CONTABILIDAD DE AUTOTRANSPORTE

Elabor: L.C. Vctor M. del Villar

Una de las mayores necesidades de la era moderna es sin lugar a dudas la del transporte, por lo que no es de extraar que en las ltimas dcadas los diversos medios: terrestre, areo, fluvial y martimo haya logrado un adelanto considerable para ofrecer una mayor seguridad y comodidad a los usuarios.

El autotransporte se considera un servicio pblico, es una actividad para satisfacer concretamente una necesidad colectiva de carcter econmico o cultural mediante prestaciones, que, por virtud de regulacin especial del poder pblico, deben ser regulares, continuas y uniformes. Para este efecto, los particulares pueden crear empresas que satisfagan necesidades colectivas; pero el Estado, en el ejercicio de sus atribuciones de tutela de los intereses colectivos, interviene regulando y organizando la actividad mediante una reglamentacin adecuada que garantice la regularidad y uniformidad de las prestaciones.

En nuestro pas la prestacin del servicio pblico de autotransporte se concede a los particulares que estn dispuestos a cumplir con las disposiciones establecidas y a invertir las sumas cuantiosas que se requieren.

Por virtud de estas concesiones, el Estado asegura una situacin de temporalidad a los inversionistas que les permite amortizar su capital y obtener una utilidad razonable, en el entendimiento de que, al trmino de la concesin, el inversionista deber haber amortizado el capital invertido y consecuentemente los bienes pasarn a ser propiedad del Estado.

Se ha considerado tambin que la gestin financiera del servicio es ms acertada en manos de un particular que en las de un funcionario pblico, pues aqul tiene comprometido su inters personal. Por lo antes expuesto y considerando que el autotransporte constituye un servicio pblico, podemos mencionar que est sujeto a concesin estatal y que por ese carcter es obligatorio.

Esto significa que el concesionario est obligado a prestar el servicio a quien quiera que los solicite y que, en caso de no proporcionarlo, deber indemnizar a los usuarios perjudicados y a cubrir, adems, las sanciones administrativas que se impongan. La prestacin del servicio debe ser general, lo que presupone la igualdad de todos los usuarios, cualquiera sea su condicin.

El servicio de autotransporte se clasifica, para fines de este estudio en dos categoras: A) De pasajeros B) De carga Y cada una de estas, a su vez, en urbano y forneo.

Existe la creencia general de que las empresas de autotransporte, que en su mayora son sociedades mercantiles constituidas como S.A. de C.V., prestan el servicio pblico con sus propios vehculos. En realidad estas sociedades son solamente administradoras de los bienes propiedad de los concesionarios. Esta situacin fue originada por el requisito que se impone al concesionario, de conservar la titularidad de su concesin y la propiedad de su vehculo.

En estas condiciones, una de las caractersticas de la contabilidad de tales sociedades annimas, consiste en llevar cuenta y razn de los productos y gastos aplicables a cada unidad, lo que constituye una peculiaridad, pues por lo que se refiere al registro de las dems operaciones es semejante al resto de las empresas. Como ejemplo tenemos lo siguiente:

El control de los ingresos se realiza a partir de la venta de boletos de cada viaje, para lo cual se utilizan varias formas impresas, siendo la primera el llamado informe de pasaje. Esta forma se expide en cada una de las estaciones de trnsito. El original de la forma lo lleva el chofer y en cada oficina se queda una copia. Al total de los boletos vendidos, se le resta el efectivo que se entrega al chofer para gastos menores y por el resto se expide una ficha.

Posteriormente, al regresar el autobs a la estacin terminal se suman los diferentes informes de viaje; su total ser igual al de los boletos vendidos en cada una de las oficinas de la ruta, menos las cantidades entregadas a los choferes para gastos.

La llamada ficha es la forma que controla el efectivo que deja un vehculo en cada estacin. Su formato es muy sencillo y solamente indica el nmero de carro y el importe total de los boletos vendidos en esa estacin, menos el dinero entregado al chofer. Como ya se habr comprendido, estas fichas (por los diferentes viajes que salieron de esa estacin) representan el efectivo recaudado que debe entregar el encargado de boletos de esa estacin.

AUTOTRANSPORTES MEXICANOS, S.A.

INFORME DE PASAJE
Carro No. _____________ De : __________________ a: ____________________ Num. Asiento 1 2 3 4 5 45 46 47 Suma $ ___________ Lugar y fecha Efectivo $ Ficha Total $ Num. Boleto Nombre Destino Importe boleto No. 602030 Hora: ________ Observaciones

Entregu

Recib

Otra forma que controla ingresos y que se complementa con la primera es la llamada reporte de viaje. Esta forma se va llenando en todas las poblaciones por las que pasa el vehculo y en ella los encargados de la venta de boletos anotan el nmero de personas que suben al autobs, el importe de los boletos vendidos y firman.

Al mismo tiempo revisan la numeracin de los boletos de abordo que lleva el chofer, para evitar que viajen pasajeros sin boleto, o que stos se usen una o varias veces en el trayecto. La siguiente es la ilustracin de un reporte de viaje

AUTOTRANSPORTES MEXICANOS, S.A.

INFORME DE PASAJE
Num. 0351

Carro No. _______

Corrida No. ____________ Fecha _____ Turno ________________ a _____________________ Km ___________________ Control de numeracin de boletos de abordo Del Num. Al Num.

De ___________________

Abordaron en Mxico Quertaro Len Etc.

Num. de personas

Importe

Firma

Total

Boletos de abordo devueltos al final del viaje del _____________________ al _______________________________

Recib - Encargado de Almacn de Boletos

Entregu Chofer

Con los datos obtenidos y cuando el vehculo regresa a las oficinas generales, se producen los asientos que se indican para registrar los ingresos y los gastos de viaje.

LIQUIDACIN DE INGRESOS (Pesos) Ingresos $ 2,800.00 Efectivo chofer: $ 200.00 Fichas o pasajes: $ 2,600.00

Liquidacin chofer: Sueldo 1,815 km a $0.15 = Retencin 1,815 km a $0.02 Gastos efectuados en viaje, segn comprobantes

Menos: Ms:

$ $ $ $ $ $

272.00 36.00 180.00 416.00 200.00 216.00

Menos:

Efectivo entregado Saldo a su favor

En los ingresos no se anota el nmero del autobs, ya que los ingresos de toda la lnea se prorratean entre las distintas unidades.

En las lneas de autobuses bien organizadas, los ingresos aplicables a cada unidad, los gastos de administracin y la cuota de siniestros (choques, volcaduras, etc.) se calculan en base a factores. Esta distribucin se funda en el razonamiento de que un vehculo que corre a las 20:00 horas tiene ms pasaje que uno que corre a las 23:00 horas; el que va a ciudades grandes que el que va a poblaciones pequeas.

En tal virtud, es ms equitativo repartir los ingresos de toda la lnea en proporcin al nmero de kilmetros recorridos por cada carro y en la misma forma los gastos de administracin, de acuerdo a las siguientes frmulas:
Factor de ingresos por kilmetro. Importe de ingresos totales = $ Kilometraje mensual total

por km

Factor de gastos indirectos Total de gastos de administracin = Ingresos totales

Cuota de siniestros Saldo del mes, cuota de siniestros = Nmero de unidades

De acuerdo con las explicaciones anteriores es posible determinar la utilidad o prdida de un autobs por periodo de un mes.

La liquidacin mensual quedara como sigue:

Estado de resultados mensual por vehculo Ingresos: Km. recorridos por el autobs, multiplicados por el factor de ingresos por kilmetro Gastos: Directos del autobs Transportacin Mantenimiento Gastos de administracin: Ingreso aplicado multiplicado por el factor de gastos indirectos = Utilidad antes de siniestros Cuota de siniestros Utilidad o prdida del vehculo por mes $ $ $ $

$ $ $ $

Autotransportes del Sur Oeste Liquidacin de ingresos Autobus 5 Ingresos Efectivo Pasaje Km Gastos de viaje Dia 1 9,258.00 200.00 9,058.00 1,660 2,371.88

Dia 1

Datos Autobus 5 Ingresos Efectivo Pasajes Km Gastos de viaje $ 9,258.00 200.00 $ 9,058.00 1,660 $ 2,371.88

Liquidacin del autobs $ 0.15 $ 0.02 Km Sueldo Retencin Neto chofer Gastos Efectivo Diferencia 1,660 $ 249.00 $ 33.20 $ 215.80 $ 2,371.88 $ 200.00 $ 2,387.68

Dia 1

Cdula de agencia Gastos de Ingresos Sueldo neto Agencia viaje $ 9,258.00 $ 2,371.88 $ 215.80 $ 6,670.33

Contabilizacin Agencia $ 6,670.33 Gastos de transportacin $ 2,620.88 Sueldos $ 249.00 Gastos de viaje $ 2,371.88 Cuenta choferes $ 200.00 Impuestos por pagar 33.20 Pasajes $ 9,058.00