MANUAL DE USO CS-ALMACENES

(VERSIN 11/2013)

FILOSOFA DE LA APLICACIN
Esta aplicacin informtica busca gestionar de una manera muy sencilla las existencias de uno o varios almacenes. Se basa en la idea de entrada y salida de productos. Es decir, el usuario ir registrando salidas y entradas de un producto determinado (en una fecha concreta y para un almacn especfico) y de esta forma, en cualquier momento el sistema sabr el stock exacto de ese producto (repasando los movimientos). Es ms: con este mtodo, el programa podr informarnos de las existencias en cualquier fecha pasada. Para agilizar la utilizacin del programa, adems de las citadas entradas y salidas de producto, hay dos utilidades extras que facilitarn el uso del programa: Ajuste de almacenes: que permite indicar las unidades fsicas que hemos visto en nuestro almacn de un producto. El sistema insertar automticamente un movimiento de entrada o salida, segn convenga, para que el stock se reajuste a nuestra observacin. Traspaso entre almacenes: el programa introducir una salida de producto en el almacn de origen y una entrada del mismo producto en el almacn de destino.

INSTALACIN DEL PROGRAMA

La instalacin del programa es muy sencilla. Simplemente haga doble click sobre el instalador que se puede descargar de nuestra pgina web (http://www.softwaresencillo.com/Programas/CSAlmSetup.exe)

Al pulsarlo se le irn abriendo una serie de pantallas que le permitirn parametrizar algunos aspectos (si no est familiarizado con la informtica, no se preocupe, simplemente utilice los valores por defecto indicados).

Una vez instalada la aplicacin tendr tanto en el men de Inicio>Programas de sus sistema operativo como en el escritorio el acceso directo al programa.

VERSIN DE DEMOSTRACIN
La versin demostracin que puede descargarse gratuitamente en nuestra web, le permitir probar en su propio sistema la aplicacin sin ninguna limitacin en la funcionalidad, salvo que no le permitir introducir ms de 3 productos, y que tendr que esperar 10 segundos cada vez que inicie el programa. Al arrancarla se le mostrar un mensaje informativo, que le indicar que est utilizando la versin Demo. Obviamente este mensaje y la limitacin de introduccin de 3 productos desaparecen si se adquiere el programa.

Adems, en la pantalla, se le invita a la compra del programa (requiere conexin a internet).

COMPRA DEL PROGRAMA

Al acceder a la web de compra del programa (ya sea a travs de la versin Demo o navegando directamente en nuestro sitio web), se nos muestra la siguiente pantalla:

En ella simplemente indicaremos nuestro nombre y nuestra direccin de e-mail (es importante indicar la correcta, ya que las claves se enviarn directamente all). Una vez introducidos los datos, pulsamos sobre Comprar ahora, y durante unos segundos veremos la siguiente pantalla, que nos redirigir a la pasarela segura de pago de Paypal:

Ya en la web de Paypal veremos lo siguiente:

En esta pgina no es necesario que estemos registrados previamente, y simplemente rellenando los campos que nos indican podremos realizar el pago. Una vez realizada la transaccin correctamente se le redirigir a una pantalla donde se le indicar la clave de activacin del programa (ver ACTIVACIN DE LA APLICACIN, ms adelante). No obstante y de manera automtica se le enviar un correo electrnico con la misma. Si tuviese el ms mnimo problema a la hora de realizar la compra, no lo dude y pngase en contacto con nosotros a travs de la direccin de info@softwaresencillo.com

ACTIVACIN DE LA APLICACIN
Una vez tengamos en nuestro poder la clave de Activacin, nos dirigimos al men Ayuda de nuestra versin Demo y posteriormente a Activacin de la aplicacin, donde lo introduciremos. (Puede verse la pantalla en la explicacin de cada men de la aplicacin, ms adelante)

ASPECTO GENERAL DE LA APLICACIN

El aspecto general de la aplicacin es el siguiente (con un men completo en la parte superior y otro de acceso rpido a las funciones ms comunes en la parte izquierda de la pantalla):

USO GENERAL DE LAS PANTALLAS

Todas las pantallas con acceso a datos tienen el mismo aspecto. En la parte inferior de la misma encontraremos una botonera con las opciones de navegacin entre registros (los cuatro primeros). Un botn para crear un nuevo registro, otro para guardar y otro para borrar. Adems tendremos otro para refrescar la pantalla sin guardar.

USO GENERAL DE LA PANTALLA DE LISTADOS/INFORMES

Mediante este tipo de pantalla se comparte con el usuario la visualizacin de datos. En la parte superior disponemos de las opciones de navegacin entre pginas y el zoom. En la parte izquierda tenemos las opciones de impresin y exportacin (a Excel, Pdf y Word).

MENS DE LA APLICACIN
MEN ARCHIVO ( )

En esta pantalla se pueden parametrizar diversos aspectos de la aplicacin: Email: simplemente el mail que le identificar como usuario de nuestra aplicacin. Esta informacin se enva automticamente si nos hace alguna consulta. Subttulo y Pie de Informe: son campos fijos en los listados e informes. Puede parametrizarlos a su gusto. Notificar incidencias de stock al iniciar: si lo marca, al abrir la aplicacin se abrir la pantalla que le mostrar las incidencias que pueda tener en su stock. No utilizar stocks mnimos/mximos: si quiere simplificar la aplicacin, y tiene marcada esta opcin, el sistema no mostrar los campos relativos a esos conceptos. No utilizar imgenes de productos: si se tiene marcada, no se tendr la opcin de introducir imgenes de productos. No utilizar familias de productos: idem, con las familias de productos.

Se utiliza para salir de la aplicacin, aunque se puede utilizar igualmente la cruz de la esquina superior derecha, como en la mayora de programas.

MEN ARCHIVO (

Las causas de entrada sirven para catalogar los tipos de entrada y de esta forma poder agruparlas luego de manera ordenada si as lo necesitamos. En la versin demostracin se insertan por defecto cinco tipos: compra, fabricacin, inicializacin, traspaso y ajuste. Los dos ltimos no se pueden eliminar ya que son los tipos que se asignan al realizar los procesos de traspaso entre almacenes y ajuste manual de existencias.

Es la misma informacin que las "causas de entrada", pero aplicadas a las salidas. Igualmente, hay dos registros que no se pueden borrar ya que se utilizan para identificar las salidas que se realicen desde traspasos y ajustes.

Las familias de productos sirven para agrupar e identificar grupos de productos.

MEN ALMACENES (

Los almacenes son los lugares donde podemos tener productos (puede ser un vehculo tambin, por ejemplo). En esta pantalla podemos gestionarlos de manera muy sencilla. Adems, tendremos una segunda solapa llamada Stock actual del almacn, donde podremos ver rpidamente y en tiempo real las existencias de todos los productos para ese almacn. Se nos mostrarn en color rojizo las existencias menores que cero unidades:

El listado simplemente muestra los registros (la informacin de existencias se saca desde la opcin de men "Informes", de la que hablaremos ms adelante.

MEN PRODUCTOS (

Si utilizamos el programa en versin Demo se nos mostrar el siguiente mensaje informativo al abrirse:

El aspecto general de la pantalla es el siguiente:

En esta pantalla podremos gestionar nuestros productos y adems de un vistazo ver informacin tanto del stock actual, como de stocks mximos y mnimos por almacn y globalmente (las banderas verdes nos muestran que el valor es correcto y las banderas rojas, que ese valor en concreto supera los lmites). No obstante la informacin de stocks mximos y mnimos no es ni obligatoria, y por lo tanto si se desea se puede obviar. Esta pantalla tambin cuenta con otras solapas con informacin de inters. En la primera de ellas "Existencias por almacn", veremos las existencias de ese producto en cada uno de los almacenes que tenemos registrados (con un icono a la derecha viendo si estamos por encima o debajo de los stocks mximos y mnimos), as como una grfica circular con la proporcin de existencias entre almacenes:

En la solapa de ltimos movimientos, podremos ver las ltimas entradas y salidas del producto seleccionado, de manera muy grfica (tonos rojizos para salidas y verdes para entradas):

En la pestaa de Imagen del producto, podremos asociar una fotografa al mismo. Hay que tener en cuenta que las imgenes se guardan directamente en la base de datos, por lo que conviene que no estn a una calidad demasiado alta, ya que haran perder rendimiento al sistema:

La ltima pestaa disponible es la de Evolucin de existencias, que nos muestra grficamente, la evolucin en los ltimos 12 meses de las existencias del producto seleccionado, para cada uno de los almacenes:

Esta opcin permite, a partir de una plantilla de Excel, importar datos de productos y existencias al sistema. No est disponible en la Versin Demostracin.

MEN ENTRADAS Y SALIDAS DE PRODUCTO (

Se entiende por entrada un aumento de las existencias de un producto. Desde esta pantalla, podremos registrarlas. Hay que indicar que tanto en esta pantalla como en "Salidas de producto" (las veremos en el siguiente epgrafe), podemos encontrarnos con un icono que nos indica que ese registro no puede eliminarse desde esta pantalla:

Esto se debe a que est realizado automticamente por el sistema a travs de un ajuste de existencias o de un traspaso entre almacenes y por lo tanto debe eliminarse desde esas respectivas pantallas (que veremos ms adelante).

Todos los informes de la aplicacin (a diferencia de los listados), pueden parametrizarse de multitud de maneras, ordenando, agrupando y filtrando como ms nos interese:

Por salida de producto se entiende una disminucin de stock. El funcionamiento es anlogo a la pantalla de entrada de producto.

MEN AJUSTES DE ALMACN (

Un ajuste de almacn, se utiliza cuando realizamos un conteo manual de un producto y sabemos el nmero exacto de unidades que hay y que no coincide con el stock terico. En esta pantalla lo registraremos.

A nivel interno, lo que hace el ajuste es comprobar el stock "terico" del programa y viendo el "fsico" o "real" que nosotros le introducimos en el ajuste, realiza una entrada o salida de producto para ajustar el stock del programa.

MEN TRASPASOS ENTRE ALMACENES (

Cuando queramos traspasar existencias de un producto entre dos de nuestros almacenes utilizaremos esta pantalla. El sistema internamente realizar una salida de producto desde el almacn origen y una entrada de producto en el almacn destino. No comprueba existencias negativas, es el usuario el que debe tenerlo en cuenta.

MEN INFORMES (

Mediante informe parametrizable podremos saber todas nuestras existencias, ya sea por producto agrupado, por almacn, etc. Puede tener el siguiente aspecto:

Mediante este informe parametrizable tendremos acceso a toda la informacin de movimientos de producto, independientemente de que se traten de entradas, salidas, ajustes o traspasos. Su aspecto podra ser el siguiente:

Esta pantalla, meramente informativa, nos sirve para ver de manera grfica posibles desvos entre las existencias reales y los stocks mximos y mnimos que nosotros le hemos indicado. Esta pantalla puede abrirse al iniciar la aplicacin si as se lo indicamos.

MEN AYUDA (

Desde esta opcin le indicamos los pasos a seguir para enviarnos sus datos, en el caso de que encuentre que hay algn error en la aplicacin (indquenos tambin un email y la descripcin del problema que tiene para una mejor resolucin del problema).

Si quiere ponerse en contacto con nosotros utilice esta opcin, tanto para preguntarnos lo que desee, como para realizar cualquier sugerencia que pueda creer interesante para la aplicacin.

Esta pantalla permite ver los registros insertados en cada una de las tablas de la base de datos. Adems tiene la opcin de limpiar el archivo log interno y compactar la base de datos. Estas operaciones pueden mejorar el rendimiento de la misma y no tienen ningn riesgo.

Si desea realizar una copia de seguridad de su base de datos seleccione esta opcin. Le aconsejamos que utilice esta funcin regularmente para salvaguardar su informacin.

Si lo que desea es recuperar una copia de seguridad antigua utilice esta opcin (tenga en cuenta que eliminar los datos que en ese momento tenga).

Permite la descarga desde internet de la ltima versin de este manual.

Es una funcin que cerrar todas las ventanas que tenga abiertas.

Permite acceder directamente a la pgina de compra del programa.

En esta pantalla introduciremos el cdigo que recibiremos cuando adquiramos la aplicacin. Indicar que diferencia entre maysculas y minsculas, por lo que se recomienda ser sumamente cuidadoso en la introduccin de las claves.

Acceder a nuestra pgina web, donde podr informarse de todos nuestros productos.

Podr seguirnos en Twitter, donde conocer todas nuestras novedades y tendr acceso a numerosas ofertas y descuentos.

Esta pantalla muestra la versin que tenemos del programa, as como el nmero de usos y de registros que tenemos.

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No lo dude, y pngase en contacto con nosotros a travs de nuestro e-mail: info@softwaresencillo.com