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MATERIAL DOCENTE PARA CAPACITACION DE CIRCULACION Y USO RESTRINGIDO

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LA ADMINISTRACIN

Introduccin Esta segunda parte, se refiere a la administracin como un rea del conocimiento humano que se encarga de llevar a buen trmino el funcionamiento de una empresa por lo tanto se especfica sus caractersticas, sus principios y su proceso.

CAPITULO I Administracin
1.1.- Conce to La definicin etimolgica es la forma ms usual de la definicin nominal, o sea, la explicacin del origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia, valindonos para ello de los elementos fonticos que la forman. e esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del concepto que esa misma palabra expresa. !La palabra administracin se forma del prefi"o ad, hacia, y de ministratio. Esta #ltima palabra viene a su ve$ de minister, vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad, y del sufi"o ter, que sirve como trmino de comparacin. La etimologa de minister, es enteramente opuesta a la de magister% de magis, comparativo de superioridad, y de ter. &s magister, indica una funcin de autoridad, minister expresa precisamente lo contrario' subordinacin% el que reali$a una funcin ba"o el mando de otro' el que presta un servicio a otro. La etimologa nos da pues la idea que la administracin se refiere a una funcin que se desarrolla ba"o el mando de otro, de un servicio que se presta!.

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(in embargo, la administracin puede definirse de diversas formas, al igual que muchas otras reas del conocimiento humano, pero es posible conceptuali$arla para efectos de su fcil comprensin e incluyendo sus aspectos ms importantes a travs del anlisis y sntesis de diversos especialistas en la materia% )roo* &dams. La capacidad de coordinar hbilmente muchas energas sociales con frecuancia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad. +oont$ , -. onnell. La direccin de un organi$mo social, y su efectividad en alcan$ar sus ob"etivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. /. 0. 1erry. La administracin consiste en lograr ob"etivo predeterminado, meiante el esfuer$o a"eno. 2enry 3ayol. &dministrar coordinar y controlar. es preveer, organi$ar, un

mandar,

E. 3. L. )rench. Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propsito dado.

4on base en los anteriores conceptos, y aprovechando su fondo com#n se propone la siguiente definicin% El proceso que con"unta principios y tcnicas para el logro eficiente de una meta grupal, mediante el uso de sus recursos y esfuer$o. 1.!.- Im ortancia de "a administracin Los mismos conceptos y propsitos anali$ados para la estructuracin de una definicin sobre la administracin nos dan la pauta para determinar su importancia. Las condiciones que imperan en esta poca actual de crisis as como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicacin de esta disciplina que se ver refle"ada en la productividad y eficiencia de la institucin o empresa que la requiera.

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0ara demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes hechos% 5. La administracin puede darse adonde exista un organismo social, y de acuerdo con su comple"idad, sta ser ms necesaria. 6. 7n organismo social depende, para su xito de una buena administracin, ya que slo a travs de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. 8. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la funcin administrativa. ebido a su magnitud y comple"idad, la administracin tcnica o cientfica es esencial, sin ella no podran actuar. 9. 0ara las peque:as y medianas empresas, la administracin tambin es importante, por que al me"orarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan me"or sus elementos% maquinaria, mano de obra, mercado, etc. ;. La elevacin de la productividad, en el campo econmico social, es siempre fuente de preocupacin, sin embargo, con una adecuada administracin el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad. <. 0ara los pases en vas de desarrollo, como el nuestro, me"orar la calidad de la administracin es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en sta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son% la capitali$acin, la calificacin de sus traba"adores y empleados, etc. 1.#.- Caracter$sticas de "a administracin (e ha indicado que la administracin proporciona los principios mediante cuya aplicacin es factible alcan$ar xito en la direccin de individuos organi$ados en un grupo formal que tiene propsitos comunes. Es necesario ahora agregar a tales conceptos las caractersticas de la administracin y que son% 1. Universalidad. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. La administracin se da por lo mismo en el estado, en el e"ercito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. = los elementos esenciales

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en todas esas clases de administracin sern los mismos, aunque lgicamente existan variantes accidentales. 2. Su especificidad. &unque la administracin va siempre acompa:ada de otros fenmenos de ndole distinta, el fenmeno administrativo es especfico y distinto a los que acompa:a. (e puede ser un magnfico ingeniero de produccin y un psimo administrador. 3. Su unidad temporal. &unque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno administrativo, ste es #nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. &s, al hacer los planes, no por eso se de"a de mandar, de controlar, de organi$ar, etc. 4. Su unidad jerrquica. 1odos cuantos tienen carcter de "efes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. &s, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el #ltimo mayordomo. 1.% Los rinci ios de "a administracin El uso de principios de la administracin tiene como finalidad simplificar el traba"o administrativo. La clave de las acciones que deban emprenderse est sugerida por stos. & partir del supuesto de que los principios no son absolutos, sino flexibles y que pueden utili$arse a#n en condiciones especiales y cambiantes, 2enry 3ayol enumer 59 principios basados en su experiencia que pueden resumirse as% 1. Divisin del trabajo. Este es el principio de especiali$acin que los economistas consideran necesario para obtener un uso eficiente del factor traba"o. Lo aplica a todo tipo de actividades, tanto tcnicas como administrativas. 2. utoridad ! responsabilidad. 4onsidera que la autoridad y la responsabilidad estn relacionadas y se:ala que sta se desprende de aqulla como consecuencia. 4oncibe la autoridad como una combinacin de la autoridad oficial, derivada de la posicin del administrador, y la autoridad personal, desprendida de su inteligencia, experiencia, dignidad moral, servicios prestados, etc. 3. Disciplina. &l definir la disciplina como el respeto por los acuerdos que tiene como fin lograr obediencia"

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aplicacin" energ#a ! se$ales e%teriores de respeto, declara que para lograr disciplina se requiere contar con buenos superiores en todos los niveles. Unidad de mando. 4ada empleado no debe recibir ordenes de ms de un superior. Unidad de direccin. 4ada grupo de actividades con el mismo ob"etivo debe tener un director y un plan. & diferencia del cuarto principio, se refiere a la organi$acin del cuerpo directivo, ms que al personal. Subordinacin del inter(s individual al inter(s general. Es funcin de la administracin conciliar estos intereses en los casos en que haya discrepancia. *emuneracin. La remuneracin y los mtodos de retribucin deben ser "ustos y propiciar la mxima satisfaccin posible para los traba"adores y para el empresario. ,entrali-acin. 4omo cualquier agrupacin, las organi$aciones deben ser dirigidas y coordinadas desde un sistema nervioso central. 0ero la cantidad de centrali$acin o descentrali$acin apropiada depende de cada situacin. La meta es lograr el grado de centrali$acin que permita el me"or uso de las habilidades de los empleados. /erarqu#a de autoridad. (e refiere a una cadena de autoridad, la cual va desde los ms altos rangos hasta los ms ba"os, pero se podr modificar cuando sea necesario. 1rden. 1anto el equipo como el personal deben ser bien escogidos, bien ubicados y estar perfectamente bien organi$ados de manera que la organi$acin opere con suavidad. 2quidad. Los administradores deben ser leales y respetuosos con el personal, y demostrar cortesa y "usticia en su trato. 2stabilidad en el empleo. Los cambios en las asignaciones de los empleados sern necesarios, pero si ocurren con demasiada frecuencia pueden per"udicar la moral y la eficiencia. 3niciativa. 0ensar un plan y llevarlo a cabo con xito puede ser profundamente satisfactorio. Los administradores deben de"ar de lado la vanidad personal y deben alentar a los empleados a hacer esto en la medida que sea posible.

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14. 2sp#ritu de equipo. Este principio sinteti$ado como la unin 4ace la fuer-a, es una extensin del principio de unidad de mando, y subraya la importancia de buenas comunicaciones para obtenerlo. 1.& '" roceso administrati(o (i observamos cmo se desarrolla la vida de todo organismo social >! principalmente la de aquellos que" como la empresa" forma el 4ombre libremente> podemos distinguir dos fases o etapas principales. La comparacin con lo que ocurre en la vida de los organismos fsicos podr aclararnos me"or estas dos fases. 5a primera etapa. (e refiere a la estructuracin o construccin del organismo. En ella, partiendo de una clula, se van diferenciando los te"idos y rganos, hasta que se llega a integrar el ser en toda su plenitud funcional, apto ya para el desarrollo normal de las actividades o funciones que le son propias o especficas. 5a segunda etapa. Es aquella en la que, ya totalmente estructurado el organismo, desarrolla en toda su plenitud las funciones, operaciones o actividades que le son propias, en toda su variada, pero coordinada comple"idad, que tiende a reali$ar la vida de ese organismo. 4osa seme"ante ocurre en un organismo social% en su primera etapa, partiendo de la iniciativa de uno o pocos hombres, todo se dirige a la estructuracin de ese organismo social' cuando esta debidamente estructurado, hay una segunda etapa, que consiste en la operacin o funcionamiento normal del mismo, para lograr los fines propuestos. 0ara efectos de una me"or comprensin de este tema se exponen a continuacin algunos criterios de diversos autores acerca de las etapas del proceso administrativo, que reali$ ?os &. 3ernnde$ &rena. Henry Fayol. 'ta as) 0revisin, organi$acin, comando, coordinacin y control. Koontz & O'Donnell. 'ta as) 0laneacin, organi$acin, integracin, direccin y control. G. R. Terry. 'ta as) 0laneacin, organi$acin, e"ecucin y control.

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Agustn Reyes Ponce. 'ta as) 0revisin, planeacin, organi$acin, integracin, direccin y control. Burt K. Scanlan. 'ta as. 0laneacin, organi$acin, direccin y control. e acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo, podemos concluir que, cuatro son las etapas bsicas para su estudio y conformacin de sus dos principales fases' fase mecnica, compuesta por la planeacin y la organi$acin, en donde se da respuesta a los cuestionamientos de @Au se va a hacerB y @4mo se va a reali$arB respectivamente' la otra fase, la dinmica cuya implantacin dentro de la organi$acin, nos permite ver con mayor claridad lo que al momento se esta haciendo y as mismo poder evaluar tales acciones. 4on el fases del significado composicin propsito de clarificar la existencia de estas cuatro proceso administrativo, enseguida se presenta el de cada una de ellas, as como su importancia y la en sus respectivos elementos.

1.&.1.- Planeaci n. 0roceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible determinar y lograr los ob"etivos* mediante la eleccin de un curso de accin. Cmportancia de la planeacin% 0ropicia el desarrollo de la empresa. Deduce al mximo los riesgos. Eaximi$a el aprovechamiento de los recursos y tiempo. !0lanear es funcin del administrador, aunque el carcter y la amplitud de la planeacin varan con su autoridad y con la naturale$a de las polticas y planes delineados por su superior!. El reconocimiento de la influencia de la planeacin ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administracin para distinguir entre formular la poltica Ffi"ar las guas para pensar en la toma de decisionesG y la administracin, o entre el director y el administrador o el supervisor. 7n administrador, a causa de su delegacin de autoridad o posicin en la organi$acin, puede me"orar la planeacin establecida o hacerla bsica y aplicable a una mayor proporcin de la empresa que la planeacin de otro. (in embargo,

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todos los administradores desde, los directores hasta los "efes o supervisores, planean lo que les corresponde. El siguiente esquema nos muestra ms claramente esta divisin. Elementos de la planeacin% 5. Los propsitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social. 6. La investigacin. &plicada a la planeacin la investigacin consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el logro de los propsitos, as como de los medios ptimos para conseguirlos. 8. Los ob"etivos. Depresentan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcan$ar, establecidos cuantitativamente y determinados para reali$arse transcurrido un tiempo especfico. 9. Las estrategias. 4ursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo de los recursos y esfuer$os, para lograr los ob"etivos en las condiciones ms venta"osas. ;. 0olticas. (on guas para orientar la accin' son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organi$acin. <. 0rogramas. (on esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrn de reali$arse para lograr ob"etivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. H. 0resupuestos. (on los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en trminos econmicos, "unto con la comprobacin subsecuente de la reali$acin de dicho plan. I. 0rocedimientos. Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la reali$acin de un traba"o repetitivo. !.".#.$ Organizaci n. La creacin de una estructura, la cual determine las "erarquas necesarias y agrupacin de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social. Esencialmente, la organi$acin naci de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por ra$n de sus limitaciones

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fsicas, biolgicas, sicolgicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organi$acin. (e dice que con buen personal cualquier organi$acin funciona. (e ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisin en la organi$acin, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder reali$ar sus tareas. 4on todo, es obvio que a#n personas capaces que deseen cooperar entre s, traba"arn mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Este es un principio general, vlido tanto en la administracin de empresas como en cualquier institucin. &s, una estructura de organi$acin debe estar dise:ada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe reali$ar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados' en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refle"a y promueve los ob"etivos de la empresa. & continuacin se enumeran y explican los elementos de la organi$acin los cuales, una ve$ comprendidos y asimilados coadyuvaran en una me"or administracin. Elementos de la organi$acin% aG ivisin del traba"o. 0ara dividir el traba"o es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas% La primera' F"erarqui$acinG que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda' Fdepartamentali$acinG que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades especficas, con base en su similitud. bG 4oordinacin. Es la sincroni$acin de los recursos y los esfuer$os de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapide$, en desarrollo de los ob"etivos. !.".%.$Direcci n. 4omprende la influencia del administrador en la reali$acin de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicacin, la supervisin y la motivacin.

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4uando un administrador se interesa por s mismo en la funcin directiva, comien$a a darse cuenta de parte de su comple"idad. En primer lugar, est tratando con gente, pero no en una base completamente ob"etiva, ya que tambin l mismo es una persona y, por lo general, es parte del problema. Est en contacto directo con la gente, tanto con los individuos, como con los grupos. 0ronto descubre, como factor productivo, que la gente no est solamente interesada en los ob"etivos de la empresa' tiene tambin sus propios ob"etivos. 0ara poder encaminar el esfuer$o humano hacia los ob"etivos de la empresa, el administrador se da cuenta pronto que debe pensar en trminos de los resultados relacionados con la orientacin, la comunicacin, la motivacin y la direccin. &unque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muchas ra$ones, considerarlo como separado de sus subordinados. 0ara lograr los ob"etivos de la empresa se le han asignado recursos humanos y de otra ndole, y tiene que integrarlos. 1ambin es conveniente pensar en el administrador como separado del grupo por que es su "efe. 4omo "efe no es tanto uno de los del grupo como aquel que ha de persuadir al grupo para que haga lo que l quiere o deba hacerse. La direccin implica el uso inteligente de un sistema de incentivos ms una personalidad que despierte inters en otras personas. La direccin como parte del proceso administrativo se compone de varios elementos% 1oma de decisiones. (ignifica la eleccin de un curso de accin o alternativa. &l tomar decisiones es necesario antes de evaluar las alternativas, definir y anali$ar el problema, para posteriormente aplicar la decisin o alternativa que me"or se sugiera. Cntegracin. &l igual que en la toma de decisiones, tambin existe un proceso para la adecuada integracin en cuanto al personal se refiere, este proceso inicia con el reclutamiento u obtencin de los candidatos que aspiran a un puesto determinado, en seguida se introducirn, o dicho en otras palabras, se les ambientar' para finalmente capacitarlos en el desarrollo de las funciones que habrn de reali$ar. Eotivacin. La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la ve$ que la ms comple"a, pues a travs de

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ella se logra la e"ecucin del traba"o, de acuerdo a normas o patrones de conducta esperados. 4omunicacin. La comunicacin en cualquier grupo que se trate, es de vital importancia ya que involucra a los individuos no solo en su papel de comunicadores, sino en el buen uso que a la informacin se le da. (upervisin. 4onsiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.

!.".&.$ 'ontrol. El proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y as evitar desviaciones en la e"ecucin de los planes. 0uesto que el control implica la existencia de metas y planes, ning#n administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados estn operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo pla$o. /eneralmente, mientras ms claros, completos, y coordinados sean los planes y ms largo el periodo que ellos comprenden, ms completo podr ser el control. 7n administrador puede estudiar los planes pasados para ver dnde y cmo erraron, para descubrir qu ocurri y porqu, y tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. (in embargo, el me"or control previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas. Elementos del control% Establecimiento de estndares. Es la aplicacin de una unidad de medida, que servir como modelo, gua o patrn en base en lo cual se efectuar el control. Eedicin de resultados. La accin de medir la e"ecucin y los resultados, puede de alg#n modo modificar la misma unidad de medida. 4orreccin. La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. Detroalimentacin. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin' es aqu en donde se encuentra la relacin ms estrecha entre la planeacin y el control.

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1.+.- Los (a"ores instituciona"es de "a administracin La administracin, de carcter eminentemente social, se rige por una serie de valores que le proporcionan no slo una valide$ moral ante la poblacin, sino tambin informacin tica que debe orientar la conducta del administrador en la sociedad. Los valores institucionales de la administracin son% a, Socia"es Estos son los mas importantes, ya que contribuyen al bienestar de la sociedad a travs de% - El me"oramiento de la calidad y precio del producto yJo servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano. - El me"oramiento de la situacin socioeconmica de la poblacin. - El cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos locales y federales. - Evitar la competencia desleal. - La promocin del desarrollo a travs de la creacin de fuentes de traba"o. - Cncrementar y preservar las rique$as naturales y culturales de la sociedad. -, Or.ani/aciona"es &qullos que tienden a me"orar la organi$acin de los recursos con que cuenta el grupo social, y que tienden a% - Cmpulsar la innovacin, investigacin y desarrollo tecnolgicos. - -ptimi$ar la coordinacin de recursos. - Eaximi$ar la eficiencia en mtodos, sistemas y procedimientos. - 4onciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social. c( )con *icos (on los que se orientan a la obtencin de beneficios econmicos y que puede ser% , /enerando rique$a , Eaximi$ando la obtencin de utilidades. , Eane"ando adecuadamente los recursos financieros.

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, ,

0ropiciando el desarrollo social. 0romoviendo la inversin.

econmico

del

grupo

1.0.- Las rinci a"es 1unciones de" administrador. Es importante si de alguna empresa o institucin nos quisiramos referir, que independientemente de la importancia que tendr el establecimiento o aplicacin de un modelo como en este caso lo es el proceso administrativo, debemos tambin referirnos, al papel que como administradores tenemos en una organi$acin, llamada de bienes o de servicios. El n#mero de departamentos vara seg#n las necesidades de la misma empresa, aunque para fines de su anlisis las trataremos como el modelo ideal dado el organismo que ms adelante se tratar. Esas funciones son% Pro+ucci n) 4onsiderado tradicionalmente como uno de los departamentos clave, ya que se encarga del ptimo aprovechamiento y de la adecuada introduccin de infraestructura en un organismo o empresa. ,erca+otecnia) e suma importancia, dada su especialidad que hoy en da representa, y que sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar mtodos eficientes en el mane"o y coordinacin de los sistemas de venta que la empresa ofrece a un mercado especfico. Finanzas) Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y del suministro del capital que se utili$a en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios econmicos necesarios para cada uno de los dems departamentos, con el ob"eto de que puedan funcionar debidamente. Recursos -u*anos) epartamento de vital importancia, ya que mediante el uso adecuado de programas de reclutamiento, seleccin, contratacin, capacitacin y desarrollo, se allega para la empresa del personal adecuado y afn a los ob"etivos de la misma.

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CAPITULO II 1.-D'2INICION D' ADMINISTRACION.

La administracin se define como el proceso de crear, dise:ar y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o traba"ando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definicin bsica. 4omo administracin, las personas reali$an funciones administrativas de planeacin, organi$acin, integracin de personal, direccin y control. La administracin se aplica en todo tipo de corporacin. Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporacin. La meta de todos los administradores en todos los niveles de corporacin. La administracin se ocupa del rendimiento' esto implica eficacia y eficiencia. !.! .AS F/0'1O0)S D) .A AD,101STRA'1203 Euchos acadmicos y gerentes han descubierto que el anlisis de la administracin se facilita mediante una organi$acin #til y clara del conocimiento como primer orden de clasificacin del conocimiento se han usado las cinco funciones de los gerentes% 0laneacin. -rgani$acin. Cntegracin de personal. ireccin. 4ontrol. Esta estructura se ha utili$ado y ha sido sometida a prueba desde la primera edicin de esta obra en 5K;;. &unque existen diferentes formas de organi$ar, el conocimiento administrativo, la mayora de los autores han adoptado esta estructura u otra similar, incluso despus de experimentar a veces con otras formas de estructurar el conocimiento. &lgunos acadmicos han organi$ado el conocimiento administrativo en torno a los papeles de los administradores. En realidad, se han hecho alguna contribucin valiosa ya que este enfoque tambin se concentra en los que hacen los administradores y son evidencia de planeacin, organi$acin, integracin de personal, direccin y control. (in embargo este enfoque basado en los papeles tiene ciertas limitaciones.

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&unque se ponen de relieve las tareas de los &dministradores deben operar en el ambiente externo de una empresa, as como en el ambiente interno de los diversos departamentos dentro de una organi$acin.

!.-CONC'PTO D' OR3ANI4ACION

La organi$acin es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o ms, que funciona con relativa constancia a efecto de alcan$ar una meta o una serie de metas comunes. (eg#n esta definicin, las empresas productoras y de servicios son organi$aciones, como tambin lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de polica y los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organi$aciones alcancen estas metas, con sus administradores Faunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organi$aciones no lucrativasG.

#.-PRINCIPIOS D' LA OR3ANI4ACION.

5. )l 4ro4 sito +e la organizaci n3 El propsito de la organi$acin es ayudar a lograr que los ob"etivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organicional. Princi io de "a unidad de o-5eti(os. La estructura de una organi$acin es efica$ si le permite al personal contribuir a los ob"etivos de la empresa. Princi io de "a e1iciencia or.aniciona". 7na organi$acin es eficiente si esta estructurada para ayudar al logro de los ob"etivos de la empresa con un mnimo de consecuencias o costos no deseados.

6. Causa de "a or.ani/acin3 La causa bsica de la estructura organicional es la limitacin del tramo de la administracin. (i no existiera esa limitacin, una empresa no organi$ada podra tener un solo gerente.
-

Princi io de" tramo de administracin. En cada posicin administrativa existe un limite al n#mero de personas que pueden mane"ar con eficacia una persona, pero el n#mero

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exacto depende subyacentes.

de

la

repercusin

de

diversas

variables

8. La estructura de "a or.ani/acin% - autori+a+3 La autoridad es el adhesivo de la estructura de la organi$acin, el vnculo que la hace posible, los medios mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades ba"o el mando de un administrador y se puede fomentar la coordinacin de las unidades organicionales. Es la herramienta con la que el administrador esta en posibilidad de e"ercer su discrecionalidad y de crear un ambiente para el desempe:o individual. &lgunos de los principios ms #tiles de la organi$acin estn relacionados con la autoridad. Princi4io escolar. 4uanto ms clara sea la lnea de autoridad desde el puesto administrativo ms alto de una empresa cada puesto subordinado, ms clara ser la responsabilidad para tomar decisiones y ms efica$ la comunicacin organicional. Princi4io +e +elegaci n 4or resulta+os es4era+os. La autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados. Princi4io +el car5cter a6soluto +e la res4onsa6ili+a+. La responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la implcita en la autoridad delegada, ni debe ser menor. Princi4io +e uni+a+ +e *un+o. Eientras ms completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior, menor ser el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensacin de responsabilidad personal por los resultados. Princi4io +e ni7el +e autori+a+. El mantenimiento de la delegacin requiere que las decisiones propias de la autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la estructura de la organi$acin.

9. La estructura or.aniciona"%

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acti7i+a+es +e4arta*entaliza+as3 La organi$acin incluye el dise:o de una estructura departamental. &unque hay varios principios en esta rea uno de ellos es de gran importancia. Princi4io +e la +e8inici n 8un+a*ental. Eientras ms clara sea la definicin de un puesto o un departamento sobre los resultados esperados, las actividades a reali$ar y la autoridad de organi$acin delega y la comprensin de las relaciones de autoridad e informales con otros puestos, la persona responsable podr contribuir en forma ms adecuada al logro de los ob"etivos de la empresa.

;. '" roceso de or.ani/acin% Los diversos principios de delegacin de la autoridad y de la departamentali$acin son verdades fundamentales del proceso organicional. (e relacionan con fases de los dos aspectos primarios de organi$ar% la autoridad y los agrupamientos de actividades. Existen otros principios que se refieren al proceso de organi$ar, a travs de cuya aplicacin los gerentes obtienen un sentido de proporcin o una medida del proceso total de la organi$acin.
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Princi4io +el e9uili6rio. En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicacin de los principios o tcnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para cumplir los ob"etivos de la empresa. El principio del equilibrio es com#n a todas las reas de las ciencias y a toda las funciones del administrador. Las ineficacias de extensos tramos de administracin se deben equilibrar con las ineficacias de largas lneas de comunicacin. Las prdidas ocasionadas por el mando m#ltiple se deben equilibrar con las ganancias provenientes de la pericia y la uniformidad para delegar la autoridad funcional en los departamentos de !stall! y de servicios. Los ahorros de la especiali$acin funcional en la departamentali$acin se deben equilibrar con las venta"as de establecer departamentos responsables de utilidades, semi independientes por el conducto o por territorio. e nuevo resulta evidente que la aplicacin de la teora de la administracin depende de la situacin especfica. Princi4io +e 8le:i6ili+a+. Eientras ms increbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una

_____________________________________________________________________________________________ *) Profesor: Leonel Condore Calle http://galeon.com/ond

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organi$acin, me"or podr sta cumplir con su propsito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y tcnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio. 1oda empresa avan$a hacia su meta en un ambiente cambiante, tanto externo como interno. La empresa que sufre de inflexibilidad, tanto si se trata de resistencia al cambio, procedimientos demasiado complicados o lneas departamentales demasiado rgidas, se arriesga a ser incapaces de hacer frente a los retos de los cambios econmicos, tcnicos, biolgicos, polticos y sociales. Princi4io +e 8acilitaci n +el li+erazgo. 0uesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del lidera$go de quienes se encuentran en puestos gerenciales, es importante que la estructura organicional contribuya a crear una situacin en la que el administrador pueda dirigir con mayor eficacia. En este sentido, la organi$acin es una tcnica para fomentar el lidera$go. (i la asignacin de autoridad y los arreglos estructurales crean una situacin en la que exista la tendencia a que los "efes de departamentos sean considerados como lderes y en el cual se les ayude en sus tareas de lidera$go la estructuracin organicional habr cumplido una tarea esencial.

_____________________________________________________________________________________________ "+ Profesor: Leonel Condore Calle http://galeon.com/ond

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