Trabajo Prctico Final: Eventos Jvenes

ANEXO

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ndice
Nuestro equipo/ Nuestra misin/ Nuestra visin....3 Nombre / Tipo de evento / contenido / Fecha/ hora/ objetivo del evento4 6 ejes de comunicacin/ Target..5 Proceso de Comunicacin/Logo ....6 Invitacin..7 Credencial de los invitados/Proceso de Inscripcion/ Actividades...8 Recursos tcnicos, materiales y humanos/ Auspiciantes..9-10 Cronograma de acciones.11 Distribucin de funciones12 Timming..13 MAM14-15 Evaluacion del evento ...16

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Nuestro Equipo
ARTEVENTO, es una empresa dedicada a la planificacin y organizacin de eventos. Somos un emprendimiento Joven, con profesionales innovadores, responsables, impredecibles, amables, y ante todo divertidos.

Nuestra Misin
Nuestra misin es ofrecer un servicio totalmente exclusivo, personalizado y diferencial. Somos especialistas en brindar soluciones creativas e innovadoras de acuerdo a los gustos y preferencias de cada cliente, es por eso que trabajamos con mucha pasin, dedicacin y profesionalismo.

Nuestra Visin
Seremos la empresa ms importante y reconocida de Argentina y Amrica latina en el negocio de los eventos.

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Nombre de Evento Desfile show Florencia Figlioli Design

Tipo de evento / contenido

El evento a realizar es un Desfile de moda que presentar la nueva coleccin primavera verano 2013. Los diseos a mostrar son de la diseadora y productora de modas Florencia Figlioli Design, se dar comienzo al evento con una banda de msica meldica pop, seguida por el desfile que va a contar de dos pasadas, entre ellas habr una performance de jazz, al finalizar se ofrecer un servicio de cocktail a los invitados. Los invitados debern realizar una confirmacin de asistencia previa al evento.

Fecha/ hora y lugar

Se llevar a cabo el da 23 de Noviembre de 2012 de 19:00 a 21:00 en Boulevard Charcas, Republica Dominicana 3366 (saln) en el barrio de Palermo.

Objetivo del evento

1 Promocionar la nueva coleccin de ropa femenina de la marca Florencia Figlioli Design, a travs de un desfile de moda para dar a conocer la nueva coleccin PrimaveraVerano. 2 Incrementar las ventas 3Fidelizar y obtener nuevos clientes

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6 ejes del evento como accin de comunicacin

a- Necesidad de hacer el evento: Se elige la realizacin del desfile para presentar fsicamente la nueva coleccin de ropa femenina. Se utiliza este mtodo para promocionar la temporada primavera verano. b- Mensajes: Vestite con un estilo fresco, alegre, y joven por sobre todo moderno c- Recurso: 1- Financiero: dinero aportado por el cliente. 2- Humano: 2 recepcionistas, maquilladoras, peinadoras, vestuaristas, seguridad, modelos, locutor, tcnicos, camareros, dj, barman, fotgrafos, organizadores. 3- Tcnico: Saln, sonidos, iluminacin, musicalizacin, ambientacin, utilera ,indumentaria y accesorios, catering (mantelera, vajillas, bebidas y comida) d- Perfil dirigido: el desfile est destinado a jvenes y mujeres de clase media-alta con un estilo sofisticado. e- Resultados: que el pblico quede impresionado, pensando y con ganas de adquirir la ropa de la nueva temporada. f- Objetivo del negocio: Incrementar las ventas, fidelizar y obtener nuevos clientes.

Target
Dicho evento est dirigido a mujeres de clase social media-alta que vivan actualmente en Capital Federal y sus alrededores, y se interesen por el mundo de la moda. El perfil que se busca atraer son mujeres de entre 20 a 45 aos con mucha personalidad.

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Proceso de comunicacin
A la hora de comenzar a disear las diferentes piezas de comunicacin para el evento, lo primero que se realiz fue determinar aquellos conceptos que el evento deba transmitirle al pblico. Es as que se determin que el evento sera fresco, alegre, y joven. Para todas las piezas de comunicacin se decidi tomar estos conceptos. Lo primero que se realiz fue el logo de nuestra empresa, esta imagen fue elegida dado a su dinamismo as como tambin por ser alegre y divertida gracias a la especie de rayos de colores.

Logo empresarial

Para el nombre del evento se utiliz una tipografa de fantasa llamada Copperplate gothic light, cuyas dimensiones se irn modificando segn la necesidad de la pieza. Mientras tanto el resto de la informacin ser colocada con una tipografa denominada GeosansLight, para la informacin mas importante y en Kosuka Gothic Pr6N EL para la informacin secundaria. Luego se comenz a disear las invitaciones y las credenciales de los empleados.

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Como se quera tener una conexin directa entre el logo y las invitaciones, se tomaron los mismos elementos y tan solo se escalaron y se modificaron segn lo requera el formato. Se coloc toda la informacin bsica del evento.

Invitaciones

Tambin se diseo las credenciales para los empleados y organizadores del evento que se sigue manteniendo los mismos conceptos. Se coloc el nombre del evento en la tipografa mencionada anteriormente. Estas credenciales fueron plastificadas y se les puso ganchitos cocodrilo para su mejor manipulacin.

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Credenciales

Proceso de inscripcin
Mediante este servicio de invitacin, nos permite a nosotras que las personas que quieran asistir a nuestro evento confirmen su asistencia mediante un telfono o va e-mail a nuestra empresa de eventos. As podemos llevar el registro de asistentes para la distribucin y mesas, sillas, etc.

Actividades
Las actividades a realizarse en el desfile show son las siguientes. 1- Recepcin con acreditacin y ubicacin al pblico convocado 2- Inicio del evento con banda musical meldica pop 3- Comienzo de pasadas de Florencia Figlioli Design 4- Dos intervalos con show de jazz 5- Pasada de cierre de la marca 6- Servicio de Cocktail

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Recursos Humanos
OPE: Organizacin y planificacin integral del evento: Oller Belen, De Benedettis Natalia, Alcaraz Ludi, Luna Collantes Andrea. 2 recepcionistas: encargadas de recibir e ubicar a los invitados Maquilladoras: encargadas en el make up de las modelos Peinadoras: encargadas de los peinados de las modelos Vestuaristas: encargadas de ayudar a las modelos a vestirse Seguridad: encargado de controlar que no haya disturbios por cualquier eventualidad que surja. Modelos: son las encargadas de exhibir la ropa de la nueva temporada Locutora: encargada del ritmo del desfile Tcnicos: encargados de la iluminacin e equipos del evento, instalacin, control y desarme. Camareros: encargados de repartir el cocktail Dj: encargado de la musicalizacin durante el evento. Barman: encargado de hacer y servir las bebidas. Fotgrafos: Encargados de capturar los mejores momentos del evento. Seguridad: encargado de controlar que no haya disturbios por cualquier eventualidad que surja. Modelos: son las encargadas de exhibir la ropa de la nueva temporada Locutora: encargada del ritmo del desfile Tcnicos: encargados de la iluminacin e equipos del evento, instalacin, control y desarme.

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Camareros: encargados de repartir el cocktail Dj: encargado de la musicalizacin durante el evento. Barman: encargado de hacer y servir las bebidas. Fotgrafos: Encargados de capturar los mejores momentos del evento.

Recursos tcnicos y materiales

Saln, sonidos, iluminacin, musicalizacin, ambientacin, utilera, indumentaria y accesorios, catering (mantelera, vajillas, bebidas y comida)

Auspiciantes
a- Florencia Figlioli Design: aporte de indumentaria b- MauFive Drinks: aporte de bebidas

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Cronograma de acciones
19: 00 hs Recepcin e ubicacin de invitados 19.20 hs Apertura del desfile con banda invitada 19.35 hs Presentacin a cargo de la locutora 19.40 hs Desfile primera pasada 20.00 hs Presentacin de Jimena, bailarina de jazz 20.10 hs Presentacin de la segunda pasada a cargo de la locutora 20.15 hs Segunda pasada y cierre del desfile 20.30 hs Servicio de cocktail 21.00 hs fin del evento

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Distribucin de funciones
El grupo est conformado por cuatro integrantes. Beln Oller se ocupo de conseguir maquilladoras, peinadoras, modelos y mozos, est a cargo de la ambientacin del saln, la performance de Jimena, la bailarina de jazz y la recepcin de la estatua viviente.

Natalia de Benedettis esta encargada

del diseo de invitaciones, credenciales, banner, la

ambientacin del saln, y se ocupo de conseguir las bebidas alcohlicas, el barman y las remeras para las OP.

Ludi Alcaraz est encargada del contacto directo con la diseadora, la ropa, se ocupo de conseguir modelos, sonido e iluminacin incluyendo tcnicos y dj, tambin presentacin de la banda pop meldica. es la encargada de la

Andrea Luna es la encargada de los fotgrafos, del backstage y la presentacin del desfile, se ocupo de conseguir las bebidas sin alcohol, la locutora, modelos y mozos.

En conjunto todas las integrantes del grupo se ocuparon del catering.

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Timming
22/10: Peticin de la organizacin de evento (cliente) 23/10: Armado de propuesta para presentar a cliente (Belen Oller, Natalia de Benedettis, Ludi Alcaraz, Andrea Luna Collantes) 25/10: Aceptacin de la propuesta por parte del cliente 26/10: Contacto con saln para el evento (Belen Oller) 29/10: Convocacin de modelos (Natalia de Benedettis) 29/10: Contratacin de alquiler de mesas y puff (Belen Oller) 30/10: Audicin con banda de msica acorde para el evento (Ludi Alcaraz) 31/10: Contratacin de banda musical (Ludi Alcaraz) 31/10: Compra de materiales de decoracin (Belen Oller, De Benedettis Natalia) 02/11: Contratacin de servicio de lunch (Belen Oller, Natalia de Benedettis, Ludi Alcaraz, Andrea Luna Collantes) 02/11: Contratacin de Sonido e Iluminacin (Ludi Alcaraz) 05/11: Charla y muestra de avance de evento con el cliente (Belen Oller, Natalia de Benedettis, Ludi Alcaraz, Andrea Luna Collantes) 07/11: Contratacin de maquilladoras (Belen Oller) 09/11: Prueba de maquillajes a utilizar en evento 12/11: Contratacin de Fotografos (Andrea Luna Collantes) 12/11: Compra de Bebidas (Natalia de Benedettis) 13/11: Contratacin de Estatua Viviente para Recepcin de invitados (Belen Oller) 14/11: Prueba de Sonido e Iluminacin en Saln (Belen Oller, Natalia de Benedettis) 19/11: Ultimo encuentro con cliente, para mostrar detalles finales. 23/11: Armado y realizacin de Evento (Belen Oller, Natalia de Benedettis, Ludi Alcaraz, Andrea Luna Collantes)

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M.A.M

Tareas Limpieza pre evento

13.00

14.00

15.00

16.00

17.00

18.00

19.00

20.00

21.00

22.00

* ~ ~ #+ #+ # + +

Ambientacin

Preparacin del sector de bebidas y catering

Prueba de luces y sonido

Ensayo

Backstage

Preparacin de modelos

# # ~ ~ + # * ~ * +

Maquillaje y peinado

Recepcin

Presentacin y locucin

Banda musical

1ra pasada

Performance de Jimena

2da pasada

14

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Tareas Cocktail

13.00

14.00

15.00

16.00

17.00

18.00

19.00

20.00

21.00

22.00

* ~ +#

Desmontado de ambientacin Limpieza

Tarea a cargo de: Todas (*) Beln Oller (~) Natalia Benedettis () Andrea Luna Collantes (+) Ludi Alcaraz (#)

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EVALUACION DEL EVENTO

Pasados 5 das de la realizacin del desfile show del viernes 23 de noviembre, se realizo una evaluacin propia con las personas pertenecientes al staff. Las encargadas de la organizacin generaron una reunin y evaluaron los puntos siguientes: 1- Si se alcanzo el objetivo general del evento: Una vez terminado el evento y recordando cual era el objetivo principal (Promocionar la nueva coleccin de ropa femenina de la marca Florencia Figlioli Design, a travs de un desfile de moda para dar a conocer la nueva coleccin Primavera-Verano) se llego a la conclusin que lo pretendido por este evento fue logrado con xito, ya que la gente conoci los nuevo modelos de la diseadora mediante una manera divertida e interesante.

2- Si el desarrollo y planificacin funcion: El desfile fue realizado de acuerdo al cronograma de acciones estipulado, no hubo modificaciones ni inconvenientes surgidos. Se realizacin en tiempo y forma todas las acciones pautadas con anterioridad.

3- Si los resultados fueron los esperados: una vez evaluadas todas las acciones y las actividades realizadas en el evento, se llego a la conclusin de que el resultado fue ms de lo esperado, ya que sali todo correcto, sin inconvenientes y se cumplieron todos los detalles pautados para la realizacin de dicho desfiles

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