ESTADOS FINANCIEROS

Un completo set de estados financieros que incluye balance general, estado de ingresos y egresos y un estado de cambios patrimoniales, todos ellos de acuerdo a principios contables de general aceptacin, deben ser preparados peridicamente por cualquier tipo de empresas, uno de ellos el estado de ingresos y egresos tiene particulares diferencias en el caso de un hotel.

BALANCE GENERAL

El balance general de un hotel no difiere materialmente de otros tipos de empresa. Adjunto un balance general No todas las cuentas que aparecen en el Balance general adjunto deberan encontrarse en un hotel. Contrariamente, algunos hoteles podran tener cuentas que no estn descritas en dicho balance. Al respecto el balance general puede ser modificado de acuerdo a los requerimientos propios, siempre de acuerdo a principios contables generalmente aceptados.

ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS

El adjunto estado de ingresos y egresos muestra separadamente el total de ventas y gastos de los principales departamentos. Cuando otro departamento operativo, ya sea por sus ventas sus gastos muestra una relativa importancia tambin puede ser agregado como un departamento individual.

ESTADO DE CAMBIOS PATRIMONIALES

Los cambios en el patrimonio durante un perodo de tiempo estn ilustrados en el estado de cambios en el patrimonio.

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ACTIVOS ACTIVOS CORRIENTES Disponible: Incluye todos los fondos de libre disposicin como caja, cuentas corrientes, depsitos a plazo e inversiones temporales. Parte de estos activos cuando estn formalmente restringidos como en casos que se constituyan reservas para reemplazo de activo fijo, reservas para fondos por deudas de largo plazo, etc. deberan ser incluidas bajo Otros activos. La naturaleza de la restriccin debera ser descrita en notas a los estados financieros. Cuentas a cobrar: Una cdula que demuestre el saldo del balance general de las cuentas a cobrar deber ser presentada junto a cada cierre contable. Clientes: Consiste en el total pendiente de los montos adeudados por cada cliente del hotel a quien se ha aprobado un crdito. Cuentas pendientes de ejecutivos, empleados y entidades afiliadas debern ser mostradas separadamente. Cuentas por las cuales se espera que su recuperabilidad sea despus de un ao, debern ser clasificadas bajo el rubro otros activos. Saldos crditos significativos se debern clasificar en el rubro de pasivo Depsitos anticipados u otros pasivos dependiendo de la naturaleza del saldo. Documentos a cobrar: Incluye a todos aquellos documentos (cheques, letras) que se espera recuperar dentro de los prximos doce meses. Documentos de los dueos, ejecutivos, empleados y entidades afiliadas debern ser clasificados separadamente. Documentos los cuales se esperan recuperar despus de doce meses debern ser incluidos bajo otros activos. Provisin cuentas malas: La provisin para cuentas malas representa una estimacin de las cuentas y documentos a cobrar que no sern cancelados por los clientes. Esta provisin se efectuar en base a estimaciones histricas o de la revisin individual de cada cuenta. Aquellas cuentas que no sean recuperadas debern ser cargadas a esta cuenta y las recuperaciones posteriores acreditadas a esta misma. Inventarios: Deber incluir el costo de las mercaderas adquiridas para la venta como alimentos, bebidas, etc. adems se debe incluir el costo de tems tales como suministros para habitaciones, suministros de oficinas, suministros de imprenta, etc. Las bases de valuacin de los inventarios debern ser descritas en notas a los estados financieros. Gastos anticipados: Representan generalmente erogaciones por las cuales se obtendrn beneficios en perodos futuros. Normalmente, estos tems son cargados a resultados, basados en estimaciones de los beneficios futuros recibidos. Ejemplo de estos pueden ser: seguros, contribuciones de bienes races, publicidad, etc.

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ACTIVO FIJO El activo fijo incluye terrenos, mobiliario y equipo, loza, cristalera, platera, lencera y erogaciones capitalizables. Tambin incluye aquellos bienes adquiridos bajo la modalidad de operaciones leasing. Adicionalmente, la metodologa contable usada para depreciar y amortizar el activo fijo y la valuacin de la loza, cristalera, platera y lencera deber ser descrita en notas a los estados financieros.

OTROS ACTIVOS: Gastos de preapertura: Representan gastos incurridos anteriores a la apertura del hotel. Normalmente la amortizacin de estos gastos se efecta en un corto perodo de tiempo. La poltica relativa a la capitalizacin y amortizacin de estos gastos deber ser descrita en notas a los estados financieros. Cargos diferidos: Estn relacionados a operaciones financieras y representan costos directos de obtener financiamiento como honorarios por prstamos y bonos, etc. Estos costos normalmente se amortizan directamente en relacin al perodo del financiamiento obtenido. El mtodo de amortizacin deber ser descrito en notas a los estados financieros.

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PASIVOS Y PATRIMONIO PASIVOS PASIVOS CORRIENTES Documentos a pagar: Incluye documentos (cheques, letras, etc.) que deben ser cancelados dentro de los prximos doce meses. Cuentas a pagar: Representan montos adeudados a los proveedores. Saldos adeudados o concesionarios, debern mostrarse separadamente con el normal funcionamiento de un hotel. Impuesto a la renta: Representa la estimacin efectuada con el fin de cubrir las obligaciones relacionadas con el impuesto a la renta. Impuestos diferidos: Representan el efecto temporal atribuible a activos y pasivos corrientes que son contabilizados en bases diferentes ya sea para efectos financieros o tributarios. Provisiones: Provisiones de gastos incurridos pero no pagados u obligaciones ciertas, las cuales se cancelarn despus de la fecha de balance. Cada provisin si es materialmente importante deber ser listada en forma individual. Ejemplos pueden ser: Provisin por vacaciones, sueldos, beneficios, impuestos, etc. Depsitos anticipados: Representan montos recibidos por los cuales a la fecha de balance no se ha prestado el servicio respectivo, pueden ser reservas de habitaciones o banquetes. Pasivos largo plazo: Deudas de largo plazo incluyen prstamos bancarios, obligaciones de leasing, etc. las cuales tienen un vencimiento superior a doce meses. Normalmente este tipo de operaciones deben mostrar variada informacin en notas a los estados financieros.

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CAPITAL Y RESERVAS Capital: Representa un nmero respectivo de acciones a su valor nominal, y sus respectivas revalorizaciones. Normalmente este capital est autorizado va escrituras pblicas. Pueden haber acciones preferentes las cuales tienen distinto valor para efectos de Juntas de accionistas y adems mayor poder de retiro de dividendos, todo esto debe estar descrito en los estatutos de la sociedad. Reservas: Representan todos aquellos fondos constituidos ya sea por la legislacin vigente o acuerdos de directorios. Utilidades /Prdidas retenidas: Corresponden a los resultados acumulados los cuales no han sido distribuidos o absorbidos a la fecha de balance. Utilidad /Prdidas del ejercicio: Corresponde al resultado del perodo corriente.

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BALANCE GENERAL $ ACTIVOS Activos Corrientes Disponible Bancos Depsitos a plazo Inversiones temporales Total disponible Cuentas a cobrar Clientes Documentos a cobrar Otras cuentas a cobrar Total cuentas a cobrar Menos: Provisin cuentas malas Total cuentas a cobrar netas Inventarios Gastos anticipados Otros Total activos corrientes Activo fijo Terrenos Edificios Obras en curso Mobiliario y equipo Lencera, cuchillera, cristalera y loza Menos: Depreciacin acumulada Total activo fijo Otros activos Gastos de pre apertura Cargos diferidos Otros Total otros activos Total activos
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BALANCE GENERAL $ PASIVOS Y PATRIMONIOS Pasivos Corrientes Documentos a pagar Bancos Otros Total documentos a pagar Cuentas a pagar Impuestos a la renta Impuestos diferidos Provisiones Depsitos anticipados Otros Total pasivos corrientes Pasivos largo plazo Bancos Documentos a pagar Total pasivos a largo plazo Capital y reservas Capital Reservas Utilidades/Prdidas retenidas Utilidad/Prdida del ejercicio Total capital y reservas Total pasivos y patrimonio

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ESTADO DE CAMBIOS PATRIMONIALES

$ Balance al inicio del perodo Adiciones (Deducciones) Distribucin de la utilidad Capitalizaciones Pagos de dividendos Correccin monetaria Balance al final del perodo

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ESTADO DE RESULTADOS

$ Ventas Habitaciones Alimentos y bebidas Telfonos Estacionamiento Otros departamentos operativos Rentas y otros ingresos Total ventas Costos y gastos Habitaciones Alimentos y bebidas Telfonos Estacionamiento Otros departamentos operativos Administracin Procesamiento de datos Recursos humanos Marketing Energa Reparacin y mantenimiento Honorarios de administracin Arriendos, impuestos y seguros Gastos por intereses Depreciacin y amortizacin Total costos y gastos Utilidad antes del impuesto Impuesto a la renta Utilidad neta

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CEDULA 1 HABITACIONES $ Ventas Transentes regulares Transentes grupos Tripulaciones Permanentes Otros ingresos de habitaciones Total de ventas Descuentos Total venta neta

Gastos Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Comisiones Contratos de limpieza Transporte de huspedes Lavandera y limpieza en seco Lencera, cuchillera, cristalera y loza Suministro de operaciones Contrato de televisin por cable Reservaciones Uniformes Otros Total otros gastos Total gastos Utilidad (prdida) del departamento

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HABITACIONES Ventas: La necesidad de ms sofisticada informacin con el objeto de conocer los diferentes segmentos comerciales a que pertenece un husped o derivado en abrir diferentes cuentas contables, para clasificar la venta producida por los pasajeros, muchas compaas hoteleras llevan registros extracontables que permiten un mayor detalle de esta informacin, un ejemplo de esto puede ser el siguiente detalle: $ Ventas Transentes regulares: Regulares Compaas Gobierno Compaas reuniones Embajadas Total transentes regulares Transentes grupos Tripulaciones Permanentes Otros ingresos de habitaciones Total de ventas

Bajo el concepto de Tripulaciones se registrar la venta (tarifa de habitaciones) por las habitaciones asignadas a los miembros de una lnea area, normalmente se establece un contrato de mediano o largo plazo. En relacin a la venta de Permanentes, se clasificar bajo este concepto cuando el husped establezca residencia en el hotel por un perodo extendido de tiempo. Puede o no existir un contrato formal. En Otros ingresos de habitaciones se clasifica los ingresos producto de cargos por salidas tardes, cobros por dao producidos en la habitacin, etc. Ventas de habitaciones para usarlas como sala de reuniones, tiendas o funciones de alimentos y bebidas, se clasifican bajo el departamento de Rentas y otros ingresos Descuentos: Representan rebajas de ventas no conocidas durante la estada del husped y ajustadas despus de producida la salida del pasajero.

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HABITACIONES GASTOS Sueldos y Salarios: En esta cuenta se incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja en este departamento. Con el objeto de mayor informacin se pueden abrir en diferentes subcuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras: Administracin :Personal de supervisores responsables por la operacin de este departamento. :Jefe de recepcin, conserje, recepcionistas, agentes de reservas, maleteros, porteros, etc. : Jefe de aseo, aseadores de reas pblicas, aseadores de piso, aseadores de salones, lavadores de alfombra, pulidores de piso, etc. : Ama de llaves, asistente de ama de llaves, gobernantas, mucamas, etc. : Jefe de lencera, costureras, etc.

Recepcin

Brigadas de aseo

Ama de llaves y asistentes

Lencera

Beneficios de empleados: En esta cuenta son cargados todos los beneficios de los empleados que trabajan para este departamento, algunos de estos pueden ser: bonos de locomocin, bonos de fiestas patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc. El costo de alimentos y bebidas del casino para el personal de este departamento, tambin se clasifica en esta cuenta. Comisiones: En esta cuenta es cargado el pago autorizado por las comisiones de las agencias de viaje. Contratos de limpieza: El costo de limpieza de reas pblicas, salones, limpieza de vidrios, desinfecciones, etc. efectuadas en base a un contrato, es cargado en esta cuenta. Transporte de huspedes: El costo de transporte de huspedes a y desde el hotel deber ser cargado en esta cuenta. Lavandera y limpieza en seco: El costo de lavanderas externas facturado por el lavado y limpieza a artculos utilizados en este departamento (sbanas, frazadas, fundas, cubrecamas, toallas, etc.) ser cargado directamente a esta cuenta El costo del lavado y limpieza efectuado por lavandera propia del hotel deber ser asignado de acuerdo a alguna distribucin interna.
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HABITACIONES Lencera, cuchillera, cristalera y loza: El costo de artculos tales como sbanas, fundas, cubrecamas, toallas faciales, toallas de bao, batas, cucharas, tenedores, cuchillos, copas, vasos, ceniceros, floreros, utilizados en habitaciones sern cargados a esta cuenta. Suministros de operaciones: Los siguientes artculos se incluyen en esta cuenta. Suministros de limpieza : Representa el costo de suministros para limpiar habitaciones, corredores, lobby y otras reas pblicas. : Representa el costo de suministros utilizados en la habitacin entregados libres de costo para los huspedes tales como: shampoo, blsamo, jabones, enjuague bucal, talco, costureros, etc. : Representa el costo de suministros de imprenta utilizados en la habitacin tales como, sobres, papel carta, papel fax, etc. : Representa el costo de todos los suministros mencionados, anteriormente utilizados por todos los departamentos que trabajan para el departamento de habitaciones tales como: Ama de llaves, Brigadas de aseo, Recepcin, Consejeras, etc.

Suministros para huspedes

Suministros de imprenta

Suministros generales

Contrato de televisin por cable: Se carga en esta cuenta el costo del arriendo del sistema de televisin por cable utilizado en las habitaciones. Reservaciones: El costo del servicio de reservas, y el sistema central de reservas, incluyendo telfonos, fax, internet debern ser cargado a esta cuenta. Uniformes: En esta cuenta deber ser cargado el costo de arriendo o compras de los uniformes utilizados por el personal cargado a este departamento. Otros: Cualquier gasto incurrido por este departamento y que no clasifique en las cuentas descritas anteriormente deber ser cargado en este cuenta.

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ESTADISTICAS La utilizacin de estadsticas e ndices financieros como base de composicin, medicin y comunicacin es bsico en la industria hotelera. Son una herramienta comn en la conversacin y comparacin de esta industria y son la base para evaluaciones y proyecciones. Esta cdula slo incluye algunas estadsticas generales que permiten analizar mejor los resultados de un perodo y deberan ser preparados al menos, mensualmente.

HABITACIONES FORMULAS A) Porcentaje de ocupacin N de habitaciones pagadas ocupadas Transentes regulares Habitaciones Disponibles N de habitaciones pagadas ocupadas Transentes grupos Habitaciones Disponibles N de habitaciones pagadas ocupadas Tripulaciones Habitaciones Disponibles

1) Transentes regulares

x 100

2) Transentes grupos

x 100

3) Tripulaciones

x 100

4) Permanentes

N de habitaciones pagadas ocupadas = Permanentes Habitaciones Disponibles

x 100

5) Ocupadas pagadas

N de habitaciones pagadas ocupadas Habitaciones Disponibles

x 100

6) Cortesa

N de habitaciones de cortesa Habitaciones Disponibles

x 100

7) Ocupacin Total

Total habitaciones ocupadas Habitaciones Disponibles

x 100

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HABITACIONES B) Tarifa promedio diaria Venta de habitaciones transentes regulares Menos: descuentos transentes regulares N de habitaciones pagadas ocupadas Transentes regulares Venta de habitaciones transentes grupos Menos: descuentos transentes grupos N de habitaciones pagadas ocupadas Transentes grupos Venta de habitaciones tripulaciones Menos: descuentos tripulaciones N de habitaciones pagadas ocupadas Tripulaciones Venta de habitaciones permanentes Menos: descuentos permanentes N de habitaciones pagadas ocupadas Permanentes Total venta de habitaciones Menos: total descuentos N de habitaciones pagadas ocupadas x 100

1) Transentes regulares =

2) Transentes grupos

3) Tripulaciones

4) Permanentes

5) Tarifa promedio general =

C) Nmero de Huspedes:

Nmero de huspedes registrados en cada categora de las habitaciones ocupadas. Total Huspedes N de habitaciones ocupadas Total Huspedes Llegadas * = Nmero de huspedes determinado de tiempo. llegando en un perodo

1- Doble ocupacin

2- Estada Promedio

* Llegadas

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CEDULA 2 ALIMENTOS Y BEBIDAS Ventas Alimentos Bebidas Total Descuentos Venta neta Otros ingresos Total ventas Costo de venta Costo de alimentos Menos: Costo comida empleados Costo neto de alimentos Costo de bebidas Otros costos de ventas Costo de venta neto Utilidad operacional Gastos Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Lenceras, cuchilleras, cristaleras y loza Contratos de limpieza Lavandera y limpieza en seco Permisos y patentes Msica y entretenciones Suministros de operaciones Uniformes Suministros de cortesa Otros Total otros gastos Total gastos

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Utilidad (prdida) del departamento ALIMENTOS Y BEBIDAS

VENTAS Alimentos: En esta cuenta sern acreditadas todas las ventas derivadas de la venta de alimentos, incluyendo el caf, leche, t y jugos. Esta venta puede ser originada por los huspedes del hotel o clientes directos de los restaurants. Normalmente se clasifica esta venta abrindose la cantidad de cuentas necesarias para cada restaurant del hotel, ejemplo de esto puede ser: Servicio a la habitacin, Restaurant X, Banquetes, etc. En esta venta no se incluye los consumos del personal autorizado para comer en los restaurants. Bebidas: En esta cuenta sern acreditadas todas las ventas derivadas de la venta de bebidas. Normalmente esta venta ser clasificada de acuerdo al nmero de restaurants y bares que el hotel posea. Tambin si es deseable se puede dividir en venta de: licores, vinos, cervezas, etc. En esta venta no se incluye los consumos del personal autorizado para utilizar los restaurants. Descuentos: Representan rebajas de ventas no conocidas durante la estada del husped o cliente y ajustadas despus de producida la salida del pasajero o cliente. Otros ingresos: En esta cuenta se acreditar toda aquella venta que no es producida directamente por la venta de alimentos y bebidas, pero estn relacionadas con estos ingresos, entre las ms importantes podemos citar: Arriendo de salones: Venta derivada de la renta de salones por diferentes tipos de manifestaciones. Cargo por servicio: Esto representa la venta derivada de tarifas especiales fijadas por la admisin de personas o algn tipo de espectculos, o cargos por servicios especiales (ejemplo servicio a las habitaciones). Venta miscelnea de banquetes: Esto representa los ingresos derivados por la venta de tems o servicios efectuados con relacin a banquetes y/o manifestaciones, tales como renta de equipos, msica, decoracin, flores, etc. Otros: Aqu se registrar cualquier venta no incluida en las categoras anteriores.

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ALIMENTOS Y BEBIDAS COSTO DE VENTAS Alimentos: El costo de alimentos consumidos incluye tanto el costo de los alimentos consumidos por huspedes y/o clientes como el de los empleados del hotel, a este valor se debe incluir gastos de transporte, bodegajes y envo, pero se debe deducir descuentos por volmenes (no descuentos por pronto pago). El costo de la comida de los empleados deber ser deducido del costo de alimentos y cargados al respectivo departamento donde los empleados prestan servicios. Bebidas: El costo de bebidas representa el costo de vinos, licores, cervezas; o elementos tales como agua mineral, frutas, azcar y todos los materiales servidos como bebidas o usados en la preparacin de tragos mezclados. Incluye el costo de servicio de huspedes y/o clientes y empleados, los precios brutos menos descuentos por volmenes (no descuentos por pronto pago), ms impuestos de importacin, transporte, bodegaje y envo, adems se incluirn los respectivos impuestos que cada legislacin determine. El costo de bebidas deber ser acreditado por depsitos en garanta, venta de envases vacos y cualquier otro material previamente cargado como costo en esta cuenta. El costo de la bebida consumida por los empleados deber ser deducido del costo de bebidas y cargado al respectivo departamento donde los empleados prestan servicios. GASTOS Sueldos y salarios: En esta cuenta se incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja en este departamento. Con el objeto de mayor informacin se pueden abrir diferentes sub cuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras:

Administracin

: Personal de supervisores responsables por la operacin de este departamento. : Personal tales como chef, sub chefs, cocineros, ayudantes de cocineros, preparadores de salsa, pasteleros, panaderos, etc. : Personal de restaurants tales como: Maitres, garzones, ayudantes de garzones, hostess, tomadores de pedido, etc.

Preparacin de alimentos

Servicios de alimentos

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ALIMENTOS Y BEBIDAS Banquetes : Personal del departamento de banquetes tales como: Supervisores, secretarias, representantes de ventas, saloneros, maitres, garzones, ayudantes de garzones, etc.

Servicio de bebidas

: Personal tales como: barman, barwoman, supervisores, hostess, garzones, ayudantes de garzones, coperos, etc. : Personal como cajeros de restaurants, departamento de costos, compras, plaqueceros, compras, bodegas, etc.

General

Beneficios de empleados: en esta cuenta son cargados todos los beneficios de los empleados que trabajan para este departamento, algunos de estos pueden ser: bonos de locomocin, bonos de fiestas patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc. El costo de alimentos y bebidas del casino para el personal de este departamento tambin se clasifica en esta cuenta. Lencera, cuchillera, cristalera y loza: El costo de artculos tales como: Lencera: servilletas, mantelera, cubremanteles, etc. Cuchillera: cucharas, tenedores, cuchillos, etc. Cristalera: vasos, copas, ceniceros, etc. Loza: platos, floreros, salseros, etc.

Son cargados a esta cuenta, cuando son utilizadas en restaurants o en salones para banquetes. En algunos casos estos artculos son arrendados para determinadas funciones, en ese caso tambin el costo de la renta ser cargado en esta cuenta. Contratos de limpieza: El costo de limpieza de salones, restaurants, limpieza de vidrios, cocina, desinfecciones, estudios bactereolgicos efectuados en base a un contrato es cargado en esta cuenta. Lavandera y limpieza en seco: El costo de lavanderas externas facturado por el lavado y limpieza de artculos utilizados en este departamento, ser cargado directamente a esta cuenta (manteles, servilletas, cubremanteles, etc.) El costo del lavado y limpieza efectuado por lavanderas propias del hotel, deber ser asignado de acuerdo a alguna distribucin interna.

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Permisos y patentes: Representa el costo de todas las licencias y patentes que son pagadas para el normal funcionamiento de restaurants y bares. ALIMENTOS Y BEBIDAS

Msica y entretenciones: Esta cuenta representa el costo asociado con proveer de entretenimiento a los restaurants y bares a modo de ejemplo podemos citar: cantantes, orquesta, cmicos, etc. El costo de pagos efectuados a asociaciones de autores tambin sern cargados en esta cuenta.

ALIMENTOS Y BEBIDAS Suministros de operaciones: Los siguientes artculos se incluyen en esta cuenta: Suministros de limpieza : Representa el costo de suministros para limpiar salones, restaurants, cocina, qumicos para el lavado de loza, cuchillera y cristalera, etc. : Representa el costo de todas las herramientas necesarias en el proceso de preparacin de comida. : Representa el costo de todos los productos de papel utilizado por este departamento. : Representa el costo de suministros de imprenta utilizado por este departamento. : Representa el costo asociado a la produccin de mens. : Representa el costo de todos los suministros mencionados anteriormente utilizados por todos los departamentos que trabajan para el departamento de Alimentos y bebidas tales como: Cocina, bares, restaurants, administracin, etc.

Utensilios

Suministros de papel

Suministros de imprenta

Mens

Suministros generales

Uniformes: En esta cuenta deber ser cargado el costo de arriendo o compra de los uniformes utilizados por el personal cargado a este departamento. Suministros de cortesa: Representa el costo de todos los tems entregados sin costo para el husped y/o cliente en bares y restaurants. Otros: Cualquier gasto incurrido por este departamento y que no clasifique en las cuentas descritas anteriormente, deber ser cargado en esta cuenta.
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ALIMENTOS Y BEBIDAS ESTADISTICAS Los siguientes ndices estadsticos debern ser producidos al menos mensualmente. Nombre del Restaurant: : : Funciones Desayunos Almuerzos Cenas Total Cubiertos Precio promedio

N de asientos Perodo

Venta de bebidas como % de venta de alimentos: Servicio de habitaciones : Total de ventas por habitacin ocupada

Banquetes : Total de metros cuadrados : Venta de banquetes por metro cuadrado : Cubiertos y precio promedio

Rotacin de inventarios y N de das de inventario Estas estadsticas son calculadas separadamente para alimentos y bebidas : Rotacin de inventarios Gasto mensual de los tems consumidos dividido por Inventarios Promedio (Inventario inicial ms Inventario final dividido por dos). : N de das de Inventario N de das del mes dividido por la rotacin de inventario.

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CEDULA 3 TELEFONOS Ventas Local Larga distancia Cargo por servicio Total descuentos Descuentos Venta neta Costo de llamadas Local Larga distancia Total costo de llamadas Utilidad operacional Gastos Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Imprenta Otros Total otros gastos Total gastos Utilidad (prdida del departamento) $

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TELEFONOS Venta: Esta cuenta ser acreditada con la venta derivada del uso de telfonos facilitados a los huspedes, esta venta normalmente se clasifica en llamadas locales, larga distancia y cargo por servicio. Descuentos: Representan rebajas de venta no conocidas durante la estada del husped y ajustadas despus de producida la salida del pasajero. Costo de llamadas: El total del monto facturado por las compaas de telfonos, tanto por llamadas locales como larga distancia efectuadas por la central telefnica, constituye el costo bruto de llamadas. Cuando el costo de llamadas administrativas es importante y pueden ser realmente identificadas deben ser distribuidos a los diferentes departamentos. Gastos: Sueldos y salarios, en esta cuenta se incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja en este departamento. Con el objeto de mayor informacin se puede abrir en diferentes sub cuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras: Jefe de telfonos Supervisores Operadores Mensajeros

Beneficios de empleados: En esta cuenta son cargados todos los beneficios de los empleados que trabajan para este departamento, algunos de estos pueden ser: bonos de locomocin, bonos de fiestas patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc. El costo de alimentos y bebidas del casino para el personal de este departamento tambin se clasifica en esta cuenta. Imprenta: El costo de todos los formularios impresos, manuales de servicio, hojas de trfico, papel de mensajes, sobres y todos los materiales usados para promocionar la utilizacin de estos servicios sern cargados a esta cuenta. Esto es para el material producido internamente como externarmente. Otros: Cualquier otro cargo referido a este departamento, se registrar en esta cuenta.

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CEDULA 4 TELEFONOS

Incluye cargos indirectos o gastos distribuibles Utilidad (Prdida) del departamento Gastos jardineras o Distribuibles Administracin Amortizacin de equipos arrendados Depreciacin de oficinas Depreciacin de equipos Impuestos y seguros Mantenimiento Total Utilidad (Prdida) del departamento incluyendo Gastos indirectos o distribuibles $

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TELEFONOS

Los mtodos de distribucin de gastos dependen exclusivamente de cada compaa, las formas descritas solo pueden ser tomadas como sugerencias. Estos gastos podran relacionarse con el departamento de telfonos. Una forma de distribucin de estos gastos podra ser porcentualmente en relacin a la venta. Amortizacin de equipos arrendados: Esta cuenta podra ser cargada con el gasto de amortizacin aplicable a la depreciacin de los equipos propios. Depreciacin: Esta cuenta refleja el cargo de la depreciacin anual tanto de oficinas como de equipos propios. Impuestos y seguros: Impuestos corresponden a la legislacin de cada pas y los seguros corresponden a los costos de las respectivas polticas que aseguren el normal funcionamiento de este departamento. Estos gastos podran ser distribuidos de acuerdo a los metros cuadrados ocupados por cada departamento. Mantenimiento: El costo del contrato de mantencin de la planta telefnica, podra ser distribuido de acuerdo a los metros cuadrados ocupados por cada departamento.

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CEDULA 5 ESTACIONAMIENTO

Ventas Estacionamiento Publicidad Otros servicios Total de ventas Descuentos Venta neta Gastos Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Permisos Honorarios de administracin Suministros de operaciones Uniformes Otros Total otros gastos Total gastos Utilidad (Prdida) del departamento

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ESTACIONAMIENTO

Ventas
Estacionamiento: Esta cuenta debe ser acreditada con los ingresos percibidos por el servicio del estacionamiento de automviles. Publicidad: Esta cuenta debe ser acreditada con los ingresos percibidos por el concepto de publicidad normalmente efectuada en los recintos de los establecimientos. Otros servicios: Esta cuenta incluye la venta derivada de cualquier otro servicio efectuado en el rea de estacionamientos, ejemplos lavados de automviles, reparaciones, etc. Descuentos Descuentos: representan rebajas de ventas no conocidas durante la estada del husped y ajustados despus de producida la salida del pasajero.

Gastos Sueldos y salarios: En esta cuenta se incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja en este departamento. Con el objeto de mayor informacin se puede abrir en diferentes sub - cuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras: Gerente Cajeros Choferes Aseadores Mecnicos Lavadores de auto, etc.

Beneficios de empleados: En esta cuenta son cargados todos los beneficios de los empleados que trabajan para este departamento, algunos de estos pueden ser: bonos de locomocin, bonos de fiestas patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc. El costo de alimentos y bebidas del casino para el personal de este departamento tambin se clasifica en esta cuenta. Permisos: En esta cuenta deber ser cargado el costo de todas las licencias y permisos que sean necesarios para la operacin de este departamento.

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ESTACIONAMIENTO Honorarios de administracin: Esta cuenta deber ser cargada con los honorarios pagados a profesionales utilizados en la operacin del estacionamiento, o cuando el estacionamiento es entregado para que una compaa externa lo opere. Uniformes: En esta cuenta deber ser cargado el costo de arriendo o compras de los uniformes utilizados por el personal que trabaja en este departamento. Otros: Cualquier gasto incurrido por este departamento y que no clasifique en las cuentas descritas anteriormente, deber ser cargado a esta cuenta.

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CEDULA 6 LAVANDERIA (Cuando opera una lavandera separada para huspedes)

$ Ventas Descuentos Venta neta Gastos Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Suministros de lavandera Suministros de operacin Uniformes Otros Total otros gastos Total gastos

Utilidad (Prdida) del departamento

LAVANDERIA (Cuando opera una sola lavandera) Venta Descuentos Venta neta Costo de lavandera

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Utilidad (Prdida) del departamento LAVANDERIA Cuando es posible distinguir una clara separacin entre la lavandera de huspedes y los trabajos de lavandera efectuados para fines internos, se deber usar el estado de resultados superior de la pgina anterior. Cuando y como es generalmente, no existe una clara divisin entre los gastos asignados a la lavandera de huspedes y la lavandera para fines internos, se deber usar el estado de resultados de la parte inferior de la pgina anterior. En este caso el Costo de lavandera debe ser una estimacin usando un porcentaje fijo del total de la venta, este mismo monto reducir el costo de operacin para los trabajos internos, como se refleja en la Cdula 7. Venta: Esta cuenta deber ser acreditada con la venta derivada de los servicios de lavandera prestada a los huspedes o clientes externos. En caso cuando una comisin es recibida de lavanderas externas por trabajos efectuados a pasajeros del hotel, este monto deber ser acreditado en rentas y otros ingresos, ver Cdula 12 Descuentos: Representan rebajas de ventas no conocidas durante la estada del husped y ajustados despus de producida la salida del pasajero. Costo de lavandera Ver explicacin de arriba El costo representado por el porcentaje utilizado, deber ser suficiente para cubrir los costos de cajas, cartones, botones, cintas y bolsas.

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LAVANDERIA GASTOS Sueldos y salarios: En esta cuenta se incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja en este departamento. Con el objeto de mayor informacin se puede abrir en diferentes sub cuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras. Jefe de lavandera Operarios de lavandera Valet, etc.

Beneficios de empleados: En esta cuenta son cargados todos los beneficios de los empleados que trabajan para ste departamento, algunos de estos pueden ser: bonos de locomocin, bonos de fiestas patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc. El costo de alimentos y bebidas del casino para el personal de este departamento tambin se clasifica en esta cuenta. Suministros de lavandera: En esta cuenta es cargado el costo de suministros usados para propsitos del lavado. Suministros de operaciones: En esta cuenta deber ser cargado el costo de suministros usados en la lavandera, excluyendo los materiales usados en el lavado, los cuales son cargados en Suministros de lavandera. Uniformes: En esta cuenta deber ser cargado el costo de arriendo o compras de los uniformes utilizados por el personal que trabaja en este departamento. Otros: Cualquier gasto incurrido por este departamento y que no clasifique en las cuentas descritas anteriormente deber ser cargado en esta cuenta.

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CEDULA 7 LAVANDERIA

$ GASTOS Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Suministros de limpieza Suministros de lavandera Impresos Uniformes Otros Total otros gastos Total gastos Crditos Costo de la lavandera de huspedes Costo de lavandera

Cargar a: Habitaciones Alimentos y bebidas Gimnasio Piscina Otros Total

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CEDULA 8 TENIS

$ Ventas Membresas Arriendos Honorarios por torneos Otros Total de ventas Descuentos Ventas netas Gastos Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios empleados Otros gastos Mantenimiento de cancha Reparacin de redes Suministro de operaciones Servicios profesionales Gastos de torneos Total otros gastos Total gastos Utilidad (Prdida) del departamento

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TENIS Ventas: Estas cuentas debern ser acreditadas con la venta derivada de pagos por membresas, arriendos de equipos y cancha y honorarios percibidos por la organizacin de torneos. Descuentos: Representan rebajas de ventas no conocidas durante la estada del husped y ajustados despus de producidas la salida del pasajero. GASTOS Sueldos y salarios: en esta cuenta se incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja en este departamento. Con el objeto de mayor informacin se puede abrir en diferentes sub cuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras: Gerente Profesores Asistentes Peloteros

Beneficios de empleados: En esta cuenta son cargados todos los beneficios de los empleados que trabajan en este departamento, algunos de estos pueden ser: bonos de locomocin, bonos de fiestas patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc. El costo de alimentos y bebidas del casino para el personal de este departamento tambin se clasifica en esta cuenta. Mantenimiento de cancha: Varios gastos incurridos en la mantencin de las canchas para que estas puedan estar en ptimas condiciones, deben ser cargadas en esta cuenta. Reparaciones de redes: El costo de redes, como la reparacin de ellas debe ser cargado a esta cuenta. Suministros de operaciones: En esta cuenta se cargar el costo de suministros de operacin que no tienen una cuenta especfica. Servicios profesionales: El costo de la contratacin de profesionales, con el objeto de asistir a la administracin de las canchas de tenis, se cargar en esta cuenta. Gastos de torneos: En esta cuenta se deber cargar todos los gastos incurridos en la administracin de un torneo.

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CEDULA 9 TIENDA DE TENIS

$ Ventas Descuentos Ventas neta Costo de mercadera vendida Otros ingresos Total venta bruta Gastos Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios empleados Otros gastos Comisiones Suministro de operaciones Otros Total otros gastos Utilidad (Prdida) del departamento

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TIENDAS DE TENIS Ventas: Esta cuenta deber ser acreditada con la venta derivada de venta de raquetas, poleras, pelotas y todos los accesorios disponibles en una tienda de tenis. Descuentos: Representan rebajas de ventas no conocidas durante la estada del husped y ajustadas despus de producida la salida del pasajero. Costo de mercadera vendida: El costo de las mercaderas vendidas representan el precio de compra de toda la mercadera enajenadas en la tienda, menos los respectivos descuentos por volmenes de compras. Este monto puede ser determinado a travs de inventarios fsicos. Otros ingresos: Esta cuenta deber ser acreditada con la venta de otras fuentes como reparaciones de raquetas, etc. GASTO Sueldos y salarios: En esta cuenta se incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja en este departamento. Con el objeto de mayor informacin se puede abrir en diferentes subcuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras: Gerente Asistente Vendedores

Beneficios de empleados: En esta cuenta son cargadas todos los beneficios de los empleados que trabajan para este departamento, algunos de estos pueden ser: bonos de locomocin, bonos de fiestas patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc. El costo de alimentos y bebidas del casino para el personal de este departamento tambin se clasifica en esta cuenta. Comisiones: Todas las comisiones pagadas al profesor de tenis como a otros empleados de este departamento se deber cargar a esta cuenta. Suministro de operaciones: El costo de todos los suministros usados en la tienda deber ser cargadas en esta cuenta. Otros: Cualquier otro gasto no clasificado en las cuentas anteriores se cargar en esta cuenta.

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CEDULA 10 GIMNASIO

$ Ventas Membresas Cuotas visitas Ventas de mercaderas Otros Total ventas Descuentos Ventas netas Costo de mercaderas vendidas Utilidad bruta Gastos Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios empleados Otros gastos Lavandera Lencera Mantenimiento Suministros de operaciones Uniformes Otros Total otros gastos Total gastos Utilidad (Prdida) del departamento

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GIMNASIO Ventas: Estas cuentas debern ser acreditadas con las ventas derivadas de la membresas y cuotas de visitantes, o ventas de artculos como poleras, toallas y otros servicios prestados por el gimnasio tales como sauna, masajes, etc. Descuentos: Representan rebajas de ventas no conocidas durante la estada del husped y ajustadas despus de producida la salida del pasajero. Gasto de mercadera vendida: El costo de las mercaderas vendidas representan el precio de compra de todas las mercaderas enajenadas en el gimnasio, menos los respectivos descuentos por volumen de compras. Este monto puede ser determinado a travs de inventarios fsicos. GASTOS Sueldos y salarios: En esta cuenta incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja en este departamento. Con el objeto de mayor informacin se puede abrir en diferentes sub cuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras: Gerente Recepcionista Profesores Masajistas, etc.

Beneficios de empleados: En esta cuenta son cargados todos los beneficios de los empleados que trabajan para este departamento, algunos de estos pueden ser: bonos de fiestas patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc. El costo de alimentos y bebidas del casino para el personal de este departamento tambin se clasifica en esta cuenta. Lavandera: El costo de lavandera que se carga a este departamento est dado por las facturas de lavanderas externas de lencera utilizadas en el gimnasio. Para el costo de trabajos de lavandera interna ver la seccin de Lavandera. Lencera: El costo de arriendo o compra de artculos como toallas, paos, batas, etc. usados en el gimnasio deber ser cargado en esta cuenta. Mantenimiento: El costo del mantenimiento del equipamiento del gimnasio, tanto como l sauna, baos de vapor o equipos de ejercicio deber ser cargado en esta cuenta. Suministros de operaciones: En esta cuenta de deber cargar el costo de suministros usados en el gimnasio.
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Uniformes: En esta cuenta deber ser cargado el costo de arriendo o compra de los uniformes utilizados por el personal que trabaja en este departamento. Otros: Items que no clasifiquen en ninguna de las cuentas descritas arriba sern cargadas a esta cuenta.

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CEDULA 11 PISCINA

$ Ventas Arriendos Membresas Cuotas visitas Otros servicios Total ventas Descuentos Venta neta Costo de mercadera vendida Utilidad bruta Gastos Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios empleados Otros gastos Qumicos Energa Lencera Mantenimiento Suministros de operaciones Servicios profesionales Uniformes Agua Otros Total otros gastos Total gastos Utilidad (Prdida) del departamento

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PISCINA Ventas: Estas cuentas debern ser acreditadas con la venta derivada de arriendos de loockers, reposeras, toallas, etc; por las membresas de un determinado perodo de tiempo, entradas individuales y cualquier otro servicio prestado a los huspedes. Descuentos: Representan rebajas de ventas no conocidas durante la estada del husped y ajustadas despus de producida la salida del pasajero. GASTOS Sueldos y salarios: En esta cuenta se incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja en este departamento. Con el objeto de mayor informacin se puede abrir en diferentes subcuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras: Gerente Cajeros Salvavidas Aseadores, etc.

Beneficios de empleados: En esta cuenta son cargados todos los beneficios de los empleados que trabajan para este departamento, algunos de estos pueden ser: bonos de locomocin, bonos de fiestas patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc. El costo de alimentos y bebidas del casino para el personal de este departamento tambin se clasifica en esta cuenta. Qumicos: El costo del cloro y otros purificantes qumicos debern ser cargados en esta cuenta. Energa (electricidad): el costo de energa para operar la piscina deber ser cargada a esta cuenta, (si hay medidores separados para identificar el gasto). Lavandera: El costo de lavandera que se carga a este departamento est dado por las facturas de lavanderas externas de lencera utilizadas en la piscina. Para el costo de trabajos de lavandera interna ver la seccin Lavandera. Lencera: El costo de arriendo o compra de artculos como toallas, batas, etc. deber ser cargado a esta cuenta. Mantenimiento: El costo directo, de mantencin de la piscina, mantenimiento de bombas y calderas deber ser cargado a esta cuenta. Suministros de operaciones: En esta cuenta deber ser cargado el costo de todos los suministros usados en la piscina.
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PISCINA Servicios profesionales: El costo de la contratacin de profesionales con el objeto de asistir a la administracin de la piscina se cargar en esta cuenta. Uniformes: En esta cuenta deber ser cargado el costo de arriendo o compra de los uniformes utilizados por el personal cargado a este departamento. Agua: El costo del agua utilizada en la piscina deber ser cargada a esta cuenta. Otros: Items que no clasifiquen en las cuentas descritas arriba deber ser cargada en esta cuenta.

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OTROS DEPARTAMENTOS OPERATIVOS

Iguales o similares servicios pueden ser manejados por el hotel o por terceros bajo un acuerdo de arriendo o concesiones. Cuando el hotel es quin opera uno de estos departamentos deber preparar una cdula por cada uno de ellos en forma similar a las que hemos estado revisando en esta ltima parte. Generalmente se habla de estos departamentos menores, cuando se trata de los siguientes:

Peluqueras Tiendas de regalos Tiendas de revistas Tiendas de ropa, etc.

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CEDULA 12 RENTAS Y OTROS INGRESOS

$ Arriendos de espacios Oficinas Tiendas Bodegas Otros Total arriendos Concesionarios Tiendas de regalo Peluqueras Centro de negocios Lavandera Gimnasio Tiendas de revistas Estacionamientos Restaurant Piscina Tiendas de tenis Canchas de tenis Transporte Valet Total concesionarios Comisiones Arriendo de autos Comunicaciones Flores Juegos y mquinas de videos Estacionamiento Pelculas/videos Fotografas Taxis Otros Total comisiones Total rentas y otros ingresos

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RENTAS Y OTROS INGRESOS Arriendos: Esta cuenta deber ser acreditada con los ingresos provenientes de la renta de espacios con propsito de negocios. Esta cuenta se puede subdividir de acuerdo a las siguientes categoras: Oficinas: Ingresos provenientes del arriendo de oficinas utilizados por dueos de tiendas u otros concesionarios. Tiendas: Ingresos provenientes del arriendo de espacios utilizados como tiendas. Bodegas: Ingresos provenientes de espacios utilizados para almacenaje. Otros: Ingresos provenientes del arriendo de espacios, utilizados para fines no definidos anteriormente.

Concesionarios: Esta cuenta deber ser acreditada con los ingresos provenientes de la operacin de propiedades del hotel entregadas a terceros para su manejo. Los ingresos se fijan de acuerdo a un contrato que establece el acuerdo entre las partes. Comisiones: Esta cuenta deber ser acreditada con las comisiones recibidas de terceros por servicios prestados o huspedes del hotel ejemplo son: arriendos de autos, servicio de taxi, decoraciones para banquetes, etc.

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CEDULA 13 ADMINISTRACION

$ Gastos Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Sobrantes y faltantes de caja Comisiones sobre tarjetas de crditos Crdito y cobranza Procesamiento de datos Donaciones Cuotas y suscripciones Oficinas ejecutivas Recursos humanos Seguros Auditoras Comunicaciones Prdidas y demandas Suministros de operaciones Gastos de correo Honorarios profesionales Provisiones cuentas malas Seguridad Telfonos Transporte Gastos de viajes Otros Total otros gastos Total gastos de administracin

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ADMINISTRACION Sueldos y salarios: En esta cuenta se incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja en este departamento. Con el objeto de mayor informacin se puede abrir en diferentes subcuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras Oficinas de gerencia : Gerente general, Gerente residente, Sub gerente ejecutivo, secretarias, ayudantes, recepcionistas, etc. : Contralor, Asistentes del contralor, cajero general, encargado de remuneraciones, contadores, auditores de ingresos, analistas financieros, secretarias, ayudantes, etc. : Gerente de crditos, Asistente del gerente de crditos, cobradores, ayudantes, etc. : Jefe de seguridad, guardias, etc.

Oficinas de contabilidad

Oficinas de crditos

Seguridad

Beneficios de empleados: En esta cuenta son cargados todos los beneficios de los empleados que trabajan para este departamento, algunos de estos pueden ser: bonos de locomocin, bonos de fiesta patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc. El costo de alimentos y bebidas del casino para el personal de este departamento tambin se clasifica en esta cuenta. Sobrantes y faltantes de caja: Las diferencias de caja debern ser registradas en esta cuenta. Algunos hoteles prefieren tener cuentas similares en cada departamento operativo. Comisiones sobre tarjetas de crditos: Esta cuenta es cargada con el monto de las comisiones pagadas a los operadores de las tarjetas de crditos. Crditos por volmenes de cobranza, tambin se debern acreditar en esta cuenta. Crdito y cobranza: En esta cuenta deber ser cargado el costo de la cobranza a huspedes tales como honorarios de abogados, oficinas de cobranza judicial, servicios de verificaciones de cheque, etc. Procesamiento de datos: El costo del servicio de procesamiento de datos, y el arrendamiento de equipos deber ser cargado a esta cuenta. Si el gasto en este tipo de servicios es importante se tratara como un departamento separado. Ver cdula 14. Donaciones: El costo de este tipo de contribuciones se cargar en esta cuenta.

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ADMINISTRACION Cuotas y suscripciones: El costo de la representacin del hotel en organizaciones de negocios (cmaras comerciales, federaciones, etc.) a miembros del staff cuando estn autorizados para representar al hotel, debern ser cargado a esta cuenta. Tambin el costo de suscripciones a diarios, revistas y libros; usados por el personal autorizado. Oficinas ejecutivas: La porcin de salarios y gastos administrativos de oficinas regionales y/o divisionales facturados al hotel debern ser cargadas a esta cuenta. Recursos humanos: En esta cuenta se deber incluir el costo de reclutar, traslado y entretenimiento del personal. Si este tem es significativo, se tratara como un departamento separado. Ver Cdula 15. Seguros: El costo de todos los seguros referidos a responsabilidad civil, fidelidad, funcionarios, seguros por robos (excluyendo seguros de incendio, terremotos e inundaciones que cubran edificios y contenidos) deber ser cargado a esta cuenta. Auditoras internas: Esta cuenta incluye el costo de auditoras internas efectuadas por la organizacin de una cadena de hoteles. Comunicaciones: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de equipos de dictado, correos electrnicos, fax, email, etc. Prdidas y demandas: Pagos efectuados a huspedes por prdidas de elementos de su propiedad los cuales no son reclamados a los seguros o el exceso de lo cubierto por los seguros. Suministros de operaciones: El costo de formularios impresos, papelera de oficina, tanto la produccin interna como externa deber ser cargada a esta cuenta. Todo el material antes mencionado cuando es solicitado por cualquiera de las personas cargadas en la cuenta de sueldos y salarios. Gastos de correo: En esta cuenta deber ser cargado el costo de todo los gastos de correo como cartas, telegramas y cables, excepto cuando algunos de estos temas tengan relacin con marketing. Honorarios profesionales: El costo de abogados, contadores, honorarios por consultoras incluyendo honorarios, viajes y otros gastos reembolsables sern cargados en esta cuenta. Provisin cuentas malas: Una provisin adecuada, cargada a esta cuenta, para cubrir prdidas en la cobranza de cuentas y documentos a cobrar deber ser peridicamente analizada.

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Seguridad: Esta cuenta deber incluir el costo del contrato de seguridad y otros gastos relacionados. Si el gasto por este concepto es importante deber ser tratado como un departamento separado. Telfonos: Cualquier gasto de telfono que pueda ser relacionado directamente con la administracin deber ser cargado a esta cuenta. Transporte: Esta cuenta deber incluir el costo de transporte que no este relacionado con los huspedes. Si hay un departamento separado de recurso humanos y este gasto esta relacionado con transporte de personal este costo deber incluirse en dicho departamento. Gastos de viaje: El costo de viaje y gastos reembolsables de ejecutivos y empleados del hotel, viajando con propsitos de negocios deber ser cargado a esta cuenta, excepto cuando el viaje de negocios son relacionado con propsitos de ventas y/o promociones el cargo se efectuar al departamento de marketing. Otros: Cualquier gasto administrativo que no sea asignado a las cuentas anteriormente descritas deber ser cargado a esta cuenta.

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CEDULA 14 PROCEDIMIENTO DE DATOS

Para hoteles con una significativa inversin en equipamiento para procesamiento de datos (computadores, computadores personales, software, etc.) y bajo la responsabilidad de profesionales de esta rea se puede considerar establecer un departamento separado. En otros hoteles este departamento es considerado dentro del departamento de administracin.

Gastos Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Educacin / Entrenamiento Mantencin: - Handware - Software Suministros de operaciones Servicios externos Otros Total otros gastos Total gastos Procesamiento de Datos

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PROCESAMIENTO DE DATOS Sueldos y salarios: En esta cuenta se incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja para este departamento. Con el objeto de mayor informacin se puede abrir en diferentes sub cuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras: Gerente de sistemas Supervisor Analistas Programadores Operadores Digitadoras, etc.

Beneficios de empleados: En esta cuenta son cargados todos los beneficios de los empleados que trabajan para este departamento, algunos de estos pueden ser: bonos de locomocin, bonos de fiestas patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc. El costo de alimentos y bebidas del casino para el personal de este departamento tambin se clasifica en esta cuenta. Educacin/Entrenamiento: Esta cuenta deber ser cargada con los gastos de entretenimiento y educacin de todo el personal del departamento de procesamiento de datos. Mantencin: Harware/Software: Esta cuenta deber ser cargada con cualquier gasto de mantencin de los equipos manejados por el personal de este departamento. Toda la mantencin de los software tambin se cargar a esta cuenta. Suministros de operaciones: El costo de formularios impresos, manuales de operacin y servicio, discos, papeles, suministros de oficina comprados o producidos internamente, debern ser cargados a esta cuenta. Servicios externos: El costo de servicios externos ser cargado a esta cuenta. Otros: Cualquier gasto de procesamiento de datos no cargada en las cuentas descritas anteriormente se cargar a esta cuenta.

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CEDULA 15 RECURSOS HUMANOS

Para hoteles donde el compromiso con los recursos humanos en trminos de personal y otros gastos es significativo, se considera establecer un departamento separado. Para otros hoteles donde no se cumplen estos requerimientos, recursos humanos continuar clasificado como un gasto dentro del departamento de administracin. $ Gastos Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Cuotas y suscripciones Alojamiento a empleados Actividades sociales Gastos mdicos Suministros de operaciones Reclutamiento Traslados Entretenimiento Transporte Otros Total otros gastos Total Recursos Humanos

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RECURSOS HUMANOS Sueldos y salarios: En esta cuenta se incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja en este departamento. Con el objeto de mayor informacin se puede abrir en diferentes subcuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras: Director de personal Asistente social Gerente de entrenamiento Secretaria Ayudantes

Beneficios de empleados: En esta cuenta son cargados todos los beneficios de los empleados que trabajan para este departamento, algunos de estos pueden ser: bonos de locomocin, bonos de fiestas patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc. El costo de alimentos y bebidas del casino para el personal de este departamento, tambin se clasifica en esta cuenta. Cuotas y suscripciones: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de membresas, suscripciones a revistas, libros, etc. para el uso de empleados en el departamento de recursos humanos. Alojamiento a empleados: Esta cuenta deber ser cargado con el costo de proveer alojamiento en forma temporal o permanente a los empleados. Actividades sociales: Esta cuenta deber ser cargada con publicaciones internas, actividades sociales y deportivas, premios para los empleados y cualquier evento o actividad relacionada a incrementar la satisfaccin de los empleados. Gastos mdicos: Honorarios mdicos y gastos en remedios debern ser cargados a esta cuenta. Suministros de operaciones: El costo de formularios impresos, manuales de personal o suministros de oficina, comprados o producidos internamente deber ser cargado a esta cuenta. Reclutamiento: El costo de reclutar personal, incluyendo avisos de bsqueda, honorarios a empresas especializadas, gastos reembolsables deber ser cargado a esta cuenta. Traslados: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de trasladar empleados, ejemplo de estos gastos son: transporte, mudanzas y bodegajes de mobiliario, arriendos temporales, comisiones por contribuciones y otros gastos similares.
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RECURSOS HUMANOS Entrenamiento: El costo asociado con entretenimiento al personal, incluyendo materiales, suministros, honorarios de instructores, etc. deber ser cargado a esta cuenta. Transporte: Esta cuenta ser cargada con el costo de proveer a los empleados de transporte. Otros: Cualquier gasto del departamento de recursos humanos que no sea identificado con el concepto de las cuentas descritas anteriormente ser cargado a esta cuenta.

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MARKETING

Los esfuerzos de un hotel por obtener y retener clientes para sus productos y servicio, incluyen varias actividades. Estas actividades adems de construir la imagen de un hotel, desarrollan una fidelidad entre los clientes y los productos del hotel, y estimulan a los clientes a recomendar los servicios ofrecidos. Estas actividades estn coordinadas y hacen lo que generalmente se conoce como el marketing de una compaa. En las cdulas siguientes, varios gastos asociados a los programas de marketing son listados. La combinacin de ellos muestra el resultado de usar todas las tcnicas de mercadeo, venta, promocin y relaciones pblicas; estos son efectuados por personal interno como agencias externas, produciendo negocios para el hotel. Costos relacionados o reservaciones, incluyendo sueldos, reservas y honorarios de agencias de viaje y comisiones por especficas reservas de habitaciones han sido tradicionalmente contabilizadas en el departamento de habitaciones hoteles que asignan estas funciones como responsabilidad del departamento de marketing debern cargar estos gastos a este departamento. Cuentas apropiadas han sido provistas para este propsito.

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CEDULA 16 MARKETING $ Ventas Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Cortesas a huspedes Cuotas y suscripciones Suministros de operaciones Correos Telfonos Ferias Gastos de viaje Otros Total otros gastos Total ventas Reservas Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Suministros de operaciones Correos Honorarios por reservas Telfonos Entrenamiento Comisiones Agencias de viajes Otros Total otros gastos Total reservas

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CEDULA 16 (Continuacin) MARKETING $ Publicidad y Mercadeo Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Correo directo Honorarios por servicios externos Promocin interna Promocin externa Material de punto de venta Impresos: Produccin Radio y televisin Otros Total otros gastos Total publicidad y mercadeo Otras actividades de marketing Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Proyectos comunitarios y civiles Histrico de huspedes Servicios externos Fotografa Otros Total otros gastos Total otras actividades de Marketing

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CEDULA 16 (Continuacin) MARKETING $ Honorarios y comisiones Honorarios por finiquitos Honorarios de marketing Total honorarios y comisiones Total Marketing

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MARKETING En este grupo de cuentas deber ser cargado todo el costo incurrido en conjunto con la creacin y mantencin de imagen y desarrollo del hotel. La mayora de estos gastos consisten principalmente en los tems enumerados en la clasificacin siguiente.

TOTAL SUELDOS Y SALARIOS Sueldos y salarios: En esta cuenta se incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja en estos departamentos. Con el objeto de mayor informacin se pueden abrir diferentes subcuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras:

Ventas:

Director Gerente de ventas Gerente de convenciones Representantes de ventas Secretarias Ayudantes Gerente de reservas Asistente del Gerente de reservas Secretarias Agentes de reservas Gerente de Publicidad Diseadores Secretarias Ayudantes Gerente de relaciones pblicas Analistas de mercadeo Analistas de estadsticas Ayudantes Secretarias

Reservas:

Publicidad y Mercadeo:

Otras actividades de Marketing:

Beneficios de empleados: En esta cuenta son cargadas todos los beneficios de los empleados que trabajan para estos departamentos, algunos de estos pueden ser: bonos de locomocin, bonos de fiestas patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc.

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VENTAS Cortesa a huspedes: Esta cuenta deber ser cargada con cualquier gasto asociado con la entrega de habitaciones de cortesa, comidas y otros servicios sin costo para los huspedes con el propsito de actividades promocionales. Cuotas y suscripciones: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de membresas y con el costo de suscripciones a diarios, revistas y libros para el uso de los empleados del departamento de ventas. Suministros de operaciones: El costo de formularios impresos, manuales de ventas, papelera y suministros de oficina, etc. comprados o producidos internamente deber ser cargado a esta cuenta. Correos: Esta cuenta deber reflejar el costo de correo usado por el departamento de ventas. Telfonos: Cualquier gasto de telfonos que pueda ser directamente relacionado con la operacin del departamento de ventas, deber ser cargado a esta cuenta. Ferias: El gasto asociado con la promocin del hotel en ferias, incluyendo el viaje y los gastos de mantencin de los representantes y el costo de arriendo de cabinas, espacios, etc. deber ser cargado a esta cuenta. Gastos de viaje: El costo de gastos reembolsables y de transporte de ejecutivos o empleados cuyo propsito esta relacionado a la promocin y venta del hotel, como el costo de atenciones a terceros con el mismo propsito ser cargado a esta cuenta. Otros: Cualquier costo asociado con el departamento de ventas y que no se identifique bajo ninguna cuenta descrita anteriormente deber ser cargada en esta cuenta.

RESERVAS Suministros de operaciones: El costo de formularios impresos, manuales de reservas, papelera y suministros de oficina, etc. comprados o producidos internamente deber ser cargado a esta cuenta. Correos: Esta cuenta deber reflejar el costo de correo usado por el departamento de reservas. Honorarios por reservas: El costo de los servicios de reservas y/o contratos de reservas deber ser cargado a esta cuenta. Telfonos: Cualquier gasto de telfono que pueda ser directamente relacionado con la operacin del departamento de reservas, deber ser cargado a esta cuenta.
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Entrenamiento: El costo asociado con el entrenamiento de empleados deber ser cargado a esta cuenta incluyendo materiales especiales, suministros y honorarios de instructores. Comisiones agencias de viajes: Esta cuenta es cargada con la remuneracin pagada a agentes autorizados por negocios entregados para el hotel, incluyendo comisiones a agentes de viajes. Otros: Cualquier costo asociado con el departamento de reservas y que no se identifique bajo ninguna cuenta descrita anteriormente deber ser cargado en esta cuenta. PUBLICIDAD Y MERCADEO Correo directo: Esta cuenta deber incluir el costo de mailings, cartas, franqueo, sobres, postales, etc. o cualquier trabajo de estas caractersticas hecho para fines promocionales deber ser cargado a esta cuenta. Honorarios por servicios externos: Honorarios pagados a agencias de relaciones pblicas son incluidas en esta cuenta. Promocin interna: Esta cuenta deber incluir el costo de todos los trabajos efectuados en relacin con el desarrollo y produccin de literatura, directorios, cartas y cualquier tem similar usado para promocionar los servicios dentro del hotel. Promocin externa: El costo de avisos, paneles y otros letreros pagados en forma mensual o servicios de ventas rentas de espacios debern ser cargados a esta cuenta. Material de punto de venta: El costo de avisos especiales, volantes, vinos y otros sistemas similares usados para estimular la venta deber ser cargado en esta cuenta. Impresos: Diarios, revistas y publicidad de directorios debern ser cargados a esta cuenta. Produccin: El costo de producir publicidad impresa deber ser cargada en esta cuenta. Radio y televisin: El costo de publicidad en radio y televisin deber ser cargada en esta cuenta. Otros: Cualquier costo asociado con el departamento de publicidad y mercadeo que no se identifique bajo ninguna cuenta descrita anteriormente deber ser cargada a esta cuenta.

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OTRAS ACTIVIDADES DE MARKETING Proyecto comunitarios y civiles: El costo de actividades por convenciones, contribuciones a fondos especficos, gastos relacionados con actividades o promociones civiles o proyectos comunitarios como ferias y exposiciones debern ser cargadas en esta cuenta. Histrico de huspedes: Esta cuenta incluye el costo de la mantencin de un registro histrico con las preferencias y datos especficos de los huspedes, esto puede ser efectuado por personal interno del hotel o por una agencia externa. Servicios externos: El costo de anlisis peridicos preparados por agencias independientes o firmas de consultores en orden a determinar las fuentes y otras caractersticas del negocio del hotel sern cargadas a esta cuenta. Fotografa: Esta cuenta deber contener el costo de fotografas usadas para fines promocionales y publicidad, incluyendo el costo de usar modelos profesionales. Otros: Varios costos y gastos pertinentes a la creacin y mantencin de la imagen pblica del hotel incurridos en investigaciones de mercado no cargadas en otras cuentas, debern ser cargada aqu.

HONORARIOS Y COMISIONES Honorarios por franquicias: Todos los honorarios cargados por franquicias incluyendo Royalties debern ser cargadas a esta cuenta. Honorarios de Marketing: En esta cuenta debern ser cargados todos los honorarios pagados por servicios de marketing efectuados por organizaciones externas. Otros: Cualquier honorario o comisin pagada a personas que desarrollen negocios para el hotel y que no sean imputables en otras cuentas deber ser reflejada en esta cuenta.

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CEDULA 17 COSTOS DE ENERGIA

$ Electricidad Petrleo Gas Vapor Agua Total costos de energa Crditos Recuperacin de costos Cargos a otros departamentos Total crditos Costo de energa neto

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COSTOS DE ENERGIA

Electricidad: El costo de la electricidad comprada a productores externos deber ser cargada a esta cuenta. Petrleo: Esta cuenta deber incluir el costo del petrleo consumido, si existen los medios para verificar la existencia en los estanques a un cierre, este saldo podr activarse. Gas: El costo del gas comprado a productores externos deber ser cargado a esta cuenta. Vapor: Esta cuenta deber registrar el costo del vapor consumido. Agua: En esta cuenta deber ser cargado el costo del agua consumida. Crditos: Los crditos a este departamento pueden corresponder a ventas especiales de algunos de estos tems, que se efecten a terceros como ejemplo: arrendatarios de tiendas.

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CEDULA 18 REPARACIONES Y MANTENIMIENTO

$ Sueldos y salarios Beneficios de empleados Total sueldos, salarios y beneficios Otros gastos Edificios Cortinas y tapicera Electricidad y equipos mecnicos Ascensores Suministros de ingeniera Alfombras Mobiliario Jardines Suministros de operaciones Pintura y decoracin Retiro de basuras Piscina Uniformes Otros Total otros gastos Total reparacin y mantenimiento Crditos Total neto reparacin y mantenimiento

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REPARACIONES Y MANTENIMIENTO Sueldos y salarios: En esta cuenta se incluye el gasto producto de los sueldos de todo el personal que trabaja en este departamento. Con el objeto de mayor informacin se puede abrir en diferentes subcuentas. En este departamento normalmente trabajan las siguientes categoras: Ingeniero Asistente del Ingeniero Alfombradores Mueblistas Gasfiter Electricistas Jardineros Pintores Mecnicos Paoleros Tcnicos en aire-acondicionado Tcnicos en radio y T.V Ayudantes Secretarias

Beneficios de empleados: En esta cuenta son cargados todos los beneficios de los empleados que trabajan para este departamento, algunos de estos pueden ser: bonos de locomocin, bonos de fiestas patrias, bonos de fin de ao, bonos de vacaciones, etc. El costo de alimentos y bebidas del casino para el personal de este departamento tambin se clasifica en esta cuenta. Edificios: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de materiales y contratos relacionados a la reparacin y mantenimiento del edificio, interior como exteriormente. Cortinas y tapicera: En esta cuenta deber ser cargado con el costo de materiales y contratos relacionados a la reparacin de cortinas y tapicera. Electricidad y equipos mecnicos: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de materiales y contratos relacionados a la reparacin de equipos. Una apropiada sub clasificacin de cuentas se puede efectuar de acuerdo a la materialidad de los gastos. Contratos de mantencin para equipos especficos como plantas telefnicas y equipos de procesamiento de datos debe ser cargado directamente al respectivo departamento. Calefaccin, ventilacin y equipos de aire acondicionado: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de materiales y contratos relacionados a la reparacin y mantenimiento total de equipos de calefaccin, ventilacin y aire acondicionado. Equipos de cocina: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de materiales y contratos relacionados a la reparacin y mantenimiento de equipos de cocina.
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Equipos de lavandera: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de materiales y contratos relacionados a la reparacin y mantenimiento de equipos de lavandera. REPARACIONES Y MANTENIMIENTO Ascensores: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de materiales y contratos relacionados a la reparacin y mantenimiento de ascensores. Suministros de ingeniera: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de suministros de mantenimiento y suministros qumicos usados en el departamento de ingeniera. Alfombras: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de materiales y contratos relacionados a la reparacin de alfombras de habitaciones, corredores, restaurants, salones, etc. Mobiliario: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de materiales y suministros tales como textiles, maderas, partes metlicas, vidrios y contratos relacionados con la reparacin de muebles, incluyendo camas, mesas y otros artculos de similar naturaleza. Jardines: El costo de suministros y contratos relacionados a la mantencin de jardines deber ser cargada a esta cuenta. Suministros de operaciones: El costo de formularios, impresos, manuales, papelera y suministros de oficina compradas o producidas internamente, deber ser cargado a esta cuenta, siempre cuando sean usados por personal cargado a este departamento. Pintura y Decoracin: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de materiales, suministros y contratos relacionados. Retiro de basuras: El costo de remover basura y el gasto de operar un incinerador deber ser cargado a esta cuenta. Piscina: Esta cuenta deber ser cargada con el costo de materiales, suministros y contratos relacionados a la mantencin y reparacin de la piscina cuando no existe un departamento separado. Uniformes: En esta cuenta deber ser cargado el costo de arriendo o compra de los uniformes utilizados por el personal cargado a este departamento. Otros: Items que no se clasifiquen en ninguna de las cuentas descritas anteriormente debern ser cargadas a esta cuenta. Crditos: Los crditos a Reparaciones y Mantenimiento consideran en costos de materiales y/o insumos de obra que puedan ser capitalizados y/o cargados a terceros.

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CEDULA 19 CARGOS FIJOS Rentas, Impuestos y Seguros Rentas Terrenos y Edificios Equipos de procesamiento de datos Equipos de telfonos Otros mobiliarios y equipos Total Impuestos Contribuciones Impuestos a la propiedad Impuestos a las venta Alcantarillado Otros Total Seguros sobre edificio y contenidos Total rentas, impuestos y seguros Intereses Crditos hipotecarios Documentos por pagar Deudas de largo plazo Otros Total intereses Depreciacin y Amortizacin Edificios Mobiliario y equipos Activos en leasing Gastos de pre apertura Otros Total depreciacin y amortizacin $

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CARGOS FIJOS Rentas, Impuestos y Seguros Rentas Terrenos y edificios: Cuando la propiedad del hotel es arrendada esta cuenta deber ser cargada con el monto de la renta de dicha propiedad. Equipos de procesamiento de datos: Arriendos de sistemas computacionales y renta de hardware debern ser cargado en esta cuenta. Equipos de telfonos: Esta cuenta deber ser cargada con el arriendo de equipos telefnicos. Otros mobiliarios y equipos: Otras rentas incluye arriendos de cualquier equipo de importancia. Arriendos de equipos como fotocopiadoras, proyectoras, equipos de sonido, etc. para un evento especfico como un banquete deber ser cargado al departamento apropiado y no debe ser cargado en esta cuenta. Impuestos Contribuciones: Esta cuenta deber ser cargada con todos los impuestos relacionados con las contribuciones de bienes races. Impuestos a la propiedad: Impuestos relacionados a los activos de la sociedad debern ser cargados a esta cuenta. Impuestos a las ventas: Algunos impuestos relativos a las ventas totales, a las ventas de habitaciones, a las ventas de alimentos y bebidas, etc. debern ser cargadas a esta cuenta. Alcantarillado: Impuestos relativos al alcantarillado debern ser cargados a esta cuenta.

Seguros sobre edificios y contenidos El costo de asegurar el edificio del hotel y contenidos por los daos y destruccin por fuego, explosin de calderas, inundaciones, quiebre de loza y cristalera o cualquier otras causas deber ser cargada a esta cuenta.

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CARGOS FIJOS

Intereses Estas cuentas debern ser cargadas con todos los gastos productos de intereses derivadas por cualquier obligacin ya sea hipotecara, de documentos por pagar, bonos, debentures, prstamos bancarios, etc. El inters deber ser cargado en la cuenta relacionada con la naturaleza del crdito principal.

Depreciaciones y amortizaciones Edificios: La depreciacin del edificio del hotel y sus mejoras deber ser cargada a esta cuenta sobre la base de vida til de estos bienes. Mobiliario y equipos: Depreciacin de mobiliario y equipos deber ser cargada a esta cuenta sobre la base de vida til de los bienes. Esta cuenta deber incluir la depreciacin de loza, cristaleras, platera y lencera segn polticas de la empresa. Activos en leasing: Amortizacin de activos bajo leasing deber ser cargada a esta cuenta. Gastos de pre-apertura: Esta cuenta deber ser cargada con la amortizacin de gastos efectuados antes de que el hotel entre en operacin. Otros: Depreciacin y Amortizaciones de activos que no se incluyan en las categoras mencionadas arriba, deber ser cargada en esta cuenta.

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