UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAR FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA CURSO: ARQUIVOLOGIA

Mrcia Lavareda Feitosa Priscila Lins

GESTO DOCUMENTAL E O ACESSO A INFORMAO JURDICA

BELM/2013

RESUMO

Trataremos da gesto documental que vem buscando solues de prticas que visam no s o bom funcionamento de arquivos, como a sua organizao documental e o acesso de informaes aos usurios, no caso veremos o acesso as informaes jurdicas.

Palavra-chave: Gesto Documental, arquivos, acesso informao.

ABSTRACT We will treat the document management who has been searching for practical solutions aimed at not only the proper functioning of files, such as your document organization and access of information to users, we will see if access legal information.

Keyword: Document Management, files, access to information.

INTRODUO

Apresentaremos alguns conceitos bsicos para um melhor entendimento da gesto documental, ela atua em todo ciclo de vida dos documentos, devendo obedecer normas, como os procedimentos tcnicos que so utilizados na sua produo, tramitao, classificao, avaliao, uso, arquivamento e sua destinao. Tambm apresentaremos algumas iniciativas na internet que veio dar ao usurio mais facilidade ao acesso informao jurdica.

1.CONCEITOS

Arquivo - o conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do documento.

Documento - toda informao registrada em um suporte material (papel, fita, etc.) utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos e pensamentos de vrias pocas.

Documento de arquivo - todo registro de informao, original, nico e autntico que resulta da acumulao de documentos, produzidos ou recebidos em qualquer suporte, inclusive magntico ou ptico, produzidos no exerccio de suas competncias, funes e atividades por uma pessoa fsica ou jurdica.

Documento pblico - so todos os registros de informao gerados, em qualquer tempo, pelo exerccio das atribuies dos rgos que compem a administrao pblica.

2.O QUE GESTO DOCUMENTAL?

O Dicionrio de Terminologia Arquivstica do Conselho Nacional de Arquivos Conarq, diz que gesto documental um conjunto de medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia, na criao, tramitao, classificao, e avaliao dos documentos. Tambm pode ser definida como um conjunto de procedimentos que garante um maior controle sobre as informaes que determinado local produz e/ou recebe, associado a uma guarda adequada e segura e um resgate rpido informao de forma atender adequadamente seus usurios. O CNJ (Conselho Nacional de Justia), nos termos do item II da recomendao n.37/2011 define a Gesto Documental como: O conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos institucionais produzidos e recebidos pelas instituies do judicirio no exerccios das suas atividades, independentemente do suporte em que a informao encontra-se registrada.

Este conceito surgiu na dcada de 40, nos Estados Unidos e no Canad eles notaram que eram necessrio ter um melhor controle sobre as quantidades das grandes massas documentais que eram produzidas pela administrao pblica. Assim, a partir da solues que foram apontadas por vrias comisses governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos EUA e do Canad, ficaram estabelecidos princpios de racionalidade administrativa, a partir das intervenes nas etapas do ciclo documental. No Brasil, a gesto documental se institucionalizou com aprovao da lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 que dispem sobre a poltica nacional de arquivos pbicos e privados.

2.1 OBJETIVOS DA GESTO DOCUMENTAL Assegurar o pleno exerccio da cidadania Agilizar o acesso aos arquivos e s informaes Agilizar o processo decisrio Controlar o fluxo de documentos e a organizao dos arquivos Garantir economia, eficincia e eficcia na administrao pblica ou privada Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe Normalizar os procedimentos para avaliao, transferncia, recolhimento, guarda e eliminao de documentos Preservar o patrimnio documental considerado de guarda permanente Promover a transparncia das aes administrativas Racionalizar a produo dos documentos

2.2 ATIVIDADES DA GESTO DOCUMETAL Produo de documentos elaborao padronizada de tipos/sries documentais, implantao de sistemas de organizao da informao e aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. Utilizao dos documentos - inclui todas as atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao e expedio) todas as atividades de Arquivo (organizao e arquivamento, reproduo, acesso documentao e recuperao.

 Destinao de documentos Faz parte dessa atividade a avaliao documental, est se desenvolve a partir da classificao dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos rgos pblicos ou empresas privadas, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda permanente e a eliminao criteriosa de documentos desprovidos de valor probatrio e informativo. Tramitao o estudo das instncias de deciso, padronizao e controle de fluxo documental (workflow).

Organizao e arquivamento de acordo com os critrios definidos no plano de classificao.

Reproduo So duas as razes para a reproduo: 1. reproduo visando a preservao do documento original de guarda permanente. 2. reproduo visando a substituio do documento em papel pelo microfilme. O documento em papel de guarda temporria poder ser eliminado e o microfilme dever ser preservado pelo prazo indicado na tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

Classificao - recupera o contexto de produo dos documentos, isto a funo e a atividade que determinou a sua produo e identifica os tipos/sries documentais.

Avaliao trabalho, multidisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de visa, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinao (eliminao ou guarda permanente).

2.3 O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

Podem ser facilmente visualizados nas trs idades: arquivo corrente, arquivo intermedirio e arquivo permanente.

Arquivo corrente

E necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina. So documentos frequentemente consultados e seu arquivamento corrente tem como objetivo de facilitar o acesso informao aos usurios, os setores responsveis por tais servios so: protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes, etc. Atividades de Protocolo: Conjunto de operaes visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim o acesso informao nele contida. Arquivamento de Documentos Correntes: Sempre necessria a leitura do ltimo despacho para providenciar o arquivamento do documento.

Arquivo Intermedirio So documentos que aguardam prazos longos de precauo ou prescrio e aguardam a destinao final, sendo a guarda permanente ou a eliminao. Estes documentos raramente so consultados.

Arquivo Permanente Este documento perderam a vigncia administrativa, mas so providos de valor secundrio ou histrico-cultural.

2.4 FASES DO CICLO DOCUMENTAL Cada instituio privada ou pblica tem seu jeito prprio de gerir a massa documental que sua instituio produz ou recebe. Esses rgos seguem um certo padro que em geral diz respeito a produo dessas informaes. Este padro chamado de ciclo documental. A forma abaixo considerada a mais comum e tambm a mais eficiente:

Exemplo de ilustrao Figura 1- ciclo documental

Fonte: www.indexlog.com.br 1 Fase: Produo documental. Refere-se ao ato da elaborao documental em razo as atividades de um rgo ou setor. composto pelos seguintes elementos: Elaborao e gesto dos formulrios e correspondncias; Controle da produo e difuso dos documentos de carter normativo; Utilizao de processadores de palavras e textos.

2 Fase: Manuteno e uso. Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, assim como sua guarda aps cessar seu tramite. Essa fase envolve mtodos de controle relacionados com as atividades de protocolar e as tcnicas para organizao, classificao e elaborao de instrumentos de recuperao das informaes. (ndices).

3 Fase: Destinao final de documentos. Envolve as atividades de avaliao, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implicar na deciso de quais documentos tero de ser eliminados ou que sero preservados permanentemente.

3.GERENCIAMENTO ELETRONICO DE DOCUMENTO As primeiras referncias ao GED definia-o como um instrumento necessrio recuperao do material digitalizado, sendo utilizado como soluo para o gerenciamento de documentos. O documento digitalizado garantia o acesso mais rpido informao e a preservao dos documentos originais. O GED apenas se refere ao conceitos de uso de tecnologias e softwares.

3.1 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS ELETRONICOS (GDE) GDE visa gesto de documentos criados em meio eletrnico, no qual permanece neste meio, envolve tambm os documentos que foram digitalizados. Atualmente o GED vem incorporando vrios conceitos arquivisticos, que usam softwares de digitalizao, tornando-se um valioso instrumento de apoio dentro de um sistema de gerenciamento de documentao, seja ele eletrnico ou no (KOCK, 1998). Documentos arquivisticos criado em ambiente eletrnico - devem possuir componentes necessrios de um documento tradicional como suporte, contedo, forma, atos, relao orgnica e transmisso. Para se constituir em documento arquivistico, deve estar a salvo em um suporte e ligado atividade que o gerou, em um determinado arquivo. Documento arquivistico completo criado em meio eletrnico - este deve ter elementos exigidos pelo sistema jurdico, como data, autos, destinatrio, assunto e ttulo. Sero acrescentados posteriormente, anotaes como ciente, urgente, etc. Documento arquivistico fidedigno criado em meio eletrnico A fidedignidade e dada ao documento pelo seu grau de controle sobre o procedimento de criao e pelo grau de confiabilidade do seu autor. Possui elementos que aparecem no documento ou metadado, acrescidos de mais alguns, como identificao das redes de comunicao, do sistema eletrnico, do software, etc. Autenticidade de um documento arquivistico eletrnico a autenticidade deste e definida pelo modo, sua forma, estado de transmisso e pela maneira de preservao e custdia. Devem-se acrescentar nestes casos a rotina de backup dos documentos do sistema.

3.2 SISTEMA INFORMATIZADO DOCUMENTOS (SIGAD)

DE

GESTO

ARQUIVSTICA

DE

um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caractersticas do sistema de gesto arquivistica de documentos, processados por computador. O SIGAD pode ser aplicado em sistemas hbridos, que utilizam documentos digitas e documentos convencionais, aqueles que nasceram no suporte papel. Nele est incluso vrios procedimentos: como captura de documentos, aplicao do plano de classificao, controle de verses, controle sobre prazos de guarda e destinao, armazenamento seguro e mtodos que garantem o acesso e a preservao a mdio e longo prazo de documentos arquivisticos digitais e no digitais confiveis e autnticos. No caso de documentos digitais, deve-se abranger todos os tipos de documentos arquivisticos digitais de rgos ou entidades. EX: textos, imagens fixas e em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas da web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertrio de diversidade crescente

4. ACESSO A INFORMAO Com a aprovao da lei 12.527 de 18 de novembro de 2011, a lei de Acesso informao, o Brasil d uma passo importante para um novo regime democrtico, dando ao usurio instrumentos que facilitaro o acesso aos mais variados tipos de documento na gesto pblica. O artigo 5, inciso XXXIII da Constituio Federal, garante ao cidado o exerccio de seu direito de acesso informao, cumpre, tambm, o compromisso assumido pelo pas ante a comunidade internacional em vrios tratados e convenes. todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado. O Brasil referncia na divulgao de informao governamentais: o Portal da Transparncia do Governo Federal, criado e administrado pela CGU, j foi vrias vezes premiado, nacional e internacionalmente, sendo considerado um dos mais completos e detalhados sites de transparncia do mundo. A transparncia um requisito essencial para o Estado Democrtico de Direito. Sem informao, o cidado no pode exercer plenamente a participao poltica nem resguardar seus direitos. Por essa razo, comum aos pases democrticos ter leis dessa natureza.

4.1 INFORMAO AO CIDADO Para garantir o acesso informao, a lei deve estipular procedimentos, normas e prazos, prev a criao, em todos os rgos e entidades do poder pblico, de um servio de informaes ao cidado. Cada rgo ou entidade dever: Protocolizar documentos e requerimentos de acesso informao Orientar sobre os procedimentos de acesso, indicando data, local e modo em que ser feita a consulta Informar sobre a tramitao de documentos Sero estabelecidos prazos que sejam repassadas as informaes ao solicitante. A reposta dever ser dada imediatamente, se estiver disponvel, ou em at 20 dias, prorrogveis por mais 10 dias. O pedido no precisa ser justificado, apenas conter a identificao da informao solicitada O servio de busca gratuito, salvo cpias de documentos.

4.2 ACESSO INFORMAO JURIDICA A internet vem a cada dia facilitando a vida do usurio, a sua utilizao trouxe benefcios que auxiliam a busca pela informao desejada. Atravs da internet, o usurio pode ter acesso a informaes processuais em um menor espao de tempo. O acesso s informaes podem ser realizadas em todas as esferas judicial (em todos os graus de jurisdio), e tambm na esfera administrativa, e quando a informao ter carter pblico. As informaes na internet so divulgadas por processos simplificados, onde o usurio coloca o nmero do seu processo, ou nomes das partes que constam no processo, para que possa fazer a sua busca necessria.

Abaixo, esta as pginas no qual o usurio pode ter acesso s informaes que precisa. Acessando o site http://www.tjpa.jus.br/PortalExterno/.
Pgina 1

Pagina 2

Pgina 3

Pgina 4

Pgina 5

Pgina 5

Pgina de ajuda ao usurio.

Pgina para a emisso de certido negativa

Pgina de certido para usurio militar

Pgina para autenticar a certido emitida

Referncias Bibliogrficas INDOLFO, Ana Celeste; CAMPOS, Ana Maria C.; OLIVEIRA, Maria Izabel de, {et. Al]. Gesto de documentos: Conceitos e procedimentos bsicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995. 49 p. (Publicaes Tcnicas, 47) RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento Arquivstico de Documentos Eletrnicos: uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. 160 p. SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gesto de Documentos Eletrnicos: uma viso arquivstica. Braslia: ABARQ, 2002. 140 p.