GESTION DOCUMENTAL II G4 TAREA CICLOVITAL DE LOS DOCUMENTOS Y PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL

PRESENTADO A LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

POR XIOMAR VALENCIA MOLINA SOCORRO CASTILLO ORTIZ LUIS ALBERTO TORRES MORALES

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIN Y DOCUMENTACIN BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA ARMENIA 2014

TAREA 1. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases y etapas? 2. Qu es una Unidad de correspondencia y cul es su importancia en una organizacin? 3. Explique en forma escrita y mediante imgenes o fotografas, cada uno de los procesos de la Gestin Documental con su definicin, normatividad y actividades. 4. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestin Documental y realice las respectivas observaciones al respecto. 5. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012. 6. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012. 7. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Central e Histrico) 8. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin. 9. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas. 10. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

INTRODUCCIN El presente trabajo tiene como objetivo identificar y explicar los distintos aspectos que presenta la Gestin Documental, teniendo en cuenta desde su normatividad hasta el paso del ciclo vital de los documentos. En este trabajo se tendr en cuenta los propuesto por el AGN Archivo General de la Nacin- y se apoyara de imgenes, fotografas y de cualquier herramienta didctica que haga ms fcil la comprensin del presente tema.

OBJETIVOS Identificar y explicar cada uno de los procesos de la Gestin Documental. Explicar las normatividades del AGN propuestas en el trabajo, a que se refieren sobre la Gestin Documental y cules son las pautas que estas determinan. Identificar y ejemplificar los pasos por los que pasa un documento desde su etapa de produccin hasta el final.

1. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases y etapas? Son las distintas etapas por las que el documento va pasando desde su creacin, seleccin hasta su eliminacin o su conservacin permanente. Esto se lleva en base de criterios establecidos por cada entidad o valores adquirido en el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento. EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO LEY 394 de 2000 CONFORMACIN DE LOS ARCHIVOS

SE CLASIFICAN EN:

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL
Fases

ARCHIVO HITRICO O

Nacimiento y elaboracin de documentos, activos

Utilizacin y mantenimiento intermedios intermedios

Conservacin y eliminacin inactivos

Valores Primarios Etapas

Valores secundarios

Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico

Creacin o recibo, Distribucin, Archivo, proteccin, Localizacin uso, Transferencia, Disposicin final

Histrico Cultural Investigativo Cientfico

ARCHIVO DE GESTION Es un archivo de oficina donde se renen todos los documentos en trmite, para buscar soluciones, la cual es sometida a utilizacin y consulta administrativa por la misma oficina u otras que lo solicitan. Su funcin es facilitar el control y seguimiento de la documentacin, la toma de decisiones, normatividad archivstica y consulta para la toma de decisiones

ARCHIVO CENTRAL Documentos se agrupan y que son transferidos por los distinto unidades administrativa de archivos documentales de gestin de identidades, Esta sigue vigente, una vez terminado, son consultadas por la misma oficina o particulares. Su funcin es facilitar el cumplimiento de los principios de eficacia y eficiencia, legalidad y transparencia de la administracin

ARCHIVO HISTORICO es a aquel donde se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin por la decisin del comit de archivo, debe conservarse permanentemente dado el valor que se adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Su funcin permite la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad, proporciona un servicio eficaz y eficiente y es testimonio de la memoria colectiva de una nacin.

Primera fase: nacimiento y elaboracin de documentos en los archivos de gestin Segunda fase: Utilizacin y mantenimiento Esta comprende el control, utilizacin y almacenamiento de los archivos centrales

VALORES PRIMARIO Son documento que sirven en el momento en una institucin y cuando se encuentran en la dependencia originadora .Se subdivide en valor administrativo, fiscal, jurdico, probatorio e informativos.

Entre los valores se distinguen: Valor administrativo : Es una serie documental que estn en plena vigencia administrativa y responde a una necesidad Legales los documentos se utilizan para probar y salvaguardar los derechos de los gobiernos de las instituciones y de los individuos en general Valor fiscal: el valor que presenta los documentos que tratan de entradas y salidas y controles de los dineros que se manejan en una institucin Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos egresos y los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada Valores tcnicos: atributos de los documentos producidos por una institucin en virtud de su aspecto misional

VALORES SECUNDARIOS Se refiere al documento que una vez cumplido su periodo vital adquiere el valor acrecentado por el tiempo, sirve como fuente para la investigacin histrica y la accin de la cultura Valor histrico: Admite conocer la situacin social, econmica, poltica y cultural de una poca o de una regin Valor cultural: Cualidad del documento que por su contenido, testimonia, entre otras cosas , hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores modo de vida o desarrollo econmico, social poltico, religioso, esttico propio de una comunidad y til para el conocimiento. Valor cientfico: Son documentos textuales, manuscrito o impresos, grficos, audiovisuales y legibles por mquinas, sirven como testimonio y reflejan el desarrollo de una cultura

Valor investigativa: Valoraciones que como resultado de la prctica hace la sociedad sobre teora y la aplicacin de los resultado cientficos 2. Qu es una Unidad de correspondencia y cul es su importancia en una Organizacin?

Una unidad de correspondencia es la que gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios de acorde con la misin visin de programas

establecidos por el Archivo General de la Nacin. Por la cual dirige y controla la gestin del rea. Su importancia es que contribuye al desarrollo del programa de gestin documental integrndose a los procesos que se llevan en los archivos de gestin central e histrica. Es necesario cumplir con algunas funciones como conocer algunas servicios que prestan f uncionarios encargados de dar trmite a los diferentes asuntos realizando la correcta distribucin, poseer un sistema eficiente de radicacin control y seguimiento de las comunicaciones. El texto de las comunicaciones escritas que se expiden debe ser revisado para que no tengan errores gramaticales, ortogrficos, sin borrones ni tachones. Tambin requiere de un personal debidamente capacitado para gestionar los procesos, requiriendo de los medios necesarios, que permitan, recibir, enviar, controlar y tramitar los documentos en forma eficiente tanto interna como externa, Lo principal es tener excelentes relaciones humanas irradiando una expresin de amabilidad.

3. PRODUCIN DEL DOCUMENTO

Normativo Ley 43 de 1993 sobre la tinta indeleble para documentos oficiales Ley527 de 1999 Acuerdo AGN 060 de 2001.Decreto 2150 de 1995 Actividades Comprende la creacin y diseo del documento, debe tener en cuenta el formato, las firmas autorizadas y el nmero de copias que se van a producir

RECEPCIN DEL DOCUMENTO

Normatividad Artculo 15 Prrafo 3 Actividades Los documentos se verifican que estn completos y sean competencia de la entidad, para efectos de su radicacin, para poder dar inicio a los trmites

La correspondencia es privada e inviolable Acuerdo AGN 060 2001. Artculo 3,5,8,10,11,12. Decreto 2150 de 1995 Articulo 1,11,32 autenticidad, uso de sello

DISTRIBUCION DEL DOCUMENTO Normatividad

Decreto 229 de 1995 servicios postales y soluciones reglamentarias Decreto 2150 de 1995 Articulo 25 manejo para l envi de correspondencia Acuerdo 060 2001 : Articulo centralizacin de los servicios

Actividad
Registros de control de cada oficina, mediante formatos y su distribucin Identificacin de la seccin

TRAMITE DEL DOCUMENTOS

Normatividad Ley 58 de 1992 reglamentacin trmite de peticiones Constitucin poltica Articulo2395 Acuerdo AGN 060-2001,3,6,8 Derecho de turno, respuesta Decreto 1222 de 1999 Articulo 33

Actividad
Identificar el trmite del documento Diligenciar el formato de control, Periodo de vigencia

ORGANIZACIN DEL DOCUMENTO

Normatividad Acuerdo AGN 042 de 2002 Acuerdo 015 de 2003 Circular AGN 07 de 2002 Acuerdo AGN 16 2002 Acuerdo AGN 037 2002 Decreto1382de1995 Actividad Proceso de anlisis de los documentos Permiten su identificacin, localizacin y recuperacin Cmara de comercio Contratacin del servicio de archivo Obligatorio T.R.D

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTO

Normatividad Decreto 4124 de 2004 NTC 4095 Actividad Reglamento del sistema Nacional de Archivos Normas Generales para la descripcin Archivstica AGN 042 de2002 Organizacin de series y subseries

DESCRIPCIN DOCUMENTAL
Normatividad Articulo 20 constitucin poltica se garantiza a todas las personas de expresar y difundir Articulo 27 Libertad de enseanza, aprendizaje investigacin Normatividad Guas, inventarios, catlogos permiten localizar controlar los fondos documentales

CONSULTA DE DOCUMENTOS
Normatividad Ley 57 de 1985 Ar.1,12,al27 Decreto 01 de 1984 Acuerdo AGN 56 2000 Normatividad Acceso a los documentos pblicos Derecho de peticin de informacin Requisito de consulta

CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS Normatividad

Cdigo de comercio Artculo 48 y 60 Acuerdo AGN 007 de 1994 Ley 47 de 1920 Ley 14 de 1936 proteccin del patrimonio cultural

Actividad
Prevencin y atencin de desastres Mantenimiento de instalaciones Monitoreo de condiciones ambientales, plaga, limpieza de reas Defensa y conservacin de los bienes

DISPOSICIN FINAL Normatividad

Decreto 2527 de 1950

Actividad
Autorizacin del procedimiento de microfilmacin Estatuto notarial Micrografa de series. Procedimiento de operacin

Decreto 960 1970

TNC 5238 Circular AGN 01 2004

Inventario de documento a eliminar

4. El Decreto 2609 de 2012 realiza una nueva estructura sobre el tema de Gestin Documental, teniendo en cuenta tanto los procesos archivsticos, como los procesos archivsticos electrnicos, ya que a estos ltimos se les realiza el mismo tratamiento y procedimiento que a otros documentos en distinto formato Dicha normatividad, se enfoca a que las entidades pblicas realicen una adecuada labor de gestin documental, normalizando procesos tcnicos con los que cumplirn el objetivo del PGD. Con la determinacin del Decreto 2609 de 2012, se suprimen algunos trminos y de igual manera se anexan nuevos conceptos y se ampla es espectro de la Gestin Documental, como se puede ver en estos cuadros comparativos.

DECRETO 2609 DE 2012 COMPARACIN

ORGANIZACIN ANTES
1. PRODUCCION: Generacin de documentos en una uni da d a dmi ni s tra ti va en cumpl i mi ento de s us funci ones . 2. RECEPCION: conjuntos de opera ci ones de veri fi ca ci n y control que una i nstitucin debe realizar para la a dmisi n de documentos remitidos por una pers ona na tura l o jurdi ca . 3. DISTRIBUCION: Acti vi da d de ges ti n documenta l cuya fi nalidad es garantizar que los documentos lleguen a su l uga r de des ti no. 4. TRMITE: Es el curso que presenta un documento desde su produccin o recepcin, hasta el cumplimiento de su funci n a dmi ni s tra ti va . 5. ORGANIZACIN: Consiste en des a rrol l a r un conjunto de a cci ones con l a s que s e pretende cl a s i fi ca r y ordena r documentos dentro de una enti da d. 6. CONSULTA: Es un derecho con el cual l os usua ri os de una enti da d y de l os ci uda da nos a cons ul ta r i nforma ci n contenida en documentos y a rchivos y obtener copias de l os mi s mos . 7. CONSERVACION: Mtodo con el cual s e pretende conservar l a dura bi l i da d de l os documentos fs i cos , que i ncl uyen control es efecti vos de ma nera preventi va o di recta . 8. DISPOSICIN FINAL: Es l a s el ecci n de documentos en cua l quiera de s us tres etapas con miras a s u cons erva ci n y pres ervacin temporal, permanente o para s u el i mi na ci n.

ORGANIZACIN DESPUS
1. PLANEACIN: Conjunto de actividades que enmarcan la planea ci n, generacin y va l oracin de documentos en una entida d, teni endo en cuenta el contexto administrativo, l egal, funcional tcnico. Teniendo en cuenta l a crea ci n de documentos , forma s y formul a ri os . 2. PRODUCCIN: Acti vi dades destinadas a l estudio de los documentos de a cuerdo a l a forma de produccin o ingreso, forma to y es tructura , fi na l i da d y de l os res ul ta dos es pera dos . 3. GESTION Y TRMITE: Se refiere a las a ctuaciones necesarias pa ra el regi s tro o vi ncul a ci n a un tr mi te, a s mi s mo a l a des cri pci n, di s ponibilidad, recuperacin y a cceso para la consulta de documentos . 4. ORGANIZACIN: Son l as operaciones tcnicas que s e rea l i za n pa ra decl a ra r un documento en un progra ma de ges ti n documenta l , cl a s i fi c ndol o y ubi c ndol o a decua da mente. 5. TRANSFERENCIA: Son l as medidas a doptadas por las empresa s pa ra el tra spaso de documentos en sus tres etapas o fases de archivo, en el cua l se ti enen en cuenta diferentes a s pectos como l os forma tos , l a forma de mi gra ci n, l a convers i n, etc. 6. DISPOSICIN DE DOCUMENTOS: Sel ecci n de documentos en cua l qui era de l a s tres eta pa s de a rchi vo, pa ra s u pres erva ci n, cons erva ci n tempora l o perma nente, o pa ra s u el i mi na ci n. 7. PRESEVACIN A LARGO PLAZO: Son l os estndares a pl i ca dos a l os documentos para garantizar s u preservacin en el ti empo, sin tener en cuenta s u medi o, forma u a l ma cena mi ento. 8. VALORACIN: Es un proces o perma nente y conti nuo y con l s e bus ca determi na r l os va l ores pri ma ri os y s ecunda ri os de l os documentos con el fin de establecer cul s er su perma nenci a en l a s tres eta pa s de a rchi vo por l a s que pa s a n.

5.

El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado AGN, se permite publicar y poner a disposicin de las diferentes entidades del Estado y de ciudadana el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, Por el cual se reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las entidades del Estado.

Este Decreto es un avance para el pas en lo referente a la gestin documental, y permitir a las entidades pblicas que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos contar con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del pas, a partir de los cambios en aspectos normativos, tecnolgicos y de poltica pblica, que han impactado los procesos de gestin documental del estado. El Decreto y las normas que posteriormente expida el AGN en esta materia contribuirn a la eficiencia y la transparencia de la administracin pblica, incorporando en su desarrollo los beneficios de los avances tecnolgicos y la aplicacin de las TIC en este campo de la funcin archivstica. Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades pblicas, en la adecuada gestin de los documentos pblicos, fsicos y electrnicos y en la obligacin de elaborar el Programa de Gestin Documental y la normalizacin de los Procesos Tcnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestin Documental Electrnica en las Entidades el Estado. El Decreto 2609 de 2012 en relacin con la Gestin Documental trata este tema a los largo de sus 5 captulos y 38 artculos, en este caso se mostrara a manera de ejemplo dos decretos por cada captulos en los que estn depositados aspectos sobre la Gestin de Documentos. Como es el caso del Captulo I, Artculo I: Gestin de Documentos, en que se establece que lo propuesto en este decreto se debe aplicar a todas la entidades territoriales creadas por la Ley en los niveles: nacional, departamental, municipal y distrital; y a las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y a todos los organismos regulados por la Ley 594 de 2000. En su artculo 3 determina la Responsabilidad de la gestin de documentos, ya que es responsabilidad de los servidores y empleados pblicos al igual que los contratistas de las entidades pblicas aplicar las normas establecidas por el AGN y por otras entidades pblicas. Que se deben determinar unos principios del proceso de gestin documental con los cuales se regir la administracin pblica, entre ellos se encuentra: planeacin, eficiencia, economa, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupacin, vnculos archivsticos, proteccin del medio ambiente, autoevaluacin, coordinacin y acceso, cultura archivstica, modernizacin, interoperabilidad, orientacin al ciudadano, neutralidad tecnolgica, proteccin de la informacin y los

datos. Esto lo dispone el Artculo 5. Capitulo 2 se habla sobre el programa de Gestin Documental. Artculo 10: Trata sobre la obligatoriedad del programa de gestin documental, en el cual se dice que toda del estado debe presentar este tipo de programa a corto, mediano y largo plazo como parte del PEI y del Plan de Accin Anual. Artculo 11: En este captulo, se habla sobre la aprobacin de un PGD, la cual debe ser dictada por el Comit de Desarrollo Administrativo el cual se conforma en cada una de las entidades del orden nacional o comit interno de archivo en las entidades territoriales. Estas entidades pueden presentar observaciones cuando los programas de Gestin de Documentos no cumplas con lo establecido en este Decreto o con lo que determina el AGN.

Capitulo 3 Sobre el Sistema de Gestin Documental. Artculo 17: en el que los sistemas de gestin de documentos responden a determinadas caractersticas para el buen funcionamiento del documento, la entidad, las dependencias y los funcionarios. Estos son: Conformidad, interoperabilidad, seguridad, metadescripcin, adicin de contenidos, diseo y funcionamiento, gestin distribuida, disponibilidad y acceso, neutralidad tecnolgica. Artculo 20: Sobre la integridad de la informacin de los sistemas de gestin de documentos. Con el cual se establece que los documentos presente una misma estructura entre s para su fcil accesibilidad, agrupacin y evidencia de las actuaciones de la entidad.

Capitulo 4 Sobre la Gestin de Documentos Electrnicos. Artculo 22: Trata sobre los aspectos que se deben tener en cuenta para la adecuada gestin de los documentos de archivo: Es responsabilidad de las entidades pblicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y

conservacin, que garanticen que los documentos electrnicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (hbridos), digitales y electrnicos. Artculo 23: Caractersticas del documento electrnico de archivo.

Los documentos electrnicos dependen de su estructura lgica ms que de la fsica. Los documentos generados y gestionados a travs de sistemas electrnicos deben tener las siguientes caractersticas: Contenido estable, forma documental fija, vnculo archivstico, equivalente funcional. Capitulo 5 Articulacin con otros Organismos y Entidades del Estado. Artculo 35: Trata sobre responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulacin, implementacin y evaluacin del Programa de Gestin Documental de las entidades privadas bajo su inspeccin y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, la Ley General de Archivos y dems normas reglamentarias. Artculo 37: Inspeccin y vigilancia . El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, cuando as lo considere, realizar inspeccin sobre la implementacin y funcionamiento de los programas de gestin documental de las diferentes entidades pblicas, privadas que cumplen funciones pblicas y en los archivos que tengan documentos declarados Bienes de Inters Cultural -BIC-, o sean de inters pblico.

6. Teniendo en cuenta lo que determina la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, la Circular 002 de 06 de marzo trata sobre los aspectos tecnolgicos que se aaden a la Gestin Documental, con precisin en lo referente con el sistema Orfeo o de otros Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos (SGDEA). Establece 5 puntos con recomendaciones para las entidades interesadas en implementar sistemas de gestin documental incluyendo el Orfeo, asegurando que dichos sistemas cumplan con lo que dicta el AGN, como ejemplo, lo que dicta la circular 004 de COINFO de 2010, esto es, que se asegure la gestin de documentos en el ciclo vital por el que debe pasar, que existan estndares de

seguridad, preservacin e interoperabilidad de los sistemas existentes o de los que vayan emergiendo. 7. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestin Documental los archivos se clasifican en: -Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa (activo) por las oficinas productoras u otras que las soliciten. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental:

-Archivo Central: donde se agrupan documentos transferidos por las diferentes oficinas productoras (archivos de gestin) de la correspondiente institucin, en esta fase la consulta no es muy frecuente (semiactivo) pero sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las oficinas y particulares en general. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos en el Programa de gestin Documental: Organizacin Consulta Conservacin Disposicin Final

-Archivo Histrico: se transfieren desde el archivo control los documentos de archivo de conservacin permanente, para la investigacin, cultura (evidencial, testimonial, informativo; su consulta es inactiva, tiene valoracin secundaria. Organizacin Consulta Conservacin Disposicin Final

8. Ejemplo de documento de Socorro Castillo Ortiz Documento contable Orden de compra

Primer Paso

La reproduccin del documento

El documento que se creo fue una orden de compra, formato que tiene, su fecha, precio el nombre de la persona que lo compro y detalladamente los artculos, con

quien lo elabor y la autorizacin de quien lo recibi, todo debe estar bien diligenciado para darle tramite, es realizado por la secretaria de la compaa.

Segundo paso Recepcin del documento

Se recibi por la recepcionista y verifico que estuviera completo, coloca su sello y firma de recibido con su fecha actual, trado por un mensajero. Segn en el

acuerdo 060 de 2001 para dar inicio a los trmites correspondiente

Tercer paso Distribucin de documentos

Documento interno se identifica la dependencia y se en ruta para sus competentes entregando el registro de control en este caso a contabilidad,

Cuarto paso Tramite de documento

Se reglamenta con la ley 58 de 1982 y con el Cdigo contencioso administrativo Decreto o1 de 1984 aqu es donde se va a identificar el documento con su cdigo respectivo, esta orden de compra es enviada por correo electrnico, se establece tiempo mximo para el tramite oportuno de la comunicacin

Sexto paso Organizacin de los documentos

Ya establecida la serie se ubica fsicamente el documento en el orden que se acord Acuerdo AGN 037 y 039 2002., permite su localizacin y recuperacin de la gestin consulta investigativa ya que esta permite una rpida identificacin

Sptimo paso Descripcin del Documento

Es un documento Contable de orden de compra que fue elaborado y enviado para su respectiva compra y fue devuelto a la entidad donde se le ha signo una serie y fue organizado para su consulta.

Octavo paso Consulta del documento

Se consulta el documento por que el pedido ya llega a la empresa y debe ser revisado para verificar si llego completo el pedido. La condicin para el acceso est en el Decreto 01 de 1984 y la disponibilidad de la informacin Acuerdo AGN 47 de 2000

Noveno paso Conservacin del documento

Las medidas preventivas para garantizar la integridad fsica del documento Acuerdo AGN 007 1994 para las condiciones ambientales y cdigo del comercio Artculo 48 y 60 para la prevencin de desastres

Decimo paso Disposicin final

Cuando el documento ha perdido su valor administrativo, primario y secundario sin perjuicio de conservacin se incinera segn lo dispuesto en la Tabla de retencin Documental o Tabla de valoracin Documental

-Ejemplo de documento de Luis Alberto Torres Morales:

El documento que se creo fue una circular, es un documento de carcter administrativo, formato que tiene, su fecha, el nombre de la persona que lo emite, su destinatario y quien lo elabor y la autorizacin de quien lo recibi, todo debe estar bien diligenciado compaa. para darle tramite, es realizado por la secretaria de la

9. Los valores que tienen los documentos en cada una de estas etapas o fases son:

PRIMERA ETAPA Creacin de documento y trmite. Archivo de Gestin

SEGUNDA ETAPA Vigencia y plazo precaucional. Archivo Central

TERCERA ETAPA Conservacin permanente Archivo Histrico Consulta especifica historiadores investigadores de e

Documentos activos Documentos semiactivos y con con consulta frecuente consulta espordica

Por medio de las tablas de retencin se establecen los tiempos de los documentos en cada etapa. 1 a 5 aos 6 a 20 aos Permanente por periodos largos de tiempo (siglos) Valor Secundario

Valor Primario

Valor Secundario

10. Los aspectos ms importantes de los acuerdos 03,04 y 05 de 15 de marzo de 2014: El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado informa que se expidieron los siguientes Acuerdos:

Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013

Por medio del cual se re glamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013

Por el cual se reglamentan parcialmente los Dec retos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental.

Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013

Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones.

CONCLUSIONES

-Los documentos tienen un ciclo de vida pasando por diferentes etapas desde su nacimiento o produccin hasta su eliminacin o conservacin total como patrimonio cultural. -Acorde con el ciclo de vida de los documentos, la normatividad vigente, y los dems requerimientos de la empresa se pueden disear y elaborar los Programas de Gestin documental que resuelvan las necesidades de las diferentes entidades. - La gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.

BIBLIOGRAFIA Y CYBERGRAFIA

Normatividad http://www.archivogeneral.gov.co/

http://www.slideshare.net/WilsonDMartinezV/ciclo-vital-de-los-documentos Imagenes

www.google.com.co Ciclo vital del documento

http://organizacionarchivosena.wikispaces.com/+Ciclo+Vital+De+Los+Docu mentos Definiciones de la documentacin http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proc eso//282_INS-GD-AS008_Instructivo_aplicaci%C3%B3n_de_TRD_y_TVD_transferencias_y_eLI %20(MA).pdf http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8258