejemplo de objetivos (con su explicacin) *.- Fortalecimiento de la organizacin interna y la base social de la organizacin.
La organizacin deber enfocar sus esfuerzos en fortalecer y asentar su estructura interna, poniendo en marcha y diseando mecanismos que aumenten la participacin de sus clientes internos, optimizando al mximo la gestin de sus recursos econmicos y humanos, la gestin tcnica de los proyectos y su planificacin.

*.- Reforzamiento de las lneas de financiamiento y gestin tcnica.

Nuestro Plan toma como eje la necesidad de reforzar un mayor y mejor equilibrio financiero entre las aportaciones pblicas y privadas, intentando y trabajando para aumentar la significacin de estas ltimas especialmente y consolidar y ahondar en las estrategias de financiamiento de las entidades pblicas.

*.- Aumento la comunicacin externa/interna, al igual que la alianzas estratgicas.

La organizacin deber reforzar su posicionamiento social e institucional como referente en la ciudad, la provincia y la comunidad autnoma. Aumentando su visibilidad y participacin activa en foros y espacios de interlocucin dentro de su mbito o mbitos de actuacin. Adems es necesario planificar de forma efectiva y eficaz la comunicacin interna de la organizacin.

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Planeacin Estratgica para OSC En ocasiones, ciertas instituciones plantean sus objetivos en varias etapas:
OBJETIVO AO Corto plazo 1 ao Mediano 3 aos Largo Plazo 5 aos

Una vez analizado el QU vamos a hacer, necesitamos comenzar a visualizar el CMO vamos a medirlo y CMO vamos a hacerlo, dando paso as al diseo de las estrategias y de los resultados-metasindicadores.

QU Vamos a hacer -OBJETIVOSVamos a hacerlo -ESTRATEGIAS-

CMO
Vamos a medirlo METAS/INDICADORES-

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Planeacin Estratgica para OSC B.4.- ESTRATEGIAS u OBJETIVOS ESTRATGICOS

CMO LO VAMOS A HACER? MEDIOS para cumplir los objetivos. Conjunto de acciones o medidas tcticas que permiten a la institucin expandirse a largo plazo. Movilizacin de los recursos de la institucin con miras a alcanzar los objetivos de largo plazo.

Entre todas las estrategias posibles para la consecucin de una meta u objetivo hay que incidir sobre aquellas que potencien las fortalezas internas de la organizacin y sirvan para superar las debilidades principales. A continuacin se ejemplifica lo dicho con dos tipos de diseo de matrices, una con resultados y otra con metas-indicadores, para que cada institucin elija aquel modelo que mejor le convenga segn sus necesidades del momento y su estilo de diseo.

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Planeacin Estratgica para OSC Ejemplo con Resultados (no redactados como metas-indicadores):
Objetivo

Estrategias / Objetivos estratgicos

E.1.1. Desarrollar un modelo de gestin por proyectos en la organizacin.

Resultados
R.1.- (Resultado 1) Adaptados todos los departamentos de la organizacin a los nuevos procesos de gestin de proyectos. R.1.- Cuenta con una estructura organizativa claramente definida, consolidada y ajustada a la misin y visin de la organizacin. R.2.- Creados y consolidados nuevos espacios de coordinacin, intercambio y comunicacin tcnica y profesional. R.1.- El modelo de gestin integral del voluntariado de la organizacin est articulado, documentado en sus procedimientos e implementado. R.1.- Diversificadas las fuentes de financiamiento pblicas. R.2.- Diversificadas las fuentes de financiamiento privadas. R1. Gestin eficiente de los proyectos y servicios con una gestin del gasto slida y adecuadamente ejecutada. R.2 Articulados y sistematizados procedimientos de trabajo entre el rea contable el departamento de proyectos y cofinanciamiento.

1.- Fortalecimiento de la organizacin interna y la base social de la organizacin.

E.1.2 Fortalecer y asentar estructura organizativa interna.

la

E.1.3 Articular y reforzar la estrategia de gestin del voluntariado, de colaborares y simpatizantes en la organizacin.

2.-Reforzamiento de las lneas de financiacin y gestin tcnica.

E.2.1. Robustecer y dotar de mayor equilibrio y estabilidad a las aportaciones pblicas y privadas, con el objeto de evitar excesivas dependencias de la subvenciones de procedencia pblica. E.2.2. Adaptar la gestin econmica a una gestin por proyectos.

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Planeacin Estratgica para OSC

R.1. Documento de estrategia para la captacin y gestin de nuevos socios diseado y aceptado por la organizacin. R.2. Aumentar el n de socios de la organizacin. R.3. Implantados espacios especficos para la participacin y encuentro de los socios. R.4 Diseada una estrategia coordinada de trabajo en el mbito de la captacin de fondos acorde con la misin y la visin de la organizacin. R.1. Reformulado el plan de comunicacin, con objetivos, claros, posibles y medibles. R.2. Puestas en marcha acciones bajo nuevo plan de comunicacin. R.3. Reforzada la imagen corporativa de la organizacin. R.1. Optimizada la presencia de la organizacin en los distintos foros sectoriales. R.2. Aumentada y promovida la presencia en nuevos foros.

E.2.3 Articular una estrategia de captacin de fondos y de socios.

3.-Aumento de la comunicacin externa/interna, al igual que las alianzas.

E.3.1. Fortalecer nuestra comunicacin externa.

E.3.2. Fortalecer el papel de la organizacin como interlocutor y actor significado en el mbito de la inmigracin, ante los poderes pblicos y los actores sociales.

NOTA IMPORTANTE: Las estrategias tambin reciben el nombre de OBJETIVOS ESTRATGICOS puesto que son la base para la planeacin operativa. As pues, a partir de las estrategias u objetivos estratgicos se disea cada una de las lneas de accin / planes de accin / proyectos.

50

Planeacin Estratgica para OSC

PLANEACIN ESTRATGICA

LMITE ENTRE
PLANEACIN OPERATIVA

B.5.- PLANES DE ACCIN / LNEAS DE ACCIN / PROYECTOS.

Las estrategias u objetivos estratgicos se articulan en torno a planes o lneas de accin. Los planes o lneas se convierten en proyectos con toda la entidad de los mismos. Para llevar adelante cada una de las estrategias (u objetivos estratgicos) es necesario asignar actividades, responsables y fechas de inicio y trmino, entrando as en el mbito operativo.

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Planeacin Estratgica para OSC El nivel operativo exige: Establecer una secuencia clara de las propuestas de accin o estrategias (corto, mediano y largo plazo). Definir el rol de los actores clave en el proceso. Especialmente los responsables de cada elemento del plan para no duplicar esfuerzos.

Planeacin ESTRATGICA QU?

Planeacin OPERATIVA CMO?

Estrategias / Objetivos estratgic os

E.1.1. Desarrollar un modelo de gestin por proyectos en la organizacin.

Resultados/ (MetasIndicadores)
R.1.- (Resultado 1) Adaptados todos los departamentos de la organizacin a los nuevos procesos de gestin de proyectos.

Planes de accin-Lneas de accin

Acciones
Recursos
T i e m p o

OBJETIVO

E.1.2. Fortalecer y asentar la estructura organizativa

R.1.- Cuenta con una estructura organizativa claramente definida y consolidada ajustada a

Lnea 1. Revisar el modelo de gestin del ciclo del proyecto en la organizacin y en cada departamento o rea de trabajo. Lnea 2. Disear e implementar los procesos de los mismos para asentar las bases de un sistema de gestin basado en la calidad y la mejora continua. Lnea 1. Fortalecer y clarificar las funciones, procesos, responsabilidades y relaciones entre los distintos departamentos de

1.- Fortalecimiento de la organizacin interna y la base social de la organizacin.

Humanos:

Materiales:

Financieros

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1er AO

Planeacin Estratgica para OSC

interna. la misin y visin de la organizacin. R.2.- Creados y consolidados nuevos espacios de coordinacin, intercambio y comunicacin tcnica y profesional. R.1.Articulado, procedimentado e implementado un modelo de gestin integral del voluntariado de la organizacin. la organizacin. Lnea 2. Establecer una cultura organizativa basada en la participacin activa de todos sus miembros, en la innovacin, el compromiso y la satisfaccin de sus grupos de inters.

E.1.3. Articular y reforzar la estrategia de gestin del voluntariado, de colaborares y simpatizantes en la organizacin. 2.-Reforzamiento de las lneas de financiamiento y gestin tcnica. E.2.1. Robustecer y dotar de mayor equilibrio y estabilidad a las aportaciones pblicas y privadas, con el objeto de evitar excesivas dependencias de la subvenciones de procedencia pblica.

Lnea 1. Reelaborar y sistematizar la gestin del voluntariado en la organizacin y vinculacin de las personas relacionadas con la misma.

R.1.- Diversificadas las fuentes de financiamiento pblicas. R.2.- Diversificadas las fuentes de financiacin privadas.

53

2doAO

Lnea 1. Trabajar en el establecimiento de un modelo financiamiento renovado, que tienda a la diversificacin de la financiacin pblica y estudiar y potenciar fuentes de financiacin privadas.

Planeacin Estratgica para OSC

E.2.2. Adaptar la gestin econmica a una gestin por proyectos. R1. Gestin eficiente de los proyectos y servicios con una gestin del gasto slida y adecuadamente ejecutada. R.2 Articulados y sistematizados los procedimientos de trabajo entre el rea contable y el departamento de proyectos y cofinanciacin. R.1. Documento de estrategia para la captacin y gestin de nuevos socios y socias diseado y aceptado por la organizacin. R.2. Aumentar el n de socios de la organizacin. R.3. Implantados espacios especficos para la participacin y encuentro de los socios. R.4 Diseada una estrategia coordinada de trabajo en el mbito de la captacin de fondos acorde con la misin y la visin de la organizacin. R.1. Reformulado el plan de comunicacin, con objetivos, claros, posibles y medibles. R.2. Puestas en marcha acciones bajo nuevo plan de comunicacin. R.3. Reforzada la imagen corporativa de la organizacin. R.1. Optimizada la presencia de la Lnea 1. Reestructurar la gestin econmica de los proyectos y vincularla progresivamente a la gestin tcnica de los mismos. Lnea 2. Mejorar la elaboracin, gestin y control presupuestario de la organizacin, de sus proyectos y programas.

E.2.3 Articular una estrategia de captacin de fondos y de socios.

Lnea 1. Reforzar y aumentar la presencia y el nmero de socios y socias en la organizacin, ya sean personas fsicas o empresas, articulando nuevas estrategias de captacin, consolidacin y fidelizacin.

3.-Aumento de la comunicacin externa/interna, al igual que la alianzas estratgicas.

E.3.2. Fortalecer el

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3er AO

E.3.1. Fortalecer nuestra comunicacin externa.

Lnea1. Consolidar una estrategia de comunicacin externa que sea coherente con la misin de la organizacin, con sus valores y principios rectores y que nos site como referente de trabajo con las personas inmigradas, especialmente para los medios de comunicacin del municipio. Lnea 1. Posicionar y consolidar el papel de

Planeacin Estratgica para OSC

papel de la organizacin como interlocutor y actor significado en el mbito de la inmigracin, ante los poderes pblicos y los actores sociales. organizacin en los distintos foros sectoriales. R.2. Aumentada y promovida la presencia en nuevos foros. interlocucin de la organizacin en la ciudad y en la provincia

Para dar a cada plan de accin una mayor entidad, se puede estructurar cada proyecto con el esquema de elaboracin de proyectos de Marco Lgico1 (vase a continuacin la Caja de Herramientas complementarias: Diseo de Matriz de Planificacin de Proyectos segn Marco Lgico) especialmente en cuanto al diseo de actividades, cronograma y presupuestos.

DISEO DE MATRIZ DE PLANIFICACIN DE PROYECTOS / LNEAS DE ACCIN

Resumen narrativo Propsito (Obj. Especfico) Componentes (Resultados) Indicadores Medios de verificacin

ESTRATEGIAS U OBJETIVOS ESTRATGICOS Actividades 1.Recursos Humanos Materiales Financieros

1.-

Referencia a los diferentes pasos del Marco Lgico en: GARCA y JUSTICIA (2012) Elaboracin de proyectos de desarrollo para organizaciones de la sociedad civil. Secretara de Desarrollo Social de Estado de Nuevo Len: Monterrey.

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Planeacin Estratgica para OSC

2.Humanos Materiales Financieros Humanos Materiales Financieros Humanos Materiales Financieros

3.-

2.-

1.-

2.-

CRONOGRAMA
El cronograma es una herramienta para poder controlar los tiempos en los que sern desarrolladas las diferentes lneas-planes de accin. En la primera columna se vacan todas las actividades que se han diseado en la Matriz de Planificacin y se apunta al lado el mes, semana, da o fecha en la que se van a realizar.

Ejemplo:

56

Planeacin Estratgica para OSC

57

Planeacin Estratgica para OSC

EJERCICIOS PRCTICOS DE PLANEACIN

1.- REALIZA UN ANLISIS FODA DE TU INSTITUCIN:

ANLISIS INTERNO FORTALEZAS ANLISIS EXTERNO OPORTUNIDADES

POSITIVO

DEBILIDADES

AMENAZAS

NEGATIVO

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Planeacin Estratgica para OSC 2.- ELABORAR LAS ESTRATEGIAS a partir del anlisis FODA:
F (+) (in) O (+) (ex) Estrategias FO D (-) (in) Estrategias DO

A (-) (ex)

Estrategias FA

Estrategias DA

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Planeacin Estratgica para OSC 3.- DISEA EL ORGANIGRAMA DE TU INSTITUCIN:

60

Planeacin Estratgica para OSC 4.- REDACTA LOS DIERENTES ELEMENTOS DE UNA PLANEACIN TENIENDO EN CUENTA LA CARACTERSTICAS Y COMPONENTES DE CADA UNO DE ELLOS:

VISIN

MISIN

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Planeacin Estratgica para OSC VALORES INSTITUCIONALES (con su explicacin):

1.

2.

3.

ELABORACIN DE OBJETIVOS
Haz la conversin de situaciones (-) a objetivos (+)

SITUACIN (-)

OBJETIVO (+)

62

Planeacin Estratgica para OSC 5.- COMPLETA LA MATRIZ DE PLANEACIN:

OBJETIVO

Estrategias / Objetivos estratgicos

Resultados/ (MetasIndicadores)

Planes de accin-Lneas de accin

Acciones
Recursos

Humanos:

Materiales:

Financieros

63

Planeacin Estratgica para OSC

BIBLIOGRAFA BSICA

CMARA LPEZ, Luis, BERZOSA, Beatriz, CORRA, merson (2005): Planificacin estratgica. Gua para entidades sin nimo de lucro que prestan servicios de insercin sociolaboral. Madrid, CIDEAL-Fundacin Asistencia Tcnica para el Desarrollo (ATD). CIVICUS: Alianza Mundial para la Participacin Ciudadana (2001): Planificacin estratgica. Johannesburg, South Africa. GARCA y JUSTICIA, Javier (2012): Elaboracin de proyectos para organizaciones de la sociedad civil . Monterrey, Secretara de Desarrollo Social Nuevo Len. GMEZ GALN, M., SAINZ OLLERO, H. (2010): El ciclo del proyecto de cooperacin al desarrollo. El marco lgico en programas y proyectos: de la identificacin a la evaluacin. Madrid, Cideal. PAREDES SANTOS, Alfredo, PREZ COSIO, Luis (1994): Planificacin estratgica de Organizaciones No Gubernamentales. Programa de fortalecimiento Institucional y Capacitacin de Organizaciones no Gubernamentales (FICONG). Instituto Internacional de Medio Ambiente Desarrollo Amrica Latina (IIED-AL). Cuaderno de trabajo 02, noviembre. Buenos Aires. En http://www.preval.org/php/docbiblio/doc3dde92a06e0dc.doc ZIMMERMANN y GALPIN, T. (1998): La cara humana del cambio: Una gua prctica para el rediseo de organizaciones. Madrid, Editorial Daz de Santos.

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