LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN Existe un documento en el que se concentran todas las funciones de todos los puestos, este documento

se llama Manual de Organizacin. Un manual de organizacin usualmente tiene la siguiente estructura: 1. Portada 2. Presentacin: Aqu se describe brevemente lo que contiene el manual 3. ndice 4. Antecedentes: En este apartado se incluye una breve resea de la empresa y de los documentos en que anteriormente se han integrado las funciones de los trabajadores, as como de las razones que motivaron a realizar el manual. 5. Marco Normativo: En el que se refieren las normas que fundamentan las funciones establecidas en el anlisis de puesto 6. Objetivos de la empresa 7. Organigrama 8. Descripcin de puesto por reas. Enseguida presentamos un ejemplo de la estructura de un manual de organizacin. EJEMPLO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN

ADMINISTRACIN POR COMITS DESVENTAJAS Y VENTAJAS

Definicin: 1. comisin de personas encargadas para un asunto. 2. rgano dirigente de algn partido poltico o de una de sus secciones, o de cualquier otro tipo de organizacin. Los comits sern creados nicamente mediante la directiva de la junta y tendr como funcin una actividad en el tiempo de desarrollo de recomendaciones relacionadas con su rea as como sus asesores ante la organizacin; todos ellos relacionados especficamente con las direcciones y sus respectivas divisiones. Tipos y caractersticas Comit ejecutivo generalmente compuesto por autoridades, estas se encargan de la toma de decisiones y la resolucin de pequeos problemas durante la organizacin del congreso. Comit financiero: Tiene como objetivo estudiar las opciones que ofrece el mercado para la colocacin de los sobrantes lquidos del fondo manejando como principio bsico la seguridad por encima de la rentabilidad. Comit de personal: es aquel cuya misin es todo lo que tenga relacin con el tema laboral de congreso. Es el encargado de velar por las necesidades humanas. Contratando as el personal necesario para las distintas reas Comit cientfico: son un conjunto de expertos en las materias en las materias que va versar el congreso. Es una especie de jurado o tribunal que est encargado de los aspectos cientficos, evaluando ponencias y proponiendo temas. Comit tcnico: es el conjunto de personas formado por los profesionales que se en cargan de los aspectos ms tcnicos de los tema

Ventajas y desventajas Los comits suelen emplearse para algunos de los siguientes fines principalmente: Contar con un grupo que ayude a la deliberacin que conduce a llegar a una decisin. Limitar la autoridad Representar los intereses de diversos grupos de una institucin Coordinar mejor los planes de y polticas de trabajo

Transmitir informacin Consolidar la autoridad Motivar los funcionarios inferiores a la mayor participacin en las tareas administrativas. Los comits son ejecutores q suelen ser poco recomendables: de ordinario conviene responsabilizar de la ejecucin de las decisiones del mismo comit a uno o varios funcionarios concretos

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN:

Departamentalizacin Por Funciones

Consiste en el agrupamiento de las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa. Si se parte del punto de vista de que cualquier empresa implica la generacin de alguna utilidad dentro de una economa de intercambio y de que las funciones fundamentales de cualquier empresa consisten en: produccin, ventas y financiamiento, nada ms lgico que agrupar tales actividades bsicas en departamentos de produccin, de ventas y de finanzas. Ventajas de la departamentalizacin funcional a) Cuando hay una tarea especializada o una secuencia de tareas especializadas que exigen un seguimiento ms interno que permita agrupar a los especialistas bajo una jefatura nica y comn. b) Cuando hay una exigencia de producto o servicio de calidad superior, la departamentalizacin funcional "garantiza el mximo de utilizacin de las habilidades tcnicas actualizadas de las personas". c) Permite la economa de los recursos, por la utilizacin mxima de las personas y mquinas y por la produccin en masa. d) Orienta a las personas hacia una actividad especfica, concentrando su competencia de manera eficaz, y simplifica el entretenimiento del personal. e) La departamentalizacin funcional es ms indicada para circunstancias estables y de poco cambio, que requieran un desempeo continuo de tareas rutinarias.

Desventajas de la departamentalizacin funcional a) Tiende a reducir la cooperacin interdepartamental, puesto que exige fuerte concentracin interdepartamental, adems de crear barreras entre los departamentos, ante el nfasis en las especialidades. b) Se muestra inadecuada cuando la tecnologa y las circunstancias externas son cambiantes e imprevisibles. c) Dificulta la adaptacin y flexibilidad a cambios externos, pues el enfoque cerrado de la departamentalizacin funcional casi no percibe ni visualiza lo que sucede fuera de la organizacin. d) Tiende a hacer que las personas concentren sus esfuerzos en sus propias especialidades, en detrimento del objetivo global de la empresa. Aplicaciones La estructura funcional es ms indicada para circunstancias estables y de poco cambio que requieran del desempeo constante de tareas rutinarias. Es aconsejada para empresas que tengan pocas lneas de productos o de servicios, que permanezcan inalteradas por largo tiempo. Refleja uno de los ms altos niveles de auto orientacin e introversin administrativa, demostrando la preocupacin de la empresa por su propia estructura interna.

La departamentalizacin por productos Divide la estructura organizacional en unidades, de acuerdo con los productos, proyectos o programas desarrollados por la organizacin. Ventajas de la departamentalizacin por productos 1. Fija la responsabilidad de los departamentos en un producto o lnea de producto o servicio. 2. Facilita enormemente la coordinacin interdepartamental, puesto que la preocupacin bsica es el producto. 3. Facilita la innovacin, ya que sta requiere cooperacin y comunicacin de varios grupos que contribuyen en la fabricacin del producto. 4. Es indicada para circunstancias externas inestables y cambiantes, pues induce la cooperacin entre especialistas y la coordinacin de

sus esfuerzos para un mejor comportamiento del producto. 5. Permite flexibilidad, pues las unidades de produccin pueden ser mayores o menores, conforme al cambio de las condiciones, sin interferir en la estructura organizacional como un todo. El enfoque de la organizacin se da predominantemente sobre los productos y no sobre su estructura organizacional interna.

Desventajas de la departamentalizacin por productos 1. Mientras que la departamentalizacin funcional concentra especialistas en un grupo, bajo un mismo director, la departamentalizacin por productos los reparte en subgrupos orientados hacia diferentes productos. 2. No se recomienda en circunstancias externas estables, para empresas con pocos productos o lneas reducidas de productos, pues en tales situaciones ocasiona un elevado costo operacional. 3. Puede provocar problemas humanos por temores y ansiedades, cuando se presenta una situacin de inestabilidad. 4. Da prelacin a la coordinacin, en detrimento de la especializacin. Aplicaciones La estructura por productos/servicios es indicada en circunstancias ambientales inestables y cambiantes, pues induce la cooperacin entre especialistas y la coordinacin de sus esfuerzos para un mejor comportamiento del producto/servicio. Adems de eso, cada departamento para a tener completamente autonoma y a ser autosuficiente en sus propias unidades de produccin, ventas, investigacin y desarrollo, etc.

Departamentalizacin Geogrfica

Tambin se denomina departamentalizacin territorial o regional o localizacin geogrfica. Requiere de la diferenciacin y agrupamiento de las actividades de acuerdo con la localizacin en donde se ejecutar el trabajo o del rea de mercado que servir la empresa. La departamentalizacin, territorial generalmente es utilizada en empresas que cubre grandes reas geogrficas y cuyos mercados son extensos. Es especialmente recomendable para empresas multinacionales utilizan esta estrategia para sus operaciones fuera del pas donde tienen su sede. Es ms indicada para el rea de produccin y ventas, y es poco utilizada por el rea financiera, que no siempre permite descentralizacin. Ventajas de la departamentalizacin geogrfica 1. Cuando las circunstancias externas indican que el xito de la organizacin depende particularmente de su adaptacin a las condiciones y necesidades locales y regionales, la estrategia territorial se hace imprescindible. 2. La organizacin territorial permite fijar la responsabilidad de los resultados y del desempeo, de la misma forma que la organizacin por productos, slo que en este caso el nfasis es puesto en el comportamiento regional o local. 3. Permite motivar a los ejecutivos a pensar en trminos del xito territorial. 4. Se recomienda para firmas mayoristas, si se centraliza ciertas funciones. 5. La organizacin est ms orientada hacia su ambiente territorial, hacia su mercado, que hacia sus aspectos internos. Desventajas de la departamentalizacin geogrfica 1. El enfoque territorial de la organizacin puede dejar en segundo plano la coordinacin de los aspectos de planeacin, ejecucin o control de la organizacin como un todo, frente al grado de libertad y de autonoma puesto en las regiones o filiales. 2. La preocupacin estrictamente territorial se concentra ms en los aspectos de mercadeo y de produccin y casi no requiere especializacin. La estructura geogrfica es aplicable cuando la empresa pretende dar efectiva cobertura a un mercado de

consumidores o usuarios (a travs del rea de mercado descentralizado) o a un mercado de proveedores de recursos para la produccin (a travs del rea de produccin descentralizada).
Departamentalizacin Por Clientela

La organizacin con base en la clientela con lleva a la diferenciacin y agrupamiento de las actividades de acuerdo con el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el trabajo. Las caractersticas de los clientes -edad, sexo, nivel socioeconmico, tipo de consumidor, etc.constituyen la base para ese tipo de departamentalizacin. sta departamentalizacin consiste en un agrupamiento de actividades que refleja un inters fundamental por el consumidor del producto o servicio realizado por la organizacin. Divide las unidades organizacionales para que cada una pueda servir a un cliente diferente. Ventajas de la departamentalizacin por clientela 1. Es el enfoque ms orientado hacia el exterior de la organizacin, preocupada ms por el cliente que por s misma. 2. Cuando el negocio depende de diferentes tamaos o caractersticas de productos o servicios que varan conforme al tipo de cliente. Este es ms importante que los productos o servicios que deben ser adaptados para l, principalmente cuando los clientes son individuos, organizaciones o el propio gobierno. 3. Dispone a los ejecutivos y a todos los participantes de la organizacin a la tarea de satisfacer las necesidades y los requisitos de los clientes. 4. Permite a la organizacin concentrar sus conocimientos sobre las distintas necesidades y exigencias de los canales de mercadeo. Desventajas de la departamentalizacin por clientela 1. Las dems actividades de la organizacin puede volverse secundarias o accesorias, frente a la preocupacin compulsiva por el cliente. 2. Los dems objetivos de la organizacin puede ser dejados de lado o sacrificados, en funcin de la satisfaccin del cliente. Constituye el enfoque ms orientado hacia el exterior de la empresa, cuyo nfasis est ms dirigido hacia el cliente que hacia s misma. El cliente es ms importante que los productos/servicios, los cuales deben ser

adaptados y ajustados a l y a sus necesidades, principalmente cuando el cliente puede ser un individuo, una empresa o el gobierno. Es una estrategia que dispone a los ejecutivos y a todos los participantes a la satisfaccin de las necesidades y requisitos de los clientes, y que permite concentrar todos los conocimientos en las diferentes necesidades y exigencias de los diferentes canales de mercadeo.
Departamentalizacin Por Proceso

Tambin denominada departamentalizacin por fases del proceso o por procesamiento o, incluso, por equipos o tipos de maquinaria. Es frecuentemente utilizada en las empresas industriales en los niveles ms bajos de la estructura organizacional de las reas productivas o de operaciones. La diferenciacin y el agrupamiento se hacen a travs de la secuencia del proceso productivo u operacional o, ms an, a travs de la distribucin y disposicin racional del equipo utilizado. Es el proceso de produccin de los bienes o servicios lo que determina la estrategia de diferenciacin y agrupamiento. Esta estrategia representa la influencia pura de la tecnologa pura de la tecnologa utilizada por la empresa en su estructura organizacional.

Ventajas de la departamentalizacin por proceso La ventaja de este tipo de departamentalizacin es la de obtener ganancias econmicas ofrecidas por la propia naturaleza del equipo o de la tecnologa. Esta ltima para a ser el foco y el punto de referencia para el agrupamiento de unidades y posiciones. Desventajas de la departamentalizacin por proceso No obstante, cuando la tecnologa utilizada experimenta cambios y desarrollos revolucionarios, al punto de alterar profundamente el proceso, este tipo de departamentalizacin peca por la absoluta falta de flexibilidad y de adaptacin. Aplicaciones Este tipo de agrupamiento est tambin ligado al producto/servicio obtenido a travs del proceso. La estructura de proceso utilizada por las empresas est relacionada con la estructura de producto. Vale decir que el proceso es una variable dependiente de la tecnologa empleada para lograr un producto/servicio determinado.

Departamentalizacin Por Proyectos

El agrupamiento u organizacin con base en proyectos implica la diferenciacin y el agrupamiento de las actividades de acuerdo con los productos y resultados relativos a uno o varios proyectos de la empresa. Esta estrategia es utilizada en empresa de gran tamao, que fabrican productos que exigen gran concentracin de recursos y un prolongado tiempo para su produccin. Esta estrategia de organizacin adapta la estructura de la empresa a los proyectos que ella se propone realizar. La departamentalizacin por proyectos requiere una estructura organizacional flexible y cambiante, capaz de adaptarse rpidamente y sin consecuencias imprevistas a las necesidades de cada proyecto que es desarrollado y ejecutado en un determinado plazo. como el proyecto generalmente est definido por el cliente, de acuerdo con sus necesidades y especificaciones, y como requiere de una determinada tecnologa, la adaptabilidad organizacional constituye un problema de base. El agrupamiento por proyectos representa una estrategia que permite un elevado grado de coordinacin entre las partes involucradas, las cuales abandonan sus posiciones anteriores para establecer temporalmente en un determinado proyecto que pasa a absorberlas totalmente. Ventajas de la departamentalizacin por proyectos Su principal ventaja es la enorme concentracin de diferentes recursos en una actividad compleja que exige puntos definidos de iniciacin y terminacin. Es el tipo de departamentalizacin orientada hacia los resultados. Desventajas de la departamentalizacin por proyectos En general, cada proyecto es nico e indito e incluye muchas habilidades y conocimientos dispersos en la empresa, con los cuales puede pasar de una fase a otra dentro del ciclo de vida. As, cuando termina un proyecto, la empresa puede verse obligada a despedir personal o a paralizar mquinas y equipos si no tiene otro proyecto a la vista. El agrupamiento por proyectos es ampliamente utilizado por empresas que se dedican a actividades fuertemente influenciadas por el desarrollo tecnolgico. La administracin por proyectos es una consecuencia de esta estrategia organizacional y sta centrada en la adaptacin de ciertos

segmentos de la empresa a un producto complejo, manufacturado a partir de una enorme concentracin de recursos y de especialistas diferentes, para atender las especificaciones predeterminadas, orientadas, casi que exclusivamente, a las exigencias y necesidades de los clientes. El diseo organizacional por proyectos es particularmente indicado en situaciones en donde la iniciativa es muy grande y tcnicamente compleja. Si la tecnologa es autosuficiente e independiente de otras actividades u rganos para su desempeo eficaz, la estructura por proyectos es la ms indicada. Una variante interesante del agrupamiento es la fuerza-tarea, que es la tcnica para solucionar y controlar problemas representativos de una era de complejidad. La fuerza-tarea tiene dos caractersticas fundamentales: es transitoria y de corta duracin.
Departamentalizacin Por Otros Criterios

Muchas veces, los tipos de departamentalizacin ya descritos son insuficientes para resolver casos que no encuadran adecuadamente en ninguno de ellos. Se utiliza entonces el criterio de ajuste personal o funcional: se escoge el departamento que, por su menor carga de trabajo o por su mayor afinidad con el sector que va a se dirigido, est en condiciones funcionales de absorberlo.

EL TRAMO DE CONTROL

Se puede definir como el nmero de subordinados que un administrador puede dirigir con eficiencia y eficacia. Su importancia se refleja en que conforme un administrador asciende en una organizacin tiene que tratar con un mayor nmero de problemas no estructurados, de manera que los altos ejecutivos deben tener un tramo menor que los administradores de niveles medios. En gran parte el tramo de control puede determinar el nmero de niveles y administradores que necesita una organizacin. Si todos los aspectos que se relacionan en el manejo de la empresa permanecen inmodificados, mientras ms amplio sea el tramo de control, ms eficiente es el diseo de la organizacin.

Para definir un eficiente y eficaz tramo de controles deben tener en cuenta aspectos como: 1. La capacitacin del administrador debe estar de acuerdo al tipo de objetivos que se pretendan obtener. 2. La experiencia es de vital importancia, ya que esta puede asegurar en un momento determinado la aplicacin de correctivos inmediatos. 3. El establecimiento de tareas y responsabilidades deben ser perfectamente expuestos a cada uno delos subordinados. 4. La complejidad de las tareas debe ser evaluada para la contratacin del personal idneo para su desarrollo. 5. El administrador debe ser uno de los que est ms familiarizado con los sistemas de informacin dentro de laempresa.6. En el tramo de control debe definirse claramente los objetivos y los fundamentos de la cultura organizacional.7. Por ltimo debe fijarse el tipo de administracin a la cual se quiere someter la empresa. En la fijacin del tipo de administracin y tramo de control se pueden presentar dos tipos que tienen sus ventajas y sus desventajas, a continuacin se muestran:

Estrecho Ventajas Se presenta una supervisin estricta. Se realiza un control riguroso de las operaciones. Existe una comunicacin rpida entre los subordinados y los superiores. Desventajas Los superiores tienden a intervenir en el trabajo de los empleados. Se establecen demasiados niveles de administracin. Se aumentan los costos por la gran cantidad de niveles. Existe una distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior.

Amplio Ventajas Los superiores se encuentran obligados a delegar funciones Deben planearse y establecerse polticas claras en el manejo administrativo. Se seleccionan cuidadosamente los subordinados. Desventajas Se tiende a sobrecargar de trabajo a los administradores. Se puede presentar prdida temporal del control superior. Se requiere de una gran calidad y un excepcional manejo de la administracin por parte de los gerentes.

Liceo Canadiense Petapa Quinto Mercadotecnia y Publicidad Administracin Prof. Marcos Estrada

INVESTIGACION

Junior Fidel Reynoso Eddy Gabriel Daz G. Cindy Michelle Herrarte Roca Marvin Rene Amado Njera Pablo Josu Canel Marroqun Katlyn Dennise Mndez Alvarado

INTRODUCCION

Caratula ndice Introduccin Contenido Estructura de Un manual de Organizacin Administracin por comits desventajas, ventajas y tipos Tipos de departamentalizacin Tramos de control estructuras altas y estructuras planas y ventajas y desventajas Conclusiones Anlisis Recomendacin Anexos Bibliografa y e grafa

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