Teste de Circuito Documental - Objectivos

10 Passos da Correspondncia:
1. Recepo

quando d correspondncia recebida.

entrada

na

empresa

. Tria!em"#eparao Depois de se receber a correspondncia procede-se $ veri%icao da correspondncia& se ' para a empresa( se ' importante ou se ' publicidade) #e!ue-se a separao da correspondncia& Comercial ou o%icial que se divide em& o *atente docs relacionados com a actividade diria de empresa +%acturas( cartas comerciais( recibos,) o Con%idencial ou secreta cartas ou docs de carcter si!iloso. -stas cartas nunca devem ser abertas por quem as recebe( mas sim serem condu.idas directamente $ direco( depois de re!istada a sua entrada( em livro pr/prio. *articular ou pessoal estas no devem ser abertas e devem ser diri!idas aos respectivos destinatrios.

3. 0bertura

-ste passo deve apenas ser e%ectuado por quem competncias para o %a.er +caso quem as recebe no ten1a autori.ao para o %a.er( deve saltar este passo,. 2a abertura 1 que ter em ateno o modo como as cartas esto dobradas para no dani%icar o seu conte3do ao abrir.

4. Carimbo e Re!isto

Consiste no re!isto das in%orma4es importantes da correspondncia( em suporte pr/prio( manual ou in%ormtico. Os dados a tomar nota( so& Re%erncia atribu5da"23mero de entrada +6( ( 7(8 667,

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5. Distribuio

23mero de *rocesso( se aplicvel +9:6"99;( 97<"99=, Data da recepo +9;-9<- 99>, Data de despac1o"envio +96-9<- 99>, Remetente Destinatrio interno +Dep. ?inanceiro, Descritivo +%actura( reclamao(8, Observa4es +re!istada( com 0R(8,

O correio ' distribu5do pelos departamentos ou destinatrios a que correspondem. Dependendo das re!ras da empresa( este pode ser %eito& @uando tem mais que um destinatrio tirase c/pia para se poder ter o n3mero de c/pias necessrias( de acordo com o n3mero de destinatrios. *ode-se recorrer ao uso de um sobrescrito pr/prio para colocar os documentos e distribuir pelos destinos"departamentos +um sobrescrito para cada dpto,. Ou utili.ao de uma !uia de remessa de documentos( que os a!rupa por destinos( acompan1ando-os at' $ recepo( onde se assina um duplicado que comprova a sua entre!a $ pessoa"departamento.

:. 0bertura"Ancluso no *rocesso =. Despac1o"Resposta"Beri%icao O correio recebido deve ser sempre respondido( no m5nimo tempo poss5vel.

>. Re!isto de #a5da O re!isto de sa5da tamb'm ' e%ectuado em Civro pr/prio( onde deve constar& 23mero de sa5da +6( (8 6;<,

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D. -Epedio

23mero de *rocesso +97;"97, Data do envio +69.6 .9D, Data do documento"recebido +9<.6 .9D, Remetente +?C0, 0ssunto ou classi%icao documento"descritivo, +?act.7 ( C1eque, Destinatrio Obs do

0 ur!ncia( importFncia e prioridade da comunicao determinam o modo como esta vai ser remetida ao destinatrio.

69. 0rquivo Quem tem acesso confidencialidade: correspondncia recebida

O correio recebido( deve ser aberto apenas por quem tem competncias para o %a.er( eEcepto se 1ouver instru4es de que se pode abrir todo o correio recebido. *ode( em princ5pio ser aberta toda a correspondncia( mesmo que mencione um nome num destinatrio( quando& -Emos. #en1ores( - CACCO*2 Rua8 -Emos. #en1ores( - CACCO*2 Dpto RG Rua8 -Emos. #en1ores( - CACCO*2 0TT. Dr. 0000 Rua8

2o pode ser aberta qualquer correspondncia que conten1a a meno& *essoal " *articular " Con%idencial( eEcepto se 1ouver indica4es em contrrio& -Emos. #en1ores( - Dr. 0000 CACCO*2 Rua8

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-Emos. #en1ores( - Dr. 0000 Rua8

Carta desordenada para ordenar. Registo dessa carta: Correio electrnico: Respeitar o tempo de resposta( apesar de ser mais rpido que uma carta( deve-se esperar al!um tempo at'( voltar a contactar a solicitar resposta) Ter em conta que a resposta( dependendo do assunto( no depende apenas do destinatrio do email) Ter o mesmo cuidado com a lin!ua!em e a apresentao do email( como se tem nas cartas) 2o escrever emails muito lon!os( se %or necessrio( redi!e-se uma carta e envia-se em aneEo) Ter em ateno aos campos de Cc e Hcc( assim como ao encamin1amento de emails de %orma a respeitar a con%idencialidade dos outros destinatrios e"ou remetentes.

Ar ui!o de en!elopes: -%ectua-se o arquivo"conservao de envelopes( quando& Carta re!istada e"ou com 0R Di!a respeito a& o Concurso o 0bertura de va!a o Contencioso o @uando 1 uma data limite para o envio dos documentos o Ou quando seja necessrio contar um pra.o.

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0 data de envio na carta no corresponda $ data de envio no envelope ao carimbo dos CTT Iencione um endereo no envelope di%erente do que se encontra no documento.