Organizacion de Archivo - ENBA

1a DE FORROS
2a DE FORROS
Gua de autoaprendizaje

Organizacin de Archivos I
Modalidad de Educacin Abierta y a Distancia
Oscar Eduardo Garca Hernndez

Secretara de Educacin Pblica Subsecretara de Educacin Superior e Investigacin Cientfica Direccin General de Educacin Superior Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma
Mxico 2000
Secretara de Educacin Pblica Subsecretara de Educacin Superior e Investigacin Cientfica Direccin General de Educacin Superior Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma Organizacin de Archivos I (Serie guas de autoaprendizaje) Modalidad de Educacin Abierta y a Distancia Primera edicin 2000 ISBN 970-18-4668-0 Impreso en Mxico Copyright MM Asesor pedaggico: Ramn E. Mondragn Snchez Revisin de contenido: Lorenza Remigio Marcial Correccin de estilo: Roco Sols Valdespino Diseo editorial: Ivonne Bautista Carmona Martha Patricia Rivera Hernndez Israel Montes Hermosillo
INDICE
INTRODUCCIN....................................................................................................... 7 OBJETIVOS GENERAL DE LA ASIGNATURA.........................................................8 EVALUACIN PREVIA A LA ASIGNATURA............................................................ 9
UNIDAD I
QU ES ORGANIZACIN?....................................................................................11 I.1 CONCEPTO DE ORGANIZACIN COMO EMPRESA................................ 8 I.1.1 LA CLASIFICACIN DE LA ORGANIZACIN COMO EMPRESA............................................................................12 I.2 TIPOS DE ORGANIZACIN DENTRO DE LA EMPRESA............................13 I.2.1 I.2.2 I.3 I.4 I.5 I.6 I.7 FORMAL..........................................................................................17 INFORMAL...................................................................................... 17
CONCEPTO DE ORGANIZACIN COMO PROCEDIMIENTOS...................19 OBJETIVO E IMPORTANCIA.......................................................................21 PASOS PARA LA ORGANIZACIN.............................................................21 VENTAJAS DE LA ORGANIZACIN............................................................25 LA IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN EN EL ARCHIVO...................25
UNIDAD II
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS.............................................................................31 II.1 II.2 II.3 QU ES LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS?........................................ 32 POR QU SE DEBEN ORGANIZAR LOS ARCHIVOS?...............................35 CMO SE PLANEA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS?................................................................................................. 37 II.3.1 II.3.2 II.3.3 II.3.4 II.3.5 II.3.6 QU ES PLANEACIN?............................................................... 37 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN.................................................38 LA CLASIFICACIN DE LOS PLANES...........................................39 ETAPAS O PASOS DE LA PLANEACIN........................................40 LA PLANIFICACIN DEL ARCHIVO...............................................50 QUIENES DEBEN INVOLUCRARSE EN LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS....................................................53 II.4 PASOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS....................................54
UNIDAD III
FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS.........................................................61
III.1
IMPORTANCIA DEL CONCEPTO DE SISTEMAS PARA EL ARCHIVO.................................................................................................62 III.1.1 CONCEPTO Y DEFINICIN DE SISTEMA..................................... 62
III.2
EL MEDIO AMBIENTE DE UNA INSTITUCIN............................................63 III.2.1 FUERZAS QUE INTERACTUAN DENTRO DEL MEDIO AMBIENTE DE UNA INSTITUCIN.....................................63 III.2.2 TEORAS DE CONTROL DEL MEDIO AMBIENTE DE UNA INSTITUCIN....................................................................64 III.2.3 III.2.4 MEDIO AMBIENTE ADVERSO EN LOS ARCHIVOS......................66 LA ESTRATEGA ORGANIZACIONAL PARA UN ARCHIVO Y SU MEDIO AMBIENTE...............................................66
III.3
ENTORNO POLTICO Y SOCIAL.................................................................68 III.3.1 DEFINICIN DE POLTICAS Y REGLAS PARA UN ARCHIVO.........................................................................................68 III.3.2 IMPORTANCIA DE ELABORAR UN ESTUDIO DE POLTICAS Y REGLA PARA UN ARCHIVO.....................................68
III.4
LOS USUARIOS........................................................................................... 70 III.4.1 III.4.2 III.4.3 III.4.4 DEFINICIN.................................................................................... 70 CATEGORIAS DE LOS USUARIOS................................................70 ESTUDIO DE LOS USUARIOS........................................................71 FORMACIN DE LOS USUARIOS..................................................72
UNIDAD IV
ASPECTOS TCNICOS DE LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS..............................................................................75 SISTEMAS DE CLASIFICACIN PARA ARCHIVO.......................................76 ASPECTOS TCNICOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIN..................................................................................... 82 IV.2.1 UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO.............................82 IV.2.2 UNIDAD DE ARCHIVO DE TRMITE..............................................86 IV.2.3 UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIN..............................93 IV.2.4 UNIDAD DE ARCHIVO HISTRICO.................................................98
IV.1 IV.2
BIBLIOGRAFIA...................................................................................................................................106
Organizacin de Archivos i
INTRODUCCIN
La ORGANIZACIN DE ARCHIVOS es una materia bsica para el xito de tus estudios y para tu formacin profesional. Gran parte de las asignaturas que conforman el plan de estudios son retomadas en esta materia: administrativas (Proceso Administrativo, reas Funcionales de la Administracin, Teora de Sistemas), y las que tienen que ver con el teora archivstica (Correspondencia y Control de Gestin, archivo de Trmite, Concentracin e Histrico, etc.). Considerando la aplicacin de los conocimientos adquiridos se ha cuidado de manera especial la presentacin de los temas, las definiciones y los ejercicios con la mxima sencillez y claridad. La presente gua ha sido estructurada tomando en cuenta los diferentes aspectos que caracterizan a los estudiantes de los sistemas a distancia. El texto est formado por cuatro unidades, cada una de las cuales con cierta autonoma. La primera unidad muestra a la organizacin como una institucin o empresa, contina con la organizacin como parte del proceso administrativo, y finalmente se abordan los pasos de la organizacin aplicados al archivo. La segunda unidad traza los lineamientos generales para un plan de organizacin de archivos. En la unidad tres, se analiza al archivo como un sistema total incluyendo los factores internos y externos que lo afectan para su organizacin. Por ltimo, en la unidad cuatro, se estudian los procesos tcnicos que se realizan en cada una de las unidades de archivo que existen en una institucin. Esta gua cuenta con objetivos especficos que informan acerca de lo que se pretende lograr en el estudio de cada unidad. Te recomendamos su lectura cuidadosa al empezar cada unidad para que tengas presente lo que se espera de ti. Hay tambin actividades complementarias que te servirn de refuerzo en el aprendizaje de cada subtema, y una autoevaluacin que te ayudar a valorar lo que has aprendido. Cada uno de los ejercicios cuenta con sus resultados colocados al final de la unidad para que verifiques por ti mismo, cul es tu avance con respecto a los objetivos planteados al inicio de la misma. Al final de tu gua podrs encontrar la bibliografa con la que puedes complementar tus estudios o ampliar tus conocimientos de acuerdo a tus inquietudes. Queremos hacer un llamado a tu entusiasmo, a tu empeo y a tu responsabilidad. Las tres son condiciones absolutas para el xito no solo del curso de ORGANIZACIN DE ARCHIVOS I sino en todos tus estudios. Jams te arrepientas de la constancia y del esfuerzo que pongas en aprender al contrario empate en lograr tus objetivos por ms difciles que parezcan. Recuerda que vale la pena luchar por tus ideales, encauzados al saber y a la superacin.
OBJETIVOS GENERALES DE LA ASIGNATURA

Al trmino de la gua el alumno:
* *
Tendr un concepto de organizacin enfocndolo administrativa y archivonmicamente Comprender el por qu de la organizacin en los archivos, asi como los factores que la influyen Identificar los aspectos tcnicos empleados para la organizacin de archivos en las diferentes unidades documentales
EVALUACIN PREVIA A LA ASIGNATURA
1.-
EXPLICA LAS ETAPAS PRINCIPALES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
2.-
DEFINE ARCHIVO Y DOCUMENTO
3.DEFINE LOS TIPOS DE ARCHIVO QUE ESTABLECE EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
4.-
CULES SON LAS FUNCIONES DE UN ARCHIVO?
5.CUNTOS SISTEMAS DE CLASIFICACIN EXISTEN Y POR QU ES IMPORTANTE IMPLEMENTAR UNO?
6.-
QU ES UN SISTEMA?
7.-
DEFINE LO QUE SON POLTICAS Y NORMAS
Enva a tu asesor.
RESPUESTAS DE LA EVALUACIN
1.- PLANEACIN: Permite reducir la incertidumbre sobre las actividades que realizaremos para el logro de objetivos. Se puede decir que la planeacin es bsica para las otras funciones administrativas, pues si no existiera la planeacin no habra nada qu organizar, integrar, dirigir y mucho menos, controlar. ORGANIZACIN: Es una etapa vital como la planeacin. Permite establecer las relaciones entre trabajo, personal y recursos materiales seleccionados para que el grupo trabaje en forma eficiente. INTEGRACIN: Es incorporar al grupo y organizacin recursos humanos eficientes, as como recursos materiales, financieros, tcnicos, etc. DIRECCIN: Es la etapa del proceso administrativo a travs del cual se gua la accin de los administrados, con base en los objetivos y polticas determinados en la planeacin. CONTROL: Es una etapa del proceso administrativo mediante la cual se apoyan y retroalimentan las etapas anteriores. Los medios de control se basan fundamentalmente en informes, estadsticas y registros 2.- ARCHIVO: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona fsica o moral en el cumplimiento de sus actividades, para servir como testimonio e informacin a las personas o instituciones que los producen o para servir de fuentes histricas. DOCUMENTO: Se entiende por documento a todo tipo de soporte cuya informacin registrada en l puede ser utilizada como prueba para consulta o como fuente histrica. 3.- ARCHIVO DE TRMITE: Es la unidad conformada con documentacin de uso frecuente para la gestin de los asuntos cotidianos de una institucin. ARCHIVO DE CONCENTRACIN: Es la unidad que se conforma por documentos cuyo uso no es frecuente y que son conservados de una forma preventiva. ARCHIVO HISTRICO: Est conformado por documentos de valor testimonial e informativo y cuya conservacin es de carcter permanente. 4.- Organizar, asegurar las transferencias (primaria y secundaria), aplicar los principios de valoracin documental, clasificar y ordenar la documentacin. Describir, con la finalidad de hacer accesible la documentacin y la informacin que en ellos se encuentra. 5.- Existen dos sistemas de clasificacin: Los Directos: son aquellos que se consultan y manejan sin necesidad de ndices o catlogos que ayuden a localizar la documentacin. Los Indirectos: son aquellos que para su localizacin y consulta, se requiere de catlogos, ndices, registros (instrumentos descriptivos). Los sistemas de clasificacin son un elemento esencial dentro de la administracin de documentos, pues representan la columna vertebral sobre la que descansa la organizacin de un archivo, adems de que nos permite la rpida localizacin de la informacin. 6.- Es el conjunto de factores que modifican y marcan las caractersticas de una institucin. 7.- POLTICAS: Son interpretaciones generales que guan o encauzan las tomas de decisiones; adems son flexibles en lo concerniente a su aplicacin. NORMAS: Son reglas que explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que no se deben efectuar. Son aplicadas de forma estricta e inflexible y su omisin provoca una sancin.
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UNIDAD I QU ES ORGANIZACIN?
OBJETIVOS DE LA UNIDAD
AL TRMINO DE LA UNIDAD EL ALUMNO: * Entender el concepto de organizacin como empresa y todos los elementos que conlleva * Analizar el concepto de organizacin como procedimiento * Comprender la importancia de la organizacin en el archivo
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1 . 1 CONCEPTO
DE
ORGANIZACIN
COMO
EMPRESA
Dentro del mundo que nos rodea todo tiene un orden, y por lo tanto existe una organizacin; que busca cumplir con un objetivo; desde un sistema vivo como una clula hasta un sistema social, es decir, una empresa o institucin. La organizacin como empresa nace con la humanidad, pues desde las tribus nmadas siempre se busc satisfacer las necesidades bsicas como la alimentacin, el vestido, el techo, la elaboracin de instrumentos de trabajo, etc. El objetivo era ser autosuficientes. Para poder llevar a cabo dicho objetivo, cada miembro del grupo realizaba una actividad que complementaba la de los dems; por ejemplo, algunos se dedicaban a la caza, otros ofrecan lo que les sobraba para adquirir aquellas cosas de las que carecan (el llamado trueque). Posteriormente naci el comercio, y mucho tiempo despus surgieron las primeras empresas en su forma ms rudimentaria (como pequeos talleres). Con el tiempo las sociedades han cambiado volvindose ms complejas, lo mismo que sus problemas. Actualmente, una empresa es una sociedad en donde cada individuo tiene una actividad asignada, y est bien organizada a fin de llevar a cabo sus objetivos que pueden ser producir un bien o proporcionar un servicio. Existen varias definiciones de organizacin como empresa. Nosotros te proporcionamos algunas, con el propsito de que las analices y puedas construir tu propia definicin: * Es una unidad productiva o de servicios que, constituida segn aspectos de prcticas legales, se integra por recursos y se vale de la administracin para lograr sus objetivos. 1 Conjunto de actividades humanas colectivas, organizadas con el fin de producir bienes o servicios o rendir beneficios. 2
Con base en el anlisis de las anteriores definiciones nuestra propuesta de definicin es la siguiente. Es el conjunto de recursos humanos, financieros, materiales, tcnicos y legales que interactan conjuntamente con la finalidad de ofrecer un bien o servicio y cuyo objetivo es el lucro el cual genere un beneficio.
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS MATERIALES
RECURSOS FINACIEROS
RECURSOS TCNICOS
RECURSOS LEGISLATIVOS
ELEMENTOS QUE INTEGRAN UNA EMPRESA

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ACTIVIDAD
COMPLEMENTARIA
Elabora un concepto de organizacin. Analiza y conceptualiza la empresa.
ENVALOS A TU ASESOR
I.1.1
LA CLASIFICACIN DE LA ORGANIZACIN COMO EMPRESA
Para poder conocer a qu se dedica cada una de las empresas que funcionan en la actualidad necesitamos clasificarlas, con la finalidad de encontrar sus semejanzas y sus diferencias. A continuacin te presentamos algunos criterios para la clasificacin de empresas: Por su actividad o giro a) Industriales: se dedican a la produccin de un bien, mediante la transformacin de la materia prima. b) Comerciales: son intermediarias entre los productores y consumidores; su funcin es la de compra - venta de productos que ya estn terminados. c) Servicios: son aquellas que brindan un servicio y pueden tener fines lucrativos o no. Por su magnitud a) Micro b) Pequea c) Mediana d) Grande No te proporcionamos una definicin de cada rango porque existen varios criterios que se aplican para considerar a una empresa pequea, mediana o grande. Algunos de esos criterios son: El tamao de la empresa puede definirse con base al monto de su capital, o con base en la cantidad de personal que labora dentro de ella. As pues, se considera como una empresa-micro a la que se forma de 1 a 20 empleados; pequea a la que tiene por lo menos 25 empleados; mediana a la que tiene entre 250 y 1000 empleados y grande la que se compone de ms de 1,000 empleados.
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Las microempresas conforman aproximadamente el 60% del total existente en el mercado nacional, y representan parte importante de la economa de Mxico. Estos son algunos de los criterios que nos permiten clasificar a la empresa por su magnitud, aunque cabe mencionar que existen otras clasificaciones. Por su propsito Las empresas se clasifican en: a) Pblicas: son aquellas que pertenecen al Estado y cuya finalidad es satisfacer necesidades de carcter social. b) Privadas: son aquellas en las que el capital es proporcionado por una persona particular y su finalidad es lucrativa. c) Mixtas: son aquellas en las que existe una coparticipacin del Estado y las particulares para producir un bien o proporcionar un servicio
ACTIVIDAD O GIRO > > > > INDUSTRIALES COMERCIALES DE SERVICIO OTRAS
E M P R E S A S
> PESQUERAS > GANADERAS > AGRICOLAS
> PEQUEA MAGNITUD > MEDIANA > GRANDE
> FIANZAS > MERCADOTECNIA > REC. HUMANOS > ABASTECIMIENTO
PROPSITO
> PBLICA > PRIVADA > MIXTA
EJERCICIO
Clasifica las siguientes empresas segn las definiciones dadas. Auxliate del cuadro sinptico Ejemplos: COCA COLA POR SU GIRO: es industrial POR SU MAGNITUD: es grande POR SU PROPSITO: es privada
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INEGI POR SU GIRO: es de servicio POR SU MAGNITUD: es grande POR SU PROPSITO: es pblica PEMEX POR SU GIRO: es industrial POR SU MAGNITUD: es grande POR SU PROPSITO: es mixta COMPLETA: CONASUPO POR SU GIRO:_________________________ POR SU MAGNITUD: ____________________________ POR SU PROPSITO:____________________________ BIMBO POR SU GIRO:_________________________ POR SU MAGNITUD:_____________________________ POR SU PROPSITO:_____________________________ UN ARCHIVO HISTRICO POR SU GIRO:__________________________ POR SU MAGNITUD:______________________________ POR SU PROPSITO:_____________________________ Dentro de las empresas que clasificamos con anterioridad, existe una serie de componentes que les permite alcanzar su objetivo. Nos referimos a los recursos humanos, recursos materiales, recursos tcnicos, recursos legislativos, recursos financieros. A continuacin te damos una breve descripcin de cada uno con la finalidad de que los ubiques en el organismo donde trabajas o de alguno que conozcas. Recursos Humanos Nos referimos al grupo de individuos que utiliza los dems recursos; es el ms importante, y lo podemos clasificar en: a) Obreros b) Empleados c) Supervisor d) Tcnicos
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e) Altos Ejecutivos f) Directivos o Administradores g) Presidentes o Propietarios Recursos Materiales Estos son aquellos que se procesan y combinan para producir el servicio, la informacin o el producto final. Se clasifican como sigue: a) Bienes materiales: estn constituidos por los muebles, inmuebles y equipo que son propiedad de la empresa. b) Materias primas: son elementos que se transforman en productos, por ejemplo: madera, hierro, etc. Recursos Financieros Estn constituidos por el capital con que cuenta la empresa y todos los instrumentos financieros como acciones, etc. Recursos Tcnicos Aqu hablamos de los procedimientos, los mtodos, etc., que utilizamos para alcanzar los objetivos.
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I.2 Tipos de Organizacin dentro de la Empresa I.2.1 FORMAL
La organizacin formal es la estructura como esta compuesta una empresa, en la que se muestra la relacin, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad; tambin nos sirve como una gua para indicar, las actividades que deben realizarse. Este tipo de organizacin puede representarse mediante un organigrama de los que se incluyen en los manuales de organizacin. A continuacin te presentamos un cuadro sinptico con la finalidad de que recuerdes la clasificacin de los organigramas en donde se representa a la organizacin formal: Cuadro Sinptico
O R G A N I G R A M A POR CONTENIDO > ESQUEMTICOS: Contiene solamente a los rganos principales. Elaborados para el pblico. > ANLTICO: Son ms detallados y tcnicos.
POR OBJETO
> ESTRUCTURALES: Muestran la estructura administrativa de la empresa. > FUNCIONALES: indican las principales funciones de los departamentos y su relacin. > GENERALES: Presentan a toda la organizacin. > DEPARTAMENTALES: Representan la organizacin de un departamento o seccin.
GERENTE DE VENTAS
ORGANIGRAMAS
POR REA
EJEMPLO DE ORGANIZACIN FORMAL EN UNA EMPRESA
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
DIRECTOR GENERAL
GERENTE DE COMPRAS
GERENTE DE PERSONAL
GERENTE DE FINANZAS
GERENTE DE ARCHIVO
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I.2.2 INFORMAL
La organizacin informal la podemos conceptualizar como el conjunto de relaciones que surgen de la comunicacin o de la relacin que existe entre los miembros de una empresa. Estas relaciones no aparecen en los organigramas ni en los manuales de organizacin. Estos grupos tienen sus propias reglas y tradiciones, mismas que no se encuentran por escrito; sin embargo, se respetan y se cumplen. Estas organizaciones tienen sus propios objetivos que pueden esta de acuerdo con la empresa o no. E M P R E S A
Organizacin Formal
Organizacin Informal
Los administradores deben lograr el acoplamiento entre la organizacin formal y la informal, para lograr los objetivos planeados por la empresa. Como ejemplo de esta organizacin podemos citar los equipos de fut-bol empresariales.
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I . 3 CONCEPTO
DE
ORGANIZACIN
COMO
PROCEDIMIENTOS
Para la construccin de cualquier organismo social, institucin o empresa, podemos distinguir dos maneras: una estructural que consiste en la formacin de dicho organismo en la obtencin de los bienes, de la materia, de la razn social del organismo etc., y otra es la operativa, en la cual se ejecutan las actividades necesarias para lograr el objetivo. A esta segunda la podemos identificar como parte del proceso administrativo, el cual esta integrado por: la planeacin, la organizacin, la integracin, la direccin y el control. Estos elementos sirven al administrador, a un director, a un funcionario, etc., como un medio para administrar. Entonces podemos considerar a la administracin como universal, porque se aplica en cualquier empresa o actividad. La organizacin es el segundo paso del proceso administrativo, en ella se establecen las actividades y se determinan los recursos necesarios para alcanzar los objetivos formulados en la planeacin. La organizacin rene los recursos e indica qu es lo que tienen que hacer cada uno de los recursos humanos, de manera que puedan trabajar unidos y se encaminen al logro de objetivos especficos, por ejemplo, la produccin de algn bien. Para poder crear ms adelante, nuestra propia definicin de organizacin como procedimiento, vamos a presentarte algunas definiciones: ISAAC GUZMN Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una Empresa con el propsito de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la empresa persigue.3 AGUSTN REYES PONCE Organizacin es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planos y objetivos sealados.4 HAROLD KOONTZ Y CYRIL O DONNELL Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.5 Nuestro concepto identifica a la organizacin como: el agrupamiento de los recursos y la designacin de actividades a los individuos para alcanzar fines establecidos.
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Cuadro sinptico
R O C E S O S A D M I N I S T R A T I V O S
PLANEACIN PRE EJECUTIVAS
> Propsitos > Objetivos Qu se > Estrategias quiere hacer? > Polticas > Programas > Presupuesto > Procedimientos Divisin De Trabajo > Jerarquizacin > Departamentalizacin >Descripcin de Funciones > Toma de Decisiones > Integracin > Motivacin > Comunicacin > Supervisin > Establecimiento de estndares > Medicin > Retroalimentacin
ORGANIZACIN
Como se har?
DIRECCIN
Ver que se haga
EJECUTIVAS
CONTROL
Cmo se realiz
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I.4
OBJETIVO E IMPORTANCIA
OBJETIVO El objetivo fundamental de la organizacin es que cada uno de los miembros de una empresa, organizacin o institucin, conozca qu actividad va a realizar. Tambin ubica la relacin que tiene una actividad dentro de un organismo, y permite dar informacin a cada persona sobre el lugar que ocupa, conocer sus relaciones, a quin debe recurrir para supervisin y tambin de quin depende para ejecutar sus actividades. IMPORTANCIA Reconocemos la importancia de la organizacin por lo siguiente: * La organizacin es continua porque una empresa y sus recursos estn en constante cambios, lo que hace necesario realizar modificaciones. La organizacin sirve como un medio a travs del cual encontramos la manera de lograr los objetivos del grupo social. Marca los pasos que debemos llevar a cabo para realizar actividades de la manera ms rpida, con un mnimo de esfuerzos. Y por ltimo, es importante porque permite evitar la duplicidad de tareas, pues delimita las actividades de cada miembro, dando a cada uno su responsabilidad
I.5
PASOS PARA LA ORGANIZACIN
Si organizar quiere decir ordenar, entonces se deben observar los siguientes pasos: 1.- Conocer y entender los objetivos claramente, para que los esfuerzos de la organizacin vayan de acuerdo con el trabajo que se realizar. El objetivo nos indica cules sern los requisitos necesarios para la organizacin. 2.- Descomponer las actividades consiste en enumerar las actividades necesarias para lograr los objetivos, de manera que se asigne a una persona para cada actividad. 3.- Dividir las actividades segn las similitudes que existan entre ellas, de tal forma que se creen unidades, secciones, etc. por ejemplo, ventas, investigacin de mercado, publicidad, mercadotecnia. 4.- Asignar personal. Ya que dividimos actividades vamos a definir obligaciones y debe especificarse quin va a desempearlas y lo que va a hacer (perfil del puesto). 5.- Delegar autoridad. Para que cada miembro del grupo cumpla lo que se le ha asignado, se le deber delegar toda autoridad que requiera el trabajo que desempee.
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ETAPAS DE LA ORGANIZACIN Para poder llevar a cabo el proceso de la organizacin, tenemos que dividirlo en dos etapas: la primera consiste en la divisin del trabajo y consiste en separar actividades con la finalidad de que la funcin que se lleve a cabo, se haga con la mayor precisin posible, lo que posibilita una especializacin cuya influencia har que el trabajo o la tarea asignada se realice en poco tiempo y con el mnimo esfuerzo. La segunda es la coordinacin y presenta la estructura de la organizacin; las lneas de autoridad, de comunicacin, etc. A continuacin la definimos como la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de los individuos con la finalidad de lograr los objetivos. Divisin del Trabajo Los principios de la Divisin del Trabajo son los siguientes: Jerarquizacin: en este paso determinaremos las funciones de una organizacin por nivel de importancia. La jerarquizacin nos muestra el grado de autoridad que se tiene, y por lo tanto, tambin la responsabilidad que posee. Ejemplo: 1.- ESCUELA Niveles Jerrquicos 2.- ARCHIVO
Director Profesores Alumnos
Director Gral. Director de Informacin Supervisor Archivista
3.-
EMPRESA
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
DIRECTOR GENERAL
GERENTE DE VENTAS
GERENTE DE COMPRAS
GERENTE DE PERSONAL
GERENTE DE FINANZAS
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4.PAP
HOGAR
MAM HIJOS
Departamentalizacin: Consiste en agrupar aquellas actividades similares en una sola rea, por ejemplo: la tienda de autoservicio se divide en departamentos segn similitudes.
DEPTO. DE ROPA
CABALLEROS
DAMAS
NIOS
BEBS
Descripcin de funciones y obligaciones Una vez que jerarquizamos y departamentalizamos a nuestra empresa, el siguiente paso es definir con toda claridad cules sern los puestos que se deben crear en cada unidad. Una manera de hacerlo podra ser; primero, identificar cuales son las actividades necesarias en cada departamento, despus, describirlas y designar obligaciones, que pueden ser mentales o fsicas. Las funciones y obligaciones deben ser definidos con toda claridad dndoles la autoridad correspondiente para llevarlas a cabo. Hagamos un ejemplo de las etapas de la organizacin en un archivo histrico. JERARQUIZACIN
JEFATURA DEL ARCHIVO HISTRICO
DEPTO. DE PROCESOS TCNICOS
DEPTO. DE INVESTIGACIN
DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS
DEPTO. DE RELACIONES PBLICAS
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DEPARTAMENTALIZACIN
DEPTO. DE PROCESOS TCNICOS
DESCRIPCIN RECEPCIN CLASIFICACIN EXPEDIENTACIN DOCUMENTAL
VALORACIN AUTOMATIZACIN DOCUMENTAL
GUARDA O ARCHIVACIN
DISPOSICIN DOCUMENTAL
Haremos ahora una lista de las funciones del departamento de procesos tcnicos, de las que se derivarn sus obligaciones: Nombre del rea procesos tcnicos Funciones: * Recibir del rea de fumigacin, la documentacin que se incorporar al acervo * Clasificar la documentacin, respetando el orden de procedencia y el orden original * Expedientar * Elaborar instrumentos de descripcin * Archivar el acervo Caractersticas del personal para ocupar los puestos en el archivo histrico * Jefe de rea: Lic. en Archivonoma, titulado con experiencia laboral en archivos histricos * Archivistas: de nivel tcnico, con experiencia en clasificacin y catalogacin en archivos histricos
ACTIVIDAD
COMPLEMETARIA
Elabora un ejemplo similar del rea donde trabajas o de algn archivo que conozcas.
ENVALO A TU ASESOR 24
I.6
VENTAJAS
DE
LA
ORGANIZACIN
Las ventajas al organizar, son: 1.- Se conocen las actividades, pues los miembros del grupo saben qu actividades desempear, lo que har que se cumplan con mayor eficiencia al reducir al mnimo las confusiones respecto a lo que cada quien debe hacer. 2.- Hay mejores relaciones de trabajo, pues con una organizacin adecuada, las relaciones laborales quedan claramente definidas, porque cada quien sabe cul es su lugar dentro de la empresa y conoce sus relaciones tanto con sus superiores, (de quien va a recibir rdenes e instrucciones), como con sus subordinados (a los cuales va a dirigir). 3.- Se ayuda a la especializacin, pues con la definicin de actividades para cada puesto se evita la promocin, promoviendo un conocimiento mayor en relacin a las actividades particulares, que cuando no existe organizacin alguna. 4.- Se facilitar la delegacin de autoridad. Al conocer las actividades y las personas que las llevarn a cabo, debe delegarse en ellos la autoridad necesaria para que realicen su trabajo. 5.- Crece la eficiencia. El objetivo de la organizacin, como una fase del proceso administrativo, es la eficiencia, y sta se consigue al organizar, porque identifica y equilibra debidamente el trabajo especfico con las personas que lo desempeen y los elementos materiales.
I.7 LA IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN EN EL ARCHIVO
La organizacin domina nuestra vida moderna y afecta profundamente los ms diversos aspectos de la existencia humana. Gran parte de la humanidad ha sido educada en organizaciones, muchas personas trabajan en una organizacin, todos dependemos de las organizaciones que nos proporcionan un bien o servicio que nos permite satisfacer determinadas necesidades. Esas organizaciones son percibidas como vitales. Ahora bien, pensemos en las organizaciones de las reas de la informacin en donde se encuentran los archivos; son fundamentales para el desarrollo de la empresa o institucin y tienen gran importancia para la sociedad actual. Todas ellas cuentan con una estructura, con funciones y actividades encaminadas a cumplir con un objetivo, en este caso, controlar, clasificar, catalogar, archivar y entregar al usuario la informacin, que en dado momento se convierte en materia prima para el desarrollo de cualquier empresa o institucin. Sin embargo, con frecuencia nos encontramos que las organizaciones del rea de la informacin, y principalmente del archivo, dan un aspecto de ineficiencia, burocratismo, o falta de capacidad al proporcionar un servicio inadecuado. Por eso, las organizaciones como empresas o instituciones que desean sobrevivir, desarrollarse y prosperar en este medio vertiginoso y cada vez ms incierto y competitivo, deben buscar una estructura de archivo que se conjugue con la empresa de manera dinmica para operar y competir con calidad. El archivo juega un papel importante como piedra angular para las actividades ms diversas como la investigacin, la toma de decisiones en una empresa, como evidencia y testimonio de un hecho, por lo tanto, la organizacin del archivo debe cumplir con las siguientes funciones:.
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1.- Reunir ordenadamente y de forma lgica, todos los documentos que se generan y transitan por la empresa o institucin. 2.- Salvaguardar en perfecto estado de conservacin los documentos reunidos. Esto se lograr si contamos con los medios y mecanismos necesarios para tal fin. 3.- Dar calidad en el servicio, tomando en cuenta dos aspectos: que la informacin sea precisa, y segundo, que haya rapidez en la entrega de documentacin al usuario. Finalmente, esto significa que el archivo se convierta en un centro de informacin y documentacin al servicio de la empresa o institucin. Las tres funciones anteriores se harn con un costo mnimo, pues recuerda que en un mercado, el manejo de los costos es determinante para el crecimiento y desarrollo de la organizacin. Estas funciones determinarn toda la estructura organizacional del archivo, por lo tanto, debern contar con los siguientes elementos: 1.- Personal calificado para el rea; es lo ms importante pues de ello depende, en muchos casos, la calidad de las funciones, actividades y servicios del archivo. 2.- Infraestructura adecuada al archivo (edificio, mobiliario, equipo, etc.) 3.- Mtodos y sistemas de clasificacin acorde con el acervo. 4.- Polticas y normas que permitan el desarrollo del archivo. 5.- Canales y vas de comunicacin que permitan la interrelacin entre el archivo y el resto de la organizacin.
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EJERCICIO
DE
AUTOEVALUACIN
Analiza las siguientes preguntas y subraya la respuesta correcta 1.- Bajo qu criterios se clasifican las empresas? a) Objetivos y metas b) Por su actividad o giro, magnitud y su propsito c) Por el rea geogrfica que ocupan 2.- Cules son los componentes esenciales de una empresa? a) Personal, materiales, sistema y equipo b) Su ubicacin y territorio c) Su nombre y giro 3.- Una organizacin coordinada conscientemente implica que hay una: a) Planeacin b) Administracin c) Estabilizacin d) Comunicacin 4.- Las organizaciones estn orientadas a la bsqueda de: a) Utilidades b) Metas y objetivos c) Ventas d) Informacin 5.- Una caracterstica importante de las organizaciones es: a) Una direccin informada b) Una estructura formal c) Una jerarqua autoritaria d) Una empresa planeada 6.- Una organizacin bien diseada hace que una organizacin sea: a) Vulnerable b) Eficaz c) Competitiva d) Redituable
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7.- En la organizacin formal, qu tipo de informacin fluye en forma decendente: a) Problemas y conflictos b) Planes y estrategias c) rdenes e instrucciones 8.- La organizacin formal podemos visualizarla en: a) Un plan de organizacin b) Un diagrama de organizacin c) En el presupuesto 9.- Detrs de una organizacin formal siempre existe una organizacin informal. a) Cierto b) Falso 10.-La agrupacin de unidades proporciona: a) Divisin del trabajo b) La divisin administrativa del trabajo c) La estandarizacin del contenido del trabajo d) La organizacin formal 11.-Cul es una organizacin de servicios? a) Coca Cola b) Organizacin Archivstica Empresarial c) Microsoft d) INEGI 12.-Cul es el objetivo principal de la especializacin? a) Divisin del trabajo b) Supervisin directa c) La adaptacin mutua d) La compensacin anual 13.-Cules son las etapas de la organizacin? 14.-Cules son los principios de la divisin del trabajo? 15:-Por qu es importante la organizacin en el archivo?
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RESPUESTAS
DE
LA
AUTOEVALUACIN
1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.-
B A B B B C C B CIERTO B D A
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UNIDAD II ORGANIZACIN ARCHIVOS

DE
AL FINALIZAR LA UNIDAD EL ALUMNO: * * * * Comprender el concepto de organizacin de archivos Analizar la importancia que tiene la organizacin de archivos Identificar a la planeacin como punto clave para la organizacin de archivos Describir los pasos fundamentales para la organizacin de archivos
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II.1 QU ES LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS?
La organizacin de un archivo debe responder a una necesidad doble: proporcionar una estructura lgica al acervo documental de modo que refleje la estructura administrativa de la institucin, y por otra parte, que facilite la localizacin de la informacin. En cuanto al primer punto; toda la documentacin que integra el archivo es el resultado de las acciones administrativas de una empresa, que durante de su trayectoria desempea una serie de funciones, mismas que van cambiando de acuerdo a sus necesidades. Organizar el archivo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso por el cual, los documentos han sido creados. Adems, atendiendo su funcin primordial, -nos referimos a la informativa-, debe facilitar la localizacin de los documentos, proporcionando con su estructura organizativa la informacin suficiente para su bsqueda, es decir, que todas y cada una de las unidades documentales tengan un lugar fsico en el archivo. Organizar significa la adaptacin fsica del acervo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificacin. Incluye las fases de clasificacin y ordenacin. Por clasificacin podemos entender, la ordenacin de la documentacin segn trminos semejantes con caractersticas comunes que pueden ser posteriormente diferenciados; y por ordenacin, la asignacin de nmeros, letras u otros smbolos segn un mtodo establecido que nos permite distinguir las categoras a las que cada grupo de documentos puede pertenecer. La organizacin de archivos nos debe permitir llevar a cabo las siguientes funciones: * Determinar el camino que va de seguir un documento (ciclo vital del documento), con el fin de ubicarlo en los diferentes archivos (Trmite, Concentracin e Histrico), segn el tipo documental y la frecuencia de consulta. La eleccin e implementacin de los sistemas documentales, analizando las caractersticas de la documentacin y del tipo de archivo. El adecuado manejo y control de la documentacin. La adecuada conservacin de la informacin para su utilizacin. Fines de la empresa Toda institucin o entidad tiene fines u objetivos que le dan origen, para lograrlos se dota de una estructura organizativa con funciones precisas. La marcha de esta estructura en el desempeo de sus funciones produce, entre otras, una actividad administrativa de la que se derivan los documentos, cuya organizacin debe reflejar este proceso, en el cual han sido creados.
* * *
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INSTITUCIN
ORGANIZACIN
FUNCIONES
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA
DOCUMENTO
Algunos criterios que vamos a tomar en cuenta, cuando se decide afrontar la organizacin de un archivo por primera vez, son los siguientes: 1.- Qu tipo de archivo vamos a crear (trmite, concentracin histrico)? 2.- Necesidad de crear un archivo idneo que responda a las necesidades de la institucin 3.- Disponer del personal adecuado para cada uno de los puestos dentro del archivo 4.- Contar con el presupuesto necesario, as como asignar al archivo un lugar propicio 5.- Instalar mobiliario y equipo adecuado 6.- Tener ubicado al archivo en un lugar contiguo a las reas administrativas que generan la documentacin 7.- Analizar y escoger el sistema de clasificacin, as como los mtodos archivsticos idneos de acuerdo al tipo documental que se organizar 8.- Hacer que funcione correctamente, mediante el establecimiento de normas y polticas archivsticas que se apliquen sin excepcin 9.- Que exista disposicin y colaboracin de toda la empresa, para que el servicio de archivo funcione adecuadamente 10.-Verificar que el archivo cumpla con su principio bsico: entregar la informacin de manera rpida y oportuna Cuando vamos a llevar a cabo la reorganizacin de un archivo, debemos considerar los siguientes aspectos:
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1.- Identificar los documentos que se archivan 2.- Analizar su estado fsico, si estn apilados, atados, en buenas condiciones, etc., e investigar si es necesario que los guardemos todos, por ejemplo, cuando se encuentran cartas, memorndums, etc., cuya gestin ha fenecido. 3.- Valorar los documentos caducos, que no tienen actividad tan frecuente o que cumplieron su ciclo de vida, de acuerdo al catlogo de vigencias documentales 4.- Si el sistema de clasificacin es el adecuado y permite la rpida localizacin de la informacin, o si es necesario reestructurar la metodologa archivstica 5.- Si existe un responsable del archivo o se maneja de acuerdo al criterio de autoservicio 6.- Los locales son adecuados (exprofesos adaptados) 7.- Cuenta con las instalaciones necesarias (elctricas, de seguridad y sanitarias).
ACTIVIDAD
COMPLEMENTARIA
En un archivo que conozcas, o al cual tengas acceso, analiza el sistema de clasificacin que posee y observa si efectivamente cumple la doble funcin de la organizacin (si refleja la estructura administrativa de la oficina o de la organizacin , y si permite la rpida localizacin de la informacin). Y con base en la lectura, analzalo y compralo.
ENVA A TU ASESOR
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II.2
POR QU SE DEBEN ORGANIZAR LOS ARCHIVOS?
Imaginemos los documentos guardados por las diversas reas de una empresa o institucin sin un orden definido, por no haber adoptado ningn criterio para su manejo. Los documentos de uso cotidiano se conservarn junto a aquellos que no tienen una consulta tan frecuente; esto provoca una acumulacin de volmenes crecientes de documentos y expedientes cuya localizacin se vuelve difcil conforme pasa el tiempo. Como resultado de esta falta de organizacin, los funcionarios (usuarios de esa informacin), optan por guardar ellos mismos los documentos que consideran importantes para el desempeo de sus actividades, por el temor a que se extraven o porque pierden demasiado tiempo en su bsqueda, provocando que se desaprovechen diversos documentos que contienen datos con posibilidades de uso, y en consecuencia, la falta de confianza en los archivos. Puede suceder tambin, que en el mejor de los casos, cada responsable de manejar y guardar los documentos, los organice conforme a su criterio de acuerdo a sus necesidades y los localice cuando se necesiten. Pero, qu pasara cuando la persona que conoce la organizacin y la localizacin de los documentos se enferma, o deja de prestar sus servicios a la empresa? Significa que la persona que sea asignada al archivo perder tiempo y energa en encontrar los expedientes. Pensemos en otra situacin: en las oficinas de una institucin se ha establecido un sistema de organizacin con buenos resultados, sin embargo, se siguen archivando documentos de uso frecuente junto aquellos que no son tan consultados, esta vez con un orden definido. El volumen documental crece a tal punto que el espacio fsico para su guarda no es suficiente y entonces se piensa en trasladarlos a otro lugar, lo ms probable es que esto se haga en desorden y se obtengan finalmente, grandes volmenes de documentos intiles porque han perdido su secuencia. Ejemplo: El gobierno del Distrito Federal necesita un proyecto para la ampliacin de una red de alcantarillado en la delegacin Gustavo A. Madero y destinar un presupuesto para ello. En ese momento se convierten en elementos de gran importancia los reportes sobre hundimientos e inundaciones que se han registrado en la zona, los datos generales sobre suministros de agua a la poblacin de la delegacin, pero ms an, el proyecto original de la red de alcantarillado y las modificaciones posteriores que se hayan realizado. Ahora bien, si por la falta de una organizacin adecuada la documentacin no es localizada, el proyecto tendr que partir de cero, lo que elevar considerablemente los costos, probablemente se requiera de un estudio topogrfico de toda la zona y adems de que se pueden presentar errores al no tener un plano adecuado de la red de alcantarillados. En el ejemplo que citamos y en otras tantas situaciones, la solucin a los conflictos se dificulta por no poder contar en un tiempo razonable, con las fuentes documentales adecuadas. La causa es la desorganizacin de los servicios archivsticos de las instituciones involucradas. La finalidad de toda unidad de archivo sea de una institucin pblica o privada, deber ser la de lograr proveer de la informacin correcta, a la persona indicada, en el momento apropiado. As, los archivos tienen usos o funciones fundamentales: Por un lado tienen uno institucional, sirven como sustento para la toma de decisiones as como para el cumplimiento de las funciones y desarrollo de la administracin pblica o privada.
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Definitivamente, se trata de una funcin de retroalimentacin del archivo hacia la administracin, en la que sirve de fuente de consulta, de revisin, de introspeccin, de anlisis y desde luego, a partir de lo anterior, podr ser inspiradora en la toma de nuevas y mejores decisiones, de planeacin para el desarrollo o tambin, para corregir errores del pasado. Por otro lado, los archivos tienen un uso social cuyo fin es el aprovechamiento de la informacin histrica por parte del pblico especializado y del pblico en general; es entonces cuando se d la funcin de retroalimentacin del archivo hacia la sociedad, ya que los acervos bien organizados se constituyen en testimonio, memoria histrica, patrimonio cultural y fuente original, cuyo uso e investigacin beneficiarn a la sociedad. Los acervos de los archivos pblicos son testimonios, porque contienen documentos que representan el registro y trascendencia a travs del tiempo, de las actividades de la administracin pblica, as como el desarrollo de los acontecimientos histricos; por lo tanto, son fieles testimonios de la historia local, regional o nacional. Tambin se pueden considerar como memoria histrica a los archivos privados porque influyen en el desarrollo del pas. En los archivos pblicos, los documentos muestran la conciencia, relevancia y misin de los pueblos; de modo que en la medida en que sean consultados, pueden nutrir y fortalecer la identidad cultural de una nacin. En resumen la organizacin de archivos es importante para: * La administracin de una entidad o persona generadora de la documentacin, para proporcionales cuantos datos, informacin y referencias le sean necesarias para su desenvolvimiento con mayor fluidez. A los ciudadanos; de manera muy especial los archivos pblicos deben proporcionar la informacin que se les solicite, relativos a s mismos (ejemplo acta de nacimiento, etc.) y a la gestin con una entidad (Estados Financieros, impuestos, etc.). Para la investigacin y la difusin cultural, este ultimo punto tiene especial inters en cuanto se trata de poner a disposicin de las personas los testimonios del pasado, pero no en una forma pasiva (consulta de libros, monografas etc.), sino en una forma activa por medio de publicaciones, visitas, exposiciones, conferencias. Esto slo se lograr si contamos con instalaciones adecuadas y acervos organizados. La finalidad ltima de nuestro trabajo como archivnomos consiste en hacer tiles los documentos que se encuentran a nuestro cargo.
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II.3 CMO SE PLANEA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS?
La planeacin tiene el pensamiento en el presente, sus ojos y odos en el futuro, y su memoria en el pasado. Se planea en el presente, para el futuro, apoyndose en el pasado y proyectando nuestra mente al futuro en el cual tendrn lugar los acontecimientos del maana. La planeacin no solo soluciona problemas sino tambin propone nuevas oportunidades para la organizacin. 6 Antes de llevar a cabo cualquier actividad de administracin, es indispensable determinar cules sern los resultados que pretendemos lograr, as como las condiciones futuras y los elementos necesarios para funcionar eficazmente. Esto slo puede lograrse a travs de la planeacin. Por ello, la planeacin es la primera etapa del proceso administrativo. Planear implica hacer la eleccin de las mejores alternativas a cerca de lo que se pretende hacer. Entonces podemos decir que la planeacin es:
II.3.1 QU ES LA PLANEACIN?
Fijar el curso de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y determinar el tiempo para su realizacin.7 Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.8 La planeacin es importante porque: 1.- Reduce los niveles de incertidumbre que se pudieran presentar en el futuro. 2.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas. 3.- Reduce los riesgos y se aprovechan al mximo las oportunidades. 4.- Nos sirve para establecer un modelo de trabajo (llamado plan). 5.- Permite establecer un orden para la utilizacin racional de los recursos. 6.- Las decisiones se establecen en hechos y no en suposiciones. 7.- Proporciona los elementos para llevar a cabo el control (la ltima etapa del proceso administrativo y la que nos permite evaluar si nuestra planeacin fue acertada). 8.- Permite maximizar el aprovechamiento del tiempo y los recursos. 9.- Permite, a quien esta a cargo de la planeacin, evaluar las alternativas antes de tomar una decisin.
6 Conde Lpez, Erick Guillermo.- La importancia de la planeacin en la administracin de documentos, Ponencia del VI Congreso Nacional de Archivos, Toluca, Edo. de Mxico, 1995, p.136 7 Reyes Ponce, Agustn.- Administracin de Empresas, Primera parte, Mxico, Limusa, 1968, p.35 8 Terry, George R..- Principios de Administracin. Quinta Edicin, Buenos Aires , Cecsa, 1968, p. 80
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II.3.2
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Los principios de la planeacin sirven como guas de conducta para llevar a cabo la accin de la administracin. Para realizar la planeacin correctamente es necesario tomar en cuenta los siguientes principios: 1.- FACTIBILIDAD: Lo que se planea debe ser realizable, no podemos elaborar planes muy ambiciosos que sean imposibles de realizar. La planeacin debe adaptarse a la realidad. 2.- OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACIN: Este principio establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadsticas, estudios de factibilidad y datos numricos para elaborar los planos, con esto reducimos al mnimo los riesgos y el truncamiento de los planes. 3,. FLEXIBILIDAD: Al elaborar un plan debemos establecer mrgenes de holgura que nos permitan afrontar situaciones imprevistas y nos proporcionen el tiempo necesario para pensar en nuevos cursos de accin que se ajusten a la situacin que se nos presente. 4.- UNIDAD: Todos los planes especficos, deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propsitos y objetivos generales. 5.- DEL CAMBIO DE ESTRATEGIA: Cuando un plan se extiende con relacin al tiempo (largo plazo), ser necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que abandonemos el propsito que le dio origen, sino que tendremos que cambiar los cursos de accin y consecuente con ello, los programas, polticas y el presupuesto. Esto ocurre cuando, por causas de fuerza mayor, se origina la necesidad de un cambio definitivo.
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II.3.3 LA CLASIFICACIN DE LOS PLANES
Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y podemos definirlos como el diseo o el esquema detallado de lo que habr de hacerse en el futuro, as como las especificaciones necesarias para realizarlos. Clasificacin de los planes
TIPOS
* INMEDIATOS: Se por seis establecen meses como mximo * MEDIATOS: Se CORTO PLAZO Se establecen por un establecen por un tiempo tiempo menor o igual a de seis meses o menor un ao y pueden ser: de doce meses
POR SU AGRUPACIN
MEDIANO PLAZO Se delimitan por un perodo de uno a tres aos
LARGO PLAZO Se proyectan por un tiempo mayor de tres aos DE
ESTRATGICOS: Son lineamientos generales sirviendo de base a los dems planes. Son diseados por los directivos y nos sirven como medios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin. Estos son establecidos a largo plazo y comprenden a toda la empresa. POR EL REA QUE ABARCAN TCTICOS O FUNCIONALES: Son ms especficos y pueden desarrollarse en un departamento de la empresa y se subordinan a los planes estratgicos. Son realizados por los directivos a nivel medio. PLANES OPERATIVOS: Son subordinados a los planes tcticos, y consisten en la formulacin y asignacin de actividades que deben ejecutar los trabajadores, se establecen a corto plazo.
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II.3.4 ETAPAS
O PASOS DE
LA
PLANEACIN
La planeacin es fundamental pues el punto de partida de todas las actividades administrativas. Est integrada por las siguientes etapas: a) Propsitos La planeacin se inicia a partir de la definicin de propsitos, mismos que se pueden conceptualizar como: Los fines esenciales o directrices que definen la razn de ser, naturaleza y carcter de cualquier grupo social. Son formulados por altos funcionarios de la empresa, se establecen cuando inicia una organizacin y tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo, pueden sufrir modificaciones o alteraciones debido a los cambios que se presentan en cualquier grupo social. Importancia de los propsitos Al ser las aspiraciones de la empresa: * Sirven de cimiento para los dems elementos de la planeacin, as como para los tipos de planes Permiten orientar a los responsables de la planeacin sobre el curso de accin que deben seguir al formular los planes Identifican la empresa ante el personal y la sociedad
b) Investigacin La investigacin aplicada a la planeacin consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el logro de los propsitos, as como de los medios para conseguirlos. Para llevar a cabo esta etapa podemos basarnos en los pasos que se siguen en el proceso de investigacin cientfica y que son los siguientes: 1.- Definicin del problema: en esta fase se determina y analiza el problema que se desea resolver. 2.- Obtencin de informacin: consiste en recopilar el mayor nmero posible de datos, a fin de visualizar el problema y proponer su posible solucin, se puede obtener por medio de las siguientes tcnicas: observacin, encuesta y entrevista. 3.- Determinacin de hiptesis: son suposiciones que se establecen como solucin de un problema. 4.- Comprobacin o desaprobacin de la hiptesis: somete a prueba la hiptesis a fin de comprobar su validez o rechazarla. 5.- Presentacin del informe: una vez comprobadas las hiptesis se procede a elaborar un informe de resultados de tal manera que, con base en su anlisis, proceda a la toma de decisiones.
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c) Premisas Todo aquel que participa en la elaboracin de un plan, puede suponer determinados eventos, pero existen otros que pueden afectar a nuestro plan. Las premisas se definen como suposiciones que deben considerarse ante circunstancias o condiciones futuras que afecten el desarrollo del plan. Se establecen al inicio del proceso de planeacin, aunque tambin se pueden dar a lo largo del mismo. Las premisas, de acuerdo a su naturaleza, pueden ser: PREMISAS INTERNAS Cuando se originan dentro de la empresa e influyen en el logro de los propsitos. Ejemplo de ellas pueden ser: variaciones de capital, accidentes, siniestros, innovaciones tecnolgicas, etc. PREMISAS EXTERNAS Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, tienen un efecto decisivo en las actividades de la organizacin, por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear y pueden ser: De carcter poltico (estabilidad poltica del pas, sistemas de gobierno, intervencin del Estado en los negocios, etc.) De carcter legal (impuestos sobre artculos o servicios, formas de pago de impuestos, etc.) Econmicas (deuda pblica,: inversin fenmenos inflacionarios, poder adquisitivo comprendenextranjera, a toda la empresa ESTRATGICOS O GENERALES y se a largo plazo de la establecen poblacin) Sociales (empleo y desempleo, degenerales, la poblacin, nuevas construcciones de obras departamento, se tienen que subordinarmovilidad a los objetivos se establecen a corto o mediano plazo pblicas) Tcnicas (rapidez deempresa, los avances tecnolgicos) ms especficas de la se refieren a actividades
OPERACIONALES O ESPECFICOS: se formulan en las secciones ms detalladas y son a corto plazo TCTICOS O DEPARTAMENTALES: se refieren a un rea o
TIPOS DE OBJETIVOS
d) Objetivos Cuando ya establecimos los propsitos e investigamos las premisas que pueden afectar a nuestro plan, se determinan los objetivos que podemos conceptualizar como sigue: Representan los resultados que la empresa, departamento o individuo espera obtener. Son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse en un tiempo especfico. Se pueden clasificar de la siguiente manera:
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Los objetivos deben ser establecidos bajo ciertos lineamientos que son: * * * * Se establecen a un tiempo determinado (se dice en cuanto tiempo se pretenden alcanzar) Se determinan cuantitativamente Se asientan por escrito en modo infinitivo o imperativo Al determinarlos deben recordarse las seis preguntas de la administracin: qu, cmo, dnde, quin, cuando y por qu? Deben ser conocidos y entendidos por todos aquellos que estn implicados en el plan Tienen que ser estables, pues los cambios continuos de objetivos originan conflictos y confusiones.
* *
e) Estrategias Las estrategias pueden definirse como cursos de accin o alternativas, que muestran la direccin, el empleo de recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Al establecer las estrategias debemos tomar en cuenta los siguientes puntos: a) Determinar los cursos de accin o alternativas. Consiste en buscar el mayor nmero de alternativas para lograr los objetivos. b) Evaluacin. Analizar y evaluar cada una de las alternativas, estableciendo sus ventajas y desventajas. c) Seleccin de alternativas. Considerar las alternativas ms idneas, aplicando aquellas que permitan lograr con eficiencia y eficacia los objetivos. Importancia * * La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos Son lineamientos que nos permiten guiar la accin, o establecer varios caminos para llegar a los objetivos Facilitan la toma de decisiones
Para establecer las estrategias podemos seguir los siguientes lineamientos: * * * * Determinar con claridad Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas Cuando las establezcamos debemos, auxiliarnos de tcnicas de investigacin y de planeacin
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f) Polticas Son guas para orientar la accin; son criterios; lineamientos generales que deben observarse en la toma de decisiones sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin, y se clasifican en:
Son ESTRATGICAS O GENERALES: formuladas a nivel de alta gerencia y su funcin es establecer y emitir lineamientos que guen a la empresa vista como una unidad
TIPO
POR EL NIVEL TCTICAS O DEPARTAMENTALES: Son JERRQUICO EN QUE SE lineamientos especficos que se refieren a un departamento FORMULAN, Y POR EL REA QUE ABARCAN OPERATIVAS O ESPECFICAS: Se aplican en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de un departamento, se asignan a los niveles inferiores
DE
EXTERNAS: Cuando se originan por factores externos, como un sindicato
POLTICAS
POR SU ORIGEN
CONSULTADAS: Se presentan cuando existen actos espordicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar el problema IMPLCITAS: Se pueden entender como situaciones de decisin que no estn escritas pero que se llevan a cabo por tradicin
Las polticas son importantes para el xito del plan, porque: * * Facilitan la delegacin de autoridad Evitan prdida de tiempo a los supervisores, al minimizar las consultas innecesarias que pudieran hacer sus subordinados Otorga un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades Contribuye al logro de los objetivos Indica al personal como debe actuar en sus operaciones
* * *
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Algunos lineamientos que podemos considerar para su creacin son los siguientes: * * * * * * Establecerlas por escrito y darles validez Redactarlas claramente Darlas a conocer a todos los niveles donde se deben de interpretar y aplicar Revisarlas y actualizarlas peridicamente Cuidar que estn acordes con los objetivos de la empresa Deben ser flexibles
g) Programas Una vez definidas las anteriores etapas de la planeacin, es necesario elaborar un programa, que podemos conceptualizar de la siguiente manera: Es un esquema donde se establecen la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. Para la elaboracin de un programa debemos seguir los siguientes procedimientos: 1.- Identificar y determinar las actividades 2.- Ordenar cronolgicamente las actividades que se realizarn 3.- Determinar qu actividades deben realizarse antes de otras, cules se dan simultneamente y cules se realizarn al ltimo 4.- Dar a cada actividad el tiempo que durar, as como los recursos necesarios Las grficas que comnmente se utilizan para un programa son las grficas de Gantt (que deben su nombre a su autor, Henry Lawrence Gantt). El programa establece la ejecucin completa de las actividades. El xito del programa depender de la ejecucin de las actividades atendiendo su importancia y sus fechas de inicio y trmino por cumplimiento. Los programas se clasifican en:
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La elaboracin de los programas es importante debido a que: * * * * * Brinda informacin e indica el avance de las actividades Mantiene en orden las actividades y sirve como instrumento de control Determina los recursos que necesitamos Indica el tiempo en que inicia y termina una actividad Evita la duplicidad de esfuerzos
Para elaborar un programa es necesario tomar en cuenta los siguientes lineamientos: * Deben ser formulados conjuntamente con el responsable del programa, as como con quien lo ejecutar La determinacin de los recursos, debe estar relacionada con las posibilidades de la empresa Deben establecerse por escrito, graficarse, ser precisos y de fcil comprensin El programa debe ser adaptable a los cambios que se presenten Deben ser factibles
* * * *
El siguiente es un ejemplo de programa que representa las actividades y el tiempo que se llevar instalar un mtodo cromtico de archivo. Tambin se le conoce como CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD DIAGNOSTICO ARCHIVISTICO CREACIN DEL CUADRO DE CLASIFICADOR, CON EL MTODO CROMTICO EXPURGO ELABORACIN Y ETIQUETADO DE EXPEDIENTES ARCHIVACIN POR MODULOS Y SERIES
ENE
FEB
MAR ABR
MAY JUN
JUL
AGOS SEP
OCT
NOV
DIC
h) Presupuestos Los presupuestos son programas en los cuales se asignan cifras a las actividades e implican una estimacin de capital, de costos y de productos requeridos para lograr los objetivos. Su finalidad es determinar la mejor forma de utilizacin y asignacin de los recursos, a la vez que controla las actividades de la organizacin en trminos financieros. Podemos definir a los presupuestos de la siguiente manera:
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Es un esquema escrito de tipo general y /o especfico, que determina por anticipado, o en trminos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignacin de los recursos de la empresa, para un perodo especfico. Las caractersticas que lo distinguen de las dems etapas de la planeacin son: * * * En un esquema, se elabora un documento formal de forma ordenada Se le considera como un plan expresado en trminos cuantitativos (cantidad) Puede ser general o especfico, es general cuando se formulan para toda la empresa, y especficos cuando son determinados para cada una de las reas en que este dividida la institucin Se disea para un perodo determinado
Los presupuestos pueden clasificarse como se muestra en el siguiente cuadro sinptico: Clasificacin de presupuestos
TIPOS
ESTRATGICOS: Se establecen en los ms altos niveles jerrquicos de la empresa y determinan los recursos de toda la organizacin POR EL NIVEL TCTICOS O DEPARTAMENTALES: Se formulan para cada una de las reas que conforman a la JERRQUICO PARA EL QUE SE empresa DETERMINAN OPERATIVOS: Se calculan para las secciones de la institucin o empresa
DE
FIJOS O RGIDOS: cuando se estiman las diferentes operaciones con base en las metas
PRESUPUES DE ACUERDO A FLEXIBLES: en estos se hacen los clculos a COMO SE distintos niveles de operacin, lo que permite conocer TOS
FORMULAN LOS los resultados en diversas situaciones sin necesidad de hacer clculos sobre la marcha PRESUPUESTOS POR PROGRAMAS: se calcula con base en los programas de las reas de la empresa, para distribuir los recursos
Para obtener los presupuestos, debemos observar las siguientes consideraciones: * Mantener una revisin constante de las cifras establecidas
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Los presupuestos no deben ser tan rgidos, se debe proporcionar libertad de accin a los dirigentes El presupuesto puede ocultar defectos pues no hay que olvidar que se basa en estimaciones
i) Procedimientos Para poder entender qu es un procedimiento, tendremos que diferenciarlo de lo que es un mtodo. Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse al realizar un trabajo. El mtodo detalla la forma exacta en cmo debe ejecutarse una actividad previamente establecida. Tanto los procedimientos como los mtodos estn relacionados. Los primeros determinan orden lgico que se debe seguir en una serie de actividades, y los segundos indican como se debe llevar a cabo la actividad, por lo tanto los mtodos son parte de los procedimientos. Para ejemplo a continuacin se incluye uno de los procedimientos y la descripcin de la actividad que se realiza en un archivo de trmite cuando ingresa la documentacin.
PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
CLASIFICACIN
INICIA CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS > Recibe el documento y procede a su anlisis, leyendo cuidadosamente el documento en cuestin para determinar el asunto, toma o materia de que trata. > Identifica los nmeros o smbolos que corresponden dentro del cuadro de clasificacin vigente en la institucin al asunto, tema o materia de que trata el documento, representando esta clave en el lugar respectivo del documento. > Investiga en los catlogos de la unidad, si existen antecedentes de la documentacin remitida SI > Anota en el documento los nmeros que identifican al expediente
NO > Cuando no existen antecedentes, procede a la apertura del expediente
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NOTA: Cabe aclarar que este ejemplo se presenta de manera escueta, ya que al elaborar un manual de procedimientos, la presentacin es diferente.
Los procedimientos son muy importantes para planear porque: * * * Determinan el orden cronolgico que deben seguir las actividades Delimita la responsabilidad, evita la duplicidad de actividades y promueve la especializacin Nos dice cmo se deben realizar las actividades, y tambin cundo y quin debe realizarlas
Para poder aplicarlos tomamos en cuenta los siguientes lineamientos: * * * * * * Deben ser muy fciles de interpretar Se representarn grficamente Tienen que adecuarse a situaciones reales No deben ser demasiados rgidos Se revisarn peridicamente Deben ser estables, pues los cambios constantes confunden al personal
j) Planes Los planes son esquemas resultantes de la planeacin de tal manera que podemos decir que cada una de las etapas de la planeacin, son planes. Y aunque cada una de dichas etapas tienen lineamientos especficos que ya mencionamos con anterioridad, existen algunas observaciones, comunes a todas, que deben atenderse en cualquier plan, para que su diseo sea efectivo. 1.- Autorizacin: slo los planes oficialmente autorizados deber ser elaborados y ejecutados. La autorizacin debe abarcar: a) Cundo iniciamos el plan b) Cundo lo formulamos c) Cundo se ejecutar d) Y cundo lo estamos controlando 2.- Objetividad: el plan debe fundamentarse en datos y elementos cientficos. 3.- Actualizacin: la aplicacin de los planes debe adaptarse a los cambios constantes que pudiese presentar la organizacin. 4.- Son de naturaleza confidencial: existen ciertos contenidos del plan que no deben ser conocidos por todos los integrantes de la empresa. 5.- Sencillez: cualquier plan debe ser fcilmente entendible.
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6.- Completo: debe abarcar todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. 7.- Ventajoso: el plan debe presentar las ventajas que obtendrn todos aquellos que participan en su realizacin.
ACTIVIDAD
COMPLEMENTARIA
Realiza un plan de organizacin de archivos que cubra las siguientes caractersticas: A) Planteamiento de objetivos B) Establecimiento de estrategias C) Creacin de polticas D) Establecimiento de un programa de actividades E) Procedimientos que se llevarn a cabo para la realizacin de las actividades de organizacin
ENVALO A TU ASESOR 49
II.3.5
LA PLANIFICACIN DEL ARCHIVO
El archivo es un subsistema creado para controlar y manejar de manera ordenada los documentos que son generados por una empresa. En stos se custodia y se hacen constar datos e informacin de gran inters para la institucin, por lo que es necesario tener el archivo bien organizado, con el fin de asegurar su perfecta conservacin y permitir su rpida consulta. El archivo debe constituirse como un subsistema que se adapte a las necesidades de la empresa pues en l existe una gran variedad de documentos que son creados y utilizados por los dems subsistemas. Por eso proponemos que cada institucin disee su propio esquema (plan) de organizacin de archivos, tomando en cuenta los siguientes puntos: 1.- El tipo de documentacin que debe archivarse 2.- Los fines que persigue el archivo 3.- La cantidad de documentacin que se archivar 4.- El personal con que se cuenta para la actividad 5.- El mobiliario disponible 6.- Sitio donde se archivarn los documentos 7.- Cundo debe archivarse un documento y de cunto tiempo se dispone para cada operacin 8.- El crecimiento previsto La organizacin del archivo se reflejar en el sistema de archivo que elijamos, por lo tanto, analizaremos de forma detallada los puntos anteriores. 1.- EL TIPO DE DOCUMENTACIN A ARCHIVAR La eleccin del sistema de clasificacin estar determinado por el tipo de documentacin que debe archivarse. El primer paso que debemos realizar, es el reconocimiento de la documentacin (identificar los tipos documentales del archivo), dividindolo en grupos homogneos (tomando en cuenta el contenido, la procedencia, la finalidad, el tiempo de conservacin, la frecuencia de consulta, etc.). El plan de archivo debe ser sencillo y con un nmero de grupos limitado. Entre ms grupos se establezcan, la labor de clasificacin resultar muy compleja y poco funcional. Por ejemplo, estos son los probables grupos documentales que pueden establecerse en un archivo de trmite de una secretara de consejo de administracin de un banco: 1.- Actas constitutivas y reformas de estatutos de una sociedad de inversin 2.- Otorgamiento y revocacin de poderes 3.- Actas de consejo de administracin 4.- Contratos
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5.- Oficios 6.- Fideicomisos 7.- Asamblea ordinarias, extraordinarias y especiales 8.- Personal 9.- Varios En cada grupo documental se tomarn en cuenta sus caractersticas particulares, es decir, lo que distingue unos de otros, como pueden ser: a) El valor de la documentacin Cuanto ms importante sea mayor deber ser el grado de precisin del sistema de clasificacin elegido para evitar que los documentos se extraven y su localizacin resulte problemtica. b) Caractersticas de la documentacin En cada uno de los documentos existen elementos que permiten una fcil identificacin: el nmero, la fecha, el nombre, etc. El mtodo elegido debe ser el que exige menos trabajo preliminar de preparacin de los documentos a archivar. 2.- FINALIDAD DEL ARCHIVO Los fines especficos que efecta el archivo determinarn el sistema y los mtodos a elegir. Por ejemplo, se quiere facilitar el control de los vendedores, lo ms conveniente ser clasificar las rdenes de los clientes en relacin con los vendedores que los han conseguido. Si por el contrario, se quiere facilitar la salida del almacn, las mismas rdenes pueden clasificarse por las fechas de entrega previstas o por las mercancas dispuestas. Deben establecerse con claridad los fines, para los cuales fue creado el archivo, conocindolos es posible encontrar el sistema que permita la rpida localizacin de la informacin. 3.- LA CANTIDAD DE DOCUMENTACIN A ARCHIVAR El nmero de documentos de un mismo tipo es variable de una empresa a otra. Si la cantidad es pequea, el sistema puede simplificarse al mximo presidiendo de otros elementos. Si la documentacin es muy numerosa, el sistema deber ser detallado y preciso. 4.- PERSONAL CON EL QUE SE CUENTA El trabajo de archivo puede ser confiado a dos tipos de personal: el especializado y el no especializado, en el primer caso, podemos instalar un sistema de organizacin dinmico que permita manejar y controlar la informacin cumpliendo de una manera exacta con las necesidades de la empresa, en el segundo caso cualquier tipo de sistema que se adopte tendr las limitantes de que la o las personas encargadas se vern superadas por la falta de conocimiento del tipo de informacin que contienen los documentos, y hasta de los mecanismos de recuperacin de informacin.
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Ejemplo: Si se elige el mtodo geogrfico de clasificacin y la documentacin es dividida por estado, municipio, ciudad, etc., la persona especializada lo podr manejar, y de la misma forma, el personal no especializado, siempre y cuando se le capacite para la realizacin de ciertas operaciones. 5.- INSTALACIONES DE QUE SE DISPONE Cuando contamos con instalaciones adecuadas (local, as como mobiliario y equipo), podemos adoptar sistemas ms precisos y complejos, y si por el contrario no contamos con instalaciones debemos adoptar sistemas ms sencillos que permitan desarrollar el trabajo en un tiempo ms breve y con un limitado margen de error. 6.- DNDE SE ARCHIVARN LOS DOCUMENTOS Si el archivo es centralizado y no existen archivos en cada una de las oficinas (caso de los archivos de trmite), se podrn emplear sistemas ms perfectos, ya que se dispone de las instalaciones adecuadas, de personal especializado y el trabajo de archivo esta confiado a un nmero de empleados que actuarn bajo la coordinacin de una sola persona. 7.- CUNDO DEBEN EFECTUARSE LAS OPERACIONES Y TIEMPO CON EL QUE SE DISPONE Ciertas operaciones no se realizan peridicamente, por ejemplo la depuracin; otras por el contrario, se realizan todos los das, por ejemplo, en un archivo de trmite la recepcin documental. Para algunas se dispone de mucho tiempo, otras se deben realizar rpidamente para permitir el desarrollo de operaciones posteriores. Si la documentacin no se archiva con frecuencia, el sistema empleado debe ser sencillo, si el tiempo con que se cuenta es limitado, el mtodo elegido deber exigir el menor nmero de manipulaciones posibles y permitir un ritmo de trabajo muy rpido. 8.- CRECIMIENTO PREVISTO Al elaborar un plan se debe tener en cuenta la convivencia de evitar la introduccin de posteriores cambios y modificaciones una vez establecido. Para ello hay que prever a futuro el aumento de las necesidades de la empresa en general y del archivo en particular. Naturalmente, el grado de crecimiento no es siempre previsible con suficiente aproximacin, y por lo tanto entre ms inseguro sea el clculo de las necesidades futuras, el plan deber ser ms flexible a fin de adaptarlo a posibles cambios.
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II.3.6
QUINES DEBEN INVOLUCRARSE EN LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
Todas las dependencias sean pblicas o privadas requieren de un correcto manejo y control de informacin que permita lograr sus objetivos. Para ello deben coordinarse la empresa y el archivnomo, en funcin de una buena organizacin de la documentacin, que permita una rpida localizacin y consulta. La institucin debe estar convencida de la importancia que tienen los archivos para el cumplimiento de sus funciones, y en congruencia, proporcionar al archivnomo (quien instrumentar el o los proyectos de organizacin de las unidades de archivo), todos los recursos necesarios para el desempeo de su labor. El archivnomo y el archivista debern responsabilizarse de las actividades de organizacin, para lo cual debern reunir las siguientes caractersticas: * * * Saber planear, organizar y controlar los acervos documentales del archivo Aplicar las tecnologas modernas para la organizacin y el uso de los archivos Establecer polticas, normas y procedimientos para el control y uso de documentos, as como para su conservacin, reestructuracin, reproduccin, sustentndose en la normatividad que sobre los archivos exista. Contribuir a la conservacin y difusin de la cultura (que esta representada por los archivos histricos)
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II.4
PASOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
A fin de que una empresa o institucin lleve a cabo sus propsitos y objetivos, debe prestar especial inters a sus archivos, ya que estos se constituyen en instrumentos de apoyo a la gestin administrativa y a la correcta toma de decisiones. Para que los archivos cumplan eficazmente con las funciones que les han sido encomendadas y que son las de proporcionar un servicio de informacin veraz y oportuno, debern estar administrados bajo un sistema adecuado a las necesidades presentes y futuras de cada institucin. Se deben tomar en cuenta las necesidades que cada institucin tiene en funcin del tipo documental y la cantidad de documentos que produce. Por tal motivo, cuando se va a organizar un archivo se toma en cuenta el tipo de documentos que se generan, para as poder implementar un sistema de clasificacin que satisfaga la rpida recuperacin de la informacin. Por todo lo anterior, tendremos que seguir una serie de pasos para lograr la organizacin de una unidad de archivo. Los pasos a seguir son: En primer lugar tendremos que formular un estudio de campo, definido como el anlisis detallado de las condiciones que guarda el archivo en forma general, tomando en cuenta el tipo de documentacin, el volumen de la misma, quin la controla, cmo y para quin la conservan, etc. El estudio nos debe presentar en forma desglosada, los datos adecuados y completos que nos sirvan de base para delimitar e implementar un sistema de organizacin. Este estudio se inicia cuando: * Efectuamos las visitas fsicas necesarias a la unidad de archivo, con el objeto de conocer los problemas que existen Tenemos los siguientes datos: nombre de la institucin o empresa a la cual se le va a proporcionar el servicio de organizacin Lugar y ubicacin de la misma Conocemos los objetivos generales de la organizacin Conocemos el organigrama general Conocemos las actividades y funciones que realiza, porque a travs de ellas conoceremos las caractersticas de la documentacin y su flujo
* * * *
Cuando ingresamos por primera vez a un rea de archivo, desconocemos qu es lo que se guarda, cmo se guarda, quin lo guarda, para quin o para quines se guarda. Adquirir esa informacin es sumamente importante y se logra por medio de entrevistas con las personas que generan la documentacin y las encargadas de su manejo. Nosotros le presentamos algunas preguntas que se pueden formular para investigar la problemtica que existe en cuanto a los recursos humanos, materiales, tcnicos, usuarios y documentacin.
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RECURSOS HUMANOS 1.- Cuntas personas trabajan en el archivo? 2.- Cul es el nivel acadmico que posee el personal que labora en el archivo? 3.- Cules son las actividades y funciones que realizan? 4.- Cules son los mecanismos que se llevan acabo para la seleccin y reclutamiento de personal destinado al rea de archivo? 5.- El jefe de archivo participa en la seleccin y reclutamiento del personal?. USUARIOS 6.- Qu usuarios consultan el archivo? 7.- Quines tienen acceso a la informacin que custodia el archivo? 8.- Cules son los mecanismos que se llevan a cabo en el servicio a los usuarios? 9.- Se hacen estadsticas sobre el nmero y tipo de usuarios? 10.-Qu tiempo se presta la documentacin a los usuarios? RECURSOS MATERIALES 11.-Qu tipo de mobiliario se utiliza? 12.-El material y equipo de trabajo es adecuado y suficiente para las labores que se realizan? 13.-El local del archivo rene las condiciones de seguridad e higiene necesarios? En este punto, podramos agregar que se deben conocer las condiciones atmosfricas, temperatura, humedad, ventilacin, etc., los instrumentos necesarios para su control, tambin se puede pedir a la persona encargada del archivo que nos permita conocer las instalaciones de seguridad, tanto elctricas e hidrulicas, y el local en donde se conserva la documentacin. (Recuerda que observar es fundamental para identificar las fallas que existen en el archivo). RECURSOS TCNICOS 14.- Se investigar si existe un manual de procedimientos dnde se establezcan los mecanismos y las normas que se deben seguir en l: recepcin, transferencia, expurgo y depuracin de la documentacin. 15.- Preguntar sobre cules son las normas que se siguen para la elaboracin de catlogos, inventarios, ndices, etc. 16.- Cmo se registra la documentacin que llega al archivo? 17.- Cmo se clasifica? 18.- Existe un reglamento para el trmite, control y prstamo de documentos?
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19.- Existe un catlogo de vigencias? EN CUANTO A LA DOCUMENTACIN 20.-Cul es el volumen aproximado? 21.-De donde proviene la documentacin que recibe el archivo? 22.-Existen polticas para determinar el perodo de vida til de la documentacin? 23.-Conocer el nmero de piezas documentales que se reciben y envan diariamente, semanalmente, quincenalmente, etc.? 24.-Es necesario guardar toda la documentacin? S. No. Por qu? 25.-Les gustara que su documentacin se centralizara? Si. No. Por qu? 26.-Cules son los problemas ms frecuentes que se presentan en el archivo? Una vez recopilada la informacin, se elabora un cuadro comparativo con base en el nmero de consultas, envos y prstamos que nos proporcionarn las bases del total de documentos que se manejan en un periodo determinado. Las respuestas a las preguntas antes formuladas, sern la base para establecer nuestro sistema de control y conservacin documental, servirn tambin para elaborar un informe que exponga, desde el punto de vista del archivonmo como administrador, las carencias en el sistema actual y las reas que necesitan una mejora, presentando soluciones a los problemas identificados. Una vez que se conocen los pormenores de la situacin, y se enlistan los problemas localizados como resultado del estudio de campo, se procede a entregar un plan de organizacin que seale detalladamente la situacin actual y las soluciones finales que propone el archivnomo para la solucin a dichos problemas, con el propsito de visualizar de una manera ms palpable, las ventajas y desventajas que se tienen y se presentan para la implementacin de un sistema, dejando ms clara la importancia del acervo documental de la empresa. Podemos definir al plan de organizacin como el diseo o esquema detallado de lo que habr de hacerse a futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlo. Aqu te daremos lineamientos muy generales de cmo se debe hacer un plan, ya que en la primera parte te explicamos en forma ms detallada cuales son las etapas de la planeacin (si no las recuerdas, lee nuevamente el subtema referente a las etapas de la planeacin de la unidad dos de tu gua). Los pasos que debe seguir para elaborar un plan de organizacin de un archivo son los siguientes: a) Se determinan los objetivos que debe cumplir la unidad de archivo. b) Se elabora un organigrama funcional de la unidad. c) Se determinan las funciones y actividades que desarrollar cada una de las personas que laboran en el archivo.
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d) Se capacita al personal sobre los principios y tcnicas elementales en el manejo de la documentacin e informacin. e) Se implementa un sistema de clasificacin adecuado para la recuperacin de la informacin atendiendo las necesidades de la empresa a la cual atender. f) Se determina tiempo y recursos humanos necesarios al inicio y despus de la organizacin (en tu gua de Organizacin de Archivos II se te proporcionar informacin sobre los recursos humanos y materiales).
g) Se elabora un diagrama de flujo para determinar las funciones que cubren los documentos, el nmero de ejemplares que se elaboran y distribucin de los mismos desde que se generan o se reciben, hasta su guarda definitiva en el archivo para uso y prstamo a usuarios. h) Se elabora el manual de procedimientos (til en el manejo y administracin de la documentacin). i) Se determinan los tiempos de las diferentes etapas en que se divide el plan, con objeto de determinar el tiempo que durar la organizacin del archivo (revisa tu gua en la parte de la etapa de la planeacin del programa). Se determina el costo de la organizacin del archivo.
j)
k) Se solicita que antes de iniciar la organizacin del acervo documental, se nos proporcione un local que se encuentre cerca de las reas a las que servir (en el caso de los archivos de trmite), y locales adecuados. l) Se pide mobiliario y equipo suficiente, de acuerdo con el nmero y tipo de documentos.
m) Finalmente se elabora un acta de entrega del archivo ya organizado. Todos los sistemas para la organizacin de archivos deben ser sencillos y rpidos, sin embargo, en la prctica estas cualidades de sencillez y rapidez estn condicionadas por dos factores: a) El grado de experiencia que posea el personal del archivo en el sistema o sistemas elegidos. b) La complejidad del plan preestablecido para archivar. Las caractersticas que debe poseer un plan de organizacin de archivo son las siguientes: 1.- Permitir, en la manera de lo posible, los trabajos posteriores a la clasificacin. 2.- Permitir el trabajo del archivo se desenvuelve con la mayor rapidez, y exigir, en la medida de lo posible, la especializacin del personal. 3.- Establecer, con toda claridad, la divisin de los grupos documentales. 4.- Tomar en cuenta las exigencias futuras y disponer de un adecuado grado de flexibilidad.
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EVALUACIN DE LA UNIDAD II
I.-
Contesta correctamente las siguientes preguntas.
1.- Qu es la organizacin de archivos? 2.- Por qu decimos que la organizacin debe representar la estructura administrativa de la institucin en la que se encuentra el archivo? 3.- Cules son algunos de los aspectos que debemos que considerar cuando queremos iniciar la organizacin de los archivos? 4.- Cules son los criterios de organizacin que tomamos en cuenta cuando ya existe el archivo? 5.- Crees que sea importante la organizacin de archivos? 6.- Por qu es importante el archivo para la empresa? 7.- Por qu son importantes los archivos para la sociedad? 8.- Qu es la planeacin? 9.- Cmo se clasifican los planes? 10.-Qu importancia tienen los planes? 11.-Cules son los principios de la planeacin? 12.-Qu debemos considerar cuando llevamos a cabo la planeacin de archivos? 13.-Por qu es importante separar en grupos homogneos la documentacin, cuando estamos llevando la organizacin del archivo? 14.-Cules son las caractersticas que debe reunir un plan de organizacin de archivos? 15.-Por qu es importante el personal, cuando estamos implementando un sistema de archivo? S. No. Por qu?
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II Relaciona la columna de la izquierda con la de la derecha de manera que correspondan las definiciones con los ttulos. 1.- ( ) Son los fines o directrices que definen la razn de ser de la empresa. Consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el logro de los propsitos as como de los medios para conseguirlos. Son suposiciones que deben considerarse ante circunstancias, que pueden afectar a nuestro plan. Representan los resultados que la empresa espera obtener. Son cursos de accin que muestra la direccin, y el empleo de los recursos. Nos sirven como lineamientos generales a observar cuando se presentan problemas que se repiten una y otra vez. Es un esquema donde se establece la secuencia de actividades que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos. Son programas en los cuales se establece las cifras que se llevar a cabo cada actividad. Nos proporciona informacin sobre la secuencia de las actividades que deben seguirse al realizar un trabajo. ) Es el anlisis detallado de las condiciones que guarda el archivo en forma general. Nos sirve como instrumento para obtener informacin sobre la problemtica que tiene el archivo. Son los pasos fundamentales para la organizacin de archivos. A.- Polticas B.- Presupuestos 2.- ( ) C.- Estrategias D.- Programas E.- Estudio de campo
3.- (
4.- (
F.- Objetivos
5.- (
G.- Propsitos
6.- (
H.- Alternativas
7.- (
I.- Investigacin
8.-(
J.- Premisas
9.-(
K.- Procedimientos
10.-(
L.- Estudio de campo y plan de trabajo M.- Entrevista
11.-(
12.- (
N.- Planes
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SOLUCIONES
II.-
1.- E 2.- I 3.- J 4.- F 5.- C 6.- A 7.- D 8.- B 9.- K 10.- E 11.-M 12.-L
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UNIDAD III FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS
AL TRMINO DE LA UNIDAD EL ALUMNO: * * Reconocer la importancia del concepto de sistema para el archivo. Definir la importancia que tiene para las instituciones el conocimiento de los factores influyen en la organizacin de archivos
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III.1 IMPORTANCIA DEL CONCEPTO DE SISTEMAS PARA EL ARCHIVO III.1.1 CONCEPTO Y DEFINICIN DE SISTEMA
El desarrollo de la archivstica, y su esencia de organizacin y administracin de informacin, se han visto modificadas y enriquecidas con el conocimiento de otras disciplinas. El desarrollo de la investigacin cientfica ha dado como resultado un enfoque que ofrece una visin total de la organizacin y administracin de la informacin dentro de los archivos, que es La Teora de Sistemas la cual proporciona una base para la integracin, al ofrecernos una forma de ver a todo el archivo, interactuando con su medio ambiente, para poder conceptualizar las relaciones entre sus componentes internos o subsistemas. El concepto de sistema nos da el marco de referencia para el desarrollo de la visin de contingencia de la organizacin y administracin de sistema total de archivo. Definicin de sistema Es un conjunto de elementos o partes que interactan entre s mismos para la consecucin de uno o varios objetivos, y pueden o no modificar el medio ambiente. La teora general de sistemas nos da un enfoque global desde el cual se debern analizar todos los tipos de sistemas. Dentro de esta teora se maneja una distincin importante entre sistemas cerrados y sistemas abiertos. Un sistema cerrado es aquel que no esta en contacto con el medio ambiente y un sistema abierto es aquel que mantiene la interaccin con el medio ambiente, e incluso lo puede modificar. Concluimos que un sistema de archivo es un conjunto de mtodos que interactan entre s mismos para la consecucin de dos fines, el primero es la guarda documental y el segundo es la disposicin del acervo. FIG. III.1 EL ARCHIVO COMO UN SISTEMA ABIERTO QUE ORGANIZA Y ADMINISTRA LA INFORMACIN Sistema archivstico
ENTRADA
R.H., R.E., R.M. INFORMACIN
ORGANIZACIN PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN
SALIDA
SERVICIOS (SATISFACCIN DE INFORMACIN) SUPERVIVENCIA Y CRECIMIENTO BENEFICIO SOCIAL
RETROALIMENTACIN CON LA SOCIEDAD
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III.2
EL MEDIO AMBIENTE DE UNA INSTITUCIN
El medio ambiente es el principal factor que debe atender, de manera sistemtica, cualquier tipo de institucin o empresa. Para el archivnomo es de suma importancia conocer el medio ambiente de la institucin donde labora para satisfacer las necesidades del manejo y control de la documentacin. El medio ambiente es el principal factor de incertidumbre que intentan controlar las instituciones; en el caso de los archivos, muchas veces dependen de ese medio ambiente. Existen algunas teoras que ayudan a comprender cmo y por qu las instituciones tratan de controlar su medio ambiente, lo cual les permite obtener los recursos necesarios para alcanzar sus metas y objetivos, con el fin de mostrar su valor a sus grupos de inters. Es importante para el archivnomo que intente crear o desarrollar una organizacin archivstica, conocer los aspectos ms importantes de su medio ambiente. Empezaremos por definir qu es el medio ambiente de una institucin. El medio ambiente de una institucin es el conjunto de fuerzas que interactan con la institucin y que tiene el potencial de modificar la forma en que sta opera y se desarrolla. El medio ambiente influye de manera importante sobre el acceso que puede tener una institucin a los recursos: las materias primas, los crditos o el financiamiento, la mano de obra, la informacin necesaria para mejorar su tecnologa o decidir su estrategia competitiva, y el apoyo de grupos externos de inters.
III.2.1 FUERZAS QUE INTERACTAN DENTRO DEL MEDIO AMBIENTE DE UNA INSTITUCIN
Las fuerzas en el medio ambiente que afectan y modifican la habilidad y la capacidad de una institucin para asegurar esos recursos, incluyen por ejemplo, el grado de competencia por los consumidores y los rpidos cambios en la tecnologa, mismos que pueden afectar los servicios que brinda la institucin, y por ende, sus ventajas competitivas. Las fuerzas que interactan con la institucin modificndola o afectndola, son las siguientes: * Las fuerzas econmicas, son aquellas que dependen de las cuestiones monetarias, tales como las tasas de inters, el estado de la economa nacional y la tasa de desempleo. Son las fuerzas que determinan el nivel de demanda de los productos o servicios, y el precio de los insumos. Las fuerzas internacionales, tales como el tipo de cambio, las tasas de inters extranjera y los costos de productos de origen extranjero (importaciones). Las fuerzas tecnolgicas, que son las determinadas por el desarrollo de nuevas tcnicas de produccin y de nuevos equipos para procesar informacin, que influyen en muchos aspectos de las operaciones de la institucin. Las fuerzas polticas, son las polticas del gobierno hacia las instituciones y sus grupos de inters; por ejemplo: las leyes y polticas que favorecen a ciertos sectores como el financiero, el educativo, el laboral, de comunicaciones, etc.
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Si un profesional de los archivos conoce y tiene acceso al manejo y control de la informacin referente a su medio ambiente, es muy probable que alcance los recursos que necesita para que crezca y se desarrolle su archivo, resaltando la importancia que tiene para la institucin. Por el contrario, si el archivnomo desconoce su medio ambiente, la institucin o grupos de inters con relacin al archivo le retirarn su apoyo y su archivo no tendr los recursos necesarios para su desarrollo o le sern insuficientes.
ACTIVIDAD
Define cules son las fuerzas econmicas, polticas, internacionales y tecnolgicas que determinan el medio ambiente de una escuela, de una empresa de computadoras y de un archivo histrico.
III.2.2
TEORAS DE CONTROL DEL MEDIO AMBIENTE DE UNA INSTITUCIN
Existen algunas teoras que ayudan a comprender cmo y porqu las instituciones tratan de controlar su medio ambiente. Nosotros veremos dos que son las que ms se manejan dentro de las instituciones y que se relacionan directamente con los archivos. La Teora de la Contingencia El medio ambiente es una contingencia, una fuente de incertidumbre que debe ser planteada. Esta teora plantea que la institucin puede manejar su medio ambiente de una manera efectiva, diseando su estructura para adaptarse al medio ambiente en el cual se desenvuelve. Una poca adaptacin, entre la estructura de la organizacin y su medio ambiente, por lo general lleva al fracaso. La teora nos dice adems que cuando el medio ambiente se percibe como inestable e incierto, las organizaciones son ms efectivas si estn menos formalizadas, ms descentralizadas y ms confiadas en el ajuste mutuo. Cuando el medio ambiente se percibe como relativamente estable y cierto, las organizaciones son ms efectivas si se tiene una estructura ms centralizada, formalizada y estandarizada. Esta teora puede muy bien aplicarse dentro de la organizacin de un sistema de archivo, ya que si el archivnomo disea una organizacin que se adapte al dinamismo e incertidumbre de su medio ambiente, el grado de incertidumbre con las fuerzas econmicas, internacionales, tecnolgicas y polticas ser menor. En el siguiente cuadro se muestra la idea de esta teora con respecto al medio ambiente que rodea al archivo.
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Incertidumbre del medio BAJA * Estructura simple de organizacin * Estandarizacin de actividades y funciones * Toma de decisiones centralizada * Alta integracin como equipo de trabajo * Alto conocimiento de su medio ambiente * Bajo conocimiento de su medio ambiente * Toma de decisiones descentralizada * Baja integracin como equipo de trabajo ALTA * Estructura compleja de organizacin * Ajuste mutuo de actividades y funciones
Teora de la Dependencia de los Recursos Las instituciones dependen de su medio ambiente por los recursos que necesitan para sobrevivir, crecer y desarrollarse. Esta teora nos dice la meta de una institucin es minimizar su dependencia de otras instituciones por la oferta de los escasos recursos del medio ambiente que la rodea encontrando formas de influenciarlas para hacer que los recursos le estn disponibles. Por lo anterior, se tienen que considerar dos aspectos de su dependencia por recursos: 1.- Ejercer influencia sobre otras instituciones para obtener los recursos que necesita 2.- Responder a las necesidades y demandas de la propia institucin y de las otras instituciones del medio Dentro del mbito de los archivos, esta teora refleja la problemtica a la que se enfrentan muchos archivnomos al no contar con los recursos necesarios, por no responder a las demandas y necesidades del manejo y control de la documentacin de la institucin, de manera eficaz y oportuna. Para reducir la incertidumbre de los recursos que necesita un sistema de archivo, el archivnomo necesita idear estrategias para manejar la interdependencia de recursos en su medio ambiente; estas estrategias tienen que ver con la organizacin del sistema de archivo que disee, que le permita controlar, proteger y ampliar su dominio dentro de la institucin. El archivnomo debe conocer y relacionar las fuerzas econmicas, polticas, internacionales y tecnolgicas, ya que sino lo hace, el grado de incertidumbre para allegarse recursos aumentar y su medio ambiente le ser desfavorable. Otro tipo de estrategias que le ayudan a un archivnomo a manejar su interdependencia con los recursos son:
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El desarrollo de una buena reputacin. Es un estado en donde la institucin tiene un alto reconocimiento y confianza en las actividades que lleva a cabo el archivo, mismo que le ayuda a obtener sus recursos. La induccin por medio de cursos que ayuden a todo el personal de la institucin y que permitan entender la importancia del manejo y control del archivo para la misma, y resaltando importancia de contar con recursos necesarios. Alianzas estratgicas. Son acuerdos dentro de la institucin o con otras instituciones para apoyarse con recursos en base a compartir informacin en comn.
III.2..3
MEDIO AMBIENTE ADVERSO EN LOS ARCHIVOS
El medio ambiente que rodea a un archivo puede ser adverso o estar influenciado desde una mal estructura interna de la institucin, o bien, por las relaciones que tiene la institucin con otros grupos externos de inters, o por la disponibilidad de sus recursos con que cuenta. Los medios ambientes adversos en que se mueven muchos archivos por lo general son dinmicos, aunque tienen dos niveles de influencia en la estructura de la institucin: 1.- La adversidad afecta la estructura de la institucin, ya que los medios adversos son impredecible. 2.- La adversidad afecta la estructura de la institucin en cuanto a la respuesta, que en muchos casos es rpida, pero no eficiente a largo plazo. Muchos archivos se mueven en ambientes adversos que no les permiten desarrollarse y que caen en los niveles antes mencionados, por eso el archivnomo tiene que cumplir con los siguientes cuatro puntos para moverse dentro de un ambiente adverso: 1.- Desarrollar un sistema dinmico que le permita interactuar con toda la estructura de la institucin y el ambiente que le rodea. 2.- Crear un sistema lo menos complejo que le ayude a entablar relaciones fluidas con el resto de la institucin y hacia fuera de sta. 3.- Conocer lo ms posible las fuerzas de su medio ambiente. 4.- Buscar la flexibilidad del sistema que le permita adaptarse a las condiciones de su medio ambiente.
III.2.4 LA ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL PARA UN ARCHIVO Y SU MEDIO AMBIENTE
Un sistema de archivo puede elegir de una variedad de formas y procesos de organizacin, cuando implanta una estrategia en particular para adaptarse a su medio ambiente. Sin embargo, ese tipo de alternativas, que abarcan tanto las estructuras como los procesos y la cultura organizacional, pueden llevar a diferentes resultados en una institucin.
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No todas las formas de organizar son igualmente efectivas al implantar una estrategia. Un profesional de los archivos debe considerar esto y otras variables en el diseo de la estructura de su organizacin para su sistema de archivo, por ejemplo: 1.- La organizacin debe ser diseada para facilitar la pronta seleccin, capacitacin y desarrollo de su personal. 2.- El personal del archivo debe ser capaz de desempear las tareas que lo lleven a cumplir con las estrategias determinadas para el desarrollo con su medio ambiente. 3.- Cierto tipo de informacin deber estar disponible para coordinar y controlar las actividades de la organizacin del archivo. Por lo tanto, el archivnomo debe disear de manera integral la organizacin de su sistema de archivo, comprendiendo tanto la estructura, procesos y cultura organizacional, en congruencia con las estrategias elegidas de acuerdo con el medio ambiente que lo rodea. Otro aspecto que debe considerar el archivnomo son las competencias bsicas, entendidas como las capacidades de valor, tales como sistemas ptimos del manejo de la documentacin, investigacin y desarrollo fuera y dentro de la institucin; una mercadotecnia o estrategia de difusin que le permita demostrar la importancia del manejo de la informacin, as como calidad y eficacia oportunas ante su medio ambiente. La estrategia organizacional de un sistema de archivo es formar, manejar y controlar el potencial de la institucin.
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I I I . 3ENTORNO POLTICO Y SOCIAL III.3.1 DEFINICIN DE POLTICAS Y REGLAS PARA UN ARCHIVO
Cada uno de los procesos de un sistema de archivo est dirigido por un conjunto interrelacionado por reglas formales e informales que son, en un nivel bajo de detalle, una interpretacin de las polticas de la institucin. Una institucin de cualquier tipo, puede describirse como una entidad que funciona con base en varios factores: autoridad, ideologa, experiencia y poltica. El archivo no es la excepcin. Los tres primeros se consideran como intrnsecos de la institucin: la autoridad se fundamenta en el poder legalmente sancionado, la ideologa en las creencias aceptadas con cierta tolerancia, y la experiencia en una enseanza certificada de manera oficial. As, la poltica es la que entabla la relacin de los tres factores mencionados; esta relacin determina las reglas dentro de cualquier institucin, de manera vertical, dado que las polticas son definidas por reglas y deben de tomar en cuenta autoridad, ideologa y experiencia en conjunto. Las reglas dan una direccin de gobierno sobre como se realizan las actividades, como se toman las decisiones y como se evalan los parmetros de decisin dentro de una institucin. Aplicando todo lo anterior al archivo: una poltica de alto nivel establece cul ser el presupuesto para el rea o departamento de archivo. El procedimiento sealar por qu determinado salario, para cada puesto dentro del archivo, dependiendo el flujo de trabajo. Y la regla, al nivel de detalle, define las caractersticas de las funciones de cada puesto dentro del archivo. Las polticas de una institucin se aplican a todas las funciones y actividades, y pueden traspasar los lmites de los procesos. Si se quiere determinar dnde se debe aplicar una poltica dentro del archivo, es necesario determinar y conocer las actividades y funciones del mismo a fin de normatizar y estandarizar, para que se cumplan con los objetivos del archivo. En consecuencia, la relacin de las reglas y su aplicacin, mostrarn el impacto de cualquier decisin que modifique la poltica. Por otra parte, es posible conocer el impacto de cualquier cambio en las polticas del archivo, para ver modificado su proceso de trabajo. La relacin nos lleva a conocer y cuestionar todas las reglas del archivo relacionadas con el proceso, adems de dirigir la forma de realizar las acciones y dar una base para la supervisin y evaluacin con calidad.
III.3.2 IMPORTANCIA DE ELABORAR UN ESTUDIO DE POLTICAS Y REGLA PARA UN ARCHIVO
Las polticas estn basadas en reglas que dirigen la forma de efectuar una actividad, proporcionando las especificaciones durante su inicio de estudio. Las reglas se definen, se anotan y se les asocia a la justa medida de la actividad y funcin, posteriormente, cuando se desarrollan los diagramas de relacin, estas reglas quedarn asociadas con las tareas reales del trabajo que dirigen al formarse los modelos de la gua bsica de funciones y actividades. Durante este proceso, muchas reglas se asientan de manera escrita, otras verbalmente, y algunas otras de las iniciales, se
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descartan de las tareas y flujos de trabajo. El resultado debe ser la optimizacin del trabajo dentro del archivo. La definicin de reglas y polticas para el archivo, es una bsqueda que se inicia, en muchas ocasiones, con la lectura de anteriores memorndums, notas y ocasionalmente manuales de polticas de la institucin, o tambin, de los manuales de procedimientos, sin embargo, la fuente ms confiable es el tcnico archivista, quien es la persona que hace el trabajo. La mayora de las reglas dentro de los archivos son, en realidad, interpretaciones tradicionales que han evolucionado y se han trasmitido verbalmente a travs de los aos.
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III.4 LOS USUARIOS III.4.1 DEFINICIN
La razn de ser de cualquier sistema de informacin es el usuario, estos sistemas de informacin biblioteca, archivo, etc., basan su estructura y organizacin en las necesidades de los usuarios. Empezaremos por definir al usuario. USUARIO es toda persona que requiere cubrir una necesidad de informacin que le permite modificar su forma de pensar, ya sea por cualquier actividad que desarrolle como por ejemplo: cientfica, educativa, comercial, intelectual, etc. El usuario se presenta en diferentes niveles. En primer nivel como responsable de la existencia, del mantenimiento y de las polticas de los sistemas de informacin; aqu el usuario es la base de direccin y de la concepcin de los sistemas de informacin, y es donde se definen las funciones, caractersticas, necesidades y demanda de aquellos que las utilizan. El segundo nivel es el usuario que participa en las operaciones del proceso documental; es aquel que puede precisar y evaluar, seleccionando los materiales de informacin; puede tambin canalizar el acceso a la literatura especializada, en el usuario que no est tan informado como l. El desarrollo de la tecnologa ha ayudado a que el mundo de informacin crezca y a que los usuarios tengan una relacin mucho ms activa con su entorno -con respecto a otras pocas-; en consecuencia, se han definido distintas categoras de usuarios.
III.4.2. CATEGORAS DE LOS USUARIOS
Las categoras de los usuarios se pueden definir por dos tipos de criterios: Criterios objetivos: categoras socioprofesionales, especialistas, naturaleza de la actividad para la que busca informacin, objeto de la relacin con los sistemas de informacin. Criterios psicolgicos: actitudes y valores relativos a la informacin en general y a las relaciones con los sistemas de informacin en particular; fundamentos del desarrollo de la bsqueda y de comunicacin de la informacin y del comportamiento en la profesin y en las relaciones sociales en general. Presentamos la siguiente tabla en donde se distinguen la una clasificacin de los usuarios:
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CLASIFICACIN DE LOS USUARIOS
ESCOLARES
ESTUDIANTES
APRENDIZAJE
DIVULGACIN
INVESTIGADORES
CREACIN
EXHAUSTIVIDAD
PERSONAL
TCNICO
INTEPRETACIN
PERTINENCIA
PLANIFICADORES ADMINSITRADORES POLTICOS
DECISIN
PRECISIN ACTUALIDAD
PROFESORES
DIVULGADORES
DIVULGACIN
SINTETIZARLA
CIUDADANOS
EXCESO DE INFORMACIN ESCASEZ DE
MLTIPLE
INFORMACIN
III.4.3 ESTUDIO DE LOS USUARIOS
Los estudios de usuarios pueden tener tres objetivos: El anlisis de las necesidades, permite conocer el tipo de informacin cuantitativa y cualitativa que busca el usuario. El anlisis de los comportamientos de la informacin, indican la manera en que se satisfacen las necesidades de informacin, aclaran el contexto de los productos y servicios de informacin, precisan las condiciones que deben cumplir y permiten definir el tipo de preparacin y/o formacin de los usuarios.
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El anlisis de las motivaciones y actitudes, determina los valores, deseos expresados y desconocidos con frente a la informacin y a las actividades que tienen que ver con ella. Este anlisis ayuda a fundamentar los objetivos anteriores.
III.4.4 FORMACIN DE LOS USUARIOS
Existen dos tipos de formacin de usuarios; uno que ayuda a crear apoyo individual y de grupo sobre los aspectos modernos de la informacin y est encaminado, esencialmente, a dar conocimientos generales; el otro tipo de formacin, da conocimientos en funcin de una necesidad especfica de informacin para cubrir objetivos precisos. Hay varios niveles de formacin: 1.- La sensibilizacin que da un conocimiento general ms que una capacitacin. 2.- La orientacin mediante la cual se imparte una introduccin breve sobre los recursos y la forma de utilizarlos. 3.- La formacin, que permite aprender ms en detalle, cmo servirse de los recursos disponibles y cmo funcionan los medios modernos de informacin documental. 4.- La formacin especializada, que permite aprender a utilizar un servicio particular y a participar en caso necesario. El problema con que se enfrentan los archivnomos, es que mucho del personal y de los usuarios dentro de los archivos, carecen de una formacin bsica para relacionarse con la informacin. La formacin de usuarios, por lo general, corre a cargo de los sistemas de informacin, que se ven limitados por la falta de profesionales especializados en esta rea. Los esfuerzos de formacin de usuarios, aunque son indispensables, se encuentran con la escasez de medios o con la resistencia de los directores de las instituciones o empresas. El archivnomo tiene como objetivo a los usuarios de la informacin, para presentarles y explicarles el tratamiento de los sistemas de informacin de modo que comprendan cmo utilizar los servicios y cmo participar de manera activa. Un estudio de formacin de usuarios siempre debe cubrir las siguientes cuestiones: Para quin (estudio de la poblacin interesada) Cmo hacerlo (reflexin sobre los mtodos pedaggicos) Cunto tiempo y de que forma Dnde Por quin fue hecho este estudio
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EVALUACIN DE LA UNIDAD III
1.- Explica por qu un archivo puede considerarse como un sistema 2.- Cuntos tipos de sistema hay? Menciona 3 ejemplos de cada uno y justifica por qu 3.- Cmo afecta el medio ambiente institucional a un sistema archivstico? 4.- Explica las dos teoras de control del medio ambiente dentro de un archivo de trmite y uno de concentracin 5.- Explica cmo afecta el entorno poltico dentro del archivo 6.- Cmo realizaras la formacin de los usuarios de un archivo histrico? 7.- Cules son las categoras de usuarios? 8.- Explica cmo afectan las principales fuerzas a una institucin 9.- En qu consisten las estrategias organizacionales 10.-Investiga por lo menos 10 polticas y 10 reglas de algn archivo que conozcas
ENVALO A TU ASESOR
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UNIDAD IV ASPECTOS TCNICOS DE LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
AL TRMINO DE LA UNIDAD EL ALUMNO: * * Identificar los sistemas de clasificacin existentes Reconocer los aspectos tcnicos que se realizan en: * Unidad de correspondencia y archivo * Unidad de archivo de trmite * Unidad de archivo de concentracin * Unidad de archivo histrico * Diferenciar la forma de presentar un proyecto de organizacin, como profesional dentro de la institucin y, como profesional independiente
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IV.1.-
SISTEMAS DE CLASIFICACIN PARA ARCHIVO
En la Archivonoma se manejan dos sistemas de clasificacin, el sistema directo y el sistema indirecto. El sistema directo (S.D.) es aquel cuya consulta y manejo no necesita instrumentos descriptivos para la localizacin de la informacin; este sistema se divide en mtodos. El sistema indirecto (S.I.), requiere instrumentos descriptivos para ingresar a la documentacin y tambin se compone de mtodos. A continuacin describiremos algunos sistemas y al final indicaremos si corresponden al sistema directo o al sistema indirecto. ALFABETICO La documentacin se ordena alrededor de los nombres de las personas fsicas o morales, y se toma como gua para la clasificacin y ordenacin el alfabeto. (S.D S.I). VENTAJAS: > > > Simplicidad en el plan de clasificacin, el nico elemento necesario para clasificar los documentos es leer el nombre de la empresa o persona a quien se refiere el documento. Elasticidad, siempre es posible intercalar nuevos nombres en el lugar exacto. Facilidad de localizacin.
DESVENTAJAS: > > Cuando la documentacin es muy numerosa, se requiere de personal especializado o capacitado para su arreglo. Conforme aumente el volumen de documentacin, aumentarn los casos de homonimia, originando errores al guardar los documentos.
POR ASUNTOS O MATERIAS: Este mtodo de clasificacin se efecta tomando en cuenta el contenido de cada documento o expediente. Es decir, se archivan los documentos segn su contenido y no con base en el nombre de la organizacin o persona. (S.D S.I). EXISTEN DOS CLASES PARA ARCHIVAR POR ASUNTOS: 1.- Alfabtico directo o de diccionario: los asuntos principales se archivan por orden alfabtico. 2.- Enciclopdico: tiene generalmente un nmero de divisiones de asuntos principales y un gran nmero de divisiones y subdivisiones, que pueden seguir un orden alfabtico o pueden colocarse en orden de importancia de los asuntos principales. EJEMPLO: Personal Permanente Sustituto Temporal
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} Asunto Principal Divisiones
GEOGRFICO Los documentos se archivan por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir, los documentos de un slo asunto forman un expediente y se agrupan por el lugar: naciones, estados, ciudades, provincias, etc. Puede ser puramente geogrfico o una combinacin del geogrfico con el alfabtico de nombres de personas fsicas o morales, o asuntos. Este mtodo de archivo es directo si toma como referencia los lugares geogrficos, en orden alfabtico; pero requiere del catlogo para determinar los nombres de las personas o instituciones, o el lugar en que radican. Los expedientes se organizan de acuerdo con los nombres de los lugares donde fueron hechos los documentos; es decir, los documentos de un pas, entidad, regin, estado o municipio se archivan juntos formando un expediente y se ordenan alfabticamente. (S.D S.I). CRONOLGICO En este mtodo, el tiempo es el factor de ordenamiento de los expedientes. La documentacin se clasifica tomando en cuenta la fecha de entrada, de elaboracin o adquisicin del documento. Se aplica en documentacin que presenta actividades realizadas en periodos de tiempo determinados; por ejemplo, pueden clasificarse por orden cronolgico las cartas, facturas, etc. (la fecha de la documentacin es lo importante para su formacin y consulta.) Los criterios de clasificacin son los siguientes: Se divide en grupos, los cuales a su vez se dividen en subgrupos, los cuales a su vez se dividen en secciones. Los grupos sern establecidos de acuerdo al volumen de documentacin a clasificar, y pueden ser: 1) Los meses del ao; 2) Las quincenas; 3) Las decenas; 4) Las semanas; 5) Los das;
O cualquier otro periodo de tiempo que se considere oportuno, tambin las secciones se harn con relacin al volumen de la documentacin; pueden ser por: 1) Las decenas 2) Las semanas 3) Los das
Dentro de cada seccin los documentos se ordenan numricamente.
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NUMRICO SIMPLE Es mtodo se realiza asignndole un nmero progresivo a cada expediente. La documentacin se agrupa y ordena tomando como base un nombre representado por un nmero progresivo, por ejemplo, las facturas. (S.D S.I). VENTAJAS > Siempre es posible asignarle a los documentos un nmero de identificacin mientras que a veces es muy difcil clasificarlos por un nombre. Los nmeros permiten una clasificacin muy exacta de la documentacin debido a la combinacin de los nmeros. Los nmeros permiten una rpida lectura, ms rpida que las letras. Para clasificar la documentacin no se requiere de personal especializado, si los documentos estn ya numerados. Representa una forma de identificacin que facilita la bsqueda y la entrada de documentos. La expansin es ilimitada, pues los nmeros son infinitos.
>
> >
> >
DESVENTAJAS > > La localizacin del documento resulta imposible si no se conoce el nmero asignado. Antes de ingresar a la documentacin se debe verificar el instrumento de consulta (en el sistema indirecto).
Cuando ordenamos la documentacin en los muebles archivadores, se utilizan guas divisorias, en las que se distribuyen los expedientes, anotando en las pestaas las series numricas que pueden ir de 50 en 50 o de 100 en 100. TOPOGRFICO Este mtodo define los trminos en que habrn de ordenarse los expedientes o piezas de archivo, sealan el local (en caso de que existen varios), saln, batera, anaquel, entrepao y el nmero de expediente; va de lo general a lo particular, y es excelente para aplicarlo en los archivos de concentracin. (S.I.) DECIMAL Este mtodo est basado en la numeracin decimal. Melvin Dewey dividi los conocimientos en las siguientes diez clases: 000 100 200 300 Obras Generales Filosofa Religin Sociologa
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400 500 600 700 800 900
Teologa Ciencias Naturales Ciencias o Artes Aplicadas Bellas Artes Literatura Historia
Estas clases se dividieron en otras diez partes; y las divisiones a su vez en otras diez resultando las subdivisiones. En esta clasificacin se puede dividir y subdividir de diez en diez tantas veces lo requiera las necesidades del cuadro de clasificacin. Ejemplo:
0 .1 .01 .001 .0001 .00001
Unidad Dcimo Centsimo Milsimo Diez Milsimo Cien Milsimo
Conocimientos Humanos Clase Divisin Subdivisin Seccin Subseccin
Es importante destacar que este mtodo es muy utilizado, pero no es adecuado para el manejo de la documentacin, dada su rigidez. En la mayora de los casos su divisin es momentnea y sus smbolos pueden ser muy complicados. Se puede aplicar en las instituciones cuando se le hace una adaptacin a los asuntos de cada empresa (S.I.). CROMTICO Este es un mtodo auxiliar que puede utilizarse en combinacin con otros mtodos de clasificacin como el cronolgico, el alfabtico, numrico, etc. Este mtodo de clasificacin permite reducir los errores de colocacin del material clasificado. Los colores que elijamos deben distinguirse fcilmente unos de otros, el tono de los colores debe ser tal que no pueda inducir a confusiones. En la actualidad existe una gran variedad de material de archivo para instalar la clasificacin cromtica, se pueden colocar franjas longitudinales en las carpetas de los expedientes y asignar a cada color un determinado asunto (S.D. S.I.). Para implementar cualquiera de los sistemas de clasificacin, tomaremos en cuenta dos aspectos fundamentales: el anlisis institucional y el anlisis documental. ANLISIS INSTITUCIONAL Cualquier institucin, pblica o privada, necesita organizar sus archivos; lo que le interesa es conservar la documentacin e implementar un sistema de clasificacin que le permita localizar rpidamente la informacin que requiera. De lo anterior se desprende que la clasificacin es parte fundamental para el control de la documentacin pues, si estn bien clasificados, servirn de apoyo en las operaciones cotidianas de una organizacin. Para servir de base a las actividades cotidianas de la institucin, la documentacin deber estar arreglada con respecto al uso dentro de las unidades administrativas.
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De esta manera reflejarn sus funciones. Del anlisis institucional se toman en cuenta las siguientes caractersticas: a) Funciones Son todas aquellas responsabilidades que llevan a cabo las instituciones para alcanzar sus objetivos. Estas funciones se dividen en actividades, que pueden ser sustantivas y facilitativas. Las actividades sustantivas son las que se refieren a las labores tcnicas y profesionales de la organizacin. Las actividades facilitativas son las que se relacionan con la administracin interna de la institucin. Ambas generarn diferentes tipos documentales, mismos que habr que tomar en cuenta para la clasificacin. b) Estructura Es otro de los elementos que hay que considerar, ya que los documentos reflejan la estructura administrativa de la institucin. La forma en que esta organizada la empresa puede determinar los fines o funciones para los que fue creada. De esta manera una empresa puede estar dividida en oficinas directivas y subalternas (departamentos, secciones, etc.). Como se mencion, a las oficinas directivas les corresponde planear y establecer mtodos que permitan a la organizacin realizar sus operaciones de manera efectiva, y a las oficinas subalternas se les encargada realizar el trabajo operativo. El ltimo punto que debemos tomar en cuenta del anlisis institucional, refiere a la evolucin administrativa de la organizacin. Al establecer en el sistema de clasificacin la estructura y las funciones de la institucin, es posible conocer y analizar la evolucin administrativa. La estructura y las funciones de una empresa no son siempre las mismas y deben adecuarse a las nuevas necesidades que exige el medio en donde se desarrolla. ANLISIS DOCUMENTAL El anlisis documental que debe contemplar todo sistema de clasificacin, abarca los aspectos siguientes: a) Procedencia institucional; se refiere al nombre de la institucin o empresa que gener la documentacin. b) Descripcin informativa; es la relacin detallada de los asuntos contenidos en la documentacin. Debe destacarse la importancia de la documentacin con respecto a la funcin o descripcin informativa: relacin detallada de los asuntos contenidos en la actividad que le dio origen. c) Tipologa documental; en este punto indicaremos el soporte material y formato fsico de la documentacin y tambin nmero en copias y destino de la misma. d) Organizacin; se refiere al mtodo de clasificacin seleccionado para organizar la documentacin (numrico, alfabtico, cronolgico, etc.), y a los instrumentos descriptivos de acceso (catlogo, ndices, inventarios, etc.) Los sistemas de clasificacin se constituyen como base o soporte en el que descansa la organizacin de un archivo; permite la recuperacin de la informacin de manera inmediata. La implementacin de un sistema de clasificacin tiene que cubrir dos aspectos de suma importancia:
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Servir de instrumento para la ordenacin de la documentacin
Es importante sealar que la implementacin de un sistema de clasificacin no concluye aqu, si partimos del hecho de que la documentacin, desde que se genera, tiene una clasificacin, los procedimientos de valoracin, seleccin y transferencias se llevaran a cabo de una manera sistemtica, de los archivos de trmite a los de concentracin y finalmente al archivo histrico.
Ejercicio:
1.-
Qu sistema de clasificacin sugieres en un archivo de trmite? Por qu?
Realiza un pequeo plan y presntalo a tu asesor.
ENVA A TU ASESOR
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IV.2
ASPECTOS TCNICOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIN
Wiffels en 1972, plante su teora de las tres edades de la documentacin. Dicha teora se relaciona con la idea y realidad de que los documentos no son algo muerto, sino que tienen una vida propia. Estas tres edades de ciclo vital corresponden respectivamente a tres etapas: Primera etapa o edad, es la de trmite y circulacin de la documentacin, por canales formales, en busca de respuestas y soluciones para un asunto que se ha iniciado. Esta documentacin se ubica cerca del responsable del archivo y se encuentra al alcance de las personas que necesitan de ella para sus operaciones cotidianas. Segunda etapa o edad; una vez recibida la respuesta o solucin al asunto, el documento o expediente que se form habr de conservarse en calidad de objeto de consulta ocasional. En esta fase los documentos conservan sus valores primarios (administrativo, legal y fiscal), y previa valoracin, adquieren el valor secundario. Tercera etapa o edad; el documento o expediente asume un valor permanente y ser consultado por sus valores testimoniales e informativos, es decir, con fines de investigacin, y su conservacin ser definitiva. De acuerdo a lo anterior, vemos el siguiente cuadro: Fase Activa Fase semiactiva Fase Inactiva (Unidad de correspondencia y Archivo de Trmite) (Archivo de Concentracin) (Archivo Histrico)
IV.2.1 UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
La correspondencia se define como: el conjunto de documentos que se reciben, por lo general entre dos o ms personas fsicas o morales. Son escritos o documentos por medio de los cuales se comunican las personas o instituciones en el desarrollo de sus negocios y son manejados organizadamente. La correspondencia puede ser clasificada en: recibida, enviada e interna. Correspondencia recibida: incluye las comunicaciones recibidas de empresas externas, tales como cartas, controles, telegramas, informes y solicitudes. Correspondencia enviada: son comunicaciones enviadas a individuos o compaas externas, por ejemplo: cartas, telegramas y consultas. Se acostumbra dejar una copia de carbn o fotocopia de toda la correspondencia enviada. Correspondencia interna (interdepartamental): aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa como memorndums, informes, circulares y avisos. Dentro de las organizaciones gubernamentales existe otro tipo de correspondencia, como la siguiente: Correspondencia oficial; es la que recibe o emite cualquier dependencia o entidad gubernamental. Correspondencia postal; es aquella que se deposita en el correo.
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Correspondencia telegrfica; es tramitada y difundida por medios institucionalizados de telecomunicaciones. Correspondencia por valija; es enviada o recibida por medio de bolsas de cualquier material, por este medio se agiliza el envo y recepcin de la correspondencia. Intercambio gubernamental; consiste en que las dependencias de gobierno se renen en la unidad de intercambio y recolectan aquella correspondencia que este dirigida a la dependencia. Para tener un adecuado control de dicha correspondencia se debe contar con una unidad de correspondencia. En las instituciones privadas es llamada gerencia de correspondencia o mensajera, y en las instituciones de gobierno, unidad de correspondencia, o tambin, oficiala de partes. En el caso del sector gobierno, esta unidad maneja la correspondencia de entrada y salida. Correspondencia de entrada o recibida, se define como la documentacin que reciben las unidades de correspondencia de cualquier institucin destinadas a las direcciones internas o a los funcionarios. Se divide en dos grupos segn su procedencia: oficial y particular; es particular la que proviene de entidades o empresas particulares, y oficial la que proviene de entidades o empresas pblicas, y estas a su vez se subdividen en: Interior Local: que es la que recibe de dependencias y funcionarios de la propia institucin ubicados en otras entidades del pas. La trayectoria que sigue la correspondencia es la siguiente: Recepcin de la correspondencia: se puede presentar de dos formas, directamente cuando la correspondencia es entregada en la ventanilla de la unidad de correspondencia, e indirectamente, la que se recibe por correo, telegrama, radio, etc. 1.- Revisin externa: Se revisa que todas las piezas estn dirigidas al organismo, dependencia o funcionario; que el asunto le competa a la institucin receptora; y si la documentacin contiene anexos, se revisa que estn adheridos al sobre. 2.- Apertura: Consiste en abrir los sobres, envases o cubiertas de la correspondencia recibida, esta actividad no es de carcter general pues nicamente se abre la que est autorizada por la institucin, no se abre la que tenga indicaciones de confidencial o personal, pues se sanciona en el Artculo 173 del Cdigo Penal. 3.- Revisin Interna: Se revisa que la documentacin este dirigida a la empresa, en caso contrario se regresa al remitente. 4.- Sello: Cuando ya se ha revisado toda la correspondencia se procede a estampar el sello de la unidad de correspondencia en donde se especifica la fecha y hora de la recepcin, lo que permite fincar responsabilidades por las demoras en la entrega de la correspondencia y tener control interno de la correspondencia. Donde se maneja un gran volumen de correo, se utilizan mquinas automticas para fechar la correspondencia, en las oficinas pequeas se usan sellos fechadores manuales. 5.- Acuse de Recibo: Es la comunicacin por escrito al remitente, en donde se hace constar que se recibi su documentacin, indicndole el nmero de registro y fecha de llegada.
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6.- Seleccin: Se clasifica la correspondencia por unidades, separando las urgentes ya sea por que as se indica, o porque se trata de telegramas, amparos, notificaciones, etc. 7.- Registro: Consiste en asentar los datos de cada documento en formatos preestablecidos, se utilizan facturas, listados fichas, libretas o volantes; algunos de los datos que se consignan son los siguientes: fecha del registro, caractersticas o denominacin de la dependencia, destinatario, nmero de registro de entrada, nombre del remitente, lugar de procedencia, fecha del documento, -si cuenta con anexos- el nmero de stos, extracto del asunto a que se refiere, y el total de piezas. 8.- Distribucin y entrega de las piezas: se mandan con el mensajero quien exigir sello y firma por la correspondencia entregada. Correspondencia de salida o enviada: se puede definir como la contestacin de aquella documentacin o correspondencia de entrada, o es la generada por un trmite. Al igual que la correspondencia de entrada se divide en interior y exterior y esta se subdivide en local y fornea. Los pasos o trayectoria que sigue la correspondencia de salida son los siguientes: 1.- Recepcin: se revisa que la documentacin que se va enviar contenga las caractersticas o elementos que la identifiquen, como sello y membrete de la institucin, datos del destinatario, fecha, marcas a anexos y copias, si son valores se anotan los datos necesarios para identificarlos, si son contestaciones tendr que especificarse, y finalmente, debe indicarse el servicio que se utilizar para mandar la documentacin o paquete. 2.- Sello: indica que la documentacin que lo exhibe fue recibida. Se estampa en los originales de los documentos recibidos y en las facturas. Una vez sellados se despachan. 3.- Facturacin: en este paso se hace una relacin de las piezas despachadas y debe contener los siguientes datos: Nombre de la dependencia tramitadora Nmero de la factura Clase de servicio utilizado Fecha, nmero de piezas, lugar del destino final, nombre del responsable. 4.- Despacho: se separan las piezas de salida para despacharlas, se separan las urgentes o las que tienen prioridad para su distribucin. Despus de que la correspondencia a sido enviada al archivo para su conservacin, pasa por cinco etapas diferentes: 1) Inspeccin, 2) Clasificacin, 3) Codificacin, 4) Distribucin, 5) Archivacin. Estos pasos deben ser ejecutados por la unidad de correspondencia y archivo, o por la secretaria en oficinas pequeas. 1.- Inspeccin: se debe revisar que la correspondencia contenga las iniciales de autorizacin para archivarla. Si un documento llega al archivo sin estas iniciales se debe regresar a la persona que lo remiti. 2.- Clasificacin: la clasificacin se define como un proceso intelectual mediante el cual se determina el nombre, el asunto u otros encabezamientos, bajo los cuales se debe archivar la correspondencia.
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a) Bajo el nombre del membrete (correspondencia de entrada o recibida) b) Bajo el nombre de la persona o compaa a quien es la dirigida la carta (correspondencia de salida o enviada) c) Nombre de quien firma la carta (correspondencia de entrada o recibida) d) Nombre del tema o asunto mencionado en la carta (correspondencia recibida) e) Nombre de la localidad geogrfica a la que se refiere la correspondencia (correspondencia enviada y recibida) La correspondencia debe clasificarse bajo el encabezamiento ms probable de ser solicitado en el archivo. Cuando es solicitada de varias formas, debe clasificarse bajo el encabezamiento ms usado, y se hace referencia de los dems. 3.- Codificacin.- La codificacin consiste en escribir o indicar el encabezamiento de la correspondencia. Existen tres mtodos comunes de codificar la correspondencia para sistemas alfabticos. a) El encabezamiento o nombre seleccionado para clasificar la correspondencia se subraya con un lpiz de color. b) Cuando en el documento no aparece el encabezamiento bajo el cual se clasificar la correspondencia, se escribe en la esquina superior derecha. c) Si es necesario hacer referencia de la correspondencia, el encabezamiento bajo el cual debe ser colocada en el archivo se subraya o se escribe como se explic en los incisos anteriores; adems, se debe colocar una X al final de la lnea o encabezamiento escrito para indicar que es una referencia. 4.- Distribucin.- Es el proceso de ordenar los documentos alfabticos despus de que han sido codificados. Esto agiliza el proceso de colocacin de la correspondencia en los archivos. 5.- Archivacin.- Es el ltimo paso en este procedimiento, y se refiere propiamente a la colocacin de los documentos en los archivos. La correspondencia normalmente se guarda en carpetas de archivo. Los pasos que se deben seguir son los siguientes: a) Abrir la gaveta del archivo rotulado con el encabezamiento alfabtico adecuado b) Localizar el encabezamiento en las guas c) Sacar la carpeta y compara el encabezamiento del documento con la carpeta d) Colocar los documentos en la carpeta e) Volver a colocar la carpeta de tal manera que descanse en el fondo de la gaveta En resumen, las funciones de la unidad de correspondencia son tres: 1.- Funcin de distribucin: sirve como intermediario entre los agentes de la informacin (receptor-emisor, remitente y destinatario); esta funcin se orienta a lograr rapidez y dinamismo al servicio. 2.- Funcin de organizacin: se encarga del ordenamiento de la informacin y una vez que los documentos han terminado su etapa de correspondencia, ingresan al archivo de trmite: deja
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de ser un documento para formar un expediente, en donde se le asignar una clave clasificadora y se le integrar a las series documentales. 3.- Funcin de control: podemos definirla como el conjunto de procedimientos administrativos que nos permiten regular el flujo documental para el aprovechamiento de la informacin. El control de la fase de correspondencia significa que desempear una serie de operaciones para vincular con las siguientes fases de flujo documental, desde archivo administrativo, hasta un archivo histrico.
IV.2.2
UNIDAD DE ARCHIVO DE TRMITE
El archivo de trmite, es aquel que contiene expedientes de asuntos en movimiento, cuya consulta es frecuente y necesaria para la conduccin cotidiana de las actividades de una institucin. En relacin con la teora del ciclo vital del documento, la documentacin se encuentra en su primera fase y se conserva en funcin de su valor primario, que es mximo en ese momento. Su guarda es centralizada, es decir, que son custodiados cerca de aquellas reas que los requieren para realizar su trabajo. La clasificacin y la conservacin de los documentos en trmite debe tener como fin primordial facilitar el acceso a la informacin de manera rpida y eficiente. (1) En un archivo activo se llevan a cabo una serie de procedimientos que inician con la recepcin de documentos, el establecimiento del sistema y mtodo de clasificacin. El establecimiento de un sistema de clasificacin en un archivo de trmite comprende varios elementos, cuyo desarrollo lgico cuenta con diversas etapas, a saber: * ESTUDIO DE EXPERIENCIAS EXTERNAS Este punto consiste en aprovechar las experiencias proporcionadas por el estudio de sistemas y mtodos de clasificacin, que ya han sido probadas. Tenemos que cuidar no hacer de esta etapa la bsqueda de una receta mgica que nos diga cul es el mtodo que debemos implementar; recordemos que la organizacin de los documentos depende del propsito de la institucin, y el archivo, de la estructura administrativa, de la actividad a la que se dedica la empresa, etc., ya que si tratamos de implementar un sistema de clasificacin, tal y como el que se estableci en otra circunstancia, corremos el riesgo de que no se adapte a nuestras necesidades y que, por ende, sea rechazado. * ESTUDIO DE LOS DOCUMENTOS Debemos realizar un estudio profundo de los documentos que queremos clasificar, pues el conocimiento de sus fines, estructura, utilizacin y la frecuencia con que se consultan, son esenciales para el establecimiento de la clasificacin. Este conocimiento lo podemos adquirir cuando llevamos a cabo el inventario documental. * ESTUDIO DE NECESIDADES El estudio preciso de las necesidades a las cuales debe responder la clasificacin, es el tercer elemento que tomaremos en cuenta. Permite la creacin de un sistema que responda a las necesidades de los usuarios ofreciendo, de esta manera, mayores posibilidades de xito en su
(1) Ver gua de autoaprendizaje Archivo de Trmite
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implementacin y posterior mantenimiento. Para conocer las necesidades y expectativas de nuestros usuarios, tendremos que entrevistarlos. Pero nosotros tambin somos fuente de informacin. Por ejemplo, cuando en el archivo tenemos requisiciones nos podemos preguntar: Se clasificarn las requisiciones segn un sistema numrico continuo, a fin de obtener una serie homgnea? Se clasificarn segn un sistema cronolgico que permita replantear las rdenes retrasadas? O se clasificarn segn un sistema alfabtico que permita agruparlas por el nombre del proveedor? * ELECCIN DEL SISTEMA Y CARACTERSTICAS BUSCADAS La eleccin del sistema de clasificacin puede simplificarse cuando definimos con claridad los criterios y caractersticas que vamos a utilizar. Los siguientes puntos nos pueden ayudar a elegir el sistema de clasificacin. 1) Valor de los documentos El sistema elegido debe reflejar el valor de los documentos. Entre mayor sea el valor de la documentacin, mayor ser el cuidado concedido a su clasificacin. 2) Caractersticas de los documentos Se toman en cuenta con el fin de reducir al mnimo el trabajo de clasificacin, por ejemplo: * * Cuando en el archivo tenemos facturas y cheques podemos clasificarlos numricamente Cuando queremos clasificar requisiciones a nombre de los proveedores o de los clientes podemos elegir la clasificacin alfabtica
3) Volumen y homogeneidad de los documentos Entre mayor y ms heterognea sea la masa documental, ms complejo ser el sistema, sin embargo, una masa documental voluminosa, pero homognea, no requiere necesariamente de un sistema muy complejo. 4) Complejidad de las actividades Los documentos reflejan la actividad a la cual se dedica una institucin; entre ms diversificadas sean sus actividades, ms complejos sern los documentos que genere. El sistema de clasificacin debe ajustarse a esta situacin. 5) Simplicidad del sistema Debe ser de manera que pueda comprenderse y utilizarse por todos, no solo por especialistas (archivnomos o archivistas). 6) Flexibilidad del sistema El sistema debe poseer caractersticas que nos permitan incluir nueva documentacin sin que sea necesario modificarlo.
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7) Eficacia del sistema El sistema elegido debe respaldar las actividades cotidianas de la organizacin y facilitarlas. * CREACIN DEL SISTEMA En esta etapa vamos a crear el cuadro de clasificacin conforme al mtodo elegido, determinando las claves clasificadoras. * MTODO DE CODIFICACIN Las claves clasificadoras que elijamos deben ser sencillas, precisas y flexibles. Precisas a fin de que las claves sirvan como elemento que facilite la clasificacin y recuperacin de la informacin; flexibles para que se pueda, cuando sea necesario, dar expansin a la clasificacin. * REDACCIN DE UNA GUA DE CLASIFICACIN Se constituye como la ltima etapa del establecimiento de un sistema de clasificacin. Es la referencia de los pasos que debemos seguir para clasificar. Cuando ya hemos elegido el sistema de clasificacin acorde a nuestras necesidades, el paso siguiente es la aplicacin de la clasificacin. Igual que el anterior, esta constituido por una serie de etapas, que son las siguientes: * Acuerdo de la unidad La unidad en donde se pretende establecer el sistema de clasificacin debe conocer las implicaciones en cuanto a personal, carga de trabajo y equipo para los trabajos de clasificacin, es decir, tendr que proporcionar todo lo necesario para cumplir con los objetivos de la clasificacin. * Inventario de los documentos Una vez que estamos de acuerdo con todos los requerimientos para la implementacin del sistema de clasificacin, procedemos a hacer un inventario de los documentos. * Formacin del personal El personal designado para implementar el sistema de clasificacin, debe dominarlo, sino es as, habr la necesidad de capacitarlo. * EXPURGO DE LA DOCUMENTACIN Antes de implementar el sistema de clasificacin, se hace un expurgo, que consiste en identificar y eliminar los documentos intiles as como accesorios que daen al documento (clips, grapas, ligas, etc.). Los documentos semiactivos se envan a los archivos de concentracin; los documentos con valor secundario se envan al archivo histrico; los documentos sin valor secundario son eliminados. Todo esto se realiza por medio de un calendario de conservacin y una adecuada valoracin documental. * INTEGRACIN DE LOS DOCUMENTOS ACTIVOS Todos los documentos activos deben ser integrados al sistema de clasificacin.
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* ACTUALIZACIN DEL SISTEMA El sistema de clasificacin debe estar en constante revisin, para que permanezca actualizado y sea confiable. Podemos resumir que la implementacin de un sistema de clasificacin, tiene ventajas y desventajas, que pueden ser las siguientes: VENTAJAS 1.- Coadyuva a la depuracin de los documentos y permite la transferencia de los mismos al archivo de concentracin e histrico 2.- Agiliza la recuperacin de los documentos 3.- Aumenta la proteccin de la informacin, pues un documento bien clasificado y bien guardado esta relativamente seguro 4.- Auxilia la toma de decisiones o la bsqueda de informacin, ya que la informacin es rpidamente recuperada 5.- Incrementa la estabilidad, continuidad y eficiencia administrativa de la organizacin 6.- Optimiza la utilizacin del espacio, equipo y Recursos Humanos DESVENTAJAS 1.- Prdida total o parcial de la informacin; til en la toma de decisiones bien fundamentadas 2.- Prdida de tiempo y energa 3.- Mala utilizacin de los espacios, mobiliario y equipo 4.- Desaprovechamiento de los recursos humanos La organizacin del archivo de trmite no termina con la clasificacin, sino que contina con otros procesos entre los que se encuentra la ordenacin. La ordenacin se puede definir como el arreglo de los documentos dentro del expediente, o en el mueble archivador. Cuando es dentro de los expedientes, se hace por orden cronolgico o siguiendo el orden lgico de su tramitacin. Los expedientes, a su vez, se ordenan uno tras otro dentro del mueble, en una serie o secuencia predeterminada que nos permita su rpida localizacin. Los mtodos de ordenacin dependen del criterio establecido por el archivnomo: pueden ser por letras del abecedario (alfabtico), por las fechas de los documentos (cronolgico), por la secuencia de los nmeros (numrico), o por la combinacin de varios. La archivacin es otro de los aspectos que se toman en cuenta en la organizacin de archivo de trmite y consiste en la ubicacin fsica de toda la documentacin. Aqu habr que tomar en cuenta el aprovechamiento del espacio (cuando los documentos son transferidos al archivo de concentracin, los huecos que dejan stos se ocuparn con los nuevos ingresos).
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* VALORACIN DOCUMENTAL La valoracin es uno de los procesos ms complejos del ciclo vital del documento, pues de ella depende el destino de la documentacin. Por eso es importante considerar dos aspectos: a) El proceso de produccin - acumulacin - conservacin b) La utilizacin de la documentacin (uso administrativo, referencial y social) Estos dos aspectos son de suma importancia, porque la determinacin de los valores documentales, que pueden ser primarios o secundarios, constituyen el punto clave para la transferencia y la circulacin de los documentos a las siguientes fases. Una valoracin adecuada requiere del conocimiento de los siguientes puntos: * * * La organizacin y funcionamiento de la institucin o empresa productora de la documentacin Conocimiento del manejo de los documentos Los factores sociales, econmicos, polticos o culturales que enmarcan las actividades de la institucin o empresa Las relaciones internas y externas de cada unidad administrativa de la organizacin
La valoracin permite: * * Jerarquizar los documentos de acuerdo a su uso (administrativo, referencial o social) Transferir los documentos de una unidad de archivo a otra (del archivo de trmite, al de concentracin y de ste, al histrico), permitiendo una eficaz circulacin de la documentacin Seleccionar la documentacin cuyo valor informativo sea permanente, as como eliminar aquella documentacin irrelevante, lo que soluciona el problema de la acumulacin de documentos en los archivos
Entonces, la valoracin es un proceso de anlisis de la informacin desde diferentes pticas, y que a partir de los resultados de dicho anlisis se establecen entre otras cosas, criterios de disposicin, plazos de vigencias y sugerencias de reproduccin. 9 La valoracin se divide en dos etapas: 1) VALORACIN PRIMARIA Pretende establecer los parmetros de utilizacin institucional de la documentacin. Existen tres elementos para determinar las necesidades institucionales de mantener por determinado tiempo los documentos; se trata de las vigencias administrativa, legal, fiscal y contable, mismas que se definen como sigue: a) Vigencia administrativa: establece cunto tiempo deben conservarse en el archivo de trmite los expedientes de una serie documental, tomando en consideracin la consulta de las reas
9 Archivo General de la Nacin. Lineamientos para el establecimiento de un registro central de disposicin documental. Mxico, 1986, p. 25
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generadoras; -si recordamos, toda la documentacin fue creada para responder a una necesidad, y mientras dure, debe permanecer en el archivo-. La vigencia administrativa puede definirse entonces, como el plazo que la organizacin productora requiere para dar trmite al asunto al que se refiere la documentacin. b) Vigencia legal: aqu nos referimos al periodo de tiempo que establece la legislacin para la guarda de los expedientes por su calidad probatoria o testimonial, en respaldo de los derechos legales de la institucin o de las personas fsicas que efectan trmites ante ellas. Se considera la vigencia legal cuando existe una disposicin jurdica que, implcita o explcitamente, determina un plazo de conservacin. c) Vigencia fiscal: el plazo de conservacin es determinado tambin por disposiciones fiscales, cuando la documentacin tenga que conservarse por su utilidad de comprobacin o justificacin presupuestal o arancelaria. d) Vigencia contable: muestra los nmeros de la empresa; contiene el registro documental de todos los ingresos y egresos que se realizan y dan vida econmica a la institucin. Valores primarios de la documentacin
ADMINISTRATIVOS
FISCALES
Son generados en las actividades cotidianas de una institucin
Son registros relacionados con Hacienda Pblica (Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico)
Oficios, memorndums, trmites relacionados con: proyectos, planes presupuestos, etc.
Impuestos, ante S.H.C.P., pago de IMSS, AFORE, INFONAVIT, ETC.
LEGALES
CONTABLES
Son los registros de trmites jurdicos
Son los ingresos y egresos de la institucin
VENTAS Escrituras, bienes, leyes, decretos, reglamentos, acuerdos Crditos, estados financieros, crditos hipotecarios, facturas, libros de diario y mayor, etc.
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ADMINISTRATIVOS
FISCALES
Una vez que hemos realizado la valoracin, se realiza la transferencia documental que podemos definir como proceso de flujo documental entre los archivos, sujeto a una planeacin ordenada y rigurosa, tendiente a evitar la proliferacin irracional de documentos en los acervos, as como a concentrar la informacin til, ya sea para la toma de decisiones administrativas, o para el conocimiento del desarrollo histrico de la institucin. 10 Existen dos tipos de transferencias documentales, la transferencia primaria (entre el Archivo de trmite y el de concentracin) y la transferencia secundaria (entre el archivo de concentracin y el histrico). La transferencia primaria se realiza cuando los documentos tienen un escaso valor administrativo y cuya consulta no es tan frecuente; con esta transferencia se logra que el archivo de trmite cumpla sus actividades con eficiencia. La transferencia secundaria se efecta cuando la documentacin que custodia el archivo de concentracin pierde sus valores primarios y adquiere valores secundarios; los documentos que no los poseen, pueden ser depurados. Uno de los instrumentos necesarios para llevar a cabo las transferencias es el Catlogo de Vigencias Documentales, el cual permite establecer el tiempo en que los documentos debern permanecer en cada archivo, teniendo como principio rector el dictamen que sobre los valores administrativos, legales y fiscales que de cada documento emitan las autoridades competentes. El catlogo de vigencias documentales sirve para controlar el paso de los documentos del archivo de trmite, al de concentracin, con base en tres criterios: * Criterios legislativos: refiere al periodo de tiempo que establece la legislacin hecha por el Estado en materia documental, por ejemplo: Ley del Seguro Social, Cdigo de Comercio o el Diario Oficial de la Federacin. Criterios institucionales: la institucin productora de la documentacin establece el tiempo de guarda de sus documentos. Criterios del archivnomo: el archivnomo valora el periodo marcado por la ley y el establecido por la institucin, y define el tiempo y la forma en que se conservar la documentacin, por ejemplo:
TIPO DE DOCUMENTO POLIZAS DE CHEQUES ACTA CONSTITUTIVA DE LA INSTITUCIN
CRITERIO LEGISLATIVO 10 AOS
CRITERIO INSTITUCIONAL 5 AOS
PERMANENTE
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CRITERIO DEL ARCHIVONOMO 5 AOS EN EL ARCHIVO Y 5 EN MICROFILM PERMANENTE EN EL ARCHIVO HISTRICO
Aunque el catlogo de vigencias determina el tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de concentracin, no le corresponde decidir cul de ellos pasar al archivo histrico.
10 Amaya Mrquez, Olga.- Los sistemas de clasificacin y la valoracin dentro de la administracin de documentos (Engargolado) p. 41
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Ejemplo de CATLOGO DE VIGENCIAS DOCUMENTALES
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
NO. DE EXPEDIENTES
VIGENCIAS ADMVA. LEGAL FISCAL
VIDA TIL A.T. A.C. A.H. 1 2
OBSERVACIONES
INFORMES 3.1.1.1 RECIBOS 3.1.2.3
12 ENERODICIEMBRE 1980 16 ENEROOCTUBRE 1981
> ADMVA. > A.T. > A.C. > A.H.
ADMINISTRATIVA ARCHIVO DE TRMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIN ARCHIVO HISTRICO
NOTA: LAS VIGENCIAS Y LA VIDA TIL SE MARCAN EN AOS
El catlogo de vigencias se elabora en el archivo de trmite y se aplica en el momento de efectuar la transferencia primaria al archivo de concentracin. Esta tarea la realiza el archivnomo en colaboracin con las personas responsables de descartar los asuntos que ingresan a la institucin, ya que son ellas quien, al hacer uso constante de los expedientes, estn en posibilidades de determinar los plazos de permanencia de los documentos a su alcance, con base en las disposiciones legales, administrativas y fiscales relacionadas con el manejo documental.
IV.2.3 UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIN El archivo de concentracin esta integrado por documentos cuya frecuencia de consulta no es lo suficientemente elevada para justificar su conservacin en el archivo de trmite. De acuerdo con su ciclo vital, el documento se conserva por su valor primario, que sin embargo, disminuye con el tiempo. Hay quienes dividen este periodo semiactivo en tres subperiodos, en los cuales los documentos tienen primero un valor primario reducido, despus un valor primario dbil y finalmente un valor primario nulo; entonces es reemplazado por un valor secundario. A lo largo de este periodo de semiactividad, la masa documental disminuye considerablemente, debido a la eliminacin que se hace de acuerdo al catlogo de vigencias. Los documentos semiactivos se conservan fuera de las unidades administrativas, ya sea de la misma institucin que los genere, o en otro local construido ex profeso, o rentado para dicho objetivo. Los objetivos fundamentales del archivo de concentracin son tres: 1) Servir como una unidad de apoyo para brindar consulta a las necesidades informativas documentales de la empresa o institucin 2) Conservar de manera eficiente la documentacin que integre su acervo 3) Planificar las transferencias secundarias, y en su caso, la depuracin de la documentacin;
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adems de poner en prctica las tcnicas de seleccin, muestreo y microfilmacin de la informacin Las funciones de archivo de concentracin, en forma general, son las siguientes: 1) Recibir e identificar la documentacin transferida por los archivos de trmite. Para ello deber establecer una serie de requisitos, por ejemplo, que la transferencia se lleve a cabo de manera concreta, lo que implica que los documentos enviados se acompaen de una relacin y de la copia del registro de transferencia 2) El archivo de concentracin respetar la clasificacin original de los grupos documentales enviados, tambin respetar la organizacin interna de los documentos transferidos y no podr eliminarlos o transferirlos a los archivos histricos, sin permiso de las unidades productoras 3) Efectuar una revisin peridicamente, con el fin de descartar la documentacin irrelevante y respetar aquella que contiene valores secundarios para ser depositados en el archivo histrico 4) El archivo de concentracin proporcionar una consulta rpida y eficiente a la documentacin que custodia La documentacin que es transferida al archivo de concentracin, atraviesa por una serie de pasos, a saber: * El archivo de trmite coloca la documentacin que ser enviada al archivo de concentracin en cajas de cartn, respetando el sistema de clasificacin de los documentos activos. Inventario: la unidad de archivo de trmite realiza un inventario de los documentos que son depositados en las cajas archivadoras que contendr los siguientes datos: a) Identificacin de la unidad que transfiere la documentacin b) Fecha de transferencia c) Nombre de la persona que realiza la transferencia d) Ttulos o descripcin y fechas extremas de la documentacin * Transferencia fsica: una vez que el archivo de trmite a depositado la documentacin y hecho el inventario o relacin de la documentacin enviada, se manda por algn medio de transporte al archivo de concentracin, el cual, a la llegada de las cajas o contenedores, verifica las reglas de conservacin dictadas y se asegura que la informacin contenida en los formularios de transferencia corresponda a los documentos que se encuentran en los contenedores. Si llegaran a presentarse anomalas, el archivo semiactivo avisar a la unidad de trmite, para que efecte las correcciones necesarias. * Identificacin: la unidad de concentracin identifica la caja o contenedor y posteriormente, le asigna un nmero y lugar de conservacin. Esta informacin se consigna en fichas que hacen referencia a los nmeros de contenedores, lugar de conservacin y procedencia. Plazos de conservacin: cada caja o contenedor debe especificar su plazo de conservacin, con el fin de poder planificar su tratamiento. Cuando en la caja toda la documentacin es
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homognea, se indica la fecha de lmite en que debe de conservarse, as como el tratamiento que tendr que recibir. Por ejemplo:
No. de caja: 2,342
No. de caja: 4,330
Fecha de Conservacin: 15 junio 1987 Eliminacin
Fecha de Conservacin: 15 Marzo 2001 Depsito en el archivo histrico
Distribucin de los formularios de transferencia: un ejemplar del formulario de transferencia se deposita en cada caja, un segundo ejemplar se deposita en las unidades involucradas (archivo de trmite y concentracin). Colocacin de las cajas o contenedores en el archivo de concentracin: Las caractersticas de los locales de archivo de concentracin son las siguientes: a) Facilitar la entrada y salida de las masas documentales que sern almacenadas b) Permitir un acceso eficaz de los documentos y su tratamiento rpido por ejemplo: la seleccin, las eliminaciones y los depsitos en el archivo histrico Cabe resaltar que los locales elegidos deben contar con una red de comunicacin (telfono, servicios de mensajera, etc.); y que el piso del local debe aguantar una carga importante, pues tendr que soportar la estantera (metlica, sencilla o doble) as como las cajas o contenedores. Los contenedores recibirn una clave de identificacin al llegar al archivo de concentracin, as como la seccin de la estantera, el anaquel y la posicin que ocupar la caja dentro del estante, con la finalidad de su posterior recuperacin.
Ejemplo de lugar de conservacin
POSICIN 1
X X
ENTREPAO 3
ESTANTES
ESTANTE 2
ESTANTE 3
ESTANTE 4
La clave ser la siguiente 2-3-3-1 lo que significa que se encuentra en la seccin dos, estante tres, entrepao dos y en la posicin nmero uno.
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Recuperacin de los documentos: los documentos semiactivos an tienen valores primarios, por lo cual, las unidades propietarias tienen necesidad de consultarlos; consecuentemente, la recuperacin de estos documentos es muy importante, y es posible gracias a los registros de los documentos semiactivos que son hechos con los formularios de transferencia, mismos que se pueden complementar cuando realizamos un inventario de la documentacin que custodia el archivo. Cuando el usuario desea consultar la informacin que conserva la unidad de concentracin, localiza el nmero de caja en el cual se encuentra el expediente -con ayuda del formulario de transferencia (recurdese que una copia de ste formulario se queda en el archivo de trmite, uno en el de concentracin y otro en la caja de la documentacin enviada al archivo)-, llena una requisicin debidamente autorizada, y la enva al archivo de trmite. El encargado del archivo localiza el lugar de conservacin del expediente y coloca en el sitio un ejemplar o vale de prstamo de la requisicin y enva el documento solicitado (es recomendable revisar peridicamente los documentos prestados a fin de pedirlos si es necesario). Suele suceder que algunos documentos considerados como semiactivos pasen a ser activos, por la demanda de la unidad productora. Cuando llega a suceder esto, se borra de los formularios de transferencia y se regresa a la unidad.
El periodo de conservacin (precaucional), de la documentacin semiactiva depende de los valores legal, fiscal y contable de la misma, es decir, de los requerimientos de las unidades productoras; sin embargo, esta consulta va disminuyendo da con da hasta que ya no es requerida, en ese momento se realiza una valoracin para definir cules son los expedientes o documentos que debemos conservar permanentemente (que sern enviados al archivo histrico), y cuales sern eliminados. Aqu es donde realizamos la valoracin secundaria, la cual busca la utilidad social de la informacin que contienen los documentos. Esta valoracin secundaria consiste en un anlisis para identificar documentacin con contenido informativo, testimonial y/o evidencial, mismos que definimos a continuacin: - Valor informativo Son aquellos documentos que revelan fenmenos particulares de las instituciones (ejemplo: expedientes de funcionarios, correspondencia relevante, etc.) - Valor testimonial Son documentos que reflejan la evolucin y los cambios importantes que desde el punto de vista legal, ha sufrido la empresa o institucin (ejemplo: polticas, reglamentos, decretos, leyes, etc.) - Valor evidencial Revela el origen, organizacin y desarrollo de la institucin (ejemplo: informes, estadsticas, programas, etc.)
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VALORES SECUNDARIOS DE LA DOCUMENTACIN
>Revela el origen, organizacin y desarrollo de la institucin

EVIDENCIAL Cambios institucionales, orgnicos, normas de trabajo, funcionamiento de oficinas, datos de economa, poltica interna, investigacin cientfica, estadstica, programas, registros, etc.
> Da fe de la evolucin y cambios ms trascedentales que, desde el punto de vista legal, sufre la institucin TESTIMONIAL Directrices, polticas, programas, proyectos, etc.
> Revelan fenomenos sociales y/o institucionales INFORMATIVO > Expedientes de funcionarios, organigramas, correspondencia relevante, decisiones, acuerdos legales, reglamentos internos
El Archivo de Concentracin tambin es el responsable de llevar a cabo la depuracin, que entendemos como revisin sistemtica de los documentos para eliminar aquellos cuyo plazo de conservacin a concluido, o cuyo contenido ya no tiene ningn valor administrativo ni histrico. Existen mtodos para eliminar la documentacin carente de valor: * Trituracin: es un mtodo que se utiliza frecuentemente para destruir documentos y microfilms, se considera el mtodo ms seguro para destruir papeles confidenciales. Incineracin
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* *
Destruccin por medio de qumicos: este mtodo incluye la pulverizacin de los documentos. Reducir a pulpa: la cual puede ser para el reciclaje de papel.
Antes de proceder a la depuracin de la documentacin semiactiva que conserva el archivo de concentracin, se recabar la aprobacin de la unidad que haya transferido la documentacin, que deber cancelar y dar de baja definitiva las cdulas de referencia de los materiales depurados. El archivo de concentracin debe elaborar, en todos los casos, un informe final de depuracin, describiendo detalladamente el conjunto documental depurado, as como las tcnicas aplicadas y los resultados del proceso. Entregar copia del informe al archivo histrico para que esta informacin pueda ser consultada por el pblico en general. El archivo de concentracin actualizar los datos sobre los movimientos que realice por ejemplo: bajas documentales, microfilmacin o transferencias, etc.
IV.2.4
UNIDAD DE ARCHIVO HISTRICO
De acuerdo con la teora del ciclo vital, los documentos en estado inactivo son los que han perdido todo valor primario, es decir su valor administrativo, legal, fiscal y contable. Estos documentos ya no son tan tiles a las personas fsicas o morales que los crearon en el cumplimiento de sus funciones cotidianas, por lo tanto, pueden ser eliminados, a menos que adquieran valores secundarios. Los documentos que han adquirido dicho valor tienen que ser depositados en los archivos histricos, quienes se encargarn de conservarlos y hacerlos accesibles al pblico. Esta informacin, se convierte en testimonio y evidencia que permite reconstruir hechos, eventos, personajes, etc. El archivo de concentracin es el encargado de realizar la valoracin secundaria, que consiste en el anlisis de la documentacin para identificar valores testimoniales, informativos y evidenciales. Para localizar dichos valores, se debe formar una comisin que evaluar, identificar y establecer los valores secundarios de la documentacin. Para llevar a cabo dicha tarea, podrn auxiliarse de los catlogos de disposicin documental, los cuales se definen como el registro sistemtico y normatizador de los valores de todos los documentos, ya sean producidos o recibidos en un sistema administrativo, y tambin como el conjunto de criterios que sirven para valorar la documentacin. Este catlogo se debe elaborar desde el archivo de trmite (ms adelante te presentamos un formato). Otro instrumento que nos ayudar en la valoracin secundaria, son las cdulas de disposicin documental que determinan la valoracin histrica y el procedimiento de seleccin de las series. Para llevar a cabo dicha labor es indispensable realizar la seleccin documental. La seleccin es un procedimiento ntimamente relacionado con la valoracin; la seleccin se define como la tarea por la cual se determina el destino de los documentos, a partir de la identificacin de sus valores. La seleccin se produce en dos etapas; una de carcter conceptual y otra prctica. En la primera, se parte de los valores identificados, se deciden las modalidades de seleccin para cada serie documental; y depende de la propia valoracin y participa de sus criterios y procedimientos. En la segunda, se acta directamente sobre series aplicando los mtodos de seleccin apropiados para cada caso. Los mtodos de seleccin para la retencin de los documentos en forma definitiva, varan en funcin de diversos factores, tales como el tamao del fondo documental, las caractersticas de
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las series, y el periodo del ciclo vital en el que nos encontramos. Podemos distinguir los siguientes mtodos: * Seleccin cualitativa: que segn el criterio empleado, nos habla de la calidad de la informacin no considerando el tipo de soporte; se manifiesta por su alto contenido cultural. Intrnsenca: se basa en criterios internos de la institucin o empresa, que determina la conservacin o eliminacin de cada documento o expediente examinado. Seleccin cronolgica: consiste en seleccionar la documentacin de determinados aos o de periodos de tiempo en que se desarrollaron hechos importantes.
La seleccin en las empresas privadas y en las instituciones pblicas es diferente. Si recordamos, uno de los objetivos de la seleccin es identificar aquellos documentos que sern eliminados, esta responsabilidad en la empresa privada recae sobre los interesados (la propia empresa); en el caso de las instituciones pblicas, la consecuencia de no hacer una correcta seleccin tiene repercusiones trascendentales, desde el punto de vista de que pueden ser eliminados documentos que contengan derechos y obligaciones del Estado o de los ciudadanos. Por ello, para evitar responsabilidades personales y minimizar la posibilidad de error, el Estado regula la eliminacin mediante dos vas: a) A travs de la legislacin (periodos de conservacin) b) Mediante disposiciones administrativas planteadas en los distintos niveles de la administracin pblica, se dice lo que debe conservarse y lo que no; esto es valorado y determinado por el Archivo General de la Nacin. Las funciones que se llevan a cabo el Archivo Histrico son las siguientes: 1) Recepcin: una vez realizada la valoracin y la seleccin documental, se efecta la transferencia fsica a la unidad del archivo histrico, la cual tendr que ir acompaada de la relacin de transferencia secundaria que contendr los siguientes datos: RELACIN DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA HOJA_________ DE _________ No. DE REMESA ______________ No. CAJA No. EXP SERIE DOCUMENTAL CLAVE DE IDENTIFICACIN OBSERVACIONES
______________________ NOMBRE Y FIRMA DE FECHA DE RECEPCIN________________ RESPONSABLE DEL UNIDAD DE ARCHIVO HISTRICO ARCHIVO DE CONCENTRACIN ____________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO HISTRICO
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Una vez recibida y cotejada la documentacin, se procede a ordenarla por fondos, secciones y series. Se entiende por fondo, al conjunto de documentos generados por cada uno de los sujetos productores que conforman un organismo en el ejercicio de sus actividades; tambin nos sirve para dar un tamao a la unidad para las tareas de organizacin, descripcin y difusin. El fondo se establece de acuerdo al principio de procedencia, el cual determina que cada documento debe estar colocado en el fondo del que proviene. Seccin: se considera como la divisin del fondo, establecida en virtud de las acciones de la entidad. Cruz Mondet dice es la subdivisin orgnico - funcional del fondo que se refiere a subdivisiones administrativas de las oficinas.11 Serie: para establecerlas tomamos en cuenta el principio de orden original, que establece conservar los documentos en el orden en que fueron concebidos por la persona fsica o moral que nos cre. Clasificacin: el principio de orden original establece que la documentacin debe conservarse con el orden en que es transferida al archivo histrico. Otra de las tareas que se llevan a cabo en el archivo histrico es la descripcin, que se constituye como una operacin de vital importancia al permitirnos conocer qu tenemos, cules son los documentos que manejamos, e informar al usuario qu existe en el archivo. Entre los instrumentos de descripcin que debe tener un archivo histrico, estan los siguientes: Inventario: es una lista documental, que describe los asuntos de que trata una serie. Los tipos de inventarios que existen son: a) Inventario numrico o sumario b) Inventario analtico Los elementos del inventario son: a) Introduccin: contiene una explicacin, en trminos generales, sobre la procedencia, organizacin y forma de la lista o inventario, los fondos documentales que componen el acervo y las restricciones que limitan su uso. b) Asunto o Entrada: en donde se encuentran los siguientes elementos: - Tipo Documental - Fechas Extremas - Materia - Cantidad - Nmero Asignado c) Gua: describen los fondos, secciones o subdivisiones. Nos proporcionan un panorama general del archivo histrico; y no slo se refiere al acervo, sino al edificio, a los servicios y a los horarios de servicio. Adquiere la importancia de medio de difusin para archivo histrico.
11 Cruz Mondet. Jos Ramn. Manual del archivista. Madrid, Pirmide, 1994, p. 245
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Existen los siguientes tipos de guas: a) General: habla del edificio, acervo, etc. b) Especfica: habla de un solo fondo c) Temtica: habla sobre un tema d) Catlogo: describe a las piezas documentales y a las unidades archivsticas (expedientes) El Catlogo nos da informacin en tres sentidos: 1.- En cuanto al contenido y localizacin del documento 2.- En cuanto al volumen, materia y tipologa del documento 3.- En su localizacin fsica, dentro del fondo al que pertenece la documentacin Los elementos que contiene un catlogo son los siguientes: a) Fecha b) Lugar de confeccin c) Ubicacin d) Autor Dentro del acervo que constituye el archivo histrico, podemos encontrar fotografas, mapas, planos, microfilmes, etc. Este tipo de documentos son considerados acervos especiales porque no se encuentran en el material acostumbrado que es el papel; por lo cual, las condiciones de conservacin y preservacin como son temperatura, humedad, calor, etc., son diferentes a los acostumbrados. En resumen, las actividades que realiza el archivo histrico son las siguientes: 1.- Recibir y conservar adecuadamente la documentacin que es liberada por el archivo de concentracin 2.- Dar servicio de consulta al pblico en general, a travs de la elaboracin de instrumentos de descripcin 3.- Promover constantemente actividades tendientes a difundir el acervo y los servicios del archivo, mediante visitas guiadas, exposiciones, conferencias, etc.
ACTIVIDAD
COMPLEMENTARIA
1.- Realiza una visita a un archivo histrico y analiza los formatos de transferencia secundaria con los que cuentan 2.- Pregunta cmo esta organizado el archivo y cules fueron las actividades previas que realizaron Redacta un informe de dos a tres cuartillas y envalo a tu asesor.
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EVALUACIN DE LA UNIDAD IV
I. CONTESTA BREVEMENTE LO QUE SE TE PIDE 1.- Qu entiendes por un sistema?, da un ejemplo 2.- Qu es un mtodo? 3.- Cuntos sistemas conoces de clasificacin archivstica? 4.- Cuntos mtodos archivsticos conoces, y a qu sistema pertenecen? 5.- Para qu nos sirve la implemetacin de un sistema de archivo? 6.- Define a la unidad de correspondencia y archivo 7.- Define a la unidad de archivo de trmite 8.- Define a la unidad de archivo de concentracin 9.- Define a la unidad de archivo histrico
II. CONTESTA LOS SIGUIENTES ENUNCIADOS, ELIGIENDO LA RESPUESTA CORRECTA Y COLOCANDO LA LETRA CORRESPONDIENTE EN EL PARNTESIS DE LA IZQUIERDA 1.- ( ) Es cualquier comunicacin escrita dirigida o recibida por personas fsicas o morales
A) Comunicacin B) Oficio C) Correspondencia 2.- ( ) Correspondencia recibida, enviada, recibida, de entrada o salida son:
A) Clasificacin de la documentacin B) Clasificacin de la correspondencia C) Clasificacin de las comunicaciones 3.- ( ) Inspeccin, clasificacin, codificacin, distribucin, y archivo son:
A) Las etapas de la correspondencia B) Trayectoria de la correspondencia C) Las etapas de la correspondencia 4.- ( ) Son las comunicaciones que generan o procesan en las dependencias tramitadoras y se remiten a las unidades de correspondencia para su despacho A) Correspondencia de salida
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B) Correspondencia interior C) Correspondencia interna 5.- ( ) Interior, interior local, interior fornea, exterior y exterior internacional
A) Clasificacin de la correspondencia de salida B) Clasificacin de la correspondencia de entrada C) Clasificacin de la correspondencia postal 6.- ( ) Recepcin, apertura, registro y distribucin
A) Pasos que sigue la correspondencia de entrada B) Pasos que sigue la correspondencia de salida C) Pasos que se siguen cuando llega una comunicacin 7.- ( ) Recepcin, sello, registro y foliatura, rotulacin, facturacin, despacho, tasa y franqueo, son: A) Pasos que siguen la correspondencia de salida B) Pasos que siguen la correspondencia de entrada C) Trayectoria de una carta 8.- ( ) Bajo el membrete. Bajo el nombre de la persona o compaa, nombre de quien firma la carta, nombre del asunto, etc... A) Clasificacin B) Las claves de clasificacin bajo las cuales se puede Colocar la correspondencia C) Claves de clasificacin 9.- ( ) Correspondencia oficial, postal, por valija, intercambio gubernamental, etc.
A) Clasificacin de la correspondencia del gobierno federal B) Clasificacin de la correspondencia de salida C) Correspondencia interna 10.-( ) Es el nombre con el cual se conoce a la unidad de correspondencia en el gobierno
A) Gerencia de correspondencia B) Oficiala de partes C) Mensajera III. CLASIFICA LOS SIGUIENTES ENUNCIADOS DE ACUERDO CON LA CLAVE: _____ ESTUDIO DE LAS EXPERIENCIAS EXTERNAS, ESTUDIO DE LOS A) CARACTERSTICAS Y CRITERIOS PARA SISTEMA LA DE ELECCIN DEL
DOCUMENTOS, ELECCIN DEL SISTEMA, ETC. _____ VALOR DE LOS DOCUMENTOS,

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CLASIFICACIN
B) VALORES PRIMARIOS
CARACTERSTICAS
DE
LOS
DOCUMENTOS, FRECUENCIA DE CONSULTA, ETC. C) RECUPERACIN DE LA DOCUMENTACIN _____ LEGAL, FISCAL Y CONTABLE _____ ES EL SE PROCEDIMIENTO QUE CUANDO LA ES D) FORMA DE ORDENACIN DEL ARCHIVO HISTRICO
REALIZA
DOCUMENTACIN YA NO TAN CONSULTADA
E) TRANSFERENCIA SECUNDARIA _____ EVIDENCIAL, INFORMATIVO TESTIMONIAL E F) VALORES SECUNDARIOS G) VALORACIN DOCUMENTAL H) TRANSFERENCIA PRIMARIA _____ EL REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS SEMIACTIVOS NOS SIRVEN PARA I) ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CLASIFICACIN
_____ ES EL PROCESO DE ANLISIS DE LA J) ORDENACIN DE LA INFORMACIN PARA DECIDIR DESTINO _____ ES EL PROCEDIMIENTO QUE SE LLEVA K) PRINCIPIO DE A CABO EN EL ARCHIVO DE UNA VEZ ORIGINAL ORDEN SU DOCUMENTACIN HISTRICA
CONCENTRACIN
TERMINADO EL PLAZO DE GUARDA DOCUMENTAL L) PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
_____ FONDO, SECCIN Y SERIE _____ ES EL PRINCIPIO QUE NOS DICE QUE M) SELECCIN LA DOCUMENTACIN COMO POR LA DEBE FUE PERSONA N) DEPURACIN
CONSERVARSE CLASIFICADA FSICA O MORAL
104
SOLUCIONES
II.
III.
1.2.3.4.5.6.7.89.10.-
C B A A A A A B A B
1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.-
I A B H F C G E J K
105
BIBLIOGRAFA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Amaya Mrquez, Olga. Los sistemas de clasificacin y la valoracin dentro de la administracin de documentos (Engargolado). Archivo General de la Nacin. Curso de Capacitacin para Archivos Municipales. Mxico, Gobierno del Estado de Mxico, 1988. Archivo General de la Nacin. Lineamientos para el establecimiento de un registro central de disposicin documental. Mxico, 1986. Baldini, Italo. El archivo en la empresa moderna: tratado prctico de organizacin y funcionamiento de sus servicios. Barcelona, Hispano Europea, 3 ed., 1964. Barajas Medina, Jorge. Curso introductorio a la administracin. Mxico, Trillas, 1996. Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la teora general de la administracin. Mxico, Mc Graw-Hill, 1997. Conde Lpez, Erick Guillermo. La importancia de la planeacin en la administracin de documentos, Ponencia del VI Congreso Nacional de Archivos, Toluca, Edo. de Mxico, 1995. Continolo, G. El archivo en la organizacin moderna. Por Fernando Iglesias Listerio. Bilboa, Deusto, 3 ed., 1973. Cruz Mondet, Jos Ramn. Manual del archivista. Madrid, Pirmide, 1994.
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106
3a DE FORROS
107
4a DE FORROS
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1a DE FORROS

Oscar Eduardo Garca Hernndez

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS.........................................................61

OBJETIVOS GENERALES DE LA ASIGNATURA

EVALUACIN PREVIA A LA ASIGNATURA

EXPLICA LAS ETAPAS PRINCIPALES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

DEFINE ARCHIVO Y DOCUMENTO

CULES SON LAS FUNCIONES DE UN ARCHIVO?

5.CUNTOS SISTEMAS DE CLASIFICACIN EXISTEN Y POR QU ES IMPORTANTE IMPLEMENTAR UNO?

DEFINE LO QUE SON POLTICAS Y NORMAS

ELEMENTOS QUE INTEGRAN UNA EMPRESA

Elabora un concepto de organizacin. Analiza y conceptualiza la empresa.

LA CLASIFICACIN DE LA ORGANIZACIN COMO EMPRESA

> PESQUERAS > GANADERAS > AGRICOLAS

> PEQUEA MAGNITUD > MEDIANA > GRANDE

> FIANZAS > MERCADOTECNIA > REC. HUMANOS > ABASTECIMIENTO

> PBLICA > PRIVADA > MIXTA

I.2 Tipos de Organizacin dentro de la Empresa I.2.1 FORMAL

EJEMPLO DE ORGANIZACIN FORMAL EN UNA EMPRESA

PLANEACIN PRE EJECUTIVAS

Ver que se haga

PASOS PARA LA ORGANIZACIN

Director Profesores Alumnos

Director Gral. Director de Informacin Supervisor Archivista

DEPTO. DE PROCESOS TCNICOS

DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

DEPTO. DE RELACIONES PBLICAS

DESCRIPCIN RECEPCIN CLASIFICACIN EXPEDIENTACIN DOCUMENTAL

VALORACIN AUTOMATIZACIN DOCUMENTAL

I.7 LA IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN EN EL ARCHIVO

UNIDAD II ORGANIZACIN ARCHIVOS

II.1 QU ES LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS?

POR QU SE DEBEN ORGANIZAR LOS ARCHIVOS?

II.3 CMO SE PLANEA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS?

II.3.3 LA CLASIFICACIN DE LOS PLANES

MEDIANO PLAZO Se delimitan por un perodo de uno a tres aos

LARGO PLAZO Se proyectan por un tiempo mayor de tres aos DE

NO > Cuando no existen antecedentes, procede a la apertura del expediente

LA PLANIFICACIN DEL ARCHIVO

QUINES DEBEN INVOLUCRARSE EN LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

PASOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

Contesta correctamente las siguientes preguntas.

L.- Estudio de campo y plan de trabajo M.- Entrevista

UNIDAD III FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

ORGANIZACIN PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN

RETROALIMENTACIN CON LA SOCIEDAD

EL MEDIO AMBIENTE DE UNA INSTITUCIN

TEORAS DE CONTROL DEL MEDIO AMBIENTE DE UNA INSTITUCIN

MEDIO AMBIENTE ADVERSO EN LOS ARCHIVOS

III.2.4 LA ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL PARA UN ARCHIVO Y SU MEDIO AMBIENTE

I I I . 3ENTORNO POLTICO Y SOCIAL III.3.1 DEFINICIN DE POLTICAS Y REGLAS PARA UN ARCHIVO

III.3.2 IMPORTANCIA DE ELABORAR UN ESTUDIO DE POLTICAS Y REGLA PARA UN ARCHIVO

III.4 LOS USUARIOS III.4.1 DEFINICIN

III.4.2. CATEGORAS DE LOS USUARIOS

CLASIFICACIN DE LOS USUARIOS

PLANIFICADORES ADMINSITRADORES POLTICOS

EXCESO DE INFORMACIN ESCASEZ DE

III.4.3 ESTUDIO DE LOS USUARIOS

III.4.4 FORMACIN DE LOS USUARIOS

EVALUACIN DE LA UNIDAD III

UNIDAD IV ASPECTOS TCNICOS DE LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

SISTEMAS DE CLASIFICACIN PARA ARCHIVO

} Asunto Principal Divisiones